administración del tiempo 12. administración del tiempo.1 necesidad de administrar el tiempo. Ü...

.

Administración del tiempo

12. Administración del tiempo. 2

Necesidad de administrar el tiempo.Problemas y CausasOrganización¿Como conservar el equilibrio y

control?


Problemas y Causas

CoyunturaActitudesCausas del “stress”Algunas Soluciones.


Coyuntura

Entorno tecnológicoCambios frecuentes ...necesidad de tiempo para responder

Economía mundialMenos barreras downsizing

» recortes de personal

EmpleoLogrado por habilidad... TécnicaMantenido por habilidad Organizativa


Habilidades Organizativas:

Capacidades Comunicación

• Oral• escrita

Trabajo en equipo Control eficaz del

tiempo


Actitudes

Pasiva: ir a remolque de los acontecimientos “stress”, no tengo

tiempo.

Activa: influir sobre el propio destino:Eficacia.Tengo tiempo.


Síntomas del “stress”

Fase inicial nerviosismo, crisis de humor, inseguridad/

desconfianza dificultad incremental /

fatiga mental,

neuralgias, insomnio.

Fase aguda Hipersensibilidad, ansiedad, desjerarquización de

valores/ “Pasar” Depresión/Infarto/

Úlceras... Apatía, sensación de fracaso, quejas constantes


Causas del “stress”, principales “quita tiempos”

Objetivos inalcanzables tratar de hacer

demasiado, perfeccionismo,..

Falta de planeación y organización personal

Falta de delegación eficaz

Tensiones del propio trabajo Descontrol de

interrupciones, Reuniones excesivas o

ineficaces comunicación defectuosa

(incapacidad de decir “NO”)

Exceso vida sedentaria.


Algunas Soluciones.

VacacionesDeporteCambiar de actividadVerlo con perspectiva: DistanciarseNo dejarse llevar por sentimientos

negativosAdministración del tiempo

• Planificación y Organización personal.• Control de las interrupciones


Organización

a) La lista de cosas que hacer (El inventario)

b) La matriz de prioridades.c) Identificar las horas más y menos

eficaces.d) La realidad del tiempo controlable.e) Usar un plan para organizarse.f) Vivir con el plan diario


a) La lista de cosas que hacer ()El inventario.Origen de muchas urgencias de la

lista...Criterios de importancia.


a) La lista de cosas que hacer: inventario de tareas.

Descripción Prioridad Tiempo

I mportante Urgente Estimado

Resolver la inundaciónde la oficina

SÍ SÍ Hacer Ya

Plan estratégiconuevos productos

SÍ NO Programar

... NO SÍ Delegar/ Org.

... NO NO No pasa nada


a) Lista de cosas que hacer: Origen de muchas urgencias de la lista... 1. Tareas que encarga

el jefe. Ej.: Asigna 5 proyectos

y pide el 6º• Solución: Preguntar

2. Tareas impuestas por el sistema. Ej.: Llamadas de

clientes con quejas, ...• Solución: Reservar

tiempo, Organizar (núm. Errores)


a) La lista de cosas ha hacer: Origen de muchas urgencias de la lista...3. Acciones derivadas de subordinados

Bola de nieve o bloqueo.• Solución: Comunicación

El rebote del problema• Solución:

– ¿Cuál es el problema? ¿Cuales son las opciones? ¿Qué recomienda? Y ¿Por qué? ¡Hagalo!

– ¡Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado» Salvo falta de cualificación

4. Metas y actividades impuestas por uno mismo: 1h/día


a) Lista de cosas que hacer: Criterios de importancia.

1) Principio de Paretoley 80:20

“lo más es menos y lo menos es más” La mayoría de las actividades son

simples y unas pocas:• Causan la mayoría de resultados• Son importantes

El 20% de asuntos nos dan el 80% del valor

El 20% de agencias venden el 80% del producto

El 20% de los clientes generan el 80% de quejas

2) Actividades que Añaden Valor En una fabrica:

Proceso Transporte Stock Esperas Inspección

Tare

as

Res

ulta

dos


b) La matriz de prioridades.

Hacer “Ya” Planear a medio plazo Interrupciones: controlarlas Trivial: socializar

Tener la matriz a mano y actualizarla de vez en cuando.

Es clave haber acabado el día habiendo hecho .

No planear más de 6 actividades/día, lo normal 3, pero 1

Importancia

Mucha Poca

Urg

en

cia

Poca

M

uch

a


c) Identificar las horas más(E) y menos

eficaces(D).E: Período del día que uno rinde más.

Para lo difícil, complejo / importanteD: Período del día que uno rinde menos

Leer periódico,abrir correoTelefonear InterrupcionesEntrevistas.

6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4

100%

-50%

+50%

PR

OD

UC

TIV

IDA

D

HORA

Seiw

ert,

L.J.

, Su

tiem

po e

s di

nero

Para

ninf

o 19

92


d) La realidad del tiempo controlable.

Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días Permite identificar las interrupciones y tomar medidas. 5 preguntas clave:

• ¿Qué estoy haciendo,• ... que en realidad no es necesario hacer?• … que pudiera encargar a otras personas?• … que pudiera hacerse con más eficiencia?• … que hace perder el tiempo a otros?• ¿Qué hice en mis mejores horas?

Buscar la eficiencia: eliminar… y añadir propio/impte


e) Usar un plan para organizarse.1) Preparar la lista de cosas que hacer.2) Delegue lo que corresponda.3) Considere sus horas E y D.4) considere su tiempo controlable.5) Elabore un plan diario.

• Según las prioridades y • consolidar tiempo en fracciones suficientemente

grandes.

6) Señalar las actividades terminadas7) Reprogramar las actividades no terminadas


f) Vivir con el plan diario

“Ponerlo en práctica”Revisar la matriz de vez en

cuando.Programar pocas cosas extra (3)


¿Como conservar el equilibrio y control?Equilibrio en la vidaControl de interrupcionesDelegarReuniones eficaces


Equilibrio en la vida

1º) Identificar los aspectos importantes de la vida¿a qué dedico el tiempo?¿a qué debería dedicar el tiempo?


Como mantener el equilibrio de su vida Social. Salud. Profesional. Educativa. Familiar. Espiritual. Personal. Económica. De diversión.

Cómo es

Cómo quiero que sea


Equilibrio en la vida ...

2º) Efectuar cambios para mantener el equilibrio.

3º) Fijar metas para equilibrar el pastelProcedimiento para fijar objetivos

1. ¿Qué...? Declaración objetivos (especif.)2. ¿Por qué...? Razones (motivación)3. ¿Cuándo...? Fecha inicio/fin (tiempo)4. ¿Cómo...? Acciones requeridas/Camino

4º) Conecte las metas con el plan diario.


Control de interrupciones

1º) Planificar el espacio de trabajoMesas en oficina: diagonalReloj pared: espaldaMobiliario: mínimo.

2º) Utilizar señales/símbolos para que los demás se enteren cuando está ocupado.El 70% de las personas acatan las

señales.



3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las prioridades máximas.Pedir a alguien que atienda las

interrupciones (la hora 0)

4º) AnticiparseEn el café de la mañanavisitar, llamar….



5º) Comunicar con eficaciaPreguntar: ¿Por qué es tan importante?Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo,

¿qué puedes hacer por mi? Saber “decir NO”: ahora no puedo, pero…

(ofrecer alternativas)Saber terminar una conversación

– Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de pie, extender la mano, encaminar hacia la puerta, agradecer

– si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie

administración del tiempo 12. administración del tiempo.1 necesidad de administrar el tiempo. Ü...

Documents