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INFORME TÉCNICO:
AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
2020
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TABLA DE CONTENIDO
I. PRESENTACIÓN .......................................................................................................................... 2
II. EL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN ......................................................................................... 3
1. Planificación del proyecto .................................................................................................... 3
2. Integrantes del Equipo gerencial .......................................................................................... 3
3. Integrantes del Equipo de Enlaces ....................................................................................... 3
6. Guías aplicadas al proceso de Autoevaluación .................................................................... 5
7. “Plenaria” .............................................................................................................................. 5
III. RESULTADOS DE LA AUTOEVALUACIÓN .................................................................................. 5
1.-Guía General de Control Interno .......................................................................................... 6
1.1.-Ambiente de Control ......................................................................................................... 6
1.2.-Valoración del Riesgo ........................................................................................................ 6
1.3.-Actividades de Control ...................................................................................................... 7
1.4.-Sistemas de Información ................................................................................................... 7
VI.-ANÁLISIS DE RESULTADOS ....................................................................................................... 7
IV. PLAN DE PERFECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2020 ......................... 9
VI.-RECOMENDACIONES ............................................................................................................. 10
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I. PRESENTACIÓN
En cumplimiento con lo establecido en el artículo 17 de la Ley General de Control Interno,
8292 del 31 de julio de 2002 la Dirección General del Archivo Nacional llevó a cabo durante el segundo
semestre del año 2020 la Autoevaluación de su Sistema de Control Interno (en lo sucesivo
denominado ASCI por sus siglas).
Desde hace 18 años, la institución ha venido realizando la ASCI en forma exitosa, cuyos frutos
se traducen en un fortalecimiento del Sistema de Control Interno, tanto de las actividades sustantivas
como las de apoyo logístico, logrado por medio de un esfuerzo participativo de un alto porcentaje del
personal de la organización, de nivel directivo, profesional, técnico y operativo.
El proceso de autoevaluación del Sistema de Control Interno responde al seguimiento que
realiza la administración activa para detectar algún desvió que aleje a la institución del cumplimiento
de objetivos e integra al mismo tiempo la rendición de cuentas, que tanto jerarca como titulares
subordinados de la Dirección General del Archivo Nacional están obligados a presentar, sobre el
accionar institucional.
En este sentido, la autoevaluación del control interno para este período representa un
elemento de control, basado en un conjunto de mecanismos de verificación y evaluación que
determinan el cumplimiento y efectividad de los controles existentes, que operan en los procesos y
unidades administrativas de la institución, permitiendo emprender las acciones de mejora del control
requerido.
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II. EL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN
1. Planificación del proyecto
En el Plan de Trabajo Institucional del año 2020 se incluyó una meta en el programa de Actividades
Centrales, relacionada con la ejecución del ejercicio de autoevaluación durante el segundo semestre
de 2020, además del proceso de valoración del componente del riesgo institucional (SEVRI) aplicando
una metodología desarrollada en la institución.
2. Integrantes del Equipo gerencial
Alexander Barquero Elizondo, Director General
Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General
Ivannia Valverde Guevara, Jefe Departamento Servicios Archivísticos Externos
Javier Gómez Jiménez, Jefe Departamento Archivo Histórico.
Ana Lucía Jiménez Monge, Jefa Departamento Archivo Notarial.
Marco Antonio Calderón Delgado, Jefe Departamento Conservación.
Adolfo Barquero Picado, Jefe Departamento Tecnologías de la Información
Danilo Sanabria Vargas, Jefe por recargo Departamento Administrativo Financiero
3. Integrantes del Equipo de Enlaces
Se enumeran a continuación los integrantes de los Equipos de Enlaces, por unidad administrativa:
Dirección General:
1. Mora Durán Guiselle
2. Ulloa Mora Jacqueline
3. Leal Ruiz Melina
4. Castillo Calivá Melissa
5. Herrera Brenes Maureen
6. Núñez Mora Estefany
7. Soto Sánchez Adriana
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Departamento Servicios Archivísticos Externos:
1. Calvo López Denise
2. Cantillano Mora Natalia
Departamento Archivo Notarial:
1. Aguilar Sandí Evelyn
2. Zeledón Monge Dafne
Departamento Archivo Histórico:
1. Barboza Quirós Rosibel
2. Campos Ramírez Jafeth
Departamento Conservación:
1. Bolaños Narváez Ivett
2. Cordero Álvarez José María
3. Zúñiga Fallas Max
4. Garro Zamora José Alberto
Departamento Tecnologías de la Información:
1. Zeledón Solano Jorge
2. González García Rodrigo
3. Arias Eduarte Jorge Arturo
4. Ramírez Campos Bady
5. Pineda Esteban
Departamento Administrativo Financiero:
1. Vega Morales Elías
2. Sanabria Vargas Danilo
3. Barquero Durán Hellen
4. Sancho Luna Jordi
5. Irola Rojas Sofía
Auditoría Interna:
1. Méndez Madrigal Noemy
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6. Guías aplicadas al proceso de Autoevaluación
El Archivo Nacional aplicó básicamente un instrumento para la autoevaluación de su Sistema de
Control Interno, a saber:
a. Guía General para la Autoevaluación General sobre el cumplimiento de algunas medidas mínimas de
la Ley General de Control Interno número 8292 y las Normas de Control Interno. Se elaboró una Guía
General a la cual se le realizaron algunos ajustes de fondo y se enfocó más en los componentes de
Ambiente de Control, Valoración del Riesgo, Actividades de Control y Sistemas de Información,
para evaluar de una forma más efectiva estos componentes de la Ley General de Control Interno
que se considera son los que se deben fortalecer.
Para el análisis de la Guía General se realizó una plenaria virtual con los diferentes jefes de
departamentos que participaron en el proceso de la ASCI 2020, para autoevaluarla con sus
respectivos equipos de enlace. Para completar esta Guía, la Comisión de Control Interno analizó
previamente los resultados de los dos últimos años en que se realizó este ejercicio y el
cuestionario fue respondido según la naturaleza de cada pregunta.
7. “Plenaria”
Se realizó una plenaria virtual mediante la plataforma TEAMS en la que se contó con la participación
del señor Director, la señora Subdirectora, los jefes de departamento y el personal que fue designado
como equipo enlace, para esta ocasión las personas coordinadoras de las diferentes unidades
administrativas. El desarrollo de esta actividad se realizó el 17 de noviembre de 2020.
III. RESULTADOS DE LA AUTOEVALUACIÓN
En el proceso de ASCI 2020, el total de preguntas atendidas para diagnosticar el estado del Sistema
de Control Interno fue de 221.
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El total de preguntas corresponden a la “Guía para la Autoevaluación General sobre el cumplimiento
de algunas medidas mínimas de la Ley General de Control Interno y las Normas de Control Interno”
recomendada por la Contraloría General de la República en donde se autoevaluaron los componentes
de Valoración del Riesgo y Sistemas de Información.
En este sentido, las preguntas atendidas del componente “Ambiente de Control” fueron de 36, lo que
representa un 17%; “Valoración de riesgos” fueron un total de 57 preguntas para un 25%; en cuanto al
componente de “Actividades de Control” un total de 58 preguntas, para un 26% y para el componente
“Sistemas de Información” el total de preguntas atendidas fue de 70 que representa un 32%. A
continuación, se muestra lo indicado mediante la tabla 2.
Tabla 2
Número de criterios mínimos de control atendidos en la ASCI 2016 Componente funcional y “Análisis de Procedimientos”
Componente funcional y “Otros criterios”
Cantidad de preguntas
Porcentaje
Ambiente de Control 36 17
Valoración de Riesgos 57 25
Actividades de Control 58 26
Sistemas de Información 70 32
Total 221 100% FUENTE: Componentes del cuestionario Guía General de la ASCI 2020”
Se presentan seguidamente los resultados estadísticos de la ASCI 2020 para los diferentes
componentes funcionales.
1.-Guía General de Control Interno
1.1.-Ambiente de Control
El promedio institucional de cumplimiento de este componente es de un 100%
1.2.-Valoración del Riesgo
El promedio institucional de cumplimiento de este componente es del 100%
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1.3.-Actividades de Control
El promedio institucional de cumplimiento de este componente es de 95% versus un 5% por mejorar.
1.4.-Sistemas de Información
El promedio institucional de cumplimiento de este componente es de 93% versus un 7% por mejorar.
VI.-ANÁLISIS DE RESULTADOS
Mediante la autoevaluación del sistema de Control Interno realizada, se ofrece una visión
global de las actividades de control interno que se llevan a cabo en la institución, permitiendo
identificar el estado de desarrollo en que se encuentran cada uno de sus componentes funcionales,
según la valoración realizada y los atributos que lo integran, a saber: características, formalidad,
aplicación y los sistemas de información, los cuales interactúan entre sí para promover el logro de los
objetivos institucionales.
Como principal logro, destaca la obtención del parámetro de cumplimiento institucional de
control interno con un valor promedio de 100% , para los componentes de Ambiente de Control y
Valoración del Riesgo, de conformidad con la metodología aplicada y parámetros evaluados, expresa
la gestión diaria como un compromiso con el control interno; esto incluye acciones concretas de
apoyo al funcionamiento y fortalecimiento del mismo; es decir, los funcionarios de la institución
tienen claridad sobre su importancia, para la consecución de los objetivos institucionales.
Si bien para los componentes de Actividades de Control y Sistemas de Información no se
logró obtener la mayor calificación, el porcentaje obtenido es altamente satisfactorio y es reflejo de
las acciones que se han venido implementando y que se implementaran para logro de los objetivos, es
importante destacar que los controles que se ejecutan son viables y de aplicación real respaldados en
sistemas de información que cubren, de manera integrada, la mayor parte de las actividades que se
realizan en la institución. Es decir, el jerarca y los titulares subordinados, han definido a nivel
institucional y en cada unidad administrativa, las regulaciones para el funcionamiento del control
interno; definen que se ha instaurado procesos que propician el establecimiento y su operación
funcionando conforme a las necesidades de la Institución, el control que se implementa es de
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aplicación real y eficaz, conforme la disponibilidad de recursos y personal con capacidad para
ejecutarlo.
Por lo tanto, dicha Autoevaluación refuerza y apoya el compromiso por la rendición de
cuentas, mediante un sistema gerencial de información con acciones preventivas y correctivas sobre
el funcionamiento del sistema de control interno, que los controles hayan sido adecuadamente
definidos a la luz de las características institucionales y los recursos disponibles al efecto, y por otra
parte, que los controles se apliquen con oportunidad para conocer cualquier situación anómala o
adversa en la gestión institucional.
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IV. PLAN DE PERFECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2020
Se presenta a continuación las acciones de perfeccionamiento del Sistema de Control Interno
propuestas por cada departamento y avaladas en la plenaria realizada.
Según la “Guía para la Autoevaluación General sobre el Cumplimiento de algunas medidas mínimas
de la Ley y la Normas Generales de Control Interno”.
Componente: Actividades de Control
Componente: Sistemas de Información
Descripción de la Acción de Perfeccionamiento Plazo Año: 2021
RESPONSABLE I TRI
II TRI
III TRI
IV TRI
1
Revisar el archivador de índices notariales rechazados y expurgar los que ya están acreditados con la colaboración de estudiantes de TCU
X X X X
DAN/UGCD
2 Elaborar las tablas de acceso a los documentos de todas las unidades administrativas.
X X X X DAF/AC
DEPARTAMENTOS
4 Continuar con la aprobación de las tablas de plazos de Conservación de Documentos.
X X X X DAF/AC CISED
DEPARTAMENTOS
Descripción de la Acción de Perfeccionamiento Plazo Año: 2021
RESPONSABLE I TRI
II TRI
III TRI
IV TRI
1
Trasladar a la JAAN el riesgo sobre la desmejora en la protección de los activos contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregular o acto ilegal, así como los distintos tipos de inventarios para los diferentes tipos de activos valores, materiales, equipos, software.
X DAF/UFC
DAF/PROV
2
Implementación de las medidas sobre los estudios técnicos realizados por la Proveeduría Institucional y la Auditoria Interna.
X X X X
DAF/UFC DAF/PROV
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VI.-RECOMENDACIONES
Se recomienda a la Junta Administrativa del Archivo Nacional:
1. Aprobar el presente documento conocido como “Autoevaluación del Sistema de Control Interno del 2021”
2. Incorporar el Plan de Perfeccionamiento del Sistema de Control Interno, dentro del Plan de
Trabajo del año 2021, para el cumplimiento de las acciones de propuestas por cada jefatura de
departamento.
3. Analizar la posibilidad de que, en un futuro cercano, se cuente con más recursos para llevar a
cabo los procesos de autoevaluación del sistema de control interno y de valoración de los
riesgos, tomando en cuenta que la institución ejerce este liderazgo por medio de una
comisión interna de cuatro personas, que tienen asignadas otras responsabilidades dentro de
la organización.