HOJA DE CÁLCULO: MICROSOFT EXCELPor: José De Ávila

Microsoft ha desarrollado una hoja electrónica potente y de gran eficiencia para el uso de aplicaciones financieras, contables, administrativas o simplemente para la utilización particular. Excel es una hoja electrónica de 16384 filas, 256 columnas y 16 hojas, es decir. Trabaja en tres dimensiones.

Excel cuenta además con un manejador de gráficos, muy útil por ejemplo, para informes estadísticos. Contiene efectos de tipo de letra y presentación, estas ventajas se dan en el ambiente Windows.

Excel trabaja con el concepto de libro, es decir un archivo que consta de 16 hojas, 16384 filas y 256 columnas y el usuario puede manejar la información en cualquier hoja del libro, en unas cuantas o en todas. La información puede ser mensual, semestral, semanal, o diferente en cada hoja.

No se necesita ser un experto en finanzas para poder usar Excel, puede ser cualquier persona que tenga las competencias básicas en Matemáticas, Contabilidad, Finanzas e Informática quien utilice esta poderosa herramienta.

En Excel podemos realizar listado de estudiantes, sus pagos mensuales, el pago de la nómina del colegio, la tabulación de un instrumento de recolección de datos, la graficación de los resultados.

Como dijimos Excel es una aplicación compuesta por un libro que tiene un grupo de hojas que está compuesto por filas y columnas. Pero...

¿Qué es Fila?Una fila es cada una de las disposiciones horizontales dentro de la matriz. Excel dispone en la hoja electrónica de 16384 filas, que se identifican con números consecutivos a partir de la fila 1.

¿Qué es una Columna?Una columna es cada una de las disposiciones verticales dentro de la hoja. Excel cuenta con 256 columnas identificadas con las letras del alfabeto, al llegar a la columna Z la siguiente columna se identificará con AA y así sucesivamente hasta llegar a la columna IV.

¿Qué es una Matriz?Una matriz es un arreglo de filas y columnas.

¿Qué es una Celda activa?La celda activa es aquella sobre la cual se encuentra el cursor, se realiza una acción o efectúa un comando.

¿Qué es un Rango?Un rango es un conjunto de celdas que se seleccionan para algo específico. Un rango puede ser un conjunto de celdas en vertical sobre la misma columna; un conjunto de celdas en horizontal sobre la misma fila; o un conjunto de celdas de filas y columnas en forma de matriz.

¿Qué es el apuntador?

El apuntador es la flecha o cruz que aparece en la pantalla, con él y mediante el uso del mouse, se puede ingresar a menús, celdas o partes de la hoja.

Entonces recordemos que Microsoft Excel es una completa hoja de cálculos con características que facilitan la manipulación de datos, posee opciones funcionales que permiten trabajar con mayor eficiencia y obtener resultados de calidad. La herramienta integra bases de datos, funciones de uso general y poderosos mecanismos para la construcción de gráficos de tipo estadísticos de alta precisión.

¿Cómo entrar en Excel?Al igual que en Word se utiliza las llamadas barras de herramientas para una mayor rapidez a la hora de seleccionar comandos.

La pantalla de Excel

Barra de menús Barra de herramientas Estándar Cuadro Nombre donde aparece la Celda activa

Barra de fórmulas

Celda activa

Títulos de columnas y de filas

Barra de desplazamiento vertical Hojas que conforman el libro

Barra de desplazamiento horizontal

La figura de arriba muestra una de cálculo típica. La hoja de cálculo esta constituida por celdas. El nombre de cada celda esta compuesto por la letra de la columna y el número de la fila en la que aparece ubicada. Por ejemplo, el nombre de la celda marcada como activa en la figura de la pantalla es G3, porque se encuentra ubicada en la columna G y en la tercera fila.

La celda activa presentara un punto importante en su esquina inferior izquierda llamado controlador de relleno.

Controlador de relleno de la celda activa

Para ubicarse en una celda, solo coloca el cursor en la celda deseada y haz un clic con el ratón.

Utilice las teclas de flechas: para desplazarse hacia otras celdas.

Almacenar datos en una hoja de cálculoPuedes introducir texto, números, y formulas en cualquier celda de una hoja. Selecciona simplemente una celda haciendo clic sobre esta e introduce el dato deseado.

lleva el cursor a la celda A5 y escriba Bombones kandy. Pulse enter.Ubica el cursor en la celda B5 y digite 500 con el teclado numérico.Pulsa enter.Coloca el cursor en la celda C5 y digite 700. Pulse enter.

Sigue introduciendo los datos como aparece en la figura de abajo.

Controlador de relleno

Si te equivoca y deseas modificar el contenido de una celda, haz doble clic sobre esta y realiza el cambio.

Para cancelar una entrada presiona la tecla ESCAPE .Si quieres borrar el contenido de una celda selecciónala y luego presiona la tecla SUPRIMIR o DELETE..

Para introducir un conjunto de serie de datos como los meses del año o los días de la semana, escribe el primer elemento de la serie y después arrastra el controlador de relleno de la celda activa para llenar su serie rápidamente.

Ejemplo:- Escribe en la celda B4 enero.- Pulsa enter.- Ubica el cursor en el controlador de relleno de la celda B4 hasta que el puntero parezca un signo más grueso (+).- Arrastra el controlador de relleno hasta la celda E4.

Seleccionar rangos, filas y columnasPara realizar acciones como cambiar el formato, borrar, etc previamente debemos seleccionar los datos. Para ello observa las siguientes indicaciones:

Para seleccionar un rango de celdas arrastra el ratón hasta la posición deseada.

Para seleccionar varias celdas que se hallen en diferentes partes de la hoja arrastra el ratón sobre el primer grupo de datos y luego manteniendo oprimida la tecla CONTROL selecciona y arrastra sobre las otras. Para seleccionar una columna haz clic en el encabezado correspondiente a la misma.

Para seleccionar una fila haz clic en el encabezado correspondiente a la misma.

Mover rango de celdas.

Selecciona las celdas que deseas mover. Apunta al borde de la sección.

Arrastra y coloca las celdas en su nueva ubicación.

Operaciones aritméticas con Excel.Para realizar operaciones con números. Coloca el cursor en una celda cualquiera, digamos en C2 y teclee 5+8 , lo que aparecerá en esa celda es exactamente la operación indicada. Para que Excel

calcule la operación habrá siempre que anteponer al primer carácter el signo =.

Ahora teclea en otras celdas diferentes:

=5*8=29-12=18/2=17+5-4

Al terminar de escribir la operación deseada oprime ENTER.

Aparecerán en las celdas 40, 17, 9, 18 respectivamente.

Formulas Generales:Coloca el cursor sobre una celda, por ejemplo A5, e introduce un número.

Coloque el cursor en otra celda, por ejemplo en A6, e introduce otro número.

Lleva ahora el cursor en otra celda, por ejemplo C3, e introduce una formula :=A5+A6.

¿Qué observas?

Cambia los valores de las celdas A5 y A6 respectivamente. ¿Qué sucede ahora?

Introducción a las funciones con Excel.Excel proporciona varias funciones integradas que automatizan tareas que de otro modo le llevarían mucho tiempo. Por ejemplo, existe una función que calcula los pagos mensuales de cupones (letras) hasta el vencimiento; otra función devuelve el número de combinaciones para cierto número de objetos. Otras funciones hacen tareas de ingeniería y estadística. También existe el asistente para funciones, que le ayuda a manejar todos los detalles. Analicemos la función Suma la cual se puede localizar en el botón autosuma en la barra de herramientas estándar.

Supón que deseas sumar la primera columna de números de la figura siguiente. Puedes teclear la ecuación =A4+A3+A2+A1.

Las funciones facilitan las tareas laboriosas como sumar filas o columnas de números

BOTON AUTOSUMA

Como puedes ver en la columna B de la figura, la función SUMA es una mejor forma de obtener el resultado. Cuando realices esta pantalla te debes ubicar en B5 y hacer clic en botón Autosuma, el cual hace que Excel introduzca el nombre de la función (SUMA) en la barra de fórmulas y propone argumentos para la función (En este caso, C1:C4).

Asistente para funciones con Excel. El asistente para funciones facilita el uso de funciones, valga la

redundancia. Te guía por los pasos necesarios, te muestra los resultados mientras trabaja e incluso te proporciona ejemplos. Para usarlo:

Activa la celda donde desea poner la función. Si deseas escribir tu propia formula antes de insertar la función,

tecléala, deteniéndote en donde deseas insertar la función. Haz clic en el botón asistente para funciones en la barra de

herramientas estándar o selecciona insertar función. Aparece la ventana asistente para funciones paso 1 de 2. El asistente lista funciones dentro de cada uno de las categorías de funciones (bases de datos, fecha y hora, etc.). Además, veras las opciones usadas recientemente y todas. Elige una categoría de la lista de la izquierda y luego desplázate por la de la derecha para localizar la función deseada.

Haz clic para seleccionarla. Tu nombre se pega en la barra de formulas y, junto con tus argumentos, se describe cerca de la esquina inferior izquierda del cuadro de dialogo.

Lee la descripción del asistente para estar seguro de que se trata de la función que deseas.

Haz clic en el botón siguiente. Aquí ve una lista de argumentos requeridos (indispensables) y, posiblemente, opcionales (y etiquetados como tales). Los argumentos se explican en pantalla y el botón ayuda brinda ejemplos de la vida real.

Puedes teclear directamente en cuadros de texto del asistente o usar el ratón para apuntar a celdas que tienen los datos que desea emplear como argumentos.

Mientras trabajas, el asistente te muestra el resultado de tus cálculos en el área valor en la esquina superior derecha del cuadro de dialogo.

Haz clic en terminar cuando completes la fórmula como puedes ver en la figura siguiente cuando haces clic en terminar el asistente pega la función en la celda activa y despliega hay el resultado. En la barra de formulas, ve la fórmula.

Celda con los argumentos Una fórmula con una función y su argumento.

Celda con la formula y la respuesta.

Crear gráficos con Excel…Parte 1Comienza por crear una hoja de trabajo con los datos que deseas graficar como en la figura de abajo.

Las celdas A4 hasta D7 contienen los datos y etiquetas necesarias para un Gráfico Multiseries.

Selecciona los datos que deseas incluir en el gráfico (es más fácil si arrastra para seleccionar las celdas relevantes). No incluyas totales ni columnas o filas vacías.

Haz clic en el botón asistente para gráficos (admírelo al lado). Llevamos el cursor al lugar donde queremos la grafica con un clic.

Hacer un clic en el botón Siguiente. Seleccionamos un formato para gráfica (Por ejemplo, una gráfica de

columnas. Clic en el botón siguiente. Seleccionamos una opción, por ejemplo Series en Filas. Clic en el siguiente botón Siguiente).

Indicamos en cual columna contiene los valores para las abscisas. Asignamos un nombre a la gráfica y nombramos los ejes coordenados

(optativo) y seleccionamos la opción Terminar.

Crear gráficos con Excel…Parte 2Deberá resultar una pantalla como la siguiente:

Controladores de tamaño.Para redimensionar el tamaño del grafico:

Haz clic en cualquier parte del grafico para seleccionarlo. Arrastra los controladores de tamaño.

Para cambiar el tipo de grafico: Haz clic con en botón derecho del ratón sobre el grafico. Aparece un menú contextual en el que deberá escoger la opción

Tipo de Grafico.

Arreglar el aspecto de una hoja de cálculo…Parte 1

Copiar celdas:1. Selecciona las celdas que desea copiar.2. Usa el comando copiar del menú edición u oprima CONTROL+C (así

remplazas el contenido del porta papeles ).3. Activa la primera celda en el área donde planea pegar la copia.

4. Asegúrate de que la copia no sustituya datos de celdas importantes.5. Oprima ENTER .6. Verifica el correcto funcionamiento de formulas y referencias.

Clasifique elementos de una hoja de cálculo:1. Selecciona una celda del rango que desea clasificar.2. Elige Ordenar del menú Datos.3. Especifique una o más filas o columnas para aplicar los criterios de

clasificación.4. Especifique un criterio de clasificación, ascendente o descendente.5. Haz clic en aceptar.

Inserte Filas:1. Haz clic en la fila debajo de donde necesita agregar filas nuevas.2. Selecciona Fila del menú Insertar.3. La fila queda insertada y las demás se desplazan hacia abajo y

quedan con otro número.4. Verifica problemas de referencias y fórmulas.

Insertar Columnas:1. Haz clic para seleccionar la columna donde desea insertar una

columna en blanco.2. Selecciona Columnas del menú Insertar.3. Las columnas quedan insertadas y las demás se desplazan hacia la

derecha con una nueva seriación de letras.4. Revisa que no haya problemas de referencia ni formulas.

Cambia el ancho de columnas: Haz doble clic en una de las líneas que separan los encabezados de

columnas. O puedes seleccionar una o más columnas y elegir Formato,

Columna, Ajustar a la selección. Alternativamente puedes arrastrar columnas a nuevos anchos con

línea que separan las etiquetas de columnas. Para especificar un ancho de columna por un número de caracteres,

selecciona la columna y haz clic con el botón secundario del ratón, después selecciona el comando columna y ancho. Escribe la cantidad de caracteres deseados y haz clic en aceptar.

Cambia la altura de las filas:1. Las filas se ajustan de modo automático para adecuarse a la entrada

más alta.2. Puedes arrastrar filas a una altura nueva con las líneas que separan

los números de las filas.

Oculte y muestre filas o columnas: Selecciona la fila o columna que va a ocultar.

En el menú formato, selecciona Fila, Ocultar para filas, o Columna, Ocultar para columnas.

Las filas o columnas desaparecen y la numeración o los rótulos de columnas no quedan consecutivos.

Para mostrarlas selecciona las filas arriba y debajo de las filas ocultas, o las columnas a la derecha e izquierda de las columnas ocultas y después elige Formato, Fila, Mostrar o Formato, Columna, Mostrar.

Arreglar el aspecto de una hoja de cálculo…Parte 2

De formato Automático:1. Selecciona las celdas a las que desea dar formato.2. Selecciona Autoformato del menú Formato.3. Haz clic en los varios nombres de estilo de formato de tablas para ver

una muestra de las opciones de formato automático.4. Usa el botón Opciones para desplegar opciones de formato.5. Haz clic en aceptar.

Cambia la apariencia de los números:1. Selecciona las celdas que contengan los números a los que desea dar

otro formato.2. usa los botones de formatos de números de la barras de

herramientas formato o haz clic en el botón secundario del ratón y selecciona formato de celdas para abrir el cuadro de dialogo formatos celdas.

Añada líneas y bordes:1. Selecciona las celdas que desea embellecer 2. Haz clic en la flecha del botón paleta portátil bordes de la barra de

herramientas formato para desplegar una lista de opciones de líneas y bordes.

3. Haz clic en la opción deseada.4. Haz clic otra vez en el botón paleta portátil bordes para agregar o

cambiar la apariencia.

Cambia colores y sombras:1. Para cambiar el color del texto selecciona las celdas que contienen el

texto que desea colorear.2. Haz clic en la flecha del botón paleta portátil color de fuente en la

barra de herramientas formato.3. Haz clic en el color deseado de la paleta desplegada para rellenar

celdas de un color o escala de gris diferente, repita los pasos 1 al 3 usando el botón paleta portátil

Ayuda en la hoja de cálculoInicia la ayuda en línea seleccionando Temas de Ayuda de Microsoft Excel del menú de Ayuda (?) u oprime F1 en la ventana de Excel activa.

USE LA FICHA CONTENIDO DE LA AYUDA:1. Haz clic en la ficha

contenido para traerla al frente.

2. Haz doble clic en un libro3. Haz doble clic en las páginas

cuando las vea4. Oprime ESCAPE para cerrar

la ventana de Ayuda.

USA LA FICHA INDICE DE LA AYUDA:1. Haz clic en la ficha índice

para traerla al frente.2. Teclea las palabras de

interés 3. Haz doble clic en un tema de

la lista resultante 4. oprime ESCAPE para cerrar

la ventana de ayuda.

Vista preliminar de la hoja e impresión de la misma.Para ver la hoja tal y como se imprimirá, haz clic en el botón vista preliminar. Para imprimir sin realizar una vista previa, haz clic en el botón imprimir.Haz clic aquí para acercar

Si no tiene que realizar ningún cambio, haz clic aquí para imprimir

Para volver a la vista normal, haz clic aquí.

Para ajustar el diseño de página, haz clic aquí.

Botón imprimir botón vista preliminarTALLER. Uso de la funciones en Matemática financieraSi tomas un préstamo por $1000000, a 6 meses de plazo, con un interés del 30% anual capitalizable mensualmente.Halla para cada mes:1. La cuota mensual, a pagar.2. Los intereses a pagar en cada mes.3. El abono a capital en cada mes.4. Los saldos por pagar en cada mes, después de hacer el pago de la

cuota.

Elabora los títulos que aparecen en la pantalla de abajo. A partir de A4, escriba el número del mes desde 0 hasta 6. En E4 escriba: 1000000 (es el valor inicial del préstamo o capital).En B5 escribe la formula para hallar los intereses a pagar el primer mes:=E4*0.30/12 . Es decir, 1000000 por la doceava parte del 30% anual, igual a 2.5% mensual.En C5 escribe la fórmula para hallar el pago o cuota mensual:=-PAGO(0.3/12,6,1000000). Donde el primer argumento es la tasa de interés dividida entre 12, el segundo argumento es el número de pagos 6, y el tercer argumento es 1000000.En D5 escriba la formula:=C5-B5. Que es la cuota pagada menos los intereses, para lograr la cantidad abonada a capital.En E5 escriba la formula:=E4-D5. Representa el último saldo a pagar menos abono a capital para hallar el nuevo saldo a pagar, después del pago de la cuota mensual).Copia cada una de las formula hacia abajo arrastrando el controlador de relleno hasta la fila 6 de las columnas B,C,D,E respectivamente.Si el saldo a pagar en el último mes es igual a cero, tu ejercicio esta correcto. De lo contrario revísalo paso a paso.

TALLER: Análisis de gráfica en Física.La siguiente ecuación corresponde al recorrido de una pelota que es lanzada hacia arriba. El punto donde la gráfica intercepta al eje vertical corresponde a la altura desde la que se lanzo la pelota.

Y=-0.5T2+3T+1.51. Construye en Excel la gráfica de la ecuación anterior. Utiliza para la

escala solo 7 segundos en el eje X o T en este caso.2. Usa la información que da la gráfica para contestar las siguientes

preguntas. ¿Qué forma tiene la gráfica de la pelota que es lanzada hacia arriba? ¿A qué crees que se deba que la grafica tenga esa forma? Desde qué altura se lanzo la pelota.

Cuál fue la altura máxima que alcanzo la pelota. En cuánto tiempo alcanzó la pelota su altura máxima. Cuánto tiempo se mantuvo en el aire la pelota Qué altura había alcanzado la pelota después de dos segundos Qué altura había alcanzado la pelota después de 10 segundos.

TALLER: Excel en la clase de Ciencias.En esta actividad se llevarás un registro de lo que se comes en un periodo de cinco días, y luego se compara tu dieta con la dieta recomendada por el departamento de salud de tu región. En el rango de celdas que va desde B2 hasta F7 registra las porciones de los grupos de alimentos que haz consumido en los últimos 5 días.

En la columna H comenzando en la celda H2, registra la cantidad mínima de porciones por cada grupo de alimentos recomendado.Para calcular el numero de porciones promedio del primer grupo de alimentos para los 5 días digite =PROMEDIO(B2:F2) en la celda G2. Luego copie la fórmula en la misma columna hasta la fila 7 .Crea un gráfico circular que muestre el número promedio de porciones para cada grupo de alimentos en su dieta en un periodo de cinco días. Resalte B2:F7 , selecciona gráfico del menú Insertar y avanza paso a paso por el asistente para gráficos para crear un gráfico circular.

TALLER EN GRUPO

o Describan cuatro características de Excel que crean como ventaja para su trabajo, explicando por qué.

o Enumeren las diferentes formas en que se puede entrar a esta herramienta de calculo.

o Escriban qué opciones aparecen en los siguientes menús:o Archivo

o Edicióno Vero Insertaro Formatoo Herramientao Datoso Ventana

o Realicen una encuesta sencilla en su comunidad educativa, tabúlenla e introducen los resultados en una hoja de calculo.

o Organicen una tabla en la que ingresen los datoso Totalicen los puntos obtenidos.o A partir de los resultados, utilícenlos para realizar graficas de

ellos.o Analicen los resultados y realicen un informe en Word.o Impriman los resultados y la s graficas.o Guarden en archivos que puedan usar para realizar una

presentación para exponer los hallazgos.