manual de procedimientos de monica 8.5

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN MONICA 8.5

Inventario, Facturacin y Cuentas por Cobrar

CAMBIO DE MERCANCIA (IVA) ver anexo

1. Hacer una Nota Crdito al cliente por el artculo que est devolviendo, anotar en

referencia el cdigo del artculo y la factura que corresponde.

2. Ingresar el artculo a catario esto es por kardex, anotar en referencia la

factura que se afecta.

3. Retirar del inventario el artculo nuevo del cliente a notar en referencia la factura que se

afecta por este cambio.

4. Hacer una nota debito por el valor del nuevo artculo con IVA incluido, aqu sale el saldo

apagar por el cliente. El cliente paga este saldo

5. Se le imprime al cliente el recibo de caja como comprobante de pago

6. Si se contabiliza el iva se debe buscar la actividad y registrar el valor del iva,

contabilidad/reg actividad.

Nota: esta documentacin se debe agrupar junta y manejar una carpeta para archivar por aparte

de las facturas y dems documentos

CAMBIAR EL COSTO DE UN ARTICULO ver anexo

1. Buscar el artculo a modificar el costo en kardex.

2. Hacer un ingreso de este artculo anotando que es ajuste costo y modificamos el valor del

costo.

3. Hacer un retiro del mismo artculo con esto el costo permanece igual.

CUADRAR CANTIDADES DEL INVENTARIO ver anexo

1. Ir a kardex y clic en el botn Inv. Fsico.

2. Abrir una nueva lista y agregar los artculos que hay que ajustar y agregar las cantidades o

retirar las mismas.

2

3. Retornar, clic en ajustar inventario seleccionar todos los artculos en la lista y aceptar.

REPORTE DE MOVIMIENTO DE INVENTARIO

1. Ir a inventario, reportes Kardex del inventario

2. Ingresar la fecha en movimiento kardex; seleccionar detalle del movimiento y aceptar

3. Imprimir reporte.

4. Seleccionar Movimiento de Productos

5. Ingresar la fecha a consultar

6. Mostrar informe por : Volumen de venta, aceptar

7. Este informe muestra el artculo que ms se vende de mayor a menor

Valor del inventario: selecciona la fecha a consultar y el rango de los artculos por cdigo,

descripcin o categora

3

Listado de artculos por proveedores: Seleccionar ms reportes; seleccionar Prod. Por proveedor

En este recuadro salen las opciones de

fecha, tipo de productos y proveedores. Se

puede dejar las 2 primeras opciones y

cambiar la tercera por todos los

proveedores para que el informe sea mucho

ms preciso.

4

COMPRAS POR TERMINO

IMPUESTO POR COMPRA

6

LIBRO DE COMPRA

CREAR ARTICULOS Y ARTICULOS COMPUESTO

1. Crear el o los articulo(s) padre, articulo(s) hijo; el articulo padre ser del cual se desprende

para formar las unidades del articulo hijo

2. Cuando se cree este artculo (hijo) ir a Detalles Adicionales del artculo, en la parte inferior

del recuadro dar clic en asignar

3. En el siguiente recuadro se selecciona el artculo o artculos que conforman el nuevo

artculo y la cantidad de cada uno de ellos. Es de anotar que el costo est determinado por

el costo de los artculos o articulo utilizado para este fin

8

Cdigo de barras

Aqu se puede

colocar el iva que

corresponde

Precio que se muestra en factura

9

Aqu se coloca la categora o lnea a la cual pertenece el artculo es opcional pero para una mayor

organizacin y reportes ms precisos se debe llenar

10

Aqu es para buscar artculos de otras marcas o su equivalencia

11

Se manejan las cuentas contables de dicho artculo si su venta es exenta de iva o tiene una cuenta

especial, el costo y el inventario

Ahora en precios podemos modificar el precio de venta de un articulo o de varios y afecta a la lista

de precios.

12

Aqu podemos crear etiquetas con cdigo de barra y personalizarlas

Colocar el porcentaje de ajuste

Por fecha

Por codigo

Por descripcin

13

Seleccionamos los artculos por

grupos, categoras, descripcin,

existencia, ultimo vendidos y ultimo

comprados

Selecciona los 3 tipos de

cdigo de barras

Podemos seleccionar uno

o ms artculos que tengan

precio especial o

descuento

Lista de etiquetas

disponibles

14

Al momento de seleccionar todos los artculos se puede ajustar el precio incrementado el valor del

iva en cada artculo o aplicar descuentos solo se antepone el signo - y el porcentaje

Al seleccionar uno o varios artculos, despliega esta venta que permite escoger artculos de una

factura o una orden de compra y cambiar el precio

16

FACTURACION

Pagos parciales de facturas vencidas

(abonos)

Listado de facturas elaboradas

Creacin de facturas

Puede buscar al

cliente digitando su

cedula o NIT,

tambin muestra

una lista de los

clientes registrados

Digitando el cdigo

del artculo sale un

submen de

bsqueda

17

Al dar doble clic en

bsqueda por

nombre aparece

este listado con

escribir las iniciales

del nombre nos

ubica en el

Aqu se digita el Nit o cedula

Cupo mximo de crdito

Se fija el precio de venta para

clientes especiales.

Asigna una cuenta contable

especfica para el cliente

Intereses por mora

Termino de pago

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Al seleccionar un cliente se puede obtener el registro de las compras presionado este botn o la

tecla F12, en este registro se ven los artculos comprados por el cliente la factura, la fecha y

cantidad

Al empezar a digitar las primeras iniciales

del cdigo se abre un submenu que

muestra un listado por orden alfabtico

de artculos, presionando la tecla TAB

nos desplazamos al submen.

19

Al presionar este botn o la tecla F4 se despliega el listado de artculos por orden alfabtico

indicando el precio y la cantidad en el inventario

Al dar doble clic en precio unitario se despliega la lista de

precios 1, 2, 3 y 4; se puede seleccionar que precio aplicar

al cliente ya sea por crdito, descuento o promociones,

tambin se puede especificar el precio que se muestra al

facturar (Modificar articulo Inventario), ver pg. 8

20

Al presionar el botn pagos previos se despliega una lista que muestra el saldo a favor que tiene el

cliente por devoluciones, abonos anticipados o ajuste en su cuenta se puede elegir y aplicar el

valor que descuenta del total de la factura en curso

21

Al presionar el botn Detalle muestra las facturas vencidas que tiene le cliente y el saldo a pagar

por cada una y el saldo total

Presionando la tecla F6 o este botn podes desplegar

el recuadro de descuento que se aplica a un artculo

determinado en la factura que est abierta, el

descuento es en porcentaje y esta la opcin de

imprimir el descuento que se hizo en la factura

22

Para agregar un comentario a un artculo se debe

seleccionar una fila vaca presionar la tecla F7 o este

botn para agregar un comentario o crear uno

personalizado pulsando el botn Lista y

adicionndola al comentario

Guarda la factura y muestra

una vista previa de la misma

para imprimirla

23

Al presionar el botn Pagar, nos muestra un cuadro para

seleccionar el nmero de la factura a la cual recibiremos el

pago o el abono, tambin nos podemos ubicar sobre la factura

que esta resaltado en rojo que indica que esta vencida luego

damos clic en aceptar

Aqu escribimos

la cantidad y

automticamen

te nos da el

saldo

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Al dar clic en aceptar imprime el recibo de caja correspondiente y un recibo a la factura

En Referencia

seleccionamos

el tipo de pago

que el cliente

hace

En Ver Otros Pagos tenemos un listado

de los pagos previos hechos

anteriormente. Aqu tambin

encontramos la posibilidad de asignar

un saldo a favor del cliente por

devoluciones o anticipos del cliente

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En este recibo nos indica cuanto ha pagado el cliente y cunto debe

Los reportes de facturacin se encuentran:

Libro de venta

Venta por vendedor : Utilidad de cada factura, el costo de venta y el iva

Ventas por trminos: Efectivo, crdito, cheque, tarjeta.

Impuesto por venta: Iva y rete fuente

Relacin de artculos por cliente

Ventas por categora: Muestra un anlisis estadstico de la venta de categora por artculos

Facturas que han sido eliminadas

Facturas por fecha

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Este es Ver por categora que

muestra el comportamiento del

inventario por categora o lnea

(detallado) indicando cuanto se

ha vendido y que utilidad deja

en un periodo determinado. Este

es el informe administrativo del

inventario

31

Este es Impuesto por venta donde hace una

relacin del impuesto cobrado a cada factura.

Hay artculos que estn exento del iva y son

mostrados con (Iva 0.00%) este valor del iva

debe ser colocado de antemano al momento de

crear el artculo (ver pg. 8), al momento de

facturar este valor es asignado en la factura

(exento, iva 16%, iva 12%, etc.)

33

Al presionar el botn Mas Reportes obtenemos 5 reportes distintos que rene el serial de los

artculos, las ventas por ciudad, las retenciones aplicadas, clase de facturas (en Mnica se manejan

3 clases de facturas con su numeracin independiente)

Este es Retenciones, el

comportamiento de este reporte es

similar al de Impuesto por venta

(pg. 31). Muestra la relacin de la

retencin aplicada a las factura, este

impuesto se crea en (Factura,

formatos, contadores, etc.),

Referencia y definir Retencin-

Modulo de Parmetros

35

CUENTAS POR COBRAR

Esta seccin tambin es conocida como cartera. Este mdulo le permite llevar un control

de las ventas al crdito, pagos, dbitos y crditos que tiene con sus clientes. Para ingresar

a esta seccin, simplemente presionar el botn de Cuentas por cobrar desde el men

principal.

Las cuentas por cobrar registran los documentos, es decir las transacciones de ventas,

pagos, etc. por ejemplo, cuando Ud. realiza una factura, se registra un documento que

representa esta venta (cada documento tiene un nmero nico asignado por MONICA), si

tiene un pago asignado a esta factura, entonces se genera otro documento que cierra una

factura o un dbito. Si realiza una devolucin, entonces se genera un documento en catas.

Por cobrar que refleja esta transaccin

Listado de pagos, crditos y dbitos

de los clientes

Registra los pagos y

crdito de un cliente

Registra el dbito

a un cliente

Imprime el estado de

cuenta del cliente

Muestra e imprime un

documento seleccionado

36

Pagos/crditos

Cuando selecciona esta opcin, se puede

realizar los pagos para un solo cliente sobre

facturas o dbitos que tenga pendientes,

Por ejemplo si Ud. vendi al crdito y su

cliente le enva el pago, entonces utilizar

esta opcin para registrar dicho pago.

Simplemente hacer clic en Pagos/Cr.

MONICA procede a generar un documento

por este pago.

37

Clic para buscar al

cliente

Seleccionar si el

ingreso es por el

pago de una factura

u otro cargo

adicional o es por un

anticipo que hace el

cliente seleccionar

Crdito para el

cliente

Seleccionamos aqu

para enlazar el pago

con una o varias

facturas pendientes

Seleccionar factura que

aplica para el pago

Ver pg. 38-40

38

Hay dos formas de buscar la 1 es seleccionando el cliente y la 2 es digitar el nmero de la factura

en el campo Nro. Fact donde saldr el valor apagar. Hay 2 opciones al momento de realizar los

pagos de cada factura, si se aplica retencin o no. El predeterminado es sin retencin que es para

registrar los pagos de clientes que no aplican y la otra es con retencin que aplica para clientes

retenedores de Retencin en la fuente, ReteIva y Rete ICA, estos datos son mostrados en un

Al hacer clic en este botn se

muestra el listado de

facturas pendientes por

cliente y la posibilidad de

hacer pagos mltiples

39

recuadro con los valores que aplican para cada uno; as al momento de registrar el pago del cliente

estos valores son restados del total apagar

40

En este punto damos clic en Aceptar si los valores que aplican son correctos

Una vez aplicado los impuestos en la columna de

Balance est el valor a pagar por el cliente, en azul

salen los impuestos que se aplican a cada factura y

su valor correspondiente. En azul esta la columna A

Pagar

41

Imprime los recibos para cada factura

Para obtener informacin extra pulsamos el botn Ver doc. en el cual despliega informacin del

cliente seleccionado como los das vencidos, la ltima fecha de pago, el ltimo pago, los pagos

acumulados y el nmero de pagos hechos. Hay un botn editar que permite modificar estos

valores para hacer un ajuste a la cuenta del cliente

42

El estado de cuenta me permite saber la relacin de factura, pagos, crditos, dbitos y

devoluciones del cliente

Estas opciones permiten

recalcular el balance del

cliente en caso de algn

descuadre que se presente

o que la informacin este

incompleta

El Balance Inicial permite hacer un ajuste al estado de cuenta del cliente

ingresando valores que por una u otra causa no estn justificados,

tambin se usa al momento de hacer el traspaso de informacin de otro

software a Monica (Saldos de los clientes)donde se registra el saldo que

hasta la fecha se tiene del cliente y se ingresa esta informacin por este

modulo

44

Cierre del Periodo: Esta opcin se usa para calcular el estado de cuenta del cliente y generar sus

estados. Es de anotar que cuando se realiza esta operacin los documentos elaborados en el

periodo de cierre no son modificable (facturas, devoluciones, pagos, dbitos, crditos y asientos

contables). Es recomendable hacer los cierres trimestralmente para un mayor control y

organizacin de la informacin.

Los estados de cuenta son enviados a los clientes posteriormente se registran los pagos

correspondientes.

Nota: Hacer una copia de seguridad antes de cada cierre y guardarla con la fecha correspondiente

en caso de presentar inconsistencia con la informacin se podra corregir sin ningn problema

Esta opcin se usa para ingresar el dbito al cliente,

esto pude utilizarse para ingresar conceptos que

estn fuera del parmetro de la facturacin

45

REPORTES VARIOS

46

Rango de fecha a consultar

Modo de presentacin

de la informacin

47

En este mdulo se puede imprimir las

facturas elaboradas por cada vendedor,

aquellas que han sido cobradas y las que

estn como crdito. Adems calcula la

comisin por venta de cada vendedor

50

Este mdulo de reporte imprime las

facturas elaboradas en el da, as que un

reporte que se imprime diario en el

negocio

51

Imprime un reporte de todos los clientes

con saldo vencido y los clasifica segn el

crdito en das (30. 45, 90, etc.)

52

En este mdulo se imprimen los reportes de

los documentos emitidos a los clientes, aqu

una lista de ellos. Se pueden clasificar por

facturas, fechas, clientes y monto, til para

tener un control de operaciones

53

En la letra de cambio estn aparece aquellos clientes que estn vencidos en su saldo, el formato es

nico para todos. Se puede modificar la fecha, los das y los interese.

Tambin se puede imprimir desde el mdulo de facturas como se muestra

En este mdulo se presentan las

devoluciones emitidas a los clientes

y se clasifican en abiertas y cerradas

55

Marcando esta casilla Imprimir Letra de Cambio podemos elaborar una letra de cambio al cliente

ajustando los campos ya mencionados

Este mdulo es diferente al de retencin en

reportes de facturas ya que aqu se maneja

la retencin junto con ReteIva y rete ICA, se

imprime los reportes correspondientes a los

clientes que se aplican estos impuestos.

Nota: No es refleja las retencin en la

fuente echas direntamente el la factura

57

Imprime un listado de las facturas

que estn vencidas

clasificndolas por N de factura,

fecha, cliente, monto y vendedor.

No muestra los das vencidos

58

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN MONICA 8.5

Compras, Cuentas x Pagar, Remisin, Cta. Corriente, Orden-Cotizacin

Compras: Se encuentra dentro del mdulo de inventario y es aqu donde se registra la entra de mercanca, elaborando un documento llamado orden de compra

Podemos observar como en la columna condicin hay una orden sin recibir y presionando este

botn Recibir y aceptar teneos la venta que permite hacer un conteo fsico de la mercanca

despachada, hacer ajustes a los precios de venta sobre los artculos de la orden como se muestra a

continuacin.

Permite seleccionar el meto de

bsqueda: Proveedor, fecha, pagadas,

pendientes, N de compra, etc.

La columna condicin indica si la mercanca ha sido recibida y registrada en el

inventario y el asiento fue creado.

Al elaborar la orden de compra queda a espera para pulsar el botn recibir que

indica hacer un conteo previo de la mercanca y verificar que sea acorde con la

orden elaborada

59

Es de anotar que al momento de dar Aceptar los artculos pasan al inventario y la orden ya no se

puede modificar es por tal motivo que se debe tener cuidado en la verificacin de cantidad y

precio para hacer ajuste que impliquen cambios en las tablas del programa

Esta opcin permite modificar el precio de

venta de los artculos de la lista, esto se da

en caso de que el proveedor otorgue

descuentos a uno o ms artculos y se decida

trasladar este descuento a los clientes.

60

Este mdulo es igual al de factura pg. 16 con las mismas funciones descritas anteriormente

Presionando este botn obtenemos las ordenes previa hechas al proveedor

Rete fuente

predefinida

Aqu se especifica el N de factura del proveedor

que corresponde con la orden, se recomienda

llenar este campo para una mayor organizacin

de la documentacin impresa

61

COTIZACIONES: Este apartado no debe ser confundido con la creacin de cotizaciones para

clientes ya que los precios son los costos de cada artculo y es para enviar a los proveedores.

Las funciones son iguales a la elaboracin de una compra o factura lo diferente es que al crear este

documento no se generan asientos contable y esto pueden ser modificados sin que ello afecta la

informacin y la contabilidad.

El botn Convertir permite pasar esta cotizacin a orden de compra

Este botn permite enviar la orden

seleccionada al proveedor va E-mail. Se

puede configurar el programa Outlook expres

o bien Windows Mail del Messenger.

Esta opcin es la misma para las facturas

63

CUENTAS POR PAGAR Este mdulo le permite manejar las compras que realiza a sus proveedores, por ejemplo cuando compra al crdito, Ud. puede registrar estas compras en estas pantallas, as como los pagos los cuales pueden ser parciales o totales. Tambin puede saber cules son las deudas que tiene por proveedor, las deudas que estn por vencer, los balances que tiene por cada proveedor. Este mdulo esta conectado con las compras (Ver el mdulo de inventario), por ejemplo, cuando realiza una compra a su suplidor, sta queda registrada en las cuentas por cobrar. Cada registro que se hace en las Ctas. por cobrar representa un documento. MONICA asigna un nro. de documento a cada transaccin que realiza, por ejemplo si ingresa un pago, entonces se registra como un nro. de documento (el cual es nico), as mismo si realiza un dbito un crdito.

En esta pantalla seleccionamos al proveedor para realizar las operaciones

Permite hace pagos, abonos,

anticipos y registrar dbitos

por facturas / ordenes

64

Aqu podemos escoger si realizamos un pago a una factura

vencida o un anticipo.

Hay que recordar que Monica maneja crdito como un

saldo a favor del cliente en CXC y un saldo a favor o

anticipo nuestro para CXP

En esta seccin se escoge la accin:

Ordenes de compra: saldrn las ordenes pendientes.

Debito: El tratamiento es similar a de CXC

Solamente registrar para: El p0ago es registrado pero no es asignado a ninguna factura

65

Aqu seleccinalos Debito y las orden ha desaparecido ya que asumimos un nuevo compromiso

con este proveedor (el valor a registrar pude ser un ajuste a la factura, flete u otra accin que este

por fuera de la compra de mercanca)

Al seleccionar solo registrar el pago el listado queda desactivado para asumir la cantidad que se

registra

66

Ahora haremos un ejemplo registrando un abono a esta orden de 50.000 peso

Nota: Monica presenta una falencia en este punto ya que el tipo de pago EFECTIVO no permite la

relacin de mltiples pagos como lo permite CHEQUES ya que en este se puede subdividir el valor

total en pago para arriendo, papelera, servicios, etc.

Se digita el valor

en esta columna

Aqu se coloca el motivo,

ejemplo (Consignacin N

Banco, Abono segn Fact N)

Aqu el tipo de pago, al

seleccionar cheque el

modelo cambia como se

muestra a continuacin

67

Consecutivo del

cheque

Estas son las categoras que

permita clasificar los cheques,

estas categoras se crean en cta.

corriente

Crea una nueva categora

Esta clasificacin no esta activa

para los pagos en efectivo y de

este modo limita la clasificacin

de los pagos.

68

Se escribe el nombre como

papelera, gastos varios,

transporte, tiles de aseo,

cafetera, etc.

Se asigna la cuenta contable

correspondiente a la categora

creada

Listado de cuentas creadas.

Nota: para mayor compresin se

explica mejor en cta. Corriente,

contabilidad y parmetros

69

Si se maneja mas de una

cuenta corriente se puede

seleccionar la que aplica

para el pago.

En cta. Corriente se

explicara mejor su

funcin

Imprime la nota

debito/crdito en el

documento especifica a que

corresponde

70

Se registra el debito al proveedor seleccionado. Recuerden que esto se aplica para motivos ajenos

de la facturacin normal

71

Es la misma pantalla vista en CXC salvo que el botn editar no esta presente en esta pantalla, pero

la informacin es la misma: el total pagado, fecha de ult pago, das vencidos, N de pagos, etc.

Seguimos con estado de cuenta que es lo mismo visto en CXC solo que la informacin es sobre el

proveedor

72

En esta pantalla sacamos el

informe de los pagos hechos

hasta la fecha a los proveedores

73

Reporte de los pagos pendientes con los

proveedores, la presentacin seda por N

de compra, fecha, proveedores y valor

74

Muestra los estados con los

proveedores de tipo acreedor y

deudor no se manejan fechas

para este reporte

75

Imprime el saldo vencido a los

proveedores y los clasifica segn

los das de crdito

76

Imprime todos los documentos que se

han emitido a los proveedores tales

como ordenes de compra, crditos

pagos, dbitos, etc.

77

Esta pantalla imprime el estado

de cuenta que se tiene con uno

o mas proveedores, se puede

seleccionar de uno en uno o

todos junto

78

Aqu me permite establecer

el balance inicial si se cuenta

la descripcin indica

claramente como funciona

79

ESTIMADO/ORDEN/COTIZACIN

En este mdulo la creacin de documentos es similar a crear una factura, con la posibilidad de

manipular el contenido, eliminarla convertir el documento creado ya se par ser transferido a un

proveedor (en caso que el cliente haga pedido de artculos que no disponemos se puede trasladar

este documento a cotizacin de proveedores en inventario) o pasar el documento al modula de

facturacin creando una nueva factura en base a los ya elaborados.

Este mdulo no afecta la parte contable, puede ser eliminado o modificado si que esto altere la

parte administrativa del software

Transfiere el documento selecciona a

cotizacin de proveedores en inventario

Trasfiere el documento seleccionado a

facturacin creando una nueva factura

80

GUIA DE REMICION

Este mdulo es para manejar la mercanca en consignacin dada a los clientes afecta a cuentas X

cobrar y contabilidad. La creacin es similar a una factura

81

Convierte la remisin en factura

82

Este formulario permite hacer pagos o abonos, ajustar la fecha de vencimiento y trasladar a los

distintos formatos de factura

CUENTAS CORRIENTES

Este mdulo le permite realizar los cheques. Aqu Ud. puede emitir, modificar e inclusive

imprimir los cheques de la cuenta corriente de su empresa. MONICA le puede llevar hasta 100

diferentes cuentas corrientes. Puede crear conceptos para los cheque y enlazar estos con una

cuenta contable, hacer consignaciones y retiros de la cuenta

83

Seleccionar conceptos

Seleccionar cliente o

proveedor a emitir el cheque

Listado de los

cheques elaborados

84

Aqu podemos observar que se eligen los conceptos que aplican y el valor que correspondiente a

cada uno de ellos en la columna Monto digitamos el valor, en la columna Cod Cuenta indica la

cuenta contable que aplica para este concepto (esta ya se ha definido al momento de crear el

concepto pero se puede modificar al presionar el botn Cuenta)

Esta venta es

desplegada para

seleccionar los

conceptos que aplican

al cheque y distribuir la

cantidad entre estos

Aqu permite usar el

catlogo de cuentas

para asociar un

concepto a una de

ellas si no se ha defino

la cuenta a usar

Crea un nuevo concepto o categora

Aqu hace la sumatoria

del valor de cada

concepto elegido el

valor debe ser igual al

monto del cheque

85

Listado de cuentas contables, podes seleccionar la cuenta que aplique al concepto elegido

Al dar aceptar podemos imprimir el comprobante del cheque

86

Depsitos y Retiros

Listado de las

transacciones, maneja

un consecutivo global

tanto para cheques

como para depsitos y

retiros

87

Al dar clic al botn Crear podemos registrar las consignaciones o retiros que se hagan de la cuenta

bancaria, el consecutivo o Transaccin es automtico y de igual forma muestra el saldo que se

tiene en la cuenta

88

CONSULTA CHEQUERA Se puede realizar diferentes consultas a los cheques que se han realizado, para ello,

simplemente hacer un clic sobre Consulta Chequera la cual le muestra una pantalla con los

cheques emitidos. Ud. puede hacer consultas usando diferentes criterios. Trate de probar los

diferentes botones que se muestran a fin de poder ver los alcances de estas opciones.

90

Esta pestaa muestra el listado completo de los cheques emitidos y su estado N para no cobrados

y S para cobrados el cambio de estado se hace manualmente

Listado de cuentas bancarias

Manipula las cuentas

creadas

Crea las categoras o conceptos

91

Crea una cuenta bancaria

Modifica por completo la cuenta bancaria creada desde su saldo hasta el nmero de cuenta

Consecutivo inician del

cheque para esta cuenta

Asigna una cuenta

contable para esta

cuenta corriente

92

Creacin y modificacin de conceptos o categora para los cheques Ver pg. 68

Imprime un estado de cuenta Bancaria que puede ser comparado con el enviado por el banco

93

Aqu permite determinar el saldo inicia como lo indica el texto

94

Imprime los movimientos realizados en un periodo determinado para ser comparados con los

extractos bancarios

96

Como lo indica imprime el listado de cheques por categora o conceptos

99

CONTABILIDAD

Para registrar las transacciones en la empresa se usa el mtodo de 'doble entrada', o partida

doble , es decir se registra hacia donde va el dinero (Dbitos) y de donde viene el dinero

(Crditos), esta doble entrada o 'asiento' siempre debe ser igual, por ejemplo si se vende un

producto, recibe dinero por la mercadera que entrega. La mercadera se dirige al cliente

(dbito) y viene de ventas (crdito).

100

A fin de poder aprovechar las ventajas que brinda un sistema computarizado como MONICA

se debe seguir ciertos lineamientos y/o restricciones, aunque no es necesario definir

completamente la contabilidad para usar las otras opciones, como FACTURAS, CHEQUES,

INVENTARIO, es necesario completar la definicin de los parmetros de contabilidad, a fin de

poder ingresar los asientos al LIBRO DIARIO. A continuacin se explican los pasos necesarios

para iniciar la Contabilidad. Lea completamente estas instrucciones a fin de realizar un

correcto inicio de la Contabilidad en su empresa.

1. - Definir Fecha de Inicio

101

2.- Definir Tabla de Cuentas

En este punto se puede empezar a crear las cuentas contables una por una, para ello hacer clic

en Adicionar Cuenta y siga las instrucciones, o utilizar la tabla de cuentas predefinidas que

viene para su pas, hacer clic en Utilizar Ctas. Predef

Esta fecha es necesaria definirla, aun cuando no realiza ingreso de asientos, (las cierres contables, referencian esta fecha). Esta fecha marca el inicio de ingreso de la informacin a MONICA. No se permitirn ingresos de datos (Sean facturas, cheques, etc.) antes de esa fecha. Es recomendable tomar la fecha de inicio del ao, como medida de precaucin.

103

Listado de cuenta

predeterminado que carga

MONICA, se puede aadir

este listado presionando en

botn Adicionar Tabla

Al presionar este botn se puede seleccionar

el catlogo de cuenta de los pases que

MONICA tiene en su base de datos y

presionando el botn Adicionar Tabla se

carga para trabajar con ella

Permite ingresar nuevas

cuentas al catlogo de

cuentas y clasificarlas

Modifica la naturaleza de las cuentas,

cdigo y descripcin, lo malo es que no

hay un botn de bsqueda y eso lo

hace muy engorroso cuando el

catalogo es muy extenso

104

Se digita el cdigo de la cuenta y

automticamente asume la naturaleza que

le corresponde

Esta casilla es importante ya que la cuenta

creada es ligada a un cliente o proveedor

(terceros), as cuando se genere un asiento

contable en el detalle se sabe a quin se le

paga o quien nos paga

Es importante determinar si la cuenta

creada es de detalle (terceros) o es

una cuenta de agrupacin.

Cuando es de detalle se activa el NIT

105

Aqu podemos modificar todos los aspectos de la cuenta contable cdigo, descripcin, Nit, estado

Para modificar una cuenta buscamos en la

lista hasta ubicar la cuenta deseada y hacer

doble clic en ella o presionamos el botn

Modificar Cta.

106

Aqu encontramos el

listado de los asientos

creados, podemos crear,

modificar, ver e imprimir y

pasar los asientos a otros

archivos

Listado de los asientos

creados por MONICA

107

CREAR ASIENTO

Buscar dentro del

catlogo de cuentas

Referencia del asiento

Aqu se digita el N de comprobante, es decir si se

tiene un recibo de caja o un Comp de Ingreso o

egreso estos tiene un consecutivo ese consecutivo es

digitado en esta casilla.

MONICA genera un consecutivo por asiento y no por

comprobante lo que hace que la bsqueda del

mismo se haga por otro formulario pero compensa

esta falencia con otros mtodos de busqueda

108

Seleccionar de una lista ya sea

de clientes o proveedores el

NIT correspondiente

109

CLIENTES PROVEEDORES

MONICA genera asientos automticos para facturas, cuentas X pagar, cuentas X cobrar,

movimiento de inventario y cta. Corriente, genera un consecutivo automtico en comprobante y

clasifica el asiento por fuente contable (Ingreso, Egreso, Venta, Compra, Rb de caja, etc.)

dependiendo del mdulo, es decir si es facturacin se genera una venta, si es un pago a un

proveedor se genera un CP Egreso, etc.

Pasa el asiento

creado al libro diario

110

Permite cambiar el contenido total del

asiento, permite buscar digitando el

consecutivo del asiento o al ubicar el cursor

sobre un asiento en particular

111

Permite desplazarse el

registro de asientos

Genera el asiento contable que se

visualizan en otros formatos

(Excel, Word y PDF)

115

Es un registro donde se anotan

todas las transacciones del da a

da en el orden que se van

presentando

Permite buscar asientos

contable s en un periodo

determinado

Si se quiere se mas especifico se

puede buscar los asientos

correspondientes a una cuenta

determinada

Creacin, modificacin y

eliminacin de asientos

118

Aqu podemos obtener los

reportes del Libro Diaria tanto

por cuenta como por fuente

Permite imprimir el libro diario con

cuentas de 2 o ms dgitos o de una

o varias cuenta en especifico Seleccionar el periodo para

imprimir el reporte

119

INFORME CONSOLIDADO

120

INFORMA DETALLADO

121

INFORME TOTALES

122

Este botn permite modificar los

valores del encabezado del libro

diario como es el prefijo, las pginas,

nombre de la empresa etc.

123

Imprime el reporte por

fuentes contables (venta, cp.

egreso, cp. ingreso, compra,

nomina, rb caja, etc.)

Este botn permite modificar los

valores del encabezado del libro

diario como es el prefijo, las pginas,

nombre de la empresa etc.

126

LIBRO MAYOR

Tiene por objetivo agrupar las operaciones por cuenta de tal manera que refleje la situacin de

alguna cuenta en particular en el momento que se desee

El libro mayor realiza transacciones

separadas por cuenta, ordena y

clasifica los registros que son de la

misma naturaleza

Selecciona una cuenta del PUC

Listado de operaciones

127

Imprime el reporte de la actividad

de la cuenta elegida en un periodo

determinado, este puede ser un

resumen de las operaciones o un

detalle completo. Tambin puede

imprimir un reporte global de todas

las cuentas

Tambin se puede

imprimir en otros

formatos para armar el

libro mayor

Imprime el balance mes a mes

ya sea de la cuenta que se ha

definido o de la totalidad del

PUC, tambin se puede incluir

aquellas cuentas con balance 0.

En este reporte se muestro los

saldos anteriores de cada

cuenta y el saldo final

129

BALANCE

130

Aqu estn los reportes contables

que MONICA arroja, como pueden

observar estn los principales

reportes utilizados en contabilidad

131

BALANCE GENRAL

Es un resumen de todo lo que

tiene la empresa, de lo que

debe, de lo que le deben y de lo

que realmente le pertenece a su

propietario, a una fecha

determinada.

132

BALANCE DE COMPROBACION

Saldo en negativo

Se trata de un documento

contable que permite hacer una

idea sobre la situacin de la

empresa, y las operaciones

realizadas en el mes

135

RESUMEN DE GASTO

137

BENEFICIARIOS POR CUENTA

Podemos elegir una cuenta

especfica o todas y saber los

beneficiarios de dichas cuentas

en un periodo determinado

139

GANANCIAS Y PERDIDAS

141

BALANCE TRIBUTARIO

manual de procedimientos de monica 8.5

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