INTRODUCCIÓN

ODJETIVO

TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

1. ¿QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

1.1. REQUISITOS PARA SU IMPLEMENTACIÓN

2. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE

ACUERDO CON EL DECRETO 2609 DE 2012.

3. CUÁLES SON LAS CARACTERÍSTICAS QUE DEBE TENER EL SISTEMA.

4. VISITA A ENTIDAD QUE IMPLEMENTA UN SISTEMA DE

GESTIÓN DOCUMENTAL

5. INDAGAR EN LA ENTIDAD

Dentro del ámbito laboral del campo de la ciencia de la

información, documentación, bibliotecología y archivística, se

hace indispensable profundizar en el estudio de las bases

teóricas acerca de la conceptualización, implementación y

aspectos generales de los Sistemas de Gestión Documental,

paralelo que en el conocimiento de las leyes y decretos que

subyacen estos sistemas, teniendo en cuenta la puesta en

practica en entidades; enfatizando en el sistema ORFEO.

OBJETIVO

Describir de manera clara y concisa la

caracterización y relevancia que integran

los sistemas de Gestión Documental,

integrando los decretos que los presiden

en Colombia.

Son programas de gestión

de base de datos que reúnen

un conjunto de normas y

técnicas para administrar el

flujo documental de tipo

científico, culturales y

técnicos, los cuales permitir

la conservación

recuperación y la rápida

consulta de la información.

Administrativos:

Trata de la transparencia, la simplificación de

trámites y la eficiencia de la administración en

la gestión de los documentos.

Económicos:

la reducción de costos derivados de la

conservación de documentos innecesarios y la

racionalización de los recursos destinados para

la gestión documental.

Archivísticos: Ley 594 de 2000

Gestión de documentos, partimos de la base de los principios archivísticos, del concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia de los documentos y del principio de orden original.

Planeación:

Obedece a un plan de acción que sigue líneas concretas acorde con la misión de la empresa, su visión hacia el futuro y los objetivos estratégicos. Facilitando su implementación y problemas, identificando las oportunidades y objetivos, requerimientos, mantenimiento, evaluación, planes de mejoramiento, de contingencia, a corto, mediano y largo plazo del programa, se definan las políticas generales y se crea un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación.

2. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL DE ACUERDO CON EL DECRETO 2609 DE

2012.

a) Debemos organizar tanto los documentos tanto físicos Organizar los y electrónicos con sus respectivos datos ya sea de manera numérica o cronológica y por sus series registrándolas en una TRD.

b) Se debe tener en cuenta el tiempo de conservación de cada una de las series documentales esto se registra en una TRD y TVD, esto con el fin de no conservar información no tan importante para la entidad.

Técnicos: instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, manual de funciones, Organigrama institucional y tablas de retención documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia o no de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia.

Recurso Humano:

Profesionales debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor.

c) Hacer el proceso de eliminación documental teniendo en cuenta los tiempo establecidos en la TRD y TVD para cada serie documental, nos sirve para dar espacio y evitar el acumulamiento de archivos.

d) Lo más importante de un documento es la autenticidad de su información ya sea para comprobar algo o porque es sumamente importante ya sea para la entidad o para la ciudadanía, por tal motivo lo primordial es tener la garantía de que se va a conservar sin ningún tipo de alteración.

e) En el momento que se vaya hacer su respectiva clasificación por series y subseries, es importante mantener la integridad de los documentos con su trámite, no traspapelar cuando se va hacer la agrupación de cada uno de ellos.

f) Que permita y facilite el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo ya sea por parte de la ciudadanía y / o de la propia entidad que este autorizada para tener acceso a la consulta de esta información o documento.

g) Sin importar porque medio se creó el documento debemos

preservar la información en el momento que se haga la

clasificación y agrupación de cada una de las series

documentales.

Artículo 17del decreto 2609 del 2012 Características de los

sistemas de gestión documental. La gestión adecuada de los

documentos debe basarse en el desarrollo de las funciones de las

Entidades Públicas, sus dependencias y funcionarios, así como en la

normalización de sus procesos, procedimientos y manuales

administrativos, de acuerdo con reglas específicas. Para lograr lo

anterior es necesario que los sistemas de gestión de documentos

respondan mínimo a las siguientes características.

CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS QUE DEBE REUNIR UN SISTEMA

CONFORMIDAD Este debe tener en cuenta la gestión de la información a partir de los procesos

administrativos de la entidad.

INTEROPERABILIDAD Deben permitir el intercambio de información con otros sistemas de información,

basado en la neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares

nacionales o internacionales adoptados entidad.

SEGURIDAD Deben mantener la información administrativa en un parte o sitio seguro del

sistema.

METADESCRIPCIÓN Se deben generar datos que estén normalizados, ya sean manuales o

automatizados, desde el sistemas y aplicativos.

ADICIÓN DE CONTENIDOS Debe permitir agregar nuevos contenidos a los documentos, en forma de datos,

sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos.

DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO La creación y captura de los documentos en el sistema debe ser de fácil manejo

para los usuarios.

GESTIÓN DISTRIBUIDA Debe tener la capacidades para que ingresen y salgan masivamente los

documentos , desde y hacia otros sistemas de gestión documental.

DISPONIBILIDAD Y ACCESO Poder ser utilizados en cualquier momento.

NEUTRALIDAD

TECNOLÓGICA

Adoptar tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y

normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la

materia, que nos permitan fomentar la eficiente prestación de servicios,

contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones y garantizar la leal competencia, y el desarrollo ambiental

sostenible.

Tal como lo disponen los decretos 1567 de 1998, 1227 de

2005 , 775 de 2005, 2929 de 2005, se realizaron al interior de

la Superintendencia de puertos y transportes una serie de

actividades en desarrollo del sistema nacional de

capacitación dirigidos bajo los principios de objetividad,

interés de la organización, generación de recursos ,

economía, producción y circulación de conocimientos,

modernización, dirigido tanto a la tanto la planta de

personal como a los contratistas, en pro del conocimiento

y manejo del sistema de gestión documental Orfeo en aras

de un mejor funcionamiento de la entidad.

Que a la fecha se encuentra parametrizado el sistema de

gestión documental Orfeo por parte de la firma Infométrika

quien ha asesorado a la entidad y apoyaran con su mesa

de trabajo la puesta en marcha del sistema.

Es un software y herramienta de gestión documental y de

procesos, desarrollado inicialmente por la Superintendencia

de Servicios Públicos Domiciliarios en Colombia, licenciado

como software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el

conocimiento y mantener la creación colectiva; que permite

gestionar electrónicamente la producción, el trámite, el

almacenamiento digital y la recuperación de documentos,

evitando su manejo en papel, de esta manera garantiza la

seguridad de la información y la trazabilidad de cualquier

proceso que se implemente mediante su funcionalidad.

Además permite incorporar la gestión de los documentos a

los procesos de cualquier organización; facilitando si se

requiere la certificación de la calidad de los mismos por

medio de la automatizando y optimizando sus

procedimientos, con importantes ahorros en tiempo, costos y

recursos.

Los objetivos del sistema es minimizar el trámite de

gestión documental de la entidad a través de la

implementación de este sistema que facilita la

administración y control de los documentos desde su

origen hasta su destino final, preservando la integridad

de los mismos y racionalizando recursos, de tal forma

que se logre atender el 100% de los

requerimientos allegados a la entidad.

Dependencia que digitaliza

Ver radicados, se visualizan los radicados que no han sido digitalizados.

imprimir sticker del radicado seleccionado.

Digitalizar documento

Enviar imagen al servidor

Insertar pagina

Radicación de salida

Cantidad de hojas digitalizadas

Eliminar la hoja actual

Borrar una selección de imagen

Abrir una imagen guardada

grabar localmente esta imagen

Descargar la imagen

Actualizar la imagen

Presenta una vista preliminar en miniatura

Hoja actual de acuerdo a la selección

permite gestionar

electrónicamente la producción, el trámite, el almacenamiento

digital y la recuperación de documentos, evitando su manejo en

papel, de esta manera garantiza la seguridad de la información y

la trazabilidad de cualquier proceso que se implemente mediante

su funcionalidad.

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.html

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958

http://www.knosys.es/wp-content/uploads/2014/09/gestion.png

http://blog.dataprius.com/wp-content/uploads/2011/04/gestion-documental.jpg

http://www.transportesvakanos.com/images/super-logo.png

http://www.supertransporte.gov.co:8080/super/images/stories/spt_logo.jpg

http://servsgdoc.imprenta.gov.co/imagenes/login/logo_orfeo_grande2.png

http://catalogo.asac.as/documents/28537/40821/gestion-documental2.jpg

http://www.screenplaycoverage.com/dancingmic.gif

http://www.inforolot.com/index.php/es/sistema-de-gestion-documental.html