Colegio México Bachillerato

CURSO DE MICROSOFT-ACCESSS 2007

Alumno: Pablo Alejandro Islas SánchezClave: 32-16Materia: Computación

Introducción. Con el fin de obtener un mejor aprovechamiento

Objetivo del Curso. El objetivo de este entrenamiento es examinar los conceptos básicos de bases de datos y explorar el entorno de Microsoft Access 2007.

Temario .

1. Examinar los conceptos básicos de bases de datos2. Explorar la interface de usuarios3. Usar una base de datos ya existente4. Personalizar el entorno de Access5. Como obtener ayuda6. Diseñar una base de datos.7. Construir una base de datos

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1. Examinar los conceptos básicos de bases de datos

Una base de datos es una colección de datos que esta organizada y relacionada de forma lógica, para que un sistema de cómputo pueda accesarlos y leerlos correctamente

Los datos que se encentran en una base de datos pueden ser numéricos, textuales o gráficos:

Los datos, en la base de datos, se pueden buscar, recuperar y manipular (modificar).

Algunos conceptos importantes sobre base de datos son los siguientes:

Término DescripciónTabla Un grupo de registro almacenados en filas y columnas

Registro Un conjunto de datos relacionados con una persona o entidadCampo Una categoría de información relacionada con todos los registrosValor Una pieza única de datos

Bases de Datos RelacionalesSon bases de datos que almacenan información el múltiples tablas que están interrelacionadas; cada tabla almacena una categoría de información específica.

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Las bases de datos relacionales puede acceder a estas tablas y extraer, organizar y mostrar la información que se encuentra dentro de estas de muchas formas, sin afectar la estructura de las tablas originales

2.- Explorar la interface de usuarios

La ventana de “Getting Started” es la primer ventana que aparece al accesar ACCESS 2007. Al entrar a esta ventana, se puede entrar a una base de datos en blanco o se puede abrir una de las plantillas de bases de datos listas con las cuales se pueden comenzar a trabajar de inmediato.

Existen muchas categorías de plantillas disponibles, tales como “Education” y “Bussines”.Desde este ventana, se puede conectar a la pagina de Microsoft Office On-Line, para obtener ayuda y descargar plantillas de distintas categorías. Las plantillas pueden personalizarse para adaptarse a sus necesidades. También se puede tener acceso a bases de datos abiertas usadas recientemente, desde el panel derecho de la ventana.

Elementos de la ventana de ACCESS 2007 Cuando se abre una base de datos, la ventana de la aplicación ACCESS, está compuesta de diferentes elementos de la interface que le ayudarán a trabajar con una base de datos. Estos elementos se describen a continuación:

Elemento de la Ventana DescripciónBotón de Office Es un botón estándar que muestra un menú que contiene

diversas funciones para abrir, guardar, imprimir y cerrar una 3

base de datos de ACCESS, forma parte de todas las aplicaciones de

Barra de herramientas de acceso rápido

Es una barra de herramientas que proporciona un fácil acceso a los comandos usados frecuentemente en la aplicación

Cinta (Ribbon) de Opciones Es un panel que contiene comandos específicos de tareas agrupados bajo diferentes pestañas de comando

Panel de Exploración Es un panel que muestra los objetos de la base de datos como tablas consultas, formularios e informes

Marco de Ventanas de Microsoft Office

Es un elemento de la ventana que permite cambiar entre las diferentes vistas en las cuales se pueden visualizar objetos de la base de datos

Iniciador de cuadros de diálogo

Es un botón que acompaña a los grupos en las pestañas de comando. Cuando se da un clic en este botón, se inicia un cuadro de diálogo que provee comandos y herramientas adicionales relacionadas con el grupo.

Ribbon:

Galerías Una galería es un almacén para elementos de la misma categoría y actúa como una ubicación central para acceder a los diferentes estilos y configuración de apariencia para un objeto. Las galerías proporcionan un conjunto de opciones visuales para mejorar la apariencia de los elementos de la base de datos mientras trabaja en una de estas.

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3.- Usar una base de datos ya existente

TablasUna tabla es una colección de información relacionada, organizada en filas y columnas. La información de cada elemento se muestra como una fila, las columnas contiene la misma categoría de información para cada elemento en la tabla.

Una tabla tiene una fila de encabezado que indica la categoría de información de cada columna.

Consultas. Una consulta es una instrucción que solicita información de las tablas presentes en una base de datos.

Una consulta requiere que los nombres de campo y tabla generen el resultado, puede incluir condiciones para recuperar información específica. Las consultas se pueden guardar para volverse a utilizar. Además de recuperar datos de campos específicos de tablas, las consultas también pueden realizar cálculos y mostrar los resultados.

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Conjunto de Registros Un conjunto de registros es una tabla que muestra grupos de registros desde una tabla base o como resultado de una consulta ejecutada. Los datos mostrados en un conjunto de registros están ubicados dentro de una fuente más grande como una tabla.

Formularios.Un formulario es una interface gráfica que se usa para mostrar y editar datos. Los formularios se pueden basar en una tabla o en una consulta. Los datos NUNCA se almacenan el formularios, un formulario, solo muestra los datos almacenados en un tabla. Los formularios se pueden personalizar de acuerdo con las necesidades de vista del usuario. Además de desplegar datos de la tabla, los formularios pueden incluir: cálculos, gráficos y otro objetos

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InformesUn informe es un resultado de datos en pantalla organizados en un orden especificado por el usuario. Esta formado por información recuperada de tablas o consultas.

En los informes también se pueden hacer cálculos y mostrar los resultados. Los informes generalmente se crean con el objetivo de imprimir datos.

4.- Personalizar el entorno de Access

Cuadro de Diálogo Opciones de Acceso Este cuadro de dialogo, proporciona varias categorías de opciones para personalizar el entorno de Access. Se puede usar el panel izquierdo para cambiar la configuración de varias categorías de los datos predeterminados de la base de datos.

La categoría Centro de Confianza (“Trust Center”) tiene opciones de seguridad y privacidad que se pueden personalizar de acuerdo a los requerimientos de los usuarios.

También se puede personalizar la barra de herramientas: “Quick Access” usando las opciones de la categoría: “Customize”.

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5.- Como obtener ayudaEn la opción de “ACCESS -help”, viene un manual completo que explica la funcionalidad de las diferentes características de Microsoft ACCESS 2007.

La ventana de “ACCESS -help”, provee una forma fácil y rápida de buscar las respuestas de las preguntas sobre la aplicación, tanto en línea, como fuera de línea. Los elementos de la venta “ACCESS -help”, tiene los siguientes elementos:

Elemento de la ventana Función que permite realizar…Barra de herramientas- Ayuda de ACCESS Acceder a comandos para navegar por los

diversos temas de ayudaCuadro de texto- Escriba las palabras que deseé buscar

Buscar información sobre cualquier tema en ACCESS especificando una consulta

Lista Desplegable- Buscar Especificar que la búsqueda tiene que realizarse en línea o fuera de línea

Panel Examinar- Access Ayuda Buscar entre varios temas de ayuda organizados bajo diferentes categorías

Panel Tabla de contenido Acceder al índice de los temas de ayuda de ACCESS

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6.- Diseñar una Base de DatosAsí como no se puede construir una casa o edificio sin los planos correspondientes, tampoco se debe proceder a crear una base de datos sin un plan. Normalmente, hacer el diseño de una base de datos no lleva mucho tiempo, pero puede ahorrar esfuerzo y evitar re trabajos en el momento de la construcción. Para el caso de bases de datos grandes, si es necesario que grupos de trabajo de diferentes áreas se reúnan y trabajen en equipo compartiendo información de diferente naturaleza.

Proceso de Diseño de la base de datos relacional.Este proceso es secuencial que consiste de 8 etapas:

1.- Identificar el propósito de la base de datos . (¿Qué hará la base de datos?, ¿Quiénes serán sus usuario?)

2.- Revisar los datos existentes (información disponible impresos o electrónicos, como hojas de cálculo, documentos de WORD, paginas WEB, etc, ya sea de la compañía o de terceros)

3.- Crear una lista de campos preliminar (se deben buscar los campos que requiere el usuario dentro del propósito definido en la base de datos, se puede entrevistar a los usuarios para identificar los reportes e información que requieren)

4.- Organizar los campos en tablas (se deben tomar en cuenta las reglas del negocio y las relaciones entre las diferentes áreas)

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En ACCESS, existen las siguiente limitaciones en lo que se refiere a los NOMBRES de campos y de tablas:

Limitación DescripciónLongitud del nombre No puede exceder los 64 caracteresUso de la puntuación Los nombres NO pueden incluir puntos,

signos de exclamación, acentos, corchetes o comillas

Uso de espacios No pueden tener espacio antes del nombre. Es mejor usar guiones bajos en medio del nombre y evitar espacios

5.- Ingresar datos simples ()6.- Revisar problemas posibles de mantenimiento de datos ()7.- Revisar el diseño de las tablas según sea necesario ()8.- Designar claves principales y externas que se puedan usar para establecer relaciones entre tablas y determinar relaciones de la tabla ()

Normalizar bases de datos. La normalización de la base de datos, es el proceso de organizar datos para producir estructuras de tablas optimizadas, reduciendo datos complejos en estructuras simples y estables. La normalización de las bases de datos garantiza la integración eliminando la redundancia de datos y la inconsistencia entre ellos. Las principales ventajas de la normalización son:

Des-Normalización de bases de datos.

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Es un proceso por el cual se agregan campos redundantes a las tablas con el fin de aumentar la velocidad de acceso a la base de datos. Los datos se combinan en una tabla provenientes de tablas independientes. Las principales razones para hacer la desnormalización de bases de datos son:

Claves Principales.Son campos que contiene valores únicos que se usan para identificar cada registro. Estas claves se usan para establecer relaciones adecuadas entre las tablas. Las principales características de los campos que son Claves Principales son:

Claves Compuestas. Es una Clave Principal formada por una combinación de dos campos que identifican un registro en forma única. Una Clave Compuesta tiene otros nombres como: Clave Combinada o Clave Concatenada. Una Clave Compuesta no aceptará valores duplicados.

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Claves ExternasSon campos o combinaciones de campos en una tabla que se relaciona con una Clave Principal de otra tabla. Su tipo de datos debe ser igual a aquel campo de la Clave Principal. Los valores duplicado puede aparecer en las Claves Externas. La combinación de los campos de Clave Principal y Externa, es lo que da a ACCESS su fuerza para consultar información.

Una de las funciones de las Claves Principales es que funcionan como ínidices de los registros y además ayuda a implementar la relación entre dos tablas en una base de datos relacional. A su vez la Clave Externa ayuda a establecer la relación con una tabla de Clave Principal para permitir recuperar registros iguales.

Relaciones de tablasLas relaciones de tablas son una representación de la asociación entre los datos contenidos dentro de las tablas.

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Establecer relaciones de tablas ayudarán a tomar registros en base a los campos iguales, estos campos iguales se conocen mejor como Claves Principales y Claves externas.

Relaciones 1 a 1 .Una relación de uno a uno, es una relación entre 2 tablas donde tanto la Clave principal, como la Clave Externa son únicas.

Para cada registro en la primera tabla, habrá uno y sólo un registro en la segunda tabla. En esta relación, la entidad en la cual se origina una relación es la ENTIDAD PADRE y la otro es la ENTIDAD HIJO

Relaciones 1 a MuchosLa relación de uno a muchos es una relación entre 2 tablas donde la Clave Principal es única, pero la Clave externa permite valores duplicados.

Por cada registro en la tabla de la Clave Principal, puede haber múltiples registros en la tabla de la Clave externa

7.- Construir una base de datos

Para construir una base de datos robusta, se debe siempre seguir al pie de la letra el diseño hecho con anterioridad, sin olvidar en ningún momento el propósito para el cual se está construyendo la base de datos.

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Para crear una base de datos, ACCESS provee de varias plantillas de bases de datos predefinidas que se pueden usar para crear una base de datos nueva. Cada plantilla sirve para un propósito y diseño específico. Incluye consultas, formularios, e informes que se basan en las tablas de las bases de datos.

Un conjunto básico de plantillas viene instalado junto con el paquete de ACESS instalado en cada computadora

Vistas de Tablas Dependiendo del objetivo que se busque, ACCESS ofrece diferentes vistas de tablas. Las tablas disponibles son 4: Vista de Diseño, Hoja de Datos, Tabla dinámica y Grafico dinámico.

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La vista por omisión del sistema es la vista de la HOJA de DATOS, donde cada renglón es un registro de la tabla y las columnas son los campos.

En la Vista de DISEÑO, se podrán ver todos los campos de la tabla con su tamaño y sus descripciones. Los registros de la tabla NO se muestran en esta vista.

Cuando un campo es seleccionado en esta vista, en la parte inferior de pantalla se muestran las características del campo, desde donde se pueden manipular las características de dicho campo en la fase de diseño.

Field Insertion Para agregar un campo nuevo en una tabla, se puede usar la función “Field Insertion” escribiendo sobre el encabezado de la columna el nombre del nuevo campo. Con esto se puede crear rápidamente la estructura de una tabla

Tipos de Datos: Los principales tipos de datos que se manejan en ACCESS 2007 son:

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Tipo de dato usado DescripcionTexto

Memorando

Número

Fecha /Hora

MonedaAuto numérico

Si/No

Hipervinculo

Documento Adjunto

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