guia 1 excel

CENTRO DE ELECTRICIDAD

ELECTRÓNICA Y TELECOMUNICACIONES

REGIONAL DISTRITO CAPITAL

GUÍA DE APRENDIZAJE PARA LA ESTRUCTURA CURRICULAR DE TECNICOS EN SISTEMAS

COMPETENCIA No. 1 - GUÍA No. 4

Versión: 0 Marzo de 2010

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1. IDENTIFICACIÓN CURRICULAR

PROGRAMA DE FORMACION: Técnico en Sistemas

UNIDAD DE APRENDIZAJE: Herramientas ofimáticas: hoja de cálculo

COMPETENCIA: Aplicar herramientas ofimáticas, redes sociales y colaborativas de

acuerdo con el proyecto a desarrollar.

ACTIVIDAD E-A-E: Apropiación de los conocimientos necesarios para la utilización

adecuada y eficiente de la hoja de cálculo. Recolectar información con los diferentes

usuarios y procesarla.

2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE

Utilizar un lenguaje de programación orientado a eventos y manejador de base de

datos, combinados con herramientas ofimáticas de acuerdo con las necesidades del

cliente.

Participar en redes sociales en la web, utilizando las herramientas tecnológicas de

trabajo colaborativo de acuerdo con las necesidades de información, motivación e

intereses y las tendencias de las tecnologías de la información y de la

comunicación.

3. DESARROLLO

TEMA: Aplicación de herramienta Microsoft EXCEL 2007

JUSTIFICACIÓN

Microsoft Excel es una aplicación indispensable al momento de querer sistematizar la

información (inventarios, nomina, facturación, bases de datos, informes estadísticos,

entre otras) de una empresa.

Los procesos más importantes son: digitalización, análisis y organización de la

información, aplicando herramientas como: filtros, gráficos, tablas dinámicas, formulas

y subtotales, con el fin de satisfacer las necesidades del usuario.

CONTENIDOS:

1. Introducción a Excel

Ingreso a Excel

Entorno – Elementos de la pantalla

2. Empezando a Trabajar con Excel

Introducir Datos







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Modificar Datos

Tipos de Datos

Manejo de Celdas, hojas.

Formato de Celdas

3. Formulas y Funciones

Introducir formulas y funciones

Insertar función con el asistente

Funciones Matemáticas (Producto, suma, sumar.si)

Funciones de Texto (igual, mayusc, minusc, reemplazar)

Funciones Lógicas (si)

Funciones Fecha y Hora (año, día, dia360, fecha)

Funciones de Búsqueda (BuscarV, coincidir)

Funciones Estadísticas (Promedio, max, min)

4. Ordenar, filtrar y subtotales

Ordenar información

Aplicar filtros

Crear subtotales

5. Gráficos e Imágenes

Crear gráficos

Añadir series de datos

Modificar gráfico

6. Tablas dinámicas

Crear tablas dinámicas

Eliminar tablas dinámicas

Aplicar filtros a una tabla dinámica

Obtener promedios a una tabla dinámica

Gráficos con tablas dinámicas

7. Macros

Crear macros automáticamente

Ejecutar una macro

Guardar archivos con macros

Abrir archivos con macros

8. Impresión

Vista preliminar

Configurar página

Encabezado y pie de página

Imagen

Imprimir

OBJETIVOS:

GENERAL: Conocer, identificar y utilizar las herramientas de Microsoft Excel.

ESPECÍFICOS:

Identificar y manejar las herramientas básicas y entorno de trabajo de Excel

Introducir datos de manera correcta en la hoja de cálculo.

Reconocer los tipos de datos que se manejan en Excel.

Manejar de las celdas de la hoja de cálculo.







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Introducir y crear formulas que se necesiten para resolver un problema.

Insertar diferentes funciones aplicadas a la solución de un caso.

Ordenar la información de acuerdo a la solicitud del usuario.

Filtrar la información teniendo en cuenta las necesidades de la organización

Aplicar subtotales de acuerdo a los requerimientos

Reconocer los tipos de gráficos

Usar la gráfica adecuada para el tipo de información

Crear tablas dinámicas teniendo en cuenta las necesidades de la organización

Aplicar filtros a las tablas dinámicas

Crear gráficos dinámicos teniendo en cuenta la información de la tabla

dinámica.

Fomentar el trabajo en equipo y responsabilidad en el manejo de la

información.

Crear macros con la finalidad de agilizar el trabajo diario.

Ejecutar las macros creadas.

Guardar archivos con macros.

Configurar las hojas para imprimir la información según requerimientos.

4. TECNICAS DE ENSEÑANZA

A. La técnica a utilizar es investigación, método socializado y estudio de

casos.

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

1. INTRODUCCION A EXCEL

INGRESO A EXCEL

Botón Inicio: El botón inicio está situado,

normalmente, en la esquina inferior

izquierda de la pantalla (escritorio). Una

forma de ingresar al programa es dar clic

sobre el botón inicio, se despliega el

menú, se selecciona la opción Todos los

programas, allí aparece otra lista con los

programas que hay instalados en el

computador; se selecciona la carpeta con

el nombre Microsoft Office y finalmente se

da clic sobre Microsoft Excel, se iniciará

de inmediato el programa.







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Icono de Excel: Un icono es una pequeña imagen, normalmente un símbolo,

utilizado para representar gráficamente un programa, un

archivo, o una función en la pantalla del computador, para

facilitar su localización. Cuando se trata de un programa, los

iconos aparecen una vez se ha instalado dicho programa y se

ubican en el escritorio. Para ingresar a Excel a través del icono

en el escritorio, se debe dar clic sobre el icono que representa a

Excel:

ACTIVIDAD 1

Ingresar al programa Excel por medio del botón Inicio y acceso directo del escritorio

(Si lo posee el computador).

ENTORNO – ELEMENTOS DE LA PANTALLA

En Excel 2007, Microsoft nos presenta una interfaz de usuario diferente de las

conocidas hasta el momento, bajo el entorno Windows. La tradicional barra de menús

e iconos se ha convertido en una interfaz orientada a resultados. Esto significa que,

según el trabajo que se deba realizar, Excel 2007 muestra los comandos necesarios.

Además, nos posibilita construir planillas (hojas de cálculo) de más de 16.000 mil

columnas (indicadas con letras desde la A hasta la XFD) y con una cantidad de filas

superiores a un millón; exactamente, 1.048.576. De esta forma, Excel 2007 nos da la

posibilidad de manejar una enorme cantidad de datos.

En esta interfaz, los comandos y funciones son fáciles de encontrar dentro de las fichas

orientadas a tareas que contienen grupos lógicos de comandos y características.

Además, podemos obtener información descriptiva sobre las herramientas con sólo

situarnos sobre el icono correspondiente. Así, Excel 2007 posee una interfaz de usuario

muy ágil, independientemente de la tarea que se esté llevando a cabo.

Al iniciar Excel, se despliega una pantalla como la siguiente, vamos a reconocer sus

partes:







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1. Barra de Inicio rápido: El objetivo de esta pequeña barra es tener, al alcance

de un clic, las opciones que nos resulten más útiles o que necesitemos con

mayor frecuencia. Por defecto, la barra de herramientas de acceso rápido sólo

incluye los comandos de Guardar, Deshacer y Rehacer. Con un simple clic del

mouse en el botón que aparece a la derecha de la barra, podremos incluir otras

opciones.

2. Barra de titulo de la ventana de Excel: Contiene el nombre del documento

sobre el cual se está trabajando, cuando se crea un libro nuevo, se le asigna el

nombre provisional Libro1

3. Botones minimizar, maximizar y cerrar.

4. Banda de Opciones: Contiene todas las opciones del programa agrupadas en

fichas (pestañas), ha sido diseñada para ayudarnos a encontrar con mayor

facilidad aquellos comandos necesarios para realizar una determinada tarea.

Para eso, los comandos se agrupan en grupos lógicos, que son reunidos en

fichas. Esas fichas se encuentran relacionadas con algún tipo de actividad. Así,

la ficha Inicio posee grupos de iconos relacionadas con los formatos de las

celdas y con su alineación; las opciones para copiar, cortar y pegar porciones de

la planilla; y algunas opciones asociadas con la búsqueda y con el ordenamiento

de datos.

5. Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas: Espacio en el

que se muestran todas las herramientas incorporadas dentro de una ficha

especifica.







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6. Columnas de la hoja.

7. Filas de la hoja.

8. Celda activa.

9. Indicador de celda activa.

10. Barra de Formulas: Muestra el contenido de la celda en la que se encuentra

el apuntador.

11. Hojas del Libro: Mediante estos controles podemos desplazarnos rápidamente

por las hojas del libro e insertar nuevas hojas al libro.

12. Barra de desplazamiento horizontal: Permite desplazar el contenido de

forma lateral.

13. Zoom: Estos controles permiten ampliar o reducir el porcentaje de zoom de

forma rápida y precisa, con la barra de zoom podremos ajustar el tamaño de

visualización de nuestro libro y que podrá ser de un 10% como mínimo y hasta

un máximo de 400%.

14. Controles para cambiar la vista de la hoja: Nos da diferentes opciones de

visualización de la planilla. La primera es Normal, que es la utilizada por defecto

en Excel. La segunda es la visualización Diseño de página, en la que podremos

visualizar nuestra planilla con el formato de las hojas en las que se imprimirá el

libro. La última opción de visualización es la Vista previa de salto de página, que

nos permite ver nuestra planilla con los saltos de página, lugares donde se

dividirá la planilla al momento de realizar una impresión.

15. Barra de Estado: Esta barra es la pequeña línea con información que

podemos observar en la ventana de Excel, debajo de las celdas y de los

nombres de las hojas. Desde aquí podremos visualizar si tenemos activado el

Bloq. Mayús de nuestro teclado o el teclado numérico, entre otras cosas.

Además, podremos activar las operaciones básicas de la barra de estado para

que, al seleccionar un grupo de celdas en nuestra barra, aparezca el resultado

de algunas cuentas, como el promedio de los datos (si la información es

numérica), el recuento de la cantidad de datos seleccionados y el recuento

numérico, que nos dará como resultado la cantidad de números que se

encuentran seleccionados. También podremos saber cuál es valor máximo, el

mínimo y la sumatoria total de los valores seleccionados. Para modificar las

opciones de nuestra barra, debemos hacer clic con el botón derecho del mouse

sobre ella. De esta manera, accederemos a su personalización, desde donde

podremos activar o desactivar el cálculo de las cuentas básicas mencionadas

anteriormente. También nos da la posibilidad de mostrar el número de página

en el que estamos situados cuando utilizamos el modo de visualización de

Diseño de página.







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2. EMPEZANDO A TRABAJAR CON EXCEL

Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas.

En todos los casos se debe situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los

datos y teclear los datos que se desean introducir.

Los datos aparecerán en dos lugares en la celda activa y en la Barra de Fórmulas.

Para introducir el valor en la celda se pueden utilizar estas opciones:

Intro: Una vez se introducen los datos, se oprime la tecla Enter, el programa valida el

valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra

justo debajo.

Teclas de Movimiento: Una vez se introducen los datos, se oprime cualquiera de las

teclas de movimiento, el programa valida el valor introducido en la celda y además la

celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada; si se pulsa Flecha Derecha

será la celda contigua hacia la derecha.

Cuadro de Aceptación: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él

se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la

misma.

Si antes de introducir la información se desea restaurar el contenido de la celda a su

valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón

Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá

con el valor que tenía.

Modificar Datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo

o más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede

modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la

izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la

tecla Flecha Izquierda porque equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seleccionamos la celda

adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos

directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.







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En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma,

ahora es cuando podemos modificar la información.

Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón

Aceptar.

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea

restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del

teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se

introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la

celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

Tipos de datos

En una Hoja de Cálculo, los tipos de datos que podemos introducir son:

Valores Constantes: Es un dato que se introduce directamente en una celda.

Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

Números: Para introducir números se incluyen los caracteres 0, 1, 2, 3,

4, 5, 6, 7, 8, 9 y los signos especiales + - ( ) / % E e. Los signos (+)

delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo

éste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un número entre

paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es

típico en contabilidad.

El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo,

3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5). Se pueden incluir los

puntos de miles en los números introducidos como constantes. Cuando

un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.

Si se introduce el símbolo % al final de un número, Excel lo considera

como símbolo de porcentaje. Si se introducen fracciones tales como 1/4 ,

6/89 , se debe escribir primero un cero para que no se confundan con

números de fecha.

Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa

automáticamente a anotación científica.

Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

Fecha u Hora: Para introducir una fecha u hora, se debe escribir en la

forma como se desea que aparezca. Al igual que los números, las fechas

y las horas también aparecen alineados a la derecha en la celda. Cuando

se introduce una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo

será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo

para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango,

necesariamente se debe introducir el año completo.







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Ejemplo: 5/11/09 18/05/2032 5:30 PM 15:00 5-11-09

Texto: Para introducir texto como una constante, se selecciona una

celda y se escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros

caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una

celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. Si un texto no

cabe en la celda se puede utilizar todas las adyacentes que están en

blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena

únicamente en la primera celda. El texto aparece, por defecto, alineado

a la izquierda en la celda.

Formulas: Una formula es una secuencia formada por: valores constantes,

referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica

básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los

datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se

pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y

funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar

siempre por el signo =.

ACTIVIDAD 2

Realizar una hoja de cálculo, donde aparezcan los datos de mínimo 15 personas, los

datos deben ser: Numero de Identificación, Nombre, Apellido, Fecha de Nacimiento,

Lugar de Nacimiento, Correo Electrónico, aplicando lo visto en la sección introducir

datos:

MANEJO DE CELDAS, HOJAS

CELDAS

Una celda en Excel es la intersección de una fila y una columna. Una celda puede

contener texto, números, fecha, instrucciones, funciones u otros datos.

En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por un número

de fila y una letra de columna, y pueden ser identificadas con un nombre único, por

ejemplo B4 (columna B, fila 4).







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Selección de celdas

Selección de una celda: Para seleccionar una celda, se debe dar clic sobre la

celda, para saber si la celda ha quedado seleccionada se debe observar cómo

cambia el borde de dicha celda, indicando que es la celda activa actual.

Selección de un rango de celdas: Para seleccionar un conjunto de celdas

adyacentes, se debe pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a

seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la

última celda a seleccionar, después soltarlo y las celdas seleccionadas aparecen

con un marco alrededor y cambian de color.

Selección de una columna: Para seleccionar una columna hay que situar el

cursor sobre el identificativo superior de la columna (letra) a seleccionar y hacer

clic sobre éste.

Selección de una fila: Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre

el identificativo izquierdo de la fila (número) a seleccionar y hacer clic sobre

éste.

Selección de una hoja entera: Para seleccionar una hoja entera, se debe dar

clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja, que se encuentra entre el

identificativo de la columna A y la fila 1.

Copiar celdas

La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando

utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación

de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia

la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Para copiar una celda a otra ubicación se debe realizar lo siguiente:

Seleccionar las celdas a copiar.

Seleccionar la ficha Inicio y dar clic sobre el botón Copiar.

Como alternativa se puede seleccionar la celda a copiar y utilizar la combinación

de teclado Ctrl + C

Al realizar en anterior procedimiento, la celda copiada se marca con unas líneas.

Para completar la actividad de copiado, se debe hacer el pegado de la información a la

celda destino, para ello se debe realizar lo siguiente:

Seleccionar la(s) celdas donde se quiere pegar la información.

Seleccionar la ficha inicio y dar clic sobre el botón pegar.

Como alternativa se puede seleccionar la celda a pegar y utilizar la combinación

de teclado Ctrl + V







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Al realizar el procedimiento de pegado de la información hay que tener especial

cuidado en las celdas destino, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se

borrará el contenido de éstas últimas.

También hay que tener en cuenta que no se debe seleccionar el rango completo sobre

el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel extiende el área de

pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área copiada.

Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del

teclado, mientras la línea de marca esté en la celda copiada se puede volver a pegar el

rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.

Copiar celdas utilizando el mouse

Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, se debe

seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a copiar.

Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.

El puntero del mouse se visualiza así: .

Mantener pulsada la tecla CTRL, pulsar el botón izquierdo del mouse y

manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango.

Soltar el botón izquierdo del mouse cuando se halla seleccionado el rango

deseado.

Soltar la tecla CTRL.

Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas, como

por ejemplo =B2+3, la fórmula variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la

fórmula, esto es porque las referencias contenidas en la fórmula son lo que se

denomina Referencias Relativas son relativas a la celda que las contiene.

Para indicar una Referencia Absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $

delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$B$2, y así

aunque copiemos la celda a otra, nunca variará la referencia.

Para indicar una Referencia Mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o

de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$B2 o =B$2.

Si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes como fechas o series

de números, Excel rellenará las nuevas celdas continuando la serie.

Mover celdas utilizando el mouse

Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar

el portapapeles, se debe seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a mover.

Situarse sobre un borde de la selección.







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El puntero del mouse se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la

izquierda y una cruz de 4 puntas, como se muestra: .

Pulsar el botón izquierdo del mouse y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta

donde se quiere mover el rango.

Aparece un recuadro que indica dónde se situará el rango en caso de soltar el

botón del mouse.

Soltar el botón del mouse cuando se llegue a la celda destino.

Borrar celdas

Para realizar el borrado de celda, se debe seguir el siguiente procedimiento:

Seleccionar la celda o rango de celdas a borrar.

Ir a la ficha o pestaña Inicio.

Elegir la opción Borrar, allí se despliega un menú, seleccionar alguna de las

opciones de borrado las cuales son:

Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los

comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la

anchura de la columna y la altura de la fila.

Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan

a asumir el formato Estándar, pero no borra su contenido.

Borrar Contenido: Eimina el contenido de las celdas seleccionadas,

tengan o no fórmulas, pero mantiene su formato.

Otra forma de eliminar el contenido de una celda es:

Seleccionar la celda a borrar

Pulsar la tecla Supr (de esta manera solo se borra el contenido de la celda).

LOS LIBROS DE TRABAJO - HOJAS

Los documentos en Excel se denominan libros. En Excel 2007 los archivos tendrán una

extensión .xlsx a diferencia de versiones anteriores cuya extensión era .xls.

Dentro del libro de trabajo existen varias hojas de cálculo, que son el entorno donde

trabajamos. Por defecto cuando se crea un libro aparecen 3 hojas de cálculo aunque el

número puede cambiarse.

La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, es

posible desplazarse entre las hojas de un libro.

OPERACIONES CON LAS HOJAS

Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar hojas nuevas,

eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc.

Seleccionar varias hojas







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Se puede seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas

simultáneamente, como eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los mismos

datos en varias hojas a la vez.

Para seleccionar varias hojas se debe hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y

manteniendo pulsada la tecla Ctrl hacer clic en la etiqueta de cada una de las hojas

que se quieran seleccionar.

Esta forma de seleccionar las hojas se utiliza cuando las hojas a seleccionar no estén

contiguas.

Cuando las hojas a seleccionar se encuentren contiguas, se debe dar clic en la primera

hoja que se quiera seleccionar y manteniendo pulsada la tecla Shift se hace clic en la

última hoja a seleccionar.

Desplazarse por las hojas en un libro de trabajo

La manera más sencilla de moverse a través del libro de trabajo es utilizar los botones

de desplazamiento, que se encuentran al lado de las pestañas de las hojas:

Estos controles no cambian la hoja activa, simplemente desplazan las etiquetas de las

hojas que no se pueden mostrar. Si se tiene a la vista todas las etiquetas estos

controles no surtirán ningún efecto.

Insertar una nueva hoja de cálculo

Un libro de trabajo contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse otras

nuevas. La cantidad máxima de hojas vendrá limitada tan sólo por la memoria

disponible.

Para insertar nuevas hojas de cálculo se dispone de las siguientes opciones:

Seleccionar el icono de insertar nueva hoja ubicado al lado de las pestañas de

las hojas:

Las nuevas hojas aparecerán a la derecha de la última hoja existente.

Hacer clic con el botón secundario del ratón sobre una hoja, se desplegara un

menú de opciones como sigue:







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Seleccionar la opción Insertar, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Seleccionar Hoja de cálculo y pulsar el botón Aceptar.

La nueva hoja aparecerá a la izquierda de la hoja existente.

Eliminar hojas

Para eliminar una hoja de trabajo, los pasos a seguir son:

Dar clic secundario o derecho sobre la hoja a eliminar.

En el menú que se despliega seleccionar Eliminar.







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También se puede hacer el procedimiento de la siguiente manera:

Dar clic sobre la hoja a eliminar.

En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, hacer clic en Eliminar y luego en Eliminar

hoja.

Cambiar el nombre de las hojas

Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se

hace doble clic en la etiqueta y se teclea el nuevo nombre, tal como se muestra en la

siguiente figura:

Otra forma de cambiar el nombre a la hoja es haciendo clic con el botón secundario

sobre la etiqueta de la hoja apareciendo el menú contextual como el siguiente:







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Se selecciona la opción Cambiar nombre, a continuación se escribe el nuevo nombre de

la hoja.

Mover hojas

Es posible mover las hojas, tanto dentro de un libro de trabajo, como a otro libro ya

existente o creado especialmente, pero no se podrá hacer utilizando los comandos

Cortar, Copiar y Pegar.

Mover hojas dentro de un libro de trabajo

Para mover una hoja a otra posición del libro de trabajo basta con arrastrar la etiqueta

de la hoja que se desea mover. Aparecerá un triángulo que indica dónde se va a

insertar la hoja. Una vez en la posición deseada, se suelta el botón del mouse, con lo

cual la hoja se moverá a la nueva posición.

Se puede mover más de una hoja, seleccionando varias hojas y arrastrándolas a la

posición deseada. Aunque las hojas seleccionadas no fueran adyacentes, en la nueva

posición serán insertadas juntas.

FORMATO DE CELDAS

Excel permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la

información más interesante, de esta forma con un solo vistazo se puede percibir la

información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente.

A continuación se presentan las diferentes opciones disponibles en Excel respecto al

cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo como modificar el tipo y

aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números

en la celda.







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Fuente

Excel permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la

fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo, se puede utilizar los

cuadros de diálogo o la banda de opciones.

Utilizar cuadros de dialogo: En la pestaña Inicio dar clic en la flecha que se

encuentra al pie de la sección Fuente.

El programa arroja un cuadro de dialogo, Formato de celdas, haciendo clic sobre

la pestaña Fuente.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, dar clic sobre el botón Aceptar,

conforme se van cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista

previa un modelo de cómo quedará la selección en la celda.

Banda de opciones: La Banda de opciones dispone de unos botones que

permiten modificar la apariencia de los datos de la celda, los cuales se

muestran a continuación:

o Tipo de Fuente: Es el tipo de letra de la celda que esta seleccionada,

para cambiarlo se debe dar clic sobre la flecha de la derecha para elegir

otro tipo:

o Tamaño: El tamaño de la letra de la celda, para

cambiarlo se debe elegir otro tamaño haciendo clic sobre la flecha de la

derecha:

o Negrita: Dando clic sobre el boton negrita, se activa o se desactiva la

negrita dependiendo del estado inicial:

o Cursiva: Se utiliza para dar apariencia cursiva a la letra de la

celda:

o Subrayado: Se utiliza para subrayar la letra de la celda:

o Color de la fuente: Para cambiar el color de la fuente se da clic sobre

el boton donde aparece la letra A subrayada con una linea, en el caso de

la imagen de ejemplo dicha linea es roja, esto indica que si

seleccionamos el boton, la letra de la celda seleccionada se tornará roja,

para cambiar el color, se debe hacer clic sobre la flecha derecha y

elegirlo.

Alineacion

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden

alineados u orientados de una forma determinada.







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Para cambiar la alineación de los datos de una hoja de cálculo, se deben seguir los

siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas a las cuales se desea modificar la alineación.

Dar clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.

Luego aparecerá la siguiente ficha:

Se elige la configuración

deseada y se pulsa el botón Aceptar.

Bordes

Excel permite cambiar la apariencia de los bordes de las celdas, para hacerlo, se puede

seguir el siguiente procedimiento:

Seleccionar el rango de celdas a las cuales se quiere modificar el aspecto.

Seleccionar la pestaña Inicio.

Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes.

Aparecerá el siguiente cuadro de dialogo:







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Elegir las opciones deseadas del recuadro.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón

Aceptar.

Numero

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello,

seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los

números.

Seleccionar la pestaña Inicio.

Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Número.

Hacer clic sobre la pestaña Número.

Aparecerá el siguiente recuadro:







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Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo

quedará la selección en la celda.

Las opciones del recuadro de categoría son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato

que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números.

Número: Contiene una serie de opciones que permiten específicar el número de

decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de

visualizar los números negativos.

Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de

decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma

de visualizar los números negativos.

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda

y las comas decimales en una columna.

Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de

fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse

entre diferentes formatos de hora.

Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la

celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de







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porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo

mostraría como 15,28%.

Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos

escoger el número de decimales.

Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el

texto se encuentre algún número en la celda.

Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código

postal, el número de teléfono, etc.

Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de

formato.

ACTIVIDAD 3

Caso:

Una inmobiliaria desea sistematizar parte de la información de su empresa, para ello

requiere en un libro de Excel dos hojas, la primera hoja debe llamarse clientes, allí se

debe relacionar todos los datos de los clientes como identificación, nombres y

apellidos, teléfono, dirección, correo electrónico, en la otra hoja se requiere los datos

de los inmuebles (la hoja debe llamarse inmuebles) que poseen, para ello se necesita

la siguiente información: Tipo de inmueble, número de habitaciones, numero de baños,

ubicación del inmueble (dirección, barrio, ciudad), y valor del inmueble.

Usted debe investigar esta información de la inmobiliaria (datos inventados por usted)

y plasmarla en las hojas de cálculo, recuerde que debe aplicar formatos a las celdas

para mostrar la información, sea lo más creativo posible con el manejo de fuentes,

tamaños y colores, de manera que los datos se visualicen de una manera seria pero

agradable.

3. FORMULAS Y FUNCIONES

Introducir Formulas y Funciones

Formulas

La función principal de Excel es realizar cálculos, para llevar a cabo esto, se puede

utilizar formulas y funciones, las formulas es cuando el usuario introduce los

operadores aritméticos para obtener un resultado y las funciones son formulas que

vienen predefinidas en Excel, es decir, ya han sido creadas por los desarrolladores de

la aplicación.

Las formulas son el resultado de operaciones aritméticas, es decir, es cuando el

usuario hace uso de los operadores aritméticos y estos son:







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Suma (+)

Resta (-)

División (/)

Multiplicación (*)

Exponenciación (^)

Con estos operadores aritméticos, se pueden ingresar formulas para obtener

resultados con los datos que se tengan, ahora vamos a realizar ejemplos utilizando

formulas sencillas.

ACTIVIDAD 4

Tenemos los siguientes datos en nuestra hoja de cálculo, se requiere insertar las

formulas que se encuentran en la columna C, donde se debe proporcionar el resultado

de la formula indicada en la celda:

A B C

1 CANTIDAD 1 CANTIDAD 2 RESULTADO

2 50 40 =A2+B2

3 20 10 =A3-B3

4 40 5 =A4/B4

5 10 20 =A5*B5

Siempre que se desee realizar una operación, será necesario poner en primer lugar el

signo =, después se indicara con el nombre de la celda y el operador, según el tipo de

operación que desea hacerse.

El primer resultado indica la suma de A2 que equivale a 50, +B2 que equivale a 40,

por lo tanto el resultado será 90 cuando demos Enter a la formula =A2+B2. Así que las

formulas siguientes indican resta, división y multiplicación.

Es muy importante saber el nombre de las celdas, de ahí depende nuestro éxito al

introducir formulas. Para poder resolver un problema mediante una fórmula, es

necesario que yo lo resuelva en lo personal el problema y después aplicarlo a Excel,

por ejemplo si se desea saber los días vividos de una persona, primero debo saber

cómo sacar los míos. Es necesario saber cuántos días tiene el año para poder resolver

el problema, si no lo sé, será imposible resolver el problema.

ACTIVIDAD 5

Entonces resolveremos el problema de sacar los días vividos, primero se debe saber

que el año tiene 365 días y por supuesto cual es la edad que tengo, ¿ahora de aquí

que sigue?, ¿Qué operación debo de realizar?, ¿suma, resta, multiplicación o división?,

para este caso es necesario una multiplicación, ahora para saber cuántos días vividos

tengo, tengo que aplicar:







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Días del año*miedad y el resultado será mis días vividos, ahora vamos a aplicarlo a un

ejercicio de Excel:

A B C

1 NOMBRE EDAD DIAS VIVIDOS

2 Andrés 30 =B2*365

3 Oscar 20 =B3*365

4 María 15 =B4*365

5 Catalina 24 =B5*365

Ahora sabemos cómo introducir formulas en Excel.

Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno

o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será

utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Las funciones siguen las siguientes reglas:

Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se debe

dejar espacios antes o después de cada paréntesis.

Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o

funciones.

Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;

Ejemplo: =SUMA(A1:F1)

Aquí se presenta la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus

argumentos. El operador ":" identifica un rango de celdas, así A1:F1 indica todas las

celdas incluidas entre la celda A1 y la F1, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+B1+C1+D1+E1+F1

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones

anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que

realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de

texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de

información.







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Insertar función con el asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si se

conoce la sintaxis, pero Excel dispone de una ayuda o asistente, así resultará más fácil

trabajar con ellas.

Para insertar una función con el asistente se puede hacer de las siguientes formas:

Pestaña formulas:

- Situarse en la celda donde se quiere introducir la función.

- Hacer clic en la pestaña Fórmulas.

- Elegir la opción Insertar función.

ACTIVIDAD 6

Trabajaremos con el siguiente ejemplo de serie de números

1. Nos posicionamos en la celda F2 para que sea esta la celda de el resultado, y

pulsamos el ícono Insertar función, que se encuentra en la pestaña Formulas.

2. Se desplegará un recuadro con algunas funciones que se encuentran

cargadas y son de fácil acceso esto no significa que estas funciones son

las únicas que posee Excel.







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En el recuadro anterior se presentan las Funciones usadas recientemente. Sin

embargo, se puede seleccionar otra categoría o se puede buscar una función

escribiendo lo que queremos hacer en el espacio Buscar una función:, de esta forma

Excel automáticamente busca la función que se adapte a la necesidad.

Aquí seleccionamos la función suma.

3. Se abrirá el cuadro de controles de la función sumar.







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4. Ahora seleccionamos las celdas que deseamos sumar, en este caso el rango A2 a

E2, el rango seleccionado aparecerá en el recuadro Numero 1

5. Pulsamos la tecla enter o damos clic sobre el botón Aceptar del recuadro,

inmediatamente aparecerá el resultado en la celda F2 .

Pulsar botón fx de la barra de formulas

Otra forma de insertar funciones es:

- Seleccionar la celda donde se desea arrojar el resultado.

- Pulsar el botón fx de la barra de formulas:

- La aplicación arroja el recuadro visto anteriormente:

ACTIVIDAD 7

1. Realice un ejercicio propuesto por usted utilizando la función CONTAR, además

escriba para que sirve dicha función y en que casos de la vida real sería útil.

2. Explore las funciones que se muestran en la ficha formulas.







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Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una función se tenga como argumentos expresiones, por ejemplo

la suma de dos celdas (A1+A8). El orden de ejecución de la función será primero

resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las

expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A8);(A9-A11)) donde:

Excel resolverá primero las expresiones (A1+A8) y (A9-A11), y después realizará la

suma obteniendo así el resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de

esta forma se pueden realizar operaciones realmente complejas en una simple celda.

Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos

funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y

después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

FUNCIONES MATEMATICAS (Producto, suma, sumar.si)

Las funciones matemáticas son de gran ayuda para tratar datos numéricos, entre las

funciones matemáticas tenemos:

Función Producto

Para ingresar a la función producto, podemos utilizar cualquiera de las opciones vistas

anteriormente en Insertar función con el asistente, para ingresar vamos a utilizar las

opciones que nos brinda la ficha Formulas, en la sección Matemáticas y

Trigonométricas, al seleccionar esta opción, se desplegara un menú con todas las

funciones asociadas a esta categoría, entonces, vamos a seleccionar la función

producto.

ACTIVIDAD 8

Utilizando la función producto determine el resultado en la celda A4, del producto de

todos los datos dados:

A B C

1 5 18 4

2 23 15 12

3 14 34 7

4

5







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Función Suma

ACTIVIDAD 9

La función suma la abarcamos anteriormente, ahora con el ejemplo de la Actividad,

vamos a sumar los datos en la fila 4 por cada columna.

A B C

1 5 18 4

2 23 15 12

3 14 34 7

4 Resultado Suma Resultado Suma Resultado Suma

5

Función sumar.si

Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

La sintaxis de la función sumar.si es:

SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Donde:

- Rango: Es el rango de celdas que desea evaluar.

- Criterio: Es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las

celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 15, "15"

">15", "mueble".

- Rango_suma: Son las celdas que se van a sumar.

En esta función debemos tener en cuenta lo siguiente:

- Las celdas contenidas en rango_suma se suman sólo si las celdas

correspondientes del rango coinciden con el criterio.

- Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento

rango.

ACTIVIDAD 10

Con los datos de la hoja, debemos generar la suma de comisiones para los valores de

propiedad superiores a 160000

A B

1 Valor de Propiedad Comisión

2 100000 7000

3 200000 14000

4 300000 21000

5 400000 28000







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6

7 Resultado

El resultado lo vamos a mostrar en la celda B7, por lo tanto allí debemos ingresar la

formula, teniendo en cuenta la sintaxis de la función sumar.si, las “partes” de la

formula sería la siguiente:

rango: A2:A5

criterio: “>160000”

rango_suma: B2:B5

Por lo tanto la formula quedaría de la siguiente manera:

=SUMAR.SI(A2:A5;">160000";B2:B5)

FUNCIONES DE TEXTO (igual, mayusc, minusc, reemplazar)

Función igual

La función igual compara dos cadenas de texto y devuelve VERDADERO si son

exactamente iguales y FALSO si no lo son. IGUAL reconoce mayúsculas y minúsculas,

pero pasa por alto las diferencias de formato.

La sintaxis de esta función es:

IGUAL(texto1;texto2)

Donde:

texto1: Es la primera cadena de texto.

texto2: Es la segunda cadena de texto.

ACTIVIDAD 11

Con los datos de la hoja, determinar si la primera cadena y la segunda cadena son

iguales, el resultado debe aparecer en la columna C.

A B C

1 Primera Cadena Segunda Cadena

2 computador computador Resultado

3 Computador computador Resultado

4 C omputador computador Resultado

5

6

7

Funcion mayusc

La función mayusc pone el texto en mayúsculas.







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Sintaxis de la función:

MAYUSC(texto)

Donde:

Texto: Es el texto que se desea pasar a mayúsculas. El argumento texto puede ser una

referencia o una cadena de texto.

ACTVIDAD 12

1. Utilizando la función mayusc, se debe convertir el contenido de la celda A2 y A3

en mayúscula.

A

1 Datos

2 hardware

3 software

4

5

6

7

2. Utilizando los siguientes datos, aplique la función minusc

A

1 Datos

2 CABLE UTP

3 TORRE

4

5

6

7

3. Investigue acerca de la función reemplazar y realice un ejemplo.

ACTIVIDAD 13

1. Investigue y realice un ejemplo de cada una de las siguientes

funciones:

Funciones Lógicas (si)

Funciones Fecha y Hora (año, día, dia360, fecha)

Funciones de Búsqueda (BuscarV, coincidir)

Funciones Estadísticas (Promedio, max, min)







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4. ORDENAR, FILTRAR Y SUBTOTALES

ACTIVIDAD 14

En el aula de clase realice una consulta por parejas en Internet sobre los siguientes

temas y elabore un informe donde se pueda describir:

a) Que tipos de ordenamiento existen

b) Que son los filtros

c) Cuáles son los tipos de filtros

d) Explique los subtotales y en qué casos se aplicaría

ACTIVIDAD 15

Elabore el siguiente cuadro

En la barra de Menús, seleccione la Opción Datos

Luego seleccione la opción Ordenar







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Y le aparece una ventana como la siguiente:

Vamos a seleccionar las columna por la cuales vamos a ordenar, para ello siga los

pasos que muestran las siguientes imágenes:







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Lo anterior significa que vamos a organizar la información por la columna Cargo.

Ahora vamos a ordenar por otro criterio, para ello hacemos los siguiente pasos:

Y aparece otro nivel (Luego por)







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Y seleccionamos la columna Género

Y seleccionados la columna Género







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Y terminamos dando clic en Aceptar

El cuadro debe quedar de la siguiente manera

Ahora vamos a hacer el procedimiento para filtrar datos.

Con el cuadro anterior ordenado hacemos los siguientes pasos:

Seleccionar la opción Filtro que lo encontramos en el menú Datos.

Y en el cuadro aparecen los filtros al lado derecho del título de cada columna







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Ahora vamos a crear el primer filtro en el cual debemos mostrar los ingenieros que son

menores de 40 años.

Le aparece el siguiente menú:







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Y ahí solo vamos a seleccionar Ingeniero, debe quedar como lo muestra la siguiente

imagen:







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Terminamos dando clic en Aceptar.







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Con este proceso ya seleccionamos los Ingenieros, y el cuadro debe quedar de la

siguiente manera:

Ahora vamos a seleccionar los que son menores de 40 años.

Damos clic en el filtro de la columna Edad

Y nos aparece un menú como el siguiente

Seleccionamos la opción Filtro de Numero







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Y nos aparecen las siguientes opciones:

De las cuales debemos selección Menor que







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Y nos aparece el siguiente cuadro:

En el cuál vamos a color el número 40 que es la edad que nos dan en el ejercicio.







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Y por último damos clic en Aceptar.

El resultado final del ejercicio es el siguiente:

ACTIVIDAD 16

Teniendo en cuenta los pasos del ejemplo anterior solucionen el siguiente caso:

En el aula de clase organizar por grupos de 2 aprendices y solucione el siguiente caso.

En la compañía ABC se necesita digitalizar las ventas realizadas en los últimos 15 días,

para obtener los siguientes informes: Dar a conocer las ventas hechas los días Lunes

entre las horas de las 10:00 a.m. y las 4:00 p.m., Mostrar las ventas de los últimos 5

días que su precio sea mayor a 20.000. Cada grupo debe realizar la simulación del

caso práctico como evidencia de desempeño. En una hoja nueva copiar las ventas y

mostrar cual fue el total de las ventas por producto y el total de todas las ventas.







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5. GRAFICOS

ACTIVIDAD 17

Por parejas investigue en Internet los siguientes temas y elabore un informe de no

más de 4 hojas donde se pueda describir:

e) Cuál es la utilidad e importancia del uso de gráficos en Excel

f) Que tipos de gráficos existen e inserte una imagen como ejemplo de cada uno.

g) Describa la utilidad de cada gráfico

h) Describa el proceso de inserción de imágenes en Excel.

ACTIVIDAD 18

En el aula de clase organizar por grupos de 2 y deben desarrollar el siguiente proceso:

Elaborar el siguiente cuadro del cual deben realizar 7 gráficas diferente.

1. Elaborar el siguiente cuadro.

2. En la Barra de Menús seleccione la opción Insertar.

3. Seleccione los datos que va a graficar (si son columnas que no están contiguas

debe tener la tecla Ctrl sostenida para que seleccione los datos).

4. En la Barra de Herramientas seleccione el tipo de gráfico a elaborar







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5. En el área de trabajo aparece el gráfico

6. En la Barra de Herramientas se activa Estilos de Diseño (seleccione el

apropiado)

7. En la Barra de Herramientas se activa Diseño de Gráfico (seleccione el más

apropiado y digite los datos que solicita el diseño)

8. En la Barra de Herramientas se activa Datos (seleccione los datos a graficar)







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9. En la Barra de Herramientas se activa Tipo (en la cual podemos cambiar el

tipo de gráfico)

10. Haciendo clic derecho sobre el grafico seleccione la opción Formato del área

del gráfico que puede configurar: bordes, relleno, color, sombra, formato 3D y

giro 3D.







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Aplique el mismo proceso para desarrollar los otros tipos de gráficos.

6. TABLAS DINAMICAS

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo

varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos

facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo

diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos,

visualizando o no los datos origen.

ACTIVIDAD 19

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de los siguientes datos:







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Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también

podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un

gráfico dinámico).

Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Aquí indican el lugar

donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos

ubicarla.

Seleccionamos los datos de un rango de celdas y queremos ubicarla en una hoja de

cálculo nueva.







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Cuando seleccionamos la opción “Selecciona una tabla o rango” debemos seleccionar

todas las celdas que vayan a participar, incluyendo los títulos.

Ahora pulsamos Aceptar para continuar y aparece la siguiente ventana:

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la

tabla dinámica.

Con esta herramienta podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente

estructura:

o Una fila para cada una de los Géneros de la tabla.

o Una columna para cada uno de los Salarios de la tabla.

o En el resto de la tabla incluiremos los cargos para cada uno de los

empleados.

Para ello simplemente tendremos que arrastrar los

elementos que vemos listados a su lugar

correspondiente al pie del panel.

En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo

GENERO a , el campo SALARIO a

y finalmente el campo CARGO a la

sección .







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Este es el resultado de la tabla.

Podemos ver en la estructura que hemos definido anteriormente, que en el campo fila

tenemos el género, en el campo columnas tenemos la edad y en el centro de la tabla

los salarios.

Con esta estructura es más fácil analizar los resultados.

Cuando esta creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones de la siguiente

manera:

El panel lateral se puede seguir utilizando ya que en cualquier momento podemos

quitar un campo de una zona arrastrándolo hacia afuera, de esta manera podemos

cambiar la estructura de la tabla y obtener otros resultados.

Ahora arrastremos a la zona de datos los campos nombre y cargo y obtendremos la

siguiente tabla, con más información:







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Se puede presentar que no se visualice la tabla de la misma forma, al adicionar

campos en la sección Valores, el rótulo aparece en una las secciones de

rótulos, si te aparece en Rótulos de columna despliega la lista asociada a él y

selecciona la opción Mover a rótulos de fila.

Eliminar Tabla Danámica

Para eliminar una tabla dinámica seleccionamos la tabla en su totalidad y

presionamos la tecla Supr.

Aplicar Filtros a una Tabla Dinámica

Una característica muy útil de las tablas dinámicas es poder filtrar los resultados para

dar a conocer solo los que nos interesen en un momento determinado.

Los campos principales en el panel y los rótulos en la

tabla están acompañados, en su parte derecha, de una

flecha indicando una lista desplegable.

Si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de

columna nos aparece una lista como vemos en la

imagen con las diferentes edades disponibles en la tabla

con una casilla de verificación en cada uno de ellos para

indicar si los queremos ver o no, más una opción para

marcar todas las opciones en este caso todas las

edades.







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Si marcamos las edades 35 y 37, las otras edades desaparecerán de la tabla, pero no

se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la

lista y marcando la casilla (Seleccionar todo).

Para cerrar el cuadro pulsamos sobre Aceptar para que nos tome los cambios ó para

dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones

de filtrado más complejas.

Obtener Promedios de una Tabla Dinámica:

Al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos

totales con sumatoria por defecto, podemos modificar

estas fórmulas por otras como pueden ser el

promedio, el máximo o el mínimo, Producto, Cuenta,

Suma, etc. Para poder modificar nos debemos situar

en cualquier celda de la zona que queremos cambar y

hacer clic derecho del ratón, nos aparece un menú con

diferentes opciones, de las cuales debemos escoger la

opción Configuración de campo de valor... y lo

veremos como nos aparece en la imagen.

Gráficos con Tablas Dinámicas

Para crear una gráfica de

nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón

Gráfico dinámico de la pestaña Opciones.

Para cambiar la configuración del gráfico, seguimos los mismos pasos que se vieron

en el tema GRAFICOS.







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7. MACROS

ACTIVIDAD 20

Cree, ejecute y guarde 3 macros teniendo en cuenta los siguientes pasos:

Las macros se usan para definir una serie de características específicas (tipo de letra,

el color de ciertas celdas, los formatos de celdas y características similares), con lo

cual se pretende automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, ejecutándolas

con un comando.

Crear una Macro Automáticamente

La forma más fácil de crear macros es hacerlas mediante

el grabador de macros que posee Excel. Este grabador de

macros permite grabar las acciones deseadas que traduce

a instrucciones en VBA, las cuales se pueden modificar si

tenemos conocimientos de programación.

Para grabar una macro debemos pulsar el botón Macros,

que se encuentra en la pestaña Vista y despliega el

submenú y seleccionamos la opción Grabar macro...

Además encontramos las opciones: Ver Macros... (Donde

podemos acceder al listado de macros creadas en ese







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libro), Usar referencias relativas (Con esta opción utilizaremos referencias relativas

para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada).

Cuando seleccionamos la opción Grabar macro..., en el cuadro de diálogo Grabar

macro podemos dar un nombre a la macro (no se deben dejar espacios en blanco en

el nombre de la macro).

Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL

+ "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no

utilice ya Excel.

En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el

libro de macros personal o en otro libro.

En Descripción: podemos describir cuál es el contenido de la macro.

Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar, si nos fijamos en

la barra de estado, encontraremos este botón donde tenemos la opción

de detener la grabación. Ahora debemos realizar las acciones que queremos grabar.

Al terminar de realizar las acciones presionamos sobre el botón Detener de la

barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en

Ejecutar una Macro

Una vez creada una macro, la podemos ejecutar las

veces que queramos.

Para ejecutar la macro accedemos de la pestaña Vista al

menú Macros y luego Ver Macros..., y nos muestra el

cuadro de diálogo Macro donde debemos seleccionar la

Macro que necesitamos y pulsamos el botón ejecutar.

Guardar Archivos con Macros

Cuando guardamos un archivo y

necesitamos que las Macros que hemos

creado se almacenen con el resto de las

hojas de cálculo deberemos seguir

estos pasos:

1. Ir al Botón Office y seleccionar la

opción Guardar como.







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2. Seleccionamos Libro de Excel Habilitado para Macros .xlsm

3. Selecciones donde va a guardar el archivo

4. Dele un nombre al archivo.

5. Clic en Guardar

Abrir Archivos con Macros

Se siguen los o pasos para abrir otro tipo de archivo.

Cuando abrimos el archivo nos muestra el siguiente anuncio debajo de la banda de

opciones:

Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como están

compuestas por código podrían realizar acciones que son perjudiciales para

nuestro equipo.

Si conoce las Macros que contiene el archivo pulsa el botón Opciones para

activarlas.

Luego aparece el siguiente cuadro de diálogo:







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Selecciona la opción Habilitar este contenido y pulsa Aceptar.

8. IMPRESIÓN

ACTIVIDAD 21

La compañía necesita las actividades de los puntos 4, 5, 6, y 7 impresos en tamaño

carta (debe mostrar el nombre del archivo la fecha y hora de impresión).

Así como en WORD en Excel tenemos que configurar las márgenes y el tamaño de las

hojas, configure las márgenes izquierda 2, derecha 2, superior 4, inferior 3,

encabezado 1 y pie de página 1, y el tamaño de la hoja a “carta”.

a. Ficha “Diseño de pagina”

b. Grupo “configurar pagina”

c. Botón “márgenes”

d. MD márgenes personalizados

e. En la ventana configurar pagina seleccionamos los valores de

lasmárgenes.

Para cambiar el tamaño de la hoja

f. Ficha “Diseño de pagina”

g. Grupo “configurar pagina”

h. Botón “Tamaño”

i. MD “Carta” o “Letter”







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Cambiar tamaño de la hoja







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Cambie de vista normal a vista de diseño

a. Ficha “Vista”

b. Grupo “Vista de grupo”

c. Botón “Diseño de pagina”

Agregue un encabezado que sea una imagen

a. Cambie a vista de diseño si es necesario

b. De clic en la parte superior de la hoja donde dice “haga clic para agregar un

encabezado”

De clic en la ficha nueva que aparece “Diseño”

En el grupo “Elementos del encabezado y pie de página ” seleccione “Imagen”







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Busque la imagen que le parezca más conveniente e insértela, preferiblemente una

imagen pequeña.

5. RECURSOS

MEDIOS EQUIPOS MATERIALES

Internet,

hoja de cálculo.

Computador,

impresora

Anexos,

guía de aprendizaje,

papel tamaño carta







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6. EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE

a) CONOCIMIENTO:

Informes de las consultas de internet

b) DESEMPEÑO:

Desarrollo de las actividades.

c) PRODUCTO:

Desarrollo de las Actividades de los puntos 4, 5, 6, 7 impresos.

7. FUENTES BIBLIOGRÁFICAS

Excel 2007 Bible, John Walkenbanch, Wiley Publishing.

El libro de excel 2007, Stinson, Craig Y Dodge, Mark

Excel 2007 Formulas y Funciones, John Walkenbanch, Anaya.

www.aulaclic.net

8. TIEMPO ESTIMADO

60 horas

9. INSTRUCTORES

Sandra Martínez Amórtegui

Alvaro Villalba Gómez

Andres Vega Cangrejo

Daniel Duque Cuervo

Mauricio Cendales Lara

Milton Barrera Noy

Omar Zambrano Arévalo

10. FECHA DE ELABORACIÓN DE LA GUÍA

Marzo de 2.010.

http://www.casadellibro.com/libros/stinson-craig/stinson32craig

http://www.casadellibro.com/libros/dodge-mark/dodge32mark

http://www.aulaclic.net/

guia 1 excel

Documents