informe de labores 2010-2011...2 h 360 costa rica. ministerio de justicia y gracia. registro...

2

H 360 Costa Rica. Ministerio de Justicia y Gracia. Registro Nacional M664i Informe de labores 2010 / compilado por: Departamento de Proyección Institucional --San José, Costa Rica : Registro Nacional, 2011. p. ISSN 1. INFORME DE LABORES 2. REGISTRO NACIONAL. 3. COSTA RICA. 1. Título Revisión Licda. Gabriela Zúñiga Jefe Departamento de Proyección Institucional Diseño de portada y reproducción Departamento de Proyección Institucional

DEPARTAMENTO DE PROYECCIÓN INSTITUCIONAL San José, Costa Rica

P.O.Box 523-2010 Zapote / Teléfono (506) 22020-816 Registro Nacional, Zapote, 1er. Piso Módulo no. 8

e-mail: [email protected]

3

CONTENIDO MIEMBROS DE LA JUNTA ADMINISTRATIVA ...................................................... 4 PRESENTACIÓN DE LA DIRECCIÓN GENERAL .................................................... 5 JUNTA ADMINISTRATIVA ....................................................................................... 8 DIRECCION GENERAL ............................................................................................ 10 Asesoría Jurídica ....................................................................................................... 10 Unidad De Desarrollo Estratégico Institucional ...................................................... 24 Contraloría de Servicios ............................................................................................ 27 Departamento de Proyección Institucional .............................................................. 42 DIRECCION ADMINISTRATIVA ............................................................................. 65 Archivo Central .......................................................................................................... 66 Arquitectura y Servicios Generales ........................................................................... 69 Proveeduría ............................................................................................................... 79 Seguridad Institucional ............................................................................................. 81 Gestión Institucional de Recursos Humanos ........................................................... 85 Departamento Financiero ......................................................................................... 92 DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA ............................................................................ 101 DIRECCIÓN DE SERVICIOS REGISTRALES ....................................................... 106 OFICINAS REGIONALES ....................................................................................... 113 REGISTRO INMOBILIARIO ................................................................................... 121 REGISTRO DE BIENES MUEBLES ....................................................................... 136 REGISTRO DE PERSONAS JURÍDICAS ............................................................... 143 REGISTRO DE LA PROPIEDAD INDUSTRIAL .................................................... 149 REGISTRO DE DERECHO DE AUTOR Y CONEXOS ........................................... 162

4

MIEMBROS DE LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL

Lic. Hernando París Rodríguez Ministro de Justicia Presidente - Lic. Fernando Ferraro Castro Viceministro de Justicia Miembro Suplente- Licda. Glorielena Alvarado Orozco Miembro Propietario Abogado y Notario en Ejercicio Lic. Luis Pal Hegedüs Miembro Suplente Abogado y Notario en Ejercicio Dra. Ligia Roxana Sánchez Boza Miembro Propietario Colegio de Abogados Lic. Marco Antonio Jiménez Carmiol Miembro Suplente Colegio de Abogados Licda. Irina Delgado Saborío Miembro Propietario Procuraduría General de la República Lic. Jonathan Bonilla Córdoba Miembro Suplente Procuraduría General de la República

Lic. Jaime Weisleder Weisleder Miembro Propietario Instituto Costarricense de Derecho Notarial Ing. Mainor Guadamuz Chavarría Miembro Propietario Colegio de Ingenieros Topógrafos Ing. Anny Mejías Padilla Miembro Suplente Colegio de Ingenieros y Topógrafos Lic. Rogelio Fernández Moreno Miembro Propietario Dirección Nacional de Notariado Licda. Andreína Vincenzi Guilá Miembro Suplente Dirección Nacional de Notariado

5

PRESENTACIÓN DE LA DIRECCIÓN GENERAL Hoy el Registro Nacional, se renueva con más servicios, productos digitales y su nueva marca corporativa, en el 2010, se trabajó en el Manual de Identidad Corporativa, con el cual se pretende una renovación de la nueva imagen institucional, que contempla un nuevo logo y donde se estandarizan características como: los colores, tipologías, texturas, e imágenes, que en conjunto conforme el programa de imagen para un mejor posicionamiento institucional. La labor próxima en este sentido, es asegurar internamente, el cumplimiento y aplicación apropiada de este manual, a través de una agenda con plazos perentorios. Los retos institucionales se derivan del fortalecimiento, consolidación y divulgación de los nuevos servicios registrales digitales, en este sentido a través del Portal WEB, (rnpdigital.com) las personas puedan accesar a consultas y certificaciones de Personas Jurídicas, Bienes Muebles, Bienes Inmuebles, consultar la literalidad e imagen de planos y consultar los permisos de salida del país emitidos, todo con las ventajas y seguridad que esto conlleva , desde la comodidad de sus casa u oficinas y desde cualquier parte del país. Este proyecto se abrió al público en general el 8 de noviembre del 2010, y se ideó de tal forma que paulatinamente se le irán incorporando nuevos servicios, entre los que se incluye la tramitación de documentos electrónicos con firma digital a través de un Diario único digital. El nuevo portal conlleva un nuevo modelo de negocio que incluye un módulo de convenios. Siguiendo con el lineamiento de ofrecer mayor accesibilidad a sus servicios, el Registro Nacional estuvo presente en distintas partes del país gracias a las giras y ferias coordinadas entre la Contraloría de Servicios y el Departamento de Proyección Institucional, con el fin de que entidades públicas y privadas puedan accesar la información y ofrecer el servicio de una forma segura y controlada. la Contraloría de Servicios y el Departamento de Proyección Institucional; el Registro Nacional donde se da a conocer el quehacer institucional de los diferentes Registros que conforman el Registro Nacional, hacia el interior del país. La Dirección de Oficinas Regionales inició el proyecto de traslado paulatino de sus sedes dentro de las agencias del Banco de Costa Rica, a edificios facilitados por el Registro Nacional, lo que permite ofrecer al usuario y los funcionarios lugares más amplios y con mayores comodidades.

6

En las regionales de: sector oeste, Alajuela, Ciudad Quesada, Puntarenas y Liberia, se pusieron puestos de venta de timbres administrados por ASOREN, aspecto que sin duda es de gran utilidad para el usuario. Próximamente se pondrán otros puestos en Limón y Pérez Zeledón. Así mismo se implementó el nuevo sistema de placas, donde el usuario de algunas de las sedes regionales obtiene su placa al día siguiente, reduciendo el tiempo de espera. La unificación de los servicios registrales bajo una sola unidad administrativa como es la Plataforma de Servicios Digitalizados (PADI) permite el concepto del servicio multilínea sustentado en controles internos, con papel de seguridad y dando al usuario una total confiabilidad. La Dirección de Servicios participó en el concurso Prácticas Promisorias en Gestión Pública del Ministerio de Planificación y Política Económica, con el proyecto nuevo Sistema Informático para el Departamento de Placas, donde se obtuvo la mención de oro en esta categoría, lo que sin duda constata que los cambios implementados en busca de mejorar los servicios van por buen camino. Respondiendo a las nuevas normas para el tránsito transfronterizo de salida del país por parte de Panamá y Nicaragua donde se exige como requisito de salida del país, la presentación del título original de propiedad del vehículo, el Registro de Bienes Muebles, creó un nuevo programa automatizado para tales efectos. A través del mejoramiento al módulo de inscripciones de vehículos de primera vez, se logró la inscripción inmediata de los mismos en un término mínimo de veinticuatro horas. El 16 de abril del 2011, el Registro Aeronáutico, empezará a funcionar en el Registro de Bienes Muebles, por lo que se digitalizó el total de los expedientes existentes sobre los mismos y que hasta la fecha estaban en la Dirección de Aviación Civil, lo que permitirá ofrecer al usuario un servicio digitalizado. La Ley 8710 del 3 de febrero del 2009 reforma el artículo segundo de la Ley 5695 Ley de creación del Registro Nacional y sus reformas, crea el Registro Inmobiliario con dos propósitos: fortalecer la seguridad inmobiliaria registral a través de la coordinación de las funciones del Catastro Nacional-Registro Inmobiliario y hacer la información literal y la información gráfica y jurídica unívoca. El Registro de Personas Jurídicas para el 2011 espera alcanzar la automatización de la información contenida en los tomos de mercantil. El Registro de Propiedad Industrial con la ley 8799 de Control de Ganado Bovino, Prevención y Sanción de su Robo, Hurto y Recepción, reformó la Ley de Marcas de Ganado, modificándose el procedimiento de inscripción, lo que provocó el incremento de demanda de este servicio.

7

Este Registro creó un nuevo sistema de consulta (CALL CENTER) de orientación a los usuarios vía teléfono o por correo electrónico, por medio del cual se da información sobre los trámites de inscripción de los distintos signos distintivos las 24 horas del día, lo que ha permitido que el usuario realice las consultas sin tener que desplazarse al Registro Nacional, sobre temas relacionados con procedimientos, clasificación internacional, tasas, requisitos adicionales, entre otros. El personal del Registro de Derechos de Autor y Conexos, realizó entre el 2009 y el 2010 un control de la calidad de la información del Sistema de Gestión de Derecho de Autor y Conexos (GDA) y en el sistema de imágenes E-POWER, con el fin de verificar la exactitud de la información contenida en estos, permitiendo en un futuro cercano poner a disposición para consulta estos sistemas. Finalmente, es necesario para esta Dirección, reconocer a los funcionarios y funcionarias de todo el Registro Nacional, por la generosa e imprescindible labor, donde la institución se vuelve un trabajo conjunto. Lic. Dagoberto Sibaja Director General.

8

JUNTA ADMINISTRATIVA La Junta Administrativa es el órgano rector del Registro Nacional, la cual deberá velar por el fiel cumplimiento de las políticas institucionales, para un mejor aprovechamiento de los recursos que se encuentran a disposición de la Organización.

La labor que ejecuta este órgano colegiado es de gran relevancia dentro del marco institucional, por cuanto es el encargado de hacer cumplir las disposiciones que dictan los organismos estatales y coadyuvar en el buen desenvolvimiento de la labor registral y administrativa que se lleva a cabo en el Registro Nacional.

Naturaleza Jurídica

El Registro Nacional de Costa Rica, se creó mediante la Ley N° 5695 del 28 de mayo de 1975, reformada por las leyes N° 5990 de 27 de octubre de 1976 y 6934 de 28 de noviembre de 1983.

En su artículo 3 señala que el Registro Nacional estará dirigido por una Junta Administrativa que tendrá personalidad jurídica para el cumplimiento de los fines de dicha Ley.

Asimismo por el Artículo 173 del Código Notarial se reforma la Ley de Creación del Registro Nacional, en su artículo 4°, indicando que la Junta Administrativa “estará integrada por 7 miembros: el Ministro de Justicia, quien la presidirá; un notario en ejercicio, de reconocida experiencia, nombrado por el Ministro de Justicia y Gracia; el Director Nacional de

Notariado y un representante de cada uno de los siguientes organismos: Procuraduría General de la República, Colegio de Abogados de Costa Rica, Colegios de Ingenieros Topógrafos y el Instituto Costarricense de Derecho Notarial. Para cada miembro se designará a un suplente”.

Misión

Velar por la superación, mejor desempeño y el desarrollo Institucional en todos sus ámbitos. Objetivo Dictar las políticas generales del Registro Nacional en materia administrativa y de organización. Funciones Aprobar las proyecciones presupuestarias, ingresos y gastos, con base a planes y proyectos y velar por la correcta administración de los fondos asignados, así como los demás ingresos generados por los servicios a desarrollar en el futuro. Analizar y aprobar las mejoras que se implementen en los servicios que brinda la institución. Proteger y conservar el patrimonio bajo su responsabilidad, lo que contará con la colaboración de las Unidades Administrativas pertinentes. Acordar los gastos y definir las inversiones que estime adecuadas por medio de contrataciones directas y

9

licitaciones conforme a lo dispuesto por la Ley General de Administración Financiera de la República. Gestionar y acordar los proyectos de Ley y reglamentos necesarios para el mejoramiento, ampliación, creación y desarrollo de los servicios, así como acordar las normas y procedimientos que regirán los servicios. Acordar planes anuales y las políticas de la Dirección General a corto, mediano y largo plazo y aprobar el presupuesto anual. Acordar los días y horas de sesión, así como el lugar en que estas se han de efectuar Auditoría La Auditoría Interna del Registro Nacional es parte integral y vital del sistema de control interno, cuya

función principal consiste en la comprobación del cumplimiento, la suficiencia y la validez de dicho sistema. La función de la Auditoría Interna consiste en evaluar en forma oportuna, independiente y posterior, dentro de la organización, las operaciones contables, financieras, administrativas y de otra naturaleza, como base para prestar un servicio constructivo y de protección a la Administración, el control funciona midiendo y valorizando la eficacia y eficiencia de todos los otros controles establecidos por la Administración. Es la responsable de emitir informes de auditoría sobre la gestión de las diferentes unidades administrativas que conforman el Registro Nacional y someterlo a la aprobación de la Junta Administrativa.

10

DIRECCION GENERAL Naturaleza Jurídica El Registro Nacional como ente de servicio al público cumple una tarea primordial dentro de la función pública costarricense, en su carácter de institución garante, de la seguridad de los derechos, que en él se encuentran inscritos, así como el dar publicidad ante la comunidad, sobre estos derechos. La Institución dispone de diversos medios para que los diferentes Registros tengan la información dispuesta y que esta sea pública, sin más limitaciones que las que se requieran para proteger su seguridad. La Dirección General del Registro Nacional fue creada mediante Ley No. 5695. Es la responsable de ejecutar las disposiciones que emite la Junta Administrativa y coordinar los esfuerzos institucionales internos y externos procurando contar con el recurso necesario para la prestación de servicios de calificación, inscripción de documentos públicos, en función de la seguridad registral, buscando en todo momento la

eficiencia en los servicios que brinda el Registro Nacional. Es la responsable de la gestión institucional. Para cumplir con las funciones encomendadas, debe plantear las acciones necesarias en las áreas de servicio y registral, administrativa y técnica, a través de la modernización y siempre en función de las necesidades de los usuarios y que permita mejorar cada día la calidad de los servicios, contribuyendo al desarrollo político, económico, social y cultural del país. Esta Dirección General presenta como principal característica el ser una Dirección polifuncional que comprende bajo su cargo las diferentes Direcciones de los Registros que conforman la Institución, la Dirección Administrativa, la Dirección de Informática, las Oficinas Regionales, la Unidad de Desarrollo Estratégico y el Departamento de Proyección Institucional..

Asesoría Jurídica

En particular, la Dirección Jurídica del Registro Nacional se ubica dentro del organigrama institucional como un órgano asesor que brinda un soporte tanto en el campo técnico-administrativo como en el aspecto jurídico-registral, estableciendo una plataforma de apoyo tanto para la Junta Administrativa y la Dirección

General, como para las diferentes dependencias que conforman el Registro Nacional.

Por consiguiente, el objetivo general de esta Unidad es brindar asesoría jurídica al nivel político institucional, incluyendo el acatamiento de las disposiciones vertidas por el Despacho Ministerial.

11

Objetivos Específicos:

• Otorgar el apoyo jurídico necesario en los procesos relacionados con la contratación administrativa, reclamos y trámites administrativos, que incluye el desarrollo de investigaciones administrativas disciplinarias; así como preparar proyectos para la emisión de criterios tanto técnico administrativos como jurídico registrales.

• Brindar una interpretación normativa requerida en procura de la correcta aplicación de leyes, decretos y otras disposiciones de carácter vinculante que rigen los diferentes procesos en que se desenvuelve.

• Participar en los procedimientos de contratación de bienes y servicios, mediante el estudio de los carteles, estudio y preparación de criterios administrativos sobre las ofertas presentadas en el proceso, así como la preparación de los contratos y verificación de la documentación enviada por el Departamento de Proveeduría.

• Colaborar con las instancias superiores en el estudio y análisis jurídico de los documentos, expedientes administrativos y judiciales que se determine, mediante la interpretación y aplicación de las normas que rigen la materia administrativa, laboral, constitucional y registral, con el fin de emitir el criterio correspondiente según sea el caso.

• Preparar los proyectos de resolución para ante la Dirección General, Junta Administrativa y la Dirección General, según sea el caso, en procura de dar respuesta oportuna a las quejas, reclamos o sugerencias presentadas por los usuarios con el objeto de garantizar los derechos de los ciudadanos.

• Asistir a reuniones con superiores y colaboradores, con el fin de coordinar actividades, mejorar métodos y procesos de trabajo y propiciar la actualización de conocimientos.

• Asesorar a la Dirección General, Junta Administrativa y el Despacho Ministerial en lo que concierne con los proyectos de resoluciones sobre aspectos jurídicos registrales y aspectos técnico administrativos, con base en las leyes y demás normativa vigente que regula su actividad y mediante la aplicación de jurisprudencia y doctrina, para uniformar criterios.

• Colaborar con la Dirección General, Junta Administrativa y el Despacho Ministerial en la elaboración de planes, proyectos y programas, aportando conocimientos sobre aspectos jurídicos registrales, dirigidos a mejorar la eficiencia en el servicio que presta y al logro de sus objetivos.

• Elaborar y contestar los recursos de amparo e inconstitucionalidad que sean presentados ante la Sala Constitucional, por o contra la Dirección General, Junta Administrativa y el Despacho Ministerial; utilizando la base

12

jurídica que el caso amerite (Constitución Política, Ley de la Jurisdicción Constitucional, Código Civil, Leyes vigentes y relativas a la materia registral y jurisprudencia diversa).

• Resolver consultas escritas o verbales sobre materia registral específica y sobre aspectos técnico administrativos a las diferentes direcciones y a los administrados en general, de conformidad con las leyes y reglamentos que rigen la materia administrativa y registral.

• Estudiar las leyes, reglamentos y decretos publicados en el Diario Oficial “La Gaceta”, a efecto de poner en conocimiento de la Dirección General, sobre el alcance y aplicación de los mismos.

• Comunicar a la Dirección General del Registro Nacional la actuación irregular de los funcionarios, - en casos faltas graves- para que adopten las medidas que corresponda.

• Preparar los proyectos de resolución ante los recursos planteados contra las resoluciones finales de los diferentes procedimientos administrativos que se tramiten a lo interno, generándose de esta manera, según sea el caso, el agotamiento de la vía administrativa.

• Certificar los expedientes de investigaciones preliminares y procedimientos administrativos disciplinarios que se conocen en la Dirección General y el Despacho Ministerial, para coadyuvar con los expedientes judiciales y

administrativos que conformen los órganos competentes que así lo soliciten.

• Confeccionar proyectos de circulares, adicionar y/o modificar las circulares vigentes, en razón de las constantes modificaciones que las leyes producen para mantener actualizado y vigente el proceso de calificación e inscripción registral.

• Colaborar y brindar asesoría jurídica en la programación y preparación de proyectos complejos a ser presentados por la Dirección General ante la Junta Administrativa del Registro Nacional, en aras de mejorar el funcionamiento de los registros a su cargo.

• Colaborar en la ejecución, coordinación y control de los acuerdos adoptados por la Junta Administrativa.

• Colaborar en la planeación, dirección, y supervisión conforme las indicaciones de la Dirección General, en los procesos sustantivos atinentes a la Institución.

• Colaborar en la implantación de políticas y lineamientos de trabajo del registro a su cargo, a partir de los objetivos institucionales previamente establecidos y por disposición expresa de la Dirección General.

• Asistir a reuniones que tenga bien los superiores jerárquicos, con ocasión de resolver problemas que se presenten

• Dictar charlas, conferencias en áreas relacionadas con la materia técnica administrativa, laboral y registral.

13

• Brindar la asesoría jurídica necesaria ante las propuestas de mejoras que se pretendan implementar en los servicios que brinda la institución.

• Preparar los proyectos de Ley y reglamentos necesarios para el mejoramiento, ampliación, creación y desarrollo de los servicios, así como participar en la preparación de normas y procedimientos que regirán los servicios.

• Colaborar en la elaboración de proyectos, programas de actividades y en el establecimiento de las estrategias institucionales, con el fin de obtener el mayor nivel de eficiencia técnica y administrativa.

• Conocer de los reclamos administrativos presentados a la Dirección General, Junta Administrativa y Despacho Ministerial, relacionadas al ámbito o comisión de errores en sede registral, (inexactitudes registrales y extraregistrales, así como irregularidades u omisiones en la inscripción de documentos públicos, que afectan la publicidad y seguridad jurídica registral que emana de los respectivos Registros), a fin de realizar el estudio respectivo y proceder a preparar los proyectos de resolución donde se atiendan dichas gestiones, garantizando los derechos constitucionales de los administrados, su defensa y salvaguardar las responsabilidades del Estado.

• Preparar los borradores de resolución donde se atienden las pretensiones presentadas por los

funcionarios del Registro Nacional con ocasión de reconocimiento de derechos laborales tales como: sumas dejadas de cancelar, aguinaldo, vacaciones, carrera profesional, anualidades, con ocasión de las supuestas diferencias entre lo que se debe cancelar y los montos cancelados por la institución. Además se incluye la preparación de los borradores de resolución para atender los reclamos de los servidores que pretenden acogerse a su pensión.

• Realizar las investigaciones preliminares que la Dirección General y el Despacho Ministerial determinen, procediendo a valorar con fundamento en el ordenamiento jurídico vigente, si las acciones investigadas se ajustan al principio de legalidad; indicando si fuera el caso, la posible irregularidad en el actuar.

• Participar en los procedimientos de Gestión de Despido ante el Tribunal de Servicio Civil, acorte con los límites y lineamientos vertidos por la Ministra de Justicia; labor que merece la preparación del proyecto del escrito inicial de la Gestión, elaboración del proyecto donde se atiende las excepciones e incidentes presentados, asistencia a las audiencias orales y privadas, mismas que conllevan el interrogatorio de los testigos, preparación del escrito de conclusiones y si fuera conveniente, la elaboración de la contestación al Recurso de Apelación interpuesto.

14

• Preparación de los criterios jurídicos que soliciten los jerarcas instituciones, mismos que rondan la temática administrativa, laboral, registral, civil, mercantil, y cualquiera otra que sea necesaria para atender a satisfacción lo consultado.

• Participar en los procesos judiciales que determine la Dirección General, la Ministra de Justicia o la Junta Administrativa, labor que implica la preparación de los borradores de escritos a presentar en las distintas instancias judiciales, participación en audiencias orales y pública, presentación de conclusiones y, si es el caso, preparación de los proyectos de recurso que corresponda, acorde con la etapa judicial respectiva.

• Participar dentro de los procedimientos de contratación administrativa en las etapas de aprobaciones internas de los contratos, sus prórrogas y las modificaciones contractuales, así como proceder a la preparación de los convenios interinstitucionales y reajustes de precios.

• Proceder a realizar el procedimiento creado al efecto en procura de atender los acuerdos para nombramientos de certificadores ad honorem del Registro Nacional de acuerdo a cada uno de los convenios que suscribe la Junta Administrativa del Registro Nacional.

• Realizar dentro de los procedimientos de contratación administrativa a realizar un control de especies fiscales.

• Participar en las sesiones de la Junta Administrativa del Registro Nacional, en procura de brindar el soporte técnico-jurídico necesario.

Cambios habidos en el entorno durante el 2010

Durante el año 2010 se realizaron las siguientes modificaciones en nuestro ordenamiento jurídico, mismo que incide el quehacer de esta Dirección, a saber:

• Ley 8795 Modificación al Código

Notarial publicado en La Gaceta NO. 11, del 18 de enero del 2010

• Convención Colectiva de Trabajo, suscrita entre el Registro Nacional y el Sindicato de Trabajadores del Registro Nacional, Pensionados y Afines (SITRARENA), homologada mediante resolución DRT-074-2010, de las 15 horas 45 minutos del día 12 febrero de 2010.

• Reglamento uso sistema Banco BCR Empresas por parte de los usuarios del Registro Nacional; Publicado en La Gaceta No. 30 del 12 de febrero del 2010

• Asimismo, como el criterio registral DGRN-0002-2010 sobre la implementación y aplicación del artículo número 7 de la Negociación Colectiva de los Trabajadores del Registro Nacional dentro de procedimiento registral de revocación de defectos.

• Reglamento del Archivo Central

del Registro Nacional, publicado

15

en La Gaceta número 56 del 22 de marzo del 2010.

• Directriz RIM-DIR-001-2010 sobre la Unificación de criterios en materia de Fideicomiso con fecha 07 de abril del 2010.

• R-DC-84-2010 Gasto Viáticos Y Transporte Funcionarios Públicos. Publicado en La Gaceta No. 103 del 28 de mayo del 2010

• Directriz DRPJ-003-2011 referente a la aplicación del artículo 29 de la Ley de Marcas y Otros Signos Distintivos.

• Ley No. 8823 denominada “Reforma de varias leyes sobre la participación de la Contraloría General de la República para la simplificación y el fortalecimiento de la gestión publica”, publicada en el Diario Oficial La Gaceta No.105 del 1 de junio del 2010.

• Ley 8805 Modificación Ley contra Hostigamiento Sexual en el empleo y la Docencia ley 7476, La Gaceta Nº 106 del 2 de junio del 2010

• Decreto Nº 36014-MP-COMEX-JModificaciones al Reglamento a la Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos, Decreto Ejecutivo Nº 24611-J del 04 de setiembre de 1995, publicada La Gaceta Nº 117 del 17 de junio del 2010.

• DGRN-003-2010, Trámite de

documentos que contengan operaciones de carácter mercantil e inmobiliario.

• Directriz DSR-01-2010 Requisitos de los procedimientos en trámites de placas.

• Modificación al Reglamento del

Servicio de Apartados del Registro Nacional, Publicada en La Gaceta N° 202 del 19 de octubre 2010.

• Decreto Nº Nº 36191-J-H

Régimen salarial para dictaminador de Fondo institucional de la Dirección de Propiedad Industrial del Registro Nacional, Publicado en la Gaceta n° 202 de 19 octubre 2010

Acciones emprendidas para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno de la Dirección, durante el 2010.

Previa exposición de los distintos mecanismos ideados por esta Unidad para el cumplimiento de las disposiciones de control interno, en atención a las políticas estratégicas institucionales, conviene aclarar que las acciones adoptadas tienen como fin promover procesos gerenciales coherentes, fomentando un sistema de valores y un clima organizacional agradable.

En este sentido se procura la satisfacción de las necesidades de nuestros superiores jerárquicos, realizando actividades que fomenten el principio de seguridad jurídica, propiciando la creación de procesos internos ágiles, eficientes y seguros y brindando los insumos necesarios a los servidores para contar con un personal idóneo.

16

En este orden de ideas se adoptaron medidas para asegurar la coordinación de acciones clave con otras unidades de la institución, así por ejemplo, se materializó por circular DGRN-018-2010 emitida por el Director General en fecha 14 de Diciembre del 2011 que indica que la presentación y recepción de documentos a los distintos diarios u oficinas del Registro Nacional por parte de las personas mayores de dieciocho años nacionales, residentes extranjeros y de las personas menores de edad mayores de quince y menores de dieciocho años, así como la circular registral DGRN-03-2011, procedimiento de inscripción de los derechos de autor, a favor de la Junta Administrativa del Registro Nacional.

Asimismo se mantiene una relación directa con la Dirección Administrativa, en aras de recuperar los dineros cancelados por la Junta Administrativa, producto de las colisiones en las que intervienen vehículos institucionales. De lo anterior se mantiene una labor conjunta tendiente a la recuperación de los fondos públicos, mediante la aplicación del Reglamento de Cuentas por Cobrar de la Junta Administrativa del Registro Nacional.

Se continúa la coordinación con la Proveeduría Institucional, respecto a la documentación que debe acompañar las distintas gestiones que dicho Departamento remita a esta Dirección Jurídica, a efecto de no entorpecer ni atrasar las gestiones que sobre este proceso deban tramitarse. Ello implica una labor de ajuste constante, procurando salir avante de manera satisfactoria con las encomiendas que sobre esta materia recaen en la Dirección Jurídica.

Sobre este mismo orbe, se solicitan como mínimo informes de labores mensuales, para controlar las labores asignadas a las distintas coordinaciones y en particular a cada funcionario del Departamento, ponderando igualmente el volumen y complicación del trabajo asignado a cada colaborador.

A partir de las modificaciones de la normativa, doctrina y jurisprudencia nacional, se continuó incentivando la participación de los funcionarios en capacitaciones varias a efecto de aumentar los sesgos informativos.

Se realizaron actividades de capacitación continua respecto de la materia tratada en esta Dirección Jurídica, en particular no solamente se realizó procesos de capacitación, sino un proceso de retroalimentación con los funcionarios de la unidad que no asistieron a la misma, lo anterior a partir de la remisión de la documentación normativa, doctrinaria y jurisprudencia entregada en dichas capacitaciones.

Dentro de esta unidad se mantiene un registro sobre el cumplimiento de las órdenes relativas a recomendaciones y disposiciones para mejorar controles, siendo que las disposiciones emitidas por los jerarcas institucionales fueron puestas en conocimiento de los funcionarios que componen la Unidad, propiciando además el acatamiento de las directrices específicas en cuanto al formato y contenido de los proyectos de resolución a realizar. Por lo que se continúa con el cumplimiento del procedimiento para la emisión de circulares y criterios, acorde con lo dispuesto por el señor Director General en su oficio DGRN-05-2007.

17

Principales logros alcanzados durante el 2010 y el estado de los proyectos más relevantes en el ámbito de la unidad.

Anterior a la exposición de las labores realizadas por esta Dirección Jurídica, conviene establecer que durante el 2010 se fortalecieron cinco subprocesos de trabajo, concretamente: Control de la Gestión, Procedimientos Administrativos Disciplinarios, Criterios Jurídicos y Procesos Judiciales, Contratación Administrativa y Reclamos Administrativos.

Para lo cual, se expondrán las principales acciones realizadas en cada una de estos subprocesos para la satisfacción de los objetivos institucionales.

En el caso del proceso Control de la Gestión se da seguimiento a lo estipulado según la Ley de Control Interno número 8292, realizando un control de todos los procesos de la Dirección Jurídica, así como cumplimentando las matrices de seguimiento a presentarse trimestral, semestral o anualmente, a petición de la Contraloría General de la República.

Por otra parte se realiza una labor de apoyo con la Directora de la Dirección Jurídica, coadyuvando con las funciones propias del Control Interno, así como colaborando con el control, autorización y fiscalización de los procesos laborales, contenciosos, tránsitos y administrativos que se tramitan en esta Dirección. Se Colabora con la Jefatura en la elaboración de los planes, proyectos y programas, mediante el aporte de conocimientos sobres aspectos jurídicos, mejorando la eficiencia en el servicio que se presta y con el fin de lograr los objetivos planteados

En el caso del subproceso de Procedimientos Administrativos Disciplinarios se expondrá la tramitación principal de tres tipos de procedimientos, a saber:

Investigaciones preliminares, procedimientos administrativos disciplinarios y gestiones de despido.

18

En el año 2010 se realizó el trámite de una gestión de despido, por presuntas irregularidades en las que incurrió la investigada, como fue salir varias veces del país estando incapacitada y por pérdida de confianza por parte de la Administración, el cual se declaró con lugar la gestión de despido, mediante la resolución dictada por el Tribunal de Servicio Civil, número resolución 11594 del Tribunal de Servicio Civil de las 8:45 horas del 19 de julio del 2010.

Sin embargo, se atendieron una cierta cantidad de Recursos de Apelación con ocasión de las determinaciones adoptadas por los Jefes o Directores

que laboran en el Registro, por lo que los funcionarios institucionales están asistiendo a los mecanismos ideados por la Ley General de la Administración Pública, para recurrir las disposiciones de sus superiores.

Para finalizar, existe una constante en tanto el estudio y preparación de proyectos de respuesta por los reclamos por errores registrales, quejas, denuncias y un alrededor de diez recursos de amparo atendidos por toda la Dirección Jurídica y demás cuestionantes o inquietudes presentadas por los usuarios de nuestro servicio público.

En el caso de los aspectos tratados en el subproceso de Criterios Jurídicos y Procesos Judiciales, existió un aumento en la labor encomendada, ya que tanto la solicitud de criterios jurídicos como la interposición de procesos judiciales se incrementaron.

En particular, durante el año 2009 se tramitaron 17 procesos judiciales y un aproximado de 37 procesos nuevos durante el año 2010, además de 3 juicios de tránsito.

19

Conviene aclarar que la duración de estos procesos dependerá de su clase y nivel de complicación, el cual existe todavía procesos activos desde el año 2007 a la fecha. Aunado a lo expuesto, cabe llamar la atención que este número de procesos se incrementó con la entrada en vigencia del Código Procesal Contencioso Administrativo.

Asimismo se evacuaron varias consultas legislativas sobre proyectos de ley, lo cual implica el aporte de esta Dirección Jurídica en el desarrollo normativo que al final se traduce en la concepción de la normativa aplicable en el ámbito registral. A modo de

resumen, estas son las principales temáticas abordadas en los criterios vertidos durante el 2010.

Cabe destacar, que se impartieron varias charlas sobre la aplicación del Código Contencioso Administrativo, a diferentes funcionarios del Registro Nacional, con el fin de transmitir el conocimiento adquirido e implementado en la labor diaria de esta Dirección.

Así como de las consultas presentadas por parte de la Asamblea Legislativa:

20

Asunto Expediente

PROYECTO. "Ley General para fortalecimiento de los Gobiernos Locales”

17.297

Proyecto. "Ley de Asociaciones Religiosas" 17.690

Proyecto. “Ley de fundaciones” 17.242

Proyecto. "Ley Reguladora de los contratos inmobiliarios y de la correduría de bienes raíces"

17.595

Proyecto. "Ley de tránsito por vías públicas terrestres y seguridad vial"

17.485

Proyecto. "Reforma del artículo 35 del Código Civil de la Constitución del usufructo sobre bienes muebles"

15.029

Proyecto de Ley. "Código Municipal" 17.420

Proyecto. Ley de competitividad del Estado Costarricense" 17.623

Proyecto. “Ratificación del nombramiento de los miembros del Tribunal Registral Administrativo.”

17.609

Proyecto. “Reforma de varios artículos de la Ley de procedimientos de observancia de derechos de Propiedad Intelectual Nº 8039, de 12 de octubre de 2000 y sus reformas. Ley para proteger el derecho a la educación frente a los excesos cometidos en las Leyes de propiedad intelectual”

17.342

Proyecto. “Ley de creación de bono familiar de vivienda integral que autoriza el subsidio del bono familiar de vivienda en edificaciones con viviendas en primera y segunda planta sin sometimiento al régimen de condominio y en derechos no localizados.

17.524

21

Por último, conviene aclarar que esta Dirección Jurídica participó activamente en la preparación de los reglamentos:

Tema de reglamento

• Reglamento uso sistema Banco BCR Empresas por parte de los usuarios del Registro Nacional

• Modificación al Reglamento del Servicio de Apartados del Registro Nacional, Publicada en La Gaceta N° 202 del 19 de octubre 2010

• Reglamento del Archivo Central del Registro Nacional, publicado en La Gaceta número 56 del 22 de marzo del 2010.

• Decreto Nº36191-J-H Régimen salarial para dictaminador de Fondo institucional de la Dirección de Propiedad Industrial del Registro Nacional, Publicado en la Gaceta n° 202 de 19 octubre 2010

En lo que respecta al subproceso de Contratación Administrativa, durante el 2010 se confeccionaron un total de nueve contratos con ocasión de los procesos de Licitación pública, abreviada y contratación directa. Dentro de ello cabe rescatar la trascendencia de los procesos implementados durante el año 2010, mismos que rondaron temática tales como: Solución de almacenamiento y respaldos del Registro Nacional, Compra de equipo de cómputo, Contratación con el Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica para la preparación y formación de expedientes digitales catastrales – registrales y la validación de mapas catastrales, Compra de materiales para la confección de placas metálicas para vehículos, así mismo se realizó un

total de ciento trece aprobaciones internas y nueve vistos buenos.

Además, sobre este proceso recae la preparación de convenios con municipalidades, instituciones del sistema bancario nacional y convenios de cooperación institucional de algún tipo. Principalmente, durante el 2010 se prepararon convenios con el Banco de Costa Rica, Unidad Ejecutora, Instituto Nacional de Seguros, Consejo Superior Notarial, así como la elaboración de convenios de regionalización, con sus respectivos acuerdos de nombramientos.

Asimismo, sobre este subproceso recae la preparación de varios criterios de contratación como por ejemplo, Derogatoria artículo 4 del Reglamento al artículo 50 de la Ley de

22

Derechos de Autor y Derechos Conexos, Solicitud de la CCSS, traslado de ortofotos, Validación el borrador del procedimiento para el reclutamiento, selección y nombramiento del sub auditor interno del Registro Nacional, así como la viabilidad legal para la exigencia e imposición de la variación de todas las placas de la flota vehicular del país, por un nuevo sistema alfanumérico

Lo anterior denota trascendencia de la labor realizada por el personal destacado en esta Dirección,

desprendiéndose que gran parte de la proyección social y facilidades otorgadas a los funcionarios, se debe a los bienes y servicios adquiridos en razón de los procesos de contratación citados.

En lo que concierne al subproceso de reclamos administrativos, se preparan los borradores de resoluciones ante los reclamos presentados por ocasión del pago de extremos laborales por pensión, despidos o ceses, aumentos anuales, carrera profesional y por defunción.

Esta labor se realiza de manera conjunta con los Departamentos de Recursos Humanos y el Departamento Financiero, presentándose dificultades en la atención de los reclamos producto de la falta de presupuesto y los retrasos

en el envío de las certificaciones solicitadas. En razón de lo anterior, se da continuidad al cumplimiento de la Circular DGRN-06-2008, con el fin de unificar el procedimiento para la atención oportuna de los reclamos administrativos.

No cabe indicar, que varios de mis colaboradores y la suscrita participamos en diferentes comisiones de la institución con el fin

de participar, colaborar y asesorar colaborar en las reuniones a las cuales sean convocadas y se relacionen directamente con sus respectivos temas:

23

• Comisión Web.

• Comisión traslado del Instituto Geográfico Nacional.

• Comisión acoso laboral.

• Comisión de elaboración del Código de ética.

• Comisión de rescate de valores.

• Comisión de tecnología de la información.

• Comisión Reglamento Autónomo del Registro Nacional.

• Comisión de las Normas Internacionales de Contabilidad.

Además se forma parte con un miembro propietario y un miembro suplente en la Junta de Relaciones Laborales de la institución.

Capacitación Actividades de Capacitación

Dentro del proceso de capacitación, los funcionarios de esta Asesoría Jurídica han participado en las siguientes actividades de capacitación:

• Curso Análisis teórico práctico de

la C.A. en el marco del nuevo código procesal contencioso

administrativo. Funcionarios participantes: Patricia Quesada León, Ericka Fallas Garro, Arlene González Castillo y Manrique Vargas Rodríguez.

• Seminario- taller contratación administrativa 2010- manejo de licitaciones y contratos con el estado. Funcionarios participantes: Zarela González Castillo y Helen Serrano Salazar.

• Seminario- Taller Demanda Contestación y Admisibilidad en el Actual Proceso Contencioso Administrativo. Funcionarios participantes: Guadalupe Ortiz Mora, Marcela Arroyo Fonseca, Ana Lorena Lizano Díaz y Luis Castro Fonseca.

• Seminario Jurisprudencia en Contratación Administrativa 2011. Funcionarios participantes: Zarela González Castillo y Arlene González Castillo.

• 32 Conferencia Internacional de Autoridades de Protección de Datos, Funcionaria participante: Arlene González Castillo.

24

Unidad De Desarrollo Estratégico Institucional Naturaleza Jurídica El marco legal que regula las funciones que se realizan en la UDEI, se sustenta en la siguiente normativa: Ley N° 5525 de Planificación Nacional. Artículo 3, inciso b) del que indica la conformación del Sistema Nacional de Planificación:

“…las unidades u oficinas de planificación de los ministerios, instituciones descentralizadas y entidades públicas locales y regionales”

Artículo 4. “Los organismos del Sistema Nacional de Planificación dependerán de las autoridades superiores de cada entidad, a saber: el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, del Ministro, las demás unidades u oficinas de planificación, de los Ministros de Gobierno y del personero ejecutivo de más alta jerarquía de las instituciones descentralizadas, según el caso...” Decreto Ejecutivo N° 23323-PLAN: Reglamento General Del Ministerio De Planificación Nacional Y Política Económica En el Decreto Ejecutivo 23323-PLAN, del 18 de mayo de 1994, se indica en el artículo 2. “A través del Ministro de MIDEPLAN, el Presidente de la República dará a sus Ministros y

Jerarcas de instituciones descentralizadas, las directrices necesarias a fin de hacer cumplir el Plan Nacional de Desarrollo, las que serán de acatamiento obligatorio. En caso de incumplimiento se actuará según lo establecido por el artículo 98 de la Ley General de la Administración Pública.” Asimismo, en el artículo 6, de este decreto se indica la obligación del suministro de la información. “Para el cumplimiento de sus objetivos MIDEPLAN solicitará a los órganos y entes de la Administración Pública toda la información que requiera. Las instituciones públicas están obligadas a suministrar dicha información dentro de los ocho días siguientes a la solicitud.”

Ley 8131 Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Una vez más se advierte la necesidad de contar en el sector público con unidades responsables de planificar, evaluar y dar seguimiento a la gestión institucional. Artículo 4.

“Todo presupuesto público deberá responder a los planes operativos institucionales anuales, de mediano y largo plazo, adoptados por los jerarcas respectivos, así como a los principios presupuestarios generalmente aceptados; además, deberá contener el financiamiento asegurado para el año fiscal correspondiente, conforme a los criterios definidos en la presente Ley. El Plan Nacional de Desarrollo

25

constituirá el marco global que orientará los planes operativos institucionales, según el nivel de autonomía que corresponda de conformidad con las disposiciones legales y constitucionales pertinentes” Ley N° 8292 de Control Interno Debe existir una instancia responsable de acatar las disposiciones de esta ley, tal y como se establece en su contenido. Artículo 3. La Contraloría General de la República dictará la normativa técnica de control interno, necesaria para el funcionamiento efectivo del sistema de control interno de los entes y de los órganos sujetos a esta Ley. Dicha normativa será de acatamiento obligatorio y su incumplimiento será causal de responsabilidad administrativa. La normativa sobre control interno que otras instituciones emitan en el ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas, no deberá contraponerse a la dictada por la Contraloría General de la República y, en caso de duda, prevalecerá la del órgano contralor. Debido a las competencias de los funcionarios integrantes de la unidad, se considera la pertinencia de contribuir en el cumplimiento del artículo13 inciso c. “Evaluar el funcionamiento de la estructura organizativa de la institución y tomar las medidas pertinentes para garantizar el cumplimiento de los fines institucionales; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.”

Además de lo relacionado con el plan anual operativo, artículo 14, inciso c. “a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazos” Esta Ley, también recalca la importancia y necesidad de contar con unidades de planificación que coadyuven en el mantenimiento, evaluación y seguimiento de las acciones definidas en el proceso de autoevaluación de control interno. Objetivos Objetivo general: Asesorar a la Junta Administrativa y a la Dirección General en la formulación y aplicación de las políticas institucionales, planes, programas, proyectos, y en la asignación de recursos basados en los objetivos de corto, mediano y largo plazo propuestos por la institución. Objetivos específicos: 1. Contribuir al fortalecimiento

institucional para una gestión ágil y oportuna.

2. Brindar un ordenamiento metodológico al accionar institucional para mejor uso de los recursos.

3. Propiciar información acerca de los resultados de la labor institucional que contribuya en la toma de decisiones.

4. Contribuir con el cumplimiento del control interno para un mayor ordenamiento de la labor institucional.

26

Cambios en el entorno: Marco legal • Modificación de las Normas de

control interno para los sujetos

privados que custodien o

administren, por cualquier título,

fondos públicos.

• Negociación Colectiva 2011

• Nº 33678-MP-MEIC Reglamento sobre los Programas de Mejora Regulatoria y Simplificación de Trámites dentro de la Administración Pública.

• Ley 8905, Reforma del artículo 2 de la Ley Nº 5695, Creación del Registro Nacional, y sus reformas; y modificación de la Ley Nº 59, Creación y organización del Instituto Geográfico Nacional, de 4 de julio 1944, y sus reformas.

• Nº 35509-J Reglamento de Organización del Registro Inmobiliario.

Logros

1. Disponibilidad de las herramientas informáticas: “Sistema Institucional Estadístico” y “Cuadro General de Certificaciones”.

2. Elaboración del plan operativo de mediano plazo del Registro de Bienes Muebles, Registro Propiedad Industrial y Registro de Derechos de Autor.

3. Ajustes a la metodología de Control Interno.

4. Actualización de veinte procedimientos de primer y segundo nivel.

5. Elaboración de las políticas institucionales sobre Salud

Ocupacional y Calidad en el Registro Nacional.

6. Actualización de la Misión Institucional.

7. Incorporación de aproximadamente 150 trámites que se realizan en el Registro Nacional al Catálogo de Trámites en la web del Ministerio de Economía Industria y Comercio.

8. La jefatura es parte del equipo de evaluadores del Premio a la Calidad, el cual es impulsado por MIDEPLAN.

9. Modificaciones en la estructura organizativa: Registro Inmobiliario, Registro de Propiedad Intelectual y de la instancia asesora Control y Fiscalización.

27

Contraloría de Servicios

La Contraloría de Servicios es la instancia encargada de garantizar y promover la calidad y la seguridad de la actividad registral , de manera que la prestación de los servicios que brinda el Registro Nacional en relación con sus usuarios adopte una forma eficiente , honesta, transparente, confiable, dinámica, flexible y moderna.

Toda persona física o jurídica podrá plantear ante la Contraloría de Servicios del Registro Nacional dudas, sugerencias, quejas, reclamos, iniciativas orales o en forma escrita, respecto de los servicios prestados o sobre las actuaciones de funcionarios en el ejercicio de sus labores, cuando se estime que afectan directa o indirectamente los servicios prestados. Asimismo, podrá plantear denuncias formales y por escrito cuando así se requiera. Para todos estos casos contará con un plazo de treinta días hábiles que se deben contar desde que se produjo la falta o desde su conocimiento efectivo por parte del agraviado.

Funciones

Las principales funciones de la Contraloría de Servicios del Registro Nacional. Velar preventivamente por la prestación de los servicios en la sede central y en las regionales, identificando deficiencias, y derivar de ahí recomendaciones y propuestas, que conlleven a la modernización de los servicios.

Fiscalizar los Módulos de Información y Orientación al usuario a fin de garantizar su profesionalización y proponer instrumentos de comunicación tales como instructivos, guías, manuales y señalización, que orienten a los usuarios en sus trámites. Presentar propuestas ante el jerarca para que se adopten políticas, normas y procedimientos en procura de una prestación de servicios oportuna y eficaz. Promover procesos de modernización en la prestación de servicios. Para la Contraloría de Servicios es importante identificar deficiencias, para derivar de ahí recomendaciones y propuestas, que conlleven a mejorar la imagen de la Institución. Al igual que el año anterior, en el dos mil diez, en coordinación con el Departamento de Proyección Institucional, se asistió a algunos espacios de participación ciudadana, organizados por la Contraloría de Servicios del Instituto Costarricense de Electricidad y la Secretaría Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios de MIDEPLAN, los lugares que se visitaron fueron:

FECHA LUGARES VISITADOS

26 DE FEBRERO CIUDAD QUESADA

26 DE MARZO JACO

29 DE ABRIL TURRIALBA

30 DE ABRIL CARTAGO

25 DE JUNIO ESPARZA

23 DE JULIO LIBERIA

28

Con la distribución de panfletos y revistas se informó sobre la función de los diferentes Registros: Inmobiliario, Dirección de Servicios, Propiedad Industrial, Derechos de Autor y Derechos Conexos, Personas Jurídicas y por supuesto la Contraloría de Servicios. Los principales objetivos del Registro Nacional en esta participación ciudadana fueron: difundir los diferentes servicios que presta la Institución, entregar los requisitos necesarios para realizar dichos trámites, informar sobre los avances tecnológicos con que cuenta el Registro Nacional y evacuar diversas consultas que realizaban los ciudadanos de las comunidades a las que se visitaron. Además se dio conocer el nuevo sitio oficial del Registro Nacional: www.rnpdigital.com. Dicha información fue de gran aceptación, pero con una gran expectativa del público en general ya que cuando se asistió a dichos espacios solamente se estaban incorporando al sistema los abogados y notarios. La Contraloría de Servicios, en coordinación con los diferentes Departamentos que brindan los servicios, se revisaron las boletas de requisitos que se distribuyen a los usuarios y que en el año 2010 se dieron cambios significativos en las mismas en cumplimiento con la Ley de Simplificación de trámites.

Se elaboraron encuestas, a los usuarios, para medir el grado de satisfacción por los servicios prestados, la mayoría de encuestados se manifestaron satisfechos en el trámite que realizaron, sin embargo debido a las remodelaciones que se han realizado se eliminaron los rótulos de ubicación, lo cual este fue el principal problema que manifestaron los encuestados. Dicha situación ya ha sido comunicada a las autoridades competentes con el fin de que se proceda a su corrección.

La Contraloría de Servicios visitó las Oficinas Regionales de Puntarenas, Alajuela, Plaza Mayor, Liberia y San Carlos para dar a conocer sus funciones.

Glosario

Consultas o solicitudes de información: Se refiere a aquellas que son atendidas y resueltas de manera inmediata y no ameritan la apertura de un expediente.

Estructura: En el campo de las organizaciones públicas, son los elementos que conforman la organización formal, sus relaciones jerárquicas, líneas de dependencia y relación con otros elementos que conforman la organización.

Gestión: Se refiere a cómo se formulan y operan los servicios públicos y el trabajo detallado de las organizaciones públicas. La gestión busca desarrollar el conocimiento en

29

torno a los procesos que se dan en la organización.

Inconformidad: Se presenta cuando los usuarios internos o externos de la institución comunican por la vía oral, escrita, electrónica o cualquier otra disponible, no estar satisfechos con la calidad en la prestación de los bienes o servicios por parte de la organización o sus funcionarios. Es necesario conocer las inconformidades que emiten los usuarios para identificar las causas que ocasionan éstas y solventarlas en forma efectiva para asegurar un servicio de calidad.

Inconformidades satisfechas: Se define como la acción institucional que supone cambios en procesos, estructuras, llamadas de atención, propuestas e iniciativas que han sido atendidas directamente por la Contraloría de Servicios y que resolvieron el problema suscitado.

Inconformidades insatisfechas: Se producen cuando los usuarios internos o externos presentan alguna inconformidad sobre los productos o servicios que presta la institución, y esta no realiza alguna de las acciones indicadas en el punto anterior o las lleva a cabo sin resultados positivos.

Inconformidad por servicio o producto: Se refiere a toda inconformidad planteada por el usuario en cuanto al producto o servicio recibido.

Normativa: Se refiere a las leyes, decretos, directrices, circulares que se deben seguir y obedecer para realizar la gestión dentro de los parámetros establecidos en el marco jurídico vigente y establecido para una entidad pública.

Puesto: Conjunto de deberes y responsabilidades asignadas por una autoridad competente para que sean atendidos por un funcionario durante la totalidad o una parte de la jornada de trabajo. 1 Ejemplo: Profesional 1, Asistente Administrativo.

Organización formal e informal y ejercen una influencia directa o indirecta en la gestión y desarrollo de la organización.

Usuarios externos: Son todos aquellos demandantes de bienes y servicios que no pertenecen a la institución en cuestión, pudiendo ser integrantes de la sociedad civil o miembros o funcionarios de otras instituciones públicas.

Usuarios internos: Son todos aquellos usuarios de bienes y servicios institucionales que forman parte o son funcionarios de la institución en cuestión.

1 Dirección General de Servicio Civil, Circular IT-003-2006, Glosario de conceptos de análisis ocupacional. Enero 2006, pág. 5

30

Codificación de inconformidades

Las inconformidades presentadas por los usuarios externos se presentan codificadas con base en las siguientes dimensiones:

Información

• Accesibilidad de las instalaciones • Telefónica: dificultades que tiene

el usuario para tener acceso de manera telefónica a la institución

• Telemática: dificultades que tiene el usuario para tener acceso mediante el uso de medios electrónicos a la institución

• Calidad de la información:

Información deficiente o incompleta por parte de los funcionarios

Falta de capacidad o nivel de conocimientos del funcionario sobre el servicio o trámite

Nivel de definición de los requisitos previos o falta de claridad y definición de los requisitos necesarios para acceder al servicio

Trato a los usuarios

• Falta de amabilidad, cortesía o educación por parte de los funcionarios

• Falta de interés en ayudar al ciudadano

• Autoritarismo • Falta de equidad en el trato

• Falta de conocimientos y ayuda de los funcionarios.

• Falta capacidad en el nivel de comprensión de los problemas planteados por los usuarios

Calidad del servicio

• Falta de simplicidad del procedimiento administrativo

• Tiempos de espera excesivos (por ej. Para atención, para otorgar citas médicas, para matrículas, para servicios, etc.).

• Problemas de coordinación entre departamentos

• Petición de documentación innecesaria

• Falta de recursos humanos • Incumplimiento de horarios • Falta de cumplimiento de las

expectativas de servicio al ciudadano

• Otras incidencias en la gestión

Instalaciones

• Presencial: dificultades que tiene el usuario para tener acceso de manera física a la institución

• Inadecuada accesibilidad de las instalaciones

• Existencia de barreras físicas o arquitectónicas

• Inadecuadas condiciones ambientales y físicas

• Falta de recursos tecnológicos

• Falta de mobiliario o mobiliario inadecuado

31

• Falta de espacios o inadecuación de los existentes

Otras

• Incumplimiento de labores por parte de los funcionarios

• Incumplimiento de horarios de trabajo

• Mala utilización de los recursos de las instituciones

• Discriminación por parte de los funcionarios

Aquellas inconformidades que se consideran fuera de las dimensiones anteriores o no fueron contempladas en las mismas. Incluyen manifestaciones generales de los

usuarios sobre algunos servicios por ejemplo, cobros indebidos de impuestos, conducción irresponsable o mal uso de vehículos institucionales, falta de resoluciones administrativas, anomalías en centros educativos, anomalías en procesos de matrículas, cobros indebidos, entre otras.

Las dimensiones fueron tomadas de la Guía para la gestión de quejas y sugerencias del Ministerio de Administraciones Públicas, Madrid 2006. (www.map.es)

Deficiencias Institucionales De acuerdo a las quejas presentadas por los usuarios externos las principales necesidades son:

Estadísticas de resultado de gestión

En este apartado se incluyen los datos de las principales consultas e inconformidades presentadas por usuarios externos, así como las principales unidades de la organización que originan dichas inconformidades. En el Registro Nacional los funcionarios cuentan con Comisión de Salud Ocupacional,

Sindicato, etc., por lo cual no acuden a la Contraloría de Servicios a denunciar situaciones en el ámbito interno. Sin embargo, pueden presentarse a denunciar hechos que atenten contra los servicios que presta el Registro Nacional y que puedan dañar la imagen institucional

Deficiencia institucional Acción estratégica

1. Falta de información de los cambios que se realizan en los diferentes registros (trámites, ubicación, etc.)

Solicitar a la Dirección General que gire instrucciones para que cualquier cambio sea notificado a la Contraloría de Servicios.

2. Maltrato a los usuarios

Continuar con campañas de servicio al cliente.

3. Funcionarios de información mal capacitados

Recomendar a la Dirección General velar por lo establecido en el contrato y requisitos para nombrar dicho personal.

32

1. Consultas: En el año 2010 se recibieron 65 consultas, quejas o sugerencias

que fueron atendidas y resueltas de manera inmediata y no ameritaron la apertura de un expediente. La mayoría de casos se refieren al atraso del trámite de documentos. Tabla 1

No. Principales Consultas/Solicitudes de información

Detalle Total Recibidas Total Resueltas Total Resueltas (%)

1 Información 3 3 100,00%

2 Trato a los Usuarios 6 6 100,00%

3 Calidad del Servicio 34 34 100,00%

4 Instalaciones 6 6 100,00%

5 Otras 16 16 100,00%

2. Inconformidades: Se incluyen las inconformidades reportadas por usuarios sobre los servicios/productos que presta la institución.

Tabla 2

No.

Principales Inconformidades presentadas por Usuarios

Detalle Términos Absolutos Términos Relativos

Resueltas En

Proceso Total

Recibidas Resueltas En Proceso Total Recibidas

1 Información 1 0 1 100,00% 0,00% 100,00%

2 Calidad de la información 7 0 7 100,00% 0,00% 100,00%

3 Trato a los Usuarios 18 0 18 100,00% 0,00% 100,00%

4 Calidad del Servicio 38 2 40 95,00% 5,00% 100,00%

5 Instalaciones 6 0 6 100,00% 0,00% 100,00%

6 Otras 3 0 3 100,00% 0,00% 100,00%

Total 73 2 75 97,33% 2,67% 100,00%

33

Información Calidad de Trato a Calidad de Instalaciones Otras información usuarios servicios

34

Tabla 3

No.

Principales Inconformidades presentadas por Usuarios

Detalle Términos Absolutos Términos Relativos

Resueltas En Proceso

Total Recibidas Resueltas En

Proceso Total Recibidas

1 Horario de atención

5 0 5 100,00% 0,00% 100,00%

2 Filas Largas

5 0 5 100,00% 0,00% 100,00%

3 Atraso en trámites de documento 4 0 4 100,00% 0,00% 100,00%

4

Falta de Información sobre tramites, requisitos o mal indicada 12 0 12 100,00% 0,00% 100,00%

5 Atraso en la corrección de inscripciones 2 0 2 100,00% 0,00% 100,00%

6 Mal trato al usuario

18 0 18 100,00% 0,00% 100,00%

7 Prestación del servicio ineficiente 14 1 15 93,33% 6,67% 100,00%

8 Tarifas alta de timbres

1 0 1 100,00% 0,00% 100,00%

9 Instalaciones

6 0 6 100,00% 0,00% 100,00%

10 Cancelación de planos

3 0 3 100,00% 0,00% 100,00%

11 ***Otros

3 1 4 75,00% 25,00% 100,00%

Total 73 2 75 97,33% 2,67% 100,00%

36

3. Unidades organizacionales: Se incluye la información de las principales

unidades organizacionales que originan las inconformidades de usuarios. Es importante aclarar que sólo se incluyen las quejas que generaron un expediente; las que se solucionaron en forma inmediata se incluyen en la tabla 1.

Tabla 4

No. Principales unidades organizacionales que originan las inconformidades

Unidad Organizacional Total Inconformidades Total Inconf. (%)

1 Dirección Servicios Registrales 1 1,33%

2 Archivo 1 1,33%

3 Placas 6 8,00%

4 Diario de Mueble 3 4,00%

5 Tomos Inmueble 1 1,33%

6 Plataforma de Servicios 5 6,67%

7 Certificaciones literales 3 4,00%

8 Registro Inmobiliario 1 1,33%

9 Catastro 8 10,67%

10 Inmuebles 3 4,00%

11 Reconstrucción 4 5,33%

12 Dirección de Propiedad Industrial 2 2,67%

13 Marcas de Ganado 2 2,67%

14 Derecho de Autor 1 1,33%

15 Dirección Personas Jurídicas 2 2,67%

16 Asociaciones 1 1,33%

17 Registro Bienes Muebles (Registradores y Coordinadores) 3 4,00%

18 Dirección administrativa 5 6,67%

19 Tesorería 1 1,33%

20 Seguridad 1 1,33%

21 Recursos Humanos 1 1,33%

22 Dirección General 6 8,00%

23 Informática 1 1,33%

24 Fotocopiadora 2 2,67%

25 Contrato de Limpieza 1 1,33%

26 ASOREN (Contratos Varios) 1 1,33%

27 ASOREN Contrato de Timbres 3 4,00%

28 ASOREN Contrato Información y Orientación 6 8,00%

Total 75 100,00%

38

4. Mejoras percibidas: Se refiere a los servicios o productos que han disminuido el volumen de inconformidades en cuanto a la cantidad de inconformidades presentadas por servicios o Departamento del 2009 y 2010.

Tabla 5

No.

Servicios o productos que han disminuido el volumen de inconformidades

Detalle Total

inconformidades recibidas 2009

Total inconformidades

recibidas 2010 Variación

1 Dirección Servicios Registrales 3 1 -66,67%

2 Microfilm Consulta 3 0 -100,00%

3 Archivo 3 1 -66,67%

4 Placas 22 6 -72,73%

5 Diario de Inmuebles 4 0 -100,00%

6 Diario de Muebles 3 3 0,00%

7 Diario de Catastro 2 0 -100,00%

8 Tomos Inmuebles 0 1 100,00%

9 Plataforma de Servicios 13 5 -61,54%

10 Certificación Planos 1 0 -100,00%

11 Salida de País 2 0 -100,00%

12 Certificaciones literales 4 3 -25,00%

13 Registro Inmobiliario 0 1 100,00%

14 Catastro 3 8 166,67%

15 Inmuebles 14 3 -78,57%

16 Reconstrucción 8 4 -50,00%

17 Dirección de Propiedad Industrial 1 2 100,00%

18 Marcas de Ganado 0 2 100,00%

19 Derechos de Autor 0 1 100,00%

20 Dirección de Personas Jurídicas 7 2 -71,43%

21 Asociaciones 0 1 100,00%

22 Registro Bienes Muebles (Registradores y Coordinadores) 6 3 -50,00%

23 Dirección Administrativa 21 5 -76,19%

24 Tesorería 0 1 100,00%

25 Seguridad 4 1 -75,00%

26 Recursos Humanos 0 1 100,00%

27 Dirección General 15 6 -60,00%

28 Informática 7 1 -85,71%

29 Fotocopiadora 0 2 100,00%

30 Contrato de Limpieza 0 1 100,00%

31 ASOREN (Contratos Varios) 0 1 100,00%

32 ASOREN Contrato de Timbres 6 3 -50,00%

33 ASOREN Cont Información y Orientación 13 6 -53,85%

34 ASOREN Soda 1 0 -100,00%

35 Dirección de Regionales 7 0 -100,00%

Total 173 75

39

5. Distribución de usuarios: Se incluye las quejas o sugerencias de los servicios o productos estratégicos que brindó la institución, en los años 2009 y 2010.

Tabla 6

No.

Servicios o productos que han disminuido el volumen de inconformidades

Detalle Total

inconformidades recibidas 2009

Total inconformidades

recibidas 2010 Variación

1 Información 22 8 -63,64%

3 Trato a los Usuarios 27 18 -33,33%

4 Calidad del Servicio 84 40 -52,38%

5 Instalaciones 25 6 -76,00%

6 Otras 15 3 -80,00%

Tabla 7

40

No.

Distribución de usuarios por servicio/producto

Detalle servicio/producto Usuarios 2009 Usuarios 2010 Variación

1 Horario de atención 4 5 25,00%

2 Filas Largas 6 5 -16,67%

3 Atraso en trámites de documento 12 4 -66,67%

4 Falta de Información sobre tramites, requisitos o mal indicada 13 12 -7,69%

5 Atraso en la corrección de inscripciones 8 2 -75,00%

6 Estacionamiento 10 0 -100,00%

6 Mal trato al usuario 28 18 -35,71%

7 Prestación del servicio ineficiente 38 15 -60,53%

8 Sistema Informático deficiente 3 0 -100,00%

9 Ausencia de jabón, papel y secadores de manos en Servicios sanitarios de usuarios 2 0 -100,00%

10 Tarifas alta de timbres 12 1 -91,67%

11 Impedimento de ingreso por vestimenta 4 0 -100,00%

12 Instalaciones 13 6 -53,85%

13 Consulta de requisitos o tramites 6 0 -100,00%

14 Cancelación de planos 0 3 100,00%

15 ***Otros 14 4 -71,43%

Total 173 75 -56,65%

Información Trato a usuarios Calidad de Instalaciones Otras servicios

41

Aspectos a mejorar

De acuerdo con la percepción de los usuarios, los principales aspectos que se deben mejorar en la prestación de los servicios o productos institucionales son:

1. El trato al usuario. 2. La percepción del usuario sobre

los servicios brindados. 3. El servicio que brindan los

funcionarios de Información. 4. Mejorar los espacios físicos donde

se atiende público, especialmente en el Departamento de Placas donde hay mucho ingreso de personas y el espacio es pequeño

Recomendaciones a las autoridades superiores 1. El usuario considera el servicio

rápido, pero en algunos casos el trato hacia el usuario es indiferente e incluso recibieron un maltrato.

2. Rotular adecuadamente la Institución.

3. Hacer cumplir el contrato de los funcionarios de información. En muchas ocasiones se contrata una persona para que venga a sustituir a un funcionario de información por un día y esta no ha recibido la capacitación correspondiente.

4. Las remodelaciones y pruebas de alarmas causan inconvenientes a los usuarios (ruido, polvo, etc.) y pueden causar accidentes. Sería conveniente hacerlas fuera de horarios de atención al público.

42

Departamento de Proyección Institucional Objetivo General Desarrollar, producir e implementar la acción estratégica de proyección institucional con el fin de influir en los públicos con los que converge la institución, producir efecto en sus conocimientos, actitudes, opiniones y conducta, de manera que se conforme una imagen favorable de la institución, identificación del recurso humano, una comunicación efectiva y oficial tal y como lo establecen los objetivos institucionales. Objetivos específicos

• Contribuir en la toma de decisiones estratégicas para el buen funcionamiento de la institución y mejoramiento de la imagen institucional.

• Desarrollar e implementar en la institución el Plan anual estratégico de la información, que se desarrolle en forma paralela e integral a los procesos de desarrollo organizacional.

• Promover la institución externamente por medio de campanas de comunicación, publicidad y mercadeo y mantenimiento de la línea de estilo institucional.

• Establecer canales internos de comunicación que contribuyan a mejorar la comunicación entre la administración y los funcionarios.

• Promover la institución social y culturalmente propiciando un importante intercambio y cooperación abierta al servicio de la sociedad.

Funciones

• Asesorar a la Dirección y Subdirección general en materia de su competencia.

• Transmitir en forma efectiva, oportuna y con calidad sobre la base de los lineamientos superiores, la información sobre órdenes, datos, instrucciones, informes y pautas de trabajo en general, a los funcionarios de la Institución, que permita la realimentación, la evaluación y contribuya en la toma y ejecución de decisiones para el buen funcionamiento de la organización.

• Divulgar en forma efectiva y oportuna los fundamentos, principios básicos, políticas, objetivos, reglamentos y procedimientos de la organización, con el fin de motivar su cumplimiento y propiciar la interrelación de los funcionarios hacia el logro de los objetivos institucionales.

• Informar con oportunidad y calidad sobre los procesos de modernización, aspectos reglamentarios, materia registral y asuntos de interés, para que la población costarricense apoye el desarrollo de la institución y se identifique con la ejecución de los proyectos y avances institucionales.

• Elaborar e implementar el Plan Estratégico de la Información Institucional con base en las evaluaciones periódicas de su funcionamiento e impacto, a fin de que la comunicación se realice en forma paralela e integral y facilite el desarrollo de la Institución.

43

• Diseñar y producir con calidad y oportunidad, el material audiovisual e impreso con base en plataformas publicitarias desarrolladas, con el fin de respaldar y obtener los materiales que complementan las labores de la gestión sustantiva, imagen institucional, etc.

• Formular el presupuesto del Plan estratégico de comunicación institucional, con base en la programación operativa anual, políticas institucionales y las pautas normativas establecidas para la presupuestación, a fin de asignar a las diferentes áreas que conforman el Registro Nacional, los recursos necesarios que les permita desarrollar estrategias de información en forma eficiente y eficaz.

• Analizar periódicamente con los registros y jefaturas respectivas, el desarrollo y la ejecución de acciones de su ámbito de responsabilidad, a fin de precisar la necesidad de correcciones y de hacer los ajustes respectivos.

• Plantificar y desarrollar actividades institucionales generales y/o específicas de cada área del registro, llevando a cabo la coordinación necesaria con funcionarios y/o instituciones externas. Así como tener presencia del Registro Nacional en actividades de interés.

• Contribuir con el desarrollo de proyectos institucionales que se requieran.

• Asesorar y capacitar a los funcionarios de la institución sobre la proyección de sus áreas, acorde con las políticas institucionales.

• Coordinar con las diferentes instancias del Registro Nacional la formulación, seguimiento y ejecución del presupuesto destinado a la comunicación y proyección de sus áreas. Acciones estratégicas emprendidas En su tercer año de creación el depto. De Proyección Institucional ha logrado fortalecer la labor de proyección de la Institución, maximizar el aprovechamiento de los recursos, obtener mejores resultados y cumplir con los objetivos del plan estratégico institucional y demás normativas relacionadas.

Eventos

Celebración Día Internacional de la Mujer Con el fin de conmemorar el día internacional de la Mujer, el 9 de marzo se realizó una actividad para todas las funcionarias del Registro Nacional, la cual consistió en un desayuno y una obra de teatro relacionada con el tema de género, se contó además con la participación de la Presidenta Laura Chinchilla, quien dirigió un emotivo discurso a las presentes, así como la colaboración de la Asociación solidarista de empleados (ASOREN). Feria internacional de inversionistas (PROCOMER) Se conto con un stand informativo sobre los servicios del Registro Nacional, en la Feria de inversionistas extranjeros organizada por PROCOMER en el mes de mayo, en la

44

sala de Conferencias del Hotel Herradura.

Feria del Poder Judicial

Como parte de la celebración del Año Judicial, el Registro Nacional estuvo presente en la Feria Judicial realizada en el mes de abril, en esta oportunidad además de ofrecer información sobre los servicios se impartieron charlas orientadas a aspectos de seguridad registral de los bienes inscritos.

Celebración de Día de la Tierra

Como parte de la celebración del Día de la Tierra celebrada el 22 de abril de cada año nuestra institución realizó la siembra simbólica de 35 árboles entre cedro, madero y frutales en las zonas verdes de la Institución con representantes de cada dirección.

Celebración del día Mundial de la Propiedad Intelectual “La Innovación Tiende Puentes” Los días 26, 27 y 28 de abril del 2010 se realizó una feria en las instalaciones de la sede central del Registro Nacional bajo el lema “La innovación tiene puentes”. Se contó con la participación de stand a cargo de varias empresas relacionadas con la innovación tecnológica entre estas, Grupo Monge, Universidad de Costa Rica, Instituto Nacional de Aprendizaje INA, ICE, RACSA. Además, se capacito en materia de patentes, de derecho de autor y sobre marcas a través de capacitaciones impartidas por funcionarios del Registro de la Propiedad Industrial y el Registro de Derecho de Autor y Derechos Conexos a estudiantes de diferentes instituciones de enseñanza que visitaron la feria entre estos el Colegio Vacacional de Artes y Oficios de Cartago, el Colegio Técnico Profesional de San Marcos de Tarrazú y el Instituto Nacional de Aprendizaje INA. La organización y el desarrollo logístico de la feria estuvo a cargo del Departamento de Proyección Institucional en estrecha coordinación con los Registros de Propiedad Industrial y Derechos de Autor.

45

“Seminario subregional de capacitación para altos funcionarios sobre medidas en frontera para la protección de los derechos de Propiedad Intelectual 2010” Se realizó la organización logística del seminario el cual fue coordinado juntamente con los Registros de Derecho de Autor, Propiedad Industrial y con la Organización de la Propiedad Intelectual (OMPI). Se contó con la participación de funcionarios internos, trabajadores de aduanas y representantes de España, México, Nicaragua, Panamá, Guatemala y el Salvador. Se llevo a cabo los días 22, 23 y 24 de junio 2010.

Día del Funcionario Público Por medio del Decreto Ejecutivo #33657 MP, suscrito en su momento por el señor Presidente de la República Oscar Arias Sánchez, conjuntamente con el Ministro de la Presidencia a.i., Lic. Roberto Thompson Chacón; se establece el día 30 de mayo de cada año, como el Día del Funcionario Público y del Sistema de Méritos en la función pública. En esta ocasión, la celebración en nuestra institución se llevó a cabo el 28 de mayo de 2010, donde se resalto la importancia de la integridad del Funcionario público y la envestidura que este tiene, gracias a la charla brindada por el motivador Fabián Zolo, la participación del personaje de La Benigna, hizo reír a más de uno con sus ocurrencias, y destacó la importancia de vivir con valores tales

como la humildad, la honestidad y el respeto.

Feria de Ahorro y Reciclaje El Registro Nacional en su interés de colaborar con su responsabilidad social ambiental se unió al programa de conservación del planeta, realizando del 24 al 28 de mayo la primera Feria de Ahorro y Reciclaje (ahorro de agua, electricidad y reciclaje de papel)

Con ello se logró una alianza entre Kimberly Clark y el Registro Nacional como socios estratégicos del Reciclaje, el Registro Nacional recibió un diploma como reconocimiento a su interés por el medio ambiente.

Con esta iniciativa el Departamento de Proyección Institucional en coordinación con la Comisión Institucional de Gestión Ambiental, realizan la recolección mensual de papel entre los funcionarios y se pretende poder ampliar la recolecta a otro tipo de productos como el plástico y los tonners.

46

Feria de Salud Ocupacional

Durante la semana del 6 al 10 de setiembre se realizó la Feria de Salud Ocupacional en coordinación con la Comisión Institucional de Salud Ocupacional donde diariamente se impartieron charlas de mucho interés direccionadas a la prevención de accidentes laborales. Participaron stand de empresas relacionadas con la materia, entregas de brochures informativos y capsulas anti estrés a los funcionarios asistentes. Como parte de las actividades el 9 de setiembre se realizó una actividad de bien social para los niños del Cen Cinai de Zapote en el Auditorio Institucional, donde se presentó el personaje de Ronald Mc Donalds quien los lleno de risas y obsequios.

XI Congreso Internacional de Geomática: Geodesia, Topografía y Catastro en tiempo real

Se celebró los días 16, 17 y 18 de setiembre en el Centro de Conferencia del Hotel Ramada Herradura. El Registro Nacional con el objetivo de dar a conocer y promocionar su nuevo sitio web www.rnpdigital.com instaló un stand promocional con información relacionada al sitio y a la institución, además, como parte del

stand se montó un área de capacitación tipo “aula abierta” y se elaboró un video de navegación que se proyectó como apoyo a los funcionarios que impartían las charlas. Se logró incluir material informativo-promocional de rnpdigital.com en los folder de los participantes lo cual generó un gran interés entre el público asistente, quienes de manera constante se acercaron a stand a recibir la charla.

De esta forma se logró alcanzar a un público estratégico para el proyecto como lo son los topógrafos, y se logró no solo promocionar el sitio sino enfocar los recursos en la promoción del producto de consulta de imagen y literalidad de los planos recién salido en ese momento.

Día del funcionario Registral

El 2010 fue un año de celebración, 145 años de la función registral en Costa Rica, motivo por el cual en todos los productos promocionales e informativos internos y externos se promovió la celebración y el logotipo de aniversario que se diseñó para tal fin.

47

Por esta razón, la gran familia registral celebró sus 145 años a lo grande. La actividad conmemorativa oficial se llevó a cabo en el Auditorio Institucional, en esta se distinguió a funcionarios que por su dedicación a la Institución se hacen merecedores de esta. Se homenajearon a los funcionarios pensionados a los que se les hizo entrega de la placa que tradicionalmente los distingue como tal, se realizó una distinción a funcionarios de 30, 25 y 20 años de labor continua en la Institución. Se llevó a cabo un merecido reconocimiento a la Brigada de Emergencias por sus años de servicios. Como actividad artística y cultural nos engalanó la presencia del cantautor nacional el Sr. Humberto Vargas y la animación característica del personaje de La Benigna

Día de los Valores En estrecha coordinación con la Comisión Institucional de Valores, se celebró el día Nacional de los Valores, con un evento el día 15 de Octubre para resaltar entre funcionarios y clientes la importancia de los Valores tanto a nivel Institucional como personal. Se contó con una charla motivacional a cargo del Señor Sixto Porras la cual estuvo muy concurrida y por parte de la comisión se hizo entrega a los funcionarios de un minillavero de bolsillo con el lema “Enciende tus valores”.

Feria de la Salud Durante la semana del 18 al 22 de Octubre en colaboró con el proceso de Salud y Seguridad ocupacional de la institución para la realización de la Feria de la Salud, en esta oportunidad se logró reunir una cantidad importante de especialistas en salud con el fin de que los funcionarios tuvieran información, posibilidad de consulta y exámenes médicos a precios especiales o gratuitos en algunos casos. XIX Jornada de Derecho Notarial Bajo el lema “La Formación del Notario y Creación del Colegio Notarial”, se llevó a cabo la XIX Jornada de derecho Notarial los días 16, 17, 18 de noviembre. La actividad se realizó en coordinación con el Instituto Costarricense de Derecho Notarial (ICODEN), la participación del Registro Nacional fue a nivel logístico y de apoyo.

48

Navidad Registral

Actividad para los hijos de los funcionarios

El 3 de diciembre el auditorio institucional se lleno de alegres caritas que ansiosamente esperaban la llegada de los personajes de la conocida película Toy Story.

Esta actividad tuvo tanta acogida que se debió realizar una segunda función; además de la presentación del show de Ronald McDonald, para abarcar la demanda entre los funcionarios. También los niños tuvieron la oportunidad de fotografiarse con los personajes.

Inauguración de la Navidad Registral El 10 de diciembre se inauguró de manera oficial la llegada de la navidad a la institución por parte del señor Director Dagoberto Sibaja, y se realizó la bendición de la institución con el Capellán institucional. Como presentación artística la Orquesta Sinfónica Juvenil de Curridabat deleitó a los presentes quienes compartieron un pequeño refrigerio. El 17 de diciembre se presentó el cantante nacional Danny Solís que amenizó a clientes y funcionarios con alegres villancicos.

Exposiciones Artístico - Culturales

Con el fin de cumplir con la política institucional de efectuar actividades de responsabilidad social y programas orientados a contribuir con el desarrollo social y cultural, no solo hacia los funcionarios, sino también a los usuarios que frecuentan sus servicios, y buscando el rescate de las tradiciones y los valores patrióticos en el año 2010 se realizaron las siguientes actividades:

25 de enero al 12 de febrero del 2010: Exposición de fotografías ecológicas tomadas por los funcionarios del Registro

Esta exposición surgió del concurso realizado a nivel institucional en 2009 para elaborar el calendario institucional 2010, se contó con la participación de 48 funcionarios que plasmaron toda la belleza de la naturaleza de nuestro país.

49

18 al 28 de mayo del 2010 Exposición de Arte Institucional Esta muestra reflejó el talento artístico que Dios les ha dado a los funcionarios del Registro Nacional el cual fue plasmado en cada uno de los cuadros con distintas técnicas y variedad de colores.

12 al 23 abril de 2010: Exposición de Instrumentos Topográficos Se presentó una muestra de algunos instrumentos topográficos utilizados en diferentes épocas del quehacer catastral por los funcionarios de Catastro en el ejercicio de sus funciones, en contraposición de las últimas tecnologías utilizadas actualmente, incluyendo las satelitales.

50

25 de julio Alegoría: De la Patria por Nuestra Voluntad Esta alegoría fue dedicada a la conmemoración del 186 aniversario del Partido de Nicoya a Costa Rica

14 de setiembre del 2010 Alegoría: 189 Aniversario de la Independencia de Costa Rica. El Registro Nacional se sumó a la celebración patria del 15 de setiembre día en que se celebró el 189 aniversario de nuestra independencia.

Se realizó una alegoría con una copia de la primera y última página del acta original de la independencia firmada en la Capitanía General de Guatemala en 1821, (hoy Guatemala, El Salvador, Honduras, Nicaragua y Costa Rica), el acta proclamaba la independencia de las Provincias de Centroamérica del dominio de la Corona Española.

Así mismo se decoró con banderas y se confeccionó un brochure, además se contó con la participación del grupo de danza Oreamunense de la Escuela Monseñor Sanabria de Cartago.

51

12 y 14 de octubre 2010 Alegoría en vivo: Día de las Culturas Se invitó al maestro alfarero Osvaldo Céspedes Delgado, de Santa Ana, el cual realizó diversas demostraciones de cómo hacer piezas de barro.

Del 26 de octubre al 5 de noviembre del 2010 Exposición: Muestra de Cerámica Casa del Artista

Haciendo un homenaje a la parte artística de los indígenas, y piezas arqueológicas que en sí mismas son artes vigorosas, plenas de sentido plástico, reveladoras del mundo espiritual y en entorno social y utilitario de los pueblos que las originaron, se realizó una muestra de piezas en cerámica, confeccionadas por estudiantes de la Casa del Artista bajo la tutela de los profesores Gustavo Araya Alfaro y Salomón González Zamora. Se confeccionó un brochure.

Campañas

• Campañas internas de la Comisión de Ética y sobre el

Nuevo Modelo de evaluación Durante el mes de Julio, Recursos Humanos en conjunto con la Comisión de ética, debían sensibilizar a los funcionarios de la Institución comparando valores con acciones indebidas y así dar a conocer a la comisión que posteriormente pasaría un instrumento de aplicación. El Departamento de Recursos Humanos solicitó una campaña de información sobre el nuevo instrumento de evaluación del desempeño.

52

• Campaña de la UDEI (Control Interno).

Durante el mes de febrero, la UDEI realizó capacitaciones semanales, con aproximadamente 50 funcionarios, hasta cubrir la totalidad de la población, en las cuales Proyección Institucional realizó la última parte de la campaña de control interno, la que constó de un envío de correos con los 10 conceptos a cubrir: Administración Pública, Gestión Institucional, Marco Filosófico, Planificación, Misión, Visión, Valores Institucionales, Objetivos estratégicos, Administración Activa y Sistema de Control Interno. Se Finalizó en el auditorio con el desarrollo de esas 10 filminas por medio de una dinámica de un rompecabezas, que se escondían las piezas por toda la instalación haciendo así grupos según el número encontrado y desarrollando al frente e concepto. Acciones emprendidas y logros

• Participación y promoción de encuentros de ciudadanos en Ferias de Contralorías de servicios

Para el Registro Nacional una importante proyección social que ha venido dando, son las ferias de contralorías de servicios, actividad que es promovida gracias al apoyo y organización del Instituto Costarricense de Electricidad ICE, por parte de nuestra institución, y de este departamento hemos trabajando en unión y coordinación con la Contraloría de Servicios y la Dirección de Oficinas Regionales, para la promoción y divulgación de servicios durante cada evento. Para cada una de estas actividades se elaboraron materiales promocionales como brochures informativos de cada registro, revistas de materia registral, carpetas entre otros artículos, así como el apoyo logístico, relaciones públicas y mercadeo. Las diferentes actividades fueron realizadas en:

MES LUGARES VISITADOS 26 de febrero Ciudad Quesada 26 de marzo Jacó 29 de abril Turrialba 30 de abril Cartago 25 de junio Esparza 23 de julio Liberia

53

• Publicidad y publicaciones en prensa escrita

Como parte de las principales funciones del departamento de Proyección Institucional está la de uniformar y controlar la comunicación institucional hacia la ciudadanía a través de los principales medios de comunicación nacional. Para el periodo 2009-2010 se alcanzó un promedio de 50 publicaciones distribuidas en 7 medios de prensa escrita, lo cual ha causado un importante impacto y posicionamiento de la Institución hacia los públicos.

• Investigación de mercados

y segmentación

Parte de la estrategia de comunicación que lleva a cabo el Registro Nacional consiste en establecer un canal de comunicación y un mercadeo directo a sus públicos de interés, de forma tal que con pocos recursos económicos se puedan dirigir mensajes focalizados, específicos y efectivos. Para llevar a cabo esta estrategia se ha venido trabajando en la obtención, depuración y mantenimiento de una base de datos segmentada en la que se clasificaron diferentes públicos como, abogados, ingenieros tipógrafos, clientes frecuentes de la Institución, así como, los diferentes gremios del sector público, además este mismo procedimiento fue aplicados para clasificar los principales clientes que frecuentan las diferentes sedes regionales a lo largo de todo el país, lo anterior como una

herramienta indispensable en la labor de mercadeo estratégico que realiza el departamento. Esta base de datos es utilizada para estudios de mercado, aplicación de encuestas, envío de invitaciones, envío de mensajes, etc. de forma tal que el Registro Nacional logre acercarse a sus públicos de forma oficial y constante, tenga presencia ante estos y logre una retroalimentación que a mediano plazo se traduzca en una importante mejora de su imagen. • Publicidad e información

por medios digitales Para lograr tener presencia en la mente de los públicos meta el Depto. De proyección Institucional cuenta con dos cuentas de correo: [email protected] [email protected] canales para mantener esta comunicación, así mismo, desarrolló dos medios de comunicación “NOTIREGISTRO” dirigido al público interno e “INFOREGISTRO” dirigido al público externo segmentado. Ambos medios y ambos canales son utilizados de manera constante en ambos tipos de público.

• Proyecto Nuevo Portal Web

del Registro Nacional: www.rnpdigital.com

A lo largo del año 2010 la participación de Proyección Institucional en la Comisión de trabajo del proyecto

54

rnpdigital.com, continuó constante como en años anteriores y fue pieza clave para el progreso del proyecto, en el mes de abril el proyecto lanzó un plan piloto dirigido a abogados de las diferentes provincias de Costa Rica, este plan piloto tuvo como objetivo medir el nuevo sistema de trabajo durante siete meses para detectar las posibles mejoras del proceso de la transacción y verificación de información para garantizar la seguridad y eficiencia del sistema. El Departamento de Proyección Institucional en coordinación con el Banco de Costa Rica preparo y ejecutó el plan de capacitación para los diferentes grupos de profesionales que fueron seleccionados para el plan piloto, desplazándose a las diferentes zonas del país. En el mes de setiembre se amplió el plan piloto a profesionales topógrafos y agrimensores con el fin de que utilizaran el nuevo producto de consulta de planos catastrados, al cual se le desarrollo la estrategia de comunicación correspondiente.

El 1° de noviembre se dio por oficial el lanzamiento del nuevo sitio al servicio de toda la ciudadanía nacional brindando servicios de consultas en imágenes de planos catastrados así como los servicios de certificaciones de bienes muebles, inmuebles y personas jurídicas. Se trabajo en coordinación con el Banco de Costa Rica en la campaña publicitaría y de comunicación para el lanzamiento del nuevos sitio, cuya primera etapa fue realizada en su totalidad por el Registro Nacional y tuvo como objetivo dar a conocer a la ciudadanía del país el cambio de logotipo e imagen del Registro Nacional y el nuevo sitio web, con el fin de crear la plataforma para que los usuarios sintieran la misma seguridad y el mismo respaldo con la nueva imagen y el nuevo sitio web, e ir posicionando tanto la imagen con el nuevo sitio.

El plan de medios de la campaña del lanzamiento fue elaborado para mantenerse a lo largo de 7 semanas en medios de prensa escrita, lo cual logró un fuerte impacto. (Gráfico adjunto)

55

De esta manera se puede ver con claridad la efectividad de la campaña de lanzamiento, cuya estrategia se basó en una relación entre alcance y frecuencia para lograr que la mayor cantidad posible de personas nos vieran en varias ocasiones, maximizando el recurso financiero con el que contamos.

El resultado de esta estrategia también se refleja en los siguientes gráficos que denotan el fuerte incremento en las visitas al nuevo sitio web en el periodo de la publicidad y los picos de visitas al sitio rnpdigital en los días en que la salía la pauta en prensa escrita, lo que demuestra el alcance logrado.

De acuerdo a este gráfico de comportamiento de compra se concluye que: • En el período comprendido

entre el 01 de noviembre y el 05 de diciembre tiempo en el cual el sitio web fue abierto al público en general pero sin publicidad se tiene un total de 306 productos vendidos.

• En el periodo del 06 de diciembre al 10 de enero fechas en que se lanzo la primera parte de la campaña las ventas aumentaron en un 131% pasando de 306 a 707.

• En el período comprendido entre el 11 y el 31 de enero fechas en que se lanzó la segunda parte de la campaña se logró un incremento del 183% con respecto al primer período.

56

De acuerdo a este gráfico de total de accesos de personas al nuevo sitio se concluye que: • En el período comprendido

entre el 01 de noviembre y el 05 de diciembre tiempo en el cual el sitio web fue abierto al público en general pero sin publicidad se tiene un total de 784 accesos de usuarios al sitio.

• En el período del 06 de diciembre al 10 de enero fechas en que se lanzó la primera parte de la campaña se registro

un total de 2.659 accesos de usuarios al sitio. • En el período comprendido

entre el 11 y el 31 de enero fechas en que se lanzó la segunda parte de la campaña el programa registro un total de 2.182 ingresos de usuarios al navegar por el sitio web.

Pico de ingresos de usuarios por día al sitio web

57

*Datos estadísticos suministrados por sistema automatizado del Call center del sitio rnpdigital.com

• Manual de la Nueva

Identidad Corporativa Institucional

En el tercer año de la creación de Proyección Institucional, logramos llevar a feliz término el proyecto denominado Manual de Identidad Corporativa del Registro Nacional, cuyas 4 etapas fueron completadas y cuyo objetivo fue la elaboración de una normativa que regule, controle y estandarice la identidad corporativa del Registro Nacional, identificando para esto de las variables históricas relevantes que han marcado el desarrollo institucional, así como dotar al Registro de una diferenciación clara y consistente, con relación a otras entidades.

El proyecto de creación de una nueva imagen abarco etapas en estudio cualitativo y cuantitativo a funcionarios y público en general para medir la percepción macro de un Registro Nacional de 143 años de existencia. Con los resultados la labor comprendió varias etapas, que iniciaron con una fase profunda de análisis. En ésta, se exploró el clima y la cultura organizacional; así como la imagen proyectada hasta el momento y una evaluación de las distintas publicaciones.

De acá se concluyó principalmente la necesidad de un cambio de marca. En la segunda etapa, la de Creación, se incluyeron acciones de sensibilización en los públicos internos, a través de foros de discusión y sesiones de trabajo gerenciales.

58

Además, la principal actividad de esta etapa fue la elaboración del Manual de Identidad Corporativa. Concluida la creación, se hace imperativo transferir la información hacia los diferentes públicos; por lo que se plantea una etapa de comunicación e implementación; que incluyen varias campañas publicitarias internas y externas; entre otros esfuerzos comunicacionales. El cambio de imagen corporativa institucional, obedece principalmente a la renovación total que el Registro Nacional ha tenido en los últimos tiempos, donde se proyecta al futuro con nuevos y remozados servicios, que mejoran sustantivamente la atención al usuario, de cara al avance tecnológico nacional y mundial. Al evolucionar la Institución, también lo hace de la mano su imagen.

El plan de diseño, de lo que sería la nueva marca nace y se crea por funcionarios del departamento, luego de alrededor de 40 propuestas de marcas diferentes presentadas a la Junta Administrativa, por lo que en el mes de septiembre mediante acuerdo firme este Órgano Director da por aprobada la nueva marca del Registro Nacional que fue presentada a los funcionarios en la celebración del Funcionario Registral y a Costa Rica en diciembre del 2010. Como estrategia de lanzamiento se preparó y ejecutó un plan de publicidad para prensa escrita en 7 medios de comunicación en los que nos proyectamos en 52 pagina completas a todo color, logrando un impacto de renovación en marca y nuevos servicios web.

Campaña de lanzamiento Nueva imagen y nuevo sitio web del Registro Nacional

59

Producción y Diseño En 2010 el Taller de Producción Gráfica realizó:

• Diseño y diagramación de afiches, banners, tarjetas de presentación, folletos, volantes, invitaciones y certificados

• 1 millón de boletas y formularios impresos

• 1200 empastes • 5000 impresos en variedad de

documentos Además, se elaboraron y distribuyeron 4 ediciones de la Revista Materia Registral para un tiraje y colocación anual de 20.000 ejemplares efectivamente distribuidos dentro y fuera del país. Biblioteca Jurídica

La biblioteca jurídica, organizacionalmente se ubica partir del 2008, en el Subproceso de Promoción Sociocultural que pertenece al Departamento de Proyección Institucional y su principal objetivo como centro de información en materia registral es proporcionar información bibliográfica y documental registral, pertinente y relevante como apoyo a la formulación, ejecución y evaluación de planes, programas, investigaciones y proyectos que competen al Registro Nacional. Para lograr este objetivo, se utiliza todo el material producido por las diferentes instancias de la Institución

(artículos de la revista Materia Registral, circulares, criterios, etc.) y legislación registral atinente, en formato digital. Una de las tareas más importantes y de carácter permanente en la biblioteca es la continuidad de labores técnicas, (procesamiento técnico de la información para la alimentación de sus bases de datos BIJUC, CRIJUR Y LEY). Además la biblioteca ha continuado entre sus acciones con el fortalecimiento de la prestación de sus servicios en forma digital, al usuario institucional, con la utilización del correo electrónico, con el envío de leyes, decretos, acuerdos, etc., publicadas en la Gaceta y Boletín Judicial. A nivel de fortalecimiento de la colección bibliográfica de carácter registral y notarial se hizo una compra importante a las librerías jurídicas del país el cual sin duda será de gran beneficio para los funcionarios como para el usuario externo que está haciendo maestría en notarial y registral. Nuestro compromiso y anhelo es seguir buscando vías que conduzcan al crecimiento óptimo tanto en términos cuantitativos como cualitativos en beneficio de la prestación del servicio al usuario, quien es el elemento primordial a que van dirigidos los esfuerzos de la biblioteca en nuestra Institución.

60

CUADRO 1 PROMEDIO MENSUAL DE LOS USUARIOS QUE REQUIRIERON DE LOS SERVICIOS DE LA BIBLIOTECA JURÍDICA EN EL 2010 Mes

Tipo ________

Externos

de

_______

Externose-mail

Usuarios ________

Internos

_______ Externose-mail

Total Días Hábiles

Promedio Diario

Enero 115 50 46 38 249 19 13.10 Febrero 184 55 53 44 336 20 16.8 Marzo 135 54 43 31 263 19 13.84 Abril 210 57 50 29 346 20 17.3 Mayo 149 113 47 56 365 21 17.38 Junio 124 75 50 64 313 22 14.22 Julio 129 70 44 45 288 22 13.09 Agosto 191 72 45 34 342 21 16.28 Setiembre 130 47 41 47 265 20 13.25 Octubre 136 40 26 38 240 20 12.00 Noviembre 161 59 27 30 277 21 13.19 Diciembre 98 32 27 16 173 23 7.52 TOTAL 1762 724 499 472 3457 248 Fuente: Control mensual de los usuarios que requirieron de los servicios de la biblioteca jurídica.

GRÁFICO 1 TIPO DE USUARIO QUE REQUIRIÓ DE LOS SERVICIOS DE LA BIBLIOTECA EN EL 2010

EXTERNOS INTERNOS2486 971

0%

Tipo de usuario que requservicios de la Biblio

en el 2000EXTERNOS

INTERNOSEXTERNOS

INTERNOS72%

28%

EXTERNOS INTERNOS

61

Con un servicio eficiente y oportuno la Biblioteca Jurídica, cumple con sus

objetivos, en el año 2010 se atendieron 3457 usuarios.

CUADRO 2 CONTROL MENSUAL DE CONSULTAS VÍA CORREO ELECTRÓNICO SOLICITADAS EN LA BIBLIOTECA JURÍDICA DURANTE EL AÑO 2010 2010/ MES

EMAIL INTERNO (IRR) RECIBIDO Y RESPONDIDO

EMAIL EXTERNO (ERR) RECIBIDO Y RESPONDIDO

EMAIL EXTERNO (ES) SOLICITADO POR LA BTECA

EMAIL INTERNO (IE) ENVIADO POR LA BTECA

EMAIL EXTERNO (EE) ENVIADO POR LA BTECA

TOTAL

ENERO 38 50 1 1 1 91 FEBRERO 44 55 0 8 1 108 MARZO 31 54 0 3 0 88 ABRIL 29 57 0 3 0 89 MAYO 56 113 0 16 0 185 JUNIO 64 75 1 9 0 149 JULIO 45 70 0 6 0 121 AGOSTO 34 72 1 3 0 110 SET 47 47 3 5 0 102 OCT 38 40 0 0 0 78 NOV 30 59 0 3 0 92 DIC 16 32 1 9 0 58 TOTAL 472 724 7 66 2 1271 GRÁFICO 2 CONTROL MENSUAL DE CONSULTAS VÍA CORREO ELECTRÓNICO SOLICITADAS EN LA BIBLIOTECA JURÍDICA DURANTE EL AÑO 2010

Email IRR Email ERR Email ES Email IE Email EE472 724 7 66 2

472

724

766

2

Email IRR

Email ERR

Email ES

Email IE

Email EE0

100

200

300

400

500

600

700

800

Email IRR Email ERR Email ES Email IE Email EE

Series1

62

CUADRO 3 CONTROL MENSUAL DEL MATERIAL PRESTADO A LOS USUARIOS QUE VISITARON LA BIBLIOTECA JURÍDICA EN EL 2010 Tipo de material prestado a los usuarios

Mes

Monografías

Publica. Periódicas

Gacetas

Mat. de Archivo Vertical

Miscelá-nea

Circu- lares

Fotoco- pias

Doc. digitales

Total

Enero 25 2 76 - - 9 8 142 262

Febrero 35 1 97 - 11 15 3 159 321

Marzo 44 1 90 - - 17 2 173 327

Abril 82 7 97 - 2 17 - 215 420

Mayo 36 3 89 - 6 59 10 412 615

Junio 54 1 107 1 2 41 9 387 602

Julio 43 11 101 - 2 19 3 322 501

Agosto 50 4 123 - - 21 4 231 433

Setiemb 34 2 78 - - 18 2 233 367

Octubre 22 4 86 - - 6 5 190 313

Noviem 22 1 86 - - 15 2 278 404

Diciemb 43 2 103 - - 9 - 121 278

TOTAL 488 39 1133 1 23 246 48 2863 4841

Fuente: Boletas de préstamo En el año 2010, se prestó un total de 4841 documentos, denotándose que el material que más utilizado fue envío

de documentos en digital, igual que en 2009.

63

CUADRO 4 PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO A SALA O A DOMIILIO Y ENVIO DE MATERIAL DIGITAL, A LOS USUARIOS QUE FRECUENTAN LA BIBLIOTECA JURÍDICA EN 2010 Mes Préstamo de

Domicilio*

material Sala

Total

Enero 167 95 262

Febrero 190 126 316

Marzo 210 117 327

Abril 309 111 420

Mayo 450 165 615

Junio 443 159 602

Julio 357 144 501

Agosto 268 165 433

Setiembre 258 109 367

Octubre 210 103 313

Noviembre 292 112 404

Diciembre 170 108 278

Total 3327 1514 4841 * Se incluyen los documentos digitales enviados a través de correo electrónico En el año 2010 se prestó un total de 4841 documentos. El préstamo a domicilio es un servicio exclusivo para los funcionarios internos de todas las instancias que conforman el Registro Nacional.

La Biblioteca Jurídica les ha servido de soporte bibliográfico para resolver aspectos propios de sus funciones, como para los que están estudiando derecho y haciendo la especialidad en notarial y registral en las diferentes universidades del país.

64

GRÁFICO 5 PRÉSTAMO DE MATERIAL A SALA Y A DOMICILIO EN 2010

Domicilio Sala3371 1514

69%

31%

PRÉSTAMO DE MATERIAL A SALA Y A DOMICILIO EN EL 2010

Dom icilio

Sala

Coordinaciones internas

A. Comisiones Se lleva una estrecha relación y coordinación con las distintas Comisiones Institucionales en las que el Depto. De Proyección Institucional forma parte y en las que no se trabaja dando asesoría al trabajo y proyectos de las Comisiones. B. Direcciones y Jefaturas Proyección Institucional es un depto. Que por su naturaleza da soporte y asesoría a todas las áreas de la institución por lo que mantiene una relación de coordinación con estas en distintos ámbitos. Coordinación con otras autoridades nacionales

A. ICODEN

B. Colegio de Abogados

C. Colegio de Ingenieros Topógrafos

D. Unidad ejecutora de Catastro Registro

E. Ministerio de Justicia

F. SINART

Capacitación cursos recibidos Programa de Trabajo en equipo Se impartieron 3 cursos que involucraron a todos los colaboradores del departamento, cuyo fin fue fortalecer los lazos, la confianza y la formación y fomento de un equipo de trabajo bien interrelacionado, dadas las características que se desarrollan en el Departamento.

Actualización en diseño gráfico Se llevó a cabo un curso completo de actualización en programas de diseño web, htlm y Flash con el fin de ofrecer a los funcionarios conocimientos en el desarrollo de estas herramientas e cara a la tendencia de utilización de medios digitales.

Actualización en Office (Excel)

65

DIRECCION ADMINISTRATIVA

Naturaleza Jurídica La Dirección Administrativa nace como una necesidad latente de muchos años y que logra concretarse con la Reestructuración institucional del año 1.998. Esta se creó para cumplir un rol de órgano fiscalizador, canalizador y ejecutor de decisiones administrativas en las diversas áreas que, por su funcionalidad, se reagrupan para lograr que trabajen recíprocamente, obteniéndose una mayor eficacia y eficiencia en la prestación del servicio tanto a los funcionarios como a los clientes del Registro Nacional. La Dirección Administrativa depende jerárquicamente de la Dirección General del Registro Nacional como única línea de mando, y por ella se canalizan todas las políticas, directrices y lineamientos que permiten una armonización de las actividades y resoluciones a realizar. Objetivo General Garantizar una adecuada administración de los recursos humanos, financieros y materiales asegurando la optimización y disponibilidad de los mismos. Objetivos Específicos • Administrar la gestión de los

departamentos de la Dirección Administrativa.

• Supervisar los proyectos programados por la Dirección Administrativa y sus dependencias.

• Realizar las funciones propias de

fiscalización de los servicios que se tienen a cargo.

• Ejecutar el Plan Anual Operativo

establecido para garantizar el puntual y ordenado aprovisionamiento de recursos materiales y financieros; así como, la disponibilidad de recursos humanos para las áreas que lo requieran.

• Coordinar con la Unidad de

Desarrollo Estratégico Institucional la elaboración de los planes anuales y desagregar en acciones las políticas definidas por la Dirección General.

• Suministrar a la administración la

información atinente a la evaluación y análisis de los procesos para la toma de decisiones.

66

Archivo Central

Naturaleza Jurídica

Ley 7202 “Ley del Sistema Nacional de Archivos”, en su numeral 41, establece que todas las instituciones deberán contar con un archivo central para la debida conservación y organización de sus documentos, lo que implica la obligatoriedad de crear estas unidad administrativas… con este fundamento y en cumplimiento de las potestades conferidas por la ley 5525 “Ley de Planificación Nacional” y los decretos ejecutivos Nº 23323-PLAN y Nº 27073-PLAN, el Ministro de Planificación Nacional y Política Económica, aprueba la creación del Archivo Central del Registro Nacional, según oficio DM-1472-2005. Complementado con el acuerdo JA 81-2010 de la Junta Administrativa del Registro Nacional, publicado en la gaceta 56 del 22 de marzo 2010. El Archivo Central del Registro Nacional es el departamento que centraliza todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución. Está adscrito jerárquicamente a la Dirección Administrativa, es la oficina responsable y encargada de velar por el cumplimiento de las normas archivísticas para toda la documentación producida y recibida en función de las actividades del Registro Nacional. Objetivo

Centralizar, reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar el acervo documental de la institución; independientemente de su soporte.

Asimismo, facilitar los documentos que los usuarios necesitan para su consulta y orientar al personal que labora en los archivos de gestión en cuanto a la organización documental. Además de transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos declarados con valor científico cultural. Cambios habidos en el entorno Al ser trasladado el Registro Nacional de Aeronaves al Registro Público Propiedad Mueble, de acuerdo con la ley 8766, el Departamento de Archivo Central debe custodiar y administrar los archivos documentales que la Dirección General de Aviación Civil que hasta la fecha le competían. Acciones emprendidas

1. Verificar la correcta organización de

los documentos, mediante el Esquema del Cuadro de Clasificación Documental en todas las oficinas de los Direcciones y Departamentos del Registro Nacional.

2. Elaborar el procedimiento “transferencia documental”.

3. Impartir la charla sobre transferencia documental a las secretarias de direcciones y departamentos de todos los Registros

4. Presentar para su aprobación del documento Reglamento Archivo Central del Registro Nacional.

5. Dirigir y recomendar las pautas para la eliminación de los

67

documentos caducos que se eliminan, conforme la aprobación del Archivo Nacional.

6. Coordinar la ejecución de las modificaciones solicitadas por el Archivo Nacional en los 40 formularios de TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS, correspondientes a las oficinas de Propiedad Industrial, Personas Jurídicas, Recursos Humanos, Asesoría Jurídica, Informática, Financiero, Derechos de Autor, Contraloría de Servicios, Arquitectura y Servicios Generales. con las oficinas de las direcciones y de los departamentos del Registro Nacional.

7. Presentar para revisión y aprobación el documento final con los 40 formularios de Tablas de Plazos de Conservación,

8. Divulgar del Reglamento de Archivo Central aprobado por la Junta Administrativa y publicado en la Gaceta.

9. Tramitar ante el Archivo Nacional la Eliminación parcial de expedientes de solicitudes desistidas de la Oficina de Patentes.

10. Asesorar y coordinar la elaboración de las tablas de plazos de conservación de documentos de las Catastro, Registro Inmobiliario, Bienes Muebles, Proveeduría, Regionales, Seguridad y Vigilancia.

11. Tramitar ante el Archivo Nacional la valoración de las TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS de 5 oficinas: Dirección General, Auditoría Interna, Desarrollo Estratégico,

Dirección Administrativa y Junta Administrativa

12. Solicitar criterio técnico al Archivo Nacional, sobre la administración del fondo documental de Dirección General Aviación Civil, en atención a la Ley n°8766 que reforma artículo 2 de la Ley de Creación del Registro Nacional n°5695 y traslado del Registro Nacional de Aeronaves al Registro Público de la Propiedad Mueble.

13. Análisis y adjudicación de compras directas y licitaciones para equipar de mobiliario y materiales de trabajo al Edificio del Archivo Central.

Principales logros alcanzados

1. Aprobación por parte del Archivo

Nacional de Costa Rica la eliminación parcial de trece mil (13.000) expedientes de marcas industriales, del Registro de Propiedad Industrial y la eliminación parcial de documentos de Patentes.

2. Acuerdo JA 81-2010 Junta Administrativa Registro Nacional, aprobación del Reglamento Archivo Central del Registro Nacional Aprobación del Archivo Nacional de los 40 formularios de Tablas de plazos de conservación de documentos aprobados de las siguientes oficinas: Propiedad Industrial, Personas Jurídicas, Recursos Humanos, Asesoría Jurídica, Informática, Financiero, Derechos de Autor, Contraloría de Servicios, Arquitectura y Servicios Generales.

68

3. Participación en la Comisión de Jefes y encargados de los Archivos de los Poderes del Estado.

4. Circulares dirigidas a los directores de Registro para comunicar: Reglamentos Archivo Central, Inspección en los archivos de Gestión, Procedimiento de transferencia documental.

5. Elaboración de las tablas de plazos de las 6 oficinas: Catastro, Registro Inmobiliario, Bienes Muebles, Proveeduría, Regionales, Seguridad y vigilancia.

6. Compra de los siguientes implementos para el edificio Archivo Central: estantería móvil, estantería fija, cajas de cartón libre de acido para guardar documentos, deshumidificadores, carritos para transportar documentos, trituradoras de papel, escaleras.

7. Tramite de 5 formularios para solicitar valoración de vigencia de los documentos de las oficinas de Dirección General, Auditoria, Junta Administrativa, Dirección Administrativa, Desarrollo Estratégico.

8. Criterio del Archivo Nacional en el cual establecen que la potestad de administrar el fondo documental de la Dirección de Aviación Civil, le compete al Registro Nacional, lo anterior mediante el Oficio:

DSAE-513-2010, con fecha 13 de octubre 2010.

Estado de los proyectos

• Análisis de formularios por parte

del Archivo Nacional de 5 oficinas: Dirección General, Auditoría interna, Desarrollo estratégico, Dirección Administrativa y Junta Administrativa.

• Postergado el traslado al nuevo Edificio para el Archivo Central del registro Nacional.

• En curso programación de las transferencias de documentos de los Registros al Depósito del Edificio del Archivo Central.

• Administrar el fondo documental histórico y el que tienen vigencia legal y administrativa.

Coordinación con otras autoridades Archivo Nacional de Costa Rica respecto a la valoración documental, solicitud de eliminación, valoraciones parciales y criterios técnicos.

69

Arquitectura y Servicios Generales Cambios habidos en el entorno Ninguno de los cambios que se suscitaron en el entorno o en el ordenamiento jurídico, durante el período 2010, afectaron los procesos ni procedimientos del Departamento de Arquitectura y Servicios Generales. Acciones emprendidas 1. Dentro de las acciones

emprendidas durante el año 2010 de manera estratégica por este Departamento podemos enunciar las siguientes:

2. Ampliaciones varias: Escaleras de emergencia. Detección temprana de incendios Cambio de Cubiertas Remodelación de las Baterías de los Servicios Sanitarios Acometida de la UPS al Módulo 1 y 4 3. Remodelaciones y traslados de

varias áreas del Registro Nacional: baterías de los servicios sanitarios de los Módulos 5 y 8, reubicación de oficinas externas, reubicación de dirección de Oficinas regionales, Bienes Inmuebles, remodelación del comedor del Ministerio de Justicia, remodelación de las oficinas de validación, Personas Jurídicas, Rescate de Valores, Aulas de Recursos Humanos, SITRARENA, Asesoría Jurídica.

4. Construcción de Edificios: Edificio de Archivo Central del Registro Nacional y Propiedad Intelectual.

5. Construcción de escaleras de emergencia.

6. Cambio de cubiertas y sistema pluvial II Etapa.

7. Cambio de cubiertas de la soda comedor.

8. Construcción de baterías de servicios sanitarios públicos.

9. Cambio de cubierta sobre los domos centrales del Registro Nacional.

10. Consultoría para la II Etapa del sistema de detección temprana de incendios.

11. Acometida de la UPS central al módulo 1 y 4.

12. Reparación del rótulo de la entrada principal.

13. Reubicación del parqueo techado de la buseta de transporte del Registro Nacional.

14. Reubicación de la tubería del hidrante del sistema contra incendios.

15. Techado del parqueo oeste del módulo #8.

16. Consultoría de data center. 17. Consultoría edificio de placas. 18. Limpieza de los tanques de

combustible. 19. Mejoras a los tanques de agua

potable. 20. Mejoras y pintura de las

chimeneas de las plantas eléctricas.

21. Traslado y puesta en marcha del aire acondicionado de informática.

22. Mejoras y pintura a las escaleras de emergencia del módulo 8.

70

23. Entubamiento del canal de excedencia del sector oeste del Registro Nacional.

24. Cambio de cielos del Ministerio de Justicia.

25. Instalación de escaleras tipo mono.

26. Instalación de una verja en la casetilla de seguridad del costado norte de la plaza de deportes del Registro Nacional.

27. Construcción de un pasamanos en las gradas de la entrada al módulo 8

28. Mejoras en el descanso de las escaleras de emergencia del módulo 8

29. Mejoras a la UPS de informática. 30. Limpieza y desinfección de los

tanques de agua potable del Registro Nacional.

31. Enlace de fibra óptica del Archivo Central con Proveeduría.

32. Construcción de acceso y rampa en la fachada principal del Registro Nacional para el mantenimiento de los equipos de aire acondicionado tipo Chiller.

33. Impermeabilización de la sala de monitoreo y la loza del techo de la cabina del Auditorio.

34. Compra de UPS para informática. 35. Compra de bomba de combustible

para el Registro Nacional. 36. Compra de sensores sísmicos para

los elevadores del Registro Nacional.

37. Compra de cuatro bombas sumergibles para desechos sólidos y líquidos.

38. Compra de UPS para Proveeduría.


Ampliaciones varias: con las ampliaciones a proyectos se obtuvieron los siguientes logros:

• Ampliación al proyecto de:

“Construcción de tres escaleras de uso alternativo (emergencias) en los Módulos 1, 3 y 4” de la Licitación Abreviada 2010LA-00013-00100, para solventar algunas necesidades extras que se suscitaron en la construcción de las escaleras de manera que las mismas quedaron funcionando de manera óptima.


“Detección temprana de incendios” de la Licitación Abreviada número 2009LA-00017-00100, para cubrir varios Módulos que no estaban contemplados en el Cartel original, esto en vista de que se hicieron varios cambios arquitectónicos en ciertos áreas, de esta forma quedan cubiertas la mayor parte de las instalaciones, ante un eventual incendio, ya que se pretende detectar cualquier conato de manera temprana en todas las oficinas de los edificios.


“Cambio de cubiertas y sistema pluvial” de la Licitación Abreviada número 2009LA-00044-00100. Se amplió este proyecto en virtud de los trabajos de retechado realizados en el Módulo #5, de corregir la estructura de soporte de los laterales del edificio (los que

71

forman la “v” invertida) pues se encontraron muy deteriorados y no presentaban la condición adecuada para lograr el soporte de los remates de la cubierta. De igual manera, la precinta existente (en fibrolit) estaba prácticamente tostada y con cualquier golpe se quiebra, por lo que se requirió hacer una mejora integral, en donde la precinta se cambiaron a material metálico, similar al de la cubierta instalada.

• Ampliación al proyecto de: “Remodelación de las baterías de los servicios sanitarios de los módulos 5 y 8” de la Licitación Abreviada 2010LA-000012-00100, se amplió esta licitación para hacer frente a varios imprevisto surgidos a raíz de los trabajos realizados en las baterías de los Baños del Módulo #5 de la Bodega General, baños generales, Proveeduría y baños individuales, de manera que se pudiera terminar satisfactoriamente con la remodelación.

• Ampliación al proyecto de: “Acometida de la UPS Central al Módulo 1 y 4”, de la Compra Directa número 2010CD-00002-00100, pues surge la necesidad de tirar una acometida eléctrica de la UPS central al Módulo Anexo, esto para que dicho edificio pueda contar con conectividad de UPS para cada computador en los pisos Nº1, Nº2 y Nº3.

• Remodelaciones en varias áreas del Registro Nacional: con las remodelaciones terminadas se

logró mejorar la infraestructura de las instalaciones de la institución, así como en el Ministerio de Justicia, ofreciendo a los usuarios tanto internos como externos un servicio más eficaz, mejorando de esta forma la imagen del Registro Nacional.

• Construcción de Edificios: Se continuó con la construcción de los edificios de Archivo Central y Propiedad Intelectual.

• Construcción de Escaleras de emergencias: se construyeron escaleras de emergencias concretamente en los Módulos 1, 3 y 4 ya que las anteriores estaban construidas en metal y presentaban un deterioro considerable, por lo que la institución en aras del cumplimiento pleno de la ley general de bomberos, Ley General de Construcción y su reglamento la Ley Nº 5395 "Ley General de Salud". Y MANUAL DE DISPOSICIONES TÉCNICAS GENERALES AL REGLAMENTO SOBRE SEGURIDAD HUMANA Y PROTECCIÓN CONTRA INCENDIOS, se apresta a la demolición de las estructuras obsoletas y a la construcción de tres nuevas escaleras.

• Cambio de cubiertas y sistema pluvial II etapa: El sistema de canoas existente se encontraba muy deteriorado, causando pérdidas materiales a lo interno de las instalaciones físicas, por lo que se requiere un nuevo sistema

72

de cubiertas que no necesite la desinstalación de lo existente.

• Cambio de cubiertas de la soda comedor: Se instaló un sistema de cubiertas con bases de soporte, anillos para sujeción de líneas de vida, canoas, bajantes y todo lo necesario para la correcta evacuación de aguas pluviales de la Soda Comedor del Registro Nacional, con aleros que garantizan que las canoas y los bajantes sean externos a la edificación. De manera que se le dió protección y seguridad al inmueble así como los equipos y mobiliario de la soda, contra las filtraciones de agua y goteras en la cubierta deteriorada.

• Construcción de baterías de los servicios sanitarios públicos: Con la construcción de estas baterías de baños de uso público se consiguió mejorar las condiciones estéticas e higiénicas de los servicios sanitarios así como la imagen del Registro Nacional, además de brindar mejores instalaciones sanitarias a estos edificios, maximizar el aprovechamiento de las instalaciones y minimizar el desperdicio de agua y energético.

• Cambio de Cubiertas sobre los

domos centrales del Registro Nacional: Se instaló una cubierta especial transparente en sustitución de los Domos centrales de la cubierta del vestíbulo central del Registro Nacional, ya que la existente presentaba daños por la vida útil de las mismas que habían llegado a su fin, lo cual producía problemas de filtraciones y

goteras, lo que se logró corregir, dándole además protección al mural existente.

• Consultoría para la II Etapa del sistema de detección temprana de incendios: Se llevó a cabo la consultoría para el diagnostico, diseño, planos, especificaciones técnicas y presupuesto de un sistema de detección temprana contra incendios para el modulo #5 y bodegas del registro nacional, de manera que se pueda cubrir con el sistema el Módulo #5 en donde se encuentra ubicada la Bodega General del Registro Nacional, siendo de vital importancia contar con un sistema de detección temprana contra incendios de punta que alerte cualquier conato de incendio en dicha área, de manera que se brinde seguridad tanto a los usuarios, funcionarios, y público en general que hace uso de estas instalaciones, así como a los productos, suministros, materiales, activos y equipos ubicados en este Módulo y del inmueble en sí.

• Acometida de la UPS Central al Módulo 1, 2 3 y 4: Con esta acometida se logró que el Registro Nacional cuente con energía de respaldo de UPS en los módulos 1, 2, 3 y 4, de tal manera que no se vean interrumpidas las labores en cada una de las áreas y departamentos, así como el Servicio Público que se brinda no se vea afectado para los usuarios y público en general, además de brindar protección a

73

los equipos y activos de la institución.

• Reparación del rótulo de la entrada principal del Registro Nacional: Se reparó el Rótulo de la entrada principal del Registro Nacional, además de cambiarse la leyenda al mismo, la iluminación, así como la presentación del nuevo logo del Registro Nacional, esto para una mejor identificación e información al usuario, prolongar la vida útil del Rótulo y por la imagen de la institución.

• Reubicación del parqueo techado de la buseta de transporte: A raíz de la construcción del nuevo edificio de Placas en el área en donde se encuentra la buseta de transportes, es que surgió la necesidad de trasladar este parqueo techado del microbús hacia otra área del Registro Nacional.

• Reubicación de la tubería hidrante del sistema contra incendios: Se reubicó la tubería de alimentación del hidrante del sistema contra incendios, debido a que se debía construir un muro de retención del lado sur del Edificio de Propiedad Intelectual, como parte de los trabajos constructivos de este edificio, de tal manera que no obstaculizara ni se retrasara a la empresa constructora en la realización de dicho muro.

• Techado del parqueo oeste del Módulo 8: Se requiere techar los parqueos del módulo #8

Administrativo sector oeste contiguo a la caseta 2 de vigilancia y sector este de manera que se le dé protección a los vehículos que se parquean en esta área.

• Consultoría del Data Center: Se requirió contratar los servicios de consultoría, diseño, certificación e inspección del nuevo Data Center del Registro Nacional. Para garantizar el diseño de un Data Center con un nivel de disponibilidad Tier III del Uptime Institute y/o Nivel IV del International Computer Room Experts Association (ICREA-Std-131-2009).

• Consultoría para el Edificio de Placas: Se contrató la consultoría para el diseño y elaboración de planos y especificaciones técnicas para el nuevo edificio de placas.

• Limpieza de los tanques de combustible: Se realizó la limpieza de cada uno de los tanques metálicos para el depósito de combustible de las plantas eléctricas de emergencias del Registro Nacional para garantizar la limpieza del combustible y con ello alargar la vida útil de las plantas eléctricas y los tanques estén en óptimas condiciones.

• Mejoras a los Tanques de agua potable: Se hicieron mejoras en los accesorios de los Tanques de agua potable que abastecen los edificios públicos centrales y el tanque del Módulo #8-Administrativo, los cuales estaban deteriorados con el paso

74

del tiempo y otros habían llegado al fin de su vida útil, por lo que se hizo el reemplazo de estos de manera que los tanques quedaron funcionando de manera óptima.

• Mejoras y pintura de las chimeneas de las plantas eléctricas: Se consiguió mejorar y limpiar las chimeneas de las plantas generadoras eléctricas del Registro Nacional, las cuales por el paso del tiempo y por la naturaleza de su desempeño en dichas plantas, presentaban varios focos de corrosión, los cuales fueron removidos, se limpiaron bien las superficies y se les dio protección con pintura especial anticorrosiva, de manera que se maximice la vida útil de las mismas.

• Traslado y puesta en marcha del aire acondicionado de Informática: Se suministró al Centro de Datos de la dirección de Informática un equipo de aire acondicionado de precisión de respaldo (redundante), para dar seguridad y mayor confiabilidad de manera que se puede contar con un respaldo evitándose el colapso del Centro de Datos por falta de aire acondicionado.

• Mejoras y pintura a las escaleras de emergencia del Módulo 8: Se dio mantenimiento a la pintura de la escalera de emergencia del Módulo #8 así como la reparación de las lámparas de iluminación y readecuación del área superior de descanso de la escalera metálica de salidas de emergencia de este Módulo, ya

que presentaba deterioro en su pintura, daño en iluminación y a la vez que se desea prolongar la vida útil del mismo para su óptimo estado.

• Entubamiento del canal de excedencia: Se llevó a cabo el entubamiento de las aguas pluviales del sector oeste, en la zona comprendida entre las bodegas de activos, bodega de arquitectura y taller de proyección institucional y el parqueo del sector oeste, con lo que se consiguió hacer más eficiente la escorrentía de las aguas de lluvia por ese canal, además se amplió la zona de parqueo y el acceso a las bodegas y al taller de Proyección Institucional.

• Cambio de cielos del Ministerio de Justicia: Se cambió el cielo suspendido del vestíbulo central del edificio sede del Ministerio de Justicia, pues presentaba graves deterioros en sus láminas, poniendo en peligro a las personas que circulan bajo de ellas, a la vez que se prolongó la vida útil del mismo.

• Instalación de Escaleras Tipo Mono: Se instalaron 5 escaleras metálicas tipo mono en los edificios centrales y el Anexo del Módulo #3 del Registro Nacional, facilitando el acceso seguro a las cubiertas de las edificaciones, para realizar trabajos de mantenimientos y otros en las cubiertas de estos techos.

75

• Instalación de una verja en la casetilla de seguridad del costado norte de la plaza de deportes del Registro Nacional: Se instaló esta verja con el fin de evitar que las bolas dañen y quiebren los vidrios de la ventanería de la caseta #3 durante los partidos y juegos en la plaza de deportes y en la cancha multiuso. Además el enverjado ayuda para prever de un accidente al personal de la empresa de seguridad de turno y brindar mayor protección ante una amenaza de peligro al mismo y a los usuarios cercanos.

• Construcción de un pasamanos en las gradas de la entrada al Módulo 8: en cumplimiento a la Ley No 7600 de Igualdad de oportunidades para las personas con discapacidad y según lo que establece la Ley de Construcciones artículo 7 y las norma 101 de NFPA “Código de Seguridad Humana”, es que se instaló el pasamanos en las gradas de acceso al Módulo #8-Administrativo.

• Mejoras en el descanso de las escaleras de emergencia del Módulo 8: A raíz de las mejoras realizadas a la escalera de emergencia del Módulo #8, y por recomendación de la empresa encargada de los trabajos hechos se detectó la necesidad de hacer una mejora en el descanso superior de la escalera esto para darle reforzamiento a la estructura, de tal forma que se brinde seguridad y alargar la vida útil a la misma.

• Mejoras a la UPS de Informática: Se hizo el mejoramiento y equipamiento en la Instalación Eléctrica de la UPS nueva y todos sus componentes de la Dirección de Informática de manera que se dejó óptimas condiciones de funcionamiento.

• Limpieza y desinfección de los tanques de agua potable del Registro Nacional: Se limpiaron y desinfectaron los tanques de agua potable de la institución, de manera que se esterilizaron los mismos para eliminar virus y bacterias por higiene y salud pública de los usuarios y funcionarios que hacen uso del agua potable, evitando la transmisión de enfermedades infecciosas a través de superficies contaminadas.

• Enlace de Fibra Óptica del Archivo Central con Proveeduría: Se realizó la construcción, instalación e implementación de una canalización para la acometida de Fibra Óptica y así se logró conectar el nuevo Edificio del Archivo Central con el Edificio de Proveeduría del Registro Nacional, de manera que este edificio cuente con la conexión de datos para su óptimo funcionamiento.

• Construcción de acceso y rampa en la fachada principal del Registro Nacional para el mantenimiento de los equipos de aire acondicionado tipo Chiller: Se construyó un acceso y rampa en la fachada principal del Registro Nacional de manera que se puedan accesar los vehículos

76

para dar mantenimiento y abastecimiento a los equipos de aire acondicionado tipo chiller, ubicados en la zona de jardín de lado sur del Edificio de Propiedad Intelectual y el edificio viejo de Propiedad Industrial.

• Compra de UPS para Informática: Se adquirió una UPS independiente para el Centro de Cómputo, de manera que se puede contar con autonomía total, eliminando la dependencia del suministro energético. Actualmente existe una posición vulnerable.

• Compra de bomba de combustible para el Registro Nacional: Tras la instalación de la nueva planta generadora del Registro Nacional se necesitó contar con los elementos adecuados y seguros para poder llenar de combustible diesel el tanque de 1200 galones de capacidad de dicho equipo, como lo es la bomba de trasiego de diesel (surtidor de diesel), la cual nos permite llevar el diesel del elemento de transporte del diesel al tanque de la planta.

• Compra de sensores sísmicos para los elevadores del Registro Nacional: Se adquirieron cuatro sensores sísmicos los cuales se instalaron en los elevadores del Registro Nacional, esto para la prevención y seguridad de los funcionarios, usuarios y público en general que hacen uso de los ascensores de los edificios públicos de la Institución, de manera que se puedan prevenir futuros inconvenientes o

accidentes en caso de un movimiento sísmico.

• Compra de cuatro bombas sumergibles para desechos sólidos y líquidos: Se adquirieron 4 bombas sumergibles portátiles para la extracción de agua limpia y para aguas negras (con sólidos). Esto para el uso en cualquier emergencia que se presente en un momento de inundación o de saturación de agua sea de lluvia o de alto nivel friático en épocas de invierno, así como de aguas negras.

• Compra de UPS para Proveeduría: Se compró e instaló una UPS o sistema de potencia ininterrumpida de 30 KV, para proteger los equipos sensitivos en el área de Proveeduría y oficinas anexas.

• Desinfección y esterilización de los tanques de agua potable: se esterilizaron y desinfectaron los tanques de agua potable, de manera que quedaran libres de químicos y de contaminación, minimizando así los riesgos de enfermedades para las personas.

Estado de los proyectos En la siguiente tabla se describen Los proyectos más relevantes del año 2009 y el cumplimiento de los mismos:

77

PROYECTOS U OBJETIVOS

MÁS RELEVANTES PORCENTAJE DE AVANCE

CUMPLIMIENTO

Ampliaciones varias: Escaleras de emergencia, Detección temprana de incendios, Cambio de Cubiertas, Remodelación de las Baterías de los Servicios Sanitarios, Acometida de la UPS al Módulo 1 y 4.

100%

TERMINADO

Remodelaciones y traslados de varias áreas del Registro Nacional: Baterías de los Servicios Sanitarios de los Módulos 5 y 8, reubicación de oficinas externas, reubicación de dirección de oficinas regionales, Bienes Inmuebles, remodelación del Comedor del Ministerio de Justicia, remodelación de las oficinas de validación, Personas Jurídicas, Rescate de valores, Aulas de Recursos Humanos, SITRARENA, Asesoría Jurídica.

100%

TERMINADO

Construcción de Escaleras de emergencia.

100%

TERMINADO

Cambio de cubiertas y sistema pluvial II Etapa

100%

TERMINADO

Cambio de cubiertas de la soda comedor.

100% TERMINADO

Construcción de Baterías de Servicios Sanitarios Públicos.

60%

EN PROCESO

Cambio de cubierta sobre los Domos Centrales del Registro Nacional.

100%

TERMINADO

Consultoría para la II Etapa del Sistema de Detección Temprana de incendios.

100%

TERMINADO

Acometida de la UPS Central al Módulo 1 y 4. 100%

TERMINADO

Reparación del Rótulo de la Entrada Principal. 100% TERMINADO

REUBICACIÓN DEL PARQUEO TECHADO DE LA BUSETA DE TRANSPORTE DEL REGISTRO NACIONAL.

100%

TERMINADO

Reubicación de la tubería hidrante del Sistema contra incendios.

100%

TERMINADO

Techado del parqueo del sector oeste del Módulo #8.

50% EN PROCESO

Consultoría de Data Center.

5%

EN PROCESO

Consultoría Edificio de Placas.

100%

TERMINADO

Limpieza de los Tanques de Combustible.

100%

TERMINADO

Mejoras a los tanques de agua potable. 100%

TERMINADO

Mejoras y Pintura de las chimeneas de las Plantas Eléctricas.

100%

TERMINADO

Traslado y puesta en marcha del Aire Acondicionado de Informática.

100%

TERMINADO

Mejoras y pintura a las escaleras de emergencia del Módulo 100% TERMINADO

78

8. Entubamiento del Canal de excedencia del sector oeste del Registro Nacional.

100% TERMINADO

Cambio de cielos del Ministerio de Justicia.

100% TERMINADO

Instalación de escaleras tipo mono. 100% TERMINADO Instalación de una verja en la casetilla de seguridad del costado norte de la plaza de deportes del Registro Nacional.

100%

TERMINADO

Construcción de unos pasamanos en las gradas de la entrada al Módulo 8.

100% TERMINADO

Mejoras en el descanso de las escaleras de emergencia del Módulo 8.

100%

TERMINADO

Mejoras a la UPS de Informática. 100% TERMINADO Limpieza y desinfección de los tanques de agua potable del Registro Nacional.

100%

TERMINADO

Enlace de Fibra Óptica del Archivo Central con Proveeduría. 100%

TERMINADO

Construcción de acceso y rampa en la fachada principal del Registro Nacional para el mantenimiento de los Equipos de aire acondicionado tipo Chiller.

100%

TERMINADO

Compra de UPS para Informática. 100% TERMINADO Compra de Bomba de Combustible para el Registro Nacional.

100% TERMINADO

Compra de Sensores Sísmicos para los elevadores del Registro Nacional.

100% TERMINADO

Compra de UPS para Proveeduría. 100% TERMINADO Compra de cuatro bombas sumergibles para desechos sólidos y líquidos.

100%

TERMINADO

Edificio de Archivo 100% TERMINADO Edificio de Propiedad Intelectual 98% EN PROCESO

79

Proveeduría Naturaleza jurídica El Departamento de Proveeduría del Registro Nacional se fundamenta en los artículos 105, 106 y 107 de la Ley de Contratación Administrativa y los artículos 219 al 224 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, ya que por ser una institución adscrita al Ministerio de Justicia con su propia Proveeduría, no pertenece al Gobierno Central, pero es regulada en sus funciones más específicas, competencias y requisitos por el Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales. El Departamento de Proveeduría depende jerárquicamente de la Dirección Administrativa del Registro Nacional, y por ella se canalizan todas las políticas, directrices y lineamientos. Objetivo General Satisfacer en forma eficiente, las demandas de bienes y servicios de acuerdo a las leyes y reglamentos que rigen la Contratación Administrativa, por parte de los diferentes departamentos que conforman el Registro Nacional, así como garantizar el buen uso y el mantenimiento oportuno de los bienes y servicios de la Institución. Objetivos Específicos • Ejecutar mediante los

procedimientos de contratación administrativa (licitación pública,

abreviada y otros), la adquisición de los bienes y servicios que el Registro Nacional requiere para su normal funcionamiento.

• Coordinar las acciones para velar por el adecuado uso y mantenimiento de los activos del Registro Nacional.

• Realizar informes para la Auditoría Interna, Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional, Contraloría General de la República, Autoridad Presupuestaria, Ministerio de Hacienda y otros.

• Suministrar a la Dirección Administrativa la información para el proyecto de presupuesto, presupuesto extraordinario y modificaciones presupuestarias en lo relativo a bienes y servicios

Cambios en el entorno jurídico En materia de contratación administrativa, durante el año 2010, no se presentaron cambios en el entorno jurídico, tanto en materia de Contratación Administrativa como de Administración de Bienes. Acciones emprendidas Las acciones realizadas para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el Sistema de Control Interno del Departamento consisten en: • Actualización y comunicación a

los funcionarios del departamento, un compendio de las normas y políticas de control interno.

80

• Elaboración de la matriz de seguimiento del 2010 con cero medidas no cumplidas.

• Dotar de infraestructura adecuada a las instancias correspondientes para el mejoramiento de las funciones desempeñadas.

• Reforzar a las áreas de control de activos, Bodega General, y recepción de Proveeduría con personal de Contrato, con la finalidad de coadyuvar con las tareas desempeñadas por parte de este Departamento.

• Velar por la adecuada custodia de documentos, para esto se cuenta con más recurso humano.

Logros alcanzados • Se lograron tramitar los siguientes

procedimientos de compra:

• 857 Contrataciones Directas

• 17 Licitaciones Públicas

• 39 Licitaciones Abreviadas

De dichos procedimientos se generaron 1170 órdenes de compra. • Se tramitaron 507 entradas de

bodega, generadas de los procedimientos de compra por Bienes, y materiales y suministros.

• Se generaron 1752 salidas de bodega, que responden a las diferentes solicitudes por requisición de suministros, materiales o bienes de las diferentes instancias

administrativas y ejecutivas del Registro Nacional.

• Realización de un inventario general de suministros custodiados en la bodega general; del cual se realizó el respectivo ajuste en conjunto con el Departamento Financiero.

• Se lograron instalar racks tipo industrial en la bodega general.

• Se realizó el registro de 3,717 activos por un valor de ¢1,814,818,296.91, igualmente se procedió a identificar con una etiqueta de código de barras todos los activos físicos que se adquirieron durante el 2010. Dichos activos se registraron tanto en el Sistema OPENGOB como en SIBINET del Ministerio de Hacienda.

• Se realizaron 8 actas de donación por 2560 activos, a escuelas y asociaciones de bien social.

• Se realizaron 9 traslados por 351 activos a ministerios y dependencias del gobierno central.

• Se realizó una toma física de activos en las instalaciones del Registro Nacional. De dicha toma física se identificaron 6026 activos que requerían placa nueva, 227 que fueron sujetos de corrección dado que no coincidían los datos del activo con respecto a la información en la base de datos, y 117 que les fue asignada placa en función de la serie que contenía el equipo respectivo

• Se tramitaron actualizaciones de ubicación de activos, mediante los

81

formularios de traslado interno y recibido conforme, para un total de 824 durante el año 2010.

• Se realizaron 9 reclasificaciones, que correspondían a activos ubicados en una clasificación a la que no pertenecían en SIBINET.

• Se realizaron ajustes en SIBINET por ¢271,739,487.80 a 2195 activos que estaban registrados por un valor menor con respecto a la compra original; y ajustes a 1062 activos por un valor de ¢618,919,163.48 que corresponden a activos que estaban registrados con un valor mayor al real.

Estado de proyecto Se cumplió en un 100% la construcción e instalación de racks tipo industrial en la bodega general, con la finalidad de mejorar el sistema de almacenamiento de materiales y suministros; además de modernizar la infraestructura en aras de mejorar el servicio brindado. Coordinación con otras autoridades internacionales y/o nacionales • Compras Sostenibles, Ministerio de

Hacienda

• COMPRARED V2, Ministerio de Hacienda

• Programa Técnico en Contratación Administrativa para la Gestión Pública, Universidad de Costa Rica

• Curso Jurisprudencia en Contratación Administrativa, ARISOL Consultores

• Curso Cómo Elaborar Carteles, ARISOL Consultores

Inventarios y métodos de investigación de almacenamiento; consultor Lic. Rodrigo Bonilla. Seguridad Institucional

Naturaleza jurídica

El 30 de julio mediante oficio DM-1037-2004, se aprueba la creación del Departamento de Seguridad y Vigilancia del Registro Nacional, como dependencia de la Dirección Administrativa, debido a que resulta necesario para garantizar la supervisión, coordinación y el control de los servicios privados que custodian la institución. Objetivo General Brindar seguridad física a las personas, bienes y activos del Registro Nacional, para garantizar su protección y salvaguarda Objetivos Específicos

• Brinda seguridad y vigila los bienes, las instalaciones y el personal de la Institución.

• Lleva un control de salida de los bienes de las instalaciones, en coordinación con el Departamento

82

de Proveeduría y la Unidad de Mantenimiento.

• Revisa los roles semanales de distribución del personal de seguridad.

• Coordina, con las entidades externas, las medidas especiales de seguridad que ameriten la realización de actividades especiales.

• Vela por la capacitación del personal de seguridad.

• Supervisa las labores de la sala de monitoreo.

Cambios habidos en el entorno

• El 16 agosto de 2010 ingresa la

última coordinadora que hacía falta en el departamento.

• Con la construcción de los nuevos edificios y cambios en reestructura, se hizo necesario realizar cambios estratégicos entre el personal y cubrir de esta forma los sectores de mayor importancia.

Acciones emprendidas

• El servicio de los agentes de

seguridad fueron evaluados a través de tres encuestas aplicadas a las direcciones y departamentos, tanto dentro de la institución como el de los parqueos.

• Para determinar el cumplimiento efectivo del contrato suscrito con la institución, se realizaron ocho inspecciones en el sitio (en los diversos puestos de seguridad y vigilancia dentro de las instalaciones del Registro Nacional), de las cuales cuatro fueron diurnas y cuatro nocturnas. Se acordó con la jefatura que la nueva coordinadora realizara semanalmente inspecciones diurnas.

• En el 2009 de atendieron treinta y cuatro denuncia, en el 2010 se atendieron diecisiete denuncias relacionadas con presuntas irregularidades donde se vinculan a los agentes de seguridad, la seguridad física y la sala de monitoreo. De estas denuncias dos de ellas están por ser cerradas.

83

• Se realizaron acciones tendientes

a mejorar la seguridad y custodia de los bienes de la institución, con la revisión de bolsos a la salida, control de activos o bienes personales mediante boletas, revisión de oficinas que laboran en horas extraordinarias, inspecciones periódicas de los oficiales de seguridad por parte de este departamento, entre otras.

• Se adquisición de dos arcos detectores de metales para el ingreso de usuarios a la institución.


• Se logró disminuir la desaparición de bienes del Registro Nacional.

• Se evaluó parcialmente la prestación del servicio de seguridad en la Institución, la cual

según la mayoría de los funcionarios es favorable.

• Se logró que el personal del Registro Nacional conozca más sobre el Departamento y acuda a las funcionarias del mismo a tiempo para solventar una eventualidad, antes de tener que poner una denuncia y realizar la investigación del caso.

• Se entregaron a este Departamento ciento sesenta y dos objetos perdidos de los cuales fueron devueltos a sus dueños ochenta y uno de ellos, cincuenta y nueve cédulas entregadas al Registro Civil y en custodia aún se encuentran sesenta y siete objetos se entregarán a las entidades correspondientes objetos como tarjetas de crédito, carnés, planos y escrituras u otros. Se devolvieron ciento un gracias al apoyo de los oficiales de seguridad.

84

• Se logró disminuir el número de denuncias con respecto a años anteriores.


• A partir del 14 de octubre de 2010 mediante oficio DIRN-809-2010 la sala de monitoreo está a cargo del Departamento de Seguridad,

el Departamento de Aseguramiento de la Información de la Dirección de Informática es quien se encarga de la parte de soporte.

85

• Se construirán dos casetas de seguridad en el 2011, una en el sector de la plaza y la otra por la bodega general, las cuales desde ya se cuenta con el oficial respectivo, para el nuevo edificio de placas se valorará la posibilidad de trasladar un oficial.

Coordinación con otras autoridades internacionales y/o nacionales Cursos recibidos

• Primeros Auxilios Básicos PAB

(40 horas), impartido por Ester Aragón Solís y Luis Garro Redondo, Técnicos en Emergencias Medicas de la empresa Transmedic.

• Sistemas de Supresión de Incendios (operación de la Central), impartido por Danilo Rodríguez, de la empresa Equilsa S.A. Cabe señalar que dicha operación se llevó a cabo por los oficiales de seguridad en la sala de monitoreo durante el día, y fuera de horas hábiles en el puesto K10 (salida del vestíbulo central al parqueo este).

• Sistema de Detección Temprana de incendios para el Registro Nacional, impartido por Danilo Rodríguez, Equilsa S.A.

• Protección Integral en las edificaciones, Seminario recibido junto con el Comité de Emergencias Institucional.

• Asistente en Primeros Auxilios APA (120 horas), impartido por Randall Orias Lacayo, Técnico en Emergencias Médicas de la empresa Provida Servicios de Salud S.A. (aún en proceso).

Gestión Institucional de Recursos Humanos

Naturaleza jurídica Creación de Dirección. Administrativa. Oficio DM-063-98 de fecha 29 de enero de 1998 Objetivo General Administrar mediante la utilización de técnicas y principios administrativos modernos el recurso humano del Registro Nacional con el fin de garantizar: productividad, excelencia y desarrollo, tanto la organización misma como para el factor humano que la compone. Objetivos Específicos • Transformar la imagen del Departamento • Mayor rentabilidad y productividad • Reducción de tiempos y costos • Administrar el recurso humano en

función de los valores propuestos haciendo un uso adecuado del potencial humanos y recursos materiales con que se cuenta

• Brindar un servicio de calidad

86

• Suministrar información oportuna y veraz relacionada con la gestión del recurso humano para garantizar una sana administración del recurso humano a nivel institucional.

• Incentivar mediante beneficios adicionales que permitan una mejor calidad de vida laboral y personal del funcionario registral, proyección al año 2009 con recurso propio de la Junta Administrativa.

• Proponer y desarrollar proyectos en las diversas áreas que permita la actualización y proyección del departamento a nivel institucional en periodos anuales.

• Tecnificar la globalidad de los procesos, mediante la adquisición de una tecnología de punta, a efecto de mejorar la calidad de los servicios.

• Contar con procesos claramente definidos y procedimientos establecidos, a través de manuales orientados al desempeño óptimo de las funciones.

• Contar con niveles formales e informales de comunicación asertiva bi-direccional, claramente establecidos para una mayor comprensión de la gestión del Departamento.

• Desarrollar un programa de capacitación a través de seminarios, cursos, charlas, talleres, etc. con el fin de elevar el rendimiento laboral de los servidores de la institución.

• Realizar estudios de análisis ocupacional mediante métodos de investigación como medio para fomentar la carrera administrativa.

• Reclutar y seleccionar personal idóneo a través de concursos internos y externos con el fin de

contratar al recurso humano necesario.

• Llevar a cabo los procedimientos necesarios para la remuneración de los servicios para satisfacer el servicio prestado.

• Administrar instrumentos de control de la información mediante los procesos establecidos para seguir la disponibilidad de la documentación requerida.


• Subproceso

Análisis Ocupacional Los cambios en la normativa en materia de clasificación de puestos están regulados por las directrices que emanan de la Dirección General de Servicio Civil. Buscando en este sentido como parte de los procedimientos establecidos tener una coordinación más directa con la Oficina de Servicio Civil en cuanto a los estudios de clasificación de puestos.

• Subproceso Salud y Seguridad Ocupacional

Procurar un ambiente de trabajo seguro y saludable, a todos los funcionarios de la Institución, con el fin prevenir accidentes y enfermedades laborales: Mediante Acuerdo en Firma J594 del 16/12/2010, la Junta Administrativa aprueba las Políticas Institucionales en materia de Salud y Seguridad Ocupacional, lo que facilitará el desarrollo e implementación de un Sistema de Prevención, para el control de los riesgos laborales y mejorar el desempeño de la Institución.

87

Desarrollar e implementar programas de prevención en materia de Salud, Seguridad e Higiene Ocupacional: Mediante Acuerdo en Firme J274 del 10/06/2010, la Junta Administrativa aprueba la creación de una Coordinación de Salud y Seguridad Ocupacional, así como la gestión ante la Autoridad Presupuestaria para la creación de 4 plazas, en la misma se autoriza a la Unidad de Desarrollo Estratégico (UDEI), para que proceda a realizar la modificación correspondiente en el manual de estructura del Registro Nacional, así como el ajuste en las funciones para éste órgano, de tal forma que se garantiza la dotación de recurso humano para el desarrollo de programas preventivos, cuyos objetivos se fundamentan en promover y mantener el más alto nivel de bienestar físico, mental y social de los funcionarios de la Institución. Acciones emprendidas • Subproceso

Análisis Ocupacional

Como parte de las acciones emprendidas resultado de una sesión de trabajo a nivel departamental para la elaboración del plan estratégico, en lo que concerniente a este Subproceso de Análisis Ocupacional, se procuró brindar un servicio más eficiente en materia de análisis ocupacional, que permitió un mejor desarrollo del capital humano de la institución, esto mediante estudios él análisis ocupacional acorde con las disposiciones establecidas, el manteniendo actualizado de los manuales de puestos y la actualización

de los correspondientes registros digitales y físicos. Buscando mejorar la eficiencia y la calidad en la prestación de servicios, esto con las limitaciones del caso en cuanto tiempo y capital humano. Se realizaron algunas reuniones a lo interno del Subproceso de Análisis Ocupacional donde se determinaron factores susceptibles de mejora e innovación. Se realizó una revisión y actualización

del Manual de Cargos Institucional. • Subproceso Salud y Seguridad

Ocupacional Desarrollar e implementar programas para la promoción de la salud y el trabajo: Se realizaron diversas actividades dentro del campo de la promoción de la salud como las Campañas de Salud Bucodental y Salud Visual, así como Campañas de Donación de Sangre, así como la organización de la Feria de la Salud y la primera Feria de Salud Ocupacional, la cual fue declarada de interés Institucional por la Dirección General. Fomentar la participación activa de los diferentes grupos de apoyo en la Gestión Preventiva en Riesgos Laborales de la Institución (comisiones de salud ocupacional, gestión ambiental, comisión en materia de discapacidad, comité y brigada de emergencia): Se realizaron diversas actividades en las que se garantizó una participación activa de éstos grupos en materia de la prevención de riesgos, como en materia de accesibilidad, protección del

88

medio ambiente, así como en la prevención y atención de emergencias. • Subproceso Reclutamiento y

Selección de Personal Se coordinó la nueva designación de representantes con el sindicato el cual informó y designó los nuevos representantes. • Subproceso de Capacitación y

Desarrollo Un cambio en los procedimientos y metodologías a lo interno implicó un mayor acercamiento con el usuario interno. También se llevaron a cabo acciones de coordinación con las distintas áreas de la Institución, con el propósito de que las labores que se realizaron en materia de capacitación en el ámbito institucional, obedezcan a estrategias integrales y no particulares tal y como se había hecho en años anteriores. • Subproceso Servicios de

Información Se hicieron revisiones periódicas de los procedimientos de trabajo. Se realizaron controles de trabajo (registros, estadísticas, informes, etc.) Principales logros alcanzados

• Subproceso Análisis Ocupacional

Se atendieron los estudios de clasificación de puestos presentados ante esta instancia en un periodo de tiempo razonable respecto al tipo de estudio requerido y las circunstancias propias de los mismos; cabe indicar

que en el año 2010 se efectuaron unos 100 estudios de clasificación de puestos entre reasignaciones, recalificaciones, cambios de especialidad, asignaciones, y otros. Se brindó un servicio eficiente de asesoría, tanto de funcionarios e instancias administrativas del Registro Nacional y como de personas externas que así lo requirió en cuanto a información, consultas y requerimientos hechos en la materia. La atención ha sido en forma personal, vía telefónica, por correo electrónico o escrito. Es importante destacar que las personas que conforman este Subproceso se han capacitado en actividades que permitieron un mejor desarrollo personal y desempeño laboral en las áreas de análisis ocupacional, gestión por competencias y desarrollo del liderazgo. • Subproceso Salud y Seguridad

Ocupacional

Certificación del Servicio Médico (INS): Como un mecanismo de promoción de la salud, se logró la certificación del Servicio Médico Institucional por parte del Instituto Nacional de Seguros (INS), logrando alcanzar la categoría A, lo que certifica a éste Servicio como un consultorio médico de primer nivel. Incorporación del RN a la Red Interinstitucional de Salud Ocupacional: Mediante una iniciativa conjunta de la Municipalidad de Montes de Oca y el Registro Nacional, se constituye una Red Interinstitucional en Salud

89

Ocupacional, integrada por las Municipalidades de Curridabat, La Unión, Montes de Oca y la Municipalidad de San José, así como Instituciones como el CONAVI, el Archivo Nacional y el Registro Nacional, cuyo objetivo es promover una cultura de prevención en cada una de éstas Instituciones comprometiéndose a su vez a buscar y poner en práctica las medidas necesarias que contribuyen a mantener y mejorar los niveles de eficiencia en las operaciones de cada organización y brindar a sus trabajadores un medio laboral seguro. • Subproceso Reclutamiento y

Selección de Personal

En el 2010 este subproceso tramitó los siguientes concursos: Concurso Externo Régimen Informático (148 ofertantes- 59 preseleccionados)) 338 Nombramientos de primer Ingreso. Se tramitaron 306 pedimentos de personal. 98 entrevistas bajo el modelo de competencias. Concurso Articulo # 15 (1089 ofertantes) Concurso Dictaminadores de Fondo Institucional (143 ofertantes- 62 preseleccionados) Concurso Sub auditor (17 ofertantes)

• Subproceso de Capacitación y Desarrollo

Este subproceso en el 2010, desarrolló las siguientes actividades: Diagnóstico de las necesidades de capacitación (estructura enfocada en competencias y mejoramiento de procesos) Se desarrolló el plan de capacitación para el 2011 Talleres de -Clima Organizacional con variables focalizadas, Integración, comunicación, necesidades grupales, etc. Se elaboró el Programa de Socialización. Se elaboró el Nuevo Instrumento de Evaluación del Desempeño Se definió el procedimiento para la

capacitación interna del Departamento

Se elaboración la Propuesta para el

Centro de Capacitación. Se le dio continuidad al Modelo de

Gestión del Desempeño que inició en el año 2009,

• Subproceso Servicios de

Información

Nuevo nombre: Proceso de Servicios de Información.

Se realizó la actualización de:

Expedientes de personal, tanto físico como digital.

Expedientes de Carrera Profesional, tanto físico como digital.

90

Se elaboró la propuesta del Proyecto

de Clima Organizacional. Se mejoró el Módulo de Carrera Profesional en el SIFA, prácticamente se están atendiendo los últimos 2 incidentes. En el 2010 las certificaciones salieron con pocos días de retraso. En el mes de enero del 2011 no obstante la demanda que se tuvo de certificaciones se organizó de tal modo que el usuario las recibió con los fines para los que fueron solicitados en el momento que lo requirió. Se retomó el Registro de Errores u Omisiones, con el propósito de ir implementando proyectos en materia de calidad y auditoria de RRHH. • Subproceso Administración de

Salarios e Incentivos

Se conciliaron y depuraron los auxiliares contables de retenciones salariales, como parte de los requerimientos para implementar las normas internacionales de contabilidad para el Sector Público (NICSP). El periodo del estudio fue de los años 2007 al 2010, Avance del 95 %. En coordinación con el Área Financiera y la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda se implemento un nuevo mecanismo de pago, para sustituir las boletas de pago. Se finalizó con el proyecto de la intranet en cuanto a toma de requerimientos y desarrollo de las aplicaciones de consulta de salarios para los funcionarios con cargo al presupuesto de la Junta

Administrativa y consulta, registro, autorización de vacaciones. Se tramitaron: 1908 Incapacidades, 1820 rebajas salariales por permisos y suspensiones, 729 certificaciones, 88 estudios de reclamos administrativos Se hicieron: 213 estudios y resoluciones para reconocimiento de incentivos salariales, prohibición/aumentos anuales/disponibilidad/zonaje, 55 estudios para exoneración de marcas de asistencia, y 22 estudios y presentación de propuestas de modificaciones presupuestarias. Se tramitaron 520 solicitudes de pago por un monto de ¢1.472 millones, tramitaron 6488 acciones de personal. Se generaron planillas y propuestas de pago: planillas quincenales de Junta Administrativa/Presupuesto Nacional/CCSS/INS/Privados de libertad /Practicantes por un monto de ¢16.698.00 ESTADO DE LOS PROYECTOS • Subproceso

Análisis Ocupacional Para el año 2010 no fueron planteados proyectos específicos para este proceso que conllevaran alguna erogación de recursos económico; siendo prioridad el Proyecto de Digitalización de los Servicios Vía INTRANET, como proyecto general que desarrolla el

91

Departamento de Gestión Institucional de Recursos Humanos como un todo. Cabe señalar que como parte del mejoramiento de la información y comunicación se pretende digitalizar los sobres de puestos de los funcionarios del Registro Nacional, situación que debe ser retomado este año. • Subproceso Salud

y Seguridad Ocupacional Proyectos en materia de Prevención de Riesgos Laborales: En el primer trimestre del 2011, se espera iniciar con el proceso de Implementación de Sistemas de Gestión Preventiva en Riesgos Laborales. De igual forma, se están elaborando las políticas institucionales para el proceso de certificación del Registro Nacional como Espacio Libre de Humo de Tabaco, por lo que se encuentra en un 25% de avance. Proyectos en materia de Gestión Ambiental: A finales del año 2010, se desarrolló el Proyecto de Reciclaje Institucional con énfasis en Responsabilidad Social, por lo que actualmente tiene un avance del 75%. Proyectos en materia de Discapacidad:

La construcción de pasamanos y adecuación de rampas dentro de la Institución, se encuentran en un 75% de avance, actualmente el Dpto. de Arquitectura y Servicios Generales, son quienes diseñaron las especificaciones técnicas de cada proyecto. Proyectos en materia de Prevención y Atención de Emergencias: El proceso de certificación de la Brigada de Emergencia se encuentra a un 60% y se estima completarlo en agosto del 2011. Dicho proyecto permitirá contar con brigadistas con un nivel de capacitación adecuado (Asistente de primeros auxilios). • Subproceso Reclutamiento

y Selección de Personal Se pondrá en práctica en un plan piloto de oferta en línea para concursos internos en el primer semestre del 2011. • Subproceso de Capacitación

y Desarrollo La sistematización del proceso de Evaluación del Desempeño (Intranet), se encuentra en la etapa de pruebas.

• Subproceso Servicios de

Información

PROYECTO OBSERVACIONES Definir formatos para las distintas certificaciones, al igual que funciona en instituciones como la UCR, Poder Judicial, Contraloría.

Está en trámite

Clima Organizacional Ya está lista la propuesta, falta hacer la presentación de la misma a la Jefatura.

92

Departamento Financiero Acciones emprendidas

El Departamento Financiero ha concretado varias acciones con la finalidad de establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno; además de cumplir con lo establecido en el plan anual institucional.

• Los estados financieros del 2009 fueron revisados por una empresa de Auditoría Externa.

• Se levantó el inventario físico de materiales y suministros.

• Se custodiaron los documentos. • Se realizaron conciliaciones entre

registros auxiliares y mayores que nos permiten verificar la exactitud de los registros; así como detectar y corregir errores y omisiones que puedan haberse cometido.

• Se concilió y depuró el registro auxiliar de cuentas por pagar.

• Se contrató el Consultor para la Implementación de las NICSP.

• Se capacitó en materia de NICSP. • Se inició con el Manual de

Procedimientos Contables de la cuenta “Inventario de Materiales y Suministros; incluyendo políticas.

• Se registró los movimientos de las cuentas corrientes de la Junta Administrativa del Registro Nacional.

• Se elaboró los estados financieros trimestrales a la Dirección General de Contabilidad Nacional en los formatos por ellos exigidos para la Consolidación de Estados Financieros.

• Se elaboraron dos informes de seguimiento del Plan de Acción para la Implementación de las NICSP a la Dirección General de Contabilidad Nacional.

• Se facilitó información solicitada por la Contraloría General de la República por auditoría efectuada sobre las cuentas de: Inventario de materiales y suministros, Activos Fijos e Ingresos.

• Se identificaron, analizaron, evaluaron, administraron y revisaron de los riesgos institucionales, tanto de fuentes internas como externas, relevantes para la consecución de los objetivos.

• Se registraron los movimientos económicos y financieros que permitieron la elaboración mensual de los estados financieros de la Junta Administrativa del Registro Nacional.

• Dentro de las acciones realizadas por el Equipo de Presupuesto en el 2010 se realizaron las actividades relacionadas con la “Ejecución de Presupuesto 2010”:

93

DESCRIPCIÓN AÑO 2009 AÑO 2010

Reservas emitidas 5205 5379

Certificaciones emitidas 2755 2301

Liquidaciones de reservas 999 2178

Atención solicitudes de bienes y servicios 1285 1152

Adelanto de viáticos 328 326

Liquidaciones de viáticos 726 1033

Ejecuciones de egresos 4919 6327

Asientos de egresos 106 73

Ejecuciones de ingresos 967 1166

Asientos de ingresos 103 91

Autorizaciones Ordenes Compra 1237 1170

Solicitudes de Pago 4250 5230

Modificaciones

1. Presupuestos Extraordinarios 0 1

2. Modificaciones Presupuestarias 17 20

3. Transferencias (Movimientos Internos) 331 291

Conciliaciones

Presupuesto-Contabilidad 12 12

Informes de ejecución presupuestaria

Trimestrales para Entes Externos * 4 4

Informes mensuales 144 144

* Nota: Registro en el Sistema de Información de Presupuestos Públicos (SIPP)-Trimestral y Sistema de Consolidación de Cifras del Sector Público Costarricense (SICCNET)-Mensual.

Evaluaciones de Presupuesto

Trimestrales para Entes Externos 4 4

Informes mensuales 144 144

94

• Se prepararon los informes trimestrales de ejecución presupuestaria tanto de ingresos como de egresos de acuerdo al formato solicitado por la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria y la Contraloría General de la República tanto a nivel de resumen general y por programa.

• Se registró la información en el Sistema de Información de Presupuestos Públicos (SIPP) de la Contraloría General de la República.

• Se registró la información en el Sistema de Consolidación de Cifras del Sector Público Costarricense (SICCNET) de la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria.

• Se prepararon los comentarios de ejecución presupuestaria tanto de los ingresos como de los egresos a nivel de partida indicando el grado de ejecución de presupuesto que se tiene: monto ejecutado, monto comprometido y monto disponible en cuanto a los egresos y por la parte de los ingresos el comportamiento de los ingresos realmente percibidos con la proyección estimada.

• Se enviaron los informes de ejecución presupuestaria a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria y la Contraloría General de la República en el plazo indicado por estos entes; así como a la Dirección General, Dirección Administrativa y la Jefatura del Departamento Financiero.

El proceso de “Formulación de Presupuesto 2011” se desarrolló a partir del momento en que se recibe de la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria el límite de gasto presupuestario máximo autorizado para el Período 2011, según el STAP-CIRCULAR-0783-2010 y las Directrices Generales de Política Presupuestaria para el 2010, mediante los Decretos No. 35820-H y 35820-H y conllevo a la realización de las siguientes actividades:

• Se solicitó al Departamento de Recursos Humanos de la relación de puestos.

• Se solicitó al Departamento de Proveeduría de la estimación de gastos fijos.

• Se solicitó a los responsables de las actividades que forman los programas del presupuesto, las necesidades que requerirán para cumplir con su Plan Anual Operativo.

• Se estimó la proyección de los ingresos que se espera recibir en el período presupuestario.

• Se clasificó la información recibida de acuerdo al clasificador por objeto del gasto.

• Se preparó un cronograma de aprobación interna del presupuesto.

• Se preparó informes preliminares del anteproyecto de presupuesto a nivel general, por programa y actividad y el detalle de los gastos a nivel de partida, grupo y subpartida.

95

• Se presentó informes del anteproyecto de presupuesto a la jefatura del Departamento Financiero, Dirección General y a cada uno de los responsables de actividad.

• Se ajustó el anteproyecto de presupuesto de acuerdo a lo indicado por la Dirección General.

• Se presentó el anteproyecto de presupuesto a conocimiento y aprobación de la Junta Administrativa del Registro Nacional.

• Se registró la información en el Sistema de Información de Presupuestos Públicos (SIPP) de la Contraloría General de la República.

• Se envío del anteproyecto de presupuesto a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria y la Contraloría General de la República para que sea refrendado.

• Se parametrizó la información del nuevo período presupuestario en el Sistema Financiero Administrativo (SIFA).

• Se Comunicó a los responsables de actividad de la aprobación de su presupuesto por parte de los entes externos y la autorización de la ejecución del presupuesto ordinario de la Junta Administrativa del Registro Nacional por parte de la Junta Administrativa.


• Se logró según el dictamen de los Auditores Externos, que solamente quedara una salvedad (Activos Fijos) en los Estados Financieros ya que existían cuatro

• Se presentó a la Junta Administrativa del Registro Nacional el informe sobre el inventario físico practicado sobre los materiales y suministros

• Se realizó el traslado de las conciliaciones de Retenciones por Pagar al Departamento de Recursos Humanos

• Se realizó el traslado del registro auxiliar de Municipalidades a la Tesorería

• Se realizó el traslado del registro auxiliar de Cuentas por Pagar a la Tesorería

• Se realizó la contratación de Deloitte & Touche S.A como consultor para la Implementación de las NICSP

• Se capacitó al personal asistiendo a cursos sobre NICSP

• Se logró que la Junta Administrativa del Registro Nacional aprobara políticas con respecto al inventario de materiales y suministros

• Se aplicó el registro del devengo en la mayoría de las cuentas contables

• Se envió los estados financieros trimestrales a la Contabilidad Nacional en los formatos establecidos por ellos y en tiempo.

96

• Se envió el primero (enero 2010) y el segundo (julio 2010) informe sobre el seguimiento al Plan de Acción para la Implementación de las NICSP a la Contabilidad Nacional, cumpliendo con los tiempos establecidos por ello

• Se emitieron los Estados Financieros de las Junta Administrativa del Registro Nacional, mensualmente.

• Los principales logros del Equipo de Presupuesto durante el 2010 fueron:

EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL EN UN94.064%.

PROYECTO

Velar por el cumplimiento de los lineamientos y políticas presupuestarias para lograr maximizar la utilización de los recursos.

ACTIVIDADES PROGRAMADAS

Contar con el presupuesto institucional según los lineamientos técnicos establecidos, elaborar los informes de evaluación presupuestaria y los informes de liquidación presupuestaria.

CUMPLIMIENTO 94.06%

*Información al 29-01-2011 pendiente conciliación del mes de diciembre con Contabilidad.

• Se liquidó presupuestariamente

el Presupuesto de la Junta Administrativa del Registro Nacional, Período 2010.

• Se liquidó presupuestariamente el Presupuesto del Fideicomiso de Vivienda 2010.

• Se registró la información en el Sistema de Información de Presupuestos Públicos (SIPP) de la Contraloría General de la República y en el Sistema de Consolidación de Cifras del Sector Público Costarricense (SICCNET)

de la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria.

• Se formuló el Anteproyecto de Presupuesto de la Junta Administrativa del Registro Nacional, Período 2011 por un monto de ¢30.735.251.381,83.

• Se formuló el Anteproyecto de Presupuesto del Fideicomiso de Vivienda, Período 2011 por un monto de ¢230.000.000,00.

• Se confeccionaron informes de

ejecuciones presupuestarias mensuales y trimestrales.

Año Presupuesto definitivo

Presupuesto ejecutado % Ejecución

2009 ¢23.736.161.384,43 ¢19.293.502.628,23 81.28% 2010* ¢27.371.327.623,98 ¢25.746.461.637,49 94.06%

97

• Se capacitaron funcionarios en normativa de archivo, control interno, actualización de herramientas informáticas, NICSP (Normas Internacionales de Contabilidad) y otros afines.

• Se le dio seguimiento de trabajo en la detección de riesgos en conjunto con la UDEI (Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional).

• Se actualizaron los precios de los servicios brindados por el Registro Nacionales (Servicios Registrales y Placas).

• Se concilió la partida materiales - suministros y determinación del monto a ser registrado como ajuste a los registros contables.

• Se revisaron y valoraron los riesgos institucionales para los equipos que comprende el Departamento Financiero.

PROYECTO


ACTIVIDADES PROGRAMADAS


CUMPLIMIENTO

94.06%

Enlace con los sistemas SICCNET, SIPP y para cumplir con las disposiciones de la Ley de Administración Financiera y demás normas relacionadas con el control de fondos públicos.

Uniformidad en criterios técnicos e integración de información con el sector público.

100%

98

ESTADO DE LOS PROYECTOS (GRADO DE CUMPLIMIENTO DE METAS, PROYECTOS Y ACTIVIDADES PROGRAMADAS EN EL 2010)

PROYECTO ACTIVIDADES PROGRAMADAS

CUMPLIMIENTO

Brindar apoyo en materia financiera a las diferentes instancias del Registro Nacional para facilitar su labor.

Atender las solicitudes realizadas en materia financiera, revisar las ofertas de contratación administrativa, custodiar las garantías existentes.

100%

Garantizar la cobertura de posibles eventos para proteger los recursos institucionales.

Mantener actualizadas las pólizas de seguros durante el 2010.

100%

Garantizar el pago a proveedores y usuarios internos.

Atender las obligaciones de pago, de acuerdo a los requisitos estipulados según la normativa.

100%

Realizar estudios de costos de servicios no regulados por ley para determinar la tarifa por cobrar.

Realizar los estudios solicitados utilizando los criterios técnicos de la Contraloría General de la República.

100%

Revisar la estructura porcentual de reajuste de precios para dar cumplimiento a la normativa vigente.

Realizar los estudios sobre reajuste de precios mediante el análisis de la documentación recopilada.

100%

Contabilizar los movimientos económicos y financieros del Registro Nacional para la oportuna toma de decisiones.

Realizar los estados financieros de los movimientos contables institucionales y del Fideicomiso de Vivienda durante el 2010, con la aplicación de los principios contables generalmente aceptados y las Normas Internacionales de Contabilidad.

91%

99

Mejorar el sistema de control interno en los procesos realizados en el Departamento Financiero para lograr proteger el patrimonio público, brindar confianza y oportunidad de la información, garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.

Realizar conciliaciones, arqueos sorpresivos mensuales mediante las normas y métodos contables.

Mantener actualizado al personal en materia financiero contable.

80%

100%

Enlace con los sistemas SICCNET, SIPP y para cumplir con las disposiciones de la Ley de Administración Financiera y demás normas relacionadas con el control de fondos públicos.

Uniformidad en criterios técnicos e integración de información con el sector público.

100%



94,06%

100

Coordinación con otras autoridades internacionales y/o nacionales (Dentro de algunos cursos de capacitación, se enumeran los de mayor impacto)

• Servicio al cliente para

recepcionistas y telefonistas (febrero-2010)

• Contabilidad presupuestaria y evaluación (febrero-2010)

• Nuevas normas del sistema de control interno (febrero-2010)

• Excel avanzado 2007 (marzo-febrero 2010)

• Clasificadores presupuestarios: enfoques y requerimientos (febrero-2010)

• Formulación y control del presupuesto público (marzo-2010)

• Introducción al plan general contable para el sector público (marzo-2010)

• Elaboración de informes técnicos (marzo-2010)

• Reajuste de precios en contratos de bienes y servicios (marzo-2010)

• Gestión documental y administración electrónica de datos (abril-2010)

• Introducción al sistema específico de valoración de riesgo institucional SEVRI (mayo – 2010)

• Casos prácticos de aplicación de

las NICSP (junio-2010) • Normas internacionales para el

sector público (agosto-2010) • Reajuste de precios en contratos

de obra pública (junio-2010)

• Reajuste de precios en contratos de bienes y servicios (junio-2010)

• Funciones de Tesorería (agosto-2010)

• Tablas dinámicas 2007 (agosto 2010)

• Formulación y control del presupuesto público (setiembre-2010)

• Diseño y seguridades de nuestros billetes y taller práctico (setiembre-2010)

• Gestión documental y administración electrónica de datos (agosto-2010)

• Curso sistema de costeo ABC (setiembre-2010)

• Normas internacionales de información (octubre-2010)

• Curso análisis estados financieros (setiembre-2010)

• Taller prácticas tesorería general (noviembre-2010)

• Revisión del Reglamento de gastos de viaje y transporte público (noviembre-2010)

101

DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Naturaleza jurídica Planea, dirige, coordina y supervisa actividades profesionales en el campo de la informática, tanto en lo técnico como en lo administrativo, orientadas al logro de los objetivos institucionales mediante el desarrollo de sistemas de información y programas laborales en la ejecución de procesos y proyectos, que coadyuvan en la labor sustantiva que brinda el Registro Nacional. Objetivo General Lograr que las tecnologías de información apoyen la misión, la visión y los objetivos estratégicos del registro nacional. Objetivos Específicos • Mantener la continuidad de las

operaciones de los sistemas de información críticos del Registro Nacional.

• Sustituir la plataforma tecnológica2 obsoleta.

• Asegurar la inversión que en materia de TI haga la Institución, mediante acciones que prevengan la obsolescencia tecnológica.

2 Para los efectos de este documento se considerará por “Plataforma Tecnológica” el conjunto de equipos, principales o “mainframes”, microcomputadoras, dispositivos periféricos y de telecomunicaciones, sus sistemas operativos y sus utilitarios, así como los ambientes de desarrollo para las aplicaciones y bases de datos.

• Mantener la gobernabilidad de TI mediante la adopción de un marco de gestión sustentado en guías, estándares y mejores prácticas generalmente aceptadas.

• Impulsar el fortalecimiento y el desarrollo del recurso humano de la Dirección de Informática.

• Modernizar los sistemas de información llevándolos a versiones de software modernas, soportadas, abiertas, estables, robustas, flexibles, seguras y de alta disponibilidad, con tecnología de n-capas e interfaz de páginas Web en los casos que su uso sea razonable.

• Apoyar el desarrollo de un Portal de Servicios Digitales que permita la realización de trámites a través de Internet y la incorporación de la firma digital a los procesos registrales.

• Desarrollar y mantener un marco de gestión para el aseguramiento de la información.

Cambios en el entorno En diciembre 2010 la Autoridad Presupuestaria aprobó el traslado de 13 plazas del Régimen del Servicio Civil al Régimen Especial de Informática; logrando con esto avanzar en la unificación de ambos regímenes.

102

Se inició la implementación del nuevo modelo de gestión por competencias patrocinado por el Departamento de Recursos Humanos y entró en vigencia la nueva convención colectiva. Durante el 2010 el Registro Nacional invirtió en la modernización de la planta física, y en la creación de nuevas plazas para funcionarios de los diferentes Registros, lo que ha impactado en la plataforma tecnológica, propiciando su crecimiento y reorganización. Acciones emprendidas Durante el año 2010 se realizó la ejecución de proyectos y actividades incluidas en el Plan Estratégico en Tecnologías de Información y Comunicaciones, así como en el Plan Operativo Institucional de esta Dirección. Principales logros alcanzados Dentro de los principales logros de la Dirección de Informática para el año 2010, se enumeran los siguientes: Módulo C-Asist: • Como parte del Sistema de

Control de Asistencia, se implementó el módulo C-Asist, el cual permite el registro y autorización de licencias, permisos e incapacidades de los funcionarios de forma automatizada.

Antivirus: • Actualización de la plataforma de

antivirus, incluyendo el correo institucional, lo que permite tener un mayor control, respuesta y contención ante la presentación de posibles eventos relacionados con malware, virus y código malicioso.

Manual de Políticas de Aseguramiento de la Información: • La Junta Administrativa aprobó la

segunda versión del Manual de Políticas de Aseguramiento de la Información en el mes de agosto de 2010. De esta forma se mantiene vigente el marco de gestión desde el punto de vista de seguridad informática.

Consolidación de la Mesa de Ayuda: • Se fortaleció el servicio a través de

la Mesa de Ayuda, al incorporar todos los Departamentos de la Dirección de Informática, consolidando un único punto de contacto entre los funcionarios del Registro y esta Dirección.

Atención oportuna de incidentes: • Atención de los incidentes

presentados por los usuarios en un plazo máximo de 24 horas, de acuerdo con los indicadores generados el porcentaje de atención es del 98.94%.

Sistema específico de valoración de riesgo (SEVRI) y control interno: • Se aplicó el SEVRI a todos los

departamentos de la Dirección de Informática, según la metodología establecida a nivel Institucional y se generaron los planes de acción correspondientes. De igual forma se continuó con el proceso de

103

fortalecimiento del control interno, mediante las autoevaluaciones aplicadas y su correspondiente seguimiento.

Instancia de Control de Proyectos: • Se logró la aplicación de la

Metodología de Administración de Proyectos en varios procesos de contratación administrativa, mejorando de esta forma el seguimiento de dichos procesos.

Sistema de Gestión de Calidad: • Se avanzó en la puesta en marcha

de varios procedimientos que soportan el Sistema de Gestión de Calidad, y se ejecutó la primera autoevaluación del sistema enfocada en el Departamento de Proyectos y Sistemas.

Normas Técnicas para el control de TI: • Se continuó con la atención del

Plan de Acción para cumplir con lo establecido en las nuevas Normas Técnicas para el Control de las Tecnologías de Información, emitidas por la Contraloría General de la República.

Convenio con el Banco de Costa Rica para el e-Registro: • Se dispuso a los Notarios el plan

piloto del nuevo portal con el servicio de consultas y certificaciones de Personas Jurídicas, y se agregaron las consultas y certificaciones de Bienes Inmuebles, Bienes Muebles e imágenes de planos.

• Se creó el módulo para la gestión de convenios, y se inició la

conceptualización del proyecto del Diario Único.

• Se rediseñó la interfaz gráfica del nuevo sitio Web, contando para ello con una herramienta para la gestión de contenido.

Sistema de Tasación y Pago de Trámites Registrales: • Se participó en la

conceptualización de este nuevo sistema, según los requerimientos de todas las áreas involucradas, iniciando con un estudio de mercado para la validación del alcance, costo y tiempo del proyecto.

Actualización de la plataforma tecnológica de usuario final: • Se ejecutó la compra de equipo de

cómputo previsto para el 2010, en línea con la política de mantener la plataforma de usuario final vigente.

Actualización y ampliación de la plataforma de servidores y equipos de telecomunicaciones: • Se logró ejecutar el proceso de

contratación administrativa para adquirir los servidores y equipos de telecomunicaciones que sustituyen equipo obsoleto, y otros que permiten ampliar el poder computacional y la infraestructura de telecomunicaciones del Registro Nacional.

Alta disponibilidad y consolidación de Bases de Datos: • Se logró desarrollar la estrategia

para la implementación de los esquemas de alta disponibilidad

104

de las bases de datos más críticas de la Institución.

Red de almacenamiento de datos (SAN): • Se adquirió un nuevo dispositivo

de almacenamiento (SAN) y nueva librería de respaldos, lo que aumentará la capacidad para el almacenamiento, mayor rendimiento y disponibilidad de la información.

Nueva red inalámbrica: • Se implementó una nueva red

inalámbrica, aumentándose la cobertura a los principales módulos del Registro.

Plan de recuperación ante desastres para los servicios de TI: • Se realizó la contratación de una

empresa consultora y se inició con el proceso de elaboración del plan.

Estabilización de la plataforma tecnológica: • Se implementó un sistema de

monitoreo para los componentes tecnológicos más críticos del nuevo portal web.

Migración del Sistema de Bienes Inmuebles: • Se inició y avanzó con el proceso

de contratación administrativa para llevar a cabo el proyecto de

migración del actual Sistema de Bienes Inmuebles.

Aplicación de recomendaciones de Auditoria:

De acuerdo a las recomendaciones emitidas por estudios de Auditoría realizados por las empresas Pricewaterhouse Cooper y Deloitte & Touche, se procedió con el desarrollo de un plan para la atención de los hallazgos identificados; y que cuenta con la supervisión de la Auditoría Interna.

Acuerdos de nivel de servicio:

Se está desarrollando el proyecto mediante el cual se establecen los acuerdos de nivel de servicio para las tecnologías de información del Registro Nacional entre la Dirección de Informática y la Administración Superior.


La Dirección de Informática llevó a cabo una serie de actividades para el logro de los objetivos previstos; se programaron una serie de proyectos que coadyuvaban al cumplimiento de los mismos. A continuación se listan los proyectos más relevantes para esta Dirección:

105

PROYECTO ESTADO Plan de recuperación ante desastres para los servicios de TI

En ejecución

Red de almacenamiento de datos (SAN) En ejecución Sistema de Tasación y Pago de Trámites Registrales En ejecución Convenio con el Banco de Costa Rica para el e-Registro En ejecución Sistema de Gestión de Calidad En ejecución Acuerdos de Nivel de Servicios (SLA) En ejecución Migración del Sistema de Bienes Inmuebles En ejecución Alta disponibilidad y consolidación de bases de datos Finalizado Nueva red inalámbrica Finalizado

En diciembre de 2010 la Dirección de Informática participó activamente de una sesión de trabajo a nivel institucional, para priorizar los proyectos que tiene planificado realizar el Registro Nacional en los próximos cinco años. Coordinación con otras autoridades La Dirección de Informática participó del proceso de investigación sobre e-justicia en Costa Rica, promovido por el Programa de la Sociedad de la Información y el Conocimiento de la Universidad de Costa Rica (PROSIC). Como parte de la investigación, el PROSIC estudió el estado de las Tecnologías de Información del Poder Judicial, el Ministerio de Justicia y el

Registro Nacional; en dicho estudio se indicó un reconocimiento al proceso de gestión de tecnologías de información del Registro Nacional. El informe fue presentado a la opinión pública y a la prensa nacional en mayo de 2010. También participó en la reunión anual (Latipat) de la Organización Mundial de Propiedad Intelectual (OMPI), sobre el intercambio de información de Patentes entre los países de Hispanoamérica y dicha organización.

Mencionar además, la participación en los foros de discusión relativos al proceso de creación del Plan Maestro de Gobierno Digital, promovidos por la Secretaría Técnica de Gobierno Digital.

Finalmente, con la intención de mantener al personal especializado y actualizado en los avances tecnológicos relevantes para la Dirección de Informática, se llevaron a cabo actividades de capacitación en las siguientes áreas:

• Bases de datos

• Programación • Seguridad de la información • Inglés conversacional • Infraestructura tecnológica • Administración de proyectos • Gestión de calidad • Contratación administrativa • Gobierno de TI

106

DIRECCIÓN DE SERVICIOS REGISTRALES Naturaleza jurídica La Dirección de Servicios Registrales fue creada en diciembre del 2005, bajo la premisa de integrar bajo una misma unidad organizativa, las áreas de servicios de los distintos Registros que conforman el Registro Nacional. Este cambio en la estructura organizativa permitió canalizar de forma integrada y ordenada los recursos necesarios a las áreas de servicios organizadas como un solo centro de atención, con la consecuente optimización del patrimonio institucional. Conformación La Dirección de Servicios Registrales, está compuesta por 258 servidores y se encuentra organizada en tres Coordinaciones Generales: Servicios Digitalizados, Servicios Complementarios y Recepción y Entrega de Documentos. Estas coordinaciones agrupan nueve departamentos: Plataforma de Servicios Digitalizados, Placas, Certificaciones de Catastro, Certificaciones Literales, Microfilm Consulta, Microfilm Proceso, Tomos, Recepción de Documentos y Entrega de Documentos. Objetivos

• Planear, dirigir, coordinar, organizar, supervisar y controlar las actividades

propias de los procesos de trabajo a su cargo en la prestación de los servicios del Registro Nacional.

• Establecer en coordinación con

la Dirección General las políticas y directrices generales sobre los servicios de atención a los clientes que realizan los diferentes trámites en la Institución.

• Recomendar y proponer

mejoras en los procesos de gestión para brindar un servicio ágil, eficiente y eficaz en cumplimiento con la misión institucional.

• Realizar y remitir informes,

cuando así se requieran o sean solicitados por la jerarquía institucional.

Servicios En esta Dirección se concentra la prestación de los siguientes servicios: Servicios Digitalizados: Servicios que se brindan en una área, ubicada estratégicamente en una zona de fácil acceso, bajo una filosofía de ventanilla de multiservicios, en la cual se pueden realizar en un sólo acto diversos trámites, tales como: certificaciones inmediatas, certificaciones literales, informes

107

registrales y consultas de bienes muebles, inmuebles y personas jurídicas, copias y certificaciones de planos catastrados si conoce el número de plano e imágenes de documentos digitalizados de bienes muebles, inmuebles y personas jurídicas. Esta área también incluye los servicios que ofrecen el Departamento de Placas y el Departamento de Consulta y Certificaciones de planos a escala Servicios Complementarios: Incluye la agrupación global de todos aquellos servicios no incluidos en las categorías anteriores, por razón de su naturaleza, tales como consultas de tomos y microfilm (información no digitalizada), el trámite de las certificaciones literales, que implican un estudio pormenorizado de las diferentes inscripciones, con el fin de hacer constar una situación específica, histórica o especial y certificaciones de salida del país. Recepción y Entrega de Documentos: Comprende tres departamentos de Diario Muebles, Inmuebles y Planos,

el Archivo y la Recepción y Entrega de certificaciones literales. Estos procesos son de vital importancia para los diferentes Registros, ya que son el inicio y fin del proceso de registración de derechos. Principales logros alcanzados Mención de Oro, en el Premio de la Categoría de Prácticas Promisorias en la Gestión Pública En el 2010 la Dirección de Servicios decidió participar en el concurso realizado por el Ministerio de Planificación y Política Económica, en la categoría de “Prácticas Promisorias en la Gestión Pública” con el proyecto nuevo sistema informático para el Departamento de Placas. Se elaboró el informe de la propuesta, se recibió la visita de dos evaluadores que visitaron la institución y se realizaron valoraciones in situ y en Diciembre de este año, en el Teatro Nacional se recibió por parte de la Presidenta de la República, Laura Chinchilla Miranda, la Mención Oro en esta categoría.

108

Campaña Contacto humano al máximo Con el fin de fomentar el buen trato al cliente utilizando las normas de cortesía para dar un servicio de mejoramiento continuo, la Dirección de Servicio realizó la campaña “Contacto humano al máximo.” La campaña se realizó por un período de 6 meses, durante el cual se utilizaron diferentes tácticas para llevar el mensaje a los funcionarios, la que más llamo la atención fue la del grupo de teatro. La dinámica consistió en crear 4 personajes los cuales se les llamo Consejo de la cortesía estos personajes realizaron un recorrido por todas las oficinas apareciendo repentinamente en el espacio escénico haciendo uso de técnicas propias de

un teatro esencial para la vida con el fin de contactar y comunicar los mensajes directamente a los funcionarios de la Dirección de Servicios. Durante y al finalizar la campaña se realizaron evaluaciones con observación directa para medir el cumplimiento de 5 aspectos primordiales como saludo inicial, contacto visual, gesticulación, tono de voz y despedida al finalizar el servicio. Adicionalmente, se aplicaron en el lapso de la campaña dos encuestas a los usuarios con el fin de medir el impacto de la campaña en los funcionarios. La percepción de los usuarios con relación a los aspectos que se pretendían mejorar con la campaña resultó positiva.

109

Nuevo sistema informático recepción de certificaciones literales La coordinación de recepción y entrega de documentos lideró el proceso para que en marzo del 2010, iniciará el funcionamiento del sistema de recepción de certificaciones literales, el cual permite llevar un control más exacto de las solicitudes presentadas por los usuarios, este control permite llevar datos de cantidad de certificaciones recibidas por tipo de registro, sea Inmobiliarios, Muebles, Personas Jurídicas, Planos, Derechos de Autor, Marcas de Ganado y Marcas entre otros. Además, se determina el tiempo que el certificador dura en realizar la misma, el peso de la certificaciones que varía según el tipo de solicitud realizada y si la certificación se solicita en forma exonerada. Todos estos reportes que se llevan, permiten tomar mejores decisiones en pro del servicio al usuario. El nuevo sistema ha permitido que en las diferentes regionales del Registro se puedan recibir las mismas y llevar un control de donde se encuentra y

quién tiene la solicitud y verificar los plazos de cumplimiento. Certificaciones literales A finales del 2010, se inicio el servicio de reposición de títulos de propiedad mueble, con el fin de solventarle al usuario, principalmente, la necesidad de cumplir con un requisito establecido por las aduanas de los países de Nicaragua y Panamá cuando los vehículos salen del país. En este departamento se ha centralizado el servicio de certificaciones literales de planos de catastro, derechos de autor, marcas industriales y marcas de ganado lo que ha permitido evitar que el cliente tenga que desplazarse a diferentes módulos de la Institución. La unificación de todos los servicios bajo una sola unidad administrativa permite que el concepto de servicio al cliente adoptado por la Dirección de Servicios Registrales se implemente en cada servicio al que accedan los usuarios.

CUADRO N° 1.- Certificaciones literales 2009-2010

Proceso trasladado Fecha de

traslado Cert. 2009 Cert. 2010

Planos de Catastro 1 enero 2009 1040 1337 Derechos de Autor 20 abril 2009 124 62 Marcas de ganado 1 julio 2009 1375 3814 Marcas Industriales 1 julio 2009 4189 6496 Reposición Título de Prop. Mueble Inicio Dic. 2010 66

Inmuebles 29186 32122

Muebles 7759 8307

Personas Jurídicas 33697 14658

Totales 77370 66862

Fuente: Estadísticas de la Dirección de Servicios Registrales.

110

Plataforma de Servicios Digitalizados La Plataforma de Servicios Digitalizados se ha distinguido por ser el departamento de la Dirección de Servicios Registrales con mayor afluencia de público, razón por la cual requiere de una dinámica interna que asegure el éxito de su funcionamiento diario. La PADI se encuentra sustentada en el espíritu de servicio multilínea donde el cliente encontrará en un solo espacio físico, la prestación de

servicios cuyos procesos están automatizados como los son las certificaciones de índice de bienes muebles e inmuebles, informes registrales de bienes muebles, inmuebles y personas jurídicas, certificaciones literales rápidas de inmuebles, muebles y personas jurídicas, certificaciones de depósito de placas, copias de documentos digitalizados de bienes inmuebles, personas jurídicas y muebles, certificaciones de planos digitalizados y certificaciones de personas jurídicas, entre otros.

Fotografías de la Plataforma de Servicios Digitalizados

Esta nueva modalidad en el servicio al cliente, responde de una manera más eficiente con las demandas del entorno, en amplia concordancia con la misión institucional y la planificación estratégica de esta Dirección. La seguridad jurídica y un servicio con mejoramiento continuo son los pilares que sustentan todos los esfuerzos que realiza esta Dirección,

bajo esta premisa los controles internos con el papel de seguridad en el que se emiten las certificaciones brinda a los usuarios y a las instituciones ante las cuales realizan trámites una total confiabilidad. El siguiente cuadro estadístico muestra la demanda de servicios que se ofrecen en la Plataforma de Servicios:

111

CUADRO N° 2.- Demanda de servicios en la PADI 2008, 2009 y 2010

Fuente: Estadísticas de la Dirección de Servicios Registrales Microfilm Proceso A finales del 2009, se refrendó el contrato del proyecto “Conversión de rollos y fichas de microfilm al sistema digitalizado,” con el cual se da inicio a convertir aproximadamente 80 millones de imágenes e incorporarlas en el sistema automatizado. El objetivo principal de este proyecto es mejorar el servicio al cliente por medio de la conversión de la información contenida en los rollos y fichas de microfilm al sistema de digital para consultas y certificaciones. Dentro de las principales ventajas están: • Disminución en los tiempos de

atención de los usuarios externos e internos, en los servicios de copias y certificaciones de documentos, certificaciones literales y calificación e inscripción de documentos.

• Información más accesible al cliente ya que podrá consultarse en forma inmediata en las oficinas Regionales y posteriormente por medio de Internet.

El proyecto se desarrollará a 4 años, con una inversión anual de $1.029.943.20. Desde el inicio del proyecto hasta el mes de diciembre del 2010 se lograron convertir 25.507.688 imágenes de microfilm y fichas al sistema digitalizado. Formación a otras instituciones La Dirección de Servicios mantiene una política de cooperación interinstitucional estrecha con entidades gubernamentales y privadas involucradas en el quehacer registral. Por esta razón, ha convertido la capacitación en una herramienta de acercamiento con información de interés y que facilita las labores a todas estas instituciones. Es así como en febrero se realizó una capacitación al personal de la Embajada Americana, con relación a las medidas de seguridad utilizadas en las certificaciones de la Institución y que son presentadas ante ellos para los trámites de la visa. Dentro del proyecto de la Dirección General, con relación a la nueva página del Registro Nacional, las Jefaturas de

Servicio/ año 2008 2009 2010 Certificaciones de índice inmuebles 239554 24006 188071 Informes registrales inmuebles 151378 83798 65449 Certificaciones literales rápidas inmuebles 325243 247486 230169 Certificaciones muebles 181195 161710 144229

Certificaciones índice muebles 16938 17882 17013

Certificaciones depósito placas 13861 5001 11852 Informes registrales muebles 48830 28316 18312 Certificaciones personas jurídicas 401582 424590 392923 Total 1378581

992789

1068018

112

las Plataforma de Servicios Digitales y su Coordinador colaboraron con capacitaciones a varias entidades como Ministerio de Hacienda (5 capacitaciones), Procuraduría General de la República (2 veces), Municipalidad de la Unión, ARESEP, Banco Nacional y Banco Scotiabank entre otras. En Diciembre se capacitaron aproximadamente 40 personas de Correos de Costa Rica, que comenzarán a realizar funciones de certificadores auxiliares del Registro Nacional, dado el convenio firmado entre ambas partes, con el cual el usuario puede obtener sus certificaciones en cualquiera de estas oficinas. En los meses de marzo y abril se desarrolló un programa de

capacitación del nuevo sistema de placas a todas las oficinas regionales del Registro Nacional, con el fin de que estos funcionarios pudieran realizar los trámites en el sistema de solicitud de placas que presentan sus usuarios y de esta forma mejorar el servicio que se brinda. Estas acciones emprendidas han permitido a la Dirección de Servicios caminar confiada en que la cimiente en la cual ha basado su modelo de gestión está brindado resultados muy satisfactorios. Al concluir este año, la Dirección de Servicios Registrales mira con satisfacción el trabajo realizado que le ha permitido a los habitantes de este país, obtener la publicidad registral de forma segura y expedita.

113

OFICINAS REGIONALES Naturaleza jurídica Mediante oficio D.M. 222-98 de fecha 15 de abril de 1998, suscrito por Leonardo Garnier, Ministro de Planificación Nacional y Política Económica, se aprueba la primera fase del proceso de regionalización, que contempla la apertura de cinco oficinas regionales, a saber Oficina Regional de Liberia, Oficina Regional de Puntarenas, Oficina Regional de Limón, Oficina Regional de Ciudad Quesada y Oficina Regional de Pérez Zeledón. Por medio del Oficio D.M. 033-01 del 19 de marzo del 2001, suscrito por el Señor Danilo Chaverri Soto, Ministro del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, avala la creación de las oficinas regionales del Sector Oeste de San José, Ciudad Neily y Alajuela, así como la creación de la Dirección de Oficinas Regionales, para que articule las actividades y transmita las políticas institucionales hacia las regiones. Objetivo General Desconcentrar los principales servicios del Registro Nacional, con el fin de dar un mejor servicio al usuario de las diferentes regiones del país, dentro de las normas de seguridad y eficiencia que las requieran. Objetivos Específicos

• Descongestionamiento de la Sede Central, al hacer posible mediante la ampliación de los servicios prestados, que el usuario pueda ver

satisfechas sus necesidades registrales en la Oficina Regional.

• Mayor seguridad del usuario en la

información que consta en el Registro, con la posibilidad de realizar sus consultas en una forma cierta y expedita en la Oficina Regional.

• Disminuir costos al usuario, quien no tendrá que erogar lo concerniente al traslado desde su domicilio hasta la sede central en San José.

• Mayor celeridad en la obtención de los servicios por parte del usuario, tanto en lo referente a consulta, como en la expedición de certificaciones y presentación y retiro de documentos, los cuales pueden ser solicitados en la Oficina Regional.

Cambios en el entorno Se ha notado un aumento en la demanda de los servicios en las diferentes Oficinas Regionales, lo que obliga a mejorar y ser más eficiente en los servicios que se brindan a los usuarios que VISITAN AL Registro Nacional. Acciones emprendidas La Dirección de Oficinas Regionales se rige por lo establecido dentro del Plan Operativo Institucional, en el cual se determinan las acciones a seguir para el logro de los objetivos

114

específicos establecidos en la Ley de Control Interno: • Todos los funcionarios de las

Oficinas Regionales participaron en la charla “Sensibilización sobre el Control Interno” actividad organizada por la Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional.

• Se recibió la capacitación y se aplicó la Metodología SEVRI, posteriormente se tomaron las medidas necesarias para fortalecer los procesos en los cuales se identificaron riesgos.

• Se procedió a comunicar mediante correo interno, todo lo relacionado a materia de control interno en cumplimiento a la Ley No. 8292 a cada uno de los funcionarios de las oficinas regionales.

Principales logros alcanzados • Se concluyó el proceso de

recepción de documentos de Bienes Muebles en las Oficinas Regionales de Pérez Zeledón y Limón.

• Producto de la coordinación con la Dirección General y las direcciones de Bienes Inmuebles, Muebles y Personas Jurídicas se designo un grupo de registradores dedicados exclusivamente a los documentos presentados en las oficinas regionales.

• En materia de Capacitación se coordinó tanto para las Coordinaciones como para el resto del personal, la participación en Seminarios y talleres relacionados con sus funciones y naturaleza de cada puesto, de tal manera que se buscó fortalecer el Área de Servicio

al Cliente, Materia Registral y Administrativa. Los cursos recibidos por el personal de las oficinas fue “Manejo del Estrés e Inteligencia Emocional”, los cuales sirvieron para que compartieran funcionarios de las diferentes oficinas regionales en la Escuela Juan XXIII. • A mediados del año 2010 se

inició el proyecto denominado “Traslado de Oficinas Regionales a locales facilitados por el Registro Nacional”, con dicho proyecto se inició con la oficina ubicada en el Centro Comercial de Plaza Mayor, logrando así mediante acuerdo de Junta Administrativa la aplicación del artículo 31, la contratación # 2010CD-000728-00100 “Alquiler de un Edificio para la regional del Sector Oeste del Registro Nacional”.

• Para el año 2011 aplicará el traslado a las Oficinas regionales de Limón y Ciudad Quesada con las mismas condiciones cartelarias que se realizó el traslado para la Regional del Sector Oeste a locales facilitados por el Registro Nacional.

• Se remodelaron las Regionales de Liberia, Pérez Zeledón y Puntarenas, a través del Banco de Costa Rica, con el fin de brindar un servicio más eficiente al usuario y un lugar de trabajo en mejores condiciones para el funcionario, resaltándose de esta forma la imagen del Registro Nacional.

• Se inició el proyecto de renovación de equipo de

115

cómputo en las diferentes sedes del país, proceso que continuará durante los próximos años hasta cumplir en un 100% de renovación del mismo.

• Se brindó en cada una de las Regionales una o dos terminales para la autoconsulta por parte de profesionales en Derecho, Topografía ó para el público en general.

• Se implementó la utilización del nuevo Sistema de Placas (SIPLA) donde el funcionario de la oficina regional califica los documentos e ingresa la información para que la placa sea confeccionada en Sede Central, lo que agilizó el servicio al usuario porque la entrega de la placa se hace en algunas oficinas al día siguiente, reduciendo sustancialmente el tiempo de espera.

• Utilización del nuevo Sistema de Certificaciones literales que son enviadas a Sede Central, lo que contribuye a que exista un mayor control y verificación del estado de la solicitud realizada por parte de los funcionarios de cada Sede Regional.

• Se logró que los puestos de venta de timbres fueran manejados por ASOREN, en las Sedes Regionales de Sector Oeste, Alajuela, Ciudad Quesada, Puntarenas y Liberia, lo que hace que sea un servicio más ágil, pues al ser esta empresa quien mantiene dicho contrato con el Registro Nacional en Sede Central, venden los timbres por medio de boletas.

• Se procedió a realizar un sondeo de la percepción de la calidad en los servicios de las diferentes oficinas regionales, su aplicación se realizó mediante un cuestionario que es una herramienta para medir su opinión con respecto a los servicios que se brindan en las Oficinas Regionales del Registro Nacional, obteniendo como resultado que el 98% de los usuarios entrevistados manifestaron estar satisfechos por el servicio brindado en las diferentes Regionales.

Servicios que se brindan en las Sedes Regionales Bienes Inmuebles

• Recepción de documentos que se presentan por primera vez y defectuosos

• Digitalización y anotación de documentos

• Verificación pago de enteros • Expedición de certificaciones

literales de bienes inmuebles • Informes registrales • Certificaciones documentos

inscritos digitalizados • Copias de documentos

digitalizados • Índice de propietarios • Consultas de todo tipo.

Catastro

• Expedición y certificación de copias de Planos

• Consultas de todo tipo.

116

Bienes Muebles • Recepción de documentos que se

presentan por primera vez y defectuosos



bienes muebles (vehículos y buques)

• Expedición de Salidas del país de vehículos

• Índice de propietarios • Solicitud y entrega de placas

metálicas • Depósito de placas metálicas • Certificaciones documentos

inscritos digitalizados • Copias de documentos

digitalizados • Títulos de Propiedad de los

vehículos. • Consultas de todo tipo

Personas Jurídicas • Recepción de documentos que se

presentan por primera vez y defectuosos: Personas Jurídicas Asociaciones



literales de Personas Jurídicas y Asociaciones

• Certificaciones documentos inscritos digitalizados

• Copias de documentos digitalizados

• Consultas de todo tipo.

Propiedad industrial • Certificaciones de marcas • Recepción y entrega de

documentos para la Inscripción de Marcas de Ganado.

Los documentos que no puedan ser procesados en la sede regional (certificaciones de fincas en tomos, certificaciones de mercantil, certificaciones de asociaciones, certificaciones de la zona marítimo terrestre, cédulas jurídicas, copias de documentos microfilmados, certificaciones para remate) son procesados en la sede central y remitidos a la oficina regional. En la oficina regional de Alajuela se cuenta con registradores que se encargan de la inscripción de documentos de bienes muebles, bienes inmuebles y personas jurídicas presentados en esa oficina.

Estado de los proyectos Durante el año 2010 se continúo con el contrato con Correos de Costa Rica para el traslado de los documentos de las oficinas regionales a la Sede Central y viceversa, logrando de esta forma que los documentos llegaran en forma oportuna y ágil. Se continúo con el servicio de gestión y apoyo en las diferentes oficinas, por medio de los Contratos de Información y Orientación así como de consulta, archivo y entrega de documentos; por medio de los cuales se provee de personal que brinda un soporte en labores varias, contando con 20 empleados contratados por

117

ASOREN, divididos en las diferentes regionales del país. Se dotó a las oficinas regionales del mobiliario y equipo requerido durante el 2010, tales como impresoras, sillas y suministros de oficina requeridos por cada funcionario para las labores diarias. En cuanto a la divulgación de las oficinas regionales se cuenta con el apoyo del Departamento de Proyección Institucional. Se continuará con la apertura de los puestos de timbres para las Regionales que faltan, sean Limón y Pérez Zeledón. Además se continuará con la contratación de inmuebles para dotar del espacio físico propio para albergar las nuevas oficinas de todas las Regionales, ofreciendo al cliente todos los servicios necesarios que se han venido desarrollando en estos años e incluir otros que por falta de espacio no se han podido ofrecer. Y así de igual forma contar con una imagen propia del Registro Nacional, ya que al haber estado dentro de las oficinas del Banco de Costa Rica se ha perdido esa identidad. Coordinación con otras autoridades institucionales Coordinación Interinstitucional

La Dirección de Regionales mantiene una constante comunicación con la Dirección de Servicios Registrales con el fin de mejorar de los servicios

registrales que se ofrecen en las diferentes oficinas regionales. La Oficina Regional de Liberia conjuntamente con la Alcaldía Municipal, se realizaron las respectivas medidas y planos a través de la División Catastral del Registro Inmobiliario, del terreno de 5000 metros cuadrados que serán donados por esta entidad al Registro Nacional y así, crear nuestra oficina regional dentro del Proyecto Zona Interinstitucional, que consiste en crear una especie de Centro Gubernamental en ese cantón donde estarán ubicados el Poder Judicial, Adm. Tributaria, UNED, MINAE, TSE, CNE, MS y entre otras. Producto de la coordinación con el Banco de Costa Rica se ampliaron las oficinas regionales de Puntarenas, Liberia y Limón, lo que permitirá brindar mejores condiciones tanto al usuario como a los funcionarios destacados en cada oficina regional. CAPACITACIÓN En materia de Capacitación se impartieron los siguientes talleres y seminarios al personal de las Oficinas Regionales: • Manejo de Stress • Inteligencia Emocional • Materia registral • Elaboración del

plan estratégico • Evaluación financiera • Jornada del Derecho Notarial • Construcción de indicadores • Control Interno

118

Estadísticas Según lo indicado por la Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional (U.D.E.I.), las estadísticas para el año 2010 se midieron mediante tres indicadores de gestión: el total de certificaciones emitidas, la cantidad de documentos tramitados y los documentos inscritos en la Oficina

Regional de Alajuela. Se adjuntan los datos en el Cuadro No.1 adjunto. Finalmente, es importante indicar que la prioridad de esta Dirección es continuar brindando un servicio ágil y oportuno en las diferentes regiones del país, con un personal altamente calificado, motivado e identificado con los valores institucionales.

121

REGISTRO INMOBILIARIO

Naturaleza jurídica El Registro Público nace con la Ley Hipotecaria promulgada el 31 de octubre de 1865, la cual es una adaptación de la Ley Hipotecaria Española de 1861, se dictó con anterioridad al Código Civil de 1888. Esta Ley no se limitaba al tema de hipotecas sino que establecía y desarrollaba al Registro de la Propiedad como Institución Jurídica; además como dato importante, para efectos de in matriculación, se establece el título posesorio, ya que antes de la ley no existían títulos escritos en que constara de manera fehaciente la propiedad sobre una finca. Con este procedimiento se impulsa la inscripción registral de mayor cantidad de fincas además que no se admitiría en los juzgados, tribunales y oficinas del gobierno, ningún documento o escritura que no se hubiere tomado nota en el Registro. Es así como el Registro Público de la Propiedad va tomando cada vez más importancia dentro del ordenamiento jurídico para la seguridad jurídica y el comercio, al poder conocer mediante la publicidad registral el estado de un inmueble antes de efectuar cualquier negocio, brindando de esta forma mayor dinamismo al tráfico mercantil inmobiliario. Paralelamente a la evolución legislativa en materia inmobiliaria, la cual ha marchado de manera más lenta que la evolución tecnológica; desde que comenzó a funcionar el Registro el 2 de septiembre de 1867, hasta enero de 1994, han operado en

el Registro de la Propiedad varios cambios trascendentales tanto en la técnica inscriptiva como en los medios para publicitar lo inscrito, manteniendo incólumes los presupuestos inmobiliarios de fondo en cada una de esas transformaciones. Siendo que el desarrollo de la Institución inmobiliaria ha tenido un mayor auge a partir de finales de los años sesenta con la creación de la primera comisión de Reforma de Registro, la cual compró el terreno el que hoy en día es la Sede del Registro Nacional, y propuso un proyecto de modernización para agilizar la inscripción de documentos, objetivo que se mantiene en la actualidad. El Catastro Nacional nació en el año en 1916, bajo la Ley N.º 70, que crea y establece la Oficina de Catastro General, con el fin de hacer el levantamiento de un plano de las carreteras, calles y caminos públicos, ferrocarriles y ríos, que servirían para delimitar las diferentes zonas o regiones del territorio nacional. Esta entidad se encontraba adscrita al Registro Público. La Asamblea Legislativa dictó la Ley N.º 6545, el 13 de marzo de 1981 denominada Ley del Catastro Nacional, la cual fue sancionada por el Presidente de la República el 25 de marzo del mismo año. Esta Ley facultó al Poder Ejecutivo para dictar la reglamentación respectiva, la cual se hizo mediante Decreto Ejecutivo N.º 13607-J, del 25 de mayo de 1982, con el Título de "Reglamento a la Ley

122

del Catastro Nacional”. Este reglamento fue modificado mediante la Ley No. 8710, del 3 de febrero del 2009, publicada en La Gaceta No. 48 de 10 de marzo del 2009, se reforma el artículo segundo de la Ley No. 5695, Ley de Creación del Registro Nacional y sus reformas, y se crea el Registro Inmobiliario, con dos objetivos principales, fortalecer la seguridad inmobiliaria registral, a través de la efectiva y eficiente coordinación e integración de las funciones del Catastro Nacional y el Registro Público de Bienes Inmuebles; y hacer coincidir plenamente la información gráfica que consta en el Catastro con la información literal del Registro de Bienes Inmuebles, y de esta forma tener un Registro con información gráfica y jurídica unívoca. Dentro de estas reformas jurídicas, se dicta el Reglamento de Organización del Registro Inmobiliario, Decreto Ejecutivo No. 35509-J, de 24 de junio de 2009, publicado en La Gaceta No. 198 de 13 de octubre del 2009, que viene a reglamentar las normas y procedimientos que consoliden las operaciones del Registro Inmobiliario. Es así como la División Catastral, una vez unificada, aplica los principios rectores del Derecho Registral, y en ese sentido, el artículo primero de la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público No. 3883 de 30 de mayo y sus reformas; contiene los principios que son la piedra angular del sistema de publicidad costarricense, y que tienen como objetivo brindar a terceros la presunción de exactitud y de integridad de esos asientos, es así como al tener noticia de un presunto error catastral en la inscripción de

asientos, como sería el traslape o sobre posición entre planos que se refieren a fincas con matriculación diferente, y que obviamente atentan contra ese principio de integridad, lo procedente es alertar de esa situación a terceros, futuros adquirentes del bien, actuación que tiene como objetivo, primero publicitar del proceso de gestión administrativa que se conoce en sede catastral; y segundo, que en tanto el proceso no concluya con el dictado de la resolución de fondo, las advertencias administrativas se mantendrán. En específico, las normas que autorizan a esta División Catastral a diligenciar las inexactitudes denunciadas a través del procedimiento de Gestión Administrativa, se encuentran contenidas en el artículo 59 del Reglamento a la Ley de Catastro Nacional, y en los artículos 15, 21 siguientes y concordantes del Reglamento de Organización del Registro Inmobiliario, y tales actuaciones procesales, íntegramente van dirigidas a tutelar y velar por la publicidad registral, y es precisamente esa naturaleza la que las convierte en medidas cautelares, que vienen a evitar un riesgo mayor, como en el caso específico sería, ante la existencia de inconsistencias o inexactitudes, que un tercero contrate sobre ese bien sin conocer la existencia de una patología existente en esos asientos catastrales.

123

Objetivo General Dirigir las acciones necesarias que regulan su quehacer, de conformidad con lo establecido en la legislación vigente para garantizar la seguridad jurídico registral. Objetivos Específicos • Fortalecer, la seguridad

inmobiliaria registral, adecuando el derecho (marco jurídico y técnico) a la cambiante realidad contractual y comercial que rige los documentos que se encuentran sujeto a inscripción en el Registro.

• Establecer programas de colaboración institucional para aumentar la seguridad registral mediante el control cruzado.

• Mejorar la seguridad jurídica mediante el uso de la tecnología informática del Registro.

• Ofrecer un servicio público eficaz y eficiente, ágil y seguro; a un costo razonable y que cumpla con las necesidades que demanda la sociedad.

Cambios habidos en el entorno Durante el año 2010 los servicios prestados por el Registro Inmobiliario se vieron impactados por eventos acaecidos en el orden nacional e internacional: Proceso de unificación final tanto física como Jurídica del Catastro Nacional y el Registro de Bienes

Inmuebles para la conformación total del Registro Inmobiliario Acciones emprendidas en los mecanismos de evaluación al sistema de control interno Con el fin fortalecer el establecimiento del sistema de control interno, la Dirección del Registro Inmobilario, trabajó durante este año en la elaboración definitiva de un manual de inscripción de documentos, herramienta de suma importancia para los funcionarios encargados del proceso de calificación e inscripción. Asimismo se tomaron medidas correctivas tendientes a bajar el porcentaje de error en los defectos revocados, estableciendo un control a aquellos registradores con mayor incidencia. Se implementaron medidas preventivas y correctivas, tendientes a lograr calidad en el proceso de tramitación y calificación de documentos, por medio de las diferentes actividades de capacitación impartidas a todos los funcionarios durante el 2010. Además se lleva un control diario de los documentos que tienen en su poder los registradores, lo cual es comunicado mediante correo electrónico a los Jefes de Registradores, para tomar las medidas que amerite.

124

Logros alcanzados Dentro de los principales logros obtenidos durante el año 2010 se destacan los siguientes: • Se llevó a cabo en el primer

trimestre del año, 10 talleres de capacitación de manejo de estrés para todos los funcionarios que se encuentran destacados en este Registro. El tema analizado en dicho evento, se enfoco principalmente en los diferentes espacios en que se desenvuelven los funcionarios destacados en el Registro Inmobilario, quienes, están constantemente expuestos a situaciones de mucha presión y/o tensión, generando síntomas físicos y emocionales que inciden directamente en su desempeño laboral, familiar y social. Por lo que la Dirección, tomo la determinación de capacitar a los colaboradores en esta temática. procurando un equilibrio físico y emocional que incida directamente en los colaboradores de forma integral.

• Se impartió un taller sobre el tema de Competencias de Gestión con base en el Liderazgo Gerencial a todas las jefaturas que conforman esta Dirección con el fin de que las mismas puedan asumir el reto de influir positivamente sobre todos sus colaboradores.

• Se realizó un taller denominado

Cambiando el Control Remoto con personeros del Departamento de Capacitación a 40 funcionarios escogidos aleatoriamente por sus correspondientes Coordinadores,

con el fin de realizar diversas pruebas para analizar como visualizan ellos su entorno laboral y así poder la Administración, contar con los elementos idóneos para realizar los cambios correspondientes.

• Se llevó a cabo en el mes de

octubre, la Jornada de Derecho Registral 2010 en conjunto con el Registro de Bienes Muebles, Personas Jurídicas y Propiedad Industrial, con una duración de 12 horas, fuera del horario normal de labores. Los temas analizados en dicho evento, se establecieron con base en el estudio realizado por los Directores de cada uno de los Registros participantes.

• El plazo en la inscripción de documentos se logró mantener dentro de los ocho días hábiles siguiente al ingreso de los mismos, cumpliéndose así el plazo establecidos en la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público.

• Depuración y estudio de todos los expedientes que se tiene en custodia

• Se procedió al escaneo de todos los expedientes con el fin de no solo tener a mano la información requerida por el Usuario; sino, para cumplir con lo dispuesto en la Ley de Control Interno propiamente a través de la evaluación del SEVRI, que nos obliga a contar con planes de acción para cumplir a cabalidad con los mismos, por lo tanto también se respaldará por medio

125

de un dispositivo de un disco externo con capacidad de almacenamiento de un tera.

Se contrató a la empresa GSI para escaneo y digitalización de los expedientes de todos los años que se encuentran ubicados en el Departamento de Notificaciones, esto con el fin, de lograr contar con los medios idóneos para poder contar con el expediente digital y poder brindar un servicio más expedito a todos los usuarios que se apersonan a esta Dirección.

• Contrato con el Colegio de

Abogados de Costa Rica: (contrato se finiquitó el 26 de febrero del 2010)

• La Unidad de Saneamiento durante los primeros dos meses del 2010 laboró como soporte de asistencia jurídica y de tramitación administrativa de los expedientes que ingresan al Departamento de Asesoría Jurídica principalmente sobre los errores e incongruencias entre la realidad física y de los bienes inmuebles y los regístrales que constan en este Registro; mismos, que fueron detectados por los registradores durante su labor de calificación.

• Ejecución del plan de compras de equipo y mobiliario programado: Se logró completar en un 98% el plan de compras de equipo y mobiliario programado. Este cumplimiento tiene un efecto significativo en la motivación del personal, ya que cuentan con las herramientas necesarias para ejecutar sus funciones de manera eficaz y eficiente.

• Se realizó la remodelación del

Anexo 3 Piso 4 con el fin de dotar de las herramientas adecuadas y con mejor espacio físico a todos los funcionarios destacados en la División Catastral propiamente los que realizan estudios técnicos de los planos catastrales.

• Se trabajó en la elaboración del borrador de la Ley de Registro Inmobiliario con el apoyo de comisión interinstitucional compuesta por la Dirección General, funcionarios del Registro Inmobiliario y de la Unidad Ejecutora del programa de Regularización de Catastro y Registro.

• Se rescataron varios planos que habían sido desechados por la Dirección de Servicios Registrales y se procedió a la contratación de una empresa para el enmarcado de los mismos y así poder colocarlos en las diferentes oficinas que conforman esta Dirección. Además, se adquirió una urna para preservar el tomo más antiguo que tiene a su haber el antiguo Registro de Inmuebles con el objetivo principal de darle protección a la historia de Costa Rica.

• Se conformó una Comisión entre personeros de la Dirección de Informática del Registro Nacional y de la Oficina de Normalización Técnica, para realizar el estudio de la Migración del Sistema de Bienes Inmuebles a una plataforma más accesible, de fácil manejo y más moderno con el fin de poder apagar el computador X-17, este basado en el lineamiento emitido

126

por la Contraloría General de la República.

• Se realizó una gira de carácter

cartográfico a la Isla del Coco, con la finalidad de cumplir los siguientes objetivos:

• Medir con equipo del sistema satelital de navegación global sobre puntos objeto identificables en la foto y en el terreno, para obtener las coordenadas geodésicas necesarias para la creación de la cartografía catastral en base a la fotografía satelital de la Isla del Coco. En la actualidad se encuentra en trámite el proceso para la declaratoria de zona catastrada y su inscripción en el Registro Inmobiliario de dicho patrimonio, reconocido internacionalmente por su amplia variedad de especies y riquezas naturales.

• Como valor agregado se obtienen los elementos indispensables para definir los límites de nuestra plataforma continental y se posibilita su ampliación y defensa, amparados a las mediciones y mapeos realizados.

• Se instalaron ocho Estaciones de Referencia de Operación Continua GNSS, una en el Registro Inmobiliario y siete convenientemente dispuestas en las oficinas regionales del Banco de Costa Rica, para cubrir todo el territorio nacional, conforme al Decreto Nº 33797 MJ-MOPT, el cual dice en su artículo 9º, formarán parte de la Red Geodésica Nacional Horizontal de Primer Orden, varias estaciones

permanentes de monitoreo continuo de la constelación de Satélites del Sistema Global de Navegación (GNSS), las cuales estarán distribuidas estratégicamente a lo largo del territorio nacional, y tendrán la finalidad de ofrecer a la comunidad nacional e internacional, los datos (GNSS) de dichas estaciones, para referir sus mediciones al sistema cartográfico transversal de Mercator para Costa Rica CRTM05 y a la red de coordenadas CR05 de nuestro país. No obstante, sus mediciones se podrán vincular a la Red Terrestre de Referencia Internacional ITRF, de la época que sea requerida por el usuario.

Asociada a esta red existe la página web, la cual a muy corto plazo estará disponible para bajar directamente los datos de las estaciones mencionadas, por parte de cualquier profesional en agrimensura o usuario plenamente identificado y autorizado por la autoridad competente del Registro Inmobiliario.

• Se contactó con las autoridades del

Sistema de Referencia Geocéntrico para las Américas (SIRGAS), con la finalidad de incorporar a ésta, nuestra red de estaciones GNSS. Con este propósito se participó en la Reunión SIRGAS 2010, realizada en el mes de noviembre en la ciudad Lima, Perú.

• Con el objetivo de unificar criterios en cuanto a la calificación de planos y a través del esfuerzo y colaboración de varios funcionarios, se logró la impresión de la Guía de Calificación de planos

127

de agrimensura. La cual pretende mostrar con claridad a los profesionales en agrimensura, los parámetros utilizados para la aplicación de lo normado en el Reglamento con respecto a la inscripción de planos.

• Por medio de la Contratación

Directa Nº 2010CD-000020-00100 con el Colegio de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica, para la preparación y formación de expedientes digitales catastrales-registrales y la validación de mapas catastrales, la cual inició a mediados del mes de julio se lograron validar un total de 116,900 predios al finalizar el año 2010.

• En el mes de junio se solicitó la aplicación del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa a la Contratación denominada “Ejecución de Requerimientos en el Sistema de Información de Escan y Cargas de datos del Catastro Nacional”, a través de dicha ampliación se solicitaron 7 nuevos requerimientos, por un monto total de $ 65,724.80; de los cuales al finalizar el año 2010, 2 requerimientos se encuentran en producción y los 5 restantes están en proceso, únicamente falta la capacitación a los usuarios y la puesta en producción.

• Se logró, en materia de Control Interno que de las 43 medidas evaluadas, se obtuvo un 95.30% de cumplimiento y un 4.70% cumplidas parcialmente. Para el primer semestre del 2011 se realizarán las acciones necesarias

para subsanar las debilidades y lograr el cumplimiento de un 100% en todo lo que se refiere al Sistema de Control Interno.

• A finales del año 2010 se tramitó la

compra de Servidores, los cuales incluían la plataforma de hardware, software y sus respectivos componentes de interconexión, específicamente para la implementación del Sistema de Información del Registro Inmobiliario, los cuales permitirán la operación de dichos sistemas bajo criterios de flexibilidad, alta disponibilidad y eficiencia, garantizando de esta manera la adecuada prestación de los servicios al público.

Estado de proyectos • Al finalizar el año 2010 se llevó a

cabo la remodelación del Anexo 3 para ubicar en ese espacio, a todos los funcionarios que laboran en la parte técnica de la División Catastral con la finalidad de dotar a todos ellos, de un lugar adecuado para que realicen sus funciones, y una mejor distribución del espacio para la atención de los usuarios.

• En el Área Registral, se dio un crecimiento principalmente en los primeros meses del año de documentos, así, como en las cargas de trabajo que deben tramitar los registradores.

128

A continuación, se desglosan los documentos recibidos y tramitados durante el 2009 y 2010 por los funcionarios destacados en este

Registro con el fin de realizar un análisis de los mismos.

DOCUMENTOS RECIBIDOS Y TRAMITADOS 2009 2010 DOCUMENTOS RECIBIDOS Y TRAMITADOS 337712

333864

DOCUMENTOS INSCRITOS Y MARCADOS DEFECTUOSOS 336756

296723

Como se denota del presente gráfico, se dio una pequeña disminución en la presentación de documentos, debido principalmente a la realidad económica que atraviesa el país. • Se llevó a cabo en el primer

trimestre del año, 10 talleres de capacitación de manejo de estrés para todos los funcionarios que se encuentran destacados en este Registro. El tema analizado en dicho evento, se enfocó principalmente en los diferentes

espacios en que se desenvuelven los funcionarios destacados en el Registro Inmobiliario, quienes, están constantemente expuestos a situaciones de mucha presión y/o tensión, generando síntomas físicos y emocionales que inciden directamente en su desempeño laboral, familiar y social. Por lo que la Dirección, tomo la determinación de capacitar a los colaboradores en esta temática. procurando un equilibrio físico y emocional que

129

incida directamente en los colaboradores de forma integral.

• Se impartió un taller sobre el tema

de Competencias de Gestión con base en el Liderazgo Gerencial a todas las jefaturas que conforman esta Dirección con el fin de que las mismas puedan asumir el reto de influir positivamente sobre todos sus colaboradores.

• Se realizó un taller denominado

Cambiando el Control Remoto con personeros del Departamento de Capacitación a 40 funcionarios escogidos aleatoriamente por sus correspondientes coordinadores, con el fin de realizar diversas pruebas para analizar como

visualizan ellos su entorno laboral y así poder la Administración, contar con los elementos idóneos para realizar los cambios correspondientes.

• Se llevó a cabo en el mes de octubre, la Jornada de Derecho Registral 2010 en conjunto con el Registro de Bienes Muebles, Personas Jurídicas y Propiedad Industrial, con una duración de 12 horas, fuera del horario normal de labores.. Los temas analizados en dicho evento, se establecieron con base en el estudio realizado por los cuatro Directores de cada uno de los Registros participantes.

División catastral Registral

PLANOS RECIBIDOS Y TRAMITADOS 2009 2010 PLANOS RECIBIDOS EN EL DIARIO 197972

288505

PLANOS INSCRITOS Y MARCADOS DEFECTUOSOS 210721

421530

130

Como se denota del gráfico anterior, en la División Catastral, se dio un incremento considerable en la presentación y tramitación de planos, lo que origino, cargas de trabajo muy altas para todos los Registradores durante el año 2010.

Departamento Catastral Técnico Trabaja de acuerdo a las solicitudes en lo que se refiere a los levantamientos de planos para el Estado, que realizan las diferentes instituciones del gubernamentales avaladas por la dirección, por lo que la producción se relaciona directamente con éstas. Otras actividades diarias y de carácter permanente son la densificación de vértices trigonométricos con el sistema satelital de navegación global GNSS, ajuste de mediciones, dibujo digital, fotogrametría, cartografía digital, estudios especiales catastrales-registrales, validación de expedientes de levantamiento catastral, entres otras.

• Se realizó una gira de carácter

cartográfico a la Isla del Coco, con la finalidad de cumplir los siguientes objetivos:

• Medir con equipo del sistema satelital de navegación global sobre puntos objeto identificables en la foto y en el terreno, para obtener las coordenadas geodésicas necesarias para la creación de la cartografía catastral en base a la fotografía satelital de la Isla del Coco. En la actualidad se encuentra en trámite el proceso para la declaratoria de zona

catastrada y su inscripción en el Registro Inmobiliario de dicho patrimonio, reconocido internacionalmente por su amplia variedad de especies y riquezas naturales.

• Como valor agregado se obtienen

los elementos indispensables para definir los límites de nuestra plataforma continental y se posibilita su ampliación y defensa, amparados a las mediciones y mapeos realizados.

• Se instalaron ocho Estaciones de Referencia de Operación Continua GNSS, una en el Registro Inmobiliario y siete convenientemente dispuestas en las oficinas regionales del Banco de Costa Rica, para cubrir todo el territorio nacional, conforme al Decreto Nº 33797 MJ-MOPT, el cual dice en su artículo 9º, formarán parte de la Red Geodésica Nacional Horizontal de Primer Orden, varias estaciones permanentes de monitoreo continuo de la constelación de Satélites del Sistema Global de Navegación (GNSS), las cuales estarán distribuidas estratégicamente a lo largo del territorio nacional, y tendrán la finalidad de ofrecer a la comunidad nacional e internacional, los datos (GNSS) de dichas estaciones, para referir sus mediciones al sistema cartográfico transversal de Mercator para Costa Rica CRTM05 y a la red de coordenadas CR05 de nuestro país. No obstante, sus mediciones se podrán vincular a la Red Terrestre de Referencia

131

Internacional ITRF, de la época que sea requerida por el usuario.

Asociada a esta red existe la página web, la cual a muy corto plazo estará disponible para bajar directamente los datos de las estaciones mencionadas, por parte de cualquier profesional en agrimensura o usuario plenamente identificado y autorizado por la autoridad competente del Registro Inmobiliario.

Servicios que se brindan: Seguridad jurídica y publicidad relativa a la calificación e inscripción de planos y documentos sobre la propiedad inmueble común, propiedad horizontal, hipotecas, cédulas hipotecarias, concesiones de la zona marítimo terrestre, marinas turísticas y Golfo de Papagayo, utilizando para tal efecto las técnicas y tecnologías más modernas.

En el 2010 el Registro de Bienes Inmuebles División Registral realizó los siguientes trámites:

Documentos recibidos en el Diario 241516 Documentos recibidos en Despacho 92348 Documentos inscritos 202257 Documentos defectuosos 94466

En la División Catastral se efectuaron los siguientes trámites:

Documentos recibidos en el Diario 143803 Documentos recibidos en Despacho 144702 Documentos inscritos 130603 Documentos defectuosos 290927

Departamento de la Asesoría Legal:

CUADRO DE LAS SOLICITUDES RESUELTAS POR LA ASESORÍA

Actividad Apelaciones 69 Cancelaciones 3415 Restituciones 102 Expedientes Gestión Administrativa 86 Documentos en consulta 165

132

Coordinación con otras autoridades internacionales • Ministerio de Hacienda: El

órgano de Normalización Técnica, actualiza los valores de las propiedades, lo que permite una mejor recaudación de impuestos y de derechos para el Registro.

• Instituto de Desarrollo Agrario y El Instituto de Vivienda y Urbanismo, se mantiene una constante coordinación con ambas instituciones debido, a los proyectos de adjudicación de tierras y habitacionales que desarrollan a lo largo del país.

• Contraloría General de la República, durante los últimos meses se ha establecido una estrecha coordinación con dicha entidad, principalmente en aquellos casos relacionados con la adjudicación de concesiones en la zona marítima terrestre.

• Instituto Costarricense de Turismo: Se coordina algunos aspectos relacionados con la inscripción de concesiones en la zona marítima terrestre.

• Organismo de Investigación Judicial. Se otorgan todas las facilidades técnicas, para que desarrollen su labor, en aquellos casos relacionados con fraudes inmobiliarios.

• Dirección Nacional de Notariado: transmite la información relacionada con el Registro de Notarios

• Registro Civil: se coordina la

entrega de información relativa al registro de defunciones, lo cual es de vital importancia dentro de la seguridad jurídica que debe privar en las transacciones inmobiliarias.

• Escuela Judicial: se estableció un convenio de capacitación recíproca en materia de interés para ambas instituciones

• Unidad Ejecutora ya que ellos son los que desarrollan el proceso de formación del Catastro y la compatibilización con el Registro según lo estipulado mediante la Ley 8154.

• Colegio de Registradores de

España: se han logrado establecer vínculos que permiten tener una comunicación fluida con sus autoridades y un mejor acceso a las capacitaciones que brinda a través de la Agencia Española de Cooperación Internacional.

• CRICAP (Consejo Registral Inmobiliario de Centroamérica y Panamá) Como valor agregado, es importante destacar que Costa Rica es miembro fundador del CRICAP al suscribir el acta constitutiva de creación de dicho organismo, suscrita en Antigua, Guatemala, el 21 de octubre de 1999, naciendo como un ente regional de cooperación, coordinación e integración con independencia técnica, conformado por los organismos públicos de las Repúblicas de Centroamérica y Panamá, que en cada país tengan atribuida por su ley nacional competencia para

133

administrar los registros de propiedad o conducir procesos de modernización de dichos registros.

Capacitación Actividades de capacitación • Se llevó a cabo en el primer

trimestre del año, 10 talleres de capacitación de manejo de estrés para todos los funcionarios que se encuentran destacados en este Registro. El tema analizado en dicho evento, se enfoco principalmente en los diferentes espacios en que se desenvuelven los funcionarios destacados en el Registro Inmobilario, quienes, están constantemente expuestos a situaciones de mucha presión y/o tensión, generando síntomas físicos y emocionales que inciden directamente en su desempeño laboral, familiar y social. Por lo que la Dirección, tomo la determinación de capacitar a los colaboradores en esta temática. procurando un equilibrio físico y emocional que incida directamente en los colaboradores de forma integral.

• Se impartió un taller sobre el tema de Competencias de Gestión con base en el Liderazgo Gerencial a todas las jefaturas que conforman esta Dirección con el fin de que las mismas puedan asumir el reto de influir positivamente sobre todos sus colaboradores.

• Se realizó un taller denominado Cambiando el Control Remoto con personeros del Departamento de Capacitación a 40 funcionarios escogidos aleatoriamente por sus correspondientes Coordinadores,

con el fin de realizar diversas pruebas para analizar como visualizan ellos su entorno laboral y así poder la Administración, contar con los elementos idóneos para realizar los cambios correspondientes.

• Se llevó a cabo en el mes de

octubre, la Jornada de Derecho Registral 2010 en conjunto con el Registro de Bienes Muebles, Personas Jurídicas y Propiedad Industrial, con una duración de 12 horas, fuera del horario normal de labores.. Los temas analizados en dicho evento, se establecieron con base en el estudio realizado por los cuatro Directores de cada uno de los Registros participantes.

• Se enviaron 18 funcionarios destacados en la División Catastral para asistir al evento denominado XI Congreso Internacional Geomática, Geodesia, Topografía y Catastro en Tiempo Real organizado por el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica.

• Se enviaron a las dos Secretarias a recibir el taller de “Gestión Documental y Administrativa Electrónica de Documentos impartida por la empresa Asesorías Creativas en el Desarrollo Integral S.A.

• Se enviaron a dos Asesores Jurídicos para que asistieran al curso denominado Fundamentos del Proceso Arbitral, Aspectos Procesales y Criterios Jurisprudenciales en la Cámara de Comercio con la finalidad de

134

conocieran el tema y posteriormente se lo expusieran a los demás compañeros Asesores.

• Con el propósito, de cumplir con

lo indicado en la Ley 7600, se envío a capacitar a un funcionario en el Lenguaje de Señas Costarricenses (LESCO) impartido por la empresa Taller Artístico Ana Malavassi S.A.

• Se capacitó a 30 funcionarios registradores de primer ingreso, sobre los diversos temas requeridos para ejercer la labor registral de forma más eficiente conllevando esto a una seguridad jurídica más expedita.

• Se contrato un curso sobre Evaluación de Proyectos para ser impartido a 4 funcionarios destacados en la Asesoría Jurídica y Subdirector de la División Catastral, con el fin de que obtuvieran los conocimientos idóneos para realizar una inversión en un proyecto sin que se genere costos exuberantes.

• Las Coordinadoras Administrativas recibieron los siguientes talleres:

• Formación en Coaching, Mentoring y Holomentoring con la finalidad de aprender a resolver situaciones apremiantes y al desarrollo de sus habilidades.

• Pensamiento Creativo para que

aprenda a desarrollar sus destrezas para innovar y estructurar sistemas de desarrollo en la focalización de problemas

en busca de las mejores alternativas de solución.

• Cuáles son las Competencias del Puesto impartida por la empresa CEDESO, S.A.

• El MSc. Oscar Rodríguez Sánchez, Director de este Registro, asistió al XVII Congreso Internacional de Derecho Registral que de desarrolló en la Ciudad de Lima Perú en el mes de octubre.

• El Coordinador de la Oficina de Normalización Técnica, participó del XIII Encuentro de Comité Latinoamericano de Consulta Registral que se llevo a cabo en la Ciudad de México D.F. en el mes de setiembre.

• Un Coordinador y dos Registradores participaron en el Curso Iberoamericano Anual de Derecho Registral en el país de España en el mes de noviembre

• Se envió a un Jefe de la División Técnica a participar de la 42ª Reunión y Taller del Sistema de Referencia Geocéntrico para la Américas SIRGAS 2010 en el Instituto Geográfico Nacional de Perú, en la Ciudad de Lima base para el desarrollo de proyectos comprometidos con la generación y utilización de información georreferenciada, a nivel nacional e internacional y dada la importancia de lograr la sostenibilidad de la Red de Estaciones de Operación Continua del Registro Nacional.

Cursos recibidos La Dirección General junto con el

135

MSc. Oscar Rodríguez Sánchez, Director de este Registro en

representación del país, asistió al XVII Congreso Internacional de Derecho Registral que se desarrolló

en la Ciudad de Lima Perú en el mes de octubre. Gran parte de los Registradores participaron en el Congreso de Actualización Registral organizado por el Instituto Costarricense de Notariado (ICODEN).

Se llevó a cabo en el mes de octubre, la Jornada de Derecho Registral 2010 en conjunto con el Registro de Bienes Muebles, Personas Jurídicas y Propiedad Industrial, con una duración de 12 horas, fuera del horario normal de labores.

Los temas analizados en dicho evento, se establecieron con base en el estudio realizado por los cuatro Directores de cada uno de los Registros participantes.

Tres funcionarios calificadores, asistieron al Curso Iberoamericano de Derecho Registral realizado en Madrid España por el Colegio de Registradores de España en conjunto con el ADECIT.

Cursos impartidos

En conjunto con del Departamento de Capacitación, se planificó un curso a todos los funcionarios que fueron nombrados en propiedad o interinos durante el año 2010, conteniendo información sobre los diferentes movimientos registrales que se llevan a cabo en el Registro Inmobiliario.

Tres funcionarios calificadores, asistieron al Curso Iberoamericano de Derecho Registral realizado en Madrid España por el Colegio de Registradores de España en conjunto con el ADECIT.

136

REGISTRO DE BIENES MUEBLES

Naturaleza jurídica La existencia de un Registro de Bienes Muebles fue contemplada desde 1964 por los legisladores costarricenses, conforme lo dispuesto por el artículo 235 del Código de Comercio, Ley No. 3284 del 30 de abril de ese año que indica:

"Créase el Registro de Bienes Muebles con asiento en la ciudad de San José, que actuará conjuntamente con el Registro General de Prendas"

Posteriormente la Junta Administrativa del Registro Nacional dispuso:

“De conformidad con el Acuerdo No, 2236 adoptado en la Sesión Ordinaria No. 35-93 del 06 de setiembre de 1993, y con fundamento en los artículos 2 y 6 de la Ley No. 5695 del 28 de mayo de 1975 y sus reformas, Ley de Creación del Registro Nacional, se emite la presente circular que es de carácter vinculante para los Directores y todos los funcionarios de los Registros de Prendas y Vehículos Automotores, de forma que a partir del lunes 20 de setiembre de 1993 se unifican los referidos registros que transitoriamente quedan, para todos los efectos administrativos, adscritos a la Dirección General del Registro Nacional"

Luego como parte de la consolidación del Registro Público de la Propiedad Mueble, el Decreto Ejecutivo No.23178-J-MOPT del 18 de abril de 1994, que en lo que interesa expresa:

"Trasládese el Registro Nacional de Buques al Registro Público de la Propiedad Mueble del Registro Nacional, al cual corresponderá la inscripción de todo tipo de embarcaciones y vehículos acuáticos, sean éstos mayores o menores de cincuenta toneladas de registro bruto".

Por otra parte, mediante Decreto No. 21900-MOPT-J del 20 de enero de 1993, se incorpora el Departamento de Placas del Ministerio de Obras Públicas y Transportes al Registro Público de la Propiedad Mueble, el cual en su artículo 1 indica:

"Corresponde al Registro Público de Vehículos Automotores la elaboración, confección, adjudicación de números y entrega de las placas metálicas de los vehículos automotores cuya inscripción autorice".

Finalmente, como estrategia de la política de integración administrativa de los órganos relacionados con la propiedad mobiliaria, en setiembre de 1993, mediante oficio de la Dirección del Registro Público de la Propiedad

137

Inmueble DPR-486-93 de fecha 08 de octubre de ese mismo año, fue adscrito al Registro Público de la Propiedad de Vehículos hoy integrado al Registro Público de la Propiedad Mueble, el Departamento de Certificaciones Computarizadas inmediatas sobre vehículos que había estado a cargo del Registro Público. Hoy en día los servicios de certificaciones y emisión de placas metálicas son responsabilidad de la Dirección de Servicios del Registro Nacional. El 16 de octubre de 2009 se publico en la gaceta No 201 Ley 8766 donde se aprobó el traslado del Registro Aeronáutico, mismo que fue creado mediante la Ley General de Aviación Civil, No. 762 del 18 de octubre de 1949 al Registro de Bienes Muebles Objetivo General Inscribir y dar publicidad a los documentos en que se constituyan, modifiquen, declaren o extingan derechos reales sobre bienes muebles inscribibles, especialmente los referidos a vehículos automotores, buques, aeronaves, maquinaria y otros afines así como anotar al margen de su inscripción los documentos expedidos por autoridades competentes tales como demandas, embargos, infracciones y demás providencias cautelares relativas a esos bienes e inscribir y dar publicidad a los gravámenes prendarios que los afecten.

Objetivos Específicos • Inscribir y dar publicidad a los

gravámenes prendarios que afecten Bienes Muebles.

• Asignar y brindar las matrículas de aquellos bienes que por su naturaleza lo requieran.

Cambios habidos en el entorno Durante el año 2010 los servicios prestados por el Registro de la Propiedad Mueble se vieron impactados por varios factores de orden financiero y de políticas públicas en el ámbito nacional e internacional, que condicionaron la demanda de estos y el tipo de actos y contratos inscribibles: A. La reactivación del sector

financiero nacional. especialmente lo concerniente a la Banca de Desarrollo, incidió en una mayor cantidad de inscripciones de créditos prendarios para el sector agrícola y agro industrial de país.

B. Se mantuvo la política del MOPT por medio de la empresa RITEVE S y C, concesionaria del servicio de la revisión técnica vehicular de la flotilla de todo el país, en cuanto no autorizar dicha revisión cuando se constaten incongruencias en los números de motor y chasis de los vehículos con la información registral, o bien inexistencia de dichos datos en la información. Este criterio incrementó notoriamente las diligencias administrativas y los movimientos

138

de cambio e inclusión de características de los mismos.

C- La adopción de nuevas normas para el tránsito transfronterizo de vehículos por parte de Panamá y Nicaragua, exigiéndose como requisito de salida del país la presentación del título original de propiedad, condicionó una considerable demanda en el servicio de reposición de este documento y motivó la creación de un nuevo programa automatizado para esos efectos.

Mejoramiento en los mecanismos de evaluación al sistema de control interno • El Registro Público de la Propiedad

Mueble se rige por medio de las políticas estratégicas institucionales definidas dentro del Plan Anual Operativo de cada año, en el mismo, se determinan las acciones pertinentes a seguir para el logro de los objetivos específicos definidos dentro de esta matriz.

Logros alcanzados Dentro de los principales logros obtenidos durante el año 2010 se destacan los siguientes: Área Administrativa

• Se concluyó la digitalización de todos

los expedientes administrativos instruidos por la Asesoría Legal de la Dirección del Registro, correspondientes al año 2000-2010, como paso previo para la puesta en marcha de un sistema de consulta digital de los mismos.

• Se gestionó y ejecutó el

presupuesto necesario para realizar nombramientos de personal de suplencia con el fin de no causar perjuicio a los registradores respecto de las cargas de trabajo asignadas, ni dilatar los tiempos de espera en los usuarios, en casos de funcionarios incapacitados o con vacaciones prolongadas, programa que fue implementado con gran éxito desde años anteriores.

• Se logró la adquisición de equipo de cómputo, impresoras, sillas ergonómicas, dotando de hadware de punta a los registradores para mejor desarrollo de sus funciones en condiciones acordes con la política de salud ocupacional institucional.

Área Técnica-Registral

• Se dio continuidad a la contratación de la empresa SIANSA para el mantenimiento del sistema de información, permitiendo la realización permanente de estudios en relación a nuevos requerimientos y su implementación en aras de mejorar los tiempos de respuesta y simplificar procesos para agilizar el trámite en la calificación de los documentos.

• Se modificó el sistema de información y se dejo previsto un nuevo esquema de asignación de matrículas de vehículos tipo automóvil, comúnmente conocidos como

139

“PARTICULARES, habilitando una identificación alfanumérica previendo el problema de agotamiento, en el corto plazo, de su máximo posible de 999,999 vehículos inscritos.

• Se desarrolló y implementó un

nuevo servicio automatizado de reposición de títulos de propiedad de vehículos automotores, para facilitar al usuario el cumplimiento de nuevas normas de tránsito transfronterizo de vehículos ordenadas por Nicaragua y Panamá, servicio que también quedó disponible a través de todas las Sedes Regionales del Registro Nacional.

• En coordinación con la Dirección de Oficinas Regionales, se ampliaron los servicios prestados por la Oficina Regional de Limón y Puntarenas, permitiéndose la recepción de documentos para inscripción en la Sede Central del Registro Nacional.

• Mediante mejoramiento al módulo de inscripciones de vehículos por primera vez, se logró la inscripción inmediata de los mismos en el término mínimo de veinticuatro horas.

• Se desarrolló e implementó el Sistema de Gestión y Administración de Expedientes de las Asesorías Legales y Correspondencias de los Registros Inmobiliarios, Bienes Muebles y Personas Jurídicas; el mismo permito llevar un control automatizado de toda la correspondencia interna y externa ingresada a las Asesoría Legal y la

Dirección de cada Registro, así como conocer su estado de trámite y el archivo digital de los documentos que le dan respuesta o resolución.

• Se creó una consulta tipo Web-

servicies, donde se le suministra al Registro de Bienes Muebles la información del pago anual de los derechos de circulación de los vehículos automotores (conocidos popularmente como marchamo), permitiendo con esto la eliminación de la presentación del documento físico en el Diario del Registro, requisito que era indispensable al presentar los documentos para su inscripción.

• De conformidad con la nueva normativa dispuesta por la Ley de Cobro Judicial (Proceso Monitorio) se les dio los Jueces de la República encargados de esa materia, la posibilidad de gravar desde sus Despachos las medidas cautelares dictadas en esos procesos en los asientos de inscripción de los vehículos, en forma electrónica y directa, constituyéndolos como registradores auxiliares en esos procesos.

• Se concluyó la primera etapa del Proyecto “Web Services Interinstitucional-Bienes Muebles” - etapa de diagnóstico e inventario - cuyo objetivo general es crear aplicaciones tipo Web Services u otros procesos automáticos para el intercambio de información registral entre el Registro de Bienes Muebles y otras instituciones de derecho público o privado.

140

Área jurídica

• Al ordenarse el traslado del Registro Aeronáutico al Registro de Bienes Muebles, se concretó la digitalización total de los expedientes existentes y se trasladó a la base de datos del Registro toda la información actualizada de los asientos contenidos en los tomos de inscripción de dicho Registro. Según el artículo 6 de la Ley No 8766, publicada en La Gaceta del 16/10/2009, dicha Dependencia empezará a funcionar como órgano adscrito al Registro de Bienes Muebles el 16 de abril del 2011.

• Se concluyó la actualización y

nueva redacción de la guía de calificación de documentos, la cual empezará a regir a partir de enero del 2011.

• Se concluyó la redacción y revisión del Proyecto de “Reglamento del Registro de Bienes Muebles”, el cual incorpora las nuevas competencias en materia aeronáutica y la regulación jurídica de los nuevos procesos técnicos de inscripción de documentos y su publicidad registral.

Estado de los proyectos más relevantes A continuación, se desglosan los documentos recibidos y tramitados durante el 2009 y 2010 por los funcionarios destacados en este Registro: En el Área Registral, se logró mejorar el error registral debido principalmente a la realización de las capacitaciones lo cual coadyuvó a la administración en la presentación de los diversos temas que se impartieron.

DOCUMENTOS RECIBIDOS DIARIO

AÑO 2009

AÑO 2010

Período comprendido

Enero-Diciembre

Enero-Diciembre

Documentos recibidos y tramitados 596237 583076 Documentos Inscritos y marcados Defectuosos

382375

394046

Documentos revocados

1728

722

TOTAL 980340

9778442

141

Coordinación con otras autoridades nacionales Dirección General de Aduanas: Conforme al Decreto Ejecutivo #222636-MOPT-H-J se exige la transmisión electrónica de los documentos que ampara el desalmacenaje de los automotores, se requiere de una constante comunicación y coordinación con esa Dependencia. • Instituto Nacional de Seguros: La

actualización de la base de datos del Registro resulta ser de una información trascendental para el INS, que cada año debe realizar el cobro de los derechos de circulación de los vehículos de acuerdo con la información que para esos efectos le suministra el Registro.

• Dirección General de Tributación: Al igual que el INS, está Institución requiere anualmente de la base de datos actualizada del Registro, con el fin de establecer los valores fiscales de los automotores en cuanto a efecto del pago del impuesto de Transferencia y el Impuesto a la Propiedad de Vehículos.

• Ministerio de Hacienda: El

Departamento de Exenciones de este Ministerio, semanalmente remite al Registro la información correspondiente de los vehículos que al amparo de las distintas leyes se debe inscribir exonerados de impuestos.

• Revisión Técnica de Vehículos (R.T.V): Dicha empresa transmite electrónicamente los datos que se requiere para la inscripción por primera vez de vehículos.

• Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT): Se coordina con dicha Institución, a través de sus distintos órganos adscritos, tales como el Consejo de Transporte Público, Departamento de Pesos y Dimensiones, Consejo de Seguridad Vial, la adjudicación de placas de servicio público (Taxi y Autobuses), la asignación de códigos para vehículos remolque y semirremolque, la constancia de no tener multas e infracciones pendientes de pago, la no detención de placas metálicas para efectos de su reposición y otros variados requisitos que por

142

competencias requieren de trámite interinstitucional.

• Creación de web service para la

consulta de los notarios en la DNN. Capacitación Actividades de capacitación Durante el año se realizaron cinco actividades de capacitación, tres de ellas con participación de todo el personal del Registro, en aras de fortalecer sus competencias académicas y destrezas de liderazgo:

a- Taller Sobre Elaboración de Planes

a Mediano Plazo b- Curso Sobre la Ley de Cobro

Judicial. Parte Procesal. c- III Jornada de Derecho Registral

2010. d- Curso sobre “Calificación Registral

de los Procesos Sucesorios”. e- Métodos y Técnicas para

Desarrollar el Liderazgo de Manera Efectiva

Igualmente se coordinó la participación de algunos funcionarios en los siguientes eventos académicos de carácter internacional: • IX Jornada de Derecho Notarial

Costarricense.

• XXXVIII Jornadas Iberoamericanas de Derecho Aeronáutico y del Espacio y de la Aviación Comercial (Buenos Aires, Argentina).

• XXIII Encuentro del Comité Latinoamericano de Consulta Registral (México D.F.)

• XVII Congreso del Centro Internacional de Derecho Registral, (Lima Perú).

143

REGISTRO DE PERSONAS JURÍDICAS Naturaleza jurídica El Registro de Personas Jurídicas fue creado como un Registro independiente y distinto al Registro Público de la Propiedad, a partir de los estudios del proceso de reestructuración del Registro Nacional, que determinó la necesidad de constituirlo como una Dirección nueva. En 1997, la Junta Administrativa del Registro Nacional, emite un acuerdo administrativo en la sesión extraordinaria nº 58-97, celebrada el 30 de octubre de ese mismo año, donde establece formalmente la creación de la Dirección de Personas Jurídicas, fortaleciendo así la tesis planteada en el documento final de reestructuración del Registro Nacional. Esta propuesta fue avalada por el Ministerio de Planificación en el oficio DM-133-98, del 05 de marzo de 1998 y oficializada con la promulgación del Decreto No. 26771-J del Reglamento del Registro Público, el día 18 de marzo de ese mismo año, y que en lo referente a la composición del Registro en el artículo tercero, inciso b) define la creación de esta dirección y su estructura organizativa, según oficio de MIDEPLAN DM007-01 del 06-02-2001. Objetivo General Brindar seguridad jurídica y publicidad certera en la información y registración de documentos relacionados con la constitución,

modificación y extinción de derechos sobre sociedades mercantiles, civiles, de medios de difusión y agencias de publicidad, de actividades profesionales, sociedades anónimas laborales, fundaciones, asociaciones civiles y asociaciones deportivas y todos los demás actos y contratos indicados por la ley, así como la reserva de nombres de sociedades mercantiles y la asignación de cédulas de personas jurídicas, utilizando para tal efecto las técnicas y tecnologías más modernas. Objetivos Específicos Desarrollar, vigilar y controlar los procesos de calificación, inscripción y publicidad de los actos y contratos establecidos en los artículos 235 del Código de Comercio, 466 del Código Civil y leyes especiales, así como la aplicación de diversos cuerpos normativos que regulan la materia comercial de nuestro país. Automatizar los procesos de calificación e inscripción de documentos con la adquisición de tecnología en equipos de cómputo y programas de avanzada que permita administrar en forma eficiente, efectiva y bajo los principios de publicidad y seguridad Registral de la información, generada como producto de los múltiples servicios que se brinda a la población costarricense. Aplicar las normas que regulan los procesos calificación e inscripción de documentos, como son Código de

144

Comercio, Código Civil, Código de Familia, Código Procesal Civil, Código Notarial, Código Municipal, Código de Normas y Procedimientos Tributarios, la Ley Reguladora del Mercado de Valores, Ley Reguladora de Empresas Financieras no Bancarias, Ley sobre inscripción de documentos en el Registro Público, Ley de Procedimientos de Observancia de los Derechos de Propiedad Intelectual, Ley Orgánica del Banco Central, Ley de Sociedades Anónimas Laborales, Ley de Asociaciones, Ley de Fundaciones, Ley de Creación del Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación, Reglamento sobre el funcionamiento de la Oficina de Reserva de Nombre, Reglamento del Registro Público y el Reglamento para la expedición de Cédulas Jurídicas, entre otros. Cambios habidos en el entorno El cambio más significativo del entorno fue la actualización de las herramientas informáticas, lo que conllevó a tener una mayor agilidad y eficiencia en el sistema automatizado de la información. Dentro del ordenamiento jurídico se dieron las siguientes modificaciones que afectaron el quehacer diario de este Registro: • Ley 8823 de 01/06/10 que reforma

el artículo 5 de la Ley Orgánica del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

• Ley 8828 Ley Reguladora de la actividad de las sociedades públicas de economía mixta.

• Sesión del Banco Central de Costa Rica No. 5465-2010, artículo 5 numeral A de 05/08/10, por el que

se modifica el capital mínimo de la Banca Privada y de las Empresas Financieras no Bancarias.

• Ley 8901 del 27 de diciembre de 2010 “Porcentaje mínimo de mujeres que deben integrar las Directivas de Asociaciones, Sindicatos y Asociaciones Solidaristas, que reforma el art. 10 de la Ley de Asociaciones.

• Ley 8908 del 16 de diciembre de 2010 “Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República para el ejercicio económico del 2011, que motivó la Circular N° 175-10 de la Secretaría General de la Corte Suprema de Justicia, en razón de la cual se define por concepto de Derechos de registro en materia mercantil.

• Ley 8795 del 18 de enero de 2010 que modifica el Código Notarial y el art. 141 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, básicamente al variar la situación jurídica de la Dirección Nacional de Notariado, que motivó relevar a registradores de la obligación de verificar inhabilitaciones.

Acciones emprendidas Políticas estratégicas institucionales Mejorar la calidad de los servicios registrales y de consulta mediante la incorporación de nueva tecnología que facilite el manejo de la información registral, bajo estándares de control y de calidad ofreciendo al usuario un producto de calidad, en el menor tiempo posible y con la mayor efectividad en el uso de los recursos asignados. Aplicar las nuevas políticas de control

145

interno en los diversos procesos de trabajo de las áreas existentes en el Registro de Personas Jurídicas, de conformidad con lo que exige la normativa vigente emitida por el Gobierno para la protección de los recursos públicos. Propiciar el cambio en la disposición de nuestros funcionarios a nivel interno, con la participación del colaborador en los cambios que se realicen en los procesos de trabajo, así como una verdadera promoción de los valores institucionales de modo que se fortalezcan actitudes tanto a nivel individual como colectivo en función de la eficiencia y eficacia en concordancia con los intereses nacionales. Principales logros alcanzados

Áreas de trabajo Área Registral Departamento de Asociaciones y Mercantil Las estadísticas anuales de producción por departamento (Mercantil y Asociaciones), registró para el 2010, un ingreso total de 85.323 documentos en el Departamento del Diario; se recibieron además 48.313 documentos presentados al Despacho. Se tramitó un total de 146.400 documentos durante este año 2010, de los cuales 81.046 fueron debidamente inscritos que corresponde a un 56% del total de documentos tramitados.

Cuadro N° 1

Área Registral (Mercantil y Asociaciones) Nivel de Producción del 2010

1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4 TrimestreDiario 20959 21768 23829 18767Despacho 11394 12645 13323 10951Inscritos 20380 21363 20570 18733Defectuosos 16231 16949 17023 15151

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4 Trimestre

Prod

uccio

n

Año 2010

DiarioDespachoInscritosDefectuosos

Fuente: Informes de producción del Departamento. Año 2010.

146

Cuadro N° 2

Área registral Comparación de Producción del 2009-2010

2009 2010Diario 83913 85323Despacho 48240 48313Inscritos 81254 81046Defectuosos 62340 65354

0

20000

40000

60000

80000

100000

Diario

Despacho

Inscritos

Defectuosos

Fuente: Informes de producción del Departamento. Año 2010.

Acciones estratégicas desarrolladas Se ha puesto en práctica un nuevo modelo gerencial, por medio del cual se han definido las perspectivas e indicadores críticos que miden el desempeño global del Registro de Personas Jurídicas y además se han establecido mecanismos de trabajo, como contar con un equipo gerencial, que de forma estratégica cumple con la misión encomendada. Grado de cumplimiento A raíz de la implementación del nuevo modelo gerencial, fueron identificadas variables en las que había alguna debilidad y de igual forma se le dio seguimiento a todos los objetivos estratégicos trazados y a través de todo el año se alcanzó un buen nivel de desempeño general.

Actividades y logros importantes Los logros importantes alcanzados en el 2010, se resumen a continuación: • El más significativo lo constituyó la

inscripción de 81046 documentos, cantidad que comprende poderes y entidades tanto nacidas directamente en el sistema, como poderes de sociedades inscritas, fundaciones, asociaciones y otros actos y contratos establecidos por ley. Esto se logró dentro de los plazos establecidos en la normativa vigente.

• Se creó un grupo especializado que se encarga del traslado de información contenida en los libros de tomos al sistema automatizado, para lograr alcanzar la automatización del 100% de esta información.

• Se logró el cumplimiento en un 100% de 7 de las 11 metas trazadas

147

en el POI y el resto con buenos resultados.

Servicios que se brindan Como servicios sustantivos del Registro de Personas Jurídicas están la inscripción de sociedades mercantiles, personas, asociaciones civiles y deportivas, fundaciones y todas aquellas entidades que por Ley requieran inscripción, también se inscriben poderes, curatelas, tutelas y demás actos expresamente determinados por la Ley. En lo que respecta al área de consulta se cuenta con los siguientes servicios: consulta de expedientes de Asociaciones, consultas en reconstrucción de folios, así como de todo tipo de expedientes administrativos tales como oposiciones, fiscalizaciones, y otras diligencias administrativas. Estado de los proyectos Cumplimiento de metas, proyectos y actividades Dentro de las metas trazadas para el año 2010, se cumplieron las siguientes: • Brindar servicios de manera

continua en las diferentes ventanillas de atención a usuarios.

• Capacitar a los funcionarios del Registro de Personas Jurídicas en materia vinculante a su labor.

• Disponer de tintas, pinturas y diluyentes para el cumplimiento de los objetivos del Registro.

• Adquirir equipo y mobiliario de oficina.

• Desarrollar un proceso de evaluación de las medidas correctivas de control interno para mejorar la gestión.

De igual forma se contemplaron los siguientes proyectos: Proyecto No.1: Brindar soporte y mantenimiento correctivo y adaptativo al sistema automatizado de Personas Jurídicas. Proyecto No.2: Trasladar la información contenida en los libros de tomos de Mercantil y Personas, como parte del Proyecto de “Automatización de la información del Registro de Personas Jurídicas”. Proyecto No. 3: Remodelación del área mercantil. El primer proyecto consistió en la contratación de una empresa que brindara mantenimiento correctivo y adaptativo al sistema automatizado de Personas Jurídicas. Este proyecto fue ejecutado en un 100%. En el segundo proyecto se lograron 30 300 traslados a través de una empresa que continúo con la labor iniciada años atrás. Con el último proyecto, se pretende finalizar la concentración del área registral en el segundo piso del modulo uno y lograr una única área restringida al acceso de los usuarios.

148

Proyectos en ejecución El traslado de la información contenida en los tomos hacia el nuevo sistema automatizado, constituye el proyecto de gran envergadura y de grandes dimensiones que se encuentra en ejecución actualmente. Esta labor implica extraer la información existente en alrededor de 1723 tomos de mercantil, 180 tomos de personas, y 14.000 expedientes de Asociaciones hacia el nuevo sistema, labor que ha requerido de muchas horas-hombre laboradas. El proyecto se denomina “Automatización de la información contenida en los tomos de Mercantil”, para el que se contrató una empresa que se encargó del traslado de 216.529 sociedades. Restando alrededor de un 4% de la totalidad de la información. Para esto se organizó un grupo de registradores que efectúan traslados en forma paralela, para de esta manera poder contar con el 100% de la información contenida en estos tomos automatizada al finalizar el 2011.

Coordinación con otras autoridades Actividades de capacitación

Cursos recibidos Dentro de estos se puede mencionar que un grupo del personal recibió una capacitación sobre Actualización Jurídica del Registro de Personas Jurídicas. Asimismo, una parte del personal del área sustantiva asistió a

la Jornada de Derecho Notarial, otra parte asistió a la Jornada de Derecho Registral, ambas impartidas en las instalaciones del Registro Nacional y la totalidad de los colaboradores asistió a un taller denominado Autoestima, relaciones humanas y actitud positiva en el trabajo. Cursos impartidos Con respecto a los cursos de capacitación impartidos, esta Dirección impartió un curso sobre Actualización Jurídica del Registro de Personas Jurídicas a los colaboradores de este Registro en coordinación con el Proceso de capacitación del Departamento de Recursos Humanos.

149

REGISTRO DE LA PROPIEDAD INDUSTRIAL

Naturaleza jurídica El Registro de Propiedad Industrial forma parte del Registro Nacional, de conformidad con el artículo 2 de la Ley 5695 (Ley de Creación del Registro Nacional), y además se rige por la siguiente normativa: • Ley de Marcas y otros signos

distintivos número 7978 de 06 de enero del 2000, sus reformas y Reglamento No. 30233-J de 04 de abril del 2002.

• Ley de Patentes de Invención, Dibujos y Modelos Industriales y Modelos de Utilidad No. 6867 del 05 de abril de 1983, sus reformas y Reglamento NO. 15222- MIEM-J de 12 de diciembre de 1983 y sus reformas.

• Ley de Procedimientos de Observancia de los Derechos de Propiedad Intelectual NO. 8039 del 12 de octubre de 2000.

• Ley de Marcas de Ganado NO. 2247 de 07 de agosto de 1958, reformada mediante Ley 8799.

• Ley de Información no Divulgada No. 7975 de 18 de enero del 2000.

• Ley de Protección de Trazados de los Circuitos Integrados NO. 7961 de 19 de enero del 2000.

• Ley de Biodiversidad No. 7788

de 30 de Abril de 1998.

• Acuerdo Sobre los Aspectos de los

Derechos de de Propiedad Intelectual relacionados con el Comercio.

• Convenio de París.

• Tratado de Derecho de Marcas.

• Tratado de Cooperación en Patentes.

Objetivo general Proteger efectivamente los derechos e intereses legítimos de los titulares de propiedad industrial y marcas de ganado, mediante la inscripción y control de legalidad, de conformidad con lo establecido por la normativa nacional e internacional vigente. Además de promover la protección y el uso de la Propiedad Industrial y la Innovación. Objetivos Específicos Otorgar las Patentes de Invención. Protección de los derechos de los titulares de Marcas Industriales y otros Signos Distintivos. Calificar las solicitudes de inscripción que se presenten en materia de propiedad industrial y marcas de ganado, como control de legalidad

150

Llevar el registro de los derechos inscritos, garantizando la publicidad y seguridad registral de los mismos. Fomentar la difusión y el conocimiento de la materia en todos los niveles de la sociedad y velar por los derechos de los consumidores. Aplicar los Tratados Internacionales que regulan la Propiedad Industrial, tanto a nivel sustantivo como de procedimiento. Asesorar en materia de propiedad industrial a otras instituciones gubernamentales, sobre todo aquellas encargadas de negociar tratados internacionales que involucren esta materia. Capacitar a la población interesada en materia de propiedad industrial, como medio de fomentar su uso y explotación. Facilitar y promover la Innovación. Cambios habidos en el entorno Se concluyó la negociación del Acuerdo de Asociación con la Unión Europea, el cual entrará en vigencia una vez que sea aprobado por la Asamblea Legislativa y traerá implicaciones en la tramitación de solicitudes de Indicaciones Geográficas Europeas, entre otros derechos de PI. Se terminó de implementar la aplicación directa del Tratado sobre el Derecho de Marcas (TLT), el cual contiene una serie de lineamientos dirigidos a agilizar los trámites y reducir los requisitos, en aplicación de la normativa nacional. Además se aprobaron modificaciones al Reglamento del Arreglo de Lisboa,

en relación a la tramitación de las solicitudes de Denominación de Origen y su registro internacional. Se promulgó la Ley No. 8799 de Control de Ganado Bovino, prevención y sanción de su robo, hurto y receptación, la cual vino a reformar la ley de Marcas de Ganado modificando el procedimiento de inscripción, así como incrementando la demanda de ese servicio, en razón de la obligatoriedad de registrar que se le impone a los propietarios de ganado. Acciones emprendidas Se continuó la aplicación de la metodología de control interno, mediante la autoevaluación, programación, ejecución, evaluación y seguimiento. Se emitieron 9 circulares administrativas y directrices registrales con el fin de ajustar los procedimientos y la parte sustantiva a la nueva normativa legal e interna. Además se continuó con la aplicación de la metodología SEVRI. Se habilitó a todos los funcionarios una consulta digital de la normativa que rige la materia, con el fin de que la puedan consultar de forma ágil y sencilla. Por otra parte se revisaron las tablas de plazos de vigencia de los expedientes y se continuó el proceso de eliminación de todos aquellos que ya se encuentran respaldados en bases de datos y que pueden ser destruidos, para efectos de liberar espacio y brindar seguridad y un mejor servicio. Principales logros alcanzados Recursos Humanos

151

Mediante concurso interno, realizado en conjunto con el Departamento de Recursos Humanos de este Registro, se logró nombrar en propiedad a varios asistentes de servicios técnicos que ocupaban puestos interinos. Esto trae como beneficio contar con estabilidad en el personal y a la vez facilita brindar capacitación adecuada y seguimiento permanente en el trámite de los expedientes. Se realizó un concurso externo con el fin de ampliar el banco de examinadores externos de patentes, con el fin de agilizar el trámite de solicitudes pendientes. Las áreas ampliadas corresponden a Farmacia, Ingeniería Industrial, Diseño

Industrial, mecánica, química, agronomía, biotecnología y tecnología de alimentos. Se cuenta con un grupo de 45 examinadores externos más, quienes inician capacitación en el mes de febrero. Por otra parte se realizó el concurso externo para nombrar los examinadores de planta, bajo un régimen especial, de acuerdo a lo que establece la Ley de Patentes, correspondiendo a 5 plazas en los campos de Farmacia (2), Química, Mecánica y Diseño Industrial. Se seleccionaron cuatro profesionales para ocupar estos puestos, cuyos nombramientos estarán rigiendo en el mes de Febrero. Queda pendiente el nombramiento de un electromecánico. (Ver cuadro 1)

Cuadro 1 Coordinadores Regist Asist Certific Ases Examin Oficina de Marcas y otros Signos Distintivos 2 16 2 Oficina de Patentes de Invención 1 6 1 1 4 Oficina de Marcas de Ganado 1 7 1 Diario, Archivo y Notificaciones 1 12 Asesoría Jurídica 1 8 Totales 6 29 14 1 10 4

*Además del personal de Dirección. ** Se cuenta con 13 funcionarios por contrato, distribuidos en las distintas áreas de servicios.

Sistema de Consulta (Call Center) Se creó un nuevo servicio de orientación a los usuarios, por vía telefónica o bien mediante el uso de correo electrónico, por medio del cual se brinda información de los trámites de inscripción de los distintos signos distintivos. Se brinda el servicio durante todo el día, o bien vía email,

pueden realizar las consultas las 24 horas. Se ha logrado que los usuarios que no realizan trámites frecuentemente, puedan informarse sin trasladarse al Registro, acerca de temas relacionados con procedimientos, clasificación internacional, tasas, requisitos adicionales, entre otros.

152

Manual de Capacitación para Registradores Se confeccionó y oficializó un Manual de Capacitación para Registradores de Marcas y Otros Signos Distintivos, con el fin de plasmar por escrito toda la inducción que se le imparte a un registrador nuevo, estandarizar los procedimientos y facilitar la capacitación de los funcionarios. Reorganización de la Oficina de Marcas de Ganado En razón de la promulgación de la Ley 8799, se realizaron una serie de mejoras en la Oficina de Marcas de Ganado, se modificaron los procedimientos y se confeccionó el borrador del Reglamento que debe regir el procedimiento de registro y las tasas correspondientes, de acuerdo a lo que señala la Ley. Se está a la espera de la firma por parte del Poder Ejecutivo. Se contrató una empresa que diseñara toda la estructura de un Sistema automatizado que cubriera todo el procedimiento de calificación e inscripción de esa oficina. El resultado obtenido será utilizado en el año 2011 para la contratación y creación del sistema automatizado. Se mejoraron los procesos de calificación, notificación e inscripción. Se ha atendido de manera exitosa el incremento de solicitudes presentadas, para lo cual, además, se reforzó con personal de las otras oficinas que conforman este Registro. La calificación e inscripción se ha mantenido al día. Se gestiona un traslado físico de la Oficina de Marcas de Ganado a un área más amplia y con mejores condiciones. Producción A continuación se incluyen una serie de cuadros y gráficos que muestran el

comportamiento de la demanda y producción durante el año 2010. Es importante resaltar que la Oficina de Marcas y otros Signos Distintivos, se sigue manteniendo al día. La Oficina de Patentes de Invención, en relación a la calificación de forma, trabaja totalmente al día y se espera un avance significativo en los estudios de fondo, como consecuencia de la contratación de examinadores de planta y la ampliación del banco de examinadores externos, casi en un 100%. (Cuadros 1 y 2) La Oficina de Marcas de Ganado presentó un incremento significativo en la cantidad de solicitudes presentadas, pero igualmente se tomaron las medidas necesarias para hacer frente a dicha demanda. Es importante señalar, además, que en relación a las solicitudes de Indicaciones Geográficas y Denominaciones de Origen, se han concluido los estudios de forma, se ha adelantado la parte de fondo y se logró el Registro de la primera indicación nacional, que corresponde a Banano de Costa Rica. Actualmente se inician gestiones para lograr su protección internacional, sea por el Acuerdo de Asociación con la Unión Europea o bien mediante el Arreglo de Lisboa, del cual Costa Rica es parte y hasta ahora ha operado sólo como receptor.(Cuadro 3) Por otra parte el trámite de Oposiciones, nulidades y cancelaciones se sigue manteniendo al día.

153

(Cuadro 4)

Cuadro 2. Patentes de Invención tramitadas

Cuadro 1 PATENTES DE INVENCION

AÑO SOLICITUDES CONCESIONES 2000 154 27 2001 349 51 2002 318 39 2003 344 7 2004 426 14 2005 580 18 2006 739 9 2007 829 16 2008 1134 91 2009 645 91 2010 693 121

C on c es ion e s 12 1 D e n eg a to ri a s 53

E xp . Arc hiv ad o s 3 22

154

Cuadro 3

PRODUCTO. DOTA-TARRAZÚ PURO CON EDICTO NOTIFICADO CAFÉ OROSI PREVENCION DE COBRO NOTIFICADA CAFÉ TRES RIOS EDICTO PUBLICADO CAFÉ TURRIALBA EDICTO PUBLICADO

CAFÉ TARRAZÚ EDICTO PUBLICADO suspendida por 2000-4043

BANANO COSTA RICA INSCRITA CAFÉ WEST VALLEY EDICTO PUBLICADO CAFÉ BRUNCA EDICTO PUBLICADO CAFÉ CENTRAL VALLEY EDICTO PUBLICADO CAFÉ CAFE DE COSTA RICA PREVENCIÓN DE COBRO NOTIFICADA CAFÉ TARRAZÚ Suspendida por exp. 2000-5234 CAFÉ GUANACASTE EDICTO PUBLICADO

QUESO QUESO TURRIALBA EN ESTUDIO TECNICO POR PARTE DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL

Cuadro 4 Trámites en Asesoría Jurídica Trámite Año 2009 Año 2010 Expedientes resueltos y pasados a inscripción 381 312 Expedientes enviados al TRA por recurso 489 304 Pendientes de resolución final 130 68 Oposiciones resueltas 399 424 Cancelaciones resueltas 50 55 Nulidades resueltas 35 39 En relación con la Oficina de Marcas industriales y otros signos distintivos, se mantiene la calificación, expedientes para rechazo de fondo y la inscripción totalmente al día. Se ha disminuido el error en la calificación, mediante la revisión aleatoria de repartos trabajados, además de que se realizan capacitaciones de seguimiento al menos una vez al mes. Por otra parte se han unificado criterios, mediante circulares y disposiciones internas, las cuales han sido el resultado de las inquietudes de

los registradores, que se analizan en forma grupal, en relación con la jurisprudencia que ha emitido el Tribunal Registral Administrativo y se emiten la línea oficial a seguir. Igualmente en materia de fondo, se creó una “Comisión de Rechazos”, la cual analiza semanalmente los casos de fondo, y se ha encargado de ir marcando una línea oficial en aplicación de las prohibiciones relativas y absolutas que establece la ley. (Ver cuadro 6)

155

Cuadro 5

Concepto 2010 Documentos recibidos 16332 Documentos inscritos 11208 Rechazos de plano 1314 Con trámite realizado: Edicto, notificado, en espera de oposición 1949 Expedientes Archivados 1861

Cuadro 6 Documentos Tramitados. Indicadores de gestión, en la producción de la Oficina de Marcas y Otros Signos distintivos MES Porcentaje de error de

inscripción Porcentaje de error de calificación

enero 2.5 .30 febrero 2.1 .80 marzo 2.3 .50 abril 2.1 .40 mayo .83 1 junio 2.3 .91 julio 4.5 .29 agosto 1.9 .80 setiembre 2.1 .90 octubre 1 .48 noviembre 2.1 1.2 diciembre 3.8 .48 porcentaje 2.3 .70

D oc um en t os In scr i t os

156

Estado de los proyectos Infraestructura tecnológica e inmobiliaria Se concluyó el proceso de construcción de la obra gris del Edificio de Propiedad Intelectual, el cual contará con condiciones más modernas y adecuadas para albergar los registros de Propiedad Industrial y Derecho de Autor. Se pretende que la nueva edificación suministre el área y espacios suficientes y necesarios para cubrir todas las necesidades físicas que la nueva normativa y el auge que ha adquirido la propiedad intelectual exigen actualmente. Para el 2011 se espera concluir las contrataciones de las partes internas del edificio, mobiliario y el traslado de los registros. Por otra parte se ha continuado con el plan de renovación de equipo, de manera que se han tomado las medidas con el fin de que siempre se cuenta con el hardware necesario y que cuente con garantía o mantenimiento, según sea el caso. Tecnología. Automatización y digitalización del Registro de PI. Se continúa con el uso de IPAS JAVA en la Oficina de Marcas y otros signos distintivos y se han actualizado constantemente las versiones. En relación a la Oficina de Patentes, se espera que OMPI nombre un funcionario dentro del territorio nacional, con el fin de que le de mantenimiento al sistema, no sólo en Costa Rica, sino que pueda dar

soporte a nivel regional; una vez que se cuente con ese profesional, se considera conveniente implementar el uso de dicha herramienta tecnológica en la Oficina de Patentes. Se concluyó el proceso de digitalización de todos los expedientes correspondientes a signos distintivos. Se inició y finalizó la digitalización de los expedientes pertenecientes a solicitudes y otros trámites de Patentes de Invención, Diseños Industriales y Modelos de Utilidad. Con este nuevo proceso se elimina la microfilmación y se brinda mayor seguridad en la custodia de expedientes, además de que se facilita el trabajo de los registradores, la consulta de los usuarios y se prevé la posibilidad de que a corto plazo puedan ser consultadas dichas imágenes en línea a través del sitio web. Además con la digitalización de la documentación de la Oficina de Patentes, se facilita compartir la información con bases de datos internacionales, tales como Patent Scope, Latipat, entre otras. Esto ha permitido, además, un mejor aprovechamiento del espacio físico, ya que permitirá eliminar la existencia de expedientes físicos con que actualmente se cuenta. En relación a la Oficina de Marcas de Ganado, se realizó la digitalización de todos los expedientes activos, lo que vino a contribuir fuertemente en la tramitación de las solicitudes y el aumento que ha habido en razón de la reforma legal citada. Este es un gran paso en la modernización del Registro de la Propiedad Industrial, se digitalizaron

157

en este año 2.680157 imágenes. Se concluyó el proyecto de digitalización. Sistema Automatizado de Marcas de Ganado Se contrató una empresa con el fin de que realizara el Diseño estructural, funcional y técnico de un sistema para la tramitación, inscripción, consulta y certificación de documentos correspondientes a la Oficina de Marcas de Ganado. Resultó un documento completo que contiene toda la información que servirá de base para que en 2011 se confeccione dicho sistema. Se incluyó en el presupuesto un monto para la contratación del sistema mencionado. Se espera concluirlo en el año 2011. Actividades de capacitación Capacitaciones recibidas Se inició la maestría en Propiedad Intelectual impartida por la UNED, mediante beca aprobada por acuerdo de Junta Administrativa, se becaron 8 funcionarios, 6 correspondientes a las jefaturas del Registro de Propiedad Intelectual 2 asesores de la Dirección General. Se ha cubierto el costo con fondos de la partida de capacitación establecida en la Ley 8020. Además, en coordinación con la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual, así como de otras organizaciones internacionales, se recibieron otras capacitaciones de índole internacional, tanto fuera del país como en nuestra sede, a saber: • Programa de visitante

internacional para la Protección de los derechos de Propiedad Intelectual. Departamento de

Estado. EEUU, 25 de enero a 12 de febrero de 2010.

• Taller de la OMPI sobre el Tratado de Cooperación en materia de Patentes (PCT). Registro Nacional, San José, 23 a 25 de marzo 2010.

• Foro sobre Indicaciones Geográficas y Denominaciones de Origen, Organizado por PROMECAFE, celebrado en marzo 2010, Santo Domingo, República Dominicana

• Taller Sobre el Sitio Web Oficinal de Jurisprudencia de la Organización Mundial de Propiedad Intelectual, celebrado en marzo 2010, Santo Domingo, República Dominicana.

• Taller subregional de Jefes de Oficinas y Expertos de Patentes de los países centroamericanos y de la República Dominicana, México. 24 a 28 de mayo de 2010.

• Seminario Práctico Interregional sobre Marcas y Aspectos Comunes de la Propiedad Intelectual OMPI-OEPM. Ginebra Suiza, Madrid, España 7 a 18 de junio 2010.

• Seminario Subregional de Capacitación para Altos Funcionarios de Aduanas sobre medidas en Fronteras para la protección de los Derechos de Propiedad Intelectual. OMPI. Registro Nacional. San José, 22 a 24 de junio de 2010.

• Programa de Examen de Marcas, USPTO, Washington, 19 a 23 de julio 2010.

• Marca Comunitaria y marcas no tradicionales. Registro Nacional, San José 30 de julio de 2010.

• Segunda Edición del Primer Módulo del Programa de entrenamiento para examinadores de Patentes de América Latina. Santo Domingo, República

158

Dominicana, del 30 de agosto al 10 de setiembre de 2010.

• Mesa Redonda “La Política de Competencia y su aplicación en los derechos de Propiedad Intelectual”. San José, 1 de octubre de 2010.

• Capacitación y motivación en relación al Protocolo de Madrid. OMPI, Registro Nacional, San José, 25 y 26 de Octubre de 2010.

• Capacitación en Materia de Clasificaciones de Niza y Viena. OMPI, Registro Nacional, San José, 28 y 29 de octubre de 2010.

• Capacitación en Propiedad Industrial, con énfasis en Patentes. Oficina de Estado de Propiedad Intelectual de China. (SIPO). Del 25 de octubre al 5 de noviembre de 2010.

• Primer Congreso y Directorio Nacional de Innovación. San José, 4 y 5 de noviembre de 2010.

• Taller de la FAO sobre Indicaciones Geográficas y Denominaciones de Origen, celebrado en noviembre de 2010, Guayaquil, Ecuador.

• Tratado sobre el Derecho de Marcas. Tratado de Singapur sobre el derecho de marcas. Arreglo de Lisboa. Registro Nacional, San José, 22 a 24 de noviembre de 2010.

• XII Programa de Pasantías en el INDECOPI para funcionarios de instituciones Gubernamentales de América Latina, Lima, Perú, 22 a 26 de noviembre de 2010.

• Foro Regional de Propiedad Intelectual, noviembre de 2010, Argentina.

• Seminario Regional sobre el Tratado de Cooperación en Materia de Patentes (PCT).

México, 8 a 10 de diciembre de 2010.

Los funcionarios que asistieron a las capacitaciones en el exterior, transmitieron los conocimientos adquiridos; impartiendo las charlas correspondientes al resto de los compañeros, con la idea de que todo el personal las aproveche.

Por otra parte se continuó el proceso de capacitación de peritos (examinadores de fondo externos), con el fin de actualizar sus conocimientos y de hacer extensiva la capacitación a los demás, y a nuevos aspirantes a ocupar dicho puesto: Coordinación con otras instituciones Se ha continuado colaborando con el Ministerio de Comercio Exterior, en brindar asesoría técnica en Propiedad Intelectual, para diversos proyectos de dicho Ministerio. Se ha participado directamente y de forma activa en las negociaciones del Acuerdo de Asociación con la Unión Europea, en el Tratado de Libre Comercio entre Costa Rica, Honduras, El Salvador y Guatemala, con la República del Perú, Tratado de Libre Comercio con la República de China, Singapur y en otros temas que implican propiedad intelectual, tales como Unión Aduanera, Negociación de Tratados Internacionales, entre otros. Capacitaciones Co-organizadas e impartidas Se realizaron actividades de capacitación interdisciplinarias y conjuntas con otras instituciones y con organismos internacionales, que

159

están relacionadas con el quehacer de este Registro e involucradas en la materia de Propiedad Industrial, lo que a su vez ha servido para proyectar la oficina hacia otras instituciones, además, como parte de nuestra función de promoción de los Derechos de Propiedad Industrial, hemos realizado actividades de capacitación, dirigidas a instituciones y diferentes sectores involucrados con el tema de los derechos de propiedad intelectual. A saber:

• Dirección de Aduanas, “Plan

integrado de control Tributario”, Charla relacionada con signos distintivos dirigida a funcionarios de Aduanas. San José, 30 de abril de 2010.

• Foro organizado por el Instituto Nacional de Aprendizaje, dirigido a sus capacitadores y asesores de PYMES, Junio 2010.

• Charla de Patentes. III Jornada de Derecho Registral 2010. Registro Nacional, de 5 a 7 de octubre de 2010.

• Capacitación Organizada en conjunto con el Ministerio de Comercio, dirigida a Productores de la zona. Pérez Zeledón. Noviembre 2010.

• Charla de Patentes. Segundo Congreso Internacional en materia aduanera y comercio exterior. Universidad de Costa Rica, 3 de noviembre de 2010.

• Charla de Patentes para funcionarios del INTA, INTA-FAO. San José, 9 de noviembre de 2010.

• Capacitación en materia de Propiedad Industrial para Asesores de PYMES. Instituto Nacional de Aprendizaje, 22 de noviembre de 2010.

Además se impartieron charlas de conocimientos generales y de procedimiento de inscripción, oposición, etc., a diferentes instituciones, cuyo personal realiza algún tipo de función que se relaciona con la materia, o bien brindan servicios que conllevan a tener conocimientos en Propiedad Industrial. Coordinación con otras autoridades internacionales Se mantiene una estrecha relación con la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI), con el Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y Protección de la Propiedad Intelectual (INDECOPI), Perú, y el Instituto Mexicano de Propiedad Industrial (IMPI), con quienes se han realizado actividades de capacitación y cooperación en general. Se inició la firma de un Convenio de Cooperación con las autoridades de la República de China, surgido a raíz de las negociaciones realizadas por ambos países en torno al Tratado de Libre Comercio. Igualmente se realizaron visitas de delegaciones de ambas naciones con el fin de establecer alianzas de conveniencia mutua.

Se solicitó ante la OMPI asesoría con el fin de que nuestro país pueda ser parte del proyecto CATI, (Centro de Apoyo a la Tecnología y la Innovación, con el fin de establecer en el Registro un centro de investigación principal y mediante convenio con las universidades y otros centros interesados, contar con CATIs

160

periféricos que brinden servicio a los interesados en contar con información de patentes, vigentes y caducas, así como cualquier otro dato relacionado con las tecnologías. La idea es que el Registro no se limite a la actividad registral, sino que pueda realizarse una labor de promoción y fortalecimiento de la Propiedad Intelectual y que se pueda incluir sectores productivos, educativos, científicos, etc. En este sentido, en el mes de setiembre se dio una Misión por parte de Profesionales de la OMPI, con el objetivo de exponer el funcionamiento del proyecto a todas las instituciones y sectores interesados y como primer paso al establecimiento de dichos centros en Costa Rica. Por otra parte se solicitó también a la OMPI, una misión para el mes de setiembre, con el fin de valorar la posibilidad de establecer una Academia dentro de nuestra institución, con el fin de contar con una unidad técnica que permita el máximo aprovechamiento de los recursos destinados a capacitación, tanto a nivel interno como externo. En este sentido OMPI nos tomó en cuenta para ser parte del Proyecto de Creación de Academias Nacionales de Propiedad Intelectual, según la Recomendación No. 10 de la Agenda Para el Desarrollo de dicho organismo.

Se recibieron varias visitas por parte de representantes de OMPI, quienes se han dado a la tarea de dar seguimiento a nuestras solicitudes y como emprendedores de los proyectos y programas que se han mencionado, entre ellos: Alejandro Roca Campana, Juan Rodríguez,

Silvia Vincenti y el señor Carlos Mazal. Convenios de cooperación en el ámbito nacional Se gestionó con la Dirección de Aduanas, un convenio con el fin de brindarles apoyo, dándoles información de la base de datos de marcas y otros signos distintivos, a fin de facilitarles su labor en las gestiones relacionadas con falsificación de mercancías que entran al país. Se han realizado reuniones de coordinación con la Corporación de fomento Ganadero (CORFOGA) con el fin de coordinar la aplicación de las últimas reformas legales y sus reglamentos, con el propósito de dar respuesta a la demanda de nuestros servicios y a las necesidades de sus representados. Reformas legales y reglamentarias Con el fin de fortalecer el Registro de la Propiedad Industrial se han propuesto reglamentarias, con injerencia en el ámbito económico, procesal y de recursos humanos. Se han preparado proyectos de reforma a: Reglamento a la ley de Patentes de Invención. Servicios que se brindan Entre los servicios que se brindan están: • Atención de consultas en forma

personal. • Consulta y préstamos de

expedientes para estudio o copias.

161

• Notificaciones • Coordinación de visitas de

instituciones públicas, privadas y académicas

• Página Web con una sección solo de Propiedad Industrial

• Entrega de formularios y hojas de requisitos para la inscripción de signos distintivos, patentes de invención, modelos de utilidad, diseños industriales y marca de ganado

• Computadoras para consulta del público de las Bases de Datos de Patentes y Marcas Industriales

• Atención al usuario discapacitado en la facilitación de expedientes y evacuación de consultas

• Charlas de formación • Expedición de informes de

búsqueda fonética. • Asesoría al sector público que

realiza actividades relacionadas con Propiedad Intelectual.

• Servicio de Call Center para atender consultas relacionadas con el Procedimiento de inscripción de Signos Distintivos.

• Formulario Digital único de aplicación, para solicitudes de Patentes de Invención.

162

•

REGISTRO DE DERECHO DE AUTOR Y CONEXOS

Naturaleza jurídica

El Registro Nacional de Derecho de Autor se rige por la siguiente normativa:

Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos y sus reformas N.6683

Ley de Procedimientos de Observancia de los Derechos de Propiedad Intelectual y sus reformas N°.8039.

Ley de Creación del Registro Nacional y sus reformas N° 5695.

Reglamento a la Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos y sus reformas N°.24611-J

Reglamento al artículo 50 de la Ley de Derechos de Autor. Decreto No. 23485-MP

Decreto de Legalización de Software en el Gobierno Central y sus reformas N° 30151-J.

Objetivo General

La inscripción y protección efectiva de los derechos provenientes del derecho de autor y conexos, de acuerdo a lo establecido en la normativa nacional e internacional vigente en la materia.

Objetivos específicos Calificar las solicitudes de inscripciones de obras literarias y

artísticas y contratos relativos a derecho de autor y derechos conexos.

Fomentar la difusión y el conocimiento sobre los derechos de autor y conexos en todos los niveles de la sociedad.

Orientar y vigilar la utilización lícita de las obras protegidas.

Autorizar o revocar el funcionamiento de las Entidades de Gestión Colectiva.

Dar cumplimiento al Decreto de Legalización de Software en el Gobierno Central, número 30151-J.

Servir de órgano de información y cooperación con los organismos nacionales e internacionales.


La entrada en vigencia de las reformas a las Leyes de Propiedad Intelectual que rigen el actuar del Registro Nacional de Derecho de Autor y Conexos:

• Ley Número 8905, publicada en la Gaceta número 26 de Enero de 2011.

• Decreto Ejecutivo 354536-MP, derogatoria del artículo 4 del Reglamento al artículo 50 de la Ley N° 6683, Ley de Derechos de Autor y Conexos, sus reformas.

• Decreto Ejecutivo 36014-MP-COMEX-J, modifica el Reglamento a la Ley de Derecho de Autor y Derechos Conexos, que

163

es Decreto Ejecutivo N° 24611-J, del 4 de setiembre de 1995.

Acciones emprendidas para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de Control Interno N° 8292, de la unidad durante el año 2010

Políticas estratégicas institucionales El Registro Nacional se comprometió en el cumplimiento estricto de plazos predefinidos para solicitar y trabajar la implementación de las medidas correctivas correspondientes: Criterio Registral: DGRN-0001, se releva a los funcionarios del Registro Nacional de la obligación de revisar las inhabilitaciones de los notarios a partir del 19 de enero del 2010.( articulo 2 y 126 código notarial). Memorandum #2. Criterio Registral: DGRN-0004, para conocimiento de los funcionarios del Registro Nacional sobre el traspaso en Propiedad Fiduciaria, (administración de fideicomisos y otros). Memorandum #3. Circular DGRN-# 06-2010 Entrega a todos los funcionarios. Asunto: Titulares Subordinados, sujetos al Sistema de Control Interno. Se adjunta oficio respuesta #DAJRN-13-0905-2010, de la Asesoría Jurídica: antecedentes, consideraciones jurídicas y fundamento jurídico del control interno y la figura del titular subordinado y procesos administrativos

Circular DGNR # 007-2010.Entrega a los funcionarios. Asunto: Información a usuarios, respecto al trámite de la diversas gestiones y procesos administrativos, de conformidad con la recomendación emitida por la Defensoría de los Habitantes de la República mediante oficio # 09252-2010 DHR-(GA) con fecha 16 de agosto 2010. Circular DGRN #0012-2010.Entrega a los funcionarios del “Manual de procedimientos para la recepción, registro, uso y control de los bienes duraderos de la Junta Administrativa del Registro Nacional. Circular DGRN #0015-2010. Entrega a los funcionarios documento para conocimiento del convenio de comisión de comodato entre la Junta Administrativa del Registro Nacional y el Banco de Costa Rica. (Observación para la devolución de derechos pagados en exceso). Circular DGRN #-0018-2010. Asunto: Presentación y recepción de documentos a los distintos diarios u oficinas del Registro Nacional por parte de las personas mayores de dieciocho años nacionales, residentes o extranjeros y de personas menores de edad, mayores de dieciocho años. Memorandum # 1, entrega para conocimiento de copia a todos los funcionarios de las matrices de seguimiento de las medidas correctivas del segundo semestre de los años 2007, 2008, 2009. Memorandum s-n, solicitud a los funcionarios para la verificación de

164

fichas ingresadas al sistema de Derecho de Autor, y otras tareas. Memorandum, entrega para conocimiento de copia a todos los funcionarios del protocolo de atención de personas con discapacidad.( Presidencia de la República, Dirección General de Servicio Civil). Normativa Conexa Circular DGRN-09-2010. Entrega a funcionarios de circular sobre el permiso sin goce de salario, no suspende la relación de trabajo en el sector público. (jurisprudencia). Circular DGRN-0016-2010, Asunto: aviso de simulacro de evacuación de las instalaciones en caso de emergencias. (a realizarse el día 17 de diciembre del 2010). Circular CA-DA-01-2010, solicitud de colaboración para funcionarios, para que indiquen las necesidades en cuanto a bienes y servicios para ser incluidos en presupuesto de próximo año. Circular: CA-DA-03-2010, solicitud de información para confeccionar cuadro de vacaciones e indicación de cómo manejar las justificaciones en caso de: incapacidades, ausencias y capacitaciones. Además se les recuerda la responsabilidad de velar por la seguridad de las oficinas en las cuales no se permiten personas ajenas a este Registro.

Principales logros alcanzados • Continuación del Proyecto

“MODERNIZACIÓN

DEREGISTRO DE DERECHO DE AUTOR Y CONEXOS:

• Los funcionarios del Registro de Derecho de Autor han asumido e incorporado a sus funciones diarias ordinarias, el control de calidad de la información que fue previamente alimentada en el sistema de Gestión de Derecho de Autor y Conexos (GDA), y en el sistema de imágenes E-Power, a fin de verificar la exactitud y veracidad de la información previamente alimentada en ellos, logrando completar en el 2009 el 60 % del trabajo, y durante el año 2010, completando el restante 40%.

El 17 de setiembre del 2010, iniciamos la última etapa que consiste en la verificación de las ficha contenidas en el fichero del Registro de Derechos de Autor a fin de garantizar que las obras se encuentren ingresadas al Sistema de Gestión de Derecho de Autor, y Sistema de manejo de expedientes (EPOWER), asimismo, para cada una de ellas realizamos una confrontación de los asientos de inscripción, lográndose a esta etapa un 30 % del trabajo. Para garantizar la calidad, esta tarea es ejecutada por los registradores de que dispone este Registro alternándolo con su trabajo diario ordinario.

• Seguimiento de la Estrategia de

Difusión- sensibilización-capacitación en materia de derecho de autor y conexos, específicamente en el eslabón referido a capacitación a instituciones públicas y privadas.

165

• Atención del 100% de las consultas recibidas por la Oficina de Consulta en Materia de Derecho de Autor y Conexos, que tiene habilitada este Registro, por los distintos medios, presencial, telefónico, y vía correo electrónico.

• Inicio del plan de la Dirección del

Registro de Derecho de Autor y Conexos para lograr que el patrimonio cultural, literario, artístico y científico de Costa Rica se encuentre en un futuro cercano, debidamente inscrito en este Registro.

• Se finiquitaron las gestiones con la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual a efecto de que se envíe misión técnico a atender los requerimientos y ajustes técnicos al sistema de Gestión de Derecho de Autor y Conexos, previamente documentados por esta Dirección.

• Informe sobre el Decreto de Legalización de Software en el Gobierno Central (Decreto 30.151-J)

El Registro Nacional de Derecho de Autor y Conexos ha hecho toda una labor de coordinación con la totalidad de Ministerios que conforman el Gobierno Central. Producto de ella se ha recibido, y procesada la información que se envía de parte de los diferentes Ministerios, a efecto de detectar el uso ilegal de programas de cómputo y determinar el grado de cumplimiento del Decreto de Legalización de Software en el Gobierno Central, y con ello vigilar la utilización lícita de las obras.

Lo anterior con el propósito de verificar el acatamiento a la normativa vigente sobre Derecho de Autor y Conexos.

Anualmente, el Registro de Derecho de Autor y Conexos ha documentado los resultados obtenidos producto del análisis de la información, enviándoselos vía formal informe al Ministro de Justicia y Paz, para lo que corresponda. Asimismo, en atención a la obligación contemplada por el mismo Decreto, de que los Ministerios deben dirigir y ofrecer apoyo institucional al entrenamiento apropiado del personal de servicio público en materia de derecho de autor, relacionado con los programas de cómputo y las políticas y procedimientos adoptados para cumplir con ellos, este Registro ha elaborado un plan de capacitación específico para estos efectos, y les hemos informado de ello a los diferentes Ministerios que conforman el Gobierno Central. Este programa de capacitación se puso en marcha en el 2010, impartido por funcionarios de este Registro. • Se logra un incremento en el

número de inscripciones realizadas en el Registro de Derecho de Autor y Derechos Conexos, respecto de los años 2007 y 2008 (en el año 2009 hay un aumento sustancial dada la situación particular de inscripción de los diseños de las obras participantes en la exhibición “Cow Parade”). Dicho incremento es un reflejo de la toma de consciencia de los titulares de derechos de autor de la importancia y de la seguridad jurídica de la inscripción de sus

166

producciones literarias y artísticas. • El Registro de Derechos de Autor,

realizó diversas sesiones de trabajo que culminaron con la elaboración de un primer documento del Plan Operativo de mediano plazo de Derecho de Autor 2010-2012, el equipo de trabajo estuvo conformado por cinco funcionarios representantes de las áreas de este Registro. Este proceso fue orientado por la metodología proporcionada por la Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional.

Este documento tiene como objetivo desarrollar las condiciones necesarias para llevar a cabo eficazmente y fortalecer el proceso registral en este Registro. Este documento incluye la programación de las actividades que se llevaran a cabo, metas e indicadores que permiten conocer el cumplimiento de los objetivos, así como el tiempo y responsables

Servicios que se brindan

Entre los servicios que se brindan están:

Oficina de Consulta en materia de Derecho de Autor y Conexos, que atiende consultas de forma personalizada. Se ha puesto a disposición del público en general una línea telefónica directa, y un correo electrónico directo también para hacer uso de los servicios de esta Oficina, atendida por abogados especialistas en el tema del derecho de autor y conexos.

Entrega de formularios de inscripción de Derecho de Autor

y Derechos Conexos, con el propósito de facilitar el procedimiento de registro.

Estado de los proyectos Proyecto de modernización tecnológica del Registro de Derecho de Autor y Conexos Durante los últimos años, el Registro Nacional de Derecho de Autor y Conexos ha estado trabajando en el PROYECTO DE MODERNIZACIÓN TECNOLÓGICA DEL REGISTRO DE DERECHO DE AUTOR Y CONEXOS, cuyo abordaje se ha hecho por etapas. Durante el año 2010 se continuó con la etapa de control de calidad de la información que fue previamente alimentada en ambos sistemas (Sistema Informático de Gestión de Derecho de Autor, y el sistema de imágenes E-POWER), a fin de verificar la exactitud y veracidad de la información que fue previamente alimentada tanto en el GDA, como de las imágenes cargadas en la herramienta de administración de imágenes E-power, logrando completar en el año 2009, el 60 % del trabajo y logrando abordar durante el año 2010 el estante 40%. Lo anterior redundará en beneficios tanto a nivel interno –para nuestros propios funcionarios al dotarlos de una herramienta informática de apoyo a su trabajo ordinario- como externo a nuestro Registro, con el particular impacto positivo hacia la Dirección de Servicios Registrales en su labor de emisión de nuestras certificaciones, e igualmente un impacto significativo para los usuarios del Registro de Derecho de Autor y Conexos, siendo que, en un futuro cercano, nos permitirá poner a

167

disposición de nuestros clientes, el sistema de Derechos de Autor y el sistema Epower, para consulta, cuando así sea definido por los Jerarcas Institucionales. Guía de servicio y de calificación del registro de derechos de autor Debidamente implementadas y dispuestas a nuestros clientes en la página web oficial Institucional. Se trabaja de manera ordinaria en su constante actualización. Coordinación con otras autoridades internacionales

El Registro de Nacional de Derecho de Autor y Conexos coordina estrechamente actividades con organismos internacionales que tratan la materia, especialmente con la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI), que de manera constante aporta apoyo sustantivo, logístico, y financiero para la participación de nuestros funcionarios en actividades de capacitación.

Se coordina con el Centro Regional para el Fomento del Libro en América Latina y el Caribe (CERLALC), organismo de la UNESCO, tanto a nivel de trabajo relativo a la protección regional del derecho de autor, como en materia de capacitación y foros de discusión en materia de piratería.

Coordinación con otras autoridades nacionales

Se mantienen estrechos vínculos con otras instituciones nacionales que de una u otra forma tienen que ver con el tema de la propiedad intelectual, tales como el Ministerio de Comercio

Exterior, el Ministerio de Seguridad Pública, el Ministerio de Ciencia y Tecnología, la Dirección General de Aduanas, la Fiscalía General de la República, entre otros.

Asimismo, con el fin de fomentar la difusión y conocimiento de la materia de propiedad intelectual, se coordinaron visitas guiadas a nuestras instalaciones, y actividades de capacitación en centros educativos, y en instituciones públicas y privadas. Se participa de manera constante impartiendo seminarios y cursos con ponencias en materia de derecho de autor y conexos en diversos foros.

Capacitación

Actividades de Capacitación

Dada la especialidad de la materia y su dinamismo en el escenario comercial internacional, los funcionarios del Registro de Derecho de Autor requieren de constante actualización en los temas objeto de estudio. En razón de lo anterior, la Dirección busca fomentarlas, tanto en el ámbito nacional como internacional, e incluso en el ámbito digital, mediante cursos de alto nivel ofrecidos por la Internet en escenarios virtuales. Estas actividades abarcan, desde reuniones de expertos, hasta charlas, seminarios, talleres y giras.

Capacitación recibida

Seminario sobre los proveedores de servicios en Internet y su regulación, julio 2010 (2 días)

Participación en la semana registral, Octubre 2010, Auditorio del Registro Nacional.

168

Capacitación a funcionarios en idioma LESCO, para el mejoramiento en la atención a los usuarios. Compuesto por 2 módulos 2010 y 2 módulos para el 2011.

Seminario-Inter-Regional Intermedio; sobre el Derecho de Autor y Derechos Conexos, organizado por la Academia de la OMPI, en Madrid España, octubre 2010 (1 Funcionario).

Charla a todos los funcionarios para conocimiento del nuevo sistema de calificación.

Capacitación impartida

Charla sobre “El Derecho de Autor y Derechos Conexos” (generalidades), solicitada por el Instituto Nacional de la Mujer. 18 de marzo 2010. Charla sobre “El Derecho de Autor y Derechos Conexos”(generalidades), Ministerio de Salud, 15 de abril 2010. Charla dirigida a estudiantes, en virtud de la semana de la Propiedad Intelectual, Auditorio Registro Nacional, 27 de abril 2010. Charla sobre “El Derecho de Autor y Derechos Conexos” (generalidades), Ministerio de Salud, 3 setiembre 2010. Capacitación: “Decreto de Legalización de Software”, impartida a la Jefatura de la Dirección Informática y Coordinación de Redes y Soporte del Registro Nacional, 28 setiembre 2010.

Capacitación: “Decreto de Legalización de Software”, impartida a Informático del Ministerio de Seguridad y Gobernación, Octubre 2010. Charla sobre “El derecho de Autor y Derechos Conexos. (generalidades) Casa del Artista- 4 noviembre 2010. Charla sobre “El derecho de Autor y Derechos Conexos” (generalidades), Ministerio de Salud y Ministerio de Gobernación y Policía, 11 de noviembre 2010. Capacitación: “Decreto de Legalización de Software”, impartida a Informáticos de las Unidades Adscritas que conforman el Ministerio de Seguridad y Gobernación, 19 de noviembre 2010. Charla sobre “El derecho de Autor y Derechos Conexos” (generalidades), Ministerio de Salud, 9 diciembre 2010.

informe de labores 2010-2011...2 h 360 costa rica. ministerio de justicia y gracia. registro...

Documents