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CONSEJERÍA DE ECONOMÍA, INNOVACIÓN Y CIENCIADirección General de Fondos Europeos y Planificación

GUÍA DE USO E INSTALACIÓN DE LAS PLANTILLAS EXCEL

DE FONDOS EUROPEOS

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Fecha: 30/06/2011 2


GUÍA DE USO E INSTALACIÓN DE LAS PLANTILLAS EXCEL DE FONDOS EUROPEOS

1 Introducción

El presente documento pretende servir de guía al usuario a la hora de instalar y utilizar las

plantillas Excel creadas por la Dirección General de Fondos Europeos y Planificación, en adelante

DGFEP, para la gestión de ficheros de texto.

En el desarrollo de sus funciones, la DGFEP solicita a los gestores diversa información de gestión y

seguimiento de distintos fondos europeos, que en algunos casos debe ser aportada bajo la forma

de ficheros de texto de ancho fijo, en adelante ficheros TXT. El formato de estos ficheros se

encuentra publicado en la web de la Consejería de Economía, Innovación y Ciencia1.

2 Lista de plantillas disponibles

Se han creado las siguientes plantillas a disposición de los gestores de Fondos Europeos:

COMPROMISOS: Información de gasto comprometido.

CONTRATOS: Información de contratos.

TRANSACCIONES: Información de pagos.

LISTA_CONTRATOS: Lista de comprobación de verificación de contratos.

PREVISION_INDICADORES: Previsión de indicadores.

EJECUCION_INDICADORES: Ejecución y modificación de ejecución de indicadores.

BAJA_INDICADORES: Baja de indicadores.

1 La dirección web donde se encuentra esta información es la siguiente:http://juntadeandalucia.es/servicios/paginas/detalle/fondoseuropeos-normas-2007-autonomicas.html?menu=organismos/economiainnovacionyciencia/temas/economia/fondos-europeos.

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3 Instalación

Para instalar las plantillas hay que realizar los siguientes pasos:

1) Crear un directorio llamado “Fondos Europeos” dentro del directorio Plantillas de Excel.

Éste se encuentra en el directorio de instalación de Microsoft Office.

2) Gu

tien

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ardar en el directorio creado los ficheros con las plantillas de la DGFEP. Estos ficheros

en la extensión XLT.

lustración 1: Directorio de plantillas de Microsoft Office.

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na vez realizados estos pasos las plantillas estarán listas para usarse (ver apartado siguiente).

Ilustración 2: Creación de un directorio llamado Fondos Europeos en el de plantillas ycopia de los ficheros XLT.

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Funcionamiento

a plantilla permite abrir un tipo de fichero Excel específico, que tiene ya rellenas una serie de

eldas. Concretamente estas plantillas tienen las columnas que se deben rellenar en los ficheros y

l resto de celdas protegidas para evitar confusiones. Además tienen un botón que al pulsarlo abre

n diálogo para guardar la información del fichero Excel en formato TXT. El fichero Excel, por su

arte, puede guardarse con el formato normal en esta aplicación, acabado en XLS. Puede ser útil

ara los gestores si desean almacenar la información en este formato.

ara utilizar las plantillas se deben realizar los siguientes pasos:

1) Abrir un fichero nuevo Excel a partir de una plantilla. Para realizar este paso se debe pulsar

sobre el menú Archivo, en la opción Nuevo. No vale pulsar sobre la barra de iconos (el

botón con una hoja en blanco justo debajo del menú), ya que esta opción no abre el

asistente de plantillas.

Ilustración 3: Plantillas guardadas en la pestaña de Fondos Europeos.

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2) Se mostrará al usuario un asistente para que seleccione la plantilla a partir de la cual

desea crear el fichero Excel. Seleccione la pestaña Fondos Europeos y la plantilla que

desee, y pulse el botón Aceptar. Si aparece un mensaje de seguridad indicando que el

fichero posee macros pulse el botón Habilitar macros.

Ilustración 4: Acceso al asistente de plantillas a través del menú Archivo, Nuevo.

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3) Apare

se de

Ilustración 5: Asistente de plantillas. Debe existir una pestaña llamada Fondos

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cerá en pantalla un fichero Excel con el formato correspondiente al fichero TXT que

sea generar.

Europeos.

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El usuario debe rellenar la información de las celdas que aparecen en blanco, con cuidado

de no dejar ninguna fila vacía. El fichero TXT generado parará de buscar información

cuando se encuentre una fila vacía.

Los colores significan lo siguiente:

Las celdas están protegidas y no se puden ni seleccionar ni escribir sobre ellas.

Las celdas introducen un valor fijo. No hace falta que el usuario las rellene.

Las celdas deben ser rellenadas por el usuario. En el formato especificado en la

web indica si el valor es obligatorio u opcional.

4) Una vez rellenadas las celdas de fondo blanco el usuario puede pulsar el botón GENERAR

que se encuentra en la esquina superior izquierda de la hoja Excel. Se mostrará un

mensaje en el que el usuario debe confirmar que se va a guardar el rango correcto con la

información.

Ilustración 6: El fichero nuevo posee una estructura con ciertas celdas rellenas.

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5) Si h

la u

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lustración 7: Pulsando sobre el botón GENERAR TXT se inicia la exportación de la
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a confirmado el rango seleccionado se abrirá un diálogo para que indique el nombre y

bicación del fichero TXT que se va a generar con la información.

nformación.

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6) Es fichero generado es un fichero de texto con el formato y los espacios requeridos por la

DGFEP.

Ilustración 8: Diálogo en el que se especifica el nombre y la ubicación del fichero TXT

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Ilustración 9: Fichero TXT generado abierto con la aplicación Bloc de notas de

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Windows.

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