manual de procesos y procedimientos, dirección de bienes del estado. arrendamiento pag. 47 cuadro

ii

PRESENTACIÓN

La Tercera Versión del Manual de Procesos y Procedimientos, es el

resultado de una profunda Reestructuración al contenido y forma de la Segunda Versión del Manual publicado en el año 2005.

Para la revisión se tomaron en cuenta todos los procedimientos que se encontraban documentados, con el propósito de actualizarlos a los cambios que constantemente se presentan en el desarrollo de las actividades administrativas de la Dirección, facilitando su comprensión y aplicación.

Simultáneamente, se documentaron nuevos procedimientos, que surgieron como resultado de un reordenamiento organizacional, como es el caso del Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles. También se integró el procedimiento para Gestionar la Capacitación y Profesionalización Interna y Externa del personal de la Dirección, el procedimiento para los Estudios Socioeconómicos para Áreas menores de 100 metros², y el proceso para la Revisión y Reparación de Equipo que desarrollará la Unidad Administrativa, entre otros.

Lo anterior no hubiera sido posible sin la valiosa colaboración de los Jefes de Departamento que dentro de un proceso de mejoramiento continuo, revisaron y analizaron los procedimientos de sus unidades administrativas, aportando observaciones y sugerencias para realizar las modificaciones a los mismos.

Junto con un índice que se encuentra estructurado por Departamentos y un Diagrama que muestra la Simbología del presente Documento, el Manual también muestra los distintos Diagramas de Flujo de cada Proceso con un diseño y estructura más técnica y moderna, que permita una mayor comprensión de su contenido. Al final del Manual se incluye un glosario de los términos más utilizados en la gestión del patrimonio del Estado y la Administración Pública.

Guatemala, Noviembre 2,007

iii

MA

NU

AL

DE

PR

OC

ES

OS

Y P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S -

DIR

EC

CIÓ

N D

E B

IEN

ES

DE

L E

ST

AD

O –

MIN

IST

ER

IO D

E F

INA

NZ

AS

PÚ

BLI

CA

S

SIMBOLOGÍA GENERAL DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

RepresentaciónSimbología

INICIO O TERMINO: Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar,

además se utiliza para indicar que una unidad recibe o proporciona información.

ACTIVIDAD: Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en

el procedimiento.

DECISIÓN O ALTERNATIVA: Indica un punto dentro del flujo en donde se debe

tomar una decisión entre dos o más opciones.

DOCUMENTO: Representa cualquier documento que ingrese, se utilice, se

genere o salga del procedimiento.

DATOS: Representa algún dato que se genere o salga del procedimiento.

PROCEDIMIENTO EXTERNO: Indica la relación con un procedimiento que se

realiza en otro Departamento.

CONECTOR: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo

con otra parte del mismo, o bien una referencia en otra página.

DATOS ALMACENADOS: Indica los datos que ingresan a un base de datos generada

por el mismo procedimiento.

ALMACENAMIENTO INTERNO: Indica un archivo determinado que concluye un

procedimiento.

iv

INDICE DE PROCEDIMIENTOS POR DEPARTAMENTO

UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS

Formulación de Anteproyecto de Presupuesto PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI01 2 Formulación del Plan Operativo Anual (POA) PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI02 4 Programación anual y trimestral de producción de bienes y servicios PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI03 6 Informe Mensual y/o Trimestral de la Producción de Bienes y Servicios PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI04 8 Compras por cotización PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI05 10 Administración de Fondo Rotativo PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI06 12 Compras menores del Fondo de Caja Chica PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI07 14 Administración del Fondo de Caja Chica PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI08 16 Almacén de suministros PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI09 18 Control de Inventarios PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI10 21 Recepción, trámite y evacuación de documentos y expedientes PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI11 23 Revisión y Reparación de Equipo PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI12 25

v

DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS Actualización de procedimientos administrativos PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP01 28 Formulación de Proyectos PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP02 30 Evaluación de Proyectos PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP03 32 Estudio Socioeconómico PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP04A 34 Estudio Socioeconómico para Áreas menores de 100 Mts.² PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP04B 36 Estudio de factibilidad de arrendamiento PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP05 38 Regularización de Contratos de Arrendamiento Vigentes PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP06 40 Regularización del Uso de Inmuebles Propiedad del Estado Ocupados por Particulares o Personas Jurídicas PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP07 44 Arrendamiento de de Áreas Menores de 100 Mts.² sin Subasta Pública PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP08 48 Subasta Pública para el Arrendamiento de Inmuebles Propiedad del Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP09 52 Capacitación y Profesionalización Interna y Externa PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP10 56 Cobros de los Contratos Administrativos de Arrendamiento PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP11 60

vi

DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIÓN DEL PATRIMONIO DEL ESTADO

Actualización del patrimonio del Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE01 63 Donaciones a favor del Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE02 65 Adscripción a Instituciones de Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE03 67 Recuperación de Bienes Estatales en poder de particulares PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE04 69 Usufructos a favor de Instituciones Gubernamentales y no Gubernamentales PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE05 71 Titulaciones supletorias a favor del Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE06 73 Oposición a titulación supletoria PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE07 75 Control de Bienes Inmuebles del Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE08 77 Elaboración de planos topográficos PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE09 79

vii

DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y LEGALIZACIÓN Adscripción PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL01 82 Usufructo PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL02 84 Donación PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL03 88 Servidumbre PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL04 92 Permuta PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL05 96 Herencia Vacante PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL06 100 Inscripción de posesión PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL07 102 Oposición a la Titulación Supletoria PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL08 106 Diligencias previas al Sumario de desocupación (Recuperación) PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL09 108 Notificaciones PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL10 110 Inscripción en el Registro General de la Propiedad PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL11 112

viii

DEPARTAMENTO DE REGISTRO DEL PATRIMONIO DEL ESTADO Registro y control de activos fijos PROCEDIMIENTO MFP-DBE-RPE01 115 Recopilación y Archivo de Leyes PROCEDIMIENTO MFP-DBE-RPE02 117 Registro de documentos, planos topográficos y fotografías PROCEDIMIENTO MFP-DBE-RPE03 119 Verificación de Información Digitalizada PROCEDIMIENTO MFP-DBE-RPE04 121 Actualización de activos fijos PROCEDIMIENTO MFP-DBE-RPE05 123

DEPARTAMENTO DE ADJUDICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE BIENES MUEBLES

Legalización de Traslados de Bienes Muebles PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM01 126 Legalización de Posesión de Bienes Muebles PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM02 128 Legalización de Donación de Bienes Muebles PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM03 130 Visado de Expedientes PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM04 132 Baja de Bienes Muebles de Consistencia Destructible e Incinerable en Mal Estado (Fase 1 de 2) PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM05A 134 Baja de Bienes Muebles de Consistencia Destructible e Incinerable en Mal Estado (Fase 2 de 2) PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM05B 136 Baja de Bienes Muebles de Consistencia Ferrosa en Mal Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM06 138

ix

Recepción y resguardo de bienes en tránsito PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM07 140 Adjudicación de Bienes Muebles en tránsito PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM08 142 Valuación de Bienes Muebles propiedad del Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM09 144 Registro y Control de Inventarios de Bienes Muebles de diferentes Instituciones del Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM10 146 Administración de Subastas de Material Ferroso PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM11 148 Subastas de Bienes Muebles en Buen o Regular Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM12 150 Permutas de Material Ferroso Fase 1 de 2 (Autorización) PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM13A 152 Permutas de Material Ferroso Fase 2 de 2 (Entrega / Recepción) PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM13B 154 Confirmación del Registro de Inventario de Vehículos que pertenecen a Instituciones del Sector Público. PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM14 156

DEPARTAMENTO DE REGULARIZACIÓN DEL PATRIMONIO CULTURAL, HISTÓRICO Y NATURAL DE LA NACIÓN

*SE ENCUENTRA EN PROCESO DE AUTORIZACIÓN Y CREACIÓN 158 GLOSARIO 159

1

Ministerio de Finanzas Públicas

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO

Elaborado por :

Departamento de Estudios y Proyectos

UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS • OBJETO DEL DEPARTAMENTO: Planificar, Coordinar y Controlar las Actividades de apoyo para el funcionamiento de

los diferentes Departamentos de la Dirección, así como programar, ejecutar y administrar los Recursos Financieros. • BASE LEGAL: Artículo 41 numeral 3 del Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001.

“Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas. • ESTRUCTURA: Jefatura y Sub-Jefatura de Unidad, Asistente, Jefe de Compras, Jefe de Contabilidad, Encargado de

Inventarios y de Almacén y Encargado de Ejecución Presupuestaria y Encargado de Recepción.

2



Elaborado por :


CÓDIGO: MFP-DBE-USAI01 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007

FORMULACIÓN DE ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

No. de Actividades: 13 Duración Estimada: 25 días*

• OBJETO DEL PROCESO: Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de la Dirección en base al POA (PLAN OPERATIVO ANUAL).

• BASE LEGAL : Decreto Número 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. • UNIDAD RESPONSABLE : UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS.

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO

Jefe de la Unidad Administrativa

1. Recibe solicitud de la Dirección Técnica del Presupuesto y procede a planificar la formulación del Anteproyecto de Presupuesto para el período fiscal correspondiente.

1 día


2. Convoca a Jefes de Departamento, informa y solicita las necesidades de recursos financieros, para cumplir con las metas y objetivos del POA de la Dirección y determinar los requerimientos para el siguiente período fiscal.

1 día

Jefe de la Unidad Administrativa 3. Recibe información, prepara Anteproyecto de Presupuesto y traslada a

Dirección para revisión y aprobación. 15 días

Director (a) 4. Recibe Anteproyecto, para su análisis, aprueba y remite a Dirección Financiera para consolidar con el Anteproyecto de Presupuesto del Ministerio.

5 días

Dirección Financiera 5. Recibe documento, lo consolida con el Anteproyecto del Ministerio y lo traslada a la Dirección Técnica del Presupuesto. 1 mes*

Dirección Técnica del Presupuesto

6. Recibe Anteproyecto de Presupuesto para análisis, discusión, aprobación é incorporación al Proyecto de Presupuesto de Ingresos y Egresos del Estado y la notificación del monto aprobado por Dirección.

1 mes*

Director (a) 7. Recibe Presupuesto aprobado y traslada a Jefe de Unidad de Servicios Administrativos Internos para su ejecución.

1 día

Jefe de la Unidad Administrativa 8. Recibe y revisa Presupuesto, elabora programación financiera y traslada a

Jefe de Contabilidad. 3 días

Jefe de Contabilidad 9. Recibe y con visto bueno del Jefe Administrativo lo remite a la Dirección Financiera. 1 día

Dirección Financiera Comisión de Caja

(UDAF) 10. Analiza y somete a consideración de la Dirección Técnica del Presupuesto

para aprobación en la Comisión de Caja. 1

semana*

Analista DTP 11. Analiza, aprueba y traslada a Dirección Financiera para su registro. 2

semanas*

Dirección Financiera (UDAF) 12. Recibe aprobación, registra en renglones correspondientes y notifica. 1

semana*

Jefe de la Unidad Administrativa 13.

Recibe notificación de Programación Financiera y traslada a Contabilidad para su ejecución conforme a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

1 día

*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.

3

PROCESO: MFP-DBE-USAI01. Formulación de Anteproyecto de Presupuesto.

Dirección Técnica del Presupuesto

Dirección FinancieraDirecciónUnidad de Servicios

Administrativos Internos

INICIO

Jefe de Unidad recibe solicitud de la Dirección

Técnica del Presupuesto y procede a planificar la

formulación del Anteproyecto de

Presupuesto para el período fiscal correspondiente. (1)

Jefe de Unidad convoca a Jefes de Departamento,

informa y solicita las necesidades de recursos

financieros, para cumplir con las metas y objetivos del POA de la Dirección y

determinar los requerimientos para el

siguiente período fiscal. (2)

Jefe de Unidad recibe información, prepara

Anteproyecto de Presupuesto y traslada a Dirección para revisión y

aprobación. (3)

Recibe Anteproyecto, para su análisis, aprueba y remite a Dirección Financiera para

consolidar con el Anteproyecto de Presupuesto

del Ministerio. (4)

Recibe documento, lo consolida con el Anteproyecto del

Ministerio y lo traslada a la Dirección Técnica del

Presupuesto. (5)

Recibe Anteproyecto de Presupuesto para análisis,

discusión, aprobación é incorporación al Proyecto de Presupuesto de Ingresos y

Egresos del Estado y la notificación del monto

aprobado por Dirección. (6)

Recibe Presupuesto aprobado y traslada a la

Unidad de Servicios Administrativos Internos para su ejecución. (7)

Jefe de Contabilidad recibe y con visto bueno del Jefe

Administrativo lo remite a la Dirección Financiera. (9)

Analiza y somete a consideración de la

Dirección Técnica del Presupuesto para aprobación en la

Comisión de Caja. (10)

Analiza, aprueba y traslada a Dirección Financiera para su

registro. (11)

UDAF recibe aprobación, registra en renglones correspondientes y

notifica. (12)

Jefe de Unidad recibe notificación de

Programación Financiera y traslada a Contabilidad

para su ejecución conforme a la Ley de

Contrataciones y Adquisiciones del

Estado. (13)

FIN

Jefe de Unidad recibe y revisa Presupuesto, elabora programación financiera y

traslada a Jefe de Contabilidad. (8)

4



Elaborado por :



FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL -POA-

No. de Actividades: 10 Duración Estimada: 05 días

• OBJETO DEL PROCESO: Elaborar un documento que contenga los objetivos y metas de la Dependencia, así como el calendario de ejecución de actividades, éste documento servirá de base para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto.

• BASE LEGAL : Decreto Número 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. • UNIDAD RESPONSABLE : UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS.


Director 1. Traslada solicitud para la formulación del Plan Operativo Anual, junto con el material con los lineamientos institucionales para su formulación.

30 minutos

Jefe de la Unidad Administrativa 2.

Recibe solicitud, conoce, entrega por escrito a los Jefes de Depto. los lineamientos generales y formularios respectivos para su elaboración. Recibe dichos formularios e información general de cada Jefe de Departamento, conoce y traslada a Sub-Jefe de la Unidad Administrativa.

3 días

Sub-Jefe de la Unidad Administrativa

3. Recibe documentación, revisa, analiza, compara, verifica y procede a llenar los formularios correspondientes. Traslada a Jefe de Depto. de Estudios y Proyectos para su consolidación.

2 días

Jefe Depto. de Estudios y Proyectos 4. Recibe documentación, revisa, analiza, compara y verifica. Traslada a Jefe

de Sección de Evaluación de Proyectos. 4 horas

Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 5.

Procede a llenar los formularios de consolidación. Verifica, consolida información, prepara informe y traslada al Jefe de Depto. de Estudios y Proyectos para visto bueno.

1 día*

Jefe Depto. de Estudios y Proyectos 6. Revisa y verifica informe para establecer si lo aprueba o no. 3 horas

Jefe Depto. de Estudios y Proyectos

7. No aprueba el informe, anota observaciones y devuelve a Jefe Sección de Evaluación de Proyectos para que realice las correcciones (vuelve a paso 5).

1 hora

Jefe Depto. de Estudios y Proyectos 8.

Si aprueba el informe, traslada documento consolidado a Jefe de la Unidad Administrativa. 3 horas

Jefe de la Unidad Administrativa 9. Revisa documento final y lo traslada a la Dirección para su aprobación final. 1 hora

Director (a) 10. Recibe documento, lo revisa, lo aprueba, adjunta a Anteproyecto de Presupuesto y presenta a Dirección Financiera. (Procedimiento MFP-DBE-USAI01).

1 día


5

Dur

ació

n E

stim

ada:

05

Día

s / N

úmer

o de

Act

ivid

ades

: 10

/ Últi

ma

Rev

isió

n: 1

9 de

Oct

ubre

de

2,0

07 /

Uni

dad

Res

pons

able

: Uni

dad

de S

ervi

cios

Adm

inis

trat

ivos

Inte

rnos

-D

irec

ció

n de

Bie

nes

del E

stad

o -

M.F

.P.

PROCESO: MFP-DBE-USAI02. Formulación del Plan Operativo Anual (POA).

Depto. Estudios y ProyectosJefatura Sección de

Evaluación de Proyectos

JefaturaDepartamento de Estudios

y Proyectos

Sub-JefaturaUnidad de Servicios


Jefatura Unidad de Servicios

Administrativos InternosDirección

INICIO

Traslada solicitud para la formulación del Plan

Operativo Anual, junto con el material con los

lineamientos institucionales para su formulación. (1)

FIN

Recibe solicitud, conoce, entrega por escrito a los Jefes de Depto.

los lineamientos generales y formularios respectivos para su

elaboración. Recibe dichos formularios e información general de cada Jefe de Departamento,

conoce y traslada a Sub-Jefe de la Unidad Administrativa. (2)

Recibe documentación, revisa, analiza, compara, verifica y

procede a llenar los formularios correspondientes. Traslada a Jefe de Depto. de Estudios y Proyectos

para su consolidación. (3)

Recibe documentación, revisa, analiza, compara

y verifica. Traslada a Jefe de Sección de

Evaluación de Proyectos. (4)

Procede a llenar los formularios de consolidación. Verifica,

consolida información, prepara informe y traslada al Jefe de

Depto. de Estudios y Proyectos para visto bueno. (5)

Revisa y verifica informe para establecer si lo aprueba o no. (6)

¿Lo aprueba?

Anota observaciones y devuelve a Jefe Sección de

Evaluación de Proyectos para que realice las correcciones

(vuelve a paso 5). (8)

Revisa documento final y lo traslada a la Dirección para su

aprobación final. (9)

NOSI

Recibe documento, lo revisa, lo aprueba,

adjunta a Anteproyecto de Presupuesto y

presenta a Dirección Financiera.

(Procedimiento MFP-

DBE-USAI01). (10)

Traslada documento consolidado a Jefe de la

Unidad Administrativa. (7)

6



Elaborado por :



PROGRAMACIÓN ANUAL Y TRIMESTRAL DE

PRODUCCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS


• OBJETO DEL PROCESO: Elaborar el documento que contendrá las metas anuales y trimestrales de producción de bienes y servicios, según lo establecido en el formulario respectivo proporcionado por la UDAF de la Dirección Financiera.

• BASE LEGAL : Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.

• UNIDAD RESPONSABLE : UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS.


Director (a) 1. Traslada solicitud de Programación a Unidad de Servicios Administrativos Internos.

30 minutos

Jefe de la Unidad Administrativa 2. Recibe solicitud, conoce, entrega por escrito los lineamientos generales y

formularios respectivos para su elaboración a los Jefes de Departamento. 2 horas


3. Recibe formulario con información, firmado por cada Jefe de Departamento, conoce y traslada al Jefe de Depto. de Estudios y Proyectos para su consolidación.

1 día


4. Recibe documentación, revisa, analiza y compara información y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos.

4 horas

Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 5. Verifica, consolida información, prepara informe y traslada al Jefe de Depto.

de Estudios y Proyectos para visto bueno. 1 día*

Jefe Depto. de Estudios y Proyectos 6. Revisa y verifica informe para establecer si lo aprueba o no. 3 horas


7. No aprueba el informe, anota observaciones y devuelve a Jefe Sección de Evaluación de Proyectos para que realice las correcciones (vuelve a paso 5).

1 hora



Jefe de la Unidad Administrativa 9. Revisa documento final y lo traslada a la Dirección para su aprobación, 4 horas

Director (a) 10. Recibe documento, revisa, aprueba y traslada a UDAF (Dirección Financiera)

1 día


7

Duración Estimada: 03 Días / Número de Actividades: 10 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Unidad de Servicios Administrativos Internos - Dirección de Bienes del Estado - M.F.P.

8



Elaborado por :



ELABORACIÓN DE INFORME MENSUAL Y/O

TRIMESTRAL DE LA PRODUCCIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS


• OBJETO DEL PROCESO: Elaborar el documento que contenga los resultados mensuales y/o trimestrales de producción de bienes y servicios según lo establecido en el formulario respectivo proporcionado por la UDAF de la Dirección Financiera del Ministerio de Finanzas Públicas.

• BASE LEGAL : • UNIDAD RESPONSABLE : UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS.


Director (a) 1. Traslada a la Unidad de Servicios Administrativos Internos solicitud de Informe.

30 minutos

Jefe de Unidad Administrativa 2.

Recibe solicitud, conoce el asunto, entrega por escrito los lineamientos generales y formulario a los Jefes de Departamento para su respectiva elaboración.

4 horas

Jefe de Unidad Administrativa

3. Recibe formulario con información, firmada por cada Jefe de Departamento, conoce y traslada a Jefe Depto. de Estudios y Proyectos.

1 día

Jefe Depto. de Estudios y Proyectos 4. Recibe documentación, revisa, analiza y compara información y traslada

a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos. 4 horas

Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 5. Verifica, consolida información, prepara informe y traslada al Jefe de

Depto. de Estudios y Proyectos para visto bueno. 1 día


6. Revisa y verifica informe para establecer si lo aprueba o no. 3 horas


No aprueba el informe, anota observaciones y devuelve a Jefe Sección de Evaluación de Proyectos para que realice las correcciones (vuelve a paso 5).

1 hora



Jefe de la Unidad Administrativa 9. Revisa documento final y lo traslada a la Dirección para su aprobación. 4 horas

Director (a) 10. Recibe documento, revisa, aprueba y traslada a UDAF (Dirección Financiera)

1 día

10



Elaborado por :



COMPRAS POR COTIZACIÓN

No. de Actividades: 13 Duración Estimada: 4.5 días

• OBJETO DEL PROCESO: Adquirir bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la Dependencia, utilizando el fondo rotativo provisto por el Ministerio de Finanzas Públicas.

• BASE LEGAL : Decreto número 57-92 del Congreso de la República “Ley de Contrataciones del Estado”. • UNIDAD RESPONSABLE : UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS.


Encargado de Compras 1. Recibe y clasifica requerimientos de compra. 30 minutos

Encargado de Compras 2. Confirma la existencia o no en Almacén y/o inventario. 30 minutos

Encargado de Compras 3. Sí hay existencia, proporciona formulario de requisición de materiales y suministros al solicitante para que continúe su trámite.

30 minutos

Encargado de Compras 4. No hay existencia, entonces verifica la disponibilidad presupuestaria. 15 minutos

Encargado de Compras 5. NO EXISTE disponibilidad, se devuelve requerimiento rechazado. 15 minutos

Encargado de Compras 6. SI EXISTE disponibilidad, se autoriza. 15 minutos

Encargado de Compras 7. Realiza cotizaciones y traslada al Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos para su revisión. 3 días

Jefe de Unidad Administrativa 8. Revisa y traslada a Dirección para su autorización. 30

minutos

Director (a) 9. Autoriza y Firma. 30 minutos

Encargado de Compras 10. Formaliza la compra, recibe el producto y la factura. 15 minutos

Encargado de Inventarios o del

Almacén. 11. Se aplica Procedimiento MFP-DBE-USAI09 (actividad no. 5 en adelante)

Almacén de Suministros y/o MFP-DBE-USAI10, o Control de Inventarios. 3 días*

Encargado de Ejecución Presupuestaria 12. Elabora documentos de pago, en base a documentos contables. 1 día

Jefe de Unidad Administrativa 13. Revisa Cheque u Orden de Compra y establece si todo esta bien

elaborado. 15

minutos *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.

11

Dur

aci

ón

Est

ima

da:

4.5

Día

s / N

úm

ero

de

Act

ivid

ad

es:

13

/ Ú

ltim

a R

evi

sión

: 1

9 d

e O

ctu

bre

de

2,0

07

/ U

nid

ad

Re

spo

nsa

ble

: De

part

am

en

to d

e I

nve

stig

aci

ón

de

l Pat

rim

oni

o d

el E

sta

do -

Dir

ecci

ón

de

Bie

ne

s d

el E

sta

do

-M

.F.P

.PROCESO: MFP-DBE-USAI05. COMPRAS POR COTIZACIÓN.

Encargado de Ejecución

Presupuestaria

Encargado de Inventarios o del

AlmacénDirección

JefaturaUnidad de Servicios


Encargado de Compras

Recibe y clasifica requerimientos de

compra. (1)

INICIO

Confirma la existencia o no en Almacén y/o

inventario. (2)

¿Hay en Existencia?

Proporciona formulario de requisición de materiales y suministros al solicitante

para que continúe su trámite. (3)

FIN

Entonces verifica la disponibilidad

presupuestaria (4)

SI

NO

¿Existe Disponibilidad?

Se devuelve requerimiento

rechazado (5)

Se Autoriza. (6)

NO SI

Realiza cotizaciones y traslada al Jefe de la Unidad de Servicios

Administrativos para su revisión. (7)

Revisa y traslada a Dirección para su autorización. (8)

Autoriza y Firma. (9)

Formaliza la compra, recibe el producto y la

factura. (10)

Se aplica Procedimiento MFP-DBE-USAI09 (actividad no. 5 en

adelante) Almacén de Suministros y/o MFP-

DBE-USAI10, o Control de Inventarios. (11)

Elabora documentos de pago, en base a documentos

contables. (12)

Revisa Cheque u Orden de Compra y establece si todo esta bien elaborado. (13)

FIN

12



Elaborado por :



ADMINISTRACIÓN DE FONDO ROTATIVO


• OBJETO DEL PROCESO: Ejecutar compras de bienes y servicios con fondo rotativo, acreditado a la cuenta del Crédito Hipotecario Nacional por la UDAF de este Ministerio, mediante presentación de listado de documentos de abono.

• BASE LEGAL : Acuerdo Ministerial 6-98, régimen de Fondo Rotativo. • UNIDAD RESPONSABLE : UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS.


Dirección Financiera 1. Acredita el fondo respectivo a la Dirección a través de una Resolución Ministerial. 2 días

Jefe de Contabilidad 2. Registra en caja fiscal e ingresa en el libro de control del fondo rotativo, el fondo acreditado por UDAF en el Crédito Hipotecario Nacional a favor de la Dependencia.

1 día

Jefe de Contabilidad 3. Recibe y consolida documentos originales que afectan el fondo rotativo, elabora listado de fondo rotativo codificado por rubro presupuestario y traslada a Jefe de la Unidad Administrativa para revisión y aprobación.

1 hora

Jefe de la Unidad Administrativa 4. Revisa, y traslada a Dirección o Subdirección para su aprobación. 1 hora

Director (a) 5. Recibe listado de fondo rotativo, y revisa si esta todo correcto. 1 día*

Jefe de Contabilidad 6. No esta correcto, realiza correcciones (vuelve a paso 2). *

Director (a) 7. Si esta correcto, firma y traslada a Unidad de Servicios Administrativos Internos para continuar trámite. 1 hora

Jefe de Contabilidad 8. Recibe, prepara fotocopias y traslada a Dirección Financiera para su reembolso, actualiza los renglones correspondientes en el libro de control del fondo rotativo.

1 día

Dirección Financiera 9. Analiza, aprueba, emite CUR, acredita cuenta monetaria de la Dirección en el Banco Crédito Hipotecario Nacional e informa al Jefe de Contabilidad.

*

Jefe de Contabilidad 10. Registra reembolso en el libro de control de fondo rotativo, elabora forma 92-A de la Contraloría General de Cuentas y actualiza saldo en chequera.

10 minutos


13

PROCESO: MFP-DBE-USAI06. Administración de Fondo Rotativo.

Dirección FinancieraDirección Unidad de Servicios

AdministrativosDirección Financiera

INICIO

Acredita el fondo respectivo a la Dirección a través de una Resolución Ministerial. (1)

Jefe de Contabilidad registra en caja fiscal e ingresa en el libro de

control del fondo rotativo, el fondo acreditado por UDAF

en el Crédito Hipotecario Nacional a favor de la

Dependencia. (2)

Recibe listado de fondo rotativo,

y revisa si esta todo correcto. (5)

¿Está todo correcto?.NO

FIN

Jefe de Contabilidad recibe y consolida documentos

originales que afectan el fondo rotativo, elabora listado de fondo rotativo codificado por rubro presupuestario y

traslada a Jefe de la Unidad Administrativa para revisión y

aprobación. (3)

Jefe de Contabilidad realiza correcciones (vuelve a paso 3) (6)

Firma y traslada a Unidad de Servicios


para continuar trámite. (7)

Jefe de Contabilidad recibe, prepara fotocopias y traslada a Dirección Financiera para su reembolso, actualiza los renglones correspondientes

en el libro de control del fondo rotativo. (8)

SI

Analiza, aprueba, emite CUR y acredita cuenta

monetaria de la Dirección en el Banco Crédito

Hipotecario Nacional. (9)

Jefe de Contabilidad registra reembolso en el libro de control de fondo rotativo, elabora forma 92-A de la

Contraloría General de Cuentas y actualiza saldo en

chequera. (10)

Revisa, y traslada a Dirección o Subdirección

para su aprobación. (4)

14



Elaborado por :



COMPRAS MENORES DEL FONDO DE CAJA CHICA

No. de Actividades: 12 Duración Estimada: 01 día

• OBJETO DEL PROCESO: Coordinar y supervisar las funciones a desarrollar en la ejecución de compras de bienes y servicios con fondo de caja chica, acreditada en cuenta de Fondo Rotativo Institucional de la Dirección Financiera del Ministerio.

• BASE LEGAL : Acuerdo Ministerial 164-2003 y Decreto Número 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto (Monto máximo de efectivo por cada compra Q500.00, con cargo a los renglones presupuestarios 100 y 200, Servicios no personales y Materiales y/o suministros, respectivamente).


RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe de Unidad Administrativa 1. Recibe solicitud para compra urgente de servicios no personales;

materiales y/o suministros. 1 hora

Encargado de Ejecución Presupuestaria. 2. Verifica la disponibilidad presupuestaria. 1 hora


3. NO EXISTE disponibilidad, se devuelve requerimiento rechazado. 10 minutos

Jefe de Unidad Administrativa 4.

SI EXISTE disponibilidad, se autoriza la compra y se traslada al Encargado de Ejecución Presupuestaria.

10 minutos

Encargado de Ejecución Presupuestaria. 5. Llena vale numerado y entrega a Encargado de Compras. 10

minutos

Encargado de Compras 6. Firma el vale por la cantidad erogada de efectivo con una duración de 48 horas siguientes a su emisión.

15 minutos

Encargado de Compras 7. Formaliza la compra del producto el cual no podrá ser mayor de Q500.00 y entrega al encargado de Almacén para darle ingreso. 6 horas*

Encargado de Almacén 8. Ingresa Productos, los que llevan ingreso (Grupo 200 “Materiales y Suministros”). Procedimiento MFP-DBE-USAI09. 1 hora

Encargado de Compras 9. Entrega la factura al encargado de Caja Chica, para liquidación del Vale. 10 minutos

Encargado de Ejecución Presupuestaria. 10. Recibe y verifica la factura y liquida el Vale. 30

minutos

Encargado de Caja Chica 11. Elabora listado de los documentos liquidados a través de las Boletas de

Liquidación de Caja Chica. 3 horas

Encargado de Caja Chica 12. Traslada liquidación al Encargado de Fondo Rotativo para incluir en la

reposición de Fondo Rotativo. 30


15

PROCESO: MFP-DBE-USAI07. Compras Menores del Fondo de Caja Chica.

Encargado de Caja Chica

Encargado de Almacen


Encargado de Ejecución

Presupuestaria

JefaturaUnidad de Servicios


Recibe solicitud para compra urgente de servicios no

personales; materiales y/o suministros. (1)

INICIO

Verifica la disponibilidad presupuestaria. (2)

¿Existe disponibilidad?.

SINO

Devuelve requerimiento rechazado. (3)

FIN

Autoriza la compra y se traslada al Encargado

de Ejecución Presupuestaria. (4)

Llena vale numerado y entrega a Encargado

de Compras. (5)

Firma el vale por la cantidad erogada de efectivo con una

duración de 48 horas

siguientes a su emisión. (6)

Formaliza la compra del producto el cual no podrá ser mayor de Q500.00 y entrega al encargado de

Almacén para darle

ingreso. (7)

Ingresa Productos, los que llevan ingreso (Grupo 200

“Materiales y Suministros”). Procedimiento MFP-DBE-

USAI09. (8)

Entrega la factura al encargado de Caja

Chica, para liquidación

del Vale. (9)

Recibe y verifica la factura

y liquida el Vale. (10)

Elabora listado de los documentos liquidados a través de las Boletas de Liquidación

de Caja Chica. (11)

Traslada liquidación al Encargado de Fondo

Rotativo para incluir en la reposición de Fondo

Rotativo. (12)

16



Elaborado por :



ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA


• OBJETO DEL PROCESO: Establecer control en la disponibilidad de caja chica, permitiendo que la misma este en capacidad (toda vez no ascienda de Q3, 000.00) de cubrir las gastos eventuales de compra.

• BASE LEGAL : Acuerdo Ministerial 164-2003 y Decreto Número 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. • UNIDAD RESPONSABLE : UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS.

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Encargado de Caja

Chica 1. Verifica que el fondo asignado de caja chica se encuentre integrado por

numerario de curso legal o documentos válidos de respaldo. 30

minutos

Encargado de Caja Chica 2. Revisa la fecha de elaboración de los Vales y establece si existen vales

con más de 48 de haberse emitido. 10

minutos

Encargado de Caja Chica 3.

SI EXISTEN vales vencidos, elabora reporte de vales vencidos y traslada al Jefe de Unidad Administrativa.

15 minutos

Jefe de Unidad Administrativa 4. Indaga a Encargado de Compras sobre el motivo por el cual no se ha

liquidado el vale para continuar trámite. 20

minutos


A solicitud del Encargado de Compras y con requerimiento de compra que no exceda del monto máximo autorizado, elabora vale por el monto solicitado y requiere Visto Bueno del Jefe de Unidad Administrativa.

5 minutos

Encargado de Caja Chica 6. Solicita la firma del Encargado de Compras, procede a hacer entrega del

efectivo y establece si se ha utilizado más del 40% del fondo. 1 hora

Encargado de Caja Chica

7. No. Continúa con actividad 14. 5 minutos


Si, elabora la solicitud de reposición del fondo de caja chica y traslada al Jefe de Contabilidad. 1 hora

Jefe de Contabilidad 9. Revisa documentos, los firma y traslada a Encargado de Ejecución Presupuestaria para que elabore cheque. 1 hora

Encargado de Ejecución Presupuestaria

10. Elabora Cheque y traslada a Jefe de Unidad Administrativa. 1 día

Jefe de Unidad Administrativa 11. Revisa y firma documento y traslada a Dirección para autorización y firma. 30

minutos

Director (a) 12. Autoriza y firma Cheque. 1 hora

Encargado de Caja Chica 13. Hace efectivo el cheque e ingresa numerario en caja metálica. 2 horas


Recibe factura de compra autorizada por las autoridades máximas de la Dependencia. (Para todo lo que no son servicios se debe adjuntar la constancia de ingreso a almacén o inventario de los bienes).

5 minutos*

Encargado de Caja Chica 15. Procede a cancelar el vale por el motivo de las facturas liquidadas,

devuelve copia a Encargado de Compras y archiva el original. 5 minutos


17

Du

raci

ón

Est

imad

a: 0

2 D

ías

/ N

úmer

o d

e A

ctiv

idad

es: 1

5 / Ú

ltim

a R

evi

sió

n: 1

9 de

Oct

ubr

e de

2,0

07 /

Uni

dad

Res

pons

able

: Uni

dad

de

Ser

vici

os

Adm

inis

trat

ivo

s In

tern

os

-D

irecc

ión

de

Bie

nes

de

l Est

ado

-M

.F.P

.

PROCESO: MFP-DBE-USAI08. Administración del Fondo de Caja Chica.

DirecciónUnidad Administrativa

Encargado de Ejecución Presupuestaria

Unidad de Servicios Administrativos Internos

Unidad Administrativa

Jefe de ContabilidadEncargado de Caja

Chica

Recibe solicitud para compra urgente de servicios no

personales; materiales y/o suministros. (1)

INICIO

Revisa la fecha de elaboración de los Vales y establece si

existen vales con más de 48 de

haberse emitido. (2)

SI EXISTEN vales vencidos, elabora reporte de vales

vencidos y traslada al Jefe de

Unidad Administrativa. (3)

¿Se ha utilizado más?.

SINO

Jefe de Unidad indaga a Encargado de Compras

sobre el motivo por el cual no se ha liquidado el vale

para continuar trámite. (4)

A solicitud del Encargado de Compras y con requerimiento de compra que no exceda del monto máximo autorizado, elabora vale por el monto solicitado y requiere Visto Bueno del Jefe de Unidad

Administrativa. (5)

Solicita la firma del Encargado de Compras, procede a hacer

entrega del efectivo y establece si se ha utilizado

más del 40% del fondo. (6)

Continúa con

actividad 14. (7)

Elabora la solicitud de reposición del fondo de caja chica y traslada al Jefe de

Contabilidad. (8)

Revisa documentos, los firma y traslada a Encargado de

Ejecución Presupuestaria para

que elabore cheque. (9)

Elabora Cheque y traslada a

Jefe de Unidad Administrativa.(10)

Jefe de Unidad revisa y firma documento y traslada a

Dirección para autorización y firma. (11)

Autoriza y firma Cheque. (12)

Hace efectivo el cheque e ingresa numerario en caja

metálica. (13)

Recibe factura de compra autorizada por las autoridades máximas de la Dependencia,

(para todo lo que no son servicios se debe adjuntar la constancia de ingreso a almacén o inventario de

los bienes). (14)

Procede a cancelar el vale por el motivo de las facturas liquidadas, devuelve copia a Encargado de

Compras y archiva el original. (15)

FIN

18



Elaborado por :


CÓDIGO: MFP-DBE-USAI09 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 ALMACEN DE SUMINISTROS No. de Actividades: 17

Duración Estimada: 03 días • OBJETO DEL PROCESO: Control de Ingresos y Egresos de materiales y suministros adquiridos por la Dirección, para uso

en las funciones del personal de la misma. • BASE LEGAL : Acuerdo Ministerial 6-98, Régimen del Fondo Rotativo. • UNIDAD RESPONSABLE : UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS.

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Encargado de Almacén y

Suministros 1. Elabora requerimientos de los suministros que no hay en existencias y traslada a Jefe de Unidad Administrativa.

30 minutos

Jefe de Unidad Administrativa 2. Revisa requerimiento y establece si existe disponibilidad presupuestaria. 1 hora

Jefe de Unidad Administrativa 3. NO hay disponibilidad, devuelve requerimientos rechazados. 30

minutos

Encargado de Compras 4. SI hay disponibilidad, aplica Procedimiento MFP-DBE-USAI05 (actividad no. 7 en adelante). 2 días

Encargado de Almacén y Suministros 5. Revisa los suministros entregados por el proveedor y establece que sean

de calidad y cantidad según indica la Factura, previo a ser recibidos. 2 horas*

Encargado de Almacén y Suministros 6.

NO cumple con las condiciones de calidad y cantidad, se devuelve al proveedor para su reemplazo. 1 hora


Cumpliendo las condiciones de calidad y cantidad, se procede a la recepción de la Factura y se ingresa a las tarjetas de controles autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.

2 horas*

Encargado de Almacén y Suministros 8. Procede a llenar Formulario 1H de la Contraloría General de Cuentas

(Ingresos a Almacén). 1 hora*

Encargado de Almacén y Suministros

9. Traslada Facturas con sus Formularios de Ingreso a Almacén a Jefe de Unidad Administrativa para conocimiento y firma respectiva.

1 hora

Jefe de Unidad Administrativa 10. Revisa Facturas y firma Formularios. 30

minutos

Encargado de Almacén y Suministros 11. Recibe requisiciones de materiales y suministros de los Departamentos y

establece si hay existencias. 30

minutos


12. No hay , vuelve a la actividad 1. 10 minutos


Sí hay , se trasladan requisiciones al Jefe de Unidad Administrativa para su autorización.

10 minutos

Jefe de Unidad Administrativa 14. Revisa requisiciones y autoriza. 10

minutos


15. Entrega suministros solicitados por la Secretaria o Asistente del Departamento solicitante y descarga los mismos en las tarjetas de controles autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.

30 minutos

Encargado de Almacén y Suministros 16. Se archivan los documentos respectivos (Fotocopias de Facturas, Ingresos

y Tarjetas). 1 hora

Encargado de Almacén y Suministros 17. La última semana de cada mes, efectúa los recuentos físicos de los

materiales y suministros para establecer saldos en tarjetas. 2 horas*


19

Du

raci

ón E

stim

ada

: 03

Día

s /

Nú

mer

o d

e A

ctiv

idad

es: 1

7 /

Últi

ma

Rev

isió

n: 1

9 d

e O

ctub

re d

e 2

,00

7 /

Un

idad

Re

spon

sabl

e: U

nida

d d

e S

erv

icio

s A

dmin

istr

ativ

os

Inte

rno

s -

Dire

cció

n d

e B

ien

es d

el E

sta

do -

M.F

.P.

PROCESO: MFP-DBE-USAI09. Almacén de Suministros. (Pág. 1/2).

JefaturaUnidad de Servicios Administrativos

Internos





INICIO

Elabora requerimientos de los suministros que no hay en existencias y

traslada a Jefe de Unidad Administrativa. (1)

Revisa requerimiento y establece si existe

disponibilidad presupuestaria para

comprarlos. (2)

¿Existe disponibilidad?

SINO

Aplica Procedimiento

MFP-DBE-USAI05

(actividad no. 7 en

adelante). (4)

Revisa los suministros entregados por el proveedor y establece que sean de calidad y cantidad según

indica la Factura, previo a ser recibidos. (5)

¿Cumple con lo solicitado?

NO

Se devuelve al proveedor para su reemplazo. (6)

Se procede a la recepción de la Factura y se ingresa a las tarjetas de controles autorizadas por la Contraloría General

de Cuentas. (7)

SI

Devuelve requerimientos

rechazados. (3)

FIN

Traslada Facturas con sus Formularios de Ingreso a Almacén a Jefe de Unidad

Administrativa para conocimiento y

firma respectiva. (9)

Procede a llenar Formulario 1H de la Contraloría General de Cuentas

(Ingresos a Almacén). (8)

Revisa Facturas y firma Formularios. (10)

Recibe requisiciones de materiales y suministros de los Departamentos y

establece si hay existencias. (11)

¿Hay existencias?NO

SI

Se trasladan requisiciones al Jefe de Unidad

Administrativa para su autorización. (13)

Revisa requisiciones y autoriza.(14)

Vuelve a actividad No. 1 (12)

B

21



Elaborado por :


CÓDIGO: MFP-DBE-USAI10 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 CONTROL DE INVENTARIOS No. de Actividades: 07

Duración Estimada: 06 horas • OBJETO DEL PROCESO: Registrar el ingreso y salida de los bienes muebles al inventario de la Dependencia. • BASE LEGAL : Acuerdo Gubernativo Número 217-94 “Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la

Administración Pública”. Decreto Número 103-97 del Congreso de la República de Guatemala (Regulariza los Bienes de Consistencia Ferrosa). Acuerdo Gubernativo 779-98 “Reglamento del Decreto No. 103-97”. Circular 3-57 de fecha 01 de diciembre de 1969. Acuerdo Ministerial Número 108-2004 de fecha 31 de diciembre de 2004 “Creación de las Aplicaciones de Inventario de Activos Fijos dentro del Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN-WEB).



Encargado de Inventario 1. Recibe o entrega el mobiliario, equipo o vehículos consignados a la Dirección de Bienes del Estado. 1 hora*

Encargado de Inventario 2. Verifica en el libro de inventario el número y cuenta que le corresponde al bien. 2 horas

Encargado de Inventario 3. Establece si es un nuevo ingreso/egreso o no. 30 minutos

Encargado de Inventario 4.

SI ES un nuevo ingreso/egreso , da ingreso o egreso al libro de inventario mediante facturas del proveedor o resoluciones emitidas por el Departamento de Adjudicación y Legalización de bienes Muebles, según sea el caso.

1 hora

Encargado de Inventario 5. Identifica (adhiere etiqueta) el bien obtenido con el número correlativo respectivo y posteriormente registra el mismo en el SICOIN-WEB (Área de Inventarios).

1 hora

Encargado de Inventario 6.

SI NO ES un nuevo ingreso/egreso , se actualiza la tarjeta de responsabilidad del empleado, cargándose o descargándose el bien ingresado o egresado del Inventario. (Varía de acuerdo a la cantidad de Bienes a Cargar y/o Descargar).

30 minutos

Jefe de Unidad Administrativa 7. Aprueba movimientos efectuados o realizados en el SICOIN-WEB. 10


22

PROCESO: MFP-DBE-USAI10. Control de Inventarios.

JefaturaUnidad de Servicios Administrativos Internos


Encargado de Inventario

INICIO

Recibe o entrega el mobiliario, equipo o

vehículos consignados a la Dirección de Bienes

del Estado. (1)

Verifica en el libro de inventario el número y cuenta que le

corresponde al bien. (2)

Establece si es un nuevo

ingreso/egreso o no. (3)

¿Es un nuevo ingreso?

Da ingreso o egreso al libro de inventario mediante facturas del

proveedor o resoluciones emitidas por el Departamento de Adjudicación y Legalización de bienes Muebles, según sea

el caso. (4)

Identifica (adhiere etiqueta) el bien obtenido con el número

correlativo respectivo y posteriormente registra el

mismo en el SICOIN-WEB (Área de Inventarios). (5)

FIN

Se actualiza la tarjeta de responsabilidad del empleado,

cargándose o descargándose el bien ingresado o egresado del Inventario. (Varía de acuerdo a la cantidad de Bienes a Cargar

y/o Descargar). (6)

Aprueba movimientos efectuados o realizados en el SICOIN-WEB. (7)

NO SI

23



Elaborado por :



RECEPCIÓN, TRÁMITE Y EVACUACIÓN DE DOCUMENTOS Y

EXPEDIENTES

No. de Actividades: 12 Duración Estimada: 4 horas – 1 día

• OBJETO DEL PROCESO: Atención al Público en el trámite de solicitudes o gestiones relacionadas con el patrimonio del Estado.

• BASE LEGAL : Artículo 28 de la Constitución Política de la República de Guatemala. Decreto Número 119-96 “Ley de lo Contencioso Administrativo” y su Reforma. Decreto 98-97.Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.



Usuario 1. Se presenta a recepción para ingresar documentos o requerir información. 15 minutos

Encargado de Recepción 2. Asigna número de registro (si fuese necesario), ingresa información al

sistema computarizado y traslada a Asesoría de Dirección. 15

minutos

Asistente de Asesoría de Dirección. 3. Recibe documentos, revisa que tengan ingreso en la base de datos y

traslada al Asesor(a) de Dirección para su revisión.

Asesor(a) de Dirección 4. Recibe documentos, analiza, consigna a Departamento que corresponde y solicita firma de Dirección o Sub-Dirección.

2 horas

Dirección o Subdirección 5. Firma hoja de trámite y Asistente de Dirección traslada a Asistente de Asesoría de Dirección para su distribución.

15 minutos

Asistente de Asesoría de Dirección. 6. Traslada expediente o documento al Jefe de Departamento que

corresponda. 15

minutos

Jefe de Depto. que corresponda

7. Analiza expediente, resuelve favorable o desfavorablemente y devuelve a Asesoría de Dirección.

***

Asesoría de Dirección 8. Revisa documento y traslada a Dirección o Sub-Dirección para firma. 30 minutos

Dirección o Subdirección 9. Recibe, revisa, firma y Asistente de Dirección traslada a Asistente de Asesoría de Dirección. 1 hora

Asistente de Asesoría de Dirección.

10. Recibe y revisa que el expediente este completo y firmado, estableciendo si es necesario notificar al interesado o en su defecto trasladarlo a donde corresponda.

30 minutos

Asesoría de Dirección 11. Si no es necesario notificar o continuar su trámite , traslada expediente al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado, para su respectivo archivo.

30 minutos

Asesoría de Dirección 12. Si es necesario notificar o continuar su trámite , traslada a donde corresponda. (Ver procesos relacionados).

30 minutos


24

Du

raci

ón

Est

ima

da

: 0

4 H

ora

s-1

día

/ N

úm

ero

de

Act

ivid

ad

es:

12

/ Ú

ltim

a R

evi

sió

n:

19

de

Oct

ub

re d

e 2

,00

7 /

Un

ida

d R

esp

ons

ab

le:

Un

ida

d d

e S

erv

icio

s A

dm

inis

tra

tivo

s In

tern

os

-D

ire

cció

n d

e B

ien

es

de

l Est

ad

o -

M.F

.P.

PROCESO: MFP-DBE-USAI11. Recepción, Trámite y Evacuación de Documentos y Expedientes.

JEFE DE DEPARTAMENTO QUE

CORRESPONDADIRECCIÓN

ASESORÍA DE DIRECCIÓN

(Asesor y Asistente)


Encargado de Recepción

USUARIO

INICIO

Asigna número de registro (si fuese necesario), ingresa

información al sistema computarizado y traslada a

Asesoría de Dirección. (2)

Se presenta a recepción para ingresar documentos o requerir

información. (1)

Asistente recibe documentos, revisa que tengan ingreso en la

base de datos y traslada al Asesor (a) de Dirección para su

revisión. (3)

Firma hoja de trámite y Asistente de Dirección traslada a Asistente de

Asesoría de Dirección para su

distribución. (5)

Asistente de Asesoría traslada expediente al Jefe de

Departamento que

corresponda. (6)

Analiza expediente, resuelve favorable o desfavorablemente

y traslada a Asesoría de

Dirección. (7)

Revisa documento y traslada a Dirección o Sub-Dirección

para firma. (8)

Recibe, revisa, firma y Asistente de Dirección traslada a Asistente de

Asesoría de Dirección. (9)

Recibe y revisa que el expediente este completo y firmado, estableciendo si es

necesario notificar al interesado o en su defecto trasladarlo a

donde corresponda. (10)

Asesor traslada expediente al

Departamento de Registro del

Patrimonio del Estado, para su

respectivo archivo.(11)

Traslada a donde corresponda.

(Ver procesos relacionados).(12)

¿Es procedente?NO SI

FIN

Asesor recibe documentos, analiza, consigna a Departamento que

corresponde y solicita firma de

Dirección o Sub-Dirección. (4)

25



Elaborado por :



REVISIÓN Y REPARACIÓN DE EQUIPO


• OBJETO DEL PROCESO: Gestionar interna o externamente el Mantenimiento, Supervisión y Reparación del Equipo cargado al personal de la Dependencia que presente algún desperfecto o mal funcionamiento.



RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe o Subjefe de la

Unidad o Departamento interesado

1. Envía a Dirección o Subdirección solicitud de supervisión y reparación de algún Equipo determinado. 1 día

Dirección o Subdirección 2. Recibe, conoce y traslada a Jefe Unidad Administrativa. 1 día

Jefe de Unidad Administrativa 3. Recibe solicitud, revisa y traslada a Encargado de Inventarios. 2 horas

Encargado de Inventarios 4.

Revisa el estado del equipo reportado, emite un diagnóstico preliminar de las posibles reparaciones, mejoras o modificaciones necesarias para su buen funcionamiento, y establece si las mismas se deberán solicitar a alguna Dependencia del Ministerio o a nivel externo.

1 día


Dependencia del Ministerio . Redacta oficio dirigido a la Dirección que corresponda, solicitando la supervisión y/o reparación del Equipo Reportado y traslada a Jefe Unidad Administrativa para su firma.

2 horas

Jefe de Unidad Administrativa 6. Con visto bueno de Dirección o Subdirección, envía oficio correspondiente. 2 horas

Dirección que corresponda 7. Recibe solicitud, revisa equipo y de acorde a la supervisión realizada,

informa a ésta Dirección las acciones necesarias para su reparación. *

Dirección o Subdirección 8. Recibe diagnóstico final por parte de la Dirección que corresponda y traslada a Jefe de Unidad Administrativa para su revisión. 2 horas

Jefe Unidad Administrativa 9.

Recibe, revisa y coordina la ejecución de las acciones propuestas por la Dependencia que haya supervisado el equipo. Traslada a Encargado de Inventario para su revisión.

4 horas

Encargado de Inventarios 10. Ingresa información y con visto bueno del Jefe Unidad Administrativa

notifican al Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento interesado. 1 día

Jefe Unidad Administrativa

11. A Nivel Externo . Contrata los servicios técnicos de una Empresa determinada, para la reparación del Equipo reportado.

*


Reparado el Equipo que reporto, ingresa información y con visto bueno del Jefe Unidad Administrativa notifica al Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento interesado.

1 día


Si el equipo no pudo ser reparado por ninguna de las dos vías, se descargará de la tarjeta de responsabilidad que corresponda y se le dará de baja del inventario correspondiente.

1 día


Si fuese Equipo de Cómputo el que presenta algún de sperfecto o mal funcionamiento, el Encargado de Inv entarios deberá solicitar a la Dirección de Informática un I nforme Técnico que diagnostique el estado real del mismo, para así gestionar su debida reparación a donde correspo nda.

26

PROCESO: MFP-DBE-USAI12. Revisión y Reparación de Equipo.

Dependencia que corresponda

Encargado de Inventarios


DIRECCIÓN O

SUBDIRECCIÓN

Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento

interesado

INICIO

Envía a Dirección o Subdirección solicitud de

supervisión y reparación de algún Equipo determinado. (1)

Recibe, conoce y traslada a Jefe Unidad

Administrativa. (2)

Recibe solicitud, revisa y traslada a Encargado de

Inventarios. (3)

Revisa el estado del equipo reportado, emite un diagnóstico

preliminar de las posibles reparaciones, mejoras o

modificaciones necesarias para su buen funcionamiento, y establece si las mismas se deberán solicitar a alguna

Dependencia del Ministerio o a nivel externo. (4)

Dependencia del Ministerio. Redacta oficio dirigido a la Dirección que corresponda, solicitando la supervisión y/o

reparación del Equipo Reportado y traslada a Jefe Unidad

Administrativa para su firma. (5)Con visto bueno de Dirección o Subdirección,

envía oficio correspondiente. (6)

Recibe solicitud, revisa equipo y de acorde a la supervisión realizada,

informa a ésta Dirección las acciones necesarias para su reparación. (7)

Recibe diagnóstico final por parte de la Dirección que

corresponda y traslada a Jefe de Unidad Administrativa

para su revisión. (8) Recibe, revisa y coordina la ejecución de las acciones

propuestas por la Dependencia que haya supervisado el equipo.

Traslada a Encargado de Inventario para su revisión. (9)

Ingresa información y con visto bueno del Jefe Unidad Administrativa notifican al

Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento interesado.

(10)

A Nivel Externo. Contrata los servicios

técnicos de una Empresa determinada, para la reparación del Equipo reportado. (11)

FINReparado el Equipo que reporto, ingresa información y con visto bueno del Jefe

Unidad Administrativa notifica al Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento

interesado. (12)

Reparado el Equipo que reporto, ingresa información y con visto bueno del Jefe

Unidad Administrativa notifica al Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento

interesado. (13)

27



Elaborado por :


DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS • OBJETO DEL DEPARTAMENTO: Determinar la vocación y destino de los inmuebles del Estado para el mejor uso y

mayor aprovechamiento de los mismos, a través de estudios técnicos y de factibilidad, emitiendo opiniones y dictámenes relacionados con el Patrimonio del Estado. Asimismo, desarrollar la normatividad de la Dependencia elaborando los manuales administrativos correspondientes, revisión y actualización de formularios administrativos, promover el desarrollo profesional del personal de la Dependencia por medio de la Gestión de Capacitación Profesional, contribuir a la elaboración de Documentos de planificación e informes de seguimiento, regularizar la posesión de bienes estatales en poder de terceros, así como aprovechar el potencial económico de los inmuebles estatales que estén siendo utilizados o fracciones de estos, para captar recursos financieros que ingresen al fondo común del erario nacional, control y seguimiento de pagos en concepto de arrendamientos, consolidación del POA, PROGRAMACIÓN ANUAL Y TRIMESTRAL DE PRODUCCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS y otros informes y documentos administrativos.

• BASE LEGAL: Artículo 41 numeral 4 del Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas. Acuerdo Gubernativo No. 905-2002 “Reglamento para Regularizar y Otorgar en Arrendamiento Bienes Inmuebles Propiedad del Estado”.

• ESTRUCTURA: Jefatura y Sub-Jefatura de Departamento, Asistente, Jefe de las Secciones de Comercialización y Evaluación de Proyectos, Analistas Registrales y Comerciales, Evaluadores de Proyectos, Analista Jurídico, Abogados y Procuradores.

28



Elaborado por :


CÓDIGO: MFP-DBE-EYP01 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007

ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS


• OBJETO DEL PROCESO: Rediseñar y actualizar procedimientos administrativos que permitan agilizar el servicio que presta la Dependencia a los usuarios externos e internos.

• BASE LEGAL : Acuerdo Ministerial 21-2007 de fecha 25 de abril de 2007 / Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.

• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS.

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Depto. Estudios y

Proyectos 1. Recibe solicitud de Dirección, conoce y traslada a Jefe Sección de Evaluación de Proyectos. 1 día

Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 2. Conoce el asunto y traslada a Evaluador de Proyectos. 1 día

Evaluador de Proyectos 3.

Recibe petición, y conjuntamente con la unidad o departamento interesado, procede a analizar el procedimiento actual y a realizar un diagnóstico de la situación, asimismo realiza las consultas y estudios técnicos necesarios para establecer y proponer alternativas de cambio en los procedimientos existentes.

8 días

Evaluador de Proyectos 4. Realiza las modificaciones o cambios necesarios para actualizar el procedimiento y traslada al Jefe de la Sección de Evaluación de Proyectos. 3 días

Jefe Sección de Evaluación de Proyectos

5. Revisa las modificaciones o cambios y con visto bueno traslada los procedimientos actualizados al Jefe Depto. de Estudios y Proyectos.

1 día

Jefe Depto. Estudios y Proyectos 6. Revisa, aprueba y traslada a Dirección. 1 día

Director (a) 7. Conjuntamente con el Jefe de la Unidad o Departamento interesado, revisa las actualizaciones realizadas a los procedimientos y establece si se aprueban las modificaciones.

1 día

Director (a) 8. NO, anota observaciones y devuelve a Jefe Depto. Estudios y Proyectos. 1 día

Jefe Depto. Estudios y Proyectos 9. Recibe observaciones y traslada al Jefe de Sección de Evaluación de

Proyectos para realizar los cambios requeridos. 1 día

Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 10. Recibe y entrega a Evaluador de Proyectos para realizar los cambios

requeridos. (Vuelve a actividad No. 4) 1 día

Director (a) 11. SI, autoriza modificaciones y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos. 1 día

Jefe Depto. Estudios y Proyectos 12. Recibe y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos. 1 día


13. Recibe y traslada a Evaluador de Proyectos para elaborar proyecto de RESOLUCIÓN interna que formalice la integración de las modificaciones y/o actualizaciones respectivas.

1 día

Evaluador de Proyectos 14. Realiza proyecto de RESOLUCIÓN interna y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos para su aprobación. 1 día

Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 15. Recibe, aprueba y con visto bueno de Jefe Depto. Estudios y Proyectos,

traslada a Dirección para firma. 4 horas

Director (a) 16. Recibe, firma RESOLUCIÓN y traslada a Jefe Depto de Estudios. 1 día

Jefe Depto. Estudios y Proyectos 17. Recibe Resolución firmada y traslada a Jefe de Sección de Estudios y

Proyectos. 4 horas


Con Resolución firmada traslada a Evaluador de Proyectos para integrar oficialmente las modificaciones y/o actualizaciones al Manual de Procesos y Procedimientos.

1 día


29

Duración Estimad

a: 2

8 días/ Número de Actividades: 18

/ Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Respon

sable: Dep

artamento de Estud

ios y Proyectos -Dirección de Bienes del E

stad

o -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-EYP01. Actualización de Procedimientos Administrativos.

DIRECCIÓN Y/O SUBDIRECCIÓN

JefaturaSección de Evaluación

de Proyectos Depto. de Estudios y Proyectos

Evaluador de Proyectos

Depto. de Estudios y Proyectos

ANALISTADepto. de Estudios y Proyectos

JefaturaDepartamento de

Estudios y Proyectos

Recibe solicitud de Dirección, conoce y traslada a Jefe Sección de Evaluación de

Proyectos. (1)

INICIO

Conoce el asunto y traslada a Evaluador de Proyectos. (2)

Recibe petición, y conjuntamente con la unidad o departamento interesado, procede a

analizar el procedimiento actual y a realizar un

diagnóstico de la situación, asimismo realiza las consultas y estudios

técnicos necesarios para establecer y proponer

alternativas de cambio en los procedimientos existentes. (3)

Realiza las modificaciones o cambios necesarios para actualizar el procedimiento y traslada al Jefe de la

Sección de Evaluación de Proyectos. (4)

Revisa las modificaciones o cambios y con visto bueno traslada los procedimientos

actualizados al Jefe Depto. de Estudios y Proyectos. (5)

Revisa, aprueba y traslada a Dirección. (6)

Conjuntamente con el Jefe de la Unidad o

Departamento interesado, revisa las actualizaciones

realizadas a los procedimientos y establece

si se aprueban las modificaciones. (7)

NO ¿Se aprueban las modificaciones?

SI

Anota observaciones y devuelve a Jefe Depto. Estudios y Proyectos. (8)

Autoriza modificaciones y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos. (11)

Recibe observaciones y traslada al Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos para realizar los cambios

requeridos. (9)

Recibe y entrega a Evaluador de Proyectos para

realizar los cambios requeridos. (Vuelve a actividad No. 4) (10)

Recibe y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de

Proyectos. (12)

Recibe y traslada a Evaluador de Proyectos para elaborar proyecto de RESOLUCIÓN interna que formalice la integración de las

modificaciones y/o actualizaciones respectivas. (13)

FIN

Recibe, aprueba y con visto bueno de Jefe Depto. Estudios y

Proyectos, traslada a Dirección para firma. (15)

Realiza proyecto de RESOLUCIÓN interna y

traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos para

su aprobación. (14)

Recibe, firma RESOLUCIÓN y traslada a Jefe Depto de Estudios y Proyectos. (16)

Recibe Resolución firmada y traslada a Jefe de Sección de Estudios y Proyectos. (17)

Con Resolución firmada traslada a Evaluador de Proyectos para integrar

oficialmente las modificaciones y/o actualizaciones al Manual de Procesos y Procedimientos.

(18)

30



Elaborado por :



FORMULACIÓN DE PROYECTOS


• OBJETO DEL PROCESO: Consiste en aplicar la metodología de formulación de proyectos para plantear alternativas de solución a un problema o a una necesidad de transformación o mejoramiento de una situación real.




Proyectos 1. Recibe solicitud, conoce y traslada al Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos. 2 horas

Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 2. Revisa solicitud, analiza, determina grado de profundidad del estudio y

traslada a Evaluador de Proyectos. 45

minutos


Realiza un análisis de la situación. Define el proyecto junto con su Marco Lógico de Objetivos. Realiza el estudio de mercado, de ingeniería y financiero, dependiendo del grado de profundidad del estudio y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos. (Este tipo de estudios requiere el concurso de profesionales especializados en cada aspecto particular del mismo).

* Variable (según

naturaleza del

proyecto)


4. Recibe estudio, revisa y establece si existen correcciones o modificaciones que considere pertinentes.

3 días

Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 5. SI. Proyecto regresa a actividad No. 3. 1 día

Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 6. NO. Proyecto continúa su trámite. 1 día

Evaluador de Proyectos 7. Redacta INFORME FINAL del Proyecto y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos.

4 horas

Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 8. Recibe y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos para su visto bueno. 1 hora

Jefe Depto. Estudios y Proyectos 9. Revisa, da visto bueno al documento final y lo traslada a Dirección para su

aprobación. 1 hora

Director (a) 10. Recibe y Aprueba realización del Proyecto. 1 día *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.

31

Duración Estimada: 07 días/ Número de Actividades: 10 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departam

ento de Estudios y Proyectos -Dirección de Bienes del E

stado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-EYP02. Formulación de Proyectos.


Evaluador de Proyectos


JefaturaSección de Evaluación de

Proyectos Depto. de Estudios y Proyectos

JefaturaDepartamento de


INICIO

Recibe solicitud, conoce y traslada al Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos.

(1)

Revisa solicitud, analiza, determina grado de

profundidad del estudio y traslada a Evaluador de

Proyectos. (2)

Realiza un análisis de la situación. Define el proyecto junto con su Marco Lógico de Objetivos. Realiza el estudio de

mercado, de ingeniería y financiero, dependiendo del

grado de profundidad del estudio y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos. (3)

*Nota: Este tipo de estudios requiere el concurso de

profesionales especializados en cada aspecto particular del

mismo.

Recibe estudio, revisa y establece si existen correcciones o

modificaciones que considere pertinentes. (4)

NO ¿Existen correciones?

SI

Proyecto regresa a actividad No. 3. (5)

Proyecto continúa su trámite. (6)

Redacta INFORME FINAL del Proyecto y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de

Proyectos. (7)

Recibe y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos para su

visto bueno. (8)

Revisa, da visto bueno al documento final y lo traslada a

Dirección para su aprobación. (9)

FIN

Recibe y Aprueba realización del PROYECTO. (10)

32



Elaborado por : Departamento de Estudios y Proyectos


EVALUACIÓN DE PROYECTOS


• OBJETO DEL PROCESO: Proporcionar a las autoridades de la Dependencia, un estudio técnico que pueda servir de fundamento para la toma de decisiones respecto a la adjudicación, adscripción, usufructo, donación y arrendamiento de bienes inmuebles estatales.




Proyectos 1. Recibe solicitud de estudio, analiza y traslada al Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos. 1 día


2. Recibe proyecto, conoce y lo asigna a Evaluador de Proyectos. 1 hora


Recibe, estudia, analiza e investiga el contenido del Proyecto. Realiza las evaluaciones de tipo financiero, económico y social, de acuerdo a la naturaleza del proyecto. Asimismo, considera la necesidad de un estudio de impacto ambiental, así como las recomendaciones administrativas y legales que considere necesarias.

* Variable (según

naturaleza del

proyecto)

Evaluador de Proyectos 4. Elabora informe sobre la Viabilidad del Proyecto y lo envía al Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos. 3 días


5. Recibe informe, revisa, da su visto bueno y traslada estudio al Jefe Depto. Estudios y Proyectos.

2 días

Jefe Depto. Estudios y Proyectos 6. Aprueba y devuelve al solicitante. 2 días


33



stado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-EYP03. Evaluación de Proyectos.

Evaluador de ProyectosDepto. de Estudios y Proyectos

JefaturaSección de Evaluación de

Proyectos Depto. de Estudios y Proyectos

JefaturaDepartamento de Estudios y

Proyectos

Recibe solicitud de estudio, analiza y traslada al Jefe de Sección de Evaluación de

Proyectos. (1)

INICIO Recibe proyecto, conoce y lo asigna a Evaluador de

Proyectos. (2)

Recibe, estudia, analiza e investiga el contenido del Proyecto. Realiza las

evaluaciones de tipo financiero, económico y social, de acuerdo a la naturaleza del proyecto.

Asimismo, considera la necesidad de un estudio de impacto ambiental, así como las

recomendaciones administrativas y legales que considere necesarias. (3)

Elabora informe sobre la Viabilidad del Proyecto y lo envía al Jefe de Sección de

Evaluación de Proyectos. (4)

Recibe informe, revisa, da su visto bueno y traslada estudio al Jefe Depto. Estudios y Proyectos. (5)

Recibe solicitud de estudio, analiza y traslada al Jefe de Sección de Evaluación de

Proyectos. (6)

FIN

34



Elaborado por :


CÓDIGO: MFP-DBE-EYP04A ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007

ESTUDIO SOCIOECONÓMICO


• OBJETO DEL PROCESO: Obtención de elementos de juicio y evaluación de situación económica y social de las personas que solicitan inmuebles propiedad del Estado.




Proyectos 1. Recibe expediente y lo traslada a Jefe de la Sección de Evaluación de Proyectos.

45 minutos

Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 2. Revisa y traslada expediente a Trabajadora Social. 30

minutos

Trabajadora Social 3. Revisa y asigna expediente al Investigador Socioeconómico. 30 minutos

Investigador Socioeconómico

4. Realiza visitas domiciliarias y entrevistas personales a nivel de Gabinete. 3 días*

Investigador Socioeconómico 5. Elabora informe socioeconómico de conformidad con la normativa legal

vigente y traslada Trabajadora Social para su aprobación. 4 horas

Trabajadora Social 6. Revisa el informe, autoriza y envía expediente al Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos para visto bueno.

45 minutos


7. Revisa informe, da su visto bueno y traslada expediente el Jefe Depto. de Estudios y Proyectos para su visto bueno.

45 minutos

Jefe Depto. Estudios y Proyectos 8. Traslada expediente al Departamento que corresponda. 1 hora.


35

PROCESO: MFP-DBE-EYP04A. Estudio Socioeconómico.

Trabajadora Social / Investigador Socioeconómico


JefaturaSección de Evaluación de Proyectos



Proyectos

Recibe expediente y lo traslada a Jefe de la Sección de Evaluación

de Proyectos. (1)

INICIO

Revisa y traslada expediente a Trabajadora Social. (2)

Trabajadora Social revisa y asigna expediente al Investigador

Socioeconómico. (3)

Investigador realiza visitas domiciliarias y entrevistas personales a nivel de

Gabinete. (4)

Trabajadora Social revisa el informe, autoriza y envía

expediente al Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos

para visto bueno. (6)

Elabora informe socioeconómico de conformidad con la normativa

legal vigente y traslada a

Trabajadora Social. (5)

Revisa informe, da su visto bueno y traslada expediente el Jefe

Depto. de Estudios y Proyectos para su visto bueno. (7)

Traslada expediente al Departamento que corresponda.

(8)

FIN

36



Elaborado por :


CÓDIGO: MFP-DBE-EYP04B ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007

ESTUDIO SOCIOECONÓMICO PARA ÁREAS MENORES DE 100

METROS CUADRADOS


• OBJETO DEL PROCESO: Obtención de elementos de juicio y evaluación de situación económica y social de las personas que solicitan inmuebles propiedad del Estado.

BASE LEGAL : Acuerdo Gubernativo número 905-2002. “Reglamento para Regularizar y Otorgar en Arrendamiento, Bienes Inmuebles Propiedad del Estado”. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS.


Proyectos 1. Recibe expediente y lo traslada a la Sección de Evaluación de Proyectos, para realizar Estudio Socioeconómico.

45 minutos


2. Revisa y asigna expediente a Evaluador de Proyectos. 45 minutos

Evaluador de Proyectos 3. Realiza visitas domiciliarias y entrevistas personales y colaterales a nivel de campo. (El tiempo depende mucho de la ubicación del inmueble, ya que puede ser en la capital o el interior de la República).

3 días

Evaluador de Proyectos 4. Elabora informe socioeconómico de conformidad con la normativa legal vigente y traslada al Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos para su aprobación.

4 horas

Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 5. Revisa el informe, autoriza y envía expediente al Jefe Depto. Estudios y

Proyectos para visto bueno. 45

minutos

Jefe Depto. Estudios y Proyectos 6. Aprueba estudio y si es procedente, traslada a Sección de

Comercialización para que continúe con el trámite de arrendamiento. 1 hora


37



stado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-EYP04B. Estudio Socioeconómico para Áreas menores de 100 Metros Cuadrados.

Evaluador de Proyectos Depto. de Estudios y Proyectos

JefaturaSección de Evaluación de Proyectos



Proyectos

Recibe expediente y lo traslada a la Sección de Evaluación de

Proyectos, para realizar Estudio Socioeconómico. (1)

INICIO

Revisa y asigna expediente a Evaluador de Proyectos.. (2)

Realiza visitas domiciliarias y entrevistas personales y

colaterales a nivel de campo. (El tiempo depende mucho de la ubicación del inmueble, ya que

puede ser en la capital o el interior de la República). (3)

Revisa el informe, autoriza y envía expediente al Jefe Depto.

Estudios y Proyectos para visto bueno. (5)

Elabora informe socioeconómico de conformidad con la normativa legal vigente y traslada al Jefe de

Sección de Evaluación de

Proyectos para su aprobación. (4)

Aprueba estudio y si es procedente, traslada a Sección de

Comercialización para que continúe con el trámite de

arrendamiento. (5)

INICIO

38





ESTUDIO DE FACTIBILIDAD DE ARRENDAMIENTO

No. de Actividades: 10 Duración Estimada: 17 días*

• OBJETO DEL PROCESO: Determinar la viabilidad de que un inmueble estatal pueda ser otorgado en arrendamiento de conformidad con el Acuerdo Gubernativo No. 905-2002.

• BASE LEGAL : Acuerdo Gubernativo No. 905-2002. Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.



Jefe Depto. Estudios y Proyectos 1.

Recibe expediente solicitando un estudio sobre la factibilidad de otorgar un inmueble mediante contrato administrativo de arrendamiento. Margina y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos.

1 día

Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 2. Conoce, revisa y traslada a Evaluador de Proyectos. 1 día


Analiza, realiza investigación de Gabinete para ubicar el inmueble en el Registro del Patrimonio del Estado, asimismo revisa certificación actualizada del Registro General de la Propiedad y determina si el inmueble es propiedad del Estado, así como su situación administrativa de conformidad al artículo 4º. del Acuerdo Gubernativo No. 905-2002 para establecer si es legalmente factible otorgar el inmueble en arrendamiento.

5 días*

Evaluador de Proyectos 4. NO es factible , elabora informe circunstanciado y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos para aprobación. 1 día

Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 5. Da visto bueno y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos. 1 día

Jefe Depto. Estudios y Proyectos

6. Revisa, aprueba y evacua expediente. (Finaliza trámite). 1 día

Evaluador de Proyectos 7. SI es factible , realiza inspección ocular del inmueble y de su entorno con el propósito de realizar un análisis de vocación y destino, así como de deseabilidad en el mercado inmobiliario.

4 días

Evaluador de Proyectos 8. Elabora informe sobre situación física, administrativa, legal y registral. Traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos. 1 día

Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 9. Con visto bueno traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos. 1 día


Aprueba estudio y traslada a Sección de Comercialización para que continúe con el trámite de arrendamiento. Procedimiento MFP-DBE-EYP08.

1 día


40



Elaborado por :



REGULARIZACIÓN DE CONTRATOS DE

ARRENDAMIENTO VIGENTES


• OBJETO DEL PROCESO: Consiste en regularizar conforme el Reglamento los contratos de arrendamiento que hayan suscrito las diferentes dependencias públicas.

• BASE LEGAL : Artículo 5 y 9 del Acuerdo Gubernativo No. 905-2002 “Reglamento para Regularizar y Otorgar en Arrendamiento Bienes Inmuebles Propiedad del Estado”.




1.

Con visto bueno de Director, solicita información a Dependencias e Instituciones del Estado para establecer si las mismas han celebrado contratos de arrendamiento para proceder a su regularización conforme al Acuerdo Gubernativo No. 905-2002. Al recibir dicha información la traslada al Jefe de Sección de Comercialización.

1 día

Jefe Sección de Comercialización 2. Recibe información, analiza contratos y los traslada a Analista Jurídico. 1 día

Analista Jurídico 3. Recibe, forma expediente con No. de registro, emite opinión técnica jurídica y traslada al Analista Comercial.

1 día

Analista Comercial 4.

Recibe y organiza reunión informativa con el arrendatario, analista jurídico y Jefe de Sección de Comercialización, a efecto de dar a conocer al interesado que se suscribirá un nuevo contrato administrativo de arrendamiento por medio de la Dirección de Bienes del Estado. Posteriormente elabora informe de campo y providencia para solicitar que DICABI fije el valor de la renta. y lo traslada a Asesoría de Dirección.

2 días

Asesoría de Dirección 5. Recibe, revisa, traslada el informe de campo a Dirección para firma, y envía a DICABI la solicitud de avalúo respectivamente elaborada. 1 día

DICABI 6. Recibe solicitud, realiza estudio, emite resolución y lo traslada a esta Dirección.

*

Asesoría de Dirección 7. Recibe y traslada a Asistente del Depto. Estudios y Proyectos. 1 hora

Asistente de Departamento

8. Recibe y con providencia firmada por el Jefe Depto. Estudios y Proyectos traslada al Jefe de Sección de Comercialización.

1 hora

Jefe Sección de Comercialización 9. Recibe y traslada a Analista Jurídico. 1 hora

Analista Jurídico 10. Analiza expediente, elabora proyecto de nuevo contrato administrativo de arrendamiento y proyecto de Acuerdo Ministerial y traslada a Jefe de Sección de Comercialización para su revisión.

1 día

Jefe Sección de Comercialización 11.

Recibe, revisa ambos documentos y establece si el Proyecto de Contrato Administrativo de Arrendamiento y el Proyecto de Acuerdo Ministerial reúnen los requisitos necesarios.

1 día


No, devuelve proyecto a Analista Jurídico para efectuar los cambios correspondientes. (Vuelve a actividad No. 10). 1 día

Jefe Sección de Comercialización 13. Si. Continúa el trámite respectivo. *

Analista Jurídico 14.

Convoca a arrendatario para suscripción de contrato administrativo de arrendamiento, recibe Acuerdo Ministerial, adjunta expediente y remite copia del contrato al Analista Comercial para su registro en la base de datos.

1 día

Analista Comercial 15. Recibe copia del contrato, lo registra en la base datos, elabora la primera boleta de pago y depósito y recibe fianza de cumplimiento, trasladándose la misma al Jefe de Sección de Comercialización para su revisión.

4 horas

Jefe Sección de Comercialización 16. Recibe, revisa fianza de cumplimiento y establece si la misma reúne los

requisitos necesarios. 30


41

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Sección de Comercialización 17.

NO, se devuelve al Analista Comercial para que el arrendatario solicite la corrección a la afianzadora respectiva. (Vuelve a actividad No. 15). *


SI, se adjunta el Contrato Administrativo de Arrendamiento, se agrega al expediente y se traslada a Asistente de Departamento. 1 hora

Asistente de Departamento 19. Recibe expediente y con providencia traslada a Asesoría de Dirección. 1 día

Asesoría de Dirección 20. Recibe, revisa y traslada el expediente a Despacho de Dirección para firma y traslado a la Dirección de Servicios Administrativos. 1 día

Dirección de Servicios Administrativos 21. Recibe el expediente, lo revisa, recaba firmas y lo devuelve a la Dirección

de Bienes del Estado. *

Asesoría de Dirección 22. Recibe y traslada a Asistente de Departamento de Estudios y Proyectos para continuar el trámite. 1 día


23. Recibe expediente y con providencia firmada por el Jefe Depto. Estudios y Proyectos lo traslada al Jefe de Sección de Comercialización.

1 hora

Jefe Sección de Comercialización 24. Recibe y lo traslada a Analista Jurídico para transcribir y certificar contrato. 1 día

Analista Jurídico 25. Recibe y notifica al arrendatario, a la Dirección Financiera y se agrega al expediente la copia certificada del contrato y del Acuerdo Ministerial de aprobación.

1 día


42

Duración Estimad

a: 16 días/ Núm

ero de Actividad

es: 2

5 / Ú

ltima Revisión: 19 de

Octubre de 2,007 / Unidad

Responsab

le: D

epartamento de Estudios y Proyectos -Dirección de Bienes del E

stado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-EYP06. Regularización de Contratos de Arrendamiento Vigentes. (Pág. 1/2).

DICABIAsesoría de DirecciónAnalista Jurídico / Analista ComercialSección de Comercialización

Sección de Comercialización



SI

Jefe Depto. con visto bueno de Director, solicita información a

Dependencias e Instituciones del Estado para establecer si las mismas

han celebrado contratos de arrendamiento para proceder a su regularización conforme al Acuerdo Gubernativo No. 905-2002. Al recibir dicha información la traslada al Jefe de Sección de Comercialización. (1)

¿Reúnen los requisitos?

Jefe de Sección recibe información, analiza contratos

y los traslada a Analista Jurídico. (2)

NO

INICIO

Analista Jurídico recibe, forma expediente con No. de registro, emite opinión técnica jurídica y traslada al Analista

Comercial. (3)

Recibe, revisa, traslada el informe de campo a Dirección para firma, y envía a DICABI la

solicitud de avalúo respectivamente elaborada. (5)

Analista Comercial recibe y organiza reunión informativa con el arrendatario, analista jurídico y Jefe de Sección de Comercialización, a efecto de dar a conocer al interesado que se suscribirá un nuevo contrato administrativo de arrendamiento por medio de la Dirección de

Bienes del Estado. Posteriormente elabora informe de campo y providencia para

solicitar que DICABI fije el valor de la renta. y lo traslada a Asesoría de Dirección. (4)

Recibe solicitud, realiza estudio, emite resolución y lo traslada a esta Dirección. (6)

Recibe y traslada a Asistente del Depto. Estudios y

Proyectos. (7)

Asistente de Depto. recibe y con providencia firmada por el Jefe Depto. Estudios y

Proyectos traslada al Jefe de Sección de Comercialización.

(8)

Jefe de Sección recibe y traslada a Analista Jurídico.

(9)

Analista Jurídico analiza expediente, elabora proyecto

de nuevo contrato administrativo de

arrendamiento y proyecto de Acuerdo Ministerial y traslada

a Jefe de Sección de Comercialización para su

revisión. (10)

Jefe de Sección recibe, revisa ambos documentos y establece si

el Proyecto de Contrato Administrativo de Arrendamiento

y el Proyecto de Acuerdo Ministerial reúnen los requisitos

necesarios.(11)

Jefe de Sección devuelve proyecto a Analista Jurídico para efectuar los

cambios correspondientes. (Vuelve a actividad

No. 10). (12)

Jefe de Sección Continúa el trámite respectivo. (13)

Analista Jurídico convoca a arrendatario para suscripción de

contrato administrativo de arrendamiento, recibe Acuerdo Ministerial, adjunta expediente y

remite copia del contrato al Analista Comercial para su

registro en la base de datos. (14)

(P2)

43

PROCESO: MFP-DBE-EYP06. Regularización de Contratos de Arrendamiento Vigentes. (Pág. 2/2).

Dirección de Servicios Administrativos

Asesoría de DirecciónAnalista Jurídico / Analista ComercialSección de Comercialización




(P1)

Jefe de Sección recibe, revisa fianza de cumplimiento y

establece si la misma reúne los requisitos necesarios. (16)

SI NO¿Reúnen los requisitos?

Jefe de Sección devuelve al Analista Comercial para que

el arrendatario solicite la corrección a la afianzadora

respectiva. (Vuelve a actividad No. 15).

(17)

Analista Comercial Recibe copia del contrato, lo registra en la base datos, elabora la primera boleta de pago y depósito y

recibe fianza de cumplimiento, trasladándose la misma al Jefe de Sección de Comercialización

para su revisión. (15)

Jefe de Sección adjunta el Contrato Administrativo de Arrendamiento, se agrega al expediente y se traslada a Asistente de Depto. (18)

Asistente de Depto. recibe expediente y con

providencia traslada a Asesoría de Dirección. (19) Recibe, revisa y traslada el

expediente a Despacho de Dirección para firma y

traslado a la Dirección de Servicios Administrativos. (20)

Recibe el expediente, lo revisa, recaba firmas y lo devuelve a la Dirección de Bienes del Estado. (21)

Recibe y traslada a Asistente de Departamento de Estudios y Proyectos para continuar el

trámite. (22)

Asistente de Depto. Recibe expediente y con providencia firmada por el Jefe Depto. Estudios y Proyectos lo

traslada al Jefe de Sección de Comercialización. (23)

Jefe de Sección recibe y lo traslada a Analista Jurídico para transcribir y certificar

contrato. (24)

Analista Jurídico recibe y notifica al arrendatario, a la Dirección Financiera y se

agrega al expediente la copia certificada del contrato y del

Acuerdo Ministerial de aprobación. (25)

FIN

44



Elaborado por :



REGULARIZACIÓN DEL USO DE INMUEBLES PROPIEDAD DEL

ESTADO OCUPADOS POR PARTICULARES O PERSONAS

JURÍDICAS


• OBJETO DEL PROCESO: Consiste en regularizar, mediante Contrato Administrativo de Arrendamiento, el uso o posesión de un inmuebles estatal.




Proyectos 1. Recibe solicitud de regularización de inmueble, revisa y traslada al Jefe de Comercialización. 1 hora

Jefe Sección de Comercialización

2. Conoce, revisa y traslada a Analista Comercial. 1 hora


Realiza supervisión, identifica el inmueble, elabora informe de campo, conforma expediente con número de registro y lo traslada con providencia al Departamento de Investigación del Patrimonio del Estado para realizar trabajos de campo y gabinete.

3 días

Depto. Investigación del Patrimonio del Estado 4.

Recibe, realiza levantamiento topográfico, elabora plano, demuestra a través de certificación la propiedad del inmueble y devuelve al Departamento de Estudios y Proyectos.

*

Asistente de Departamento 5. Recibe y con providencia firmada por el Jefe Depto. Estudios y Proyectos

traslada a Jefe de Sección de Comercialización. 1 hora

Jefe Sección de Comercialización 6. Conoce, revisa y traslada a Analista Comercial. 1 hora

Analista Comercial 7. Recibe expediente con informe técnico, prepara solicitud para que DICABI emita resolución que determine el valor de la renta correspondiente y traslada a Asesoría de Dirección.

2 horas

Asesoría de Dirección 8. Revisa y traslada a Dirección para firma y traslado a DICABI. 2 horas

DICABI 9. Recibe expediente, determina el valor de la renta, emite resolución y devuelve a esta Dirección. *

Asesoría de Dirección 10. Recibe expediente, revisa y con Visto Bueno de Dirección traslada al Depto. Estudios y Proyectos.

2 horas

Asistente de Departamento 11. Recibe expediente con Resolución y con Visto Bueno de Jefe Depto.

Estudios y Proyectos lo traslada al Jefe de Sección de Comercialización. 1 hora

Jefe Sección de Comercialización 12. Recibe expediente, revisa y traslada a Analista Comercial para que

notifique la renta fijada. 1 hora

Analista Comercial 13. Notifica e informa al ocupante del inmueble estatal sobre el valor de la renta y establece si la misma fue aceptada.

2 días*

Analista Comercial 14. NO fue aceptada , entonces con providencia traslada expediente al Departamento de Gestión y Legalización para que inicien las gestiones de recuperación del Inmueble.

2 horas

Analista Comercial 15. SI fue aceptada , con visto bueno del Jefe de Sección de Comercialización traslada el expediente al Analista Jurídico. 2 horas

Analista Jurídico 16. Recibe expediente, elabora proyectos de Contrato Administrativo de Arrendamiento y de Acuerdo Ministerial, y traslada al Jefe de Sección de Comercialización para su revisión.

1 día


17. Recibe, revisa y establece si ambos documentos reúnen los requisitos necesarios.

1 día

45

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Sección de Comercialización 18.

NO, devuelve documentos a Analista Jurídico para efectuar los cambios correspondientes. (Vuelve actividad No. 16). 2 horas


SI, informa al interesado y realiza suscripción de Contrato Administrativo de Arrendamiento y traslada a Analista Jurídico para continuar con trámite. 2 horas

Analista Jurídico 20. Recibe contrato administrativo de arrendamiento suscrito por el interesado y el Acuerdo Ministerial, adjunta al expediente, y remite copia al Analista Comercial para su registro.

1 día

Analista Comercial 21. Recibe copia del contrato, lo registra en la base datos, elabora la primera boleta de pago y depósito y recibe fianza de cumplimiento, trasladándose la misma al Jefe de Sección de Comercialización para su revisión.

4 horas



minutos


23. NO, se devuelve al Analista Comercial para que el arrendatario solicite la corrección a la afianzadora respectiva. (Vuelve a actividad No. 21).

*


SI, se adjunta el Contrato Administrativo de Arrendamiento, se agrega al expediente y continúa su trámite respectivo. 1 hora

Asistente de Departamento 25. Recibe expediente y con providencia traslada a Asesoría de Dirección. 1 día

Asesoría de Dirección 26. Recibe, revisa y traslada el expediente a Despacho de Dirección para firma y traslado a la Dirección de Servicios Administrativos.

1 día

Dirección de Servicios Administrativos 27. Recibe el expediente, lo revisa, recaba firmas y lo devuelve a la Dirección

de Bienes del Estado. *


Asistente de Departamento 29. Recibe expediente y con providencia firmada por el Jefe Depto. Estudios y

Proyectos lo traslada al Jefe de Sección de Comercialización. 1 hora



1 día


46

Duración Estimada: 14 días/ Número de Actividades: 31 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departamento de Estudios y Proyectos - Dirección de Bienes del Estado - M.F.P.

47

PROCESO: MFP-DBE-EYP07.

Regularización del Uso de Inmuebles Propiedad del Estado Ocupados por Particulares o Personas Jurídicas. (Pág. 2/2).



Analista Jurídico / Analista ComercialSección de Comercialización

Sección de ComercializaciónDepto. de Estudios y Proyectos


(P1)

Jefe de Sección recibe, revisa y establece si ambos documentos reúnen los

requisitos necesarios. (17)

NO¿Reúnen los requisitos?

SI

Jefe de Sección devuelve documentos a Analista Jurídico para efectuar los

cambios correspondientes.

(Vuelve actividad No. 16).(18)

Analista Jurídico recibe expediente, elabora proyectos de Contrato Administrativo de Arrendamiento y de Acuerdo

Ministerial, y traslada al Jefe de Sección de Comercialización


Jefe de Sección informa al interesado y realiza suscripción de Contrato Administrativo de Arrendamiento y traslada a

Analista Jurídico para continuar con trámite. (19)

Analista Jurídico recibe contrato administrativo de arrendamiento suscrito por el interesado y el Acuerdo Ministerial, adjunta al expediente, y remite copia al Analista Comercial para su

registro. (20)

Analista Comercial recibe copia del contrato, lo registra en la base

datos, elabora la primera boleta de pago y depósito y recibe fianza de cumplimiento, trasladándose la misma al Jefe de Sección de

Comercialización para su revisión.(21)

Jefe de Sección recibe, revisa fianza de cumplimiento y

establece si la misma reúne los requisitos necesarios. (22)


SI NO

Jefe de Sección devuelve al Analista Comercial para que



(23)

Jefe de Sección adjunta el Contrato Administrativo de Arrendamiento, se agrega al

expediente y continúa su trámite respectivo. (24)

Asistente de Depto. recibe expediente y con providencia

traslada a Asesoría de Dirección. (25)

Asesoría de Dirección recibe, revisa y traslada el expediente a Despacho de Dirección para firma y traslado a la Dirección de Servicios Administrativos.

(26)

Recibe el expediente, lo revisa, recaba firmas y lo devuelve a la Dirección de Bienes del Estado. (27)

Recibe y traslada a Asistente de Departamento de Estudios y Proyectos para continuar el

trámite. (28)

Asistente de Depto. recibe expediente y con providencia firmada por el Jefe Depto. Estudios y Proyectos lo

traslada al Jefe de Sección de Comercialización. (29)

Recibe y lo traslada a Analista Jurídico para transcribir y certificar

contrato. (30)

Analista Jurídico recibe y notifica al arrendatario, a la Dirección Financiera y se agrega al

expediente la copia certificada del contrato y del Acuerdo Ministerial

de aprobación. (31)

FIN

48



Elaborado por :



ARRENDAMIENTO DE ÁREAS MENORES DE CIEN METROS CUADRADOS SIN

SUBASTA PÚBLICA


• OBJETO DEL PROCESO: Consiste en otorgar mediante Contrato Administrativo de Arrendamiento, fracciones de inmuebles estatales sin el procedimiento de subas pública.




Proyectos 1. Recibe solicitudes de arrendamiento, margina y traslada al Jefe de Sección de Comercialización. 1 hora

Jefe Sección de Comercialización 2. Analiza, margina y traslada a Analista Comercial. 1 hora


Realiza supervisión, identifica el inmueble, elabora informe de campo, conforma expediente con número de registro y lo traslada con providencia al Departamento de Investigación del Patrimonio del Estado para realizar trabajos de campo y gabinete.

3 días

Depto. Investigación del Patrimonio del Estado 4.

Recibe, realiza levantamiento topográfico, elabora plano, demuestra a través de certificación la propiedad del inmueble y devuelve al Departamento de Estudios y Proyectos.

*


5. Recibe y con providencia firmada por el Jefe Depto. Estudios y Proyectos traslada a Jefe de Sección de Comercialización.

1 hora


Recibe expediente, lo revisa y lo traslada a Asesoría de Dirección para que lo traslade a la Dirección de Castro y Avalúo de Bienes Inmuebles DICABI.

1 hora

Asesoría de Dirección 7. Revisa y traslada a Dirección para firma y traslado a DICABI. 2 horas

DICABI 8. Recibe expediente, determina el valor de la renta, emite resolución y devuelve a esta Dirección.

*

Asesoría de Dirección 9. Recibe expediente, revisa y con Visto Bueno de Dirección traslada al Depto. Estudios y Proyectos. 1 día

Asistente de Departamento 10. Recibe expediente con Resolución y con Visto Bueno de Jefe Depto.

Estudios y Proyectos lo traslada al Jefe de Sección de Comercialización. 1 hora


11. Recibe expediente, revisa solicitudes y resolución del valor de la renta, y establece si existe más de una solicitud.

2 horas

Jefe Sección de Comercialización / Analista Comercial

12. Si, Convocan a solicitantes, se escuchan ofertas, se adjudica al mejor postor, sé facciona el acta de adjudicación del inmueble y se continúa con el trámite respectivo.

7 días

Analista Jurídico 13. No, Recibe expediente, elabora Proyecto de Contrato Administrativo de Arrendamiento y proyecto de Acuerdo Ministerial y traslada a Jefe de Sección de Comercialización para su aprobación.

4 horas

Jefe Sección de Comercialización 14. Recibe, revisa y establece si ambos documentos reúnen los requisitos

necesarios. 1 día


15. NO, devuelve documentos a Analista Jurídico para efectuar los cambios correspondientes. (Vuelve actividad No. 13).

2 horas

Jefe Sección de Comercialización 16. SI, traslada a Analista Jurídico para continuar con trámite. 1 hora

49


Analista Jurídico 17. Recibe contrato administrativo de arrendamiento, convoca a interesado para la suscripción del mismo. Agrega a expediente junto con proyecto de Acuerdo Ministerial, elabora providencia de traslado al Despacho Superior.

2 días


Recibe copia de contrato, lo registra en la base datos y elabora la primera boleta de depósito en el Banco de Guatemala, solicita la fianza de cumplimiento del arrendatario y la traslada al Jefe de Sección de Comercialización para su revisión.

1 día



minutos


20. NO, se devuelve al Analista Comercial para que el arrendatario solicite la corrección a la afianzadora respectiva. (Vuelve a actividad No. 18).

*



Asistente de Departamento 22. Recibe expediente y con providencia traslada a Asesoría de Dirección. 30

minutos

Asesoría de Dirección 23. Recibe, revisa y traslada el expediente a Despacho de Dirección para firma y traslado a la Dirección de Servicios Administrativos. 1 día

Dirección de Servicios Administrativos 24.

Revisa y traslada documentos al Despacho Superior del Ministerio para los refrendos respectivos, traslada expediente a la Dirección de Bienes del Estado.

*



26. Recibe expediente y con providencia firmada por el Jefe Depto. Estudios y Proyectos lo traslada al Jefe de Sección de Comercialización.

1 hora



1 día


50

PROCESO: MFP-DBE-EYP08. Arrendamiento de Áreas menores de 100 metros cuadrados sin Subasta Pública. (Pág. 1/2).


DICABI

Departamento de Investigación del

Patrimonio





INICIO

Jefe Depto. Recibe solicitudes de arrendamiento, margina y traslada

al Jefe de Sección de Comercialización. (1)

Jefe de Sección Analiza, margina y traslada a Analista Comercial. (2)

Analista Comercial realiza supervisión, identifica el inmueble, elabora informe de campo, conforma expediente con número de registro y

lo traslada con providencia al Departamento de Investigación del Patrimonio del Estado para realizar trabajos de campo y gabinete. (3)

Recibe, realiza levantamiento topográfico, elabora plano, demuestra a través de

certificación la propiedad del inmueble y devuelve al

Departamento de Estudios y Proyectos. (4)

Asistente de Depto. recibe y con providencia firmada por el

Jefe Depto. Estudios y Proyectos traslada a Jefe de Sección de Comercialización.

(5) Jefe de Sección Recibe expediente, lo revisa y lo traslada a Asesoría de Dirección para que lo traslade a la Dirección de Castro y Avalúo de Bienes Inmuebles DICABI. (6)

Asesoría de Dirección revisa y traslada a Dirección para firma y

traslado a DICABI. (7)

DICABI recibe expediente, determina el valor de la renta, emite

resolución y devuelve a esta Dirección. (8)

Asesoría de Dirección recibe expediente, revisa y con Visto Bueno de Dirección traslada al Depto. Estudios y Proyectos. (9)

Asistente de Depto. recibe expediente con Resolución y con

Visto Bueno de Jefe Depto. Estudios y Proyectos lo traslada al

Jefe de Sección de Comercialización. (10) Jefe de Sección recibe expediente,

revisa solicitudes y resolución del valor de la renta, y establece si existe más de una solicitud. (11)

¿Existe más de una?

NOSI

Jefe de Sección convocan a solicitantes, se escuchan ofertas, se

adjudica al mejor postor, sé facciona el acta de adjudicación del inmueble y se

continúa con el trámite respectivo. (12)

Analista Jurídico recibe expediente, elabora Proyecto de Contrato

Administrativo de Arrendamiento y proyecto de Acuerdo Ministerial y traslada a Jefe de Sección de Comercialización para su

aprobación. (13)

Jefe de Sección recibe, revisa y establece si ambos documentos reúnen los


¿Reúne los requisitos?

NOSI

Jefe de Sección devuelve documentos a Analista Jurídico para efectuar los

cambios correspondientes.

(Vuelve actividad No. 13).(15)

Jefe de Sección traslada a

Analista Jurídico para continuar con trámite. (16)

Analista Jurídico recibe contrato administrativo de arrendamiento, convoca a interesado para la

suscripción del mismo. Agrega a expediente junto con proyecto de

Acuerdo Ministerial, elabora providencia de traslado al Despacho

Superior. (17)

(P2)

51

Duración Estimada: 18 días/ N

úmero de Actividad

es: 28 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / U

nidad Responsable: D

epartamento de Estudios y Proyectos -Dirección de Biene

s del E

stado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-EYP08. Arrendamiento de Áreas menores de 100 metros cuadrados sin Subasta Pública. (Pág. 2/2).







(P1)

Analista Comercial recibe copia de contrato, lo registra en la base datos

y elabora la primera boleta de depósito en el Banco de Guatemala, solicita la fianza de cumplimiento del arrendatario y la traslada al Jefe de Sección de Comercialización para

su revisión. (18)Jefe de Sección Recibe, revisa fianza de cumplimiento y establece si la misma reúne los requisitos

necesarios. (19)

¿Reúne los requisitos?

SI NO

Jefe de Sección se devuelve al Analista Comercial para que



(20)

Jefe de Sección adjunta el Contrato Administrativo de Arrendamiento, se agrega al

expediente y continúa su trámite respectivo. (21)

Asistente de Depto. recibe expediente y con providencia

traslada a Asesoría de Dirección.(22)

Asesoría de Dirección recibe, revisa y traslada el expediente a Despacho de Dirección para firma y traslado a

la Dirección de Servicios Administrativos. (23)

Revisa y traslada documentos al Despacho Superior del Ministerio para los refrendos respectivos,

traslada expediente a la Dirección de Bienes del Estado. (24)

Asesoría de Dirección recibe y traslada a

Asistente de Departamento de Estudios y Proyectos para continuar

el trámite. (25)

Asistente de Depto. Recibe expediente y con providencia firmada por el Jefe Depto.

Estudios y Proyectos lo traslada al Jefe de Sección de

Comercialización. (26)

Jefe de Sección recibe y lo traslada a Analista Jurídico para

transcribir y certificar contrato. (27)

Analista Jurídico recibe y notifica al arrendatario, a la Dirección Financiera y se agrega al

expediente la copia certificada del contrato y del Acuerdo Ministerial de

aprobación. (28)

FIN

52



Elaborado por :



SUBASTA PÚBLICA PARA ARRENDAMIENTO DE

INMUEBLES PROPIEDAD DEL ESTADO


• OBJETO DEL PROCESO: Consiste en adjudicar en arrendamiento un inmueble propiedad del Estado, al mejor postor a través del proceso de Pública Subasta.

• BASE LEGAL : Artículo 5, 6, 7, 8, 9, 10, 13 y 14 del Acuerdo Gubernativo No. 905-2002 “Reglamento para Regularizar y Otorgar en Arrendamiento Bienes Inmuebles Propiedad del Estado” y la Ley de Contrataciones del Estado, en lo que fuese aplicable.




Determina la posibilidad de arrendamiento de inmuebles estatales por medio de solicitudes de interesados, por estudios o investigaciones de campo, revisa y traslada a Sección de Evaluación de Proyectos.

1 día

Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 2. Conoce y asigna a Evaluador de Proyectos. 1 hora

Evaluador de Proyectos 3. Elabora Estudios de Factibilidad de Arrendamiento y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos para revisión. 3 días

Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 4. Recibe, revisa, aprueba y traslada Estudios de Factibilidad al Jefe Depto.

Estudios y Proyectos. 2 horas


Recibe Estudios de Factibilidad, selecciona aquellos que correspondan a inmuebles que pueden ser sacados a Subasta Pública, solicita bases de renta y traslada a Asesor Jurídico de Dirección.

1 día

Asesoría de Dirección 6. Recibe, revisa y traslada a Dirección para firma. Asimismo, traslada solicitud de bases de renta a DICABI. 2 días

DICABI 7. Recibe solicitud, realiza estudio, emite resolución y lo traslada a esta Dirección.

*

Asesoría de Dirección 8. Recibe y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos. 1 día


9. Recibe y traslada a Jefe de Sección de Comercialización. 1 día

Jefe Sección de Comercialización 10. Recibe la información, revisa y la traslada al Analista Jurídico. 1 día

Analista Jurídico 11. Recibe información, elabora bases de subasta y devuelve a Jefe de Sección de Comercialización para su revisión. 5 días


12. Recibe, revisa bases de subasta y establece si reúnen los requisitos necesarios.

2 días


No los reúne , devuelve bases de subasta a Analista Jurídico para efectuar los cambios correspondientes. (Vuelve a actividad No. 11). 1 hora

Jefe Sección de Comercialización 14. Sí los reúne , traslada a Asesoría de Dirección para continuar su trámite. 1 hora

Asesoría de Dirección 15. Recibe, revisa y traslada a Dirección para firma, así como a la Asesoría Jurídica del Ministerio para que emita opinión sobre las bases.

2 días

Asesoría Jurídica del Ministerio 16. Recibe expediente, emite opinión y devuelve a esta Dirección. *

Director (a) 17. Recibe expediente y traslada al Viceministro del Área del Patrimonio del Estado para aprobación, solicitando que nombre terna de adjudicación. 5 días

Viceministro del Área del Patrimonio del Estado

18. Recibe expediente, aprueba bases de subasta, nombre terna de adjudicación y traslada a esta Dirección.

*


53


Director (a) 19. Recibe expediente y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos quien a su vez lo traslada a Jefe de Sección de Comercialización. 1 hora

Jefe Sección de Comercialización / Analista Jurídico

20.

Reciben las bases de subasta aprobadas, elaboran edictos y los envían al Diario Oficial y a un diario de mayor circulación para su publicación, señalando día y hora para el evento, se agrega al expediente y el mismo queda a la vista de particulares.

4 horas

Analista Jurídico 21. Remite edictos a la Municipalidad respectiva, para su publicación en sus estrados, durante 15 días. 1 día

Jefe Sección de Comercialización / Analista Comercial

22. Organizan el evento de Subasta, reciben constancias de la Municipalidad que los edictos fueron publicados y se agrega al expediente. Investigan si hay postores para establecer si se desarrolla el evento o no.

15 días

Terna Nombrada 23. No hay postores , se declara desierta la subasta mediante acta y se traslada informe y expediente al Viceministro del Área del Patrimonio del Estado para que adjudique directamente.

1 día

Viceministro del Área del Patrimonio del Estado 24.

Adjudica directamente a interesados en arrendar los inmuebles con un valor de arrendamiento igual o superior a la base fijada por DICABI. Devuelve expediente a ésta Dirección para continuar su trámite.

*

Terna Nombrada 25. Sí hay postores , se adjudica al mejor postor, se legaliza el evento mediante acta, se elabora informe, se traslada el acta y el informe a ésta Dirección para que continúe con el trámite respectivo.

1 día

Director (a) 26. Recibe, conoce y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos, quien a su vez lo traslada a Jefe Sección de Comercialización. 1 día

Jefe Sección de Comercialización 27. Recibe expediente y lo traslada a Analista Jurídico. 7 días

Analista Jurídico 28 Recibe acta, facciona contratos de arrendamiento, proyectos de Acuerdo Ministerial y traslada a Jefe de Sección de Comercialización para su revisión.

4 horas

Jefe Sección de Comercialización 29. Revisa documentos y establece si reúnen los requisitos necesarios. 2 horas


NO, devuelve a Analista Jurídico para su corrección. (Vuelve a Actividad No. 28). 1 hora


31. SI, se traslada el paquete de documentos al Jefe Depto. Estudios y Proyectos para su Visto Bueno.

1 hora

Jefe Depto. Estudios y Proyectos 32. Revisa, aprueba y traslada paquete de documentos a Dirección. 1 día

Director (a) / Asesoría de Dirección 33.

Por medio de Asesor Jurídico revisan la documentación legal, se autoriza y se traslada a la Dirección de Servicios Administrativos para elevarlos al Despacho del Viceministro del Área del Patrimonio del Estado.

*


Recibe paquete de documentos, revisa y traslada al Despacho Superior para su aprobación. Posteriormente, devuelve paquete de documentos a ésta Dirección.

*

Director (a) / Asesoría de Dirección 35. Reciben documentos firmados y se trasladan a Jefe Depto. Estudios y

Proyectos, quien a su vez, los traslada a la Sección de Comercialización. 1 hora


Registra los Contratos Administrativos de Arrendamiento en la base de datos, elabora primeras boletas de depósito, recibe fianzas de cumplimiento y las traslada al Jefe de Sección de Comercialización para su revisión.

1 día


37. Recibe, revisa fianza de cumplimiento y establece si la misma reúne los requisitos necesarios.

1 día


NO, se devuelve al Analista Comercial para que el arrendatario solicite la corrección a la afianzadora. (Vuelve a actividad No. 36). 1 hora



Analista Jurídico 40. Recibe y notifica a Arrendatarios, a la Dirección Financiera y se agrega al expediente la copia certificada del contrato y del Acuerdo Ministerial de aprobación.

1 día

54

PROCESO: MFP-DBE-EYP09. Subasta Pública para Arrendamiento de Inmuebles Propiedad del Estado. (Pág. 1/2).

Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas

PúblicasDICABI


DIRECTOR (A)



Sección de Evaluación de Proyectos



Jefe Depto. determina la posibilidad de arrendamiento de inmuebles estatales por medio de solicitudes de

interesados, por estudios o investigaciones de campo,

revisa y traslada a Sección de Evaluación de Proyectos. (1)

INICIO

Jefe de Sección conoce y asigna a Evaluador de

Proyectos. (2)

Evaluador de Proyectos elabora Estudios de

Factibilidad de Arrendamiento y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos

para revisión. (3)

Jefe de Sección recibe, revisa, aprueba y traslada Estudios de Factibilidad al Jefe Depto. Estudios y Proyectos. (4)

Jefe Depto. recibe Estudios de Factibilidad, selecciona

aquellos que correspondan a inmuebles que pueden ser sacados a Subasta Pública, solicita bases de renta y

traslada a Asesor Jurídico de Dirección. (5)

Asesoría de Dirección recibe, revisa y traslada a Dirección para firma. Asimismo, traslada solicitud de bases de renta a la Dirección de Catastro y

Avalúo de Bienes Inmuebles DICABI. (6)

Recibe solicitud, realiza estudio, emite resolución y lo traslada a esta Dirección. (7)

Asesoría de Dirección recibe y traslada a Jefe

Depto. Estudios y Proyectos. (8)

Jefe Depto. recibe y traslada a Jefe de Sección de Comercialización. (9)

Jefe de Sección recibe la información, revisa y la traslada al Analista

Jurídico. (10)

Analista Jurídico recibe información, elabora bases de subasta y devuelve a Jefe de Sección de Comercialización


Jefe de Sección recibe, revisa bases de subasta y establece si reúnen los


SI NO¿Reúne los requisitos?

Jefe de Sección devuelve bases de subasta a Analista Jurídico para efectuar los cambios correspondientes. (Vuelve a actividad No. 11).

(13)

Jefe de Sección traslada a Asesoría de Dirección para continuar su trámite. (14)

Asesoría de Dirección recibe, revisa y traslada a Dirección para firma, así como a la Asesoría Jurídica del

Ministerio para que emita opinión sobre las bases. (15)

Recibe expediente, emite opinión y devuelve a esta

Dirección. (16)

Director (a) rRecibe expediente y traslada al Viceministro del Área del Patrimonio del Estado para aprobación, solicitando que

nombre terna de adjudicación.(17)

(P2)

55

Duración Estimada: 52 días/ Núm

ero de Actividades: 40 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departamento de Estudios y Proyectos -Dirección de Bienes del E

stado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-EYP09. Subasta Pública para Arrendamiento de Inmuebles Propiedad del Estado. (Pág. 2/2).

Terna de Adjudicación Nombrada

Viceministro del Área del Patrimonio del Estado

Dirección de Servicios Administrativos.


DIRECTOR (A)

Sección de ComercializaciónDepto. de Estudios y Proyectos


Viceministro recibe expediente, aprueba bases de subasta, nombre terna de

adjudicación y traslada a esta Dirección. (18)

(P1)

Director (a) recibe expediente y traslada a Jefe Depto. Estudios y

Proyectos quien a su vez lo traslada a Jefe de

Sección de Comercialización. (19)

Jefe de Sección y Analista Jurídico reciben las bases de subasta

aprobadas, elaboran edictos y los envían al Diario Oficial y a un diario de mayor circulación para su publicación, señalando día y hora para el evento, se agrega al expediente y el mismo queda a la vista de particulares.(20)

Analista Jurídico remite edictos a la Municipalidad respectiva, para su publicación en sus

estrados, durante 15 días. (21)

Jefe de Sección y Analista Comercial organizan el evento de Subasta, reciben constancias de la Municipalidad que los edictos fueron publicados y se agrega al expediente. Investigan si hay postores para establecer si se desarrolla el

evento o no. (22)

NO¿Hay Postores?

SI

Declara desierta la subasta mediante acta y se traslada informe y expediente al Viceministro del Área del Patrimonio del Estado para que adjudique directamente.

(23)Viceministro adjudica directamente a interesados en arrendar los inmuebles con un valor de arrendamiento igual o superior a la base fijada por DICABI. Devuelve expediente

a ésta Dirección para continuar su trámite. (24)

Adjudica al mejor postor, se legaliza el evento mediante acta, se elabora informe, se traslada el acta y el informe a

ésta Dirección para que continúe con el trámite

respectivo.(25)

Director (a) recibe, conoce y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos,

quien a su vez lo traslada a Jefe Sección de


Jefe de Sección recibe expediente y lo traslada a Analista Jurídico. (27)

Analista Jurídico recibe acta, facciona contratos de

arrendamiento, proyectos de Acuerdo Ministerial y traslada a

Jefe de Sección de Comercialización para su

revisión. (28)

Jefe de Sección revisa documentos y establece si

reúnen los requisitos necesarios. (29)


NOSI

Jefe de Sección devuelve a Analista Jurídico para su

corrección. (Vuelve a Actividad No. 28).

(30)

Jefe de Sección traslada el paquete de documentos al Jefe Depto. Estudios y Proyectos para su Visto Bueno. (31)

Jefe Depto. revisa, aprueba y traslada paquete de

documentos a Dirección. (32)

Por medio de Asesor Jurídico revisan la documentación legal, se autoriza y se traslada a la Dirección de Servicios Administrativos para

elevarlos al Despacho del Viceministro del Área del Patrimonio

del Estado. (33)

Dirección de Servicios Administrativos recibe paquete de documentos, revisa y traslada al Despacho Superior para su aprobación. Posteriormente,

devuelve paquete de documentos a ésta Dirección. (34)

Reciben documentos firmados y se trasladan a Jefe Depto. Estudios y

Proyectos, quien a su vez, los traslada a la Sección de Comercialización. (35)

Analista Comercial registra los Contratos Administrativos de

Arrendamiento en la base de datos, elabora primeras boletas de depósito, recibe fianzas de cumplimiento y las

traslada al Jefe de Sección de Comercialización para su revisión. (36)

NO¿Hay Postores?

SI

Jefe de Sección recibe, revisa fianza de cumplimiento y establece si la misma reúne los requisitos necesarios. (37)

Jefe de Sección devuelve al Analista Comercial

para que el arrendatario solicite la corrección a la afianzadora. (Vuelve a actividad No. 36). (38)

Jefe de Sección de Comercialización adjunta el Contrato Administrativo de Arrendamiento, se agrega al expediente y continúa su trámite respectivo. (39)

Analista Jurídico recibe y notifica a Arrendatarios, a la Dirección Financiera

y se agrega al expediente la copia certificada del contrato y del Acuerdo

Ministerial de aprobación. (40)

FIN

56





CAPACITACIÓN Y PROFESIONALIZACIÓN INTERNA Y EXTERNA


• OBJETO DEL PROCESO: Gestionar y Coordinar ante la Dirección de Recursos Humanos, así como en otras Dependencias, Instituciones, Organizaciones, Asociaciones, Universidades, Empresas, etc., la capacitación y/o profesionalización del personal de la Dirección, a nivel nacional como en el extranjero, promoviendo así el desarrollo académico e integral de la Dirección.

• BASE LEGAL : Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas. / Manual de Puestos y Funciones M.F.P.


RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe o Subjefe de la

Unidad o Departamento interesado

1. Envía a Dirección o Subdirección solicitud de capacitación y/o profesionalización para su personal, especificando el o las, área o áreas temáticas de interés, respectivamente.

1 día

Dirección o Subdirección 2. Recibe, conoce y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos. 1 día

Jefe Depto. Estudios y Proyectos 3. Recibe solicitud, revisa y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de

Proyectos. 2 horas

Jefe Sección de Evaluación de Proyectos / Evaluador de Proyectos

4.

Estudia, analiza e investiga las áreas temáticas de interés contenidas en la solicitud recibida. Realiza las evaluaciones y consultas respectivas, y de acuerdo a la naturaleza de las mismas, considera la necesidad de gestionar la capacitación y/o profesionalización dentro o fuera del Ministerio.

1 día


Dentro del Ministerio . Redacta oficio dirigido a la Dirección de Recursos Humanos o bien a la Dependencia del Ministerio que corresponda, solicitando la capacitación y/o profesionalización en mención y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos para su aprobación.

2 horas

Jefe Depto. Estudios y Proyectos 6. Con visto bueno de Dirección o Subdirección, envía oficio correspondiente. 1 hora

Dirección de Recursos Humanos o cual

corresponda 7.

Recibe solicitud, analiza y notifica a ésta Dirección si se autoriza la implementación de dicha capacitación y/o profesionalización, según su Programa de Capacitación.

*

Dirección o Subdirección 8. Recibe autorización o denegación por parte de Recursos Humanos o cual corresponda y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos. *

Jefe Depto. Estudios y Proyectos 9. Recibe, revisa información y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de

Proyectos, para ingresarla a los controles respectivos. 4 horas


10 Ingresa información y con visto bueno del Jefe Depto. Estudios y Proyectos notifican autorización o denegación al Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento interesado.

1 día


interesado 11. Recibe autorización o denegación y, si fuese autorizado, traslada a

Dirección el listado del personal que asistirá para su aprobación. 1 día

Dirección o Subdirección 12. Recibe, revisa, aprueba y envía listados a la Dirección de Recursos Humanos o cual corresponda, con copia al Depto. Estudios y Proyectos para integrar sus controles respectivos. (Finaliza proceso).

1 día


Fuera del Ministerio . Redacta oficio dirigido a las Instituciones, Organizaciones, Asociaciones, Universidades, Empresas, etc., que corresponda, solicitando la capacitación y/o profesionalización necesaria, así como la posibilidad de que la misma se adquiera a través de una beca, o en su defecto, indicar el costo mínimo de la misma. Traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos para su aprobación.

2 horas


57


Proyectos 14. Con visto bueno de Dirección o Subdirección, envía oficio correspondiente. 1 hora

Entidades Externas 15. Reciben solicitud, analizan y notifican a ésta Dirección la viabilidad de obtener dicha capacitación y/o profesionalización. *

Dirección o Subdirección 16. Recibe información de las Entidades Externas y establece si la misma es a través de una Beca o si tiene un costo determinado. 1 hora

Dirección o Subdirección 17. Es un Beca , traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos para su revisión. 2 horas


18. Recibe, revisa información y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos.

1 hora


19. Ingresa información a los controles respectivos y con visto bueno del Jefe Depto. Estudios y Proyectos notifican al Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento interesado.

1 día


interesado 20. Recibe información y traslada el listado del personal adjudicado a

Dirección o Subdirección para su aprobación. 1 día

Dirección o Subdirección 21 Recibe, revisa, aprueba y envía listados a la Entidad Externa que corresponda, con copia al Depto. Estudios y Proyectos para integrar sus controles respectivos. (Finaliza Proceso).

1 día

Dirección o Subdirección 22. Tiene un costo , traslada a Jefe de Unidad Administrativa para establecer si existe disponibilidad presupuestaria para otorgar la cobertura económica.

2 horas

Jefe Unidad Administrativa 23. Recibe, verifica y establece si existe o no disponibilidad presupuestaria. 2 horas

Jefe Unidad Administrativa 24.

Si existe , aprueba solicitud y con visto bueno de Dirección traslada a Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento interesado. 1 día


interesado 25. Recibe autorización y traslada el listado del personal adjudicado a

Dirección o Subdirección para su aprobación. 1 día

Dirección o Subdirección 26. Recibe, revisa, aprueba y envía listados a la Entidad Externa que corresponda, con copia al Depto. Estudios y Proyectos para integrar sus controles respectivos. (Continúa trámite respectivo).

1 día

Jefe Unidad Administrativa 27. No existe , deniega solicitud y traslada a Dirección para su conocimiento. 2 horas

Dirección o Subdirección 28. Traslada a Jefe de Departamento de Estudios y Proyectos para solicitar la cobertura económica a la Dirección de Recursos Humanos. 2 horas


Redacta oficio dirigido a la Dirección de Recursos Humanos informando de la Capacitación existente y solicitando la cobertura económica de la misma. Traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos para su aprobación.

2 horas

Jefe Depto. Estudios y Proyectos 30. Aprueba y con visto bueno de Dirección o Subdirección, envía oficio

correspondiente. 1 hora

Dirección de Recursos Humanos

31. Recibe solicitud, analiza y notifica a ésta Dirección si se autoriza cubrir el costo de dicha capacitación y/o profesionalización.

*

Dirección o Subdirección 32. Recibe autorización o denegación por parte de Recursos Humanos y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos. 1 día

Jefe Depto. Estudios y Proyectos 33. Recibe, revisa información y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de

Proyectos, para ingresarla a los controles respectivos. 4 horas


34. Ingresa información y con visto bueno del Jefe Depto. Estudios y Proyectos notifica autorización o denegación al Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento interesado.

1 día


interesado 35.

Recibe autorización o denegación y, si fuese autorizado, traslada a Dirección el listado del personal que asistirá para su aprobación.

1 día

Dirección o Subdirección 36.

Recibe, revisa, aprueba y envía listados a la Dirección de Recursos Humanos para continuar trámite respectivo con la Entidad Externa que corresponda. Traslada copia al Depto. Estudios y Proyectos para integrar sus controles respectivos (Finaliza proceso).

1 día


58

PROCESO: MFP-DBE-EYP10. Capacitación y Profesionalización Interna y Externa (Pág. 1/2).

Dirección de Recursos Humanos o la dependencia

que corresponda

ENTIDADES EXTERNAS


JEFATURADepartamento de Estudios

y Proyectos



interesado

Envía a Dirección o Subdirección solicitud de

capacitación y/o profesionalización para su personal, especificando el o las, área o áreas temáticas de interés, respectivamente. (1)

INICIO

Recibe, conoce y traslada a Jefe Depto. Estudios y

Proyectos. (2)

Recibe solicitud, revisa y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos. (3)

Jefe de Sección / Evaluador de Proyectos estudia, analiza e

investiga las áreas temáticas de interés contenidas en la solicitud

recibida. Realiza las evaluaciones y consultas respectivas, y de acuerdo

a la naturaleza de las mismas, considera la necesidad de gestionar

la capacitación y/o profesionalización dentro o fuera del

Ministerio. (4)

Dentro del Ministerio. Redacta oficio dirigido a la Dirección de Recursos Humanos o bien a la Dependencia del Ministerio que corresponda, solicitando la

capacitación y/o profesionalización en mención y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos para su aprobación. (5)Con visto bueno de Dirección

o Subdirección, envía oficio correspondiente. (6)

Dirección de Recursos Humanos recibe solicitud, analiza y notifica a ésta Dirección si se autoriza la implementación de dicha

capacitación y/o profesionalización, según su

Programa de Capacitación. (7)Recibe autorización o denegación por parte de Recursos Humanos o cual corresponda y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos. (8)

Recibe, revisa información y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos, para

ingresarla a los controles respectivos. (9)

Jefe de Sección / Evaluador de Proyectos ingresa información y con visto bueno del Jefe Depto. Estudios y Proyectos notifican

autorización o denegación al Jefe o Subjefe de la Unidad o

Departamento interesado. (10)

Primer Filtro de Búsqueda.

Recibe autorización o denegación y, si fuese autorizado, traslada a

Dirección el listado del personal que asistirá para su aprobación. (11)

Recibe, revisa, aprueba y envía listados a la Dirección de Recursos Humanos o cual corresponda, con copia al Depto. Estudios y Proyectos

para integrar sus controles respectivos. (Finaliza proceso). (12)

FIN

Segundo Filtro de Búsqueda.

Fuera del Ministerio. Redacta oficio dirigido a las Instituciones,

Organizaciones, Asociaciones, Universidades, Empresas, etc., que

corresponda, solicitando la capacitación y/o profesionalización necesaria, así como la posibilidad de que la misma se adquiera a

través de una beca, o en su defecto, indicar el costo mínimo de la misma. Traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos para su aprobación. (13)

Con visto bueno de Dirección o Subdirección, envía oficio

correspondiente. (14) Entidades Externas reciben solicitud, analizan y notifican a ésta Dirección la viabilidad de obtener dicha capacitación y/o

profesionalización. (15)

Recibe información de las Entidades Externas y

establece si la misma es a través de una Beca o si tiene un costo determinado. (16)

¿Es uns Beca o tiene un costo?

Costo Beca

Traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos para su revisión. (17)

Recibe, revisa información y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos. (18)

Jefe de Sección / Evaluador de Proyectos ingresa información a los controles respectivos y con visto bueno del Jefe Depto.

Estudios y Proyectos notifican al Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento interesado. (19)

Recibe información y traslada el listado del personal adjudicado a Dirección o Subdirección para su

aprobación. (20)

(P2)

Recibe información y traslada el listado del personal adjudicado a Dirección o Subdirección para su

aprobación. (21)

FIN

59

PROCESO: MFP-DBE-EYP10. Capacitación y Profesionalización Interna y Externa (Pág. 2/2).


Dirección de Recursos Humanos o la

dependencia que corresponda


JEFATURADepartamento de



Jefe o Subjefe de la Unidad o

Departamento interesado

(P1)

¿Es uns Beca o tiene un costo?

Costo

Traslada a Jefe de Unidad Administrativa para establecer

si existe disponibilidad presupuestaria para otorgar la cobertura económica. (22)

Tercer Filtro de Búsqueda.

¿Existe disponibilidad?

NOSI

Recibe, verifica y establece si existe o no disponibilidad presupuestaria. (23)

Aprueba solicitud y con visto bueno

de Dirección traslada a Jefe o Subjefe de la Unidad o

Departamento interesado.. (24)

Recibe autorización y traslada el listado del personal

adjudicado a Dirección o Subdirección para su aprobación. (25)

Recibe, revisa, aprueba y envía listados a la Entidad Externa que corresponda,

con copia al Depto. Estudios y Proyectos para integrar sus controles respectivos. (Finaliza

Proceso). (26)

FIN

Cuarto y último Filtro de Búsqueda.

Deniega solicitud y traslada a

Dirección para su conocimiento.

(27)

Traslada a Jefe de Departamento de Estudios y Proyectos para solicitar la cobertura económica a la Dirección de Recursos

Humanos. (28)

Jefe de Sección redacta oficio dirigido a la Dirección de

Recursos Humanos informando de la Capacitación existente y

solicitando la cobertura económica de la misma.

Traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos para su aprobación.

(29)

Beca

Aprueba y con visto bueno de Dirección o Subdirección, envía oficio correspondiente.

(30)

Recibe solicitud, analiza y notifica a ésta Dirección si se autoriza cubrir el costo de dicha capacitación y/o profesionalización. (31)

Recibe autorización o denegación por parte de Recursos Humanos y traslada a Jefe Depto.

Estudios y Proyectos. (32)

Recibe, revisa información y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos,

para ingresarla a los controles respectivos. (33)

Jefe de Sección/Evaluador ingresa información y con

visto bueno del Jefe Depto. Estudios y Proyectos notifica

autorización o denegación al Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento

interesado. (34)

Recibe autorización o denegación y, si fuese autorizado, traslada a Dirección el listado del

personal que asistirá para su aprobación. (35)

Recibe, revisa, aprueba y envía listados a la Dirección de Recursos Humanos para continuar trámite respectivo con la Entidad Externa que corresponda. Traslada copia

al Depto. Estudios y Proyectos para integrar sus

controles respectivos (Finaliza proceso). (36)

FIN

60



Elaborado por :



COBROS DE LOS CONTRATOS

ADMINISTRATIVOS DE ARRENDAMIENTO

No. de Actividades: 10 Duración Estimada: 1-2 días

OBJETO DEL PROCESO: Obtención de elementos de juicio y evaluación, para administrar, controlar y supervisar todos los ingresos procedentes de los Contratos Administrativos de Arrendamientos suscritos con las personas que solicitan en arrendamiento inmuebles o fracciones propiedad del Estado. BASE LEGAL : Acuerdo Gubernativo número 905-2002. “Reglamento para Regularizar y Otorgar en Arrendamiento, Bienes Inmuebles Propiedad del Estado”. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS.

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Analista Comercial (Encargado (a) de

Cobros) 1. Recibe copia del contrato firmado por el interesado (a), para los controles

respectivos, faccionado por el Analista responsable del Expediente. 45

minutos

Analista Comercial (Encargado (a) de

Cobros) 2. Prepara boletas de depósito del Banco de Guatemala a la cuenta del

Fondo Común y las entrega al arrendatario (a). 30

minutos


Cobros) 3. Recibe las boletas de depósitos con dos copias y llena las facturas por los

valores de las boletas. 30

minutos


Cobros) 4. Realiza providencia y cuadro de ingresos por los pagos de los contratos de

arrendamiento y traslada a Jefe de Sección de Comercialización. 2 horas

Jefe Sección de Comercialización 5. Revisa la providencia y cuadro, autoriza y envía los mismos al Jefe Depto.

Estudios y Proyectos para Visto Bueno. 30

minutos

Jefe Depto. Estudios y Proyectos 6. Aprueba y traslada a Dirección para Visto Bueno. 30

minutos


Cobros) 7. Con visto bueno de Dirección, traslada providencia y cuadro a la Dirección

de Contabilidad del Estado para sus respectivos controles. 1 hora


Cobros) 8. Si existe atraso en los pagos de los arrendatarios, prepara notificaciones

de cobro, obtiene visto bueno y las envía. 2 horas

Analista Comercial 9. Después de recibidas las notificaciones de cobro, si los arrendatarios no pagan, traslada los expedientes a la Asesoría de Dirección para que ejecuta la fianza de cumplimiento.

2 horas

Analista Jurídico 10. Si el caso lo amerita, elaborará la Resolución para dar por terminado el contrato administrativo de arrendamiento (Finaliza proceso). 1 día


61

Duración Estimada: 02 días/ Número de Actividades: 10 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departamento de Estudios y Proyectos -Dirección de Bienes del E

stado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-EYP11. Cobros de los Contratos de Arrendamiento.

Analista JurídicoJefatura


JefaturaSección de Comercialización


Analista Comercialy/o

Encargado de Cobros

Prepara boletas de depósito del Banco de Guatemala a la

cuenta del Fondo Común y las entrega al arrendatario (a). (2)

INICIO

Recibe copia del contrato firmado por el interesado (a), para los

controles respectivos, faccionado por el Analista responsable del

Expediente. (1)

Recibe las boletas de depósitos con dos copias y llena las

facturas por los valores de las boletas. (3)

Realiza providencia y cuadro de ingresos por los pagos de los contratos de arrendamiento y traslada a Jefe de Sección de


Revisa la providencia y cuadro, autoriza y envía los mismos al Jefe Depto. Estudios y Proyectos para

Visto Bueno. (5)

Aprueba y traslada a Dirección para Visto Bueno. (6)

Con visto bueno de Dirección, traslada providencia y cuadro a la Dirección de Contabilidad del Estado para sus respectivos

controles. (7)

Si existe atraso en los pagos de los arrendatarios, prepara

notificaciones de cobro, obtiene visto bueno y las envía. (8)

Analista Comercial, después de recibidas las notificaciones de cobro, si los arrendatarios no

pagan, traslada los expedientes a la Asesoría de Dirección para

que ejecuta la fianza de cumplimiento. (9)

Si el caso lo amerita, elaborará la Resolución para dar por

terminado el contrato administrativo de arrendamiento

(Finaliza proceso). (10)

FIN

62



Elaborado por :


DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIÓN DEL PATRIMONIO DEL ES TADO • OBJETO DEL DEPARTAMENTO: El saneamiento técnico registral de los Bienes Inmuebles que conforman el Patrimonio

inmobiliario del Estado, realizando investigaciones de gabinete, registrales y de campo de los bienes propiedad del Estado, Gobierno o La Nación en toda la República de Guatemala, determinando la situación registral de las fincas ya sean éstas urbanas o rústicas, y sus características topográficas, su situación general y el uso que se le da a las mismas.

• BASE LEGAL: Artículo 41 numeral 5 del Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.

• ESTRUCTURA: Jefatura y Sub-Jefatura de Departamento, Asistente, Jefaturas de las Secciones de Actualización del Patrimonio, Donaciones, Adscripciones y Otros y Topografía, Investigadores de Inmuebles, Jefe Unidad de Dibujo, Dibujantes y Topógrafos.

63



Elaborado por :


CÓDIGO: MFP-DBE-IPE01 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007

ACTUALIZACIÓN DEL PATRIMONIO DEL ESTADO


• OBJETO DEL PROCESO: Realizar Investigaciones relacionadas con la actualización del Patrimonio del Estado, registradas en el archivo de la Dirección de Bienes del Estado.

• BASE LEGAL : Artículo 40 del Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.

• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE INVESTIGACION DEL PATRIMONIO DEL ESTADO. *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.

►Primer Filtro de Actualización.

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Depto. Registro del

Patrimonio 1. Traslada expedientes para su respectiva actualización 1 día

Jefe Depto. Investigación 2. Analiza listados, planifica y asigna expedientes a la Sección de Actualización.

1 día

Jefe de la Sección de Actualización 3. Analiza expediente y asigna a Investigadores. 1 día

Investigador 4. Realiza investigación de gabinete, de campo y solicita información registral. 1 día

Investigador

5.

Recibe información registral correspondiente y establece si el inmueble es propiedad del Estado o no. 1-2 días*

Jefe Depto. Investigación 6. Si el inmueble NO ES propiedad del Estado, se traslada al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado para Archivarlo. (Finaliza proceso). 4 horas

►Segundo Filtro de Actualización.

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe de Sección de

Tipografía 7.

Si el inmueble ES propiedad del Estado, elabora plano y remite a la Sección de Actualización (procedimiento MFP-DBE-IPE10). 1 día

Investigador 8. Recibe plano, adjunta documentación y establece si el inmueble necesita adquirir alguna figura legal respectiva (Titulación Supletoria, Unificación, Desmembración, etc.).

5 horas

Investigador 9. Si el inmueble necesita adquirir alguna figura legal respectiva, se elabora informe y se traslada al Jefe de Sección de Actualización. 3 días

Jefe de la Sección de Actualización 10. Revisa y traslada al Jefe de Departamento de Investigación. 4 horas

Jefe Depto. Investigación 11. Analiza, aprueba y traslada al Departamento de Gestión y Legalización de Bienes Inmuebles del Estado. 4 horas

Jefe Depto. Gestión y Legalización 12. Recibe expediente documentado y establece si el inmueble necesita o no

Titulación Supletoria, Unificación o Desmembración. (Continúa su proceso). *

Investigador 13. Si el inmueble no necesita adquirir ninguna figura jurídica, se solicita avalúo del inmueble a DICABI para su respectiva actualización. 2 días

Valuador de DICABI Practica Avalúo y rinde informe. *

Investigador. 14. Recibe avalúo, adjunta la documentación respectiva. 2 horas ►Tercer Filtro de Actualización.

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Investigador. 15. Por último , establece si la posesión del inmueble es Legal o no. 4 horas

Jefe Depto. Gestión y Legalización 16.

NO lo posee legalmente, entonces recibe expediente para legalizar el inmueble. (Continúa su trámite). 4 horas

Jefe de Sección de Actualización. 17.

SI lo posee legalmente, elabora informe técnico y traslada al Jefe Depto. de Investigación del Patrimonio. 4 horas

Jefe Depto. Investigación 18. Aprueba y traslada al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado. 4 horas

Jefe Depto. Registro del Patrimonio 19.

Recibe expediente actualizado para agregar a su Legajo. (Finaliza proceso). 4 horas

64

PROCESO: MFP-DBE-IPE01. Actualización del Patrimonio del Estado.

Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles -DICABI-

Departamento de Gestión y Legalización

Depto. de Investigación

Jefatura Sección de Topografía

Depto. de Investigación

Jefatura Sección de Actualización


Patrimonio del Estado

Departamento de Registro del


Analista Registral traslada expediente a actualizar.

(1)

INICIO

Primer Filtro de Actualización.

Jefe Depto. analiza listados, planifica y asigna expedientes a la Sección de Actualización. (2)

Analiza expediente y asigna a Investigadores. (3)

Investigador realizar trabajo de Gabinete, de Campo y

solicita información registral. (4)

Investigador recibe información registral

correspondiente y establece si el inmueble es propiedad

del Estado o no. (5)

Jefe Depto. traslada al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado

para Archivarlo. (6)

FIN

Segundo Filtro de Actualización.

Investigador recibe plano, adjunta documentación y establece si el inmueble

necesita adquirir alguna figura legal respectiva. (8)

Elabora plano y remite a la Sección de Actualización (Procedimiento

MFP-DBE-IPE10). (7)

Investigador elabora informe y lo traslada al Jefe de Sección

de Actualización. (9)

¿Es el inmueble propiedad del Estado?.

NO SI

¿Necesita Titulación Supletoria, Unificación, Desmembración, etc.?.

Jefe de Sección revisa y traslada al Jefe Depto. de

Investigación. (10)

Jefe Depto. analiza, aprueba y traslada al

Departamento Gestión y Legalización (11)

NO

Recibe expediente documentado y establece si el

inmueble necesita o no Titulación Supletoria,

Unificación o Desmembración. (Continúa su proceso). (12)

Tercer Filtro de Actualización.

SI

Valuador práctica avalúo

y rinde informe.Investigador solicita avalúo a DICABI para su respectiva

actualización. (13)

Investigador recibe avalúo, adjunto la documentación

respectiva. (14)

Investigador establece si la posesión del inmueble es legal

o no. (15)

¿Es legal la posesión del Inmueble.?.

Recibe expediente para legalizar inmueble.

(Continúa su proceso).(16)NO

Jefe de Sección elabora informe técnico y traslada al Jefe Depto.

de Investigación. (17)

SI

Jefe Depto. aprueba y traslada al Departamento de Registro del

Patrimonio del Estado (18)

Jefe Depto. recibe expediente “Actualizado” para agregar a su Legajo.

(19)

FIN

FIN

65



Elaborado por :



DONACIONES A FAVOR DEL ESTADO


• OBJETO DEL PROCESO: Investigaciones relacionadas a la Legalización de inmuebles a favor del Estado en lo referente a las Donaciones.


• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE INVESTIGACION DEL PATRIMONIO DEL ESTADO.

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Depto. Gestión y

Legalización 1. Solicita investigación y traslada al Jefe Depto. de Investigación del Patrimonio. 1 día

Jefe Depto. de Investigación del

Patrimonio del Estado 2. Analiza y asigna a la Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros. 4 horas

Jefe Sección de Donaciones,

Adscripciones y Otros 3. Recibe Expediente para su revisión y análisis y asigna a Investigador. 4 horas.

Investigador 4. Realiza investigación de Gabinete y solicita certificación al Registro General de la Propiedad.

4 días

Delegado de Bienes del Estado en el Registro

General de la Propiedad 5. Obtiene certificación y traslada al investigador. 1-3 días *

Investigador 6. Se constituye con Donante para requerir mayor información, documentación y ubicación exacta del inmueble. 1 día

Investigador 7. Solicita a Sección de Topografía elaboración del Plano. 4 horas

Jefe Sección de Topografía 8. Elabora plano y traslada a investigador.

(Procedimiento MFP-DBE-IPE09). 2 horas

Investigador 9. Adjunta plano, informa y traslada al Jefe de Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros. 4 horas


Adscripciones y Otros 10. Revisa y solicita visto bueno del Jefe Depto. de Investigación del

Patrimonio. 4 horas

Jefe Depto. de Investigación del

Patrimonio del Estado 11. Revisa, aprueba y traslada al Departamento de Gestión y Legalización de

Bienes Inmuebles del Estado. 4 horas

Jefe Depto. Gestión y Legalización 12. Recibe expediente y continúa con legalización a favor del Estado. *


66

PROCESO: MFP-DBE-IPE02. Donaciones a favor del Estado.

Depto. de InvestigaciónJefatura Sección de

Topografía


General de la Propiedad


Donaciones, Adscripciones y Otros

Jefatura del Depto. Investigación del


Jefatura del Depto. de Gestión y Legalización

INICIO

Solicita investigación y traslada al Jefe Depto. de

Investigación del Patrimonio. (1)

Analiza y asigna a la Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros. (2)

Recibe Expediente para su revisión y análisis y asigna

a Investigador. (3)

Investigador realiza investigación de Gabinete y

solicita certificación al Registro General de la Propiedad. (4)

Obtiene certificación y traslada al investigador. (5)

Investigador se constituye con Donante para requerir mayor información, documentación y

ubicación exacta del inmueble. (6)

Investigador solicita a Sección de Topografía

elaboración del Plano. (7)

Elabora plano y traslada a investigador.

(Procedimiento MFP-DBE-IPE09). (8)

Investigador adjunta plano, informa y traslada al Jefe de Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros. (9)

Revisa y solicita visto bueno del Jefe Depto. de Investigación del

Patrimonio. (10)

Revisa, aprueba y traslada al Departamento de Gestión y

Legalización de Bienes Inmuebles del Estado. (11)

Recibe expediente y continúa con legalización a favor del Estado.

(12)

FIN

67



Elaborado por :



ADSCRIPCIÓN A INSTITUCIONES DEL

ESTADO


• OBJETO DEL PROCESO: Investigaciones relacionadas a la Legalización de inmuebles otorgados en Adscripción a favor de Instituciones del Estado.




Legalización 1. Analiza expediente de Adscripción y solicita investigación. 1 día

Jefe Depto. Investigación del Patrimonio del Estado 2. Analiza y asigna expediente a la Sección de Donaciones, Adscripciones y

Otros. 5 horas


Adscripciones y Otros 3. Recibe expediente, analiza y asigna a Investigador. 1 día

Investigador 4. Realiza investigación de Gabinete y solicita certificación al Registro General de la Propiedad. 4 horas


General de la Propiedad 5. Obtiene Certificación y traslada al investigador. 1-3 días*

Investigador 6. Recibe certificación, documenta expediente y efectúa investigación de campo. 4 horas

Investigador 7. Solicita a Sección de Topografía elaboración del Plano. 2 horas

Jefe Sección de Topografía 8. Elabora Plano y traslada a Investigador.

(Procedimiento MFP-DBE-IPE09). 1 día

Investigador 9. Adjunta Plano, realiza informe y traslada al Jefe de Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros.

1 día


Adscripciones y Otros. 10. Solicita visto bueno al Jefe del Departamento de Investigación del

Patrimonio del Estado. 4 horas

Jefe Depto. Investigación del Patrimonio del Estado 11. Revisa, aprueba y traslada al Departamento de Gestión y Legalización de

Bienes Inmuebles del Estado. 4 horas.

Jefe Depto. Gestión y Legalización 12. Recibe expediente documentado, y continúa con el trámite de Adscripción. 1 hora.


68

Duración Estimada: 07 Días / Número de Actividades: 12 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departamento de Investigación del P

atrimonio del E

stado -Dirección de Bienes del E

stado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-IPE03. Adscripciones a Instituciones del Estado.


Topografía





Jefatura del Depto. Investigación del



INICIO

Analiza expediente de Adscripción y solicita investigación. (1)

Analiza y asigna expediente a la Sección de Donaciones, Adscripciones

y Otros.(2)

Recibe expediente, analiza y asigna a Investigador.(3)

Investigador Recibe certificación, documenta expediente y efectúa

investigación de campo.(6)

Investigador Realiza investigación de Gabinete y

solicita certificación al Registro General de la Propiedad.(4)


Investigador solicita a Sección de Topografía

elaboración del Plano. (7)



Investigador adjunta plano, informa y traslada al Jefe de Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros. (9)

Recibe expediente documentado, y continúa con el trámite de

Adscripción.(12)



Solicita visto bueno al Jefe del Departamento de Investigación del Patrimonio del Estado. (10)

FIN

69



Elaborado por :



RECUPERACIÓN DE BIENES ESTATALES EN

PODER DE PARTICULARES


• OBJETO DEL PROCESO: Investigación relacionada con recuperación del Patrimonio del Estado y apropiaciones indebidas de particulares.



RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Depto. Investigación del Patrimonio del Estado

1. Planifica Investigación por zonas o regiones y traslada expediente a la Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros.

1 día


Adscripciones y Otros. 2. Coordina y asigna expedientes de determinada zona a Investigador. 1 día

Investigador 3. Realiza “rastreo” de zonas asignadas y obtiene listados posibles de propiedades del Estado. 1 día

Investigador 4. Se constituye a la Municipalidad y a DICABI; compara, analiza y obtiene información registral. 2 días

Investigador 5. Solicita certificación al Delegado de Bienes del Estado en el Registro General de la Propiedad. 1 día


General de la Propiedad 6. Obtiene certificación y traslada al Investigador. 1-3 días*

Investigador 7. Recibe certificación, analiza, elabora informe y establece si el inmueble es propiedad del Estado o no. 1 día

Investigador 8. Si el inmueble NO ES propiedad del Estado, elabora informe y traslada al Jefe de Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros.

1 día


Adscripciones y Otros 9. Recibe, elabora Informe Final y Traslada al Jefe Depto. de Investigación

(Finaliza Proceso). 1 día


Adscripciones y Otros. 10.

Si el inmueble SI ES propiedad del Estado, traslada al Jefe Depto. Investigación para su visto bueno. 1 día

Jefe Depto. Investigación del Patrimonio del Estado 11. Aprueba y traslada expediente al Departamento de Gestión y Legalización. 1día

Jefe Depto. Gestión y Legalización

12. Recibe expediente ya documentado para continuar el trámite respectivo. 1 día


70

Duración Estimad

a: 15 Días / N

úmero de Actividad

es: 12

/ Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departam

ento de Investigación del Patrimon

io del Estado -Dire

cción de

Biene

s del Estado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-IPE04. Recuperación de Bienes Estatales en Poder de Particulares.




Depto. de InvestigaciónINVESTIGADOR DE

INMUEBLES



Jefatura del Depto. de Investigación del


INICIO

Planifica Investigación por zonas o regiones y traslada expediente a la Sección de Donaciones, Adscripciones y

Otros. (1)

Coordina y asigna expedientes de

determinada zona a Investigador. (2)

Se constituye a la Municipalidad y a DICABi; compara, analiza y obtiene información registral.(4)

Realiza “rastreo” de zonas asignadas y obtiene listados posibles de

propiedades del Estado. (3)

Solicita certificación al Delegado de Bienes del

Estado en el Registro General de la Propiedad. (5)


Recibe certificación, analiza, elabora informe y establece si el inmueble es propiedad del

Estado o no. (7)

¿Es el inmueble propiedad del Estado?.

SI

NO

Elabora informe y traslada al Jefe de Sección de Donaciones,

Adscripciones y Otros. (8)

Traslada al Jefe Depto. Investigación para su visto

bueno. (10)

Recibe, elabora Informe Final y Traslada al Jefe

Depto. de Investigación. (9)

Aprueba y traslada expediente al Departamento de Gestión y

Legalización. (11)

Recibe expediente ya documentado para continuar el

trámite respectivo. (12)

FIN

71



Elaborado por :



USUFRUCTOS A FAVOR DE INSTITUCIONES

GUBERNAMENTALES Y NO GUBERNAMENTALES


• OBJETO DEL PROCESO: Realizar investigaciones relacionadas con usufructo de inmuebles propiedad del Estado a favor de instituciones gubernamentales y no gubernamentales.




Legalización 1. Analiza expediente de Usufructo, solicita investigación. 1 día

Jefe Depto. Investigación del

Patrimonio del Estado 2. Analiza y asigna expediente de Usufructo a Jefe de Sección de

Donaciones, Adscripciones y Otros. 5 horas

Jefe Sección Donaciones,

Adscripciones y Otros 3. Analiza y asigna expediente a Investigador. 1 día

Investigador 4. Realiza investigación de Gabinete y solicita certificación al Delegado de Bienes del Estado en el Registro General de la Propiedad. 4 horas


General de la Propiedad 5. Obtiene certificación y traslada a Investigador. 1-3 días*

Investigador 6. Recibe certificación, documenta expediente y efectúa investigación de campo. 4 horas

Investigador 7. Solicita a la Sección de Topografía la elaboración del Plano. 2 horas

Jefe Sección de Topografía 8. Elabora Plano y traslada a Investigador.

(Procedimiento MFP-DBE-IPE09). 1 día

Investigador 9. Adjunta plano al informe y traslada al Jefe Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros. 1 día

Jefe Sección Donaciones,

Adscripciones y Otros 10. Solicita visto bueno al Jefe Depto. Investigación. 4 horas


Patrimonio del Estado 11. Revisa, aprueba y traslada al Depto. Gestión y Legalización 4 horas


12. Recibe expediente documentado y continúa con trámite de Usufructo. 1 hora.


72

Duración Estimada: 15 Días / Número de Actividades: 12 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departam

ento de Investigación del P

atrimonio del Estado -Dirección de Bienes del E

stado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-IPE05. Usufructo a favor de Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales.


Topografía





Jefatura Depto. de Investigación del


Jefatura Depto. de Gestión y Legalización

Analiza expediente de Usufructo, solicita investigación. (1)

INICIO

Analiza y asigna expediente de Usufructo a Jefe de Sección de Donaciones, Adscripciones y

Otros. (2)

Analiza y asigna expediente a

Investigador. (3)

Investigador realiza trabajo de Gabinete y solicita

certificación al Delegado de Bienes del Estado en el Registro General de la

Propiedad. (4)


Investigador Recibe certificación, documenta expediente y efectúa

investigación de campo. (6)

Solicita a la Sección de Topografía la elaboración del

Plano. (7)





Recibe expediente documentado, y continúa con el trámite de

Usufructo.(12)

Investigador adjunta plano al informe y traslada al Jefe Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros. (9)

Solicita visto bueno al Jefe del Departamento de Investigación del Patrimonio del Estado. (10)

FIN

73



Elaborado por :



TITULACIONES SUPLETORIAS A FAVOR

DEL ESTADO


• OBJETO DEL PROCESO: Investigación de campo y gabinete relacionada a Titulaciones Supletorias a favor del Estado. • BASE LEGAL : Decreto No. 141-85 • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE INVESTIGACION DEL PATRIMONIO DEL ESTADO.


Legalización 1. Gestiona Titulación Supletoria a favor del Estado, y traslada al Departamento de Investigación. *


Patrimonio del Estado 2. Analiza y asigna a Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros. 4 horas


Adscripciones y Otros 3. Analiza, asigna expediente al Investigador y coordina. 4 horas

Investigador 4. Efectúa investigación de Gabinete, Registral y de Campo, y establece si el Inmueble cuenta con inscripción registral o no. 1 día

Investigador 5. Si el inmueble CUENTA con inscripción registral, traslada expediente al Jefe de Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros.

15 minutos


Adscripciones y Otros 6. Revisa y traslada al Jefe Depto. de Investigación del Patrimonio para su

Visto Bueno. 2 horas


Patrimonio del Estado 7. Revisa, aprueba y traslada al Departamento de Gestión y Legalización. 4 horas

Jefe Depto. Gestión y Legalización 8. Notifica a institución interesada que la finca posee registro.

(Procedimiento MFP-DBE-GYL10). 3 días

Jefe Sección de Topografía 9.

Si el inmueble NO CUENTA con inscripción registral, elabora Plano y traslada a Investigador. (Procedimiento MFP-DBE-IPE09). 1 día

Investigador 10. Recibe plano, elabora informe y traslada al Jefe de Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros.

2 días


Adscripciones y Otros 11. Solicita visto bueno al Jefe Depto. Investigación. 4 horas



Jefe Depto. Gestión y Legalización 13. Recibe expediente documentado y continúa con trámite de Titulación

Supletoria. *


74

PROCESO: MFP-DBE-IPE06. Titulaciones Supletorias a favor del Estado.


Topografía






INICIO

Gestiona Titulación Supletoria a favor del Estado, y traslada al Departamento

de Investigación. (1)

Analiza y asigna a Sección de Donaciones,

Adscripciones y Otros. (2)

Analiza, asigna expediente al Investigador y coordina. (3)

Investigador efectúa investigación de Gabinete, Registral y de Campo, y establece si el Inmueble cuenta con inscripción registral o no. (4)

¿El Inmueble cuenta con Inscripción Registral?.

Investigador traslada expediente al Jefe de

Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros.(5)

Revisa y traslada al Jefe Depto. de Investigación del Patrimonio para su Visto

Bueno. (6)


Legalización. (7)

Notifica a institución interesada que la finca posee registro.(Procedimiento MFP-DBE-GYL10).

(8)


(Procedimiento MFP-DBE-IPE09).

(9)

SI

NO

Investigador recibe plano, elabora informe y traslada al

Jefe de Sección de Donaciones, Adscripciones y

Otros. (10)

Solicita visto bueno al Jefe

Depto. Investigación. (11)

FIN


Legalización. (12)

Recibe expediente documentado y continúa con trámite de Titulación Supletoria. (13)

FIN

75



Elaborado por :



OPOSICIÓN A TITULACIÓN SUPLETORIA


• OBJETO DEL PROCESO: Realizar investigación de campo y de Gabinete, para darle soporte técnico a la Oposición Legal cuando exista una dudosa procedencia del trámite.



RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Depto.

Investigación del Patrimonio del Estado

1. Recibe expediente del Departamento de Gestión y Legalización, analiza y asigna a Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros. 4 horas


Adscripciones y Otros 2. Recibe expediente, analiza y asigna a Investigador. 4 horas

Investigador 3. Realiza trabajo de Gabinete, registral, de campo y se constituye a fuentes de Información. 2 días*

Investigador 4. Elabora informe y traslada al Jefe Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros.

1 día


Adscripciones y Otros 5. Analiza informe y solicita visto bueno del Jefe Depto. Investigación del

Patrimonio del Estado. 4 horas



Jefe Depto. Gestión y Legalización 7. Recibe expediente Documentado. 1 hora


76

Duración Estimada: 04 Días / Número de Actividades: 07 / Ú

ltima Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / U

nidad Responsable: Departamento de Investigación del P

atrim

onio del Estado -Dirección de Bienes del E

stado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-IPE07. Oposición a Titulación Supletoria.



INMUEBLES





Recibe expediente del Departamento de Gestión y Legalización, analiza y asigna a Sección de

Donaciones, Adscripciones y Otros. (1)

INICIO

Recibe expediente, analiza y asigna a Investigador. (2)

Realiza trabajo de gabinete, registral, de campo y se constituye a fuentes de

Información. (3)

Elabora informe y traslada al Jefe Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros.(4)

Analiza informe y solicita visto bueno del Jefe Depto. Investigación del Patrimonio

del Estado. (5)


Legalización. (6)

Recibe expediente Documentado. (7)

FIN

77



Elaborado por :



CONTROL DE BIENES INMUEBLES DEL ESTADO


• OBJETO DEL PROCESO: Llevar control de Bienes Inmuebles dados en Usufructo, Adscripción, Arrendamiento y Otros, a través de investigaciones de campo y de registro con el objeto de recopilar información para la elaboración del Inventario del Patrimonio del Estado.



RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Depto.

Investigación del Patrimonio del Estado

1. Recibe expediente, analiza y asigna a Investigador. 4 horas

Investigador 2. Práctica investigación de Gabinete y de Campo. 3 días*

Investigador 3. Establece si al inmueble se le da el uso para el cual fue otorgado. 1 día


NO, inicia trámite de anulación de la Figura Jurídica que haya adquirido el Inmueble (Adscripción, Usufructo, Arrendamiento, etc.) 1 día


Adscripciones y Otros 5.

SI, realiza informe y devuelve expediente al Jefe Depto. de Investigación del Patrimonio para su Visto Bueno. 1 día


Patrimonio del Estado 6. Revisa, aprueba y traslada expediente al solicitante. 1 hora


79



Elaborado por :



ELABORACIÓN DE PLANOS TOPOGRÁFICOS


• OBJETO DEL PROCESO: Elaboración de Planos Topográficos para expedientes relacionados a Usufructos, Donaciones, Adscripciones, Titulaciones Supletorias, Actualización del Patrimonio, Arrendamientos y Otros.




Investigador 1. Documenta expediente y solicita elaboración de Plano a Jefe de Sección de Topografía. 4 horas

Jefe Sección de Topografía 2. Recibe solicitud y asigna al Topógrafo. 4 horas

Topógrafo 3. Recibe solicitud de Planos, práctica levantamiento topográfico y traslada a a Dibujante.

4 horas

Dibujante 4. Recibe libreta de campo, realiza cálculo y traslada a Jefe de la Unidad de Dibujo. 1 día

Jefe Unidad de Dibujo 5. Recibe libreta de campo, calcula, elabora plano y asigna Dibujante. 2 horas

Dibujante 6. Recibe cálculo, dibuja plano y traslada a Jefe de Unidad para revisión. 4 horas

Jefe Unidad de Dibujo 7. Revisa y traslada a Jefe de Sección de Topografía. 1 hora

Jefe Sección de Topografía 8. Recibe planos, revisa y traslada al Jefe del Departamento. 1 hora

Jefe Depto. Investigación 9. Recibe planos topográficos, revisa, firma, sella y traslada a Investigador. 2 horas

Investigador 10. Recibe planos topográficos, para adjuntar a expediente. 15 minutos

80

Duración Estimada: 04 Días / Número de Actividades: 07 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departamento de Investigación del P

atrimonio del E

stado -Dirección de Bienes del Estado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-IPE09. Elaboración de Planos Topográficos.


PatrimonioJefe Unidad de Dibujo


Topografía


INMUEBLES

Documenta expediente y solicita elaboración de Plano

a Jefe de Sección de Topografía. (1)

INICIO

Recibe solicitud y asigna al Topógrafo. (2)

Topógrafo recibe solicitud de Planos, práctica

levantamiento topográfico y traslada a a Dibujante. (3)

Dibujante recibe libreta de campo, realiza cálculo y

traslada a Jefe de la Unidad de Dibujo. (4)

Jefe recibe libreta de campo, calcula, elabora plano y asigna Dibujante. (5)

Dibujante recibe cálculo, dibuja plano y traslada a Jefe de Unidad

para revisión. (6)

Jefe revisa y traslada a Jefe de Sección de Topografía.(7)

Recibe planos, revisa y traslada al Jefe del Departamento. (8)

Recibe planos topográficos, revisa, firma, sella y traslada

a Investigador. (9)

Recibe planos topográficos, para adjuntar a expediente. (10)

FIN

81



Elaborado por:


DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y LEGALIZACIÓN • OBJETO DEL DEPARTAMENTO: Dictaminar sobre las solicitudes de adscripción, donación, usufructo y otras, asimismo,

establecer su actuar dentro del marco legal administrativo y del derecho común para dar respuesta a las gestiones realizadas por entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de particulares, que persigan realizar proyectos que apoyen las políticas de orden social del Estado.

• BASE LEGAL: Artículo 40 incisos 10,12 y 13, y artículo 41 numeral 6 del Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.

• ESTRUCTURA: Jefatura y Sub-Jefatura de Departamento, Asistente, Jefe de las Secciones de Legalización, Recuperación y Gestión, Analistas Jurídicos de Legalización, Analistas Jurídicos de Recuperación del Patrimonio, Gestor y Notificador, Abogado y Procurador.

82



Elaborado por:


CÓDIGO: MFP-DBE-GYL01 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 ADSCRIPCIÓN No. de Actividades: 17

Duración Estimada: 75 días*

• OBJETO DEL PROCESO : Es una figura jurídica por medio de la cual el Estado otorga el uso de inmuebles de su propiedad a instituciones que conforman el Organismo Ejecutivo, quedando establecido el fin para el cual son adscritos.

• BASE LEGAL : a. Arts. 28, 194, literal c) de la Constitución Política de la República de Guatemala. b. Arts. 27 literal j), 35 literal m) del Dto. No. 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo. c. Arts. 9, numeral 3, 16 numeral 1, 40 numeral 10, 60 numeral 2 del Acuerdo Gubernativo número 382-2001,

“Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y LEGALIZACIÓN

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Director (a) 1. Conoce y traslada expediente a Departamento de Gestión y Legalización. 1 día

Jefe Depto. Gestión y Legalización 2. Recibe, conoce y traslada expediente a Analista Jurídico para su análisis y

trámite respectivo. 1 día

Analista Jurídico 3. Traslada expediente para su investigación de campo y registral, así como información de soporte necesaria para su trámite.

3 días


Patrimonio 4.

Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE03. Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE09. Traslada expediente con informe técnico y planos al Depto. de Gestión y Legalización para establecer si procede o no la Adscripción.

*

Analista Jurídico 5. NO procede, se elabora oficio de respuesta negativa, se notifica al interesado y se manda a archivar el expediente. (Finaliza trámite). 1 día

Analista Jurídico 6. SI procede, se emite opinión técnica, se elabora proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos y se somete a aprobación y visto bueno de Dirección.

1 día

Director (a) 7. Traslada expediente a Asesoría Jurídica para emisión de Dictamen Jurídico.

1 día

Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas 8. Emite Dictamen Jurídico y trasladan expediente a la Procuraduría General

la Nación. 15 días*

Procuraduría General la Nación. 9. Aprueba Dictamen Técnico y lo devuelve a la Asesoría Jurídica. 30 días*


10. Con dictamen jurídico, aprobado traslada expediente a ésta Dirección. 1 día

Director (a) 11. Conoce expediente y lo traslada al Departamento de Gestión y Legalización. 1 día

Analista Jurídico 12. Imprime proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos en papel especial sello de agua y con visto bueno traslada a Dirección. 2 días

Director (a) 13. Traslada expediente a la Dirección de Servicios Administrativos. 1 día


Traslada expediente con proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos para los refrendos respectivos del Despacho Ministerial y Secretaría General de la Presidencia.

5 días*

Dirección de Servicios Administrativos 15. Recibe expediente con refrendos y realiza la publicación de los Acuerdos

Gubernativos en el Diario de Centro América y traslada a ésta Dirección. 5 días

Director (a) 16. Traslada expediente con la publicación respectiva en el Diario de Centro América al Depto. Gestión y Legalización.

1 día


Traslada expediente a Analista Jurídico para que faccione acta de entrega a la entidad correspondiente y traslade al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado para su archivo y anotaciones correspondientes.

3 días


83

Duración Estimada: 75 días/ N

úmero de Actividades: 17 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / U


epartam

ento de Gestión y Legalización -Dirección de Bienes del E

stado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-GYL01. Adscripción.

Procuraduría General de la

Nación


Asesoría Jurídica del Ministerio de

Finanzas Públicas



PatrimonioDirección

INICIO

Conoce y traslada expedientes a

Departamento de Gestión y Legalización. (1)

Jefe de Depto. recibe, conoce y traslada

expediente a Analista Jurídico para su análisis y trámite respectivo. (2)

Analista Jurídico traslada expediente para su

Investigación de Campo y Registral. (3)

Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE03


Traslada expediente con informe técnico y planos al

Depto. de Gestión y Legalización para establecer

si procede o no la Adscripción. (4)

¿Procede la Adscripción?

Analista Jurídico elabora proyecto de resolución negativa, notifica al interesado y manda a archivar el expediente.

(5)

FIN

NO

Analista Jurídico emite opinión técnica, elabora proyecto de Acuerdo

Gubernativo y Exposición de Motivos y se somete ha visto bueno de Dirección. (6)

SI

Traslada expediente a Asesoría Jurídica para emisión de Dictámen

Jurídico. (7)

Emite Dictamen Jurídico respectivo y traslada

expediente a la Procuraduría General de

la Nación. (8)

Aprueba Dictamen Técnico y lo devuelve a la

Asesoría Jurídica. (9)

Con Dictámen Jurídico aprobado, traslada

expediente a la Dirección de Bienes del Estado. (10)

Conoce expediente y traslada al Departamento de Gestión y Legalización.

(11)

Analista Jurídico Imprime proyecto de Acdo. Gubernativo y Exp. de Motivos para en papel especial sello de agua y con visto bueno

traslada a Dirección. (12)

Traslada Expediente a la Dirección de Servicios Administrativos. (13)

Traslada expediente con proyecto de Acdo.

Gubernativo y exposición de motivos para refrendo del Despacho Ministerial y Secretaría General de la Presidencia. (14)

Recibe expediente con refrendos y manda a su publicación al Diario de Centro América los

Acuerdos Gubernativos y traslada a la Dirección de Bienes del Estado.

(15)

Traslada Expediente con la Publicación respectiva en el Diario Oficial al Depto. De Gestión y Legalización.

(16)

Jefe Depto. traslada Expediente a Analista

Jurídico para que faccione acta de entrega a la entidad correspondiente y traslade al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado para su archivo y anotaciones correspondientes. (17)

FIN

84



Elaborado por:


CÓDIGO: MFP-DBE-GYL02 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 USUFRUCTO No. de Actividades: 26

Duración Estimada: 153 días • OBJETO DEL PROCESO: Es el derecho real de uso y goce de un inmueble, propiedad del Estado, por un plazo

determinado y un fin específico, concediéndose a favor de entidades del Estado y a otras entidades distintas a éstas. • BASE LEGAL :

a. Artículos 28 y 194 literal c) de la Constitución Política de la República de Guatemala. b. Artículos 27 literal j) y 35 literal m) del Dto. No. 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo. c. Artículos 9 numeral 3), 16 numeral 1), 40 numeral 10), 43 y 60 del Acuerdo Gubernativo número 382-2001,

“Reglamento Orgánico del Ministerio de Finanzas Públicas”. d. Artículos 703, 704, 705, 706 y 1,862 del Decreto Ley Número 106, Código Civil.

• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y LEGALIZACIÓN.


Jefe Depto. Gestión y Legalización 2. Conoce y traslada expediente a Analista Jurídico para su análisis y trámite

correspondiente. 1 día

Analista Jurídico 3. Analiza y traslada a Depto. de Investigación del Patrimonio del Estado para su investigación. 2 días


Patrimonio 4.

Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE05, elabora informe técnico y traslada a Departamento de Gestión y Legalización para establecer si procede o no el Usufructo.

15 días*

Analista Jurídico 5. NO procede, elabora informe con Visto Bueno del Jefe de Sección y Jefe de Departamento traslada a Dirección (Finaliza trámite). 1 día

Analista Jurídico 6. SI procede, se manda practicar avalúo a la Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles. 2 días

DICABI 7. Practica avalúo del inmueble y devuelve expediente. 20 días*

Director (a) 8. Conoce expediente y traslada al Departamento de Gestión y Legalización. 1 día

Jefe Depto. Gestión y Legalización 9. Recibe y traslada expediente a Analista Jurídico para continuar trámite

correspondiente. 30

minutos

Analista Jurídico 10. Analiza, emite opinión, elabora proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos, y con visto bueno traslada a Dirección. 3 días

Director (a) 11. Traslada expediente a Asesoría Jurídica para emisión de Dictamen Jurídico. 1 día

Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas 12. Emite Dictamen Jurídico y traslada expediente a la Procuraduría General la

Nación. 15 días*


Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas 14. Con dictamen jurídico aprobado, traslada expediente a ésta Dirección. 1 día


Analista Jurídico 16. Imprime proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos en papel especial sello de agua y con visto bueno traslada a Dirección.

2 días



18. Traslada expediente con proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos para los refrendos respectivos del Despacho Ministerial y Secretaría General de la Presidencia.

5 días*



Director (a) 20. Traslada expediente con la publicación respectiva en el Diario de Centro América al Depto. Gestión y Legalización. 1 día


Recibe expediente y con visto bueno de Dirección lo traslada a Escribanía de Cámara y de Gobierno para faccionamiento de Escritura Pública de Usufructo.

1 día


85

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Escribano de Cámara y

Gobierno 22. Facciona el instrumento público y devuelve Primer Testimonio de Escritura Pública de Usufructo para su inscripción. 30 días*

Director (a) 23. Recibe expediente y traslada a Departamento de Gestión y Legalización. 1 día*

Jefe Depto. Gestión y Legalización 24. Recibe y traslada a Gestor. 30

minutos

Gestor 25. Con primer Testimonio de Escritura Pública de Usufructo efectúa inscripción en el Registro General de la Propiedad. 10 días*

Analista Jurídico 26. Con fotocopia de primer testimonio razonado facciona Acta de Entrega y manda el expediente al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado para su archivo y anotaciones correspondientes. (Finaliza trámite).

3 días


86

PROCESO: MFP-DBE-GYL02. Usufructo. (Pág. 1/2).

Procuraduría General de la Nación


Finanzas Públicas

Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles del Estado




Dirección

INICIO

Conoce y traslada expediente a


Analista Jurídico analiza y traslada al Depto. De

Investigación del Patrimonio, para su respectiva investigación. (3)


Jurídico.. (11)





Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE05, elabora informe técnico y traslada

al Departamento de Gestión y Legalización para establecer si

procede o no el Usufructo (4)

¿Procede el Usufructo?

Práctica avalúo del inmueble y devuelve expediente. (7)

FIN

SINO

Emite dictamen jurídico favorable y traslada

expediente a Procuraduría General de

la Nación. (12)

Analista Jurídico elabora informe con Visto Bueno del Jefe de Sección y el Jefe de Depto. traslada a

Dirección. (5)

Analista Jurídico analiza, emite opinión, elabora proyecto de Acdo.

Gubernativo y Exposición de Motivos, y con Vo.Bo. traslada a Dirección. (10)

Aprueba dictamen técnico y devuelve

expediente a Asesoría Jurídica. (13)

Traslada expediente con Dictamen aprobado a la Dirección de Bienes del

Estado. (14)

Traslada expediente a Departamento de Gestión y

Legalización. (15)Analista jurídico imprime proyecto de Acuerdo

Gubernativo y Exposición de Motivos en papel especial con

sello de agua y con visto bueno traslada a Dirección. (16)

Traslada expediente a la Dirección de Servicios Administrativos. (17)

Usufructo (P2)

Analista Jurídico manda a practicar Avalúo a

DICABI (6)

Jefe de Depto. recibe y traslada expediente a Analista Jurídico para continuar trámite. (9)

87

PROCESO: MFP-DBE-GYL02. Usufructo. (Pág. 2/2).

Asesoría Jurídica del MFP

Escribanía de Cámara y Gobierno



Dirección

Con su Vo.Bo. Traslada expediente para los

refrendos respectivos al Despacho Ministerial y Secretaría General de la

Presidencia. (18)

Facciona el instrumento público y devuelve Primer Testimonio de Escritura

Pública de Usufructo para su

inscripción. (22)

Jefe Depto. recibe expediente y lo traslada a la Escribanía de Cámara y Gobierno para faccionamiento de Escritura Pública de Usufructo. (21)

Recibe expediente y lo traslada al Departamento de Gestión y Legalización. (20)

Recibe expediente con los refrendos respectivos y realiza la publicación en el Diario de Centro América y lo traslada a

ésta Dirección. (19)


Recibe expediente y lo traslada al Gestor. (24)

Con primer testimonio de escritura pública, el Gestor efectúa inscripción en el Registro General de la

Propiedad. (25)

Analista Jurídico con fotocopia del primer

testimonio razonado facciona Acta de Entrega y manda el expediente al Departamento de Registro del Patrimonio del

Estado para su archivo y anotaciones

correspondientes. (26)

FIN

Usufructo (P1)

88



Elaborado por:


CÓDIGO: MFP-DBE-GYL03 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 DONACIÓN No. de Actividades: 26

Duración Estimada: 153 días • OBJETO DEL PROCESO : Es el acto a través del cual un particular transfiere la propiedad de un inmueble a favor del

Estado sin contraprestación y con la finalidad de que sea utilizado para beneficio social (hospitales, escuelas, centros de salud, comisarías, etc.)

• BASE LEGAL : a. Artículos 28 y 194 literal c) de la Constitución Política de la República. b. Artículos 27 literal j) y 35 literal m) del Decreto número 114-97 del Congreso, Ley del Organismo Ejecutivo. c. Artículos 9 numeral 3), 16 numeral 1), 40 numeral 10), 43 y 60 numeral 2) del Acuerdo Gubernativo número 382-

2001 “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”. d. Artículos números 1855 al 1879 del Decreto Ley número 106, Código Civil. e. Artículo 1 del Decreto número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y artículo 2 del

Acuerdo Gubernativo número 1059-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y LEGALIZACIÓN.




Analista Jurídico 3. Analiza y traslada a Depto. de Investigación del Patrimonio del Estado para que rinda su informe técnico. 2 días


Patrimonio 4.

Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE03. Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE09. Traslada expediente a Departamento de Gestión y Legalización con informe y planos para establecer si procede o no la Donación.

15 días*

Analista Jurídico 5. NO procede, realiza proyecto de resolución negativa, se notifica al interesado y se archiva. (Finaliza trámite). 1 día

Analista Jurídico 6. SI procede, se manda practicar avalúo a la Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles. 2 días




correspondiente. 30

minutos



Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas 12. Emite Dictamen Jurídico respectivo y traslada expediente a la Procuraduría

General la Nación. 15 días*








5 días*





89



Recibe expediente y con visto bueno de Dirección lo traslada a Escribanía de Cámara y de Gobierno para faccionamiento de Escritura Pública de Donación.

1 día

Escribano de Cámara y Gobierno 22. Facciona el instrumento público y devuelve Primer Testimonio de Escritura

Pública de Donación para su inscripción. 30 días*



minutos

Gestor 25. Con primer Testimonio de Escritura Pública de Donación efectúa inscripción en el Registro General de la Propiedad. 10 días*

Analista Jurídico 26. Con copia de primer testimonio razonado facciona Acta de Entrega y manda el expediente al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado para su archivo y anotaciones correspondientes. (Finaliza trámite).

3 días


90

Duración Estimada: 153 Días / N

úmero de Actividades: 26 / Última Revisión: 12 de Julio de 2,007 / U


epartam

ento de Gestión y Legalización -Dirección de

Bienes del E

stado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-GYL03. Donación. (Pág. 1/2).



Públicas

Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes

Inmuebles



Departamento de Gestión y

LegalizaciónDirección



INICIOJefe de Depto. Conoce y traslada a Analista Jurídico para su análisis y trámite correspondiente. (2)

Analista Jurídico traslada expediente al Depto. De

Investigación del Patrimonio para que rinda su informa técnico. (3)



Traslada expediente con informe técnico y planos al

Depto. de Gestión y Legalización para establecer si procede o no la Donación.

(4)

¿Procede la Donación?

Analista Jurídico realiza proyecto de resolución negativa, se notifica y se

archiva. (5)FIN

Practica avalúo del inmueble y devuelve expediente. (7)

Analista Jurídico solicita avalúo a la Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles. (6)

NO SI




Estado. (14)


Jurídico.. (11)




Legalización. (15)


Analista jurídico imprime proyecto de Acuerdo








la Nación. (12)

Donación

(P2)

91

PROCESO: MFP-DBE-GYL02. Donación. (Pág. 2/2).





Dirección







Pública de Donación para su

inscripción. (22)



FIN


Propiedad. (25)

Jefe Depto. recibe expediente y lo traslada a la Escribanía de Cámara y Gobierno para faccionamiento de Escritura Pública de Donación. (21)



Presidencia. (18)

Donación

(P1)



92



Elaborado por:


CÓDIGO: MFP-DBE-GYL04 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 SERVIDUMBRE No. de Actividades: 26

Duración Estimada: 154 días • OBJETO DEL PROCESO: Es la limitación a la propiedad impuesta sobre un inmueble para uso de otro inmueble de

distinto dueño para utilidad privada, pública o comunal. • BASE LEGAL :

a. Artículos 28 y 194 literal c) de la Constitución Política de la República. b. Artículos 27 literal j) y 35 literal m) del Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo

Ejecutivo. c. Artículos 9 numeral 3), 16 numeral 1), 40 numeral 10), 43 y 60 numeral 2) del Acuerdo Gubernativo Número 382-

2001 “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”. d. Artículos 752 y 798 del Decreto Ley Número 106, Código Civil.




2. Conoce y traslada expediente a Analista Jurídico para su análisis y trámite correspondiente.

1 día

Analista Jurídico 3. Analiza y traslada a Depto. de Investigación del Patrimonio del Estado para que rindan el informe técnico. 2 días


Patrimonio 4.

Realiza investigación de campo, registral y levantamiento topográfico, elabora informe técnico, desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE09 y traslada a Depto. Gestión y Legalización para establecer si procede o no la Servidumbre.

15 días*


Analista Jurídico 6. SI procede, se solicita practicar avalúo a la Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles. 2 días




correspondiente. 30

minutos





Procuraduría General la Nación.

13. Aprueba Dictamen Técnico y lo devuelve a la Asesoría Jurídica. 30 días*






Traslada expediente con proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos para los refrendos respectivos del Despacho Ministerial y Secretaría General de la Presidencia.

5 días*



Director (a) 20. Traslada expediente con la publicación respectiva en el Diario de Centro América al Depto. Gestión y Legalización. 3 días


21. Recibe expediente y con visto bueno lo traslada a Escribanía de Cámara y de Gobierno para faccionamiento de Escritura Pública de Servidumbre.

1 día


93

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Escribano de Cámara y

Gobierno 22. Facciona el instrumento público y devuelve Primer Testimonio de Escritura Pública de Servidumbre para su inscripción. 30 días*



minutos

Gestor 25. Con primer Testimonio de Escritura Pública de Servidumbre efectúa inscripción en el Registro General de la Propiedad.

10 días*


3 días


94

PROCESO: MFP-DBE-GYL04. Servidumbre. (Pág. 1/2).



Finanzas Públicas





Dirección


Estado. (14)





al Departamento de Gestión y Legalización para establecer si procede o no la Servidumbre (4)




DICABI (6)



la Nación. (12)






Analista Jurídico elabora proyecto de resolución negativa, notifica al interesado y manda a

archivar el expediente. (5)






INICIO




Legalización. (15)

¿Procede la Servidumbre?

FIN

SI


Jurídico.. (11)

Servidumbre (P2)


NO

95

PROCESO: MFP-DBE-GYL04. Servidumbre. (Pág. 2/2).





Dirección









Presidencia. (18)

FIN



Facciona el instrumento público y devuelve Primer Testimonio de Escritura Pública de Servidudmbre

para su inscripción. (22)



Propiedad. (25)


Servidumbre (P1)

96



Elaborado por:


CÓDIGO: MFP-DBE-GYL05 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 PERMUTA No. de Actividades: 26

Duración Estimada: 154 días • OBJETO DEL PROCESO : Estriba en que el Estado y un particular celebran contrato por medio del cual se transfiere la

propiedad de un bien a cambio de otro, cada permutante es vendedor de la cosa que da y comprador de la que recibe a cambio.

• BASE LEGAL : a. Artículos 28 y 194 literal c) de la Constitución Política de la República de Guatemala. b. Artículos 27 literal j). 35, literal m) del Dto. No. 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo c. Artículos 9 numeral 3), 40 numeral 10), 43 y 60 numeral 2) del Acuerdo Gubernativo Número 382-2001,

“Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas. d. Art. 1,460 Decreto 261, Código Fiscal de la República de Guatemala”. e. Artículos, 1852, 1853 y 1854 del Dto. Ley No. 106, Código Civil.





Analista Jurídico 3. Analiza y traslada a Depto. de Investigación del Patrimonio del Estado para que rindan el informe técnico.

2 días


Patrimonio 4.

Realiza investigación de campo, registral y levantamiento topográfico, elabora informe técnico, desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE09 y traslada a Depto. Gestión y Legalización para establecer si procede o no la Permuta.

15 días*


Analista Jurídico 6. SI procede, se solicita practicar avalúo a la Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles. 2 días




9. Recibe y traslada expediente a Analista Jurídico para continuar trámite correspondiente.

30 minutos







14. Con dictamen jurídico aprobado, traslada expediente a ésta Dirección. 1 día


Analista Jurídico 16. Imprime proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos en papel especial sello de agua y con visto bueno traslada a Dirección.

2 días




5 días*


19. Recibe expediente con refrendos y realiza la publicación de los Acuerdos Gubernativos en el Diario de Centro América y traslada a ésta Dirección.

5 días



97



Recibe expediente y con visto bueno de Dirección lo traslada a Escribanía de Cámara y de Gobierno para faccionamiento de Escritura Pública de Permuta.

3 días

Escribano de Cámara y Gobierno 22. Facciona el instrumento público y devuelve Primer Testimonio de Escritura

Pública de Permuta para su inscripción. 30 días*



minutos

Gestor 25. Con primer Testimonio de Escritura Pública de Permuta efectúa inscripción en el Registro General de la Propiedad. 10 días*


3 días


98

PROCESO: MFP-DBE-GYL05. Permuta. (Pág. 1/2).



Finanzas Públicas





Dirección






la Nación. (12)


al Departamento de Gestión y Legalización para establecer si

procede o no la Permuta. (4)




Estado. (14)


Legalización. (15)



DICABI (6)



NO SI







FIN


Jurídico.. (11)

INICIO

Analista Jurídico elabora proyecto de resolución negativa, notifica al interesado y manda a

archivar el expediente. (5)



¿Procede la Permuta?



Permuta (P2)

99

PROCESO: MFP-DBE-GYL05. Permuta. (Pág. 2/2).





Dirección

Analista Jurídico con copia de primer testimonio razonado facciona Acta de Entrega y manda el expediente al

Departamento de Registro del Patrimonio del Estado para su

archivo y anotaciones correspondientes. (26)


FIN




Pública de Permuta para su

inscripción. (22)



Presidencia. (18)


Propiedad. (25)




Permuta (P1)

100



Elaborado por:


CÓDIGO: MFP-DBE-GYL06 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 HERENCIA VACANTE No. de Actividades: 20

Duración Estimada: 214 días • OBJETO DEL PROCESO : Esta figura jurídica es empleada cuando no existen herederos absolutos, por lo que se

convierten en herederos el Estado y las Universidades del país. • BASE LEGAL :

a. Art. 252 de la Constitución Política de la República de Guatemala. b. Art. 34 del Dto. No. 512 del Congreso de la República. Ley Orgánica del Ministerio Público, c. Arts. 482 al 487 del Dto. Ley número 107, Código Procesal Civil y Mercantil, d. Dto. 431 del Congreso de la República, Ley sobre el Impuesto de Herencias, Legados y Donaciones


RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Procuraduría General de

la Nación 1. Informa a ésta Dirección, la existencia de trámite judicial de Herencia Vacante. 3 días*

Director (a) 2. Conoce y traslada expediente a Departamento de Gestión y Legalización. 1 día



Analista Jurídico 4. Coordina con la Procuraduría General de la Nación y Universidades, acciones para intervenir en proceso judicial. 5 días

Juzgado de Primera Instancia 5. Notifica a la Procuraduría General de la Nación y Universidades, Auto

Declaratorio de Herederos. 30 días*

PGN y Universidades 6. Conocen y trasladan expediente a ésta Dirección. 10 días



8. Coordina con Abogado, Analista Jurídico y Procuraduría General de la Nación para proponer Notario y Valuador para faccionar Acta Notarial de inventario y avalúo.

15 días

Analista Jurídico 9. Con inventario y avalúo, solicita a Juzgado entrega de expediente par la liquidación del Impuesto de Herencia.

10 días*

Analista Jurídico 10. Con expediente presenta solicitud de liquidación a la Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles (DICABI). 10 días*

DICABI 11. Resuelve, aprueba liquidación, notifica a interesados y remite a Contraloría General de Cuentas. 15 días*

Contraloría General de Cuentas 12. Aprueba liquidación y remite expediente a DICABI. 30 días*

DICABI 13. Notifica resolución a Dirección de Bienes del Estado. 8 días*

Director (a) 14. Autoriza cancelar el impuesto que corresponde. 20 días

Gestor 15. Realiza inscripción en el Registro General de la Propiedad. 5 días


Con expediente razonado por el Registro General de la Propiedad, coordina con Abogado para proceder a división de la cosa común con los herederos, para luego trasladar expediente a Dirección.

5 días

Director (a) 17. Traslada expediente a Escribanía de Cámara y de Gobierno para faccionamiento de Escritura Pública. 3 días

Escribano de Cámara y Gobierno 18. Facciona y traslada expediente a Dirección de Bienes del Estado con Primer

Testimonio de Escritura Pública. 30 días*

Gestor 19. Con Primer Testimonio de Escritura Pública realiza inscripción en el Registro General de la Propiedad.

10 días*

Analista Jurídico 20. Traslada al Depto. de Registro para su conocimiento, anotaciones correspondientes y archivo. 2 días


101

Duración Estimad

a: 214 días/ N

úmero de Actividades: 20 / Última Revisión

: 19 de Octub

re de 2,007 / Unidad Respon

sable: D

epartamen

to de Gestión y Legalización -Dire

cción de Bienes del E

stado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-GYL06. Herencia Vacante.

Escribano de Cámara y Gobierno

Contraloría General de Cuentas

DICABIJuzgado de

Primera Instancia


LegalizaciónDIRECCIÓN

Procuraduría General de La Nación (PGN)

yUniversidades

INICIO

Informa a ésta Dirección, la existencia de trámite judicial de Herencia

Vacante. (1)



Legalización. (2)



Analista Jurídico coordina con la Procuraduría

General de la Nación y Universidades, acciones para intervenir en proceso

judicial. (4)

Notifica a la Procuraduría General de la Nación y

Universidades, Auto Declaratorio

de Herederos. (5)

Conocen y trasladan expediente a ésta Dirección. (6)

Jefe de Depto. coordina con Abogado, Analista Jurídico y -PGN- para proponer Notario y

Valuador para faccionar Acta Notarial de inventario

y avalúo. (8)

Con inventario y avalúo,Analista Jurídico solicita al

Juzgado entrega de expediente par la

liquidación del Impuesto de Herencia. (9)

Con expediente, Analista Jurídico

presenta solicitud de liquidación a DICABI

(10)

Resuelve, aprueba liquidación, notifica a interesados y remite a Contraloría General de

Cuentas. (11)

Aprueba liquidación y remite expediente a

DICABI. (12)

Notifica resolución a Dirección de Bienes del

Estado. (13)

Autoriza cancelar el impuesto que

corresponde. (14)Gestor realiza inscripción en el

Registro General de la Propiedad. (15)

Jefe de Depto. con expediente razonado por el Registro General de la Propiedad, coordina con Abogado para proceder a división de la cosa común con los herederos, para

luego trasladar expediente a Dirección. (16)Traslada expediente a

Escribanía de Cámara y de Gobierno para faccionamiento de

Escritura Pública.(17)

Facciona y traslada expediente a Dirección de

Bienes del Estado con Primer

Testimonio de Escritura Pública.

(18)

Gestor, con Primer Testimonio de Escritura

Pública realiza inscripción en el Registro General de la Propiedad.

(19)

Analista Jurídico Traslada expediente al Depto. de

Registro para su conocimiento, anotaciones correspondientes y archivo.

(20)

FIN


Departamento de Gestión y Legalización.

(7)

102



Elaborado por:


CÓDIGO: MFP-DBE-GYL07 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 INSCRIPCIÓN DE POSESIÓN No. de Actividades: 27

Duración Estimada: 218 días • OBJETO DEL PROCESO : Consiste en registrar a favor del Estado la posesión de los bienes inmuebles de las entidades

descentralizadas o autónomas, que carezcan de inscripción en el Registro General de la Propiedad. • BASE LEGAL : Decreto Ley Número 141-85 del Jefe de Estado. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y LEGALIZACIÓN.


Jefe Depto. de Gestión y Legalización 2. Recibe, conoce y traslada expediente a analista jurídico para su trámite


Analista Jurídico 3. Recibe, analiza y traslada expediente al Depto. de Investigación del Patrimonio del Estado. 2 días


Patrimonio 4.

Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE09, elabora informe técnico y traslada a Departamento de Gestión y Legalización. 15 días*

Analista Jurídico 5. Conoce y resuelve dar o no audiencia a la Municipalidad y solicita notificar a los colindantes. 5 días

Municipalidad 6. Municipalidad evacua audiencia y los colindantes se informan de lo actuado. 30 días*

Analista Jurídico 7. Elabora providencia otorgando audiencia a la Procuraduría General de la Nación, con visto bueno de Dirección. 5 días

Director (a) 8. Conoce, firma providencia y traslada expediente a la Procuraduría General

de la Nación. 1 día


9. Evacua audiencia en forma favorable y devuelve expediente a Dirección de Bienes del Estado.

30 días*


Jefe Depto. de Gestión y Legalización 11. Recibe, conoce y traslada expediente a analista jurídico para que continúe el

trámite respectivo. 1 día

Analista Jurídico 12. Emite dictamen técnico elabora proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos y traslada a Dirección. 3 días

Director (a) 13. Aprueba y traslada a Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas. 1 día


14. Conoce, emite Dictamen favorable y traslada a la Procuraduría General de la Nación.

15 días *

Procuraduría General de la Nación 15. Aprueba Dictamen y devuelve expediente a Asesoría Jurídica del Ministerio

de Finanzas Públicas. 30 días*

Asesoría Jurídica, MFP. 16. Recibe expediente y traslada a la Dirección de Bienes del Estado. 1 día

Director (a) 17. Recibe expediente y traslada a Departamento de Gestión y Legalización. 1 día

Analista Jurídico 18. Imprime proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos en papel especial con sello de agua; elabora providencia y traslada para visto bueno.

2 días

Director (a) 19. Conoce, da visto bueno y traslada a Dirección de Servicios Administrativos. 1 día


20. Obtiene refrendo del Despacho Ministerial y Secretaría General de la Presidencia del Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos y manda a publicarlo en el Diario de Centro América.

5 días


21. Traslada expediente a Escribanía de Cámara y de Gobierno para faccionamiento de Escritura Pública de Inscripción de Posesión.

1 día

Director (a) 22. Conoce y traslada a Departamento de Gestión y Legalización. 1 día

Analista Jurídico 23. Recibe expediente y lo traslada a Escribanía de Cámara y Gobierno para faccionamiento de Escritura Pública.

3 días

Escribanía de Gobierno 24. Facciona el instrumento público y devuelve Primer Testimonio de Escritura Pública para su inscripción. 30 días*


103


Gestor 25. Presenta Primer Testimonio de Escritura Pública al Registro General de la Propiedad para su inscripción. 10 días*

Registro General de la Propiedad 26. Inscribe posesión a nombre del Estado, asignándole número de Finca, Folio

y Libro. 20 días*

Analista Jurídico 27. Con fotocopia de Primer Testimonio razonado, facciona acta de entrega y manda el expediente al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado para su archivo y anotaciones correspondientes.

3 días


104

Duración Estimada: 218 días/ Número de Actividades: 27 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departamento de Gestión y Legalización -Dirección de Bienes del E

stado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-GYL07. Inscripción de Posesión. (Pág. 1/2).

Escribano de Cámara y Gobierno

Dirección de Servicios

Administrativos

Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas

Procuraduría General de La

NaciónMUNICIPALIDAD


Patrimonio



Conoce y traslada expediente al Depto.

de Gestión y Legalización. (1)

INICIO

Jefe Depto. recibe, conoce y traslada

expediente a analista jurídico para su trámite. (2)

Analista Jurídico recibe, analiza y traslada

expediente al Depto. de Investigación del Patrimonio del Estado.(3)

Analista Jurídico conoce y resuelve dar o

no audiencia a la Municipalidad y solicita

notificar a los

colindantes.(5)

Evacua audiencia y los colindantes se informan de lo

actuado. (6)

Analista Jurídico Elabora providencia otorgando audiencia a la Procuraduría General de la Nación, con visto

bueno de Dirección. (7)

Conoce, firma providencia y

traslada expediente a la Procuraduría

General de la Nación.(8)

Evacua audiencia en forma favorable y

devuelve expediente a Dirección de Bienes

del Estado. (9)



Legalización. (10)

Desarrolla Procedimiento

MFP-DBE-

IPE09, elabora informe técnico y traslada a

Departamento de Gestión y Legalización.

(4)

Jefe Depto. recibe, conoce y traslada

expediente a analista jurídico para que continúe el trámite respectivo. (11)

Analista Jurídico, emite dictamen técnico

elabora proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos

y traslada a Dirección.(12)

Aprueba y traslada a Asesoría Jurídica del

Ministerio de Finanzas Públicas.

(13)

Aprueba y traslada a Conoce, emite

Dictamen favorable y traslada a la

Procuraduría General

de la Nación. (14)

Aprueba Dictamen de y devuelve expediente a Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas

Públicas. (15)

Recibe expediente y traslada a la

Dirección de Bienes

del Estado. (16)Recibe expediente y traslada a


Legalización. (17) Analista Jurídico, Imprime proyecto de

Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos en papel especial con sello de agua; elabora providencia y traslada para visto bueno. (18)Conoce, da visto

bueno y traslada a Dirección de Servicios

Administrativos. (19)

Aprueba y traslada a Obtiene refrendo del Despacho Ministerial y Secretaría General de la Presidencia del

Acuerdo Gubernativo y Exposición de

Motivos y manda a publicarlo en el Diario de Centro América.

(20)

Jefe Depto. Traslada expediente a Escribanía de Cámara y de Gobierno para

faccionamiento de Escritura Pública de

Inscripción de Posesión. (21)Conoce y traslada a


Legalización. (22)

Inscripción de Posesión

(P2)

106



Elaborado por:


CÓDIGO: MFP-DBE-GYL08 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007

OPOSICIÓN A LA TITULACIÓN SUPLETORIA


• OBJETO DEL PROCESO : Cuando un particular pretenda titular supletoriamente inmuebles que son propiedad del Estado, la Procuraduría General de la Nación en coordinación con la Dirección de Bienes del Estado, interpondrán ante tribunal competente, la Oposición a la Titulación Supletoria que se pretende.

• BASE LEGAL : Artículo 9 del Decreto Número 49-79 del Congreso de la República, Ley de Titulación Supletoria. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y LEGALIZACIÓN.


Analista Jurídico 1. Con visto bueno del Jefe de Depto., informa a Dirección de la tramitación de Titulación Supletoria de una finca propiedad del Estado. 1 día

Director (a) 2. Traslada expediente a Departamento de Investigación de Patrimonio del Estado. 1 día


Patrimonio del Estado 3.

Realiza informe técnico que determine si el inmueble es o no propiedad del Estado, Procedimiento MFP-DBE-IPE06. Traslada al Depto. Gestión y Legalización para establecer si el inmueble es propiedad del Estado o no.

10 días*

Analista Jurídico 4. NO, elabora informe negativo a la Procedencia de la oposición porque la finca no es propiedad del Estado.

3 días

Departamento de Registro del Patrimonio

del Estado 5. Recibe informe negativo y procede a su archivo (Finaliza Trámite). 1 día

Analista Jurídico 6. SI, se traslada a la Procuraduría General de la Nación para oponerse a la Titulación Supletoria que se pretende titular por ser de interés del Estado o el mismo es de su propiedad.

5 días*


107

Duración Estimada: 21 días/ Núm

ero de Actividades: 06 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departam

ento de Gestión y Legalización -Dirección de Bienes del E

stado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-GYL08. Oposición a la Titulación Supletoria.


Departamento de Investigación del Patrimonio

DIRECCIÓNDepartamento de Gestión y

Legalización

INICIO

Con visto bueno del Jefe de Departamento, Analista

Jurídico Informa a Dirección de la tramitación de Titulación Supletoria de una finca

propiedad del Estado. (1)

Conoce y traslada expediente a Departamento de

Investigación de Patrimonio del Estado. (2)

NO ¿Es propiedad del Estado?

SI

Realiza informe técnico que determine si el inmueble es o no

propiedad del Estado, Procedimiento MFP-DBE-IPE06. Traslada al Depto. Gestión y

Legalización para establecer si el inmueble es propiedad del

Estado o no. (3)

Analista Jurídico elabora informe negativo a la Procedencia de la

oposición porque la finca no es propiedad del

Estado. (4)

Analista Jurídico se traslada a la Procuraduría General de la Nación para oponerse a la Titulación Supletoria que se pretende titular por ser de

interés del Estado o el mismo es de su propiedad. (5)

Recibe informe negativo y

procede a su archivo. (6)

FIN

108



Elaborado por:



DILIGENCIAS PREVIAS AL SUMARIO DE

DESOCUPACIÓN (RECUPERACIÓN)


• OBJETO DEL PROCESO : Es un accionar judicial, en virtud del cual el Estado por el derecho de poseer un inmueble por cualquier título legítimo, solicita que el inmueble se le restituya, como consecuencia de estar siendo ocupado o poseído por personas sin su debida autorización.

• BASE LEGAL: Artículo 229, numeral 1º y del artículo 230 al 243 del Decreto Ley 107, Código Procesal Civil y Mercantil. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y LEGALIZACIÓN.


Director (a) 1. Recibe expediente con informe técnico del Departamento de Investigación del Patrimonio del Estado y traslada al Jefe del Depto. de Gestión y Legalización.

1 día

Jefe de Depto. de Gestión y Legalización

2. Recibe, conoce y traslada expediente a analista jurídico para su análisis y trámite correspondiente.

1 día

Analista Jurídico 3.

Recibe y analiza expediente y en coordinación con la Procuraduría General de la Nación, entabla proceso de conciliación con representantes de los invasores y empieza a computar el plazo para desocupación mediante acta faccionada, estableciendo si los mismos aceptan la respectiva negociación.

10 días

Analista Jurídico 4. SI, traslada a Departamento de Estudios y Proyectos para su conocimiento y evaluación sobre el arrendamiento. 3 días

Departamento de Estudios y Proyectos 5. Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-EYP08 *

Analista Jurídico 6. NO, se traslada a la Procuraduría General de la Nación, para que inicie Juicio Sumario de Desocupación, si los invasores no aceptan ninguna negociación.

10 días *


109

Duración Estimada: 25 días/ Número de Actividades: 05 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departamento de Gestión y Legalización -Dirección de Bienes del E

stado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-GYL09. Diligencias previas al Sumario de Desocupación (Recuperación).


Analista JurídicoDepartamento de Gestión y


Jefe del Departamento de Gestión y Legalización

Recibe expediente con informe técnico del Departamento de Investigación del Patrimonio del Estado y traslada al Jefe del Depto. de Gestión y

Legalización. (1)

Recibe, conoce y traslada expediente a analista jurídico para su análisis y trámite correspondiente. (2)

INICIO

Recibe y analiza expediente y en coordinación con la Procuraduría General de la Nación, entabla proceso de conciliación con

representantes de los invasores y empieza a computar el plazo para

desocupación mediante acta faccionada, estableciendo si los mismos aceptan la respectiva

negociación. (3)

NO ¿Aceptan la Negociación?

SI

Traslada a Departamento de Estudios y Proyectos para su conocimiento y evaluación sobre el arrendamiento. (4)

Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-EYP08. (5)

FIN

Ttraslada expediente a la Procuraduría General de la Nación, para que inicie Juicio Sumario de

Desocupación, ya que los invasores no aceptaronninguna negociación. (6)

110



Elaborado por:


CÓDIGO: MFP-DBE-GYL10 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 NOTIFICACIONES No. de Actividades: 05

Duración Estimada: 07 días • OBJETO DEL PROCESO : Dar a conocer en forma legal a las personas individuales o jurídicas, la resolución a sus

solicitudes; entregando para el efecto a través de cédula de notificación, copia de oficio y/o resolución y documentos que la misma determine que se le debe hacer conocer, con la finalidad de garantizar su derecho de defensa y pueda interponer algún medio que sea pertinente.

• BASE LEGAL : Como no es materia tributaria, se utiliza supletoriamente el Dto. Ley Número 107, Código Procesal Civil y Mercantil en lo que fuere aplicable.


RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Director (a) y/o Jefes de

Departamento 1. Traslada expediente o documentos a notificar al Jefe Depto. de Gestión y Legalización. 1 día

Jefe Depto. Gestión y Legalización 2. Recibe y traslada a notificador. 30

minutos

Notificador 3. Prepara cédula de notificación, documentos y copias. 1 día

Notificador 4. Notifica al interesado o a quien se encontrase en el lugar, entregando cédula, documentos y copias. 3 días*

Notificador 5. Traslada copias de las notificaciones realizadas a donde corresponda. 1día *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.

112



Elaborado por:



INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO GENERAL DE LA

PROPIEDAD


• OBJETO DEL PROCESO : Es necesario que los actos y contratos mediante los cuales el Estado y sus entidades han adquirido el uso y/o la disposición de bienes inmuebles, surtan efecto frente a terceros indubitablemente.

• BASE LEGAL : Acuerdo Gubernativo No.30-2005, Reglamento de los Registros de la Propiedad. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y LEGALIZACIÓN.


Director (a) 1. Ingresa y recibe expediente con Primer Testimonio de la Escritura Pública y traslada al Departamento de Gestión y Legalización. 1 día

Jefe del Depto. de Gestión y Legalización 2. Traslada a Gestor para que realice el trámite de inscripción ante el Registro

de la Propiedad que corresponda. 1 día

Gestor 3. Conoce y envía solicitud de inscripción. 2 días

Registro General de la Propiedad 4. Recibe, ingresa y realiza inscripción registral solicitada. 30 días*

Gestor 5. Recibe Primer Testimonio con la anotación (razón) de inscripción. 1 día

Gestor 6. Traslada a analista jurídico encargado del expediente, quién previa acta de entrega lo envía al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado para las anotaciones correspondientes y su archivo.

2 días


* Nota: En este procedimiento cabe hacer mención que se lleva a cabo previamente haber realizado un proceso de Titulación Supletoria a favor del Estado, el cual se culmina después de terminado el trámite legal ante la Procuraduría General de La Nación.

113

PROCESO: MFP-DBE-GYL11. Inscripción en el Registro General de la Propiedad.


Registro General de la Propiedad

Gestor Departamento de Gestión y

Legalización

Jefe del Departamento de Gestión y Legalización

DIRECCIÓN

INICIO

Ingresa y recibe expediente con Primer Testimonio de la Escritura Pública y traslada al Departamento de Gestión y

Legalización. (1)

Traslada a Gestor para que realice el trámite de Inscripción

ante el Registro de la Propiedad que corresponda.

(2)

Conoce y envía solicitud de inscripción. (3)

Recibe, ingresa y realiza inscripción registral

solicitada. (4)

Recibe Primer Testimonio con la anotación (razón) de

inscripción. (5)

Traslada a analista jurídico encargado del expediente,

quién previa acta de entrega lo envía al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado para las anotaciones

correspondientes y su archivo.(6)

FIN

*Nota: En este procedimiento cabe hacer mención que se lleva a cabo previamente haber realizado un proceso de Titulación Supletoria a favor del Estado, el cual se culmina después de terminado el trámite legal

ante la Procuraduría General de La Nación.

114



Elaborado por :


DEPARTAMENTO DE REGISTRO DEL PATRIMONIO DEL ESTADO • OBJETO DEL DEPARTAMENTO: Digitalización de Fincas propiedad del Estado, en el Sistema Integrado Administrativo

(SIAD), así como la actualización de las mismas, además cuenta con un archivo físico que contiene la información legal que avala la propiedad del Estado y los tomos de Acuerdos Gubernativos y Decretos que son publicados en el Diario de Centroamérica.


• ESTRUCTURA: Jefatura y Sub-Jefatura de Departamento, Asistente, Jefe de las Secciones de Digitalización y Verificación, y Control y Registro, Digitalizadores, Verificadores y Auxiliares Registrales.

115



Elaborado por :


CÓDIGO: MFP-DBE-RPE01 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007

REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

No. de Actividades: 06 Duración Estimada: 03 horas

OBJETO DEL PROCESO: Registrar y controlar legajos que contienen información legal de bienes inmuebles propiedad del Estado.


• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE REGISTRO DEL PATRIMONIO DEL ESTADO.


Jefe de Departamento 1. Recibe, conoce y traslada el expediente que avala la propiedad de un bien inmueble del Estado.

5 minutos

Jefe de Sección Control y Registro 2. Recibe, conoce y asigna el expediente que avala la propiedad de un bien

inmueble del Estado al Analista Registral. 5 minutos

Analista Registral 3. Recibe y analiza la documentación para identificar su ubicación geográfica.

30 minutos

Analista Registral 4. Llena el formulario con la información del inmueble, y asigna al legajo su respectivo número de identificación, o si hubiere legajo adjunta la información al expediente para ser archivado por su ubicación geográfica.

15 minutos

Digitador 5. Registran electrónicamente los documentos, planos topográficos y fotografías, Procedimiento MFP-DBE-RPE03.

85 minutos*

Analista Registral 6. Ingresa a su respectivo legajo la documentación grabada y actualizada, y la archiva para su guarda y custodia. 5 minutos


117



Elaborado por :



RECOPILACIÓN Y ARCHIVO DE LEYES

No. de Actividades: 05 Duración Estimada: 01 hora

• OBJETO DEL PROCESO: Recopilar y registrar información de Acuerdos Gubernativos y Decretos de interés estatal publicados en el Diario de Centro América.




Analista Jurídico 1. Recibe Diario de Centro América y clasifica los Acuerdos y Decretos de interés estatal.

35 minutos

Analista Jurídico 2. Ingresa a la base de datos información de los Acuerdos Gubernativos y Decretos, reproduce fotocopias para su archivo y verifica si existe legajo. 5 minutos

Analista jurídico 3. No existe , con fotocopia del Acuerdo Gubernativo o Decreto integra un nuevo legajo. 5 minutos

Analista Jurídico 4. Si existe , archiva fotocopia en legajo correspondiente. 5 minutos

Analista Jurídico 5. Clasifica y archiva el Diario de Centro América. 10 minutos

119



Elaborado por :



REGISTRO DE DOCUMENTOS, PLANOS

TOPOGRÁFICOS Y FOTOGRAFÍAS


• OBJETO DEL PROCESO: Registro electrónico de documentos, planos topográficos y fotografías, que forman parte del Patrimonio del Estado, a afecto de incorporarlos al Sistema SIAD.



RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe de Sección Control

y Registro 1. Recibe la documentación a ser ingresada al sistema y verifica que esté completa y lo distribuye a los digitadores. 2 horas

Digitador 2. Registra electrónicamente los documentos, planos topográficos y fotografías.

5 minutos

Digitador 3. Entrega los documentos ya grabados en el sistema al Jefe de Control y Registro.

10 minutos

Jefe de Sección de Control y Registro 4. Recibe los documentos y traslada a Analista Registral. 5 minutos

Analista Registral. 5. Archiva formularios en los legajos correspondientes. 5 minutos

120

PROCESO: MFP-DBE-RPE03. Registro de Documentos, Planos Topográficos y Fotografías.

DIGITADORDepto. de Registro del Patrimonio

Analista RegistralDepto. de Registro del Patrimonio

JefaturaSección de Control y Registro

Depto. de Registro del Patrimonio

Recibe la documentación a ser ingresada al sistema y verifica que esté completa y lo distribuye

a los digitadores. (1)

INICIO

Entrega los documentos ya grabados en el sistema al Jefe de Control y Registro. (3)

Registra electrónicamente los documentos, planos

topográficos y fotografías. (2)

Recibe los documentos y traslada a Analista Registral. (4)

Archiva formularios en los legajos correspondientes. (5)

FIN

121



Elaborado por :



VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN DIGITALIZADA

No. de Actividades: 08 Duración Estimada: 01 hora

• OBJETO DEL PROCESO: Verificar la información de Bienes Inmuebles, ingresada en el sistema SIAD y llevar el control del proceso de grabación incorporada.



RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Sección de

Digitación y Verificación. 1. Recibe la documentación para ser verificada en el sistema. 5 minutos

Jefe Sección de Digitación y Verificación.

2. Traslada la documentación a los verificadores. 5 minutos

Analista Registral 3. Realiza análisis legal del formulario, previo a la verificación en el sistema. 8 minutos

Verificador 4. Verifica la información del formulario, contra la información digitalizada en el sistema SIAD y establece si es correcta la misma.

10 minutos

Digitador 5. No, actualiza información de formulario en la base de datos (Continúa Actividad No. 7) 5 minutos

Verificador 6. Si, sella el legajo y los formularios que este contenga. 5 minutos

Verificador 7. Traslada la documentación para ser archivada. 5 minutos

Analista Registral 8. Archiva legajos. 10 minutos

122

Duración Estimada: 01 Hora/ Número de Actividades: 08 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departamento de Registro del Patrimonio del Estado -Dirección de Bienes del Estado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-RPE04. Verificación de Información Digitalizada.

VERIFICADORDepto. de Registro del Patrimonio

DIGITADORDepto. de Registro del Patrimonio

Analista RegistralDepto. de Registro del Patrimonio

JefaturaSección de Digitación y

VerificaciónDepto. de Registro del Patrimonio

Traslada la documentación a los verificadores. (2)

Realiza análisis legal del formulario, previo a la

verificación en el sistema. (3)

INICIO

Recibe la documentación para ser verificada en el

sistema. (1)

Verifica la información del formulario, contra la información digitalizada en el

sistema SIAD y establece si es correcta la misma. (4)

¿Es correcta?

SI NO Actualiza información de formulario en la base de datos(Continúa Actividad No. 7)

(5)

Sella el legajo y los formularios que este

contenga. (6)

Traslada la documentación para ser archivada. (7)

Archiva legajos. (8)

FIN

123



Elaborado por :



ACTUALIZACIÓN DE ACTIVOS FIJOS


• OBJETO DEL PROCESO: Localizar fincas del Estado que no se encuentran inscritas en el Registro de la Propiedad. • BASE LEGAL : Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno

del Ministerio de Finanzas Públicas. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE REGISTRO DEL PATRIMONIO DEL ESTADO.

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Analista Registral 1. Analiza legajos que contengan documentación desactualizada. 1 hora

Analista Registral 2. Traslada expediente originado al Departamento de Investigación del Patrimonio del Estado para realizar investigación.

30 minutos


Patrimonio del Estado 3. Realiza investigación de campo, levantamiento topográfico y elaboración

de plano. (Procedimiento MFP-DBE-IPE01). 7 días

Analista Registral 4. Recibe expediente documentado con investigación de campo y establece si el bien inmueble se encuentra actualizado y con toda su documentación.

30 minutos

Analista Registral 5. Sí esta actualizado, llena formulario de actualización Forma RPE01 y verifica si el inmueble es ocupado por alguna Institución del Estado y traslada expediente al Jefe Depto. Registro.

2 horas

Jefe de Sección de Digitación y Verificación 6.

No esta actualizado , Inicia proceso de actualización y registro. (Procedimientos MFP-DBE-IPE01 Y MFP-DBE-RPE03). 2 horas

Jefe Depto de Registro del Patrimonio.

7. Envía oficio a Dirección sobre el bien inmueble y traslada expediente a Departamento de Estudios y Proyectos para elaboración del estudio correspondiente. (Procedimiento MFP-DBE-EYP05). –Continúa Trámite-.

1 hora

Jefe Depto de Registro del Patrimonio.

8. No esta siendo ocupado . Recibe expediente y lo traslada al Depto. de Gestión y Legalización para recuperar el bien inmueble.

30 minutos

Jefe Departamento de Gestión y Legalización 9. Recibe expediente y realiza el Proceso de Diligencias previas al sumario

de desocupación. (Procedimiento MFP-DBE-GYL09) –Continúa Trámite-. 9 días

Jefe Depto de Registro del Patrimonio / Analista

Registral 10. Si esta siendo ocupado . Verifica si el inmueble esta legalmente adscrito. 1 hora

Analista Registral 11. Si esta legalmente adscrito , llena formulario de actualización del Patrimonio del Estado Forma RP01 traslada expediente para su digitación.

45 minutos

Digitador 12. Digita la información en el sistema computarizado y archiva expediente. 45 minutos

Jefe Depto de Registro del Patrimonio. 13.

No esta legalmente adscrito , traslada expediente al Jefe de Departamento de Gestión y Legalización para el trámite de Adscripción.

45 minutos

Jefe Departamento de Gestión y Legalización

14. Realiza el trámite de Adscripción del bien inmueble conforme al Proceso MFP-DBE-GYL01 y lo devuelve con el trámite concluido. 15 días*

Analista Registral 15. Con la información de Adscripción se llena el formulario de actualización del Patrimonio y traslada expediente al Jefe Depto. de Registro del Patrimonio.

45 minutos

Jefe Depto de Registro del Patrimonio. 16. Recibe y traslada a Digitador. 30

minutos

Digitador 17. Digita la información en el sistema computarizado y archiva expediente. 30 minutos


125



Elaborado por :


DEPARTAMENTO DE ADJUDICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE BIEN ES MUEBLES.

• OBJETO DEL DEPARTAMENTO: Administrar un registro eficaz de los bienes muebles, emitiendo resoluciones de Legalización de traslados y bajas de bienes muebles no fungibles. Practicar avalúos a bienes muebles estatales, coordinar los procedimientos para llevar a cabo las subastas públicas de los bienes muebles. Realizar la recepción de material ferroso, administrar bienes en tránsito y asesorar a encargados de inventarios de instituciones del Sector Público.


• ESTRUCTURA: Jefatura y Sub-Jefatura de Departamento, Asistente, Jefe de las Secciones de Análisis y Legalización de Bienes Muebles, Bienes en Tránsito y Subastas, Analistas de Bienes Muebles, Analistas de Bienes en Tránsito y Subastas y Analistas.

126



Elaborado por :


CÓDIGO: MFP-DBE-LBM01 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007

LEGALIZACIÓN DE TRASLADOS DE BIENES

MUEBLES

No. de Actividades: 12 Duración Estimada: 2 horas ½

• OBJETO DEL PROCESO: Legalizar los traslados de bienes muebles entre instituciones del Sector Público, incluyendo embajadas y consulados de Guatemala en el extranjero, por medio de resoluciones.

• BASE LEGAL : Artículo 2 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 “Reglamento de los Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública”, 2 y 9 del Decreto 57-92 “Ley de Contrataciones del Estado” y 1 literal a) del Acuerdo Gubernativo 1,056-92 “Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado”.

• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ADJUDICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE BIENES MUEBLES.


Asistente 1. Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control autorizado por Contraloría, anota en el informe diario y traslada al Subjefe del Departamento

5 minutos

Subjefe de Depto. Bienes Muebles 2. Conoce y asigna el expediente a analista. 5 minutos

Analista 3. Recibe, analiza y establece si el expediente llena los requisitos. 20 minutos

Analista 4. Si llena los requisitos , elabora el proyecto de resolución de legalización de traslado de bienes muebles y lo remite al Subjefe de Departamento para revisión.

30 minutos

Subjefe de Depto. Bienes Muebles 5. Revisa el proyecto de resolución y lo traslada para visto bueno del Jefe del

Departamento. 5 minutos

Jefe Depto. Bienes Muebles 6. Aprueba el proyecto y lo traslada a analista para que se emita la

resolución. 5 minutos

Analista 7. Emite la resolución y traslada para firmas 5 minutos

Subjefe de Departamento 8. Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe de Departamento. 5 minutos

Jefe de Departamento / Asistente

9. Aprueba y firma la resolución y traslada para visto bueno del Director. 5 minutos

Analista 10. No llena los requisitos , entonces se elabora providencia para denegar solicitud y requerir cumplimiento de los requisitos de ley.

20 minutos

Subjefe de Departamento B.M. 11. Revisa la providencia y lo traslada para visto bueno del Jefe del


Jefe del Departamento y Asistente

12. Revisa y aprueba la providencia y traslada para firma a Dirección. 20 minutos

127

PROCESO: MFP-DBE-LBM01. Legalización de Traslados de Bienes Muebles.

SubjefaturaDepartamento Bienes Muebles

JefaturaDepartamento Bienes Muebles

AnalistaDepartamento de Bienes Muebles


Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control

autorizado por Contraloría, anota en el informe diario y traslada al Subjefe del Departamento (1)

INICIO

Conoce y asigna el expediente a analista. (2)

Recibe, analiza y establece si el expediente llena los

requisitos. (3)

Elabora el proyecto de resolución de legalización de

traslado de bienes muebles y lo remite

al Subjefe de Departamento para

revisión. (4)

Revisa el proyecto de resolución y lo traslada para visto bueno del Jefe del Departamento. (5)

¿Llena los requisitos?

NOSI

Elabora providencia para denegar

solicitud y requerir cumplimiento de los requisitos de ley. (10)

Aprueba el proyecto y lo traslada a analista para que se emita la

resolución. (6)

Emite la resolución y traslada para firmas (7)

Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe de Departamento. (8)

Aprueba y firma la resolución y traslada para visto bueno del

Director. (9)

FIN

Revisa la providencia y lo traslada para visto bueno del Jefe del

Departamento. (11)Revisa la providencia y lo traslada

para visto bueno del Jefe del Departamento. (12)

128



Elaborado por :



LEGALIZACIÓN DE POSESIÓN DE BIENES

MUEBLES


• OBJETO DEL PROCESO: Legalizar las posesiones de bienes muebles entre instituciones del Sector Público, incluyendo embajadas y consulados de Guatemala en el extranjero, mediante resoluciones.

• BASE LEGAL : Artículo 2, 15 y 18 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 “Reglamento de los Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública”.



Asistente 1. Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control autorizado por Contraloría, anota en el informe diario. Traslada al Subjefe del Departamento.

5 minutos

Subjefe de Depto. Bienes Muebles 2. Conoce y asigna el expediente a analista. 5 minutos

Analista 3. Analiza, y verifica si el expediente llena los requisitos. 20 minutos

Analista 4. Si llena los requisitos , elabora el proyecto de resolución de legalización de posesión de bienes muebles y lo remite al Subjefe de Departamento para revisión.

30 minutos


Departamento 5 minutos

Jefe Depto. Bienes Muebles

6. Aprueba el proyecto y lo traslada a analista para que se emita la resolución.

5 minutos

Analista 7. Emite la resolución y traslada para firmas. 5 minutos

Subjefe de Depto. Bienes Muebles

8. Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe de Departamento. 5 minutos

Jefe de Departamento / Asistente 9. Aprueba y firma la resolución y traslada para visto bueno del Director. 5 minutos


20 minutos


11. Revisa la providencia y la traslada para visto bueno del Jefe del Departamento.

5 minutos

Jefe del Departamento y Asistente 12. Revisa y aprueba la providencia y traslada para firma a Dirección. 20

minutos

129

PROCESO: MFP-DBE-LBM02. Legalización de Posesión de Bienes Muebles.








Revisa y aprueba la providencia y traslada para firma a Dirección.

(12)



Director. (9)

Emite la resolución y traslada para firmas. (7)

Revisa la providencia y la traslada para visto bueno del Jefe del

Departamento. (11)




poseción de bienes muebles y lo remite


revisión. (4)

FIN


SI


INICIO

NO


resolución. (6)

Analiza, y verifica si el expediente llena los

requisitos. (3)

130



Elaborado por :



LEGALIZACIÓN DE DONACIÓN DE BIENES

MUEBLES


OBJETO DEL PROCESO: Legalizar las donaciones de bienes muebles entre instituciones del Sector Público, incluyendo embajadas y consulados de Guatemala en el extranjero, por medio de resoluciones. • BASE LEGAL Artículo 53 del Decreto No. 101-97 “Ley Orgánica del Presupuesto” y 34 del Acuerdo Gubernativo No. 240-

98 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ADJUDICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE BIENES MUEBLES.



5 minutos


2. Conoce y asigna el expediente a analista. 5 minutos

Analista 3. Analiza, y verifica si el expediente llena los requisitos. 20 minutos

Analista 4. Si llena los requisitos , elabora el proyecto de resolución de legalización de donación de bienes muebles y lo remite al Subjefe de Departamento para revisión.

30 minutos




6. Aprueba el proyecto y lo traslada a analista para que se emita la resolución.

5 minutos



8. Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe de Departamento. 5 minutos

Jefe de Departamento / Asistente 9. Aprueba y firma la resolución y traslada para visto bueno del Director. 5 minutos


20 minutos


11. Revisa la providencia y lo traslada para visto bueno del Jefe del Departamento.

5 minutos

Jefe del Departamento y Asistente 12. Revisa y aprueba la providencia y traslada para firma a Dirección. 20

minutos

131

Duración Estimada: 02 Horas ½ / Núm

ero de Actividades: 12 / Ú



epartamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles -Dirección de Bienes del E

stado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-LBM03. Legalización de Donación de Bienes Muebles.






Revisa y aprueba la providencia y traslada para firma a Dirección.

(12)



Analiza, y verifica si el expediente llena los

requisitos. (3)

NO



INICIO


resolución. (6)



Director. (9)

Revisa la providencia y la traslada para visto bueno del Jefe del

Departamento. (11)



SI


FIN


donación de bienes muebles y lo remite


revisión. (4)

132



Elaborado por :


CÓDIGO: MFP-DBE-LBM04 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 VISADO DE EXPEDIENTES No. de Actividades: 04

Duración Estimada: 13 minutos*

OBJETO DEL PROCESO: Visar todos los documentos que acompañan los expedientes previo a que se ingresen en la recepción de la Dirección de Bienes del Estado, con el propósito de constatar que todos cumplen con los requisitos necesarios para emitir las resoluciones de: Confirmación de Registro a Inventario, de Posesión, de Traslados, de Donaciones, de Bajas de bienes destructibles, de Bienes en Tránsito, de Avalúos, etc. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ADJUDICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE BIENES MUEBLES.


Asistente del Depto. 1. Recibe expediente, verifica y dependiendo del trámite solicitado, establece si cumple con los requisitos establecidos. 5 minutos

Asistente del Depto. 2. Si cumple , le informa al interesado que puede pasar a Recepción y estampa un sello que lleva la fecha y firma para que le reciban el expediente y le asignen un número de registro.

3 minutos

Asistente del Depto. 3. No cumple , le informa al interesado el motivo por el que no cumple con los requisitos y cuál es la manera correcta de presentarlos. 5 minutos

Interesado 4. Cumple con lo solicitado e ingresa nuevamente el expediente para su revisión. (Vuelve Actividad 1.). *


133

PROCESO: MFP-DBE-LBM04. Visado de Expedientes.

INTERESADOASISTENTE DE DEPARTAMENTO

¿Cumple con los requisitos?

SI NO

INICIO

Recibe expediente, verifica y dependiendo del trámite solicitado,

establece si cumple con los requisitos establecidos. (1)

Informa al interesado que puede pasar a Recepción y estampa un sello que lleva la fecha y firma para que le

reciban el expediente y le asignen un número de registro. (2)

Informa al interesado el motivo por el que no cumple con los requisitos y cuál es la manera correcta de presentarlos. (3)

Cumple con lo solicitado e ingresa nuevamente el expediente para su revisión. (Vuelve Actividad 1.). (3)

FIN

134



Elaborado por :


CÓDIGO: MFP-DBE-LBM05A ULTIMA REVISIÓN:

19/10/2007

BAJA DE BIENES MUEBLES DE CONSISTENCIA DESTRUCTIBLE E

INCINERABLE EN MAL ESTADO (Fase 1 de 2)


• OBJETO DEL PROCESO: Emitir resoluciones para autorizar la coordinación para llevar a cabo la destrucción de bienes muebles en mal estado de consistencia destructible e incinerable.

• BASE LEGAL: Artículos 4 y 5 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 “Reglamento de los Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública”.



Asistente. 1.

Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control autorizado por la Contraloría, anota en el informe diario y lo traslada al Subjefe del Departamento.

5 minutos

Subjefe de Depto. Bienes Muebles 2. Conoce y asigna el expediente al analista. 5 minutos

Analista 3. Analiza y verifica si el expediente llena los requisitos.

20 minutos

Analista 4. Si llena los requisitos , elabora proyecto de resolución de baja de bienes muebles en mal estado y la traslada al Subjefe del Departamento.

30 minutos

Subjefe de Depto. Bienes Muebles 5. Revisa el Proyecto de resolución y la traslada al Jefe del Departamento. 5 minutos

Jefe Depto. Bienes Muebles 6. Aprueba el proyecto y lo traslada al analista para que emita la resolución. 5 minutos

Analista 7. Emite la resolución y la traslada para firmas. 5 minutos

Subjefe de Depto. Bienes Muebles 8. Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe del Departamento. 5 minutos


9. Aprueba y firma la resolución y la traslada para visto bueno del Director. 5 minutos

Analista 10. No llena los requisitos; si el expediente contiene algún error de fondo, el analista elabora proyecto de providencia para que la dependencia interesada subsane el error y la traslada al Subjefe del Departamento.

20 minutos

Subjefe de Depto. Bienes Muebles 11. Revisa el proyecto de providencia y la traslada para visto bueno del Jefe

del Departamento. 5 minutos

Jefe Depto. Bienes Muebles 12. Aprueba el proyecto de providencia y la traslada al analista para que la

emita. 5 minutos

Analista 13. Emite la providencia y la traslada para firmas. 5 minutos

Subjefe de Depto. Bienes Muebles 14. Revisa la providencia y la aprueba para firma del Jefe del Departamento. 5 minutos

Jefe Depto. Bienes Muebles 15. Aprueba y firma la providencia y la traslada para visto bueno del Director. 5 minutos

Director (a) 16. Con visto bueno traslada providencia a la dependencia interesada. 30 minutos

Dependencia Interesada 17. Conoce, analiza, realiza lo solicitado en la providencia recibida y devuelve expediente a ésta Dirección (Vuelve Actividad No. 1). *


135

PROCESO: MFP-DBE-LBM05A. Baja de Bienes Muebles de Consistencia Destructible e Incinerable en mal estado (Fase 1 de 2).

Dependencia Interesada

DirecciónSubjefatura

Departamento Bienes Muebles

AnalistaDepartamento de Bienes

Muebles


JEFATURADepartamento Bienes Muebles

Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control autorizado por la Contraloría, anota en el

informe diario y lo traslada al Subjefe del Departamento. (1)

INICIO

Conoce y asigna el expediente al analista. (2)

Analiza y verifica si el expediente llena los

requisitos. (3)

NO¿Cumple con los

requisitos?

SI

Elabora proyecto de resolución de baja de bienes muebles en mal estado y la traslada al

Subjefe del Departamento. (4)

Si el expediente contiene algún error de fondo, el analista

elabora proyecto de providencia para que la dependencia interesada

subsane el error y la traslada al Subjefe del Departamento. (10)

Revisa el Proyecto de resolución y la traslada al Jefe

del Departamento. (5)

Aprueba el proyecto y lo traslada al analista para que

emita la resolución. (6)

Emite la resolución y la traslada para

firmas. (7)

Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe

del Departamento. (8)Aprueba y firma la resolución y la traslada para visto bueno

del Director. (9)

Revisa el proyecto de providencia y la traslada para

visto bueno del Jefe del Departamento. (11)

FIN

Aprueba el proyecto de providencia y la traslada al analista para que la emita.

(12)

Emite la providencia y la traslada para

firmas. (13)

Revisa la providencia y la aprueba para firma del Jefe del Departamento. (14)

Aprueba y firma la providencia y la traslada para visto bueno

del Director. (15)

Con visto bueno traslada providencia a la dependencia

interesada. (16)

Conoce, analiza, realiza lo solicitado en la providencia

recibida y devuelve expediente a ésta Dirección (Vuelve Actividad No.1). (17)

136



Elaborado por :


CÓDIGO: MFP-DBE-LBM05B ULTIMA REVISIÓN:

19/10/2007

BAJA DE BIENES MUEBLES DE CONSISTENCIA DESTRUCTIBLE E

INCINERABLE EN MAL ESTADO (Fase 2 de 2)


• OBJETO DEL PROCESO: Realizar comisión conjunta con Auditores Gubernamentales de la Delegación Especial de la Contraloría General de Cuentas, para la destrucción de los bienes en mal estado y con ello dar cumplimiento a la resolución emitida en la Fase 1.

• BASE LEGAL: Artículos 4 y 5 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 “Reglamento de los Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública”.



Jefe Depto. Bienes Muebles 1.

Coordina con Auditores Gubernamentales sobre programación y emite nombramiento a Delegado del Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles.

15 minutos

Delegado de la Dirección de Bienes del Estado,

Auditor Gubernamental y representante de la

institución interesada

2.

El Delegado conjuntamente con el Auditor Gubernamental de la Delegación Especial de la Contraloría General de Cuentas, se constituyen en la Institución interesada en la fecha programada, para verificar el mal estado de los bienes y ordenar su inmediata destrucción, suscribiendo un acta en libro de la institución interesada.

8 horas

Encargado del inventario de la Institución

interesada 3.

Dependencia interesada certifica el acta y traslada el expediente a la Delegación Especial de la Contraloría General de Cuentas para que emita la resolución de baja.

*

Delegación Especial de la Contraloría General

de Cuentas. 4. Emite la resolución de baja y notifica a la Institución interesada. *

Dependencia interesada 5. Dependencia interesada opera la baja de los bienes muebles en libros e informa a la Dirección de Bienes del Estado. *


137

PROCESO: MFP-DBE-LBM05B. Baja de Bienes Muebles de Consistencia Destructible e Incinerable en mal estado (Fase 2 de 2).

Dependencia interesadaDelegación Especial de la Contraloría General

de Cuentas.

Encargado del inventario de la

Institución interesada

Delegado de la Dirección de Bienes del Estado,

Auditor Gubernamental y representante de la institución interesada

JEFATURADepartamento Bienes

Muebles

Coordina con Auditores Gubernamentales sobre programación y emite

nombramiento a Delegado del Departamento de

Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles. (1)

INICIO

El Delegado conjuntamente con el Auditor Gubernamental de la Delegación Especial de la Contraloría General de

Cuentas, se constituyen en la Institución interesada en la fecha programada, para

verificar el mal estado de los bienes y ordenar su inmediata destrucción, suscribiendo un acta en libro de la institución

interesada. (2)Dependencia interesada

certifica el acta y traslada el expediente a la Delegación Especial de la Contraloría

General de Cuentas para que emita la resolución de baja. (3)

Emite la resolución de baja y notifica a la Institución

interesada. (4)

Dependencia interesada opera la baja de los bienes muebles en libros e informa a la Dirección de

Bienes del Estado. (5)

FIN

138



Elaborado por :



BAJA DE BIENES MUEBLES DE CONSISTENCIA

FERROSA EN MAL ESTADO

No. de Actividades: 11 Duración Estimada: 1 día ½

• OBJETO DEL PROCESO: Recepción de bienes muebles de metal en mal estado de las Dependencias del Estado y entidades autónomas y descentralizadas.

• BASE LEGAL: Decreto 103-97 del Congreso de la República y Acuerdo Gubernativo No. 779-98. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ADJUDICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE BIENES MUEBLES.


Asistente.

1. Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control autorizado por la Contraloría, anota en el informe diario y lo traslada al Subjefe del Departamento.

5 minutos


2. Conoce y asigna el expediente a la Sección de Bienes en Tránsito 5 minutos

Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito. 3. Analiza, verifica que la documentación este completa y coordina con Jefe

Depto. Bienes Muebles la fecha de la entrega del material ferroso. 20

minutos

Jefe Depto. Bienes Muebles 4. Coordina, determina la fecha de la entrega del material ferroso y emite

nombramiento para Delegado. 10

minutos

Delegado/Analista 5. Recibe los bienes muebles en mal estado en el predio de la zona 6, por medio de acta que suscribirá en el mismo acto.

1 día

Delegado/Analista 6. Certifica el acta de recepción, emite proyecto de providencia para trasladar el expediente a la Delegación de la Contraloría y traslada el expediente al Subjefe del Departamento.

40 minutos

Subjefe de Depto. Bienes Muebles 7. Revisa el proyecto de providencia y la traslada para visto bueno del Jefe

Depto. Bienes Muebles. 5 minutos


8. Aprueba el proyecto y lo traslada al Delegado/Analista. 5 minutos

Delegado/Analista 9. Emite la providencia y la traslada para firmas. 5 minutos

Subjefe de Depto. Bienes Muebles 10. Revisa providencia, aprueba y traslada para firma de Jefe Depto. Bienes

Muebles. 5 minutos

Jefe Depto. Bienes Muebles 11. Aprueba y firma la providencia y la traslada para visto bueno del Director. 5 minutos

139

PROCESO: MFP-DBE-LBM06. Baja de Bienes Muebles de Consistencia Ferrosa en mal estado.

Delegado / AnalistaJefatura


Jefe de la Sección de Bienes en TránsitoDepto. de Bienes Muebles

SubjefaturaDepartamento Bienes

Muebles




INICIO

Conoce y asigna el expediente a la Sección de Bienes en Tránsito. (2)

Analiza, verifica que la documentación este completa y coordina con Jefe Depto. Bienes Muebles la fecha de la entrega

del material ferroso. (3)

Coordina, determina la fecha de la entrega del material ferroso y

emite nombramiento para Delegado. (4)

Recibe los bienes muebles en mal estado en el predio de la zona 6, por medio de acta que suscribirá en el mismo acto. (5)

Certifica el acta de recepción, emite proyecto de providencia para trasladar el expediente a la Delegación de la Contraloría y traslada el expediente al Subjefe


Revisa el proyecto de providencia y la traslada para visto bueno del Jefe Depto.

Bienes Muebles. (7)

Coordina, determina la fecha de la entrega del material ferroso y

emite nombramiento para Delegado. (8)

Revisa providencia, aprueba y traslada para firma de Jefe Depto. Bienes Muebles. (10)

Aprueba y firma la providencia y la traslada para visto bueno

del Director. (11)

Emite la providencia y la

traslada para firmas. (9)

FIN

140



Elaborado por :



RECEPCIÓN Y RESGUARDO DE BIENES EN TRÁNSITO


• OBJETO DEL PROCESO: Recibir bienes muebles en buen estado o en regular estado, resguardarlos en bodega, registrarlos y posteriormente emitir resoluciones de legalización de baja por traslado a las instituciones que los han entregado.

• BASE LEGAL: Artículo 3 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 “Reglamento de los Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública”.



Asistente 1. Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control autorizado por Contraloría, anota en el informe diario y lo traslada al Subjefe del Departamento.

5 minutos

Subjefe de Depto. Bienes Muebles 2. Conoce y asigna el expediente a la Sección de Bienes en Tránsito. 5 minutos

Jefe de Sección de Bienes en Tránsito.

3. Conoce y programa la recepción de bienes muebles. 15 minutos

Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito. 4. Recibe físicamente bienes muebles, los ingresa a bodega, actualiza el

inventario, firma el acta y solicita certificación de la misma. 8 horas

Jefe de Sección de Bienes en Tránsito. 5. Elabora proyecto de resolución de los bienes muebles recibidos y lo

traslada al Subjefe del Departamento para su revisión. 20

minutos



Jefe Depto. Bienes Muebles 7. Aprueba el proyecto y lo traslada al Jefe de la Sección de Bienes en

Tránsito para que se emita la resolución. 5 minutos

Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito. 8. Emite la resolución y la traslada para firmas. 5 minutos

Subjefe de Depto. Bienes Muebles 9. Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe de Departamento. 5 minutos

Jefe Depto. Bienes Muebles 10. Aprueba y firma la resolución y la traslada para visto bueno del Director. 5 minutos

141

Duración : 09 Horas ½ / Núm

ero de

Actividades: 10 /Ú


nida

d Responsable: D

epartam

ento de Adjudicación y Legalización de Biene

s Muebles -Dirección de Bienes del E

stado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-LBM07. Recepción y Resguardo de Bienes en Tránsito.

JefaturaDepartamento Bienes

Muebles

Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito

Depto. de Bienes Muebles


MueblesAsistente de Departamento

Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control autorizado por Contraloría, anota en el


INICIO

Conoce y asigna el expediente a la Sección de Bienes en Tránsito. (2)

Conoce y programa la recepción de bienes muebles. (3)

Recibe físicamente bienes muebles, los ingresa a bodega, actualiza el inventario, firma el acta y solicita certificación de la

misma. (4)

Elabora proyecto de resolución de los bienes muebles recibidos y lo

traslada al Subjefe del Departamento para su revisión. (5)

Revisa el proyecto de resolución y lo traslada para visto bueno del Jefe


Aprueba el proyecto y lo traslada al Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito para que se emita la

resolución. (7)

Emite la resolución y la traslada para firmas. (8)


Aprueba y firma la resolución y la traslada para visto bueno del

Director. (10)

FIN

142



Elaborado por :



ADJUDICACIÓN DE BIENES MUEBLES EN TRÁNSITO


• OBJETO DEL PROCESO: Adjudicar bienes muebles registrados como bienes en tránsito a favor de Instituciones Estatales en atención a solicitudes.

• BASE LEGAL: Artículo 3 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 “Reglamento de los Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública”.




5 minutos


2. Conoce y asigna el expediente a la Sección de Bienes en Tránsito. 5 minutos

Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito. 3. Recibe, conoce la solicitud correspondiente y establece si hay bienes

muebles en existencia. 5 minutos

Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito. 4.

Sí hay existencias , Programa la entrega de bienes e informa a la Dependencia interesada.

10 minutos

Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito.

5. Llegada la fecha programada para la entrega de los bienes muebles, hace entrega de los mismos, mediante acta que suscribirá en el mismo acto.

4 horas


Elabora la certificación del acta de entrega de bienes muebles, así como el proyecto de resolución de legalización de traslado de bienes muebles y traslada el expediente al Subjefe del Departamento.

40 minutos



Jefe Depto. Bienes Muebles 8. Aprueba el proyecto y lo traslada al Jefe de la Sección de Bienes en

Tránsito. 5 minutos

Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito. 9. Emite la resolución y la traslada para firmas. 5 minutos

Subjefe del Departamento. 10. Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe del Departamento. 5 minutos

Jefe del Departamento. 11. Aprueba y firma la resolución y la traslada para visto bueno del Director. 5 minutos


No hay existencias , Elabora proyecto de oficio informando a la Dependencia interesada y lo traslada al Subjefe del Departamento.

10 minutos

Subjefe del Departamento. 13. Revisa el proyecto de oficio y lo traslada para visto bueno del Jefe del


Jefe del Departamento 14. Aprueba el Proyecto y lo traslada al Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito 5 minutos

Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito. 15. Emite el oficio y lo traslada para firmas 5 minutos

Subjefe del Departamento. 16. Revisa el oficio y lo aprueba para firma del Jefe del Departamento. 5 minutos

Jefe del Departamento. 17. Aprueba y firma el oficio y lo traslada para visto bueno del Director. 5 minutos

143

PROCESO: MFP-DBE-LBM08. Adjudicación de Bienes Muebles en Tránsito.


Muebles

Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito

Depto. de Bienes Muebles


MueblesAsistente de Departamento


informe diario. Traslada al Subjefe del Departamento. (1)

INICIOConoce y asigna el

expediente a la Sección de Bienes en Tránsito. (2)

Recibe, conoce la solicitud correspondiente y establece si

hay bienes muebles en existencia. (3)

SI NO¿Hay en existencia?

Programa la entrega de bienes e informa a la Dependencia

interesada. (4)

Llegada la fecha programada para la entrega de los bienes muebles, hace entrega de los mismos,

mediante acta que suscribirá en el mismo acto. (5)

Elabora la certificación del acta de entrega de bienes muebles, así

como el proyecto de resolución de legalización de traslado de bienes muebles y traslada el expediente al Subjefe del Departamento. (6)


Aprueba el proyecto y lo traslada al Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito. (8)

Emite la resolución y la traslada para firmas. (9)

Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe del Departamento. (10) Aprueba el proyecto y lo

traslada al Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito. (11)

Elabora proyecto de oficio informando a la Dependencia

interesada y lo traslada al Subjefe del Departamento. (12)

Revisa el proyecto de oficio y lo traslada para visto bueno del Jefe del Departamento.

(13)

Aprueba el proyecto y lo traslada al Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito. (14)

Emite el oficio y lo traslada para firmas.

(15)

Revisa el oficio y la aprueba para firma del Jefe del Departamento. (16)

Aprueba y firma el oficio y lo traslada para visto bueno del

Director. (17)

FIN

144



Elaborado por :



VALUACIÓN DE BIENES MUEBLES PROPIEDAD DEL

ESTADO


• OBJETO DEL PROCESO: Determinar el valor monetario de los bienes muebles propiedad del Estado, que serán objeto de permuta o subasta pública.

• BASE LEGAL: Artículo 91 del Decreto 57-92 “Ley de Contrataciones del Estado” y Acuerdo Ministerial No. 29-2002 emitido por el Ministerio de Finanzas Públicas.



Asistente. 1.

Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control autorizado por la Contraloría, anota en el informe diario y lo traslada al Subjefe del Departamento.

5 minutos

Subjefe de Depto. Bienes Muebles 2. Conoce y asigna el expediente al Valuador. 5 minutos

Valuador 3. Analiza y verifica que la documentación esté completa, asimismo coordina y determina la fecha del avalúo.

30 minutos

Valuador 4. Llegada la fecha, realiza el avalúo correspondiente. *

Valuador 5. Elabora el proyecto de informe de avalúo y lo traslada al Subjefe del Departamento.

20 minutos

Subjefe de Depto. Bienes Muebles 6. Revisa el proyecto de informe de avalúo y lo traslada al Jefe del

Departamento para su revisión y observaciones. 5 minutos

Jefe Depto. Bienes Muebles 7. Traslada el proyecto de informe al valuador agregando observaciones. 5 minutos

Valuador 8. Integra observaciones, emite el informe y lo traslada al Subjefe del Departamento. 5 minutos

Subjefe de Depto. Bienes Muebles 9. Revisa el informe y lo traslada al Jefe del Departamento. 5 minutos

Jefe Depto. Bienes Muebles 10. Asigna el expediente a un analista para que elabore el proyecto de

resolución de aprobación del avalúo. 5 minutos

Analista 11. Elabora proyecto de resolución de aprobación del avalúo y lo traslada al Subjefe del Departamento.

20 minutos




13. Aprueba el proyecto y lo traslada al analista para que se emita la resolución.

5 minutos

Analista 14. Emite la resolución y la traslada para firmas. 5 minutos

Subjefe de Depto. Bienes Muebles 15. Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe del Departamento. 5 minutos

Jefe Depto. Bienes Muebles 16. Aprueba y firma la resolución y la traslada para visto bueno del Director. 5 minutos


145

Duración

Estimada: 0

2 Horas ½

/ Núm

ero de Actividad

es: 16 / Última Revisión: 19 de Octubre de

2,007

/ Unidad Responsable: D

epartamento de Adjudicación

y Leg

alización

de Bienes Mueb

les -Dirección de Bienes del E

stado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-LBM09. Valuación de Bienes Muebles Propiedad del Estado.


Muebles

VALUADOR / ANALISTA


Muebles




INICIO

Conoce y asigna el expediente al Valuador. (2)

Valuador analiza y verifica que la documentación esté completa, asimismo coordina

y determina la fecha del avalúo. (3)

Llegada la fecha, Valuador realiza el avalúo

correspondiente. (4)

Valuador elabora el proyecto de informe de avalúo y lo traslada al Subjefe del Departamento. (5)

Revisa el proyecto de informe de avalúo y lo traslada al Jefe del Departamento para su

revisión y observaciones. (6)

Traslada el proyecto de informe al valuador agregando observaciones. (7)

Valuador integra observaciones, emite el informe y lo traslada al

Subjefe del Departamento. (8)

Revisa el informe y lo traslada al Jefe del Departamento. (9)

Asigna el expediente a un analista para que elabore el proyecto de resolución de aprobación del avalúo. (10)

Analista elabora proyecto de resolución de aprobación del avalúo y lo traslada al Subjefe



Aprueba el proyecto y lo traslada al analista para que se emita la resolución. (13)

Analista emite la resolución y la traslada

para firmas. (14)

Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe del Departamento. (15)

Aprueba y firma la resolución y la traslada para visto bueno

del Director. (13)

FIN

146



Elaborado por :


CÓDIGO: MFP-DBE-LBM10 ULTIMA REVISIÓN:

19/10/2007

REGISTRO Y CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES

MUEBLES DE DIFERENTES INSTITUCIONES DEL ESTADO


• OBJETO DEL PROCESO: Control a través de monitoreo en el Sistema de Contabilidad Integrada en red, -SICOIN-WEB- de los inventarios de bienes muebles de instituciones del Sector Público.

• BASE LEGAL: Artículo 19 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 “Reglamento de inventarios de los bienes muebles de la Administración Pública”.


RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Subjefe de Depto. Bienes Muebles 1. Ingresar en el SICOIN-WEB al modulo de inventarios para monitorear

información de registros de inventarios de bienes muebles. 10

minutos

Subjefe de Depto. Bienes Muebles 2. Imprimir un listado general resumido de instituciones y valores de un

ejercicio fiscal, por ministerios y otras dependencias. 5 días


3. Consolidar la información general en un listado o recabar la información específica, que servirá de referencia para comparar con el siguiente o anterior ejercicio fiscal.

5 días


4. Determinar que instituciones no están actualizadas en sus registros. 5 días

Subjefe de Depto. Bienes Muebles 5.

Preparar informe a Contraloría General de Cuentas, si es que hay solicitud de información general o específica, a Dirección o informe interno sobre situación y en caso se determine desactualización.

3 días

Subjefe de Depto. Bienes Muebles 6. Trasladarlo para su aprobación. 25

minutos

Jefe Departamento / Asistente 7. Aprueba, firma y traslada a Dirección para visto bueno. 10

minutos

Director (a) 8. Recibe y firma informe. 5 minutos

Asesoría de Dirección 9. Evacua informe. 5 minutos


10. Archivo en el Departamento, de informe o copia. 5 minutos

147

Duración Estimada: 19 días/ Número de Actividades: 16 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles -Dirección de Bienes del E

stado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-LBM10. Registro y Control de Inventarios de Bienes Muebles de Diferentes Instituciones del Estado.

Asesoría de DirecciónDIRECCIÓNJefatura

Departamento Bienes Muebles / Analista


Muebles

INICIO

Ingresar en el SICOIN-WEB al modulo de inventarios para monitorear información de registros de inventarios de

bienes muebles. (1)

Imprimir un listado general resumido de instituciones y valores de un ejercicio fiscal,

por ministerios y otras dependencias. (2)

Consolidar la información general en un listado o recabar la información específica, que servirá de referencia para comparar con el siguiente o

anterior ejercicio fiscal. (3)

Determinar que instituciones no están actualizadas en sus registros. (4)

Preparar informe a Contraloría General de Cuentas, si es que hay solicitud de información general o específica, a Dirección o informe interno sobre situación y en caso se determine desactualización. (5)

Trasladarlo para su aprobación. (6)Aprueba, firma y traslada a Dirección

para visto bueno. (7)Recibe y firma informe. (8) Evacua informe. (9)

Archivo en el Departamento, de informe o copia. (10)

FIN

148



Elaborado por :



ADMINISTRACIÓN DE SUBASTAS DE MATERIAL

FERROSO


• OBJETO DEL PROCESO: Administrar a través de la Comisión correspondiente la subasta pública de las piezas metálicas, materiales y desechos de hierro, acero, bronce, aluminio y otros metales propiedad del Estado.

• BASE LEGAL: Acuerdo Gubernativo No. 779-98. Decreto No. 103-97 del Congreso de la República. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION Y LEGALIZACION DE BIENES MUEBLES Y

COMISION RESPONSABLE DE LA VENTA O PERMUTA DE PIEZAS METALICAS, MATERIALES Y DESECHOS DE HIERRO, ACERO, HIERRO, BRONCE, ALUMINIO Y OTROS METALES PROPIEDAD DEL ESTADO -COVEPPIME-.

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Depto. Bienes

Muebles 1. Determina los bienes de material ferroso a subastar depositados en uno o varios predios. 8 horas


2. Solicita al Presidente de la Comisión -COVEPPIME- que contrate los servicios de un valuador, para determinar el precio base por toneladas métricas.

10 minutos

Valuador Externo 3. Emite informe de avalúo y entrega a Presidente de Comisión -COVEPPIME-. *


Elabora proyecto de Acuerdo Gubernativo y exposición de motivos, así como bases para la subasta pública, según procedimientos que indica la Ley de Contrataciones del Estado y traslada para visto bueno a Dirección.

8 horas

Director (a) 5. Revisa y aprueba expediente. Traslada el mismo a Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas. *

Asesoría Jurídica M.F.P.

6. Emite dictamen y traslada a Procuraduría General de la Nación para su aprobación.

*

Procuraduría General de la Nación / Asesoría

Jurídica M.F.P. 7. Aprueba dictamen y devuelve a Asesoría Jurídica M.F.P., quien a su vez

lo envía a Bienes del Estado. *

Jefe Depto. Bienes Muebles 8. Emite providencia de traslado de expediente para revisión de Asuntos

Administrativos M.F.P. 10

minutos

Director (a) 9. Firma providencia y ordena traslado de expediente. *

Dirección de Asuntos Administrativos M.F.P. 10. Se traslada expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos para su

revisión y elevación para refrendo del Señor Ministro. *

Ministro de Finanzas Públicas 11. Refrenda proyecto de Acuerdo Gubernativo y traslada expediente a la

Secretaría General de la Presidencia. *

Secretaría General de la Presidencia

12. Presidente Constitucional de la República firma el Acuerdo y ordena publicación en el Diario de Centroamérica. Devuelve expediente a -COVEPPIME-

*

Jefe Departamento y Comisión 13.

Organiza el evento y coordina otras acciones con la Comisión -COVEPPIME- entre las actividades están, publicaciones, bases, salón, pregonero, aparatos, invitados, controles internos, etc.

*

Comisión -COVEPPIME- 14. Realiza el evento, suscriben acta para dejar constancia de las

adjudicaciones. 5 horas

Comisión -COVEPPIME- 15.

Informa al Ministerio de Salud Publica y Asistencia Social y al Ministerio de Educación sobre la cantidad de recursos económicos a su favor, cuando se haya finalizado de entregar todo el material ferroso.

*

Comisión -COVEPPIME- 16. Elabora informe para el Ministro de Finanzas Públicas, Presidente de la

República y Contralor General de Cuentas. 5 horas


149

PROCESO: MFP-DBE-LBM11. Administración de Subastas de Material Ferroso.

MINISTRO DE FINANZAS PÚBLICAS

Procuraduría General de La Nación


Asesoría JurídicaM.F.P.

Dirección de Asuntos Administrativos M.F.P.

DIRECCIÓNJEFATURA


Valuador Externo

COVEPPIME

INICIO

Determina los bienes de material ferroso a subastar depositados en uno o varios

predios. (1)

Solicita al Presidente de la Comisión -COVEPPIME- que contrate los servicios de un valuador, para determinar el precio base por toneladas

métricas. (2)

Valuador Externo emite informe de avalúo y entrega a

Presidente de Comisión -COVEPPIME-. (3)

Elabora proyecto de Acuerdo Gubernativo y exposición de motivos, así como bases para la subasta pública, según

procedimientos que indica la Ley de Contrataciones del Estado y traslada para visto

bueno a Dirección. (4)

Revisa y aprueba expediente. Traslada el mismo a Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas. (5)

Procuraduría aprueba dictamen y devuelve a

Asesoría Jurídica M.F.P., quien a su vez lo envía a Bienes del Estado. (7)

Emite providencia de traslado de expediente para revisión de Asuntos Administrativos

M.F.P. (8)

Firma providencia y ordena traslado de expediente. (9)

Se traslada expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos para su revisión y elevación para

refrendo del Señor Ministro. (10)

Refrenda proyecto de Acuerdo Gubernativo y traslada

expediente a la Secretaría General de la Presidencia. (11)

Presidente Constitucional de la República firma el Acuerdo y ordena publicación en el Diario de Centroamérica. Devuelve expediente a -COVEPPIME-

(12)

Emite dictamen y traslada a Procuraduría General de la Nación

para su aprobación. (6)

Organiza el evento y coordina otras acciones con la Comisión

-COVEPPIME- entre las actividades están,

publicaciones, bases, salón, pregonero, aparatos, invitados, controles internos, etc. (13)

-COVEPPIME- realiza el evento, suscriben acta para dejar constancia de las adjudicaciones. (14)

-COVEPPIME- Informa al Ministerio de Salud Publica y

Asistencia Social y al Ministerio de Educación sobre la cantidad de

recursos económicos a su favor, cuando se haya

finalizado de entregar todo el material ferroso. (15)

-COVEPPIME- Elabora informe para el Ministro de

Finanzas Públicas, Presidente de la República y

Contralor General de Cuentas. (16)

FIN

150



Elaborado por :



SUBASTAS DE BIENES MUEBLES EN BUEN O

REGULAR ESTADO


• OBJETO DEL PROCESO: Administrar a través de la Dirección de Bienes del Estado la enajenación de bienes muebles en buen o regular estado de conformidad a procedimientos que establece la Ley de Contrataciones del Estado.

• BASE LEGAL: Decreto número 57-92 Ley de Contrataciones del Estado, sus modificaciones contenidas en el Decreto número 34-2001 y el Reglamento de la Ley, contenido en Acuerdo Gubernativo número 1056-92, así como Acuerdo Ministerial No. 29-2002 emitido por el Ministerio de Finanzas Públicas.

• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ADJUDICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE BIENES MUEBLES. *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.



Determina los bienes muebles en buen o regular estado recibidos en bodega de bienes en tránsito para enajenarlos por medio de subasta pública.

3 horas

Jefe Depto. Bienes Muebles 2. Nombra valuador del Departamento para determinar el precio base de los

bienes muebles que se pretenden subastar. 5 minutos

Valuador interno autorizado 3. Realizar avalúo y emite informe, luego lo presenta al Jefe del

Departamento. 4 horas

Jefe Depto. Bienes Muebles 4. Asigna el informe a un Analista para que emita resolución de aprobación

de avalúo. 5 minutos

Analista 5. Emite resolución de aprobación de avalúo y traslada para revisión y firma. 30 minutos

Subjefe del Departamento 6. Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe del Departamento. 5 minutos

Jefe Depto. / Asistente 7. Aprueba y firma la resolución y traslada para visto bueno del Director. 5 minutos

Director (a) 8. Firma y devuelve expediente al Departamento. 1 día


Elabora proyecto de Acuerdo Gubernativo y exposición de motivos, así como bases para la subasta pública, según procedimientos que indica la Ley de Contrataciones del Estado y traslada para visto bueno a Dirección.

8 horas

Director (a) 10. Revisa y aprueba expediente. Traslada el mismo a Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas.

4 horas

Asesoría Jurídica M.F.P. 11. Emite dictamen y traslada a Procuraduría General de la Nación. *

Procuraduría General de la Nación / Asesoría

Jurídica M.F.P. 12. Aprueba dictamen y devuelve a Asesoría Jurídica M.F.P., quien a la vez

traslada a Bienes del Estado. *


13. Emite providencia de traslado de expediente para revisión de Asuntos Administrativos M.F.P.

10 minutos

Director 14. Firma providencia y ordena el traslado del expediente. 1 hora

Asuntos Administrativos M.F.P.

15. Recibe expediente para su revisión y elevación para refrendo del Señor Ministro de Finanzas Públicas.

*

Ministro de Finanzas Públicas 16. Refrenda proyecto de Acuerdo Gubernativo y traslada expediente a la

Secretaría General de la Presidencia. *

Secretaría General de la Presidencia 17. Solicita a Presidente Constitucional de la República firma del Acuerdo y

ordena publicación en el Diario de Centroamérica. *

Director, Jefe Departamento y

Comisión Ejecutora 18.

Organizan el evento y coordinan otras acciones, entre ellas: publicaciones, bases, salón, pregonero, invitados, control interno, designación de Comisión Ejecutora, etc.

*

Comisión Ejecutora 19. Realiza el evento y suscriben acta para dejar constancia de las adjudicaciones.

4 horas

Comisión Ejecutora 20. Al finalizar las entregas de los bienes muebles en buen o regular estado, subastado, elabora informe para el Ministro de Finanzas Públicas y Contralor General de Cuentas.

4 horas

151

Duración Estimada: 03 días/ Número de Actividades: 20 / Ú


nidad Responsable: Departam

ento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles -Dirección de Bienes del E

stado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-LBM12. Subastas de Bienes Muebles en Buen o Regular Estado..

MINISTRO DE FINANZAS PÚBLICAS

Procuraduría General de La Nación


Asesoría JurídicaM.F.P.

Dirección de Asuntos Administrativos M.F.P.

DIRECCIÓN

Valuador Interno Autorizado

COVEPPIME


INICIO

Jefe Depto. Determina los bienes muebles en buen o regular estado recibidos en bodega de bienes en tránsito para enajenarlos por medio de subasta pública. (1)

Jefe Depto. nombra valuador del Departamento para

determinar el precio base de los bienes muebles que se pretenden subastar. (2)

Valuador realizar avalúo y emite informe, luego lo presenta al Jefe del Departamento. (3)

Jefe Depto. asigna el informe a un Analista para que emita resolución de aprobación de

avalúo. (4)

Analista emite resolución de aprobación de avalúo. (5)

Subjefe Depto. revisa la resolución y la aprueba para

firma del Jefe del Departamento. (6)

Jefe Depto. aprueba y firma la resolución y traslada para visto bueno del Director. (7)

Firma y devuelve expediente al Departamento. (8)

Jefe Depto. elabora proyecto de Acuerdo Gubernativo y exposición de motivos, así como bases para la subasta pública, según procedimientos

que indica la Ley de Contrataciones del Estado y traslada para visto bueno a

Dirección. (9)

Revisa y aprueba expediente. Traslada el mismo a Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas. (10)

Asesoría Jurídica emite dictamen y traslada a

Procuraduría General de la Nación. (11)

Procuraduría aprueba dictamen y devuelve a

Asesoría Jurídica M.F.P., quien a la vez traslada a Bienes del Estado. (12)

Jefe Depto. emite providencia de traslado de expediente para revisión de Asuntos Administrativos M.F.P. (13)

Asuntos Administrativos recibe expediente para su revisión y elevación para

refrendo del Señor Ministro de Finanzas Públicas. (15)

Firma providencia y ordena el traslado del expediente. (14)

Secretaría General solicita a Presidente Constitucional de

la República firma del Acuerdo y ordena publicación

en el Diario de Centroamérica. (17)

Director, Jefe Departamento y Comisión Ejecutora organizan el evento y coordinan otras

acciones, entre ellas: publicaciones, bases, salón, pregonero, invitados, control

interno, designación de Comisión Ejecutora, etc. (18)

COVEPPIME realiza el evento y suscriben acta para dejar

constancia de las adjudicaciones. (19)

COVEPPIME al finalizar las entregas de los bienes

muebles en buen o regular estado, subastado, elabora informe para el Ministro de

Finanzas Públicas y Contralor General de Cuentas. (19)

FIN

Refrenda proyecto de Acuerdo Gubernativo y traslada expediente a la Secretaría General de la

Presidencia. (16)

152



Elaborado por :


CÓDIGO: MFP-DBE-LBM13A ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007

PERMUTAS DE MATERIAL FERROSO –Fase 1 de 2-

(AUTORIZACIÓN)


• OBJETO DEL PROCESO: Autorizar permutas de material ferroso propiedad de diferentes instituciones del Sector Público que tengan interés en permutar sus bienes a cambio de otros.

• BASE LEGAL: Acuerdo Gubernativo No. 779-98. Decreto No. 103-97. • UNIDAD RESPONSABLE : COMISION RESPONSABLE DE LA VENTA O PERMUTA DE PIEZAS METALICAS,

MATERIALES Y DESECHOS DE HIERRO, ACERO, HIERRO, BRONCE, ALUMINIO Y OTROS METALES PROPIEDAD DEL ESTADO -COVEPPIME-.

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Secretaria de la

Comisión 1. Recibe expediente y lo traslada al Presidente de la Comisión -COVEPPIME-. 5 minutos

Presidente Comisión y Secretaria 2.

Programa y convoca a una reunión a los representantes de la Presidencia de la República, de la Contraloría General de Cuentas y de Auditoria Interna.

20 minutos

Integrantes de la Comisión 3. Conoce solicitud, analiza el expediente observando los requisitos mínimos

y determina si se autoriza o no la solicitud. 1 hora

Secretaria de la Comisión 4. Suscribe acta para dejar constancia de lo resuelto. (¿Se autoriza o no?) 30

minutos

Presidente de la Comisión e integrantes

de la misma 5.

No se autoriza , Notifican a la Institución interesada lo resuelto (Finaliza proceso).

30 minutos


de la misma 6.

Si se autoriza , Notifican a la Institución interesada lo resuelto requiriéndole cumplir con los requisitos para su autorización.

30 minutos

Institución interesada 7. Prepara el proyecto de Acuerdo que define las condiciones de la permuta y remite a Comisión -COVEPPIME- para solicitar la autorización respectiva.

*

Secretaria de la Comisión 8. Recibe expediente y lo traslada al Presidente de la Comisión

-COVEPPIME-. 5 minutos

Presidente Comisión y Secretaria 9.

Programan y convocan a una reunión a los representantes de la Presidencia de la República, de la Contraloría General de Cuentas y de Auditoria Interna.

20 minutos

Integrantes de la Comisión 10. Analizan el proyecto, aprueban o bien sugieren enmiendas. 1 hora

Secretaria de la Comisión 11. Suscribe acta para dejar constancia de lo resuelto. 30

minutos


de la misma 12. Notifican a la Institución interesada, para que lleven a cabo la permuta. 30

minutos


REQUISITOS DEL EXPEDIENTE: INICIAR EXPEDIENTE DETERMINANDO CONVENIENCIAS, JUSTIFICACIONES PERTINENTES, AGREGAR CERTIFICACIONES DE INVENTARIO DE LOS BIENES MUEBLES, EL AVALUO EFECTUADO POR VALUADOR AUTORIZADO (EXTERNO A DIRECCION DE BIENES DEL ESTADO), PROYECTO DE ACUERDO MINISTERIAL, ACOMPAÑANDO OPINION DE ASESORIA JURIDICA DE LA INSTITUCION ESTATAL INTERESADA Y LA ANUENCIA DE LA MAXIMA AUTORIDAD PARA CONTINUAR CON EL TRAMITE DE PERMUTA DE MATERIAL FERROSO. EL PROYECTO DE ACUERDO DEBE DEFINIR EN SU ARTICULADO, LAS CONDICIONES PARA LA ENTREGA-RECEPCION DE LOS BIENES MUEBLES, LA DESCRIPCIÓN DE LOS MISMOS Y VALORES, ASI COMO LOS QUE SE RECIBIRAN CON LA OBLIGATORIEDAD DE SUSCRIBIR ACTA EN EL MOMENTO DE LA ENTREGA-RECEPCION E INCORPORARLOS AL LIBRO DE INVENTARIOS RESPECTIVO.

153

PROCESO: MFP-DBE-LBM13A. Permutas de Material Ferroso – Fase 1 de 2- (Autorización)

INSTITUCIÓN INTERESADAIntegrantes de la ComisiónPresidente de ComisiónSecretaria de Comisión

INICIO

Recibe expediente y lo traslada al Presidente de la Comisión -COVEPPIME-. (1)

Conjuntamente con la Secretaria de la Comisión programa y convoca a una reunión a los representantes de la Presidencia de la República, de la

Contraloría General de Cuentas y de Auditoria Interna. (2)

Conoce solicitud, analiza el expediente observando los

requisitos mínimos y determina si se autoriza o no la solicitud. (3)

Se suscribe acta para dejar constancia de lo resuelto.(¿Se autoriza o no?) (4)

SI¿Se autoriza?

NOConjuntamente con los

integrantes de la Comisión notifican a la Institución interesada lo resuelto (Finaliza proceso). (5)

FIN

Conjuntamente con los integrantes de la Comisión notifican a la Institución interesada lo resuelto requiriéndole cumplir con los requisitos para su

autorización. (6)

Prepara el proyecto de Acuerdo que define las condiciones de la permuta y remite a Comisión -COVEPPIME-

para solicitar la autorización respectiva. (7)

Recibe expediente y lo traslada al Presidente de la Comisión -COVEPPIME-. (8)

Conjuntamente con los Secretaria programan y convocan a una reunión a los representantes de la Presidencia de la República, de la Contraloría General de Cuentas y de Auditoria

Interna. (9)

Analizan el proyecto, aprueban o bien sugieren enmiendas. (10)

Suscribe acta para dejar constancia de lo resuelto.

(11)

Conjuntamente con los integrantes de la Comisión notifican a la Institución interesada, para que lleven a cabo la

permuta. (12)

FIN

NOTA: REQUISITOS DEL EXPEDIENTE:

INICIAR EXPEDIENTE DETERMINANDO CONVENIENCIAS, JUSTIFICACIONES PERTINENTES, AGREGAR CERTIFICACIONES DE INVENTARIO DE LOS BIENES MUEBLES, EL AVALUO EFECTUADO POR VALUADOR AUTORIZADO (EXTERNO A DIRECCION DE BIENES DEL ESTADO), PROYECTO DE ACUERDO MINISTERIAL, ACOMPAÑANDO OPINION DE ASESORIA JURIDICA DE LA INSTITUCION ESTATAL INTERESADA Y LA ANUENCIA DE LA MAXIMA AUTORIDAD PARA CONTINUAR CON EL TRAMITE DE PERMUTA DE MATERIAL FERROSO.

EL PROYECTO DE ACUERDO DEBE DEFINIR EN SU ARTICULADO, LAS CONDICIONES PARA LA ENTREGA-RECEPCION DE LOS BIENES MUEBLES, LA DESCRIPCIÓN DE LOS MISMOS Y VALORES, ASI COMO LOS QUE SE RECIBIRAN CON LA OBLIGATORIEDAD DE SUSCRIBIR ACTA EN EL MOMENTO DE LA ENTREGA-RECEPCION E INCORPORARLOS AL LIBRO DE INVENTARIOS RESPECTIVO.

154



Elaborado por :


CÓDIGO: MFP-DBE-LBM13B ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007

PERMUTAS DE MATERIAL FERROSO –Fase 2 de 2-

(ENTREGA / RECEPCION)


• OBJETO DEL PROCESO: Autorizar permutas de material ferroso propiedad de diferentes instituciones del Sector Público que tengan interés en permutar sus bienes a cambio de otros.

• BASE LEGAL: Acuerdo Gubernativo No. 779-98. Decreto No. 103-97. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION Y LEGALIZACION DE BIENES MUEBLES.

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Máxima autoridad, institución Estatal 1. Refrenda el Acuerdo y se publica en el Diario de Centroamérica. *

Administración de la Institución Estatal y empresa o persona

jurídica

2. Suscribe acta para dejar constancia de la entrega-recepción de los bienes objeto de permuta, con base en lo establecido en el Acuerdo. *

Jefe de inventarios de institución Estatal

3. Opera el alza o baja en el libro de inventarios de los bienes muebles recibidos, según Acuerdo y acta. (Continúa paso 6.)

*

Jefe de inventarios de institución Estatal 4. Si la institución Estatal recibe o entrega vehículos, deberá solicitar a la

Dirección de Bienes del Estado que se legalicen los traslados. *

Dirección de Bienes del Estado 5. Emite resolución y se notifica. (Se elabora en el Departamento de

Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles) 8 días


6. Máxima autoridad de institución interesada, solicita baja de los bienes muebles entregados y/o alza de los bienes muebles recibidos.

*

Jefe de inventarios de institución Estatal 7. Recibe resolución y opera las bajas o alzas en el libro. *


Si se reciben vehículos, entonces con certificación del acta de entrega-recepción, fotocopia de las tarjetas de circulación o de los títulos de propiedad endosados, certificación de alza de inventario y fotocopia del acuerdo, la Dirección de Bienes del Estado, emitirá resolución que confirmará la posesión de dichos vehículos, a efecto se coordine con el Departamento de Registro Fiscal de Vehículos de la S.A.T, el cambio de nombre en las tarjetas de circulación, obtención de las calcomanías y placas de uso oficial.

155

Duración Estimada: 08 Días/ Número de Actividades: 07 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: D

epartamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles -Dirección de Bienes del E

stado -M.F.P.

PROCESO: MFP-DBE-LBM13B. Permutas de Material Ferroso – Fase 2 de 2- (Entrega / Recepción)

Dirección de Bienes del Estado


Jefe de inventarios de institución Estatal

Administración de la Institución Estatal y empresa o persona

jurídica

Máxima autoridad, institución Estatal

INICIO

Refrenda el Acuerdo y se publica en el Diario de Centroamérica. (1)

Suscribe acta para dejar constancia de la entrega-

recepción de los bienes objeto de permuta, con base en lo

establecido en el Acuerdo. (2)

Opera el alza o baja en el libro de inventarios de los bienes muebles recibidos, según Acuerdo y acta. (Continúa paso 6.) (3)

Si la institución Estatal recibe o entrega vehículos, deberá solicitar a la Dirección de Bienes del Estado que se legalicen los traslados. (4)

Bienes del Estado emite resolución y se notifica. (Se

elabora en el Departamento de Adjudicación y Legalización de

Bienes Muebles) (5)

Máxima autoridad de institución interesada, solicita resolución a la Contraloría General de Cuentas baja de

los bienes muebles entregados y/o alza de los

bienes muebles recibidos. (6)

Recibe resolución y opera las bajas o alzas en el libro. (7)

FIN

Si se reciben vehículos, entonces con certificación del acta de entrega-recepción, fotocopia de las tarjetas de circulación o de los títulos de propiedad endosados, certificación de alza de inventario y fotocopia del acuerdo, la Dirección de Bienes del Estado, emitirá resolución que confirmará la posesión de dichos vehículos, a efecto se coordine con el Departamento de Registro Fiscal de Vehículos de la S.A.T, el cambio de nombre en las tarjetas de circulación, obtención de las calcomanías y placas de uso oficial.

156



Elaborado por :


CÓDIGO: MFP-DBE-LBM14 ULTIMA REVISIÓN:

19/10/2007

CONFIRMACIÓN DE REGISTRO DE INVENTARIO DE VEHICULOS QUE PERTENECEN A INSTITUCIONES

DEL SECTOR PÚBLICO


• OBJETO DEL PROCESO: Emitir resolución que confirme el registro de inventario de vehículos, previo a gestionar ante el Departamento de Registro Fiscal de Vehículos de la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT- las placas oficiales o particulares, tarjeta de circulación y calcomanías correspondientes. Procedimiento incluye a instituciones autónomas y descentralizadas.

• BASE LEGAL: Artículos 21 y 36 del Decreto No. 70-94 del Congreso de la Republica “Ley del Impuesto sobre Circulación de Vehículos Terrestres, Marítimos y Aéreos”.

• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION Y LEGALIZACION DE BIENES MUEBLES.


Asistente 1. Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control autorizado por Contraloría, anota en el informe diario. Traslada al subjefe del Departamento.

5 minutos

Subjefe Depto. Bienes Muebles 2. Conoce y asigna el expediente a Analista. 5 minutos

Analista 3. Recibe, analiza y verifica si el expediente llena los requisitos. 20 minutos

Analista 4. Sí llena los requisitos , elabora el proyecto de resolución de confirmación de registro de inventario de vehículos y lo traslada al Subjefe del Departamento para su revisión.

40 minutos

Subjefe Depto. Bienes Muebles 5. Revisa el proyecto de resolución y lo traslada para visto bueno del Jefe del


Jefe Depto. Bienes Muebles 6. Aprueba el proyecto y lo traslada al Analista para que se emita la

resolución 5 minutos


Subjefe del Departamento 8. Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe del Departamento. 5 minutos

Jefe de Departamento / Asistente

9. Aprueba, firma la resolución y traslada para visto bueno de Director. 5 minutos

Analista 10 No llena los requisitos , entonces se elabora providencia para denegar solicitud y requerir cumplimiento de los requisitos de ley.

20 minutos

Subjefe Depto. Bienes Muebles 11. Revisa la providencia y lo traslada para visto bueno del Jefe del


Jefe del Departamento / Asistente

12. Revisa, aprueba la providencia y traslada para firma a Dirección. 20 minutos

Dirección 13. Recibe y Firma. *

Asesoría de Dirección 14. Evacua providencia. * *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.

157

PROCESO: MFP-DBE-LBM14. Confirmación de Registro de Inventario de Vehículos que pertenecen a Instituciones del Sector Público.



MueblesANALISTA


Muebles

Dirección

Asesoría de Dirección

INICIO


informe diario. Traslada al subjefe del Departamento. (1)

Conoce y asigna el expediente a Analista. (2)

Recibe, analiza y verifica si el expediente llena los

requisitos. (3)

NO¿Llena los requisitos?

SI

Elabora el proyecto de resolución de

confirmación de registro de inventario de

vehículos y lo traslada al Subjefe del

Departamento para su revisión. (4)


Aprueba el proyecto y lo traslada al Analista para que se emita la resolución (6)


Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe del Departamento. (8)

Aprueba, firma la resolución y traslada para visto bueno de

Director. (9)

Elabora providencia para denegar solicitud y requerir cumplimiento de los requisitos de ley.

(10)

Director recibe y Firma. (12)

Revisa la providencia y lo traslada para visto bueno del Jefe del Departamento. (11)

Revisa , aprueba la providencia y traslada para firma a Dirección. (11)

Asesoría de Dirección evacua Providencia. (13)

FIN

158



Elaborado por:


DEPARTAMENTO DE REGULARIZACIÓN DEL PATRIMONIO CULTU RAL, HISTÓRICO Y NATURAL DE LA NACIÓN.

• ESTE DEPARTAMENTO SE ENCUENTRA EN PROCESO DE CREACI ÓN Y AUTORIZACIÓN.

159

GLOSARIO

ADMINISTRACIÓN: Conjunto ordenado y sistematizado de principios, técnicas y

prácticas que tiene como finalidad el logro de los objetivos de una organización, para

obtener resultados con mayor eficiencia, eficacia y congruencia a través de la óptima

coordinación y aprovechamiento del personal y de los recursos técnicos, materiales y

financieros.

ADJUDICACIÓN: Declaración de que algo pertenece a una persona natural o jurídica en

particular.

ADSCRIPCIÓN: Figura jurídica que se aplica cuando el Estado otorga a las entidades

que conforman el Organismo Ejecutivo, el uso de un bien inmueble de su propiedad para

un fin determinado.

AFECTACIÓN: Imponer gravamen a un bien, sujetándolo al cumplimiento de alguna

carga.

ALMACÉN: Lugar, sitio, o instalación donde se depositan mercancías o bienes.

APLICACIÓN: Programa informático completo que realiza una función específica para el

usuario.

ARCHIVO: Lugar destinado a la guarda y conservación de documentos de importancia

en forma ordenada y a efecto de que puedan ser consultados.

ARRENDAMIENTO: Función que tiene por objeto contratar la disposición o dominio

temporal de ciertos bienes sin implicar la propiedad ni la facultad de enajenar o vender

los mismos, a cambio de un pago o de una contraprestación a su propietario.

ASENTAMIENTOS HUMANOS: Núcleos de población que habitan un área físicamente

localizada, la que puede ser una finca propiedad del Estado.

AUTORIZAR: Dar permiso para realizar algo.

AVALÚO: Acción o efecto de valorar o evaluar, de señalar una cosa el valor

correspondiente a su estimación, así como también ponerle precio.

BASE DE DATOS: Uno o mas conjuntos estructurados de datos, generalmente

asociados con el software (programas utilizados por las computadoras) para actualizar,

explotar y potenciar los datos.

160

BENEFICIO SOCIAL: Acciones que emprenden las instituciones de gobierno, tendientes

al mejoramiento de los niveles de vida con base en la atención de la salud, alimentación,

educación, vivienda, servicios básicos y regularización de la tenencia de la tierra.

BIENES: Objetos tangibles o intangibles susceptibles de valor y que constituyen el

patrimonio de una persona individual o jurídica.

CAJA CHICA: Cantidad de efectivo disponible para emergencias y desembolsos

menores, la cual se liquida periódicamente.

CATASTRO: Censo, inventario. Constituye en esencia un sistema de información

íntegra sobre la propiedad y sus características. El catastro es un padrón que contiene

información relacionada con la ubicación de las fincas, propietarios, clave catastral, valor

del inmueble, uso o destino, tipo de inmueble, distribución, servicios con que cuenta, etc.

CONTRATO ADMINISTRATIVO : Acto por el cual el Estado o sus entidades

descentralizadas o autónomas, por una parte, y un ente público o privado por la otra,

manifiestan su voluntad de adquirir derechos y contraer obligaciones.

CONVOCATORIA: Anuncio o escrito con que se convoca, cita o invita para concurrir a

lugar o acto determinado.

COTIZAR: Poner o fijar precio a una cosa o servicio. Estimar, particularmente en forma

pública, el precio de una cosa o servicio. En los regímenes de seguridad social, se usa

por galicismo, como

significado de aportación periódica a los fondos de previsión social.

CUENTA "GOBIERNO DE LA REPÚBLICA-FONDO COMÚN": Es una cuenta abierta

en el Banco de Guatemala, en la cual deben situarse todos los ingresos fiscales y a la

cual deben cargarse todos los egresos presupuestarios.

DEPARTAMENTO: Área, División o rama de una Empresa o Institución sobre la cual un

administrador tiene autoridad respecto al desempeño de actividades y resultados

específicos.

DIAGRAMA DE FLUJO: Representación gráfica de una sucesión de hechos u

operaciones.

DICTAMEN: Opinión que emite una autoridad sobre alguna cosa o hecho pendiente de

resolver.

DIGITALIZADOR: Persona que se encarga de registrar electrónicamente documentos,

planos, fotografías, etc.

161

DILIGENCIA: Asunto, negocio, solicitud. Trámite de un asunto administrativo, y

constancia escrita de haberlo efectuado. Cuidado, actividad y agilidad para ejecutar un

trabajo.

DIRECCIÓN: Nombre que generalmente reciben las dependencias administrativas que

conforman a las instituciones del sector público.

DOCUMENTO: Escrito con el cual se aprueba o se hace constar un hecho pasado y

sirve como prueba del mismo.

DONACIÓN: Acto jurídico en virtud del cual se transfiere gratuitamente el dominio o los

derechos de propiedad de un bien con la finalidad de que sea usado para beneficio

social (hospital, escuela, centro de salud, etc.).

EFICACIA: Capacidad de cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad con las metas

propuestas, objetivos establecidos y producir los efectos deseados dentro de un ámbito

de incidencia específico.

EFICIENCIA: Relación existente entre los recursos aplicados y el producto final

obtenido.

EJECUCIÓN FINANCIERA: Ejecución del presupuesto en términos financieros.

ELABORAR: Transformar, realizar algo.

EMISION: Emitir, producir, difundir.

EVALUACIÓN DE PROYECTOS: Proceso por medio del cual se aplica una metodología

para determinar la conveniencia de poner en marcha un proyecto.

EXPEDIENTE: Conjunto de documentos, relativos a un asunto en particular; que dan fe

de la realización, de la actualización de una gestión o su trámite inicial.

FONDO ROTATIVO: Monto que la Unidad de Administración Financiera asigna

periódicamente a una dependencia en base a la liquidación de documentos de compra

de bienes y servicios.

FORMULARIO: Documento especifico para registrar información relativa a una

actividad.

FLUJOGRAMA: Representación gráfica de los pasos que conlleva un proceso.

FUNCIÓN: Es la realización de un conjunto de actividades afines y coordinadas,

necesarias para alcanzar los objetivos de un organismo, de cuyo ejercicio por lo general

es responsable un órgano o unidad administrativa.

162

GESTIÓN: Comprende toda diligencia realizada para la consecución de un fin

determinado.

HERENCIA: La propiedad que se adquiere por sucesión.

INSPECCIÓN: Observar, vigilar, examinar, reconocer atentamente una cosa o

problemática; vigilancia oficial para verificar el cumplimiento de normas y reglamentos

que regulan diferentes actividades.

INVESTIGACIÓN DE CAMPO: Investigación realizada sobre la base de la visita de

campo, obteniendo de ésta ubicación catastral o municipal, vocación, poseedores y otros

aspectos importantes del inmueble.

INVESTIGACIÓN DE GABINETE: Proceso de obtención de información de archivo

propio.

INVESTIGACIÓN REGISTRAL: Investigaciones que se realizan en base a la

información obtenida en los registros públicos de la propiedad.

LEGAJO: Bolsa de papel, donde se guardan documentos legales de fincas propiedad

del Estado, la documentación puede ser una certificación de registro, escritura pública,

Acuerdo Gubernativo, etc.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Documento administrativo que presenta en forma

metódica las rutinas de trabajo que se deben realizar para cumplir una determinada

función.

MODERNIZACIÓN: Proceso impulsado por las más altas autoridades gubernamentales

que busca mejorar la gestión pública a partir de principios básicos de innovación para

encontrar nuevas y diferentes formas de realizar las cosas; renovación, para tomar

experiencias exitosas del pasado y aplicarlas de nuevo a las condiciones actuales;

actualización, para adaptarse y dar respuesta a la dinámica social que se presenta, de

tal suerte que la modernización se constituya en instrumento de gobierno que permita

recobrar la confianza de la población en su autoridades.

NOTIFICAR: Dar a conocer en forma legal a los interesados la resolución que se dio a

su solicitud, entregando para el efecto cédula de notificación, copia de la resolución y

otros documentos que la misma determine que debe hacer conocer, con la finalidad de

garantizar el derecho de defensa y que se pueda interponer algún medio de defensa

cuando sea pertinente.

163

OBJETIVO: Fin o meta que se pretende alcanzar para satisfacer una necesidad o

demanda, a través de acciones susceptibles de ser medidas en calidad, cantidad o

tiempo.

OPTIMIZACIÓN: Máximo grado de aprovechamiento en la administración de recursos.

PATRIMONIO ESTATAL: Conjunto de bienes muebles e inmuebles pertenecientes a un

Estado, además de los derechos que sobre los mismos ejerce y de las inversiones

financieras realizadas, los cuales posee a título de propietario para llevar a cabo sus

funciones.

PERMUTA: Contrato por medio del que se transfiere la propiedad de un bien a cambio

de otro, cada permutante es vendedor de la cosa que da y comprador de la cosa que

recibe.

PRODUCCIÓN: Proceso donde se combinan bienes de capital, tecnología, mano de

obra y capacidad organizacional para obtener productos y servicios.

PLAN OPERATIVO ANUAL: Documento que describe las metas y actividades que

deben realizarse para lograr los objetivos operacionales de la dependencia o institución.

PUESTO: Unidad de trabajo específica e impersonal, constituida por un conjunto de

actividades que debe realizar una persona para ser titular.

REGULARIZAR: Adecuar una relación contractual existente en base a una nueva norma

o reglamento vigente.

PLANOS TOPOGRÁFICOS: Documento gráfico que describe la forma, ubicación,

medidas y colindancias de un inmueble determinado.

SERVIDUMBRE: Es la limitación a la propiedad impuesta sobre un inmueble, para uso

de otro inmueble de distinto dueño, para utilidad pública o comunal.

SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA: Acción y efecto de simplificar, es decir hacer las

cosas más simples, sencillas y fáciles, o bien modificar la forma de hacer las cosas por

otra mas breve y menos complicada.

SUBASTA: Acto por medio del cual se persigue convocar a un gran número de

oferentes con el propósito de adjudicar un bien o servicio al mejor postor y lograr

transparencia en el proceso.

TITULACIÓN SUPLETORIA: Consiste en registrar la posesión de bienes inmuebles que

carezcan de inscripción en el Registro de la Propiedad, a favor del Estado, de entidades

descentralizadas o autónomas.

164

TOPOGRAFÍA: Ciencia que estudia el conjunto de procedimientos para determinar las

posiciones de puntos sobre la superficie de la tierra, por medio de medidas según los

tres elementos del espacio (X, Y, Z). Estos pueden ser: dos distancias y una elevación,

o una distancia, una dirección y una elevación.

UNIFICACIÓN REGISTRAL: Acto por el cual dos o más fincas se unifican, porque

físicamente conforman un solo cuerpo.

USUFRUCTO: Es el derecho real de usar y gozar de un inmueble, propiedad del Estado,

por un plazo determinado y para un fin específico, otorgándose a favor de entidades del

Estado y a otras entidades no estatales.

manual de procesos y procedimientos, dirección de bienes del estado. arrendamiento pag. 47 cuadro

Documents