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Los justificantes

Es necesario que las operaciones que realiza la empresa queden debidamente reflejadas en soportes materiales para que exista constancia de los hechos, y que las personas encargadas de su registro puedan demostrar las operaciones que se han realizado, tanto a requerimiento de algún órgano interno de la empresa como de uno externo a ella, como pueden ser los auditores o los inspectores de Hacienda.

Estos soportes materiales reciben el nombre de justificantes o comprobantes, y son diferentes según el tipo de operación que se realice. Aunque existe una gran variedad de justificantes, en este capítulo nos vamos a centrar en los documentos relacionados con la actividad comercial, es decir, en los derivados de la compraventa.

Muchos de los documentos que se producen en una empresa no son independientes, sino que guardan relación unos con otros. Por recurrir a un caso claro, nos fijaremos en la emisión de la factura a un cliente, y podremos observar que se producen como mínimo una serie de documentos que estudiaremos pormenorizadamente a continuación y que podemos agruparlos según se generen en una u otra de las siguientes fases temporales:

-El cliente, por el medio que tenga establecido la empresa (teléfono, fax o cualquier otro), solicita bienes, servicios, o las dos cosas, mediante un documento denominado pedido.

- Recepción del pedido. La empresa vendedora pondrá el producto a disposición del cliente o le prestará los servicios solicitados. Como consecuencia, emitirá un documento en el que dejará constancia de esa entrega de bienes o prestación de servicios. En el albarán o nota de entrega no tienen por qué aparecer precios.

- De acuerdo con los criterios que se hayan acordado, el proveedor entregará al cliente un documento, ya más formal, en el que se vierten las cantidades y conceptos de los albaranes, se ponen los precios convenidos y se especifica el modo de pago. Se trata de la factura.

-- Conforme a la fórmula de pago pactada, el cliente deberá hacer efectivo el importe de la factura. A este respecto, pueden expedirse cheques para que se cobren a través del banco, o pueden originarse letras de cambio cuando se haya pactado así. Todos ellos son documentos referentes al pago.

En definitiva, hemos presentado la cadena de documentos que suelen darse incluso en una empresa con una organización elemental. Por eso, para empezar, vamos a analizar esta cadena en el orden que acabamos de establecer.

La operación de compra: el pedido (concepto, tipos y contenido)

Cuando una empresa necesita algún género, tiene dos alternativas:

-Esperar la visita del representante del vendedor y realizar un pedido a través de él.-Solicitar ella misma el producto a su proveedor.-Nosotros nos vamos a referir a la segunda alternativa, de aquí que el pedido se pueda definir como una solicitud en firme de materiales que realiza la empresa a un proveedor después de haber valorado las ofertas recibidas de un conjunto de proveedores.

Aunque lo normal es que los pedidos urgentes se realicen por teléfono, la mayoría de las empresas exigen que para dejar constancia de la solicitud se realicen por fax, correo electrónico o carta.

El pedido debe ser firmado. La numeración de los pedidos adopta diversos sistemas que varían según las empresas. Existen numeraciones complejas y sofisticadas, en las cuales se indica el centro de trabajo emisor, el material solicitado, el año del pedido, etcétera. (TRABAJO SOBRE MÉTODOS DE ARCHIVO)

Desde este tipo de numeración, que puede resultar complicado y poco efectivo para la mayoría de las empresas, se puede pasar a otros sistemas de numeración más sencillos, como el de adjudicarles un número correlativo anual y por almacenes.

Una vez confeccionado, se debe anotar su número en la copia del boletín de compra archivada por orden numérico, así como en el libro de registro de compras. Del pedido deben enviarse dos o más copias al suministrador para que las devuelva firmadas y selladas en señal de aceptación.

Registro de PedidosCuando se envía un pedido al proveedor hay que hacer un seguimiento del mismo hasta que se reciben las mercancías en el almacén. El control de los pedidos se refleja en el libro registro de pedidos emitidos. Generalmente, el contenido del Libro registro de pedidos es el siguiente: •Nº de pedido: número asignado al pedido, el que figura en el documento. •Fecha: día, mes y año que se envió el pedido. •Importe del pedido: importe total de las mercancías solicitadas. •Proveedor: nombre o razón social del proveedor. •Cód. o CIF: código asignado al proveedor o el de identificación fiscal. •El CIF (Código de identificación fiscal) era para personas jurídicas y el NIF (Número de identificación fiscal) para las físicas. No obstante el nuevo Reglamento General de Gestión e Inspección Tributaria (en vigor desde el 1 de enero de 2008) no contempla esta terminología y sólo habla del “número de identificación fiscal” tanto para las personas físicas, las jurídicas o los entes sin personalidad.

Fecha de entrega: fecha o plazo acordado en el pedido. •Almacén: lugar de entrega o almacén para el que se solicitaron las mercancías.•Fecha de recepción: fecha en la que se reciben las mercancías en el almacén. •N° de albarán: número de documento (albarán, nota de entrega, carta de porte) que se firma aceptando el envío. •Observaciones: se anotan incidencias cuando existe diferencia entre la fecha anotada para la entrega y la de recepción, o cuando no se han recibido todas las cantidades solicitadas. Estas anotaciones se deben tener en cuenta para futuros pedidos; ad cuando sea necesario, se presentará la reclamación correspondiente.

Ver libro registro pedidos

Tipos de pedidos

En la Figura te presentamos una clasificación de los pedidos, que desarrollamos a continuación.

Según el objeto de la solicitud

-Pedido de servicios u obras. En este grupo están englobados aquellos en los cuales se solicita alguna prestación de tipo personal o por la realización de un trabajo determinado (el cual puede o no incluir los materiales, que irán por cuenta del contratado o del contratante).

-Pedido de materiales. En este apartado se agrupan todos los realizados por solicitudes de materiales, independientemente de que éstos sean para reposición o para consumos   extraordinarios.

Según el destino del material

-Pedidos para consumos extraordinarios. También llamados de materiales de pronto empleo. Pueden ser materiales que existen en el almacén, pero que por necesitarse para consumos extraordinarios hayan sido solicitados expresamente con este fin, evitando alterar los consumos medios que inciden sobre los puntos del pedido, con las implicaciones negativas que esto tiene sobre el stock. (veremos en rotación de existencias)

-Pedidos de reposición. Son aquellos cuya iniciativa (boletín de compras) parte del almacén. Pueden ir referenciados según los distintos almacenes o con una sigla general para todos los almacenes. Se refieren a materiales sobre cuyas existencias se ha fijado un stock mínimo.

Según la forma

-Pedidos normales. Son aquellos en los que las cantidades solicitadas se han ajustado en función de la política  de aprovisionamiento. Es decir, las cantidades pedidas con este tipo de documentos se corresponden normalmente con el consumo previsto para periodos reducidos de tiempo.

-Pedidos programados. Pueden abarcar uno o varios materiales, pero homogéneos. Se producen como consecuencia de un estudio realizado sobre los materiales, teniendo en cuenta los consumos históricos y previstos, los stocks mínimos, las existencias, y las cantidades pendientes de suministro. (Haremos cálculos con modelo de Wilson y volumen óptimo de pedido)

El estudio se realiza para obtener el consumo estimado en un periodo de tiempo, que será el que abarque el pedido (generalmente un año). Mediante estos documentos se contratan unas cantidades fijas de cada material, a entregar en unas fechas que pueden ser previstas de antemano y fijadas en el pedido, o comprometiéndose a un suministro fijo por mes, trimestre, etc., avisando con una antelación determinada.

El mayor inconveniente que presenta este tipo de pedido consiste en determinar la cantidad total a solicitar, que por ser fija es conveniente que sea algo inferior a la prevista, para no correr el riesgo de aumentar excesivamente el stock. Este tipo de pedido exige que se cuiden al máximo las fechas de entrega previstas o contratadas, ya que como consecuencia de este dato pueden darse frecuentes roturas de stocks.

Estas operaciones son muy habituales en almacenes con materiales de consumo regular (materias primas, embalajes y envases). Por otro lado, tienen la ventaja de reducir los costes de gestión y los precios de adquisición, como consecuencia del volumen de compra.

-Pedidos abiertos. Para la confección de estos pedidos se parte de un grupo de materiales homogéneos por sí mismos o por su procedencia, y se analizan los consumos históricos y los previstos, los stocks mínimos y las existencias y las cantidades de dichos materiales pendientes de suministro. Este estudio puede realizarse por el departamento de gestión de stocks, por el de almacén, o por ambos conjuntamente.

Una vez realizado el estudio, se solicitan las correspondientes ofertas, indicando en las mismas las especiales características de estos pedidos, y que se refieren a los siguientes aspectos:

a) Cantidades solicitadas:- Las cantidades indicadas en el pedido (que equivalen a los consumos anuales previstos) sólo lo son a título indicativo, y variarán en función de cómo lo hagan los consumos previstos respecto a los reales. No se trata, pues, de un pedido cerrado.- No existe compromiso de comprar nada, sólo si surgen necesidades.- Las cantidades previstas como consumos anuales para cada material lo son a título indicativo, por lo que pueden diferenciarse de las reales por exceso o por defecto.

b) Plazos de entrega. Pueden adoptar varias formas, aunque los plazos más frecuentes suelen ser muy cortos, de 24 horas, 48 horas o una semana.

c) Existencias del suministrador. Aunque este elemento puede ser opcional, figura en la mayoría de los pedidos abiertos.Consiste en exigir al suministrador que disponga de las cantidades fijadas como stock mínimo de cada material. Esta condición puede ser muy importante a la hora de conseguir unos plazos de entrega mínimos. 

d) Forma de expresar la necesidad. Al proveedor que se le ha cursado un pedido abierto, generalmente se le reducen o eliminan formalidades a la hora de solicitarle materiales con cargo a ese pedido. Se le puede dar conocimiento de las necesidades de varias formas:

-Por teléfono.- Por fax.- Por nota simple.- Por correo electrónico.

e) Importe del pedido. En estos pedidos se pueden adoptar dos posiciones:

- Establecer precios fijos durante todo el tiempo de vigencia del contrato (pedido), generalmente un año, no reconociéndose ninguna subida que ocurra en este periodo.

- Aceptar las subidas de precios de estos materiales que ocurran durante la duración de pedido, previa justificación de las nuevas tarifas.

Las ventajas que presenta este tipo de pedidos son las siguientes:

-Reducen el stock inmovilizado por dos razones: por tener unos plazos de entrega cortos, y por asegurar al suministrador tener en existencias los stocks mínimos fijados por el comprador.

- Permiten que las existencias de estos materiales en almacén sean bajas.

-Producen una mayor rotación de los materiales.- Reducen los costes de gestión, ya que un pedido abierto elimina un gran número de pedidos normales, con sus correspondientes ofertas, seguimiento y archivo.

- Reducen los precios de adquisición como consecuencia del volumen de la compra.

-Reducen los plazos de aprovisionamiento.

-Disminuye el número de facturas, y por consiguiente el trabajo contable.

- También reduce en un gran porcentaje el número de boletines de reposición.

Los inconvenientes que presenta son: Elevan el número de recepciones.

Exigen que se haga un estudio previo a su realización.

Los pedidos por proveedores (de plaza, nacionales y de importación) …son literalmente lo que representan

VEAMOS AHORA LOS DISTINTOS MODELOS DE IMPRESO

Impreso de pedido

Respecto al documento, aunque existe un modelo para cada tipo de pedido, estudiaremos un formato estándar que se pueda adaptar a cualquier solicitud de mercancías. (Ver modelo profesor).

La información que debe figurar en el documento o impreso es la siguiente:

Datos del comprador. Nombre o razón social de la empresa, CIF (El Código de identificación fiscal es el sistema de identificación tributaria utilizada en España para las personas jurídicas o entidades en general según regula el Decreto 2423/1975, de 25 de septiembre. Este decreto queda derogado con efectos desde el 1 de enero de 2008 por el Real Decreto), NIF, domicilio y dirección completa (código postal, ciudad, provincia, teléfono, fax, correo electrónico.

Cuando el comprador y el vendedor sean de distinta nacionalidad además de la ciudad se indicará el país. Cuando la dirección del almacén o lugar donde se deben entregar las mercancías sea distinta del domicilio fiscal del comprador debe figurar la dirección de entrega. También se debe indicar la fecha de entrega o el plazo de envío.

Número de orden. Puede ser correlativo para todos los proveedores o con una numeración para cada uno. Además, el número del pedido debe figurar en toda la correspondencia, documentos y facturas relacionadas con el mismo. Una forma sencilla de numeración es aplicar números correlativos en los que las dos últimas cifras se correspondan con el año. Por ejemplo: Pedido n° 123/08 (significa que es el 123 del año 2008). De esta forma el número no es excesivamente grande, al empezar todos los años la numeración es nueva y se facilitan las tareas de archivo, búsqueda y conservación.

Fecha de expedición y referencias. La fecha será la de emisión del documento de pedido. Respecto a las referencias se pondrá el número del contrato o el nombre del representante o vendedor que tomó nota del mismo, si se hizo por teléfono y no quedo constancia escrita.

Datos de identificación del vendedor. Nombre o razón social, NIF, domicilio fiscal o dirección completa (código postal, ciudad y nación, si procede).

Relación de los artículos solicitados. Nombre del producto o descripción en unidad de venta (según el embalaje), referencia o código de cada artículo, cantidad que se cita de cada artículo, precios unitarios.

Condiciones comerciales. En este apartado se incluyen los descuentos que aplica el vendedor, quién pagará los gastos de embalaje, transporte, seguro, la forma de pago y cualquier otro acuerdo que se haya pactado de forma oral o que figure en el contrato También es necesario que figure la firma del comprador en señal de aceptación o compromiso; pues, de no ser así, se puede considerar una simple “propuesta de pedido”

Caso Práctico – Está resuelto

El Mayorista ISAVAL, S.L., CIF B46/778899, con domicilio en Avda. La Constitución, 179, (46019 Valencia), solicita telefónicamente, al fabricante de pinturas y barnices, YUSTE VALERO S.A., CIF A43/223344, sito en C/ Bellavista, s/n (43206 Reus - Tarragona) materiales para pintura y decoración de viviendas.

El jefe de compras, después de la conversación mantenida, emite el correspondiente pedido cuyo contenido es el siguiente:

Artículos solicitados: 200 botes de pintura blanca mate (Ref. PBM-123) al precio de 34,50 €/u y 150 botes de pintura blanca satinada (Ref. PBS-456) a 35,40 €/u.

Condiciones comerciales: entrega antes de 10 días; descuento del 5%; embalajes y portes a cargo del comprador; pago a 60 días/Fecha factura, mediante L/c domiciliada.

Solución en clase

RESUELTO-TAMBIEN LOS TIENES EN DOCUMENTOS EN LA COMPRAVENTA.DOC

ActividadEl 5 de mayo de 2008 Comercial Hogar, SA., CIF A28/740540 CI Moreno Nieto, 8 (28005 Madrid) solicita a Textil Alcoy, S.A., CIF A031720410 Av. Sta. Rosa, 18 (03800 Alcoy, Alicante), que le envíe lo antes posible los siguientes artículos:

300 Juegos de cama de 150 cm., mod. JC15O, a 18,90 €/u. 120 Edredones de 90 cm., mod. E090, a 27,60 €/u 150 Mantelerías de 12 servicios, mod. MO 12, a 10,80 €/u. 40 Piezas de tela estampada, mod. TEO2O, de 20 m/pieza a 68,40 €/pieza.

Las condiciones son las siguientes: • Entrega de la mercancía con portes a cargo del comprador en: Almacenes Comercial Hogar, Polígono Industrial Leganés, C/ Julio Palacios 14, CP 28914 Leganés (Madrid). • Descuentos: el 10% en confección, el 5% en tejidos y el 15% en compras superiores a 1.000 unidades del mismo artículo. • Pago aplazado a 30 días. Se pide: Formalizar el pedido Nº 84/ expedido por el comprador.

TB LO TIENESEN WORD EN DOCUMENTOS

COMPRA VENTASOLUCIÓN

PINCHA

La hoja de solicitud, es un documento interno que se utiliza para solicitar materiales desde una sección a otra de la empresa o desde el punto de venta al almacén central.

Estos impresos de carácter interno, generalmente, se envían de ordenador a ordenador; bien porque la empresa dispone de un sistema de pedido automático o bien al final de la jornada, cuando en previsión de las ventas del día siguiente, se hace una solicitud por teléfono, fax, correo electrónico, etc.

Caso Práctico

El día 14 de enero de 2008 una tienda del “Supermercado Mar Canario”, ubicada en Gran Pincel, envía al Almacén Central de Arona la hoja de solicitud Nº 155, para solicitar los siguientes artículos:

- 8 cajas de salmón fresco, Cód. 200131, entregar en pescadería. - 25 cajas de langostinos, cocidos Cód. 300112, entregar en congelados. - 10 cestones de lechugas, Cód. 500422, entregar en frutas y verduras. - 5 cajas de ambientador, Cód. 400133, entregar en droguería.

La solicitud la firma el jefe de tienda y puntualiza que las mercancías deben estar antes de las 7 horas del día 16.

ENLACE

Empresa:Supermercado Mares Canarios

HOJA DE SOLICITUD Núm: 155

Fecha:14/1/08

Centro solicitante:Tienda de Gran Pincel

Centro proveedorAlmacén Central de Arona

Cód/Ref. Mercancía Cantidad Destino

200131 Cajas de salmón fresco 8 Pescadería

300112 cajas de langostinos 25 Congelados

500422 cestones de lechugas 10 Frutas y verduras

400133 cajas de ambientador 5 Droguería.

Observaciones:Las mercancías deben estar antes de las 7 horas del día 16.

Solicitado por:Jefe de tienda

ENLACE

EL ALBARÁN O NOTA DE ENTREGA

Se trata del documento por el que se acreditan los siguientes hechos:• Salida de mercancías del almacén vendedor.• Transporte y llegada de las mercancías al comprador.

Características:

El albarán se confecciona por cuadruplicado (al menos). Cada copia tiene un destino diferente:

-Albarán original y una 2º copia se remiten al cliente junto con la mercancía. El cliente devuelve firmada la copia 2.

-La copia 3 se remite al departamento de ventas para confeccionar la factura.

-La copia 4 se remite al almacén como justificante de la salida de la mercancía.

Tipos de albaranes:

Albaranes valorados: aquellos en los que se hace constar el precio, los descuentos, importes y los impuestos.

Albarán valorado.

Modelo especial que se expide cuando el comprador no exige factura y el importe se paga al contado al retirar la mercancía. Se formalizará incluyendo en él todos los requisitos legales exigidos para las facturas (de no ser así podemos tener problemas para deducir)-incluso a veces es mejor exigir una factura. Cuando los precios llevan incluidos el impuesto total la compra se expresa: Total (IGIC incluido). Además este albarán valorado sirve al mismo tiempo como nota de entrega y justificante de compra.Veremos requisitos de la factura (ley y fiscalidad)Albaranes sin valorar: no se valora económicamente el producto; sólo se hace constar la cantidad y la descripción de la mercancía.

La utilización de un tipo u otro estará en función del momento de la emisión de la correspondiente factura. Generalmente, si la factura no se emite de forma inmediata al envío del producto, el albarán suele ir valorado. Por el contrario, si la factura se emite inmediatamente, el albarán se envía sin valorar.

El contenido de un modelo estándar de albarán es el siguiente:

Datos del vendedor: nombre o razón social, NIF y dirección completa. Número de orden del albarán y fecha de emisión. Datos del cliente: nombre o razón social, NIF o código asignado y dirección

completa, siendo ésta el lugar de entrega de la mercancía. Referencias: Número del pedido al que corresponde y la fecha del mismo;

también suele mencionar el nombre del representante o agente comercial a través del cual se formuló el pedido.

Forma de envío: agencia de transportes o el transportista que realiza la entrega, indicando si la mercancía viaja a “portes debidos” o a portes pagados”, y el número de paquetes o bultos que componen la expedición.

Portes debidos significa que los paga quien recibe la mercancía y portes pagados los paga la empresa suministradora

Descripción de la mercancía: código del producto, descripción del artículo, cantidad y precio. Generalmente, no se incluye el importe, salvo que se trate de un albarán valorado.

Observaciones: en este apartado el cliente hará constar las posibles incidencias observadas en la mercancía recibida.

Recibí: nombre y firma del cliente o persona autorizada en la empresa receptora. La aceptación o conformidad sirve para que el vendedor pueda facturar a cargo del comprador.

Cuando se recibe un envío puede ocurrir que los géneros recibidos no coincidan con los solicitados, en cuyo caso se procede a su devolución y no se firma la aceptación o conformidad. También se puede rectificar el albarán o hacer las observaciones oportunas, para que el proveedor lo tenga en cuenta antes de emitir la factura.

Respecto al documento que remite el vendedor al comprador, junto con la mercancía cabe mencionar dos excepciones:

Cuando se sustituye el albarán por una nota de entrega al transportista. En este documento se detalla el tipo de mercancía o nombre del artículo, número de bultos y las unidades que contiene cada bulto; pero no se reflejan precios, referencias o importe de las mercancías entregadas. La nota de entrega es similar a la carta de portes que veremos en breve.

Cuando se exporta la mercancía se confecciona el packing list o relación de contenidos. Este documento se utiliza, en los envíos al extranjero, para completar la información de la factura y facilitar el despacho aduanero. El packing list debe contener datos referentes a la factura de compraventa (fecha de emisión, nombre y razón social del vendedor y el comprador); nombre del consignatario o destinatario; número de bultos, con peso bruto y volumen; tipo de embalaje, con identificación de marcas y numeración; denominación exacta y descripción de la mercancía.

Razón social: El nombre real y legal de la empresa, no el comercialLas empresas de transporte internacional están obligadas a presentar el "manifiesto de carga" ante

las Autorida des aduaneras, para que éstas autoricen la descarga en puertos, auropuertos o terminales de carga

El despacho aduanero es el trámite que se formaliza ante las Autoridades aduaneras para el pago de aranceles o impuestos de importación o exportación.

Caso Práctico

El día 2 de abril de 2008 la empresa AYUSTE VERO envía a su cliente ISAVAL las mercancías solicitadas el 25 de marzo (ver el caso práctico anterior-lo resolvimos).

La entrega la realiza el Sr. Garrido de la agencia “Transporte Reus” y ha sido transportada a portes debidos. La expedición está formada por 14 palets (cada uno contiene 25 botes).

Al cotejar la mercancía se observa que han enviado 25 botes de pintura color salmón en lugar de la blanca satinada. Se hace constar en el albarán la devolución de las mercancías no solicitadas, reclamando al mismo tiempo los botes que faltan. Confeccionar el albarán Nº 22/08 que envía AYUSTE VALERO a ISAVAL.

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Albarán valorado.-Vamos a realizar un caso práctico

Modelo especial que se expide cuando el comprador no exige factura y el importe se paga al contado al retirar la mercancía.

Se formalizará incluyendo en él todos los requisitos legales exigidos para las facturas. Cuando los precios llevan incluidos el impuesto total la compra se expresa: Total (IGIC incluido). Además este albarán valorado sirve al mismo tiempo como nota de entrega y justificante de compra.

Caso práctico:

Don Alfonso Chamón (NIF 24.540.702-M) con domicilio en Avda. Reyes Católicos, 2-16003-Cuenca; adquiere, el 20 de marzo de 2008, un equipo de aire acondicionado A.A SPLIT SAMSUNG-38/132; Mod. ASM-240 UE 2 X 1, en “Electrodomésticos MASTER”; C/Virgen del Pilar, 7-16002-Cuenca. Envío e instalación el 25/3/08, a través del operario nº 0045/G, previo aviso al teléfono del técnico 969/26.11.22 El vendedor expide el albarán valorado Nº 370/08 como justificante de compra y pago, detallando en el mismo las condiciones de la operación y el IGIC correspondiente.

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Respecto al documento que remite el vendedor al comprador, junto con la mercancía cabe mencionar dos excepciones:

Cuando se sustituye el albarán por una nota de entrega al transportista. En este documento se detalla el tipo de mercancía o nombre del artículo, número de bultos y las unidades que contiene cada bulto; pero no se reflejan precios, referencias o importe de las mercancías entregadas. La nota de entrega es similar a la carta de portes que veremos en breve.

Cuando se exporta la mercancía se confecciona el packing list o relación de contenidos. Este documento se utiliza, en los envíos al extranjero, para completar la información de la factura y facilitar el despacho aduanero. El packing list debe contener datos referentes a la factura de compraventa (fecha de emisión, nombre y razón social del vendedor y el comprador); nombre del consignatario o destinatario; número de bultos, con peso bruto y volumen; tipo de embalaje, con identificación de marcas y numeración; denominación exacta y descripción de la mercancía.

Razón social: El nombre real y legal de la empresa, no el comercial

Las empresas de transporte internacional están obligadas a presentar el "manifiesto de carga" ante las Autorida des aduaneras, para que éstas autoricen la descarga en puertos, auropuertos o terminales de carga

El despacho aduanero es el trámite que se formaliza ante las Autoridades aduaneras para el pago de aranceles o impuestos de importación o exportación.

Registro y control de la mercancía. (El registro y el alta de la mercancía en el almacén no tiene lugar hasta que se ha verificado que no existen errores. Errores: Equivocaciones en los artículos enviados. Falta de artículos. Daño o roturas.Para ello hacemos una inspección cuantitativa y cualitativa de los productos recibidos. Pasos para la inspección: Comprobamos antes de la descarga que los datos del documento que acompaña a la mercancía coinciden con los del pedido realizado. Contaremos los bultos descargados y examinaremos si hay daños externos, si el embalaje está deteriorado de anotan los desperfectos y se acepta la mercancía con la condición de salvo posterior examen. Se hace un recuento físico de los artículos recibidos y se contrastan con los que aparecen relacionados en el albarán de entrega.El resultado del examen puede ser conforme o no conforme y aceptaremos o no la mercancía pero siempre indicando el motivo en las observaciones.

FLUJOGRAMA.DOCESTÁ MAS DETALLADO,

entregado copia a los alumnos

Una vez hecho el control de la mercancía, confeccionaremos la hoja de recepción; que se confecciona para demostrar que se han recibido los materiales solicitados y para controlar el cumplimiento de los plazos de entrega, rechazos, rotura etc.

En la hoja de recepción figurará:

Orden de compra o número de pedido.Albarán o nota de entrega de la mercancía.Resultado del control tanto en cantidad como en calidad.Descripción, clasificación y almacén de destino del material.

CASO PRÁCTICO-Veamos la hoja de recepción número 4 que confecciona J. Barrachina, encargado de almacén de la empresa ISAVAL, cuando recibe la mercancía y el albarán del caso que resolvimos anteriormente (botes pintura blanca mate…)

La inspección o verificación realizada se corresponde con el control número 24 y la mercancía se ha ubicado en el almacén “pinturas-PA”

VER HOJA 29 DE DOCUMENTOS EN LA COMPRAVENTA.doc

SEGUIR EN FICHERO ANTERIOR CON RESTO DE TEORIA, IGIC, REGLAMENTO DE LAS FACTURAS, NOTAS DE GASTOS Y ABONO (FRAS

RECTIFICATIVAS), TRAZABILIDAD, ETC

Actividad a realizar los alumnos- Relacionar con anterior

El 9 de mayo de 2008, TEXTIL ALCOY envía a COMERCIAL HOGAR los géneros solicitados en el pedido 84/08. La mercancía va acompañada del albará número 105/08 y ha sido transportada, a portes debidos, por el Sr. Guijarro de la empresa “Transportes Castilla”. El número de bultos que componen la expedición es el siguiente: los juegos de cama van empaquetados en 10 cajas, los edredones en 24, las mantelerías en 10 y las piezas de tela en 10 fardos.

Al cotejar la mercancía se observa que han enviado 200 mantelerías en lugar de las 150 solicitadas. Las mantelerías sobrantes se devuelven y se hace constar en el albarán para que no las incluyan en la factura.Cuando ha llegado la mercancía a Comercial Hogar ha sido examinada y registrada en el almacén ROP-12 por el operario L. Torres.

Confeccionar el albarán nº 105/08 enviado por TEXTIL ALCOY a COMERCIAL HOGAR.Registra la mercancía en la Hoja de Recepción nº 4

REALIZAR DOCUMENTOS COMPRAVENTA-ACTIVIDADES-2

SE LOS SUBÍ AL BLOG.

La factura y sus requisitos, es conveniente se establezca analizando la legislación de la obligación de facturar, así como el estudio del reglamento del IGIC en cuanto a la obligatoriedad de determinados registros, que serán analizados en clase.

Ver enlace A Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación

http://noticias.juridicas.com/base_datos/Fiscal/rd1496-2003.html

Las dudas relativas a la facturación e impuestos serán resueltas en clase

El 10 de abril de 2007 AYUSTE VALERO emite la factura n° 48/07 a cargo de ISAVAL por las mercancías entregadas el 2 de abril (ver el pedido n° 01/07 y el albarán n° 22/07, de la unidad 51 Los conceptos incluidos en la misma son:

•200 unidades del producto PBM-123 a 34,50 €/u y 125 del producto PBS-456 a 35,40 €/u.El 5% de descuento sobre la mercancía.

•Gastos de embalajes por 22,40 € y de transporte 284,90 €.•El IGIC correspondiente.

También le indica que ha girado L/c con vencimiento el 10 de junio y está domiciliada en el BSCH en la Cta. Cte. n° 987-0001234.

Se pide:Confeccionar la factura expedida por AYUSTE VALERO a cargo de

ISAVAL.

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SEGUIR EN FICHERO ANTERIOR CON RESTO DE TEORIA, IGIC, REGLAMENTO DE LAS FACTURAS, NOTAS DE GASTOS Y ABONO (FRAS

RECTIFICATIVAS), TRAZABILIDAD, ETC

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