Marzo 2012

Proyecto Intranet Corporativo

Oficina de Marketing

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TABLA DE CONTENIDOS

1 ANTECEDENTES.................................................................................... 3

2 PROPOSITO DEL PROYECTO .................................................................. 4

3 DESCRIPCION DEL PROYECTO................................................................ 4

4 ALCANCE DEL PROYECTO...................................................................... 7

4.1 Metas................................................................................................... 7

4.2 Objetivos.............................................................................................. 8

4.3 Impacto Organizacional........................................................................ 9

4.4 Entregables del proyecto……………………………………………………………………10

5 CONDICIONES DEL PROYECTO…………………………………………………………………11

5.1 Asunciones del Proyecto .................................................................... 11

5.2 Problemas del Proyecto ..................................................................... 12

5.3 Riesgos del Proyecto .......................................................................... 13

5.4 Restricciones del Proyecto ................................................................. 14

6 PLANES DE ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO........................ 14

7 PROTOTIPOS...................................................................................... 16

Intranet Corporativo

Elaborado por : CRP-MKT / PCII-01 Revisado : MKT Aprobado : G.G. Versión : Fecha :

Proyectos Marketing Digital

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1. ANTECENDENTES

Anteriormente, la Clínica Ricardo Palma realizó la implementación de una

Intranet corporativa basado en tecnología Shared Point, el cual no tuvo mayor

difusión. En ese sentido, solo un reducido número de usuarios, limitante

considerable, podía acceder a este medio, ya que no se contaba con un

número mayor de licencias, lo cual originaría el incremento de los costos para

su optimización. Convirtiendo esta herramienta en una opción no muy rentable.

Por otro lado, tengamos en cuenta el sólido respaldo de las plataformas de

Google a nivel mundial, los cuales nos permite gestionar nuestras labores de

una forma eficaz, aportando de manera productiva en nuestra organización.

Actualmente, la Clínica ha adquirido la tecnología Google Apps para poder

migrar las cuentas de correo de Exchange a la nube (servidores de google) y

entre una de las ventajas de esta tecnología es poder crear Sites corporativos.

Esta tecnología nos permitirá realizar la migración y rediseño de la antigua

intranet a una mejor, explotando cada una de las ventajas que esta herramienta

nos brinda.

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2. PROPOSITO DEL PROYECTO

El propósito del proyecto es rediseñar la intranet corporativa de la Clínica

Ricardo Palma con el objetivo de consolidar un canal de comunicación directo

que permita a los colaboradores de la empresa acceder en línea a información,

normatividad de la empresa, materiales, manuales de políticas, entre otros de

fácil acceso y descarga. Además de contar con una herramienta moderna,

actualizada y de fácil manejo, que permita una mejor gestión de nuestras

labores.

3. DESCRIPCION DEL PROYECTO

Para la implementación de la Intranet corporativa se considerará los siguientes puntos a implementar:

Rediseño; basado en las estructuras que propone la herramienta Google Apps, bajo un nuevo diseño para su implementación.

Estandarización; aplicar una línea gráfica y de comunicación estándar tomando en cuenta el manual de estandarización institucional.

Nueva Estructura para el contenido del Portal; se propone lo siguiente:

Estructura propuesta Portal Institucional RR.HH

1. Inicio 2. Acerca de nuestra empresa

Misión Visión Valores Corporativos Organigrama Carta del Presidente (o Gerente, o Director Ejecutivo)

3. Beneficios para los Colaboradores Seguridad Social Planes Médicos Planes Dentales Seguros

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Fondo de Empleados Primas extraordinarias Premios

4. Actualidad Corporativa Noticias y novedades de nuestros productos y servicios Cumpleaños de este mes Novedades de nuestra competencia Eventos sociales Bienvenidas y despedidas Aniversarios Nacimientos Fallecimientos Calendario de Eventos

5. Recursos Humanos Información Trámites internos House Organ "On Line" (revista virtual) Cursos y prorgamas de capacitación

Capacitación En nuestro portafolio de productos y/o Servicios Producto y/o Servicio 1

Descripción general Proposición Unica de Venta Brochures Ficha técnica Preguntas más frecuentes Fotos, logos y material gráfico

Presentaciones y documentos de apoyo a la venta

Competencia ¿Cómo venderlo? Evaluaciones y Quizes

Producto y/o Servicio 2 Descripción general Proposición Unica de Venta Brochures Ficha técnica Preguntas más frecuentes Fotos, logos y material gráfico

Presentaciones y documentos de apoyo a la venta

Competencia ¿Cómo venderlo? Evaluaciones y Quizes

En nuestra identidad corporativa

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¿Porqué existe nuestra empresa? Entendiendo la Misión, la Visión y los Valores Manual de estilo de nuestra empresa Reglas de presentación

¿Qué tipo de personas componen nuestra empresa?

Manual de servicio al cliente En nuestros recursos

Uso del correo electrónico Uso de Internet ¿Cómo usar el sistema de facturación? ¿Cómo manejar el sistema de servicio al cliente? ¿Cómo ingresar una Orden de Compra?

Concursos 6. Documentos de Trabajo

Junta Directiva y Asamblea de accionistas Actas Minutas Conformación

Área administrativa y financiera Contabilidad Cartera y recaudos Bancos Inversiones Facturación Créditos

Área Legal Acuerdos y contratos Adjudicaciones Acuerdos de confidencialidad Asociaciones Registro de marcas Escrituras Litigios Poderes Consultores

Area Tecnológica Internet Manuales y políticas de uso Contenidos Uso de la Intranet Instructivos

7. Información sobre Proyectos Status

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Políticas de Uso del Portal; se implementará un manual que contendrá las políticas para el portal institucional.

4. ALCANCE DEL PROYECTO

4.1 Metas:

§ Como Centro de Trabajo: al principio una de las barreras para el

desarrollo de la Intranet era, muchas veces, que los empleados

ingresaban a ella sólo para evitar las rutinas de trabajo y labores

cotidianas. Con el formato antiguo los contenidos que predominaban

eran los informativo/noticiosos y de entretenimiento. Hoy, en

cambio, la Intranet se concibe como una herramienta de trabajo,

donde conviven aplicaciones de negocio, datos de proyectos,

reuniones virtuales de trabajo y acciones de coordinación inter área,

entre otros.

§ Como el más importante canal de Comunicación Interna hacia los

empleados: desde la dirección (comunicación descendente), desde

Evolución de Costos Informes y Evaluaciones Reuniones

8. Consultas interactivas Mi sueldo, prestaciones y beneficios laborales Email Mis tareas Mis proyectos Mis contactos Sistema de Servicio al Cliente Sistema de Inventarios Otros Sistemas

9. Participe en nuestra comunidad empresarial Foros Encuestas Retroalimentación Clasificados

10. Directorio Empresarial

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los empleados (comunicación ascendente) y entre los colaboradores

(comunicación horizontal).

§ Como Punto de Encuentro: Hoy, la Intranet es, sin duda, un espacio

de encuentro entre personas, equipos y áreas de la empresa.

Actualmente, existen diferentes aplicaciones web como foros, Chat,

blogs, reuniones virtuales, etc., las que permiten la interacción

constante, ya sea por motivos operativos o relacionales.

§ Como Red de conocimientos: uno de los objetivos de la Intranet 2.0

es ser un intermediario de generación, recolección y gestión de los

conocimientos que se desarrollan en la empresa (proyectos

relevantes, historias de éxito, investigaciones, estudios, políticas,

procedimientos, etc.).

§ En términos de la misión, el propósito de la Intranet no es sólo

informar acerca de las noticias de la empresa, sino también ser una

herramienta de trabajo atractiva, novedosa, útil y que genere valor.

Especialmente entre nuestros colaboradores de una forma

amistosa, accesible, simple e interactiva.

4.2 Objetivos:

§ Comunicar la estrategia del negocio: por su frecuencia, potencia y

gran cobertura comunicativa, la Intranet es el mejor medio para

difundir la estrategia corporativa entre los colaboradores.

§ Reforzar la cultura corporativa: la Intranet también aparece como la

mejor herramienta para reforzar los valores corporativos y potenciar

la identidad organizacional.

§ Potenciar comportamientos positivos (integración, motivación,

pertenencia y compromiso): por su carácter masivo y amistoso

permite trabajar comunicativamente dichas variables de

comportamiento.

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§ Agilizar los flujos de información: si se implementa y gestiona en

forma eficiente es seguro que mejora la calidad y cantidad de los

flujos informativos que circulan por la empresa.

§ Optimizar los procesos internos: se reduce el tiempo de muchos

procedimientos y tareas, por lo que hay más datos e información

disponible.

§ Gestionar el conocimiento: la Intranet no sólo es una herramienta de

conocimientos, sino además una plataforma que permite la

generación (incentivo) y gestión de conocimientos (se comparten y

enriquecen).

4.2 Impacto Organizacional

§ Automatización y mejor gestión de la información, de mayor

entendimiento de las dinámicas organizacionales, generando

confianza entre nuestros empleados y contar con metodologías de

aprendizaje.

§ Conformar una organización horizontal, que cuente con un

acercamiento hacia los mismos directivos y jefes, con la finalidad de

mejorar las necesidades tanto internas como externas que presente

la Clínica.

§ Permite compartir recursos, información y servicios, así como la

integración de los colaboradores, procesos y procedimientos para

formar una cultura organizacional y de gestión del conocimiento.

§ Lograr una cultura organizacional integradora, bajo una formación

multidisciplinaria y de aprendizaje, donde exista un mayor impacto

tecnológico y favorezca la productividad.

§ Facilita la comunicación, colaboración y coordinación entre los

empleados. Asimismo, pueden realizarse los procesos naturales de

toda organización, pero de manera más eficiente y en menor

tiempo.

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4.3 Entregables del proyecto

Gestión del Proyecto Entregable

1. Iniciar el proyecto ü Acta de Constitución del Proyecto

ü Acta de Reunión de Lanzamiento del

Proyecto

2. Planificar el proyecto ü Gantt de Actividades del Proyecto

3. Ejecutar el proyecto ü Actas de Reunión Semanal

ü Documentación del Proyecto Actualizado.

ü Acta de Aprobación de Entregable

4. Seguimiento y control ü Solicitud de Cambio

ü Informes de Estado Semanal (Comité

Operativo)

ü Informes de Estado Mensual (Comité

Ejecutivo)

ü Acta de reunión

ü Registro de Acuerdos y Problemas

5. Cierre ü Entregables del Proyecto pendientes a

cerrar (Versión Final)

ü Entregables del Proyecto (Versión Final

Impresa + CD)

ü Acta de Aprobación de Cierre del Proyecto

ü Lecciones Aprendidas

ü Acta de Reunión de Cierre (con Miembros

del Proyecto).

Ingeniería del Proyecto Entregable

6. Modelamiento de requerimientos

ü Plan de Requerimientos.

ü Especificación de Requerimientos.

7. Diseño ü Prototipos

ü Simulación de los prototipos

ü Aprobaciones

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8. Pruebas ü Documentación Técnica

ü Entrenamiento a Usuarios

ü Pruebas de Aceptación del usuario

ü Documentación Técnica Actualizada

9. Implementación ü Plan de Implementación

ü Informe de puesta en producción

ü Acta de Aceptación de los diseños

ü Post Producción

5. CONDICIONES DEL PROYECTO

5.1 Asunciones del Proyecto (Asumir / Supuestos)

• Se asume que todo el personal asignado al proyecto tiene por lo menos las

nociones básicas del manejo de las herramientas web, diseño gráfico, y de

marketing comunicacional.

• Se asume que el personal de diseño tiene un gran dominio de las herramientas

existentes, así como el personal de comunicación deberá contar con amplios

conocimientos en su tema.

• Se asume que mientras dure el proyecto las vacaciones previamente

programadas al personal de la oficina de marketing asignado al proyecto

quedarán suspendidas y deberán ser reprogramadas para luego que concluya el

proyecto.

• Se asume que los entregables por parte del Jefe de Proyectos serán distribuidos

de acuerdo a lo indicado en el cronograma de actividades y con el nivel

adecuado de calidad.

• Se asume que el equipo usuario será el responsable de verificar los diseños y

textos antes de ser ingresados en la Intranet Corporativa.

• Se asume un nivel de participación adecuado en el proyecto de los diseñadores y

usuarios responsables, según el plan de actividades programado, requiriendo

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una mayor participación de estos durante las fases de Diseño. Así mismo

deberán brindar toda la asistencia requerida a lo largo del proyecto.

5.2 Problemas del Proyecto

Prioridad del Criterio

1 − Alta‐prioridad / Problema de ruta crítica; requiere inmediato seguimiento y

resolución.

2 − Problema de Prioridad Media; Necesita seguimiento antes de finalización de

fase para el proyecto siguiente

3 − Problema de baja prioridad; Para ser resuelto antes de finalización de proyecto.

4 − Problema cerrado.

* Se registrará los problemas conforme se desarrolle el proyecto.

Nº Fecha Prioridad Propietario Descripción Estado y Resolución

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5.3 Riesgos del Proyecto

Nº Área de Riesgos Probabili

dad

Descripción del riesgo Responsable

del Riesgo

Plan de Mitigación del impacto al proyecto

1 Oficina de Recursos Humanos

Alto Aprobación de la documentación y/o información para la intranet corporativa

Luis Cutimbo Se enviará notificaciones de alertas con el objetivo de cumplir con los tiempos establecidos

2 Oficina de Marketin g

Alto Actividades extras, como eventos o Campañas no contempladas en el Gantt general de la Oficina de Marketing

Augusto Chuquiyanqui

Se estará alerta de la existencia de una nueva actividad ingresada en el Gantt de Actividades de la Oficina de Marketing.

3 OTI Alta No contar con los accesos a las página de las redes sociales en internet

Javier Zulen Solicitar con anticipación los permisos y accesos para el personal involucrado en este proyecto.

4 OTI Mediana Posible desperfecto en los equipos de cómputo y Software de diseño.

Javier Zulen Reportar inmediatamente cualquier anomalía o desperfecto con suma anterioridad a manera de prevenir las posibles incidencias.

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5.4 Restricciones del Proyecto

• No se han presentado ninguna restricción en el inicio del proyecto, de

presentarse durante el desarrollo del proyecto se estará registrando en este

documento.

6. Planes de Organización del Equipo de Proyecto

Papel del Equipo de Proyecto

Miembros del Equipo de Proyecto Responsabilidades

Ejecutivo del Proyecto

• Gerente de Recursos Humanos

• Andrea Jesús

Persona del mayor rango ejecutivo en la jerarquía cuya presencia otorga importancia al proyecto.

Participa en los momentos claves como son el inicio y termino de cada Fase. Eventualmente es convocado por el Líder del Proyecto en situaciones especiales (situaciones de riesgo o problemas encontrados). Promueve la participación y el compromiso de los usuarios.

Líder del Proyecto

•Augusto Chuquiyanqui

Persona responsable de la conducción y de los resultados del proyecto. Organiza, controla el avance, y verifica la ejecución. Tiene el control permanente de los riesgos y problemas que ocurren durante el proyecto. Proactivamente toma acciones preventivas y correctivas.

Líder Usuario • Margarita Zúñiga

• Claudia García

Persona responsable de interactuar como interlocutor oficial entre el equipo de trabajo y el personal usuario. Coordina las definiciones de requerimientos y la

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aprobación de los entregables dirigidos a los usuarios finales a lo largo del proyecto.

Comité de gestión

• Equipo general de la Oficina de Marketing

Mantienen una rutina de reuniones semanales y/o periódicas. Emplean las actas de reunión. Analizan los requerimientos de Cambios y aprueban aquellos que deban ser implementados. Toman decisiones de acuerdo conjunto.

Equipo de trabajo

• Lizeth Tejada

• Jorge Peralta

• Miluska Taxa

Personas que llevaran a cabo las actividades de creación, diseño y comunicación. Eventualmente pueden realizar otras labores importantes para el desarrollo del proyecto.

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7. Prototipos:

Cabecera: Menú Horizontal

Contenido: Menú Vertical

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Área de Contenido

Vista Completa del Site

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Implementación del Site: ”Curso de Capacitación Continua Personal de Enfermería”.

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