im-op-01.00 gestión de documentos 28072014

IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

División: TodasDocumento: Gestión de documentosCódigo del documento:

IM-OP.01.00

Tipo de documento: Procedimiento OperativoVigilancia del documento:

Original

REGISTRO DE APROBACIÓN INTERNO

Revisión

Fecha Aprobaci

ónElaborado por: Revisado por: Aprobado por:

0028/07/20

14D. Olmos J. López J. López

Firmas de la revisión en vigencia:

PENDIENTE PENDIENTE

HISTORIAL DE REVISIONES

Revisión

Fecha Revisió

n

Paginas afectada

sMotivo de la revisión

0028/07/20

14Todo Elaboración del documento

CONTROL DE DISTRIBUCIÓN

Ubicación OriginalCopia

controlada

Copia no controlad

aDivisión de Gestión de Calidad X XGerente General XDivisión de Asesoría Legal XDivisión Administrativa y Financiera XDivisión de Seguridad Salud y Ambiente XDivisión de Ingeniería, Construcción y Mantenimiento

X

División de Inspección XContratistas X

IM-F-OP.01.01 Rv.00La información del presente documento es de propiedad exclusiva de INGEMAPRE Ingeniería y Mantenimiento Petrolero S.A. y no debe ser usada para otros propósitos distintos a los especificados.

PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ORIGINALPágina 1 de 26

ÍNDICE

1. OBJETIVO.........................................................................................................................................2

2. ALCANCE..........................................................................................................................................2

3. REFERENCIAS...................................................................................................................................2

4. TERMINOS Y DEFINICIONES.............................................................................................................2

4.1. DEFINICIONES...........................................................................................................................2

4.2 ABREVIATURAS..........................................................................................................................3

5. DESCRIPCIÓN...................................................................................................................................3

5.1. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS............................................................................3

5.1.1. Codificación de los documentos internos...........................................................................3

5.1.1.1. Codificación utilizada antes o durante la planificación del proyecto...........................3

5.1.1.2. Codificación utilizada durante la ejecución del proyecto............................................4

5.1.2. Estructura de los capítulos del manual de calidad, procedimientos operativos, procedimientos técnicos e instructivos........................................................................................4

5.1.2.1 Portada.........................................................................................................................5

5.1.2.2 Índice...........................................................................................................................8

5.1.2.3 Cuerpo del documento.................................................................................................8

5.1.2.4 Cuerpo del documento para instructivos...................................................................10

5.1.2.5 Encabezado del documento.......................................................................................10

5.1.2.6 Pie de página.............................................................................................................10

5.1.3. Estructura de los formatos...............................................................................................11

5.1.3.1 Comentarios en formatos...........................................................................................11

5.2. REVISIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS..................................................................................12

5.2.1. Revisión técnica...............................................................................................................12

5.2.2. Revisión de gestión..........................................................................................................13

5.3. APROBACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS............................................................................13

5.4. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS INTERNOS...................................................................13

5.4.1. Listas de documentos internos........................................................................................14

5.5. CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS.......................................................14

5.5.1. Control de documentos....................................................................................................14

5.5.1.1 Control de hojas de cálculo........................................................................................15

5.5.2 Distribución y difusión de documentos internos...............................................................15

5.5.2.1. Distribución de documentos contratistas..................................................................16

5.6. CONTROL DE CAMBIOS (ACTUALIZACIÓN) DE DOCUMENTOS INTERNOS...............................16

5.4.1. Control de cambios formatos...........................................................................................16

5.5. GESTIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS..................................................................................17

5.5.1. Documentos externos utilizados durante ejecución del proyecto....................................18

5.6. RESPONSABILIDADES..............................................................................................................18


PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014


6. FORMATOS.....................................................................................................................................18

7. ANEXOS.........................................................................................................................................18


PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014


1. OBJETIVO

Describir la sistemática que INGEMAPRE aplica para elaboración, aprobación,

control y distribución de la documentación empleada en el sistema de gestión de

la calidad.

2. ALCANCE

El procedimiento operativo, es de obligatoria aplicación para todos los

documentos del sistema de gestión descritos a continuación:

Manual de Calidad.

Procedimientos Operativos.

Procedimientos Técnicos.

Instructivos.

Formatos.

3. REFERENCIAS

IM-DE-2014-01: NTE INEN ISO/IEC 17020:2013 Evaluación de la

conformidad: Requisitos para el funcionamiento de diferentes organismos

que realizan inspección.

IM-DE-2014-15: ISO 9001:2008 Sistemas de gestión de la calidad –

Requisitos.

IM-DE-2014-19: ISO/TR 10013 Directrices para la documentación del

sistema de gestión de la calidad.

IM-OP-01.00: Gestión de Documentos.

4. TERMINOS Y DEFINICIONES


PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014


4.1. DEFINICIONES

Nota: A lo largo de la documentación se colocará la palabra nota para

realizar alguna aclaración específica o para realizar alguna recomendación.

4.2 ABREVIATURAS

Con fines de la documentación se utilizaran las siguientes abreviaturas.

NA: Para expresar que no se aplica.

ND: Para expresar que no se dispone.

5. DESCRIPCIÓN

5.1. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS

La sistemática de elaboración de documentos internos es la siguiente:

5.1.1. Codificación de los documentos internos

Se realizaran dos clases de codificación de los documentos correspondientes a la

etapa en la cual se los elaboran, es decir una codificación cuando se elaboran

antes o durante la etapa de planificación del proyecto y otra cuando se elaboran

durante la ejecución del proyecto.

5.1.1.1. Codificación utilizada antes o durante la planificación del proyecto

Manual de Calidad (capítulos), Procedimientos Operativos, Procedimientos

Técnicos e Instructivos:

IM-XX-YY.RV


PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014


IM Indica las siglas de INGEMAPRE

XX

Se colocará MC cuando: Indica que es un capítulo del manual de calidadSe colocará OP cuando: Indica que es un Procedimiento OperativoSe colocará OT cuando: Indica que es un Procedimiento TécnicoSe colocará IN cuando: Indica que es un Instructivo

YY Número de capítulo o procedimiento que es consecutivo empezando desde 01

RV Número revisión del documento, en la revisión inicial se coloca el número 00 y en las siguientes el número consecutivo

Formatos:

IM-F-YY.ZZ.AA Rv.NN

IM Indica las siglas de INGEMAPRE

F Indica que es un Formato

YY

La siglas del documento en que se generó: MC para los capítulos del Manual de Calidad, OP para los procedimientos Operativos, OT para los Procedimientos Técnicos o IN para los instructivos.

ZZ Número del capítulo o procedimiento en el que se generó el instructivo o formato

AA Número de instructivo o formato que va en orden secuencial desde 01

NNNúmero revisión del instructivo o formato, en la revisión inicial se coloca el número 00 y en las siguientes el número consecutivo

5.1.1.2. Codificación utilizada durante la ejecución del proyecto

Se utilizarán el siguiente código:

PP-XX-YY.RV


PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014


PPCódigo que hace referencia al proyecto: Orden de compra (OC), Orden de trabajo (OT), Orden de servicio (OS), la que corresponda

XX

Se colocará MC cuando: Indica que es un capítulo del manual de calidadSe colocará OP cuando: Indica que es un Procedimiento OperativoSe colocará OT cuando: Indica que es un Procedimiento TécnicoSe colocará IN cuando: Indica que es un InstructivoSe colocará F cuando: Indica que es un formatoSe colocará DE cuando: Indica que es un documento externo

YY Número de capítulo, procedimiento, etc. que es consecutivo empezando desde 01

RV Número revisión del documento, en la revisión inicial se coloca el número 00 y en las siguientes el número consecutivo

5.1.2. Estructura de los capítulos del manual de calidad, procedimientos

operativos, procedimientos técnicos e instructivos.

El formato de letra del cuerpo de los documentos será indicado utilizando la

siguiente simbolización (tipo de letra, tamaño de letra, especificación del tipo de

letra “negrita, cursiva”, tipo de oración “mayúscula, minúscula”).

5.1.2.1 Portada

Los documentos indicados a continuación contendrán la portada indicada en el

formato IM-F-OP.01.01; indiferentemente de la etapa del proyecto en que fueron

elaborados.

Capítulos del manual de calidad.

Procedimientos operativos.

Procedimientos técnicos.

Instructivos.


PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014


La portada se divide en las secciones: identificación del documento, registro de

aprobación interno, registro de identificación y aprobación del cliente, historial de

revisiones y control de distribución los cuales son descritos a continuación:

Identificación del documento: En la Figura 5.1 se indica los campos que

identifican al documento.

Figura 5.1. Sección de identificación de la portada de los documentos

Campo 1: División en la cual fue elaborado el documento (Perpetua, 12).

Campo 2: Nombre del documento (Perpetua, ajustar el tamaño al nombre

del documento).

Campo 3: Código del documento, acorde a los puntos 5.1.1.1 o 5.1.1.2

(Perpetua, 12).

Campo 4: Indicar que tipo de documento es: Capítulo del manual de

calidad, Procedimiento operativo, procedimiento técnico, instructivo

(Perpetua, 12).

Campo 5: Indicar si el documento es original, copia controlada o copia no

controlada (Perpetua, 12).

Nota: ORGINAL: Corresponde a los documentos en formato editable los cuales

son custodiados y mantenidos por el director de gestión de calidad para evitar su

alteración no autorizada; estos documentos están protegidos con una clave la

cual está registrada en el formato IM-F-OP.01.10 “Lista de claves”.


PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014


Nota: COPIA CONTROLADA: Corresponden a copias sujetas de control, es decir

se las entregan a las partes interesadas manteniendo un control de entrega o

difusión en el formato IM-F-OP.01.04 “Lista de distribución/difusión de

documentos”.

Nota: COPIA NO CONTROLADA: Corresponde a copias para difusión masiva sin

limitaciones.

Registro de aprobación interno: En la Figura 5.2 se indica los campos del

registro de aprobación interno, en este registro se colocará únicamente el

registro correspondiente a la última revisión aprobada.

Figura 5.2. Sección de registro de aprobación interno

Campo 6: Indicar el número de revisión del documento en vigencia es

decir la última revisión que elaborada, revisada y aprobada (Perpetua, 11).

Campo 7: Indicar la fecha de aprobación del documento en formato

DD/MM/AAAA (Perpetua, 11).

Campo 8: Colocar los nombres de los responsables de elaboración, revisión

y aprobación en la casilla correspondiente (Perpetua, 11).

Campo 9: Firmar los documentos del responsable que correspondan en la

casilla correspondiente (Preferentemente color azul).

Registro de identificación y aprobación del cliente: En la Figura 5.3 se

indica los campos del registro de identificación y aprobación del cliente, este

registro es opcional, se lo requiere utilizar únicamente en los documentos que el

cliente requiera revisión y aprobación, cuando este colocado se dejaran vacías

las casillas.


PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014


Figura 5.3. Sección de identificación y aprobación del cliente

Campo 10: Logo tipo o nombre del cliente o ambos; tomar en cuenta que

permita identificar claramente al cliente (Perpetua, ajustar tamaño que

permita identificar claramente).

Campo 8: Colocar los nombres de los responsables de revisión y

aprobación en la casilla correspondiente (Perpetua, 11).

Campo 9: Firmar los documentos del responsable que correspondan en la

casilla correspondiente (Preferentemente color azul).

Campo 10: Fecha de aprobación o de revisión del cliente según

corresponda en formato DD/MM/AAAA (Perpetua, 11).

Historial de revisiones: En la Figura 5.4 se indica los campos del historial de

revisiones, el cual contendrá todas la revisiones ordenadas de menor a mayor.

Figura 5.4. Sección de historial de revisiones

Campo 6: Indicar el número de revisión del documento; si es elaborado por

vez primera contendrá la revisión número 00 y el resto de revisiones en

orden secuencial (Perpetua, 11).

Campo 11: Indicar la fecha de revisión del documento en formato

DD/MM/AAAA (Perpetua, 11).

Campo 12: Indicar las pagina afectadas en la revisión, si es todo se puede

colocar todo el documento (Perpetua, 11).

Campo 13. Indicar el motivo de la revisión.


PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014


Control de distribución: En la Figura 5.5 se indica el control de la distribución

interna o externa del documento, lo cual permite identificar claramente el tipo de

control de distribución antes de realizarlo.

Figura 5.5. Sección de control de distribución

Campo 14. Indicar la división interna o externa donde será ubicado o

destinará el documento por ejemplo:

UbicaciónDivisión de Gestión de CalidadGerente GeneralDivisión de Asesoría LegalDivisión Administrativa y FinancieraDivisión de Seguridad Salud y AmbienteDivisión de Ingeniería, Construcción y MantenimientoDivisión de InspecciónSubcontratistasProveedoresCliente

Campo 15. Colocar una equis (X) donde corresponda según el tipo de te

control del documento, por ejemplo colocar una (X) en original si el

documento lo es.

5.1.2.2 Índice

El índice se coloca únicamente en los documentos que no son elaborados durante

ejecución del proyecto en la segunda página (Perpetua, 11) y contendrá los

campos Título 1, Título 2, Título 3, Título 4 y números de página.


PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014


5.1.2.3 Cuerpo del documento

El cuerpo del documento contendrá las características indicadas en el formato

IM-F-OP.01.02 “hoja de cuerpo manual de calidad”, es de aplicabilidad a los

siguientes documentos:

Capítulos del manual de calidad.

Procedimientos operativos.

Procedimientos técnicos.

Contiene los siguientes títulos principales:

OBJETIVO: Indicará claramente el cual es el objetivo del documento

(Perpetua, 12, mayúscula, negrita).

ALCANCE: Establecerá el campo de aplicación del documento (Perpetua,

12, mayúscula, negrita).

REFERENCIAS: Se indicarán los documentos internos o externos

utilizados como referencia para realizar el procedimiento (Perpetua, 12,

mayúscula, negrita).

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: Cuando sea necesario, este apartado

detallará toda aquella información que se considere útil y/o ayude a la

utilización y comprensión del documento (Perpetua, 12, mayúscula,

negrita).

DESCRIPCIÓN: Detallará, siempre que sea posible, la secuencia de

actuación en la actividad objeto del documento, medios necesarios,

responsabilidades, registros generados, criterios de aceptación o rechazo,

si procede, y archivo o registro (Perpetua, 12, mayúscula, negrita).

FORMATOS: Se detallaran todos los formatos generados en los distintos

documentos (Perpetua,12, mayúscula, negrita).

ANEXOS: Contendrán todos aquellos documentos, planos, fotos, gráficos,

etc., que se consideren necesarios (Perpetua, 12, mayúscula, negrita).


PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014


Cualquiera de los títulos puede tener subtítulos los cuales corresponden a la

siguiente secuencia:

TÍTULO 1: OBJETO, ALCANCE, REFERENCIAS, DEFINICIONES Y

ABREVIATURAS, DESCRIPCIÓN, FORMATOS Y ANEXOS (Perpetua,

12, mayúscula, negrita)

TÍTULO 2: (Perpetua, 11, mayúscula negrita)

Título 3: (Perpetua, 11, Tipo oración, negrita)

Título 4: (Perpetua, 11, cursiva)

Adicionalmente cualquier figura o tabla que sea colocada en los documentos

mencionados será numerada de acuerdo al capítulo al que corresponda, además

el formato de letra será Perpetua número 10, las tablas se enumeran en la parte

superior indicando la palabra Tabla y el número que corresponda con negrilla

y las figuras en la parte inferior indicado la palabra Figura y el número que

corresponda con negrilla.

Nota 1: Los documentos generados durante la etapa de ejecución del proyecto

no necesariamente requieren mantener el formato de especificación del tipo de

letra, tamaño, etc. pero si es necesario mantener el contenido indicado en el

formato IM-F-OP.01.02 “hoja de cuerpo manual de calidad”.

Nota 2: Al mencionar los formatos durante la redacción de los documentos se

recomienda colocar el nombre y código del formato; no obstante en el código del

formato se puede omitir el número de revisión. Sin embargo en el capítulo

formatos si se debe indicar el número de revisión al que corresponde.


PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014


5.1.2.4 Cuerpo del documento para instructivos

La estructura, formato y nivel de detalle de los instructivos serán adaptados a las

necesidades del personal de la organización y esto depende de la complejidad

del trabajo, métodos utilizados, formación recibida, habilidades y calificaciones

del personal.

Estas instrucciones pueden estar incluidas en los procedimientos documentados,

deben hacer referencia a los documentos pertinentes, el contenido puede

reducirse a instrucciones detalladas que permitan al personal ejecutar su trabajo

correctamente.

5.1.2.5 Encabezado del documento

El encabezado indicado en la figura 5.6 será colocado desde la segunda página

en adelante y contiene los siguientes campos:

Campo 1

CODIGO:

Campo 3

REVISIÓN:

Campo 4

FECHA: Campo 5

Campo 2Campo 6

Página Campo7 de Campo 7

Figura 5.6. Encabezado de los documentos

Campo 1: Indicar que tipo de documento es: Capítulo del manual de

calidad, Procedimiento operativo, procedimiento técnico, instructivo

(Perpetua, 10, negrita).

Campo 2: Nombre del documento (Perpetua, 10).

Campo 3: Código del documento, acorde a los puntos 5.1.1.1 o 5.1.1.2

(Perpetua, 10).

Campo 4: Indicar el número de revisión vigente (Perpetua, 10).

Campo 5: Indicar fecha en el formato DD/MM/AAAA (Perpetua, 10).


PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014


Campo 6: Indicar si el documento es original, copia controlada o copia no

controlada (Perpetua, 10, negrita).

Campo 7: Indicar el número de página (Perpetua, 10, negrita)

5.1.2.6 Pie de página

En el píe de página de los documentos en todas las páginas se indicara el código

del formato ocupado en la portada y la hoja de cuerpo según corresponda y la

siguiente leyenda “La información del presente documento es de propiedad

exclusiva de INGEMAPRE Ingeniería y Mantenimiento Petrolero S.A. y no debe ser

usada para otros propósitos distintos a los especificados” (Perpetua, 7).

5.1.3. Estructura de los formatos

Los formatos únicamente contendrán el encabezado normalizado descrito en la

Figura 5.6, mientras que el resto del documento será elaborado conforme a las

necesidades que deba solventar, sin embargo no es necesario colocar la palabra

original, copia o copia controlada en el encabezado.

Formatos como planificaciones, bases de datos u hojas de cálculo no contendrán

el encabezado cuando los programas en los que se los crea no lo permiten, sin

embargo deben contener información acerca del nombre del formato, código,

revisión y fecha de revisión; esta información puede estar contenida dentro del

formato o en el nombre de almacenamiento del formato como se indica en el

ejemplo.

Los requerimientos de cronogramas y planificación que se generen en la

estructura documental del sistema de gestión de la calidad serán elaborados en

el software informático Microsoft Project, para casos especiales en los que no se

puede utilizar esta herramienta se creara formatos de planificación o

cronogramas.


PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014


EJEMPLO: Nombre de identificación del formato al ser almacenado en la nube

electrónica:

IM-F-OP.01.00 Rv.00 Gestión de documentos 15012014

Dónde:

5.1.3.1 Comentarios en formatos

Con el fin de asegurar la total comprensión de los formatos creados en la

documentación, cuando sea necesario se indicaran comentarios del contenido de

los formatos utilizando la herramienta comentarios del programa WORD o EXCEL

tal como se observa en la Figura 5.7.

Figura 5.7. Ejemplo de comentarios en formatos WORD o EXCEL

5.2. REVISIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS


PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014


Existen dos clases de revisión que serán realizadas a los documentos generados,

la cual consisten en: la revisión técnica y la revisión de gestión.

5.2.1. Revisión técnica

Esta revisión consiste en la verificación de todos los lineamientos técnicos

descritos en el documento normalmente la realizan los directores de división o

los supervisores en su campo de competencia de acorde a la etapa en que se

haya generado el documento (ver capítulo IM-MC-11 “Documentos del sistema de

gestión de calidad”); cuando los documentos tienen observaciones las

correcciones las realiza el director o el encargado de la elaboración del

documento. Cuando sea practicable los usuarios de los documentos también

tendrán la oportunidad de evaluar y comentar sobre la facilidad de uso de los

documentos y sobre si los mismos reflejan prácticas reales.

Cuando el encargado de la revisión del documento fue el que elaboró el

documento, la revisión la realizara personal de la organización delegado con

competencias similares u organizando un comité para revisión del documento

(esta revisión puede ser registrada en el formato IM-F-OP.02.04 “Ficha de

capacitación interna”), además si es necesario se puede utilizar personal externo

el cual demostrará competencia por medio de su curriculum vitae y firmara una

carta de confidencialidad tal como se especifica en el procedimiento operativo

IM-OP-07 “Gestión de subcontratistas”.

5.2.2. Revisión de gestión

La revisión de gestión se la realiza una vez que el documento fue revisado por la

parte técnica, esta notificación se la realizará vía mail o por medio del registro

del comité.


PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014


La revisión de gestión la realiza la división de gestión de calidad y consiste en

cumplimentar la portada, encabezado, pie de página del documento, en resumen

revisar que la elaboración del documento cumpla con los lineamientos descritos

en este procedimiento. Una vez terminada la revisión el director de calidad

firmará la portada del documento en la sección de revisado.

5.3. APROBACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS

La aprobación o liberación de los documentos será llevada a cabo por la división

responsable de su implementación tal como se indica en el capítulo del manual

de calidad IM-MC-11 “Documentos del sistema de gestión de la calidad”.

5.4. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS INTERNOS

Los documentos se almacenan en los computadores personales de cada uno de

los responsables, estos contendrán en su nombre de identificación en la nube

electrónica el Código del documento, nombre del documento y la fecha de

elaboración o revisión (la más actual) en formato día, mes y año; ejemplo:

EJEMPLO: IM-OP-01.00 Gestión de documentos 15012014

Los documentos físicos serán almacenados en carpetas de anillos las cuales se

etiquetaran en su lomo según el formato IM-F-OP.01.06; tomando en cuenta que

el nombre de la carpeta permita identificar claramente los documentos

contenidos. Preferentemente cuando sea apropiado se prefiere digitalizar los

documentos físicos de modo que sean almacenados en la nube electrónica.


PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014


5.4.1. Listas de documentos internos

Los documentos que forman parte del sistema de gestión global se registrarán en

la “Lista maestra de documentos internos” IM-F-OP.01.03.

Los documentos internos creados durante la ejecución de los proyectos serán

ingresados en la “lista de documentos por proyecto” IM-F-OP-01.11

5.4.2. Copias de seguridad de los documentos internos

El director de gestión de calidad o el QA/QC realizará una copia de seguridad de

los documentos de la nube electrónica cada quince días y los guardara en un

disco duro externo acorde a la planificación del mantenimiento del SGC (IM-F-

OP.01.07).

5.5. CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS

5.5.1. Control de documentos

Previo a su distribución los documentos serán controlados para evitar

modificaciones de la siguiente manera:

Documentos solo de lectura: Utilizarán documentos en formato PDF.

Documentos que requieran acceso de datos: de acuerdo a la importancia

del contenido los formatos se permitirá total edición de los documentos o

edición de ciertas partes del documento.

Hojas de cálculo: se bloquearan las celdas de tal manera que no se puedan

modificar cálculo y se permita el acceso únicamente a las celdas de

ingreso de datos (ver procedimiento IM-OP-06 “Elaboración de hojas de

cálculo”).


PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014


Cuando se requiera utilizar claves para bloquear alguna parte del documento o

todo el documento, las claves serán ingresadas en el formato IM-F-OP.01.10

“Lista de claves”; cuando las claves sean generadas en documentos durante

ejecución del proyecto serán registradas en el formato IM-F-OP.01.12 “Lista de

claves por proyecto”, las serán custodiadas por el director de gestión de calidad

o el QA/QC según corresponda; además el GG será el encargado de autorizar el

cambio de claves y el Director de gestión de calidad o el QA/QC de ejecutar la

disposición. En este listado se mantiene las claves anteriores, puesto que no se

requiere cambiar las claves de todos los registros generados anteriormente;

únicamente se cambia y actualiza desde la fecha de cambio de clave.

El cambio y actualización de claves se da por:

Reemplazo permanente del personal clave de la división.

Reemplazo del GG de la empresa (cambio de todas las claves).

Reemplazo del Director de la división (cambio de todas las claves de la

división que corresponda)

Detección de algún tipo de intromisión voluntaria o involuntaria (se

requiere tratar como incidencia ver IM-MC-15.00 “Acciones correctivas”).

5.5.1.1 Control de hojas de cálculo

Las hojas de cálculo serán controladas a través de claves de protección de

acceso (contraseña cifrada) y si es necesario de protección contra modificaciones

tal como se especifica en el procedimiento operativo IM-OP-06 “Elaboración de

hojas de cálculo”.

5.5.2 Distribución y difusión de documentos internos


PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014


La distribución de documentos se la realizara utilizando los documentos que

fueron previamente sujetos de control; esta distribución se la realizará por medio

del Dropbox de cada uno de los miembros de la organización, vía e-mail o en

medio físico.

Los documentos originales y copias controladas se llevara registro de difusión y

distribución por medio de la “Lista de distribución/difusión de documentos” IM-F-

OP.01.04. Donde la difusión del documento consiste en la instrucción de la parte

interesada en el documento. La cual se evidenciara por medio del acuse de

recibido de la difusión del documento o a través de la firma del registro de

difusión.

Además este tipo de difusiones se las puede realizar como capacitaciones

internas cuya difusión de la registrará en el formato IM-F-OP.02.04 “Ficha de

capacitación interna”.


PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014


5.5.2.1. Distribución de documentos contratistas

Normalmente los documentos distribuidos a los contratistas se los realizará en la

etapa de planificación del proyecto enviando en formato digital o físico, los

documentos que sean necesarios para el buen hacer de su trabajo; la división de

gestión de calidad realizara esta actividad. La distribución y difusión de los

documentos seguirán los mismos lineamientos descritos anteriormente.

5.6. CONTROL DE CAMBIOS (ACTUALIZACIÓN) DE DOCUMENTOS

INTERNOS

Una vez que se actualicen los documentos, los que quedan fuera de uso serán

identificados como OBSOLETOS, a través de marca de agua en el documento

digital, y escrito en un lugar visible en el documento de soporte físico.

Los cambios de los documentos se los realizarán en el formato editable siguiendo

la siguiente secuencia:

1. Abrir el documento de Word editable.

2. Activar la función control de cambios.

3. Realizar los cambios pertinentes.

4. Guardar esta versión colocando en el nombre la palabra “control de

cambios” y el documento con marca de agua con la palabra “control de

cambios”.

5. Aprobar los cambios realizados y guardar el documento actualizando el

código de revisión y llenando el cuadro de control de cambios. Este

documento será el nuevo que entra en vigencia; mientras que el

documento establecido en la parte 4 solo permite identificar los cambios

realizados a la versión anterior.

Una vez que se realice un conjunto de cambios a un documento se establecerá

este como una nueva revisión actualizando la fecha de revisión del documento y


PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014


el número de revisión tanto en el documento como tal, en los documentos que se

hace referencia y en el nombre del documento en la nube virtual.

5.4.1. Control de cambios formatos

Los cambios realizados en los formatos serán descritos en el formato IM-F-

OP.01.09 el cual describe en que formato, qué cambio y porque se realizó el

cambio y la revisión; únicamente los cambios realizados a los formatos

correspondientes a planificaciones y cronogramas serán identificados en el

formato IM-F-OP.01.08, puesto que permite mejor seguimiento.

Una vez que se realice un conjunto de cambios a un formato se establecerá este

como una nueva revisión actualizando la fecha de revisión del formato y el

número de revisión tanto del formato como tal, en los documentos que se hace

referencia y en el nombre del formato en la nube virtual.

5.5. GESTIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Los documentos externos que INGEMAPRE emplee, tales como normas,

manuales, leyes, etc. serán controlados a través del formato IM-F-OP.01.05 “Lista

maestra de documentos externos”. El director de gestión de calidad debe realizar

semestralmente una verificación para comprobar la edición de cada documento

externo de acuerdo a la planificación del mantenimiento del SGC (IM-F-OP.01.07).

En caso de requerir serán almacenados en medio físico con la misma sistemática

descrita para los documentos internos, acápite 5.3.2.

Cuando los documentos externos sean suministrados por el cliente la división de

gestión de calidad revisara que la versión de estos documentos antes de la

ejecución de cada proyecto de modo que se utilicen las versiones vigentes, esta

confirmación de versión se la aceptará por medio del comunicado vía mail u otro


PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014


medio; opcionalmente los documentos serán aceptados como versión vigente

cuando sean entregados por el cliente como parte de la documentación para

ofertar.

Los documentos externos serán codificados de la siguiente manera:

IM-DE-XXXX-YY

IM Indica las siglas de INGEMAPRE S.A.

DE Indica que es un documento externo

XXX

XSe colocara el año de ingreso al sistema de calidad o de actualización del documento

YY Número de documento externo que es consecutivo empezando desde 01

Además serán distribuidos o difundidos al personal personalmente o vía correo

electrónico en el formato IM-F-OP.01.04 y serán almacenados en la nube

electrónica. Los documentos externos que salgan de circulación serán retirados

de la nube electrónica de documentos y se informara al personal vía mail de su

retiro.

Para mayor facilidad los documentos externos serán vinculados a su código en el

formato IM-F-OP.01.05 “Lista maestra de documentos externos”, al igual que se

indicara el vínculo de la página web en la cual se puede revisar su estado de

vigencia.

5.5.1. Documentos externos utilizados durante ejecución del proyecto

Los documentos externos utilizados durante la ejecución del proyecto serán

registrados en la lista de documentos por proyecto (IM-F-OP.01.11); serán

codificados acorde a lo descrito en el acápite 5.1.1.2 y gestionados conforme lo

descrito anteriormente.

5.6. RESPONSABILIDADES


PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014


Gestión de calidad: Velar por el cumplimiento de las directrices aquí

descritas en los ámbitos aplicables a la documentación del sistema de

gestión.

QA/QC: Ejecutar los lineamientos descritos en este procedimiento en lo

que respecta a la generación de documentos durante ejecución del

proyecto.

Contratista: Cumplir con los lineamientos descritos en este procedimiento.

6. FORMATOS

Portada del manual de calidad: IM-F-OP.01.01 Rv.00

Hoja de cuerpo del manual de calidad: IM-F-OP.01.02

Rv.00

Lista maestra de documentos internos: IM-F-OP.01.03

Rv.00

Lista de distribución/difusión de documentos: IM-F-OP.01.04

Rv.00

Lista maestra de documentos externos: IM-F-OP.01.05

Rv.00

Lomo de carpetas: IM-F-OP.01.06 Rv.00

Planificación del mantenimiento del SGC: IM-F-OP.01.07

Rv.00

Control de cambios en cronogramas y planificaciones: IM-F-OP.01.08

Rv.00

Control de cambios en formatos: IM-F-OP.01.09

Rv.00

Lista de claves: IM-F-OP.01.10 Rv.00

Lista de documentos por proyecto: IM-F-OP.01.11 Rv.00

Lista de claves por proyecto: IM-F-OP.01.12 Rv.00


PROCEDIMIENTO

OPERATIVO

CODIGO:

IM-OP-01.00

REVISIÓN:

00

FECHA: 28 / 07 / 2014


7. ANEXOS

No aplica.


im-op-01.00 gestión de documentos 28072014

Documents