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Fundamentos de Administración y Gestión Curso 2011-2012Tema 3.- Comunicación y archivo

TEMA 3.- SECRETARIA Y ARCHIVO

3.1.- Introducción.3.2.- La secretaría en la empresa.3.3.- El archivo.3.4.- Mecanización de la información.3.5.- Comunicación escrita

a. Carta.b. Certificado.c. Saluda.d. Nota interior.e. Instancia.f. Currículo vital.g. Declaración.

3.6.- Registro de la correspondencia.

3.1.- INTRODUCCIÓN:

La empresa persigue unos objetivos y para alcanzarlos precisará de una organización. Los movimientos que se generan en la empresa – tanto internas como externas- precisan documentos que los refrenden.Estos documentos tendrán que controlarlos la secretaría de la empresa y archivarlos siguiendo unos criterios.

3.2.- LA SECRETARÍA EN LA EMPRESA:

La actividad diaria de la empresa genera unos documentos – externos e internos- que es preciso clasificar y archivar, bien por exigencia legal, bien porque la empresa necesita de información documental de su historia.

La documentación recibida o generada por la empresa puede ser de dos tipos:

a. Documentos que son justificantes de operaciones que suponen hechos contables que la empresa debe registrar (inventarios, facturas, nóminas…)

b. Documentos necesarios para la correcta comunicación de la empresa – interna o externa-. Esta documentación sirve:

Para acompañar a los documentos del apartado anterior (se envía una factura acompañada de una carta)

Como información para ayudar a la toma de decisiones (la empresa recibe el currículo vital de una persona)

De preparación para llegar a dichos acuerdos (antes de llegar a un acuerdo comercial ha habido un intercambio de información por carta, por teléfono…)

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Es la secretaría de la empresa quien organizará el contenido de la información, el circuito que seguirá dicha documentación y las formas en las que habrá de quedar archivadas.

La secretaría será la que certificará o dará fe de lo que ha ocurrido en la empresa.

3.3.- EL ARCHIVO:

Archivar significa guardar la documentación, siguiendo los criterios marcados previamente. Toda la documentación debe quedar archivada en la empresa. Algunos documentos de forma permanente, y otros de forma temporal, para lo que primero se asigna un número de control y después se archiva siguiendo un sistema de clasificación (alfabético, numérico, cronológico…)

En cuanto al control de entrada y salida de la correspondencia, se utilizan unos sellos (tampones) de ENTRADA o de SALIDA, según proceda que sirven para poner en el escrito la fecha y el número de registro, con el fin de que sea más fácil su localización posterior.

Tradicionalmente una de las formas de guardar la documentación en la empresa era usar los típicos armarios archivadores, separados por áreas: clientes, proveedores, bancos… y ordenados por orden alfabético, por número de expediente.

En la actualidad y con el avance de los medios informáticos, la documentación se guarda bajo soportes informáticos (disquetes), aunque por supuesto hay documentos que, además se siguen guardando en soporte de papel.

3.4.- MECANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN:

Actualmente, la informática es un gran auxilio a la hora de procesar la información, siendo prácticamente imprescindible los programas de procesador de textos, base de datos, hojas de cálculo, y un programa de contabilidad, pudiéndose completar con uno de facturación y otro que permita la confección de nóminas. Así mismo, hoy en día, la conexión a Internet es casi obligada.

Un procesador de textos convierte el ordenador en una máquina de escribir y con él se pueden redactar cartas, pedidos… Las ventajas de un procesador de textos se completan si a la hora de guardar los documentos (ficheros) se hace siguiendo unos criterios establecidos.

Esto puede hacerse creando carpetas (subdirectorios) para cada área. Los ficheros han de tener un nombre significativo (apellidos, fechas…)

La base de datos es un programa que nos permitirá tener toda la información de los productos, los clientes, los proveedores… totalmente ordenada.

Hoja de cálculo: Programa informático que facilita el cálculo, se utiliza sobretodo para: presupuestos, listas de precios, cálculo financiero, estadísticas…

Además existen en el mercado otros programas que ayudan a realizar las funciones propias de la gestión de la empresa:

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Gestión de personal: Programas con los que se puede confeccionar historiales de los trabajadores, con las características especiales que tenga cada uno de ellos, recibos de nóminas, cheques de pago, cotizaciones…

Programas de gestión comercial y contable: Paquetes integrados con los que se puede llevar a cabo todos las operaciones de gestión: almacén, inventarios, contabilidad, IVA…

También hay que hacer referencia a los avances informáticos en materia de comunicación como es el fax, los módems…

3.5.- LA COMUNICACIÓN ESCRITA

La correspondencia recoge las comunicaciones que recibe la empresa (de entrada), las que envía al exterior (de salida) y las que envía dentro de la empresa (interiores).

La secretaría es el filtro por donde pasan todas las comunicaciones de entrada y salida de la empresa. Cuando la empresa recibe la correspondencia, la secretaría la distribuye y la asigna a cada departamento después de haberla dado el registro de entrada, que consiste en ponerle un sello al documento en el que aparece la fecha en la que se ha recibido y su correspondiente anotación en el libro de entradas.

Cuando salen los documentos al exterior, pueden llevar el sello de salida semejante al de entrada, en el que figurará la fecha de salida, y esto se anota en el libro de salidas correspondientes.

Dentro de este apartado estudiaremos: la carta comercial, la instancia, el certificado, el saluda, nota interior, acta, y currículo vitae.

1. La carta comercial:

Constituye la comunicación por excelencia en el ámbito de las comunicaciones empresariales. Es una comunicación escrita utilizada dentro para tratar temas como:

Inicio de relaciones comerciales: dar a conocer mi empresa o mis productos, petición de catálogos, precios, condiciones de venta, facilidades de pago,

Acciones anteriores a un pedido: Por parte del comprador: fechas de recepción, descuentos, facilidades

de pago Por parte del vendedor: concesión o negación de las condiciones

anteriores. Una vez establecida la relación comercial: pedidos, reclamaciones,

modificación de un pedido, anulación, etc Cartas circulares: son las que van dirigidas a un gran número de

destinatarios, ejemplo: anuncio de visitas, ofertas, presentaciones, etc. Dentro de la empresa son escritos dirigidos al personal.

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Las características en cuanto al contenido son:

- Tener una idea clara del asunto a tratar.- Tener un estilo mercantil.- Mantener unidad, orden y cohesión.- Evitar el abuso de abreviaturas.- Utilizar léxico apropiado.- Ser breve, clara y concisa.

El papel: El tamaño más frecuente es el tamaño folio. El color del papel que se debe utilizar es blanco. No son recomendables ni los papeles rugosos ni los muy satinados o brillantes.

La buena presentación de una carta exige que esté bien centrada y que su lectura se vea favorecida por la buena distribución de lo escrito. Antes de comenzar a escribir la carta, debe calcularse su tamaño para ver la proporción entre el tamaño de la carta y el del papel y poder seleccionar correctamente los márgenes adecuados y la separación entre líneas.

Los márgenes son cuatro. El superior debe ser igual a lo que ocupe el membrete más unos tres renglones como mínimo.

No deben figurar faltas de ortografía y la puntuación debe ser correcta.

En cuanto a su distribución podemos distinguir tres partes claramente diferenciadas: encabezamiento, cuerpo y pie.

Encabezamiento. Contiene los siguientes datos:

Membrete, datos del que escribe Fecha Dirección del destinatario Referencias: breve anotación que resume el contenido de la

comunicación, lo que se llama asunto. Saludo (Señores, Estimados señores, Estimado cliente

Cuerpo: Texto de la carta, motivo de la comunicación.

Pie: Incluye la despedida y la firma.

El esquema de la carta debe ser el siguiente:

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(Esquema de carta comercial)

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Nombre de la empresa (remitente)Dirección completa

S/RefN/Ref

Localidad y fecha

Nombre de la empresa (destinatario)Dirección completa

Saludo:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

(texto)

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Despedida

Firma


2.- Certificado:

Es un documento en el que se da fe de la veracidad de un hecho., bajo la responsabilidad del que lo emite. Puede presentarse en tamaño folio o cuartilla.

Partes:

Membrete. Identificación del organismo o empresa que lo extiende. Encabezamiento. Nombre, apellidos y cargo (en mayúsculas) de la persona

que certifica. Texto. Se inicia con las expresiones “CERTIFICA” o “CERTIFICO QUE”. Frase final. “Y para que conste”, "Para que conste y a petición del

interesado, expido el presente certificado en Santa María de Cayón, a 18 de enero de 2xxx). "Y para que conste a los efectos oportunos, expido el presente certificado………."

Localidad y fecha. En letra, a continuación de la frase final. Firma y sello. Da validez al certificado (de la persona que certifica). Visto bueno. VA situado en la parte inferior izquierda.

(Modelo de certificado)

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Membrete (empresa u organismo)

ENCABEZAMIENTO (Nombre, apellido y cargo _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________del que certifica

CERTIFICA(o): Que ___________________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________

Frase final____________________________________Localidad y fecha_______________________________

(Sello) (Firma)


3.- Saluda:

Es una comunicación breve utilizada por personas que, por el cargo que ocupan, han de saludar a otras de forma protocolaria.

Se suele utilizar papel de tamaño cuartilla y grueso. Está escrito en tercera persona. Va sin firmar, aunque si aparece escrito el nombre del que lo envía.

ENCABEZADO

CUERPO

PIE

(Esquema de saluda)

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Cargo o título de quien extiende la comunicación (Va impreso)

Saluda

A: nombre del destinatario y motivo de la comunicación_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Nombre del remitente(suele estar impreso)

Frase de cortesía (va impresa)Aprovecha la ocasión para testimoniarle su consideración más distinguida

………………………..a ……..de……………………..de…………….


4.- Nota interior:

Es un escrito mediante el cual se comunican departamentos o secciones dentro de la propia empresa, bien para pedir información, o para enviar documentación, etc., dejando así constancia del hecho.

Normalmente se realiza por duplicado: el original y una copia se llevan al destinatario, quien devolverá la copia firmada como justificante de haberla recibido.

(esquema de nota interior)

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Membrete

DE____________________________ a _______________________

Asunto________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(mensaje o texto a comunicar)___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Localidad y fechaFirma

Recibí


5.- Instancia:

Es cualquier solicitud dirigida a una autoridad competente (Organismo Público) en demanda o solicitud de alguna petición.

Se presenta siempre en tamaño folio. Debe estar centrada en el folio, empezando a 1/3 del margen izquierdo. Se redacta en tercera persona. Ha de ser breve y respetuosa. La fecha debe escribirse en letra. Las palabras “Expone” y “Solicita”, el tratamiento y el nombre y apellidos del

que solicita deben ir en letras mayúsculas.

ENCABEZAD0

CUERPO

PIE

(modelo de instancia)

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Datos del que presenta la instancia: nombre y apellidos, DNI, domicilio, profesión, puesto de trabajo (si es necesario), teléfono (si es conveniente)

Expone:

Que_________________________________________________________________________________________________________________________

Que___________________________________________________________________________________________________________________

Que_____________________________________________________________________________________________-

Solicita :____________________________________________________________________________________________________________________________

Localidad, día, mes y año (todo en letra)

(FIRMA)

TRATAMIENTO Y CARGO DE LA PERSONA A LA QUE VA DIRIGIDA.LOCALIDAD (Todo en mayúsculas


6.- Declaración jurada:

Es un auto certificado. Una persona declara bajo juramento la veracidad de un hecho. Las partes de las que consta son las siguientes:

Datos personales. Efecto al que se declara (concesión de ayudas…) Contenido: lo que declaramos. Para finalizar: localidad, fecha y firma.

(Modelo de declaración jurada)

7.- El acta

Son comunicaciones de régimen interior que sirven para dar fe de cuanto ha sucedido en una reunión. Recogen todos los acuerdos adoptados y un resumen de lo manifestado por los asistentes a la misma. Las sociedades, instituciones públicas, comunidades de vecinos, etc, están obligados a llevar un Libro de Actas.

Los requisitos esenciales son: Relación de asistentes. Asuntos tratados Forma y resultado de la votación Acuerdos alcanzados Circunstancias del lugar y tiempo de la celebración. Se utiliza la siguiente frase:

“….Y no habiendo más asuntos que tratar se levanta la sesión, a las veintiuna horas del día y hora anteriormente citados”

Firma del Secretario y Vº. B.º del Presidente o de aquellos que determinen los estatutos y bases que rijan los organismos.

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Declaración jurada

Elena Laza Sera, con domicilio en Madrid, c/Santnader, 12, 4º D, y con Documento Nacional de Identidad nº 12.121.121-z, DECLARA BAJO JURAMENTO, a efectos de concesión de Ayuda para el estudio, que sus ingresos brutos anuales son de 8.300 euros (ocho mil trescientos euros).

Madrid, a 29 de septiembre de 20xx

Firma


(Modelo de acta)

8.- Currículo Vitae:

El Currículum vitae es un documento en el que una persona hace constar los hechos más significativos de su vida profesional, generalmente para darlo a conocer a una empresa con el fin de obtener un puesto de trabajo.

Existen muchos modelos de currículum pero la mayoría de ellos se ajustan a la siguiente estructura:

Datos personales. Datos académicos: títulos, cursos, idiomas… Datos profesionales: experiencia laboral. Otros datos de interés: actividades y aficiones…

El currículo suele enviarse mecanografiado, si bien a veces las empresas lo solicitan escrito a mano, con el fin de realizar un estudio grafológico del aspirante.

Así mismo, se debe enviar acompañado de una carta de presentación, que normalmente irá mecanografiada y con las características vistas anteriormente, en la que

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Asistentes: Acta------------ En Barcelona, siendo las …………. diecisiete horas del día cinco………… de Octubre de dos mil xxxx, en

domicilio de la Empresa "Perfumerías Lina", S.A.", se reúnen los asistentes reseñados al margen, todos ellos componentes del Consejo de Dirección de la misma, para tratar de los siguientes temas:

1.- Lectura y aprobación, si procede, del acta de la reunión anterior.

2.- convenio colectivo para la empresa y los trabajadores

3.- Ruegos y preguntas.

1.- Abierto el acto por el secretario, SR. Velasco Martín, se da lectura al acta de la sesión anterior, que es aprobada por unanimidad.

2.- Toma la palabra el presidente, SR. Rodríguez Muñoz, para manifestar que se está redactando un Convenio que regule las condiciones de trabajo entre las empresas y los trabajadores de las industrias de perfumería y afines.

Dice que este Convenio no será de aplicación para aquellas empresas, que, incluidas en su ámbito funcional, se rijan por un Convenio de Empresa, salvo que de mutuo acuerdo opten por adherirse a este Convenio laboral.

3.- Por último en ruegos y preguntas interviene el Sr. Rodríguez Berbabé preguntando al señor Presidente sobre las responsabilidades y objetivos de la Empresa en este Convenio.

El Presidente, SR. Rodriguez Muñoz, aclara que la organización del trabajo, con arreglo a lo prescrito en este convenio y en la Legislación vigente, es facultad y responsabilidad de la dirección de la empresa.Continúa diciendo que la organización del trabajo tiene por objeto el alcanzar en la empresa un nivel adecuado de productividad, basado en la utilización óptima de los recursos humanos y materiales. Ello es posible con una actitud activa y responsable de las partes integrantes: Dirección y Trabajadores.Y no habiendo más asuntos que tratar se levanta la sesión a las veintiuna hors del día y hora anteriormente citados.

Vº BºEl Presidente El Secretario


se pueden indicar referencias a personas o a empresas para que, si la entidad que realiza la selección de personal lo desea, pueda dirigirse a ellas para ampliar la información del candidato. En muchas ocasiones se requiere acompañado de fotografía reciente.

Veremos a continuación la Recomendación de la Comisión Europea de 11 de marzo de 2002, relativa a un modelo europeo común de currículum vitae), publicado en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.

http://www.modelocurriculum.net/modelo-cv-europa.html

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http://www.modelocurriculum.net/modelo-cv-europa.html


CURRICULUM VITAE

Ana María López López

Fecha de nacimiento:11 de marzo de 1992

D.N.I.: 13.201.100W

Dirección: C/La Plaza, nº 10, 2º A39696 SarónCantabria

Correo electrónico: [email protected]

Teléfono: 942590534/696662443

EXPERIENCIA LABORAL

EDUCACIÓN Y FORMACIÓN

2008-2010

TITULO DE BACHILLERATOModalidad de Ciencias Sociales (Matemáticas, Economía, Historia y Francés/Fundamentos de Administración/Arte).I.E.S. Lope de Vega. Santa María de Cayón, Cantabria.

2004-2008

TITULO DE E.S.OItinerario Latín, biología y Física y Química y Cultura EmprendedoraColegio Virgen de Valvanuz, Selaya, Cantabria

FORMACIÓN COMPLEMENARIA

Curso de creación de páginas web- 40 horasAula digital de Ayuntamiento de Cayón. 2008

Informática, Microsoft Office – 30 horasGobierno de Cantabria 2000

Curso de mecanografía – 20 horasAula de verano Ayuntamiento de Cayón. 2009

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mailto:[email protected]


Ana María López López Teléfono: 942590534/696662443

CAPACIDADES Y APTITUDES PERSONALES

IDIOMAS

INGLÉS.- Título superior Escuela Oficial de Idiomas. Santander Hablado: Nivel avanzado (B2) Escrito: Nivel avanzado (B2)

FRANCÉS: Título elemental Escuela Oficial de Idiomas. Santander Hablado: nivel básico (A1) Escrito: nivel básico (A1)

CAPACIDADES Y APTITUDES TÉCNICAS

Programas informáticos: Word/Excel /Access/Powerpoint Programas Contabilidad: Contaplus/Contawin/Contaexpress Internet

CAPACIDADES Y APTITUDES SOCIALES

Presidente de la asociación juvenil “Jóvenes de Sarón” 3 años de voluntariado con la ONG “Amigos de los Andes” 1 año como cadete en el equipo de futbol de Cayón. Escuelas Deportivas

municipales

CAPACIDADES Y APTITUDES ARTÍSTICAS

3 años de Ballet clásico 4 años en el Grupo de Teatro “Pisueñín” Nivel elemental de Piano

OTROS DATOS DE INTERÉS

Carnet de conducir B Disponibilidad para viajar

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MANUEL HIGUERA RAMOSC/Alborada, s/n, 28016 MadridTel.:91.000.00.00

Móvil: 616.000.000 [email protected]

Madrid, __ de noviembre de 20__

Schlessinger AbogadosAtn, D. Manuel Torres Gómez

Director de Recursos HumanosC/Orense 0, 0º Der

28020, Madrid

Estimados Señores:

En respuesta a su anuncio publicado en el diario El País, me dirijo a ustedes con el fin de remitirles mi Currriculum Vitae para aspirar al puesto de Becario.

No sólo cumplo con los requisitos exigidos, ya que tengo una Licenciatura en Derecho con especialidad en Derecho Administrativo, un buen expediente académico y alto nivel de inglés, sino que además actualmente estoy cursando un Máster en Derecho Privado, lo que puede ser de una gran utilidad para cumplir con las necesidades que el puesto de Becario requiere y de esta manera colaborar al continuo desarrollo de Schlessinger Abogados.

Espero tener la oportunidad de conversar con ustedes en una entrevista, para personalmente exponerles mis conocimientos y mi deseo de formar parte de su grupo de trabajo.

Quedo a la espera de sus noticias.

Reciban un cordial saludo,

Nombre Apellidos

(Modelo de carta de presentación) Elaborado por www.primerempleo.comEste es un Ejemplo de Carta de Presentación y la información es ficticia.

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http://www.primerempleo.com/


Nombre ApellidosC/Alborada, s/n, 28016 Madrid

Tel.:91.000.00.00Móvil: 616.000.000 [email protected]

Madrid, noviembre de 2010

Grupo Selección de PersonalC/Orense 0, 2º Der28020, Madrid

Estimados señores:

Me dirijo a ustedes con el fin de remitirles mi Curriculum Vitae para ser considerado ante posibles futuras selecciones que se ajusten a mi perfil.

Como podrán observar en el CV adjunto, soy licenciada en Derecho con especialidad en Derecho Administrativo, además tengo un buen expediente académico, alto nivel de inglés y actualmente estoy cursando un Máster en Derecho Privado.

Espero tener la oportunidad de conversar con ustedes en una entrevista para personalmente exponerle mis conocimientos y mi deseo de formar parte de su grupo de trabajo.

Quedo a la espera de sus noticias.

Reciban un cordial saludo,

Fdo.: Nombre Apellidos

(Modelo de carta de presentación) Elaborado por www.primerempleo.comEste es un Ejemplo de Carta de Presentación y la información es ficticia.

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http://www.primerempleo.com/


4.6 REGISTRO DE LA CORRESPONDENCIA :

Aunque no exista una norma legal que obligue a llevar una anotación estricta de las comunicaciones que entran y salen de la empresa, es conveniente establecer un registro, ya que, entre otras cosas:

a. Permite mayor rapidez en su localización.b. En empresas con departamentos, los escritos pueden extraviarse en el envío

de una sección a otra.c. Constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.

Registro de entrada: Una vez recibidas las cartas, sólo se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa. A todas estas comunicaciones se les asigna un número y, tomando el mismo como referencia, se anotan en el LIBRO REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA.

EntradaNº orden de entrada

Fecha de entrada

Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos

día mes

Registro de salida: Cuando se envía una carta lo normal es realizar como mínimo un original y una copia y registrar ambos. El original se enviará al correo y la copia quedará archivada como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación.

LIBRO DE REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA.

SalidaReferencia Fecha Nº orden de

salidaClase Anexos Destinatario Asunto

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EJERCICIOS:

Realiza las siguientes comunicaciones:

1. Una empresa solicita a otra, mediante carta, información sobre las condiciones de venta de sus productos.

2. Los alumnos envían una carta en la que invitan a posibles clientes a la inauguración de su nueva tienda de ropa.

3. El alumno recibe una notifición en la que se le comunica que se le ha denegado la beca para

4. El alumno ha obtenido un 4.95 en la nota de selectividad (NO APTO). Redacta el escrito que enviarías a la Universidad solicitando la doble corrección en los exámenes de Economía de la Empresa y Matemáticas de las Ciencias Sociales para ver si puede ser revisada la nota final.

5. El alumno se dirige al Director del IES solicitando un certificado de que está matriculado en el centro, para su presentación en la Consejería de Educación.

6. El secretario del centro en el que estudias certifica que estás matriculado en este curso.

7. Solicitamos a nuestra Comunidad Autónoma información sobre subvenciones para la creación de nuevas empresas.

8. El director de una entidad bancaria os saluda y os invita a conocer las nuevas instalaciones, en C/ Sena, s/n. Redactar el saluda.

9. El director de una empresa dirige una nota interior al jefe de Personal para informarle del horario que deben cumplir los trabajadores durante los meses de julio y agosto.

10. Solicita al Sr. Director del IES Lope de Vega poder ser matriculado en otra especialidad de Bachiller.

11. Haz una declaración jurada de que tus ingresos son inferiores al máximo establecido para la concesión de la beca de estudios.

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