guia 4 excel

5/11/2018 Guia 4 Excel - slidepdf.com

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Sistema de Gestión

de la Calidad

VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL.

Fecha

Agosto 2011

VALIDACIÓN DE DATOS

Microsoft Excel permite realizar validación de la información ingresada por elusuario con el fin de verificar que cumpla las características esperadas, como porejemplo si se desea que se ingrese el numero de cedula Microsoft Excel nopermitirá que se ingrese texto, para el ejemplo cree una tabla en Excel paragraficar la cantidad de aprendices por nivel de formación en Microsoft Excel

Cree la siguiente tabla comenzando desde la celda A2 con los campos y losformatos presentados en la siguiente imagen de una tabla

Ubíquese en la celda J2 y escriba la siguiente los tipos de documentos posibles(Cedula de Ciudadanía, Tarjeta de Identidad, Cedula de extranjería)



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A continuación ubíquese en la celda A3 y diríjase al menú datos botón validaciónde datos opción validación de datos



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Seleccione la opción lista

Y realice clic



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Realice clic en el botón de origen para seleccionar las celdas donde se encuentracontenida la información

Las celdas son correspondientes de la J2 a la J4 y realice nuevamente clic en elbotón que se encuentra subrayado con rojo



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El cual lo retornara al formulario de las opciones de validación

Posteriormente seleccione la pestaña mensaje de entrada e ingrese el titulo “Tipode Documento” y el mensaje de entrada “seleccione el tipo de documento de lalista”



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A continuación seleccione la pestaña mensaje de error y en el cuadro combinadopuede seleccionar las opciones de estilo entre grave, advertencia, información, locual cambiara las imágenes y las opciones de la ventana grafica cuando lapersona ingrese información diferente a los parámetros establecidos (para elejemplo correspondería si la persona ingresa un texto diferente a la cedula deciudadanía, tarjeta de identidad o cedula de extranjería)

A continuación realice clic en aceptar y observe que al realizar clic dentro de lacelda existe un comentario con el texto escrito en la opción mensaje de entrada.Posteriormente ingresar un valor diferente y presione la tecla enter lo cualgenerara una mensaje de error con el texto y s ímbolos seleccionado



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Con lo cual se verificara que el usuario no ingrese información no deseada ycuando el usuario realice clic en la opción reintentar le habilitara la opción paramodificar el texto y si el usuario selecciona la opción cancelara borrara lainformación de la celda



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De la misma manera se pueden restringir datos con números, para lo cualubíquese en la celda B3 y seleccione nuevamente el menú datos, botón validaciónde datos, pero esta vez seleccione la opción de número entero debido a que losdocumentos no tienen decimales

Seleccione un rango entre el cual el usuario pueda ingresar información es decirentre el valor mínimo y el valor máximo, para nuestro ejemplo tomaremos comovalor mínimo un numero de 4 dígitos (por lo cual se coloca el numero 1111) y unvalor máximo correspondiente a 10 dígitos (ya que es la cantidad más grande dedígitos de una tarjeta de identidad)



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Configura adicionalmente las opciones de mensaje de entrada y mensaje de erropara la celda seleccionada y realice clic en el botón aceptar con lo cual secompletara la validación de los datos ingresados en la celda

PROTECCIÓN DE CELDAS

Para proteger la información y las características de los formatos de las celdasExcel proporciona una herramienta que consiste en bloque determinadas celdas,para ello seleccione las celda de la A3 a la celda H17 y realice clic con el botoderecho del mouse, seleccionando la opción formato de celdas



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A continuación seleccione la pestaña proteger y deseleccione la opciónbloqueada, con lo cual el usuario podrá modificar únicamente dichas celdas,posteriormente realice clic en el botón aceptar



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Para bloqueara la hoja de Excel debemos realizar clic sobre la pestaña de la hojade cálculo con el botón derecho del mouse y seleccionamos la opción protegerhoja

Con lo cual se ejecutara un menú en el cual seleccione o deseleccione lospermisos que les quiera dar al usuario y a continuación ingrese una clave la cualdeberá confirmar



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Con lo cual si el usuario intentar modificar celdas bloqueadas o intenta cambiar elformato de las celdas se emitirá el siguiente error



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ACTIVIDAD

• Termine de completar la tabla con la validación de datos correspondientepara cada campo es decir cuando sea texto seleccione la opción de texto,para numero de igual manera, etc. Con sus respectivos mensajes de error eingreso de la información

• Copie y pegue el formato a toda la tabla según corresponda el campo esdecir que todas las celdas de cedulas queden con la misma restricción yvalidación de la información

• Desproteja las celdas que desea que el usuario modifique y proteja la hojade Excel con una clave numérica correspondiente a 8 dígitos la cualcolocara en la celda C3

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