“AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL DEL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD”

LUGAR DE REALIZACIÓN : Institución Educativa “José Gálvez”

ALUMNA PRACTICANTE : Gladis Rojas Castañeda

CARRERA PROFESIONAL : Secretariado Ejecutivo Bilingüe

INFORME DE PRÁCTICAS PROFESIONALES

CAJABAMBA – PERU

2012

INFORME DE PRÁCTICAS PROFESIONALES REALIZADAS EN LA

OFICINA DE SECRETARIA DE LA OFICINA DE SECRETARIA DE LA I.E.”JOSÉ GÁLVEZ”

DEDICATORIA

El presente informe lo dedico a mis queridos padres y hermana, quienes con su apoyo económico y moral lograron que culminara satisfactoriamente mi carrera profesional, como Secretaria Ejecutiva Bilingüe.

A mis queridos profesores quienes con sus sabias enseñanzas inculcaron en mi persona el sentido de responsabilidad, honradez, puntualidad y buenas relaciones humanas que me servirá en el futuro para desempeñarme eficientemente en mi carrera profesional.

A mis compañeras de estudios por brindarme su amistad y confianza con quienes compartí momentos inolvidables.

Gladis

AGRADECIMIENTO

Al desarrollar este informe de prácticas, he recibido una serie de consejos sanos y sugerencias útiles que me brindaron; es por ello que quiero expresar mi profundo agradecimiento y gratitud a todas las personas que me apoyaron moralmente, para así poder llegar a la culminación de mis practicas, comprometiéndome a seguir adelante en esta noble tarea de secretariado, contribuyendo en el desarrollo de mi provincia y por ende de mi querida patria.

Así mismo al Director y Personal Docente del Instituto de Educación Superior “Apolo`s” que me cobijaron durante tres años, su colaboración, orientación, haciendo posible la culminación del presente informe.

También quiero expresar mi agradecimiento y gratitud al personal trabajador de la Institución Educativa “José Gálvez” – Cajabamba, quienes me han sabido comprender y guiar durante el tiempo que llevé a cabo mis prácticas profesionales.

Gladis

ÍNDICE

Pág.

DEDICATORIAAGRADECIMIENTOÍNDICEPRESENTACIÓN 06INTRODUCCIÓN 07

CAPÍTULO IPLANTIAMIENTO DEL INFORME

1. OBJETIVOS 10

1.1. Objetivos Generales 11

1.2. Objetivos Específicos 11

2. justificación e Importancia del Informe 11

3. Limitaciones del Informe de Práctica 12

4. Antecedentes 12

CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

1. Concepto de Secretaría 14

2. Funciones de Secretaria 14

CAPITULO III

BREVE RESEÑA HISTÓRICA, MISIÓN, VISIÓN, OBJETIVOS, ORGANIGRAMA ESTRUCUTRAL, ÁREA DE SECRETARÍA DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA “JOSÉ GÁLVEZ”

Y

ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE MIS PRÁCTICAS PROFESIONALES

1. Breve reseña histórica de la Institución Educativa 17

2. Misión y Visión de la Institución Educativa 20

2.1. Misión 20

2.2. Visión 20

3. Objetivos 20

4. Organigrama estructural 23

5. Área de secretaría 24

6. Funciones de Secretaria 24

ACTIVIDADES REALIZAS EN MISPRÁCTICAS PROFESIONALES

1. Área de Secretaría. 26

1.1. Registro de asistencias docentes: 26

1.2. Informe de horas efectivas de trabajo pedagógico en las Instituciones

Educativas Públicas: 26

1.3. Informe mensual de tardanzas e inasistencias del personal docente. 26

1.4. Llenado de ficha única de matrícula. 26

1.5. Nóminas de matrícula. 27

1.5.1. Elaboración de la nómina de matrícula. 28

1.5.2. Llenado de la nómina de matrícula. 29

1.6. Planillón de notas de asignaturas. 29

1.7. Planillón de notas de comportamiento. 29

1.8. Actas consolidadas de evaluación. 29

1.9. Organización de archivos. 29

1.10. Otras actividades. 30

CAPITULO IVCONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES

1. Conclusiones 322. Recomendaciones 33

BIBLIOGRAFÍA 34WEBGRAFÍA 35ANEXOS 37

PRESENTACIÓN

SEÑORES MIEMBROS DEL JURADO CALIFICADOR:

Cumpliendo con uno de los requisitos emanados de la Institución, tengo a bien someter a vuestra consideración el informe de Prácticas Finales realizadas en la Institución Educativa “José Gálvez” – Cajabamba el cual consta de tres capítulos, que a continuación se detalla.

En el CAPITULO I denominado: Planteamiento del informe, se establece los objetivos del presente informe, la justificación, las limitaciones y los antecedentes del mismo.

En el CAPITULO II denominado: Unidad de secretaría, donde se conceptualiza y se especifica las funciones de secretaría.

En el CAPITULO II DENOMINADO: Áreas administrativas de la Institución Educativa “José Gálvez” – Cajabamba, donde se especifica la Secretaría General de la Institución Educativa “José Gálvez”

Finalmente hago llegar las conclusiones y recomendaciones, a que se ha llegado en el presente informe, así como también se especifica una serie de sugerencias con la finalidad de mejorar la acción educativa, finalmente se culmina con los anexos en donde se presenta los documentos desarrollados en la práctica.

Gladis

INTRODUCCIÓN

Para una buena organización de una empresa e institución, es necesario tener una secretaria quien viene hacer el brazo derecho del que lo dirige, para ello es necesario tener buena preparación técnica y ética profesional.

El mundo actual requiere de personal atento a los adelantos que se dan permanentemente. Parte de nuestra preparación implica estar alerta en este sentido; y la práctica profesional que desarrollamos es el desempeño real de nuestra profesión.

El Instituto Apolo’s es un Centro Superior de estudios donde se forman profesionales que tienen como misión el desempeño y el accionar activamente en forma eficiente como SECRETARIA EJECUTIVA BILINGÜE ya sea dentro de la Administración Pública, como Privada.

Al ser asignada a la Institución Educativa “José Gálvez” – Cajabamba para desarrollar mis prácticas profesionales he adquirido conocimientos que me servirán fortalecer lo aprendido en el Instituto de Formación Profesional Apolo’s.

Al término de mis prácticas profesionales espero lograr mi objetivo trazado esperando con ello fortalecer mi perfil Profesional como Secretaria Ejecutiva Bilingüe.

DATOS GENERALES

1. DATOS DE LA INSTITUCIÓN

1.1. Nombre de la Institución : I.E.”José Gálvez” - Cajabamba

1.2. Dirección : Jr. Leoncio Martínez Vereau

1.3. Correo Electrónico :

2. DATOS DE LA PRACTICANTE

2.1. Nombres y Apellidos : Gladis Rojas Castañeda

2.2. Dirección Domiciliaria : Jr. Celso benigno Calderón

2.3. Celular : 976425266

2.4. Correo Electrónico : Gladis_20_02@hotmail.com

2.5. Especialidad : Secretariado Ejecutivo Bilingüe

2.6. Fecha de Inicio : 08 de Febrero del 2010

2.7. Fecha de Término : 18 de Junio del 2010

2.8. Total de Horas de Prácticas : 748

3. DATOS DE LA OFICINA DONDE SE REALIZÓ LAS PRÁCTICAS

3.1. Nombre de la Oficina : Secretaría

3.2. Responsable : Luz bocanegra Cortijo

CAPÍTULO I

PLANTEAMIENTO DEL INFORME

1. OBJETIVOS1.1 Objetivos generales

1.1.1 Aplicar los conocimientos teóricos – prácticos adquiridos durante tres años consecutivos de estudios en el Instituto Superior Tecnológico Particular “Apolo’s”.

1.1.2 Realizar los conocimientos obtenidos en la formación profesional de Secretariado Ejecutivo Bilingüe, mediante la elaboración diaria en la oficina de Secretaría.

1.2 Objetivos Específicos1.2.1 Contribuir al buen uso y manejo de todos los documentos del archivo

existente en la oficina de secretaría de la Institución Educativa “José Gálvez”-Cajabamba.

1.2.2 Demostrar los conocimientos teórico-práctico obtenido en la formación profesional, como parte fundamental de la carrera de Secretariado Ejecutivo Bilingüe.

1.2.3 Mantener los conocimientos adquiridos en la formación profesional de secretaría en la Institución Educativa “José Gálvez” – Cajabamba.

2. JUSTIFICACIÓN DEL INFORME DE PRÁCTICAS PROFESIONALESEste trabajo se justifica porque está orientado a proporcionar, lineamientos

generales sobre el desarrollo de la práctica profesional del egresado de Secretariado ejecutivo bilingüe.

Los resultados del informe mostrados en los anexos como son los diversos documentos que se redactan en la Institución Educativa “José Gálvez” –Cajabamba, servirán a los demás alumnos para tener conciencia y empeño de que el aprendizaje de la carrera de Secretariado Ejecutivo Bilingüe no es memorístico ni mecánico, sino más bien reflexivo y creativo.

3. LIMITACIÓN DEL INFORME

Dentro de las limitaciones que dificultaron el presente informe, tenemos:

- La poca experiencia que tiene el egresado al realizar sus prácticas.- La falta de Recursos económicos por parte del informante.- La falta de trabajos similares en nuestro medio.- La falta de trabajos a la carrera.

4. ANTECEDENTES

No hay estudios realizados en esta Institución Educativa.

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

MARCO TEÓRICO

1. CONCEPTO DE SECRETARIAEs el área o célula fundamental de cualquier actividad económica y también

se encarga de la tramitación de todos los documentos y su ordenamiento adecuado de cada documento que ingresa a la Institución.

2. FUNCIONES DE SECRETARIA

Funciones que debe realizar la secretaria.

a. Brindar una buena atención al público dentro y fuera de la empresa.b. Redacción de todos los documentos.c. Dar registro a cada documento que ingresa.d. Dar trámite a los diferentes documentos que ingresan en la oficina.e. Mantener actualizado el directorio de la oficina.f. Redactar y emitir diferentes documentos de carácter administrativo.g. Archivar todos los cargos de los documentos que ingresan y egresan de la

Institución.h. Coordinar las comunicaciones internas y externas a la Institución.i. Organizar el trabajo del superior. (JEFE)j. Tener al día la agenda y los documentos sustenta torios antes de empezar.

1. PERFIL DE UNA SECRETARIA

En este mundo globalizado en donde se ha dejado de lado la concepción de que, la secretaria era tan solo una persona que se encargaba de contestar el teléfono, es que exige que la secretaria tenga un perfil el cual sea el más idóneo para que se convierta en pieza clave del éxito de una empresa, razón por lo que a continuación menciono las cualidades que se debe buscar.

Proactiva Dinámica Flexible Organizada Responsable Honesta Creativa Entusiasta y Discreta.

De mismo cabe indicar que durante la formación profesional de la carrera profesional de Secretariado Ejecutivo Bilingüe la futura profesional de adquirir un desarrollo profesional capaz de poder asumir este nuevo reto del mundo actual, es así que, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

A. Desarrollo Personal de una Secretaria Buena presencia Buena imagen física Buena salud física y mental Pulcra

B. Desarrollo Conductual de una Secretaria Con personalidad Con iniciativa inteligente y discreta Proactiva, dinámica, flexible y tolerante Apertura al cambio

Liderazgo Capacidad para tomar decisiones Capacidad organizativa Trabajo en equipo Responsable, honesta, leal y creativa

C. Desarrollo Profesional de una Secretaria Redacción propia Ortografía eficaz Habilidad y destreza en el manejo del teclado de la computadora Cultura general Dominio de inglés Facilidad de expresión.

D. Gestión Empresarial de una Secretaria Domino en sistemas informáticos Administración para el trabajo Marketing de servicios Cálculos mercantiles

E. Manejo de Herramientas y Programas de Informática Windows Word Excel Power Point Correo electrónico Internet

2. CONCEPTO DE OFICINA

Una oficina es un salón o lugar físico destinado al trabajo fundamentalmente burocrático, donde se realizan las actividades administrativas, así como otras relacionadas con la gestión de la organización de una empresa o Institución cualquiera. Existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina según la función.

CAPÍTULO III

BREVE RESEÑA HISTÓRICA, MISIÓN, VISIÓN, OBJETIVOS, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL,

ÁREA DE SECRETARÍAY

ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE EN MIS PRÁCTICAS PROFESIONALES

1. BREVE RESEÑA HISTÓRICA DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA “JOSÉ GÁLVES”

La Institución Educativa “José Gálvez”, que el dos de Junio celebrará su aniversario de vida Institucional, fue creado mediante Resolución Legislativa el veinticinco de junio de 1936, siendo Presidente el Congreso Constituyente el Señor Clemente Revilla, creado con la denominación de Colegio de Institución Media, con un anexo para la enseñanza agrícola, iniciando sus labores del dos de junio de 1943, donde se le asignó partida presupuestaria dentro del Presupuesto General de la República, con el nombre de José Gálvez, en honor a nuestro héroe que se sacrifico en el Cómbate del dos de mayo de 1866 en la Torre de Merced, dirigiendo la defensa del Callao ante la agresión Española, oportuna circunstancia para la evocación y trasladar a este día el recuerdo de los hechos, circunstancias, ejemplo y espíritu heroico para rendir homenaje a la memoria de quien identifica con su nombre a nuestra Institución, impregnado en el corazón de los Joségalvistas de ayer y de hoy.

Por Ley 15149 del 11 de Setiembre de 1964 es elevado a la categoría de Gran Unidad Escolar José Gálvez, hasta el 22 de Abril de 1980, donde se le cambia la demolición a Centro de Base José Gálvez del INC. Nº 03 de Cajabamba y el 12 de Enero de 1983 de conformidad con la Ley 23384 Ley General de Educación, pasa a nominarse Colegio Estatal José Gálvez, y de acuerdo a la Ley General de Educación 28044 Institución Educativa y desde el año 2003 reconocido como Centro Base de la Unidad de Costeo de todos los planteles de Educación Especial, Inicial, Primaria, Secundaria y Educación Superior no Universitaria del Distrito de Cajabamba.

En el transcurso de vida institucional del glorioso José Gálvez, han pasado ejemplares Directores, Maestros y Trabajadores Administrativos, que con su entrega a la labor educativa nos han dejado un claro ejemplo de labor abnegada de trabajo, a quienes le ofrecemos nuestro eterno reconocimiento y pleitesía, muchos de ellos ya fallecidos que se encuentran en un lugar especial al lado del divino hacedor; entre ellos sus gestores Bartolomé González Nicolás, al Maestro Juan Francisco Miranda Ruiz y Don Segundo Ezequiel Rojas Chávez, a sus benefactores Felipe Santiago Salaverry y al Director Doctor Manuel Cadenillas Gálvez, a sus sucesores; y una alta mención honrosa a los dos últimos Ex Director Prof. Luis Monzón Palma, Prof. Julio Rodríguez Miranda.

José Gálvez que en el seno de sus aulas cobijó a miles de alumnos, constituyéndose en la cuna formadora de grandes profesionales, ciudadanos dignos y útiles a nuestra sociedad, llegando muchos de ellos a ocupar altos cargos públicos en nuestro ámbito

local, regional y nacional, y muchos de ellos escalar al extranjero y representar a nuestra patria; quienes llevan siempre en su recuerdo al alma máter que los formó.

La Institución Educativa “José Gálvez” anheló brindar servicios educativos para contribuir al enriquecimiento cultural de la comunidad cajabambina, es así que el año 1959 funciona la Nocturna en sus niveles de primaria y secundaria para atender a la población que en día trabaja y en la noche estudia, meta que ahora pasa de los 400 estudiantes que el 04 de junio conmemoran Aniversario Institucional; en 1988 según Resolución Directoral Departamental Nº 0446 se crea la Escuela Primaria Nº 821235 de menores que atiende a 437 niños y niñas, que cuenta con una Sub Dirección, 12 Docentes de Aula, y 01 Docentes de Inglés; en el Nivel Secundario de Menores atendemos a 760 alumnos, divididos en 24 secciones, atendidos con 36 profesores ubicados en sus respectivas Áreas de las especialidades de los docentes. Logrando incrementar una Plaza de Sub Dirección de formación General; así mismo se logró crear el Nivel Inicial, según R.D.R. 2164-2002-ED-CAJ. Con tres plazas docentes que atienden a nuestros niños menores de 05 años.

Durante los años de vida institucional de la Institución educativa “José Gálvez” es orgullo de Cajabamba, por el servicio educativo que brinda y por la enorme cantidad de triunfos logrados en diferentes actividades propias de su función formadora de hombres y mujeres útiles a la sociedad, demostrados por la gran cantidad de trofeos y cuyos documentos sustenta torios se encuentran en los archivos de la Institución.

En los diversos concursos, de índole que se ha participado los alumnos de la I.E. “José Gálvez” a nivel provincial, Departamental, Regional y Nacional, siempre el “José Gálvez” ha puesto muy en alto el nombre de Cajabamba, prueba de ello son las Resoluciones, Diplomas y otros documentos de reconocimiento por los triunfos obtenidos; ganadores de la feria de ciencia y tecnología a nivel Provincial y Departamental, llegando a la Etapa Nacional en el Área de la tierra y sus recursos, concurso Nacional de Matemática representando al Departamento de Cajamarca en los años 2003 y 2005, Ganadores Nacionales en el año 2002 en Innovaciones Pedagógicas con el proyecto “Gimnasia Mental para mejorar el Aprendizaje” elaborado por el Director Francisco Elí Becerra Romero, Profesor Carlos Enrique Lezama Briceño y la Profesora Liliam del Rosario Salaverry Pajares.

La institución Educativa “José Gálvez”, es pionero de actividades que simbolizan la tradición Josegalvista, es el caso del Andinismo y del campamento.

El Andinismo consiste en trasladar la Bandera Nacional y la Bandera Josegalvista (rojo-azul) hasta cima del Cerro Chochoconday ubicado al este de la ciudad y que por su altura y majestuosidad es considerado el guardián de Cajabamba, este traslado es efectuado por alumnos, docentes, ex alumnos y ciudadanos que simpatizan con la institución, se iza como inicio de las fiestas de aniversario cada año y permanecen en el cerro mientras dure las festividades.

El campamento consiste en desplazarse todo el personal y alumnado a un lugar que se encuentre cerca a un Centro Poblado, pero alejado varios kilómetros de la ciudad, allí se instalan carpas, se forman grupos de alumnos que hacen la función de centinelas para la seguridad de todos; se organizan brigadas y durante los dos o tres días de permanencia se realizan diversos tipos de actividades culturales, deportivas, alternando con los pobladores y alumnos del lugar; por las noches se hace una gran fogata alrededor de la cual se agrupan trabajadores y alumnos. Acontecimiento reiniciado durante el año 2005 después de muchos años que le dejo de realizar, como nuestra Institución Educativa con partición de casi toda la plana docente, 350 alumnos, padres de familia, consejo Directivo de APAFA y algunos ex alumnos, campamento realizado en el Centro Poblado de Chuquibamba, donde fuimos recibidos por las autoridades de la localidad, alumnos y docentes.

Además del área cognoscitiva, el deporte es lo que caracteriza a la Institución Educativa “José Gálvez” como fuente, semillero inagotable de valores en las diversas disciplinas deportivas. En la Institución se han formado deportistas que han brillado con luz propia en diversos escenarios a nivel Provincial, Departamental, Regional y Nacional, llegando incluso a integrar equipos de renombre a nivel nacional. La enorme cantidad de trofeos es la prueba de los triunfos obtenidos en fútbol, básquetbol, voleibol, atletismo, gimnasia, natación, etc.

En la Liga de Primera División de fútbol, en el club “Dos de Mayo”, es uno de los más antiguos y el más título de campeón tiene en la historia del fútbol Cajabambino, habiendo representado casi siempre a Cajabamba en la “Copa Perú” llegando en varias oportunidades a disputar el título Departamental, este club está integrado por alumnos y alumnos ex alumnos. Su Directiva la conforman trabajadores de la Institución Educativa.

La Institución Educativa “José Gálvez” tiene la honra de ser la institución Educativa que más premios tiene por sus participaciones en competencias Cívico-Patrióticas; muchas veces ha sido ganador del desfile que se realiza por fiestas Patrias, pero es la única Institución de Cajabamba que posee el “SOL RADIANTE” otorgado con R.D. Pre Militar n°

292 E/M/A, dada en Lima el 12 de Setiembre de 1959. Este premio se logra luego de haber ocupado el primer Puesto en el Desfile durante los años 1952, 1953, 1954, 1955 y 1956, en los que se ganó el Gallardete de Eficiencia, pre-requisito para que luego de ocupar el Primer puesto los años 1957, 1959 obtuviera con carácter definitivo el Sol Radiante.

Otro de los premios que enorgullece a los josegalvistas es el Trofeo de Bronce con tres fusiles cruzados entre sí y un blanco para tiro, premio que logró la institución en el Segundo Puesto a nivel nacional en el concurso de tiro con fusil en la Copa inspector general de IPM (Ley N° 8979); este trofeo que se luce con orgullo en la Dirección del Plantel está refrendado por la Resolución Pre-Militar N°65ª, expedida en Lima el 20 de Enero de 1957.

En el año 1953, la institución recibe una donación de 22 instrumentos con los que se forma la primera Banda de Guerra del Plantel; esta banda que con el tiempo ha sido incrementada en instrumentos y ha modernizado todo su instrumental, se mantiene en constante actividad desde su formación hasta la fecha, en forma ininterrumpida, cumpliendo con todos los actos cívicos donde participa la Institución y apoya a las Instituciones que lo solicitan; habiéndose hecho acreedor al reconocimiento público dentro y fuera de la ciudad.

El 1998, se reactiva la banda de Músicos luego de recibir la donación de instrumentos nuevos; en un año de actividad la banda de Músicos “Señor de la Misericordia” de la Institución “José Gálvez”, se convierte en la mejor banda a nivel provincial y sus integrantes en su totalidad son los alumnos de Segundo y Tercer Grado de Secundaria quienes son el orgullo de Cajabamba. Banda de músicos que hasta la fecha se mantiene en nuestra Institución Educativa.

Asimismo, durante la vida institucional del “José Gálvez”, la tarea periodística también fue una inquietud constante, logrando proyectarse a la comunidad mediante periódicos, revistas y otro tipo de publicaciones con artículos de interés y gran fondo cultural; entre ellos podemos mencionar a los siguientes:

Alborada, Esfera, Memorias, Organización.

2. MISIÓN Y VISIÓN DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA

2.1. MISIÓN.

La Institución educativa “José Gálvez” de la provincia de Cajabamba, en los próximos cinco años será líder, en el contexto Regional, con una educación de calidad y eficacia, formadora de jóvenes autónomos, investigadores, competentes, dotados de valores humanos; con directivos y docentes capacitados y con vocación de servicio para esta noble misión, comprometidos a asumir una actitud de cambio, acorde con las exigencias de los avances científicos y Tecnológicos.

2.2. VISIÓN.

Promover en el educando la formación integral, al desarrollar capacidades, valores y actitudes, preparándolos para la vida y el trabajo, estimulando la participación democrática y activa de los agentes de la Educación.

3. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

La institución Educativa “José Gálvez” de Cajabamba, pretende alcanzar los siguientes objetivos:

Constituirse en una Institución Educativa Líder e Innovadora de recocida Excelencia académica a nivel regional, con proyección, académicamente sólida y promotora de valores.

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OBJETIVOESTRATÉGICO

(1)

ESTRATEGIAS ACTIVIDADES Y/O ACCIONES

CONSTITUIRSEEN UNA INSTITUCIÓN LÍDER E

INNOVADORA DE RECONOCIDA EXCELENCIA

ACADÉMICA A NIVEL REGIONAL

PLANIFICACIÓNESTRATÉGICA

- DIRECCIONALIDAD:Determinar propósitos como objetivos, metas.

- ESTRATÉGIA:Procesos, procedimiento, métodos.

- ACTORES:Involucrar Autoridades, personal docente, alumnos, PPFF.

- RECURSOS:Humanos, tecnológicos y financieros.

- TEMPORALIZACIÓN:Cronograma, calendario.

ALUMNOS

ORGANIGRAMA INSTITUCIÓN EDUCATIVA “JOSÉ GÁLVEZ” CAJABAMBA

SUB DIRECCIÓN ACADÉMICAEQUIPO DE DOCENTES MATEMÁTICAEQUIPO DE DOCENTES C.T.AEQUIPO DE DOCENTES CC.SS

ORGANO DEA POYO

SECRETARÍABIBLIOTECAAUXILIAR DE LABORATORIO

PERSONAL DE SERVICIO

COORDINACIÓN INICIAL

EQUIPO DE DOCENTES

SUB DIRECCIÓN

EQUIPO DE DOCENTES PRIMARIA

EQUIPOS DOCENTES SECUNDARIA

SUB DIRECCIÓNEQUIPO DE DOCENTES III CICLOEQUIPO DE DOCENTES IV CICLOEQUIPO DE DOCENTES V CICLO

DIRECCIÓN

CONSEJO EDUCATIVO INSTITUCIONAL

4. ÁRE DE SECRETARÍA

Es el área más relevante de toda la institución o empresa por que la secretaria es la que construye al eficaz funcionamiento mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico y en la actualidad ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de éste con creatividad.

5. FUNCIONES DE SECRETARIA

Las funciones de la secretaría según el Manual de Organización y Funciones son:

Recibir, registrar, clasificar y distribuir los documentos que ingresan a la dirección.

Redactar y dirigir la comunicación que disponga el Director.

Organizar y mantener actualizado el archivo de la dirección, de acuerdo a las normas vigentes, cuidando su seguridad conservación y confidencial.

Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento del mobiliario, equipo y acervo documentario de la dirección, así mismo mantener actualizado el inventario correspondiente.

Llevar la agente de reunión del director y registrar las audiencias, atenciones y certámenes.

Atender y efectuar las comunicaciones telefónicas y brindar información al público usuario.

Llevar el control del parte de asistencia del personal de la dirección.

Preparar los pedidos de materiales y útiles de oficina para el personal de la dirección, recepción, distribuir y cuidar de su seguridad y control.

Archivar y recopilar los dispositivos legales.

Gestionar la reproducción e impresión de los documentos que sean requeridos por el personal de la dirección y equipos correspondientes.

Recaudación de dinero de bienes y servicios que presta la institución.

Realizar otras funciones de su competencia que se le asigne el director.

ACTIVIDADES REALIZADAS EN MIS PRÁCTICAS PROFESIONALES

1. ÁREA SECRETARÍA

En esta área realice las siguientes actividades:

1.1. REGISTRO DE ÁREA DOCENTES:

Es un registro adecuado a las necesidades de la Institución en donde se realiza un llenado cronológico de la asistencia por horas de los Docentes de la Institución de forma manual, por día de cada mes.

1.2. INFORME DE ORAS EFECTIVAS DE TRABAJO PEDAGÓGICO EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS PÚBLICAS:

Se adquiere en la Unidad de Gestión Educativa Local en donde se informa las horas trabajadas de cada docente durante el mes, este formato fue llenado manualmente para ser presentado posteriormente en la Unidad de Gestión Educativa Local.

1.3. INFORME MENSUAL DE TARDANZAS E INASISTENCIAS DEL PERSONAL DOCENTE:

En este informe se comunica a la Dirección sobre todas las tardanzas y especialmente las faltas de los docentes a su centro de trabajo, para ser informadas a la Unidad de Gestión Educativa Local.

1.4. LLENADO DE FICHA ÚNICA DE MATRÍCULA:

Esta ficha tiene valor de declaración Jurada, y acompaña al estudiante en todo su proceso formativo; tiene como objetivo recoger información de la situación socioeconómica y familiar de los estudiantes.

1.5. NÓMINAS DE MATRÍCULA:

Es el documento técnico pedagógico que contiene la relación de alumnos matriculados en la Institución Educativa, por secciones, grados y nivel educativo, es elaborada por la Institución Educativa y aprobada por Resolución del Director de la misma, cuya copia se remite a Unidad de Gestión Educativa Local o Dirección Regional de Educación para conocimiento y fines estadísticos.

Las Nóminas de matrícula se elaboran en el formato oficial autorizado por el Ministerio de Educación, actualmente disponibles en la página web del Ministerio de Educación.

1.5.1. ELABORACIÓN DE LA NÓMINA DE MATRÍCULA

La Nómina de Matrícula será elaborada al concluir el proceso de ingreso de los estudiantes al sistema educativo peruano y remitido a la Unidad de Gestión Educativa Local o Dirección Regional de Educación dentro de los treinta días de iniciado el año escolar. En lo sucesivo al ser promovido o no de grado el estudiante, se elaborará la nómina de matrícula correspondiente.

Al finalizar el año escolar, automáticamente el estudiante será considerado matriculado para el siguiente año lectivo en el grado inmediato superior o en el mismo, de acuerdo a los resultados de la evaluación, lo cual se informará a los padres de familia o tutor, en el “informe sobre los progresos” en educación Inicial y en Educación Primaria o la “Libreta de información” en Educación Secundaria, o la que corresponda según la modalidad educativa, no siendo necesario que el padre o la madre o el tutor acuda a hacerlo al año siguiente, salvo que se trate de traslado de matrícula.

1.5.2. LLENADO DE NÓMINA DE MATRÍCULA

El llenado de la nómina de matrícula se realizó en computadora según los datos que solicita el Ministerio de Educación a Nivel Nacional.

1.6. PLANILLON DE NOTAS DE ASIGNATURAS

Es el documento auxiliar que sirve para el llenado de las actas consolidadas evaluación al finalizar cada año lectivo, en este documento se registra todas las notas de comportamiento de las diferentes asignaturas.

1.7. PLANILLÓN DE NOTAS DE COMPORTAMIENTO

También es un documento auxiliar que sirve para el llenado de las actas consolidadas de evaluación al finalizar cada año lectivo, en este documento se registra todas las notas de comportamiento de las diferentes asignaturas.

1.8. ACTAS CONSOLIDADAS DE EVALUACIÓN

Las actas Consolidadas de Evaluación serán llenados por computadora en formatos electrónicos, descargado de sitio web del Ministerio de Educación http: //www.minedu.gob.pe,en papel A-4 de 80 gramos, Impresión laser que garantice la durabilidad del documento en el archivo de le Institución Educativa. Se presentara en dos o tres ejemplares originales, de acuerdo a la estructura organizacional de la unidad de gestión Educativa local.

1.9. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

En la organización de archivo se realizó la clasificación en orden alfabético y por años de los diversos expedientes de los alumnos desde el día que desarrollé hasta culminar mis prácticas profesionales en dicha Institución.

1.10. OTRAS ACTIVIDADES

Matrícula de alumnos.

Llenado de certificados.

Entrega de documentos a Docentes.

Organización de documentos recibidos en secretaría.

Tipeo de resoluciones.

Redacción de oficios.

Redacción de memorándum.

CAPITULO IV

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONE

1. CONCLUSIONES Al desarrollar mis prácticas comprendí lo importante que es la carrera de

Secretariado porque requiere conocimiento, eficiencia, creatividad, responsabilidad y buenas relaciones humanas.

Es importante brindar al trabajador, usuario para mejorar las deficiencias y contribuir al desarrollo, a través de sus ideas, sugerencias, etc.

Nos ha permitido tener buenas Relaciones Humanas en el desenvolvimiento de la carrera y en el ámbito laboral.

Al realizar mis prácticas en esta institución he adquirido muchas experiencias y sanos concejos.

Es bueno asociar la práctica a la teoría para ser un profesional eficiente. He notado que trabajar en equipo y coordinación tiene un gran valor

porque se obtiene muchos logros en bien de la Institución. Ya que la unión hace la fuerza.

Es importante brindar la confianza al trabajador, para mejorar las deficiencias y contribuir al desarrollo, a través de sus ideas, sugerencias, etc

2. RECOMENDACIONES Tener cuidado en la redacción y emisión de los documentos de la

Institución.

Leer antes de firmar un documento.

Tener responsabilidad en el trabajo.

Identificarse con la institución (amor al trabajo)

Llegar antes de la hora de entrada establecida de la institución.

Estar en constante capacitación de los avances tecnológicos científicos que permita desempeñarnos con más facilidad en el campo laboral.

Demostrar eficiencia y eficacia, sencillez, honradez y buenas relaciones humanas.

BIBLIOGRAFÍA- www. Definiciónabc.com/Secretaría/General.- Director de la Institución Educativa “José Gálvez”

WEBGRAFÍA WWW.administración.edu.pe/agenda/archivo/ficha/ficha Única de

Matrícula 2009.doc www.minedu.gob.pe/Manual Organización y funciones.pdf

ANEXOS

“AÑO DE LA CONSOLIDACIÓN ECONÓMICA Y SOCIAL DEL PERÚ”

Cajabamba, 05 de febrero del 2010

OFICIO N° 052-2010-D-IE”JG”-C.

SEÑOR:

LUIS CASANA ARISTIZABAL.

DIRECTOR DE LA UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL

CAJABAMBA.

ASUNTO : Hace llegar requerimiento

Tengo el honor de dirigirme al Despacho de su digno cargo para hacer llegar mi cordial saludo, a la vez hacer de su conocimiento que no contando con la cantidad necesaria de material educativo para nuestros alumnos, solicito a Ud. Señor Director el requerimiento de textos que se detalla a continuación:

1° Grado 15 textos

2° Grado 18textos

3° Grado 10textos

La operación es propicia para reiterar las muestras de mi consideración y alta estima personal.

Atentamente,

_______________________

EBR/D.

Lbc/sec.

Jr. Leoncio Martínez Vereau

“AÑO DE LA CONSOLIDACIÓN ECONÓMICA Y SOCIAL DEL PERÚ”

EL DIRECTOR DE LA INSTITUCION EDUCATIVA “JO´S GÁLVEZ”DE CAJABAMBA

HACE CONSTAR

Que el alumno: RODRIGUEZ PEREDA, Edgar Yoel, en el presente año, ha terminado satisfactoriamente sus estudios de PRIMERO A QUINTO GRADO de Educación Secundaria de Menores en la I.E.”Micaela Bastidas” de Cajabamba, comprensión de departamento de Cajamarca y su código de Matrícula es 01065432789640, según consta en los documentos correspondientes del Plantel.

Se expide la presente a petición verbal de la parte interesada y para los fines pertinentes.

Cajabamba, 09 de mayo de 2010.

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EBR/D

Lbc/sec.

Jr. Leoncio Martínez Vereau

“AÑO DE LA CONSOLIDACIÓN ECONÓMICA Y SOCIAL DEL PERÚ”

EL DIRECTOR DE LA INSTITUCION EDUCATIVA “JOSE GALVEZ” DE CAJABAMBA

CREDENCIAL

Que, la Alumna: REYES GARCIA, Flor , TERCER Grado de Secundaria con Código del Educando N°ooo12347658910 participará en el V OLIMPIADA NACIONAL ESCOLAR DE MATRÍCULA DE MATEMÁTICA 2010 en su Primera Etapa, el día 12 del presente en el ISP:”Antenor Orrego”

Se expide la presente a petición verbal de parte interesada y para los fines pertinentes.

Cajabamba, 14 de agosto de 2010.

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EBR/D.

Lbc/sec.

Jr. Leoncio Martínez Vereau