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Guía de Usuario Gestión de Compras

Manual

Plataforma de Transacción Electrónica CATANET

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Web: www.grupovoxel.com. E-mail: [email protected]

Guía de Usuario

Fecha: 07/11/2005

Manual de Gestión de Compras

Atención al Cliente: 0034 93 380 4994


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Uso de Manual de Usuario y Ayuda

Este manual contiene información relevante y funcional para utilizar el Manager de

Catanet.

Al tratarse de un documento PDF, puede desde el apartado de Contenido ir

directamente al asunto deseado, pinchando sobre el número de la página donde se

encuentra.

Para navegar en el documento, se accede a la función Bookmarks y se escoge el

tópico a consultar. De igual manera, seleccionando la opción de búsqueda o F5,

podremos buscar por palabra clave.

El Manager de Catanet contiene un apartado de Ayuda en cada módulo: Gestión de

Compras o Mensajería Certificada. Al pinchar sobre el botón del mismo nombre se

activan las facilidades de que dispone.

Para información adicional puede contactarnos por los medios indicados a pié de

página.

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CONTENIDO

CONTENIDO.........................................................................................................................3

1 INTRODUCCIÓN ..............................................................................................................4

1.1 OBJETIVOS DEL MANAGER DE CATANET........................................................................4 1.2 INSTALACIÓN MANAGER CATANET ................................................................................5 1.3 CÓMO ACCEDER AL MANAGER DE CATANET ..................................................................5

2 GESTIÓN DE COMPRAS.................................................................................................7

2.1 CONSULTA DE CATÁLOGO Y PRECIOS EN TIEMPO REAL ...................................................8 2.2 PLANTILLAS DE COMPRAS............................................................................................8 2.3 BÚSQUEDA DE PRODUCTOS SOBRE EL CATÁLOGO DE UN PROVEEDOR ...........................11 2.4 BÚSQUEDAS SOBRE TODOS LOS CATÁLOGOS DE PRODUCTOS DE PROVEEDORES. ..........12 2.5 BÚSQUEDA GENÉRICA DE PRODUCTOS O SERVICIOS EN EL MANUAL...............................13 2.6 ICONOS INDICATIVOS DEL MÓDULO DE GESTIÓN DE COMPRAS......................................16 2.7 DESCRIPCIÓN DETALLADA DE PRODUCTO ...................................................................16 2.8 REALIZACIÓN DE PEDIDO ELECTRÓNICO ......................................................................18 2.9 CANCELACIÓN DE PEDIDO .........................................................................................20 2.10 EXPORTACIÓN DE DATOS ..........................................................................................21 2.11 ARTÍCULOS...............................................................................................................24 2.12 STOCK .....................................................................................................................31

3 MENSAJERÍA CERTIFICADA........................................................................................35

3.1 ALBARANES Y FACTURAS...........................................................................................40

4 SINCRONIZACIONES Y ACTUALIZACIONES..............................................................46

4.1 SINCRONIZACIONES ..................................................................................................46 4.2 ACTUALIZACIONES DE VERSIÓN ..................................................................................46

5 PREGUNTAS FRECUENTES.........................................................................................47

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1 INTRODUCCIÓN

El Manager de Catanet es una herramienta orientada a empresas del sector

FoodService, que permite gestionar en formato digital los procesos de la cadena de

valor desde el cliente final (departamento de compras), hasta la facturación.

Esto es posible mediante el intercambio de transacciones electrónicas seguras,

garantizadas por un avanzado sistema de certificación.

1.1 Objetivos del Manager de Catanet

El usuario podrá acceder a las funciones básicas:

- Consulta en tiempo real del catálogo y precios de productos homologados

- Gestión de pedidos electrónicos

- Búsqueda de productos y/o proveedores homologados

- Comparaciones de precios entre proveedores

- Facturación digital

- Integración / generación de pedidos desde ERP

También es una herramienta de comunicación entre el Hotel, la central y los

proveedores homologados.

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1.2 Instalación Manager Catanet

El fichero de instalación y el manual de la aplicación están contenidos en el Pack de

Bienvenida. También puede ser descargado de nuestra Web. Para concluir el

proceso de registro debe contactar al Departamento de Atención al Cliente de Voxel.

1.3 Cómo acceder al Manager de Catanet

Al manual de compras se accede a través del indicador del Manager de Catanet. El

icono de entrada se encuentra en la Barra de Tareas de Windows, en la parte inferior

derecha de la pantalla (en el grupo de iconos junto a la hora del sistema):

Al presionar sobre este icono, se activan varias opciones:

Entrar: solicita la introducción de la contraseña de acceso.

Registro: arranca el proceso de obtención del certificado digital (esta opción tan solo

debe ejecutarse durante el proceso de instalación).

Ocultar: oculta la aplicación.

Config.: permite modificar las opciones de configuración de la herramienta. Cambio

de contraseña, de certificado digital y configuración de los datos del Proxy.

Al colocar la contraseña, las opciones del menú principal pasan a ser:

Salir (para abandonar la aplicación), Ocultar y Config..

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Una vez dentro de la aplicación, observará que el Manager consta de dos módulos:

- Módulo de Aplicación

- Módulo de Configuración

La gestión del sistema se desarrolla básicamente en el Módulo de Aplicación, analizado en detalle a continuación.

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2 GESTIÓN DE COMPRAS

Contiene toda la información de proveedor / artículo necesaria para realizar una

compra. Incluye el listado de todos los proveedores homologados por la central de

compras y sus plantillas de productos, con los precios actualizados en tiempo real.

Las operaciones que se llevarán a cabo a través de este módulo son:

1. Consulta de catálogo y precios en tiempo real

2. Programación de Plantillas de Compra

3. Búsqueda de productos sobre una plantilla de proveedor

4. Búsqueda de productos sobre todas las plantillas de proveedores

5. Realización del pedido electrónico

6. Búsqueda genérica de productos o servicios

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2.1 Consulta de catálogo y precios en tiempo real

En el margen izquierdo de la pantalla aparecen en forma de listado todos aquellos

proveedores homologados por el cliente para realizar compras a través de Catanet.

Pinchando en cualquiera de ellos aparece en la parte derecha de la pantalla su

catálogo con información básica sobre el producto y su precio. Para ampliar esta

información acerca de formatos de venta, impuestos aplicables, etc., deberemos

pinchar dos veces sobre el producto.

2.2 Plantillas de Compras

Esta facilidad permite crear un listado preestablecido para las compras habituales por

proveedor / producto.

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Para crear una Plantilla de Compras, seleccionamos Programación de Plantillas y a

continuación el botón Plantillas. Presentará la ventana de diálogo Gestión de

Plantillas (se muestra en la imagen bajo este párrafo), escribimos el nombre (Ej.

Compra Habitual, Economato, etc.), y seleccionamos Actualizar.

Una vez creado el nombre de la plantilla podemos modificarla incluyendo los

productos que contiene.

En Programación de Plantillas, en la parte izquierda de la ventana presenta el nombre

del cliente, pinchamos el signo + para ampliar la selección. Escogemos el nombre de

plantilla con el que vamos a trabajar, Ej.: Perecederos. Luego, el proveedor que

corresponda dentro de la clasificación. Por ejemplo: Pescados & Mariscos Del Valle.

Una vez seleccionado el proveedor, escogemos los productos que requerimos

colocar como predeterminados.

Para establecer las plantillas es recomendable utilizar el código de producto provisto

por el fabricante / distribuidor / proveedor, de esta forma se evitan confusiones entre

productos de igual nombre.

Para seleccionar los productos de una plantilla se deberá buscar proveedor –

producto y seleccionar mediante doble clic sobre el nombre del producto o

seleccionar al inicio de cada línea (en la columna Incluido), hasta tener nuestra

plantilla completa, asegurando previamente que la relación nombre-referencia de

cada producto de la plantilla es correcta. Para seleccionar todos, o des-

seleccionarlos todos, existen dos opciones con igual nombre: Todos o Ninguno, a la

derecha de la opción Buscar. Al terminar la selección pinchamos la opción Guardar

Cambios.

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Para realizar las compras utilizando las plantillas, deberemos estar posicionados,

dentro de Gestión de Compras, en las opciones Envío Pedido - Plantillas Compras.

Bajo el nombre del cliente / establecimiento se encuentran las plantillas que hemos

creado. Seleccionando nombre de plantilla – proveedor, podremos tener acceso a los

artículos predeterminados y comprarlos.

Al realizar el pedido a través de plantillas de compra es posible seleccionar todos los

productos predeterminados a la vez. Para hacerlo se clica el botón Comprar todos y

automáticamente se añadirán a la hoja de pedido, desde donde se modifican las

cantidades y se realiza el envío electrónico.

En Gestión de Compras también encontraremos la opción Validaciones. Esta opción

nos permite actualizar las posibles modificaciones del proveedor sobre los productos

seleccionados en la plantilla.

Al pinchar sobre ella se abrirá una ventana con el nombre Validaciones y

Conversiones que nos mostrará tres opciones: Aprobar novedades del producto,

Aprobar ofertas y Aprobar tarifas. Marcamos las opciones que deseamos refrescar y

Aceptar. De esta manera tendremos el pedido realizado con los cambios del

proveedor a tiempo real.

La opción Conversiones, crea la relación entre las tarifas del proveedor y el formato

de tarifas del cliente / central de compras.

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2.3 Búsqueda de productos sobre el catálogo de un proveedor

Una vez seleccionado el proveedor, podemos realizar búsquedas concretas sobre su

catálogo a través de dos criterios:

- Nombre del producto

- Código de referencia del proveedor

En la parte inferior aparecerán los resultados según la búsqueda.

Búsquedas por código de referencia del proveedor:

Seleccionar la opción Ver, en el extremo superior izquierdo. Luego Ref. Proveedor.

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Estos códigos se visualizan en el campo ‘Ref’, junto al nombre del Producto.

Podemos buscar el producto directamente sobre el catálogo o clicar la opción ‘Ref’ en

el menú de búsqueda y colocar el código en la casilla correspondiente.

2.4 Búsquedas sobre todos los catálogos de productos de proveedores.

El manual de compras también proporciona una herramienta para poder hacer

búsquedas de productos en todos los catálogos de proveedores.

A través de la ventana de diálogo

que nos aparece pinchando sobre el

botón Buscar, podremos realizar búsquedas multicriterio. Los resultados se mostrarán

una vez rellenemos los campos que nos interesan y confirmemos la búsqueda

pinchando el botón Buscar.

Para realizar una búsqueda por producto, podemos colocar las primeras letras del

nombre del mismo y seleccionar Algunas de las Palabras. Representa una búsqueda

más amplia cuando no sabemos el nombre exacto del producto o el proveedor.

Para la búsqueda exacta se requiere colocar la referencia o código de proveedor en

el apartado de Referencia.

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2.5 Búsqueda genérica de productos o servicios en el manual

Adicional a las búsquedas de artículos realizadas sobre los catálogos de cada uno de

los proveedores, el manual también incorpora un buscador genérico para cubrir las

necesidades puntuales del cliente.

Este buscador y sistema de información global de proveedores está dentro de la

pestaña Proveedores.

Seleccionando en el margen izquierdo de la pantalla sobre el nombre de un

proveedor concreto nos aparecerá toda la información de:

- Datos de contacto comercial y fiscal

- Los productos y servicios que ofrece

- Puntos de cobertura: almacenes, puntos de venta, distribuidores locales.

- Condiciones comerciales

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También dentro de esta pestaña podremos realizar búsquedas genéricas tanto de

productos como servicios. Por ejemplo, a través del buscador podríamos buscar

directamente ‘mantas’, ‘cortinas’, ‘verduras, ‘congelados’… y el sistema nos mostrará

aquellos proveedores que nos ofrecen estos productos o servicios. Como muestra la

figura siguiente:

A continuación se muestra en detalle cada uno de los campos de información que se

visualizan a través de la pestaña Proveedores.

- Información General: Detalle de la información legal del proveedor y

contacto administrativo. - Productos y Servicios

Productos: descripción de los productos ofrecidos por el

proveedor. Servicios: descripción de los servicios ofrecidos por el proveedor

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- Cobertura: puntos de relación con cliente –almacén, distribuidor y punto

de venta. Este mapa da una idea gráfica al cliente de la cobertura nacional

del proveedor y, si existen, restricciones del servicio en zonas concretas.

- Condiciones comerciales: una vez introducidas estas condiciones

comerciales se podrán asignar cada una de ellas a los respectivos

clientes, siendo unívoca su asignación. Agentes Comerciales: datos de contacto de cada uno de los

responsables comerciales de las cuentas que operan a través de

CATANET Condiciones comerciales: personalizar las condiciones de

reparto, financiación, etc.

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2.6 Iconos indicativos del Módulo de Gestión de Compras

Producto disponible y permanece sin cambios, de acuerdo a la tarifa acordada.

El artículo no está disponible.

El icono en amarillo indica que el precio del producto ha cambiado.

Producto nuevo.

2.7 Descripción Detallada de Producto

Podemos acceder a la descripción detallada de los productos y conocer, entre otras

informaciones: la familia, subfamilia de productos, descripción detallada, tipo de

impuesto, referencia del proveedor, unidad de expedición, entre otras.

Desde Gestión de Compras seleccionar el proveedor. Como sabemos, en el lado

derecho aparece el catálogo de productos. Al pinchar dos veces sobre el producto

tendremos las informaciones requeridas.

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La Referencia es el código de artículo del proveedor. Un. Consumo/Un. Exped., nos

indica cuantas unidades trae el artículo en el formato de venta. En el ejemplo anterior

el artículo se dispensa en 6 unidades por caja.

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Referencias y formatos del cliente / central de compras.

2.8 Realización de pedido electrónico

Para realizar un pedido del cliente al proveedor debemos seguir estos pasos desde

Gestión de Compras:

a. SELECCIONAR EL PROVEEDOR DESEADO2

b. PINCHAR EN COMPRAR SOBRE EL PRODUCTO DESEADO3

c. INDICAR LAS CANTIDADES EN LA HOJA DE PEDIDO INFERIOR

(clicando dos veces sobre la cantidad).

Repetir estas operaciones para cada proveedor que se quiera incluir en la hoja de

pedido.

2 Asegurar que el proveedor tiene cobertura en su zona. Información provista en el apartado

de Proveedores - Gestión de Compras. 3 Es importante verificar el código de referencia asignado por el proveedor. Esta verificación

evitará incidencias con productos que tengan descripción igual o muy parecida. P.e.:

´Aceitunas Rellenas´, las referencias aclaran la descripción exacta.

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d. PINCHAR EN ENVÍO ELECTRÓNICO

1. INDICAR DÍA Y HORA DE ENTREGA4

2. COMENTARIOS SI PROCEDE

3. PINCHAR SOBRE ENVIAR

Eliminar productos de la hoja de pedido

Seleccionar mediante un solo clic el (los) producto (s) que se encuentran en la hoja

de pedido. Escoger el icono Borrar con una figura en azul o Borrar Todo en caso de

requerirlo, dejar en blanco la hoja de pedido.

Incluir productos que no están en el catálogo de proveedor. Cuando se requiere

un artículo que no se encuentra en el listado de un proveedor, escogemos dentro de

la Hoja de Pedido la opción ‘Haga clic para insertar una nueva línea’.

4 En Configuración General se puede predeterminar que los pedidos siempre lleguen en el

mismo horario o el mismo día de la semana. Es útil en caso de tener un día de la semana u

horario exclusivo de recepción de pedidos. Para activar la opción abriremos el Módulo de

Configuración, Configuración General y en la pestaña de Compras determinaremos el día y la

hora de recepción.

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Al seleccionar esta opción, se agregará una línea adicional que permitirá escoger el

proveedor / producto.

Envío de Pedido Una vez seleccionada la opción Enviar, el sistema creará tantos requerimientos

como proveedores diferentes contenga la hoja de pedido y lo distribuirá

automáticamente a cada proveedor.

El sistema garantiza la recepción del pedido en el proveedor y su inmediatez. Del

mismo modo, incorpora una confirmación de aceptación de pedido por parte del

proveedor que recibirá el cliente (hotel, establecimiento). Incorpora, además un acuse

de recibo automático que permite conocer cuando la transacción es descargada en el

ordenador del proveedor.

La confirmación de pedido incluye el código de pedido e informaciones fiscales y de

distribución, como el establecimiento, proveedor, dirección, teléfono, entre otros.

Para obtener los detalles de los productos solicitados, se debe pinchar el botón

derecho del ratón sobre la confirmación de pedido: se despliega la hoja de pedido,

para visualizar o imprimir.

2.9 Cancelación de Pedido

Los mensajes realizados por el establecimiento son accesibles desde la opción

Mensajes Enviados en la Mensajería Certificada.

Una vez allí, seleccionamos el mensaje deseado, pinchamos en

Operaciones Sobre Transacciones y luego en Cancelar Pedido.

Los pedidos pueden ser cancelados siempre que el proveedor no haya confirmado su

aceptación.

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2.10 Exportación de Datos

El Manager de Catanet permite exportar los catálogos y las tarifas del proveedor con

fines de ser utilizados en otras aplicaciones o ser impresos.

1. En la pantalla principal del Manager, seleccionar el icono de Configuración

(en forma de tuerca o arandela (1). a. Seleccionar Ficheros de Import / Export (2).

2. Asegurarnos que tanto las tarifas como los catálogos incluyen los campos que

necesitamos en la exportación.

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NOTA: Podemos omitir los pasos 1 y 2 del proceso, permitiendo así exportar los datos en el formato predeterminado en la aplicación.

3. En el módulo de Gestión de Compras seleccionar la opción de Exportar y

escoger el reporte requerido: Catálogo de proveedores, Tarifas de Proveedores o

solo Baja de Producto.

4. Los datos son exportados en formato CSV. Por defecto se guardan en el

directorio Mis Documentos con la nomenclatura: nombrearchivo.csv.

5. Abrimos una hoja de Microsoft Excel para abrir el documento anterior. Iremos a

Archivo, Abrir buscamos en el directorio Mis Documentos. En Tipo de Archivo

(parte inferior central en la ventana de diálogo de abrir documentos)

seleccionaremos Todos los Archivos, escoger opción ´CSV (COMMA

DELIMITED) y buscamos el documento con el nombre con el cual fue guardado.

6. Colocar nombres de las columnas y configurar de acuerdo a las necesidades.

Escogiendo los campos por defecto de la exportación, los encabezados o nombres de

las columnas son los siguientes:

Reporte de Catálogos del Proveedor 1era. Columna: NIF/CIF PROVEEDOR

2da. Columna: Ref. Proveedor

3era. Columna: Nombre del Artículo

Reporte de Tarifas del Proveedor 1era. Columna: NIF/CIF PROVEEDOR

2da. Columna: ID establecimiento

3era. Columna: Ref. Del proveedor (código de referencia)

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4ta. Columna: Importe (Tarifa)

5ta. Columna: Unidad de medida (kilos, unidades, cajas).

En el caso que al abrir el documento en Excel y todos los datos se posicionen en una

sola columna, realizar estos pasos:

1. Sombrear la primera columna (donde están los datos)

2. Seleccionar del menú de Excel la opción Datos

a. Seleccionar Texto en Columnas

b. De la ventana de diálogo que aparece a continuación seleccionar

Delimitado y presionar siguiente.

c. Seleccionar con un cotejo en Coma y presionar finalizar.

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2.11 Artículos

Contiene los artículos definidos por el cliente (central o departamento de compras).

Si las familias y subfamilias de artículos se encuentran definidas por el cliente en la

aplicación de administración de stock, por ejemplo, pueden ser igualmente

importadas o definidas en esta opción. También es posible crear los almacenes

utilizados para la distribución de las compras y configurar distintos tipos de tarifas.

Esta facilidad relaciona los formatos de venta del proveedor con los formatos de

compra del cliente. Si en la opción de Envío de Pedidos y Catálogos Prov., podemos

ver el catálogo de cada proveedor de acuerdo a la definición de éste, en Artículos, los

productos están al completo configurados a la manera del cliente, mediante criterios

de conversión:

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− El precio por artículo puede mostrarse en el formato del cliente,

independiente a cómo esté definido en el catálogo de proveedor. En este

apartado presentará el precio por la unidad de venta predeterminada en la

central, por kilos o litros. Aunque el proveedor tenga predeterminado cajas

como unidad de venta.

− Es posible determinar con mayor facilidad las tarifas mínimas de un mismo

producto, entre distintos proveedores.

− Predeterminar para las compras los artículos de un proveedor.

− Comprar directamente desde Artículos con la definición de productos y

precios de la Central.

La secuencia correcta para hacer operativa esta función es:

- Definir las familias y subfamilias

- Definir almacenes y tarifas (si existen)

- Cargar los artículos

- Relacionar artículos de compra con artículos de venta del

proveedor.

Familias: definición de las familias de artículos del cliente. Ej.: Carnes, Pescados,

Economato, Higiene, etc.

Las familias pueden ser creadas directamente en Gestión de Compras o importadas

en caso de tener una cantidad considerable.

Si realizamos la importación, debemos realizar antes los siguientes pasos:

Acceder al módulo de Configuración

Seleccionar Familias de Compras

Verificar el campo obligatorio en el archivo de importación.

Escoger los campos necesarios.

En el caso de las familias el campo obligatorio y único es el nombre de las familias.

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El fichero de importación puede ser realizado mediante MS Excel con una única

columna con el nombre de la familia. Al seleccionar la opción Guardar, bajo la opción

del nombre del archivo: Guardar como tipo en formato CSV (Comma Delimited).

Para concluir la importación, seleccionamos la opción Import/Export, escoger Import

y luego Fichero de Familias de Compra. Indicar la carpeta donde se encuentra el

archivo que hemos creado y seleccionamos Importar.

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Subfamilias: definición de los subgrupos de artículos. Ej.: Congelados, Frescos,

Enlatados, etc. Para crearlas podemos proceder de igual manera que con las

Familias: definirlas manualmente o importarlas.

Artículos: Definición de los artículos de compra y su relación con los almacenes,

tarifas de compra, entre otros.

Permite definir los artículos de compra. Sin embargo, regularmente este catálogo

contiene muchos nombres de productos, por lo cual resulta más efectivo realizar la

importación de los mismos. Una vez han sido importados, se relacionan mediante

códigos de alineación con los artículos correspondientes en los diferentes

proveedores que lo distribuyen. En la opción Envío de Pedidos y el botón de

Artículos podemos comprar con las siguientes facilidades: seleccionando los

productos con el nombre que posee el cliente, relacionados con los proveedores que

lo dispensan y los precios con sus respectivas variaciones.

Definición / Modificación de Artículos de Compra.

Para crear un artículo manualmente, seleccionamos Artículos, nos presentará lo

definido en el catálogo de compras, si existe. Con doble clic una segunda vez en

Artículos, activará la primera ventana de diálogo que se observa en la página

siguiente.

Seleccionamos la opción Nuevo y rellenamos los campos que definen el artículo en

la pestaña General. Los detalles de precio e impuestos son definidos en la pestaña

Tarifas.

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Almacenes: gestión de los distintos almacenes o bodegas donde conservan los

artículos. La acción posible sobre esta opción es de forma exclusiva para definir o

modificar los nombres de los espacios de almacén.

Tarifas: gestión de las diferentes tarifas aplicables para los establecimientos del

cliente. Por Ej.: Tarifa peninsular y tarifa de Islas Baleares.

Import/Export: opciones de importación de los datos de cliente. Tanto de las

familias, como los artículos, las tarifas. Asimismo, es posible con esta opción

importar los datos de alineación de artículos, que permite hacer la correspondencia

entre los artículos del catálogo de compras y los del proveedor. Importante para

evitar incidencias en base a la descripción de los artículos. Relevante para las

centrales y los establecimientos que tienen herramientas de control de stock, ERP,

entre otros.

Importación de Alineación de Códigos de Proveedor.

Como hemos visto, esta acción permite relacionar los artículos: cliente - catálogo de

proveedor, a través de Catanet.

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El fichero de importación consta tan sólo de dos columnas o campos por línea5, en

formato .CSV (Comma Delimited):

Debemos asegurar que el fichero posee los campos que le corresponden, como

muestra la figura anterior, a la que se accede a través del módulo de Configuración.

5 Para verificar cuales campos son requeridos por Catanet para importación, seleccionar

Configuración y Ficheros de Import/Export, escoger el tipo de fichero correspondiente.

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2.12 Stock

El Manager de Catanet incluye la opción de gestionar el inventario desde la misma

plataforma.

Las opciones gráficas son explicativas, en este documento trataremos las principales.

La primera opción Ver Stock, nos permite ver los artículos que están definidos en el

listado de compras del cliente. Indica las cantidades disponibles en la unidad de

medida correspondientes, el precio y la valoración. De igual forma muestra, los

artículos disponibles en uno de los almacenes o en todos, parámetro que puede ser

definido en la instrucción del reporte de stock, en esta misma opción; como muestra

la siguiente figura.

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Albaranes Entrada Manual de Albarán: Esta opción permite realizar entradas manuales de

Albaranes, realizando la actualización de stocks.

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Generación de Albarán a Partir de Pedido

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El auto albarán puede realizarse manualmente desde la Mensajería Certificada

(como veremos más adelante), o, a través del Stock.

Las opciones para generarlo están claramente identificables, primero escogiendo en

la selección los parámetros para la búsqueda del pedido que le corresponde.

Una vez identificado el pedido, pueden realizarse las modificaciones necesarias.

Además de realizar las actualizaciones en los movimientos de almacén, si un

producto no está relacionado en el listado de artículos de clientes, se puede

aprovechar esta ventana de diálogo para hacerlo.

En Pedido a Proveedor, lado izquierdo, presenta el artículo con la referencia y

descripción del proveedor. En el apartado de Movimientos de Almacén, al clicar sobre

la lupa en color azul puede buscarse la correspondencia en el stock. Una vez

obtenido el artículo colocar el factor de conversión: cajas, unidades, kilos, etc., la

referencia con la que está definida en el listado del cliente dicho artículo.

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3 MENSAJERÍA CERTIFICADA

Este módulo hace posible las comunicaciones entre el cliente y cada uno de los

proveedores que gestionan compras en la plataforma.

El funcionamiento de este módulo es muy parecido a los conocidos gestores de

correo electrónico –Microsoft Outlook, por ejemplo- lo que hace que su uso sea fácil e

intuitivo. Esto no significa que este módulo sea un correo electrónico: se trata de una

herramienta de mensajería certificada en la que exclusivamente se puede enviar y

recibir mensajes limitados (cerrados y predeterminados) entre aquellos agentes

implicados.

En la Bandeja de Entrada aparecerán los mensajes enviados por los proveedores –

confirmaciones de pedidos, albaranes y facturas – así como los acuses automáticos.

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Seleccionando el mensaje en concreto, se podrá leer su contenido en la parte inferior

de la pantalla.

Con el objetivo de facilitar la visualización de los nuevos mensajes recibidos, es

aconsejable archivar cada mensaje que leemos de la Bandeja de Entrada. Esta

acción la llevaremos a cabo seleccionando el botón Archivar cuando el o los

mensajes en concreto estén seleccionados.

Los mensajes archivados son fácilmente recuperables según la búsqueda multicriterio

de una manera sencilla y cómoda, como se muestra a continuación.

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Deberemos pinchar sobre el botón Buscar.

En la ventana de diálogo que aparece, podremos buscar por:

- Tipo de transacción y/o

- Emisor y/o

- Estado y/o

- Fecha

- Los ‘x’ últimos

Una vez realizada la búsqueda al pinchar sobre el botón Buscar, los resultados se

mostrarán en la parte inferior de la pantalla. Seleccionando el mensaje concreto,

podremos imprimirlo o bien Desarchivar para recuperarlo en la Bandeja de Entrada /

Mensajes Enviados.

Opciones del Menú Principal

Herramientas

La función principal de esta opción es el Asistente para reglas, con el que es

posible configurar opciones de reenvío de los mensajes y de archivo

automático. Estas funciones pueden aplicarse sobre los pedidos,

aceptaciones de pedido, albaranes, auto albarán y acuses de recibidos. Las

transacciones gestionadas en la Mensajería Certificada por los medios

establecidos (vía Catanet, email o fax), pueden ser reenviadas a un usuario

previamente definido. (Ver opción de Reenvío de Pedidos de este manual).

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Para definir una regla de reenvío, en la Mensajería:

Desde Herramientas seleccionar Asistente para Reglas

En la opción ‘Aceptaciones de’ (o Albaranes, o Facturas de), escoger el

Cliente/Establecimiento.

Escoger Reenviar a: seleccionar el usuario que corresponda.

Clicar en el medio deseado para reenviar: Catanet, mail o fax.

Esta opción nos servirá, también para definir reglas de auto-archivo de acuses de

recibo, de facturas y archivo automático de las transacciones enviadas.

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Auto-facturas

Acuse de recibo

Para crear una regla de reenvío o auto-archivo en los acuses de recibo, se deben

rellenar los espacios correspondientes para crear la regla.

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Acuse de recibo de: indicar el proveedor del cual queremos reenviar las

transacciones. Reglas programadas generales: aplicables a todos los proveedores.

Reglas programadas específicas: para un proveedor en concreto.

Menú Gráfico / Iconos

La primera opción en este menú es Redactar. A través de la misma podemos crear

albaranes y facturas, sin embargo, sugerimos que estos sean realizados a partir del

pedido, utilizando las opciones descritas más adelante.

La opción Operaciones sobre Transacciones ejecuta la instrucción de

Confirmación de albarán, y generación de Auto-albarán y Auto-factura.

Para seleccionar varias transacciones del mismo tipo (albaranes pendientes de

confirmar, p.ej.): Utilizar la tecla Elevar o ‘Shift’ y las teclas de dirección o la tecla Ctrl

y seleccionando con puntero del ratón.

Una vez seleccionados es posible ejecutar acciones como aceptar, rechazar o

archivar.

3.1 Albaranes y Facturas

El Manager de Catanet permite la gestión de albaranes y facturas digitales.

Existen dos formas de gestionarlos: 1. El proveedor emite el albarán ó, 2. El

establecimiento genera directamente un auto albarán.

Las facturas pueden ser gestionadas de las siguientes formas:

a. Manual: el establecimiento recibe e imprime para integrarlas al sistema

contable.

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b. Automática: las facturas son integradas electrónicamente al sistema contable,

mediante un proceso previamente definido6.

Cuando el proveedor genera el albarán, el cliente lo recibe en la Mensajería

Certificada en la Bandeja de Entrada y tendremos algunas operaciones posibles a

realizar sobre el mismo: verificación, modificación, aceptación e impresión.

Para visualizarlo e imprimirlo, pinchamos dos veces sobre el mensaje de Albarán y

seleccionamos Imprimir.

6 Para obtener información detallada sobre la integración del proceso de facturación digital,

contactar Atención al Cliente de Voxel.

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Para aceptarlo, seleccionamos el albarán en la Mensajería Certificada y

seleccionamos Operaciones sobre Transacciones directamente en las opciones del

menú grafico o con el botón derecho del ratón e igualmente Operaciones sobre

Transacciones y Confirmación de Albarán.

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Al seleccionar la Confirmación de Albarán presenta el documento en formato de

modificación, con lo cual podríamos realizar cambios en caso que aplique. Por

ejemplo, en las cantidades servidas (indicadas en el Pedido valorado) o en los pesos

recibidos.

Una vez recibida la confirmación de albarán (modificado o no), el proveedor podrá

emitir la factura.

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Sobre las facturas podemos realizar una única operación: conciliación. Se visualiza e

imprime igual que el pedido y el albarán, pinchando dos veces sobre el mismo.

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Si se selecciona la opción de conciliación y los montos no cuadran con el / los

albaranes, la conciliación no se lleva a acabo y señala el monto de diferencia. Como

vemos esta opción también permite conciliar con un margen de error.

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4 Sincronizaciones y Actualizaciones

4.1 Sincronizaciones

Es importante realizar sincronizaciones periódicas de la aplicación de Gestión de

Compras y de los Contactos de los Proveedores en la Mensajería Certificada. A fin de

que sean descargadas las posibles modificaciones en informaciones relativas al

proveedor (contactos, productos, condiciones comerciales, ofertas, etc.)

4.2 Actualizaciones de versión

La Central Digital de Compras (Manager de Catanet), realiza las actualizaciones de

versión de forma automática. El único requisito para actualizar Catanet es acceder a

través del indicador del Manager de Catanet y dejar la aplicación abierta sin gestionar

ninguna opción (teniendo todas las ventanas cerradas). Dichas actualizaciones

incluyen nuevas facilidades y mejoras de las funcionalidades actuales.

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5 Preguntas Frecuentes

1. ¿Cómo realizar un pedido? Seleccionamos el módulo de Gestión de

Compras y luego escogemos el proveedor. En el lado derecho del

módulo nos presentará los productos disponibles para compra del

proveedor seleccionado. Marcamos en la instrucción Compras, que se

encuentra al final de cada línea de artículo. Con esto el producto pasará a

la Hoja de Pedido en el margen inferior. Aquí podemos cambiar la

cantidad de artículo solicitado y colocar comentarios individuales sobre

cada producto. Una vez completada la Hoja de Pedido escogemos Envío

Electrónico. Indicamos fecha y hora de recepción y si deseamos colocar

algún comentario general al producto, lo podemos colocar en el apartado

correspondiente. Para verificar que el pedido ha sido enviado, escogemos

la Mensajería Certificada y el apartado de Mensajes Enviados, donde

estará en forma de mensaje indicando al proveedor como destinatario.

Para pre-visualizarlo, seleccionar y en la parte inferior aparecerá una vista

parcial. Para imprimirlo, pinchar dos veces sobre la transacción. Un acuse

de recibo automático se recibirá en la Bandeja de Entrada.

Adicionalmente, el proveedor enviará una confirmación de pedido. Ver

Sección 2.8

2. ¿Cómo busco un producto dentro de los catálogos de proveedores? Existen varias formas de búsquedas. La más sencilla es seleccionar el

proveedor que requerimos, escoger la opción Ref en el menú de Buscar,

en la casilla en blanco colocar el código de referencia. También podemos

seleccionar la opción Producto, colocar el nombre del producto y

presionar Intro o Buscar en el listado el producto que estará sombreado en

gris.

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Otra herramienta de búsqueda es la opción Buscar que contiene el

menú gráfico, con la lupa que le identifica. Es la opción multicriterio y

sus campos indican claramente los parámetros de búsqueda: nombre

de producto, código de referencia, rango de tarifas, otros. Ver Sección 2.4

3. Qué hacer cuando un artículo no aparece en catálogo de proveedor.

En caso de necesitar un artículo que un proveedor por error no

haya definido en su catálogo: Es posible contactar directamente

al proveedor con el contacto que se encuentra Proveedores en

Gestión de Compras o la opción de contactos de la Mensajería

Certificada, para pedirle que incluya el artículo en el listado.

Adicionalmente, en la hoja de pedidos existe la opción de Haga

clic para insertar una nueva línea, permitiendo insertar el

producto requerido, sin precios. El cual podrá ser revisado en

el albarán y le valdrá también de aviso al proveedor que el

producto/servicio en cuestión falta en la plataforma. Esta línea

debe ser utilizada como excepción, no regularmente.

4. ¿Cómo obtengo las unidades de venta del proveedor? (Unidades,

kilos, litros, por cajas, peso, botellas). Para conocer cual es la descripción detallada del producto

pinchamos dos veces sobre el nombre del producto en el

catálogo del proveedor. A continuación presentará la ventana

de diálogo Datos de Producto. Ver Sección 2.5

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5. Para ver / imprimir los pedidos realizados.

Desde la Mensajería Certificada seleccionamos Mensajes

Enviados. Pinchamos sobre el pedido requerido y se podrá

visualizarlo en pantalla y/o imprimirlo.

6. Cuando no se visualiza un pedido en Mensajes Enviados.

En los mensajes enviados se encuentran los pedidos

realizados por el cliente. Tanto los realizados desde el mismo

ordenador como los realizados en las estaciones con el

Manager de Catanet en otros departamentos, si existen, del

mismo cliente. Así es posible que en Contabilidad (P. Ej.)

puedan visualizar los pedidos que realiza el Encargado de

Compras, o que el Encargado de Compras revise los artículos

pedidos desde cocina, almacén de bebidas, gobernanta, otros.

En caso de no encontrar un pedido, seleccionar el botón

Buscar, en la Mensajería Certificada y colocar los parámetros

de búsqueda. Ej.: Tipo de transacción: pedido, mensaje

saliente y luego presionar ‘Buscar’ - el botón que se encuentra

al lado derecho en este buscador de transacciones-, como

muestra a continuación.

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7. Como archivar mensajes de la Bandeja de Entrada y Mensajes Enviados? Seleccionamos el o los mensajes y presionamos el botón

Archivar. Para seleccionar varios mensajes al mismo tiempo escogemos

el botón Elevar o Shift al mismo tiempo de los botones de dirección que

se encuentran en el extremo derecho del teclado (↑↓→←). También

pueden seleccionarse presionando la tecla Ctrl. y pinchando con el

puntero del ratón sobre los mensajes. 8. ¿Cómo puedo ver la referencia de artículo del proveedor?

Seleccionando la opción Ver en el menú principal del Gestor de Compras y

luego Ver Ref. Proveedor. Por defecto serán colocados los códigos de

proveedor en el margen izquierdo del nombre del artículo.

9. ¿Qué es una Plantilla de Compras? Esta función permite configurar

como predeterminados aquellos artículos de compra frecuente. Con la

plantilla es más fácil el proceso de compra. En lugar de revisar el catálogo

del proveedor en busca de nuestro producto, sencillamente seleccionamos

de un listado predefinido el artículo en cuestión. 10. Cómo realizar una compra desde las Plantillas. Seleccionamos la

opción de Plantillas de Compra. En el lado izquierdo de la aplicación

aparece el nombre del establecimiento con las plantillas creadas. Al

escoger una plantilla incluye los proveedores que le pertenecen (bebidas,

cocina, limpieza, etc.). Escoger el proveedor y en la porción derecha del

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Gestor indica los artículos de compra frecuente. Es posible comprar por

artículos o seleccionando la opción ‘Comprar Todos’, los artículos que

contiene la plantilla pasa a la Hoja de Pedido, donde es posible

modificarlos (cantidades, unidades de medida, etc.). 11. ¿Cómo realizo una Plantilla de Compras? Dentro de Gestión de

Compras, seleccionar Programación Plantillas, presentará la ventana de

diálogo Gestión de Plantillas, colocar el nombre de identificación y

Actualizar – Salir. Una vez creada la plantilla seleccionar el proveedor

que corresponda. Mediante clic seleccionar los artículos requeridos.

Existe la opción de seleccionar todos los productos. Ver Creación de

Plantillas.

12. ¿Es posible copiar una plantilla de compras? Copiar una plantilla de

compras es aplicable cuando se quiere tener la plantilla en otro ordenador

o si se desea tener una copia de seguridad. Se debe proceder como

sigue: Programación Plantillas, escoger la plantilla requerida y seleccionar

el botón Import/Export y Ficheros de plantillas de Compra. Exportar plantillas

Presenta la ventana de dialogo Exportar Plantillas

Seleccionar la plantilla y el proveedor requerido o dejar en Todos, para

que descargue todos los artículos / proveedores que correspondan.

Al escoger la opción Aceptar, colocamos la carpeta para descargar los

ficheros correspondientes.

Será generado un fichero en formato .CSV (Comma Delimited)

Este fichero puede copiarse en un medio electrónico o enviarse por

email, al ordenador donde deseamos copiar la plantilla.

Copiar el fichero en una carpeta y realizar desde el Gestor de Compras del ordenador donde vamos a copiar. Realizamos el proceso

inverso, es decir, escogemos Programación Plantillas, si no tenemos el

nombre de la plantilla creada, seleccionamos Plantillas, crear el nombre.

Escoger Import/Export e Importar Fichero de plantillas de compras

Indicamos el nombre de la plantilla donde importar y Aceptar.

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Buscar en la carpeta donde se ha guardado el fichero e importar.

Para visualizar que se ha realizado correctamente la importación, escoger Envío de

Pedidos y Plantillas Prog.

13. ¿Cómo saber el área de cobertura de servicio de los proveedores?

En la opción de Proveedores en la pestaña de Cobertura escoger Mapa

de Cobertura. Estas acciones despliegan el mapa de las comunidades y

dentro de ellas, una figura en rojo en los lugares donde no opera el

proveedor y en verde en los lugares donde si distribuye. Al pinchar la

figura en el extremo derecho superior de ventana de diálogo especifica las

provincias dentro de las comunidades autonómicas.

14. ¿Cómo obtener el número de teléfono, contacto y datos fiscales del

proveedor? En Gestión de Compras, seleccionando la opción de Proveedores,

se busca el proveedor deseado o se escoge del listado que se

encuentra en el lado izquierdo, en el lado derecho de la pantalla

mostrará los datos de la empresa, de contacto y otras informaciones

de carácter técnico.

15. ¿Es posible imprimir el catálogo / precios de un proveedor? Sí. En Gestión de Compras, seleccionamos el proveedor y dentro

del menú gráfico directamente la opción Imprimir.

Una ventana de diálogo que aparece al seleccionar esta opción nos

permitirá escoger los campos del reporte, luego de lo cual clicamos en

Aceptar. Se visualiza el reporte primero en pantalla y da la opción de

imprimirlo o cancelarlo.

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16. Cómo importar o exportar datos. La importación de datos se realiza siempre mediante un fichero en

formato CSV (Comma Delimited). Cada fichero debe contener los

campos correspondientes según el caso.

Paso 1. Verificar en el Módulo de Configuración y Ficheros de

Import/Export los campos y el orden que debe tener cada fichero de

importación.

Paso 2. Crear el fichero con los campos seleccionados y guardarlo

en formato CSV (Comma Delimited).

Paso 3. Realizar la importación desde la opción correspondiente.

Ver Artículos (importación de familias de compras, maestro de

artículos de compra, alineación de artículos).

manual de compras revisado 2 - voxel group · manual plataforma de transacción electrónica...

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