Gerencia Nacional Financiera y Administrativa – División Nacional de Gestión Contable

Junio de 2017

PROCESO CONTABLE

Proceso Contable

1. GENERALIDADES Objetivo Normativa Subprocesos Interacción con otros procesos Flujo de información Proceso de consolidación Presentación y seguimiento de información contable

Comité técnico de sostenibilidad Cartera Indicadores de oportunidad y calidad.

2. RECONOCIMIENTO CONTABLE 3. REVELACIÓN ESTADOS CONTABLES 4. CIERRE CONTABLE

SALIDAS

ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS E INFORMES

PROCESO CONTABLE

ENTRADAS

INFORMACIÓN NORMATIVIDAD RECURSOS HUMANOS RECURSO FÍSICOS Sistema de Gestión

Financiera y otros de Información

Reconocer y revelar la información contable y financiera de la Universidad Nacional de Colombia, de acuerdo con características cualitativas tales como confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, teniendo en cuenta los principios de contabilidad pública, las normas técnicas de la información contable y demás normas, procedimientos y políticas que rigen en materia contable y tributaria, con el fin de contribuir a la toma de decisiones.

Normativa

CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN

El artículo 354 de la Constitución Política de Colombia de 1991 creó el cargo de Contador General de la Nación.

CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

El Congreso de la República, mediante la Ley 298 de 1996, creó la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. MISIÓN DE LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN • Determinar las políticas, principios y normas de contabilidad que deben regir en el país para todo el

sector público. • Uniformar, centralizar y consolidar la información contable. • Elaborar el Balance General de la Nación.

REGIMEN GENERAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA Adoptado mediante la Resolución 354 del 05 de septiembre de 2007. Está conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública.

Proceso Contable Su

bp

roce

sos

Definir y actualizar los parámetros del proceso

contable

Reconocer los hechos financieros, económicos,

sociales y ambientales

Realizar seguimiento a la información financiera

Generar, consolidar y reportar estados contables e

información tributaria

14 Procedimientos

9 Instructivos 1 Guía

2 Protocolo

32 Formatos

Proceso: Coordinación y gestión procesos de administrativos y financieros – Elaborar, consolidar, presentar informes financieros y administrativos

Informe financiero Sistema Nacional de Educación Superior – SNIES.

Reporte de información financiera y pago de contribución a la superintendencia de vigilancia y seguridad privada.

Elaborar informe de deudores y boletín deudores morosos del estado

Reporte de información financiera a la Contaduría General de la Nación

Tramite de requerimientos tributarios.

Informe Rendición cuenta anual a la Contraloría General de la República – SIRECI.

Respuesta a las solicitudes de información financiera en el proceso de Auditoría Integral a la Contraloría General de la República.

Informe Cámara de Representantes – Fenecimiento de cuenta anual de la nación.

Interacción con otros procesos

CONTABILIDAD

PRESUPUESTO

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

CUENTAS POR PAGAR

TESORERÍA

NÓMINA TALENTO HUMANO

GESTIÓN DE BIENES

JURÍDICA

BIENESTAR

ESTADOS CONTABLES E INFORMES

Flujo de Información al Proceso Contable

Presentación y seguimiento de Información Contable

Definición y socialización de cronogramas DNGC para cada vigencia. (http://gerencia.unal.edu.co, Ruta: Gestión Financiera > Contable > Información

General > Cronogramas) Presentación de Estados Contables Consolidados U.N. al Consejo

Superior Universitario - Acuerdo 011 de 2005 «Por el cual se adopta el Estatuto General de la Universidad Nacional de Colombia».

Comité Técnico de Sostenibilidad Contable. Informe de gestión financiera a la Alta Dirección.

Socialización de los indicadores de oportunidad y calidad de información

contable. Informe financiero por cambio de representante legal.

Presentación de Estados Contables Consolidados U.N. al Comité Nacional

Financiero. Reunión de líderes del Proceso Contable.

Comité Técnico de Sostenibilidad Contable

¿Qué es?

• Instancia asesora del representante legal, con el objeto de adelantar las gestiones administrativas y financieras necesarias para garantizar la generación de información contable confiable, relevante y comprensible.

¿Qué normas lo rigen?

• Constitución Política: obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno.

• Ley 87 de 1993: «por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno».

• Ley 734 de 2002: «por la cual se expide el Código Disciplinario Único».

• Resolución 357 de 2008 - CGN: «Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable».

• Resolución 1014 de 2013 – UN : «Por la cual se establecen los lineamientos para garantizar la Sostenibilidad del Sistema Contable en la Universidad Nacional de Colombia".

¿Quiénes lo integran?

•El Vicerrector General.

•El Jefe de la Oficina Jurídica Nacional.

•El Jefe de la Oficina Nacional de Planeación.

•El Gerente Nacional Financiero y Administrativo quien lo presidirá.

•El Delegado del Rector

• Invitado permanente: Jefe de la Oficina Nacional de Control Interno (con voz y sin voto)

• Secretaria Técnica del comité: Jefe de la División Nacional de Gestión Contable

Comité Técnico de Sostenibilidad Contable - funciones

Recomendar al representante legal y/o funcionarios responsables de las áreas de gestión la determinación de políticas, estrategias y procedimientos administrativos y financieros, con el fin de garantizar razonablemente la producción de información financiera, económica, social y ambiental de manera confiable, relevante y comprensible.

Efectuar las recomendaciones al representante legal que se consideren pertinentes y que permitan agilizar los procedimientos asociados al proceso contable de la Universidad, sin perjuicio del deber que tienen los responsables directos del procesamiento de la información.

Recomendar al representante legal, la adopción de políticas orientadas a que todos los hechos económicos financieros, sociales y ambientales realizados en cualquier área de la Universidad, sean reconocidos de forma documentada e incorporados al proceso contable.

Recomendar al representante legal la viabilidad de la depuración de las partidas consideradas al interior del Comité. Lo anterior con base en los informes y/o fichas técnicas que presenten las áreas competentes sobre la gestión administrativa realizada y los soportes documentales correspondientes.

Depuración Extraordinaria

El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable conocerá los aspectos relacionados con la depuración extraordinaria, la cual procede únicamente en los casos en los que una vez las áreas competentes hayan agotado todas las gestiones administrativas e investigativas tendientes a aclarar, identificar y soportar los saldos contables no sea posible establecer su procedencia u origen o cuando dichos saldos contables no reflejen la realidad económica de la entidad porque no constituyen bienes o derechos ciertos y/o obligaciones reales por cancelar. Una vez el Comité Técnico de sostenibilidad contable recomiende la depuración extraordinaria, será el Representante Legal de la Universidad el encargado de aprobarla mediante acto administrativo.

Depuración

• Reglamento interno de cartera: Resolución 1465 de diciembre 27 de 2014 "Por la cual se adopta el Reglamento interno de cartera de la Universidad Nacional de Colombia" http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/

• Instructivo Castigo de cartera

• Instructivo de depuración Contable por caducidad o prescripción

ADMINISTRAR Y ACTUALIZAR EL CATÁLOGO DE CUENTAS Y LOS CONCEPTOS DE

LIQUIDACIÓN

Catalogo de cuentas

CLASE GRUPO CUENTA SUBCUENTA CUENTA

AUXILIAR

X XX XXXX XXXXXX XXXXXXXX

El registro contable de las operaciones se efectúa a nivel de cuenta auxiliar a través de cada uno de los módulos del SGF –QUIPU o la correspondiente interfaz, utilizando los tipos de comprobantes establecidos según las operaciones o transacciones realizadas.

La administración del catálogo de cuentas se centraliza en la División Nacional de Contabilidad. Los requerimientos de las Sedes o Unidades se harán a través del Formato U-FT-12.005.001.

Contaduría General de la Nación

Define el catálogo general de cuentas para todas las entidades públicas a nivel de subcuenta (seis dígitos), el cual es aplicado por la Universidad dentro del ámbito de entidades autónomas. La Universidad utiliza el catalogo a nivel de Cuenta auxiliar.

Guía Reconocimiento

contable

Formato actualización catálogo de

cuentas

Conceptualización contable

Costos

• El costo de ventas comprende el importe de las erogaciones y cargos asociados con la adquisición o producción de bienes y la prestación de servicios vendidos por la entidad contable pública durante el periodo contable.

Fuente: Plan General de Contabilidad Pública

Gastos

• Los gastos son flujos de salida de recursos de la entidad contable pública, susceptibles de reducir el patrimonio público durante el período contable, bien sea por disminución de activos o por aumento de pasivos, expresados en forma cuantitativa. Los gastos son requeridos para el desarrollo de la actividad ordinaria, e incluye los originados por situaciones de carácter extraordinario.

Conceptualización contable

Costos Asociados con los

productos o servicios

Costos de producción

Misional

Gastos Asociados con el

período

Gastos administrativos y generales

De apoyo

Clasificación gasto - costo

UNIDAD DE GESTIÓN

GASTOS

COSTOS

Pregrado 7208

Posgrado 7209

Extensión 7221

Investigación 7210

Impresos y Public.

7116

Servicios Comunicación

7905 Programación y

producción

Servicios Salud 73

Televisión 7909

Niveles centrales

Fondos Especiales

UGIS

Unimedios

Editorial UN

Unisalud

Fondo pensional

CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE TERCEROS

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

Marco normativo

EXTERNA

E .T. Art. 555-2

RUT: Constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingreso y patrimonio; los responsables del régimen común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, los exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas por la dirección de impuestos y aduanas nacionales, respecto de los cuales esta requiera su inscripción.

Ley 962 de 2005 Art. 11. Ley Antitrámite

Ley Anti trámites: En relación con las actuaciones que deban efectuarse ante la Administración Pública, prohíbase la exigencia de todo comprobante o documento que acredite el cumplimiento de una actuación administrativa agotada, cuando una en curso suponga que la anterior fue regularmente concluida.

Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013

Ley de habeas data: La cual desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política.

Marco normativo

INTERNA

Circular 045 de la GNFA de 2007

Documentos Soporte para la Creación de Terceros

Circular 066 de la GNFA de 2007

Creación de Terceros en el SGF-Quipu

Oficio de la GNFA de 2009 Creación de Terceros responsables de elementos de Activos Fijos.

Memorando GNFA 798 de 2011

Ajuste SGF-Quipu Creación de Terceros - Documento Alterno

Circular 010 de la GNFA de 2017

Lineamientos y Controles para la Actualización de las Cuentas Bancarias

de terceros – Persona Jurídica en el Sistema de Gestión Financiera SGF -

QUIPU.

Circular 022 de la GNFA de 2016

Lineamientos para la creación de terceros

BASES DE DATOS PARA CONSULTA DE TERCEROS

• https://muisca.dian.gov.co/WebRutMuisca/DefConsultaEstadoRUT.faces

Consulta DIAN - Estado del RUT

• http://www.rues.org.co/RUES_Web/Consultas

Registro único y empresarial de cámaras de comercio

• http://www.supersociedades.gov.co/Paginas/ConsultaGeneralSociedades.aspx

Consulta general de sociedades

• http://siri.procuraduria.gov.co:8086/CertWEB/Certificado.aspx?tpo=1

Consulta antecedentes procuraduría

• http://www.tramitesyconsultas.info/ruaf-sispro-consultas/

Consulta RUAF SISPRO

• http://www.fosyga.gov.co/BDUA/Consulta-Afiliados-BDUA

Consulta Afiliados BDUA

• https://antecedentes.policia.gov.co:7005/WebJudicial/

Consulta Policía Nacional

RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES

Y AMBIENTALES

ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE

RECONOCIMIENTO

Identificación: Se determina la ocurrencia de hechos, transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera, económica y ambiental y por tanto deben ser objeto de reconocimiento y revelación. La totalidad de los hechos deben ser incorporados

Clasificación: De acuerdo con las características del hecho se determina en forma cronológica su clasificación según el catalogo de cuentas. Que cumpla con los elementos de la cuenta en la cual se clasifica

Registro y Ajustes: Se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los libros. Verificación de la información producida durante las anteriores actividades.

REVELACIÓN

Elaboración de los Estados, Informes y Reportes Contables: Se concreta el resultado del proceso en Estados, Informes y Reportes Contables. Permite la adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos, permitiendo seguimiento y evaluación a los usuarios para la toma de decisiones.

Análisis, Interpretación y Comunicación de la Información: Lectura de los Estados, Informes y Reportes con el propósito de concluir sobre la situación resultado y tendencia de las entidades públicas.

ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE PÚBLICO - CGN

Hechos económicos financieros y sociales, cambio de normativa

Subsistemas de:

- Planeación.

- Presupuesto.

- Rentas y cuentas por cobrar.

-Cuentas por pagar.

- Nómina.

- Tesorería.

- Inventarios.

- Activos fijos.

IDENTIFICACIÓN CLASIFICACIÓN REGISTROS Y AJUSTES

Revisión, verificación y

clasificación de transacciones

de documentos fuente y soporte.

Imputación soportes

contables.

Utilización catálogo de cuentas y conceptos

de liquidación

Libros auxiliares

Elaboración de comprobantes de diario, de ajuste legalización, ajustes

para retenciones, amortización y de cierre.

Libro diario

Mayor y balances

GENERACIÓN DE INFORMES

Elaboración de estados e informes

contables.

ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN

Y COMUNICACIÓN.

Fuente: Contaduría General de la Nación. Tomado de la resolución 119 de 2006, por la cual se reglamenta el modelo estándar de sostenibilidad de los sistemas de contabilidad pública.

Decreto Reglamentario 2627

DE 1993

«Por el cual se reglamenta el procedimiento para la devolución del impuesto a las ventas a las instituciones estatales u oficiales de educación»

RECONOCIMIENTO DE VINCULADOS ECONOMICOS Y

REVELACIÓN ESTADOS CONTABLES

ESTADOS CONTABLES COMPARATIVOS Diciembre 2016 - 2015

Fuente: División Nacional de Gestión Contable.

EFECTIVO EINVERSIONES

DEUDORES INVENTARIOS PROPIEDADES,PLANTA Y EQUIPO -

BIENES HIST. YCULTURALES

OTROS ACTIVOS

Año 2016 547,791 102,778 2,695 772,000 2,719,948

% Part. 2016 13.2% 2.5% 0.1% 18.6% 65.6%

Año 2015 517,464 135,246 5,636 760,332 2,322,392

% Var. 6% -24% -52% 2% 17%

Cifras en millones de pesos

Fuente: División Nacional de Gestión Contable.

CUENTAS PORPAGAR

OBLIGACIONESLABORALES Y

SEGURIDAD SOCIAL

OTROS BONOS YTÍTULOS EMITIDOS

PASIVOSESTIMADOS

OTROS PASIVOS

Año 2016 52,758 51,865 208 450,623 18,226

%Part. 2016 9.2% 9.0% 0.0% 78.5% 3.2%

Año 2015 70,480 47,652 1,338 223,127 16,762

% Var. -25% 9% -84% 102% 9%

Cifras en millones de pesos

Fuente: División Nacional de Gestión Contable.

CAPITAL FISCAL RESULTADOS DELEJERCICIO

SUPERAVIT PORDONACION

SUPERAVIT PORVALORIZACION

PATRIMONIOINSTITUCIONALINCORPORADO

Año 2016 1,185,399 -214,594 43,377 2,549,107 8,245

% Part. 2016 33.2% -6.0% 1.2% 71.4% 0.2%

Año 2015 1,344,375 -159,816 42,046 2,153,013 2,092

% Var. -12% 34% 3% 18% 294%

Cifras en millones de pesos

Fuente: División Nacional de Gestión Contable.

INGRESOS FISCALES VENTA DE BIENES VENTA DE SERVICIOS TRANSFERENCIAS OTROS INGRESOS

Año 2016 41,323 4,466 431,889 880,461 50,418

% Part 2016 2.9% 0.3% 30.7% 62.5% 3.6%

Año 2015 39,857 4,961 437,229 821,502 38,903

% Var 4% -10% -1% 7% 30%

Cifras en millones de pesos

Fuente: División Nacional de Gestión Contable.

BIENESPRODUCIDOS

BIENESCOMERCIALIZADOS

SERVICIOSEDUCATIVOS

SERVICIOS DE SALUD OTROS SERVICIOS

Año 2016 4,434 74 777,233 56,054 4,148

% Part. 2016 0.5% 0.0% 92.3% 6.7% 0.5%

Año 2015 3,428 0 745,388 53,547 3,834

% Var 29% 0 4% 5% 8%

Cifras en millones de pesos

Fuente: División Nacional de Gestión Contable.

DE ADMINISTRACIÓN PROVISIONES, DEPRECIACIONES YAMORTIZACIONES

OTROS GASTOS

Año 2016 712,732 23,281 45,194

% Part. 2016 91.2% 3.0% 5.8%

Año 2015 666,753 6,205 23,112

% Var. 7% 275% 96%

Cifras en millones de pesos

Procesos automáticos de cierre e inicio de vigencia

CIERRE MENSUAL

• Validar

• Actualizar

• Trasladar Costos

• Cierre mes

• Consolidar

• Generar Archivo Plano.

• Libros oficiales

CIERRE DICIEMBRE

• Cierre de cuentas de Presupuesto y Tesorería (clase 0).

MES TRECE

• Ejecutar cierre anual de vigencia.

ENERO • Ejecutar proceso

de traslado de Subcuentas de Patrimonio – Utilidad o pérdida del ejercicio, transferencias y patrimonio institucional incorporado a Capital Fiscal.

LIBROS OFICIALES

Con el fin de dar cumplimiento a la norma sobre los Libros de Contabilidad, que trata el numeral 5.7.3 del Plan General de Contabilidad Pública, adoptado mediante la Resolución No. 444 del 21 de noviembre de 1995, la Circular Externa 007 (de 1996) sobre normas técnicas relativas a los libros de contabilidad y la carta circular 009 (1996) sobre instrucciones para el registro de los libros principales, les recuerdo la obligatoriedad de imprimir mensualmente el Libro Diario y Libro Mayor.

ESTADOS CONTABLES

Estados contables

comparativos trimestrales

(Marzo, Junio y Septiembre)

Estados contables

Comparativo (Diciembre)

Informe de Gestión

Semestral (Junio)

Notas Estados Contables

(Diciembre)

GRACIAS