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Manual de la herramienta de WebBilling

Importación Ficheros Sector Turístico

Manual de la herramienta de WebBilling – Importación Ficheros. Sector TURÍSTICO Departamento de formación y documentación

A.G. v3.8 Fecha:27/10/2015 Página 2 de 21

Voxel Group® CIF: B61741898 Avda. Diagonal 67 08019 Barcelona

Prefacio

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ÍNDICE

CONTROL DE VERSIONES ........................................................................................................ 4

1 CONSIDERACIONES GENERALES .................................................................................. 5

2 REQUISITOS CONECTIVIDAD Y PROCEDIMIENTO CREACIÓN DE FACTURAS ........ 5

3 CONFIGURACIÓN PREVIA DE LOS FICHEROS DE IMPORTACIÓN ............................ 6

4 MÓDULO WEBBILLING ..................................................................................................... 8

4.1 IMPORTAR FICHERO DE FACTURAS .................................................................................. 9

4.1.1 Pestaña Importar .................................................................................................... 9

4.1.2 Pestaña de Ficheros importados .......................................................................... 13

4.1.3 Errores en la pestaña Importar ............................................................................. 15

5 CORRECCIÓN DE ERRORES ......................................................................................... 16

5.1 EDICIÓN Y CORRECCIÓN DE LA FACTURA ERRÓNEA POR APARTADO DE VENCIMIENTOS .... 16

5.2 EDICIÓN Y CORRECCIÓN DE LA FACTURA ERRÓNEA POR APARTADO NÚMERO DE BONO .... 18

5.3 PRE-VISUALIZACIÓN DE LA FACTURA ERRÓNEA .............................................................. 21

6 ERRORES NO SOLUCIONABLES .................................................................................. 21




Control de versiones

Versión Fecha Tarea Cambio

v2.2 30.08.2010 Cambio nuevo tel. 807499028: eliminación datos

Voxel, teléfono, fax e-mail.

v2.3 Cambio nuevo tel. 807499028: eliminación datos Voxel, teléfono, fax e-mail.

v2.4 09.09.2010 Cambio en el apartado de errores para indicar que no

contacten con soporte.

v2.5 28.04.2011 Cambio en la configuración del Bank Account.

Cambio para añadir enrutamientos (MTS).

v2.6 19.07.2011 Cambio en la configuración para añadir decimales. Cambio para añadir descuentos de RepFee para

incomings tipo MTS.

v2.7 16.02.2012 Se añade separador de miles. Nuevo capítulo: gestión de errores.

Descripción nueva funcionalidad al copiar fichero en la red de servidores de baVel (nuevos iconos).

v2.8 09.03.2012 Se añade link a tabla de ejemplos con menú

configuración.

v3.6 27.04.2012 Se añade icono gris y botón descartar en

importaciones parciales.

v3.7 05.07.2012 Capítulo 3 Default separator / Capítulo 4.1.1 Macro.

v3.7.1 24.07.2012 Nota para RepFee, incluir casos como el de Rewe.

v3.7.2 20.09.2012 Versión navegadores eliminada. Voxel Group 2012.

Repfee Note.

v3.7.3 10.02.2015 360642 Eliminado apartado de decimales de la configuración de usuario.

v3.8 27.10.2015 372500 Revisión pantalla ficheros importados.




Bienvenido a baVel, En este documento encontrará los pasos a seguir para la generación de facturas mediante la herramienta WebBilling y el envío de éstas a través de la Plataforma baVel.

1 Consideraciones Generales

La Plataforma baVel, entre otras muchas funcionalidades, proporciona a nuestros clientes la posibilidad de acceder vía web a los módulos de consulta, descarga de transacciones y creación de facturas a través del entorno seguro: https://bavel.voxelgroup.net, el acceso está protegido mediante usuario y contraseña.

2 Requisitos conectividad y procedimiento creación de facturas

Para llevar a cabo la conexión a la dirección https://bavel.voxelgroup.net es necesario disponer de un navegador adecuado actualizado a la última versión (por ejemplo: Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox o Google Chrome).

Una vez en el área de clientes si tiene acceso al módulo de WebBilling dispondrá de dos opciones en el menú:

- Crear Factura Manual - Importación fichero de facturas

Al pulsar sobre la segunda opción se muestra el formulario Importar fichero. Si por el contrario no tiene acceso al módulo de WebBilling póngase en contacto con Voxel. El formulario Importar fichero se utilizará para introducir los datos para importar un fichero desde un directorio propio o del sistema. Una vez completados todos los datos requeridos por el sistema se procedo con la importación del fichero de facturas. Al término de estas operaciones el sistema intenta procesar las facturas contenidas en el fichero de importación, en el caso de procesar las facturas correctamente estas se mostrarán en la pestaña de Ficheros importados. En el caso de encontrar algún problema al intentar procesar las facturas se mostrarán tres posibles estados:

- Importaciones en proceso - Importaciones parciales - Errores

Cada uno de estos estados y el proceso a seguir para la importación de facturas por fichero se describe en los siguientes apartados.

https://bavel.voxelgroup.net/

https://bavel.voxelgroup.net/




3 Configuración previa de los ficheros de importación

Una vez dentro del Área de clientes, siga el menú hasta la opción Configuración de usuario tal como se muestra en la figura 1.

Bajo este menú existen 2 opciones:

- Datos de usuario autorizado - Configuración

Debe acceder a la pestaña de Configuración dónde se permite configurar los datos de Separador decimal, Separador de miles, Separador de campos y Formato de fecha para la importación de ficheros desde la opción de WebBilling (figura 2).

Figura 1.

Figura 2.

En la subventana de Configuración es posible configurar el tipo de Separador decimal, el Dígito separador de miles, el tipo de Separador de campos utilizado y el formato que tendrán los datos de fechas en el fichero de importación. Observe que el Separador decimal y el dígito separador de miles no pueden ser el mismo y el sistema los permuta automáticamente en caso de coincidencia.




- Separador decimal: Permite indicar el símbolo separador de decimales para las cifras con uno o más decimales. Seleccionable entre el punto o la coma. Por ejemplo:

Si se selecciona el punto: 10.2 para indicar 10 punto 2 Si se selecciona la coma: 10,2 para indicar 10 coma 2

- Dígito separador de miles: permite indicar el símbolo separador de miles para cifras mayores de tres dígitos. El símbolo seleccionado por defecto es la coma “,” o bien no utilizar ningún símbolo. Por ejemplo: 1,000 para indicar mil o bien 1000

- Checkbox Utilizar configuración: Seleccionando este checkbox se permite indicar el símbolo separador de miles entre un punto “.” o una coma “,”. En este caso el símbolo que se seleccione permutará el símbolo seleccionado como Separador decimal en caso de coincidencia. Por ejemplo:

Si se selecciona el punto: 1.000 para indicar mil Si se selecciona la coma: 1,000 para indicar mil

- Separador de campos: permite seleccionar el símbolo separador de campos entre una coma “,” y un punto y coma “;”. Este dígito se permutará con el Separador decimar en caso de coincidencia. Por ejemplo:

Si se selecciona la coma: [campo 1],[campo2], etc… Si se selecciona el punto y coma: [campo 1];[campo2]; etc… - Formato de fecha: permite seleccionar el formato de las fechas, seleccionable entre: dd/MM/aaaa aaaa-MM-dd dd-MM-aaaa MM/dd/aaaa dd.MM.aaaa aaaa.MM.dd aaaa/MM/dd En el caso de que el sistema detecte alguna coincidencia se mostrará un mensaje de

error por medio de un triángulo de peligro ( ) y no se permitirá guardar los cambios. El botón Modificar permite guardar los cambios realizados en este sub apartado.




4 Módulo WebBilling

Para acceder a esta opción debe seleccionar en el menú la opción WebBilling tal como se muestra en la figura 3.

Figura 3. Una vez dentro del módulo existen dos opciones:

- Crear Factura manual (Esta opción se describe en el “Manual de la herramienta de WebBilling - Sector Turístico”)

- Importar Fichero de facturas




4.1 Importar fichero de facturas

Para cargar una factura mediante un fichero se necesita indicar previamente el emisor y receptor de la misma. Se incluyen dos opciones en el menú de importación de fichero de facturas para comprobar el estado de la importación (figura 4):

- Importar

- Ficheros importados

Figura 4.

4.1.1 Pestaña Importar

Los datos requeridos bajo la opción Importar se detallan a continuación (figura 5):

Figura 5.




- Formato: Esta pestaña permite indicar el tipo de formato del fichero a importar. Puede darse el caso de que el cliente tenga disponible su propio formato. Al seleccionar un formato el sistema mostrará, en las tablas inferiores de la ventana, un par de ejemplos de factura comercial y factura rectificativa con el formato que debería contener el fichero (figura 6). Pulsando en el botón Modifique los parámetros de importación, el sistema le redirigirá al menú de Configuración (ver capítulo 3) para realizar los cambios necesarios.

Figura 6.

Al seleccionar el formato BavelExtendedPlus, el sistema mostrará el botón Macro para importación Bavel junto al botón Importar (figura 7).

Figura 7.

Al pulsar en este botón el sistema abrirá en una nueva ventana una hoja Excel que contiene una Macro para confeccionar un fichero .csv(delimitado por comas) con el formato de importación seleccionado (figura 8).




Figura 8.

En la parte superior de la hoja de Excel se muestra la configuración por defecto que tenga el usuario en su instalación local del programa Excel y que se utiliza para confeccionar el fichero de ejemplo .csv (delimitado por comas). MUY IMPORTANTE: Esta configuración debe ser la misma que tenga configurada el usuario en el enlace de la advertencia ya que la que aplicará el sistema en el momento de la importación es la configurada en la página de Área de Clientes de baVel, que precisamente es donde dirige el enlace de la advertencia para poder modificarla en caso necesario.

A modo de ejemplo el sistema ha cumplimentado dos líneas correspondientes a una factura. Una celda marcada en color naranja significa que el sistema ha detectado algún tipo de error en la misma y se debe modificar el contenido. En este caso en la parte superior derecha de la celda se mostrará un triángulo en color rojo y al pasar el ratón por encima se visualizará un mensaje con el tipo de error encontrado (figura 9).

Figura 9.

Para finalizar la confección del fichero deberá cumplimentar las filas necesarias para generar su propia factura y una vez finalizado pulsar el botón Crear fichero en la parte superior derecha de la hoja de Excel.

Si se detecta algún error, se marcará la celda de color naranja para su corrección. En el caso de que no se detecte ningún error el sistema permitirá guardar el fichero en formato .csv(delimitado por comas) en la ubicación elegida por el usuario.




- Emisor: Aquí se debe introducir el nombre del emisor de la factura. El sistema por defecto indicará el nombre del usuario utilizado para entrar en el área de clientes.

- Destinatario: debe seleccionarse el cliente/sociedad destinatario o receptor de la factura. Esta selección se realiza por medio de un desplegable con todos los destinatarios de WebBilling que se muestran al pulsar sobre la flecha. En el caso de que el destinatario seleccionado sea una agencia de Incoming aparecerá más abajo el siguiente combo box:

- Razón social (figura 10): en esta opción se debe seleccionar el tour operador representado por el destinatario incoming seleccionado anteriormente.

Figura 10.

En el caso de que el destinatario seleccionado sea una agencia de Incoming o un receptor que validen la opción de descuento por representación (descuento de guías y colaboración comercial) y éste deba indicarse, se mostrará más abajo el siguiente checkbox:

- Indicar % dto. RepFee para todas las líneas (figura 11): Al seleccionar este checkbox se muestra un campo para seleccionar el porcentaje del descuento por representación. Este porcentaje se aplicará a aquellas líneas de detalle que contengan un descuento.

Figura 11.

- Delegación: esta opción depende directamente de la ventana Destinatario. Al cumplimentar la ventana superior será posible desplegar un combo con los establecimientos dependientes de la sociedad destinataria seleccionada.

- Fichero (Examinar): se dispone de un buscador que le permitirá seleccionar la ruta de acceso al fichero a importar. Una vez seleccionado un fichero, la carga del fichero al sistema de servidores de baVel se completa en dos fases:

La primera fase es la de la copia del fichero desde el ordenador del proveedor al sistema de servidores de baVel, esto puede tardar cierto tiempo y el proceso de copia se muestra gráficamente mediante un icono con tres estados (figura 12):

Fichero en proceso de copia. Pulsar Cancel para cancelar la copia.

Fichero no copiado. El proceso de copia se ha cancelado o falló.

Fichero copiado correctamente. Se puede proceder con la importación.

Figura 12.




La segunda fase es la de la importación del fichero a la red de baVel. En esta fase se aplicarán las validaciones generales y particulares de facturación que pueda tener cada cliente en la plataforma. Es necesario haber copiado completamente el fichero (fase 1) para proceder con la segunda fase de importación pulsando el botón Importar.

Es necesario cumplimentar todos los campos de esta pestaña para proceder con la importación del fichero mediante el botón Importar.

Una vez el fichero ha sido importado el sistema mostrará un mensaje de Importaciones en proceso (figura 13) indicando que el fichero se encuentra en el sistema esperando a ser procesado por uno de los servidores centrales. Este proceso puede prolongarse por un máximo de un minuto.

Figura 13.

Mientras se está procesando, si el sistema encuentra un error en el fichero importado, se mostrará una ventana de error y se interrumpirá el proceso. En el capítulo 5 - Corrección de errores se describe los tipos de error y la manera de comprobarlos.

4.1.2 Pestaña de Ficheros importados

En la pestaña de Ficheros importados se muestra la ventana de Importaciones completadas (figura 14).

En caso de que no se haya importado ningún fichero o de que se hayan eliminado los ficheros importados automática o manualmente esta ventana aparecerá vacía.

Figura 14.

En caso contrario, en la ventana de Importaciones completadas aparecerá el listado con cada fichero importado satisfactoriamente y la fecha de importación (figura 15).




Figura 15.

Seleccionando el icono eliminar existente junto a una línea de fichero, éste se borrará.

Al pulsar el botón Eliminar histórico de importaciones se vaciará completamente la carpeta de importaciones completadas

En caso necesario la línea que identifica un fichero puede expandirse (mediante la flecha proporcionada) para mostrar el conjunto de facturas que componen el fichero (figura 16).

Figura 16.

Cada línea de factura incluye un icono que muestra el estado de la factura, dónde el verde indica que la factura está correcta y gris que la factura contenía errores y se ha eliminado manualmente (ver capítulo 5 - Corrección errores).

Al pulsar sobre la pestaña Ver existente junto a un icono verde, aparece una nueva pestaña la factura en formato HTML (figura 17). Los iconos en gris no es posible editarlos y se mostrarán como Descartado.

Todos los ficheros en la pestaña de Ficheros importados se eliminarán transcurridos 90 días.

Figura 17.




4.1.3 Errores en la pestaña Importar Existen dos tipos de error reportables por el sistema al importar un fichero:

- Importaciones parciales

- Errores

Importaciones parciales Esta tipología de error se produce cuando el sistema ha podido procesar algunas de las facturas incluidas en el fichero de importación. Se mostrará la ventana de Importaciones parciales con el listado de ficheros con errores (figura 18).

Figura 18.

Se puede utilizar la flecha existente al lado de cada fichero para expandir el informe y mostrar cada una de las facturas incluidas en el fichero y su estado (figura 19).

Figura 19.

Se utiliza un icono verde para mostrar el estado correcto de una factura. Esto significa que la factura se ha enviado con éxito a su destinatario. Al pulsar sobre la pestaña Ver existente junto a este icono de estado, aparecerá una ventana emergente que muestra la factura en formato HTML.

Se utiliza un icono gris para mostrar que la factura ha sido descartada de forma manual por el usuario. En este caso la factura no se enviará al destinatario.

Se utiliza un icono rojo para mostrar el estado incorrecto de una factura. Esto significa que la factura no se ha podido importar aunque puede ser editada y rectificada. Al pulsar sobre la pestaña Editar existente junto a este icono de estado el sistema le redirigirá a la ventana de corrección de errores (ver capítulo 5 - Corrección de errores), para editar, corregir y enviar la factura. Podrá eliminar la factura pulsando en el botón Descartar si fuese necesario. En este último caso la factura se mostraría con el icono gris.

Una vez procesadas todas las facturas con iconos rojos de un fichero, éste se moverá de la subventana de Importaciones parciales a la pestaña de Ficheros Importados.




Errores Este tipo de errores se presenta cuando el sistema ha encontrado un error en el fichero importado que requiere abortar el proceso. En este caso no se importará ninguna

factura y se mostrará la ventana de Errores (figura 20).

Figura 20.

Esta ventana se muestra a modo informativo únicamente.

Las facturas deben reprocesarse desde el sistema de gestión propio y reenviarse si fuese necesario.

Este informe de error puede eliminarse pulsando sobre el botón Borrar Errores existente bajo la misma ventana del informe.

5 Corrección de errores

Para corregir los errores en las facturas se debe pulsar sobre el botón Editar que aparece junto a la factura errónea (figura 21).

Figura 21.

Al realizar esta acción, se muestra una ventana con la Lista de errores detectados en la factura. En estos momentos el sistema permite editar y solucionar dos tipos de errores:

Errores en el apartado de vencimientos

Errores en el número de bono El resto de errores no son solucionables mediante este módulo.

5.1 Edición y corrección de la factura errónea por el apartado de vencimientos

Cuando el tipo de error mostrado es un error en los vencimientos, será posible editar el vencimiento de la factura pulsando sobre el botón Editar situado en la parte derecha de la pantalla (figura 22).




Figura 22.

Con esta acción se habilitará una ventana que permite introducir los vencimientos mediante el botón Añadir vencimiento (figura 23).

Figura 23.

Los datos a cumplimentar en el formulario para añadir un vencimiento son los siguientes (figura 24):

Figura 24.

Fecha: se debe introducir la fecha del vencimiento del pago.

Forma de pago: debe seleccionarse el método de pago de la factura. Esta selección se realiza por medio de un desplegable con todos los métodos de pago de WebBilling descritos en la plataforma (Cheque, Transferencia, pagaré, Contado, Recibo, Letra, Letra Aceptada, Recibo Domiciliado, Crédito Documentado, Contrato Adjudicación, Pagare a Orden, Reposición, Especiales, Compensa, Confirming, Factoring, Otros).

Número de cuenta: debe introducir el número de cuenta o el código IBAN a rellenar cuando el método de pago es por transferencia. Se permiten espacios y guiones.

Código SWiFT: campo opcional para informar el código SWIFT

Importe: Porcentaje a pagar en la fecha descrita por el vencimiento.




Al término de la introducción de datos debe aplicar el vencimiento mediante el botón

para validar y guardar los cambios, aunque si el sistema detecta algún dato erróneo se mostrará un mensaje de error y no se permitirá aceptar el vencimiento.

Una vez introducido el vencimiento satisfactoriamente se debe pulsar sobre el botón Finalizar (figura 25).

Figura 25.

A continuación se mostrará una página indicando que no hay errores en la factura y con los botones correspondientes para enviar la transacción o cancelar las modificaciones. Si se cancelan las modificaciones no se realizará ningún cambio. Si por el contrario se selecciona Enviar, la factura será remitida a la plataforma baVel para que sea entregada al cliente destino (figuras 26 y 27).

Figura 26.

Figura 27.

5.2 Edición y corrección de la factura errónea por el apartado de número de bono

Cuando el tipo de error mostrado es un error en el número de bono, será posible editar los números de bono de la factura pulsando sobre el botón Editar situado en la parte derecha de la pantalla (figura 28).




Figura 28.

Al editar la factura (fig. 29), las líneas correctas se muestran con un icono verde ,

los errores con un icono rojo y un indicador/contador con el número de líneas erróneas. Es posible editar cada línea para corregir el error (figura 30) o bien seleccionar el checkbox Modificar todos para corregir todos los localizadores de una misma factura a la vez (figura 31).

Figura 29.

Figura 30.

Figura 31.




En este ejemplo se han corregido los errores y guardado los cambios (figura 32). Una vez hecho esto todas las líneas de detalle se muestran con el icono verde

Figura 32.

Una vez finalizada la edición de los errores y hechas las modificaciones pulsar en el botón Finalizar. Se mostrará una página indicando que no hay errores en la factura y con los botones correspondientes para enviar la transacción o cancelar las modificaciones. Si se cancelan las modificaciones no se realizará ningún cambio.

Si por el contrario se selecciona Enviar, la factura será remitida a la plataforma baVel para que sea entregada al cliente destino (figuras 33 y 34).

Figura 33.

Figura 34.




5.3 Pre-visualización de la factura errónea

Durante el proceso de edición del error se podrá pre visualizar la factura en formato .PDF. En la página de edición, según aparece en las figuras 22 y 28, pulsando sobre el icono , la factura se mostrará en una ventana emergente.

Figura 35.

6 Errores no solucionables

Para ciertos tipos de error (tipo de moneda, establecimiento erróneo, etc.) el sistema mostrará el error como No solucionable (figura 36) y deberá ponerse en contacto con el Administrador de su sistema para corregirlo, ya que se debe modificar en el fichero original que se exporta desde su sistema para el posterior envío. Se trata de errores que su origen está en la generación del propio fichero de factura y, por tanto, se deben corregir en el origen para evitar que se produzcan de manera sistemática en futuros envíos. Adicionalmente, si se va a generar nuevamente la factura de manera correcta desde el propio sistema de gestión, recomendamos el borrado de la factura para evitar duplicidades.

Figura 36.

Podrá pre visualizar la factura en formato .PDF pulsando sobre el icono , la factura se mostrará en una ventana emergente.

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