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Ciclo EscolarCiclo Escolar

20062006--20072007Secretaría de Educación

Escuelas de Calidad

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adInstructivo Para Instructivo Para El Uso El Uso

De Los Recursos De Los Recursos Del PEC VIDel PEC VI

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

CC. Integrantes de las Comunidades Educativas que conforman la Educación Básica En el Estado de San Luis Potosí Presentes

El Programa Escuelas de Calidad (PEC) sitúa a la escuela de Educación Básica como unidad de cambio y aseguramiento de la calidad educativa, y a los alumnos como centro de toda iniciativa, reconociendo la capacidad de los alumnos, docentes, directivos y padres de familia, en otras palabras, de la comunidad educativa, para lograr una transformación del centro escolar aún en condiciones poco favorables para cumplir su misión y alcanzar su visión. El PEC es una iniciativa del Gobierno Federal cuyo propósito general es mejorar la calidad de la educación que se imparte en las escuelas públicas de educación básica, con base en el fortalecimiento, articulación y alineación de los programas federales, estatales y municipales, a través de la construcción de un nuevo modelo de gestión escolar, que permita transformar la cultura organizacional y el funcionamiento de las escuelas públicas que voluntariamente se incorporen al Programa, enfocado a la mejora del aprendizaje de los estudiantes, la práctica docente, la participación social y la rendición de cuentas. Se busca transformar el diseño de la política educativa, de una formulación central, que concentra todas las decisiones acerca de las prioridades, las estrategias, los recursos y su distribución, hacia un esquema que permita generar un nuevo modelo de gestión con enfoque estratégico desde la escuela hacia el sistema educativo, que involucre a las autoridades responsables de los tres niveles de gobierno. La estrategia consiste en la participación entre la Federación, Estado y Municipio en sus respectivos ámbitos de actuación para apoyar las acciones que la comunidad escolar decida, para mejorar tanto la calidad del servicio educativo, como los resultados de aprendizaje, mediante una reorientación de la gestión institucional para ampliar los márgenes de decisión escolar; ofrecer capacitación y acompañamiento técnico para enriquecer el proceso de transformación escolar; abrir espacios significativos para la participación social responsable y proveer recursos financieros adicionales administrados directamente por la escuela.


El PEC forma parte de la política nacional de reforma de la gestión institucional y escolar, que busca superar diversos obstáculos para el logro educativo, como son el estrecho margen de la escuela para tomar decisiones, el desarrollo insuficiente de una cultura de planeación, la ausencia de evaluación externa de las escuelas y de retroalimentación de información para mejorar su desempeño, los excesivos requerimientos administrativos que consumen el tiempo de los directores, supervisores y jefes de sector, las condiciones poco propicias para el desarrollo de un liderazgo efectivo de éstos, la escasa vinculación real de los actores escolares, el ausentismo, el uso poco eficaz de los recursos disponibles en la escuela, la limitada participación social, las prácticas docentes rutinarias, formales y rígidas con modelos únicos de atención a los educandos, así como las deficientes condiciones de infraestructura y equipamiento. En virtud de lo anterior, la Coordinación Estatal del Programa Escuelas de Calidad del Estado de San Luis Potosí, conjuntamente con las instancias responsables de promover la aplicación transparente de los recursos públicos, ha elaborado el presente “Instructivo para el uso de los recursos del PEC VI, Ciclo Escolar 2006-2007”, cuyo objetivo primordial es ser la base sustentada que auxilie en el proceso de aplicación de los recursos que proporciona el Programa Escuelas de Calidad. Es necesario que el contenido del presente instructivo, sea del conocimiento de todos aquellos que participan en el manejo de los recursos, ya que a partir de la entrega de la chequera, será de uso cotidiano en las adquisiciones, contrataciones o reparaciones que se realicen para los inmuebles educativos. Independientemente del conocimiento que se obtenga con la lectura y análisis de lo que aquí se explica, si persisten dudas, o desea hacer sugerencias o comentarios, o en el caso de cualquier irregularidad, queja, denuncia o reconocimiento de la ciudadanía en general, favor de plantearlas a la Coordinación Estatal del PEC, teléfono (01444) 499 8000, ext. 8047; o a la Tesorería del PEC, teléfono (01444) 499 8000, ext. 8150, o directamente en la oficina ubicada en Bulevar Manuel Gómez Azcarate 150, Col. Himno Nacional Segunda Sección, C. P. 78350, San Luis Potosí, S.L.P., o a través de la página Web http://www.seslp.gob.mx


ESTE PROGRAMA ES DE CARÁCTER PÚBLICO, NO ES PATROCINADO NI PROMOVIDO POR PARTIDO POLÍTICO ALGUNO Y SUS RECURSOS PROVIENEN DE LOS IMPUESTOS QUE PAGAN TODOS LOS CONTRIBUYENTES. ESTÁ PROHIBIDO EL USO DE ESTE PROGRAMA CON FINES POLÍTICOS, ELECTORALES DE LUCRO Y OTROS DISTINTOS A LO ESTABLECIDO. QUIEN HAGA USO INDEBIDO DE LOS RECURSOS DE ESTE PROGRAMA DEBERÁ SER DENUNCIADO Y SANCIONADO DE ACUERDO CON LA LEY APLICABLE Y ANTE LA AUTORIDAD COMPETENTE.


ÍNDICE

CONTENIDO

Pagina

I.- DELIMITACIÓN DE RESPONSABILIDADES I.A.- Responsabilidades de los Directores de las escuelas participantes I.B.- Responsabilidades de los Supervisores de Zona Escolar y de Sector I.C.- Responsabilidades de la Coordinación Estatal del PEC

1 1 3 4

II.- ASIGNACIÓN Y ENTREGA DE RECURSOS

5 III.- APLICACIÓN DE LOS RECURSOS

6 IV.- DONATIVOS

8 V.- CONTROL DE LOS RECURSOS

9 VI.- ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS, CONTRATACIÓN DE SERVICIOS Y OBRA PÚBLICA

9 VII.- COMPROBACIÓN DEL GASTO

VII.A.- Características que debe reunir la documentación comprobatoria VII.B.- Cierre presupuestal

15 15 17

VIII.- DISPOSICIONES DE RACIONALIDAD, AUSTERIDAD Y DISCIPLINA PRESUPUESTAL

17 IX.- ESTRUCTURA DEL INFORME FINANCIERO

17 X.- TRANSITORIOS

20 XI.- PROCEDIMIENTO PARA LA OPERACIÓN ADMINISTRATIVA DEL PROGRAMA ESCUELAS DE

CALIDAD

20

XII.- RECOMENDACIONES PARA EL PROCESO DE COMPRA DE BIENES O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

22

ES IMPORTANTE RECORDAR QUE

24 ANEXOS Y FORMATOS

25

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN 1

I.- DELIMITACIÓN DE RESPONSABILIDADES

Para alcanzar el éxito en un proceso, es conveniente delimitar las responsabilidades de cada uno de los participantes, primeramente para evitar duplicidad de funciones lo que traería como consecuencia conflictos en la operación, y en segundo término para establecer los alcances de intervención de las áreas involucradas. Considerando a la escuela como la célula de este proceso, es en ella en la que recae la mayor responsabilidad, ya que los integrantes de la comunidad educativa, Director, Maestros, Padres de Familia y Alumnos, han establecido las metas, objetivos y actividades que pretenden alcanzar en un periodo determinado, así como los requerimientos materiales y acciones a desarrollar para lograr dichas metas. Además, administrarán directamente los recursos para efectuar las adquisiciones, construcciones y contratación de los servicios que requieren. Ante ello, las áreas externas se convierten en coadyuvantes del proceso, tal y como se determina a continuación.

I. A. Responsabilidades de los Directores de las escuelas incorporadas

Coordinar las actividades determinadas en el Plan Estratégico de Transformación Escolar (PETE) y el Programa Anual de Trabajo (PAT) hasta su término.

Realizar las cotizaciones de las obras, bienes y/o servicios a adquirir o contratar, conjuntamente con

maestros y padres de familia de la escuela a su cargo.

Someter a la consideración del Consejo Escolar de Participación Social o de la Asociación de Padres de Familia, las cotizaciones correspondientes de los bienes a adquirir o de las obras a realizar en la escuela, promoviendo la participación de los padres de familia y alumnos en la toma de decisiones. Esto con el objeto de evitar posibles diferencias con los integrantes de la comunidad escolar.


Elaborar Acta de Adjudicación previo consenso de la comunidad escolar (Anexo A) y proceder a la

adquisición de los bienes o contratación de la o las obras o los servicios, de conformidad con las decisiones tomadas con los integrantes del Consejo Escolar de Participación Social o la Asociación de Padres de Familia.

Operar el Sistema Integral de Informática Administrativa-Programa Escuelas de Calidad (SIIAPEC) e

integrar el informe financiero, así como integrar y capturar la información necesaria para alimentar el SIIA y retroalimentar periódicamente el SIIAPEC.

En caso de construcción, rehabilitación, modificación y/o ampliación de aulas y/o anexos escolares

deberá solicitar y obtener autorización y asegurar la supervisión de la obra por personal del IECE/UCE-PAREIB. Si la obra no es autorizada, deberá cancelar su realización, y consensuar con los integrantes de la comunidad escolar el destino de los recursos, haciendo hincapié que el PEC solo autoriza obras completas.

En caso de adquisición de equipo de cómputo, las cotizaciones deberán contener las características del

equipo, teniendo cuidado de NO adquirir equipos que no estén señalados en la página 25 (RESTRICCIONES DE ADQUISICIONES PEC VI), una vez realizada la compra, antes de pagar al proveedor, este deberá entregar copia de identificación personal y póliza de garantía, donde se especifique su responsabilidad en reparar cualquier vicio y/o falla del equipo durante un año sin costo y a entera satisfacción del plantel.

Solicitar y obtener autorización por escrito de la Coordinación Estatal del PEC, sobre cualquier

modificación de acciones y/o metas (Anexo D y/o E) que se pretenda realizar al Programa Anual de Trabajo, previo visto bueno del Supervisor o Asesor Técnico-Pedagógico que le corresponda.

Solicitar a la Tesorería del PEC, a más tardar el 16 de marzo de 2007 la dotación de mayores recursos

económicos, cuando se hayan obtenido donativos.

Llevar un estricto control de los movimientos financieros de la cuenta de cheques, a través del auxiliar contable (F-8).


Presentar en la Tesorería del PEC, la documentación comprobatoria de las adquisiciones efectuadas

para revisión y registro, de acuerdo con los requisitos que en el punto “VII” se mencionan.

Dar de alta en inventarios, los bienes susceptibles de registro y control. Este trámite deberá realizarse ante el Departamento de Recursos Materiales de la SEGE.

Reportar cualquier desviación o irregularidad que se detecte en el cumplimiento de las reglas de

operación, o compromisos del PEC, a la Coordinación Estatal.

I. B. Responsabilidades de los Supervisores de Zona y Jefes de Sector

Promover el Programa “Escuelas de Calidad” en el ámbito de su competencia.

Apoyar la ejecución de las actividades determinadas en el Plan Estratégico de Transformación Escolar (PETE) por las escuelas participantes.

Vigilar la correcta aplicación de los recursos.

Denunciar las irregularidades o desviaciones que detecte en la aplicación de los recursos del Programa,

ante las autoridades correspondientes.

Efectuar el seguimiento y evaluación de las actividades técnico-pedagógicas descritas en el Programa Anual de Trabajo.

Involucrar a su personal de Apoyo Técnico en las actividades del Programa.


I. C. Responsabilidades de la Coordinación Estatal del Programa “Escuelas de Calidad”

Coordinar y articular las acciones de los procesos de incorporación, financiamiento, formación,

acompañamiento, evaluación y comunicación de diseño, operación, difusión y evaluación del PEC en San Luis Potosí.

Tramitar ante la institución bancaria la apertura de las cuentas de cheques de cada una de las escuelas

incorporadas al Programa.

Asesorar en materia administrativa y técnico-pedagógica a los directores de las escuelas participantes en el Programa “Escuelas de Calidad”.

Efectuar las actividades de enlace entre la Coordinación Nacional del Programa, las autoridades

educativas estatales y directores de las escuelas participantes.

Vigilar la correcta aplicación de los recursos económicos en la consecución de las metas establecidas en el PAT de cada plantel incorporado.

Efectuar la revisión de la documentación comprobatoria de los gastos realizados por las escuelas y

estructurar el archivo documental y fotográfico de los bienes adquiridos, obras realizadas y servicios contratados por las escuelas.

Proponer al Comité Técnico del Fideicomiso la dotación de los recursos económicos, iniciales y

adicionales a las escuelas, conforme al avance de sus adquisiciones y el cumplimiento de las metas establecidas en su Programa Anual de Trabajo.

Llevar el control presupuestal general del Programa.

Mantener actualizados los archivos y registros de la Coordinación Estatal del Programa y presentarlos

cuando así se le requieran.


Reportar a las autoridades correspondientes, (Contraloría Interna de la SEGE) las desviaciones y/o

irregularidades que se detecten en la aplicación de los recursos del Programa.

Capacitar y asesorar a las escuelas incorporadas en el manejo del SIAAPEC.

Impulsar acciones tendientes para promover la cultura de la transparencia y la rendición de cuentas.

Administrar el SIIAPEC y retroalimentar periódicamente el SIPEC.

Atender las denuncias efectuadas por los Supervisores de Zona y Jefes de Sector por irregularidades en la aplicación de los recursos del Programa.

II.- ASIGNACIÓN Y ENTREGA DE RECURSOS

Para el ciclo escolar 2006-2007, las estrategias en la asignación de los recursos se modifican con base en los criterios que se establecen en las Reglas de Operación del Programa Escuelas de Calidad, en las experiencias de los años anteriores, en las propias estrategias estatales para beneficiar un mayor número de planteles educativos y en la búsqueda de la conjunción de esfuerzos de dos comunidades educativas que ocupan un mismo edificio escolar.

Las escuelas de nueva incorporación y de reingreso que ocupen un solo edificio, o lo compartan con una

escuela incorporada o no al PEC, recibirán inicialmente $50,000.00 (cincuenta mil pesos 00/100 M. N.); posteriormente, si la escuela requiere de una mayor cantidad de recursos y el Consejo Escolar de Participación Social o la Asociación de Padres de Familia consigue donativos en efectivo o en especie por un monto máximo hasta $50,000.00 (cincuenta mil pesos 00/100 M. N.), el Fideicomiso PEC SAN LUIS POTOSÍ le asignará un peso por cada peso conseguido, hasta completar la cifra máxima de recursos de contrapartida de $50,000.00 (cincuenta mil pesos 00/100 M. N.), sumando un gran total máximo a recibir (incluyendo donativos), de $ 150,000.00 (ciento cincuenta mil pesos 00/100 M. N.).


Las escuelas que cumplan con el criterio IV del punto 3.2 de las Reglas de Operación del Programa Escuelas

de Calidad, publicadas el 23 de febrero de 2006, recibirán financiamiento inicial del FEEC de hasta $30,000.00 (treinta mil pesos 00/100 M. N.) y un recurso concurrente en función de lo que éstas gestionen, el cual no podrá exceder los $10,000.00 (diez mil pesos 00/100 M. N.) por ciclo escolar por escuela (recursos contrapartida).

Los recursos iniciales serán proporcionados con la aceptación del Plan Estratégico de Transformación Escolar

y del Programa Anual de Trabajo de parte del Comité Dictaminador.

Los suministros posteriores de recursos se realizarán cuando el Comité Técnico del Fideicomiso PEC San Luis Potosí lo autorice, siendo condición indispensable que la Tesorería del PEC reciba el comunicado de los donativos de parte de la escuela beneficiada, para que conforme a los documentos probatorios (ficha de depósito u oficio de entrega de materiales con fotografías), solicite la autorización de los recursos de contrapartida.

Tratándose de donativos en especie, el oficio de donación debe ser dirigido al director del centro escolar,

especificando el costo de los bienes.

La documentación comprobatoria de los donativos recibidos por la escuela, deberá remitirse a la Tesorería de PEC, a través del formato “Solicitud de Recursos Adicionales” (F-2) en original y copia.

III.- APLICACIÓN DE LOS RECURSOS

1. Las escuelas que se incorporen por primera vez, o en un segundo o tercer año, podrán ejercer los recursos

proporcionados por el Programa de la siguiente manera: Hasta un 70 % (setenta por ciento) de los fondos recibidos se podrán destinar para la rehabilitación,

construcción y ampliación de espacios educativos, así como para la adquisición de mobiliario.


Un 30% (treinta por ciento), podrá asignarse a la adquisición de equipo técnico, libros, útiles, materiales

escolares y didácticos así como a otros componentes que enriquezcan el proceso de aprendizaje de los alumnos y/o fortalezcan las competencias docentes, directivas y de padres de familia. Los cursos que podrán ser financiados deberán contar con el aval de la instancia estatal de actualización de maestros y de la autoridad educativa estatal, quien cuidará en todo momento la calidad de los mismos y su pertinencia con respecto a la aplicación de su PETE o equivalente establecido por el sistema educativo estatal.

2. Las escuelas que se reincorporen en este ciclo escolar y que tengan cumplida una permanencia de cuatro

años en el Programa, podrán ejercer los recursos proporcionados por el Programa con la siguiente distribución:

50% (cincuenta por ciento) para la compra de equipo técnico, libros, útiles, materiales escolares y didácticos, así como de otros componentes que enriquezcan el proceso de aprendizaje de los alumnos y/o fortalezcan las competencias docentes directivas y de padres de familia. Los cursos que podrán ser financiados deberán contar con el aval de la instancia estatal de actualización de maestros y de la autoridad educativa estatal, quien cuidará en todo momento la calidad de los mismos y su pertinencia con respecto a la aplicación de su PETE o equivalente establecido por el sistema educativo estatal.

50% (cincuenta por ciento), podrá asignarse para la rehabilitación, construcción y/o ampliación de espacios educativos, así como para la adquisición de mobiliario.

Las escuelas incorporadas y reincorporadas de educación primaria, deberán destinar recursos para el acondicionamiento de los salones de 5° y 6° grado con la finalidad de recibir los beneficios del Programa Enciclomedia. Los recursos no ejercidos por las escuelas deberán ser reintegrados al fideicomiso estatal para su posterior redistribución a otras escuelas a más tardar el 5 de julio de 2007.


IV.- DONATIVOS

Si para el cumplimiento de su Programa Anual de Trabajo, la escuela requiriera una cantidad superior a los $50,000.00 (cincuenta mil pesos 00/100 M. N.), está en libertad de conseguir donativos en efectivo o especie hasta por otros $50,000.00 (cincuenta mil pesos 00/100 M. N.), excepto cooperaciones directas y específicas para este fin de parte de los padres de familia. Los donativos se pueden conseguir con los Ayuntamientos, Organizaciones Sociales, Empresas Privadas o Personas Físicas. Si los donativos son en efectivo, se depositarán en la cuenta concentradora número 383-5592587 de BANAMEX contratada específicamente para este fin. Los donativos en especie, serán valorados por las autoridades competentes. Para ello, las escuelas deberán informar por escrito a la Coordinación Estatal del PEC, para que de conformidad con las cargas de trabajo, se calendarice la valoración y se emita dictamen (F-3). Recibido el dictamen, deberá enviarse a la Tesorería del PEC conjuntamente con la Solicitud de Recursos Adicionales (F-2). No se tramitarán recursos de contrapartida, cuando no se anexe a la solicitud el dictamen de referencia. No olvide tomar fotografías a los donativos cuando sean en especie. En el caso de recibir donativos de los Ayuntamientos, la facturación del donativo se hará a nombre del Ayuntamiento que se trate, haciéndole llegar la factura original mediante oficio y la Tesorería del PEC, recibirá una copia de dicha factura con el sello de recibido del órgano municipal, para efectos de la comprobación respectiva.


V.- CONTROL DE LOS RECURSOS

En el manejo de los recursos se debe ser muy estricto. Por ello es muy conveniente que a partir de la entrega de la chequera actualicen su saldo periódicamente, y a partir de ello, registrar todas las operaciones que realicen, tanto de entrada como de salida de recursos. En la chequera cuentan con un talón por cada cheque que se anexará en original al informe financiero final, además del formato “auxiliar contable” (F-8). Las entradas se van a registrar cuando se tengan confirmados los depósitos que realice el fideicomiso, y las salidas cada vez que se expidan cheques para efectuar compras o contrataciones de servicios, o cada vez que se reciban los estados de cuenta donde se especifican las comisiones cobradas por expedición de cheques.

VI.- ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS, CONTRATACIÓN DE SERVICIOS Y OBRA PÚBLICA De conformidad con lo establecido por la legislación actual, todas las adquisiciones, arrendamientos de bienes muebles e inmuebles, contratación de servicios de cualquier índole o construcción de inmuebles, que se realicen con cargo al erario público total o parcialmente, tendrán que sujetarse a una serie de normas y procedimientos, que aseguren el uso transparente de los recursos y se garantice el mejor precio, las mejores condiciones en cuanto a la calidad de los productos o servicios que se adquieran o contraten. Por este motivo, es indispensable observar las reglas a las cuales se sujetará nuestro accionar con los recursos del PEC, a efecto de evitar problemas futuros.

Adquisiciones. La adquisición de bienes, contratación de servicios y de obras de remodelación, mantenimiento o construcción, se realizarán mediante invitación a cuando menos 3 proveedores.


Bienes a adquirir u obras a realizar. Las adquisiciones, contratación de servicios y las obras a realizar

deberán ajustarse estrictamente a lo establecido en el Programa Anual de Trabajo para el presente ciclo escolar. En el caso de que el Consejo Escolar de Participación Social o la Asociación de Padres de Familia decida modificar las acciones y componentes contemplados en su PAT, será requisito indispensable solicitar autorización por escrito a la Coordinación Estatal del PEC, previo acuerdo por escrito de los integrantes de la comunidad educativa, la cual deberá anexarse al oficio de petición de cambio de acciones, y no realizar las obras o adquisiciones hasta no recibir la autorización por escrito.

Cotizaciones. Siempre es conveniente que antes de adquirir un producto, bien o servicio, se busquen las

mejores condiciones de precio, calidad y servicio, con el propósito de adquirir siempre lo mejor. Esto implica tiempo y esfuerzo pero vale la pena con el objetivo de hacer rendir el dinero. Las cotizaciones pueden realizarlas los maestros en su tiempo libre o los padres de familia, lo que coadyuvará a involucrarlos en el proceso y hacerlos partícipes de los requerimientos de la escuela.

Consense, no imponga. Cuando se maneja dinero, siempre existen diferencias o malas interpretaciones, por

eso es muy importante someter las cotizaciones a la consideración del Consejo Escolar de Participación Social o la Asociación de Padres de Familia. Al obtener el consenso de todos o de la mayoría, considerando todas las opiniones, lograremos su conformidad.

Constancia de acuerdos. Una vez que el Consejo Escolar de Participación Social o la Asociación de Padres

de Familia determine el nombre del proveedor al que se le adquirirán los bienes o contratarán los servicios, se levantará acta de adjudicación (Anexo A), donde los asistentes rubricarán todas las hojas al margen y firmarán al calce en la última hoja del acta, demostrando con ello su conformidad con la decisión o decisiones que se acaban de tomar.

Respete la decisión de los integrantes de la comunidad educativa. Sólo adquiera los bienes o contrate los

servicios que se acordaron y en el lugar o con el proveedor que todos o la mayoría decidieron.


Registro fotográfico. Cuando se hayan obtenido los bienes y recabado los documentos que sustentan la

compra, antes de entregarlos a los usuarios, fotografíe a los bienes adquiridos. Para ello, saque los bienes de las cajas; si la factura ampara más de un bien, distribúyalos de tal forma que sean fácilmente identificables. Estas fotografías deben tomarse dentro del edificio escolar. Recuerde que al final, el informe tendrá que ilustrarse con la foto de lo que se compró, arregló o construyó.

Asegúrese. Cuando realice la entrega de los bienes a los usuarios, hágalo por medio de un recibo o vale de

resguardo. Con ello comprobará que lo entregó a determinada persona en caso de robo o extravío.

Cuando se contrate el servicio de mantenimiento a equipo, mobiliario o cualquier otro tipo de bienes. Antes de que se inicie su reparación, favor de tomar las fotografías necesarias que demuestren las condiciones en que se encontraban los bienes antes de su reparación. Posteriormente, cuando se reciban los documentos y los bienes ya reparados, también tendrán que fotografiarse para demostrar cómo quedaron después de la rehabilitación.

Registre los bienes. No olvide dar de alta en el Departamento de Recursos Materiales de la SEGE todos los

bienes adquiridos con dinero del PEC o recibidos en donación. Esto posibilitará su recuperación en caso de robo o destrucción por siniestro.

Autorización de obras de construcción, remodelación o mantenimiento de espacios educativos. Para la

realización de obras de construcción, remodelación o mantenimiento de espacios educativos, es obligatorio obtener la autorización de la UCE-PAREIB, quienes verificarán la correcta ubicación de la obra a construir y que los proyectos de construcción, rehabilitación o mantenimiento cumplan con las disposiciones normativas. Anexe a su petición proyecto arquitectónico, catálogo de conceptos y presupuesto.

Supervisión de obras. Cuando reciba la autorización de parte del IECE/UCE-PAREIB, y con la finalidad de

asegurar el cumplimiento de las normas, lineamientos, y calidad en construcciones, remodelaciones y mantenimiento de espacios educativos de parte de las empresas constructoras, es obligatoria la supervisión del personal de la UCE-PAREIB, al cual deberán comunicarse las acciones a realizar y la fecha de inicio de obras, a efecto de que programe las supervisiones que las escuelas requieran. Remita adjunto a su oficio de petición: presupuesto o presupuestos presentados por los proveedores, catálogos de conceptos y proyecto arquitectónico.


Asesoría especializada. Solicite asesoría a la UCE-PAREIB, para obtener las normas, proyectos

arquitectónicos y catálogo de conceptos de las obras a realizar, con la finalidad de que al momento de presentar las propuestas, los proveedores consideren todos los elementos que obligatoriamente se deben cumplir y coticen sobre un mismo catálogo, así mismo, para despejar las dudas que hubiera respecto a los costos de mano de obra o materiales para construcción o del costo de la obra a realizar.

Con un mismo catálogo de conceptos. Cotice las obras a realizar cuando menos con tres constructoras,

estas cotizaciones deberán estar debidamente requisitadas en papel membretado y firmadas por el representante de la empresa ofertante.

No tome decisiones solo. Someta las cotizaciones a la consideración del Consejo Escolar de Participación

Social o de la Asociación de Padres de Familia, a efecto de que se realice el análisis de los presupuestos de obra y determinar cual proveedor ofrece las mejores condiciones.

Registre en actas los acuerdos. Levante acta de adjudicación cuando se tome la decisión de asignar la

construcción o el mantenimiento del edificio a determinado proveedor, para que con su firma, los asistentes ratifiquen su conformidad. Tienen que rubricar al margen de todas las hojas y firmar al calce en la última hoja del acta de adjudicación.

Documentos de seguimiento de obra. Los proveedores deben considerar la elaboración y entrega a la

escuela de una memoria del desarrollo de la obra, bitácora (Anexo F-1), y la garantía de vicios ocultos que deberán proporcionarse al momento de la entrega-recepción de la construcción.

Firma de contrato (Anexo B). Como apoyo, se está anexando un contrato “tipo” que puede ser utilizado en

las contrataciones de obra que se realice.


Pago de anticipo. Los anticipos por obra no deberán ser mayores al 50% del costo total y se entregarán al

proveedor contra factura donde se especifique la obra a realizar, costo total y características de la construcción, remodelación, rehabilitación, mantenimiento o adaptación del edificio escolar. Dicho anticipo se entregará al proveedor una vez que esté cumplido lo siguiente:

Que la obra haya sido autorizada. Que el proveedor entregue la fianza sobre la aplicación del anticipo, identificación personal del

representante de la constructora y su domicilio particular, y Que el contrato de obra esté elaborado y firmado por el representante de la empresa constructora y

por el director de la escuela.

Registre el inicio de obras. Al inicio de la obra tome fotografías y deberán firmar la bitácora (Anexo F-1) tanto el proveedor como el director y un representante de la UCE-PAREIB.

Realice el seguimiento de la obra mediante registros. Semanalmente, cuando menos, se debe registrar y

firmar en la bitácora (Anexo F-1) los avances de la obra, y tomar fotografías.

Durante el desarrollo de la obra. La empresa contratada debe sujetarse a las indicaciones que sobre la misma realice el supervisor designado por la UCE-PAREIB, ya que en caso de no hacerlo, tiene la facultad de suspender la realización de los trabajos.

Al término de la obra. Elaborar y firmar acta de entrega-recepción (Anexo F) y exigir la entrega de la garantía

sobre vicios ocultos (Anexo C). Es conveniente solicitar el apoyo del supervisor de obra.

Es necesario mantener en el archivo de la escuela, un tanto de todos los documentos relativos a la obra.


NOTA IMPORTANTE: Una de las políticas del Programa

Escuelas de Calidad es que la comunidad educativa (director, maestros, padres de familia y alumnos de la escuela) determinen las acciones y materiales necesarios para superar los obstáculos que impiden el mejoramiento educativo, así como precisar los bienes, obras o servicios a adquirir o contratar, y elegir libremente a los proveedores con quien hacerlo, por lo que ninguna persona, sea servidor público o no, está autorizada para obligar a las escuelas a adquirir o contratar con empresa alguna. Si esto ocurre, denúncielo ante las autoridades correspondientes.


VII.- COMPROBACIÓN DEL GASTO

VII. A.) CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO

Son documentos comprobatorios las facturas, lista de rayas (debidamente firmadas por personal de la

UCE-PAREIB, Director de la Escuela y Presidente de la Asociación de Padres de Familia), estimaciones de obra ejecutada, actas de terminación de obra y recibos de honorarios, que cumplan con los requisitos siguientes:

Ser originales,

Estar expedidos a nombre de:

Gobierno del Estado de San Luis Potosí R. F. C. GES850101L4A FOLIO: A0626828 Domicilio fiscal: Madero 100, Zona Centro, C.P. 78000, San Luis Potosí, S.L.P.


No tener tachaduras ni enmendaduras.

Contener impreso:

Nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y cédula de identificación fiscal del proveedor.

Número de folio de la factura o comprobante. Fecha de impresión, vigencia del documento y datos de identificación del impresor autorizado.

Lugar y fecha de expedición.

Descripción y cantidad de mercancías o descripción del servicio que amparen.

Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número y letra, así como el monto

de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse en su caso.

Que la factura o comprobante se encuentre expedido dentro del periodo de la vigencia impreso.

Contener el nombre del Programa y de la Escuela que adquiere los bienes o contrata los servicios.

Para facilitar el manejo de las facturas y comprobantes cuando éstos sean más pequeños al tamaño carta, es necesario que se adhieran a una hoja tamaño carta.

Contener los nombres y firmas autógrafas del Director de la escuela y del Presidente o Tesorero del

Consejo Escolar de Participación Social o de la Asociación de Padres de Familia, así como el sello de la escuela.

En el caso de los comprobantes emitidos por computadora, deberá verificarse que contengan

además, el número de autorización otorgado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para expedir comprobantes impresos por el propio contribuyente.


VII.B.) CIERRE PRESUPUESTAL

La fecha límite para el ejercicio presupuestal es el 15 de junio del 2007, siendo obligatorio comprobar

mediante el informe financiero la totalidad de los recursos entregados a las escuelas para su operación a más tardar el último día del ciclo escolar 2006-2007. (5 de Julio de 2007).

VIII.- DISPOSICIONES DE RACIONALIDAD, AUSTERIDAD Y DISCIPLINA PRESUPUESTAL

Considerando que el presente Programa está sujeto a lo dispuesto en la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, deberán observarse las Normas de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal. Su incumplimiento motivará el fincamiento de las responsabilidades descritas en la legislación vigente, así como el retiro de los apoyos económicos obtenidos por las escuelas.

Los recursos del PEC no podrán destinarse al pago de estímulos, compensaciones, o sobresueldos a

los profesores, directivos o personal que se encuentre contratado por la SEP o por el Gobierno Estatal o Municipal.

IX.- ESTRUCTURA DEL INFORME FINANCIERO

Deberán presentarse en forma periódica (trimestralmente).

Deberá presentarse en original y dos copias.

El original, después de revisarse se mantendrá en el archivo de la Tesorería del PEC.

Deberá contener: Original: Actas, cotizaciones, facturas, planos, estimaciones de obra, garantías, fotos, todo en

original. 1ª copia: Actas, cotizaciones, facturas, planos estimaciones de obra, garantías, en fotocopias y fotos

originales.


Estructura del informe:

I. Carátula. II. Donativos recibidos (F-1), acompañado con la (s) solicitud (es) de recursos adicionales (F-2), con las

cuales tramitaron la contrapartida. III. Informe de gastos efectuados con cargo al PEC. Componente “A”. (F-6). En esta parte se van a

concentrar todas las facturas y documentos relativos a las construcciones, adquisiciones de material didáctico, mantenimiento del edificio escolar y del mobiliario y equipo. Clasifique y registre las facturas de acuerdo a la fecha de expedición.

A. 1ª Factura del Informe

Acta de adjudicación. Cotizaciones. Documentos relativos a la obra, compra o servicios. Fotografías.

B. 2ª Factura del Informe


C. 3ª Factura del Informe


NOTA: Continúe así hasta agotar el número de facturas.


IV. Informe de gastos efectuados con cargo al PEC. Componente “B”. (F-7). Aquí concentre las facturas y

documentos relativos a cursos de capacitación, visitas a museos, excursiones, obras de teatro, etc. Clasifique y registre las facturas de acuerdo a la fecha de expedición, si no realizó este tipo de actividades, al formato debe incluirle la leyenda “no se ejerció recurso en este componente".

A. 1ª Factura del Informe

Acta de adjudicación. Cotizaciones. Documentos relativos a los servicios contratados. Fotografías.

B. 2ª Factura del Informe


C. 3ª Factura del Informe


NOTA: Continúe así hasta agotar el número de facturas

V. Solicitudes y autorizaciones de cambios de metas. (Anexo D y/o E).

VI. Auxiliar contable (F-8), talones de los cheques. VII. Todas las facturas deberán estar firmadas por el Director de la escuela y el Presidente del Consejo

Escolar de Participación Social o de la Asociación de Padres de Familia o el Tesorero, con el sello oficial de la escuela.


X.- TRANSITORIOS

Cualquier situación no contemplada en el presente instructivo, será resuelta por El Comité Técnico del

Fideicomiso o según sea el caso por la Coordinación Estatal del PEC. XI.- PROCEDIMIENTO PARA LA OPERACIÓN ADMINISTRATIVA DEL PROGRAMA ESCUELAS DE CALIDAD

1. Recibe oficio de aceptación de ingreso al Programa Escuelas de Calidad. 2. Los integrantes de la comunidad educativa suscriben “Compromiso de Desempeño” (F-4), imprescindible

para que la Tesorería del PEC realice el depósito inicial. 3. Para las escuelas incorporadas al Programa que ocupen el mismo edificio, los integrantes de las dos escuelas

deberán acordar las acciones a realizar, buscando siempre que la inversión que se realice beneficie tanto al turno matutino como al vespertino, debiendo firmar el “Convenio de Colaboración” (F-5).

4. Entregar los siguientes documentos:

Copia fotostática legible, por ambos lados, de la credencial de elector del director de la escuela y tesorero, quienes firmarán los cheques en forma mancomunada.

Copia fotostática del último talón de cheque del director de la escuela. Requisitar la ficha técnica. Compromiso de Desempeño debidamente requisitado (F-4). Convenio de Colaboración debidamente requisitado (F-5). Copia fotostática legible del tarjetón de inventarios, donde se observe el alta de todos los bienes

adquiridos con recursos del PEC, con firma autógrafa y sello original que valide su autenticidad. (únicamente los planteles de reincorporación al Programa).

5. El director de la escuela y el Presidente del Consejo Escolar de Participación Social o la Asociación de Padres

de Familia, reciben chequera bancaria conteniendo el depósito inicial de cincuenta mil pesos, mismos que deben registrarse en el “Auxiliar Contable” de entradas y salidas de recursos (F-8).


6. Las dos personas mencionadas deben asistir obligatoriamente al taller de capacitación. 7. De conformidad con el Programa Anual de Trabajo, realizar las cotizaciones de los bienes a adquirir u obras a

realizar. 8. Someta a la consideración del Consejo Escolar de Participación Social o la Asociación de Padres de Familia

las cotizaciones obtenidas. 9. Una vez acordado con quien comprar, o a quien contratar, levante acta de adjudicación, firmando los

integrantes del Consejo Escolar de Participación Social o la Asociación de Padres de Familia en todas las hojas.

10. Realice las compras o contratación de obras o servicios. 11. Cada vez que haya salida (gasto) de dinero o entrada (depósito) de recursos en su cuenta, regístrelo en su

formato “auxiliar contable”. 12. Entregar los comprobantes de las adquisiciones realizadas a la Tesorería del PEC, para su registro y trámite. 13. Registrar ante el Departamento de Recursos Materiales de la SEGE los bienes adquiridos. 14. Presentar informe del impacto técnico-pedagógico y financiero a la Coordinación Estatal del PEC. 15. En evento especial, informar a la Comunidad Educativa sobre los gastos efectuados, así como los avances

obtenidos en materia técnico-pedagógica. 16. Es conveniente informar a las autoridades municipales sobre los logros obtenidos tanto en el aspecto técnico-

pedagógico como en el material, por lo que se les sugiere que una vez aceptados sus informes en la Coordinación Estatal del PEC, se proceda a entregar un tanto al H. Ayuntamiento de su localidad.


XII.- RECOMENDACIONES PARA EL PROCESO DE COMPRA DE BIENES O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

Las empresas con las que se realicen las cotizaciones deberán estar debidamente constituidas.

De preferencia, deben dedicarse al giro de los bienes a adquirir. Evitar al máximo el trato con comercializadoras, ya que éstas incrementan sustancialmente los precios.

Las cotizaciones deberán obtenerse por escrito, en hoja membretada con los datos generales de la empresa

ofertante de los artículos o servicios a adquirir o contratar y firmada por el representante legal.

Las adquisiciones o contratación de bienes o servicios se deberán adjudicar a la empresa que ofrezca las mejores condiciones de calidad y precio, para ello es conveniente comparar precio; revisar características del producto o servicio; lugar de entrega; tiempo de garantía contra defectos de fabricación o vicios ocultos en la construcción; disponibilidad de refacciones y lugares de servicio de reparación y mantenimiento, etc.

Para obtener el mejor precio y calidad de los bienes a adquirir o reparaciones y construcciones a contratar,

siempre cotizarlo cuando menos con tres proveedores.

Los proveedores que ofrecen además de la cotización de su empresa, entregarle también las otras cotizaciones, lo está engañando. No confíe en ellos.

Es muy importante obtener el consenso del Consejo Escolar de Participación Social o de la Asociación de

Padres de Familia en la designación del proveedor al que se le habrán de adquirir los bienes o contratar los servicios y levantar el acta de adjudicación correspondiente.

Cuando se trate de adquisición de bienes, además de los artículos, deberá recabarse la factura

correspondiente y la garantía por escrito.

Cuando se trate de reparación de mobiliario y equipo, deberá recabarse la factura y la garantía por escrito.


Cuando se trate de la reparación del inmueble total o parcialmente, o la construcción de algún anexo, es

necesario solicitar autorización del IECE/UCE-PAREIB, obtenida la autorización, se debe solicitar la supervisión de la obra, a través de su personal especializado, para que se realice de acuerdo con las especificaciones técnicas autorizadas para edificaciones escolares, y garantizar que los trabajos se efectúen conforme a los materiales, técnicas de construcción y tiempo prometido por la empresa. Al término de los trabajos de construcción, mantenimiento o rehabilitación, debe recabarse factura y garantía sobre vicios ocultos o en su caso, con el avance de las obras: estimaciones y facturas sobre estimaciones.

Cuando se vayan a adquirir bienes o contratar servicios, verifique que la empresa se encuentre debidamente

establecida, y si es posible solicite referencias de la misma. Evite al máximo proporcionar anticipos económicos, y si es necesario hacerlo, no proporcione más del 50% del costo de los bienes a adquirir, (siempre y cuando entregue la fianza correspondiente), mucho menos pague la totalidad de los bienes si éstos no le han sido entregados.

Cada vez que los integrantes de la escuela necesiten realizar adquisiciones o tengan alguna duda, les

sugerimos solicitar la asesoría del personal de la Coordinación Estatal del PEC, teléfono (01444) 499 8000, ext. 8047; o la Tesorería del PEC, teléfono (01444) 499 8000, ext. 8150, o directamente en la oficina ubicada en Bulevar Manuel Gómez Azcarate 150, Col. Himno Nacional Segunda Sección, C. P. 78350, San Luis Potosí, S.L.P.


ES IMPORTANTE RECORDAR QUE

1. No se tramitarán recursos de contrapartida de las obras o bienes recibidos antes del inicio del ciclo escolar

2006-2007, o cuando éstos no estén contemplados en el Programa Anual de Trabajo. 2. La autorización de mayores recursos a los cincuenta mil pesos, estará sujeta además de lo señalado en el

punto anterior, a lo estipulado en las Reglas de Operación del PEC, publicadas en Diario Oficial de la Federación con fecha 23 de febrero de 2006, por lo que no se dispensarán comprobaciones, ni se autorizarán préstamos o transferencias de otras cuentas.

3. Los bienes adquiridos con los recursos del Programa Escuelas de Calidad, deberán darse de alta en el

inventario de la escuela, de acuerdo con las disposiciones vigentes. 4. Cuando vaya a expedir un cheque verifique el saldo en el banco, ya que por rechazar un cheque, la institución

bancaria cobra una comisión. Ésta no es susceptible de considerarla en la comprobación de los recursos. 5. La Tesorería del PEC llevará la contabilidad de cada escuela, independientemente de las actividades y

requisitos que sobre el particular realice o lleve el Fiduciario o las autoridades competentes.


ANEXOS Y FORMATOS

RESTRICCIONES DE ADQUISICIONES PEC VI

Para fortalecer el aspecto técnico pedagógico y dar cumplimiento a las Reglas de Operación del Programa Escuelas de Calidad en su Etapa VI, así como a las disposiciones marcadas por el Comité Técnico del Fideicomiso PEC San Luis Potosí, a continuación se presentan algunas restricciones en adquisición en equipamiento, contratación de servicios y construcción de anexos escolares.

Queda restringido

Construcción de techumbres Pago de honorarios a personal que contrate la escuela (maestros de computación, danza, inglés y música, así

como el pago de personal de intendencia, seguridad privada etc.). Mobiliario suntuoso para maestros y directivos. Cambio de Motherboard (Tarjeta madre), agregar más memoria RAM a equipos antiguos o nuevos. Mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo. Compra de programas de cómputo de ningún tipo. Computadoras portátiles (Laptops). Cargadores de baterías. Monitores de plasma o cristal líquido (monitores planos). Excursiones a parques recreativos (la feria Chapultepec, Six Flags etc.); así como a playas y grutas y todas

aquellas que no estén sustentadas pedagógicamente. Gastos de viáticos (comidas, combustible, hospedaje y pago de peajes). Pago de estímulos económicos o sobre sueldos a los directivos, maestros o empleados contratados por la

SEP. Pago de rentas y/o adquisición de inmuebles o predios, excavaciones, postes de luz, transformadores, etc. Pago de servicios (luz, agua, teléfono, Internet, etc.). Compra de líneas telefónicas. Estímulos o recompensas de ningún tipo a integrantes de la comunidad escolar. Solo se podrá invertir un máximo de $1,500.00 (Un mil quinientos pesos 00/100 M. N.) en materiales de

papelería, consumibles de cómputo y material de limpieza.


DIRECTORIO

C.P. Marcelo De Los Santos Fraga Gobernador Constitucional del Estado de San Luis Potosí

Lic. Francisco Antonio Rubín de Celis Chávez

Secretario de Educación y Presidente del Comité Técnico del Fideicomiso PEC San Luis Potosí

Ing. Eugenio Flores Villasuso

Coordinador Estatal del PEC San Luis Potosí

Lic. Víctor Manuel Preciado Ruiz Coordinador Académico del PEC San Luis Potosí

Enrique Candia Pardo

Administrador y Tesorero del PEC San Luis Potosí

C.P. Juan Manuel Castillo Tobías Contralor Interno de la SEGE

Coordinación Estatal del Programa Escuelas de Calidad Bulevar Manuel Gómez Azcarate 150, Col. Himno Nacional Segunda Sección

C. P. 78350, San Luis Potosí, S.L.P. (01444) 499 8000, ext. 8047

[email protected] http://www.seslp.gob.mx


Equipo Estatal del PEC

Ing. Eugenio Flores Villasuso Coordinador Estatal

Tesorería Área Técnico – Pedagógica Estatal

Enrique Candia Pardo Administrador y Tesorero

Lic. Rosa Eglantina Sánchez Núñez Responsable del Nivel de Educación Preescolar

Jorge Artemio Jaramillo Rangel Auxiliar Contable

Profa. María Concepción Báez Hernández Responsable del Nivel de Educación Primaria

Guillermina Frías Cano Auxiliar Contable

Lic. Ma. Socorro Ojeda Ovalle Responsable del Nivel de Educación Especial

Rosaura Ramírez Saucedo Secretaria

Ing. José de Jesús Romero Hernández Responsable del Nivel de Educación Indígena

Profa. Ma. de la Luz Ramírez Mendoza Responsable del Nivel de Educación Telesecundaria

Área Operativa Prof. Reyes de León Ibarra

Responsable del Nivel de Educación Secundaria Técnica

Profa. Genoveva Bustos Alor Coordinadora Operativa del PEC

Prof. Raúl Januzzi Azuara Responsable del Nivel de Educación Secundaria General

Mtro. Pedro Rafael Gutiérrez Ramírez

Coordinador Operativo del SIPEC

Mtra. Gabriela del Pozo García Responsable del Sistema Educativo Estatal Regular

Mtro. Gaudencio Milán Castañón Coordinador del Equipo Académico

Prof. Alfredo Reyna Miranda Responsable del CONAFE


Directorio PEC

Ing. Eugenio Flores Villasuso Coordinador Estatal del PEC

(01444) 499 8000, Ext. 8047

Lic. Víctor Manuel Preciado Ruiz Coordinador Académico del PEC

(01444) 499 8000, Ext. 8109

Enrique Candia Pardo Administrador y Tesorero del PEC

(01444) 499 8000, Ext. 8150

Prof. Pedro Carrizalez Díaz URSE-Altiplano

(01488) 88 25919

Prof. Teófilo Martínez Rosas URSE-Región Media

(01487) 87 20178

Prof. Fidel Lara Torres URSE-Huasteca Norte

(01481) 38 23910

Prof. Justino Hernández Hilaria URSE-Huasteca Sur

(01483) 36 20447

Lic. Silvia Elena Escobedo Palomino Unidad de Asuntos Jurídicos de la SEGE

(01444) 499 8000, Ext. 8101.

instructivo para escuelas de calidad escuelas de...

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