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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN MONICA 8.5 Inventario, Facturacin y Cuentas por Cobrar

CAMBIO DE MERCANCIA (IVA)

ver anexo

1. Hacer una Nota Crdito al cliente por el artculo que est devolviendo, anotar en referencia el cdigo del artculo y la factura que corresponde. 2. Ingresar el artculo a cambiar al inventario esto es por kardex, anotar en referencia la factura que se afecta. 3. Retirar del inventario el artculo nuevo del cliente a notar en referencia la factura que se afecta por este cambio. 4. Hacer una nota debito por el valor del nuevo artculo con IVA incluido, aqu sale el saldo apagar por el cliente. El cliente paga este saldo 5. Se le imprime al cliente el recibo de caja como comprobante de pago 6. Si se contabiliza el iva se debe buscar la actividad y registrar el valor del iva, contabilidad/reg actividad. Nota: esta documentacin se debe agrupar junta y manejar una carpeta para archivar por aparte de las facturas y dems documentos

CAMBIAR EL COSTO DE UN ARTICULO ver anexo 1. Buscar el artculo a modificar el costo en kardex. 2. Hacer un ingreso de este artculo anotando que es ajuste costo y modificamos el valor del costo. 3. Hacer un retiro del mismo artculo con esto el costo permanece igual.

CUADRAR CANTIDADES DEL INVENTARIO ver anexo 1. Ir a kardex y clic en el botn Inv. Fsico. 2. Abrir una nueva lista y agregar los artculos que hay que ajustar y agregar las cantidades o retirar las mismas.

2 3. Retornar, clic en ajustar inventario seleccionar todos los artculos en la lista y aceptar. REPORTE DE MOVIMIENTO DE INVENTARIO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Ir a inventario, reportes Kardex del inventario Ingresar la fecha en movimiento kardex; seleccionar detalle del movimiento y aceptar Imprimir reporte. Seleccionar Movimiento de Productos Ingresar la fecha a consultar Mostrar informe por : Volumen de venta, aceptar Este informe muestra el artculo que ms se vende de mayor a menor

Valor del inventario: selecciona la fecha a consultar y el rango de los artculos por cdigo, descripcin o categora

3 Listado de artculos por proveedores: Seleccionar ms reportes; seleccionar Prod. Por proveedor

En este recuadro salen las opciones de fecha, tipo de productos y proveedores. Se puede dejar las 2 primeras opciones y cambiar la tercera por todos los proveedores para que el informe sea mucho ms preciso.

4 COMPRAS POR TERMINO

IMPUESTO POR COMPRA

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6 LIBRO DE COMPRA

CREAR ARTICULOS Y ARTICULOS COMPUESTO 1. Crear el o los articulo(s) padre, articulo(s) hijo; el articulo padre ser del cual se desprende para formar las unidades del articulo hijo 2. Cuando se cree este artculo (hijo) ir a Detalles Adicionales del artculo, en la parte inferior del recuadro dar clic en asignar 3. En el siguiente recuadro se selecciona el artculo o artculos que conforman el nuevo artculo y la cantidad de cada uno de ellos. Es de anotar que el costo est determinado por el costo de los artculos o articulo utilizado para este fin

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Aqu se puede colocar el iva que corresponde

Cdigo de barras

Precio que se muestra en factura

9 Aqu se coloca la categora o lnea a la cual pertenece el artculo es opcional pero para una mayor organizacin y reportes ms precisos se debe llenar

10 Aqu es para buscar artculos de otras marcas o su equivalencia

11 Se manejan las cuentas contables de dicho artculo si su venta es exenta de iva o tiene una cuenta especial, el costo y el inventario

Ahora en precios podemos modificar el precio de venta de un articulo o de varios y afecta a la lista de precios.

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Colocar el porcentaje de ajuste

Por fecha

Por codigoPor descripcin

Aqu podemos crear etiquetas con cdigo de barra y personalizarlas

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Seleccionamos los artculos por grupos, categoras, descripcin, existencia, ultimo vendidos y ultimo comprados

Selecciona los 3 tipos de cdigo de barras

Podemos seleccionar uno o ms artculos que tengan precio especial o descuento

Lista de etiquetas disponibles

14 Al momento de seleccionar todos los artculos se puede ajustar el precio incrementado el valor del iva en cada artculo o aplicar descuentos solo se antepone el signo - y el porcentaje

Al seleccionar uno o varios artculos, despliega esta venta que permite escoger artculos de una factura o una orden de compra y cambiar el precio

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FACTURACION

Listado de facturas elaboradas

Pagos parciales de facturas vencidas (abonos) Creacin de facturas

Puede buscar al cliente digitando su cedula o NIT, tambin muestra una lista de los clientes registrados Digitando el cdigo del artculo sale un submen de bsqueda

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Al dar doble clic en bsqueda por nombre aparece este listado con escribir las iniciales del nombre nos ubica en el

Aqu se digita el Nit o cedula

Cupo mximo de crdito

Se fija el precio de venta para clientes especiales. Asigna una cuenta contable especfica para el cliente Intereses por mora

Termino de pago

18 Al seleccionar un cliente se puede obtener el registro de las compras presionado este botn o la tecla F12, en este registro se ven los artculos comprados por el cliente la factura, la fecha y cantidad

Al empezar a digitar las primeras iniciales del cdigo se abre un submenu que muestra un listado por orden alfabtico de artculos, presionando la tecla TAB nos desplazamos al submen.

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Al presionar este botn o la tecla F4 se despliega el listado de artculos por orden alfabtico indicando el precio y la cantidad en el inventario

Al dar doble clic en precio unitario se despliega la lista de precios 1, 2, 3 y 4; se puede seleccionar que precio aplicar al cliente ya sea por crdito, descuento o promociones, tambin se puede especificar el precio que se muestra al facturar (Modificar articulo Inventario), ver pg. 8

20 Al presionar el botn pagos previos se despliega una lista que muestra el saldo a favor que tiene el cliente por devoluciones, abonos anticipados o ajuste en su cuenta se puede elegir y aplicar el valor que descuenta del total de la factura en curso

21 Al presionar el botn Detalle muestra las facturas vencidas que tiene le cliente y el saldo a pagar por cada una y el saldo total

Presionando la tecla F6 o este botn podes desplegar el recuadro de descuento que se aplica a un artculo determinado en la factura que est abierta, el descuento es en porcentaje y esta la opcin de imprimir el descuento que se hizo en la factura

22 Para agregar un comentario a un artculo se debe seleccionar una fila vaca presionar la tecla F7 o este botn para agregar un comentario o crear uno personalizado pulsando el botn Lista y adicionndola al comentario

Guarda la factura y muestra una vista previa de la misma para imprimirla

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Al presionar el botn Pagar, nos muestra un cuadro para seleccionar el nmero de la factura a la cual recibiremos el pago o el abono, tambin nos podemos ubicar sobre la factura que esta resaltado en rojo que indica que esta vencida luego damos clic en aceptar

Aqu escribimos la cantidad y automticamen te nos da el saldo

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En Referencia seleccionamos el tipo de pago que el cliente hace En Ver Otros Pagos tenemos un listado de los pagos previos hechos anteriormente. Aqu tambin encontramos la posibilidad de asignar un saldo a favor del cliente por devoluciones o anticipos del cliente

Al dar clic en aceptar imprime el recibo de caja correspondiente y un recibo a la factura

25 En este recibo nos indica cuanto ha pagado el cliente y cunto debe

Los reportes de facturacin se encuentran: Libro de venta Venta por vendedor : Utilidad de cada factura, el costo de venta y el iva Ventas por trminos: Efectivo, crdito, cheque, tarjeta. Impuesto por venta: Iva y rete fuente Relacin de artculos por cliente Ventas por categora: Muestra un anlisis estadstico de la venta de categora por artculos Facturas que han sido eliminadas Facturas por fecha

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Este es Ver por categora que muestra el comportamiento del inventario por categora o lnea (detallado) indicando cuanto se ha vendido y que utilidad deja en un periodo determinado. Este es el informe administrativo del inventario

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Este es Impuesto por venta donde hace una relacin del impuesto cobrado a cada factura. Hay artculos que estn exento del iva y son mostrados con (Iva 0.00%) este valor del iva debe ser colocado de antemano al momento de crear el artculo (ver pg. 8), al momento de facturar este valor es asignado en la factura (exento, iva 16%, iva 12%, etc.)

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33 Al presionar el botn Mas Reportes obtenemos 5 reportes distintos que rene el serial de los artculos, las ventas por ciudad, las retenciones aplicadas, clase de facturas (en Mnica se manejan 3 clases de facturas con su numeracin independiente)

Este es Retenciones, el comportamiento de este reporte es similar al de Impuesto por venta (pg. 31). Muestra la relacin de la retencin aplicada a las factura, este impuesto se crea en (Factura, formatos, contadores, etc.), Referencia y definir RetencinModulo de Parmetros

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CUENTAS POR COBRAREsta seccin tambin es conocida como cartera. Este mdulo le permite llevar un control de las ventas al crdito, pagos, dbitos y crditos que tiene con sus clientes. Para ingresar a esta seccin, simplemente presionar el botn de Cuentas por cobrar desde el men principal. Las cuentas por cobrar registran los documentos, es decir las transacciones de ventas, pagos, etc. por ejemplo, cuando Ud. realiza una factura, se registra un documento que representa esta venta (cada documento tiene un nmero nico asignado por MONICA), si tiene un pago asignado a esta factura, entonces se genera otro documento que cierra una factura o un dbito. Si realiza una devolucin, entonces se genera un documento en catas. Por cobrar que refleja esta transaccin

Listado de pagos, crditos y dbitos de los clientes

Registra los pagos y crdito de un cliente

Registra el dbito a un cliente

Muestra e imprime un documento seleccionado

Imprime el estado de cuenta del cliente

36 Pagos/crditos Cuando selecciona esta opcin, se puede realizar los pagos para un solo cliente sobre facturas o dbitos que tenga pendientes, Por ejemplo si Ud. vendi al crdito y su cliente le enva el pago, entonces utilizar esta opcin para registrar dicho pago. Simplemente hacer clic en Pagos/Cr. MONICA procede a generar un documento por este pago.

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Clic para buscar al cliente

Seleccionar si el ingreso es por el pago de una factura u otro cargo adicional o es por un anticipo que hace el cliente seleccionar Crdito para el cliente

Seleccionamos aqu para enlazar el pago con una o varias facturas pendientes

Seleccionar factura que aplica para el pago

Ver pg. 38-40

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Al hacer clic en este botn se muestra el listado de facturas pendientes por cliente y la posibilidad de hacer pagos mltiples

Hay dos formas de buscar la 1 es seleccionando el cliente y la 2 es digitar el nmero de la factura en el campo Nro. Fact donde saldr el valor apagar. Hay 2 opciones al momento de realizar los pagos de cada factura, si se aplica retencin o no. El predeterminado es sin retencin que es para registrar los pagos de clientes que no aplican y la otra es con retencin que aplica para clientes retenedores de Retencin en la fuente, ReteIva y Rete ICA, estos datos son mostrados en un

39 recuadro con los valores que aplican para cada uno; as al momento de registrar el pago del cliente estos valores son restados del total apagar

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En este punto damos clic en Aceptar si los valores que aplican son correctos Una vez aplicado los impuestos en la columna de Balance est el valor a pagar por el cliente, en azul salen los impuestos que se aplican a cada factura y su valor correspondiente. En azul esta la columna A Pagar

41 Imprime los recibos para cada factura

Para obtener informacin extra pulsamos el botn Ver doc. en el cual despliega informacin del cliente seleccionado como los das vencidos, la ltima fecha de pago, el ltimo pago, los pagos acumulados y el nmero de pagos hechos. Hay un botn editar que permite modificar estos valores para hacer un ajuste a la cuenta del cliente

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El estado de cuenta me permite saber la relacin de factura, pagos, crditos, dbitos y devoluciones del cliente Estas opciones permiten recalcular el balance del cliente en caso de algn descuadre que se presente o que la informacin este incompleta

El Balance Inicial permite hacer un ajuste al estado de cuenta del cliente ingresando valores que por una u otra causa no estn justificados, tambin se usa al momento de hacer el traspaso de informacin de otro software a Monica (Saldos de los clientes)donde se registra el saldo que hasta la fecha se tiene del cliente y se ingresa esta informacin por este modulo

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Esta opcin se usa para ingresar el dbito al cliente, esto pude utilizarse para ingresar conceptos que estn fuera del parmetro de la facturacin

Cierre del Periodo: Esta opcin se usa para calcular el estado de cuenta del cliente y generar sus estados. Es de anotar que cuando se realiza esta operacin los documentos elaborados en el periodo de cierre no son modificable (facturas, devoluciones, pagos, dbitos, crditos y asientos contables). Es recomendable hacer los cierres trimestralmente para un mayor control y organizacin de la informacin. Los estados de cuenta son enviados a los clientes posteriormente se registran los pagos correspondientes. Nota: Hacer una copia de seguridad antes de cada cierre y guardarla con la fecha correspondiente en caso de presentar inconsistencia con la informacin se podra corregir sin ningn problema

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REPORTES VARIOS

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Rango de fecha a consultar Modo de presentacin de la informacin

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En este mdulo se puede imprimir las facturas elaboradas por cada vendedor, aquellas que han sido cobradas y las que estn como crdito. Adems calcula la comisin por venta de cada vendedor

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Este mdulo de reporte imprime las facturas elaboradas en el da, as que un reporte que se imprime diario en el negocio

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Imprime un reporte de todos los clientes con saldo vencido y los clasifica segn el crdito en das (30. 45, 90, etc.)

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En este mdulo se imprimen los reportes de los documentos emitidos a los clientes, aqu una lista de ellos. Se pueden clasificar por facturas, fechas, clientes y monto, til para tener un control de operaciones

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En este mdulo se presentan las devoluciones emitidas a los clientes y se clasifican en abiertas y cerradas

En la letra de cambio estn aparece aquellos clientes que estn vencidos en su saldo, el formato es nico para todos. Se puede modificar la fecha, los das y los interese. Tambin se puede imprimir desde el mdulo de facturas como se muestra

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Marcando esta casilla Imprimir Letra de Cambio podemos elaborar una letra de cambio al cliente ajustando los campos ya mencionados

Este mdulo es diferente al de retencin en reportes de facturas ya que aqu se maneja la retencin junto con ReteIva y rete ICA, se imprime los reportes correspondientes a los clientes que se aplican estos impuestos. Nota: No es refleja las retencin en la fuente echas direntamente el la factura

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Imprime un listado de las facturas que estn vencidas clasificndolas por N de factura, fecha, cliente, monto y vendedor. No muestra los das vencidos

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN MONICA 8.5 Compras, Cuentas x Pagar, Remisin, Cta. Corriente, Orden-Cotizacin

Compras: Se encuentra dentro del mdulo de inventario y es aqu donde se registra la entra demercanca, elaborando un documento llamado orden de compra

Permite seleccionar el meto de bsqueda: Proveedor, fecha, pagadas, pendientes, N de compra, etc.

La columna condicin indica si la mercanca ha sido recibida y registrada en el inventario y el asiento fue creado. Al elaborar la orden de compra queda a espera para pulsar el botn recibir que indica hacer un conteo previo de la mercanca y verificar que sea acorde con la orden elaborada

Podemos observar como en la columna condicin hay una orden sin recibir y presionando este botn Recibir y aceptar teneos la venta que permite hacer un conteo fsico de la mercanca despachada, hacer ajustes a los precios de venta sobre los artculos de la orden como se muestra a continuacin.

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Esta opcin permite modificar el precio de venta de los artculos de la lista, esto se da en caso de que el proveedor otorgue descuentos a uno o ms artculos y se decida trasladar este descuento a los clientes.

Es de anotar que al momento de dar Aceptar los artculos pasan al inventario y la orden ya no se puede modificar es por tal motivo que se debe tener cuidado en la verificacin de cantidad y precio para hacer ajuste que impliquen cambios en las tablas del programa

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Este mdulo es igual al de factura pg. 16 con las mismas funciones descritas anteriormente

Aqu se especifica el N de factura del proveedor que corresponde con la orden, se recomienda llenar este campo para una mayor organizacin de la documentacin impresa

Rete fuente predefinida Presionando este botn obtenemos las ordenes previa hechas al proveedor

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Este botn permite enviar la orden seleccionada al proveedor va E-mail. Se puede configurar el programa Outlook expres o bien Windows Mail del Messenger. Esta opcin es la misma para las facturas

COTIZACIONES: Este apartado no debe ser confundido con la creacin de cotizaciones para clientes ya que los precios son los costos de cada artculo y es para enviar a los proveedores. Las funciones son iguales a la elaboracin de una compra o factura lo diferente es que al crear este documento no se generan asientos contable y esto pueden ser modificados sin que ello afecta la informacin y la contabilidad. El botn Convertir permite pasar esta cotizacin a orden de compra

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CUENTAS POR PAGAR Este mdulo le permite manejar las compras que realiza a sus proveedores, por ejemplo cuando compra al crdito, Ud. puede registrar estas compras en estas pantallas, as como los pagos los cuales pueden ser parciales o totales. Tambin puede saber cules son las deudas que tiene por proveedor, las deudas que estn por vencer, los balances que tiene por cada proveedor. Este mdulo esta conectado con las compras (Ver el mdulo de inventario), por ejemplo, cuando realiza una compra a su suplidor, sta queda registrada en las cuentas por cobrar. Cada registro que se hace en las Ctas. por cobrar representa un documento. MONICA asigna un nro. de documento a cada transaccin que realiza, por ejemplo si ingresa un pago, entonces se registra como un nro. de documento (el cual es nico), as mismo si realiza un dbito un crdito.

Permite hace pagos, abonos, anticipos y registrar dbitos por facturas / ordenes

En esta pantalla seleccionamos al proveedor para realizar las operaciones

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Aqu podemos escoger si realizamos un pago a una factura vencida o un anticipo. Hay que recordar que Monica maneja crdito como un saldo a favor del cliente en CXC y un saldo a favor o anticipo nuestro para CXP

En esta seccin se escoge la accin: Ordenes de compra: saldrn las ordenes pendientes. Debito: El tratamiento es similar a de CXC Solamente registrar para: El p0ago es registrado pero no es asignado a ninguna factura

65 Aqu seleccinalos Debito y las orden ha desaparecido ya que asumimos un nuevo compromiso con este proveedor (el valor a registrar pude ser un ajuste a la factura, flete u otra accin que este por fuera de la compra de mercanca)

Al seleccionar solo registrar el pago el listado queda desactivado para asumir la cantidad que se registra

66 Ahora haremos un ejemplo registrando un abono a esta orden de 50.000 peso

Se digita el valor en esta columna

Aqu se coloca el motivo, ejemplo (Consignacin N Banco, Abono segn Fact N)

Aqu el tipo de pago, al seleccionar cheque el modelo cambia como se muestra a continuacinNota: Monica presenta una falencia en este punto ya que el tipo de pago EFECTIVO no permite la relacin de mltiples pagos como lo permite CHEQUES ya que en este se puede subdividir el valor total en pago para arriendo, papelera, servicios, etc.

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Consecutivo cheque

del

Estas son las categoras que permita clasificar los cheques, estas categoras se crean en cta. corriente Esta clasificacin no esta activa para los pagos en efectivo y de este modo limita la clasificacin de los pagos.

Crea una nueva categora

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Se escribe el nombre como papelera, gastos varios, transporte, tiles de aseo, cafetera, etc.

Se asigna la cuenta contable correspondiente a la categora creada

Listado de cuentas creadas. Nota: para mayor compresin se explica mejor en cta. Corriente, contabilidad y parmetros

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Si se maneja mas de una cuenta corriente se puede seleccionar la que aplica para el pago. En cta. explicara funcin Corriente mejor se su

Imprime la nota debito/crdito en el documento especifica a que corresponde

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Se registra el debito al proveedor seleccionado. Recuerden que esto se aplica para motivos ajenos de la facturacin normal

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Es la misma pantalla vista en CXC salvo que el botn editar no esta presente en esta pantalla, pero la informacin es la misma: el total pagado, fecha de ult pago, das vencidos, N de pagos, etc. Seguimos con estado de cuenta que es lo mismo visto en CXC solo que la informacin es sobre el proveedor

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En esta pantalla sacamos el informe de los pagos hechos hasta la fecha a los proveedores

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Reporte de los pagos pendientes con los proveedores, la presentacin seda por N de compra, fecha, proveedores y valor

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Muestra los estados con los proveedores de tipo acreedor y deudor no se manejan fechas para este reporte

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Imprime el saldo vencido a los proveedores y los clasifica segn los das de crdito

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Imprime todos los documentos que se han emitido a los proveedores tales como ordenes de compra, crditos pagos, dbitos, etc.

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Esta pantalla imprime el estado de cuenta que se tiene con uno o mas proveedores, se puede seleccionar de uno en uno o todos junto

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Aqu me permite establecer el balance inicial si se cuenta la descripcin indica claramente como funciona

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ESTIMADO/ORDEN/COTIZACINEn este mdulo la creacin de documentos es similar a crear una factura, con la posibilidad de manipular el contenido, eliminarla convertir el documento creado ya se par ser transferido a un proveedor (en caso que el cliente haga pedido de artculos que no disponemos se puede trasladar este documento a cotizacin de proveedores en inventario) o pasar el documento al modula de facturacin creando una nueva factura en base a los ya elaborados. Este mdulo no afecta la parte contable, puede ser eliminado o modificado si que esto altere la parte administrativa del software Transfiere el documento selecciona a cotizacin de proveedores en inventario

Trasfiere el documento seleccionado a facturacin creando una nueva factura

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GUIA DE REMICION Este mdulo es para manejar la mercanca en consignacin dada a los clientes afecta a cuentas X cobrar y contabilidad. La creacin es similar a una factura

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Convierte la remisin en factura

82 Este formulario permite hacer pagos o abonos, ajustar la fecha de vencimiento y trasladar a los distintos formatos de factura

CUENTAS CORRIENTES Este mdulo le permite realizar los cheques. Aqu Ud. puede emitir, modificar e inclusive imprimir los cheques de la cuenta corriente de su empresa. MONICA le puede llevar hasta 100 diferentes cuentas corrientes. Puede crear conceptos para los cheque y enlazar estos con una cuenta contable, hacer consignaciones y retiros de la cuenta

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Seleccionar cliente o proveedor a emitir el cheque

Seleccionar conceptos

Listado de los cheques elaborados

84 Esta venta es desplegada para seleccionar los conceptos que aplican al cheque y distribuir la cantidad entre estos

Aqu permite usar el catlogo de cuentas para asociar un concepto a una de ellas si no se ha defino la cuenta a usar

Crea un nuevo concepto o categora

Aqu podemos observar que se eligen los conceptos que aplican y el valor que correspondiente a cada uno de ellos en la columna Monto digitamos el valor, en la columna Cod Cuenta indica la cuenta contable que aplica para este concepto (esta ya se ha definido al momento de crear el concepto pero se puede modificar al presionar el botn Cuenta)

Aqu hace la sumatoria del valor de cada concepto elegido el valor debe ser igual al monto del cheque

85 Listado de cuentas contables, podes seleccionar la cuenta que aplique al concepto elegido

Al dar aceptar podemos imprimir el comprobante del cheque

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Depsitos y Retiros

Listado de las transacciones, maneja un consecutivo global tanto para cheques como para depsitos y retiros

87 Al dar clic al botn Crear podemos registrar las consignaciones o retiros que se hagan de la cuenta bancaria, el consecutivo o Transaccin es automtico y de igual forma muestra el saldo que se tiene en la cuenta

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CONSULTA CHEQUERASe puede realizar diferentes consultas a los cheques que se han realizado, para ello, simplemente hacer un clic sobre Consulta Chequera la cual le muestra una pantalla con los cheques emitidos. Ud. puede hacer consultas usando diferentes criterios. Trate de probar los diferentes botones que se muestran a fin de poder ver los alcances de estas opciones.

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Esta pestaa muestra el listado completo de los cheques emitidos y su estado N para no cobrados y S para cobrados el cambio de estado se hace manualmente

Listado de cuentas bancarias

Manipula creadas

las

cuentas

Crea las categoras o conceptos

91 Crea una cuenta bancaria

Consecutivo inician del cheque para esta cuenta

Asigna una cuenta contable para esta cuenta corriente

Modifica por completo la cuenta bancaria creada desde su saldo hasta el nmero de cuenta

92 Creacin y modificacin de conceptos o categora para los cheques Ver pg. 68

Imprime un estado de cuenta Bancaria que puede ser comparado con el enviado por el banco

93 Aqu permite determinar el saldo inicia como lo indica el texto

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Imprime los movimientos realizados en un periodo determinado para ser comparados con los extractos bancarios

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96 Como lo indica imprime el listado de cheques por categora o conceptos

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CONTABILIDAD Para registrar las transacciones en la empresa se usa el mtodo de 'doble entrada', o partida doble , es decir se registra hacia donde va el dinero (Dbitos) y de donde viene el dinero (Crditos), esta doble entrada o 'asiento' siempre debe ser igual, por ejemplo si se vende un producto, recibe dinero por la mercadera que entrega. La mercadera se dirige al cliente (dbito) y viene de ventas (crdito).

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A fin de poder aprovechar las ventajas que brinda un sistema computarizado como MONICA se debe seguir ciertos lineamientos y/o restricciones, aunque no es necesario definir completamente la contabilidad para usar las otras opciones, como FACTURAS, CHEQUES, INVENTARIO, es necesario completar la definicin de los parmetros de contabilidad, a fin de poder ingresar los asientos al LIBRO DIARIO. A continuacin se explican los pasos necesarios para iniciar la Contabilidad. Lea completamente estas instrucciones a fin de realizar un correcto inicio de la Contabilidad en su empresa. 1. - Definir Fecha de Inicio

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Esta fecha es necesaria definirla, aun cuando no realiza ingreso de asientos, (las cierres contables, referencian esta fecha). Esta fecha marca el inicio de ingreso de la informacin a MONICA. No se permitirn ingresos de datos (Sean facturas, cheques, etc.) antes de esa fecha. Es recomendable tomar la fecha de inicio del ao, como medida de precaucin.

2.- Definir Tabla de Cuentas En este punto se puede empezar a crear las cuentas contables una por una, para ello hacer clic en Adicionar Cuenta y siga las instrucciones, o utilizar la tabla de cuentas predefinidas que viene para su pas, hacer clic en Utilizar Ctas. Predef

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Listado de cuenta predeterminado que carga MONICA, se puede aadir este listado presionando en botn Adicionar Tabla

Al presionar este botn se puede seleccionar el catlogo de cuenta de los pases que MONICA tiene en su base de datos y presionando el botn Adicionar Tabla se carga para trabajar con ella

Permite ingresar nuevas cuentas al catlogo de cuentas y clasificarlas

Modifica la naturaleza de las cuentas, cdigo y descripcin, lo malo es que no hay un botn de bsqueda y eso lo hace muy engorroso cuando el catalogo es muy extenso

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Se digita el cdigo de la cuenta y automticamente asume la naturaleza que le corresponde

Es importante determinar si la cuenta creada es de detalle (terceros) o es una cuenta de agrupacin. Cuando es de detalle se activa el NIT

Esta casilla es importante ya que la cuenta creada es ligada a un cliente o proveedor (terceros), as cuando se genere un asiento contable en el detalle se sabe a quin se le paga o quien nos paga

105 Para modificar una cuenta buscamos en la lista hasta ubicar la cuenta deseada y hacer doble clic en ella o presionamos el botn Modificar Cta.

Aqu podemos modificar todos los aspectos de la cuenta contable cdigo, descripcin, Nit, estado

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Aqu encontramos el listado de los asientos creados, podemos crear, modificar, ver e imprimir y pasar los asientos a otros archivos

Listado de los asientos creados por MONICA

107 CREAR ASIENTO Referencia del asiento

Buscar dentro del catlogo de cuentas

Aqu se digita el N de comprobante, es decir si se tiene un recibo de caja o un Comp de Ingreso o egreso estos tiene un consecutivo ese consecutivo es digitado en esta casilla. MONICA genera un consecutivo por asiento y no por comprobante lo que hace que la bsqueda del mismo se haga por otro formulario pero compensa esta falencia con otros mtodos de busqueda

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Seleccionar de una lista ya sea de clientes o proveedores el NIT correspondiente

109 CLIENTES PROVEEDORES

MONICA genera asientos automticos para facturas, cuentas X pagar, cuentas X cobrar, movimiento de inventario y cta. Corriente, genera un consecutivo automtico en comprobante y clasifica el asiento por fuente contable (Ingreso, Egreso, Venta, Compra, Rb de caja, etc.) dependiendo del mdulo, es decir si es facturacin se genera una venta, si es un pago a un proveedor se genera un CP Egreso, etc.

Pasa el asiento creado al libro diario

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Permite cambiar el contenido total del asiento, permite buscar digitando el consecutivo del asiento o al ubicar el cursor sobre un asiento en particular

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Permite desplazarse el registro de asientos

Genera el asiento contable que se visualizan en otros formatos (Excel, Word y PDF)

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Es un registro donde se anotan todas las transacciones del da a da en el orden que se van presentando

Permite buscar asientos contable s en un periodo determinado

Si se quiere se mas especifico se puede buscar los asientos correspondientes a una cuenta determinada

Creacin, modificacin y eliminacin de asientos

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Aqu podemos obtener los reportes del Libro Diaria tanto por cuenta como por fuente Permite imprimir el libro diario con cuentas de 2 o ms dgitos o de una o varias cuenta en especifico

Seleccionar el periodo para imprimir el reporte

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INFORME CONSOLIDADO

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INFORMA DETALLADO

121 INFORME TOTALES

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Este botn permite modificar los valores del encabezado del libro diario como es el prefijo, las pginas, nombre de la empresa etc.

123 Imprime el reporte por fuentes contables (venta, cp. egreso, cp. ingreso, compra, nomina, rb caja, etc.)

Este botn permite modificar los valores del encabezado del libro diario como es el prefijo, las pginas, nombre de la empresa etc.

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LIBRO MAYOR Tiene por objetivo agrupar las operaciones por cuenta de tal manera que refleje la situacin de alguna cuenta en particular en el momento que se desee

El libro mayor realiza transacciones separadas por cuenta, ordena y clasifica los registros que son de la misma naturaleza

Selecciona una cuenta del PUC Listado de operaciones

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Imprime el reporte de la actividad de la cuenta elegida en un periodo determinado, este puede ser un resumen de las operaciones o un detalle completo. Tambin puede imprimir un reporte global de todas las cuentas Tambin se puede imprimir en otros formatos para armar el libro mayor

Imprime el balance mes a mes ya sea de la cuenta que se ha definido o de la totalidad del PUC, tambin se puede incluir aquellas cuentas con balance 0. En este reporte se muestro los saldos anteriores de cada cuenta y el saldo final

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129 BALANCE

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Aqu estn los reportes contables que MONICA arroja, como pueden observar estn los principales reportes utilizados en contabilidad

131 BALANCE GENRAL Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada.

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Saldo en negativo

BALANCE DE COMPROBACION

Se trata de un documento contable que permite hacer una idea sobre la situacin de la empresa, y las operaciones realizadas en el mes

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135 RESUMEN DE GASTO

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137 BENEFICIARIOS POR CUENTA Podemos elegir una cuenta especfica o todas y saber los beneficiarios de dichas cuentas en un periodo determinado

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139 GANANCIAS Y PERDIDAS

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141 BALANCE TRIBUTARIO

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