manual access 2007

Patricia Garca Gmez

2010 Kams Veinte Sistemas, S.L. ISBN: 978-84-96157-59-0

Microsoft Access 2007 es una marca registrada por Microsoft Corporation en todo el mundo. No se permite la reproduccin total o parcial de este libro, ni el almacenamiento en un sistema informtico, ni la transmisin por cualquier medio, electrnico, mecnico, fotocopia, registro u otros mtodos sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.

ndice de contenidos Access 20071. INTRODUCCIN.................................................................................. 11.1 INTRODUCCIN A LAS BASES DE DATOS.................................................. 2 Elementos de una base de datos..................................................................... 2 Base de datos Relacional ................................................................................ 3 CARACTERSTICAS DE ACCESS.................................................................. 5 Novedades de la versin.................................................................................. 6 LA VENTANA DE ACCESS ............................................................................. 7 LA CINTA DE OPCIONES ............................................................................... 8 Mens contextuales ......................................................................................... 9 Cuadros de dilogo .......................................................................................... 9 LA AYUDA ..................................................................................................... 11 Las ventanas de ayuda .................................................................................. 12 Botones de la ventana de la ayuda ................................................................ 13 El cuadro Buscar............................................................................................ 13 Detectar y reparar .......................................................................................... 14 CONVENIOS DE NOTACIN DEL MANUAL................................................ 14

1.2 1.3 1.4

1.5

1.6

2. DISEAR Y GESTIONAR BASES DE DATOS................................. 172.1 OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS.......................................................... 18 Tablas ............................................................................................................ 18 Consultas ....................................................................................................... 18 Formularios .................................................................................................... 19 Informes ......................................................................................................... 19 Macros ........................................................................................................... 19 Mdulos de Visual Basic ................................................................................ 19 ARRANCAR MICROSOFT ACCESS 2007.................................................... 20 Otras formas de arrancar Access .................................................................. 20 PLANIFICAR UNA BASE DE DATOS ........................................................... 20 CREAR UNA VENTANA DE BASE DE DATOS ............................................ 21 Utilizar el formato de base de datos de Access 2007 .................................... 24 EL USO DE PLANTILLAS.............................................................................. 25 CERRAR UNA BASE DE DATOS ................................................................. 27 ABRIR UNA BASE DE DATOS...................................................................... 28 DISEAR Y TRABAJAR CON OBJETOS ..................................................... 29

2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

Microsoft Access 2007

Agrupar objetos en la ventana de la base de datos ........................................32

3. DISEAR TABLAS Y RELACIONES ................................................353.1 3.2 3.3 3.4 INTRODUCCIN............................................................................................36 Planificar las tablas de una base de datos......................................................36 CREAR UNA TABLA ......................................................................................37 TIPOS DE DATOS..........................................................................................39 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS ...............................................................40 Tamao del campo .........................................................................................41 Formato ..........................................................................................................42 Mscara de entrada........................................................................................42 Ttulo...............................................................................................................45 Valor predeterminado .....................................................................................45 Regla de validacin.........................................................................................45 Texto de validacin.........................................................................................46 Requerido .......................................................................................................46 Permitir longitud cero ......................................................................................46 Indexado .........................................................................................................46 MODIFICAR EL DISEO DE UNA TABLA.....................................................46 ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL ..........................................................49 RELACIONAR TABLAS..................................................................................51 Tipos de Relaciones .......................................................................................52 La ventana de Relaciones ..............................................................................53 Establecer una relacin entre dos tablas ........................................................55 Modificar una relacin.....................................................................................57 Eliminar una relacin ......................................................................................58 Acerca de los campos de tipo Autonumrico..................................................58 CREAR Y EDITAR NDICES ..........................................................................59 Crear un ndice ...............................................................................................59 La ventana de ndices.....................................................................................59 PROPIEDADES DE UNA TABLA ...................................................................61 CREAR TABLAS MEDIANTE PLANTILLAS...................................................64 CREAR TABLAS INTRODUCIENDO DATOS ................................................64

3.5 3.6 3.7

3.8

3.9 3.10 3.11

4. INTRODUCIR Y VISUALIZAR DATOS ..............................................674.1 4.2 CAPTURA DE DATOS ...................................................................................68 Hojas de datos................................................................................................68 DESPLAZARSE POR LOS REGISTROS.......................................................69

ii

Indice de contenidos

4.3 4.4 4.5

INTRODUCIR NUEVOS REGISTROS .......................................................... 70 Visualizar y editar un campo en una ventana de Zoom ................................. 71 EDITAR REGISTROS.................................................................................... 71 CONFIGURAR UNA HOJA DE DATOS ........................................................ 72 Modificar el ancho de las columnas ............................................................... 73 Modificar la altura de las filas ......................................................................... 73 Mover columnas............................................................................................. 73 Ocultar y visualizar columnas......................................................................... 74 Establecer el tipo de letra............................................................................... 75 COPIAR, MOVER Y BORRAR REGISTROS ................................................ 76 Seleccin de registros.................................................................................... 76 Eliminar registros ........................................................................................... 77 Copiar y Mover registros ................................................................................ 78 BUSCAR INFORMACIN POR UN CAMPO................................................. 79 ORDENAR ..................................................................................................... 80 FILTRAR REGISTROS.................................................................................. 81 Filtros por seleccin ....................................................................................... 81 Filtros excluyendo la seleccin....................................................................... 83 Filtros por formulario ...................................................................................... 83 Filtros avanzados ........................................................................................... 84 HOJAS SECUNDARIAS DE DATOS ............................................................. 85 Expandir o contraer las hojas secundarias de datos...................................... 86 Configurar la hoja secundaria de datos.......................................................... 86

4.6

4.7 4.8 4.9

4.10

5. CONSULTAS DE SELECCIN ......................................................... 895.1 5.2 5.3 CONSULTAS ................................................................................................. 90 Tipos de consultas ......................................................................................... 90 CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIN.................................................. 91 Modos de presentacin de la ventana de consulta ........................................ 95 MODIFICAR UNA CONSULTA...................................................................... 96 Desplazarse por la ventana de diseo ........................................................... 96 Agregar y eliminar tablas ............................................................................... 97 Aadir y eliminar columnas a la cuadrcula QBE ........................................... 97 Modificar el ancho y el orden de las columnas............................................... 98 CONSULTAS DE VARIAS TABLAS .............................................................. 98 Combinaciones entre tablas........................................................................... 99 INTRODUCIR Y EDITAR REGISTROS....................................................... 101 Modificar registros........................................................................................ 101 Aadir registros ............................................................................................ 102 Eliminar registros ......................................................................................... 103 iii

5.4 5.5


5.6

CRITERIOS ..................................................................................................103 Introduccin de valores concretos ................................................................104 Operadores de comparacin ........................................................................105 Operadores Lgicos .....................................................................................105 Utilizacin de patrones..................................................................................106 Operadores especiales .................................................................................106 Utilizacin de varias filas de criterios ............................................................107 Uso de expresiones ......................................................................................107 CAMPOS CALCULADOS .............................................................................109 Tipos de expresiones....................................................................................110 Funciones .....................................................................................................111 ORDENAR UNA CONSULTA.......................................................................112 Ordenacin por varios campos .....................................................................113 Ordenacin rpida de una hoja de datos ......................................................114 AGRUPAR Y CALCULAR TOTALES ...........................................................115 Clculo de totales sobre todos los registros .................................................115 Agrupacin de registros ................................................................................117 Uso de criterios.............................................................................................118 ASISTENTE PARA CONSULTAS SENCILLAS ...........................................120

5.7

5.8

5.9

5.10

6. CONSULTAS DE ACCIN...............................................................1236.1 6.2 6.3 6.4 6.5 INTRODUCCIN..........................................................................................124 CONSULTAS DE CREACIN DE TABLAS .................................................125 CONSULTAS DE ELIMINACIN..................................................................127 CONSULTAS DE ACTUALIZACIN ............................................................129 CONSULTAS DE DATOS ANEXADOS........................................................131

7. CONSULTAS ESPECIALES ............................................................1357.1 7.2 7.3 7.4 INTRODUCCIN..........................................................................................136 CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS...........................................136 Un ejemplo ms complejo.............................................................................140 CONSULTAS DE BUSCAR DUPLICADOS..................................................141 CONSULTAS DE BUSCAR NO COINCIDENTES........................................144

8. FORMULARIOS ...............................................................................149

iv


8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6

INTRODUCCIN ......................................................................................... 150 CREAR UN FORMULARIO ......................................................................... 151 ASISTENTE PARA FORMULARIOS ........................................................... 152 EL BOTON FORMULARIO .......................................................................... 155 ASISTENTE PARA GRFICOS................................................................... 156 Algunas consideraciones sobre el asistente para grficos........................... 159 SUBFORMULARIOS ................................................................................... 160 Planificacin del formulario .......................................................................... 160 Creacin del formulario ................................................................................ 162 Edicin de registros...................................................................................... 166 Anidar dos niveles de Subformularios.......................................................... 166 SINCRONIZAR FORMULARIOS ................................................................. 167 VISTAS DE UN FORMULARIO ................................................................... 168 GUARDAR UN FORMULARIO .................................................................... 170 DESCRIPICIN DE LA VENTANA DE DISEO ......................................... 170 OPERACIONES BSICAS DE DISEO...................................................... 173 Seleccionar controles................................................................................... 174 Modificar la posicin de los controles........................................................... 175 Modificar el tamao de los controles y las secciones................................... 176 Alineacin de controles ................................................................................ 177 Ajustar la separacin de los controles.......................................................... 178 Copiar y eliminar controles........................................................................... 179 Controles superpuestos ............................................................................... 179 Agrupar controles......................................................................................... 180 ESTABLECER Y MODIFICAR PROPIEDADES .......................................... 181 Propiedades de un Formulario ..................................................................... 183 Propiedades de una seccin ........................................................................ 185 Propiedades de los controles ....................................................................... 186 Modificar la apariencia de los controles y las secciones .............................. 187

8.7 8.8 8.9 8.10 8.11

8.12

8.13

CAMBIAR EL ORDEN DE TABULACIN.................................................... 187

9. CONTROLES ................................................................................... 1919.1 9.2 9.3 INTRODUCCIN ......................................................................................... 192 TIPOS DE CONTROLES ............................................................................. 192 Controles dependientes, independientes y calculados................................. 195 ETIQUETAS, LNEAS Y RECTNGULOS .................................................. 196 Introduccin de etiquetas ............................................................................. 196

v


Editar el texto de una etiqueta ......................................................................196 Insercin de Lneas y Rectngulos ...............................................................197 9.4 CUADROS DE TEXTO.................................................................................197 Insercin de un campo de la tabla o consulta subyacente............................198 Expresiones en campos calculados..............................................................199 VALORES SI/NO ..........................................................................................199 LISTAS Y CUADROS COMBINADOS..........................................................202 GRUPOS DE OPCIONES ............................................................................205 MOSTRAR GRFICOS Y OTROS OBJETOS .............................................208 Marcos de Objeto Independientes ................................................................209 Marcos de Objeto Dependientes ..................................................................211 Edicin de un objeto .....................................................................................212 Insertar una imagen......................................................................................212 BOTONES DE COMANDO ..........................................................................213

9.5 9.6 9.7 9.8

9.9

10. INFORMES .......................................................................................21510.1 10.2 10.3 10.4 10.5 INTRODUCCIN..........................................................................................216 PLANIFICAR UN INFORME .........................................................................216 CREAR UN INFORME .................................................................................217 INFORMES AUTOMTICOS .......................................................................217 ASISTENTE PARA INFORMES ...................................................................219 Opciones de resumen...................................................................................224 Modos de visualizar un informe ....................................................................226 ASISTENTE PARA ETIQUETAS..................................................................227 MODIFICAR EL DISEO DE UN INFORME ................................................231 Secciones de un informe ..............................................................................232 Uso de Controles ..........................................................................................233 Propiedades del informe, secciones y controles ...........................................233 ORDENAR Y AGRUPAR LOS DATOS ........................................................234 EXPRESIONES Y CLCULOS RESUMEN..................................................237

10.6 10.7

10.8 10.9

11. TABLAS DINMICAS Y GRFICOS DINMICOS .........................23911.1 11.2 11.3 TABLAS DINMICAS EN ACCESS 2007 ....................................................240 CONCEPTO DE TABLA DINMICA.............................................................240 ABRIR UNA VISTA DE TABLA DINMICA ..................................................240

vi


11.4

DISEAR UNA TABLA DINMICA............................................................. 242 Agregar campos a una tabla dinmica......................................................... 243 Aadir un campo de detalle calculado ......................................................... 244 Crear un campo de totales........................................................................... 246 Mostrar y ocultar detalles ............................................................................. 247 Modificar el ttulo de los campos .................................................................. 248 Modificar el formato de los campos.............................................................. 249 Agrupar elementos....................................................................................... 250 Totales y subtotales ..................................................................................... 252 Filtrar datos .................................................................................................. 253 TRABAJAR CON UNA TABLA DINMICA .................................................. 254 VISTA DE GRFICO DINMICO ................................................................ 254 ABRIR UNA VISTA DE GRFICO DINMICO ............................................ 255 DISEAR UN GRFICO DINMICO........................................................... 256 Agregar campos a un grafico dinmico........................................................ 257 Cambiar la funcin de resumen ................................................................... 259 Cambiar el tipo de grfico ............................................................................ 260 Mostrar u ocultar la leyenda ......................................................................... 261 Intercambiar las reas de series y categoras.............................................. 262 Cambiar los ttulos de un grfico.................................................................. 263 Creacin de multigrficos............................................................................. 264 Modificar elementos individuales del grfico ................................................ 265 TRABAJAR CON UN GRFICO DINMICO ............................................... 267

11.5 11.6 11.7 11.8

11.9

12. MACROS ......................................................................................... 26912.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 CONCEPTO DE MACRO ............................................................................ 270 CREAR UNA MACRO.................................................................................. 270 EJECUTAR UNA MACRO ........................................................................... 273 ACCIONES Y ARGUMENTOS .................................................................... 273 EDITAR UNA MACRO ................................................................................. 275 GRUPO DE MACROS ................................................................................. 275 Crear un grupo de macros ........................................................................... 276 Ejecutar macros de un grupo ....................................................................... 277 MACROS CONDICIONALES....................................................................... 278 MACROS PARA FORMULARIOS ............................................................... 279 MACROS PARA INFORMES....................................................................... 282

12.7 12.8 12.9

12.10 DEPURAR UNA MACRO............................................................................. 283 Ejecucin paso a paso ................................................................................. 284

vii


13. IMPRIMIR .........................................................................................28713.1 13.2 13.3 INTRODUCCIN..........................................................................................288 IMPRIMIR UN OBJETO................................................................................288 El botn Imprimir...........................................................................................289 CONFIGURAR LA PGINA..........................................................................289 Opciones de Impresin .................................................................................290 Columnas......................................................................................................291 VISTA PRELIMINAR ....................................................................................291 Vista Presentacin de un informe .................................................................292 IMPRIMIR LA VENTANA DE RELACIONES ................................................293 IMPRIMIR LA DEFINICIN DE UN OBJETO...............................................294

13.4 13.5 13.6

14. UTILIDADES ....................................................................................29714.1 14.2 14.3 INTRODUCCIN..........................................................................................298 CORRECCION ORTOGRFICA ..................................................................298 Autocorreccin..............................................................................................300 BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO .................................302 Mostrar y ocultar la Cinta de Opciones .........................................................302 Personalizacin la Barra de Herramientas de Acceso Rpido......................303 El panel del Portapapeles de Office..............................................................304 IMPORTAR O VINCULAR TABLAS .............................................................306 Importar o vincular una tabla desde un archivo ............................................306 Importar datos de otras aplicaciones ............................................................309 EXPORTAR TABLAS ...................................................................................309 COMPACTAR Y REPARAR .........................................................................311

14.4

14.5 14.6

15. DESCRIPCIN DEL EJEMPLO UTILIZADO EN EL MANUAL ......31315.1 ESTRUCTURA DE LAS TABLAS.................................................................314 Tabla: ARTCULOS ......................................................................................314 Tabla: CLIENTES .........................................................................................315 Tabla: PEDIDOS...........................................................................................316 Tabla: DETALLE-PEDIDOS .........................................................................317 RELACIONES...............................................................................................317 Tabla: ARTCULOS ......................................................................................318 Tabla: CLIENTES .........................................................................................320 Tabla: PEDIDOS...........................................................................................322

15.2 15.3 15.4 15.5 viii


15.6

Tabla: DETALLE-PEDIDOS......................................................................... 325

ix

1Introduccin

Introduccin a las bases de datos Caractersticas de Access La ventana de Access La Cinta de Opciones La Ayuda Convenios de notacin del manual

1.1

INTRODUCCIN A LAS BASES DE DATOS

De forma simple y general, se puede definir una Base de datos como un conjunto de informacin homognea, es decir, relacionada con un mismo tema. Son ejemplos clsicos de una base de datos, la informacin referente a los pedidos de una empresa, los prestamos de una biblioteca, etc. Tan importante es disponer de la informacin como el poder acceder a ella de una forma racional y eficiente. Para esto ltimo, se utilizan los Gestores de bases de datos que son programas informticos que permiten crear, modificar y mantener las bases de datos. Nota: es importante distinguir estas dos definiciones: una Base de datos es un conjunto de informacin que comparte caractersticas comunes; mientras que un Gestor de bases de datos es un programa informtico, como Microsoft Access, que permite administrar bases de datos.

Elementos de una base de datosUna base de datos se compone de Tablas y estas a su vez de Filas (o Registros) y Columnas (o Campos). A continuacin se detalla el significado de cada uno de estos elementos bsicos:

Tablas: todos los datos de un tema concreto se almacenan en una Tabla, distribuidos en Filas y Columnas. Por ejemplo, en el sistema de gestin de datos de una empresa, se podr emplear una tabla para almacenar los datos de los clientes, otra para los artculos del almacn, otra para los pedidos, etc. Filas: La informacin de cada cliente, artculo, etc., constituir una Fila o Registro en su tabla correspondiente. Columnas: Cada una de las informaciones elementales de cada fila de una tabla (el cdigo del cliente, su direccin, telfono, etc.) de una tabla, constituye una columna o Campo. Cada registro o fila de una tabla estar compuesto por el mismo conjunto de campos, y cada campo contiene el mismo tipo de informacin en cada registro.

1.- Introduccin

Si comparamos la informacin de una tabla con la de un archivador clsico, la informacin contenida en una fila coincidira con la incluida en una ficha (ver figura siguiente).

Base de datos RelacionalUna base de datos elemental puede estar formada por una sola tabla. No obstante, en la prctica, una base de datos estar formada por varias tablas, formando un modelo Relacional. Dividir la informacin global en varias tablas, evitar duplicaciones de datos innecesarias y, sobre todo, permitir mantener la integridad de los datos almacenados. Por ejemplo, suponga que desea utilizar una base de datos para gestionar los pedidos de una empresa y para ello pretende utilizar una nica tabla como la siguiente:

3

Como puede observarse, la informacin de cada cliente se repite en cada uno de sus pedidos. De la misma forma, la informacin de un artculo se repite en cada pedido de dicho artculo. A parte de la duplicacin innecesaria de informacin que se estara realizando constantemente, con el consiguiente gasto de espacio en el disco duro, lentitud en la introduccin de los datos, etc., el problema ms grave surge cuando necesite modificar algn dato referente a un cliente (por ejemplo, su direccin) o a un artculo (el precio, o algn detalle en su descripcin). Para mantener la consistencia de los datos habra que actualizar dichas modificaciones en cada uno de los pedidos del cliente, y en cada uno de los pedidos del artculo, lo que resultara extremadamente lento y engorroso de realizar. Estos problemas se podrn solucionar con facilidad, diseando un sistema de base de datos Relacional eficiente, desdoblando el problema en varias tablas de forma similar a como muestra la siguiente figura:

CodClient C 001 C 002 C 003

Cliente La Moderna Sez y C a.

Direccin C / Serrano 45 C / Pars 12

Ciudad Madrid Barcelona

CodArt A001 A002 A003 A004

Artculo Martillo N eum tico Llave Ingles a C enicero Porcelana Juego de Te

Precio 85.000 1.750 2.345 9.700

Fernndez S.L. C / Pedro D uro 20 Gijn

Tabla de Clientes

Tabla de ArtculosN Ped. CodClient 157 C 001 158 C 002 159 C 003 160 C 001 161 C 002 162 C 001 Fecha CodArt Unid. 4 140 2 8 25 12

12/03/97 A001 25/03/97 A002 27/02/94 A001 15/07/97 A001 18/04/97 A003 7/07/97 A004

Tabla de Pedidos

1.- Introduccin

Como se observa, los artculos y los clientes se almacenan por separado en tablas independientes. La tabla de pedidos, permite establecer la relacin entre los clientes y los artculos. Normalmente, dos tablas se relacionan entre s a travs de un campo en comn, es decir del mismo tipo. Posteriormente, los datos de las tres tablas se podrn utilizar como si fuese una sola, pero evitando los problemas mencionados anteriormente.

1.2 CARACTERSTICAS DE ACCESSMicrosoft Access 2007 sigue siendo uno de los gestores de bases de datos relacionales ms moderno y avanzado del mercado, en el que destacan las siguientes caractersticas:

Una extremada facilidad de uso, aprovechando al mximo las enormes capacidades grficas de Microsoft Windows 2000, XP y Vista. Capacidad para almacenar grandes volmenes de informacin y consultar en cualquier momento la que interese. Numerosas herramientas visuales de diseo que permiten realizar de forma sencilla Formularios para visualizar y editar datos en pantalla. El generador de Informes permite obtener datos impresos con una calidad profesional. El uso de Macros permite automatizar las tareas repetitivas y habituales. Incluye un completo entorno de programacin (Visual Basic), lo que permite realizar aplicaciones totalmente a medida. Dispone de Asistentes para desarrollar desde cero, paso a paso, las tareas ms habituales. Adems, el programa proporciona ayuda completa sobre la tarea que se est realizando. Gracias a la tecnologa OLE (vinculacin e incrustacin de objetos), se pueden incorporar, grficos y otros tipos de informacin (sonidos, animaciones, etc.). Capacidad para gestionar bases de datos de Microsoft SQL Server 2000. Podr utilizar Access como interfaz para las bases de datos SQL y dispondr de herramientas para gestionar el servidor SQL.5

Asistente de relaciones de impresin. Mediante este asistente podr imprimir la estructura relacional de sus bases de datos. Autocorreccin de nombres. Si modifica el nombre de un objeto, automticamente se modificar dicho nombre en todos los objetos dependientes (formularios, informes, consultas, etc.).

Novedades de la versinAdems de las caractersticas ya comentadas, Access 2007 presenta importantes novedades respecto a las versiones anteriores. Entre las que ataen a los temas tratados en este manual, destacan las siguientes:

Una extremada facilidad de uso, aprovechando al mximo las enormes capacidades grficas de Microsoft Windows 2000, XP y Vista. En esta versin la facilidad de uso y la comodidad son dos caractersticas fundamentales. Encontraremos una gran cantidad de plantillas para agilizar la creacin de nuestras bases de datos. Incluye un conjunto de plantillas de bases de datos de diseo profesional completas que incluyen Tablas, Formularios, Informes, Consultas, Macros y Relaciones predefinidas. Ahora adems estn las Plantillas de Campos que estn basadas en archivos de definicin de esquema XML (.xsd), pudiendo as establecer definiciones estndar propias.

la Vista de Hoja de Datos esta mejorada. Ahora con hacer uh clic en la tabla de la ficha crear y comenzar a escribir los datos ser suficiente. La creacin de Informes y Formularios ser ms rapida gracias a la Vista Presentacin. La nueva interfaz que incluye la Cinta de Opciones de Office Fluent agiliza cualquier tarea que deseemos desempear. Tenemos una Pgina de Introduccion a Microsoft Office Access que da acceso inmediato a la biblioteca y a las bases de datos abiertas recientemente.

1.- Introduccin

En el Panel de Exploracion encontraremos todos los objetos de la base de datos que tengamos abierta en ese instante. Los objetos tendran sus propias fichas para poder moverse con facilidad de uno a otro. Encontraremos herramientas de creacin de objetos mas eficaces. Nuevos Formularios divididos para examinar los datos mas rapidamente y Macros incrustadas en Formularios e Informes. Mas tipos de datos y controles nuevos mejorados. Encontramos campos multivalor para datos complejos que permiten asignar un dato a varios valores. Como novedad tambin encontramos la posibilidad de agregar varios datops adjuntos a un mismo registro. Los campos Memo ahora almacenan texto enriquecido y son compatibles con el historial de revisiones. Desea saber la fecha del proximo lunes?, ahora con los campos y controles tipo Fecha/Hora puede. Incorporan un calendario interactivo integrado de seleccin de fecha. Herramientas de Ordenacion y Filtrado mejoradas al igual que las listas de campos o los totales y colores de fondo alternativos en hojas de datos. Mejora en la comparticion de datos en cuanto a la integracin con Windows Share Point Services.

1.3 LA VENTANA DE ACCESSLa apariencia normal de la ventana de Access es idntica a la que se presenta en la figura siguiente:

7

Para comenzar a trabajar podemos escoger una Base de Datos en blanco o alguna de las Plantillas del programa o destacadas en lnea. Como se aprecia hay tres ventanas o paneles, el de la izquierda nos muestra las categoras de las plantillas disponibles, en el panel central aparecer el contenido de la categoria y por ultimo el panel de la derecha se mostraran las opciones necesarias para la creacin del elemento que hayamos escogido en el panel central.

1.4

LA CINTA DE OPCIONES

La nueva interfaz de usuario orientada a los resultados facilita el trabajo en Microsoft Office Access. Ahora los comandos y funciones que solan estar tras complejos Fichas y barras de herramientas son ms fciles de encontrar en las Fichas orientadas a tareas que contienen Grupos lgicos de Comandos y caractersticas, esto es lo que forma la Cinta de Opciones. Muchos cuadros de dilogo han sido reemplazados por desplegables que nos muestran las opciones disponibles. Adems, se ofrece informacin detallada sobre herramientas y vistas previas de ejemplo para ayudarle a elegir la opcin adecuada. Independientemente de la actividad que est realizando en la nueva interfaz de usuario, ya sea aplicar formato a datos o analizarlos, Access presenta las

1.- Introduccin

herramientas que resultan ms tiles para completar dichas tareas correctamente. Para abandonar una de las fichas sin realizar ninguna operacin, basta con hacer un clic del botn izquierdo del ratn en cualquier parte de la pantalla fuera de la ficha. Utilizando el teclado, se puede acceder a cualquier opcin de la Cinta de Opciones de dos formas:

Pulse la tecla Alt para acceder a la Barra de Mens. A continuacin utilice las teclas y para situarse en la opcin adecuada, y luego pulse Intro o bien para desplegar el men correspondiente. Para desplegar directamente un men, pulse la tecla Alt y, sin soltarla, pulse a continuacin la letra que aparece en subrayado para dicha opcin.

Para elegir una opcin de un men desplegable, pulse la letra que aparece subrayada. Tambin puede utilizar las teclas de y para situarse en la opcin y seleccionarla pulsando Intro. Para abandonar un men sin seleccionar ninguna opcin, utilice la tecla Esc, o bien pulse el botn izquierdo del ratn en cualquier lugar fuera de dicho men.

Mens contextualesAccess 2007 incluye tambin los denominados mens Contextuales. Este tipo de mens se activa al hacer clic con el pulsador derecho del ratn, siempre que el puntero este situado sobre el elemento deseado. En cada caso, el men contextual que aparece es especfico para el elemento en cuestin.

Cuadros de dilogoLos cuadros de dilogo son una caracterstica comn en todas las aplicaciones Windows como medio de comunicacin entre el programa y el usuario. En los cuadros de dilogo se agrupan todas las opciones relacionadas con un proceso determinado.

9

Botn de Opcin

Botn de Comando Casillas de Verificacin

Lista Desplegable Cuadros de Texto

Dentro de un cuadro de dilogo se pueden cambiar las opciones directamente con el ratn, o bien mover el Cursor de Seleccin entre los distintos elementos pulsando Tabulador o Maysc+Tabulador. Los elementos que puede encontrar, y que se muestran en la figura anterior, son:

Fichas de seccin: permiten acceder a una determinada seccin del cuadro de dilogo (en caso de que aparezcan). Cuadros de lista: permiten seleccionar una de las opciones de la lista mediante el ratn o bien situndose en ella mediante las teclas / y pulsando Intro. Listas desplegables: al pulsar el botn izquierdo del ratn sobre el icono de flecha o bien pulsar Alt+ , aparece una lista con las opciones disponibles. Las opciones se seleccionan de forma anloga al Cuadro de lista. Casillas de verificacin: permiten activar o desactivar ciertas opciones, ya sea mediante el ratn o bien mediante la Barra Espaciadora.

1.- Introduccin

Botones de opcin: son parecidos a las casillas de verificacin, pero con forma circular y adems dentro de un grupo de botones de opcin siempre hay uno, y slo uno, de los botones de opcin seleccionados. Cuadros de texto: permiten escribir informacin. Botones de comando: al seleccionarlos con el ratn o pulsando Intro, se efecta la operacin que aparece en el botn. Para salir del cuadro de dilogo, se utiliza el botn Aceptar para aceptar las opciones establecidas, o el botn Cancelar para hacer caso omiso de ellas. Al seleccionar un botn de comando que aparece con puntos suspensivos, se dan por vlidas las opciones establecidas y se accede a un nuevo cuadro de dilogo relacionado con el actual. El botn ? Ayuda que aparece en la parte superior derecha de los cuadros de dilogo, permite acceder a una ventana de ayuda con una explicacin acerca de cada una de las opciones existentes en dicho cuadro de dilogo. Nota: las opciones que aparecen en un color ms tenue son opciones no disponibles en este momento.

1.5 LA AYUDAAccess 2007 incluye un programa de ayuda que le proporcionar informacin sobre todos los aspectos del programa. Puede recurrir a la ayuda en los momentos de desconcierto o simplemente para explorar nuevas posibilidades. La forma ms sencilla de acceder a la ayuda consiste en pulsar la tecla F1.. En todo caso, siempre obtendr informacin de ayuda sobre el proceso que est realizando. Tambin puede utilizar el men general de la ayuda, haciendo clic en el Botn Ayuda de la cinta de opciones.

11

Las ventanas de ayudaLa informacin de la ayuda se mostrar a travs de unas ventanas como la siguiente:

La ayuda de Access 2007, al igual que ocurra con la versin 2000, se presenta con formato HTML (formato de pginas Web); es decir, con hipertextos que facilitan el acceso a otras pginas de la ayuda. Inicialmente la ventana aparecer dividida en dos paneles. En el panel de la izquierda se visualizan las siguientes fichas:

Contenido: esta ficha ofrece un ndice general de todos los contenidos de la ayuda. Al hacer clic sobre un elemento de esta lista se desplegarn una serie de subopciones y, al seleccionar una de ellas, el panel derecho se actualizar para presentar la informacin correspondiente. Haciendo clic sobre el botn Buscar con lo que en la lista de la parte inferior aparecern todos los temas que tengan relacin con la palabra clave que haya tecleado. Un clic sobre uno de estos temas, har que se actualice el panel derecho de la ayuda.

1.- Introduccin

ndice: este apartado presenta un ndice alfabtico de todos los temas tratados en la ayuda y se llega a el haciendo clic en el botn de Tabla de contenido . Para localizar un determinado tema puede desplazarse por la lista o utilizar el cuadro de texto de la parte superior para teclear los primeros caracteres del tema buscado. A continuacin, haga clic sobre el botn Buscar para que Access presente en la lista inferior todos los temas que tengan relacin con la palabra seleccionada en el ndice. Por ltimo, haga clic sobre uno de estos temas para que en el panel derecho aparezca la informacin correspondiente.

Botones de la ventana de la ayudaLa ventana de la ayuda incluye unos botones en su parte superior. A continuacin se describe la utilizacin de estos botones:

Inicio: nos devuelve a la primera pgina de la ayuda.. Ocultar Tabla de Contenido: oculta el panel izquierdo de la Ayuda; es decir, las fichas. Para volver a mostrarlo debe hacer clic sobre el botn Mostrar Tabla de contenido. Adelante: estos botones le permitirn trasladarse entre los Atrs y distintos temas que vaya consultando. Imprimir: gracias a este botn podr imprimir el contenido de la ayuda. Cambiar tamao fuente: este botn nos da la posibilidad de cambiar el tamao de la letra con la que ver la ayuda. Actualizar: reestablece la informacin mostrada de la ayuda. Detener: para la bsqueda actual.

El cuadro BuscarEn Access 2007 existe tambien en la parte derecha de la barra de men un cuadro de texto, que le permitir formular preguntas a la Ayuda. Si, por ejemplo, teclea la palabra Tablas, Access mostrar la siguiente informacin.

13

Cuando haga clic sobre una de los temas mostrados, acceder a una ventana de ayuda de Access donde se mostrar informacin sobre dicho tema.

Detectar y repararDentro del Botn de Microsoft Office (a partir de ahora BMO) / Botn Opciones de Access / Recursos / Diagnosticar podremos detectar y reparar los errores que se produzcan.

Tal como indica el cuadro de dilogo anterior, se intentar localizar y corregir los errores que existan en la aplicacin. Utilice esta opcin siempre que detecte cualquier error en el funcionamiento de Access o de cualquiera de sus herramientas.

1.6

CONVENIOS DE NOTACIN DEL MANUAL

En este manual se han seguido los siguientes criterios de notacin: Cuando se hace referencia a la pulsacin de una tecla del teclado, sta aparece en letra negrilla. Por ejemplo, Esc indica que se debe pulsar dicha tecla.

1.- Introduccin

Si hay que pulsar una tecla y sin soltarla pulsar otra, ambas aparecen en letra negrilla y separadas por un signo ms. Por ejemplo, Alt+A indica que se ha de pulsar la tecla Alt y, sin soltarla, pulsar una vez la tecla A, soltando finalmente la primera. Los nombres de los objetos que se manejan en Access (tablas, formularios, informes, etc.), aparecen en negrita (por ejemplo, Artculos, Pedidos, etc). Los nombres de campos de las tablas y de controles de formularios e informes, se presentan en negrita cursiva (por ejemplo, Nombre Artculo, Seccin, Nmero Pedido, etc.). En cuanto a la utilizacin del ratn, mientras no se indique lo contrario, se supone que siempre se utiliza el botn izquierdo del ratn.

Clic significa pulsar una vez el botn del ratn. Doble clic significa pulsar dos veces seguidas y rpidamente el botn del ratn. Arrastrar significa mover el ratn sobre la mesa a la vez que se mantiene pulsado el botn del ratn.

En lo que se refiere a los botones de las barras de herramientas, en este manual se describe la utilizacin de los botones incluidos en las barras de herramientas que Access presenta por defecto. La mayora de los procedimientos descritos en este manual, se apoyan en un ejemplo de base de datos, cuyas caractersticas se detallan en el apndice final. Todas las imgenes que presenta este manual han sido capturadas desde un ordenador con sistema operativo Windows Vista y corriendo aplicaciones de Microsoft Office 2007.

15

2Disear y gestionar bases de datos

Objetos de una base de datos Arrancar Microsoft Access Planificar una base de datos Crear una ventana de base de datos El uso de Plantillas Cerrar una base de datos Abrir una base de datos Disear y trabajar con objetos


2.1

OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS

Un objeto de Microsoft Access es cualquier entidad que se pueda manipular en la ventana de trabajo como una unidad. No obstante, los objetos bsicos (que a su vez contendrn otros objetos) de cualquier base de datos, son los correspondientes a cada una de las pestaas de la ventana de base de datos; es decir: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Pginas de acceso a datos, Macros y Mdulos. En los siguientes subepgrafes se comentan las caractersticas ms significativas de cada uno de estos objetos:

TablasLas tablas sern los objetos que contendrn la informacin fsica; es decir, los datos. Al disear las tablas debe tener especial cuidado, con el fin de gestionar los datos de la forma ms eficiente posible (evitar duplicaciones innecesarias de los datos y mantener su integridad, principalmente). En el epgrafe 1.1 se presenta un ejemplo sencillo que muestra la necesidad de dividir la informacin de una base de datos en varias tablas.

ConsultasEn Microsoft Access existen dos tipos bsicos de consultas: consultas de seleccin y consultas de accin. Las consultas de seleccin (las ms utilizadas) permiten realizar preguntas a una base de datos con el fin de obtener la informacin concreta que se precise en un momento determinado (generalmente para visualizarla en pantalla o para obtener un informe impreso). La respuesta a dichas preguntas, se obtendrn en una Hoja de Respuesta Dinmica. Su apariencia es similar a la de una tabla; es decir, la informacin solicitada se muestra en filas y columnas. Cualquier modificacin de los datos de una Hoja de Respuesta Dinmica se actualizar en las tablas de donde proceden dichos datos. Las consultas de accin permiten modificar la informacin de las tablas de una forma automtica.

18

2.- Disear y gestionar bases de datos

FormulariosLos formularios permiten visualizar y editar la informacin de una o varias tablas en un formato personalizado, similar a los impresos de papel que el usuario rellena con un bolgrafo. Adems de presentar los datos de forma atractiva utilizando diferentes tipos de letra, lneas, grficos, recuadros, etc., un formulario permite agilizar la introduccin de datos, evitar errores de tecleo y automatizar tareas. Los formularios tambin se pueden imprimir.

InformesEs la forma ms eficiente de obtener informacin impresa. Su concepcin y diseo es similar al de un formulario pero orientado a la obtencin de resmenes impresos.

MacrosLas Macros permiten automatizar tareas repetitivas, de forma sencilla sin necesidad de tener conocimientos de programacin. Gracias a las macros podr mejorar el funcionamiento de Formularios e Informes dotndolos de mayor potencia y versatilidad.

Mdulos de Visual BasicAccess incorpora un potente lenguaje de programacin que permite realizar completas y complejas aplicaciones a medida. Este lenguaje es comn a todas las aplicaciones incorporadas en Office 2007 y se denomina Visual Basic 6.3. Nota: Microsoft Access 2007 ya no admite las Paginas de Acceso a Datos. Si desea implementar un formulario de entrada a datos en la web y almacenar los datos en Access, puede implementar la base de datos en Microsoft Windows Share Point Services 3.0 Servidor y usar las herramientas que proporciona Windows Share Point Services.

19


2.2

ARRANCAR MICROSOFT ACCESS 2007

Para arrancar Microsoft Access siga estos pasos: 1. Haga clic sobre el botn Inicio de la Barra de Tareas y seleccione la opcin Todos los Programas. 2. En el men que se visualiza, seleccione la opcin Microsoft Access 2007 dentro de la carpeta de Microsoft Office.

Otras formas de arrancar AccessExisten otras formas de arrancar Access. Puede, por ejemplo, utilizar la Barra de Acceso directo a Office (si la ha instalado) o crear un acceso directo en el escritorio de Windows. En este ltimo caso, para arrancar la aplicacin le bastar con hacer doble clic sobre dicho icono. Otra forma iniciar el trabajo con Access consiste en utilizar las opciones Nuevo documento de Office o Abrir documento de Office que aparecen en la parte superior del men Inicio de Windows.

2.3

PLANIFICAR UNA BASE DE DATOS

La planificacin de una base de datos requiere un estudio previo de toda la informacin que se va a manejar y de la forma en que se har. Lo ms importante es una adecuada planificacin de los datos que se van a manejar, es decir, determinar las tablas necesarias y las relaciones entre ellas. A grandes rasgos, el diseo de una base de datos constar de las siguientes fases: 1. Crear la ventana de base de datos desde la que posteriormente se crearn y gestionarn los diferentes objetos que formarn parte de la base de datos. 2. Disear las tablas necesarias y establecer las relaciones adecuadas entre ellas. Tambin se podrn utilizar datos ya almacenados en otras bases de datos de Access o provenientes de otras aplicaciones .20


3. Nada ms crear las tablas y relacionarlas, ya se podr aadir y modificar informacin, as como realizar bsquedas y listados sencillos de dichos datos. 4. Si los objetivos que se persiguen son claros y definidos, se crearn las consultas, formularios, informes y dems objetos necesarios. 5. A medida que vayan surgiendo nuevas necesidades, se irn creando ms consultas, formularios e informes, o modificando los ya existentes. Tambin podr incluir alguna macro o mdulo de Visual Basic que permita automatizar aquellas tareas que se repitan con frecuencia.

2.4 CREAR UNA VENTANA DE BASE DE DATOSA continuacin se describe la creacin de una ventana de base de datos. El proceso se inicia suponiendo que acaba de arrancar Access y que ya sabemos que tipo de Base de Datos queremos crear:

En nuestro caso escogeremos una Base de Datos en Blanco. Una vez escogido el tipo apreciaremos que el panel de tareas presenta el siguiente aspecto:

21


1. Ahora es el momento de dar un nombre a nuestra base de datos y darle una ubicacin concreta desde el botn de Buscar Ubicacin . Aparecer un nuevo cuadro de dialogo como el siguiente:

22


2. En el cuadro de lista Nombre de archivo, teclee un nombre para la base de datos (Access asignar automticamente la extensin .accdb a los archivos de base de datos). 3. En el cuadro de lista de Ubicacion, aparece el nombre de la carpeta en la que se guardar el archivo (por defecto, Mis documentos) y el cuadro asociado muestra las subcarpetas y archivos de la carpeta actual. Si desea guardar el archivo en una de las subcarpetas, haga doble clic sobre ella para abrirla. Para cambiar de unidad de disco, despliegue la lista de Ubicacin y seleccione la nueva unidad o busque en el panel de carpetas de la izquierda la deseada. 4. Haga clic sobre el botn Aceptar. 5. Por ultimo haga clic en el botn Crear del panel de tareas y Access crear una ventana para la nueva base de datos:

23


A partir de aqu tendr que ir creando los objetos bsicos de la base de datos; es decir, las tablas, las consultas, los formularios, etc.

Utilizar el formato de base de datos de Access 2007Por cuestiones de compatibilidad, Access 2007 puede estar configurado inicialmente en versiones anteriores tales como 2000 2002-2003 dependiendo del sistema operativo bajo el que se instalo. Para asegurarnos que la nueva base de datos se creara en el formato 2007 deber configurar el programa como sigue: 1. Desde la ventana de Access 2007 y estando abierta una base de datos cualquiera, haga clic en el BMO / Botn de Opciones de Access / Opcin Mas Frecuentes. El cuadro de dialogo tendr el siguiente aspecto:

24


2. En el apartado Creando Bases de Datos encontraremos la opcin Formato de archivo predeterminado donde escogeremos Access 2007. 3. Para finalizar, haga clic sobre el botn Aceptar.

A partir de este momento, las nuevas bases de datos que cree ya se almacenarn en el nuevo formato de Access 2007.

2.5 EL USO DE PLANTILLASSi a la hora de crear una base de datos no tiene muy claro los objetos que necesita, ni cmo crearlos, puede utilizar una de las novedades de esta versin de Access, Las Plantillas. Estas plantillas no solo crean una base de datos, adems nos aportan los objetos bsicos para comenzar a darle forma a nuestro gusto y personalizarlos como deseemos. Para crear una base de datos utilizando las plantillas, siga estos pasos. 1. Abriremos una sesin de Access 2007 a partir del Botn de Inicio de la barra de tareas. 2. Cuando se abra la ventana de Access escogeremos del panel de la Izquierda la categora de Plantillas que preferimos:

25


3. En este ejemplo utilizaremos la seccin de Trabajo donde encontraremos la plantilla Contactos. Al hacer clic sobre ella aparecer lo siguiente en el panel de tareas de la derecha:

26


4. En la ventana Nombre de archivo cambiaremos el nombre de la base de datos y la ubicacin (solo de ser necesario). Una vez aqu hacemos clic en Descargar (esto es debido a que la plantilla escogida pertenece a una categora de plantillas en lnea, si hubiera estado en plantillas locales no seria necesario descargarla solamente crearla). Access creara una ventana para la nueva base de datos a continuacin y presentar este aspecto:

Para tener visibles todos los objetos que se han creado con la plantilla escogida, es conveniente tener el panel de exploracin (Todos los Objetos de Access) expandido. Adems es posible que la manera de ver los objetos no sea por su tipo, de no ser as en dicho panel deberamos expandir la lista desplegable y escoger esta opcin.

2.6 CERRAR UNA BASE DE DATOSPara cerrar una base de datos, basta con cerrar la ventana de la base de datos; es decir, la ventana que muestra los objetos (tablas, formularios, etc.). Lo nico que tenemos que hacer es ir al BMO / Cerrar Base de Datos. Para cerrar la ventana de la base de datos tambin puede hacer clic sobre el botn Cerrar de dicha ventana o pulsar Control+F4.

27


2.7

ABRIR UNA BASE DE DATOS

Para utilizar una base de datos almacenada en el disco proceda de la siguiente forma: 1. Desplegamos el BMO / Abrir:

Nota: a este cuadro de dilogo puede llegar tambin desde la opcin Ms del Panel de tareas de inicio (si estuviera visible). En la lista de este cuadro de dilogo se visualizan todos los archivos de datos de la carpeta actual (por defecto, la carpeta Mis documentos). Si el archivo que desea abrir se encuentra en otra unidad de disco, despliegue la lista Barra de Ubicacin de Archivos y seleccinela.

28


2. Dentro de la lista, seleccione el archivo de Access (con extensin .accdb) que desea abrir y a continuacin haga clic sobre el botn Abrir. Tambin puede recuperar directamente el archivo, haciendo doble clic sobre el nombre del archivo dentro de la lista. Concluido el proceso, visualizar la ventana de base de datos del archivo seleccionado. Al abrir una base de datos tenga en cuenta lo siguiente:

Si en el momento de abrir una base de datos ya estuviera utilizando otra, Access cerrar esta ltima. Access recuerda las ltimas bases de datos utilizadas y visualizan sus nombres en la lista del BMO / Abrir. Para abrir cualquiera de ellas, basta con desplegar dicho botn y seleccionarla.

2.8 DISEAR Y TRABAJAR CON OBJETOSCada uno de los objetos de la base de datos tiene sus propias particularidades. No obstante, existen una serie de operaciones comunes cuando se trabaja en la ventana de base de datos:

Para crear un nuevo objeto (tablas, Consultas, etc.) utilice la Ficha Crear de la cinta de opciones. Alli podra encontrar todos los objetos. Una vez se ha escogido el objeto se diseara y se utilizara para aquello para lo que se cre. Para modificar las caractersticas de un objeto, podemos hacerlo desde la vista Presentacin o la vista Diseo. Para verlo en cualquiera de las dos vistas se puede proceder de dos formas, desde la Ficha Hoja de Datos / Grupo Vistas / Comando Ver o desde la Ficha Inicio / Grupo Vistas / Comando Ver.

29


Para visualizar los datos de una tabla, consulta, formulario, informe y otros objetos, seleccione dicho objeto y a continuacin despliegue la lista de la Ficha Formato (que ahora aparecer activa en la cinta de opciones) / Grupo Vistas / Comando Ver, y seleccione la opcin que le ofrezca una vista previa final de cmo quedaran los datos.

Cuando se "Abre" un objeto se visualiza en su modo de visualizacin habitual. El modo de visualizacin normal de una tabla o una consulta ser una Hoja de datos, desde donde se podrn visualizar, aadir y modificar los registros almacenados en la tabla.

30


Al abrir un formulario, este se presentar listo para visualizar y editar la informacin.

Al abrir un Informe, ste mostrar su Vista Informes, es decir el aspecto que tendrn las diferentes pginas del informe cuando se imprima.

Desde este punto, en cualquier momento, podr visualizar y modificar el diseo del objeto, a travs del Grupo Vistas / Comando Ver de la cinta de opciones escogiendo la Opcin Vista Diseo.

31


Cuando se trabaja con varios objetos a la vez, cada uno de ellos se presentar una ventana individual en forma de Ficha de Contenido.

Agrupar objetos en la ventana de la base de datosEn esta versin de Access la agrupacin de objetos se harn a travs de la barra de Todos los objetos de Access. La agrupacin de objetos supone nicamente un acceso ms fcil a los objetos del grupo, pero puede resultar til en algunos casos. Por ejemplo, se pueden agrupar un formulario con sus subformularios y las consultas o tablas de las que dependen. Para crear un grupo en la ventana de la base de datos, proceda como sigue: 1. Desde la ventana de la base de datos, acceda a la barra de Todos los objetos de Access y despliegue la lista de visualizacin. 2. Escoja la opcin Personalizado, el aspecto del panel ahora ser similar a este:

3. Con el botn derecho del ratn sobre el nuevo grupo que se ha creado podremos modificar el nombre del mismo haciendole mas personalizado. En nuestro ejemplo podra quedar as:

32


4. Para aadir los objetos deseados y que queden agrupados solo tendremos que seleccionarlos (uno a uno o en grupo con ayuda de la tecla Ctrl.) y con el botn izquierdo del ratn arrastrndolos hasta el nuevo grupo donde los soltaremos.

Una vez alli podremos expandir el grupo y ver los objetos que hay en su interior.

Desde la ventana de la base de datos, seleccione el objeto que desea introducir en el grupo, muestre su men contextual (haciendo clic con el botn derecho del ratn) y elija la opcin Agregar al grupo. Arrastre los objetos que desea incluir en el grupo desde sus respectivas listas hasta el nombre del grupo en la lista de grupos. Nota: para eliminar un grupo, utilice la opcin Eliminar grupo del men contextual del grupo

33

3Disear Tablas y relaciones

Introduccin Crear una tabla Tipos de datos Propiedades de los campos Modificar el diseo de una tabla Establecer la clave principal Relacionar tablas Crear y editar ndices


3.1

INTRODUCCIN

Las tablas son los objetos ms importantes de una base de datos, ya que en ellas se almacenar toda la informacin. Todos los dems objetos que se diseen (consultas, formularios e informes) se concebirn para gestionar dichos datos de la forma ms cmoda, vistosa y eficiente. En una tabla se debe almacenar informacin sobre un tema concreto (empleados, clientes, productos, etc.). A la hora de disear las tablas de una base de datos se deben planificar todas en su conjunto, ya que como se ilustra en el epgrafe 1.1, normalmente las bases de datos estn compuestas por varias tablas, relacionadas entre s con el fin de evitar duplicaciones innecesarias de los datos, as como mantener la integridad de los mismos.

Planificar las tablas de una base de datosCuando se disea una base de datos extensa, formada por varias tablas, es importante planificar minuciosamente cada una de ellas de tal forma que en el futuro se necesite realizar los menos cambios posibles. A continuacin vamos a desarrollar un ejemplo, similar al del epgrafe 1.1, pero mejorado. El proceso es el mismo, gestionar los pedidos de nuestra empresa, pero de tal forma que, como suele ser lgico, cada pedido puede constar de varios artculos (en el ejemplo del epgrafe 1.1, cada pedido nicamente poda constar de un artculo). El diseo ms eficiente sera el que se propone a continuacin:

Este diseo se basa en los siguientes criterios:36

3.- Disear tablas y relaciones

En una tabla se almacena la informacin de los clientes y en otra, la informacin de los artculos. Los datos relativos a los pedidos, como se observa, se parten en dos tablas (Pedidos y Detalle-Pedidos), ya que cada pedido puede constar de varios artculos. Las lneas describen las relaciones que se establecen entre las tablas.

Adems, como se ir viendo a lo largo del captulo, utilizando los tipos de campos apropiados en cada tabla se podrn prevenir errores de tecleo frecuentes tales como:

Introducir dos veces un mismo artculo, empleado o pedido. Introducir un pedido de un cliente inexistente. Incluir en un pedido un artculo inexistente. Nota: el ejemplo que se acaba de describir, ser el utilizado a partir de ahora siempre que sea necesario ilustrar una explicacin. En el apndice de este manual, se describe detalladamente la estructura de las tablas que lo componen y se proponen algunos datos que pueden ayudar a interpretar los resultados obtenidos en cada caso.

3.2 CREAR UNA TABLAPara disear la estructura de una tabla proceda de la siguiente forma: 1. Desde la ventana de la base de datos, acceda a la Ficha Crear / Grupo Tablas.

37


Como se observa, hay varias formas de disear una tabla. Por ejemplo, puede utilizar la ventana de diseo, puede utilizar el asistente para tablas e incluso puede empezar por introducir datos. En este caso, se utilizar el Comando Diseo de Tabla que es el mtodo ms recomendado. 2. Seleccione el Comando Diseo de Tabla tras lo cual visualizar la ventana de diseo:

Como se aprecia, la ventana de diseo consta de una cuadrcula en la que cada fila representa un campo. As mismo, en la parte inferior se muestran las propiedades del campo de la fila activa (la coloreada en naranja). 3. Con el cursor parpadeante bajo la columna Nombre del campo, teclee un nombre para el primer campo y a continuacin pulse Intro o Tabulador, para situar el cursor en la siguiente columna. Un nombre de campo puede tener hasta 64 caracteres, espacios en blanco incluidos. 4. El siguiente paso ser indicar el tipo de datos que se almacenar en el campo. Esta es la caracterstica ms importante de un campo. En el siguiente subepgrafe se comentan los diferentes tipos de datos que admite Access. En aquellas celdas en las que sea necesario elegir un valor entre varios preestablecidos, al situar el cursor sobre dicha celda, se presenta un pequeo botn en su borde derecho. Al hacer clic sobre dicho botn, o pulsar Alt+ , se presenta la lista de posibles valores.

38


5. La descripcin no es obligatoria, no obstante su uso puede ayudar a entender ms fcilmente el contenido de la tabla. Adems, esta descripcin se visualizar en la barra de estado cuando se introduzcan o modifiquen datos en dicho campo. 6. A continuacin se especificarn las Propiedades del campo, cuyas opciones se comentan ms adelante. Si se utiliza el teclado, la tecla F6 permite cambiar de la fila actual al panel de propiedades y viceversa. 7. Repita los pasos del 3 al 6 por cada nuevo campo que se desee incluir en el diseo de la tabla. 8. Una vez que haya especificado las caractersticas de todos los campos, deber guardar la ventana de diseo (haciendo clic en el botn Guardar situado en la barra de herramientas de Acceso Rpido). Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

9. Una vez introducido el nombre, que al igual que cualquier objeto de Access puede tener hasta 64 caracteres, deber seleccionar el botn Aceptar.

3.3 TIPOS DE DATOSLa caracterstica ms importante de un campo es el Tipo de datos y debe estar en concordancia con la informacin que se va a almacenar en l. En Access dispone de las siguientes posibilidades:

Texto: almacena cualquier tipo de texto, letras, caracteres especiales, signos de puntuacin o nmeros. Por defecto tiene una longitud de 50 caracteres admitiendo una longitud de hasta 255. algunos ejemplos de campos de texto son los de Nombre, Apellidos, Telfono, etc. Memo: se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de informacin. En un campo memo se podrn almacenar hasta 65.536 caracteres por registro. Si se desea almacenar texto con formato es recomendable crear39


un objeto OLE. Suelen utilizarse para Notas, Historial, Caractersticas tcnicas, etc.

Nmero: se usan para datos numricos que sean susceptibles de usarse en clculos matemticos. Pertenecern a este tipo campos como Precio, Salario, etc. Fecha/Hora: se utilizan para almacenar fechas y horas del ao 100 al 9999. Moneda: se utilizan para almacenar valores monetarios (euros, dlares, etc.) y numricos donde haya datos que contengan entre 1 y 4 decimales lo que provoca menos errores de redondeo que los de tipo numrico. Adems ofrece la precisin de hasta 15 dgitos a ala izquierda. Autonumrico: en este tipo de campos, Access asigna automticamente un nmero entero (correlativo o aleatorio) para cada registro que se introduzca. nicamente puede haber un campo de este tipo como mximo en una tabla. S/No: solamente puede contener valores lgicos (s/no, verdadero/falso, activado/desactivado). Pertenecern a este tipo, campos en los que nicamente se afirme o niegue una determinada cuestin. Objeto OLE: permiten introducir informacin proveniente de otros programas que admitan ste protocolo (grficos, sonidos, etc.) en un campo. Este tipo de datos slo se podr visualizar y editar en un formulario o informe. Hipervnculo: se utiliza para establecer hipervnculos; es decir, accesos directos a objetos, documentos o direcciones Web.

3.4

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Las propiedades permiten afinar las descripciones de los campos. Dependiendo del tipo de campo se visualizarn diferentes opciones en el

40


panel de propiedades. A continuacin se da una descripcin de cada una de ellas.

Tamao del campoEsta propiedad permite limitar el mximo de caracteres admitidos en un campo de tipo texto (entre 1 y 255). En los campos de tipo numrico se establecer el rango de valores admitidos por el campo. Se dispone de las siguientes posibilidades: Byte: Entero: Entero largo: Simple: Doble: Id de Rplica Decimal admite valores enteros comprendidos entre 0 y 255. valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. valores enteros entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. valores comprendidos entre -3,4 x 1038 y 3,4 x 1038, permitiendo hasta 7 decimales. valores comprendidos entre -1,797 x 10308 y 1,797 x 10308, permitiendo hasta 15 decimales. Especiales para cuando se piensa replicar una tabla. Valores comprendidos entre 10 -38 y 10 precisin decimal de hasta 28 dgitos+38

con

El resto de campos no dispone de esta propiedad. Conviene ajustar el tamao de los campos al mnimo necesario, ya que esto har aumentar la velocidad de ejecucin y reducir el espacio necesario en el disco. La siguiente tabla indica el espacio fsico ocupado por cada tipo de campo:

Texto Memo Byte Entero

1 byte por carcter Hasta 64.000 bytes 1 byte 2 bytes41


Entero largo Simple Doble Decimal Fecha/Hora Moneda Autonumrico S/No Objeto OLE

4 bytes 4 bytes 8 bytes 12 bytes 8 bytes 8 bytes 4 bytes 1 bit Hasta 1 gigabyte

FormatoEsta propiedad permite establecer la presentacin de nmeros, fechas, texto y valores S/No en diversos formatos. Lo ms sencillo y habitual es utilizar uno de los incluidos en la lista, no obstante existe la posibilidad de crearlos completamente a medida. La ayuda de Access suministra abundante informacin acerca de la creacin de formatos personalizados y los smbolos especiales que se utilizan.

Nota: El formato modifica nicamente la visualizacin del dato almacenado; el valor original siempre ser el mismo sea cual sea el formato que se utilice.

Mscara de entradaEsta propiedad permite controlar cada uno de los caracteres que pueden introducirse en el campo, as como la inclusin de caracteres o separadores fijos, mediante un patrn que se disear a tal efecto.42


Normalmente, esta propiedad tiene utilidad para los campos de tipo texto y de Fecha/Hora. Un ejemplo clsico es el patrn que se suele utilizar para introducir los telfonos con un formato uniforme como el siguiente: (91)413-64-11 Estableciendo el patrn adecuado nicamente se debern teclear los nmeros (el cursor saltar por encima de los caracteres separadores), impidiendo que el usuario pueda introducir cualquier otro carcter que no sea un nmero en las posiciones en blanco. Para crear una mscara puede proceder de dos formas:

Utilizando el asistente para mscaras de entrada: para tipos de campos comunes como telfono, DNI, etc. se puede elegir una mscara de las que se encuentran predefinidas en dicho generador. Para ello bastar con hacer clic sobre el botn Generador situado en la parte derecha del apartado Mscara de entrada en el panel de propiedades. Introduciendo el patrn directamente: para disear una mscara de entrada a medida se deben introducir los caracteres fijos y los de mscara de acuerdo con la siguiente tabla:Carcter de mscara Significado en el patrn

0 9 # L ? A a & C

En su posicin se deber introducir un nmero (introduccin obligada). Nmero o espacio (introduccin no obligatoria). Nmero, espacio, + y - (introduccin no obligatoria). Letra (introduccin obligatoria). Letra (introduccin no obligatoria). Letra o nmero (entrada obligatoria). Letra o nmero (entrada no obligada). Cualquier carcter o espacio (entrada obligatoria). Cualquier carcter o espacio (entrada no43


Carcter de mscara

Significado en el patrn

obligatoria). ,.:-/ < > Separadores para decimales, miles fecha y hora. Convierte a minsculas los caracteres situados por la derecha del smbolo. Convierte a maysculas los caracteres situados por la derecha del smbolo. La entrada del campo se rellenar de derecha a izquierda (tipo calculadora). El smbolo puede situarse en cualquier parte de la mscara. El carcter situado a su derecha se convierte en un carcter fijo.

!

\

Para el ejemplo del telfono, suponiendo que el prefijo siempre consta de dos nmeros y el nmero de siete, se utilizara la siguiente mscara: !\(00\)000\-00\-00 Nota: si se introduce como mscara la palabra Contrasea, los caracteres introducidos se visualizarn como asteriscos (*). Esta opcin resulta de especial inters para aquellos campos en los que se introduce informacin confidencial. Realmente, una mscara de entrada puede constar de tres partes, separadas por punto y coma (;): Formato; almacenar o no los caracteres fijos; carcter a visualizar La segunda parte permite indicar si desea o no que los caracteres fijos se almacenen en la tabla. Introduciendo un 0 en esta posicin, los caracteres fijos se almacenarn. Si se introduce un 1 o se deja en blanco, nicamente se almacenarn en la tabla los datos introducidos. El uso de este parmetro debe tenerse en cuenta a la hora de realizar bsquedas y consultas.

44


La tercera parte permite indicar el carcter que se desea visualizar en las posiciones en blanco de la mscara. Dicho carcter debe especificarse entre comillas ("). Si no se especifica este parmetro, se presentarn caracteres de subrayado (_). As, para que en el ejemplo anterior no se almacenen los parntesis y guiones y se visualicen espacios en blanco en las posiciones en las que se introducen los nmeros, debe utilizar la siguiente mscara de entrada: !\(900\)900\-00\-00;;" "

TtuloEl texto que se introduzca en esta propiedad ser el texto descriptivo que aparecer como encabezado en la tabla, o delante del valor del campo al disear Formularios e Informes. Si se deja en blanco Access utilizar como ttulo el nombre del campo.

Valor predeterminadoEl valor (nmero, texto, fecha, etc.) que se introduzca en esta propiedad, ser el que aparecer inicialmente en el campo al aadir un nuevo registro.

Regla de validacinEsta propiedad permite establecer las condiciones que debe satisfacer el valor que se introduzca en el campo. Dichas condiciones han de especificarse mediante una expresin de Access. Esta propiedad nicamente permite validar datos del propio campo; si se necesita comparar el valor de dos o ms campos se puede utilizar la regla de validacin de la ventana de propiedades de la tabla (ver epgrafe 3.9). La siguiente tabla muestra algunos ejemplos: 750 >=#01/10/96# Y < = >= =4000 Y =4000 Y 25 en la celda de criterios de la columna Unidades, se obtendrn los mismos datos, pero nicamente se visualizarn aquellos registros en los que el nmero total de unidades vendidas de un artculo a un cliente supera las 25 unidades.

Si se desea especificar un criterio para un campo cualquiera, pero de tal forma que no establezca grupos se deber seleccionar la opcin Dnde en su celda de Total y desactivar su respectiva casilla Mostrar. Por ejemplo, la siguiente consulta permitira saber cuntos pedidos de 5 Alicates o ms, realizaron cada uno de nuestros clientes:

119


5.10

ASISTENTE PARA CONSULTAS SENCILLAS

Para crear Consultas de seleccin sencillas y Consultas de totales, puede utilizar el Asistente para consultas sencillas, procediendo como sigue: 1. Vaya a la Ficha Crear / Grupo Otros / Comando Asistente para consultas.

2. En el cuadro de dilogo que se visualiza, seleccione la opcin Asistente para consultas sencillas y haga clic sobre el botn Aceptar. Aparecer el primer cuadro de dilogo del asistente:

Nota: una forma ms rpida de llegar a este cuadro de dilogo es hacer doble clic sobre el acceso directo Crear una consulta utilizando el asistente que aparece en la ventana de la base de datos.

120

5.- Consultas de seleccin

3. Desde este cuadro de dilogo, debe seleccionar los campos que intervendrn en la consulta. Tal como se indica en el cuadro de dilogo, puede elegir campos de varias tablas o consultas. Para ello, proceda como sigue: a. Despliegue la lista Tablas/Consultas y seleccione la tabla o consulta que desea utilizar como base de la nueva consulta. b. A continuacin, seleccione cada uno de los campos que desea utilizar en la consulta (haciendo doble clic sobre ellos o utilizando el botn ). c. Si necesita campos de otra tabla o consulta, despliegue de nuevo la lista Tablas/Consultas, elija la nueva tabla/consulta y seleccione los campos que necesite. Repita este proceso tantas veces como sea necesario. Una vez que haya seleccionado todos los campos que van a intervenir en la consulta, haga clic sobre el botn Siguiente para acceder al segundo cuadro de dilogo.

4. Desde este cuadro de dilogo decidir el tipo de consulta que desea obtener:

121


Si desea crear una consulta de seleccin, haga clic sobre el botn Detalle. Si lo que desea ese una consulta de totales, haga clic sobre el botn Resumen y a continuacin clic sobre el botn Opciones de resumen para establecer el tipo de resumen (suma, promedio, mximo o mnimo).

A continuacin, haga clic sobre el botn Siguiente para acceder a un nuevo cuadro de dilogo:

5. En este cuadro de dilogo solamente tendr que introducir el nombre para la nueva consulta. Luego, haga clic sobre el botn Finalizar. Lgicamente, una vez creada la consulta, podr acceder a la ventana de diseo para realizar cuantas modificaciones desee (por ejemplo, establecer criterios para la consulta).

122

6Consultas de Accin

Introduccin Consultas de creacin de tablas Consultas de eliminacin Consultas de actualizacin Consultas de datos anexados


6.1

INTRODUCCIN

Tal y como se ha comentado al principio del captulo anterior, las Consultas de accin permiten modificar datos de las tablas de forma automtica, as como crear tablas nuevas a partir de otras ya existentes. Existen cuatro tipos de Consultas de acciones:

Consultas de creacin de tabla: crean una nueva tabla a partir de otras tablas ya existentes. Consultas de datos anexados: aaden a una tabla registros procedentes de otra u otras tablas existentes. Consultas de actualizacin: modifican datos de un determinado grupo de registros. Consultas de eliminacin: borran registros de una o varias tablas.

Las Consultas de accin se crean, modifican y ejecutan de forma muy parecida a como se realizan estas operaciones en las Consultas de seleccin (en los siguientes epgrafes se explica con detalle cada una de ellas). Una vez que haya creado una Consulta de accin, podr ejecutarla directamente desde la ventana de diseo, o bien almacenarla con el fin de utilizarla en otras ocasiones. En este ltimo caso, las Consultas de accin aparecern en la ficha Consultas de la ventana de la base de datos, junto con las Consultas de seleccin existentes. Para diferenciarlas de estas ltimas, cada tipo de Consulta de accin se identifica con un icono diferente, tal como se indica en la tabla siguiente:

Consulta de creacin de tabla

Consulta de eliminacin

124

6.- Consultas de accin

Consulta de actualizacin

Consulta de datos anexados

6.2 CONSULTAS DE CREACIN DE TABLASEste tipo de consultas permite crear una tabla nueva a partir de los datos de otra u otras tablas o consultas. Esto puede ser interesante para crear copias de seguridad o almacenar registros antiguos. Por ejemplo, a partir de las tablas Clientes y Pedidos, podra crear una tabla que almacenar informacin sobre los pedidos realizados por un determinado cliente. En dicha tabla podra incluir campos de las dos tablas de partida. Para crear una Consulta de creacin de tabla siga estos pasos: 1. Desde la ventana de la base de datos, acceda a la Ficha Crear / Grupo Otros / Comando Diseo de Consulta. 2. Agregue las tablas que vaya a utilizar y establezca, de no haberlas, las relaciones entre ellas. Para ello, proceda exactamente igual que cuando se disea una Consulta de seleccin, tal y como se explica en el epgrafe 5.2. 3. Para especificar que deseamos una consulta de Creacin de Tabla debemos ir a la Ficha Diseo / Grupo Tipo de Consulta / Comando Crear Tabla. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

125


4. En el cuadro de lista Nombre de la tabla, introduzca el nombre que desea asignar a la nueva tabla. Si desea almacenar la nueva tabla en otra base de datos diferente a la actual, deber activar el botn de la opcin Otra base de datos y especificar el nombre de sta en el cuadro Nombre de archivo. Finalmente, haga clic sobre el botn Aceptar. 5. A continuacin, incluya en la cuadrcula QBE los campos necesarios y especifique los criterios que deben cumplir los registros que se van a copiar a la nueva tabla. 6. Antes de proceder con la ejecucin de la consulta, conviene comprobar los resultados que se producirn. Para ello, haga clic sobre el Comando Ver

Esto permitir visualizar la hoja de datos cuyo contenido ser idntico al de la tabla que se pretende crear. Una vez comprobados los resultados, retorne a la ventana de diseo haciendo clic sobre la Opcin Vista Diseo

7. Finalmente, ejecute directamente la consulta, seleccionando la Ficha Diseo / Grupo Resultados / Comando Ejecutar

Access presentar un mensaje como el siguiente:

126


Haga clic en el botn S para crear la nueva tabla. Si existiera una tabla con el mismo nombre que la nueva, Access presentar un mensaje de advertencia indicando que dicha tabla ser eliminada antes de ejecutar la consulta. Tambin puede almacenar la consulta, con el fin de ejecutarla ms adelante desde la ventana de la base de datos. Para ello, seleccione la opcin Guardar de la Barra de Guardar del BMO, o haga clic sobre el botn Herramientas de Acceso Rpido, y a continuacin especifique un nombre para dicha consulta.

6.3 CONSULTAS DE ELIMINACINEste tipo de consultas permite eliminar conjuntamente registros de una tabla, en base una serie de condiciones. Si por ejemplo, desea eliminar todos los pedidos de un determinado cliente, siempre ser ms rpido crear una Consulta de eliminacin, que ir eliminndolos uno a uno. Para crear una Consulta de eliminacin, siga estos pasos: 1. Desde la ventana de la base de datos, acceda a la Ficha Crear / Grupo Otros / Comando Diseo de Consulta. 2. Agregue las tablas que vaya a utilizar. Normalmente, slo se borran registros de una tabla; por ejemplo, en una relacin uno a varios slo se borran registros de la tabla del extremo varios. Tambin se debern agregar las tablas que contengan campos por los que se van a establecer criterios. 3. Para especificar que deseamos una consulta de Creacin de Tabla debemos ir a la Ficha Diseo / Grupo Tipo de Consulta / Comando Eliminar

Ahora nuestra cuadricula Quesera similar a esta:

127


Como se aprecia, la cuadrcula contiene una nueva fila denominada Eliminar. 4. Arrastre el campo * de la tabla cuyos registros desea eliminar hasta la primera columna de la cuadrcula QBE,. El campo * representa todos los campos de la tabla y por lo tanto equivale al registro completo. 5. En el resto de columnas se introducirn los campos que se van a utilizar para especificar los criterios que deben cumplir los registros a eliminar. Por ejemplo, la consulta siguiente permitir eliminar los pedidos realizados por los clientes de "Barcelona" en el ao "2009" durante el segundo semestre:

128


Las opciones Desde y Dnde de la fila Eliminar indican la tabla en la que se eliminarn los registros y los criterios que deben cumplir los mismos. 6. Finalmente, ejecute y guarde la consulta procediendo de forma anloga a como se explic para las Consultas de creacin de tablas. Despus de ejecutar la consulta, abra la tabla y compruebe que se hayan eliminado los registros deseados. Cuando disee Consultas de eliminacin debe tener en cuenta las reglas de integridad referencial que hubiera establecidas, incluso aunque se tratara de relaciones con tablas no incluidas en la consulta. As, en el ejemplo anterior, aunque no aparece en el diseo de la consulta, sabemos que la tabla DetallePedidos est relacionada con Pedidos. Si como en nuestro ejemplo, existe integridad referencial entre ambas, no se borrarn los pedidos indicados, a menos que se encontrara activada la opcin Eliminar en cascada los campos relacionados en la ventana de relaciones (ver epgrafe 3.7). El problema se podr solucionar de dos maneras:

Activando la opcin mencionada antes de ejecutar la consulta anterior. Efectuando el proceso en dos fases; en primer lugar borrar de la tabla Detalle-Pedidos los detalles de los pedidos en cuestin, y a continuacin utilizar la consulta anterior para borrar los pedidos.

6.4 CONSULTAS DE ACTUALIZACINEste tipo de consultas permite modificar automticamente los datos almacenados en las tablas; es decir, sustituir el contenido de un campo (o varios) por un nuevo valor, en aquellos registros que cumplan unos determinados criterios. Para ello proceda de la siguiente forma: 1. Desde la ventana de la base de datos, acceda a la Ficha Crear / Grupo Otros / Comando Diseo de Consulta. 2. Agregue la tabla que contiene los registros a modificar. Tambin deber agregar las tablas que contengan campos por los que se van a establecer criterios.

129


manual access 2007

Documents