gestion logistica en farmacias y boticas - dennis senosaín timaná

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GESTIÓN LOGÍSTICA EN FARMACIAS Y BOTICAS


ESQUEMA DE CONTENIDO

I.- LINEAMIENTOS DEL SERVICIO OFRECIDO

II.-OBJETIVOS DE UN SERVICIO DE FARMACIA

III.- PROCESOS LOGÍSTICOS:

III. 1. APROVISIONAMIENTO

a) FORMULACION DEL REQUERIMIENTO:

- METÓDO DEL CONSUMO HISTÓRICO

- METODO DE PERFIL EPIDEMIOLOGICO

III.2. ALMACENAMIENTO

a.- Recepción - Verificación

b.- Internamiento

c.- Conservación

d.- Registro de activos

e.- Tratamiento de existencias:

e. 1. Control de existencia dinámica

1.- EXISTENCIA MÁXIMA

2.- EXISTENCIA MÍNIMA

3.- PUNTO DE REPOSICION

e.2. Control de existencia estática

INVENTARIO

f.- Custodia

*Consideraciones adicionales: -MANEJO DE RECURSOS HUMANOS

-SUPERVISIÓN DE PERSONAL


GESTIÓN LOGÍSTICA EN FARMACIAS Y BOTICAS

Los procesos logísticos básicos para todo tipo de mercancías, son los mismos: compras, stocks y transporte,

compramos productos terminados para vender tal cual, normalmente productos para que el cliente los

seleccione; es decir los criterios y formas de compra cambian, pero también los criterios de

almacenamiento: ambientes más decorados, con el confort y comodidades hacia el comprador, con

permanencia de vendedores en de personal de almacenes, la cantidad de stock tiende a ser mayor para

atender a los clientes, los costos asociados a los stocks varían pues son parte del costo de venta, en vez del

costo logístico.

I.- LINEAMIENTOS DEL SERVICIO OFRECIDO

� Maximizar el acceso de los clientes a medicamentos de alta calidad.

� Mantener actualizado el sistema informático que contiene la base de activos proporcionando datos objetivos

y oportunos al regente.

� Controlar el Ciclo interno (subjetivo) de todos los procesos.

� Generar competitividad, rentabilidad y el desarrollo

integral del recurso humano e institucional.

� Dirección técnica, responsable y garante del cumplimiento

de las normativas.

� Control de temperatura a lo largo de toda la cadena de

almacenaje y distribución

� Control exhaustivo del inventario: referencia, lote,

ubicación, cajas, unidades, y estado o disponibilidad del

inventario.

� Seguimiento sistemático del nivel de servicio y control de

incidencias a través de un sistema de indicadores.

Elementos logísticos de gestión en farmacia


II.-OBJETIVOS DE UN SERVICIO FARMACÉUTICO

Todo sistema logístico farmacéutico exitoso debe proporcionar:

Un producto farmacéutico ADECUADO

� En la cantidad ADECUADA � En el estado ADECUADO � En el lugar ADECUADO � En el momento ADECUADO � Por el costo ADECUADO

III.- PROCESOS LOGÍSTICOS:

III. 1. Aprovisionamiento (En la cantidad ADECUADA)

Este proceso consiste en Estimar y Programar oportunamente los requerimientos de los activos (productos

farmacéuticos) asumiendo criterios técnicos-sanitarios, administrativos y/o mercadotécnicos para su

selección.

a) FORMULACION DEL REQUERIMIENTO:

ESTABLECER VARIABLES.- Se realiza el tratamiento de información del sistema de activos actualizado

(rotación de stock), y coordinar con el área encargada la programación del abastecimiento cuantificándole

las necesidades y variables de previsión que permitan establecer puntos de pedido, siendo estas las

encargadas de valorizarlas, para posteriormente generar un Cuadro de Adquisición.

Las previsiones pueden prepararse empleando diversas fuentes:

-Usando estadística del movimiento de stock, acceso de usuarios datos de población, zonas de competencia.

-Definiendo variables de previsión refieren por ejemplo el tiempo real que puede tardar en recibirse los medicamentos solicitados y/o limitaciones de espacio en el almacén.


-Evaluando las cotizaciones a los proveedores el medicamento mas indicado para el caso concreto no solo se decide en base al precio. Se fundamentan en la información disponible sobre frecuencia en la utilización de los medicamentos esenciales Formular el CUADRO DE ADQUISICIÓN de los medicamentos que a la fecha requieran iniciar la reposición de Stock, proyectándose cubrir períodos no menores de tres meses.

Remitir el CUADRO DE ADQUISICIÓN.

ESTIMACIÓN Y VALORIZACIÓN DE NECESIDADES

a. METÓDO DEL CONSUMO HISTÓRICO: recetas despachadas, historias clínicas, o kardex manual – arroja

una cantidad determinada de medicamentos para un periodo establecido que puede promediarse y

proyectarse.

NECESIDAD = FRECUENCIA EN LA FORMULACION

(*) Cuando se van a solicitar o adquirir medicamentos, entrarán en juego otras variables tales como

existencias o inventarios

CANTIDAD A ADQUIRIR = CONSUMO - INVENTARIO

(*) La disponibilidad presupuestal va a determinar en última instancia, si se atiende total o parcialmente las

necesidades, en último caso se deberán establecer prioridades a través del método VEN (Vitales,

Esenciales, No esenciales).

Es conveniente recalcar la importancia de la depuración del dato, a través de procedimientos idóneos, y la

necesidad de considerar la demanda insatisfecha.

ESTIMACIÓN DE NECESIDADES

Para efectos de cálculo se considera la propuesta de Griffiths llamada del Consumo ajustado, con dos

alternativas.


Hacer el cálculo en base a los registros de pacientes, siempre y cuando haya anotación de los tratamientos,

en otras palabras registros completos.

Efectuar los cálculos sobre la base de los datos de existencias o stock en el almacén.

Generalmente la segunda alternativa es la más viable, y se aplican las siguientes fórmulas:

Con posterioridad debe realizarse ajustes por mermas y pérdidas evitables, dependiendo de la historia del

sistema de salud en un 10%, 20%, etc. En tal caso la cantidad a adquirir será:

CONSUMO = EXISTENCIAS + INGRESOS – INVENTARIO

MENSUAL INICIALES DURANTE MES FINAL

CANTIDAD A ADQUIRIR = CONSUMO + PERDIDAS MENSUAL EVITABLES

El método toma en cuenta el agotamiento de existencias; cuando no se dispone de un medicamento para

una parte del período analizado, el cálculo sólo se hace sobre el lapso de tiempo en el cual se contó con

existencias; la fórmula es como sigue:

CONSUMO A ADQUIRIR = CONSUMO X PERIODO DE CALCULO

PERIODO C/EXISTENC.

Finalmente el cuadro siguiente resume las diferentes variables:


b. METODO DE PERFIL EPIDEMIOLOGICO

En la presencia y/o aparición de enfermedades en la población local ().

se basa en la frecuencia de la morbilidad, medida por la proporción de prevalencia, en tasas de incidencia o

número de episodios; y la cantidad de medicamentos necesarios para tratar la enfermedad, de acuerdo al

esquema de tratamiento establecido.

NECESIDAD = FRECUENCIA X CANT. MEDICAMENTOS

MORBILIDAD POR TRATAMIENTO

(*) Cuando se recurre a tratamientos alternativos para una misma patología, por respuestas individuales,

intolerancia, sensibilidad, etc., es recomendable no asignar el 100% del cálculo a una sola alternativa, tal es

el caso de los analgésicos: ácido acetilsalicílico y paracetamol. Si se selecciona únicamente el primero, se

cuantifica el 100%, así no podrán atender necesidades de quienes no toleran el ASA.


Si existe información, se hará una distribución conforme a los datos, por ejemplo, 70% para ASA y 30% para

paracetamol.

En este caso las variables de inventario y pérdidas evitables, también deben tenerse en cuenta.

Estimar CUÁNTO DURARÁ EL SUMINISTRO DE UN MEDICAMENTO es como sigue:

Abastecimientos en reserva/Consumo mensual promedio (CMP) = Meses de abastecimientos en reserva

III.2. Almacenamiento: En el estado ADECUADO

a.- Recepción - Verificación.- Consiste en examinar la entrega (registro, sellos, envolturas, envolturas,

embalajes), verificación cualitativa y cuantitativa de la mercancía, asimismo la descripción y condición del

producto valorizado. Otorgándole la conformidad correspondiente según el caso, sobre la documentación

consignada (orden de compra y guía respectiva).

b.- Internamiento.- En el lugar ADECUADO

Es el proceso de asignar un espacio físico definido y acondicionado a los productos farmacéuticos en los

anaqueles del almacén, siguiendo un patrón alfabético ya sea por laboratorio, nombres comerciales o por

clasificación fármaco terapéutica. Siguiendo en todo momento una organización ágil y fluida del espacio

considerando atributos tales como alta rotación, periodo de vencimiento estrecho. La distribución en el

punto de almacenaje de productos durante el internamiento debe realizarse respetando el sistema de

salida FIFO (primero que ingresa primero que sale) o FEFO (primero que expira primero que sale)

c.- Conservación.- Es precisamente en este proceso cuando el criterio farmacéutico valida la calidad del

producto, monitorizando las condiciones de almacenamiento una vez culminado el internamiento de

medicamentos conforme a las exigencias de estabilidad del fabricante en los ambientes especiales (Cadena

de Frío) con equipos o anaqueles adecuados que protejan los productos de la luz, humedad, lluvia, etc.


d.- Registro de activos.- Documentar los activos consiste en el registro de controles vigentes para los diferentes procesos y actividades de la institución, así como todas las transacciones y hechos significativos que se produzcan, deben documentarse como mínimo en cuanto a la descripción de los hechos sucedidos, la información relativa del flujo de productos recibidos, enviados, perdidos/ajustados y el remanente, el efecto o impacto recibido sobre el control interno, los objetivos institucionales, las medidas tomadas para su corrección y los responsables en cada caso; asimismo, esta documentación correspondiente debe estar disponible para su verificación.

El regente debe ser oportunista ante los hechos importantes que afectan la toma de decisiones y acciones

sobre los procesos, operaciones y transacciones debiendo esta información clasificarse y registrarse

inmediatamente.

e.- Tratamiento de existencias.- (En el momento ADECUADO gestionar el stock)

e. 1. Control de existencia dinámica

El objetivo de este proceso es MANTENER la existencia óptima de cada uno de los medicamentos que el

servicio de farmacia suministra permanentemente, para lo cual llevará un control estricto de stock y en

base a esto decidir cuándo hacer pedidos habitualmente (punto de reposición), cuánto deben pedir

evitando el desabastecimiento y cuando reponer sin “sobre -stockearse”.

Para minimizar la tasa de egresos por merma que es consecuencia del sobre-stock el personal realizara

revisiones periódicas de aquellos medicamentos que poseen periodos de vencimiento muy cortos y para la

categoría restante revisiones a lapsos más largos.

Lo importante de este proceso es monitorizar el Ingreso y Salida de los medicamentos (Suministro-

ingreso/venta-egreso). En tanto se requiere una tarjeta de control visible de existencias (sistema manual de

egresos) por producto en el caso de establecimientos no sistematizados o contar con un programa

informático (SISFAR, LOLFAR, etc.) que permita la visualización en línea de la venta realizada por cada caja


registradora, desglosada en todas las formas de pago, que cuantifique la venta total por día del local y la

acumulada en el mes en curso, así como rinda el stock en tiempo real, ofreciendo al detalle la siguiente

información:

1. Denominación del producto farmacéutico (entre paréntesis: nombre comercial)

2. Código de producto

3. Unidad de Medida: Forma farmacéutica, concentración.

4. Existencia máxima

5. Existencia mínima

Programa informático estándar (SISFAR o LOLFAR, etc.) que permite el control la visualización en línea de la venta realizada por cada caja registradora

Gestión de máximos y mínimos


Se solicitan al área de administración de inventarios de la empresa los siguientes listados:

a) Productos con inventario en el local por encima del máximo asignado.

b) Productos con máximo cero en el local y con venta en los últimos tres meses.

c) Productos con máximo cero en el local y con venta en los últimos tres meses dentro de la cadena.

d) Reportes movimiento de stock

e) Reportes del abastecimiento (provisión).

Con la información incluida en la lista a) se solicita una reversa de inventario, devolviéndose el sobrestock a

la Bodega Central o matriz inducir a la rotación si corresponden a productos OTC de venta libre, sanitarios,

de tocador y perfumería.

3. Utilizando las listas c) y d) se solicita a los auxiliares de farmacia marcar los productos que recuerden les

han sido solicitados por algún cliente.

Es entonces que el director técnico o regente realiza un análisis de esta información y para los productos

seleccionados asignando un límite de reposición o puede procesar en el sistema la creación de máximos.

Asimismo debe prepararse y proyectarse cronogramas para cambios de la demanda (estacionalidad) así

como prepararse para lo imprevisto

1.- EXISTENCIA MÁXIMA

Es la cantidad máxima de un medicamento que se estima es suficiente para atender condiciones normales y

por un período determinado las necesidades de la Farmacia o Botica, para su funcionamiento, es el

Abastecimientos en reserva. También se le denomina Nivel Máximo de Stock.- Cantidad de cada tipo de

bien que es suficiente para atender en condiciones normales y por un periodo determinado

Se recomienda actualizarlo cada 3 meses (90 días).


La magnitud de la existencia máxima de un medicamento se puede determinar de acuerdo al siguiente

procedimiento:

Existencia Máxima = Consumo promedio diario x # de días entre un pedido y otro

El CONSUMO PROMEDIO DIARIO ajustado, se calcula tomando los consumos originados en un período de

12 meses y se divide entre el número de días que el abastecimiento fue continuo.

Consumo anual

Consumo promedio diario =

N° días de abastecimiento normal

Ejemplo:

En una Farmacia se obtuvo la siguiente información del consumo de jarabe de CLOROFENIRAMINA, 4 mg en

frasco de 60 ml, 3 frascos diarios.

El NUMERO DE DIAS ENTRE UN PEDIDO Y OTRO debe considerar el tiempo que la Farmacia o Botica

proyecta estar abastecido, más el tiempo que demora el Distribuidor.

Ejemplo:

PERIODO PROYECTADO DE ABASTECIMIENTO: 90 DIAS

Elaboración de Pedido Envió de Pedido Recepción del Pedido

1 Día 1 Día 18 Días

El pedido por lo general se elaborará en 1 (un) día, la remisión del pedido demora 1 (un) día adicional, el

distribuidor enviara el Pedido en 3 Días. Por lo tanto el período real entre un pedido y otro será los 90 días

del Período Proyectado de Abastecimiento más que se tarda en la elaboración, envió y atención del pedido,

95 días.

Finalmente:

La existencia máxima es igual a:


3 Frasco x 95 = 285 Fcos.

Consumo promedio Periodo de tiempo E. Max

Diario entre pedidos

2.- EXISTENCIA MÍNIMA

Es la CANTIDAD MÍNIMA de medicamentos que se requiere para continuar abastecidos durante el tiempo

que demore el trámite de reposición de Stock. También se denomina Stock Mínimo de seguridad.-

Cantidad de cada tipo de bien que se requiere para continuar el abastecimiento, durante el tiempo que

demore el tramite de reposición de stock.

La EXISTENCIA MÍNIMA se determinará multiplicando el consumo promedio diario por el número de días

que tarda el pedido en ser abastecido, desde que se elabora.

Existencia Mínima = Consumo Promedio Diario x N° de días que tarda el Pedido

Siguiendo el ejemplo anterior, tenemos que la existencia mínima sería:

3 Frascos 20 días = 60 Fcos.

Consumo Promedio Número de días

Diario que tarda el pedido Exis. Min.


3.- PUNTO DE REPOSICION

Es el momento ideal para iniciar las acciones conducentes a la reposición de existencias a fin de evitar el

consumo total de stock mínimo o de seguridad en la botica.

Cabe resaltar que se debe reservar presupuesto para las compras tanto en proyecciones como en ejercicio,

a pesar que se posea mucha experiencia en el asunto y las decisiones se tomen sobre la marcha, debemos

recordar que las necesidades de adquisición surgen de los informes de stock en farmacia y que las

situaciones que se presenten en la operativa no debe predominar en la política de gastos.

El PUNTO DE REPOSICIÓN se inicia cuando las existencias de medicamentos descienden al nivel en que se

empieza a consumir la EXISTENCIA MÍNIMA.

En tal situación, el responsable de la Farmacia o Botica deberá: y Da inicio al proceso de

aprovisionamiento.

d.2. Control de existencia estática

Con la finalidad de constatar la existencia física de los productos en el almacén de un establecimiento farmacéutico se debe contar con un sistema de control del inventario que periódicamente efectué una precisión cuali-cuantitativa del stock y actualice la base de datos del sistema contable.

INVENTARIO:

Es la verificación física de productos almacenados, que permite calificar su estado de conservación o deterioro, condiciones de seguridad, así como determinar la exactitud contable, origen de los sobrantes y faltantes (comparar la información de los registros contables y la existencia tangible)


Es entonces que los resultados reportados por pertenencia de Inventarios sirven como herramienta de proyección para realizar ajustes en el establecimiento y debe estar disponible en la institución.

TIPOS INVENTARIO

Inventario Masivo o total: Se recomienda una vez cada tres o seis meses, incluye todos los bienes

almacenados. Para este tipo de inventario se cierran las operaciones del almacén por uno o varios días y

sirve de sustento para la entidad, para toma de decisiones administrativas y proyecciones del manejo

financiero así como medir la capacidad de gestión del regente.

Inventario parcial o selectivo: Se realiza generalmente por iniciativa del regente para constatar la veracidad

de las existencias del grupo de bienes sobre los cuales se tiene interés, sin importar ubicación.

Se realiza sin paralizar el almacén, solo se efectúa un bloqueo temporal de la documentación y el despacho

del grupo de medicamentos involucrados.

Inventario muestreo: Lo dispone el auditor institucional quien asigna un grupo de bienes previamente

seleccionados para comprobar si los registros de stock se mantienen actualizados y verificar que las

existencias físicas concuerden con los registros de las tarjetas de control visible de almacén y las tarjetas de

existencias valoradas. En la mayoría de los casos se realiza paralizando el movimiento de almacén y el flujo

de la documentación involucrada.

PROCESO DE INVENTARIO

PREPARACION DEL INVENTARIO

Ordenamiento Físico del Almacén

Suspensión de movimiento de stock


Documentación Actualizada o Regularizar Pendientes egresos- ingresos

Base de datos del Sistema con Existencias Valoradas al día

IMPLEMENTACION

Equipo de auditores.- Lo realiza la Comisión Encargada (Oficina de Logística) en ningún caso será integrada

por el mismo personal del establecimiento.

Medios o instrumentos.- Dotar al equipo de verificadores de catálogos, winchas, calibradores, metros,

balanzas, etc. Para certificar medidas y denominadores, pesos, códigos, etc. Para el caso de

establecimientos estatales los Instrumentos básicos en el registro de activos durante el inventario son:

TARJETAS DE CONTROL VISIBLE DE ALMACEN. TARJETAS DE EXISTENCIAS VALORADAS DE ALMACEN, NOTA

DE ENTRADA A ALMACEN, PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA.

RESULTADOS DE INVENTARIO

CRUCES

Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.

Este caso se resuelve por ajuste, anulando la salida del sobrante sustentada con el informe de la comisión

de verificación y registra en sistema la salida del producto faltante. En la practica diaria los descruces se

realizan reparando en el registro contable con salida del faltante y dispensación del sobrante.

SOBRANTES

Determinar el origen y pueden ser debido a:

Documentos de fuentes no registrados en la T E V

Bienes entregados en menor cantidad Estos casos se subsanan incorporando en los registros de existencias

formulando la respectiva Nota de Entrada a Almacén

FALTANTES

Los bienes perdidos por robo o sustracción, con el informe

de la Comisión de Inventario, el expediente de las

investigaciones y denuncia policial.


• Es la suma de los costos de los productos que formaron parte del inventario del local y que sin haber sido

vendidos ya no se encuentran físicamente. Su causa mayoritaria es el hurto, pero también están

consideradas las pérdidas por problemas técnicos que afectan a los productos.

• Se determina de dos maneras:

Inventario diario de los productos: Diariamente se inventarían determinados sectores del local y los

resultados de merma se van acumulando en un informe denominado “Bodega de Merma”.

Faltante por robo o sustracción.- Expediente de las investigaciones realizadas acompañadas de la denuncia

policial

MERMAS

Son todos aquellos productos que al ser expuestos a factores adversos (ver fundamentos de estabilidad) o

por tiempo de vida útil caducada, se encuentran en completo estado de inutilidad, no aptos para

administrarse.

Los casos son:

� Preparados galénicos sólidos o líquidos que por su naturaleza se volatilizan, � Productos con fecha de vencimiento expirada. � Productos dañados en la integridad de su empaque por acción de roedores o insectos o por mala

manipulación. � Productos sanitarios o material medico de exigencia estéril que evidencia contaminación � Productos que evidencian descomposición del vehiculo por acción de agentes microbiológicos tales como

mohos o bacterias. � Productos con características organolépticas defectuosas distintas al aspecto especificado. � Productos que de manera no intencionada fueron expuestos a condiciones extremas en las instalaciones del

establecimiento tales como alta temperatura, humedad o luz solar directa.

Cuando se reporta alta tasa de merma se puede atribuir la perdida por negligencia al jefe de almacén y el

servidor o servidores a cargo de la custodia pues son responsables tanto pecuniaria como

administrativamente de la perdida.

No obstante se puede justificar como merma circunstancial siempre y cuando en el caso de los productos

galénicos estén dentro del tiempo de vida útil o la empresa se abstenga a la iniciativa de previsión en el

acondicionamiento óptimo de las instalaciones, seguridad y saneamiento del almacén.


BAJA DE BIENES

Se cuantifica y se declara Vencidos son separados e identificados siendo dados de baja ante el proveedor,

procediéndose a su destrucción o devolución a los laboratorios.

La comisión evaluara e informara sobre la merma Con el Informe Sanitario respectivo y el informe de

Control Interno sobre deslinde de responsabilidades.

Resuelve la baja se registra, informa y sustenta su salida.

f.- Custodia.- Medidas de seguridad

El personal y los bienes almacenados, deben protegerse de robos, sabotaje, incendios, inundaciones y para

ello el personal debe contar con equipos e implementos de custodia.

Ciertas formulaciones sujetas a fiscalización deben resguardarse bajo responsabilidad del regente, así como

preveer la Rotación de Psicotrópicos.

Consideraciones adicionales:

MANEJO DE RECURSOS HUMANOS.- El éxito de una

botica o farmacia se sustenta en lo más valioso que

posee cualquier institución, su personal; existen

elementos intangibles tales como Honestidad,

comunicación vertical y horizontal fluida, tolerancia y

metas claras, que no son menos importantes que el

tecnicismo o sistematización de los procesos explicados

sobre gestión logística. En tanto para exigir eficiencia a

los los Recursos Humanos, el regente debe clarificar las

funciones y responsabilidades de cada uno de ellos.


Debemos estar al tanto en medir sobre nuestro personal auxiliar aspectos como: � Identificación (sentirse ligado a su institución) � Motivación (en este caso vocación de servicio) � Preparación (capacitado para lo que va a hacer)

-SUPERVISIÓN DE PERSONAL.- La dirección superior y los subalternos que ocupan puestos de jefatura

deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de los procesos, transacciones y operaciones

con el propósito de asegurar que las labores se realicen de conformidad con la normativa y las

disposiciones internas y externas en vigencia.

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