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INFORME EJECUTIVO CUATRIMESTRAL: EVALUACION DEL SISTEMA DECONTROLINTERNO

PERIODO JUUO A OCTUBRE DE 2014

INFORME EJECUTIVO CUATRIMESTRAL: EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROLINTERNO

PERIODO JULIO - OCTUBRE DE 2014

(LEY 1474 DE 2011, Decreto 2145 de 1999, Circular Externa No. 100-009 de 2013 del DAFP)Jefe de Controllnterno 0

quien haga sus veces Periodo evaluado Julio a octubre de 2014Alberto CastiblancoBedoya Fecha de

Noviembre 5 de 2014elaboracion

Teniendo en cuenta que a partir del segundo semestre de 2014, el nuevo modelo estimdarde control interno entro en vigencia, con forme los seiialado en el Decreto Nacional 943del 21 de mayo de 2014, el presente informe se presenta conforme la estructura de dichomodelo; es decir, en sus modulos de planeacion y gestion, modulo de evaluacion yseguimiento y el eje de informacion y comunicacion.

MODULO DE PLANEACION Y GESTION

En sus componentes de Talento Humano (Acuerdo y compromisos eticos ydesarrollo del Talento Humano), Direccionamiento Estrategico ( Planes yprogramas, modelo de operacion por procesos, estructura organizacional,indicadores de gestion, y politicas de operacion ), Componente deadministracion del Riesgo ( Politica, identificacion, valoracion y administraciondel riesgo), tenemos el siguiente resultado de la evaluacion y seguimiento

AVANCES hecho en el periodo referido:

COMPONENTE: TALENTO HUMANO

Acuerdos, compromisos 0 protocolos eticos, frente al cual se evidencia, que laentidad ejecuto durante el primer semestre de 2014, una campana desensibilizacion, revision y ajuste del codigo de etica, con la participacion activay directa de los funcionarios y contratista de la entidad, obteniendo comoresultado la realizacion del plan de formacion para multiplicadores de culturaciudadana, con una intensidad de 36 horas y la revision y ajuste del Codigo deetica de la entidad, frente al cual los funcionarios y contratistas firma ron elpacto de cumplimiento.

Desarrollo del Talento Humano, elemento frente al cual, como se ha venidoobservando en los anteriores informes la entidad ha desarrollado actividades

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PERIODO JULIO A OCTUBRE DE 2014

de actualizacion, como se evidencia en los actos administrativos que sesefialan a continuacion: Resolucion 020 de 2013, mediante la se adopto elreglamento de higiene y seguridad industrial de la Veedurfa Distrital; conResolucion 079 de 2014 se adopto el plan de capacitacion y entrenamiento enlos puestos de trabajo de la Veedurfa Distrital para la vigencia 2014, con laResolucion041 de 2014 se adopto el plan de bienestar social e incentivos de laVeedurfa Distrital para la vigencia 2014 , se modifico el plan de atencion deemergencias bajo el codigo 09-PL-02Version 4, el cual esta siendo ajustado enla actualidad para incorporara al mismo las tres sedes de la entidad. Con laResolucion 087 de 2013 se adopto el manual de funciones y competenciaslaborales de la planta de cargos de la Veedurfa Distrital, los anterioresdocumentos se encuentran publicadosen el Sistema Integral para la gestion dela Calidady el Control Interno (SIGECI).

Los compromiso laborales, disefiados a partir del plan de accion institucional,para la evaluacion del desempefio, se pactaron en la mayorfa de los casos enlos meses de febrero de 2014 asf como la respectiva entrega de lasevaluaciones de desempefio con vencimiento del 30 de enero de 2014.

De la misma forma, se evidencia la consolidacion de las jornadas de inducciony reinduccion a funcionarios y contratistas, el cual fue estructurado a partir delos modulos centrales de la gestion y en atencion a las observaciones hechasen el proceso de auditorfa interna de 2013.

COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

• Se evidencia que en la entidad se han desarrollado actividades deformulacion, socializacion, ejecucion, seguimiento, evaluacion y controldel plan de accion, que surge como instrumento de planeacion a partirdel plan estrategico adoptado mediante Resolucion 129 de 2012 "Por lacual se establecen y se adoptan, el proposito, la mision, la vision, losobjetivos y las polfticas Institucionales de la Veedurfa Distrital y seordena su divulgacion, socializacion y sensibilizacion", cuyas evidenciasse observan en las actas de los comites directivos y coordinador decontrol interne y en las ayudas de memoria de seguimiento a laejecucion presupuestal y contractual.

• Frente al modelo de operacion por procesos, se evidencia que laEntidad cuenta con un mapa de procesos intearado Dor 18 procesos. los

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cuales estan divididos aSI: tres (3) procesos estrategicos, cinco (5)procesos misionales, siete (7) procesos de apoyo y tres (3) procesosdeevaluacion, evidenciando ademas que en las actividades de revision yajuste de este mapa de procesos han participado los servidores(funcionarios y contratistas) vinculados a cada proceso, incluyendo alequipo MECA,a fin de adaptarlos a la polltica de integralidad de losprocesos incluida en el plan estrategico de la entidad, cuya version finalesta en tramite de aprobacion por parte del Comite Directivo de laentidad.

• Por otro lado la entidad sigue contando con otros mecanismos yactividades de control como: Procedimientos, protocolos, gUlas,instructivos, indicadores, polfticas de operacion, entre otros, los cualesse encuentran en un proceso de revision, articulacion y ajustes porparte de cada uno de los Ifderes de proceso, bajo la coordinacion yIiderazgo de la oficina de planeacionde la entidad.

•• Respecto a la estructura organizacional y la planta de personal, se

adelanto el estudio respectivo de cargas de trabajo, como soportebasico para el documento que se presentara a la Administracion Centralpara su respectiva revision y aprobacion y consecuente incremento de laplanta de personal de la Veedurla Distrital.

• Frente al elemento de indicadores de gestion y polfticas de operacion, seevidencia que de manera continua y sistematica de hace una evaluacionmensual de los resultados respecto a las metas del plan de accion,utilizando la baterla de indicadores de gestion de la entidad y que seintegran en el Cuadro de mando Integral.

COMPONENTE ADMINISTRACION DEL RIESGO

• Frente al componente de la Administracion del Riesgo se evidencia laexistencia del mapa general de riesgos, dentro del cual se incluyen losriesgos de corrupcion de la Entidad que esta inmerso en la estrategiaanticorrupcion de la Veedurla Distrital para la vigencia 2014.

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refiere ue se

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DIFICULTADES



avanza en el diseno la segunda version del aplicativo de "Contactos", elmodulo de ejercicios de control social, este aplicativo permitiracontrolar y administrar los riesgos asociados a los procesos. Esta versionse esta disenando para web con el fin de facilitar y actualizar en tiempoque permita hacer seguimiento oportuno. En esta segunda version, sepOdra registrar, actualizar, evaluar, ubicar evidencias y establecer losniveles de incidencia y la explicacion del estado de cada uno de losprocesos sectoriales y territoriales y de las alianzas.

A partir del 1 de junio, se migro toda la informacion del aplicativo decontactos al aplicativo seguimiento de control social y desde esa fechase inicio su actualizacion. Se encuentra ubicado en la Intranet y tambienpuede ser consultado y actualizado via Internet.

• La oficina jurfdica reporta que se actualizo mapa de riesgos y se aplica alproceso contractual la tabla Conpes 3714 de 2011.

•• Desde el mes de octubre se viene adelantando una jornada de seguimiento a

cada una de las acciones de control y los respectivos resultados de cada unode los indicadores incluidos en el Mapa de Riesgos Institucionales, por partedel asesor de Despacho con funciones de Control Interno.

DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

Aunque se han expedido los actos administrativos que actualizan 0 modificavarios de los programas de desarrollo del Talento Humano, estes y susrespectivos anexos no han side subidos y actualizados en la respectivapreforma del SIGECI de la entidad.

Se evidencia que frente a la planta de personal, en la actualidad persiste ladificultad relacionada con la insuficiencia cuantitativa de personal de planta,para atender las funciones propias de la entidad, aSI como para garantizar elcumplimento de las metas y objetivos institucionales, 10 que ha obligado a laentidad a mantener un proceso de contratacion de prestacion de servicios demanera permanente. Sumado a 10 anterior, se evidencia que la planta depersonal se ve disminuida por las novedades de personal, tales comovacaciones, Iicencias, permisos, incapacidades prolongadas, renuncias,perlodos en los cuales no se genera reemplazo del cargo y en consecuencia, seDroducen retrasos en la ejecucion de las actividades del Dian de accion.


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La participacion activa de los funcionarios y contratistas en las actividades debienestar social y salud ocupacional, se yen Iimitadas por la disponibilidad detiempo y el cruce permanente de agendas institucionales; no se evidenciadocumento que refiera evaluacion detallada de los impactos y logrosalcanzados mediante la realizacion de estas actividades, en especial querefieran los impactos reales y medibles en el c1ima organizacional.

Por ultimo, frente al desarrollo y sostenibilidad de los planes institucional debienestar, capacitacion y salud ocupacional, se observa que como resultado dela auditor!a interna, este elemento obtuvo una calificacion del 670/0,evidenciandose la inexistencia de herramientas e indicadores que permitanmedir el impacto real de los programas de bienestar y salud ocupacional y suincidencia en el mejoramiento del c1ima organizacional, en el desempeno y enla salud de los servidores publicos.

COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

En el proceso de gestion documental se evidencia que la estructuraorganizacional es insuficiente para hacer frente a los deberes, funciones ytareas asignadas. Las areas de depositos documentales deben ajustarse a lanormatividad y contar con muebles apropiados para el almacenamiento dedocumentos. EI centro de documentacion debe ser una unidad de informacionvirtual disenada de tal manera que permita el acceso de los usuarios a laspublicaciones de la Entidad con una Iimitada intermediacion de funcionarios.

Se destaca que para el mes de enero de 2014 se implemento la plataformatecnologica "ORFEO" como soporte fundamental de la gestion documental dela entidad; sin embargo a la fecha se hace necesario realizar un ajuste a labase de datos para adaptarla a las tablas de retencion documental que enproceso de aprobacion.

Se evidencian la existencia de procedimientos para la realizacion de lasactividades propias de cada uno de los procesos de la entidad; sin embargo, alcierre del mes de octubre se evidencia que aun no se ha cumplido la meta dedocumentar y oficializar en el SIGECI los procedimientos de cada uno de losprocesos, as! mismo, con corte al mes de junio de 2014 se evidencia que lasrespectivas dependencias tramitan las respectivas actualizaciones de losorocedimientos corresoondientes a cada nroceso actividad que a esta fecha no


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ha culminado.

Aunque la entidad cuenta oficialmente con la documentacion soporte queregula procesos y procedimientos, se evidencia que aun existen dudas einquietudes en los funcionarios y contratistas vinculados en los diferentesprocesos, frente a un eventual cruce de actividades, metas y objetivosestablecidos en el modele de intervencion funcional (por delegadas) con elnuevo enfoque de intervencion integral (Institucional).

A la fecha de corte de este informe, se observa que el SIGECI siguepresentando dificultades para reflejar los registros de los indicadores que laentidad ha adoptado para la evaluacion de la gestion y cumplimiento del plande accion, en consecuencia se evidencia que se ha recurrido al manejo detablas de registro en Excel para facilitar en monitoreo de los indicadores; asimismo, se evidencia la utilizacion de un CMI, el cual fue presentadooficialmente ante el Comite Directivo y ante los funcionarios de la entidad nela jornada de induccion y reinduccion 2014; sin embargo, se evidencia que eluso de la herramienta como insumo para la toma de decisiones, aun no seutiliza en toda su magnitud.

Dedicacion de un funcionario por proceso para atender el seguimiento deindicadores, controles, riesgos, plan de mejoramiento, autoevaluaciones,asistencia grupo MECA,registro en el SIGECI, sin involucrar a otros servidoresy contratistas. La mayoria de los procesos de apoyo solo cuentan con unservidor, responsable de todas las actividades en sus distintos nivelesadministrativos.

EI proceso de gestion documental se evidencian tres situaciones crfticas:

• Un profesional que cumple con las actividades propias de lider deproceso y al mismo tiempo con todas las relacionadas con las propiasdel nivel tecnico y asistencial. Se cuenta en una epoca del ano con unauxiliar que ayuda con la ejecucion de labores manuales.

• Baja actividad en el diligenciamiento de los registros y seguimientos delSistema Integrado de Gestion reportados en el aplicativo SIGECI/ Sedebe fortalecer el analisis, seguimiento y monitoreo de los indicadoresylos controles del procesode Gestion Documental.


AVANCES

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MODULO DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO

Dentro de este modulo se incluyen los componentes relacionados con laAutoevaluacion, la Auditoria Interna y los Planesde Mejoramiento.

COMPONENTE DE AUTOEVALUACION

Se evidencia un bajo nivel en la puesta en practica de mecanismos para laautoevaluacion al interior de los procesos, 10que incide directamente en unbajo nivel en el uso de indicadores de gestion como herramienta para la tomade decisiones, correctivas 0 preventivas, frente al cumplimiento de losobjetivos y metas institucionales. Predomina, al interior de los procesos, elconcepto que el control externo, especialmente el ejercido por el asesor dedespacho con funciones de control interno 0 por la Contraloria de Bogota, sonlos unicos generadores de planesde mejoramiento.

COMPONENTE DE AUDITORIA INTERNA

Se diseno y puso en practica un modele de Cuadro de Mando Integral -CMI,para la evaluacion independiente que realiza Control Interno.

Se definio el Programa Anual de Auditorias Interna 2014, el cual fue aprobadopor parte del Comite de Coordinacionde Control Interno.

COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO

La entidad elabora y controla planes de mejoramiento a partir de los hallazgosy observaciones hechas por la Contraloria de Bogota y por las auditoriasrealizadas, conforme el plan de auditorias de la entidad

AI mes de octubre, se observa un retraso en el inicio del cronograma deDIFICULTADES auditorias internas, debido a que para la fecha se esta definiendo el equipo

auditor que apoyara la misma durante los meses de noviembre y diciembre.EJE TRANSVERSAL DE INFORMACION Y COMUNICACION

COMPONENTE DE INFORMACION

Se evidencia el avance en el diseno de la segunda version del aplicativo de"contactos" el modulo de ejercicios de control social, software utilizado como


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AVANCES

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base de datos de las Entidadesy de los usuarios, para que pueda ser utilizadoen la pagina web de la VeedurfaDistrital

Por otra parte se evidencio la adquisicion de la Iicencia para el modulo denomina que cumple con todas las expectativas solicitadas, este aplicativo seintegrara con los mOdulos de Contabilidad, Inventarios y Activos Fijos, loscuales estan funcionando en la Entidad. Su implementacion que estabaprevista a partir de enero de 2014, se observa que a junio DE 2014 aun seencuentra en proceso de ajustes y realizacion de pruebas para suimplementacion.

COMPONENTE DE COMUNICACION

La entidad mantiene activos los diferentes medios de comunicacion publica,tales como pagina web, redes sociales, twitter, medios impresos, mediostelevisivos y radiales, piezas comunicacionales, para garantizar que laciudadanfa conozco la informacion basica sobre fa entidad y en especial losresultados de la gestion en el ejercicio del control preventivo que ejerce laVeedurfa Distrital

DIFICULTADES COMPONENTE DE INFORMACION

No se evidencia documento que contenga el seguimiento y evaluacion integralde las Resolucion 305 de 2008 "Por la cual se expiden polfticas publicas parala entidades, organismos y organos de control del Distrito Capital, en materiade tecnologfas de la informacion y comunicaciones, respecto a la planeacion,seguridad, democratizacion, calidad, racionalizacion del gasto, conectividad,infraestructura de datos especialesy software Iibre", anotando que la Entidadtiene un Plan Estrategico de Sistema de la Informacion PESI, y cuenta con unplan de contingencia de los sistemas de informacion, vigente desde el ano2010, sin que se pueda evidenciar a la fecha un documento que soporte laevaluacion integral 0 el seguimiento a cada uno de los componentes ycontenidos de dichos planes, por parte del area Ifder del proceso.

COMPONENTE DE COMUNICACION

La pagina web de la entidad es poco amigable con el ciudadano, ya que tantoel diseno como los contenidos son confusos v en la mavorfa de los casas

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contiene informacion desactualizada.

ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

En conclusion, se puede afirmar que el sistema integrado de Gestion de la Veeduria Distrital,se encuentra en funcionamiento, con un grade de sostenibilidad aceptable y se estanrealizando los respectivos ajustes, tanto de forma como de fondo, dados los nuevosdireccionamientos normativos del Plan de Desarrollo Distrital, Planes Institucionales yPlataforma Estrategica de la Entidad, para lograr que la gestion se realice de maneracoherente, articulada, eficiente y efectiva.

Sin embargo se recomienda incluir en la agenda directa de los responsables y Ifderesde cadaproceso, incrementar las actividades de control para reactivar procesos de revision y ajustede todos los documentos que dan soporte al Sistema Integrado de Gestion, para surespectiva actualizacion, incentivar el autocontrol de los riesgos al interior de cada proceso,controlar en forma directa el registro y seguimiento de todos y cada uno de los indicadoresque fueron incorporados para el seguimiento y evaluacion del plan de accion institucional yentregar en forma oportuna dichos registros a la oficina de planeacion para su respectivaconsolidacion.

Igualmente, el compromiso por parte del equipo Direccion frente a los proceso deimplementacion, ha side un factor determinante para continuar alcanzando un alto grade demadurez y desarrollo del mismo, en cumplimiento de la mision y objetivos institucionales; sinembargo, se recomienda que para lograr la sostenibilidad del sistema, el equipo directivodebe generar mayores compromisos para el seguimiento, monitoreo, control, evaluacionpermanente y de manera sistematica del cumplimiento de las metas, objetivos y polfticas dela plataforma estrategica de la entidad, para 10cual se sugiere la realizacion de un comitedirectivo para el seguimiento, evaluacion y generacion de compromisos de mejoramiento 0desarrollo de actividades correctivas, para 10cual podrfan utilizar como herramientas basicasel Cuadrode Mando Integral, el Esquemade Analisis Integral aplicado a la Veedurfa Distrital ysobre todo los informes de evaluacion de cumplimiento de metas que deberia presentar cadalider de roceso ara retroalimentar fa" decisiones del comite directivo.

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