informe trimestral sobre la administración de recursos de la oea al 30 de septiembre de 2007...

Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA

Al 30 de septiembre de 2007

Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios (CAAP)

1

SECRETARIA DE ADMINISTRACION Y FINANZASOctubre 2007

ORGANIZATION OF AMERICAN STATES GENERAL SECRETARIAT (GS/OAS) 1889 F Street, N.W., Washington, D.C. 20006, USA (202) 458-3000 / www.oas.org

EOSAF/101-07 Original: English

October 30, 2007

OAS QUARTERLY RESOURCE

MANAGEMENT REPORT SEPTEMBER 30, 2007

An overview of the financial position of the General Secretariat for the 3rd quarter (July—September) of 2007,

and a status report on other management activities

October 2007

Secretariat for Administration and Finance (SAF)

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¿Qué incluye esta presentación?

I. Contexto

II. Contenido del informe y resultados del 3er trimestre de la administración de recursos

III. Siguientes pasos para la CAAP y la SG/OEA

Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07

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IContexto


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Contexto Junta de Auditores Externos

■ Informa al Consejo Permanente y al Secretario General.

■ Identifica aspectos de control interno y oportunidades para

incrementar eficiencia.

■ Supervisa la auditoría anual de cuentas a los estados financieros.

Conducidas por la firma de auditores externos.

■ Evalúa recursos, trabajo y planes de la OIG.

■ Recomienda medidas correctivas y seguimiento.


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Contexto Recomendación de la Junta de Auditores Externos

“Continuar desarrollando informes financieros que proporcionan, en lo posible, una conexión entre el uso de recursos y logros de metas estratégicas y objetivos de un modo que sea útil a los Estados Miembros, a la Administración y a los donantes …”

ORGANIZATION OF AMERICAN STATES GENERAL SECRETARIAT

REPORT TO THE PERMANENT COUNCIL

ANNUAL AUDIT OF ACCOUNTS AND FINANCIAL STATEMENTS

For the years ended December 31, 2006 and 2005

2006

By the Board of External Auditors ADM

Auditoría Anual de Cuentas

Informes TrimestralesPrograma Presupuesto




October 30, 2007





October 2007


Contexto Ciclo Administrativo Anual de la OEA:Auditoría Anual, Programa Presupuesto e Informes Trimestrales alineados a la Agenda de la CAAP

Jun 30

Mar 31 1er Informe Trimestral

2do Informe trimestral

Sep 303er Informe Trimestral

Dic 31Ene 1

ORGANIZATION OF AMERICAN STATES GENERAL SECRETARIAT

REPORT TO THE PERMANENT COUNCIL

ANNUAL AUDIT OF ACCOUNTS AND FINANCIAL STATEMENTS

For the years ended December 31, 2006 and 2005

2006

By the Board of External Auditors ADM

Publicación de la Auditoria

Anual de Cuentas

Fase 2La SAF incorpora insumos presupuestariosFase 1

Formulación y planificación del Programa Presupuesto

Fase 6Publicación y distribución del Presupuesto dentro de los 60 días posteriores a la aprobación

Fase 5(Jun 1 – Jun 6)Aprobación del Programa Presupuesto por la AG

Fase 4Discusión y revisión de la CAAP y recomendaciones para el Comité Preparatorio 15 días previo a la AG

Fase 3Análisis, preparación y presentación del Presupuesto 90 días previo a la AG

Publicación del Programa-

Presupuesto del FR

Planificación financiera

anual y evaluación de rendimiento

Auditoría preliminar de

Cuentas(SEP a OCT)

Auditoría de Cuentas

(ENE a ABR)

Informe de la Junta de

Auditores Externos

(finales de MAR)

Indicadores

Auditoría Anual

Programa-Presupuesto FR

Informes Trimestrales



October 30, 2007





October 2007




October 30, 2007





October 2007




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IIContenido del informe y resultados del 3er trimestre de la

administración de recursos


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■ Si bien es una fuente no auditada, es una fuente de información

fehaciente para los Estados Miembros, la Administración y donantes.

■ Provee una fuente administrativa confiable de la situación de la

Organización, hasta la fecha del informe.

■ Provee el status en el que se encuentran las recomendaciones de la

Junta de los Auditores Externos.

■ Evalúa el rendimiento de los componentes que forman parte del Ciclo

Administrativo Anual de la OEA.

■ Identifica riesgos y oportunidades administrativas dentro de la

SG/OEA.




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■ El formato del informe es similar a aquellos de organizaciones

privadas y públicas:


Discusión de Gestión y AnálisisProvee un panorama sobre la situación financiera de la Organización y un informe sobre el estado de otras actividades administrativas.

SECCION I

Estados Financieros e InformesProvee estados financieros y proyecciones detalladas.

SECCION II



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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre Ejecución del presupuesto al 30 de septiembre de 2007 (páginas 4-5)

■ La mayoría del presupuesto

aprobado ha sido

comprometido, dado que las

áreas han obligado más del

95%.

■ El nivel de presupuesto

comprometido permite a las

áreas poca o ninguna

flexibilidad de ejecución en el

último trimestre de 2007.


ContractsBuilding MaintenanceFellowshipsNon-recurrent PersonnelTravelEquipment & SuppliesDocumentsOther Costs

Apropiaciones

Leyenda: Ejecutado No Obligadas

Ch 3 -Organismos Autónomos Y/O Descentralizados 10.8$ 5.7$

Ch 9 - Infraestructura Básica Y Costos Comunes 10.6 1.3

Ch 2 - Secretario General Adjunto 18.6 1.0

Ch 7 - Secretaría Ejecutiva Para El Desarrollo Integral 7.8 0.3

Ch 1 - Secretario General 7.8 0.2

Ch 8 - Subsecretaría De Administración Y Finanzas 10.1 0.2

Ch 5 - Subsecretaría De Seguridad Multidimensional 3.6 0.1

Ch 6 - Subsecretaría De Asuntos Políticos 3.8 0.2

Ch 4 - Departamento De Asuntos J urídicos Internacionales 2.3 -

75.4$ 9.0$

Personal

No-Personal

Apropiaciones No Obligadas

29%

0%

79%88% 88% 84% 88%

94%87%

37%89%

15%7% 7% 14% 10%

4%13%

34%

11%6% 5% 5% 2% 2% 2% 0%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Ch 3 Ch 9 Ch 2 Ch 7 Ch 1 Ch 8 Ch 5 Ch 6 Ch 4

$16.5

Apropiación Modificada $84.4 (1 de enero, 2007)

$11.9 $19.5 $8.3 $8.1 $10.3 $3.6 $3.9 $2.3

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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre

Pago de cuotas al 30 de septiembre de 2007 (páginas 6-7)

■ Para el tercer trimestre de 2007, los pagos de cuotas han excedido al

de años anteriores (Cuadro 3), mientras que los atrasos se

encuentran en el nivel más bajo de los últimos seis años (Cuadro 4).


Gráfico 3 Pago de Cuotas Al 30 de septiembre de 2007 (en millones)

7.6

16.5

20.5

23.529.0 16.1

25.4

15.9

14.524.8

22.817.5

0

10

20

30

40

50

60

70

2004 2005 2006 2007

1er Trimestre 2do Trimestre 3er Trimestre

$61.0

$55.9$53.5

$63.7

Gráfico 4 Cuotas Atrasadas Al 30 de septiembre de 2007 (en millones)

$20.7

$3.0$4.1

$12.9

$10.0

$6.5

$12.7

$6.6

0.0

5.0

10.0

15.0

20.0

25.0

2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007

12.4

8.0

15.8

17.918.9

12.1

16.6

11.4

18.9

12.2

5.3

21.6

-

5

10

15

20

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

Actual Proyectado

Gráfico 5 Flujo de Caja Actual y Proyectado del Fondo Regular de 2007 (en millones)

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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre Análisis de Liquidez del Fondo Regular al 30 de septiembre de 2007 (páginas 7-8)

■ Considerando la ausencia de planes de pago de cuotas de la mayoría de los Estados Miembros al inicio del año, las proyecciones del efectivo se basan principalmente en información histórica. En adición a la proyección de los planes de pago, la proyección de flujo de caja toma en cuenta los pagos de las cuotas asignadas de 2007 de $6.4 millones y un adelanto de $4.9 millones de cuota para 2008, basado en conversaciones informales con Estados Miembros.


Respaldado por planes de pago:

OCTUBRE$0.06 milliones

DICIEMBRE$11.4 milliones

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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre Superávit o déficit financiero

■ El Subfondo de Reserva es un alivio temporal para financiar la ejecución

presupuestaria en espera del recibo total de las cuotas y otros ingresos

programados en el Presupuesto del Fondo Regular.

■ Un superávit o déficit financiero es la diferencia entre recursos

proyectados de financiamiento y el financiamiento real.

■ Los déficits financieros continuos tienen una impacto directo

desfavorable en el Subfondo de Reserva y no son sostenibles a largo

plazo.


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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre Superávit o déficit financiero


Hasta el 30 de septiembre de 2007, existe un déficit financiero de $18.5 millones ($65.9 - $84.4).

Para fin de año, la SG/OEA estima que los $2.9 millones que recibirá del Subfondo de Reserva no serán necesarios para financiar el Programa Presupuesto 2007.

Además, aproximadamente $1.8 millones en el aumentarán el Subfondo de Reserva.

El Subfondo de Reserva será incrementado adicionalmente con recursos no apropiados.

Program-Presupuesto Fondo

Regular

Activida real al periodo del 30/ 09/ 2007

Proyecciones al periodo fiscal del

31/ 12/ 2007Fuentes de Financiamiento: Cuotas 77.3 63.7 81.8 Otros Ingresos 4.2 2.2 4.4

Subfondo de Reserva 2.9 - (1.8) 84.4 65.9 84.4

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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre Fondos Específicos al 30 de septiembre de 2007 (páginas 12-14)

■ El nivel de contribuciones a Fondos Específicos alcanzó $40.7 millones, lo cual esta por debajo del nivel de los tres años anteriores, como se detalla a continuación:

■ Proyecciones de Fondos Específicos son impredecibles.

■ La SG/OEA necesita la habilidad de expandirse y contraerse en relación al nivel de contribuciones a Fondos Específicos.


2007 2006 2005 2004

Estados Miembros 21,060.2$ 24,190.6$ 30,082.8$ 76,203.3$

Observadores Permanentes 11,920.9 13,913.5 6,130.5 6,782.4

Otros países e instituciones 7,691.0 9,466.6 11,763.9 9,975.2

Total de contribuciones 40,672.1$ 47,570.7$ 47,977.2$ 92,960.8$

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Auditoría Anual de Cuentas de la OEA (páginas 15-16)

■ Aunque existe una demora, Ernest and Young ha sido seleccionada

para conducir la Auditoría Anual de Cuentas de la SG/OEA.

■ En cuanto a la Junta de Auditores Externos, el Sr. Joseph Freamo y el Sr.

Terrance S. Bastian han sido elegidos para cumplir un período de tres y

dos años, respectivamente.

■ El tercer miembro de la Junta, actuando en su ultimo año como

Miembro y Presidente de la Junta continua siendo el Sr. Howard Krongard.


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Recuperación de Costos Indirectos (ICR) al 30 de septiembre de 2007 (páginas 17 - 18)

■ La Secretaría General está trabajando estrechamente con Dependencias Primarias (e.i. Secretarías Ejecutivas de la SG/OEA) para consolidar la política nueva de ICR emitida el 29 de mayo de 2007.

■ Estos esfuerzos se han centrado principalmente en conceptos de administración de proyectos (e.i. costeo adecuado), mediante una nueva comisión interdepartamental en asuntos administrativos.

■ Las recaudaciones de ICR no alcanzarán las expectativas, considerando la fase de transición de la nueva política de ICR:

i. La política de ICR emitió en mayo de 2007;

ii. Cláusula de exención por derechos adquiridos “Grandfathering ” de acuerdos existentes; y

iii. Contribuciones de Fondos Específicos inferiores a lo proyectado.


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Recursos Humanos al 30 de septiembre de 2007 (páginas 19-23)

■ El Reporte de Personal es el

siguiente:

■ La SG/OEA actualmente está

desarrollando un informe que

analiza la representación geográfica

dentro de la OEA.


■ A sugerencia de la Junta de Auditores Externos, la SG/OEA ha contratado a un experto de Naciones Unidas en clasificación de puestos para revisar las descripciones de funciones.

■ La SG/OEA está implementando actualmente un nuevo Sistema de Evaluación de Desempeño para alinear los objetivos individuales con las metas de la Organización.

Cuadro 7 Reporte de Personal Al 30 de septiembre de 2007

Fondo Julio Agosto SeptiembreRegular 529 527 529

Específico y Fiduciario 180 185 195

Total 709 712 724

* No incluye un traslado temporal por registrar.

*

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Instalaciones de la OEA al 30 de septiembre de 2007 (páginas 23-24)

■ El Programa Presupuesto aprobado del Fondo Regular de 2007 asignó a la

Secretaría General $4.8 millones para la hipoteca, administración y

mantenimiento de sus instalaciones. Además, estos costos están

cubiertos con ingresos de alquiler como se detalla a continuación. El saldo

disponible al 30 de septiembre de 2007 es $909 mil.


Cuadro 9 Administración y Mantenimiento de los Edificios en el 2007 Al 30 de septiembre de 2007 (en miles)

Fuente de Financiamiento

Saldo Acarreado(A)

Financiamiento(B)

Gastos(C)

Compromisos(D)

Ejecución Total (E)=(C+D)

Balance Disponible

(F)=(A+B-E)

Fondo Regular 2007 -$ 4,768$ 3,486$ 1,000$ 4,486$ 281$ Ingreso por Renta 501 1,133 893 113 1,006 628

501$ 5,901$ * 4,379$ 1,113$ 5,492$ 909$

* No incluye $412 mil de apropiaciones para Tecnología de Comunicaciones.

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Servicios de Información Tecnológica (IT) (páginas 25-26)

■ La Secretaría General está actualizando diversos niveles de equipo y software en estrecha colaboración con los usuarios.

■ Esta actualización ayudará a lograr que OASES sea compatible con

innovaciones tecnológicas y al mismo tiempo que sean de uso fácil para los usuarios, estableciendo la base para implementar actualizaciones futuras tales como la Administración de Proyectos de Oracle.

■ Esta herramienta incluirá el ciclo de vida del proyecto en su totalidad, desde la planificación de presupuestos hasta la evaluación del desempeño, permitiendo a los administradores operar de una manera más eficiente y eficaz.

■ Otros proyectos importantes de IT durante este año: i) Topología de una red actualizada para el Edificio Principal; ii) Actualización del Sistema de Mensajes de llamadas telefónicas; iii) Sistema de Comunicación Segura (Groove); iv) Sistema de Difusión del Correo Electrónico de la OEA (OAS Mail Manager), entre otros.


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Servicios de adquisiciones (páginas 27-31)

■ La Junta de los Auditores Externos ha recomendado “continuar fortaleciendo el proceso de supervisión de los CPR. Elaborar un plan para administrar el proceso de los CPR …”

■ La SG/OEA ha iniciado una revisión global de los requisitos y procesos de los CPR para mejorar la aplicación de este mecanismo de contratación.

■ En cuanto a las actividades relacionadas con viajes, la SG/OEA a contratado, desde febrero, a Omega World Travel (Omega), mejorando la contabilidad y supervisión de viajes, al igual que el alcance de los informes.

■ En cuanto a los activos fijos, la Junta recomendó “Mejorar la conciliación de los activos fijos haciendo un seguimiento de los datos y cuentas de inventario.” La SG/OEA actualizará el software de Activos Fijos de Oracle durante 2008 para automatizar la administración de activos de la OEA, simplificando tareas de contabilidad tales como la conciliación.


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IIISiguientes pasos para la CAAP y la Secretaría General

PLAN OPERATIVO – SECCION DBFS/FRC

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Siguientes pasos para la CAAP y la Secretaría General

■ Presentar una metodología para fijar la escala de asignación de cuotas aprobada por el Consejo Permanente y la Asamblea General.

■ Apoyar la aprobación de la Asamblea General del Programa-Presupuesto de 2009.

■ Iniciar sesiones de adiestramiento para el personal de la SG/OEA sobre normas de contabilidad internacionalmente aceptadas.

■ Continuar con la consolidación de la gestión de proyectos con la nueva política de ICR.

■ Atender las necesidades de Recursos Humanos en áreas críticas.

■ Reformular mecanismos de compras y contrataciones para personal de apoyo temporal.

PLAN OPERATIVO – SECCION DBFS/FRCCP19079s