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ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD VERSIÓN: 01

R\EUNION DE JUNTA DIRECTIVA ORDINARIA DEL 24 DE MARZO DE 2015. EMPRESA IBAGUEREÑA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO IBAL S.A E.S.P.

OFICIAL

ACTA No. 04

Fecha: Marzo 24 de 2015. Lugar: Sala de Juntas IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL Hora: 2:00 p.m.

ORDEN DEL DIA

1. Llamado a lista y verificación del Quórum.

2. Lectura, discusión y aprobación del orden del día.

3. Aprobación del acta No. 003 de la sesión ordinaria de Junta Directiva del 27 de Febrero del 2015, previa revisión por parte de cada uno de los miembros con la debida antelación, la cuales fueron enviadas vía correo electrónico.

4. Modificación Estatutos de la Empresa. Exposición a cargo del Dr. Ricardo Arroyo Navarro — Secretario General

5. Estado General de proyectos de infraestructura. Exposición a cargo del Ing. Carlos José Corral Albarello — Gerente

6. Avance Gestión Comercial. Exposición a cargo del Dr. Oscar Andrés Gutiérrez Ramírez — Jefe Grupo Servicio al Cliente.

7. Entrega Informe Rendición de Cuentas.

8. Proposiciones y varios

1. LLAMADO A LISTA Y VERIFICACIÓN DEL QUORUM

El Secretario General procede al llámado a lista, y respondieron los siguientes miembros de Junta Directiva de la empresa:

Miembros Princioalés

Dr. Luis H. Rodriguez Alcalde Municipal -Presidente Lic. Jaime Ávila Cortez Vocal de Control

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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

CÓDIGO: GJ-R-JD-036

FECHA VIGENCIA: 2010-01-21

VERSIÓN: 01

4.Modificación Estatutos de la Empresa. Exposición a cargo del Dr. Ricardo Arroyo Navarro — Secretario General

Manifiesta el Dr. Arroyo que prácticamente cuando se hizo la modificación de los estatutos se dio la posibilidad a la empresa de participar unos negocios comerciales, pero solo se amplió esto a las sociedades anónimas y a las sociedades Ltda, agregando que el IBAL en la última reforma estatutaria previó la posibilidad de formar parte de otras sociedades, sin embargo limitando a que fueran solo este tipo de sociedades. Agrega el Dr. Arroyo que hoy se está presentando el proyecto de acuerdo de modificación de estatutos a la junta directiva con el objeto de poderlo llevar a la Asamblea Ordinaria de Accionistas.

Esto es con el fin de darle la oportunidad a la entidad de que se amplíe en otros campos comerciales u otras actividades económicas como poder operar por decir algo un acueducto.

Pregunta el señor Alcalde que otra reforma tiene la empresa, ya que si se va a llevar a aprobación de la asamblea la modificación de los estatutos se podría a provechar para llevar otros temas.

Responde el Dr. Arroyo que él considera que se deben modificar los estatutos.en cuento a la composición accionaria y también otro punto fundamental es el de revisar el tema de los funcionarios de libre nombramiento y remoción que contemplan actualmente los estatutos, ya que en la empresa actualmente existen tan solo 10 funcionarias de libre nombramiento y remoción y 214 que son trabajadores oficiales, con el agravante que existen cargos de esos 214 que deben ser de libre nombramiento y remoción, ya que le parece imposible que el señor gerente no puede ejercer actuaciones sobre ellos por ejemplo con el Jefe del área de acueducto, jefe de alcantarillado, del director del área financiera, el contador de la empresa.

El señor Alcalde manifiesta que una cosa es que el gerente no pueda disponer del cargo y que no sea de confianza, pero el gerente es la autoridad ante todos los funcionarios de la empresa.

El Dr. Arroyo manifiesta que con esto se busca darle la facultad al señor gerente para que revise en su integridad los estatutos y pueda acceder a unas modificaciones.

El señor Alcalde indica que lo que se debe hacer es traer los diferentes puntos a modificar para poder dar las facultades al gerente para que los presente a aprobación a la Asamblea, ya que es el momento de realizar una revisión técnica, jurídica, administrativa que permita darle más garantías a la empresa en cuento a su administración.

El Dr. Gerson manifiesta que en una reunión ordinaria de junta directiva el mismo Alcalde autorizó conformar una comisión de revisión de los estatutos para que se presentara una propuesta a la junta directiva de las modificaciones que se fueran a efectuar.

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EMPRESA REASUMO& DE ACUEDUCTO E ALCANTARILLADO - ERAL S.A ES,P • OFICIAL





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El señor Alcalde manifiesta y reitera que se requiere de una especie de proyecto de los puntos a discutir, y que tengan los vistos buenos de los diferentes abogados externos, revisor fiscal, es decir de los diferentes funcionarios de la empresa que brinden la tranquilidad suficiente tanto interna como externamente.

El Dr. Arroyo manifiesta que le parece importante revisar estos tres puntos y darle la facultad al señor gerente para que exista una participación más abierta dentro de las sociedades con otros espacios de actividades comerciales. Propone al señor Alcalde sacar adelante esta autorización para presentarla a la asamblea y se dejan los temas de reforma accionaria y de personal para ser presentada en otra instancia ante la junta directiva con todo el sustento que el señor Alcalde solicita y con la viabilidad de una presentación con anterioridad.

Se somete a consideración de la junta directiva la autorización al Gerente de presentar la reforma de estatutos ante la asamblea no solo para este tema, si no para las demás reformas que sean necesarias, todo previa presentación a la junta directiva informando los avances y modificaciones a realizar, adicionalmente que se cree una comisión técnica —jurídica liderada por el secretario general con el apoyo de los abogados externos, revisor fiscal y todos aquellos funcionarios que deban intervenir en la discusión de una serie de reformas que deban presentarse ante la asamblea general: lo cual es APROBADO por unanimidad.

5. Estado General de proyectos de infraestructura. Exposición a cargo del lng. Carlos José Corral Albarello — Gerente

Tema APLAZADO.

6. Avance Gestión Comercial. Exposición a cargo del Dr. Oscar Andrés Gutiérrez Ramírez — Jefe Grupo Servicio al Cliente.

Dr. Oscar Gutiérrez — Jefe Grupo servicio al cliente. Informa el avance del contrato con proactiva que es el gestor que está manejando lo que es la facturación. Los avances a la fecha son de tres meses de ejecución. Proactiva debe entregar planes para atacar unos puntos específicos los cuales son:

Identificación para el Cambio de medidores para mejorar proceso de facturación Programa de pérdidas para detectar fugas en redes principales, con gas helio Inicio de revisiones internas donde se dan altos consumos, revisión de predios. Se empezó con el grupo de facturación de consumos. Los contratos de personal a término fijo se terminan el 30 de marzo (5 operarios y 3 analistas) personas que están reforzando al personal de planta el cual ha sido de gran ayuda para la empresa porque se agilizó el proceso que venía quedado, el Dr. Gutiérrez solicita

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que se continúe con el apoyo de este personal para seguir avanzando con el

proceso.

Agrega el Dr. Oscar que en este momento con este proceso se puede decir que se está en una etapa de transición, ya que en este momento se encuentra proactiva iniciando sus operaciones, están empezando a corregir errores y están empezando a hacer las cosas bien, pero esto no se da de un mes a otro esto es un proceso que puede llevar unos seis meses mientras entra el nuevo gestor y sobre todo el software que día a día nos está desarrollando las necesidades.

Pregunta el Lic. Ávila a que se refiere cuando habla de una nomina paralela con los contratos suscrito a termino fijo?.

Responde el Dr. Gutiérrez que ese es un concepto que hay aquí en la parte administrativa donde indican que no renovaran contratos porque indican que no se pueden porque esto sería una nómina paralela indicando que no sabe bajo a que normatívidad.

La Ing. Yamile pregunta el motivo llegaron las facturas tan bajas, no hay entrega efectiva de facturas, las dejan en las tiendas de los barrios y no se está haciendo entrega domiciliaria, no lo hacen a tiempo y por estar vencidas no las reciben en Gana Gana y los usuarios deben ir al PAS de la 15 y por eso es que se congestiona el punto de recaudo. Barrios Galán, comuna 12. Se hace un llamado para que proactiva mejore la entrega de facturación, ya que se están dejando las facturas en las tiendas de cada sector.

El Dr. Oscar responde que si le gustaría saber específicamente en que sector se está presentando esta situación, ya que como supervisor del contrato de proactiva la obligación seria oficiar poniendo en conocimiento este tipo de situaciones.

La señora Nidía Bustos solicita que proactiva rinda un informe de los correctivos que ha hecho frente a las falencias de entrega de facturas y errores de lectura en los consumos. Mejorar la atención en las cajas de recaudo y capacitar a los cajeros para que resuelvan inquietudes al usuario y mejorar el buen trato con los adultos mayores y en general con los clientes. Capacitación en relaciones humanas; agrega que se le debe hacer seguimiento al contrato de Proactiva.

Manifiesta el Dr. Arroyo que casualmente hoy en horas de la tarde junto con el gerente se ha citado a PROACTIVA, SOLIN a los supervisores e interventorias, con el objeto de entrar a precisar todas las responsabilidades ya que el IBAL no puede seguir respondiendo ya que han trascurrido 5 meses de implementación. Agrega que la tranquilidad que tiene como secretario general cuando se hicieron estos contratos es que no le preocupa que llegue algún ente de control a investigar estos contratos justificando

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que sí no se cuenta con estos contratos el proceso retrocederá casi que de inmediato y eso sería un gran problema para la empresa, ya que se contrataron para tenerlo como plan de contingencia para atender los más de dos mil PQR represados y evitar silencios administrativos positivos que si podrían acarrear sanciones de multa significativas para la empresa.

La ingeniera Yamile reitera el tema de capacitar a los funcionarios en servicio y atención al cliente.

Dr. Oscar Gutiérrez, manifiesta su preocupación ya que en el proceso de gestión comercial tiene solo un operario de planta para atender todas las visitas diarias que en promedio son de 20 a 30 diarias, situación que es imposible para este funcionario.

Dr. Arroyo, les brinda la tranquilidad a los miembros de junta directiva en cuanto a este tema de la contratación a término fijo, ya que lo ha defendido inclusive ante los entes de control como un plan de contingencia que tiene la empresa, indicando a su vez que aquí no hay nómina paralela y las personas que se han nombrado han sido de apoyo y justificando la necesidad.

El Dr. Oscar muestra su preocupación ya que necesita una cantidad mínima de personas para el efectivo funcionamiento del área comercial por ahora, más adelante se miraran las cargas, pero por ahora es necesario contar con este personal de apoyo.

El señor alcalde tiene cinco puntos en el cual solicita se rinda informe:

1. En que van las investigaciones disciplinarias, judiciales y administrativas contra presea o el proceso de liquidación

2. En qué va la revisión del catastro de usuarios 3. Como ha sido la respuesta de los usuarios con los puntos Gana Gana 4. Como ha mejorado el recaudo 5. Comparativo presea — proactiva

El Dr. Gutiérrez indica que en este momento proactiva esta de las 5 actividades ejerciendo solo 1 que es la facturación.

Indica el Dr. Arroyo, igualmente debido a una serie de inconsistencias, hoy se llevara a cabo la reunión que manifestó anteriormente.

Ing. Yamile, manifiesta que es conveniente informar a los usuarios el porqué de la facturación baja.

Señor Alcalde: manifiesta que no sabe cuántos usuarios están en esto, ojala se puedan identificar para enviar un oficio personalizado que indique que en estos momentos les

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OMISA IBADUEREÑA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO • 0411, 5,A 1-5.1. • OFICIAL





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está llegando una factura que no corresponde al consumo y por lo tanto se ha detectado un error que en su momento se corregirá el costo que de acuerdo con la norma la empresa tiene un término de 6 meses para cobrar.

Lic. Ávila le surge una duda, cuando termine el contrato y con esos más de 2.000 PQR que no se han contestado, el contratistas solo está atendiendo facturación de las 5 actividades o responsabilidades que tiene, entonces cual es la solución para esto.

Dr. Arroyo, responde que él se va a reunir con el área administrativa para definir la justificación del personal como periodo de contingencia.

Dr. Oscar, informa que respecto al contrato de Gana Gana ha sido muy bueno, porque antes con lo PAS el recaudo era de 2.600 a 3.000 millones y se recaudaba en los PAS el 100%, ahora quedan los PAS de la 15 y la Pola en estos PAS se está recaudando entre el 40 y el 50% es decir entre 1.100 y 1.200 millones y en Gana Gana lo restante que es entre 1.200 y 1.400 millones, la idea es dejar un término de 3 a 5 días para que la gente pueda cancelar vencido, lo que no se quiere es generar la cultura del no pago oportuno.

Señora Nidia indica que se debe seguir con la cultura del pago oportuno.

7. Entrega Informe Rendición de Cuentas.

Aplazado

8.Proposiciones y varios

Ing. Yamile, quiere saber si la tubería que se encuentra en el lote que está arrendado al IBAL ya se recogió o que pasó?.

Alcalde, manifiesta que ha dado puntuales instrucciones al gerente, para que agilice ese proceso so pena que en cualquier momento la procuraduría pueda tomar acciones y no quisiera que las tomara sin que la empresa hubiera hecho algo, agrega que le preocupa esa situación y reitera y comparte la inquietud de la vocal porque ya debería haberse hecho algo.

Dr. Arroyo: Manifiesta que ha estado en continua conversación con el jefe de acueducto, donde se han venido sacando estadísticas, inicialmente se había sacado un presupuesto del traslado o trasporte de cada tubo por valor de 800 mil pesos su traslado, así mismo se tomó el contrato suscrito con American Pipe y el Municipio para el traslado que hicieron de la tubería lográndose evidenciar que en una distancia de 200 Km como es de aqui a Bogotá se saco un promedio de 150 mil pesos tubo, la actuación inicial tomada es que no se hizo el contrato con el señor Laverde de 3 o 4 meses so pena de no extenderlo a todo un año y después si incurrir en algún detrimento.

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GRUPO CALIDAD

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Alcalde manifiesta que detrimento según la procuraduría el que está sucediendo actualmente por que los tubos aún permanecen en ese lote, y el día que la procuraduría actué y los tubos sigan allá, estaría la junta directiva, el gerente, secretario general incursos en un problema cuando se ha venido reiterando una y otra vez por lo que se deja constancia de esta situación advirtiendo que la procuraduría está tras esta situación por detrimento patrimonial por tener tubería en un lote en arrendamiento cuando se puede trasladar a un lote propio, y le parecen validas las inquietudes que tiene el IBAL y las estadísticas que se han sacado pero mientras pasa esto el proceso si avanza en la procuraduría por lo que deja constancia de esta situación.

Lic. Ávila indica que en la reunión pasada se dijo que se iban a reunir con los contratistas de Acualterno para buscarle una salida a la problemática, y no perder la plata que trasladará la Nación.

Dr. Arroyo, que en acta suscrita tanto por Acualtemo como por el IBAL quedó consignado que se tendría que acudir a un tribunal de 3 árbitros, los costos son aproximados entre 1200 o 1300 millones, indica el consorcio que ellos no se dan la pela de invertirle 700 millones de pesos más a ese proceso y lo otro indicaron fue acudir a la justicia ordinaria, dejando sin efecto el Tribunal de arbitramento y en la audiencia de conciliación mirar la posibilidad de una liquidación bilateral con un reconocimiento por desequilibrio en el contrato.

Señor alcalde manifiesta que es mejor esperar porque la procuraduría va a citar a todos, Ministerio, Fonade, IBAL, Municipio, contratistas, por lo tanto es mejor esperar y aún no tomar decisiones, dejando la constancia que no se avanza por que se está es espera de esta citación, por lo que el señor Alcalde solicita estar muy pendiente de este tema.

Ing. Núñez, manifiesta que el traslado de la tubería a los lotes de boquerón se está verificando el costo unitario por tubo ya que son 582, igual se le había solicitado al contratista que si se podría realizar la negociación del área de terreno donde se encuentra la tubería a lo que indicó que no que el vende es todas las hectáreas las cuales tendrían un costo de 500 millones y el traslado vale entre 300 y 400 millones de pesos.

Alcalde: manifiesta que él entiende todo estos, pero ya se lleva mucho tiempo en esto y la procuraduría esta por emitir una sancionar por no tomar medidas que disminuyan los costos, e insiste que no se puede esperar más para tomar una decisión respecto al tema, por lo que no se puede esperar a que llegue un pronunciamiento por parte del ente de control.

Dr. Arroyo, indica que lo que se puede es realizar el avalúo y mirar la posibilidad de compra.

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GRUPO CALIDAD

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VERSIÓN: 01

RICARDO ARROYO NAVAR Secretario

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Lic. Ávila manifiesta que como miembro de junta directa se ha venido insistiendo desde hace mucho tiempo en resolver el tema de la tubería para no seguir incurriendo en detrimento por pago de los cánones de arrendamiento.

Lic. Ávila, por otra parte indica que en el barrio calucaima va a instaurar una demanda en contra del IBAL por negar la instalación del servicio de acueducto y alcantarillado cuando ya cuenta con la legalización del Barrio.

Ya se hizo una visita en Calucaima manifiesta la Ing. Letty. Y efectivamente está legalizado.

Lic Avila indica que la presidenta del barrio chico Marleny Sánchez ha venido insistiendo en la reposición del alcantarillado, ya que desde octubre del año pasado inició esa obra y a la fecha no ha pasado nada, esto es para que se pueda pavimentar el sector intervenido, por lo que solicita mayor atención a esta solicitud.

Ing. Yamile: solicita que el gerente en la próxima reunión ordinaria informe sobre la depuración de estados financieros y castigo de cartera y presente el informe sobre el Coiba de Picaleña.

ing. Yamile, solícita se informe si dentro de las cuentas referentes a subsidios ya fueron canceladas por parte de la administración municipal.

Ing. Yamile insiste sobre el curso de relaciones humanes y servicio al cliente

Ing. Yamile informar que hay un daño de alcantarillado en la manzana 6 casa 19 barrio murillo toro el cual está ocasionando molestias en la comunidad puesto que están aflorando residuos sobre la vía que generan malos olores lo cual puede ocasionar epidemias a la comunidad, solicitando de esta manera al área de alcantarillado realice el respectivo arreglo.

Agotado el orden del día se da por termina la sesión de junta directiva ordinaria siendo las 4:40 pm.

Y se firma para constancia;

LUIS H ODRIGUEZ RAM1R Presidente

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