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MANUAL DE ORGANIZACIÓN

DE LA SUBDIRECCIÓN DE

ADQUISICIONES Y SERVICIOS

ENERO 2020

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS

CLAVE DEL DOCUMENTO: OR-SAYS-A4

ESTE MANUAL CONTIENE INFORMACIÓN PÚBLICA

ÍNDICE

1• INTRODUCCIÓN

2• OBJETIVO

2• REFERENCIAS

3• UBICACIÓN ESTRUCTURAL

4• ORGANIGRAMA DE PUESTOS

5• FUNCIONES GENERALES

7• DESCRIPCIÓN DE PUESTOS


CLAVE DEL DOCUMENTO OR-SAYS-A4

VIGENCIA ENERO 2020 A ENERO 2022

ESTE MANUAL CONTIENE INFORMACIÓN PÚBLICA Página 1 de 13

INTRODUCCIÓN

El presente documento es un instrumento administrativo que contiene en forma ordenada y

sistemática, información específica de la Subdirección de Adquisiciones y Servicios respecto a

su objetivo, referencias (marco jurídico), ubicación, estructura interna y funciones.

El Manual de Organización, se elaboró con el objeto de ser utilizado como un medio de

orientación para las personas que integran la Subdirección y como un instrumento de

capacitación para aquellos que se incorporen a la misma.

Está encaminado a servir como un marco de referencia al personal de la Subdirección de

Adquisiciones y Servicios en el desempeño de sus funciones, definiendo en términos

generales, la relación que guarda con las diferentes áreas de la Institución, así como sus

respectivos ámbitos funcionales de autoridad y responsabilidad.





OBJETIVO

Planear y controlar las adquisiciones, obra pública, servicios generales, inventarios, archivo, programa de protección civil, así como los seguros de los bienes muebles e inmuebles y mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos, a través del desarrollo de los programas y aprovechamiento de los recursos, con el propósito de contribuir al buen funcionamiento de las áreas y al logro de los objetivos de la Institución.

REFERENCIAS

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

Ley General de Responsabilidades Administrativas.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

Ley Federal de Procedimiento Administrativo.

Ley de Tesorería de la Federación.

Ley General de Protección Civil.

Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados.

Ley General de Archivos.

Código Civil Federal.

Políticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

Políticas, Bases y Lineamientos en materia de Obra Pública y Servicios relacionados con las mismas.

Acuerdo por el que se modifica el Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Acuerdo por el que se modifica el Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.





UBICACIÓN ESTRUCTURAL

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA ADMINISTRATIVA

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y

SERVICIOS

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTO DE RELACIONES LABORALES

DEPARTAMENTO DE EMPLEO Y POLÍTICA

SALARIAL

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS FINANCIERO Y

CONTROL PRESUPUESTAL

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE NÓMINAS E IMPUESTOS

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS, ALMACÉN Y

SEGUROS

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES





ORGANIGRAMA DE PUESTOS

SUBDIRECTOR/A DE ADQUISCIONES Y SERVICIOS

TÉCNICO/A “B”

JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS, ALMACÉN

Y SEGUROS

PROFESIONAL EJECUTIVO/A





FUNCIONES GENERALES

1. Proponer e implementar políticas, sistemas y procedimientos de adquisiciones, servicios y obra pública, para promover el uso racional y óptimo aprovechamiento de los recursos materiales y los servicios generales.

2. Coordinar y supervisar la captación y análisis de los requerimientos de bienes y servicios que demandan las diferentes áreas de la Institución, para elaborar los Programas Anuales de Adquisiciones y Obras Públicas, y la integración e implementación del Programa de Inversión.

3. Coordinar y supervisar los procesos de licitaciones públicas, invitaciones a cuando menos tres

personas y adjudicaciones directas, con objeto de verificar las adquisiciones de bienes y contratación de servicios y obras públicas.

4. Coordinar y verificar que se realicen los servicios de mantenimientos preventivos y correctivos a todos

los bienes muebles e inmuebles, para mantener en buen estado y óptimas condiciones de operación las instalaciones y el mobiliario y equipo que utilizan las diferentes unidades operativas, sustantivas y administrativas.

5. Coordinar y supervisar que los insumos y servicios solicitados por las áreas, se entreguen

oportunamente en la cantidad y calidad requerida, con el fin de proporcionar el abasto en tiempo, contribuyendo al buen funcionamiento de las mismas.

6. Coordinar y supervisar que los niveles de existencias de consumibles de Almacén, se encuentren

dentro de los rangos establecidos por la normatividad interna, para optimizar el aprovechamiento de los recursos disponibles y los espacios de Almacén.

7. Coordinar y supervisar que el inventario físico de los bienes muebles de la Institución se encuentre

actualizado, para mantener el control en materia legal, fiscal y administrativa de los mismos.

8. Coordinar y supervisar la realización del aseguramiento de los bienes muebles e inmuebles, con el fin de salvaguardar y custodiar los bienes patrimoniales que se encuentran resguardados por la Institución.

9. Supervisar que todas las actividades relacionadas con el Programa de Protección Civil se realicen, con

el objeto de salvaguardar la integridad física tanto del personal que labora en la Institución, como la de los usuarios que asisten a la misma.





10. Supervisar la organización, administración, control y conservación de los archivos institucionales, para facilitar a las diferentes áreas que integran la Institución, su manejo, control y resguardo.

11. Coordinar y supervisar la logística de los Eventos que lleve a cabo la Institución, tales como:

Congresos, Convenciones, reuniones Regionales y Eventos Análogos.

12. Supervisar la clasificación de los archivos de trámite del Área con base en los lineamientos establecidos para el efecto, así como verificar que se informe con la periodicidad establecida de esta clasificación a la Coordinación de Archivos.

13. Proporcionar la información referente a sus funciones, solicitada por la ciudadanía, que le requiera la Unidad de Transparencia, de acuerdo con los lineamientos de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

14. Identificar, administrar y evaluar en forma permanente, los riesgos que se presenten en sus áreas de trabajo como resultado de su operación.





DESCRIPCION DE PUESTOS

Nombre del Puesto SUBIRECTOR/A DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS

Objetivo:

Planear, coordinar y verificar la adquisición de bienes, obra pública y servicios que requiera la Institución, de acuerdo con los lineamientos establecidos en las leyes correspondientes, supervisar la realización de los inventarios del activo fijo, de arrendamiento y seguros, vigilar que se lleve a cabo el Programa de Protección Civil, así como promover la clasificación de los archivos en las áreas de la Institución.

Ubicación: Dirección General Dirección General Adjunta Administrativa Subdirección de Adquisiciones y Servicios

Jefe/a Inmediato/a: Director/a General Adjunto/a Administrativo/a

Personal a su cargo:

Profesional Ejecutivo/a Técnico/a “B” Jefe/a del Departamento de Servicios Generales Jefe/a del Departamento de Adquisiciones Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros





Funciones del Puesto

1. Verificar que la adquisición de bienes y servicios necesarios para la Institución, se lleve a cabo

mediante los procedimientos de Licitación Pública, Invitación a cuando menos tres personas y Adjudicación Directa, de acuerdo con la reglamentación establecida en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, vigente.

2. Determinar y coordinar que se lleve a cabo en forma oportuna la adquisición de bienes muebles e inmuebles, arrendamientos, servicios y obra pública.

3. Verificar que se lleve a cabo la elaboración y ejercicio del Programa de Inversión por partida de gasto,

de acuerdo al presupuesto autorizado.

4. Supervisar la adecuada coordinación de las áreas involucradas en la logística necesaria para la realización de eventos institucionales.

5. Establecer y vigilar que se lleven a cabo los servicios necesarios en la Institución, como son: limpieza,

mensajería y vehículos institucionales.

6. Vigilar que se realicen oportunamente los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo a los bienes muebles e inmuebles de las áreas de la Institución.

7. Autorizar la realización y actualización del inventario físico a los bienes de la Institución.

8. Evaluar y verificar la contratación de seguros para bienes muebles e inmuebles, verificar la tramitación

de su pago y gestionar su uso, en caso de siniestro.

9. Verificar que se lleve a cabo la implantación del Programa de Protección Civil, en Oficinas Centrales y Unidades Operativas a nivel nacional.

10. Coordinar la prestación de los servicios de vigilancia requeridos por la Institución.

11. Autorizar el pago de rentas, impuestos, tenencias y verificaciones, así como de servicios de los bienes

muebles o inmuebles con que cuenta la Institución.

12. Supervisar de forma homogénea la clasificación para el acceso y control de los archivos de documentos en cada área de la Institución, así como facilitar el desarrollo de procesos de selección y valoración de baja documental.





13. Coordinar y supervisar que se lleven a cabo los procedimientos relativos a la valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente y la normalización establecida por el Archivo General de la Nación.

14. Participar y apoyar al Comité de Información de la Institución, en el establecimiento de criterios

específicos en materia de organización y conservación de archivos.

15. Elaborar y presentar al Comité de Información los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información.

16. Llevar a cabo el ejercicio del presupuesto que está a cargo de la Subdirección, así como controlar y

supervisar que éste se lleve a cabo conforme a lo autorizado al calendario del flujo de efectivo.

17. Coordinar y supervisar la logística de los Eventos que lleve a cabo la Institución, tales como: Congresos, Convenciones, Reuniones Regionales y Eventos Análogos.

18. Supervisar la clasificación de los archivos de trámite de la subdirección, con base en los lineamientos establecidos para el efecto, así como verificar que se informe con la periodicidad establecida de esta clasificación a la Coordinación de Archivos.

19. Proporcionar la información referente a sus funciones, solicitada por la ciudadanía que le requiera la Unidad de Transparencia, de acuerdo con la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

20. Analizar e implementar en forma permanente los controles internos que se requieran para el adecuado desempeño de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo, con el objeto de contar con elementos que permitan reorientar la labor realizada, dentro del marco normativo al que deberá sujetarse la Institución.

21. Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto, que le sean encomendadas por su Jefe/a inmediato/a.





Nombre del Puesto PROFESIONAL EJECUTIVO/A

Objetivo:

Asistir a la Subdirección de Adquisiciones y Servicios en el proceso de planeación de estrategias, mediante la aplicación de metodologías basadas en las mejores prácticas en la Administración Pública Federal, a fin de proporcionar las herramientas para su mejor desempeño.


Jefe/a Inmediato/a: Subdirector/a de Adquisiciones y Servicios

Personal a su cargo: No tiene personal a su cargo.





Funciones del Puesto:

1. Organizar y controlar la agenda de actividades de trabajo del Subdirector/a.

2. Apoyar al Subdirector/a en la administración de proyectos específicos enfocados a la mejora continua del área.

3. Colaborar en la planeación de estrategias que incrementen la calidad en los niveles de servicio

brindados a las áreas interna y externas.

4. Analizar y adoptar soluciones estrategias para minimizar los riesgos de la operación administrativa dentro de la Subdirección.

5. Dar seguimiento a los asuntos y planes de trabajo que coadyuven en la organización y control de

actividades de las áreas que integran la Subdirección.

6. Diseñar propuestas y presentaciones escritas y gráficas como herramienta de apoyo en la participación de eventos y reuniones de la Subdirección.

7. Colaborar con el Subdirector/a en el diseño, planeación, ejecución y evaluación de resultados de los

Programas de Trabajo, así como de los Proyectos Especiales del área y revisar su avance, procurando el adecuado flujo de información entre las áreas que conforman la Subdirección.

8. Llevar a cabo en forma permanente el control de gestión de los asuntos encomendados a los titulares

de las áreas que integran la Subdirección.

9. Coordinar la integración de información para la elaboración de notas informativas, presentaciones e informes de la Subdirección.

10. Coordinar la logística y programación necesaria para las reuniones y eventos que coordina y/o

convoca la Subdirección.






Nombre del Puesto TÉCNICO/A “B”

Objetivo:

Colaborar con la Subdirección de Adquisiciones y Servicios, en el control de gestión de correspondencia, llamadas telefónicas, fotocopiado, consumibles y demás actividades relacionadas con la misma, a fin de brindar la mejor atención y servicio a las áreas que interactúan con la Subdirección.


Jefe/a Inmediato/a: Subdirector/a de Adquisiciones y Servicios

Personal a su cargo: No tiene personal a su cargo.





Funciones del Puesto:

1. Atender las llamadas telefónicas que se reciben en la Subdirección y tomar los recados correspondientes.

2. Recibir, registrar y analizar la correspondencia recibida a efecto de clasificarla y turnarla al área correspondiente con el propósito de dar seguimiento y atención oportuna al control de gestión de la Subdirección.

3. Solicitar y tramitar los viáticos del Subdirector/a ante el área correspondiente y conforme a los

procedimientos y políticas institucionales, para dar cumplimiento a las comisiones que le sean asignadas.

4. Atender en tiempo y forma a la Unidad de Enlace respecto a la información que le sea solicitada para

dar respuesta a las solicitudes de información, siempre y cuando sea competencia de la Subdirección.

5. Llevar el control para el seguimiento y actualización del inventario de activo fijo asignado a la Subdirección, así como vigilar y detectar el estado del mismo para la solicitud de los mantenimientos correspondientes.

6. Detectar las necesidades de consumibles y papelería de la Subdirección y realizar las solicitudes de

artículos al área correspondiente, para posteriormente recibirla y administrar su distribución.

7. Elaborar los oficios y diversa documentación que se genere en la Subdirección o le sea solicitada.

8. Clasificar, resguardar y dar seguimiento a los archivos de trámite de la Subdirección, con base en los lineamientos establecidos para el efecto e informar dentro del periodo establecido la clasificación a la Coordinación de Archivos.


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