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INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y

LA ADOLESCENCIA ISNA.

DOCUMENTO DE CALIDAD

Manual de Procedimientos

Documento: DOC.AF.001 Versión: 01

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Título: Manual de Procedimientos para la Asignación, Custodia y Conservación de los Activos Fijos Institucionales

Naturaleza de la revisión:

ELABORADO POR: REVISADO POR: Vo. Bo.:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ASIGNACIÓN, CUSTODIA Y

CONSERVACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS INSTITUCIONALES

San Salvador, Mayo de 2008

INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA ISNA.




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Título: Manual de Procedimientos para la Asignación, Custodia y

Conservación de los Activos Fijos Institucionales Naturaleza de la revisión:

ÍNDICE PÁGINA

I. Introducción........................................................................................................ 3

II. Fundamentos legales ....................................................................................... 4

III. Importancia ........................................................................................................ 4

IV. Objetivos............................................................................................................. 5

V. Delimitación de los términos activo fijo y ámbito de aplicación del

manual ............................................................................................................................. 6

VI. Normas para aprobación, uso y mantenimiento del manual ..................... 6

VII. Formulación de políticas .................................................................................. 8

7.1 Bienes muebles ................................................................................................. 8

Cargos ................................................................................................................ 8

Responsabilidades del usuario .....................................................................10

Registro y control ............................................................................................10

Adiciones, reparaciones y mejoras ..............................................................11

Descargo de bienes muebles........................................................................11

Pérdidas de bienes .........................................................................................12

Protección y seguridad...................................................................................12

7.2 Bienes muebles depreciables .......................................................................13

7.3 Bienes inmuebles ............................................................................................13

VIII. Procedimiento Almacén de Activo fijo. ........................................................15

IX. Conceptos ........................................................................................................22

X. Anexos .............................................................................................................. 23





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I. Introducción

El Instituto Salvadoreño para el Desarrollo Integral de la Niñez y la Adolescencia

(ISNA), es una Entidad con autonomía técnica, Financiera y administrativa, con

personalidad jurídica y patrimonio propio, sus activos fijos constituyen una parte

muy importante de su patrimonio, son indispensables para el logro de sus

objetivos, por lo tanto, debe contar con instrumentos administrativos que le

permitan un efectivo control y manejo de los mismos.

El presente Manual, tiene la finalidad de proporcionar al ISNA, una herramienta

que oriente la acción y la toma de decisiones, relacionadas con la administración

de los activo fijos, en tal sentido, integra los lineamientos que enmarcan la

actuación de las diferentes Unidades, en relación al uso y control de los activos

fijos, así como define los objetivos y funciones del almacén de activos fijos.

El Manual contiene conceptos, importancia, objetivos, ámbito de aplicación,

instrucciones para su aplicación y la descripción de las políticas y los

procedimientos de la unidad encargada de la administración de los activos fijo.





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II. Fundamentos legales

La administración y control de los activos fijos en el Instituto, se encuentran

regulados por diferentes instrumentos legales tantos externos como internos,

estos son:

Ley de la Corte de Cuentas de la República

Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado (SAFI) y su

reglamento

Instructivos de Inversión Pública 003/99, 004/99, 005/99 Ministerio de

Hacienda.

Disposiciones Generales del Presupuesto Art. 148

Normas de Contabilidad Gubernamental

Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas de la

República, capítulo III

Ley del Instituto Salvadoreño para el Desarrollo Integral de la Niñez y la

Adolescencia (ISNA)

Normas Técnicas de Control Interno, específicas del ISNA, Art. 45

Ley de Ética Gubernamental

Instructivo ISNA UFI-DA-AYS-AF 1/2008 “Trámite de Baja o Descargo de

Bienes Muebles (activos) con Alto Grado de Deterioro, Pérdida, Destrucción o

Daño Tal que no están Registrados en los Estados Financieros Institucionales”.

Instructivo ISNA UFI-DA-AYS-AF 1/2008 “Trámite de Baja o Descargo de


Daño Tal que están Registrados en los Estados Financieros Institucionales”.

III. Importancia

El Manual de Procedimientos para la Asignación, Custodia y Conservación

de los Activos Fijos Institucionales, proporciona la ayuda necesaria para que el

Instituto, logre sus objetivos de control de los activos fijos, el cual ha de servir de





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herramienta en la toma de decisiones, porque en algunos casos se ve restringida

por no tener una guía a seguir; la confusión o duda sobre la interpretación y la

forma de proceder en ciertos casos, se puede evitar mediante la aplicación de las

políticas contenidas en este Manual.

IV. Objetivos

4.1 Definir en forma clara y precisa, los procedimientos principales a considerar

en el desarrollo de las tareas y responsabilidades de la administración y control

de los activos fijos.

4.2 Servir de guía e instrumento de consulta para la toma de decisiones.

4.3 Delimitar responsabilidades en cada puesto de trabajo.

4.4 Facilitar el desarrollo y simplificación de las prácticas y proceso generales

de trabajo.

4.5 Lograr igualdad de saldos entre los Estados Financieros y el control de los

activo fijos.

4.6 Facilitar la administración de planes operativos, ya que sirve de parámetro

en la asignación de responsabilidad y autoridad necesarias en la ejecución de

dichos planes.

4.7 Facilitar la aplicación de medidas correctivas cuando existen desviaciones

entre lo actuado y lo definido.

4.8 Facilitar la unificación de criterios dentro del personal.





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4.9 Servir de base para capacitación del personal.

V. Delimitación de los términos activo fijo y ámbito de aplicación del

manual

Los activos fijos son bienes adquiridos con ánimos de usarlos en el

desempeño de las funciones del Instituto, son activos tangibles y tienen

una utilidad a largo plazo para la Institución, estos incluyen terrenos,

edificios, maquinaria y equipo, mobiliario, herramientas principales y

vehículos. Con excepción de los terrenos, que son revaluados, el costo de

los activos fijos se carga poco a poco a los gastos, por medio de la

depreciación.

Los bienes se pueden clasificar en bienes muebles, que son aquellos que

se pueden movilizar de un lugar a otro, como maquinaria, equipo, mobiliario

que se utilizan para diferentes funciones de la Institución; los bienes

inmuebles comprenden los terrenos tanto urbano como rurales así como

las construcciones propiedad o administrados por el ISNA.

El campo de aplicación de este Manual, comprende al Almacén de Activo

Fijo y a todas las Unidades involucradas en el uso y control de los activos

fijos del Instituto.

VI. Normas para aprobación, uso y mantenimiento del manual

6.1 Para que este Manual no pierda su utilidad y cumpla con el objetivo para lo

cual ha sido diseñado, es necesario que la Subdirección Administrativa lo revise

periódicamente, al menos una vez por año.

6.2 Proceso de actualización de este Manual, conlleva el análisis, modificación,

sustitución y adición de las políticas, así como la revisión de los objetivos y





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funciones del Almacén de activo fijo, tomando en consideración la opinión de las

Jefaturas y de los subalternos.

6.3 La Subdirectora Administrativa, solicitará a Directora Ejecutiva del ISNA,

autorización para modificar el Manual, indicando los cambios que son

necesarios realizar, con sus respectivas justificaciones.

6.4 Los cambios o modificaciones realizadas deberán reflejarse

inmediatamente en el Manual y la Subdirectora Administrativa los dará a

conocer a los diferentes Jefes de las unidades acompañados por un memorando

explicativo. Dicho memorando deberá señalar la fecha en que entra en vigor la

modificación del cambio operado.

6.5 En la Subdirección Administrativa y la Unidad de Planificación y Desarrollo

se mantendrá archivos básicos, además de una copia maestra del manual, los

cuales consisten en:

Un expediente de quienes poseen un ejemplar del manual, con el fin de

hacer una correcta distribución del material de cambios.

Un archivo histórico de todo material distribuido.

6.6 El Manual de Procedimiento y Organización de la Sección de Activo Fijo

debe estar colocado en un cartapacio que permita el fácil reemplazo de páginas

o agregados futuros que lo mantendrán actualizado.

6.7 Las páginas del Manual han sido diseñadas de forma que puedan servir

para el seguimiento y actualización de cambios :

En la parte superior izquierda tendrá impreso el logotipo y el siguiente

cuadro hacia la derecha contendrá el nombre del Instituto.

En la parte superior central de cada página (tercer cuadro hacia la derecha)

se colocará el nombre del Manual.

En la parte inferior izquierda de cada página, se anota el literal de las hojas

según las veces que ha sido cambiado por motivo de modificaciones. La





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primera versión llevará la letra A, la segunda, la letra B y así sucesivamente

por cada cambio realizado.

En el rectángulo segundo inferior se coloca la fecha en la que entrará en

vigencia el manual.

En el rectángulo segundo inferior se coloca la fecha en la que entrará en

vigencia el manual.

En el rectángulo tercero inferior se estampa la firma de la autoridad

administrativa máxima del Instituto, con el objeto de darle la validez requerida

que debe tener esta clase de documento.

En el rectángulo cuarto inferior se indica la página que ha sido sustituida,

cuando esto suceda también por motivo de cambios de las funciones de la

unidad descrita.

VII. Formulación de políticas

7.1 Bienes muebles

Cargos

El Almacén de Activo Fijo, dependencia del Departamento de Almacenes y

Suministros de la Subdirección Administrativa se encargará del levantamiento,

manejo y control del inventario de los activos Institucionales.

En general, las Unidades, Centros y Hogares que realicen compras

directas o reciban donación, deben remitir al Almacén de activo fijo, copia de los

documentos probatorios que amparen su posesión o dominio, tales como:

facturas, actas de donación o convenios de donación, cuando no les hayan sido

entregados por medio de éste almacén.

Al término del PC.SU203, Suministro de Materiales, Alimentos y Activo Fijo.

Asignación de bienes muebles

A cada empleado del Instituto se le asignará bajo registro escrito, el

mobiliario y equipo necesario para el buen desempeño de sus funciones.





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La entrega y recepción de una Unidad o Dependencia del Instituto se

realizará por medio de inventario de bienes muebles proporcionado por el

Almacén de Activo Fijo, entre el funcionario cesante y el que toma posesión, y un

representante del Almacén de activo fijo como verificador, haciendo notar

cualquier diferencia o inconformidad si la hubiera.

El funcionario cesante, deberá actualizar el inventario de bienes muebles

proporcionado por el Almacén de Activo Fijo, por lo menos quince días antes de

la fecha de retirarse del cargo y entregarlo al mismo Almacén, quien verificará la

información, posteriormente entregará al funcionario cesante una copia del

inventario, firmada y sellada por la Jefatura del Almacén de activo fijo para dar

validez a lo descrito en el documento.

El funcionario entrante deberá verificar el inventario de bienes muebles

dado por el Almacén de activo fijo, dentro de los quince días hábiles después de

haber tomado posesión del cargo y entregarlo al Almacén de activo fijo.

Si fuere imposible realizar simultáneamente la entrega y recepción debido a

causa de fuerza mayor (catástrofe, problemas de salud, invalidez o muerte, se

comparará el inventario del funcionario que recibe con el último registrado en la

unidad correspondiente.

Igual procedimiento se realizará con el resto de empleados que tengan

bienes muebles institucionales asignados a su nombre.

Cuando en un centro de costo no se conozca el nombre del empleado

responsable de utilizar el mobiliario, este le será asignado al Jefe o

Coordinador(a) mientras se incorpore el nuevo compañero.

El Departamento de Servicios Generales a través del Área de transporte,

es el responsable de mantener un archivo actualizado de expediente por cada

unidad de transporte, que contenga documentación importante, tales como:

Reparaciones, accidentes, robo, liquidaciones de la aseguradora, mantenimientos

y otros documentos relevantes de los vehículos institucionales.

El Departamento de Servicios Generales a través del Área de transporte

deberá mantener informado a este Almacén, sobre nuevas asignaciones,

adquisiciones, robo o liquidaciones de las aseguradoras, que tenga que ver con





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alguna unidad de transporte institucional, a efecto de mantener actualizados los

registros en el Modulo del Sistema Administrativo de Activo Fijo.

El Almacén de activo fijo proporcionará, al Área de transporte del

Departamento de Servicios Generales, el valor actual de los vehículos, para la

toma de decisiones en relación a las Pólizas de Seguros o por reparaciones en

los diferentes vehículos.

El Almacén de activo fijo, enviará periódicamente el Inventario de Bienes

depreciables al Área de contabilidad de la Unidad Financiera Institucional a fin de

mantener actualizados los estados financieros institucionales.

Responsabilidades del usuario

Todo funcionario o empleado que utilice bienes muebles del Instituto,

responderá pecuniariamente por la pérdida o deterioro culposo en el uso

irracional de los bienes, en su defecto podrá restituir el bien dañado o perdido por

otro similar.

Todo funcionario que se desempeñe como Jefe de Unidad, Jefe de

Subdirecciones, Delegado Regional, Director de Centro, Jefe de Departamento,

Coordinador y el usuario final de los bienes muebles es responsable del control,

mantenimiento y buen uso de los mismos.

Registro y control

Los Jefes de Unidad, Subdirecciones, Delegados Regionales, Directores de

Centros, Jefes de Departamento y Coordinadores, deberán mantener un

inventario de los bienes muebles de su dependencia y los documentos de

respaldo de los movimientos realizados, los cuales deberán ser presentados

mensualmente al Almacén de activo fijo.

Se designará una persona responsable de llevar los inventarios y el control

de los bienes asignados al personal del área bajo su responsabilidad





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Adiciones, reparaciones y mejoras

Las adiciones al inventario de cada unidad, deberá realizarse

inmediatamente después de haberse adquirido el bien.

Los responsables de las distintas unidades deben velar porque los

números de inventario impreso o señalado en los bienes se conserven, aun

cuando sean sometidos a labores de mantenimiento, reparación o modificaciones.

En caso que el número sea borrado por cualquier causa, deberá ser

informado al Almacén de activo fijo, para que éste coloque el número

nuevamente.

A los bienes muebles, se les deberá dar el mantenimiento preventivo y

correctivo necesario, con el fin de prolongar la vida útil de los mismos por parte

del área correspondiente.

Descargo de bienes muebles

Todo proceso de descargo de bienes muebles se hará con la participación

y evaluación de una Comisión de Descargo nombrada por la Presidenta de la

Junta Directiva del Instituto y estará integrada por:

o Jefatura de la Subdirección Administrativa

o Jefatura de Unidad Financiera Institucional

o Un Representante de Unidad de Asesoría Legal

o Un Representante de Auditoria Interna (como observador del proceso)

o Jefe del Departamento de Almacenes y Suministros

Las solicitudes de descargo se harán siguiendo las indicaciones del

Instructivo ISNA UFI-SDA-AYS-AF 01/2008 “Trámite de Baja o Descargo de


Daño Total que no están Registrados en los Estados Financieros Institucionales” y

el Instructivo ISNA UFI-SDA-AYS-AF 02/2008 “Trámite de Baja o Descargo de


Daño Total que están Registrados en los estados financieros institucionales”.





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Ninguna persona que administre bienes muebles podrá retirar, vender,

donar o permutar (entre terceras personas) de la dependencia asignada, ningún

bien; aun cuando se encuentre inservible y/o se haya solicitado el respectivo

descargo, sin previa evaluación de la Comisión de Descargo y notificación de la

Autoridad competente.

Pérdidas de bienes

Cuando bienes muebles sean hurtados o robados de una de las

dependencias del ISNA, el funcionario responsable de la Unidad, deberá

presentar inmediatamente denuncia a las autoridades, ya sea Policía Nacional

Civil o Fiscalía General de la República, así como informar por escrito a su

superior jerárquico correspondiente y este a su vez a la Subdirección

Administrativa.

La Subdirección Administrativa informará a la Jefatura del Departamento de

Almacenes y Suministros, para que el Almacén de Activo Fijo verifique el informe

recibido sobre la perdida del bien.

La delimitación de responsabilidades por pérdidas o daños graves, estará a

cargo de la Jefatura de la Subdirección Administrativa, según lo amerite cada

caso.

Protección y seguridad

No se podrá realizar ningún traslado de bienes entre dependencias o fuera

de las instalaciones de la Institución sin la hoja de salida o traslado respectivo por

parte del Almacén de Activo Fijo.

Portería está en la obligación de no dejar salir ningún bien, si no esta

autorizado el formulario correspondiente para la salida de Bienes Muebles

Institucionales.

La Unidad responsable de la salida de un bien institucional debe mostrar

al vigilante que se encuentran en la entrada del ISNA, la hoja de salida del equipo

la cual debe estar debidamente legalizada con las firmas requeridas y este a su

vez debe sellar y firmar la Salida en señal de que el bien fue mostrado.





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7.2 Bienes muebles depreciables

Se le aplicará depreciación a todos aquellos bienes que su costo de

adquisición sea igual o mayor a $ 600.oo (seiscientos dólares exactos), según el

detalle siguiente:

o Mobiliario y equipo 5 años

o Vehículos 10 años

o Inmuebles 40 años

o Terrenos Plusvalía

El método a utilizar será de forma lineal.

Se refleja como valor residual de un bien muebles (activo) el 10% del valor

de adquisición.

Institucionalmente forman parte de los bienes muebles (activos) todo aquel

bien propiedad del ISNA, sea este adquirido por las fuentes de financiamiento

siguientes: Fondo general, donaciones, proyectos y elaborado internamente o

transferido legalmente por otras instituciones.

El Almacén de activo fijo debe remitir una copia de los inventarios de

bienes depreciables a la Unidad Financiera Institucional, al final de cada mes o

cada vez que se requiera de éstos, al igual que toda adquisición de bienes

muebles e inmuebles, para su registro contable independiente de la fuente de

financiamiento de estos bienes; para conciliar las cuentas correspondientes.

La Unidad Financiera Institucional a través del área contable deberá

registrar la información proporcionada por el Almacén de Activo Fijo, para

mantener actualizado los estados financieros institucionales.

7.3 Bienes inmuebles

Registro de inmuebles

El Almacén de Activo Fijo mantendrá un inventario de los bienes inmuebles

del ISNA actualizado, junto con una copia de la documentación comprobatoria,

que se tenga a disposición y que acredite el derecho de propiedad o posesión





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respectiva, tales como: decretos, escrituras, concesiones, contratos, permisos,

avalúos, actas de entrega o cualquier documento pertinente.

La Unidad Asearía Legal del ISNA deberá remitir a la Subdirección

Administrativa y esta a su vez al Almacén de Activo Fijo, copia de los Acuerdos

Ejecutivos, Escrituras de Compraventa, Donación, Comodato y Títulos

Supletorios de bienes inmuebles, dentro de un plazo no mayor de quince días

después de la emisión del documento.

Información sobre inversión en inmuebles

Las Dependencias del ISNA, que conforme al Proceso de Inversión Pública,

ejecuten, supervisen o coordinen obras de infraestructura como : construcción de

edificaciones, ampliaciones o remodelaciones, deberán informar al Departamento

de Almacenes y Suministros y este a su vez al Almacén de activo fijo, el costo de

las obras a fin de complementar y actualizar los valores de dichos inmuebles e

identificar las nuevas características físicas, legales y técnicas de tales inmuebles.

El Departamento de Almacenes y Suministros a través del Almacén de activo fijo,

deberá informar al área contable de la Unidad Financiera Institucional.

Revalúo de inmuebles

La Subdirección Administrativa deberá revaluar oportunamente los inmuebles

propiedad del ISNA, y trasladar copia de los informes al Departamento de

Almacenes y Suministros para que este entregue los informes al Almacén de

Activo Fijo y otras Unidades a fin de actualizar el respectivo valor del inmueble.

Protección y seguridad

Las Unidades a las que está asignado el uso, ocupación, mantenimiento, guarda,

custodia y vigilancia de un inmueble, están obligadas a informar de inmediato a la

Subdirección Administrativa, sobre cualquier acto o hecho que ponga en riesgo o

modifique la propiedad o posesión del inmueble.





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VIII. Procedimiento Almacén de Activo fijo.

Cargo de bienes

Una vez cumplido lo descrito en el PC. SU. 203 y el PRD. SU.203 “Suministros de

Materiales, Alimentos y Activo. Fijo”, ejecutado por el colaborador de activo fijo,

se procede a solicitar vía teléfono, al centro de costos que se le suministro el bien,

el nombre de la persona que será la responsable de utilizar el bien.

Cuando ya se tiene el nombre del Responsable del bien, se procede a asignarlo

legalmente en el modulo de activo fijo del Sistema Administrativo, en el cual se le

ingresa la siguiente información: El nombre del bien, el centro de costos y el

nombre del responsable, luego se le da aceptar y lo pasa a otra etapa, en donde

proporciona el número de inventario que tendrá el bien, una vez se tenga el

número de inventario se ingresa una descripción un poco más amplia, el número

de serie si la tiene, la marca, el modelo, el color, la fecha de la compra del bien, el

valor del bien, si es compra o donación, si es donación el nombre del donante, el

número de factura, si es depreciable o no, si es depreciable que tipo de

depreciación es, la cual puede ser Tipo 1: 5 años los bienes muebles, Tipo 2: 10

años los Vehículos, Tipo 3: 40 años los inmuebles, y por ultimo se coloca si es

permanente o temporal, el cual se obtiene a través del Acta de Cargo de Bienes

FOR.AF.001, se le da aceptar y con este paso se deja totalmente registrado y

asignado a un responsable el bien.

Posteriormente se imprime el FOR. AF. 001 “Acta de Cargo de Bienes”, que

contiene como mínimo: Número de acta, nombre de persona a quien se le carga

el bien, área a la que pertenece, fecha de asignación del bien, número de

inventario, tipo de bien, marca, modelo, color, precio, nombre y firma de quienes

autorizan y quien recibe.

El coordinador (a) o colaborador de activo fijo entrega una copia del Acta a otro de

los colaboradores para su codificación, el cual esta compuesto de 14 dígitos,





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estos responden a la naturaleza de cada bien, según se describe en el manual de

clasificación para transacciones financieras del sector público del Ministerio de

Hacienda. A manera de ilustración, es bueno hacer la siguiente relación: 61

Inversiones en activo fijo, 611 Bienes muebles, 61101 Mobiliario, 001 el

correlativo del específico del bien y 001 el Centro de Costos, por ejemplo: Silla

Secretarial 61101-029-001-001

Cuando ya se encuentra con el número de inventario, el colaborador entrega el

bien, en el caso de que sean muchos los bienes a entregar ya sea en oficinas

centrales o fuera de ella, la secretaria del Departamento elabora el FOR.SG, 328

“Solicitud de transporte” para ir a dejar los bienes.

Posteriormente la (el) colaborador archiva el documento acta de cargo en el fólder

respectivo.

Traslado de bienes

El traslado de bienes puede ser de dos maneras: traslado permanente o temporal.

La jefatura del Departamento de Almacenes y Suministros, recibe de los

diferentes centros de costos del ISNA la solicitud de un bien FOR.AF.002, que

contiene como mínimo: fecha de la solicitud, cantidad de bien(es), producto(s)

solicitado(s), firma y nombre del solicitante, área, unidad o departamento donde

pertenece el solicitante, luego lo margina a Coordinadora para que se le de

trámite a lo solicitado.

Coordinadora del Almacén recibe la solicitud marginada y evalúa si se tiene en

bodega el bien que están solicitando, una vez se verifica que hay existencia en

bodega, se le entrega la solicitud al Colaborador de Activo Fijo para que busque

el bien que se encuentre en mejores condiciones de uso y proporcione el número

de inventario que posee el bien a entregar.





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El colaborador realiza el traslado del bien en el módulo de Activo del Sistema

Administrativo e imprime formulario de Hoja de traslado de mobiliario y equipo

FOR.AF.003 que contiene como mínimo: Fecha de impresión, número de

correlativo SIAD, número de inventario, descripción del bien, estado del bien,

origen del bien, destino del bien, nombre y firma de quienes autorizan y nombre y

firma del que recibe.

Una vez firmada la hoja de traslado, el colaborador de activo fijo entrega el bien y

se archiva el documento donde corresponde.

Traslado temporal de bienes

Todo bien Institucional que se quiera utilizar dentro de oficinas centrales o en

otras dependencias del ISNA, o también otras instituciones gubernamentales que

requieran hacer uso de un Bien institucional, deberá enviar una solicitud de

préstamo del bien a utilizar FOR.A.F. 004, dirigida a la Jefatura responsable

donde se encuentra asignado dicho bien, con el visto bueno de la concesión del

bien requerido, enviando una copia a la Jefatura de Almacenes y Suministros, en

la cual debe especificar: el nombre de la persona que será responsable de la

utilización del bien, el tiempo de utilización, evento o lugar donde será utilizado,

destino y el número de inventario del bien.

El Jefe de Departamento de Almacenes y Suministros, margina la solicitud a

Coordinadora Almacén de Activo Fijo.

Coordinadora del Almacén, pasa a colaborador para que elabore el FOR.AF. 005

Formulario para Salida de Mobiliario y Equipo dentro y fuera del ISNA que debe

contener como mínimo; período de utilización, evento y/o lugar en el que será

utilizado, fecha de devolución, nombre y firma de quien retira el bien, fecha de

elaboración, № de inventario, descripción del bien, ubicación del bien, nombre y

firma de quienes autorizan y firma y nombre del responsable del bien , una vez

elaborado el documento en el Modulo de activo fijo del Sistema Administrativo, se





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imprimen 3 copias, las impresiones son distribuidas de la siguiente manera: 1

para el área que dio en préstamo el bien, 1 para el área que utilizará el bien y 1

para este Almacén.

El personal de vigilancia que esta ubicado en portería de Oficinas centrales,

tiene la obligación de solicitar el FOR.AF. 005 “Formulario para Salida de

Mobiliario y Equipo”, al momento de la salida de todo bien institucional, debiendo

sellar y firmar el documento mostrado que refleja la legalidad del proceso de

salida del bien. Caso contrario ningún mobiliario y equipo puede salir de estas

instalaciones, sin la autorización de las personas responsables para tal efecto, por

lo que están obligados a realizar llamada de verificación al Almacén de activo fijo,

para que se realice el proceso correspondiente, aunque esto implique mayor

tardanza en el evento.

El responsable de utilizar el bien, una vez que terminó la misión oficial, debe

entregarlo al área donde le fue prestado dicho bien.

La persona que recibe el bien, debe revisar cuidadosamente si el equipo devuelto

se encuentra en buen estado e inmediatamente informar vía teléfono al Almacén

de activo fijo.

La Coordinadora o el Colaborador de activo fijo, realizará traslado vía sistema al

área donde pertenece el bien.





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Constatación física de bienes muebles

La coordinadora del Almacén de activo fijo, elabora el FOR.AF.006 “Programación

Trimestral de Visitas”, para la constatación física de inventario de los diferentes

centros de costos del ISNA, 4 verificaciones por mes como mínimo, algunas

veces pueden ser más, de acuerdo a necesidad por cambios de Jefaturas o

Directores de Centros.

Para oficinas centrales, la coordinadora de Almacén de activo fijo, imprime listado

de los bienes asignados de centro de costo, al que se le revisará el inventario y se

lo entrega al colaborador de activo fijo.

Para dependencias fuera de oficinas centrales, secretaria del Departamento de

Almacenes y Suministros, solicita transporte según el FOR.SG.328 de acuerdo a

lugares reportados por la coordinadora de activo fijo.

Sí el área de transporte proporciona vehículo, se lleva acabo la misión oficial al

centro de costos, caso contrario se reprograma para otra fecha.

Dos colaboradores de Activo Fijo, uno que chequea el listado y el otro que dicta el

número de inventario del bien, luego se trasladan al centro de costos que ha

solicitado el bien, se presentan con el Jefe del área para comunicarle que se

levantará inventario, luego se dirige a la persona responsable de manejar el

inventario de bienes muebles asignados al área y de esta manera tener acceso a

los diferentes espacios del centro de costos, se procede a la revisión, al final de

la revisión se determinan que bienes no fueron localizados en la verificación, pero

si se encuentran todos los bienes, se le informa a la Jefatura del Centro de costos

que la verificación del inventario fue exitosa.

En el caso de que exista diferencias, se le informa de manera verbal al empleado

responsable del control interno del área, para que indique si tiene conocimiento de

donde se encuentra el o los bienes, si tiene conocimiento lo comunica y se





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chequea en el listado, si no lo encuentra se retiran los colaboradores de activo

fijo.

Colaborador de activo fijo, entrega el listado chequeado con los bienes

encontrados y listado del faltante si hubiera, al coordinador del Almacén.

Coordinadora del Almacén, elabora informe de verificación de bienes el cual será

realizado en formato abierto, al jefe del área donde se verificaron los bienes con

copia al Jefe de Almacenes y Suministros, detallándole los bienes que se

revisaron. Para las dependencias a las que no se le localizaron el 100% de los

bienes muebles, se le da un plazo no mayor a quince días para informar de la

localización de los mismos.

El Jefe o Coordinador del Centro de Costos, antes de finalizar el plazo de los

quince días hábiles, deberá enviar el listado de los bienes ya localizados al Jefe

de Almacenes y Suministros.

El Jefe de Almacenes y Suministros, margina nota a Coordinadora del Almacén,

para que se verifique la información presentada y dar validez al 100% del

inventario de ese Centro de Costos.

Si el Jefe o coordinador del Centro de costos, no respondiera dentro del plazo

estipulado por los bienes no encontrados, el Jefe de Almacenes y Suministros

notificará a la Subdirectora Administrativa, dicha situación para que realice las

providencias del caso o deduzca responsabilidades.

Baja o descarga de bienes

Este proceso se realizará de acuerdo al Instructivo ITR.AF.001 “Trámite de baja o

descargo de bienes muebles (activos) con Alto Grado de deterioro, pérdida,

destrucción o daño total que no están registrados en los Estados Financieros





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Institucionales” y el Instructivo ITR.AF.002 “Trámite de baja o descargo de bienes

muebles (activos) con Alto Grado de deterioro, pérdida, destrucción o daño total

que están registrados en los Estados Financieros Institucionales”.





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IX. Conceptos

Activos fijos: Bienes adquiridos con ánimos de usarlos en el desempeño de

las funciones de una dependencia, cuyo valor unitario es mayor de US $

600.00 (seiscientos dólares exactos)

Bienes inmuebles: Activos constituidos por las edificaciones, construcciones

y terrenos propiedad del ISNA

Bienes muebles: Mobiliario, maquinaria y equipo utilizado para diferentes

funciones del ISNA

Cargos: Actividad que consiste en incorporar bienes al inventario, mediante

un código y sus características.

Características: Son los elementos generales de un bien, que lo identifica

tales como: Nombre del Bien, marca, modelo, serie, medida, entre otros.

Bienes inventariables: Es todo bien cuya duración o vida útil es mayor de

dos años, independiente de su costo unitario.

Codificación: Es la asignación de una simbología en forma numérica,

alfabética o alfanumérica con el fin de identificar un bien.

Control: Es el registro, revisión y actualización de los bienes inventariados

con el propósito de asegurarse de su condición y ubicación.

Descargo: Función que se realiza con el propósito de eliminar del inventario

aquellos bienes que están inservibles, transferidos o han sido robados.

Inventario: Sistema de control de bienes que sirve de herramienta para

cuantificar y cualificar los bienes de una determinada unidad.

Traslado: Cambio en el destino, custodia, tenencia, propiedad de los bines,

entre una y otra (s) unidades, dependencias o instituciones.

Funcionario o empleado: Toda aquella persona que asume el cargo de

Titular, Director, Coordinador o Jefe de una dependencia.

Colaborador de activo fijo: Es la persona responsable del levantamiento,

control y registro de los bienes que están al servicio de determinada

dependencia del Instituto.

Proveedor: Persona o Institución que entrega bienes o servicios al Instituto.





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X. ANEXOS

manual de procedimientos y politicas del almacÉn de … · que se utilizan para diferentes...

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