GROUPWARE y WORKFLOW

Por: Ana María Ruvalcaba Martínez

¿Qué es Groupware?

Es un tipo de software colaborativo que ayuda a

grupos de trabajo a realizar sus actividades a

través de una red.

Características

Proveer de un ambiente de colaboración, en el

que realmente se perciba que el trabajo en

grupo se lleva a cabo.

Mantener la información en un solo sitio común

para todos los miembros.

Interactuar con otros usuarios, de forma escrita,

voz o video.

Clasificación: Tiempo y

Espacio

En base al tiempo se clasifican en sincrónicos y

asincrónicos; y en base al espacio, pueden estar

en el mismo lugar o en forma distribuida.

Aplicaciones

Pizarrones compartidos

Teleconferencia, chat

Sistemas de toma de decisiones.

Sistemas de mensajes

Este tipo de sistemas representan a un gran

numero de sistemas cooperativos.

ayudan al usuario a estructurar, filtrar y procesar los mensajes que llegan.

Editores Multiusuario

ayudan en el intercambio de los datos entre los

miembros del grupo y prestan el servicio de

notificación entre los miembros, además de

resolver o evitar problemas con el acceso al mismo dato.

Sistemas de diseño en

grupos y salas de juntas

electrónicas

La meta de este tipo de sistemas es incrementar

la productividad de la toma de decisiones en

una junta, para así incrementar la velocidad del

proceso de toma de decisiones o para incrementar la calidad de los resultados de una

decisión.

Conferencias por

computadora

Este tipo de sistemas comparten muchos

conceptos de los sistemas de mensajes, pero

tienen una diferencia significativa y es que los

sistemas de conferencias por computadora se centran en establecer una estructura en

términos de como se agrupan los mensajes.

¿Qué es un Workflow?

Son sistemas que ayudan a administrar y

automatizar procesos de negocios.

Un workflow puede ser descrito como el flujo y

control en un pro- ceso de negocio.

Funciones

Asignación de tareas al personal.

Aviso al personal de tareas pendientes.

Permitir la colaboración en las tareas comunes.

Optimización de recursos humanos y técnicos,

alineándolos a la estrategia de la empresa.

Control y seguimiento de dichos procesos.

Elementos claves de un

proceso de negocio

Workflow Enactmente

Service

Este componente interpreta la descripción de

procesos y controla las diferentes instancias de

los procesos, secuencia de actividades,

adiciona elementos a la lista de trabajo de los usuarios, e invoca aplicaciones necesarias.

Tipos de Workflow

A)Workflow de Producción: En general

automatizan procesos de negocios que tienden

a ser repetitivos, bien estructurados y con gran

manejo de datos.

Tipos de Workflow

B)Workflow de Colaboración: estructuran o

semiestructuran procesos de negocios donde

participan personas, con el objetivo de lograr

una meta común.

Tipos de Workflow

C)Workflow de Administración: es aquel que

involucra procesos de administración en una

empresa tales como ordenes de compra, re-

portes de ventas, etc.

Ventajas de los Workflows

Asignación de tareas a la gente. La

asignación de tareas se realiza mediante la

definición de roles dentro de la empresa,

eliminando la tediosa tarea de asignar los trabajos caso por caso.

• Recursos disponibles. Se asegura que los

recursos de información (aplicaciones y

datos) van a estar disponibles para los

trabajadores cuando ellos los re- quieran.

Ventajas de los workflows

Diseño de procesos. Se fomenta a pensar los

procesos de una manera distinta a la tradicional

forma jerárquica que se utiliza para diseñarlos en

la actualidad.