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Manual de Proveedores

1. Proveedores en Coupa

CSN es una plataforma para que Clientes y Proveedores interactúen y colaboren de una manera rápida y sencilla.

Los proveedores lo usaran para manejar sus facturas, órdenes de compra y catálogos con los compradores.

¡Es GRATIS!

Nosotros creemos que tanto clientes como proveedores merecen tener completa transparencia entre los costes de los productos o servicios que se venden y compran. Coupa lo proporciona de manera sencilla y natural para ambas partes.

2. Antes de accesar a Coupa.

Si eres un proveedor activo, es decir, has estado colaborando y generando facturas a nombre de cualquier empresa de Grupo Herdez es necesario que actualices tus datos a través de tu comprador al cual le debes proporcionar los siguientes datos:

1.- Razón Social

2.- Nombre de Contacto

3.- Correo electrónico

4.- RFC

Es importante mencionar que el nombre de contacto y el correo que proporciones será a quién le llegará la invitación para que realice el registro y efectúe el trámite de pago de facturas en la página de proveedores Coupa.

Si eres un proveedor que no ha colaborado con alguna empresa de Grupo Herdez es necesario contactar a tu comprador para que gestione tu alta como proveedor.

3. Como accesar a Coupa

Es un proceso muy Rápido y Sencillo.

Debes de recibir una invitación por parte de Grupo Herdez al correo de contacto que proporcionaste a tu comprador. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de la invitación que deberás recibir.

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Correo invitación

Abre el correo de invitación y da clic en el botón Join Coupa. Al dar clic en el botón, se abrirá

una ventana en tu navegador dónde deberás ingresar una contraseña que emplearás cada vez

que ingreses al portal de proveedores coupa, como se muestra en la siguiente imagen.

Una vez que haya confirmado su contraseña, ingrese directamente a la página de proveedores en Coupa (CSN): https://supplier.coupahost.com.

Al ingresar a la liga anterior se abrirá una página similar a la que se muestra en la siguiente imagen.

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https://supplier.coupahost.com/


Ingrese su correo y la contraseña que usted definió al momento de registrarse. La página de proveedores en Coupa (CSN) se puede configurar en varios idiomas, con tan solo dar clic

izquierdo en el icono usted podrá seleccionar el idioma de su preferencia. Se recomienda utilizar el idioma español (México).

4. Navegación del sitio: Coupa es:

Fácil de Aprender

Fácil de Usar

Rápido

Provee una mejor administración

Seguridad

Página Inicio:

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El Botón de funciona para poder actualizar los datos de nuestra empresa

en el directorio de Coupa. Es muy fácil y sencillo de hacerlo. Los campos solicitados son

lógicos y sencillos. Al momento de actualizar su información, usted será visible ante todos

clientes que estén utilizando Coupa.

En la parte derecha de su pantalla, encontrará la sección de combinar cuentas. Esto es por si usted tiene algunos otros clientes usando la plataforma de Coupa, pueda combinar sus cuentas en una sola sesión.

En la sección superior derecha encontrara un menú con 3 opciones:

En el link donde aparecerá su nombre, hay opciones para cambiar las preferencias de su perfil, así como controlar las vías de comunicación en cuanto existan notificaciones de actualizaciones de status.

El link de notificaciones, usted vera todas las notificaciones que usted necesite revisar tales como generación de nuevas órdenes de compra, cambios de status en sus facturas, comentarios de su cliente, entre otras.

El link de AYUDA le servirá para hacer un tour general sobre toda la plataforma de CSN.

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5. Administrador

En esta sección usted podrá dar de alta algunos valores obligatorios para el correcto funcionamiento de la instancia. Vayamos por pasos:

Al momento de dar clic sobre el tab de “ADMINISTRADOR” se desplegará una página donde vendrá un listado de usuarios que pueden accesar a su licencia. Por defecto, la única persona que aparecerá ahí es usted. Para agregar más personal de su equipo de clic en:

En la siguiente pantalla, usted pondrá los datos de la persona que quiere invitar y el tipo de acceso que usted quiera asignarle a esa persona. Al momento de enviar la invitación, el usuario recibirá un correo similar al que usted recibió cuando se registró en la plataforma.

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Regresando a la pantalla principal del administrador, en la parte izquierda de su pantalla vera un menú con varias opciones. La más importante de ellas es la “CONFIGURACION DE FACTURACION ELECTRONICA”.

De clic en “AGREGAR ENTIDAD LEGAL” y llene los datos requeridos en su totalidad. A continuación, se muestran imágenes de campos por llenar.

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1. Colocar el nombre oficial de su negocio registrado ante el gobierno local (Razón Social) y el país en el que se encuentra.

2. Colocar en Régimen Fiscal si se trata de una Persona Moral, Persona Física, o Extranjero.

3.- Ingrese la dirección registrada de su entidad jurídica. Esta es la misma ubicación donde recibe

documentos de gobierno. Las opciones: Utilizar esta dirección para Remitir a y Utilizar esta dirección

para enviar desde, deben estar marcadas. En el campo ID de IVA se debe colocar el RFC sin guiones. La

opción: Deseo utilizar esto como un número de identificación fiscal local, debe estar desmarcada y los

apartados Varios e Información bancaria no deben ser llenados. Finalmente dar clic en el botón guardar

y continuar. Para continuar sólo hay que confirmar la información.

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Nota: En caso de alta o cambio de cuenta bancaria para pago es necesario que se acerque con su comprador de Grupo Herdez.

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6. Ordenes

En esta sección usted tendrá completa visibilidad sobre las órdenes de compra que su cliente le haya emitido.

En la sección de “ACCIONES” usted podrá adjuntar su factura directamente en el icono de las monedas amarillas y Notas de Crédito sobre la orden de compra en el icono de monedas color café.

Al momento de dar clic sobre el número de la orden de compra, este lo llevara hacia el detalle completo de la orden de compra.

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Usted debe seleccionar la opción de “Acepto términos y condiciones” para hacer saber a su cliente que usted ya vio la orden de compra y se encuentra trabajando en ella, además de la opción de Confirmada. (Obligatoria)

También puede imprimir el formato de la orden de compra y agregar comentarios sobre la misma para cualquier duda o aclaración. Nota: Si su comentario es urgente, le sugerimos contactar directamente a su comprador.

Usted podrá facturar directamente la Orden de Compra, es una serie de pasos más detallados que veremos más delante.

Ya sea facturando directo del menú de acciones (monedas amarillas) o dentro de la Orden de Compra, usted tendrá que llenar la siguiente pantalla:

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La mayoría de la información vendrá automáticamente cargada en su factura desde la Orden de Compra.

Los campos que usted tendría que llenar son:

Número de Factura:

En No. De Factura, debes colocar el folio de la factura que se está anexando. A continuación, se muestran dos imágenes a manera de ejemplo de un PDF y un XML que se va a anexar para facturar. Para el ejemplo, el No. De Factura que deberá ingresar es: 0000702, exactamente igual al nombre del folio de la factura mencionado en el XML (si contiene ceros a la izquierda como en este ejemplo, se deben de colocar todos los ceros).

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PDF de la factura

XML de la factura

Si tu factura no cuenta con folio, debes colocar como Número de factura el UUID tal cual está en el XML. Para este ejemplo, se debe colocar en No. De Factura: 5105A1F7-AA2D-44D2-9147-EBA335572ADC tal cual está en el xml

Ejemplo de UUID xml

CFDI PDF: Su factura en formato PDF (Formato Obligatorio) nombrado de la misma manera que el XML.

Nota del proveedor: (en caso de que usted lo crea conveniente)

Factura XML: Su Factura en formato XML, nombrado de la misma manera que el PDF. Nota: Debe ser responsabilidad de su comprador o usuario cargar las evidencias dentro de la orden de compra, de lo contrario la factura será anulada.

En la segunda parte de la pantalla, usted podrá ver el detalle de la o las líneas a facturar que ya están cargadas desde la orden de compra.

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Usted puede hacer modificaciones sobre las líneas… No es lo recomendado pues usted debe respetar los precios pactados en la Orden de Compra.

En caso de que su Orden de Compra tenga más de una línea, debe quitar todas a aquellas líneas que no desea facturar, por ejemplo, la siguiente imagen muestra tres líneas, si usted está subiendo la

factura del mes de enero debe cerrar las líneas 2 y 3 con el botón rojo que está a la derecha ,

en caso de facturar mes de febrero, debe de cerrar las líneas 1 y 3.

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En el apartado Impuesto Descripción coloque la opción de impuestos que apliquen a su factura:

Si su factura tiene más de 1 impuesto, en el icono de usted podrá agregar el número de

impuestos adicionales que requiera.

En el caso de que su factura no aplique ningún impuesto por favor colocar la opción MX: IVA TASA CERO % - 0.0% en el apartado de Impuestos Descripción.

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Al momento de dar clic en “CALCULAR” se recalculará el total de la factura con los gastos misceláneos e impuestos que usted haya seleccionado. Asegúrese de que el total de su factura PDF coincida con el total que muestra Coupa.

Una vez que usted haya revisado que todo está correcto, de clic en enviar y esta comenzará su proceso de autorización y tramite a Pago.

El primer paso para el pago es una validación de su factura ante SAT. Si esta validación no es exitosa, su

factura se irá directamente a un status de “DISPUTA”. Si esto sucede, ingrese al detalle de su factura y

revise el campo de “STATUS VALIDACION XML” donde podrá ver el motivo por el cual está en disputa.

Arregle los detalles y vuelva a enviar de ser necesario. Nota 1: es muy importante que verifique que

haya pasado su factura el validador, la validación tarde un par de minutos. Nota 2: A partir de que el

validador apruebe su factura, comenzarán a correr sus días para pago.

El segundo y último paso para el pago, es la aprobación y programación de pago por parte de una

cadena de aprobación formada por el área de Cuentas por Pagar de Grupo Herdez, si todo la

información y las evidencias son correctas, la factura deberá ser pagada de acuerdo a sus días de

pago contados a partir de la aprobación del validador. Nota: Si Cuentas por Pagar de Grupo

Herdez pone en disputa su factura le deberá indicar mediante el portal el motivo de la disputa,

siendo necesario por parte de usted que vuelva a subir la factura adjuntando la información

faltante (motivo de la disputa), a partir de la nueva aprobación por el validador, se volverán a

calcular sus días para pago.

A continuación se muestra el listado de los posibles status que pueden aparecer por error en la validación del XML:

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7. Facturas

En esta sección usted tendrá acceso a ver todas las facturas que usted haya emitido hacia su proveedor, así como el status de la misma.

A continuación, se encuentra la lista de los status que pueden aparecer en sus facturas:

Al momento de dar clic sobre la factura, usted podrá ver el detalle de la misma y todo el historial de comentarios y/o acciones realizadas sobre el documento. Incluso su fecha de pago y número de confirmación.

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Facturas sin Orden de Compra.

Si por el tipo de operación que usted maneja con Grupo Herdez, usted no recibe una Orden de Compra para dicho servicio, usted deberá tener habilitado la sección de “Factura contra Contrato” en la parte inferior de su menú de “FACTURAS”.

En caso de que no tenga habilitada esta opción, verifique con su comprador para la habilitación de dicho campo.

Usted debe seleccionar el contrato contra el cual usted debe facturar ese servicio con previo acuerdo con su comprador y dar clic en “CREAR”. Se desplegará la pantalla para la creación de la factura tal cual explicamos anteriormente.

Nota. Usted puede tener asignados 1 o más contratos según dependa la operación que maneje con Grupo Herdez.

8. FECHA DE PAGO DE FACTURA.

Para ver la fecha de pago de su factura, diríjase al apartado facturas, y en el número de la factura de clic, al ingresar a la factura busque el apartado que dice Fecha de Pago.

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10.- Nota de Crédito

Para generar una nota de crédito se deberá ir al menú de órdenes y seleccionar en el apartado de

acciones las monedas de color café de la orden a la cual desea aplicar la nota de crédito.

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A continuación, deberá llenar la siguiente información:

Nro. de nota de crédito: Colocar el folio de la nota de crédito, sin la serie (si contiene ceros a la izquierda colocarlos también)

Fecha de nota de crédito: Colocar la fecha en que creó su nota de crédito en su paquetería.

Moneda: Colocar el tipo de moneda de la nota de crédito.

Nro. de factura original: colocar el folio de la factura a la cual se le va a aplicar la nota de crédito. (Si contiene ceros a la izquierda colocarlos también).

Fecha de la factura original: Colocar la fecha en que creó su factura en su factura.

CFDI PDF: Colocar el PDF de su nota de crédito.

Nota de Proveedor: Llenar en caso de tener algún comentario.

Factura XML: Colocar el XML de la nota de crédito.

En el apartado de Líneas, debajo de precio, colocar el subtotal de la factura con un valor negativo.

A continuación, en el apartado de totales e impuestos, seleccionar en impuestos

descripción, el texto de los impuestos que apliquen y dar clic sobre el botón calcular. Para

la nota de crédito, el subtotal y el total deben tener valores negativos. En caso de aplicar más de un impuesto dar clic en el botón verde como se muestra en la siguiente imagen.

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Nota: La nota de crédito deberá llevar los mismos impuestos y retenciones que tenga la factura, es decir, si la factura relacionada tiene impuestos: IVA + retenciones transporte, la nota de crédito deberá contar con: IVA + retenciones transporte.

Finalmente damos clic en enviar nota de crédito.

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