innovación para lograr exactitud en los registros de inventarios
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«Innovación para lograr Exactitud en los Registros de Inventarios:
Mejora Continua en la Gestión de Almacenes»
COLEGIO DE INGENIEROS DEL PERÚ
CONFERENCIA
Generando aportes a la Ingeniería Industrial de la Región La Libertad
Del Libro « Experiencias en Almacenes en la Región La libertad, Exactitud en los inventarios y algo más…» Expositor y autor del libro:
ING. ABELARDO JULIÁN REMIGIO
INGENIERO INDUSTRIAL TRUJILLANO
«Somos una empresa que ofrece al mercado productos derivados de la caña de azúcar con estándares de calidad aceptada por los clientes, generando valor para los accionistas, bienestar a sus trabajadores y la Comunidad».
LA ORGANIZACIÓN
MISIÓN AGROINDUSTRIAL CARTAVIO
ALMACÉN DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
Relación Efectiva:Es aquella relación que nos hace interactuar con otra área entregándole lo que esta requiere de nosotros, de forma exacta a sus necesidades, como materiales, productos, información, en la cantidad, calidad y tiempo requerido.
PROCESOS DE ALMACÉN
PROCESO DE RECEPCIÓN
PROCESO DE ALMACENAMIENTO Principio de
Maximización de los Espacios.
Principio de distancia mínima, recorrido mínimo y carga máxima.
Principio de Acceso Restringido al almacén.
PROCESO DE DESPACHO
a) No lo diga con palabras ¡ESCRÍBALO!
ESCRÍBALO
No lo diga con palabras. ¡Escríbalo!
Hora solicitud:
LLENADO POR SOLICITANTE LLENADO POR ALMACÉN Código Descripción Cantidad Lote Cantidad
Hora entrega: Firma Almacén: ……………………………. Firma Solicitante: ……….………….
b) Tener buena memoria es bueno, consultar nuestros registros en mucho mejor.
INVENTARIOS DIARIOS
¿Qué son las diferencias de STOCK? Reportado - Físico = Cero Ok Reportado - Físico ≠ Cero Diferencia de Stock
¡ PROBLEMAS !
¡ TEMIBLES DIFERENCIAS DE STOCK !
FebreroMarzo
AbrilMayo
Junio
0
20
40
60
80
100
120
120
80
70
60
40
120
90
80
50
30
Stock Reportados y Stock Físicos
Stock Físicos Stock Reportados
MES
UN
IDA
DE
S
¿Qué es el Método de los Inventarios Diarios?
¿Por qué hacer inventarios de solo los artículos que han tenido movimiento?
Supuesto: Todo movimiento de ingreso o salida en almacén es registrado.
Día 1 Día 1
Día 1
8 und. 2 und. 6 und.
a) Oportunidad de tiempo para la detección y reacción.
¿Por qué es tan importante hacer los inventarios diarios?
ESCENARIO 1 ESCENARIO 2
¿QUÉ PASÓ?
A primera instancia es difícil saber qué pasó, aun si se cuenta con todos los registros para contrastar, habrá demora en saber el problema exacto. Otras veces simplemente no se sabrá que es lo que ocasionó la diferencia de stock.
Rápidamente se halla el problema. Ejemplos: error en el despacho, mal conteo, error en el registro, etc.
PROBLEMAS
Reprogramar la producción por falta de materiales, compras de último momento para reponer esta diferencia, reprogramar despachos o embarques a clientes, costos de cada una de estas acciones, etc.
Al ser detectada antes de las veinticuatro horas o inclusive antes de las doce horas, es muy posible que no se presenten desabastecimientos, si el artículo no es solicitado para su despacho luego de cierto tiempo.
RESULTADO
No se puede hacer mucho para atenuar las consecuencias de los problemas; simplemente elevar el informe y esperar inventario anual general para declarar su diferencia.
Se puede actuar de manera que minimicemos las consecuencias. Elevar informe, corregir los movimientos con el área involucrada antes de cerrar el día, solicitar la compra de más artículos y evitar reprogramaciones por falta de stock. No se tendrá diferencias en inventarios anuales generales.
b) Oportunidad de tiempo para mejora.
ESCENARIO 1 ESCENARIO 2
¿QUÉ PASÓ?
A primera instancia es difícil saber qué pasó, aun si se cuenta con todos los registros para contrastar, habrá demora en saber el problema exacto. Otras veces simplemente no se sabrá qué ocasionó la diferencia de stock. Puede haber un cúmulo de diferencias en el tiempo.
Rápidamente se halla el problema. Ejemplo: error en el despacho, mal conteo, error en el registro, etc.
¿CUÁNDO PASÓ?
Es difícil también saber cuándo pasó, aun si se cuenta con todos los registros para contrastar, habrá demora en ubicar la fecha exacta. Otras veces simplemente no se sabrá en qué fecha se registró la diferencia de stock.
Al ser detectada antes de las veinticuatro horas, rápidamente se podrá saber inclusive la hora y el momento exacto del día en el que ocurrió. Ejemplo: Pasó a las 9:30 am. luego del cambio de turno. Pasó a las 5:15 pm. cuando se despachó junto al vinagre, etc.
¿CÓMO OCURRIÓ?
Se hará memoria para recordar cómo ocurrieron los hechos, no se tendrá claro cómo pasó. En la mayoría de casos sólo se llega a hacer suposiciones de lo que podría haber pasado.
Se sabe exactamente cómo ocurrieron los hechos, paso a paso. Ejemplo: El operario de apoyo despachó dos cajas mas, pensando que era lo que faltaban para completar el pedido. El despachador contó las paletas que aún no retiraba el área de producto terminado, etc.
¿PORQUÉ OCURRIÓ?
También se hará memoria; en la gran mayoría de casos no se llega a responder esta pregunta, dado que ya se perdió el rastro por completo.
Se sabe exactamente la causa o causas que originaron la diferencia de stock. Ejemplo: El operario de apoyo no consultó con el despachador o con los vales si se había terminado el despacho. El operador de montacargas estaba en la zona de recepción y no llevó las paletas despachadas, etc.
CICLO PARA LOS INVENTARIOS DIARIOS
Inventarios Diarios
Detección de diferencias
(error)
Planteamientos de Mejora
(corregir causas del
error)
¿Cuándo hacer Inventarios Diarios?
¿Los Inventarios Diarios aumentarán los costos de
almacén?
Complementando el supuesto.
"... la caja viaja por varias bandas transportadoras que recorren más de 10 millas a través de la planta a una velocidad constante de 2.9 pies por segundo. El código de barras de cada artículo es leído 15 veces, tanto por máquinas como por muchos de los 600 trabajadores. La meta es reducir los errores a cero - las devoluciones son muy costosas"
Tomado del caso Amazon.com de «Principios de Administración de operaciones» de JAY HEIZER y BARRY RENDER, Séptima edición 2009 pag. 482.
GESTIÓN PARA LA MINIMIZACIÓN DE LOS ERRORES
GESTIÓN PARA LA MINIMIZACIÓN DE LOS ERRORES
¿Qué es un error?«Concepto equivocado o juicio falso, acción
desacertada o equivocada»«Discrepancia entre lo que es y lo que debería ser»
RECURSOS
RESULTADO
ESPERADO E
RECURSOS
RESULTADO
NO ESPERADO
PROCESO PROCESO
ERRORES EN ALMACÉN
RESULTADOS NO ESPERADOS
Contabilizar 100 tapas de más.
Almacenar un artículo en la zona de otro.
Rotular un artículo con el código de otro.
Digitar 50000 und. en lugar de 5000 und.
Despacho de artículos errados.
Despacho de cantidades erradas.
Despacho de artículos rechazados por calidad.
Reporte de Stock errados.
No hay tarea tan simple que no pueda hacerse mal.
RECURSOSRESULTADOSESPERADOS
RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO DESPACHO
E
RECURSOS
RESULTADOSNO
ESPERADOS
EE
RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO DESPACHO
Proceso de almacén sin error
Proceso de almacén con error
Los sucesos fortuitos tienden a suceder todos juntos.
RECURSOSRESULTADOSESPERADOS
E
RECEPCIÓN
C E
ALMACENAMIENTO
C E
DESPACHO
C
C
INFORMACIÓN DE ARTÍCULOS
RECEPCIONADOS
INFORMACIÓN DE ARTÍCULOS
DEPACHADOS
INVENTARIOS DIARIOS
Procesos de almacén con errores y controles, incluido los inventarios diarios
Si hay más de una forma de hacer un trabajo y una de ellas culminará en desastre, alguien lo hará de esa manera.
RECURSOSRESULTADOSESPERADOS
E
RECEPCIÓN
C E
ALMACENAMIENTO
C E
DESPACHO
C
CINFORMACIÓN DE ARTÍCULOS
QUE PRESENTARON
ERROR
UBICACIÓN DE ERRORES Y SUS CAUSAS
INFORMACIÓN DE ARTÍCULOS
QUE PRESENTARON
ERROR
INFORMACIÓN DE ARTÍCULOS
QUE PRESENTARON
ERROR
INFORMACIÓN DE ARTÍCULOS
RECEPCIONADOS
INFORMACIÓN DE ARTÍCULOS
DESPACHADOS
ACCIONES CORRECTIVAS
INVENTARIOSDIARIOS
INFORMACIÓN DE ARTÍCULOS QUE
PRESENTAN DIFERENCIAS DE STOCK
CAUSAS DE ERRORES
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS POTENCIALES
ACCIONES PREVENTIVASMEJORA
MEJORA
PROCEDIMIENTOS DE ALMACÉN
MEJORANDO LA REALIDAD
Situación Actual:Indiferencia
Solucionar problemas a diario
¡Lo importante es tener la firme convicción de cambiar!
MIRAR DESDE AFUERA
No terminar de preguntarse
!Todos son Inteligentes !
Hacerlo parte de la organización
Se merecen Reconocimiento
Importancia del Factor Humano
Lograr que ponga a disposición de la organización toda su experiencia, conocimiento y creatividad
! Es Cambio de Actitud !
Mejora Continua
¡Muchas gracias!