HiveminderCómo usar un Gestor de Tareas

¿Serías capaz de recordar algo?

Con este desorden...

Hiveminder: Tu Gestor de tareas

Definiciones: ¿Que es una tarea? Según la RAE, una tarea es un "trabajo que debe hacerse en un tiempo limitado".  Podemos dividir nuestras tareas en diferentes ámbitos o áreas. Con esto conseguimos estructurar todas las labores que realizamos a lo largo del día. 

¿Que es un Gestor de tareas? Es aquella herramienta que nos ayuda a gestionar (crear, modificar, compartir, eliminar...) las diferentes tareas que nos van surgiendo cada día. 

¿Que es Hiveminder.com? Es una aplicación de Cloud (en la nube) que nos permite gestionar nuestras tareas (ya sean personales o profesionales).

Caso práctico:7:00 h. Te levantas, un lunes cualquiera para ir al trabajo.7:15 h. Tu mujer te recuerda (mientras desayunas) que a las 16:00 te toca a ti ir a recoger a los niños y luego te tienes que pasar por la tintorería a recoger tu traje.7:30 h. Te montas en el coche dirección al trabajo, te llama tu mujer por teléfono para recodarte, que hoy es lunes y los niños tienen que ir a entrenar. Que a las 17:30 tienen que estar en el polideportivo.8:00 h. Llegas al trabajo, y nada más sentarte llega tu jefe y te empieza a hablar sobre un nuevo proyecto que ha surgido y necesita que le busques información relativa para redactar una oferta.8:12 h. En cuanto se va tu jefe, llega tu compañero para recordarte que habíais quedado esa tarde para jugar al pádel, a las 19:00.8:25 h. Te llama un cliente enfurecido, porque debería de haber resuelto una consulta el pasado viernes, y se te olvidó y te pones con eso inmediatamente.8:40 h. Te llama otro cliente, de otro proyecto para recordarte que hoy teníais reunión a las 12:00 en el edificio que se encuentra a dos manzanas del tuyo.8:45 h. Nada más colgar, te suena de nuevo el teléfono, otro compañero de otro proyecto, te pide ayuda para una labor que está realizando, por supuesto lo atiendes y luego sigues con tu tarea.9:20 h. Te llama otro cliente, del mismo proyecto que el primero que te llamó, para indicarte que tienen un problema y te piden ayuda, no puedes solucionarlo, pero le dices que buscaras información y que luego los llama.9:35 h. Llega otro jefe, y te retiene una hora para hablar de una oferta nueva, que ha llegado y que necesitan que los asesores.10:45 h. No tienes ni idea de por donde estabas en cada proyecto ni las cosas que tenías que hacer hoy.

Solución 1. Tener a mano un Horario Actualizado y una gran cantidad de posits. Con el pequeño inconveniente de que llevar al día un horario actualizado es una tarea de titanes, la cuál recomendaría a personas con mucho tiempo libre.

2. Usar Hiveminder.com

Ventajas e inconvenientes de usar Hiveminder.com

Ventajas:

1. Es Gratis.2. Es Cloud, se trata de un servicio web.3. Es fácil de utilizar.4. Se estructura en Colas de tareas o Grupos.5. Permite compartir tareas.6. Existe aplicaciones móviles (iPhone, iPad, Table y Android).7. Las tareas se catalogan en Etiquetas o tags.

Inconvenientes:

1. Está en Inglés.

¿Cómo funciona?Ya sabemos que nos proporciona Hiveminder.com, pues bien, pasemos a averiguar cómo funciona y cuales son sus características.

Una vez registrados (rellenando este formulario) accedemos a la aplicación introduciendo nuestros datos aquí hiveminder.com:

Una vez hallamos accedido a hiveminder nos hallamos en nuestro Dashboard: Desde esta pantalla, podremos crear las Colas de tareas (Groups) y nuestras Tareas (Task). Aunque a primera vista parece un poco complejo, no lo es. Lo demostraré a continuación.

1º Dar de alta Colas de tareas¿Que son las Colas de tareas? Son un mecanismo de gestión de tareas (task). Dentro de estas colas, las tareas se clasifican según dos criterios: Fecha de finalización de la tarea. Prioridad de la tarea.

¿Para qué usar colas de tareas? Por su definición, ayudan a gestionar las tareas. De una forma rápida podemos observar las tareas creadas para un proyecto en concreto, un negocio en particular o una persona específica (incluso nuestras tareas personales). Se recomienda encarecidamente el uso de Colas de tareas para poder obtener una optimización del Gestor. ¿Como dar de alta una nueva cola? Sencillo: Groups -> New Groups. Por defecto aparece creada la cola Personal, pero nosotros podemos crear las que queramos. Solo nos piden un Nombre (Name) y una Descripción (Description).

2º Dar de alta tareas (task)Es realmente fácil y rápido gestionar tareas. Para dar de alta una tarea, le damos al botón more de nuestro dashboad (junto al botón create situado en el campo de nueva tarea): Desde aquí podemos añadir una nueva tarea incluyendo un titulo, unas etiquetas (esto es importantísimo, tenemos que etiquetar todas nuestras tareas para optimizar nuestro gestor), una prioridad, dos fechas (la de inicio viene rellena), una nota (Opcional), seleccionar el grupo (cola de tarea) al que pertenece esta tarea y elegir el propietario de la misma (por defecto el que la crea).

3º Compartir Colas de tareasLas tareas no tienen porque ser personales, pueden ser en equipo: Por ejemplo si tiene a su cargo a 5 personas, puede crear una cola de tarea para cada persona. Posteriormente, a cada persona se le adjuntará las tareas. Para hacer esto vallase al menú Groups -> Eliga la cola a compartir y a continuación seleccione la pestaña Manage (Administrar).

Buscamos el apartado "Invited somebody into this group", y rellenamos los campos e-mail y role (puede ser miembro, invitado: ideal para clientes, y organizador). Si está registrado en Hiveminder, le aparecerá una invitación, en caso contrario se le indicará como darse de alta. Con estos pasos, habremos compartido una cola de tareas. Este paso solo se realiza una vez.

4º asignar tareasPara asignar tareas es: Irse al menú superior, Groups -> Seleccionar la cola. Seleccionar la tarea que ya hayamos creado y cambiar el propietario (Owner) de la misma, asignándoselo a la persona que queramos adjuntar, de la misma cola (a excepción del rol guest o invitado). * Una limitación de esta herramienta, es que una tarea solo puede tener un propietario.

Una vez hecho esto, desaparecerá la tarea del apartado "My task", y aparecerá en al apartado "Everybody else's tasks", desde donde podremos levar un seguimiento de las tareas asignadas por nosotros a otras personas.

Escalabilidad de la aplicaciónAhora que ya conocemos la aplicación, es hora de preguntarnos, ¿Que puede hacer la aplicación por mí? Me gustaría que conociera algunos detalles de la aplicación: Las tareas se pueden comentar (es decir, varias personas que tengan acceso a esa tarea pueden dejar comentarios, sean propietarios o invitados o organizadores). Las posibilidad de crear y asignar tareas desde cualquier lugar (con su aplicaciones móviles para Android, iPhone y iPad o desde la web).

La potencia de esta aplicación radica en el nivel de estructuración de tareas que usted sea capaz de alcanzar.

Bibliografía y soporte

Blog del Autor: www.webdejavi.es Ayuda de Hiveminder Última actualización, Abril de 2012. Derechos de @copyrigth reservados, @javiprada1