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INSTRUCTIVO PARA EL
USO Y CONTROL DE LOS
VEHÍCULOS
INSTITUCIONALES
2016
GERENCIA ADMINISTRATIVA
Aprobación de documento
Ediciones y/o revisiones
Edición Revisión Fecha emisión Cambios realizados
01 01 08 de febrero 2016
Se agregó en:
V. Políticas
13. Respecto al uso de los vehículos
ya sea en hora y días hábiles como
no hábiles se deberá portar la
autorización correspondiente para su
uso , contando con los requisitos
siguientes ;:
a) Extendida por el funcionario
de la institución que tenga
competencia para dicha
autorización.
b) Emisión del documento
escrito refiriéndose a la
misión oficial específica.
c) Mención de la fecha y la
referencia de la misión.
d) Nombre del responsable
que hará uso del vehículo.
Elaboró: Miriam Jurado Colaboradora Administrativa 1 de diciembre 2014
Revisó: Rocío Rivera Gerente Administrativa 1 de diciembre 2014
Aprobó: Carlos Ortega Comisionado Presidente 1 de diciembre 2014
Cuando se trate de misiones
oficiales que se desarrollen
dentro del radio urbano no
será necesaria la
correspondiente
autorización
Se incorporó en :
VI. Disposiciones para el uso
de vehículos:
2. Cada unidad organizativa
deberá enviar
mensualmente su
programación de
actividades que requieran
de transporte, para agendar
el uso de los vehículos
institucionales de acuerdo a
su planificación anual de
trabajo de tal manera que
la Gerencia Administrativa
realice una programación
diaria para cubrir y organizar
dichas actividades
INSTRUCTIVO PARA EL USO Y CONTROL DE LOS VEHÍCULOS INSTITUCIONALES.
ÍNDICE PÁGINA
I. INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 5
II. BASE LEGAL ................................................................................................ 6
III. OBJETIVOS .................................................................................................. 6
IV. ALCANCES………………………………………………………………………………….4
V. POLÍTICAS ................................................................................................... 7
VI. USO DE LOS VEHÍCULOS ........................................................................... 9
VII. CONTROL DE LOS VEHÍCULOS. .............................................................. 10
Resguardo. ............................................................................................... 10
Conservación. ......................................................................................... 10
Acciones a seguir en caso de accidente. ......................................... 11
Mantenimiento de vehículos preventivo y correctivo:
VIII. VIGENCIA ................................................................................................. 11
IX. ANEXOS ..................................................................................................... 12
I. INTRODUCCIÓN
El presente instructivo se ha elaborado con el propósito de regular la asignación,
registro, control y uso de las unidades de transporte propiedad del Instituto de Acceso
a la Información Pública (IAIP), destinadas a satisfacer las necesidades de transporte
a las diferentes Unidades Institucionales.
Con dicho documento se pretende cumplir los procesos administrativos que permitan
una adecuada distribución y utilización de los vehículos institucionales y que esta se
haga de acuerdo con los principios de legalidad, eficiencia, economía, efectividad
y transparencia.
La normativa contiene la descripción de los objetivos que se persiguen obtener, la
base legal en que se sustenta, el alcance de las mismas, así como las políticas o
lineamientos para el uso, resguardo y control de los vehículos por parte de los
encargados, motoristas y personal a los que les sea asignado equipo de transporte.
II. BASE LEGAL
• Decreto No. 4 “Reglamento para Controlar el uso de Vehículos Nacionales”,
publicado en el Diario Oficial No. 238, Tomo 353 de fecha 17 de diciembre de
2001, emitido por la Corte de Cuentas de la República.
• Normas Técnicas de Control Interno, de fecha 12 de Enero de 2000, emitidas
por la Corte de Cuentas de la República
• Reglamento General de Tránsito y Seguridad Vial. Capítulo V “Vehículos
propiedad del Estado”
• Ley de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial Capítulo V “Vehículos
propiedad del Estado”.
III. OBJETIVOS
Administrar de forma eficiente y eficaz, las unidades de transporte propiedad de la
institución con el fin de brindar un servicio con calidad y en forma oportuna a los
diferentes usuarios que lo soliciten.
Mantener actualizada la información de las unidades de transporte propiedad de
la Institución con el fin de optimizar el uso y mantenimiento de dichas unidades.
IV. ALCANCE
El presente Reglamento, es de aplicación para todos los funcionarios y empleados
del IAIP, especialmente aquellos que tengan contacto directo con el uso de los
vehículos institucionales.
V. POLÍTICAS
1. Las unidades de transporte institucional, no podrán circular si no portan en un
lugar visible, el logotipo que identifique a la Institución.
2. Las unidades de transporte deben utilizarse para atender actividades de
carácter oficial y no para trasladar a empleados de su residencia a su lugar de
trabajo o viceversa; así como el traslado de personal a eventos no relacionados
con las actividades institucionales.
3. Los vehículos serán utilizados para los servicios exclusivos del IAIP, salvo casos
de emergencia.
4. Al momento de realizar la misión oficial encomendada, las unidades de
transporte deben portar la documentación legal y actualizada para la debida
circulación, así como las herramientas y accesorios necesarios. (tarjeta de
circulación, copia de la póliza de seguro vigente, llanta de repuesto, mica,
extintor, reflectores y kit de herramientas, entre otros).
5. El uso de vehículos institucionales en días y horas no hábiles, deberá ser
autorizada por la Gerencia Administrativa y por el Jefe de la Unidad solicitante.
6. Los conductores deben portar su licencia de manejo vigente, cuando presten
servicio en misiones oficiales, así como verificar que la misma sea la requerida
para el manejo del equipo de transporte que se le asigna.
7. Los vehículos institucionales, deben ser revisados año con año de acuerdo al
plan de mantenimiento preventivo y correctivo que se elabore para tal fin.
8. El uso, cuidado y resguardo del vehículo es responsabilidad del funcionario al
que se le asigna, así como del conductor durante la misión oficial
correspondiente.
9. No se pagará ninguna cantidad de dinero en concepto de reparación, por
daños ocasionados al vehículo por parte del conductor o por reposición de
accesorios y herramientas de las unidades de transporte, cuando estos hayan
sido ocasionados por negligencia del conductor al que se le asignó la unidad.
10. Para optimizar el uso de las unidades de transporte y del combustible, deberán
establecerse rutas que se dirijan a la misma zona geográfica.
11. La Gerencia Administrativa podrá autorizar, que las unidades de transporte
sean conducidas por empleados, siempre y cuando el motorista asignado no
se encuentre y se presenten situaciones de emergencia.
12. El responsable de asignar el vehículo para atender misión oficial, debe
considerar la idoneidad del vehículo a la topografía del terreno donde se
desarrollará dicha misión.
13. Respecto al uso de los vehículos ya sea en hora y días hábiles como no hábiles
se deberá portar la autorización correspondiente para su uso , contando con
los requisitos siguientes :
e) Extendida por el funcionario de la institución que tenga competencia para
dicha autorización.
f) Emisión del documento escrito refiriéndose a la misión oficial específica.
g) Mención de la fecha y la referencia de la misión.
h) Nombre del responsable que hará uso del vehículo.
i) Cuando se trate de misiones oficiales que se desarrollen dentro del radio
urbano no será necesaria la correspondiente autorización.
14. Se deberá elaborar y mantener un expediente por cada unidad de transporte,
en el que se incluya la información respecto a: asignaciones, plan de
mantenimiento, reparaciones, accidentes, robo, liquidaciones de la
aseguradora, rendimiento y vida útil.
15. Es responsabilidad de la Gerencia Administrativa mantener en óptimas
condiciones mecánicas y de seguridad la flota vehicular.
16. Toda asignación de combustible deberá efectuarse tomando como base el
kilometraje a recorrer.
VI. DISPOSICIONES PARA EL USO DE LOS VEHÍCULOS
1. Toda solicitud de transporte deberá gestionarse ante la Gerencia
Administrativa, para lo cual la Unidad Organizativa solicitante deberá
completar el formato de solicitud de transporte anexo.
2. Cada unidad organizativa deberá enviar mensualmente su programación de
actividades que requieran de transporte, para agendar el uso de los vehículos
institucionales de acuerdo a su planificación anual de trabajo de tal manera
que la Gerencia Administrativa realice una programación diaria para cubrir y
organizar dichas actividades.
3. Son responsabilidades del motorista que se le asigna vehículo para la atención
de la solicitud de transporte por misiones oficiales:
a) Portar su licencia de conducir vigente, tarjeta de circulación del vehículo y su carné de empleado para su identificación dentro y fuera de las instalaciones.
b) Recibir y entregar el vehículo con sus respectivas llaves al inicio y al final de su jornada a la persona designada para esta función.
c) Proporcionar un buen servicio y atención al usuario del vehículo, tratándolo
con respeto y cortesía.
d) Efectuar un chequeo de rutina a la unidad asignada, previo a realizar la misión (revisando: niveles de agua, aceite, llantas, sistema de luces, así como limpieza interior y exterior)
e) Reportar a Gerencia Administrativa por desperfectos encontrados al
vehículo que impidan cumplir la misión. f) Custodiar la unidad durante el tiempo que el personal realiza la misión al
lugar donde se dirige. g) Supervisar que el número de pasajeros que usen el vehículo no exceda la
capacidad de dicho vehículo.
h) Permanecer pendiente, que el tipo de combustible a dispensar sea idóneo a la unidad de transporte asignado
i) Hacer buen uso de la unidad, y guardar las medidas de seguridad pertinentes, así como dar cumplimiento al Reglamento de Tránsito.
4. Antes de salir de las instalaciones del IAIP y en los casos que se necesite
combustible, se procederá a dispensar éste en la gasolinera sugerida por el
responsable de la administración de cupones de combustible.
VII. DISPOSICIONES PARA EL CONTROL DE LOS VEHÍCULOS.
Resguardo. 1. Todo vehículo que se encuentre en la Institución, debe permanecer en un lugar
fuera de riesgos que atenten contra la unidad, para lo cual debe existir un
estacionamiento con las condiciones mínimas de seguridad como son:
Iluminación, vigilancia, la menor exposición a factores climatológicos. Para
garantizar el resguardo de las unidades de transporte, las tarjetas de
circulación quedarán dentro del vehículo y las llaves de los vehículos quedarán
custodiadas en la Gerencia Administrativa.
Conservación. 2. La Gerencia Administrativa tendrá la responsabilidad de:
a) Elaborar y ejecutar un plan de mantenimiento preventivo y correctivo de
los vehículos para asegurar y prolongar el máximo posible su vida útil.
b) Proporcionar a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales
(UACI), un listado de las unidades de transporte, a fin que estos sean
asegurados y protegerlos contra siniestros, perdidas, robo o daños.
c) Realizar los trámites correspondientes para la renovación de las tarjetas de
circulación de las unidades de transporte.
d) Verificar el cumplimiento de los contratos de mantenimiento de con los
proveedores de servicios, así como notificar a la UACI sobre cualquier
incumplimiento a los mismos.
e) Incorporar en el anteproyecto del presupuesto el costo total del plan de
mantenimiento, las tarjetas de circulación y los seguros de cada vehículo.
f) Verificar que se realicen a los vehículos institucionales las revisiones de
mantenimiento preventivo según el plan y los contratos vigentes.
Acciones a seguir en caso de accidente de tráfico, robo total o parcial.
3. En el caso de producirse un accidente de tránsito, robo total o parcial, el
motorista responsable deberá:
a) Informar al contacto de la compañía de seguro para el auxilio respectivo.
b) Llamar a la Policía Nacional Civil (PNC)
c) Llamar a la Institución (IAIP).
d) Permanecer en el lugar del incidente hasta que hayan finalizado las investigaciones del caso por parte de la Aseguradora y la PNC.
4. El motorista involucrado en el incidente remitirá a la Gerencia Administrativa,
un informe detallando como sucedieron los hechos.
VI. VIGENCIA
Este presente instructivo entrará en vigencia una vez sea autorizado
VII. ANEXOS
