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INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS

AÑO 2015

1. INFORME DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y CONSEJO DE ADMINISTRACION

En cumplimiento del mandato legal consagrado en la Ley 675 de 2001 y en mi calidad de

Representante Legal de la sociedad GLOBAL SERVICE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., me

permito informar las diferentes actividades llevadas a cabo durante la gestión de esta administración

durante el año 2015 así:

A. INICIO DE LABORES

Eñ día 12 de Abril de 2015 es realizada la Asamblea anual del Conjunto en donde la empresa

administradora presenta su informe da continuidad a la gestión realizada desde el 10 de Noviembre

del año 2014.

B. CONSEJO DE ADMINISTRACION

El consejo de administración fue elegido en la asamblea del año 2015 y se relaciona a continuación:

CONSUELO QUINTANILLA Torre 2 Apto 602 PRESIDENTE

JORGE ORTIZ Torre 1 Apto 104 VICEPRESIDENTE

DORIS PRIETO Torre 1 Apto 701 VOCAL

JANETH LONDOÑO Torre 1 Apto 101 VOCAL

GONZALO CHICAIZA Torre 3 Apto 401 VOCAL

JUAN CARLOS PINZON Casa 7 VOCAL

CESAR SANCHEZ Casa 1 VOCAL

MARTHA GONZALEZ Local 1ª Torre 3 VOCAL

De acuerdo con lo estipulado las decisiones son tomadas con el voto de mínimo 5 consejeros. El

señor Rafael Hernández presentó su renuncia en el mes de Julio por motivos personales.

Continuamente se comunica a todos los miembros vía correo electrónico sobre las labores

desarrolladas por la Administración.

C. ACTAS CONSEJO DE ADMINISTRACION

En total reposan en la oficina de administración libros de actas con 37 reuniones de consejo.

D. DOCUMENTACIÓN ASAMBLEAS AÑO 2015:

Durante el año 2015 se realizaron 5 asambleas en las siguientes fechas:

1. Enero de 2015: No presencial con decisión escrita


AÑO 2015

2. Abril de 2015: Asamblea Anual

3. Mayo de 2015: Extraordinaria para manejo de presupuesto y acuerdo FH

4. Agosto de 2015: Extraordinaria solicitud rubro de citofonía

5. Noviembre de 2015: Extraordinaria. Aprobación estados financieros 2014.

E. REGISTRO DE PROPIETARIOS Y RESIDENTES

Se continúa con la actualización del registro de residentes según mandato de la Ley 675 de 2001

para asegurar la correcta notificación de los propietarios.

F. MANUAL DE CONVIVENCIA

A la llegada de esta administración se hace entrega de Manual de Convivencia, el cual se informa

que es fiel copia del Reglamento de Propiedad Horizontal. Este manual está incluido dentro de los

anexos de la asamblea general ordinaria de 2015 para que la comunidad nuevamente ratifique las

normas de convivencia a cumplir. Lamentablemente en la reunión ordinaria no alcanza el tiempo

destinado para la discusión de este importante tema y la asamblea decide postergarlo para una

nueva reunión de asamblea.

En la asamblea citada para el 30 de Noviembre nuevamente se somete a aprobación dicho manual

pero por no lograr el quórum exigido por el reglamento (70%) debe ser nuevamente aplazada su

discusión.

G. PROVEEDORES Y MANTENIMIENTOS REALIZADOS

Orión: El contrato respectivo se encuentra firmado. Hasta el momento este proveedor ha

cumplido con los mantenimientos y ha atendido las necesidades oportunamente. Los

ascensores no han presentado novedades relevantes durante el periodo.

Aquiafácil Ingeniería: El proveedor se ocupa del mantenimiento de las motobombas del

conjunto residencial. Su contrato de labor se encuentra firmado y su finalización es en el mes

de Abril de 2016. En el mes de Julio de 2016 se realiza la correspondiente lavada de tanques

por dicho proveedor quien expide la certificación correspondiente sobre este trabajo. Este

lavado debe realizarse dos veces al año para asegurar la limpieza del agua que se consume.

Como novedad en este mantenimiento se rompe uno de los tubos de PVC del tanque 1, el

cual es reemplazado.


AÑO 2015

TANQUE 1 TANQUE 2

El mantenimiento del sistema hidroneumático por norma de Póliza de áreas comunes es realizado de

forma bimensual dejando el correspondiente registro del mismo. El conjunto cuenta con dos bombas

grandes de bombeo, una para las torres y otra para las casas, estas bombas funcionan

alternativamente para poder asegurar la rotabilidad del agua de ambos tanques.


AÑO 2015

Dentro de las novedades especiales del equipo se encuentra la necesidad, debido a que es un equipo

que ya lleva más de 9 años de uso, del cambio del cheque, el cual permite el paso del agua y cierra la

compuerta para evitar que la bomba absorba agua y pierda presión.


AÑO 2015

Igualmente en esta vigencia de 2016 una de las prioridades debe ser el cambio de las platinas de las

2 motobombas por el alto desgaste que presentan:

Igualmente se están presentando filtraciones en la tubería galvanizada del interior del cuarto de

bombas. Es necesario realizar el cambio dicha tubería por PVC:


AÑO 2015

Pegaso Ltda.: El proveedor de vigilancia cuenta con su contrato debidamente suscrito

desde el 24 de Febrero de 2015. El servicio continúa 24 horas, un vigilante diurno y 1

vigilante nocturno. Los pagos de seguridad social, nóminas y prestaciones sociales se han

realizado puntualmente y la dotación se ha entregado en debida forma. La administración

recomienda un servicio de recorredor diurno para completar el servicio.

Global Service PH SAS: A partir del mes de Junio de 2015, adicional al servicio de

administración, se encuentra como empleador del señor Javier Ganoa, actual todero del

conjunto. El conjunto ha adquirido los elementos de aseo necesarios para mantener limpios

los espacios de las áreas comunes.

Inaseg Ltda. : Es la empresa intermediaria de seguros que con la cual se adquiere la

póliza actual con la empresa CHUBB DE COLOMBIA.

Movistar: El operador de teléfono e internet se encuentra al día en pago. Con este

operador se tiene internet y telefonía local.

H. EMPLEADOS DIRECTOS

Javier Gaona- Todero: El señor Gaona cuenta con nuevo contrato a partir del día 01 de Octubre de

2014 con una duración de 6 meses, devengando un salario de 800.000 más subsidio de transporte y

demás prestaciones. En el momento de llegada de esta Administración el pago de seguridad social

correspondiente a pensión de Septiembre y salud de octubre no se había realizado oportunamente

por la administradora anterior. Esta situación fue detectada y subsanada en debida forma. El señor

Gaona tiene expresa instrucción de esta administración de no realizar trabajos en alturas teniendo en

cuenta que no tiene los cursos requeridos para esta actividad.

Los pagos de seguridad social se encuentran al día en la actualidad. En el mes de Mayo se decide

por parte del consejo de administración que el señor Javier pase a ser contratado por la empresa de

servicios generales y administración a partir del mes de Junio. Lo cual es realizado.

I. PLAN DE EMERGENCIA Y EVACUACION

No se evidencia existencia de algún sistema de emergencia ante eventualidades según las

exigencias de la Ley 1523 de 2014. Este plan debe estar avalado por un profesional que cuente con

la Licencia en Salud Ocupacional emitida por la Secretaría de Salud. Dentro de los ofrecimientos de

la empresa INASEG LTDA. intermediario de seguros de la copropiedad, para la renovación de la

póliza de áreas comunes ofrecen el diseño del PLAN INTEGRAL DE MANEJO DE RIESGOS, el cual

incluye entre otros temas los siguientes:

a. Elaboración del Plan de Emergencias


AÑO 2015

b. Conformación de la brigada de emergencias

c. Diseño del plan de evacuación

d. Diseño del programa de mantenimientos de los equipos eléctricos y electrónicos de las

áreas comunes para asegurar su correcto funcionamiento y cubrimiento de la póliza en caso

de una eventualidad

Esta administración considera primordial para tener en cuenta incluir en el presupuesto la adquisición

de todos los elementos de seguridad industrial según los requerimientos. Por lo anterior en el mes de

Noviembre de 2015 se realiza la adquisición de 15 extintores para ser instalados en las torres y

casas. Igualmente este mismo mes fueron recargados los 4 extintores ya existentes

EXTINTORES ACTUALES


AÑO 2015

Señalización ruta de evacuación: La señalización para emergencias era insuficiente, lo cual, aparte

de ser un requerimiento legal no cumplido, era un inminente peligro en una eventualidad. Se realiza la

adquisición de señales de emergencia y ruta de evacuación:


AÑO 2015

SEÑAL ACTUAL

Plan de emergencias y plan de evacuación


AÑO 2015

El conjunto no cuenta con las directrices mínimas en caso de ocurrencia de una emergencia, no se

cuenta con una brigada de emergencias ni con capacitación alguna para el manejo de la misma. No

existe rutas trazadas de evacuación según la normatividad vigente.

Por lo anterior la empresa Insaeg Ltda. Realiza un Plan de Emergencia preliminar y la empresa

Global Service PH SAS entrega a la copropiedad la ruta de evacuación. Es prioridad en el 2016

realizar las capacitaciones necesarias en el tema de emergencias.

J. REPARACIONES LOCATIVAS

1. Mantenimiento de portería: Teniendo en cuenta el deterioro general de la portería, el cual

fue evidente desde el primer momento en que esta administración llega al Conjunto se decide

dar instrucciones al todero para pintar el exterior con una pintura remanente que estaba en su

poder y pintar el interior de la misma. Cabe recordar que este recinto es lo primero que

cualquier residente o posible comprador ve al llegar al conjunto. A continuación se presenta el

estado de la portería en Noviembre de 2014.

2. Igualmente, para mejorar el aspecto de las entradas de las torres se da instrucción al

todero de pintar los primeros pisos.


AÑO 2015

PINTURA DE PRIMEROS PISOS

Se realiza compra de repuesto para la puerta de ingreso vehicular por estar suelta y representar un

peligro para los vehículos. La puerta requiere mantenimiento constante.

PARTE SUPERIOR DE LA PUERTA ARREGLADA


AÑO 2015

Con una pintura metalizada remanente se realiza el mantenimiento de las puertas del shut de basuras

del fondo por su mal estado.

3. Se realiza la compra e instalación del electroimán para la puerta principal debido al daño

del sistema anterior

4. Se realiza mantenimiento del parque de los niños siendo pintado y cambiadas las sogas.

Este jardín fue reubicado por FH.


AÑO 2015

K. MANTENIMIENTO DE JARDINES

Desde el mes de Febrero de 2015 se inicia el mantenimiento básico de los jardines realizando

remoción de tierra y compra de tierra para reemplazo, igualmente se adquiere abono y cascarilla junto

con elementos de fumigación. Se adquieren plantas como buganvilleas, pichones enanos, durantas

entre otras para embellecimiento y reemplazo de flores muertas.

ABONO ADQUIRIDO


AÑO 2015

JARDINES

La administración recupera parcialmente la jardinera de entrada a la torre 1.

ANTES AHORA


AÑO 2015

Como contraprestación del reciclaje manejado por la cooperativa de recicladores de Facatativá fueron

entregadas 30 plantas tipo pichones rojos para reemplazo de algunas plantas ya muertas y cubrir espacios

como el que se muestra en la foto anterior.

L. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE CITOFONÍA

Posterior a la asamblea del día 3 de Agosto de 2015 en donde se aprueba la inversión para el cambio

del sistema de citofonía actual por un sistema digital inicia la etapa de elección del proveedor y

sistema idóneo. Son presentadas ante el consejo de administración las propuestas de los aspirantes

a realizar este trabajo. Posterior a este proceso en el mes de Septiembre se firma contrato con el

contratista Global Sever S.A.S. para iniciar el trabajo teniendo como algunos criterios de elección la

alta experiencia de los equipos AUTA, equipos españoles en el tema de citofonía, con experiencia de

más de 35 años y la garantía de 5 años sobre el trabajo realizado. Los suministros incluidos dentro

del contrato son:

CANT DESCRIPCION

1 CONSOLA AUTA COMPACT DIGITAL 4H

1 CONVERSOR SOBREMESA TELEFONO

1 FUENTE AUTA ATF-98 10 MONITORES 20 CITOFONOS

4 PLACA COMPACT DIGITAL AUTA TS3 TECLADO

4 CAJA DE EMPOTRAR SERIE 2

4 MODULO DE CONTROL VISUAL TECH PLACA COMPACT

4 MODULO AUDIO/VIDEO COLOR VISUALTECH PLACA COMPACT

4 FUENTE AUTA 2.5AMP 30 MONITORES 60 CITOFONOS

4 FUENTES DE PODER HYCOMM


AÑO 2015

4 SELECTOR AUTA DIGITAL DE LINEAS PLUS(SDL)

24 DISTRIBUIDOR DE VIDEO AUTA DV-5H

METROS DE CABLE 4 HILOS

MANO DE OBRA CONFIGURACION Y PUESTA EN MARCHA DEL SISTEMA

Dentro de este trabajo el Consejo de Administración decide no incluir la compra de citófonos para

permitir a los residentes comprar su equipo en el lugar de su preferencia.

Como valores otorgados por el proveedor se suministró igualmente:

- 14 botones de pánico con cambio de la tarjeta de alarma y sirena

- 2 cámaras de alta resolución varifocal para entrada peatonal y vehicular

Fueron solicitadas dentro del contrato las siguientes garantías:

Cumplimiento del contrato: por una suma igual al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato

y con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y tres (3) meses más.

Calidad de la obra: Por una suma igual al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y con una

vigencia igual al término de ejecución del mismo y cinco(5) años más.

Buen manejo y correcta inversión del anticipo: Por un valor equivalente al 100% del total del

mismo, con una vigencia igual a la del contrato y tres (3) meses más.

Póliza de Estabilidad de la Obra: Por una suma igual al diez por ciento (10%) del valor total del

contrato y con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y tres (3) años más.

Póliza de Salarios y Prestaciones Sociales: Por una suma igual al diez por ciento (10%) del valor

total del contrato y con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y tres (3) años más.

Póliza de Responsabilidad civil extracontractual: Por un valor equivalente al 20% veinte por ciento

del valor del contrato, con una vigencia igual a la del mismo y tres (3) meses más.

Dichas pólizas fueron remitidas a la Administración el día 10 de Septiembre de 2015 vía correo

electrónico con el correspondiente recibo de pago.

Posteriormente a finales del mes de Octubre es enviado un informe del avance del proyecto de

citofonia, el cual se presenta a continuación:

“A la fecha se encuentra la red de cableado nuevo en un 95% del conjunto residencial, tanto las líneas

horizontales y las líneas verticales, se encuentran punto a punto y listo para realizar conexiones Anotación.

Dentro del ejercicio de cableado 2 de las casas (8 y 3) se encontró que el operador que presta el servicio de

internet tomó el cable de citofonia para hacer la acometida sin que colocaran su nuevo cableado, al momento

de retirar el cable viejo inmediatamente el servicio de telefonía dejo de funcionar, lo cual se le informa a los

propietarios para que se pusieran en contacto con el operador puesto que es una instalación que no se debería

haber hecho de esa manera. Tal como no lo manifestó la señora propietaria de la casa No 8 donde nos informó

que ella si se le hacía raro porque cuando puso internet en su propiedad la poco tiempo el servicio de citofono


AÑO 2015

dejo de funcionar. El cable se encuentra instalado en su totalidad confirmando su continuidad multi-tono para

la identificación de cada una de las líneas. Tal como se informó las cantidad de existencias de los frentes de

calle y consola no se encontraban en disponibilidad puesto que ya hacía bastante tiempo se había pasado al

propuesta por lo que se procedió hacer la importación de estos equipos, en este momento nos encontramos a

la espera de que lleguen tan pronto se encuentren disponibles lo único que nos queda conectar los equipos

puesto que la acometida al apartamento ya también se encuentra lista. 3.

CONSIDERACIONES Teniendo en cuenta que este imprevisto de disponibilidad de equipos no se consideró, de

manera de resarcir esta espera GLOBAL SERVER S.A.S pone a disposición como valor agregado suministrar e

instalar un ciberdomo en el área de parqueadero así como un DVR de 4 canales para la conexión del mismo, de

la misma manera se mantiene las dos cámaras en la entrada y salida vehicular y el puesto en marcha de los

botones de pánico de los locales, con la generación del otro así al contrato donde podamos establecer un

periodo de 30 días hábiles más para la entrega total del sistema de citofonia y de estos equipos adicionales que

serían de gran apoyo y ayuda al conjunto en sus operaciones de seguridad. Dicha instalación se debe realizar

en la semana del 19 al 24 de noviembre, junto con las cámaras ya mencionadas y sus respectivos accesorios.”

De acuerdo con el informe anterior se sostuvo una reunión con el proveedor ante el Consejo de

Administración el 3 de Noviembre en donde él expone los inconvenientes de importación que se

presentaron con los equipos, situación totalmente ajena al conjunto, por lo cual se le solicitó al

contratista la instalación de Ciberdomo infrarrojo para permitir la visibilidad en la noche del

parqueadero y la zona del parque con instalación incluida, DVR de 4 canales y monitor. Este

elemento fue instalado por el proveedor la primera semana de Noviembre. Igualmente el consejo dio

como plazo de entrega del sistema el día 22 de Noviembre.

En el fin de semana del 20 al 22 de noviembre se realiza la instalación de la consola de citofonia y se

instalaron los citofonos sin costo adicional para las personas que decidieron adquirirlo con el

proveedor. Algunos propietarios no se encontraban en los inmuebles razón por la cual se pactó con el

proveedor que se concretarían dos fechas más para cubrir a la gran mayoría de residentes.

Se recogió todo el cableado resultante y los elementos de citofonía anterior y están en poder de la

administración:


AÑO 2015


AÑO 2015

Nuevamente es solicitado un informe al proveedor con el trabajo realizado en Noviembre de 2015 el

cual se transcribe a continuación:

“Buenas Tardes, Nos permitimos informar que a la fecha se encuentra instalada toda la red de citofonia del conjunto Buganvilleas, y como lo mencionamos en la reunión pasada de consejo de administración se está adelantado la conexión de los citofonos al interior del apartamento lo cual no hace parte integral del contrato pero que de igual forma se está realizando para poder dejar entregado con los equipos que fueron adquiridos a través de nuestra empresa, a la fecha ya tenemos la torre 2 y 3 con los citofonos a excepción de unos pocos aptos que no hemos ubicado al residente, nuestra idea es conectar la mayor cantidad de teléfonos posibles y ya realizar una entrega formal, y firmar las actas como tal, y estipular dos fechas para la conexión de los que no lleguemos a ubicar en el transcurso de estos días La parte del sistema de botones de pánico ya fueron instalados adecuadamente y los controles se encuentra previamente programados para que por intermedio de la admón. sean entregados. Las dos cámaras nuevas ya fueron ubicadas en reemplazo de las nuevas para el acceso peatonal y vehicular El domo ya fue instalado pero pues hay un problema de corriente el cual vamos a solucionar con un protector de datos, para que tome los movimientos programados. Se suministró un DVR de 16 cámaras puesto que el de 4 se agotó y se quiera dar cumplimiento a este ítem como valor agregado. Al realizar la conexiones y configuración de los botones de pánico no se encontró la tarjeta central de la alarma por lo que fue necesario el suministro e instalación de la misma El cual asumió la empresa sin costo alguno. Se encontró dentro de la instalación un problema con las puertas ya que el pulso para abrirlas llega pero las cantoneras no están funcionando correctamente, para este caso si es necesario el arreglo de las mismas y genera un costo adicional. En referencia a lo anterior y con ánimo de poder hacer una entrega estamos proyectando poder tener la entrega con los teléfonos de la mayor cantidad de personas que encontremos para el próximo lunes 30 de noviembre, ese firmaremos las actas correspondientes así como la radicación de la factura, y posteriormente la programación de las dos fechas para los casos que nos lleguen a faltar.” Teniendo en cuenta que la situación de las puertas de ingreso y su desajuste impedía que funcionara la apertura de dicha puerta a través del citófono la Administración sostuvo una reunión con el proveedor para llegar a un acuerdo en este mantenimiento sin generar ningún tipo de costo teniendo en cuenta que ya se había alargado el tiempo de finalización del contrato de citofonía. Posterior a ello el proveedor accedió a cambiar las cantoneras de las 3 puertas y ajustar las puertas sin costo adicional para el conjunto. Finalmente en el mes de Diciembre en aras de realizar la finalización del trabajo se programa reunión de consejo el día 22 de Diciembre 2015 con el proveedor, a la cual no asiste por encontrarse en vacaciones. Se sostuvo conversación telefónica con él y se pactó una nueva fecha de instalación de citófonos y entrega de todo el trabajo el día Domingo 17 de Enero de 2015 a partir de las 10:00 a.m.


AÑO 2015

Fecha en la cual asiste el ingeniero Bolaños pero no es posible realizar el acta de entrega por problemas de salud y por no haber sido instalados la totalidad de citófonos que estaban disponibles este día. Igualmente en reunión este día la Administración solicitó al proveedor descontar de la factura final el valor correspondiente al cableado existente en el trayecto de la caja de cada piso al interior de los apartamentos, este trayecto se mide y es en promedio 7 metros por cada apartamento y casas, lo cual da como resultado 630 metros en total y el valor descontado es de $1.758.000. Este mismo día se realiza proyecto de OTROSI al contrato estipulando este descuento y dejando como última fecha de entrega el 8 de Febrero de 2016. En esta fecha se realiza la instalación de citófonos restantes y la revisión de otros equipos según requerimiento de algunos residentes que se inscribieron en la planilla dejada para este fin en portería. Debido a la no finalización de todas las instalaciones se reprograma nuevamente otra fecha para el día Jueves 18 de Febrero de 2016.

M. RECICLAJE Y TARIFA MULTIUSUARIO

Teniendo en cuenta la necesidad de beneficiar a la comunidad con la reducción de tarifas en el

servicio de aseo se realiza la Asamblea Extraordinaria para el mes de Enero de 2015 en donde la

comunidad acepta la aplicación de esta tarifa, la cual se explica a continuación:

La ley 99 de 1993 establece la responsabilidad de los generadores de residuos, en el principio

"contaminador pagador", que involucra la responsabilidad de quienes causan o generan

contaminación.

Este principio contempla la responsabilidad de todos los individuos y entidades que conforman la

cadena de generadores de los residuos, desde su creación hasta su disposición final, de modo que

éstos deberán, según el caso, como se anotará a continuación, reducirlos, separarlos o recibirlos.

Fabricante de materias primas: El productor de materias primas es responsable por los

impactos ambientales que generen los residuos de esas materias en su proceso y en los

nuevos procesos de transformación.

Fabricante de productos finales: El fabricante de productos finales es responsable por los

impactos ambientales que causen los residuos, de su proceso y los postconsumo, en forma

solidaria con el fabricante de materias primas.

El usuario final: El usuario final, generador es responsable de los impactos ambientales que

ocasionan los residuos que genera, en forma solidaria con el fabricante del producto y el de

sus materias primas.

Las responsabilidades de los usuarios finales

Los usuarios finales atienden su responsabilidad al separar debidamente los residuos aprovechables

de las basuras, de acuerdo a las indicaciones del productor o fabricante o de los programas de

aprovechamiento establecidos por el municipio y específicamente de la siguiente manera:

Generador Domiciliario Unifamiliar: Es responsable de la separación y selección en la

fuente y presentación diferenciada que permita la recolección selectiva.

Generador Multifamiliar, Generador Comercial y Generador Institucional: Es responsable

de ejecutar con sus residentes programas de educación, minimización, separación y selección


AÑO 2015

en la fuente, almacenamiento selectivo y presentación diferenciada que permita la recolección

selectiva.

Los procedimientos de cobro para las tarifas de aseo

Desde 2002, mediante la resolución N° 233 expedida por la Comisión de Regulación de Agua Potable

y Saneamiento Básico –CRA- existe la posibilidad de acogerse a la opción de tarifa multiusuario;

entendiéndose por multiusuario a todos aquellos usuarios agrupados en unidades inmobiliarias,

centros habitacionales, conjuntos residenciales, condominios o similares bajo el régimen de

propiedad horizontal vigente o concentrados en centros comerciales o similares, que se caracterizan

porque presentan en forma conjunta sus residuos sólidos a la persona prestadora del servicio en los

términos del Decreto 1713 de 2002.

Antes de ser expedida dicha resolución, se cobraba una tarifa fija establecida alusuario, dependiendo

del uso que se dé al predio y del estrato socioeconómico en que este clasificado (se presume

arbitrariamente que la producción de un hogar en estrato 4 es de 120Kg en el mes).

La tarifa multiusuario consiste en hacer un aforo (medición en peso y volumen) a la unidad

residencial y dependiendo de la cantidad de residuos que generen se le asigna una tarifa a

cada miembro del multiusuario, acorde al principio constitucional ¡Él que contamina paga!.

Este método ofrece una oportunidad de reducir substancialmente el valor de su factura de

aseo.

¿Cómo aprovechar de la tarifa multiusuario para reducir substancialmente el valor cancelado

en la factura de aseo?

A través de planes de Gestión Integral de los Residuos Sólidos –GIRS-, conjuntos y centros

comerciales han sido capaces de reducir la generación de residuos sólidos y consecuentemente el

valor de su factura de aseo. La meta básica de tales planes es administrar los residuos de una forma

que sea compatible con el medio ambiente y la salud pública.

Según la UESP, el promedio de ahorro al acceder a la tarifa Multiusuarios es del 55%, es decir,

más de la mitad del costo actual del servicio de aseo.

Por lo anterior se radicó la documentación necesaria ante la empresa Servigenerales para iniciar el

proceso de aforo necesario para aplicación de esta tarifa. Para facilitar el proceso de reciclaje se

contactó a la Cooperativa de Recicladores de Facatativá con quienes se firma un acuerdo en el mes

de Febrero de 2015 e inician a realizar la separación de los residuos


AÑO 2015

N. PROCEDIMIENTOS

1. Recaudo: A partir del mes de Enero de 2015 se realiza el cambio de banco al Banco

Colpatria. La migración de la cuenta a Colpatria fue autorizada por el Consejo de

Administración. Esta cuenta permite identificar las consignaciones de cada residente, lo cual

elimina el problema presentado por BBVA al tener que identificar el recaudo mediante copia

aportada por el residente

2. Pagos: Los pagos de esta administración se han realizado previa aprobación de los

miembros del consejo de administración y firma de los mismos. En acta de consejo de

administración se aprueba el registro de las siguientes firmas para el manejo de la cuenta

respectiva:

CONSUELO QUINTANILLA Presidente del Consejo

ANDREA GUTIERREZ Administración

Los egresos deben ser firmados por un miembro del consejo y la administración lo cual asegura la

correcta inversión de los recursos.

En el mes de Octubre de 2015 en reunión de consejo se autoriza incluir la firma de la señora

Consuelo Quintanilla pero lamentablemente el trámite se ha alargado por diferentes requerimientos

del banco Colpatria.

3. Manejo de cartera y cobros: Se entregan mensualmente estados de cuenta por

apartamento para que cada inmueble tenga claro su estado de pagos y se ponga al día. Se

han realizado llamadas telefónicas a los deudores para pago oportuno, y se han ejecutado


AÑO 2015

todas las acciones a nivel prejurídico para obtener el pago de las expensas adeudadas. Sin

embargo no todos los propietarios lamentablemente han cumplido con su obligación de

aportar al mantenimiento del conjunto, razón por la cual el Consejo de Administración toma la

decisión de utilizar el mecanismo de cobro mediante abogado, contratando los de la Dra. Flor

Correa, abogada del municipio de Facatativá.

Los cobros jurídicos adelantados al momento por parte de la abogada Flor Correa con el poder

debidamente otorgado por la administración son:

ALEJANDRO MARTINEZ Torre 2-603

Durante el año 2015 se realizaron importantes recaudos así:

1. FH Constructores: $24.000.000

2. Carlos Guerrero: $2.600.000

3. Luis Fernando Mahecha: $600.000

4. Aurora Sierra: $1.292.000

5. Andrés Neva: $1.300.000

4. Seguridad: Con la entrada de la empresa PEGASO LTDA., empresa de vigilancia y

seguridad privada elegida para cumplir las funciones de seguridad se provee a la copropiedad

de:

Funciones escritas específicas del puesto

Estudio de seguridad

Radio Moviltalk

Radios punto a punto para comunicación de la portería con el todero

Tarjetas para control vehicular

5. Fondo de imprevistos: La administración recomienda que se mantenga una cuenta

exclusiva para el fondo de imprevistos lo cual es autorizado y fue abierta en el Banco

Colpatria.

6. Correspondencia recibida y enviada: Se codifica la correspondencia de salida y entrada

para facilitar su búsqueda.

7. Sistema contable: Se continúa con el registro de la información en el software contable

World Office. La revisoría fiscal recomienda el cambio de este sistema debido a que por varias

situaciones acaecidas durante el año se puede notar que este software no es 100% confiable

y además está diseñado en una base de Access lo que hace su capacidad muy limitada.


AÑO 2015

O. REGLAMENTO DE PROPIEDAD HORIZONTAL

En la actualidad el Reglamento de Propiedad vigente se encuentra registrado en la Escritura Pública

No 4340 de 2011 elaborada en la Notaría 13 de Bogotá. Esta administración se acerca a esta notaría

para solicitar copia de la misma ya que es primordial y obligatorio que este documento repose en la

oficina de administración.

P. IMPUESTOS

Se actualiza el RUT de la copropiedad y se procede a la alineación del conjunto con el mecanismo

digital de Andrea Gutiérrez, lo cual es exitoso e igualmente se solicita el estado de cuenta, obteniendo

como resultado, lo cual fue informado oportunamente al consejo de administración lo siguiente:

La Ley 1739 de 2014 denominada nueva Reforma Tributaria, en su artículo 56 parágrafo 4, emite

una “amnistía” para todos aquellos contribuyentes a quienes no se les haya notificado requerimiento

especial o emplazamiento para declarar, quienes podrán acudir a la DIAN antes del 27 de febrero de

2015, y sanear su situación tributaria sin pagar sanciones ni intereses.

“. Parágrafo 4°. Los contribuyentes, agentes de retención y responsables de los

impuestos nacionales, los usuarios aduaneros y del régimen cambiario, que no hayan

sido notificados de requerimiento especial o de emplazamiento para declarar, que

voluntariamente acudan ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales hasta

el veintisiete (27) de febrero de 2015, serán beneficiarios de transar el valor total de

las sanciones, intereses y actualización según el caso, siempre y cuando el

contribuyente o el responsable, agente retenedor o usuario aduanero, corrija o

presente su declaración privada y pague el ciento por ciento (100%) del impuesto o

tributo.”

Lo anterior es aclarado igualmente mediante memorando 018 del 29 de Enero de 2015 emitido por la

DIAN.

Por lo anterior el consejo de administración decide acogerse a esta legislación y solicita al señor

Revisor Fiscal, Smith Montenegro la liquidación del total de las retenciones dejadas de presentar en

los años 2013 y 2014, lo cual se realiza para el día 26 de Febrero, siendo presentadas y pagadas

dentro del plazo fijado por la DIAN.

Q. ACUERDO FH CONSTRUCTORES

Posterior a innumerables reuniones sostenidas por la comisión de áreas comunes el Consejo de

Administración ordena a la Administración en cabeza de su representante legal la suscripción del

http://www.gerencie.com/requerimiento-especial.html

http://www.gerencie.com/requerimiento-especial.html

http://www.gerencie.com/emplazamiento-para-declarar.html

http://www.gerencie.com/agentes-de-retencion.html


AÑO 2015

acuerdo final con la constructora el día 30 de Julio de 2015 ante la Cámara de Comercio de

Facatativá.

El inicio del acuerdo se dio el día 6 de Agosto de 2015, fecha del acta de inicio de las obras que no

requieren licencia.

Dentro de este acuerdo se prevén los siguientes aspectos:

- Cierre jurídico del proyecto C.R. Buganvilleas

- Desengloble del terreo de 294.88 mts cuadrados

- Construcción de salón social de dos plantas, en la primera planta se construirá un salón

social, cocineta, depósito, baño para hombres, baño para mujeres y escalera según plano

aprobado. En la segunda planta se construirá terraza, gimnasio, spa, jacuzzi, ducha, baño

turco, lockers y cuarto de aseo según plano aprobado.

- Desarrollo de zonas exteriores como área deportiva y reubicación del BBQ. Se entregan 3

zonas verdes adicionales entre las casas.

- Entrega de 7 parqueaderos de visitantes

- Cerramiento del conjunto con malla eslabonada

- Impermeabilización de las culatas de las casas

- Instalación de vigilancia 24 horas para el lote aledaño al nuevo proyecto

- Realización de actas de vecindad

- Brigadas de aseo para prevenir existencia de roedores

Según el acuerdo FH constructores realizará los trámites necesarios para poder llevar a cabo la

construcción de las zonas comunales y cumplir con el cronograma anexo al acuerdo el cual


AÑO 2015

contempla la entrega de las zonas comunales en 7 meses contados a partir de que la licencia quede

en firme.

Igualmente el acuerdo contempló el adelanto de obras que NO REQUERIAN LICENCIA los cuales se

enumeran a continuación:

Construcción de cancha sintética y retiro del BBQ

ANTES AHORA

Construcción zonas verdes y parqueaderos de visitantes

ANTES DESPUÉS


AÑO 2015

Arreglo zonas de parqueaderos privados y vías en adoquín de acuerdo a inspección

ANTES AHORA


AÑO 2015

Demarcación definitiva de los parqueaderos privados y de visitantes

ANTES AHORA

Adecuación y cierre de la zona de comodato


AÑO 2015

Para la adjudicación de este terreno dentro del mismo acuerdo se registró el requerimiento por parte

de FH de una póliza de seguros a favor de dicha entidad en donde se aseguraba el mantenimiento y

la restitución de terreno de la foto. Esta póliza tuvo un costo de $1.288.489 y fue expedida por

Seguros del Estado.

Retiro y reubicación parque infantil

ANTES AHORA

Cerramiento perimetral


AÑO 2015

Pañete e impermeabilización de culatas de las casas

Para el adelanto de las anteriores obras se expidieron las pólizas correspondientes por parte de FH

las cuales fueron entregadas a la Administración. Se suscribe contrato de comodato por la zona

contigua a la casa 14 el cual estará disponible para la comunidad hasta máximo un año después de la

entrega de las áreas comunes objeto del acuerdo suscrito.

La interventoría de las obras está a cargo de la empresa Arco Ltda. Se han realizado hasta el

momento se han realizado 7 reuniones levantando sus correspondientes actas así:

Octubre 8/2015: Se entrega primer informe de interventoría

Octubre 15/2015: Se realizan ajustes a la medida de los parqueaderos de visitante y

andenes

Noviembre 8/2015: Entrega segundo informe de interventoria

Noviembre 12/2015: Entrega tercer informe de interventoría

Noviembre 17/2015: Correcciones varias. No se reciben las obras por quedar pendientes

Noviembre 26/2015: Se reciben las obras que no requieren licencia

Diciembre 19/2015: FH entrega planos finales con cambios y son firmados por la señora

Andrea Gutiérrez para que sean radicados ante la oficina de Planeación y sea adelantada la

licencia de construcción del Club House.


AÑO 2015

En todo el proceso se ha tenido el acompañamiento y la asesoría del Arquitecto Juan Carlos Amaya.

En la actualidad estamos esperando que la constructora Fh nos entregue constancia de radicación de

la licencia de construcción del Club House. La abogada Carolina Hurtado informa que el desenglobe

de este terreno ya fue realizado.

Igualmente estamos a la espera del informe en donde la Constructora FH da a conocer el proceso

llevado a cabo para desenglobar la torre 1, 2 y casas. Ya que este es un proceso que estaba en

cabeza de dicha entidad.

R. ACTIVOS DEL CONJUNTO

Como producto del avalúo podemos determinar que el valor de los activos pertenecientes a las áreas

comunes son:

CONCEPTO VALOR

3 ascensores marcha Schindler Andino de 450

kg con capacidad para 8 personas

$365.000.000

2 equipos hidroneumáticos compuestos por 2

motobombas y 1 tanque hidroflow

$28.000.000

Subestación eléctrica $22.000.000

Equipo de citofonía para 80 salidas

$5.000.000

Circuito cerrado de televisión compuesto por 16

cámaras y un monitor

$ 9.000.000

TOTAL $ 365.000.000

En total el valor de las áreas comunes de la copropiedad, según el avalúo técnico es :

Bienes privados Bienes comunes Valor total

$2.496.716.000 $ 6.458.420.000 $9.019.136.000

La ley 675 de 2001 ordena asegurar la copropiedad por el valor de reconstrucción de las áreas

comunes, es decir estructuras, acabados, SIN incluir bienes privados. La actual póliza se encuentra

asegurando sobre el valor de reconstrucción, lo cual es lo ideal a la luz de la ley mencionada.

S. SEGURIDAD

Continúan evidenciándose serios problemas a nivel de seguridad, los cuales se presentan a

continuación:


AÑO 2015

No se cuenta con un sistema de control para entrada y salida de vehículos. Este control

es realizado únicamente por la vigilancia teniendo en cuenta la antigüedad de los vigilantes en

el puesto. La empresa Pegaso Ltda. provee a partir del mes de Marzo de las fichas de

parqueadero necesarias para asegurar un control de entrada y salida de vehículos.

La parte posterior del conjunto, contigua a las casas se encuentra totalmente vulnerable

a cualquier intrusión criminal al no contar con ninguna barrera perimetral que impida esta

situación como una concertina o cerca eléctrica. Este riesgo se ha visto disminuido por el

servicio de vigilancia 24 horas instalado por FH Constructores y disminuirá por la construcción

del nuevo conjunto residencial. Se sugiere contactar a la administración del nuevo conjunto

para coordinar la instalación de la cerca eléctrica necesaria en esta área.

La copropiedad no posee un sistema de control constante, ya sea a través de medios

electrónicos como cámaras o a través de vigilante recorredor que permita ejercer un control

perimetral ni al interior de las torres. Es necesario abordar este riesgo implementando

mecanismos adicionales de control que permitan asegurar un mejor control de la seguridad,

que debe empezar por cada uno de los inmuebles.

T. COMITÉ DE CONVIVENCIA

El comité actual fue elegido en la asamblea del 5 de Mayo de 2015 y se encuentra conformado por:

a. Gladys Martínez Casa 13


AÑO 2015

b. Sofía Vargas Torre 1 Apto 703

c. Gilma Contreras Torre 2 pto 204

Se hace partícipe a las personas mencionadas en el establecimiento de las normas del manual de

convivencia para ser nuevamente presentado en la asamblea ordinaria del 2016.

Igualmente se les comunicó de las situaciones de convivencia presentadas constantemente como

son:

Local restaurante Torre 3

Dadas las quejas recibidas por el expendio de bebidas alcohólicas en el local del señor Alfonso Perilla

y la elaboración de alimentos se envía carta al arrendatario del local informando la prohibición clara

del reglamento de propiedad horizontal para la prestación de estos servicios y venta de bebidas

alcohólicas.

Los arrendatarios no acatan lo solicitado, por tal motivo en una ocasión donde se encontraban

algunas personas ingiriendo bebidas alcohólicas suministradas por este local se llamó a la policía

pero no asistieron. La consigna de la vigilancia es que cada vez que ocurran estos hechos llamen al

cuadrante para reportar esta violación del reglamento.

El señor Perilla informa verbalmente a la administración que le pedirá el local a su arrendataria,

situación que hasta el momento no ha ocurrido. Nuevamente se envía carta a la arrendataria

informando que se enviará una querella a la Alcaldía informando su incumplimiento.

Este local comercial no solo suministra alimentación sino que tiene un expendio de bebida alcohólica,

situación que se le ha hecho saber va contra el reglamento de propiedad horizontal.


AÑO 2015

Excremento de mascotas en áreas comunes

Algunos tenedores de mascotas no recogen los excrementos de sus animales provocando malos

olores, proliferación de moscas. Esta Administración ha llamado la atención verbalmente a quienes se

han encontrado infringiendo las normas de convivencia. Agradecemos acatar el código de policía y

sacar a sus mascotas con collar y recoger sus excrementos.


AÑO 2015

Parqueadero en áreas comunes

Algunos residentes se encuentran parqueando en zonas comunes lo cual obstaculiza la salida de

otros vehículos. Este tema es objeto constante de quejas en Administración.

Se enviaron comunicados escritos a aquellas personas que se encontraron usando parqueaderos no

asignados o que parqueaban en zonas comunes para cumplir el mandato del Manual de Convivencia

y ejercer control en esas zonas.


AÑO 2015

Agresión a personas y mascotas por parte de perros agresivos

Lamentablemente se presentaron 2 casos graves de agresiones a personas por parte de mascotas

del conjunto. Fue abordado el tema por administración enviando las cartas respectivas y solicitando a

sus dueños nunca dejar salir a las mascotas sin collar y bozal.

U. ACTIVIDADES SOCIALES

Día de los niños

Se convoca a todos los niños del conjunto, es contratada una empresa de recreación, se hace

entrega de refrigerios, sorpresas y regalos a los mejores disfraces:


AÑO 2015

Navidad

Durante esta administración se realizó la celebración de las novenas de navidad, convocando a los

residentes, organizando las fechas por cada torre y casas, y organizando a nombre de Global Service

Propiedad Horizontal S.A.S. la primera novena el 16 de Diciembre.

Se realiza la entrega de las 4 anchetas para el personal de vigilancia y aseo por parte del Consejo de

Administración en nombre del Conjunto Residencial.


AÑO 2015

V. NECESIDADES APREMIANTES

Pintura de torres a nivel externo

Es evidente el deterioro en la pintura exterior de las torres y de los balcones de cada uno de los

apartamentos, así como los techos. Se requiere con urgencia destinar el presupuesto necesario para

la realización de esta obra, la cual únicamente puede ser llevada a cabo utilizando andamios,

teniendo en cuenta que los edificios no cuentan con ninguna estructura que permita la instalación de

una línea de vida para que se descuelguen las personas.


AÑO 2015

Cerramiento tanques de agua

Esta administración considera vital el cerramiento del área verde en donde se encuentran los tanques

de agua teniendo en cuenta que es una zona que NO DEBE SER TRANSITADA, que por diseño

quedo muy mal ubicada y que representa un peligro inminente para la seguridad de los niños, ya que

estas tapas pueden abrirse y al caer algún niño allí podría generar una tragedia. Debe cerrarse con

una cerca de hierro y debe ser señalizada la zona para evitar que los niños jueguen allí.


AÑO 2015

Pintura para interior de las torres

Las paredes del interior de las torres se encuentran deterioradas y sucias. Es importante para mejorar

la imagen de los inmuebles pintarlos.

Fortalecimiento de la vigilancia instalando cámaras por cada piso

Cambios de platinos en las 2 motobombas

W. OTROS TEMAS Y GESTIONES

a. Durante el mes de Enero de 2016 se acerca a la oficina de administración el abogado

Mauricio Sierra quien aporta un informe realizado sobre el caso de la constructora FH. En la

asamblea de Noviembre 30 de 2015 la asamblea decide eliminar la cuenta por pagar a dicho

abogado por valor de $3.000.000 dado que este gasto no correspondía en su momento a

ningún rubro del presupuesto del año 2013 ni fue aprobado por la asamblea. El señor Sierra

aporta igualmente un contrato firmado por él pero no está firmado por el Representante Legal

del conjunto en su momento, Carlos Augusto Arévalo.

b. En el mes de Febrero de 2016 se cancelará la última cuota del acuerdo de pago con la

empresa Cosequin Ltda., acuerdo que fue promovido por el Consejo de Administración en

aras de sanear la situación financiera del conjunto.

Sin otro particular agradecemos la confianza puesta en nuestra organización y esperamos lograr

cumplir los objetivos propuestos en el menor tiempo posible.


AÑO 2015

Atentamente.

ORIGINAL FIRMADO

ANDREA GUTIERREZ

REPRESENTANTE LEGAL

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