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Manual para aprender a usar Excel de la Unversidad de Puerto Rico en Bayamón. UPR UPRBTRANSCRIPT
Guía de Microsoft Excel SICI 4008, 3028, 3017 Principios de Procesamiento de Datos en los Negocios José Juan Díaz Caballero 2/6/2013
S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7
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Tabla de Contenido Document Properties ........................................................................................................................... 3
Cómo ponerle nombre a los archivos .................................................................................................. 4
1. CUENTA CHEQUERA O ATH (Caballero, 2009) ..................................................................................... 5
Primera parte. ...................................................................................................................................... 5
Segunda parte. ..................................................................................................................................... 6
2. PURCHASE ORDER, ORDEN DE COMPRA (Caballero, 2009) ............................................................... 11
Formato .............................................................................................................................................. 14
Office Button (Office 2007) ................................................................................................................ 17
3. TEMPERATURA PROMEDIO ................................................................................................................ 18
4. DISTRIBUCIÓN POBLACIONAL versión usando referencias absolutas................................................ 21
DISTRIBUCIÓN POBLACIONAL versión usando RANGE ............................................................. 23
5. Rúbrica para la asignación del Westernbank..................................................................................... 25
W HOLDING COMPANY, INC. AND SUBSIDIARIES ......................................................... 27
6. Datos estadísticos con gráficas analíticas. ......................................................................................... 29
7. La planilla de contribución sobre ingresos de Hacienda .................................................................... 31
8. Registro Escolar (la magia del vlookup) ............................................................................................. 40
9. Contando votos con Excel .................................................................................................................. 42
10. Análisis de Pareto (McDonough) ..................................................................................................... 43
11. Moving Average (Schroeder, 2004) ................................................................................................. 44
12. Demografía ecología ........................................................................................................................ 45
13. Cinco cálculos de Ecología ............................................................................................................... 46
14. Excel disuelto en Tolueno ................................................................................................................ 48
15. Trabajo ad libitum en Excel .............................................................................................................. 50
16. Trabajo verbal en Excel. El jardinero. ............................................................................................... 50
Los nombres de sus archivos de Excel van a ser una mezcla del nombre del trabajo y sus
apellidos (sin acentos ni diéresis). Por ejemplo si sus apellidos fueran Díaz Caballero el
nombre del archivo para la cuenta chequera sería:
CuentaChequeraDiazCaballero.xlsx
G u í a d e E x c e l
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Document Properties Los archivos (files) de Excel se llaman WORKBOOK u Hoja de Cálculo, los de Word se llaman
documentos, los de PowerPoint presentaciones y todos ello poseen Document Properties.
Ilustración 1 Cómo buscar Properties en Office 2010. 1. Dé clic a File, entonces a Info y finalmente a Properties.
Ilustración 2 Los tres pasos para activar Document Properties en Office 2007.
2. Prepare
3. Properties
1. Office
Button
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Ilustración 3 Llene el Document Properties con su información personal.
Cómo ponerle nombre a los archivos
Los nombres de sus archivos de Excel van a ser una mezcla del nombre del trabajo y sus
apellidos (sin acentos ni diéresis). Por ejemplo si sus apellidos fueran Díaz Caballero el
nombre del archivo para la cuenta chequera sería:
CuentaChequeraDiazCaballero.xlsx
G u í a d e E x c e l
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1. CUENTA CHEQUERA O ATH (Caballero, 2009)
Primera parte. Primero, haremos la chequera y luego la protegemos con Data Validation.
Ilustración 4 Esta cuenta corriente sólo usa una fórmula que se copia en toda la columna F.
Excel llama las palabras en la fila 1 labels. Luego de escribirlas sombréelas y dé clic en Bold. La fecha en la columna A se escribe 5/20 y Excel lo traduce automáticamente a 20-May. La columna C, “descripción”, se formateó con Center. La cantidad inicial de $2,500 en las celdas E2 y F2 se les aplicó el formato de $ o currency. Copie la fórmula en la celda F3 a todas las celdas de F4 a F15 (Copy & Paste). A las cantidades en las columnas D, E y F se les aplicó el formato comma style que es idéntico a currency pero sin el signo de $. Para eliminar Worksheets busque en el Ribbon de Home el grupo Cells. OJO asegúrese que está en la hoja que quiere eliminar. Si comete un
error siempre puede dar las teclas [Ctrl]+[Z] o Undo .
Las celdas que contienen fechas pueden recibir el formato de Date que se encuentra en el grupo de de Number en la pestaña
de Home.
=F2–
D3+E3
Use el
Comma
Style donde
haya dinero.
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Ilustración 5 En Home encontrará a la derecha el grupo Cells con las opciones para eliminar. Fíjese en
todos los iconos o comandos de Excel que son los mismos de Word y PowerPoint.
En este ejemplo decidimos cambiar los nombres de Sheet1 y Sheet2. Esa opción la
recomendamos para tener documentos más claros. También recomendamos
eliminar las hojas que no se usan para evitar confundir al usuario.
Cuando necesite añadir hojas dé clic en los iconos que se ven en la ilustración
Ilustración 6 Fíjese en las tres formas que se muestran para añadir hojas, dos Insert y las teclas [Shift]
con [F11]. Excel es famoso por ofrecer múltiples opciones para hacer todo.
Segunda parte. Luego de crear la hoja la protegemos de que escriban datos erróneos.
Vamos a usar Data Validation para tres cosas: evitar que el usuario escriba números negativos o
palabras en los retiros y depósitos, poner un mensaje de error en español y orientar al usuario de
G u í a d e E x c e l
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qué debe escribir. Seleccione con el mouse todas las celdas desde la D2 a la E15 y dé el siguiente
comando: Data… Data Tools… Data Validation… Settings…
Ilustración 7 En Data Validation Settings marque números decimales que sean mayores o iguales a cero.
No se pueden poner negativos ni palabras en las columnas D y E pues dañaría la
fórmula del balance en la columna F. Luego de activar el Data Validation pruebe escribir
retiros y depósitos corruptos para probar cómo trabaja este comando. Recuerde primero
sombrear las celdas de retiros y depósitos, D2:E15 antes de aplicar Data Validation.
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Ilustración 8 En Data Validation… Input Message escriba un mensaje al usuario que aparecerá automáticamente cuando el usuario de clic a los retiros o depósitos.
El tercer comando del Data Validation es el mensaje de error o Error Alert que aparecerá si
el usuario escribe números negativos o letras en las celdas de retiros y depósitos, D2:E15.
Use formato de Date para las fechas
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Ilustración 9 En Data Validation… Error Alert escriba su mensaje de error en español si se ponen datos erróneos como palabras o negativos en los retiros o depósitos.
No olvide, cuando termine completamente la
cuenta en el primer worksheet la copia a otro y
le cambia los datos PERO no tiene que alterar
el formato ni las ecuaciones o funciones.
Recuerde cambiar el nombre en el Sheet tab.
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La última mejora que le haremos a la cuenta del banco es que la columna del balance cambie
a rojo si hay un sobregiro. Usamos rojo siguiendo la tradición de contabilidad de decir que los
números están así cuando hay problemas. Esto sucede si hay un pago o retiro mayor que el balance
disponible o se entra un depósito menor al esperado. Usaremos el conditional formatting en las
celdas F2:F15.
Dar clic a Home… Styles… Conditional Formatting…
Highlight Cells Rules… Less Than… y escribimos 0.
Esos retiros causaron un sobregiro. Las celdas cambian automáticamente a rojo gracias al Conditional Formatting.
Esos retiros causaron un sobregiro. Las celdas cambian automáticamente a rojo gracias al Conditional Formatting.
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2. PURCHASE ORDER, ORDEN DE COMPRA (Caballero, 2009)
Ilustración 10 Imagen de cómo quedará la orden de compra. Excel hará todos los cálculos.
Las tablas siguientes muestran celda por celda lo que debe escribir para lograr el ejemplo de
orden de compra.
=TODAY()
=B17 * F17
=SUM(G17:G36)
=G37 * 6%
=SUM(G37:G39)
=B18 * F18
El – significa que al no haber
nada la multiplicación da cero.
Para llenar automáticamente los números del 1 al 20 escriba
1 y 2 en las celdas A17 y A18 entonces sombrea AMBAS celdas y estire hasta celda A36 .
Use el Comma Style en las celdas donde va dinero, columnas F y G.
=G37 * 1%
precio unitario lleva Data Validation para
evitar precios negativos
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Tabla 1 Todas las etiquetas o labels que lleva la orden de compra.
celda contenido celda contenido
A1 Tienda El Palmar Feliz G1 =TODAY()
A2 Era en una playa de mi tierra tan
querida…
G2 2025
F1 fecha: G3 1230025
F2 P.O. #: E6 Enviar a:
F3 Núm. Cliente: F6 Sr. Blanco Prieto
F7 Tienda El Palmar Feliz
A6 Cliente: F8 Urb. La Playita
C6 Sra. Lambestoy F9 Marginal El Condado
C7 Ferretería La Mía F10 Santurce, Puerto Rico 00734
C8 Parque Industrial Minillas F11 (787)257-4979
C9 170 Carretera 174
C10 Bayamón, Puerto Rico 00959 F37 Subtotal
C11 (787)630-6330 F38 IVU ELA
F39 IVU municipal
A13 Manera de envío: F40 Total
D13 Termino de Envío: E44 Autorizado por
F13 Fecha de envío: G44 fecha
B16 Qty Póngale Data Validation
(como en el ejercicio
anterior) a la columna F
para evitar precios unitarios
negativos y a la columna B.
C16 Item #
D16 Descripción
F16 Precio unitario
G16 Subtotal
Proceda a escribir toda esa información en las celdas indicadas. Si comete algún
error salga dando [Enter] y vuelva a escribir la información. En la Tabla 2 están todas las
fórmulas o ecuaciones. No hay un orden particular de qué escribir primero si labels o
fórmulas. Hasta que no haya números el resultado de las fórmulas será cero ó - . Dé
constantemente las teclas de [Ctrl] [S] a la vez para grabar su trabajo, puede llamarlo
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purchase order mis apellidos.xlsx (puede haber espacios en el nombre del
archivo y no tiene que escribir el ".xlsx " ).
Tabla 2 Todas las fórmulas o ecuaciones que lleva la orden de compra. El signo de = es necesario escribirlo.
celda contenido celda contenido Las celdas de la G17 a la G36 lo que hacen es multiplicar la cantidad de artículos, Qty, que se encuentran en la columna B por el precio por unidad que se encuentra en la columna F. Todas las fórmulas y funciones comienzan con el signo de = .
La multiplicación es * .
La celda G37 suma todos los subtotales desde la celda G17 a la G36.
La celda G38 multiplica la suma anterior por 6% para calcular el IVU1 estatal.
La celda G39 multiplica la suma anterior por 1% para el IVU municipal.
La celda G40 suma las tres celdas anteriores para calcular el Total.
G17 =B17 * F17 G37 =SUM(G17:G36)
G18 =B18 * F18 G38 =G37 * 6%
G19 =B19 * F19 G39 =G37 * 1%
G20 =B20 * F20 G40 =SUM(G37:G39)
G21 =B21 * F21
G22 =B22 * F22 G1 =TODAY( )
G23 =B23 * F23
La función TODAY pone
automáticamente la fecha de
hoy en la celda. Si tiene que
poner otra fecha sencillamente
escríbala en la celda en vez de
=TODAY().
G24 =B24 * F24
G25 =B25 * F25
G26 =B26 * F26
G27 =B27 * F27
G28 =B28 * F28
G29 =B29 * F29
G30 =B30 * F30
G31 =B31 * F31 Para evitar escribir todas las
fórmulas de la G17 a la G36
simplemente copie la fórmula de
la celda G17 a todas las celdas
hasta la G36 (Copy & Paste) y
Excel ajustará automáticamente
el número de la fila.
G32 =B32 * F32
G33 =B33 * F33
G34 =B34 * F34
G35 =B35 * F35
G36 =B36 * F36
1 El IVU es un impuesto fijado sobre toda transacción de ventas al detal, uso, consumo o
almacenamiento de una partida tributable en Puerto Rico.
Cuando complete
la tienda en el
primer worksheet
la copia a otro y le
cambia los datos
pero sin modificar
las ecuaciones ni
formatos.
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Ilustración 11 Imagen que muestra los datos y ecuaciones en las columnas que deben ir. Note que la
Descripción entre las columnas D y E estarán unidas con el comando Merge & Center.
Formato
Siguiendo las tablas 1 y 2 ya tenemos nuestra orden de compra trabajando.
Simplemente, ponga algunas cantidades bajo Qty en la columna B junto con sus precios en la
columna F y verá como Excel ya calcula todo automáticamente. Para finalizar la hoja nos
faltan detalles de formato. La columna A, donde van los números del 1 al 20, debe ser
bastante angosta o estrecha como un 2.5 aproximadamente2. La columna B de cantidad o
Qty un 5.0. Las demás columnas no se cambiaron del formato original o default.
Las columnas F y G deben tener formato Comma Style y la F además debe tener Data
Validation para evitar precios unitarios negativos o letras y palabras. La celda del “Total” en
la columna G debe tener el formato de Currency, $.
2 Si su copia de Excel ha sido cambiada a pulgadas esta medida entonces es 0.25" en vez de 2.5
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Ilustración 12 Note como el menú de Format además de las opciones de ancho de las columnas tiene las opciones de altura (height) y de ocultar columnas con el Hide & Unhide
No importa cuán finita sea una columna el Formula Bar siempre muestra su
contenido como si fuera una radiografía de lo que oculta la celda. Por ejemplo la columna G
muestra los resultados de las ecuaciones pero el Formula Bar enseña las fórmulas. Vea las
opciones de AutoFit donde Excel achica o agranda automáticamente. Con Hide & Unhide
podemos tapar filas o columnas que tengan datos privados como nombres o número de
seguro social para evitar que el usuario las vea o sean impresas en papel. El comando de
Rename Sheet sirve para cambiar el nombre de Sheet1 por Purchase Order.
Para finalizar la hoja nos faltan detalles de
formato. La columna A donde van los
números del 1 al 20 debe ser bastante angosta
o estrecha como un 2.5 aproximadamente. La
columna B de cantidad o Qty un 5.0. Las
demás columnas no se cambiaron del formato
original o default.
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Ilustración 13 El menú de poner bordes también se encuentra en Word. El lector, si desea, puede aplicar los demás comandos de formato como negritas y colores a nuestro orden de compra.
El último detalle de formato que vamos a usar en esta hoja es el Merge & Center que
permite unir celdas para escribir mejores labels. Queremos lograr que la palabra Descripción
quede centralizada sobre las columnas D y E. Escribimos la palabra Descripción en la celda
D16 y con Merge & Center hacemos que se “estire” desde la columna D a la E. Vea la
ilustración siguiente.
Los cuadritos alrededor de “Manera de
Envío”, “Termino de Envío” y “Fecha de
envío” se dibujan sombreando las celdas,
como en el ejemplo de la F13 a la G14, y en
el menú de bordes se escogió Outside
Borders. Y así sucesivamente con las
demás.
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Office Button (Office 2007)
Ilustración 5 Además del Print Preview explicado arriba el Save As en el Office Button permite guardar
la hoja en el formato del Office viejo.
Ilustración 14 Cómo sumar con Excel.
El Office Button o la bolita arriba a la izquierda es un
comando nuevo de Office 2007. Es lo que antes se
conocía como File… Aquí mostramos la opción de Print
Preview que permite ver como quedaría la hoja si se
imprime. Con Print Preview creamos la bonita imagen
del Purchase Order con que empieza este capítulo.
Ejemplo de cómo sumar con Excel
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3. TEMPERATURA PROMEDIO
Narrativa:
Utilice el programa Excel para organizar los siguientes datos y determinar la temperatura promedio de varias ciudades según una serie de fórmulas especificadas en este ejercicio.
Requisitos:
1. Crearán los siguientes Labels: Ciudad, Temperatura mínima, Temperatura
máxima y Temperatura promedio. Deben colorear cada uno de los labels. 2. Localicen la temperatura mínima y máxima para un total de 6 ciudades en un periodo
específico de tiempo (puede ser un día). Pueden buscar la información en Internet o en algún periódico. Es importante que incluyan copia del documento donde encontraron la información o la ficha bibliográfica en APA o MLA.
3. Organicen los datos y diseñen la fórmula o funciones para determinar la temperatura promedio por cada una de las 6 ciudades o estados.
4. En el Document Properties de Excel escriban su nombre, número de estudiante, fecha y cualquier otro dato pertinente.
5. Ordenar (sort) los datos por Ciudad, temperatura mínima y temperatura máxima en 3 hojas separadas. Nunca entregue hojas (worksheet) vacías.
Herramientas o funciones a utilizar:
Funciones:
MAX( )
MIN( )
AVERAGE( )
MEDIAN( )
MODE( )
Icono de Sort:
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Ejemplo:
Ejemplo mostrando las fórmulas3:
3 En la celda E4 puede programar este aviso =if( B4 > C4, "Error en los datos.", " " )
Use Data Validatio
Use
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Ejemplos ordenados (sort) por Ciudad, Mínima y Máxima4:
4 En la celda E4 puede programar este aviso =if( B4 > C4, "Error en los datos.", " " )
sor
t
sor
t
sor
t
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4. DISTRIBUCIÓN POBLACIONAL versión usando referencias absolutas
Narrativa:
Utiliza el programa Excel para determinar el porcentaje de las personas que viven en los diferentes pueblos del estado de Nueva Jersey. Debes diseñar las fórmulas usando la función de Relación Absoluta en referencia a la celda que contiene la población total.
Requisitos:
1. Crearán los siguientes labels: Pueblo, Población y porcentaje. Deben aplicar color a toda la tabla. Hagan una combinación de entre dos a tres colores. La idea es que los colores mejoren el aspecto estético de la tabla y por ende su interpretación.
2. Los pueblos y sus respectivas poblaciones son: Atlantic- 206,300 Burlington- 382,500 Camden- 492,900 Cape May- 92,900 Cumberland- 136,500 Gloucester- 210,700 Salem- 65,500
3. Indica la población total mediante una fórmula y la celda que contenga este dato será la referencia absoluta para determinar el porcentaje de la población de cada ciudad.
4. Incluyan una gráfica de barra con los resultados. 5. Muestren la hoja con los resultados y en otra hoja muestren las fórmulas ([Ctrl]+[~]). 6. Ordenar, (DataSort), la tabla por Pueblo y por Población. 7. En el Document Properties de Excel escriban su nombre, número de estudiante, fecha
y cualquier otro dato que solicite el profesor. Herramientas o funciones a utilizar:
Funciones:
MAX( )
MIN( )
AVERAGE( )
MEDIAN( )
MODE( )
Icono de Sort:
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Ejemplo con datos y sus fórmulas. Use el formato de porcentaje %:
Ejemplos por orden alfabético y por población. Note que no importa el
orden los datos de cada ciudad no cambian.
:
sor
t
sor
t
celda
B10
Población lleva Data Validation para evitar
población negativa
G u í a d e E x c e l
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DISTRIBUCIÓN POBLACIONAL versión usando RANGE Narrativa:
Utiliza el programa Excel para determinar el porcentaje de las personas que viven en los diferentes pueblos del estado de Nueva Jersey. Debes diseñar las fórmulas usando named ranges en vez de Relación Absoluta en referencia a la celda que contiene la población total.
Requisitos:
1. Crearán los siguientes labels: pueblo, población y porcentaje. Deben aplicar color a toda la tabla. Hagan una combinación de entre dos a tres colores. La idea es que los colores mejoren el aspecto estético de la tabla y por ende su interpretación.
2. Los pueblos y sus respectivas poblaciones son los mismos del trabajo anterior. 3. Indica la población total mediante una fórmula y la celda que contenga este dato será
llamada total para determinar el porcentaje de la población de cada ciudad. 4. Incluyan una gráfica de barra con los resultados. 5. Muestren la hoja con los resultados y en otra hoja muestren las fórmulas ([Ctrl]+[~]). 6. Ordenar, (DataSort), la tabla por pueblo y por población. 7. En el Document Properties de Excel escriban su nombre, número de estudiante, fecha
y cualquier otro dato que solicite el profesor. Herramientas o funciones a utilizar:
Funciones:
MAX( ) MIN( ) AVERAGE( ) MEDIAN( ) MODE( )
Icono de Sort:
En este trabajo se marca el rang5e de celdas B3:B9 y en el
Name Box se escribe poblacion. Para el range de celdas
C3:C9 se pone en el Name Box porcentaje. Y la celda B10
se llamará total. Esto hace más cómodo usar Excel pues en vez de las funciones ser así =SUM( B3:B9 ) se escriben así
=SUM( poblacion ) lo cual es más sofisticado y claro.
5 En Excel un grupo de celdas juntas se llama range.
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Ejemplo con datos y sus fórmulas. Use el formato de porcentaje % :
Ejemplos por orden alfabético y por población. Note que no importa el
orden, el dato de cada ciudad no cambia, ej. Burlington siempre es 382,500.
Recuerde cambiar las pestañas Sheet1 y Sheet2 por el nombre correcto y eliminar los Sheet que no se usen.
Población lleva Data Validation para evitar
población negativa celda B10 lleva el nombre de total
el range B3:B9 se llama
poblacion
el range C3:C9 se llama
porcentaje
sort
sort
5. Rúbrica para la asignación del Westernbank.
Crearán los siguientes cuatro informes en Excel para el W HOLDING COMPANY, INC.
1. Consolidated Statements of Financial Condition
2. Consolidated Statements of Income
3. Consolidated Statements of Changes In Stockholders' Equity and of Comprehensive
Income
4. Consolidated Statements of Cash Flows
Los datos para cada hoja los encuentran en
1. Westernbank.htm
2. Westernbank2.htm
3. Westernbank3.htm
4. Westernbank4.htm
Pueden buscar los datos originales directamente en la siguiente página web
http://www.uprb.edu/profesor/jjdiaz/.
Crearán un archivo en Excel que se llamará WESTERNBANK.XLS y que contendrá
cuatro hojas (worksheets), una para cada Statement. Sus hojas en Excel tendrán los
mismos datos del banco pero con TODAS las fórmulas necesarias para calcular todos los
totales, subtotales, et cetera.
Esta asignación vale 40 puntos.
El trabajo del Informe Financiero del banco debe tener:
1. Los Sheet Tabs cambiados:
sheet título modelo necesita crear 90 fórmulas
Sheet 1 Financial
Condition
Westernbank.htm
5 fórmulas x 2 años = 10
Sheet 2 Statement Of
Income
Westernbank2.htm
11 fórmulas x 4 periodos más 2
adicionales= 46
Sheet 3 Stockholder’s
equity
Westernbank3.htm
13 fórmulas x 2 años = 26
Sheet 4 Cash Flow Westernbank4.htm
6 fórmulas x 2 años = 12
S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7
[26]
2. Las cantidades de fórmulas en cada hoja son:
Sheet 1 - Financial Condition 5 fórmulas x 2 años = 10.
Sheet 2 - Statement Of Income 11 fórmulas x 4 periodos + 2= 46.
Sheet 3 - Stockholder’s equity 13 fórmulas x 2 años = 26.
Sheet 4 - Cash Flow 6 fórmulas x 2 años = 12.
Si usted descubre más fórmulas NO es error, pero si tiene de menos SÍ.
3. Hay hojas que hacen referencia a cantidades en otras hojas (por ejemplo el Net
Income en la cuarta hoja se calcula desde la segunda) para que el número le
aparezca copiado automáticamente le recomiendo usar nombres propios para las
celdas (Named Ranges). Recibir los datos automáticamente de un Sheet a otro
cuenta como fórmula.
4. Puede darle colores diferentes a las columnas de los años para que se vea más
claro su trabajo.
El siguiente ejemplo muestra la parte 1. Consolidated Statements of Financial
Condition con las celdas donde van fórmulas sombreada a color. A usted le corresponde
descubrir todos los lugares que llevan cálculos y cuál fórmula o función es, para cada uno de
las cuatro tablas. Pueden trabajar esta asignación en parejas si desean pero escriben la
información de ambos en el Document Properties.
Ejemplo del Consolidated Statements of Financial Condition�
Part I. Financial Information
Item I. Financial Statements
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W HOLDING COMPANY, INC. AND SUBSIDIARIES
CONSOLIDATED STATEMENTS OF FINANCIAL CONDITION (UNAUDITED)
(DOLLARS IN THOUSANDS, EXCEPT SHARE DATA)
September
30, December
31,
2001 2000
ASSETS
Cash and due from banks $49,940 $45,936
Money market instruments:
Federal funds sold and securities purchased under
agreements to resell 139,508 169,309
Interest bearing deposits with banks 14,398 11,305
Trading securities, at fair value 50 2,161
Investment securities available for sale, at fair value 73,552 27,806
Investment securities held to maturity, with a fair value
of
$2,029,514 in 2001 and $1,620,264 in 2000 2,023,361 1,656,687
Federal Home Loan Bank stock, at cost 38,450 29,800
Mortgage loans held for sale, at lower of cost or market 3,127 4,640
Loans, net of allowance for loan losses of $38,282 in
2001
and $28,928 in 2000 2,670,270 2,203,660
Accrued interest receivable 35,473 46,951
Premises and equipment, net 40,254 41,738
Other assets 40,427 20,864
Total $5,128,810 $4,260,857
LIABILITIES AND STOCKHOLDERS' EQUITY
LIABILITIES:
Deposits $2,988,345 $2,636,695
Securities sold under agreements to repurchase 1,560,655 1,179,073
Advances from Federal Home Loan Bank 120,000 120,000
Term notes 48,000 48,000
Other liabilities 34,326 26,471
Total liabilities 4,751,326 4,010,239
COMMITMENTS AND CONTINGENCIES
STOCKHOLDERS' EQUITY:
Crear una fórmula
Crear una fórmula
S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7
[28]
Preferred stock $1.00 par value per share (liquidation preference $25
per share);20,000,000 shares authorized; 1,219,000 shares of 7.125%
Non-cumulative, Convertible outstanding; 2,001,000 shares of 7.25%
Non-cumulative Monthly Income Preferred Stock, 1999 Series B,
issued and outstanding; 2,208,000 shares of 7.60% Non-cumulative
Monthly Income Preferred Stock, 2001 Series C, issued and
outstanding and1 ,791,999 shares of 7.40% Non-cumulative Monthly
Income Preferred Stock, 2001 Series D, issued and outstanding 7,220 3,220
Common stock - $1.00 par value per share; authorized
300,000,000shares; issued and outstanding
41,501,700 41,502 41,502
Paid in capital 187,654 95,313
Retained earnings:
Reserve fund 21,901 17,302
Undivided profits 119,907 93,241
Accumulated other comprehensive income (loss), net
of income
tax of $209 in 2001 and $10 in 2000 -700 40
Total stockholders' equity 377,484 250,618
TOTAL $5,128,810 $4,260,857
See Notes to Consolidated Financial Statements.
Ilustración 15 Ejemplo de cómo multiplicar con Excel
Ejemplo de cómo multiplicar con Excel
Crear una fórmula
Crear una fórmula
¡Preguntar al profesor!
G u í a d e E x c e l
[29]
6. Datos estadísticos con gráficas analíticas.
Este trabajo consiste en crear unos datos en Excel, calcular unas estadísticas usando las funciones
usadas en los trabajos anteriores, para hacerle tres gráficas analíticas (pie chart, línea y columnas).
Informe de distritos por trimestres
distritos trimestre
1
trimestre
2
trimestre
3
trimestre
4 total máx. mín. mean
porcentaje
del total
Arecibo 50 76 63 65 254 76 50 63.5 11.9%
Bayamón 62 74 45 63 244 74 45 61.0 11.4%
Carolina 110 95 105 94 404 110 94 101.0 18.9%
Guayama 65 65 58 45 233 65 45 58.3 10.9%
Humacao 45 78 69 65 257 78 45 64.3 12.0%
Mayagüez 48 89 58 86 281 89 48 70.3 13.2%
Ponce 59 96 65 60 280 96 59 70.0 13.1%
San Juan 48 95 21 19 183 95 19 45.8 8.6%
total 487 668 484 497 2136
máximo 110 96 105 94
mínimo 45 65 21 19
promedio 60.9 83.5 60.5 62.1 porcentaje
del total 22.8% 31.3% 22.7% 23.3%
Tabla 3 Todas las estadísticas se calculan con las funciones de Excel. Los porcentajes no son una función, para ellos hay que dividir cada total entre la celda del gran total, la que se ve en rojo con el valor 2136.
Use el Data Validation en los datos para evitar errores de letras o palabras.
Aquí se van a usar los datos de
Arecibo (una serie sola) para hacer una
gráfica circular o Pie y los datos de varios
distritos (varias series) para hacer una
gráfica de línea y otra de barras
(column). Vea los ejemplos a
continuación.
Note que los datos están
ordenados alfabéticamente por Distritos.
También los datos tienen Data
Validation para evitar letras y palabras.
S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7
[30]
Ilustración 16 En la gráfica de línea el eje de X (la horizontal) tiene que ser tiempo, como los trimestres aquí.
Ilustración 17 En la gráfica de barras no hay restricciones de cuántas series o de qué va en el eje de X En la horizontal pueden ir Trimestres o Distritos..
Este trabajo de hacer gráficas se explica bien detalladamente en el capítulo 7 del libro Nuevo Excel ¡Rapidito! y en la página Excel 91 del libro Aplicaciones Office (Batista, 2007). Ambos libros están disponibles en Reserva en la biblioteca de la Universidad y en Borders donde los puede leer libremente. Tiene que entregar tres gráficas: pie, columnas o barras y lineal cada una en su propia hoja. Junto con los datos. No debe entregar las mismas gráficas que se muestran aquí, use otros datos.
eje de x u horizontal
G u í a d e E x c e l
[31]
7. La planilla de contribución sobre ingresos de Hacienda
Este trabajo consiste en crear en Excel la planilla de contribuciones sobre ingresos del Departamento de Hacienda. De las docenas de encasillados y anejos de la Planilla solamente tienen que hacer los siguientes:
Sheet 1 Encasillado 2 5 fórmulas
Sheet 2 Encasillado 3 10 fórmulas
Sheet 3 Anejo A parte I 3 fórmulas
Sheet 4 Anejo A parte II 3 fórmulas
Sheet 5 Anejo I parte I 12 fórmulas
Ilustración 18 Encasillado 2 va en el Sheet 1. Este trabajo se explica en el capítulo 9 del libro Nuevo Excel
¡Rapidito! que se encuentra en Reserva en la Biblioteca.
Este trabajo consiste en pasar a Excel todas las líneas de la planilla. El usuario escribe los números y su hoja de Excel hará los cálculos. La propia planilla indica exactamente qué cálculo hay que realizar (Hacienda nos dice qué restar o sumar). Debería tener abierta la planilla en la computadora o en papel a su lado.
S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7
[32]
http://www.hacienda.gobierno.pr/planillas_y_formularios/individuos.html
Ilustración 19 Para bajar la Planilla desde la página Web use la del 2007 que es la usada en este ejemplo y en el libro Nuevo EXCEL ¡Rapidito!
Funciones especiales adicionales para el trabajo de la planilla de contribuciones Sheet 1
Encasillado 2
5 fórmulas o
funciones
Lleva la function =COUNT( ) en la línea:
Total de comprobantes con esta planilla
G u í a d e E x c e l
[33]
Ilustración 20 Encasillado 3 va en el Sheet 2
Sheet 2
Encasillado
3
10
fórmulas o
funciones
La línea 5. Ingreso Bruto Ajustado
se debe copiar automáticamente del Sheet 1 Encasillado 2
Sumar la retenida y los salarios
=count(G2:G5)
S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7
[34]
La línea 7. Total deducciones detalladas
se copia automáticamente del Sheet 3 Anejo A parte I
La línea 9. Total deducciones adicionales
se copia automáticamente del Sheet 4 Anejo A parte II
Lleva la function =MAX( ) en la línea:
8. Deducción fija o deducciones detalladas (Anote la mayor de la
línea 6 ó 7)
Lleva Data Validation en las líneas:
6. DEDUCCION FIJA:
11. EXENCION PERSONAL:
Para escribir como si
fuera un párrafo use el
botón de wrap text.
G u í a d e E x c e l
[35]
Van multiplicaciones en la línea:
12. EXENCION POR DEPENDIENTES
La línea 14. INGRESO NETO SUJETO A CONTRIBUCION
lleva la función =IF( )
Para escribir como si
fuera un párrafo use el
botón de wrap text.
S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7
[36]
Ilustración 21 Anejo A parte I va en el Sheet 3
Sheet 3
Anejo A
parte I
3 fórmulas o
funciones
Lleva Data Validation en la línea:
3. Gastos incurridos en el cuido de hijos
sumar
sumar
sumar
G u í a d e E x c e l
[37]
Ilustración 22 Anejo A parte II va en el Sheet 4
Sheet 4
Anejo A
parte II
3 fórmulas
o
funciones
Lleva Data Validation en las líneas:
1. Total aportaciones a cuentas de retiro individual
6. Intereses de préstamo de automóvil
La línea 5. To Gastos ordinarios y necesarios
se copia automáticamente del Sheet 5 Anejo I parte I
sumar
sumar
S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7
[38]
Ilustración 23 Anejo i va en el Sheet 5
=if( )
=if( )
50%
sumar
=if( )
=if( )
sumar
sumar
3%
=min( )
G u í a d e E x c e l
[39]
Sheet 5
Anejo I
parte I
12
fórmulas o
funciones
Lleva la función de =IF( ) en:
1. Comidas y entretenimiento
C. y D.
2. Otros gastos
J. y K.
Lleva la function =MIN( ) en la línea:
8. Deducción por gastos ordinarios y necesarios www.hacienda.gobierno.pr
Este trabajo se encuentra explicado en su totalidad en el capítulo 9 del libro Nuevo Excel ¡Rapidito!
que se encuentra en Reserva en la Biblioteca y en Borders donde lo puede leer sin comprarlo.
También puede bajar de Hacienda en el Internet esta Planilla del 2007 con su libro de instrucciones.
Los nombres de los archivos de Excel van a ser una mezcla del nombre del trabajo y sus
apellidos (sin acentos ni diéresis). Por ejemplo si sus apellidos son Díaz Caballero el nombre
del archivo para el trabajo de las Planillas de Hacienda sería:
PlanillasHaciendaDiazCaballero.xlsx
S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7
[40]
8. Registro Escolar (la magia del vlookup)
Este trabajo consiste en crear un registro escolar donde se va a usar la poderosa función vlookup
para determinar automáticamente la nota y otra información adicional.
Rúbrica del trabajo a realizar:
1. Expandir la lista a 20 estudiantes
2. Expandir el registro de dos a cuatro asignaciones o trabajos
3. Tiene que usar la función VLOOKUP para crear: Nota, Mensaje y Escala de 4 puntos
4. Debajo de las asignaciones poner las funciones estadísticas: MAX, MIN, AVERAGE y MEDIAN
5. Use Data Validation para evitar poner datos erróneos (negativos o letras y palabras).6
6. Use Conditional Formatting para destacar con color rojo si el estudiante lleva F. En la
columna del porcentaje se aplica el conditional formating si éste es menor de 0.5
7. No olvide llenar el Document Properties
8. Tener dos secciones cada una en su propia hoja o worksheet con los nombres de los Sheet
Tabs cambiados y las hojas vacías, como en todos los trabajos, eliminadas.
6 Data Validation y Conditional Formatting están explicados en el trabajo 1. Cuenta chequera o ATH.
G u í a d e E x c e l
[41]
nota
mensaje
escala de 4 puntos
La tabla de la curva debe estar en su propio Sheet.
Este trabajo del Registro Escolar se explica detalladamente en el capítulo 15 del libro Nuevo Excel ¡Rapidito! y en los ejercicios E2 y E3 del libro Aplicaciones Office (Batista, 2007). Ambos libros están disponibles en Reserva en la biblioteca de la Universidad y en la librería Borders donde los pueden leer libremente. Pueden entregar el trabajo explicado aquí en esta Guía como cualquiera de las otras tres versiones explicadas en los libros de referencia.
Debajo de las columnas de
asignaciones y el porcentaje van las
funciones estadísticas de: MAX, MIN,
AVERAGE y MEDIAN.
=vlookup(G7, curva, 2)
Nombrar al grupo de celdas como
curva además de cambiarle el color.
celdas Dividir la
=vlookup(G10, curva, 3)
Sumar todas las claves. Titular a la celda F3 como total
Sumar las notas de cada estudiante.
Dividir la suma de cada estudiante entre total.
Esta columna lleva conditional formatting.
=vlookup(G7, curva, 2)
Nombrar al grupo de celdas como
curva además de cambiarle el color.
celdas Dividir la
=vlookup(G10, curva, 3)
S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7
[42]
9. Contando votos con Excel
Esta hoja sirve para sumar o tabular cuántos puntos tiene una evaluación como se muestra. La
ecuación o fórmula en cada celda de la columna G consiste en multiplicar los votos recibidos en cada
fila por los puntos que vale. Por ejemplo, en la primera pregunta el voto anotado en 4 (B19) se
multiplica por los cuatro puntos que vale y el voto anotado en 2 (D19) se multiplica por dos.
Su trabajo consiste en alterar esta hoja con una pregunta más (8. en vez de 7.) y otra columna más:
excelente bueno satisfactorio deficiente inaceptable N / A
5 4 3 2 1
Use el View… Page Layout View … y escoja
Click to add Header para poner el título
en el encabezamiento.
=B19*4 +C19*3
+ D19*2 + E19
=SUM(B19:E19)*4
=SUM(G19:G25)
puntos
=SUM(H19:H25)
base
La columna H se conoce como base y es el máximo de puntos que se hubiera obtenido si todos los votos hubieran sido Excelente (4 puntos).
=G19 / H19
=puntos/base Use el Data Validation
G u í a d e E x c e l
[43]
10. Análisis de Pareto (McDonough) El principio de Pareto es también
conocido como la regla del 80-20 y
recibe ese nombre en honor a Vilfredo
Pareto, quien lo enunció por primera
vez y consiste en resolver un problema
por lo menos hasta que el 80% de los
afectados estén satisfechos. Supongamos que los datos de la tabla a la derecha son
personas enfermas:
Si no se tienen los recursos para curar a los 66 enfermos (100%) pues aplicaremos Pareto para tratar
por lo menos a 53 personas (80%). El análisis consiste en determinar quiénes de los 66 serán los 53
que recibirán tratamiento y quienes quedarán sin él.
Primer paso,
ordenar de mayor a
menor los datos de
acuerdo a la
columna B o Q de
quantity. En la
columna C ya se han
calculado los
porcentajes que es dividir cada valor Q de cada
pueblo entre el total que está en la celda B7.
En el próximo paso sumaremos los porcentajes
para ver dónde la suma alcanza 80%
Segundo paso,
acumular o sumar
todos los porcentajes
en la columna D o
cum. % para que se
vea hasta cuántos
pueblos atender para
cumplir con el requisito de 80%. Como se ve en la
tabla la suma de Culebra, Vega Baja y San Juan
cumplen con el mínimo de Pareto de 80%.
Tristemente, los pacientes de Dorado y Carolina no
serían atendidos de acuerdo al análisis de Pareto.
Finalmente, hacemos una gráfica de columnas de la cantidad Q y una de línea del porcentaje
acumulado, cum. % para ver visualmente el análisis de Pareto que ya realizamos arriba.
1. Seleccionamos simultáneamente las celdas
A1:B6 y D1:D6
2. Escogemos la pestaña Insert...
Charts... Column... 2-D
Clustered Column. Eso crea
inmediatamente una gráfica de columnas.
Entonces, se le da right-click a las columnas o
serie de cum. % para cambiarlas con Change
Series Chart Type... a gráfica de
línea o Line. Tendremos a la misma vez
columnas y la línea.
3. A la línea nueva que se creó se le da right-
click para escoger Format Data
Series... y escoger Secondary Axis.
Esto crea un segundo eje de Y a la derecha de
la gráfica con los porcentajes %.
4. Ojo, si el nuevo eje de Y no termina en
100% se ajusta dándole right-click y se escoge
Axis Options... Maximum Fixed
con 1.0
5. El último detalle consiste en dar right-click a
las columnas para ensancharlas. Eso se hace
con Format Data Series y en Series
Options se ajusta el Gap Width hasta que
se vean anchas las columnas como en nuestro
ejemplo arriba.
Con el análisis gráfico de Pareto vemos dónde la línea horizontal de 80% interseca la curva de cum.
%. Vemos que Dorado y Carolina quedaron después que se alcanzó el 80% y las pintamos de rojo.
80%
S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7
[44]
11. Moving Average (Schroeder, 2004)
Este trabajo consiste en realizar
predicciones de demanda
basadas en el promedio de la
demanda en el pasado reciente.
Primera parte: En la tabla
vemos los datos que conocemos
(la demanda Dt) en color rojo.7
Todos los demás valores son
calculados con Excel. La
columna At se calcula usando la
función Average. La columna
Ft es una copia del promedio
que se calculó en la columna At
y la columna F es una resta
como se indica.
Segunda parte: Hay que crear
una gráfica analítica de línea que muestre la demanda real y el promedio para ver visualmente cuán
bien resultó el estimado comparado con los datos reales.
Opcional: Este trabajo se puede aumentar añadiendo una columna de Six-period moving average y
también se va a calcular el error de esa predicción en otra columna. Finalmente, se puede analizar
con la función de desviación estándar (=stddev) cual de las dos predicciones obtuvo menos error.
7 Las columnas B y C deben llevar Data Validation para evitar datos erróneos.
G u í a d e E x c e l
[45]
12. Demografía ecología
Ilustración 24 No olvide usar Data Validation para evitar cantidades negativas o labels
Este trabajo consiste en completar la tabla de datos demográficos
ecológicos con Excel. Los números que están pintados de rojo son
los datos provistos por el investigador. Todos los demás datos son
calculados en la hoja de Excel. Las ecuaciones para cada columna
están descritas arriba en el encabezado de la tabla excepto para la
columna nx , el estudiante debe de diseñar esa ecuación o formula
de Excel. Para más detalles consulte el capítulo 5 del libro Ecology
on Campus (Kingsolver, 2006).
S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7
[46]
13. Cinco cálculos de Ecología
Aquí citamos cinco ejercicios de Ecología del libro Ecology on Campus (Kingsolver, 2006) y de
www.wikipedia.com El estudiante debe crear un archivo de Excel con cinco Sheets, uno para cada
trabajo.
Ilustración 25 Sheet 1, Lincoln-Petersen index
Ilustración 26 Sheet 2, Schnabel Method
G u í a d e E x c e l
[47]
Ilustración 27 Sheet 3, 95% Confidence Interval
Ilustración 28 Sheet 4, Logistic Growth Equation
Ilustración 29 Sheet 5, cálculo de la pendiente o slope
S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7
[48]
14. Excel disuelto en Tolueno
Usaremos una Curva de calibración de Tolueno para demostrar la
versatilidad de Excel. Construiremos una curva lineal partiendo de
una serie de puntos que fueron calculados en el laboratorio.
Pero primero vamos a ver qué es una función lineal. En la
gráfica a la derecha vemos los dos puntos rojos: (3.5, 5) y (9, 10).
Si graficamos esos puntos podemos dibujar la función completa y
entonces para cualquier otro valor de X podemos calcular su Y
buscando su valor en el eje vertical de la gráfica.
Pero si calculamos mejor la función, Y = mX + b entonces no tenemos que usar la gráfica para
conocer la Y pues sustituimos los valores de X en la ecuación, multiplicamos por la pendiente, m, y
sumamos la b. Excel provee la función LINEST que calcula la pendiente, m, y el intercepto, b, para
la función lineal. Usaremos la Curva de calibración así: para una concentración desconocida de
Tolueno, buscaremos como parea su Área, Y para determinar la concentración X y poder calcular la
cantidad de Tolueno en la muestra.
La tabla de datos conocidos de concentración de Tolueno, a la
derecha, la podemos visualizar como una serie de puntos que vamos a graficar
para calcular su función lineal: (0.00235, 700394.5), (0.001175, 364957.6),
(0.00047, 148560.7) y (0.000235, 69249.6).
Usaremos la gráfica Scatter with Smooth Lines para ver la Curva de calibración de Tolueno.
La gráfica analítica muestra como Excel dibujó una línea recta a partir de los puntos que tenemos
para la concentración de Tolueno, X, y su correspondiente área, Y. Pero como ya dijimos es más
importante conseguir la función Y = mX + b y usaremos la función de Excel LINEST para ello.
700,394.5
364,957.6
148,560.7 69,249.6 50,000
150,000
250,000
350,000
450,000
550,000
650,000
750,000
0.0000 0.0005 0.0010 0.0015 0.0020 0.0025
Curva de calibración de Tolueno
tolueno (M) Área
0.002350 700,394.5
0.001175 364,957.6
0.000470 148,560.7
0.000235 69,249.6
G u í a d e E x c e l
[49]
Primer paso, marcar un range vacío de cinco filas por dos columnas.
Segundo, escribir en el Formula Bar =LINEST( F47 : F50, E47 : E50, TRUE, TRUE )
Tercero, sombrear la función dentro del mismo Formula Bar y dar la siguiente combinación de tres ) a
la misma vez. =LINEST(F47:F50,E47:E50,TRUE,TRUE) Al hacer eso aparecerán los
cálculos de LINEST.
=LINEST( F47:F50, E47:E50, TRUE, TRUE )
En la ilustración se muestra en las columnas E y F los datos conocidos obtenidos en
el laboratorio para el Tolueno. En las columnas I y J se marcaron con el mouse las 5
celdas x 2 columnas. Cuando se activa la función con Ctrl + Shift + Enter se llenarán
inmediatamente con los cálculos. Las etiquetas que se ven en las columnas H y K
no aparecen automáticamente, hay que escribirlas si desea.
Para nuestros datos de Tolueno LINEST calculó una pendiente, m, de 297,079,739.47 y un
intercepto, b, de 6,628.78 así que la Curva de calibración para Tolueno es Y = 297079739.47X +
6628.78 Ahora si se traen valores de concentración y área de sustancias desconocidas se comparan
con lo que la fórmula predice para determinar si puede ser Tolueno.
Ilustración 30 Aquí se muestra como se llena la información para el LINEST.
S I C I 4 0 0 8, 3 0 2 8 y 3 0 1 7
[50]
15. Trabajo ad libitum en Excel
Este trabajo consiste en crear su propia hoja de Excel. Puede ser un ejercicio de sus cursos de la
universidad, de su empleo o de su vida social. El trabajo tiene que tener:
funciones (function) o ecuaciones (formula)
imágenes y colores
dos o más hojas o worksheets
gráficas analíticas
data validation
16. Trabajo verbal en Excel. El jardinero.
Este trabajo consiste en calcular usando Excel
cuánto dinero puede costar recortar la grama
de un negocio. El empleado puede recortar
5.3 pies cuadrados de grama por segundo. El
área del terreno es rectangular pero contiene
un hermoso edificio y un amplio
estacionamiento ambos rectangulares
también.
Su hoja debe mostrar claramente
dónde escribir las dimensiones del terreno, el
edificio y el parking. También en la hoja se
verá la constante de 5.3 pie2/seg. por si la
deseamos cambiar y el jornal ($) por hora del
empleado. Su hoja hará todos los cálculos
necesarios y mostrará el área de recortar
grama y el costo del trabajo. Tiene que usar
el View... Page Layout... para que parezca
una factura.
Su hoja debe evitar que las áreas del
edificio y el parking sean mayores que el
propio terreno. Para evitar eso puede usar
=if( ), Data Validation o Conditional
Formatting, el que desee utilizar. Pruebe su
hoja con los datos siguientes: para un lote de
1,000’ x 2,000’ con un edificio de 400’ x 550’ y un
estacionamiento de 600’ x 600’ el costo de recortar
la grama es $1,153.56 con un jornal de $15.50 por
hora.
FICHA BIBLIOGRÁFICA
Batista, N. D. (2007). II. Segundo Ejemplo - Gráfica de los totales de ventas. En N. D. Batista,
Aplicaciones Office (pág. Excel 91). Carolina, Puerto Rico: Editorial John Louis von Neumann Inc.
Caballero, J. J. (2009). nuevo Excel ¡Rapidito! Carolina, PR: Editorial John L. von Neumann Inc.
Kingsolver, R. W. (2006). Ecology on Campus. (N. Lally-Graves, Ed.) San Francisco, California:
PEARSON Benjamin Cummings.
McDonough, M. (n.d.). Creating Pareto Charts With Microsoft Excel. Retrieved January 24, 2012, from
BRIGHT HUB: http://www.brighthub.com/office/project-management/articles/8708.aspx#secn_1
Schroeder, R. G. (2004). Operations Management: Contemporary Concepts and Cases, 2/e (SECOND
EDITION ed.). New York: Mc Graw Hill Irwin.