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GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONPES

Departamento Nacional de Planeación Bogotá, 2008

FECHA:19-08-2008 VERSION: 33


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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL PROCESO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONPES 1. METODOLOGÍA DE MARCO LÓGICO (MML) ADAPTADA AL PROCESO DE

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONPES 2. IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE FORMULAR UN DOCUMENTO CONPES 3. PROCESO

ACTIVIDAD 1: Emitir concepto técnico ACTIVIDAD 2: Definir el grupo de trabajo que desarrollará el Documento

ACTIVIDAD 3: Elaborar diagnóstico de involucrados

ACTIVIDAD 4: Definir el cronograma y solicitar autorización para iniciar la elaboración del Documento ACTIVIDAD 5: Viabilizar solicitud de Inicio para la elaboración del Documento Conpes ACTIVIDAD 6: Incluir la iniciativa en el listado de Documentos Conpes programados ACTIVIDAD 7: Analizar la Problemática ACTIVIDAD 8: Establecer los Objetivos

ACTIVIDAD 9: Identificar las Alternativas Posibles de Solución ACTIVIDAD 10: Definir las alternativas optimas de solución ACTIVIDAD 11: Diligenciar las matrices de Productos y Actividades: ACTIVIDAD 12: Diligenciar las matrices de Recomendaciones y Tareas

ACTIVIDAD 13: Validar la Versión Final de las Matrices



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ACTIVIDAD 14: Validar la Versión Final de las Matrices ACTIVIDAD 15: Redactar la totalidad del borrador del Documento Conpes

ACTIVIDAD 16: Revisar el contenido técnico, presupuestal y jurídico del Documento ACTIVIDAD 17: Concertar el Documento con los titulares de los ministerios y entidades involucradas ACTIVIDAD 18: Presentar el Documento al Pre-CONPES ACTIVIDAD 19: Presentar el Documento al CONPES

ACTIVIDAD 20: Incluir en el Documento los comentarios y recomendaciones del CONPES ACTIVIDAD 21: Asignar el número al Documento

ACTIVIDAD 22: Diligenciar la Hoja Introductoria ACTIVIDAD 23: Publicar el Documento en la pagina Web del DNP

BIBLIOGRAFÍA



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INTRODUCCIÓN Esta guía describe la manera de desarrollar el proceso de elaboración de Documentos Conpes al interior del Departamento Nacional de Planeación (DNP). En su contenido se contemplan una serie de ACTIVIDADES que van desde la identificación de la necesidad de elaborar el Documento, hasta la publicación del texto aprobado, pasando por el proceso en el que se determina la problemática a la que se quiere dar solución, los objetivos que se persiguen y la definición de un plan de acción para el logro de lo propuesto. El objetivo que persigue esta guía es proveer a quienes comparten la responsabilidad de elaborar los Documentos Conpes, de herramientas claras que permitan el desarrollo de textos con un alto estándar técnico y una estructura definida, cuyo contenido tenga la suficiente información para que las políticas formuladas sean susceptibles de ser medidas y evaluadas. De esta manera, se espera que mediante la ejecución consecutiva de las ACTIVIDADES descritas en este Documento se logre definir un conjunto de acciones concretas, concertadas entre los distintos estamentos gubernamentales, orientadas hacia el logro de objetivos de política completamente delimitados. Esta guía se divide en tres partes. La primera, presenta las ACTIVIDADES preliminares que se requieren para la elaboración del Documento. La segunda, muestra la metodología a aplicar durante el proceso, mientras que la tercera presenta los procedimientos a seguir una vez se ha logrado consolidar un borrador final del Documento de política. Al interior de la distribución anotada, el tema es desarrollado de manera explicativa por actividades consecutivas, ordenadas de manera tal que su desarrollo garantiza la obtención del texto el cual contiene la política propuesta.



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DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL PROCESO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONPES

Actividad 3Elaborar diagnóstico de Involucrados

Actividad 4Definir el cronograma y solicitar autorización para iniciar la elaboración del documento

Surge la necesidad de formular un documento Conpes

Inicio del proceso

Actividad 2Definir el grupo de trabajo que desarrollará el documento

Actividad 1Emitir concepto técnico



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Actividad 5Viabilizar solicitud de Inicio para la elaboración del documento Conpes

¿Se elaborará el documento Conpes?

Fin del proceso

¿Se le hará seguimiento al documento?

Informar a las partes interesadas

No

SI

No

SI

Actividad 6IIncluir la iniciativa en el listado de documentos Conpes programados

Informar a las partes interesadas



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Actividad 9Identificar las Alternativas Posibles de Solución

Actividad 8Establecer los Objetivos

Actividad 7Analizar la Problemática

Borrador de Diagnóstico

Borrador de Objetivos



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Actividad 11Diligenciar las matrices de Productos y Actividades

Actividad 12Diligenciar las matrices de Recomendaciones y Tareas

Actividad 14Validar la Versión Final de las Matrices

Actividad 13Definir el Plan de Inversiones del Documento

Actividad 10Definir las alternativas optimas de solución



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¿Visto bueno a las matrices? Corrección de

matrices

Actividad 15Redactar la totalidad del borrador del documento Conpes

Actividad 16Revisar el contenido técnico, presupuestal y jurídico del documento

No

SI

Borrador del documento



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Actividad 18Presentar el documento al Pre-CONPES

¿El documento es apto para ser llevado al Pre-Conpes?

Actividad 17Concertar el documento con los titulares de los ministerios y entidades involucradas

No

SI

¿Visto bueno al documento?

No

SI

Corrección del documento

Corrección del documernto



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Actividad 19Presentar el Documento al CONPES

¿El documento es aprobado?

Actividad 20Incluir en el documento los comentarios y recomendaciones del CONPES

Documento Final

No

SI

Corrección del documernto



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Fin del proceso

Actividad 23Publicar el documento en la pagina Web del DNP

Actividad 21Asignar el número al documento

Actvidad 22Diligenciar la Hoja Introductoria



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1. METODOLOGÍA DE MARCO LÓGICO (MML) ADAPTADA AL PROCESO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONPES La MML se define como una “herramienta para facilitar el proceso de conceptualización, diseño, ejecución y evaluación”. (Ortegón, 2005: p.13). Se decidió usar esta metodología básicamente porque ofrece ventajas sobre otras herramientas con similares propósitos y por la posibilidad de ser aplicada en las distintas etapas que surte el desarrollo de una Política, un Programa o un Proyecto. Para efectos de su aplicación pertinente dentro del proceso de formulación y seguimiento de los Documentos Conpes, fue necesario operar sobre la metodología una serie de cambios de cierta trascendencia consignados en las ACTIVIDADES cuya descripción usted se dispone a abordar en breve.

El proceso interno para la formulación de un Documento Conpes inicia cuando cualquier Director Técnico del DNP, por solicitud externa o interna, por iniciativa propia o por disposición normativa, solicita Subdirector General la autorización para elaborar un Documento Conpes. El DNP es la única instancia competente para presentar Documentos Conpes al Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES), por lo que solamente esta entidad tiene potestad para elaborar los Documentos en cuestión. Toda iniciativa de formulación de política proveniente de las entidades públicas del orden central y descentralizado que se pretenda poner a consideración del CONPES debe ser presentada con la justificación debida a la Dirección Técnica del DNP competente, para efectos de que pueda darse inicio al proceso técnico de formulación del Documento de política. 3. PROCESO

Con el fin de justificar el inicio formal al interior del DNP del proceso de elaboración del Documento Conpes, es responsabilidad del Director Técnico elaborar un concepto técnico preeliminar, el cual servirá como soporte principal del formato1 que se presentará a la Subdirección General con el fin de solicitar formalmente el aval para dar inicio al proceso. Para estos efectos deben considerarse aspectos inherentes a la política en cuestión relacionados con:

1 Formato de Solicitud para Iniciar la Elaboración del Documento Conpes F-SDG-02

2. IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE FORMULAR UN DOCUMENTO CONPES

ACTIVIDAD 1: Emitir el concepto técnico



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• Pertinencia política. • Viabilidad técnica • Coherencia con el Plan Nacional de Desarrollo. • Pertinencia para ser llevado a la instancia del Consejo Nacional de Política Económica y

Social. Debe tenerse presente que este concepto será usado por la Dirección y la Subdirección General como referencia principal al momento de decidir si el DNP se comprometerá en el desarrollo del un Documento Conpes particular. Razón por la cual su contenido debe justificar de manera breve y concreta la iniciativa presentada.

Una vez surtidas las ACTIVIDADES anteriores, es responsabilidad del Director Técnico conformar el equipo que trabajará en el desarrollo del Documento Conpes. Dentro de dicho grupo nombrará formalmente un Coordinador del Documento Conpes quien tendrá bajo su responsabilidad la organización y coordinación de las mesas de trabajo conformadas al interior del DNP y con las entidades externas. También será el responsable de la redacción del borrador del Documento de política en cuestión. El Coordinador del Documento Conpes debe liderar de manera activa la totalidad de las acciones necesarias para el desarrollo de las ACTIVIDADES de este proceso dentro de los tiempos establecidos. Para ello jugará un rol proactivo dirigido a articular las diferentes instancias involucradas.

Es potestad de la Dirección Técnica y responsabilidad del Coordinador del Documento Conpes elaborar el diagnóstico de involucrados. Antes de dar inicio al proceso de formulación de la política, es imperativo definir las instancias que tomarán parte en su desarrollo. Debe recordarse que en general los Documentos Conpes enfrentan problemáticas transversales en cuya solución pueden participar varios sectores; en este sentido, resulta fundamental identificar de manera cuidadosa a todos aquellos entes que tomarán partido en la identificación de los problemas, la definición de los objetivos y la ejecución de las estrategias contempladas en el plan de acción acordado.

ACTIVIDAD 2: Definir el equipo de trabajo que desarrollará el Documento

ACTIVIDAD 3: Elaborar diagnóstico de involucrados



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Figura 1 - Identificación de involucrados

Documento Conpes

Ministerios

Departamentos Administrativos

Entidades del orden

descentralizado

Presidencia de la República

Fuerza Pública

Direcciones Técnicas

DNP Gremios

Fuente: Elaboración propia - Subdirección General

Al finalizar esta ACTIVIDAD el Coordinador del Conpes deberá tener un perfil claro de cada una de las instancias involucradas en el desarrollo del Documento y un plan de negociación a seguir. Estos aspectos le servirán de referencia para definir:

� El espacio de tiempo necesario para surtir los diferentes procesos de negociación � Las estrategias que se afrontarán dentro de los procesos de concertación necesarios para

el desarrollo de la política La información del análisis de involucrados debe consignarse el Formato Matriz de Análisis de Involucrados F-SDG-01, descrito a continuación: Figura 2 - Formato Matriz de Análisis de Involucrados F-SDG-01

No. DEPENDENCIAS-DNP INVOLUCRADAS

NATURALEZA DE LA PARTICIPACIÓN

IMPORTANCIA DE LA PARTICIPACIÓN

CARACTERÍSTICAS DE LA NEGOCIACIÓN

OBSERVACIONES

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

No. ENTIDADES EXTERNAS

INVOLUCRADASNATURALEZA DE LA PARTICIPACIÓN

IMPORTANCIA DE LA PARTICIPACIÓN

CARACTERÍSTICAS DE LA NEGOCIACIÓN

OBSERVACIONES

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

TÍTULO O TEMA DEL DOCUMENTO:

MATRIZ DE ANÁLISIS DE INVOLUCRADOS




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• Dependencias – DNP involucradas: esta columna deberá llenarse con una lista detallada de las dependencias que forman parte del DNP, las cuales tendrán participación en la identificación de los problemas, la definición de los objetivos y la ejecución de las estrategias contempladas en el plan de acción acordado.

• Entidades externas involucradas: en esta columna se consignará la lista de todas

aquellas entidades diferentes al DNP que tendrán un papel en el proceso de identificación de los problemas, la definición de los objetivos y la ejecución de las estrategias contempladas en el plan de acción acordado.

• Naturaleza de la participación: Descripción del rol que jugará la instancia durante el

proceso de elaboración del Documento. Este aparte debe servir como diagnóstico para establecer la etapa específica del proceso de elaboración en la cual la entidad debe participar. Algunas entidades por ejemplo juegan un papel fundamental en la definición problemática, mientras que pueden no tener participación activa en la definición de alternativas de solución. La información consignada en esta columna es importante en la medida en que ayuda a identificar la ruta de negociación2 que vamos va a seguir el DNP en el proceso de lograr articular todas las instancias involucradas.

• Importancia de la participación

- Alta: la participación de la entidad es crucial en el desarrollo de la formulación de la política o la implementación del plan de acción considerado. En general se trata de entidades que deben ser tenidas en cuenta a todo lo largo del proceso, para las cuales debe formularse una estrategia de negociación activa que permita llegar a acuerdos bilaterales antes de someter cualquier resultado del proceso a una negociación colectiva.

- Media: la entidad aporta elementos importantes que definen la formulación de la política o la implementación del plan de acción considerado, sin embargo su papel no es preponderante. La negociación está dirigida a lograr aportes concretos de dichas entidades en el marco de una negociación colectiva. En general su participación es necesaria a todo lo largo del proceso.

- Baja: La participación de la entidad es restringida en el sentido que aporta unos pocos elementos que ayudan al desarrollo de la formulación de la política o a la implementación del plan de acción acordado. La participación no es necesaria a todo lo largo del proceso. La negociación debe dirigirse a lograr los aportes de dicha instancia para aspectos particulares.

• Características de la negociación: diagnóstico del escenario más probable dentro del

cual se surtirá la negociación con cada una de las instancias consideradas. Este análisis debe considerar:

2 “ruta de negociación” hace referencia a la secuencia de estrategias y acciones que afrontará el DNP en el proceso de elaboración del Documento Conpes, en aras de lograr acuerdos entre los involucrados que permitan la elaboración de una política articulada, integral, legítima, visible y ejecutable.



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- Horizontes temporales - Riesgos de negociación - Cuellos de botella - Imprevistos - Estrategias a afrontar

Este aparte debe servir para establecer claramente una ruta de negociación definida de antemano en la que se establezcan la manera en la cual, el DNP afrontará el Proceso de Elaboración de Documentos Conpes en aras de lograr acuerdos entre los involucrados que permitan la elaboración de una política articulada, integral, legítima, visible y ejecutable; de manera eficiente y en el marco de horizontes temporales definidos.

• Observaciones: en este aparte se incluirá cualquier aspecto a tener en cuenta en lo que concierne a aspectos no descritos en lo ítems anteriores.

En la casi totalidad de los casos usted deberá considerar dentro de los involucrados a la Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas – DIFP, así como a las respectivas Oficinas Jurídicas tanto del DNP – OJ como de las entidades externas. Su participación como consultores a todo lo largo del proceso de formulación resulta fundamental en aras de lograr una política jurídica y presupuestalmente fundamentada. Estrategias de Negociación: Existen múltiples estrategias a través de las cuales la Dirección responsable de elaborar un Documento Conpes a través del grupo de trabajo definido en la ACTIVIDAD anterior, puede lograr articular las iniciativas formuladas por los distintos involucrados en propuestas consolidadas para las cuales exista consenso:

• Negociación multilateral: este tipo de negociación contempla la conformación de mesas de involucrados convocadas, moderadas y coordinadas por la Dirección responsable del Documento Conpes.

• Negociación Bilateral: este tipo de negociación considera la discusión de propuestas puntuales con uno de los involucrados.

• Negociación Mixta: considera la alternación de las dos posibilidades anteriores. Es importante anotar que la negociación multilateral debe realizarse sobre propuestas definidas previamente mediante negociación entre instancias cuya importancia sea alta y el DNP3, cualquiera sea la ACTIVIDAD particular en la que se encuentre el proceso.

3 Cualquier propuesta formulada por la entidad debe contar con el consenso de las distintas Direcciones Técnicas involucradas.



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El Director Técnico de la Dirección solicitante es el responsable de la realización de esta ACTIVIDAD. Para efectos de poder articular las diferentes instancias involucradas en el desarrollo de la política y realizar de manera sostenida la ruta de negociación definida, debe establecerse un cronograma de trabajo que considere los tiempos estimados para la elaboración del Documento y que estipule las diferentes ACTIVIDADES que deben surtirse dentro del proceso. Dicho cronograma debe ser concertado con las entidades cuya importancia haya sido definida como alta en la matriz de involucrados. Este cronograma servirá de guía para establecer entregas parciales a la Subdirección General, reuniones de concertación y demás actividades necesarias para desarrollar el Documento Conpes. En síntesis, el cronograma en cuestión será entendido como un plan de trabajo con fechas definidas (para conformarlo haga uso de la plantilla de cronograma propuesta por la Subdirección General). Cuando fije el cronograma tenga en cuenta que:

• Dentro del cronograma se programarán las fechas de presentación al Pre-CONPES y al CONPES.

• Su contenido debe estar plenamente concertado con los involucrados. • Los tiempos asignados deben considerar aspectos exógenos como demoras y

aplazamientos en las reuniones de trabajo. • No debe haber modificaciones posteriores de las fechas establecidas • El cronograma describe un conjunto de actividades que deben surtirse de manera

estrictamente consecutiva Es importante anotar que el Director Técnico y el Coordinador del Documento Conpes definido durante la parte inicial del proceso, serán los responsables ante la Subdirección General en lo referente a la entrega de la información solicitada por esta dependencia, la observancia de las ACTIVIDADES establecidas dentro del proceso de elaboración de los Documentos Conpes y el cumplimiento del cronograma fijado.

ACTIVIDAD 4: Definir el cronograma y solicitar autorización para iniciar la elaboración del Documento



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Figura 3 – Plantilla de cronograma para la elaboración de Documentos Conpes

semana 1 semana 2 semana 3 semana 4 semana 5 semana 6 semana 7 semana 8 semana 9 semana 10 semana 11 semana 125.1 Enviar Solicitud de Inicio de Elaboración de Documento

Conpes5.2 Viabilizar Solicitud de Inicio de Elaboración de Documento

Conpes.6. Incluir la Iniciativa en el

Listado de Documentos Conpes Programados

7. 1 Elaborar el Árbol de Problemas

7.2 Elaborar el Borrador de Diagnóstico

8.1 Elaborar el Árbol de Objetivos

8.2 Elaborar el Borrador de Objetivos

9. Identificar Posibles Alternativas de Solución

10. Definir las Alternativas Óptimas de Solución

11.1 Definir Productos y Actividades

11.2 Definir indicadores y responsables para los productos

y actividades

12. Diligenciar las Matrices de Recomendaciones y Tareas

13. Definir el Plan de Inversiones del Documento

14. Validar la Versión Final de las Matrices

15. Redactar la totalidad del Borrador del Documento Conpes

16. Revisar el contenido técnico, presupuestal y jurídico del

documento

17. Concertar el documento con los titulares de los ministerios y

entidades involucradas

18. Presentar el Documento al Pre-CONPES. (Paso 20)

19. Presentar el Documento al CONPES. (Paso 21)

20. Incluir Comentarios y recomendaciones del CONPES

21. Asignar el número al documento

22. Diligenciar la Hoja Introductoria

23. Publicar el documento en la página Web del DNP

Color

FEBRERO MARZO

Dirección Técnica

ResponsableConvenciones

Actividad

ENERO

SDG Fuente: Elaboración propia - Subdirección General

De otra parte, El Director Técnico de la Dirección que tiene la iniciativa de hacer el Documento Conpes, debe presentarla formalmente al Subdirector General antes de iniciar su desarrollo, a través del formato F-SDG-02. Dicha solicitud debe estar acompañada del cronograma y del la matriz de involucrados definidos en las ACTIVIDADES anteriores. La presentación de la iniciativa por parte del Director Técnico implica el respaldo del funcionario a la propuesta en cuestión, con el cual compromete al grupo de trabajo conformado para el desarrollo del documento y en general a toda la dependencia bajo su cargo, a afrontar el liderazgo necesario para la coordinación eficiente de todos los recursos internos y externos, para garantizar el logro de una política técnicamente estructurada (concertada, sólida y con compromisos visibles) dentro de los tiempos estipulados.



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Figura 4 – Formato de solicitud para iniciar la elaboración de Documentos Conpes - F-SDG-02

DD MM AAAA

MM/AAAA:

Si No

Dirección Técnica Responsable

Fecha estimada de presentación al CONPES

3. Justificación técnica

Observaciones:

1. Tema del documento

5. Solicitud de seguimiento

Participantes DNP

FORMATO DE SOLICITUD PARA INICIAR LA ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO CONPES

FECHA

Director

2. Nombre preliminar:

4. Función del documento

Entidades Participantes

Vo.Bo. Director General Observaciones:

Política

Programa

Aprobación y autorizaciónProyecto

Consultivo

Vo.Bo. Subdirector General


A continuación se expone en detalle la manera en la cual debe ser diligenciado el Formato F-SDG-02 a partir de la información recolectada y generada hasta este punto del proceso:

• Fecha Llene este espacio con la información de la fecha en la cual es presentado el formato a la Subdirección General. La fecha debe diligenciarse según el formato: DD/MM/AAAA.

• Dirección Técnica responsable Llene este espacio con el nombre de la Dirección Técnica responsable de la elaboración del Documento Conpes. • Director Llene este espacio con el nombre del Director Técnico solicitante. • Fecha estimada de presentación al CONPES Llene este espacio con la información de la fecha en la cual el Documento será presentado al CONPES. La fecha debe diligenciarse según el formato: MM/AAAA.



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• Participantes DNP Incluya el listado de todas aquellas Direcciones Técnicas que de acuerdo a su Matriz de Análisis de Involucrados F-SDG-01, participarán en la formulación de la política propuesta en el Documento Conpes. Su nombre debe consignarse completo, omitiendo la reducción a sus siglas. • Entidades participantes Incluya el listado de todas aquellas entidades que de acuerdo a su Matriz de Análisis de Involucrados F-SDG-01, participarán en la formulación de la política propuesta en el Documento Conpes. Su nombre debe consignarse completo, omitiendo la reducción a sus siglas. • Tema del Documento Describa brevemente la temática que será desarrollada en el Documento Conpes. • Nombre Preliminar Defina un nombre con el cual pueda ser identificado el Documento durante el periodo de elaboración. • Justificación técnica Procurando no exceder las 200 palabras, diligencie este espacio con la información del concepto técnico definido en la primera ACTIVIDAD. • Función del Documento y solicitud de seguimiento Señale mediante una X la totalidad de los recuadros dentro de los cuales encaje la función del Documento de acuerdo a la temática que afrontará y la razón por la cual será presentado al CONPES:

- Política - Programa - Proyecto - Consultivo - Aprobación y autorización

• Solicitud de seguimiento Especifique si la Dirección Técnica considera que el Documento necesitará o no seguimiento una vez aprobado, marcando con una X la casilla respectiva. Recuerde que por defecto se realizará seguimiento a los Documentos Conpes en cuyo contenido se formulen: Políticas, Programas y Proyectos. Si se define que el Documento a desarrollar encaja en dicha clasificación4, usted deberá continuar con la ACTIVIDAD siguiente; de lo contrario salte a la ACTIVIDAD 15.

4 Sin embargo, se deja abierta la posibilidad para que el Subdirector General autorice la realización de seguimiento para Documentos Conpes ajenos a esta caracterización



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• Vistos Buenos (VoBo) y Observaciones Mediante las firmas de los titulares de la Dirección y la Subdirección General, se certificará en el formato el visto bueno de la iniciativa. En el espacio de las observaciones, cada una de estas instancias incluirá las recomendaciones que acompañen la aprobación del inicio del proceso para la elaboración del Documento en cuestión.

La decisión de comprometer o no al DNP en el desarrollo de un Documento Conpes es responsabilidad del Director General como cabeza de la entidad y del Subdirector General en su calidad de Secretario Técnico del CONPES. En este sentido, una vez estas instancias den su aprobación formal, la Dirección Técnica responsable podrá dar inicio al desarrollo del Documento. Para efectos de poder tomar una decisión, el Subdirector General previa consulta con el Director General debe realizar una evaluación detallada de la información contenida en el formato de solicitud para iniciar la elaboración de Documentos Conpes (Formato de Solicitud para Iniciar la Elaboración del Documento Conpes F-SDG-02), con base en criterios relacionados con:

• Horizontes temporales considerados • Pertinencia de la iniciativa • Recursos comprometidos en su desarrollo

La decisión tomada con base en dicho análisis debe ser comunicada de manera formal a la Dirección Técnica solicitante y a los involucrados respectivos.

De resultar aprobada la elaboración del Documento Conpes, un Asesor de la Subdirección General designado para estos efectos incluye el Documento en la página “Documentos Conpes Programados” del sitio de red SISCONPES. Es potestad de la Subdirección General y responsabilidad del Asesor designado, la administración pertinente de la página y de la información en ella contenida. En esta página aparecen la totalidad de los Documentos Conpes que se encuentran en desarrollo dentro del DNP, de tal suerte que cualquier dependencia de la entidad pueda tener información actualizada en lo referente a la naturaleza de las políticas en desarrollo, el estado de avance, los tiempos considerados, el responsable y los involucrados en su formulación. Luego de cargar la iniciativa en el listado, el Asesor designado debe solicitar de manera periódica las actualizaciones respectivas para efectos de mantener vigente el estado de avance del documento.

ACTIVIDAD 5: Viabilizar la solicitud de inicio para la elaboración del Documento Conpes

ACTIVIDAD 6: Incluir la iniciativa en el listado de Documentos Conpes programados



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En general el Asesor en cuestión cargará en la plataforma toda la información allegada por el Director Técnico de la Dirección solicitante de manera que en dicho sitio quedarán publicados:

• La matriz de involucrados y el cronograma • La información contenida en el formato de solicitud • La programación del Pre-CONPES de acuerdo a las fechas estipuladas en el cronograma

Cualquier modificación de la información programada debe ser solicitada formalmente por el Director Técnico de la Dirección responsable, a la Subdirección General con las justificaciones y aclaraciones respectivas. Una vez sean aprobados dichos cambios por el Subdirector General, el Asesor responsable de la plataforma procederá a realizar las actualizaciones respectivas teniendo cuidado de incluir todas las justificaciones allegadas en el espacio dispuesto para las observaciones.

Es potestad de la Dirección Técnica y responsabilidad del Coordinador del Documento Conpes, lograr mediante la aplicación de la metodología sugerida por esta guía, la definición de una problemática con la cual los involucrados en el desarrollo del Documento estén de acuerdo. Resulta fundamental tener claridad con relación a la problemática que espera atacar el Documento, en tanto las políticas formuladas dentro de él, así como los objetivos propuestos para el logro del propósito central, son obtenidos como consecuencia directa de los problemas formulados en esta ACTIVIDAD. Una problemática puede considerarse como: “una situación no deseada que obstaculiza el desarrollo” (BID, 2004). O “el desfase entre la realidad y una situación deseable”. (CORPOICA, 1995: 37). En la definición de la problemática es necesario identificar el problema central con sus causas y consecuencias. Para este particular resulta sumamente útil la utilización del árbol de problemas gracias a su valor como herramienta para hacer más expedito el proceso. Construya el árbol de problemas siguiendo los siguientes pasos. A cada uno de ellos les fue asociado un ejemplo ilustrativo: 1. Establezca el problema central que da origen a la iniciativa de la formulación de la política aplicando criterios de prioridad y selectividad. Recuerde que debe definirse UN sólo problema central:

DETERIORO DE LA FRUTA EN LA

RECOLECCIÓN

ACTIVIDAD 7: Analizar la problemática



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2. Defina los efectos más importantes del problema en cuestión. En su mayoría coinciden con los síntomas que condujeron a la identificación del problema central. Es importante anotar que una buena definición de los efectos permite mejorar la definición y delimitación del problema central:

EFECTOS DE PRIMER NIVEL

EFECTOS DE SEGUNDO NIVEL

EFECTOS DE TERCER NIVEL

PÉRDIDA DE FRUTA

MENOR VALOR DE LA PRODUCCIÓN

DETERIORO AMBIENTAL MENORES INGRESOS DE LOS AGRICULTORES

CONTAMINACIÓN POR FRUTA DAÑADA

MAYORES COSTOS POR MANIPULACIÓN DE DESECHOS

PROLIFERACIÓN DE PLAGAS Y MALOS OLORES

3. Identifique las causas del problema central definido. En general se encuentran asociadas a las condiciones que fundamentan la existencia de la situación anómala principal. Su importancia radica en que éstas determinan los objetivos y el plan de acción para el logro de la política en actual proceso de formulación

CAUSAS DE SEGUNDO NIVEL

CAUSAS DE PRIMER NIVEL

CAUSAS DE PUNTA DE RAÍZ

FRUTA MALTRATADA EN LA RECOLECCIÓN

FRAGILIDAD DE LA FRUTA

ESTÍMULOS INAPROPIADOS

TÉCNICAS INAPROPIADAS

BAJA CALIFICACIÓN DE LOS RECOLECTORES

ALTA ROTACIÓN DEL PERSONAL

LOS ELEMENTOS DE RECOLECCIÓN

SON INAPROPIADOS

LOS ESTÁNDARES DE SELECCIÓN SON

BAJOS

NO SE CAPACITA A LOS EMPLEADOS

UNA VEZ INGRESAN

LOS SALARIOS CONSIDERAN

CANTIDAD Y NO CALIDAD

CARACTERÍSTICAS PROPIAS DE LA VARIEDAD

INCIDENCIA DE ENFERMEDADES

El esquema resultante de este análisis de la problemática puede compararse con la estructura de un árbol en la cual el problema se asume como el tronco, sus efectos y las causas se asocian a las ramas y a las raíces respectivamente, como se muestra en la Figura 5. Figura 5 - Árbol de problemas



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DETERIORO DE LA FRUTA EN LA

RECOLECCIÓN

MAYORES COSTOS POR

MANIPULACIÓN DE DESECHOS

PROLIFERACIÓN DE PLAGAS Y

MALOS OLORES

FRUTA MALTRATADA EN

LA RECOLECCIÓN

FRAGILIDAD DE LA FRUTA

ESTÍMULOS

INAPROPIADOS

TÉCNICAS

INAPROPIADAS

BAJA CALIFICACIÓN

DE LOS

ALTA ROTACIÓN

DEL PERSONAL

LOS ELEMENTOS DE

RECOLECCIÓN SON

INAPROPIADOS

LOS ESTÁNDARES DE

SELECCIÓN SON

BAJOS

NO SE CAPACITA A

LOS EMPLEADOS

UNA VEZ INGRESAN

LOS SALARIOS

CONSIDERAN

CANTIDAD Y NO

CALIDAD

CARACTERÍSTICAS

PROPIAS DE LA

INCIDENCIA DE

ENFERMEDADES

PÉRDIDA DE FRUTA

CONTAMINACIÓN POR FRUTA

DAÑADAMENOR VALOR DE LA

PRODUCCIÓN

DETERIORO AMBIENTAL MENORES INGRESOS DE LOS

AGRICULTORES

EFECTOS LAS RAMAS DEL ARBOL

PROBLEMA CENTRAL EL TRONCO DEL ARBOL

CAUSAS LAS RAICES DEL ARBOL

Fuente: Sanín, Héctor. Metodología de Marco Lógico para la formulación de proyecto y elaboración propia

A fin de obtener un buen esquema de la estructura problemática se recomienda:

• Formular el problema central en estado negativo. • Acotar el análisis de causas y efectos en torno a un solo problema central (Esto le

permitirá delimitar el Documento y ser más efectivo durante el proceso de formular soluciones).

• No confundir el problema con la ausencia de una solución. (Ortegón, 2005) Ejemplos: Con el fin de que usted pueda identificar las diferencias particulares, a continuación se presentan una serie de problemas redactados de dos maneras distintas. Problemas redactados de manera incorrecta: � Faltan programas y proyectos en educación. � Se requiere de mayor cobertura de los planes en seguridad alimentaria. � Se necesita una adición presupuestal para la Política de Seguridad Democrática. Los problemas redactados de esta manera indican una solución y al mismo tiempo tratan de expresar una situación problemática. Por esta razón es necesario redactar los problemas de una manera negativa ajena a una solución implícita. Problemas redactados de manera correcta5:

5 Los problemas redactados de esta manera expresan una situación problemática descrita de forma negativa y no llevan implícita una solución como los descritos anteriormente.



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� Los índices de analfabetismo han aumentado. � Los planes sobre seguridad alimentaria no han logrado la cobertura programada. � Los recursos disponibles son insuficientes para ejecutar la Política de Seguridad Democrática.

Es deseable que en todos los casos la Dirección Técnica haga una propuesta inicial del árbol de problemas sobre el cual se dé inicio a la concertación con los involucrados. Para efectos de lograr una aplicación efectiva de la metodología, se recomienda iniciar el proceso de concertación sobre una versión muy sencilla del árbol de problemas, en la cual solamente se defina el problema central y las causas - efectos de primer nivel. Una vez se llegue a un acuerdo en este sentido puede iniciarse la profundización dentro de cada uno de los problemas y efectos definidos. Revise y modifique el árbol de problemas cuantas veces sea necesario, para que se asegure de que tanto las causas como los efectos que fueron identificados, relacionados con el problema central, sean las correctas. Es importante resaltar que el logro de un árbol de problemas concertado con las entidades involucradas, garantiza la existencia de consenso con relación al diagnóstico que se está formulando. Una vez haya sido definida una versión final del árbol de problemas proceda a redactar una versión preeliminar del borrador de diagnóstico observando de manera cuidadosa los aspectos definidos en la ACTIVIDAD 15. Este Documento le servirá como elemento explicativo de lo consignado de manera resumida en el árbol de problemas y como un avance substancial en el camino a obtener el borrador final del Documento Conpes. Recuerde que no obstante el árbol de problemas es una valiosa herramienta para identificar la estructura de una problemática, es apenas una primera aproximación al logro de un diagnóstico técnico.

Es potestad de la Dirección Técnica y responsabilidad del Coordinador del Documento Conpes, lograr mediante la aplicación de la metodología sugerida por esta guía, la definición de una estructura de objetivos de la política con la cual los involucrados en el desarrollo del Documento estén de acuerdo. Una vez definida la problemática resulta indispensable definir los objetivos inherentes a la solución de la estructura anómala definida. Para construir el árbol de objetivos tome como insumo principal el árbol de problemas obtenido al finalizar la ACTIVIDAD anterior. El esquema así conformado le permitirá identificar el propósito central que se quiere lograr con la formulación de la política a consignar en el Documento Conpes y la estructura de las relaciones medios - fines. De esta manera, bajo el marco del principio de transformación recíproca de los contrarios, debe definirse un objetivo central directamente asociado al problema central de la política, un objetivo específico directamente asociado a cada una de las causas principales identificadas (medios).

ACTIVIDAD 8: Establecer los objetivos



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Cada efecto por su parte, debe asociarse a un objetivo de largo plazo que ayudará a lograr la consecución del propósito del Documento. (Ver la figura 6) Figura 6 - Árbol de Objetivos

OBJETIVOS DE LARGO PLAZOLAS RAMAS DEL ÁRBOL

OBJETIVO CENTRAL EL TRONCO DEL ÁRBOL

MEDIOS LAS RAÍCES DEL ÁRBOL

OBJETIVOS LP DE PRIMER NIVEL

OBJETIVOS LP DE SEGUNDO NIVEL

OBJETIVOS LP DE TERCER NIVEL

OBJETIVO CENTRAL

MEDIOS DE PRIMER NIVEL

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

MEDIOS DE SEGUNDO NIVEL

REDUCIR EL PORCENTAJE DE FRUTA QUE PRESENTA DETERIORO

REDUCIR EL MALTRATO DE LA FRUTA DURANTE LA RECOLECCIÓN

INCREMENTAR LA RESISTENCIA AL DETERIORO DE LA FRUTA

MEJORAR EL ESQUEMA DE ESTÍMULOS

MEJORAR LAS TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN

ELEVAR LA CALIFICACIÓN DE LOS RECOLECTORES

REDUCIR LA ROTACIÓN DEL

PERSONAL

REEMPLAZAR LOS ELEMENTOS DE RECOLECCIÓN

REALIZAR UN PROCESO DE

SELECCIÓN MÁS EXIGENTE

CAPACITAR A LOS EMPLEADOS QUE

INGRESAN

DISEÑAR UN NUEVO ESQUEMA

DE ESTÍMULOS

MEJORAR LA VARIEDAD REDUCIR LA INCIDENCIA DE ENFERMEDADES

REDUCIR LA PÉRDIDA DE FRUTA

AUMENTAR EL VALOR DE LA PRODUCCIÓN

REDUCIR EL DETERIORO AMBIENTAL

AUMENTAR EL INGRESOS DE LOS AGRICULTORES

REDUCIR LA CONTAMINACIÓN POR FRUTA DAÑADA

REDUCIR LOS COSTOS POR MANIPULACIÓN DE DESECHOS

CONTROLAR LAS PLAGAS Y LOS MALOS OLORES


Para lograr una buena definición de árbol de objetivos se recomienda que la Dirección Técnica haga la primera propuesta de esta estructura de situaciones deseables, trasformando todas las condiciones negativas del Árbol de Problemas en condiciones positivas (ver la figura 7). Esta versión debe ser sometida a la consideración de los involucrados, de tal manera que sobre ella pueda ser ajustada la redacción de sus postulados, para efectos de que se llegue a la definición concertada de objetivos concretos y realistas sobre los cuales exista acuerdo general. Figura 7 - Problemas reformulados en objetivos

Problema Objetivo

Empleados conducen mal

Empleados obedecen

reglamentación de tránsito

El presupuesto del

departamento solo cubre el

80% de los costos

Situación financiera del

departamento mejorada

Reducción de la demanda de

aguacates

Demanda de aguacates

aumenta

Frecuentes demoras de carga

Carga enviada de acuerdo con

el horario

Fuente: Curso de Marco Lógico para la formulación de proyectos (BID, 2004).



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Dentro de este proceso tenga en cuenta lo siguiente:

• Reformule los objetivos cuando considere que no son lo suficientemente claros • Agregue nuevos objetivos si considera que son pertinentes y necesarios para lograr un

objetivo en el nivel inmediato superior. • Elimine objetivos que no parecen ser necesarios o que desde el punto de vista técnico no

son alcanzables.

Figura 8 – Definición de objetivos

Objetivos

Son No son

Logros Actividades

Éxios Tareas

Metas cumplidas

Adaptación: Curso de Marco Lógico para la formulación de proyectos (BID, 2004).

Revise y modifique el árbol de objetivos cuantas veces sea necesario, para que se asegure de que tanto los medios como los fines que identificó, relacionados con el propósito central, sean los correctos. Es importante resaltar que el logro de un árbol de objetivos concertado con las entidades involucradas, garantiza la existencia de consenso con relación al alcance de la política que se está formulando. Una vez haya definido el árbol de objetivos proceda a redactar una versión preeliminar del borrador de objetivos observando de manera cuidadosa los aspectos definidos en la ACTIVIDAD 15. Este Documento le servirá como elemento explicativo de lo consignado de manera resumida en el árbol de objetivos y como un avance substancial en el camino a obtener el borrador final del Documento Conpes. Recuerde que no obstante el árbol de objetivos es una valiosa herramienta para identificar la estructura de los compromisos de la política, es apenas una primera aproximación al logro de objetivos delimitados con metas establecidas con criterio técnico. Una vez realizadas las ACTIVIDADES anteriores identifique las líneas de acción con las que pretende lograr el propósito del Documento. “En este punto [usted] debe formular acciones para solucionar el problema planteado, para esto se debe utilizar como herramienta el árbol de

ACTIVIDAD 10: Identificar las alternativas posibles de solución



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objetivos con el fin de buscar de manera creativa, una acción que lo concrete efectivamente en la práctica”. (Ortegón, 2005: Pág. 72). Es potestad de la Dirección Técnica y responsabilidad del Coordinador del Documento Conpes, lograr que para cada uno de los objetivos definidos en la ACTIVIDAD previa sean identificadas acciones concretas cuya ejecución garantice de manera certera el avance con relación a las metas que sean definidas. Establezca con todos los involucrados un abanico de planes de acción posibles, dirigidos al logro de los objetivos definidos durante la elaboración del árbol de objetivos. En esta instancia considere e incluya la totalidad de las alternativas con alguna posibilidad de aplicación desde el punto de vista técnico; con el fin de generar una sociedad de argumentos de la que sea factible seleccionar un conjunto de medidas con las cuales los involucrados en el desarrollo de la política están dispuestos a comprometerse. Los enunciados de cada una de las acciones propuestas para cada uno de los objetivos deben ser incluidos en la columna 2 de la Matriz de Análisis de Alternativas de Solución F-SDG-03 que aparece a continuación. Figura 9 – Matriz de análisis de alternativas de solución - F-SDG-03


1. OBJETIVO2. ALTERNATIVAS DE

SOLUCIÓN3. VIABILIDAD JURÍDICA

4. VIABILIDAD PRESUPUESTAL

5. VIABILIDAD TÉCNICA

6. VIABILIDAD POLÍTICA

7. ALTERNATIVA ÓPTIMA

8. OBSERVACIONES

OBJETIVO 6:

OBJETIVO 5:

OBJETIVO 1:

OBJETIVO 2:

OBJETIVO 3:

OBJETIVO 4:

MATRIZ DE ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN




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Una vez definida la totalidad de las alternativas de solución factibles, es potestad de la Dirección Técnica y responsabilidad del Coordinador del Documento Conpes, concretar la selección de las consideradas óptimas bajo criterios jurídicos, presupuestales, técnicos y políticos. Mediante la participación activa de la Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas – DIFP y de la Oficina Asesora Jurídica – OJ y las dependencias competentes de las instancias involucradas, usted debe garantizar que se surta una evaluación cuidadosa bajo criterios financieros, jurídicos y políticos de cada una de las alternativas técnicamente posibles propuestas en la ACTIVIDAD anterior. Basado en las conclusiones de dicho examen llene con una X las casillas de las columnas 3 – 6 de la figura 9 que cumplan con los criterios anotados. Hecho esto proceda a llenar con una X la columna 7 en consideración al contenido de las otras columnas. El plan de acción para el logro de los objetivos propuestos por la política estará conformado por las acciones de todas aquellas filas de la matriz diligenciada con un X en la columna 7. Una vez haya hecho lo anterior, tome el árbol de objetivos definido hasta este punto y pódelo6 con el fin de consolidar una estructura realista que considere objetivos concretos con los cuales la política puede comprometerse y planes de acción cuya ejecución resulta factible para el logro de tales objetivos, denominado Estructura Analítica del Conpes (EAC) (ver la figura 10). Figura 10 - Estructura Analítica del Documento Conpes (EAC)

REDUCIR EL PORCENTAJE DE FRUTA QUE PRESENTA DETERIORO

REDUCIR EL MALTRATO DE LA FRUTA DURANTE LA RECOLECCIÓN

MEJORAR EL ESQUEMA DE ESTÍMULOS

MEJORAR LAS TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN

ELEVAR LA CALIFICACIÓN DE LOS RECOLECTORES

LA CONTRATACIÓN DE LOS NUEVOS

EMPLEADOS SERÁ A TÉRMINO FIJO

TODOS LOS IMPLEMENTOS

QUE SE DAÑEN SE CAMBIARAN POR IMPLEMENTOS APROPIADOS

SE EXIGIRÁ HOJA DE VIDA Y

EXÁMENES PARA INGRESO A LOS

NUEVOS EMPLEADOS

SE REALIZARÁ UNA

CAPACITACIÓN DE 3 MESES AL

INGRESAR TODO EMPLEADO NUEVO

DE ACUERDO A LA ESCALA DE CALIDAD SE

PAGARÁ UNA BONIFICACIÓN .

REDUCIR LA PÉRDIDA DE FRUTA

AUMENTAR EL VALOR DE LA PRODUCCIÓN

REDUCIR EL DETERIORO AMBIENTAL

AUMENTAR EL INGRESOS DE LOS AGRICULTORES

REDUCIR LA CONTAMINACIÓN POR FRUTA DAÑADA

REDUCIR LOS COSTOS POR MANIPULACIÓN DE DESECHOS

CONTROLAR LAS PLAGAS Y LOS MALOS OLORES

OBJETIVO CONSIDERADO NO VIABLE

OBJETIVOS DE LARGO PLAZO

OBJETIVO CENTRAL

OBJETIVOS EPECÍFICOS

PLAN DE ACCIÓN

PRODUCTOS

ACTIVIDADES

6 Cuando se habla de podar el árbol, se hace referencia a quitar los “medios” no factibles, es decir, retirar las líneas de acción (objetivos y planes de acción) cuya realización es improbable desde el punto de vista técnico, presupuestal etc.

ACTIVIDAD 11: Definir las alternativas óptimas de solución



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La estructura analítica del Documento Conpes es un esquema con cinco niveles jerárquicos (ver la figura 11):

1. Objetivos de largo plazo: impacto al cual contribuirá el Documento Conpes una vez lograda la consecución del objetivo general o propósito planteado en la política.

2. Objetivo central: efecto directo que espera lograrse después de completar la ejecución de

la política consignada en el Documento Conpes.

3. Objetivos específicos (Líneas de acción de la política): conjunto de objetivos cuyo cumplimiento es necesario para el desarrollo del objetivo general del Documento.

4. Productos: acciones propuestas para el logro de los objetivos de política planteados.

5. Actividades: actividades específicas determinantes para el logro de cada uno de los

productos definidos en el plan de acción. Los niveles 1, 2 se toman directamente del árbol de objetivos, el nivel 3 se obtiene una vez han sido retirados los objetivos no viables a través de la poda del árbol y por último los niveles 4 y 5 son resultado de estructurar bajo los principios de la lógica vertical las alternativas de solución optimas asociadas al los objetivos que quedaron luego de la poda de los medios. Figura 11 - Relación vertical entre los elementos de la política


OBJETIVO CENTRAL


PLAN DE ACCIÓN

PRODUCTOS

ACTIVIDADES

Fuente: Elaboración propia - Subdirección General Es importante resaltar que la Estructura Analítica del Documento Conpes que se construya debe estar concertada en su totalidad con las entidades involucradas, de tal forma que los objetivos, los



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productos y las actividades que se están formulando estén acordados por completo con los funcionarios/individuos/entidades/ que se definirán en las ACTIVIDADES siguientes como responsables de su ejecución. En general la EAC representa una herramienta valiosa en condición a su capacidad esquemática. Dada su naturaleza de resumen de la política, tiene la ventaja de proporcionar una visión global con relación a lo que se propone con el Documento Conpes en cuestión. CONSIGNACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LAS MATRICES DE SEGUIMIENTO – FORMATOS

La consignación de la información en matrices tiene por objeto facilitar la labor de seguimiento de todos aquellos interesados en realizar algún control sobre las políticas formuladas. En general, es potestad de la Dirección Técnica y responsabilidad del Coordinador del Documento Conpes diligenciar dichas matrices con base en la información levantada en las ACTIVIDADES anteriores.

Se recomienda iniciar la redacción formal del Documento Conpes una vez se obtenga la versión final (corregida) de las matrices la cual contendrá la totalidad de los compromisos necesarios para el logro de la política planteada. El conjunto de las cinco matrices diligenciadas recogerá un resumen cuidadoso de la política y las acciones necesarias para el logro de sus objetivos: la información general del Documento Conpes, los productos, las actividades asociadas a cada uno de los productos, las recomendaciones formuladas para el mantenimiento de los supuestos y las tareas necesarias para el logro de las recomendaciones. Algunas de las consideraciones generales que debe tener en cuenta para el llenado de la matriz son:

• La letra que será usada en las matrices será Times New Roman 10. • El enunciado de los productos, las actividades, las recomendaciones y las tareas debe ser

redactados en infinitivo

Determine los productos y las actividades del Documento Conpes En esta instancia tome las acciones concretas establecidas en la EAC, consígnelas en la matriz de productos y establezca la información relacionada necesaria. Evite definir productos sin actividades. Revise que los enunciados propuestos para los productos contengan una descripción concreta, además asegúrese de que en todos los casos sean asignados responsables, de tal suerte que para la totalidad de los compromisos sea definida una instancia a cargo su realización. Para la formulación de las actividades tenga en cuenta que aquellas están definidas como las acciones

ACTIVIDAD 11: Diligenciar las matrices de productos y actividades



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puntuales por medio de las cuales se logrará la ejecución del producto. En general se deben entender como “cuellos de botella” que se presentan durante el proceso que conduce a la entrega del producto, es decir, como acciones determinantes para su ejecución, cuya no realización detendría el avance del indicador. Los productos y las actividades establecidos, serán la base del plan de acción que afrontará el gobierno nacional para el logro de las políticas propuestas dentro del Documento en desarrollo. Para facilitar la labor de seguimiento, los productos deben ser por completo mensurables y evaluables por medio de indicadores pertinentes y exactos. Es importante resaltar que la concertación de lo definido en esta etapa reviste especial importancia por cuanto la responsabilidad de su ejecución puede recaer sobre entidades externas al DNP. Recuerde que en razón a la ausencia de obligatoriedad legal con respecto al cumplimiento de lo consignado al interior del Documento Conpes, el establecimiento sólido de los compromisos generados al interior la política debe entenderse como una labor fundamental. Defina indicadores y medios de verificación Cuando tenga definidos y concertados los productos y las actividades que entregará el Documento Conpes, proceda a formular los indicadores para su medición. Posteriormente teniendo como base la valoración técnica de los efectos concretos surgidos de la ejecución de las alternativas de solución escogidas, proceda además a establecer indicadores y medios de verificación para los objetivos de política establecidos en las ACTIVIDADES anteriores.7 Por indicador se entiende: “la representación cuantitativa que sirve para medir el cambio de una variable comparada con otra. Sirve para valorar el resultado medido y para medir el logro de objetivos de políticas, programas y proyectos. Un buen indicador debe ser claro, relevante con el objeto de medición y debe proporcionarse periódicamente”. (SINERGIA, 2003, Pág. 16). Los indicadores utilizados en el marco de la labor de seguimiento a Documentos Conpes, se clasificarán de la siguiente manera, de acuerdo con la Guía para la elaboración de indicadores8:

• Indicador de gestión: Representación cuantitativa de una variable en relación con otra, que permite medir los procesos, acciones y operaciones adelantados dentro de la etapa de implementación de una Política, Programa o Proyecto. Ejemplo: Horas de clase dictadas dentro de un programa de alfabetización.

7 Resulta importante anotar que la evaluación posterior de la política formulada solamente será posible si se tienen medidas exactas en relación al avance tanto del plan de acción necesario para el logro de los objetivos como de los objetivo de política mismos. Mediante la comparación entre los registros concernientes a los avances de los indicadores de los objetivos y los productos del plan de acción, será posible para el evaluador determinar la eficiencia de la política formulada. 8 Sinergia (2003)



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• Indicador de formulación: Representación cuantitativa de una variable en relación con otra, que permite medir la calidad del diseño o formulación de una política, programa o proyecto. Ejemplo: Proyectos construidos dentro de un programa de mejoramiento urbano, que contaban con estudios previos de factibilidad.

• Indicador de Insumo: Representación cuantitativa de una variable en relación con otra,

que permite medir los recursos financieros, humanos y físicos necesarios para implementar una Política, Programa o Proyecto. Ejemplo: Número de docentes del programa de alfabetización.

• Indicador de Producto: Representación cuantitativa de una variable en relación con otra,

que permite medir los bienes o servicios directamente provistos, por una Política, Programa o Proyecto Ejemplo: Pacientes atendidos por un hospital

• Indicador de Resultados: Representación cuantitativa de una variable en relación con

otra, que permite medir los efectos inmediatos a corto plazo generados por los productos de una política, programa o proyecto sobre la población directamente afectada.

Ejemplo: Aumento del consumo de energía por congelación de tarifas. (Sinergia, Pág. 16)

Es imprescindible que los indicadores que construya sean de carácter cuantitativo y que permitan establecer un resultado del avance en el tiempo9. Por otra parte, en condición a que no se incluirá información relacionada con metas parciales, los indicadores creados siempre tendrán el carácter de acumulados. En este sentido, en su formulación serán tenidos en cuenta los siguientes factores:

9 En los casos en los cuales el indicador intente recoger la información de un determinado producto sobre el que no exista información numérica disponible, éste se construirá con base en el nivel de ejecución de las actividades necesarias para lograr dicho producto, teniendo en cuenta los siguientes aspectos. • La línea base del indicador será cero. • La meta final para el indicador será el total de actividades realizadas. • El resultado del avance para el indicador será el número de actividades finalizadas. • Tenga presente que las actividades que determine para la medición del producto sean secuenciales y relevantes. Ejemplo: Número de actividades finalizadas para deslindar la propiedad colectiva de los consejos comunitarios de Jiguamiandó y Curvaradó



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• Si la línea base está expresada como un nivel acumulado histórico existente, la meta final a la cuál se desea llegar deberá también ser expresada como un nivel acumulado sobre dicha línea base.

• Si no existe línea base definida se dará un valor de cero al punto de partida y la meta

final se expresará como el monto del avance que se desea alcanzar. La unidad de medida para la información relacionada con el indicador propuesto deberá expresarse en número o porcentaje. De igual modo, la descripción del indicador debe contener la información suficiente para su medición.

Resulta imprescindible que en todos los casos asegure la coherencia en lo que hace referencia a la unidad de medida, entre los diferentes medios de verificación y el indicador.

Ejemplo: Si tiene un indicador como Número de municipios que cuentan con hospitales de primer nivel, los datos de la línea de base y la meta deberán considerar también como unidad de medida los municipios que cuentan con hospitales de primer nivel.

Definidos los indicadores, debe establecer las fuentes (entidades) de las cuales obtendrá la información para el seguimiento de su avance. En este sentido resulta fundamental que dichas fuentes sean puestas en conocimiento con relación a que periódicamente les será solicitada información para la actualización de los indicadores formulados. Una vez definido y concertado el contenido de las matrices, usted contará con una política concreta cuya aplicación es por completo viable en el entendido que cuenta con un plan de acción claro y estructurado con cuya ejecución debe ser posible el logro de los objetivos propuestos. De esta manera, la matriz de productos obtenida recoge la información relacionada en el plan de acción del Documento Conpes de manera resumida y concreta, a fin de proporcionar a quien consulta una perspectiva clara en lo que respecta a los productos que se compromete a entregar el Documento, los compromisos fijados para ello y los responsables asignados. El objetivo de esta matriz es hacer visibles las estrategias para el logro de las políticas formuladas en el Documento, proporcionando los elementos necesarios para el control de ejecución, de tal suerte que mediante los medios de verificación consignados sea posible hacer un seguimiento expedito al desarrollo de las políticas planteadas. Por su parte la matriz de actividades asociada tiene por objeto permitir a quien realiza el seguimiento esclarecer y ampliar la información relacionada con el avance de los indicadores formulados para los productos gracias a que recoge la información correspondiente a las actividades necesarias para el logro de los productos consignados en el plan de acción del Documento, así como los medios de verificación correspondientes. A continuación se describe en detalle la manera en la cual usted debe diligenciar cada uno de los campos del formato Matriz de Productos y Actividades F-SDG-04: Figura 12 - Matriz de productos



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Institución Cargo

ResponsableNombre del Funcionario

Correo Electrónico

Teléfono

Información del Responsable de entregar el Producto

Fuente del Indicador

Unidad de Medida del Indicador

Nombre del Indicador para el

ProductoProducto

Observaciones (Esta casilla será

diligenciada por un asesor de SDG)

Matriz de Productos


Fecha de la Meta Final para el Indicador

DD/MM/AAAA

#Línea de Base del Indicador

Fecha de la Línea Base del Indicador

DD/MM/AAAA

Meta Final para el

Indicador


• #: Se refiere a un consecutivo numérico que considera la totalidad de los productos

• Producto: Nombre o enunciado de una de las acciones concretas (definidas como bienes,

servicios etc.) que se compromete a entregar el Documento dentro de su plan de acción.

• Nombre del indicador para el producto: Es la denominación del indicador definido para medir el avance del producto en cuestión.

• Unidad de Medida del Indicador: Especifica la unidad de medida del indicador

propuesto, la cual debe expresarse en número o porcentaje.

• Fuente del Indicador: Se refiere a la entidad de la cual se obtendrá la información relacionada con el indicador propuesto.

• Información del responsable de entregar el producto

� Institución: Nombre de la entidad a cargo de la ejecución del producto. � Cargo Responsable: Cargo en la entidad, que tiene la responsabilidad de la

realización del producto. � Nombre del Funcionario: Nombre del funcionario que ocupa el cargo

responsable de la realización del producto. � Correo Electrónico: correo institucional del funcionario. � Teléfono: teléfono institucional del funcionario.

• Línea de base del indicador: Valor del indicador al momento de iniciar la ejecución de

la política, programa o proyecto.

• Fecha de la línea de base del indicador: se refiere al día, mes y año para el cuál existe la información inicial para el indicador. Esta información debe consignarse conservando el formato DD/MM/AAAA10.

• Meta Final para el Indicador: Valor esperado del indicador en un período dado que

corresponde al tiempo en el cuál debe culminarse la ejecución del producto.

10 Ej. Si la fecha es 24 de Septiembre del 2007; en este campo la información consignada será: 24/09/2007.



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• Fecha de la meta final para el indicador: se refiere al día, mes y año para el que se debe haber cumplido la meta del indicador. Esta información debe consignarse conservando el formato DD/MM/AAAA.

• Observaciones: Esta columna debe ser diligenciada por la Subdirección General. En ella

se debe incluir la información relacionada con los siguientes aspectos para los casos en los cuales sea necesario:

� Llevar un registro de cambios en los productos. � Establecer un vínculo entre lo planteado en la matriz y lo consignado en el texto del

Documento Conpes. � Incluir información aclaratoria con relación al nombre o enunciado del producto en

cuestión. � Incluir información que esclarezca el resultado del avance del indicador asociado al

producto Figura 13 – Matriz de actividades

institución cargo

responsablenombre del funcionario

correo electrónico

teléfono

Observaciones (Esta casilla será diligenciada por un asesor

de la SDG)

Relación con los productos #P. #AP

Estado de la Actividad

Actividad#Información del Responsable de realizar la actividad


Matriz de Actividades

Fuente: Elaboración propia – Subdirección General

• #: Se refiere a un consecutivo numérico que considera la totalidad de las actividades.

• Relación con los productos #P. #AP: Relaciona cada actividad con el producto al que

pertenece de la siguiente forma: la actividad 1.2 se definirá como la segunda actividad correspondiente al producto que tiene asignada en la hoja de productos el número 1.



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• Actividad: Nombre o enunciado de una de las acciones necesarias para el logro de un producto propuesto.

• Información del responsable de realizar la actividad

� Institución : Nombre de la entidad a cargo de la ejecución de la actividad � Cargo Responsable: Cargo en la entidad, que tiene la responsabilidad de la realización de la actividad. � Nombre del Funcionario: Nombre del funcionario que ocupa el cargo responsable de la realización de la actividad. � Correo Electrónico: correo institucional del funcionario. � Teléfono: teléfono institucional del funcionario.

• Estado de la actividad

� Sin asignar: Al momento del seguimiento todavía no se ha establecido quién será

el responsable de su realización. � Asignada: Al momento del seguimiento se estableció quién será el responsable de

su realización, pero aún no se ha iniciado su ejecución. � En Proceso: la actividad esta siendo desarrollada al momento del seguimiento. � Finalizada: La actividad se completo del todo. � Cancelada: La actividad fue anulada.



� Llevar un registro de cambios en las actividades. � Establecer un vínculo entre lo planteado en la matriz y lo consignado en el texto del

Documento Conpes. � Incluir información aclaratoria en relación al nombre o enunciado de la actividad en

cuestión. � Incluir información aclaratoria que amplíe lo concerniente al estado de la actividad

En esta instancia usted ya cuenta con objetivos, productos, actividades y sus respectivos indicadores concertados con todos los involucrados en el Documento. Ahora proceda a formular las recomendaciones y tareas que serán incluidas en el mismo. Por recomendaciones se entienden aquellas estrategias dirigidas a mantener, delimitar y mejorar los supuestos dentro del los cuales son formuladas las políticas contenidas en el Documento Conpes. Las tareas por su parte se refieren a las acciones puntuales necesarias para la ejecución de las recomendaciones en cuestión (ver la figura 14).

ACTIVIDAD 12: Diligenciar las matrices de recomendaciones y tareas



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De una buena definición de las recomendaciones dependerá por entero el éxito de la aplicación de la política. Los objetivos propuestos, así como el plan de acción definido para su logro; fueron establecidos considerando condiciones particulares desde el punto de vista político, de coordinación intersectorial etc., las cuales deben ser mantenidas inmodificables mediante la ejecución de las recomendaciones. De otro lado, debe resaltarse que la concertación de lo definido en esta ACTIVIDAD reviste especial importancia por cuanto la responsabilidad de su ejecución puede recaer sobre entidades externas al DNP. Figura 14 - Relación vertical y horizontal entre los elementos de la política


OBJETIVO CENTRAL

RECOMENDACIONES TAREAS


PLAN DE ACCIÓN

PRODUCTOS

ACTIVIDADES




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A continuación se describe en detalle la manera en la cual usted debe diligenciar cada uno de los campos del Formato Matriz de Recomendaciones y Tareas F-SDG-05: Figura 15 – Matriz de recomendaciones

Institución Cargo

ResponsableNombre del Funcionario

Correo Electrónico

Teléfono Fecha de Inicio de la Recomendación DD/MM/AAAA

Fecha de Finalización de la Recomendación

DD/MM/AAAA

Observaciones (Esta casilla será

diligenciada por el asesor de la SDG)

Periodo de ejecución de la recomendación

Número de Tareas Realizadas

Fecha de Corte del Número de Tareas

Realizadas

Periodicidad de Actualización del

Avance # Recomendación

Productos relacionados con la Recomendación #P1,#P2….#Pn

Información del Responsable de la Recomendación

Matriz de Recomendaciones



Esta matriz recoge la información relacionada con las acciones dirigidas a mantener los supuestos dentro de los cuales se desarrollará el plan de acción propuesto en el Documento, de manera resumida y concreta, a fin de proporcionar a quien consulta una perspectiva clara en lo que respecta a las recomendaciones que se compromete a entregar el Documento, los compromisos fijados para ello y los responsables asignados. El objetivo de esta matriz es hacer visibles las estrategias para el logro de las políticas formuladas en el Documento, de tal suerte que mediante los medios de verificación consignados pueda hacerse un seguimiento expedito al desarrollo de las acciones propuestas para el mantenimiento de los supuestos dentro de las cuales es factible el logro de las políticas planteadas.

• #: Se refiere a un consecutivo numérico que considera la totalidad de las recomendaciones.

• Recomendación: Nombre o enunciado de una de las acciones dirigidas a mantener,

delimitar, mejorar los supuestos dentro del los cuales son formuladas las políticas contenidas en el Documento Conpes. La ejecución de las recomendaciones es necesaria para la entrega cabal de los productos y la realización de las actividades descritas en su interior.

• Productos relacionados con la recomendación #P1,#P2….#Pn: Relaciona los

productos contemplados en la matriz de productos con cada una de las recomendaciones.

• Información del responsable de la recomendación:

� Institución: Nombre de la entidad responsable de velar por la realización de la recomendación.

� Cargo Responsable: Cargo en la entidad, que tiene la responsabilidad de velar por la realización de la recomendación.

� Nombre del Funcionario: Nombre del funcionario que ocupa el cargo responsable de velar por la realización de la recomendación.

� Correo Electrónico: correo institucional del funcionario. � Teléfono: teléfono institucional del funcionario.



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• Fecha de inicio de la recomendación11: Fecha a partir de la cual se inician las tareas establecidas para el logro de la recomendación. Esta información debe consignarse conservando el formato DD/MM/AAAA.

• Fecha de finalización de la recomendación: Fecha en la cual se habrán ejecutado la

totalidad de las tareas establecidas para el logro de la recomendación. Esta información debe consignarse conservando el formato DD/MM/AAAA.

• Número de tareas realizadas: Número de tareas completamente ejecutadas

correspondientes a una sola recomendación.

• Fecha de corte del número de tareas realizadas: Se refiere al día, mes y año en el cuál se verifica el avance con respecto al total de las tareas. Esta información debe consignarse conservando el formato DD/MM/AAAA.

• Periodicidad de actualización del avance: Espacio de tiempo señalado para comprobar

el estado de la recomendación de acuerdo con la disposición de la información. El formato se diligencia con palabras que denotan periodicidad. Ej. Mensual, Semestral, Anual. etc.



� Llevar un registro de cambios en las recomendaciones. � Establecer un vínculo entre lo planteado en la matriz y lo consignado en el texto

del Documento Conpes. � Incluir información aclaratoria en relación con el nombre o enunciado de la

recomendación en cuestión. � Incluir información que esclarezca el resultado del avance del número de tareas

realizadas asociadas a la recomendación Figura 16 – Matriz de tareas

#Relación con las recomendaciones

#R. #TRTarea

¿Tarea realizada?

Observaciones (Esta casilla será diligenciada por un asesor de la

SDG)


Matriz de Tareas

11 La fecha de inicio suele ser la fecha de aprobación del Documento, aunque en algunos casos puede ser posterior.



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Esta matriz recoge la información necesaria para construir el indicador de las recomendaciones, así como el avance respectivo de cada una de ellas. El objetivo es que pueda ser usada como una lista de chequeo a través de la cual pueda ser actualizada la información correspondiente al avance en la ejecución de cada una de las recomendaciones consideradas.

• #: Se refiere a un consecutivo numérico que considera la totalidad de las tareas.

• Relación con las recomendaciones #R. #TR: Relaciona cada tarea con respecto a la recomendación a al que pertenece de la siguiente forma: la tarea 1.2 se definirá como la segunda tarea correspondiente a la recomendación que tiene asignada en la matriz de recomendaciones el número 1.

• Tarea: Nombre o enunciado de una de las acciones que se llevan a cabo para cumplir con

el logro de una de las recomendaciones incluidas en el Documento.

• Tarea Realizada SI: Efectivamente se realizó la tarea. • Tarea Realizada NO: A la fecha la tarea está pendiente de ser realizada.



� Llevar un registro de cambios en las tareas. � Establecer un vínculo entre lo planteado en la matriz y lo consignado en el texto

del Documento Conpes. � Incluir información aclaratoria con relación al nombre o enunciado de la tarea en

cuestión. � Incluir información adicional con respecto al estado de las tareas (realizada: si/no)

Es potestad de la Dirección Técnica y responsabilidad del Coordinador del Documento Conpes la elaboración del plan de inversiones de la política. En conjunto con la Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas – DIFP y con base en los criterios establecidos por esta instancia, debe definirse un plan detallado para la asignación y distribución de los recursos destinados financiar el plan de acción del Documento. En general los recursos comprometidos en el logro de las acciones concretas consideradas en el plan de acción del Documento deben ajustarse al Marco de Gasto de Mediano Plazo (MGMP) de

ACTIVIDAD 13: Definir el plan de inversiones



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tal suerte que resulte plenamente identificada la disponibilidad de recursos y los faltantes con las respectivas fuentes alternas de financiamiento.

Una vez haya sido diligenciada la totalidad de la información requerida en las matrices de seguimiento, el Coordinador del Documento Conpes tiene la responsabilidad de enviarlas a la Subdirección General para efectos de que dichas matrices puedan ser validadas. Antes de remitir las matrices es imprescindible asegurar que la totalidad de la información contenida en ellas cumple con altos estándares de coherencia y calidad, en este sentido debe realizarse una verificación cuidadosa en la que se constate la observancia de los siguientes aspectos: • La información diligenciada debe tener correspondencia con lo que se solicita en cada campo. • Los productos, las actividades, las recomendaciones y las tareas deben estar clara y

correctamente definidos. • Las definiciones de los productos y sus indicadores deben guardar estricta coherencia. • Los medios de verificación deben ser coherentes con los indicadores a los cuales

corresponden. • En general la redacción debe ser correcta y coherente. La matriz será revisada cuidadosamente por la Subdirección General con el fin de establecer si cumple con los requerimientos del Sistema de Seguimiento a Documentos Conpes. De no ser así serán devueltos los comentarios respectivos con el fin de que se realicen las correcciones pertinentes dentro de los tiempos estipulados en el cronograma.

Es potestad de la Dirección Técnica y responsabilidad del Coordinador del Documento Conpes redactar el borrador del Documento Conpes asegurando altos estándares técnicos en sus contenidos. Al llegar a esta etapa del proceso, usted ha identificado los involucrados en el diseño y la implementación de la política, cuenta con el árbol de problemas, el árbol de Objetivos, la matriz de alternativas de solución, la Estructura Analítica del Documento Conpes, las matrices de seguimiento y los borradores en los que tiene estructurada la descripción de la problemática y de los objetivos propuestos, todo esto concertado con las entidades involucradas. Lo que debe hacer

ACTIVIDAD 14: Validar la versión final de las matrices

ACTIVIDAD 15: Redactar la totalidad del borrador del Documento Conpes



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a continuación es proceder a redactar formalmente la totalidad del borrador teniendo en cuenta de manera cuidadosa los siguientes aspectos12:

• Tipo de letra Redacte los Documentos usando los siguientes tipos de letra:

- Times New Roman o CG Times 12 para el texto. - Times New Roman o CG Times 8 para los pies de página, las fuentes de las tablas y

las gráficas.

• Espacio Interlineal y Márgenes

Establezca el espacio interlineal de uno y medio para el texto, y sencillo para las notas de página. Auméntelo a dos espacios para efectos de separar párrafos, títulos y subtítulos. Los márgenes izquierdo, derecho, superior e inferior deben ser de 2.54 cm.

• Alineación de texto

Texto justificado con sangría equivalente a 1.5 cm al comienzo de cada párrafo.

• Numeración

Para numerar el contenido del Documento utilice el esquema que se muestra a continuación: Número romano en mayúscula » Letra » Número romano en minúscula » Viñeta

I. TÍTULOS II. III. IV. A. Subtítulos i. Desagregaciones al interior de los subtítulos ii. iii. iv.

• Desagregaciones adicionales al interior de los números romanos en minúscula Redacte los títulos en mayúscula sostenida y los subtítulos con la primera letra en mayúscula y el resto en minúscula, utilizando en ambos casos negrilla.

• Numeración de las páginas

12 Se recomienda de forma exhaustiva, iniciar la redacción del Documento solamente cuando hayan sido surtidas todas las actividades anteriores.



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Todos los Documentos deben estar paginados desde la introducción, en la parte inferior central de cada página.

• Gráficas Las gráficas y las tablas deben ir centradas sin bordes. Con el título y la fuente por fuera de ellas.

• Carátula

Diligencie la portada sobre la siguiente plantilla, de acuerdo con la descripción que se presenta a continuación:

Figura 17 - Plantilla portada Documento Conpes



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• Página Introductoria

La página introductoria tiene por objeto permitir al lector que mediante una aproximación rápida al Documento pueda identificar la naturaleza de su contenido. A continuación se describen los aspectos que usted debe incluir dentro ella siguiendo su distribución en la hoja.

- Resumen

En el resumen deberá realizar la síntesis de lo plasmado en la totalidad del texto, de tal suerte que al ser leído se logre establecer claramente una aproximación global al contenido del Documento. Redacte el resumen cuidando que su extensión no exceda en ningún caso las 150 palabras.

- Clasificación del Documento Conpes:



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A continuación del resumen asigne un código para la clasificación del Documento (para una explicación más amplia remítase a la ACTIVIDAD 22 y a la guía para la clasificación de Documentos Conpes).

- Palabras Claves:

Incluya como mínimo 5 palabras claves. Para su selección procure identificar aquellas que más se repiten en el Documento. Van desde el tema o motivo central de su contenido hasta la región geográfica donde se va a desarrollar la política. Tenga cuidado de no formular frases compuestas de dos o más palabras, a menos de que las palabras que la conforman expresen un significado específico, por ejemplo: RED JUNTOS que es el nombre de un programa.

• Cuerpo del Documento

El cuerpo del Documento debe ceñirse a la estructura mínima mostrada a continuación: CARÁTULA PÁGINA INTRODUCTORIA TABLA DE CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN II. ANTECEDENTES A. Antecedentes jurídicos B. Justificación III. MARCO CONCEPTUAL IV. DIAGNÓSTICO A. Problema central i. Efectos del problema central B. Ejes problemáticos i. Eje problemático No.13:

• Causas asociadas al eje problemático V. OBJETIVOS A. Objetivo central i. Objetivos de largo plazo B. Objetivos específicos i. Objetivos Específicos asociados al eje problemático No14. VI. PLAN DE ACCIÓN VII. FINANCIAMIENTO VIII. RECOMENDACIONES IX. MATRICES X. BIBLIOGRAFÍA XI. ANEXOS I. INTRODUCCIÓN15

13 N=1,2,3….n 14 N=1,2,3….n



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La introducción del Documento debe ser escrita de tal manera que sea brevemente presentado ante el lector el contenido del Documento, en este sentido es necesario que usted delimite claramente lo siguiente dentro de este aparte, considerando en su orden: - El propósito general, es decir, lo que se espera lograr con el Documento Conpes. - La descripción global de la manera en la que está organizado el Documento (esto

debe incluirse en el párrafo final de la introducción). II. ANTECEDENTES El objetivo general de este aparte es poner en contexto al lector en lo referente al sustento jurídico y técnico que condujo al DNP a tomar la decisión de llevar las políticas consideradas dentro del Documento a la instancia del Conpes. En este aparte debe incluir lo referente a la procedencia del Documento en cuestión: otros Documentos Conpes, políticas más amplias, compromisos internacionales, decisiones del gobierno central etc. En este aparte usted debe incluir como mínimo los dos numerales descritos a continuación: A. Antecedentes Jurídicos En esta sección usted debe argumentar el sustento jurídico con base en el cual el Documento presentado tendrá completa viabilidad. Para ello, puede valerse de los conceptos emitidos por las Oficinas Jurídicas de las entidades involucradas, así como de una evaluación seria con relación a la normatividad existente sobre los temas tratados. B. Justificación En la justificación usted ilustrará al lector en lo que respecta a las razones por las cuales el DNP decidió desarrollar el Documento Conpes en cuestión. En el desarrollo de este aparte usted debe considerar aspectos tales como: - Los estamentos de los que proviene la idea del Documento Conpes. - Su relación con el Plan Nacional de Desarrollo. - La relevancia para el Gobierno Nacional de la formulación del Documento. - La articulación de la política considerada dentro del Documento con otras

relacionadas Para el desarrollo de este aparte tenga en cuenta que la presentación de los antecedentes debe ser corta. Recuerde no extenderse en datos que se salen del contexto técnico de la política considerada al interior del Documento.

15 Dentro del desarrollo de la descripción de cada uno de los apartes que conforman el contenido, se utilizará el esquema de numeración que sería aplicado dentro del Documento Conpes.



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III. MARCO CONCEPTUAL En este aparte usted pondrá en contexto al lector en lo referente a metodologías o fundamentos teóricos necesarios para la comprensión del desarrollo del Documento Conpes en cuestión. En esta sección explique la terminología y la metodología que se utilizará dentro del Documento con el fin de que el lector que no está familiarizado con los conceptos técnicos pueda comprender el texto en toda su extensión. En general utilice el marco conceptual para establecer un estado del arte en lo que concierne a la política que se expone en el Documento. Los Documentos Conpes son textos de naturaleza técnica, cuya consulta es sin duda general, de tal suerte que su claridad y la facilidad de aproximación al texto resultan imprescindibles. IV. DIAGNÓSTICO Dentro del aparte de diagnóstico, usted debe hacer una descripción clara de la problemática general que enfrenta el Documento y que se encuentra consignada a modo de resumen esquemático en el árbol de problemas. El objetivo de esta sección es procurar al lector una visión clara en lo que respecta al problema central que pretende atacar la política consignada en el interior del Documento en desarrollo, los efectos de la presencia de dicha situación anómala y las causas que fundamentan su existencia. Para la conformación de esta sección usted debe valerse del Documento preliminar que obtuvo en ACTIVIDADES anteriores. La idea en términos generales es que en esta instancia usted delimite y valide con un alto nivel de rigurosidad técnica16, todo lo propuesto en dicho borrador: A. Problema central En esta parte del Documento presente el entorno en el que surge el problema central, delimitando y validando con argumentos técnicos la situación anómala principal encontrada. i. Efectos del problema central Prosiga el desarrollo del texto refiriéndose a los efectos generados por el problema central. En este aparte procure delimitar y validar de manera técnica el impacto negativo generado por el problema central abordado por el Documento. B. Ejes problemáticos

16 Utilice estadísticas, gráficos datos y demás soportes que requiera para explicar la problemática del Documento.



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Con el fin de describir de manera clara y pedagógica la causalidad asociada al problema central descrito en los apartes anteriores, se recomienda la delimitación de las causas más directas en ejes problemáticos17. En general la descripción de este aparte debe suministrar al lector una visión clara acerca de la naturaleza y evidencia de las causas que generan el problema central definido. i. Eje problemático 1: Nombre del eje problemático en cuestión. El objetivo en este aparte es que usted delimite cada eje problemático a través de la fundamentación y validación con rigurosidad técnica, de su naturaleza y de las causas que le están asociadas según el árbol de problemas. ii. Causas asociadas al eje problemático 1. Describa en este aparte todas las causas que fundamentan el eje problemático en cuestión, estructure y valide desde el punto de vista teórico las relaciones con dicha situación anómala. La descripción detallada y aproximada en este aparte resulta primordial, por cuanto fundamenta las acciones concretas (productos, actividades) que usted propondrá en el plan de acción. V. OBJETIVOS Una vez haya estructurado la problemática general del Documento con sus causas y sus efectos, proceda a redactar esta sección. La intención de este aparte es proporcionar al lector una perspectiva clara con relación a los objetivos que se proponen dentro de la política en desarrollo con el fin de atacar de manera eficiente la problemática descrita en los numerales anteriores. En este orden de ideas, usted debe hacer una descripción clara de los objetivos propuestos que se encuentran consignados a modo de resumen esquemático en el árbol de objetivos y en la EAC. A. Objetivo central En este aparte delimite, estructure y valide con argumentos técnicos el objetivo general de la política propuesta en el Documento, mediante el logro del cual usted espera dar solución al problema central identificado en el análisis de la problemática. En este sentido resulta primordial que usted establezca metas concretas, para las cuales defina tiempos específicos; todo esto fundamentado en la valoración técnica del impacto de las alternativas contempladas dentro del plan de acción, además de la consideración juiciosa de todos los supuestos dentro de los cuales la política será aplicada. i. Objetivos de largo plazo

17 Por ejes problemáticos se comprenden en general las causas del primer nivel del Árbol de Problemas. Por ejemplo un Árbol de problemas tendrá 3 ejes problemáticos si se identifican 3 causas en su primer nivel.



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En este aparte describa y fundamente desde el punto de vista técnico, el impacto de largo plazo que el logro del propósito planteado puede tener sobre objetivos más amplios. Estableciendo las relaciones respectivas con el plan de desarrollo, delimite claramente la importancia de avanzar en los fines identificados. B. Objetivos específicos En el árbol de objetivos y posteriormente en la EAC, usted identificó los objetivos específicos con los cuales la política debe comprometerse a fin de lograr el objetivo general o propósito. La idea de este aparte es que usted los delimite y valide con rigurosidad técnica. En condición a que mediante logro de los objetivos específicos de la política espera dar solución a cada una de las causas principales del problema central, dispóngalos como objetivos específicos asociados a los ejes problemáticos. i. Objetivo específico asociados al Eje problemático 1: Nombre del objetivo específico en cuestión. En cada caso establezca metas concretas con tiempos específicos fundamentados en la valoración técnica y concertada con las entidades involucradas. Tenga en cuenta el impacto de las alternativas contempladas dentro del plan de acción y la consideración juiciosa de todos los supuestos dentro de los cuales la política será aplicada. VI. PLAN DE ACCIÓN Dentro del plan de acción usted describirá y justificará las acciones concretas viables (productos) y la naturaleza de su vínculo con los objetivos que considera la política en desarrollo. Asocie a cada uno de los objetivos específicos un grupo de productos del plan de acción propuesto. Describa y justifique la naturaleza de cada una de estas acciones concretas especificando de manera clara las metas de dichas acciones, el tiempo de ejecución y los responsables definidos, obtenidos dentro del proceso de concertación con las entidades. Recuerde que todos estos aspectos se encuentran consignados en las versiones finales de las matrices de seguimiento. VII. FINANCIAMIENTO En este numeral haga una descripción detallada de los recursos económicos necesarios para la ejecución del plan de acción descrito en el Documento. Incluya tablas, proyecciones, gráficas, y todo lo que necesite para mostrar los costos estimados, los recursos disponibles y las fuentes de financiación. Las principales consideraciones técnicas para la fijación de objetivos, metas, tiempos y alternativas óptimas de solución, dependen de los recursos disponibles, en este sentido tenga en cuenta que el contenido de este aparte debe construirse con las entidades



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involucradas y la Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas – DIFP, a lo largo de todo el proceso de formulación del Documento Conpes. VIII. RECOMENDACIONES Una vez tenga redactada la totalidad de los apartes hasta acá descritos, proceda a adicionar al cuerpo del Documento las recomendaciones que usted tiene consolidadas en las matrices de recomendaciones y de tareas, expresando de manera clara y concreta los tiempos y los responsables asignados. Para este aspecto recuerde las definiciones aceptadas para la metodología con respecto a las recomendaciones en cuestión: - Acciones concretas dirigidas a mantener los supuestos bajo los cuales se formula el

plan de acción propuesto en el Documento. - Acciones adicionales que deben adelantar las entidades involucradas para el logro de

una ejecución exitosa de la política formulada IX. BIBLIOGRAFIA Elabore una lista de las distintas referencias bibliográficas usadas dentro del Documento. Para ello utilice el estilo de presentación de listas de referencia y citas textuales planteadas por American Psychological Association (APA)18. X. MATRICES. La naturaleza del proceso de seguimiento divide la totalidad de los Documentos Conpes desarrollados por el DNP en dos grupos: Documentos Conpes en seguimiento y Documentos Conpes por fuera del sistema de seguimiento. Debido a su contenido, los Documentos que encajen en el primer grupo19 seguirán en su totalidad un proceso de formulación basado en la adaptación mencionada de la metodología de marco lógico, mientras que los que clasifican en el segundo no lo harán. De esta manera solamente los Documentos bajo seguimiento tendrán matrices de productos, actividades, recomendaciones y tareas; mientras que la totalidad de los Documentos Conpes, sin importar si se encuentran bajo seguimiento o no, llevarán la hoja introductoria como un resumen de su contenido. De esta manera, para el caso de los Documentos Conpes en seguimiento, dentro de este aparte usted incluirá conservando el orden de descripción, las matrices de hoja introductoria, productos, actividades, recomendaciones y tareas. En el caso de los Documentos Conpes por fuera del sistema de seguimiento, usted solamente incluirá la matriz de hoja introductoria. XI. ANEXOS

18 Manual de estilo de publicaciones de la APA (2002). 19 Documentos Conpes de políticas, programas o proyectos.



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Incluya los anexos necesarios para dar soporte al Documento: tablas, gráficas, estadísticas y demás información que considere pertinente adjuntar. Una vez finalizado el borrador, el Coordinador del Documento Conpes debe enviarlo al Director Técnico de manera formal para su estudio y análisis final, de tal suerte que una vez este último lo haya evaluado en detalle, lo envíe a las dependencias competentes para efectos de que se determine la idoneidad financiera y jurídica de su contenido.

Cuando se haya llegado a esta ACTIVIDAD, habrá sido surtido un proceso estructurado en el cual: se definió una problemática, se propuso una política dirigida a dar solución a la situación adversa identificada, se diseñó un plan de acción con el fin de lograr los objetivos planteados dentro de la política; todo esto bajo el más estricto fundamento técnico y de manera concertada con las entidades involucradas (las cuales fueron identificadas al inicio del proceso). La totalidad de este arduo trabajo se encuentra consignado en el borrador del Documento que a estas alturas debe estar completamente conformado. De esta manera, el objetivo de esta ACTIVIDAD es que entes especializados en cada una de las materias descritas a continuación, evalúen de manera juiciosa la completa viabilidad y aplicabilidad de la política diseñada. Sin embargo, debe aclararse que esta ACTIVIDAD no representa más que la formalización de una consulta que debía haber sido permanente a lo largo del proceso de elaboración del Documento Conpes. Es responsabilidad del Director Técnico, de la Dirección responsable enviar formalmente el borrador del Documentos Conpes a las instancias competentes al menos con una semana de antelación a la fecha en la que está prevista la concertación del Documento con los titulares de los ministerios y entidades involucradas, de tal suerte que se garantice un periodo de tiempo razonable en el marco del cual pueda realizarse una revisión cuidadosa de su contenido. Una vez el Director Técnico tenga una conclusión con respecto a las revisiones en cuestión, lo comunicará de manera formal a la Subdirección General y al Coordinador del Documento Conpes, con las respectivas indicaciones en lo que respecta a la inclusión de correcciones o en su defecto la realización de la ACTIVIDAD siguiente. Viabilidad Técnica El Director técnico es el responsable de determinar la viabilidad técnica del borrador final del Documento Conpes. A diferencia del concepto técnico formulado en las instancias iniciales del proceso, en este caso debe analizar de manera detallada el contenido del Documento asegurándose de que es técnicamente apto para ser presentado al CONPES. En el marco de esta evaluación cuidadosa, deben ser considerados los siguientes criterios:

� El contenido debe evidenciar la aplicación estricta de la metodología propuesta en esta guía.

ACTIVIDAD 16: Revisar el contenido técnico, presupuestal y jurídico del Documento



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� El Documento debe observar completa concordancia entre el plan de acción, los objetivos planteados y los problemas identificados.

� La coherencia entre los elementos de la política y los planteamientos del plan de desarrollo debe ser clara.

� El contenido del Documento debe estar reconocido y aceptado por las instancias involucradas.

� El Documento debe observar las demás consideraciones técnicas a que haya lugar en condición a la temática afrontada por la política.

Viabilidad presupuestal La Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas - DIFP del DNP es la responsable de determinar la viabilidad presupuestal del Documento. El objetivo de este concepto es la verificación de la disponibilidad presupuestal para la ejecución de lo consignado en el texto20. En este sentido, resulta fundamental que al llegar a esta instancia usted en conjunto con los involucrados y la instancia desde la cual surgió la iniciativa, haya desarrollado un juicioso análisis financiero de tal suerte que puedan establecerse la cantidad de recursos comprometidos y las fuentes de financiación para el desarrollo de las acciones inherentes a la implementación de la política en cuestión. En los casos a que haya lugar (Conpes para aprobación de vigencias futuras), deberá solicitarse la viabilidad presupuestal al Consejo Nacional de Política Fiscal - CONFIS. Asimismo, si el Documento Conpes contempla recursos del Fondo Nacional de Regalías – FNR o del Fondo de Ahorro y Estabilización Petrolera -FAEP, deberá solicitar el aval de la dirección de regalías – DR. Viabilidad Jurídica La Oficina Asesora Jurídica - OJ del DNP es la responsable de verificar que no existe ninguna incompatibilidad del Documento con la normatividad vigente y cuente con pleno sustento legal. Es importante aclarar que este estudio de viabilidad es una formalización de un proceso sostenido de consulta que usted ha desarrollado con las Oficinas Jurídicas de los entes involucrados. El compendio de los conceptos por aquellos emitidos, será el insumo con el cual usted conformará el aparte de antecedentes jurídicos del texto del Documento, el cual servirá como herramienta de decisión a la OJ del DNP en la determinación de la viabilidad referenciada.

Una vez hayan sido incluidas en el borrador del Documento la totalidad de las correcciones surgidas en la ACTIVIDAD anterior, es responsabilidad del Director Técnico garantizar el compromiso de los titulares de las instancias involucradas con el contenido del Documento. Dicha expresión de acuerdo debe manifestarse de manera formal a través de un visto bueno al borrador del texto. La importancia de esta ACTIVIDAD radica en que para la ejecución exitosa

20 Este concepto aplica únicamente para los Documentos Conpes que involucren presupuesto.

ACTIVIDAD 17: Concertar el Documento con los titulares de los ministerios y las entidades involucradas



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de las acciones propuestas, aquellas deben estar plenamente aprobadas por los tomadores de decisiones al interior de las entidades. Es importante aclarar que al llegar a esta instancia debe existir un acuerdo pleno entre los involucrados, con relación a la totalidad del contenido del Documento, condicionado por el arduo proceso de concertación surtido en el marco del desarrollo de cada una de las ACTIVIDADES previas. En este sentido, esta ACTIVIDAD no es más que la formalización de una concertación que debía haber sido permanente a lo largo del proceso de elaboración del Documento Conpes.

Una vez el borrador del Documento se encuentre terminado, concertado y corregido, es responsabilidad del Director Técnico su presentación ante el pre-CONPES21 dentro de las fechas estipuladas en el cronograma fijado al inicio del proceso. El objetivo de esta ACTIVIDAD es justificar ante el Subdirector General en su calidad de Secretario Técnico del CONPES, la política que el Departamento Nacional de Planeación en su calidad de Secretaría Técnica pretende poner consideración del Consejo Nacional de Política Económica y Social. Es potestad del Subdirector General previa consideración de los criterios adelante citados, el solicitar en esta instancia al Director Técnico todas las modificaciones a las que haya lugar en aras de lograr el más alto estándar técnico en los Documentos presentados y es responsabilidad de este último el incluir dichas modificaciones en su contenido:

� El contenido debe evidenciar la aplicación estricta de la metodología propuesta en esta guía.

� El Documento debe observar completa concordancia entre el plan de acción, los objetivos planteados y los problemas identificados.

� La coherencia entre los elementos de la política y los planteamientos del plan de desarrollo debe ser clara.

� El contenido del Documento debe estar reconocido y aceptado por las instancias involucradas.

� El Documento debe tener pleno sustento técnico, financiero y jurídico. � El Documento debe observar las demás consideraciones técnicas a que haya lugar en

condición a la temática afrontada por la política. Solamente cuando exista plena conformidad con relación al Documento presentado, el Subdirector General procederá a presentarlo al CONPES. El Director Técnico solicitante es el responsable elaborar la presentación y los soportes necesarios para efectos de que el Subdirector General presente el Documento al Consejo en la ACTIVIDAD siguiente.

21 A esta instancia pueden ser invitadas todas las instituciones involucradas el desarrollo del Documento.

ACTIVIDAD 18: Presentar el Documento al pre-CONPES



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Una vez el Documento haya sido presentado y aprobado en pre-CONPES, el Subdirector General llevará el Documento al CONPES22. El Subdirector General, en su calidad de Secretario Técnico del Consejo, es el responsable de realizar las presentaciones a los miembros de esta instancia. Una vez ha sido presentada la totalidad del Documento y han sido leídas las recomendaciones, el Consejo decide si aprueba o no la política. En los casos especiales en los cuales no sea posible la reunión física del Consejo para aprobar los textos, el Documento es enviado a los miembros del CONPES por medio electrónico, especificando en el comunicado adjunto el día y la hora límite para el recibo de comentarios. Una vez transcurrido el periodo estipulado se toma la decisión de aprobar o no el Documento en cuestión. La Subdirección General es responsable de informar formalmente a los involucrados acerca de la aprobación o no del Documento y de administrar las actas resultantes de las reuniones del CONPES

Una vez sea aprobado el Documento, es responsabilidad del Coordinador del Documento Conpes, la inclusión de los comentarios y recomendaciones propuestos por el Consejo. Para ello deben hacerse los cambios pertinentes con el fin de conservar la estructura del proceso expuesta a lo largo de esta guía metodológica. En este sentido deben hacerse las modificaciones correspondientes en los árboles, en el texto del Documento y en las matrices de seguimiento.

Después de que el Documento haya sido aprobado por el CONPES y le sean incluidas las modificaciones pertinentes, el Coordinador del Documento Conpes es responsable de enviar el Documento a la Subdirección General para que le sea asignado el número que lo identificará dentro del consecutivo total de Documentos aprobados por el consejo23. Un asesor de la Subdirección General tiene la responsabilidad de numerar el Documento.

22 Las sesiones del consejo tienen lugar generalmente los lunes a intervalos de quince días 23 La cifra en cuestión dependerá de si el Documento fue aprobado por el CONPES económico o social.

ACTIVIDAD 19: Presentar el Documento al CONPES

ACTIVIDAD 20: Incluir en el Documento los comentarios y recomendaciones del CONPES

ACTIVIDAD 21: Asignar el número al Documento



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Es potestad de la Dirección Técnica y responsabilidad del Coordinador del Documento Conpes diligenciar el formato Hoja Introductoria del Documento Conpes F-SDG-06, para la totalidad de los Documentos Conpes elaborados por la dirección independientemente de que encajen o no dentro de los criterios que definen su ingreso en el sistema de seguimiento. Si se ha llegado hasta esta instancia del proceso, se cuenta con la información completa para acometer esta tarea. Esta matriz recoge la información general del Documento Conpes a manera de resumen temático, su objetivo es proporcionar a quien consulta una perspectiva amplia en lo que respecta a factores como el tema de interés, la utilidad de abordar de lleno el Documento etc. A continuación se describe en detalle la manera en la cual usted debe diligenciar cada uno de los campos del Formato Hoja Introductoria del Documento Conpes F-SDG-06: Llene la Matriz hoja introductoria: Figura 18 - Portada Documento Conpes y Matriz hoja introductoria

Fuente: Departamento Nacional de Planeación

ACTIVIDAD 22: Diligenciar la hoja introductoria



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• Documento Conpes No. : Como se muestra en la figura, el número del Conpes se extrae directamente de la primera página del Documento y se puede identificar porque se encuentra dispuesto en el interior de un círculo.

• Nombre del Documento: El nombre del Documento también se extrae directamente de

su primera hoja.

• Fecha de Aprobación : La fecha de aprobación del Conpes aparece al final de la primera

hoja del Documento junto al lugar donde se aprobó (Bogotá D.C.). La fecha debe diligenciarse según el formato: DD/MM/AAAA.



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• Clasificación Este campo hace referencia a la clasificación dentro de cual se enmarca el Documento.

La clasificación de los Documentos Conpes tiene por objeto facilitar la caracterización temática de los Documentos para efectos de hacer más expeditas las búsquedas en red con relación al tipo de política en ellos contenida. Clasifique el Documento, de acuerdo con la Guía Metodológica para la Clasificación de Documentos Conpes, solamente cuando la totalidad de las ACTIVIDADES antes descritas hayan sido ejecutadas. A continuación se describen los apartes dentro de los cuales puede ser clasificado un Documento en condición al sector al cual pertenece, el tema que afronta, la función del Documento en cuestión y el tipo de Consejo de Política Económica y Social (CONPES) que lo aprueba. En este orden de ideas, usted deberá asignar uno o varios códigos de clasificación alfanuméricos a su Documento. Dichos códigos están conformados por cuatro caracteres:

� El primero alfabético con rango A-Z � El segundo numérico con rango 0-9 � El tercero numérico con rango 0-9 � El cuarto numérico con rango 0-3



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Dimensión de Sector Esta dimensión está basada en la estructura sectorial de los temas que maneja en DNP. A cada sector corresponden unos temas que son de su resorte y determinan la conformación de la siguiente dimensión: primer carácter - alfabético con rango A-Z . Dimensión de tema Esta dimensión hace referencia a los temas inherentes a cada uno de los sectores, está contenida en la dimensión de sector: segundo carácter - numérico con rango 0-9. Dimensión de función Esta dimensión hace referencia al tipo de Documento de acuerdo a la función que cumple: tercer carácter - numérico con rango 0-9. Dimensión de Naturaleza Esta dimensión hace referencia a la naturaleza del Conpes que aprueba el Documento (económicos – social): cuarto carácter - numérico con rango 0-3. Pasos para clasificar un Documento Conpes

� Observe el Esquema de Clasificación de Documentos Conpes y remítase a la Dimensión de sector.

� Identifique que letra que podría asignar de acuerdo con las opciones planteadas y asígnela al Documento.

� Remítase a la Dimensión de tema y vaya a la letra que señaló en el paso anterior, hecho esto identifique y asigne el número de acuerdo con uno de los temas tratados en el Documento.

� Remítase a la Dimensión de función y asigne el número correspondiente. � Vaya a la Dimensión Naturaleza y asigne el número dependiendo si el Documento

en cuestión será puesto en consideración del CONPES social, económico o ampliado

En la siguiente tabla puede apreciar el desarrollo a manera de ejemplo de los pasos enunciados para la clasificación de los Documentos. Recuerde que los códigos de clasificación resultantes de esta ACTIVIDAD deben ser incluidos en la página introductoria del Documento Conpes, según lo contemplado en las ACTIVIDADES anteriores.



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Figura 19 – Ejemplo de clasificación de Documentos

Conpes Clasificación Detalle

AORDENAMIENTO Y DESARROLLO TERRITORIAL

BFINANZAS PUBLICAS TERRITORIALES

CESTUDIOS MACROECONÓMICOS

DESTUDIOS SECTORIALES Y DE REGULACIÓN

E ANÁLISIS FISCAL

FEVALUACIÓN DE POLÍTICAS PUBLICAS

G TRASPORTE

H MINAS Y ENERGÍA

I TELECOMUNICACIONES

J EDUCACIÓN

K SALUD

LEMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL

M POBLACIÓN

N CALIDAD DE VIDA

O DESARROLLO SOCIAL

PPRODUCCIÓN Y DESARROLLO RURAL

Q

COMERCIALIZACIÓN Y FINANCIAMIENTO AGROPECUARIO RURAL

RSEGURIDAD NACIONAL Y CIUDADANA

S JUSTICIA

TPOLÍTICA INDUSTRIAL Y COMERCIAL

UVIVIENDA Y DESARROLLO URBANO

V AGUA Y AMBIENTE

W

INVERSIONES Y FINANZAS PÚBLICAS

X REGALÍAS

S JUSTICIA

S0 General

S1 DIH Y DD.HH

S2 identificación ciudadana

S3 Desplazamiento forzado

S4 Sistemas de información

S5 Sistema judicial

S6Sistema penitenciario y carcelario

S7 Impunidad

S8 Gestión judicial pública

S9 Desaparecidos

0 GENERAL

1 CONSULTIVO

2AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN

3 PRESUPUESTO

4ASIGNACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS

5 POLÍTICA

6 PROGRAMA

7 PROYECTO

8

9

0 GENERAL

1 ECONÓMICO

2 SOCIAL

3 AMPLIADO

DIMENSIÓN DE NATURALEZA

Hace referencia al carácter de los discutido al interior del documento Conpes.

Número0-3

CONPES 3412: Estrategia para la expansión de la oferta nacional de cupos

penitenciarios y carcelarios - seguimiento del Conpes

3277.

S671

El objetivo del documento es formular un

PROYECTO, item indentificado con número 7 dentro de esta dimensión

DIMENSIÓN DE FUNCIÓN (ver funciones CONPES) TERCER DÍGITO

DIMENSIÓN DE NATURALEZA (ver conformación CONPES) CUARTO DÍGITO

S671

Lo discutido dentro del conpes es de

carácter ECONÓMICO, item identificado con el número 1 dentro de esta dimensión

DIMENSIÓN FUNCIÓN

Hace referencia a los objetivos de formular el documento Conpes delimitados por las funciones del Conpes establecidad en el régimen jurídico

Número0-9



3277.

DIMENSIÓN DE TEMA (conciliada con las subdirecciones) SEGUNDO DÍGITO

DIMENSIÓN TEMA

Número0-9

Hace referencia a los temas específicos de un sector determinado, abordados al interior del documento Conpes



3277.

S671

En el documento Conpes, dentro del sector JUSTICIA (S), se desarrolla el tema: Sistema Carcelario y Penitenciario,

identificado con el número 6 dentro de esta dimensión

NOMBRE

DIMENSIÓN SECTOR



3277.

S671

DIMENSIÓN DE SECTOR (ver organigrama subdirecciones) PRIMER DÍGITO

DEFINICIÓN CARACTER listado

EJEMPLO

Hace referencia al sector dentro del cual se enmarcan los temas tratados al interior del documento Conpes

Letras del Alfabeto A-Z

Los temas discutidos en el documento Conpes corresponden al sector JUSTICIA, identificado con letra S dentro de esta dimensión




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• Palabras Claves: Se pueden determinar como aquellas que más se repiten en el Documento, van desde el tema o motivo central de su contenido hasta la región geográfica donde se va a desarrollar la política.

Como mínimo se deben definir 5 palabras claves. No formule frases compuestas de dos o más palabras, a menos que el conjunto de aquellas exprese un significado específico, por ejemplo: RED JUNTOS (nombre que define un programa en particular)

• Resumen del Documento: En este campo se representa de forma abreviada y precisa el

contenido del Conpes.

• Nombre del Plan Nacional de Desarrollo, periodo del Plan Nacional de Desarrollo: Diligencie estos campos con el nombre del Plan Nacional de Desarrollo al que pertenece el Documento Conpes y con su respectivo período de vigencia.

En la siguiente tabla se relacionan a manera de ejemplo algunos de ellos.

Figura 20 - Relación Planes Nacionales de Desarrollo (1998-2010)

Nombre del Plan Nacional de Desarrollo Periodo Estado Comunitario: Desarrollo para todos 2006-2010 Hacia un Estado Comunitario 2002-2006

Cambio para Construir la Paz 1998-2002


• Objetivo y estrategia: Se refiere a los objetivos y las estrategias planteadas en el Plan Nacional de Desarrollo, para el logro de los cuales se formula la política consignada en el Documento Conpes.

• Responsable

� Dirección Técnica: para la totalidad de los Documentos debe identificarse una

dirección técnica responsable del Documento Conpes. Las direcciones técnicas del DNP se presentan a continuación:

DIRECCIÓN DE DESARROLLO EMPRESARIAL DIRECCIÓN DE DESARROLLO RURAL SOSTENIBLE DIRECCIÓN DE DESARROLLO SOCIAL DIRECCIÓN DE DESARROLLO TERRITORIAL SOSTENIBLE DIRECCIÓN DE DESARROLLO URBANO Y POLÍTICA AMBIENTAL DIRECCIÓN DE ESTUDIOS ECONÓMICOS DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN DE POLÍTICAS PÚBLICAS DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y ENERGÍA DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y FINANZAS PÚBLICAS



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DIRECCIÓN DE JUSTICIA Y SEGURIDAD DIRECCIÓN DE REGALÍAS

� Nombre: Se refiere al Director Técnico. � Correo Electrónico: Se refiere al correo institucional del Director Técnico. � Teléfono: Se refiere al número de teléfono asignado dentro de la institución al

Director Técnico. � Participantes: Son todas aquellas entidades que participan en la formulación de la

política propuesta en el Documento Conpes, su nombre debe consignarse completo, omitiendo la reducción a sus siglas. El listado de estas instituciones se encuentra en la primera página del Documento.

• Documentos Conpes relacionados:

Documentos de los cuales proviene este Documento Conpes: Se refiere a aquellos Documentos a partir de los cuáles surgió la necesidad o la iniciativa de hacer el Documento en desarrollo. Documentos a los que modifica este Documento Conpes: Se refiere a aquellos Documentos que al sufrir alguna reforma generaron la realización del Documento en desarrollo como un Documento Conpes modificatorio. Documentos que Complementan este Documento Conpes: Se refiere a aquellos Documentos que no caben dentro de ninguna de las anteriores clasificaciones pero que se relacionan con el Documento, dado que abordan el mismo tema, están dirigidos a la misma región geográfica o están contenidos dentro de una estrategia de política integral más amplia.



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Una vez haya clasificado el Documento envíelo al Grupo de Comunicaciones y Prensa para su publicación.

Para llegar a esta etapa, resulta imperativo se hayan surtido la totalidad de las ACTIVIDADES descritas en esta guía respetando de manera estricta la secuencia considerada. La última ACTIVIDAD contemplada en esta guía, es la publicación del Documento en el sitio Web del DNP. Es Potestad del Grupo de Comunicaciones u Prensa y Responsabilidad de su Coordinador la divulgación del Documento Conpes. Este procedimiento se realiza de forma coordinada con la Oficina de Informática y el Grupo de biblioteca.

ACTIVIDAD 23: Publicar el Documento en la página Web del DNP



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BIBLIOGRAFÍA American Psychological Association. (2002). Manual de estilo de publicaciones de la American Psychological Association (adaptado al español por Editorial Manual Moderno) (2da. Ed.). México D.F., México: Manual Moderno. CORPOICA. (1.995). Manual para la Gestión de Proyectos de Desarrollo Tecnológico. Bernardo Rivera – Editor Bogotá D.C BID (2004). Curso de marco lógico para el diseño de proyectos. Recuperado el 28 de septiembre de 2007 del sitio web: www.iadb.org Sinergia. (2003). Guía para Elaboración de Indicadores. Bogotá; Colombia: Departamento Nacional de Planeación. Ortegón, Edgar, Pacheco, Juán y Prieto, Adriana. (2005) Metodología de marco lógico para planificación, el seguimiento y la evaluación de programas y proyectos ILPES-CEPAL. ____________ Et. al (2005). Metodología General de identificación, preparación y evaluación de proyectos de inversión pública. Santiago de chile: Ilpes

guÍa metodolÓgica para la elaboraciÓn de …€¦ · diagrama de flujo para el proceso de...

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