Departamento de Ciencias Econmicas y Administrativas Ingeniera en Gestin EmpresarialGestin de la calidad y cadena de suministros

MATERIA:Calidad Aplicada a la Gestin Empresarial

UNIDAD IV:PLANES DE MUESTREO

INTEGRANTES:Anah del Roco Rodrguez PrezFtima del Rosario Mata MartnezJorge Alejandro Ortiz Esquivel Juan Jess Rodrguez Velsquez

MAESTRA:MAE. Cristina Ceballos Rodrguez

20 de abril de 2015IndiceIntroduccin3Objetivos4Proceso elegido para evento kaizen5Localizacin de la posible mejora6Evento kaizen8Propuestas de mejora:10Conclusin11Anexos12Bibliografa18

Introduccin

Objetivos

Proceso elegido para evento kaizen

Proceso de compra dentro del Instituto Tecnolgico de AguascalientesPara conocer el proceso de compra se realiz, en primera instancia, una revisin a cada uno de los formatos que se encuentran dentro de ITA-AD-FO-03 INSTRUCTIVO DE COMPRAS.Dentro del formato ITA-AD-IT-01 COMPRAS DIRECTAS se describe el proceso que se lleva a cabo para cada una de las compras, desde el llenado de formato de requisiciones hasta el pago de los bienes o servicios obtenidos. A continuacin se presenta diagrama de proceso de compra.

Localizacin de la posible mejora

Se llev a cabo una entrevista con Heriberto Jurez Valles que se encuentra como encargado de la oficina de compras y quien amablemente nos platic sobre el proceso, las personas y departamentos involucrados contestando cada una de nuestras dudas. Dentro de la platica que se entabl, nos percatamos de que la utilizacin de hojas de papel es un tanto alta, tanto en procesos de requerimientos como en todo el trmite para una compra de bien o servicio as que creemos que es conveniente comenzar a hacer la mayora de los procesos por medios electrnicos, permitiendo dejar solo un tanto como respaldo para certificaciones u otros trmites que se llegasen a necesitar, con esto se pretende minimizar costo, firmas y tiempo de entrega de cada uno de los documentos. Tambin vemos conveniente el permitir que se haga un anlisis de la utilizacin de los recursos que se enva a cada uno de los departamentos, ya que las requisiciones que se hacen son algo altas y peridicas en algunos de los departamentos, causando un gasto ms para la institucin, con esto se busca el minimizar costos y evitar los desperdicios, permitiendo as tambin que se contamine lo menos posible nuestro medio ambiente.

Posibles mejoras Se encontraron distintas reas a mejorar, todas relacionadas con la disminucin de la utilizacin de hojas de papel. Se encuentra que para el proceso de compras, se necesitan varias impresiones de al menos 5 formatos, donde en repetidas ocasiones se imprimen con errores llevando a que se impriman de nueva cuenta todos los tantos. Tambin nos percatamos de que las requisiciones de algunos de los departamentos son altas, en su mayora con la requisicin de cajas de hojas de mquina.Se decide tomar en cuenta la primer mejora para llevar a cabo el evento kaizen.

Evento kaizen

Medida Tipo Definicin operacionalMuestra Presentacin

Alta compra y utilizacin de hojas de papel Aprovechamiento de materialesPersonal con falta de concientizacinRequerimientos del semestre agosto-diciembre 2014Diagrama de causa-efecto (ishikawa)

EVENTO KAIZEN

ImpactoAhorro en hojas de papel, tinta y mantenimiento de maquinaria involucrada.

Definicin del problemaLa utilizacin de hojas de papel dentro del proceso de compras es alta.

Metas Encontrar un programa adecuado para que los formatos sean llevados a electrnico.

Beneficios estimadosMinimizar gastos.Minimizar el tanto de copias que conlleva el uso de papel, tinta, mantenimiento de mquinas.Concientizar al personal para que su utilizacin de hojas de papel disminuya.Apoyar a la conservacin de un ambiente sin contaminacin.

Alcancerea focalrea de compras

Incluye Departamento de recursos materiales y servicios

Inicia 12/05/15

Termina 25/05/15

Tiempo de realizacin del evento kaizen PlanHacerRevisarAccin

Identificacin del problema12/05/15 al 13/05/15

Identificacin de las causas 14/05/15 al15/05/15

Planificacin de las medidas16/05/15 al 17/05/15

Implantacin 18/05/15 al 21/05/15

Confirmacin de resultado22/05/15

Estandarizacin 25/05/15

Propuestas de mejora: El compromiso, primeramente, con el personal involucrado en el proceso de compras. Dentro del rea, se necesita romper el hielo entre el personal y proponer mejoras para que dentro del proceso se disminuya el consumo de hojas de papel para posteriormente minimizar, gradualmente, el problema. Los formatos que se encuentran en digital, se llevaran a cabo de igual manera. Al no encontrarse el programa adecuado para llevar a digital todos los formatos, se ha hablado con el personal para que se verifique, antes de imprimir, los formatos involucrados en el proceso de compras, hacindoles ver el beneficio que conllevara. Todo lo anterior se propone hacer mediante quick wins, que se medirn da con da con mejoras graduales para que el personal se motive ms, viendo cada uno de los resultados. Se les recomend seguir en la bsqueda del programa adecuado para llevar a digital todos los formatos.

Conclusin

Anexos

Entrevista con personal de compras Heriberto Jurez VallesCules son los requisitos fiscales q se requieren?Se solicita inscripcin de la empresa en hacienda con rgimen fiscal vigente y que el giro que se tiene concuerde con las actividades de la misma, copia de comprobante de domicilio. Cules son indispensables?Todos En su mayora, se buscan descuentos o calidad?Primeramente se busca que quieran ser proveedores del ITA, posteriormente se les hace una compra de prueba, para conocer sus producto y/o servicios, el tiempo de entrega, calidad, etc. y en base a esto se toma la decisin de seguir o no con el proveedorCon que finalidad se toma en cuenta los medios de comunicacin?Para poder contactar con mayor facilidad a los proveedores y as asegurar una entrega ms temprana de las requisiciones. En la realidad, se utilizan todos los medios de comunicacin?Si, dependiendo del proveedor. Se lleva a la prctica el llenado del formato para la seleccin de todos y cada uno de los proveedores?Si y se lleva un registro de cada uno de ellos. Se cuenta con un registro detallado de los distintos servicios que ofertan cada uno de los proveedores? S, con los servicios que oferta y con sus datos.Existe algn proveedor que no cuente con los requisitos mnimos requeridos?No. Alrededor de cuantos proveedores tienen?Alrededor de 100 proveedores, ya que mnimo se debe contar con 3 de cada uno de los productos y/o servicios que se requieren. Qu tiempo tienen de antigedad los proveedores?Algunos ya tienen mucho tiempo proveyendo al ITA, pero la mayora se retira despus de la primera venta, ya que la paga por sus productos y/o servicios, es un poco tarda, se lleva alrededor de 15 das para que se pueda hacer el pago correspondiente. Cunto tiempo se tarda en recibir los productos o servicios, despus de hacer la requisicin? Esto depende del tiempo que tenga cada uno de los jefes que revisa y firma cada una de las formas que se requieren para la compra, aunando a ello el tiempo que tengan los proveedores para hacer la entrega de lo que se les pide.Encuentra usted algn problema o mal uso de recursos dentro del proceso?Veo que para una compra se deben imprimir varios formatos y varios tantos para cada una de las personas involucradas, y en muchas ocasiones, quien los realiza, se equivoca en algo y debe imprimir de nueva cuenta y esto conlleva material que se desperdicia. Qu mejora implementara para los procesos de compra?En cada uno de los procesos se utilizaban 5 tantos de cada uno para los distintos departamentos pero para minimizar el papel, se implement el programa Gertrudis con la finalidad de eliminar el tiempo de entrega de las requisiciones y la utilizacin de tantas hojas de papel, creo que se es conveniente reducir la utilizacin de hojas de papel pero no se ha logrado implementar este programa a todos los formatos y no se ha encontrado el adecuado para hacerlo.

Imgenes del departamento de recursos materiales y servicios

Formatos requeridos para el proceso de compras

Bibliografa

http://www.ita.mx/index.php?option=com_content&view=article&id=663&Itemid=427http://www.ita.mx/files/calidad/SGC-2014/PROCESO-ESTRATEGICO-ADMINISTRACION-DE-RECURSOS/ITA-AD-FO-03-INSTRUCTIVO-DE-COMPRAS/ITA-AD-IT-01-COMPRAS-DIRECTAS.pdfhttp://www.ita.mx/files/calidad/SGC-2014/PROCESO-ESTRATEGICO-ADMINISTRACION-DE-RECURSOS/ITA-AD-FO-03-INSTRUCTIVO-DE-COMPRAS/ITA-AD-FO-05-ORDEN-DE-COMPRA.pdfhttp://www.ita.mx/files/calidad/SGC-2014/PROCESO-ESTRATEGICO-ADMINISTRACION-DE-RECURSOS/ITA-AD-FO-03-INSTRUCTIVO-DE-COMPRAS/ITA-AD-FO-04-CAT-PROVEEDORES.pdfhttp://www.ita.mx/files/calidad/SGC-2014/PROCESO-ESTRATEGICO-ADMINISTRACION-DE-RECURSOS/ITA-AD-FO-03-INSTRUCTIVO-DE-COMPRAS/ITA-AD-FO-03-REQ-DE-BIENES-Y-SERV.pdfhttp://www.ita.mx/files/calidad/SGC-2014/PROCESO-ESTRATEGICO-ADMINISTRACION-DE-RECURSOS/ITA-AD-FO-03-INSTRUCTIVO-DE-COMPRAS/ITA-AD-FO-02-EVALUACION-DE-PROVEEDORES.pdfhttp://www.ita.mx/files/calidad/SGC-2014/PROCESO-ESTRATEGICO-ADMINISTRACION-DE-RECURSOS/ITA-AD-FO-03-INSTRUCTIVO-DE-COMPRAS/ITA-AD-FO-01-SEL-DE-PROV.pdf

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