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Contraloría General de la República

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INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER

ESPECIAL ACERCA DE LA ACTIVIDAD

DEL COMITÉ CANTONAL DE DEPORTES Y

RECREACIÓN DE PARAÍSO

INFORME N. DFOE-DL-IF-00010-2017

8 de diciembre, 2017


División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Fiscalización de Servicios para el Desarrollo Local

http://www.cgr.go.cr/




CONTENIDO Página N.°

RESUMEN EJECUTIVO

1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 1

ORIGEN DE LA AUDITORÍA.................................................................................................................. 1

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA .............................................................................................................. 2

ALCANCE DE LA AUDITORÍA ............................................................................................................... 2

GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA. ..................................................................................... 3

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ................................................... 6

2. RESULTADOS ............................................................................................................................... 7

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA ........................................................................................... 7

DEBILIDADES EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA............................................................... 7

PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS .......................................................................... 13

DEBILIDADES EN EL PROCESO DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS ......................................... 13

3. CONCLUSIONES ........................................................................................................................ 15

4. DISPOSICIONES ......................................................................................................................... 16

IMÁGENES

IMAGEN N.° 1 CARACTERÍSTICAS DE LOS COMITÉS .................................................................................. 3

IMAGEN N.° 2 DISTRIBUCIÓN POR DISTRITO DE LOS COMITÉS COMUNALES DE DEPORTES ........................... 4

IMAGEN N.° 3 FUNCIONARIOS AL 02 DE MAYO 2017 ................................................................................. 7

IMAGEN N.° 4 DISCIPLINAS DEPORTIVAS IMPARTIDAS ............................................................................... 5

IMAGEN N.° 5 TÉCNICAS DE AUDITORÍA APLICADAS .................................................................................. 6

IMAGEN N.° 6 DETERIORO DEL ESTADIO MUNICIPAL JOSÉ JOAQUÍN "QUINCHO

BARQUERO" …………………………………………………………...………………..……. 9

GRÁFICO

Gráfico N.° 1 INGRESOS RECIBIDOS POR EL CCDRP PERÍODOS 2014 AL 2016 ........................................ 5


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INFORME N.° DFOE-DL-IF-00010-2017

RESUMEN EJECUTIVO

¿Qué examinamos? La gestión del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Paraíso en cuanto a la actividad administrativa y operativa y el proceso de adquisición de bienes y servicios. La auditoría abarcó el periodo comprendido entre el 1° de enero de 2016 y el 31 de diciembre de 2016, el cual se amplió cuando se consideró necesario. ¿Por qué es importante? El Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Paraíso cuenta con personalidad jurídica instrumental para desarrollar planes, proyectos y programas deportivos y recreativos que cubran una población cercana a 60 mil habitantes, distribuidos en 5 distritos. Para el desarrollo de sus actividades cuenta con 12 comités comunales. También le corresponde construir, administrar y mantener las instalaciones deportivas propias u otorgadas en administración por el gobierno local respectivo. Por estas razones, es fundamental que este Comité cuente con procedimientos y controles para garantizar razonablemente que la gestión realizada se ejecuta con apego a las regulaciones legales y técnicas aplicables y que el patrimonio público puesto a su disposición contribuye con la promoción del deporte y la recreación del cantón. ¿Qué encontramos? En cuanto a la elaboración y comunicación de la información financiera se determinó que el Comité de cuatro informes trimestrales de ejecución presupuestaria únicamente elaboró el correspondiente al primer trimestre. Además, ejecutó recursos por ¢39,7 millones del Superávit del periodo 2015 -que no fueron presupuestados y no remitió al Concejo Municipal de Paraíso los informes trimestrales de gastos y de avance de resultados de la gestión. Tampoco realizó la liquidación presupuestaria de ¢163,4 millones ejecutados en el año 2016, Además elaboró los estados financieros del periodo 2016 con atraso de más de un año, por lo que al 20 de noviembre de 2017 no habían sido conocidos y aprobados por la Junta Directiva ni fueron sometidos a conocimiento de la Municipalidad de Paraíso. Por su parte, producto de la revisión de 108 cheques pagados en el año 2016 a diferentes proveedores se determinó que esas operaciones no están respaldadas por comprobantes que reflejen con exactitud e integridad la información de los pagos efectuados, dado que no es práctica aportar información sobre la orden de compra y el concepto del pago, el código del contenido presupuestario en las respectivas órdenes de compra, consignar en los comprobantes el número del cheque con que fueron pagados y exonerar el pago del Impuesto de Ventas en favor del Comité.


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En cuanto a la tarifa que cobran los 12 Comités Comunales, producto del alquiler de las instalaciones deportivas administradas por esos comités se estableció que no están sustentadas por un estudio técnico y no fueron aprobados por la Junta Directiva del Comité Cantonal. Además, el ingreso generado por esos alquileres no se incorpora al Presupuesto del Comité Cantonal y no está sujeto a controles de su parte. Esos recursos tampoco están registrados en los estados financieros del Comité Cantonal. Por otra parte, no se ha elaborado un reglamento para la administración del fondo de la caja chica. Respecto a este fondo, no han realizado arqueos y existen liquidaciones de gastos sin la firmas de autorización de los funcionarios correspondientes. Además no se exige la rendición de garantías de fidelidad a favor de la Hacienda Pública al personal del Comité encargado de recaudar, custodiar y administrar fondos y valores. De la inspección efectuada a las instalaciones del Estadio José Joaquín “Quincho” Barquero y la revisión de documentación sobre la administración de ese inmueble –cedido mediante convenio por la Municipalidad, se determinaron deficiencias asociadas con la sostenibilidad financiera y la continuidad de los servicios en cuanto a la carencia de pólizas de robo, incendio, desastres naturales y de riesgos por responsabilidad civil, los montos vigentes para el cobro del alquiler del Estadio establecidos por la Junta Directiva desde enero del 2015, no están sustentados por un estudio técnico, no contempla los costos básicos de mantenimiento, no fueron sometidos a conocimiento del Concejo Municipal y no se ha definido la periodicidad para su revisión, entre otras situaciones. La gestión de adquisiciones de bienes y servicios en el Comité de Paraíso no obedece a un proceso basado en un programa de adquisiciones, no se sigue el procedimiento de contratación administrativa en la compra de algunos implementos deportivos y tampoco se dispone de un reglamento interno para regular esas compras. La revisión de los expedientes de compras adjudicadas en el año 2016, que comprenden el 46% (¢59,8 millones) de las adquisiciones de ese periodo, permitió determinar que no se ajustan al bloque de legalidad aplicable. Específicamente se refieren que de previo a realizar el concurso, ningún expediente contiene la estimación del monto del bien o servicio por adquirir, no se cuenta con información que confirme la existencia del contenido presupuestario, carencia de contratos de los servicios por adquirir, ausencia de actas de recibido de las obras e inexistencia de garantía de cumplimento y aprobación interna de la Administración en las licitaciones abreviadas. Las situaciones expuestas se presentan ante las dificultades de la Administración del Comité para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar los controles de la gestión institucional, la limitada coordinación y accionar por parte de la Municipalidad de Paraíso (Alcaldía-Concejo) para velar para que el Comité Cantonal, como órgano desconcentrado municipal, cumpla cabalmente con sus competencias y pueda satisfacer razonablemente las necesidades locales en el ámbito del deporte y la recreación, la toma de decisiones, la evaluación de la gestión y la rendición de cuentas.


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¿Qué sigue? A la Junta Directiva del Comité se le dispone actualizar, divulgar e implementar a las instancias correspondientes el Reglamento de Organización y Funcionamiento, con la participación activa de las unidades administrativas y funcionarios competentes, de manera que considere regulaciones sobre el presupuesto, los planes, su control y seguimiento, y para el registro presupuestario y contable de los recursos generados por la renta de instalaciones deportivas, la revisión periódica de la tarifa por concepto de alquiler de las diferentes instalaciones deportivas y de los servicios que brinda el Comité, y las regulaciones para el préstamo y alquiler del Estadio José Joaquín “Quincho” Barquero, entre otros. Además, se plantea elaborar, en conjunto con la Municipalidad de Paraíso, la programación de las reuniones para informar acerca de la gestión del Comité Cantonal de Deportes. Al Concejo Municipal de Paraíso se le dispone resolver, en función de sus atribuciones, las propuestas de reglamentos y la programación de las reuniones que presente la Junta Directiva del Comité Cantonal.





INFORME N.° DFOE-DL-IF-00010-2017

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO LOCAL

INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL

ACERCA DE LA ACTIVIDAD DEL COMITÉ CANTONAL DE DEPORTES Y

RECREACIÓN DE PARAÍSO

1. INTRODUCCIÓN

Origen de la auditoría

1.1 El deporte y la recreación deben constituirse en pilares primordiales para el desarrollo integral de la población en general, por lo que en cada cantón, existe un Comité Cantonal de Deportes y Recreación (CCDR), como órgano desconcentrado adscrito a la municipalidad respectiva.

1.2 En relación con la gestión que realizan los CCDR, la Contraloría General de la República efectuó en los años 2013 y 2015, fiscalizaciones en diferentes Comités Cantonales de Deportes y Recreación, a partir de las cuales se emitieron disposiciones para mejorar la gestión en esos comités.

1.3 En virtud de lo anterior, resulta relevante identificar en el Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Paraíso (en adelante CCDRP), oportunidades de mejora en su gestión, que contribuyan a brindar un servicio de promoción deportiva y recreativa de manera permanente en sus comunidades en procura del bienestar social, labor que por motivos de desconcentración y eficiencia, el legislador dispuso asignarlos a esos órganos.

1.4 Por las razones apuntadas la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa, con fundamento en las competencias que le confieren a la Contraloría General los artículos 183 y 184 de la Constitución Política y los numerales 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica N.° 7428, programó, en el Plan Operativo Anual del año 2017, la auditoría de carácter especial en los Comités Cantonales de Deportes y Recreación de la


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Provincia de Cartago. El presente informe refiere a los resultados de la fiscalización realizada concretamente en el Comité Cantonal de Deportes y Recreación del cantón de Paraíso.

Objetivo de la Auditoría

1.5 Evaluar la gestión del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Paraíso para el fortalecimiento e impulso del deporte y las actividades recreativas cantonales.

Alcance de la Auditoría

1.6 La auditoría consideró, fundamentalmente, la evaluación de la gestión del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Paraíso respecto de su gestión en la adquisición de bienes y servicios, la recaudación, la ejecución y registro de los recursos financieros, durante el período comprendido entre el 1° de enero de 2016 y el 31 de diciembre de 2016, ampliándose en los casos que se consideró necesario.

1.7 La auditoría se efectuó de conformidad con las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (NGASP), promulgadas mediante la Resolución del Despacho de la Contralora General, N.° R-CO-64-2014, publicada en La Gaceta N.° 184 del 25 de setiembre de 2014; el Manual General de Fiscalización Integral, Resolución R-DC-13-2012 del 3 de febrero de 2012; así como el Procedimiento de Auditoría y sus criterios de calidad, emitido por la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE).

1.8 Además, como fuentes de criterios de evaluación, se utilizaron, básicamente, la Ley General de Control Interno y sus normas, el Código Municipal, el Reglamento de Organización y Funcionamiento del CCDR de Paraíso y varios dictámenes emitidos por la Procuraduría General de la República referentes a la gestión de los CCDR.

1.9 En abril del 2017, se comunicó verbalmente a los funcionarios del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Paraíso, los criterios de evaluación que serían aplicados en la actividad de examen, según el procedimiento establecido en la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa para tales efectos. Al respecto, se concedió un plazo de tres días hábiles para la remisión de las observaciones que se consideraran pertinentes, con el objeto de ser valoradas. Sobre el particular no se recibieron observaciones.


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1.10 Los criterios de evaluación aplicados en la presente auditoría se comunicaron mediante el oficio N.° 04404 (DFOE-DL-0287) del 19 de abril de 2017 a la Sra. Carolina Murillo Chavarría, Presidenta de la Junta Directiva del CCDR de Paraíso.

Generalidades Acerca de la Auditoría.

1.11 Los Comités Cantonales de Deporte y Recreación de acuerdo con el Código Municipal poseen dos características específicas, en primer término se encuentran adscritos a cada Municipalidad y, en segundo lugar, tienen personalidad jurídica instrumental. El primero de los supuestos refiere a un carácter de pertenencia, es decir, que los Comités Cantonales no son una entidad independiente, sino más bien un órgano de la Municipalidad.

1.12 Otro aspecto relevante que caracteriza a los CCDR es la competencia asignada por el legislador en materia de deporte y recreación, a raíz de la cual se le otorgó una personalidad jurídica instrumental, entendida como aquella que permite a la organización, entre otras cosas, el manejo de fondos para la realización de determinados actos o contratos, sin que implique todo ello una separación absoluta de la estructura mayor, que resulta ser la Municipalidad a la que están adscritos. En la Imagen N.° 1 se detallan las principales características de estos comités.

Imagen N.° 1 Características de los Comités

Cantonales de Deportes y Recreación

Fuente: Elaboración propia a partir de lo indicado en el Código Municipal.

1.13 El Comité Cantonal de Deporte y Recreación de Paraíso, tiene adscritos 12 comités comunales de deportes y recreación, conformados en los 5 distritos del cantón. En la imagen N.° 2 se detalla por distrito la agrupación de los 12 comités.


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Imagen N.° 2 Distribución por distrito de los comités comunales de deportes

del Cantón de Paraíso

Fuente: Elaboración propia a partir de la información remitida por el CCDRP

1.14 En los Comités Cantonales de Deporte y Recreación el máximo jerarca es la Junta Directiva, integrada por 5 miembros nombrados por períodos de dos años, con opción de ser reelectos. Ese órgano colegiado tiene la responsabilidad de administrar, direccionar, y ejecutar los programas deportivos y recreativos, y de velar por el correcto uso de los fondos asignados para su funcionamiento.

1.15 Para cumplir con sus funciones el CCDRP actualmente cuenta con 13 funcionarios que tienen a cargo labores administrativas y las de apoyo en actividades deportivas y recreativas. En la imagen N.° 3 se detalla la cantidad de funcionarios.

IMAGEN N.° 3 COMITÉ CANTONAL DE DEPORTES Y RECREACIÓN

DE PARAÍSO FUNCIONARIOS AL 02 DE MAYO 2017

Fuente: Elaboración propia a partir de la información suministrada por el CCDRP


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1.16 Para el cumplimiento de sus objetivos, el CCDRP dispone de varias fuentes de ingresos. Tiene asignado por ley como mínimo un tres por ciento (3%) de los ingresos ordinarios anuales de la municipalidad respectiva. Además, puede generar recursos propios producto del alquiler de las instalaciones deportivas y recreativas que administra, y por los servicios de instrucción en deportes que brinda a la comunidad. También puede recibir transferencias del Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación (ICODER). En el gráfico N.° 1 se representan los ingresos del CCDRP, según los informes contables de los períodos 2014 a 2016.

1.17 Para el logro de sus metas el CCDRP se organiza en alianzas estratégicas con los Comités Comunales y entidades públicas y privadas. De acuerdo con los esfuerzos y posibilidades financieras y administrativas se imparten diferentes disciplinas deportivas para que sean aprovechadas por los ciudadanos. En la imagen N.° 4 se presenta un detalle de las disciplinas deportivas que se imparten en el CCDRP.

Metodología Aplicada

1.18 En la presente fiscalización se emplearon, entre otras técnicas de auditoría, las siguientes:

IMAGEN N.° 4 COMITÉ CANTONAL DE DEPORTES Y RECREACIÓN DE PARAÍSO

DISCIPLINAS DEPORTIVAS IMPARTIDAS – A JULIO 2017

Ajedrez F/M

Atletismo F/M

Ciclismo ruta y MTB

Fútbol sala F/M

Fútbol F/M

Boxeo F/M

Natación F/M

Taekwondo F/M

Triatlón M

Volleyball de playa F/M

Fuente: Elaboración propia a partir de la información

suministrada por el CCDRP.

Gráfico N.° 1 Comité C. de Deportes y Rec. de Paraíso

Ingresos recibidos Períodos 2014 al 2016

En millones de colones

Fuente: Elaboración propia a partir de la información suministrada por el CCDRP.


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Imagen N.° 5 Técnicas de auditoría aplicadas

Entrevistas a funcionarios del CCDRC.

Revisión selectiva de las actas de la Junta Directiva.

Análisis de la normativa legal y técnica aplicable.

Revisión selectiva de comprobantes de pagos efectuados porel CCDRC para el período objeto de estudio.

Solicitudes de información mediante oficios dirigidos a laPresidenta de la Junta Directiva y al Director Ejecutivo.

Revisión selectiva de expedientes de contrataciónadministrativa para el período objeto de estudio.

Análisis de la información pertinente contenida en el SIPP,relacionada con los temas objeto de estudio.

Comunicación preliminar de los resultados de la Auditoría

1.19 La comunicación preliminar de los resultados a que alude el presente informe, se llevó a cabo en el salón de sesiones del Concejo Municipal de Paraíso, el 22 de noviembre de 2017, con la participación de los siguientes funcionarios, que fueron convocados el 16 de noviembre 20171: Sra. Carolina Murillo Chavarría, Presidenta de la Junta Directiva del CCDRP, Sra. Sra. Milena Vargas Sandí, Secretaria del CCDRP y Sra. Sonia Lucía Mata Coto, Presidenta del Concejo Municipal.

1.20 El borrador de este informe se remitió a la Presidenta de la Junta Directiva y a la Presidenta del Concejo Municipal de Paraíso el día 22 de noviembre de 2017. Esto con el propósito de que formularan y remitieran a la Contraloría General, en un plazo no mayor de cinco días hábiles, las observaciones que consideraran pertinentes sobre su contenido, con la respectiva documentación de respaldo. Al respecto, indicar que mediante oficio N.° MUPA-CCDR-798-2017 del 30 de noviembre del 2017 y N.° MUPA-SM-50-2017 del 01 de diciembre del 2017 la Presidenta de la Junta Directiva del Comité y la Presidenta del Concejo Municipal de Paraíso, respectivamente, manifestaron que no existen observaciones al informe.

1 Oficios de convocatoria N.° 14187 (DFOE-DL-1000) y N.° 14189 (DFOE-DL-1001).


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2. RESULTADOS

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA

DEBILIDADES EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA

2.1 El Reglamento de Organización y Funcionamiento del Comité de Deportes de Paraíso y otra normativa atinente, establecen una serie de regulaciones en torno a la elaboración y comunicación de informes financieros y administrativos por parte del Comité hacia el Concejo Municipal, no obstante esta regulación, en el año 2016 el Comité en cuanto a los cuatro informes trimestrales de ejecución presupuestaria, únicamente elaboró el del primer trimestre, en el mes de agosto del 2016. Además, ejecutó recursos por ¢39,7 millones del Superávit del periodo 2015 que no fueron presupuestados.

2.2 No se remitieron al Concejo Municipal de Paraíso los informes trimestrales de gastos, y de avance de resultados de los objetivos y metas (Plan Operativo Anual) y no se realizó la liquidación presupuestaria de los recursos ejecutados en el año 2016 por ¢163,4 millones. Además los estados financieros fueron elaborados en el mes de abril del 2017, es decir con un atraso de más de un año. Dichos estados al 20 de noviembre de 2017 no habían sido conocidos y aprobados por la Junta Directiva, y tampoco fueron sometidos a conocimiento de la Municipalidad de Paraíso.

2.3 En cuanto a los libros contables de Diario, Mayor y Tesorería se

identificó que presentan desactualización, los últimos registros en los casos del Diario y Mayor corresponden al mes de diciembre de 2015 y en el caso del Libro de Tesorería corresponden al 30 de agosto de 2016.

2.4 Además, la Junta Directiva del Comité presentó en forma tardía al

Concejo Municipal el informe de su gestión correspondiente al año 2015, ya que éste fue remitido el 12 diciembre de 2016.

2.5 A partir de la revisión de 108 cheques pagados en el año 2016 a

diferentes proveedores por la adquisición de alimentación, transporte, implementos deportivos, arbitrajes, materiales de construcción, hospedaje, entre otros, se logró determinar que esas operaciones no están respaldadas por comprobantes que reflejen la exactitud e integridad de la información de los pagos efectuados, dado que no es práctica del Comité en todos los pagos el aportar información sobre la orden de compra y el concepto del pago. Tampoco se incorpora el código del contenido presupuestario en las respectivas órdenes de


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compra, no se consigna en los comprobantes el número del cheque con que fueron pagados, se omite utilizar el formulario denominado “Solicitud de Transporte” para detallar el servicio brindado a los atletas y no se exonera el pago del Impuesto de Ventas en favor del Comité.

2.6 Respecto a las tarifas que cobran los 12 Comités Comunales, producto

del alquiler de las instalaciones deportivas administradas por esos comités, se identificó que no están sustentadas por un estudio técnico y no fueron aprobadas por la Junta Directiva del Comité Cantonal. Además, el ingreso generado por esos alquileres no se incorpora al Presupuesto del Comité Cantonal y no está sujeto a controles de su parte. Esos recursos tampoco están registrados en los estados financieros del Comité Cantonal.

2.7 Para la administración del fondo de la caja chica, no se ha elaborado un

reglamento, y no se ha implementado practicar arqueos. Existen liquidaciones de gastos pagados con ese fondo que no cuentan con las firmas de autorización de los funcionarios correspondientes.

2.8 En cuanto al personal del Comité encargado de recaudar, custodiar y

administrar fondos y valores, no se exige la rendición de garantías de fidelidad a favor de la Hacienda.

2.9 De la inspección efectuada a las instalaciones el Estadio José Joaquín

“Quincho” Barquero y la revisión de documentación sobre la administración de ese inmueble -cedido en administración por la Municipalidad al Comité Cantonal mediante convenio-, se establecieron deficiencias asociadas con la sostenibilidad financiera y la continuidad de los servicios, dado que se carece de pólizas de robo, incendio, desastres naturales y de riesgos por responsabilidad civil.

2.10 Acerca de los montos vigentes para el cobro del alquiler del Estadio

establecidos por la Junta Directiva desde enero del 2015, no están sustentados por un estudio técnico, no contemplan los costos básicos de mantenimiento, ni fueron sometidos a conocimiento del Concejo Municipal. Además, no se ha definido la periodicidad para su revisión.

2.11 Por otra parte los ingresos por alquiler del estadio no se registran en

una cuenta bancaria exclusiva. Según el ingreso percibido en el año 2016 por concepto de alquiler del Estadio permitió cubrir el 4.5 % de los gastos en que incurrió el Comité para dar mantenimiento a esa instalación deportiva.


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2.12 En cuanto a la infraestructura del Estadio, se observó vallas publicitarias instaladas que no en todos los casos cuentan con los convenios ni se perciben ingresos en beneficio del Comité. Además, no se han regulado los casos particulares en que no se cobra por el uso de esta instalación deportiva y no se cuenta con servicios de limpieza de sus instalaciones.

2.13 Algunas áreas del Estadio que presentan deterioro no se encuentran

consideradas para su atención en los planes de corto plazo como lo son: Malla perimetral herrumbrada, portones y pintura en mal estado, lavamanos sin colocar, áreas sin electricidad, lámparas y apagadores sin funcionar, áreas con maleza. La imagen N.° 6 ilustra el estado físico del Estadio José Joaquín “Quincho” Barquero.

2.14 Además, durante el 2016 la Junta Directiva no remitió a la Municipalidad y Concejo Municipal los informes semestrales sobre la administración del Estadio.

Imagen N.° 6 Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Paraíso

Condiciones del Estadio Municipal José Joaquín "Quincho" Barquero

Año 2017

Fuente: Fotografías capturadas en la inspección realizada el 11 de mayo por el Órgano

Contralor al Estadio “Quincho” Barquero.

2.15 En relación con el Plan Operativo Anual (POA) del periodo 2016 aprobado por la Junta Directiva, se identificó que presenta metas que carecen de unidad de medida, no permiten la vinculación con los objetivos que define el reglamento de funcionamiento de ese Comité y no están asociadas a la población beneficiaria. Además, incorpora indicadores que no están construidos de manera que permitan medir el cumplimiento de las metas.


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2.16 La Junta Directiva nombrada para el periodo 2015-2016 al finalizar su gestión dejó pendiente la emisión de las actas del periodo 2016 y la entrega de algunos activos propiedad del Comité.

2.17 Las debilidades identificadas contravienen lo establecido en el

Reglamento de Organización y Funcionamiento del Comité Cantonal de Paraíso, en cuanto al deber del CCDRP de entregar trimestralmente al Concejo Municipal de Paraíso un informe económico de gastos incurridos, así como un avance de resultados de gestión conforme al Plan Operativo Anual aprobado por el Concejo Municipal.

2.18 En ese mismo Reglamento se establece que el CCDRP debe fiscalizar

el uso de fondos públicos que se invierten en el deporte y la recreación y determinar el procedimiento de control interno que garantice una puntual y eficaz rendición de cuentas, así como tramitar ante el Concejo Municipal la aprobación de tarifas por los derechos de alquiler de las instalaciones deportivas y servicios bajo su administración, además preparar el informe anual de resultados de la gestión correspondiente al año anterior y elevarlo a conocimiento del Concejo Municipal de Paraíso en la primera quincena del mes de julio de cada año, además efectuar arqueos mensuales de caja chica, revisiones de los registro del libro de Tesorería, y dejar constancia de ello en el libro de actas.

2.19 Por su parte, el Convenio para la administración del Estadio Municipal

José Joaquín "Quincho" Barquero dispone que el CCDRP deberá emplear el mayor cuidado en la conservación del bien entregado y responderá por lo tanto por cualquier deterioro, brindar un informe semestral a la Municipalidad con copia al Concejo Municipal del manejo del bien entregado, mantener una póliza de robo, incendio, desastres naturales y de riesgos por responsabilidad civil por lo menos ante terceros y los dineros que genere de la administración deberán ser manejados en una cuenta bancaria exclusiva para el Estadio.

2.20 Además, ese convenio indica que el CCDRP puede desplegar

publicidad en el inmueble a favor de intereses públicos y privados siempre y cuando reciba remuneración por ello o convenio que le beneficie.

2.21 En cuanto a la administración del CCDRP el Código Municipal

establece que éste deberá funcionar con el reglamento que dicte la respectiva municipalidad, el cual deberá considerar, además, las normas para regular el funcionamiento de los Comités Comunales y la administración de las instalaciones deportivas municipales. Además, señala el deber de presentar al Concejo Municipal el informe de los


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resultados de la gestión del Comité correspondiente al año anterior, no podrán adquirir compromisos económicos, si no existiere sub-partida presupuestaria que ampare el egreso y que se concede a las municipalidades exención de toda clase de impuestos, contribuciones, tasas y derechos.

2.22 Respecto a la liquidación presupuestaria, en la Ley Orgánica de la

Contraloría General de la República, N.° 7428 se establece que todas las entidades a más tardar el 16 de febrero de cada año deberán efectuar la presentación respectiva.

2.23 En relación con la administración de los recursos financieros, el oficio

N.° 8439 del 16 de agosto del 2013, emitido por la Contraloría General, señala que los comités de deportes deben contar con prácticas de control que coadyuven a monitorear las labores realizadas por los comités comunales y que los dineros que recauden esos Comités deberán ser presupuestados y administrados por parte del Comité Cantonal al cual se encuentren adscritos.

2.24 Por su parte, las Directrices para elaborar la normativa interna relativa a

la rendición de garantías o cauciones (D-1-2007-CO) disponen que cada Administración deberá reglamentar a lo interno la materia de rendición de garantías a favor de la Hacienda Pública por parte de los funcionarios encargados de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores públicos.

2.25 En cuanto al manejo de fondos de caja chica, la Sala Constitucional, en

su Voto N.° 5445-99, indicó que el término de caja chica comprende un fondo de dinero en efectivo o en depósito, por cantidades relativamente pequeñas, disponible para desembolsos menores que, generalmente, se lleva bajo el sistema de fondo fijo.

2.26 Así también las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público N-1-2012-

DC-DFOE (NTPP), respecto a la fase de formulación presupuestaria, establecen que el titular subordinado responsable debe determinar los mecanismos y parámetros que permitirán medir el cumplimiento de la planificación anual y faciliten la rendición de cuentas sobre la utilización de los recursos y los resultados alcanzados. Para lo anterior deben definirse indicadores de gestión.

2.27 Las Normas de Control Interno para el Sector Público en cuanto a las

actividades de control en instituciones de menor tamaño, establecen el uso de documentos y registros para la debida anotación de las operaciones, incluyendo los libros legales que correspondan, las


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verificaciones y comprobaciones periódicas de la exactitud de los registros, la rendición de las cauciones, la presentación de los informes de fin de gestión y la entrega formal del ente u órgano a sus sucesores.

2.28 En relación con la administración de los recursos financieros, el Órgano

Contralor identificó factores que básicamente han propiciado la situación actual. Por un lado se tiene que el Comité realiza la mayor parte de su gestión administrativa y financiera sin contar con procedimientos definidos ni con el apoyo de sistemas automatizados. Por otra parte, se tiene la falta de seguimiento por parte del Concejo Municipal de Paraíso, a fin de valorar oportunamente los resultados de la gestión del Comité.

2.29 En consecuencia, las situaciones descritas respecto a la gestión administrativa y operativa del CCDRP repercuten en un aumento en el riesgo de que se presenten manejos irregulares, despilfarro o uso indebido del patrimonio público y registros presupuestarios al margen de la normativa legal y técnica aplicable y, carente de sanas medidas de control.

2.30 Adicionalmente, repercute en el registro tardío e incompleto de la

información contable y presupuestaria que limita la rendición de cuentas, la toma de decisiones, y la gestión en general del Comité y aumenta la posibilidad de que recursos a favor del Comité no sean recaudados en su totalidad y oportunidad correspondientes.

2.31 También, se compromete la integridad física de las personas que visitan el Estadio José Joaquín “Quincho” Barquero por la infraestructura en mal estado y que los ingresos por el alquiler de las diferentes instalaciones deportivas no sean recaudados en su totalidad y con la oportunidad requerida para los propósitos de favorecer el deporte y las actividades recreativas del cantón.


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PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

DEBILIDADES EN EL PROCESO DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS

2.32 El Comité durante el año 2016, realizó adquisiciones de bienes y

servicios por aproximadamente ¢129,0 millones. Respecto a estas compras se comprobó que no obedecen a un proceso basado en un programa de adquisiciones, no se siguió el procedimiento de contratación administrativa en la adquisición de algunos implementos deportivos o mantenimiento de algunas máquinas y no se dispone de un reglamento interno para la adquisición y recepción de bienes y servicios.

2.33 De la revisión de los expedientes de compras adjudicadas en el año 2016, las cuales comprenden el 46% (¢59,8 millones) de las adquisiciones de ese periodo, permitió determinar las siguientes debilidades:

a. De previo a realizar el concurso, ningún expediente contiene la

estimación del monto del bien o servicio por adquirir.

b. No se cuenta con información que confirme la existencia del

contenido presupuestario.

c. Carencia de contratos de los servicios por adquirir.

d. Ausencia de actas de recibido de las obras.

e. Inexistencia de garantía de cumplimento y aprobación interna de la

Administración en las licitaciones abreviadas.

2.34 Aunado a esta situación, se identificó el pago de 204 facturas por

compras de contratación directa de escasa cuantía por un total ¢24,5 millones, sin que mediaran las 3 cotizaciones para establecer la opción más conveniente para la administración.

2.35 En relación con las situaciones descritas en los párrafos precedentes de este aparte, la Ley de Contratación Administrativa N°. 7494 y su Reglamento, así como el Reglamento sobre Refrendo, establecen que: a. Las instituciones darán a conocer el primer mes de cada período

presupuestario, el programa de adquisiciones. b. La administración debe verificar que se cuenta con el debido

contenido presupuestario para atender los pagos. c. En compras de escasa cuantía la Administración invitará a no

menos de tres potenciales oferentes del Registro de Proveedores.


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d. La Administración solicitará en licitaciones abreviadas una garantía de cumplimiento.

e. Los contratos administrativos se formalizarán en simple documento.

f. Con la respectiva asesoría técnica la Administración levantara un acta de recibo de la obra.

g. Estará sujeto a la aprobación interna de la Administración el procedimiento de licitación abreviada.

h. Se requiere reglamentar los procedimientos a seguir en el proceso de adquisición de bienes y servicios.

2.36 De igual manera, el Reglamento de Organización y Funcionamiento

del CCDR de Paraíso establece que dentro de las funciones de la Junta Directiva, ésta debe actuar en estricto apego a la Ley de Contratación Administrativa y la Ley de Administración Pública y leyes conexas.

2.37 Adicionalmente, el oficio N.° 8439 del 16 de agosto del 2013 emitido por la Contraloría General de la Republica señala que la Municipalidad tiene la obligación de acompañar, vigilar, impulsar, dotar de recursos y coordinar las colaboraciones que correspondan al CCDR, considerando que éste forma parte de su corporación municipal y, principalmente, por que conserva la Municipalidad la responsabilidad de asegurar el efectivo cumplimiento de la competencia que tiene los comités.

2.38 Las debilidades indicadas se asocian, entre otros factores, a que no se

cuenta con procedimientos debidamente aprobados y divulgados a fin de que la ejecución de las actividades se realice acorde con la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, falta de coordinación con la Municipalidad para la realización de procedimientos de contratación administrativa, así como poca asistencia y seguimiento de la Municipalidad a la Junta Directiva.

2.39 Las carencias relacionadas con el proceso de contratación

administrativa generan a la administración del CCDRP limitaciones en la obtención de mejores ofertas de bienes y servicios, en detrimento de los planes, proyectos y programas deportivos y recreativos cantonales, así como el incumplimiento de principios y normas de contratación administrativa relacionados con la libre competencia. También exponen riesgos de incumplimientos de los proveedores de bienes y servicios contratados, con el eventual perjuicio económico para las finanzas y la operación del Comité.


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3. CONCLUSIONES

3.1 El Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Paraíso administró en el 2016 la suma de ¢187,7 millones, y es el órgano que en el nivel local tiene la responsabilidad de desarrollar planes, proyectos y programas deportivos y recreativos; así como, construir, administrar y mantener las instalaciones deportivas propias u otorgadas en administración por el gobierno local respectivo.

3.2 No obstante, el Comité adolece de procedimientos y controles para garantizar razonablemente que la gestión realizada se ejecuta con apego a las regulaciones legales y técnicas aplicables. Por tanto, se limita su contribución a la promoción del deporte y la recreación del cantón. Esas debilidades abarcan diferentes áreas, como la contratación de bienes y servicios, y temas esenciales para su funcionamiento y administración, tanto en las actividades operativas para la recaudación y registro de ingresos, como de control y seguimiento de su gestión.

3.3 Al respecto, una gestión apartada de las sanas prácticas de administración y de las normas legales que regulan los fondos públicos, pone en riesgo el desarrollo del deporte y recreación del Cantón y va en detrimento de la población que no recibe más y mejores servicios, y del acceso equitativo.

3.4 Estas situaciones se presentan por la omisión de la Administración del Comité en cuanto a establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional, así como a la poca coordinación entre los miembros de la Junta Directiva del Comité y la Municipalidad de Paraíso (Alcaldía-Concejo), para atender las desviaciones en la gestión realizada. Cabe destacar la obligación que tiene el Concejo Municipal de velar oportunamente porque el Comité Cantonal, como órgano desconcentrado, cumpla cabalmente con la competencia asignada y pueda satisfacer efectivamente las necesidades, intereses y servicios locales a su cargo.

3.5 El reto para el Comité radica en realizar esfuerzos conjuntos con la Municipalidad, para dar solución de manera integral a las debilidades señaladas que inciden en el uso del patrimonio público puesto a su disposición para impulsar el desarrollo del deporte y la recreación en ese Cantón.


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4. DISPOSICIONES

4.1 De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N.° 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo (o en el término) conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2 Para la atención de las disposiciones incorporadas en este informe deberán observarse los “Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría”, emitidos mediante resolución N.° R-DC-144-2015, publicados en La Gaceta N.° 242 del 14 de diciembre del 2015, los cuales entraron en vigencia desde el 04 de enero de 2016.

4.3 Este órgano contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.

A LA JUNTA DIRECTIVA DEL COMITÉ DE DEPORTES Y RECREACIÓN

DE PARAÍSO:

4.4 Actualizar, divulgar e implementar a las instancias correspondientes, el Reglamento de Organización y Funcionamiento del Comité de Deportes y Recreación de Paraíso, con fundamento en el ordenamiento jurídico y con la participación activa de las unidades administrativas y funcionarios competentes, de manera que considere:

i. Regulaciones sobre el presupuesto ordinario, los planes, su control y seguimiento, y para el registro presupuestario y contable de los recursos generados por la renta de instalaciones deportivas.

ii. La revisión periódica de la tarifa por concepto de alquiler de las diferentes instalaciones deportivas y de los servicios que brinda el Comité.

iii. Las regulaciones para el préstamo y alquiler del Estadio José Joaquín “Quincho” Barquero, así como para el cumplimiento de convenios para su administración y el de uso de vallas publicitarias.

iv. La periodicidad y la información a revelar en la presentación de informes que remite el Comité al Concejo Municipal de Paraíso sobre los resultados de la gestión.


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v. El soporte documental de los pagos efectuados, para que al menos contengan la codificación del contenido presupuestario, la identificación de la transferencia o número de cheque con que se efectuó y el concepto del desembolso.

vi. Se actualicen y así se mantengan los libros contables de Diario, Mayor, Tesorería y actas.

Para el cumplimiento de esta disposición deberá remitirse al Área de Seguimiento de Disposiciones de la Contraloría General, a más tardar el 30 de marzo de 2018, el acuerdo con que se sometió a la aprobación del Concejo, un mes posterior a la aprobación de dicho reglamento por parte del Concejo Municipal, el oficio en el que conste el número de La Gaceta en la cual se publicó y cuatro meses posterior a la publicación de dicho reglamento, una certificación en que acredite su implementación. (Ver párrafos del 2.1 al 2.31).

4.5 Elaborar y aprobar el reglamento de adquisición y recepción de bienes y servicios, tomar el acuerdo para someterlo a la aprobación del Concejo Municipal de Paraíso y publicarlo en el diario oficial La Gaceta. Una vez publicado el reglamento deberá implementarlo con las unidades administrativas y funcionarios competentes.

Para dar cumplimiento a esta disposición deberá remitirse al Área de Seguimiento de Disposiciones de la Contraloría General, a más tardar el 30 de abril de 2018, el acuerdo con que se sometió a la aprobación del Concejo y un mes posterior a la aprobación de dicho reglamento por parte del Concejo Municipal, el oficio en el que conste el número de La Gaceta en la cual se publicó y cuatro meses posterior a la publicación de dicho reglamento, una certificación en que acredite su implementación. (Ver párrafos del 2.32 al 2.39).

4.6 Elaborar en conjunto con la Municipalidad de Paraíso la programación de las reuniones para conocer y guiar la gestión efectuada por el Comité Cantonal de Deportes.

Para dar por acreditado el cumplimiento de esta disposición deberá remitirse al Área de Seguimiento de Disposiciones de la Contraloría General, a más tardar el 28 de febrero de 2018 el acuerdo en que la Junta Directiva sometió a la aprobación del Concejo Municipal de Paraíso la programación de las reuniones. (Ver párrafos del 2.1 al 2.39).

AL CONCEJO MUNICIPAL DE PARAÍSO:

4.7 Resolver, en función de las atribuciones establecidas en el Código Municipal, las propuestas que presente la Junta Directiva del Comité sobre:


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i. La actualización del Reglamento de Organización y Funcionamiento del CCDRP.

ii. El Reglamento de Adquisición y Recepción de Bienes y Servicios del CCDRP.

Para acreditar el cumplimiento de esta disposición, se debe remitir al Área de Seguimiento de Disposiciones de la Contraloría General, a más tardar dos meses después de recibidas la propuesta por parte de la Junta Directiva del comité, copia de los acuerdos adoptados en relación con los citados reglamentos. (Ver párrafos del 2.1 al 2.39).

4.8 Resolver y apoyar, de acuerdo a sus competencias, la programación de reuniones para conocer y guiar la gestión efectuada por el Comité Cantonal de Deportes. Para acreditar el cumplimiento de esta disposición deberá remitirse al Área de Seguimiento de Disposiciones de la Contraloría General un mes posterior a la remisión de la programación de las reuniones por parte de la Junta Directiva del Comité, el acuerdo del Concejo Municipal en donde conste la aprobación de esa programación. (Ver párrafos del 2.1 al 2.39).

Lic. Aldemar Argüello Segura Licda. Marley Fernández Díaz Gerente de Área a.i. Asistente Técnico

Licda. Thayra S. Esquivel Hernández Fiscalizadora


informe de auditorÍa de carÁcter especial acerca de la ... · recreaciÓn de paraÍso 1....

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