manual de contrataciÓn proceso de gestiÓn contractual “en el camino a la excelencia” difusiÓn...

MANUAL DE CONTRATACIÓNMANUAL DE CONTRATACIÓN

PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUALPROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL

“En el camino a la excelencia”

DIFUSIÓN MANUAL DE CONTRATACIÓN

PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL

DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL




¿CUAL ES SU PROPÓSITO?

Fijar lineamientos, pautas de seguimiento, evaluación y control de la Planeación de la contratación, selección del contratista y Administración del contrato que adelanta la Secretaría de Integración Social.




ANTECEDENTES

•2002:Manual de contratación

•2005: Inicia la implementación del Sistema Integrado de Gestión

•2007:Aprobación del Manual de Contratación mediante resolución 948 de 5 de Octubre de 2007.




¿CÓMO SE ACTUALIZA?

•Identificar la necesidad de actualización o ajuste al manual

•Realizar comunicación escrita dirigida a la Subdirección de Contratación donde se describa la modificación y así mismo esta dependencia analizará la pertinencia y oportunidad de la misma.

•Una vez evaluada la pertinencia de la modificación, se comunicará al comité de Contratación a fin de consolidar finalmente los ajustes y mejoras según los acuerdos a los que se lleguen.

•Después de surtido este trámite se debe seguir el procedimiento que se describe sobre Control de Documentos y Registros.




¿COMO SE LEE?

De forma Magnética

Ingresa a la intranet en la siguiente dirección

//Intranet_dabs

De forma física

Se dirige al índice donde encuentra todos los temas relacionados al proceso contractual con la paginación respectiva.

Se dirige al tema de interés y allí podrá encontrar relacionados anexos y procedimientos que describen de manera detallada el proceso contractual. Para ampliar la información de estos últimos documentos se debe dirigir nuevamente al índice e identificar la ubicación exacta del procedimiento, el cual a su vez tiene relacionados los registros y formatos requeridos para avanzar en el proceso.




¿COMO ES LA ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS?

ENCABEZADO

CUERPO DEL DOCUMENTO

1. Propósito

2. Alcance

3. Normas

SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL

DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

PROCEDIMIENTO DE PERFECCIONAMIENTO DE CONTRATOS

SUBPROCESO DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA


CÓDIGO

FECHA 05/10/07

VERSIÓN 1

PÁGINA 1/4

A LC A LD ÍA MAYO RD E B OG OTÁ D .C .

Integración SocialSecretaría

Logotipo de la entidadNombre del documento

Dependencia a la que pertenece el documento

Numeración de las páginas

No de versión del documento

Fecha en el que entra en vigencia el

documento

Código de identificación del

documento

Subproceso al que pertenece el

procedimiento

Proceso al que pertenece el subproceso





4. Términos y definiciones

5. Condiciones generales

6. Descripción del procedimiento

7. Tabla de comunicaciones

No DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

DEPENDENCIA FUNCIONARIO REGISTRO

No de la actividad

MOTIVO EMISOR RECEPTOR FRECUENCIA MEDIO EVIDENCIA RETROALIMENTACIÓN





8. Registros

9. Documentación asociada

10. Control de cambios

CÓDIGO TÍTULO O DESCRIPCIÓN MEDIO DEPENDENCIA RESPONSABLE

No VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO





11. Anexos

No conformidadesNo CRITERIO DE

ACEPTACIÓNRESPONSABLE POSIBLE NO

CONFORMIDADTRATAMIENTO

DE LA NO CONFORMIDAD

RESPONSABLE DEL

TRATAMIENTO

VERIFICACIÓN DEL

TRATAMIENTO

REGISTRO

Ejemplo




¿CUAL ES EL CONTENIDO DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN?

CAPÍTULO 1: Generalidades del manual

Establece los lineamientos para el manejo del manual de contratación.

CAPÍTULO 2: La secretaría distrital de integración social

Se establece la estructura organizacional y las funciones de la Secretaría.





CAPÍTULO 3: Competencias contractuales de las dependencias de la secretaría

Define las responsabilidades de cada dependencia en la Secretaría relacionadas con Contratación

CAPÍTULO 4: Aspectos generales de la contratación

Lineamientos que enmarcan la contratación en la entidad.





CAPÍTULO 5: DE LOS TIPOS DE CONTRATOS

Define y describe las modalidades de contratación existentes según la ley 80 de 1993.

CAPÍTULO 6: PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL

Define la estructura organizacional de proceso contractual, los procedimientos que se llevan a cabo y registros que dan soporte a las actividades que se realizan.




Proceso externo relacionado a Proceso Contractual

PR

OC

ES

OS

SIS

TE

MA

INT

EG

RA

DO

DE

GE

ST

IÓN

SELECCIÓN DEL CONTRATISTA

ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO

MAPA DE PROCESOS


PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

Elaboración de documentos de condiciones y

actividades para la recepción de la

ofertas

Evaluación y adjudicación

Perfeccionamiento y legalización

Adopción de medidas contractuales

Plan de compras y

contratación

Elaboración estudios previos

Trámites para la solicitud

de contratación

Supervisión Liquidación

CL

IEN

TE

S P

RO

CE

SO

S M

ISIO

NA

LE

S




Consolidar Plan de compras y contratación, elaborar estudios previos

y radicar en la Subdirección de

contratación

Seleccionar el contratista, adjudicar y legalizar el contrato

Gestionar la información referente al

estado de los contratos

MEJORA CONTINUA DEL PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL

ENTRADAS

Plan de necesidadesEstudios previos

CDPPropuesta

Informes de supervisiónBases de datos

SALIDAS

ContratoConceptos

ResolucionesInformes

Acciones correctivas, preventivas

Adelantar la supervisión y

administración del contrato

Realizar el Seguimiento de los procesos y

desarrollar oportunidades de

mejora

P

H

VA

A




SUBPROCESO DE PLANEACIÓN DE LA

CONTRATACIÓN

Líder del Subproceso

EDWIN TORRES ESQUIVEL




Objetivo

Solicitar oportunamente la adquisición de los bienes y servicios definidos como necesarios por las áreas solicitantes para el logro de sus metas, suministrando la información requerida y determinando la forma de adquirirlos.

Quienes intervienen en el subproceso?

•Directores, Subdirectores y jefes de oficina.

•Coordinadores administrativos de los proyectos.

•Técnicos de las Subdirecciones responsables.

SUBPROCESO DE PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN




Elaborar el plan de necesidades de compras

y contratación

Elaborar del Plan de Compras y

Contratación de acuerdo con las

necesidades identificadas

Realizar los trámites para solicitar que se

inicie el proceso de

contratación

MEJORA CONTINUA DEL SUBPROCESO PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

ENTRADASSALIDAS

Realizar el estudio previo de

la Compra o Contratación

Ajustar plan de compras y de Contratación o

mejorar los estudios previos,

si es del caso

P

P

HV

APlan de acción de los proyectos

Lista de necesidades de Compras y Contratación identificadas

Plan de Compras y Contratación

Documento de Estudios Previos

Lista de necesidades de Compras y Contratación identificadas

Plan de Compras y Contratación

Documento de Estudios Previos Certificado de Disponibilidad presupuestalSolicitud de Contratación Plan de compras y de Contratación ajustadoEstudios previos mejorados




SUBPROCESO PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

PROCEDIMIENTO DE PLAN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN

LILIANA ORREGO




6. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y

MEJORAMIENTO DEL PLAN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN

5. ANÁLISIS TRANSVERSAL Y DE AGRUPACIONES PARA

CONTRATAR

4. VALIDACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS Y

CONTRATACIÓN

3. DIGITACIÓN, ANÁLISIS Y VERIFICACIÓN DEL PLAN DE

COMPRAS

2. SOCIALIZACIÓN DE LINEAMIENTOS Y

LEVANTAMIENTO DEL PLAN DE NECESIDADES

1. PREPARACIÓN

Analizar la información y ajustar de acuerdo a las necesidades de cada proyecto.

Info

rmac

ión

de

inven

tario

s y

biene

s

Inicio

Establecer los criterios, lineamientos y cronograma relacionado con el Plan de Compras y Contratación.

Habilitar la herramienta financiera para la siguiente vigencia con precios proyectados y actualización de Centros de Costos.

Realizar reunión para orientar y explicar los criterios, lineamientos y forma de diligenciamiento del formato de “Plan de Necesidades”.

¿Ítems nuevos?

Revisan cuadro de “Equivalencia entre componentes del gasto y CUBS utilizados en la Secretaría” y ubicar el ítem en el portal de l SICE. Solicitar la creación de ítems de bienes, servicios y obra pública en la Herramienta Financiera.

Digitar la información en la Herramienta Financiera.

Generar informe de la Herramienta Financiera para dar inicio a la elaboración del anteproyecto de presupuesto.

Verificación. Dependencias respectivas.

SíNo

Gestión de compra por tipo de proveedor y tipo de contratación.

Gestión de inventarios

Actualizar los ítems CUBS en la Herramienta acorde a las características de los bienes y sus precios.

Etapas en la elaboración del Plan de Compras y

Contratación

Informes Contraloría.

Información de Planes de

Compra anteriores

Programación presupuestal

¿Ajustes al Presupuesto?

SíNo

Análisis transversal del componente en todos los proyectos y recomendaciones de ajuste.

Realizar control de las solicitudes de reprogramaciones a los componentes del gasto de cada proyecto.

•Elaboración de Estudios previos.•Seguimiento a la ejecución del Plan de Compras.

Informació

n de metas

Información de Ordenadores del gasto y Coordinadores Administrativos. Habilitación en el SICE.

LOCALIDADES. Levantar la información requerida y diligenciarla en el formato de “Plan de Necesidades” de las localidades. Consolidar, analizar y priorizar las necesidades de las Localidades.NIVEL CENTRAL. Establecer las necesidades del nivel central.

Validación. Subdirecciones Locales para la Integración Social, Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización.

Presupuesto





PROCEDIMIENTO

ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS

Líder de procedimiento: Johana Cañón




Marco normativo: Artículo 8 del Decreto 2170 de 2002

Enfatiza en que los estudios en los cuales se analice la conveniencia y la oportunidad de realizar la contratación, tendrá lugar de manera previa a la apertura de los procesos de selección y deberán contener como mínimo la siguiente información:

1. La definición de la necesidad2. La definición técnica de la forma en que la entidad puede satisfacer su necesidad 3. Las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto, plazo y lugar de ejecución del mismo.4. El soporte técnico y económico del valor estimado del contrato.5. El análisis de los riesgos de la contratación y en consecuencia el nivel y extensión de los riesgos que deben ser amparados por el contratista.

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS




• LEY 80 DE 1993

• LOS ESTUDIOS PREVIOS SE PUBLICARAN

• EL TEMA DE RIESGOS - CAPITULO 1 ARTÍCULO 4º

LEY 1150 DE 2007





•ESTRUCTURAS DE ESTUDIOS PREVIOS POR MODALIDAD DE CONTRATACIÓN





• Lista de verificación de Auto Control de Estudios Previos

LISTA DE VERIFICACIÓN DE AUTOC

ONTROL ESTUDIO PREVIOS





Mesas de trabajo

Ruedas de negocios

Audiencias de construcción de términos

METODOLOGÍAS Y HERRAMIENTAS





• Permitir la inserción al sector productivo de bienes y servicios ofrecidos por población vulnerable.

• Promover la participación del mayor número de posibles oferentes provenientes de las micro, pequeñas y medianas empresas

DIRECTIVA 007 DE 2007

“Democratización de la contratación”





•Reglas de selección numeral 5 ley 80/90 - criterios de desempate

Puntaje mayor a las micro, inferior a las pequeñas y menor a las medianas

Cláusulas especiales en pliegos de condiciones o términos de referencia

• En contratos de apoyo administrativo, un puntaje para estimular a los proponentes a utilizar personal proveniente de la población vulnerable.

• un puntaje para estimular a las empresas que utilicen personal proveniente de las localidades donde se ubique la obra o se vaya a prestar el servicio.

DIRECTIVA 007 –





Reglas de selección numeral 5 ley 80/90 - criterios de desempate

Puntaje mayor a las micro, inferior a las pequeñas y menor a las medianas

Cláusulas especiales en pliegos de condiciones o términos de referencia

Un puntaje a la industria colombiana para incentivar la incorporación del componente nacional de bienes y servicios profesionales, técnicos y operativos.

DIRECTIVA 007 –





• Siempre que la naturaleza y características esenciales del objeto a contratar lo permitan, deberá incluirse la posibilidad de dividir en grupos o lotes el objeto contractual, de tal manera que los oferentes, de acuerdo con sus capacidades técnicas y financieras, puedan presentar oferta para uno o todos los grupos o lotes de la contratación que la entidad va a adjudicar.

• Preferir en condiciones de igual precio, calidad y capacidad de suministros y servicio a las Mipymes nacionales.

• Posibilidades de adjudicación parcial





COSTOS DE TRANSACCIÓN - COSTOS DE ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS

–Garantía de seriedad de la propuesta–Impuesto de timbre–Publicación en el registro distrital–Garantía única y extracontractual–Retefuente–Retención de ICA–ESTAMPILLAS (pro adulto mayor, pro cultura y U. Distrital)–IVA





Documentos de apoyo

disponibles





ALCANCE DE LA ASESORÍA

La asesoría y acompañamiento se realiza por solicitud de los técnicos que requieran de dicho apoyo. Para la asesoría y acompañamiento la labor de los profesionales de la Subdirección de Contratación es aclarar los conceptos que deben desarrollarse en el documento y la forma de hacerlo, mas no revisar el contenido de los mismos pues esta labor se realiza una vez radicada la solicitud por parte del profesional responsable de adelantar el proceso.






PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD

DE CONTRATACIÓN

Líder de procedimiento: Sofía Wang




PROPOSITO

Establecer los trámites y los documentos requeridos para iniciar el proceso contractual en la Entidad.

ALCANCE

Desde la Solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal hasta la radicación del proceso en la Subdirección de Contratación

PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN




DOCUMENTOS BÁSICOS PARA LA RADICACION DE UNA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN:

Para cualquier solicitud de contratación de la Secretaría es necesario los siguientes documentos:

•El Formato MC-01 solicitud de contratación. •El Estudio previo de la contratación.•Anexo Técnico.•El/los Certificado/s de Disponibilidad Presupuestal (si la contratación compromete recursos financieros). •Constancia de consulta de los precios indicativos en el SICE.•Cotizaciones.•Constancia de consulta del pantallazo de la Herramienta Financiera - Plan de Compras y Contratación.•Formato MC-03 Certificado de Existencia de Bienes.






En caso de ser una solicitud de contratación del/los Fondos de Desarrollo Local, se deben anexar:

•Solicitud de contratación (MC-01) de los (las) Alcaldes / Alcaldesas. •Certificado de Disponibilidad Presupuestal por cada fondo que participe en la contratación.

•Texto del (de los) proyecto (s) de los Fondos de Desarrollo Local, para los cuales se realiza la contratación.

•Concepto jurídico favorable (emitido por la Oficina Asesora Jurídica de la Secretaría)






En caso de ser una solicitud de contratación del/los Fondos de Desarrollo Local, se deben anexar:

•Concepto técnico favorable (emitido por la Subdirección técnica de la Secretaría de acuerdo con la línea de inversión o temática.

•Certificado de viabilidad técnica (emitido por la Subdirección para la gestión Integral Local)

•Registro en el Banco de Programas y Proyectos de cada uno de los proyectos a los cuales se les se realizará la contratación.

•Constancia de consulta de los precios indicativos en el SICE.•Cotizaciones.





ADEMÁS DE LOS DOCUMENTOS BÁSICOS SE REQUIEREN DOCUMENTOS ADICIONALES DE ACUERDO A LA FORMA DE CONTRATACIÓN:

•Prestación de Servicios Personales.•Licitación Pública, Contratación Directa (Convocatoria Pública e Invitaciones Directas).

•Contratación Directa - Convenio o contratos ínter administrativos, •Convenio No Ínter administrativo.•Decreto 777 de 1992.•Arrendamientos.•Donación de Inmuebles•Compraventa de Inmuebles





ES IMPORTANTE RECORDAR QUE:

EL FORMATO MC-01 SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DEBE SER GENERADO

DESDE EL SOFTWARE DE CONTRATACIÓN

1





Todos los procesos de solicitud de contratación deben ser incluidos totalmente en el software de contratación con la información básica requerida como son:•Estudios previos (con todos sus variables).•Certificado de disponibilidad presupuestal.•Realizar los trámites en el software de contratación de acuerdo al flujo documental del proceso de gestión contractual.

2





Los documentos físicos como el estudio previo deben estar firmados por el técnico responsable y el subdirector solicitante.

3

Los profesionales de la subdirección de contratación no recibirá certificados de disponibilidad presupuestal a la mano4





Para controlar el cumplimiento de los requisitos para la radicación de la solicitud de contratación, la subdirección de contratación verificará a través de una lista de chequeo todas las variables que el área solicitante debe realizar antes de su radicación, ásí como los documentos físicos que alleguen con la solicitud.





CAUSALES DE DEVOLUCIÓN

EL NO CUMPLIMIENTO DE LAS VARIABLES CONTENIDAS EN

LA LISTA DE CHEQUEO





SUBPROCESO SELECCIÓN DEL CONTRATISTA

Líder del subproceso

Carmenza Durán





OBJETIVO

Adelantar oportunamente y con el menor número de reprocesamientos las actividades relacionadas con la selección de contratistas para la consecución de los bienes y servicios requeridos por las áreas responsables de los programas y proyectos de la secretaria, de acuerdo con las normas de contratación vigentes.




Revisar si las condiciones establecidas en los

estudios previos cumplen los requisitos legales y

técnicos necesarios para la formulación de los

pliegos de condiciones o términos de referencia

Formular y consolidar los términos de

referencia, pliego de condiciones o documento de

especificaciones para la

contratación

Elaboración de contrato

MEJORA CONTINUA DEL SUBPROCESO SELECCIÓN DEL CONTRATISTA

ENTRADASSALIDAS

Evaluación y adjudicación

Perfeccionar legalizar el contrato

P

H

VA

A

Documento estudios previos Solicitud de contratación con soportes:Estudios previosCDPEspecificaciones técnicasLicencias Propuestas Términos de referencia o pliego de condiciones, propuesta seleccionada CRP Póliza única de cumplimientoPublicaciónTimbre

Lista de chequeo y hoja de observaciones

Documento de términos de referencia o pliego de condiciones o documento de anexo técnicos

Evaluación jurídica, técnica-económica financiera

Contrato

Lista de chequeo de cumplimiento de requisitos de perfeccionamiento

Comunicación para elaborar acta de inicio





PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE

DOCUMENTOS Y CONDICIONES Y ACTIVIDADES PARA LA RECEPCIÓN DE

OFERTAS (LICITACIÓN, CONVOCATORIA PÚBLICA E

INVITACIÓN DIRECTA)

Líder de procedimiento: Carlos Javier García




Lista de verificación de Estudios Previos

LISTA DE VERIFICACIÓN ESTUDIO PREVIOS

SEGÚN LA FORMA DE CONTRATACION

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTO DE CONDICIONES Y ACTIVIDADES PARA LA RECEPCIÓN DE OFERTAS




La consolidación de las observaciones a los estudios previos se hará con la participación de todos los actores de contratación y se remitirán siempre por escrito. El grupo de la subdirección de contratación intentara realizar esta consolidación en 10 días hábiles





Una vez remitidas las observaciones si al

cabo de 5 días hábiles no hay respuestas o

ajustes se devolverá el proceso.





Si en el documento de estudios previos que haya sido nuevamente radicado no se contemplan las observaciones formuladas, el mismo se aprobará así y se dejarán las salvedades mediante memorando al subdirector.





Remitir a la dependencia responsable el cronograma del proceso.

En la misma comunicación el profesional de la subdirección solicitara se remita la información correspondiente a la conformación del comité evaluador





Designar el comité técnico evaluador.

La subdirección de contratación enviara comunicación al comité designado informándole el nombramiento y las fechas de audiencia y cierre del proceso asi como los plazos para la solicitud de aclaraciones.





Como mínimo un representante del comité evaluador debe asistir al cierre en el cual se hará entrega de las copias de las propuestas para su evaluación.






PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA SIN ETAPA PRECONTRACTUAL (Convenios y

contratos 777, Donación, BNA, arrendamiento, prestación de recursos personales)

Líder de procedimiento: Ana Carolina Robles




CONVENIOS Y CONTRATOS DTO. 777 DE 1992

PRESTACIÓN DE SERVICIOS (RECURSO HUMANO)

ARRENDAMIENTO – DONACIÓN DE INMUEBLES

• Diseño y estructura de estudios previos según cada procedimiento – convenios y Dto 777 (estudios previos y anexo técnico) – recurso humano (estudios previos – términos de referencia)

• Listas de verificación de estudios previos - Lista verificación recurso humano

• Una vez remitidas las observaciones al estudio previo, anexo técnico y/o términos de referencia si al cabo de 5 días hábiles no hay respuestas o ajustes se devolverá el proceso.

• Informes de verificación jurídica – Estandarización de documentos jurídicos a solicitar

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA SIN ETAPA PRECONTRACTUAL





• Radicación en contratación adjuntando documentación requerida (procedimiento de trámite para la solicitud de contratación) – verificación financiera contabilidad.

• Asignación del profesional responsable

• Revisión de documentos soportes, estudio previo, anexo técnico y formulación de observaciones

• Opcional – solicitud asesoria grupo de estudios previos

• Consolidación observaciones y remisión al área técnica (memorando físico y vía outlook)





• Devolución del proceso pasados 5 días hábiles sin recibir respuesta del área técnica sobre las observaciones

• Estudio jurídico de cumplimiento de requisitos

• Viabilidad del comité de contratación

• Elaboración minuta – software

• Procedimiento de perfeccionamiento y legalización





PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y

ADJUDICACIÓN (Licitación, convocatoria pública, invitación directa)

Líder de procedimiento: Nidia Constanza Díaz




• Procedimiento de evaluación y

adjudicación

Según la forma de contratación

Verificación jurídica

Verificación financiera

Evaluación y calificación técnica y económica

PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN




En cuanto a la verificación financiera se diseño un formato y se sugiere su adopción por parte del grupo evaluador en los aspectos financieros

No. de Proceso:

PROPONENTE:

PRESUPUESTO OFICIAL

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO: #¡DIV/0! < = 70% #¡DIV/0!

PASIVO TOTALACTIVO TOTAL

OPERATIVIDAD: #¡DIV/0! > = 20% #¡DIV/0!

CAPITAL DE TRABAJO $ 0PRESUPUESTO OFICIAL $ 0

ACTIVO CTE:PASIVO CTE:

RELACIÓN PATRIMONIAL: #¡DIV/0! > = 25% #¡DIV/0!

PATRIMONIOPRESUPUESTO OFICIAL $ 0

UNA PROPUESTA SE ACEPTA FINANCIERAMENTE SI CUMPLE CON LOS TRES INDICES: #¡DIV/0!

CUMPLIMIENTO

VERIFICACIÓN FINANCIERA





Elaboración de informe consolidado de evaluación y verificación de las propuestas en sus aspectos jurídicos, financieros y técnico económico por parte de la subdirección de contratación





Los integrantes del comité evaluador deberán solicitar por escrito prorroga del plazo de evaluación o del de adjudicación cuando los señalados en el pliego o términos no puedan cumplirse.





De acuerdo con el artículo 9 de la ley 1150 de 2007, la adjudicación en los procesos de licitación pública se hará de forma obligatoria en audiencia pública, mediante resolución motivada, que se entenderá notificada al proponente favorecido en dicha audiencia.





PLAZOS PARA LA RADICACIÓN DE PROCESOS EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN.

•Licitaciones: 4 meses de anterioridad a la fecha de vencimiento del servicio o la adquisición de los bienes.

•Convocatorias: 3 meses de anterioridad a la fecha de vencimiento del servicio o a la fecha de adquisición de los bienes.

•Invitaciones directas: 1 mes de anterioridad a la fecha de vencimiento del servicio o a la fecha de adquisición de los bienes.






PROCEDIMIENTO DE PERFECCIONAMIENTO Y

LEGALIZACIÓN

Líder de procedimiento: William Siabato




• Se envía mail cuando hay demora en la suscripción de la minuta• El área solicitante debe entregar a Contratación la afectación de los CDP por cada proyecto y/o rubro de funcionamiento según valor adjudicado en el proceso, con el informe de evaluación para adjudicación.

Para conocer el Estado de los ContratosLos contratos Suscritos 2004-2007Los Contratos Escaneados

Puede consultar en la INTRANET..\..\..\..\Intranet\Presentacion\Intranet.htm

PROCEDIMIENTO DE PERFECCIONAMIENTO LEGALIZACION




SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO

Líder del SubprocesoHERNÁN PINEDA





OBJETIVO

Hacer seguimiento a los contratos de acuerdo con la periodicidad establecida y tomar las decisiones necesarias oportunamente y con el menor número de reprocesamientos durante su ejecución y hasta la liquidación.




Designar el SupervisorPlanear la

administración del contrato

Realizar la supervisión

Analizar, recomendar y

tomar las medidas

contractuales

MEJORA CONTINUA DEL SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO

ENTRADASSALIDAS

Realizar seguimiento a la

supervisión según plan de

supervisión

Realizar la liquidación de los

contratos

P

H

V

A

A

Retroalimentar a la dependencia o al subproceso de

selección del contratista sobre

las mejoras a realizar

AMinuta del ContratoPlan de supervisiónTérminos de referencia o pliegos de condicionesActa de inicioActa de designación del supervisor Certificación de Cumplimiento Mejoras a realizar

Informes de supervisión Planes de mejoramientoAcciones a tomar Acta de comitéModificación, concepto, resoluciones Acta de liquidación o resolución de liquidación unilateral Mejoras desarrolladas





Procedimiento de acompañamiento a la

supervisión

Líder del procedimiento:Ximena Betancurt




• Propósito: Definir los lineamientos que permitan realizar la supervisión dentro de la entidad, de manera que se garantice una adecuada ejecución del contrato.

• Alcance: Abarca desde la designación del supervisor del contrato hasta la verificación del cumplimiento del plan de mejoramiento o de las acciones correctivas o medidas contractuales.

• Objetivos: ☺ Agilizar asesoría – toma de decisiones – adopción de medidas de gestión, legales

y/o contractuales.☺ Brindar apoyo a diferentes instancias de la entidad proporcionando respuestas

oportunas que garanticen el cumplimiento de los fines de la contratación.☺ Fortalecimiento de competencias de quienes participan en la contratación (Plan

de Acompañamiento a la Administración del Contrato).☺ Retroalimentación con base en la experiencia, procurando mejora continua de

los procesos contractuales.

PROCEDIMIENTO DE ACOMPAÑAMIENTO A LA SUPERVISIÓN




PLAN DE SUPERVISIÓN

• Designación supervisión – acta de inicio: Fecha de terminación proyectada del contrato (Subdirección responsable del proyecto – Supervisor)ACTA DE INICIO: CONSULTAR ESTADO EN INTRANET – HACER SEGUIMIENTO

MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE LOS CONTRATOS1. Monitoreo: Evaluar nivel de cumplimiento (Subdirección responsable

del proyecto - Supervisor)

2. Procesamiento: Elaborar informes de supervisión (Supervisor)Informe final de supervisiónLos informes de supervisión en OPS – componente humano son trimestrales. El supervisor deberá certificar mes a mes el cumplimiento para el pago. Informes de ejecución según periodicidad del contrato.





Excepción: En caso de presentarse algún desempeño deficiente o incumplimiento por parte del contratista, el supervisor deberá informarlo de manera inmediata

3. Análisis: Estudio detallado de la información respecto al cumplimiento de las obligaciones contractuales (Subdirección responsable del proyecto - Coordinador de proyecto - Supervisor)

☺Mejores prácticas☺ Identificar posibles correctivos☺Solicitar asesoría al grupo de expertos☺Emitir concepto sobre medidas a tomar





4. Toma de decisión:

☺ Problemas menores: Definir medidas correctivas, dar trámite según políticas de la entidad – Plan de Mejoramiento (Supervisor).

Enviar informe con gestión realizada a Subdirección de Contratación (Subdirección responsable del proyecto).

☺ Problemas mayores: Solicitar asesoría al grupo de expertos (Subdirección responsable del proyecto).

Analizar impacto, cuantificación de posibles perjuicios y enviar concepto a Subdirección Técnica respectiva (Subdirección responsable del proyecto - Coordinador de proyecto - Supervisor).





☺Emitir concepto sobre situación y presentar alternativas sobre medidas a tomar (Subdirección responsable del proyecto).

☺Recibe informe y concepto, analiza, conceptúa y recomienda (Subdirección de Contratación).

☺Adopta medidas a tomar (Ordenador del Gasto).

☺Implementar acciones a tomar (Cada Subdirección según su competencia).





“CONTRIBUIR A LA DISMINUCIÓN DE LA OCURRENCIA DE SITUACIONES QUE PONGAN EN RIESGO EL CUMPLIMIENTO DE LOS CONTRATOS A TRAVÉS DE LOS CUALES LA ENTIDAD PRETENDE ALCANZAR SUS COMETIDOS”

DOS COMPONENTES FUNDAMENTALES:1. Acompañamiento y asesoría

Designación profesional responsable a cada Subdirección Local y Técnica

Realización de visitas periodicidad requerida Asesoría temas de contratación Seguimiento a compromisos resultantes de las visitas Unificación criterios en materia de contratación – divulgación de

políticas de la entidad Consolidación de instrumentos para la administración de los

contratosGUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS CONTRATOS





2. Formación y capacitación Identificación de la necesidad Solicitud expresa Especialidad de la supervisión (crecer, amar,

cofinanciados, casas vecinales, etc.) En las visitas de asesoría – socialización instructivos y

lineamientos de la subdirección de contratación






Procedimiento de Conceptos y Actos

Administrativos

Líder del procedimiento:Ángela Becerra




IMPORTANCIA DE LOS CONCEPTOS

• Define el curso de la ejecución de un contrato

• Prueba que respalda una actuación del supervisor

• Soporte para el trámite de acciones contractuales

PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS




CRITEROS DE DESIGNACIÓN DEL PROFESIONAL RESPONSABLE

1. Subdirección local o subdirección técnica a cargo del profesional

2. Proceso de selección adelantado por el profesional y en cuyo contrato se origine la solicitud de concepto.





TIEMPO MÁXIMO DE RESPUESTA PARA CONCEPTOS

15 días Hábiles

Salvo

• Requerimiento adicional al solicitante • Aval de área distinta a contratación • complejidad del tema

Nota: si el tiempo es mayor a 15 días se informará al área solicitante la fecha exacta de respuesta





¿CÓMO FORMULO UNA CONSULTA?

•Identifique adecuadamente el contrato.•Exponga brevemente los hechos concretos. •Entregue los soportes que correspondan.•Formule el problema o solicitud con claridad.





FORMALIDAD DEL CONCEPTO

Importancia del medio escrito

No realizar consultas verbales





IMPORTANCIA EN MATERIA CONTRACTUAL

Mecanismos de la entidad estatal para lograr el cumplimiento del objeto contractual.

Origen:

• Cláusulas excepcionales • Cláusulas autonomía de la voluntad• Otras (acto de liquidación unilateral)





TIEMPO MÁXIMO DE RESPUESTA PARA ACTOS ADMINISTRATIVOS 20 días Hábiles

Salvo

Requerimiento adicional al solicitante Aval de área distinta a contratación complejidad del tema

Nota: si el tiempo es mayor a 20 días se informará al área solicitante la fecha exacta del acto admón.





ACTOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS

1. Imposición de multas (ley 1150/07 conminar al cumplimiento )

2. Incumplimientos (cláusula penal)

3. Declaratoria de caducidad





¿Como solicito la adopción de medidas contractuales?

Ver Instructivo adopción medidas frente al incumplimiento de contratos manual e intranet





CONSTITUCION POLITICA LEY 1150 DE 2007

DEBIDO PROCESO

DERECHO DE

CONTRADICCION

DERECHODE

DEFENSA





ÉXITO DE LA SOLICITUD DE LA MEDIDA CONTRACTUAL

• Enviar información completa del caso.• Entregar un concepto formal del área técnica sobre la

medida a adoptar. (Razones y Decisión) • Remitir los soportes correspondientes.• Documentar suficientemente (no sólo informes de

supervisión) y allegar pruebas que verifiquen el incumplimiento.





• Notificación personal

• Notificación por edicto


EMISIÓN Y PUBLICIDAD DEL ACTO ADMINISTRATIVO




SE INTERPONE RECURSO

1. Resolución recurso (Tec.)

2. Nueva notificación

3. Constancia ejecutoria

4. Cobro aseguradora (Si procede – 30 dias )

5. Remisión Cobro Coactivo (Si procede)

NO SE INTERPONE RECURSO

1. Constancia ejecutoria

2. Cobro aseguradora (si procede – 30 dias )

3. Remisión Cobro Coactivo






Procedimiento de Modificaciones

Líder del procedimiento:Mónica Pinto




• Toda modificación contractual debe estar debidamente justificada en aquellas circunstancias de hecho o de derecho que han sobrevenido a la celebración del contrato o al proceso de selección.

• Y que hacen necesario que durante la ejecución de aquel se introduzcan modificaciones a las condiciones pactadas inicialmente.

• En dicha justificación se deben prever todas y cada una de las consecuencias que se deriven de la modificación.

PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIONES





SOLICITUD DE MODIFICACIÓN

A quien se delegue solicitar la modificación, debe ingresarla en el software de contratación, el cual genera un formato único mc-08 y una vez impreso con los respectivos anexos:1. Comunicación entre las partes exponiendo la necesidad de modificación.2. Justificación. 3. Certificado de disponibilidad presupuestal, esta última se anexa si es una adición en valor, con la claridad que el CDP, debe estar acorde con el objeto del contrato.4. El acta de inicio del contrato, en físico si no ha sido allegada a la subdirección.5. Si se trata de cesión se deben aportar los documentos del nuevo contratista y cuadro de evaluación del mismo) con el VoBo de la subdirección a quien pertenezca el contrato de acuerdo al proyecto.





•SOLICITUD DE MODIFICACIÓN

6. Cuando se trate de una suspensión debe señalarse en tiempo en fechas exactas con el fin de determinar claramente el reinicio del contrato.7. Cuando se solicite una cesión, es importante anexar en físico el formato de evaluación mc-15, en el cual se colige que el cesionario cumple los requisitos de idoneidad para continuar con la ejecución del objeto contractual. Siempre remitiéndose a los términos de referencia.8. El formato resumen, que es generado por el software, debe allegarse impreso como anexo de la modificación.De conformidad al manual de procedimientos, la radicación de la solicitud de modificación debe ser realizada con 15 días hábiles de anterioridad al vencimiento del contrato ó a la fecha de elaboración de la modificación.





SOLICITUD DE MODIFICACIÓN

Cuando se solicite una modificación en valor es indispensable indicar, de donde sale el costo de la adición, anexando el soporte correspondiente, ya que es un elemento esencial y necesario que permite analizar con detenimiento que efectivamente se va a invertir en el objeto del contrato. Así mismo siempre precisar si continua la misma forma de pago del contrato inicial y de qué forma se realiza o si por el contrario tiene una forma de pago diferente, mencionándola de forma precisa.





Procedimiento de Liquidaciones

Líder del procedimiento:Fabio Tellez




PROPÓSITO

Determinar el balance, y estado en el que se encuentra derechos, obligaciones y responsabilidades de las partes una vez finalizada la ejecución del contrato.

Se surte a través del Acta de Liquidación mediante la cual se finiquita la relación contractual y las partes se declaran a paz y salvo por todo concepto.

PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES




ALCANCE

Inicia con la proyección del acta de liquidación por parte del supervisor y/o interventor del contrato y termina con el archivo del acta de liquidación, suscrita por las partes.





Acta de inicio

Documentos contractuales

Oficio designación supervisión

Informes trimestrales de ejecución

Pagos al SSI y/o parafiscales

Informe final de supervisión

Certificación final de cumplimiento a satisfacción

Estado financiero

Acta de Terminación

DOCUMENTOS NECESARIOS





El Supervisor y/o interventor del contrato debe proyectar el acta de liquidación en el Formato MC-11 diseñado para tal fin, a través del SOFTWARE DE CONTRATACIÓN con su firma, y remitirla al área de contabilidad para la expedición del estado financiero, anexando los siguientes documentos:

Copia Oficio designación de supervisión.

Informe final de supervisión.

Certificación final de cumplimiento a satisfacción.

LIQUIDACION BILATERAL O DE MUTUO ACUERDO






El área de contabilidad una vez expida el estado financiero impone el VºBº, y remite a la Subdirección de Contratación para revisión.

Si el acta no tiene inconsistencias el Subdirector de contratación pone su visto bueno y se remite al supervisor para el trámite de las firmas respectivas (ordenador del gasto y contratista).






El supervisor debe realizar la citación respectiva al contratista por escrito diligenciado el formato /1-A- FIRMA ACTA, teniendo en cuenta que por ley debe remitirla a través de CORREO CERTIFICADO al Contratista.

Remitir el original del acta con todas sus firmas a la Subdirección de Contratación para archivarla en la capeta del contrato.






Una vez suscrita el acta es obligación del supervisor-a y/o interventor-a adelantar las acciones pertinentes, a través de los coordinadores de proyectos que financian el contrato, para tramitar ante el Área de Presupuesto de la Secretaría, la liberación de los saldos y/o ajustes contables, o el pago en caso de saldos a favor del contratista.





ACTA DE NO ACTA DE NO COMPARECENCCOMPARECENC

IAIA

ACTA DE NO ACTA DE NO COMPARECENCCOMPARECENC

IAIA

ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

Secretaría DistritalINTEGRACIÓN SOCIAL

El supervisor-a y/o interventor-a una vez vencido el término dado en la citación al contratista para que comparezca a la suscripción del acta de liquidación, expide de acuerdo con el formato /2-A- ACTA DE NO COMPARECENCIA

LIQUIDACION UNILATERAL





El supervisor-a y/o interventor-a realiza el proyecto de resolución de liquidación unilateral de conformidad con el formato /3- RESOLUCIÓN

Acto Administrativo

Acto Administrativo









ResolucióResoluciónn

LiquidacióLiquidación n

UnilateralUnilateral

ResolucióResoluciónn

LiquidacióLiquidación n

UnilateralUnilateral



El supervisor-a y/o interventor-a remite a la Subdirección de Contratación para su revisión y visto bueno el proyecto de resolución adjuntando la siguiente documentación:





DOCUMENTOS

•Copia de la citación enviada al contratista.

•Panilla de control de entrega de la citación.

•Original del acta de no comparecencia.

•Original del formato MC-11 y los documentos señalados en la liquidación de mutuo acuerdo.






LIQUIDACIÓN UNILATERAL

La Subdirección de Contratación se encargará de todos los trámites procesales para la notificación de la resolución y lograr la firmeza del acto administrativo.





!GRACIAS!




ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE CONDICIONES Y ACTIVIDADES PARA LA RECEPCIÓN DE LA OFERTAS

PROCEDIMIENTOS QUE LO COMPONEN

-Licitación pública-Convocatoria Pública-Invitación Directa

Contratación directa sin etapa precontractual-Convenios y Contratos 777-Donación-Arrendamiento-Prestación de servicios personales-Bolsa Nacional Agropecuaria




SUPERVISIÓN


•Acompañamiento a la supervisión•Instructivo de Supervisión

ADOPCIÓN DE MEDIDAS CONTRACTUALES


Conceptos y Actos AdministrativosModificaciones




PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES

•Formato Solicitud de Certificación de Disponibilidad de Recurso Humano.•Términos de Referencia.•Hoja de Vida.•Soportes de la Hoja de vida (tanto de Estudios como de Experiencia Laboral).

•Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía.•Fotocopia de la Libreta Militar (en caso de ser hombre).•Fotocopia Tarjeta Profesional (si se requiere).•Certificación de antecedentes de la Procuraduría.•Certificado De Antecedentes Judiciales –DAS.•Certificado de Antecedentes Disciplinarios de la Personería.•Certificado de Boletín de Responsable Fiscales de la Contraloría General de la Republica.

•Certificación de Cuenta Bancaria.•Formato Único de Hoja de Vida Función Publica y Formato Único de Bienes y Renta.

•Formato Evaluación de Prestación de Servicios Personales.





LICITACIÓN PÚBLICA, CONTRATACIÓN DIRECTA (CONVOCATORIA PÚBLICA E INVITACIONES DIRECTAS).

•El Formato MC-01 solicitud de contratación. •El Estudio previo de la contratación y el estudio de mercado.

•Anexo Técnico. (De acuerdo a la forma de contratación).

•El/los Certificado/s de Disponibilidad Presupuestal (si la contratación compromete recursos financieros).

•Constancia de consulta de los precios indicativos en el SICE.

•Constancia de consulta del pantallazo de la Herramienta Financiera Plan de Compras y Contratación.





CONTRATACIÓN DIRECTA - CONVENIO O CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS

ENTIDADES PÚBLICAS DE CARÁCTER NACIONAL Y DISTRITAL.•Acto administrativo de nombramiento del representante legal de la

entidad, o su equivalente.•Acto administrativo de posesión del representante legal de la

entidad, o su equivalente•Si quien va a firmar el convenio es delegado debe anexarse copia

del acto administrativo de delegación, en el que conste tal facultad legal; e igualmente debe allegar copia de los actos administrativos de nombramiento y posesión, o su equivalente.

•Copia del documento de identidad del representante legal de la entidad.

•Nit de la entidad.•CDP`S de las contrapartidas que van a colocar.•Acto de creación o documento en que conste la naturaleza jurídica

de la entidadCABILDOS INDÍGENAS.•Certificación del ministerio del interior y de justicia.•Dirección de etnias en que conste la existencia de la comunidad

indígena y el gobernador del cabildo indígena con fecha de expedición del año de la vigencia fiscal correspondiente.

•Fotocopia del documento de identidad del representante legal del cabildo.

•NIT•RUT•Acta de posesión del cabildo indígena ante el Alcalde respectivo.•Acta de elección de los gobernantes.•Copia de los estatutos de la comunidad indígena o reglamento

interno

•Lista de chequeo final de estudios previos, aplica cuando se solicito asesoría previa al grupo de estudios previos.

•Los documentos jurídicos y financieros del contratista o de la entidad con la que se realizara el convenio, de acuerdo a lo solicitado en el formato de evaluación jurídica.

•Verificación Financiera de Contabilidad aplica para los convenios de asociación en que se entrega aportes de parte de la Secretaría Distrital de Integración Social a las entidades privadas sin ánimo de lucro.

•Pre-cotizaciones (aplica en caso de convenios en que se realicen aportes en dinero y/o en especie por las partes).

•Justificación de la entidad pública o privada cooperante, asociada, a colaborar o Interadministrativa o del contratista,





CONTRATACIÓN DIRECTA - CONVENIO O CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS

Estos documentos aplica para las solicitudes tanto de la Secretaría como de los Fondos de Desarrollo Local

Para éste último también es necesario los siguientes documentos.

•Viabilidad del proyecto aplica para los convenios con la UEL•Viabilización estructura de costos del convenio o documento en que indique la Dirección de Análisis y Diseño estratégico que para ese caso no se expide viabilidad; aplica para convenios.





CONTRATACIÓN DIRECTA - CONVENIO NO INTERADMINISTRATIVOSORGANISMOS MULTILATERALES DE CARÁCTER INTERNACIONAL •Copia del documento de identidad del representante legal de la

entidad (cedula de ciudadanía, cedula de extranjería ó copia del carné diplomático).

•Documentos que certifiquen la representación legal de la entidad en Colombia (beneplácito para el nombramiento).

•NIT•RUT•Poder para celebrar el convenio en Colombia (cuando se requiera).•Carta de intención de celebrar el convenio indicando los aportes

que de su parte va a realizar.

ENTIDADES PARTICULARES SIN ÁNIMO DE LUCRO DE CARÁCTER INTERNACIONAL

•Copia del poder y autorización del representante de la organización sin ánimo de lucro, de carácter internacional, debidamente protocolizado.

•Copia del documento de identidad del Representante Legal (Cédula de Ciudadanía ó Cédula de Extranjería).

•Copia de resolución en se otorga personería jurídica, se inscribe la razón social de la entidad extranjera sin ánimo de lucro o inscribe los documentos protocolizados, y por la cual se inscribe el representante legal de la entidad, con las modificaciones correspondientes.

•Copia de los estatutos de la entidad que permitan desarrollar el objeto del convenio Autorización expresa del órgano social competente para suscribir el convenio (cuando esta sea necesaria, hasta por el valor del mismo).

•Certificación de cumplimiento de las obligaciones al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales, expedida por el Representante Legal o Revisor Fiscal de la entidad.

•NIT•RUT

•Lista de chequeo final de estudios previos, aplica cuando se solicito asesoría previa al grupo de estudios previos.

•Los documentos jurídicos y financieros del contratista o de la entidad con la que se realizara el convenio, de acuerdo a lo solicitado en el formato de evaluación jurídica.

•Verificación Financiera de Contabilidad aplica para los convenios de asociación en que se entrega aportes de parte de la Secretaría Distrital de Integración Social a las entidades privadas sin ánimo de lucro.

•Pre-cotizaciones (aplica en caso de convenios en que se realicen aportes en dinero y/o en especie por las partes).

•Justificación de la entidad pública o privada cooperante, asociada, a colaborar o Interadministrativa o del contratista,





CONTRATACIÓN DIRECTA - CONVENIO NO INTERADMINISTRATIVOS

ENTIDADES PARTICULARES SIN ÁNIMO DE LUCRO DEL ORDEN NACIONAL •Copia del documento de identidad del representante legal de la entidad.•Copia de la resolución en que se otorga personería jurídica y las modificaciones a que haya lugar.

•Certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio o por la entidad competente con expedición no mayor a 90 días calendario.

•Autorizaciones a que haya lugar para contratar en atención a los estatutos de la entidad (cuando sea necesario)

•NIT•RUT•Declaración juramentada de no estar incurso en causales de inhabilidad e incompatibilidad, ni ser deudor moroso del estado.

•Copia de los estatutos de la entidad y sus reformas.•Documentos que certifiquen experiencia e idoneidad con resultados positivos.•Certificación de cumplimiento de las obligaciones al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales, expedida por el Representante Legal o Revisor Fiscal de la entidad.

•En caso que la certificación sea remitida por el revisor fiscal de la entidad, deberá allegar fotocopia de la Tarjeta Profesional de Contador Público y la certificación respectiva, con fecha no mayor a 60 días calendario en que conste que no se encuentra sancionado.

•Certificado de antecedentes de la Procuraduría a nombre de la persona Jurídica y del representante legal de la entidad.

•Certificado de Antecedentes de la personería de Bogotá del representante legal.•Declaración de ingresos y patrimonio, o de renta de los últimos 3 años.





CONTRATACIÓN DIRECTA - CONVENIO NO INTERADMINISTRATIVOS

SOLO CUANDO EL APORTANTE DE RECURSOS SEA LA SDIS Y LA CONTRAPARTE NO HAGA UN APORTE IMPORTANTE

• Balance financiero de los dos últimos años.

SOLO CUANDO EL APORTANTE DE RECURSOS SEA LA SDIS Y LA CONTRAPARTE NO HAGA UN APORTE IMPORTANTE

• Cuando las entidades sin ánimo de lucro realicen actividades que requieren licencia oficial, esta deberá estar vigente a la fecha de celebración del convenio respectivo, (Art. 10 del Dto 777 de 1992).

• Carta de intención de celebrar el convenio indicando los aportes que de su parte va a realizar.• Certificación bancaria.• Concepto favorable de la interventoría o supervisión – aplica en caso de continuidad.• Verificación financiera.• Viabilidad de la estructura de costos.• Viabilidad del proyecto- concordancia del proyecto viabilizado y el objeto del convenio o contrato• VIABILIDAD DE PLANTAS FÍSICAS (cuando sea necesario)





En caso de que la solicitud sea del fondo de desarrollo local:


CONTRATACIÓN DIRECTA - CONVENIO NO INTERADMINISTRATIVO





DECRETO 777/92 – CONVENIO DE ASOCIACIÓN O CONTRATO PARA EL IMPULSO DE PROGRAMAS Y ACTIVIDADES DE INTERÉS PUBLICO

ENTIDADES PARTICULARES SIN ÁNIMO DE LUCRO DEL ORDEN NACIONAL • Copia del documento de identidad del representante legal de la entidad.• Copia de la resolución en que se otorga personería jurídica y las modificaciones a que haya lugar.• Certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio o por la entidad competente con expedición no mayor a 90 días calendario.

• Autorizaciones a que haya lugar para contratar en atención a los estatutos de la entidad (cuando sea necesario)• NIT• RUT• Declaración juramentada de no estar incurso en causales de inhabilidad e incompatibilidad, ni ser deudor moroso del estado.

• Copia de los estatutos de la entidad y sus reformas.• Documentos que certifiquen experiencia e idoneidad con resultados positivos.• Certificación de cumplimiento de las obligaciones al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales, expedida por el Representante Legal o Revisor Fiscal de la entidad.

• En caso que la certificación sea remitida por el revisor fiscal de la entidad, deberá allegar fotocopia de la Tarjeta Profesional de Contador Público y la certificación respectiva, con fecha no mayor a 60 días calendario en que conste que no se encuentra sancionado.

• Certificado de antecedentes de la Procuraduría a nombre de la persona Jurídica y del representante legal de la entidad.

• Certificado de Antecedentes de la personería de Bogotá del representante legal.• Declaración de ingresos y patrimonio, o de renta de los últimos 3 años.





•Balance financiero de los dos últimos años. •Cuando las entidades sin ánimo de lucro realicen actividades que requieren licencia oficial, esta deberá estar vigente a la fecha de celebración del convenio respectivo, (Art. 10 del Dto 777 de 1992).

•Certificación bancaria.•Concepto favorable de la interventoría o supervisión – aplica en caso de continuidad.

•Verificación financiera.•Viabilidad de la estructura de costos.•Viabilidad del proyecto- concordancia del proyecto viabilizado y el objeto del convenio o contrato






Estos documentos aplica para las solicitudes tanto de la Secretaría como de los Fondos de Desarrollo Local

Para éste último también es necesario los siguientes documentos







ARRENDAMIENTOS:

Del propietario:

• Certificado de antecedentes disciplinarios de Procuraduría y Personería, • Copia de Cédula de Ciudadanía, • Libreta Militar para los varones, • Certificado de Cuenta-habiente expedido entidad bancaria, • Demás documentos que se requieran al momento de perfeccionar la orden o contrato. • En caso de contratar a nombre de otro, el poder especial, amplio y suficiente de todos los propietarios del inmueble.

• Certificación sobre el RUT.

Del Inmueble:

• Escritura de propiedad del inmueble que se pretende arrendar. • Certificado de tradición y libertad actualizado. No mayor a 15 días. • Copia de los recibos de pago de los servicios correspondientes a los tres últimos meses.• Certificado de nomenclatura y linderos expedido por Catastro Distrital.





DONACIÓN DE INMUEBLES

Del Donante:

•Certificado de antecedentes disciplinarios de Procuraduría y Personería, •Copia de Cédula de Ciudadanía, •Libreta Militar para los varones, •Demás documentos que se requieran al momento de perfeccionar la Donación.

•En caso de contratar a nombre de otro, el poder especial, amplio y suficiente de todos los propietarios del inmueble.

•Certificación sobre el RUT.•Documento en el que manifieste la voluntad de efectuar la donación, lo cual deberá hacerse de manera expresa y por escrito. Que incluya la descripción del tipo de bien que pretende donar, señalando sus especificaciones físicas o técnicas, estado de conservación, cantidad, valor unitario y valor total.





DONACIÓN DE INMUEBLES:

Del Inmueble:

• Copia de los títulos traslaticios de dominio, correspondientes a 20 años.• Certificado de tradición y libertad, expedido por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días.

• Estado de Cuenta del Impuesto Predial de los últimos cinco años.• Certificación de nomenclatura expedida por La Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital.

• Certificado de Estado de Cuenta expedido por el Instituto de Desarrollo Urbano (IDU), por concepto de contribución por valorización de beneficio general y local y cobro complementario (Acuerdo 48/01).

• Anexo donde se detallen los elementos y/o bienes que acompañan la entrega del inmueble, así como el estado que presentan al momento de su entrega. O

• Originales de las facturas de los últimos pagos de servicios públicos, correspondientes al inmueble.

• Certificación de la Secretaria Distrital de Planeación donde conste que el predio no se encuentra afecto por trazados viales, por alta tensión o que se encuentren en zonas de manejo ambiental.





COMPRAVENTA DE INMUEBLES:

Del Vendedor:

• Copia de Cédula de Ciudadanía.• Libreta Militar para los varones.• Demás documentos que se requieran al momento de perfeccionar la compraventa• En caso de contratar a nombre de otro, el poder especial, amplio y suficiente de todos los propietarios del inmueble.

Del Inmueble:

• Copia de los títulos traslaticios de dominio, correspondientes a 20 años.• Certificado de tradición y libertad, expedido por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos con fecha de

expedición no mayor a treinta (30) días.• Estado de Cuenta del Impuesto Predial de los últimos cinco años.• Certificación de nomenclatura expedida por La Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital.• Certificado de Estado de Cuenta expedido por el Instituto de Desarrollo Urbano (IDU), por concepto de contribución por

valorización de beneficio general y local y cobro complementario (Acuerdo 48/01). • Anexo donde se detallen los elementos y/o bienes que acompañan la entrega del inmueble, así como el estado que

presentan al momento de su entrega. • Originales de las facturas de los últimos pagos de servicios públicos, correspondientes al inmueble. • Certificación de la Secretaria Distrital de Planeación donde conste que el predio no se encuentra afecto por trazados

viales, por alta tensión o que se encuentren en zonas de manejo ambiental.


manual de contrataciÓn proceso de gestiÓn contractual “en el camino a la excelencia” difusiÓn...

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