UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUÍ

VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

POSTGRADO EN GESTIÓN EJECUTIVA ADMINISTRATIVA

DENOMINACIÓN

GESTIÓN DOCUMENTAL

TEMA

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE

GESTIÓN DOCUMENTAL

POR:

BEATRIZ GUERRA 4-732-801

ROSSI LIZONDRO 4-754-1654

FACILITADORA

PROFA. YARISOL CASTILLO

DAVID, 25 DE MAYO, 2015

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

1. Descripción de la Empresa

1.1. Antecedentes

1.2. Tipo de Organización

1.3. Tamaño

1.4. Organización

2. Metodología

3. Resultados de la Evaluación

3.1. Riesgos

3.2. Diagrama de Procesos

4. Conclusiones

5. Recomendaciones

INTRODUCCIÓN

Dada la modernización actual y los constantes cambios tecnológicos, las grandes,

medianas y pequeñas empresas o instituciones, sin importar la actividad a que se

dediquen, deben ser más competitivas, por ende, deben estar actualizadas para dar

un servicio oportuno y de calidad. Por consiguiente, se elabora este trabajo bajo el

tema Implementación de un Sistema de Gestión Documental.

En este sentido, este proyecto lo enfocaremos en el Instituto Superior Nueva Visión,

en el Departamento Académico, sección de Secretaria Académica, donde se

requiere de un programa informático para la gestión de documentos a largo plazo,

debido a que hasta la fecha la mayor cantidad de actividades se realizan

manualmente y con documentación física.

La finalidad del mismo, está orientada a automatizar y modernizar el sistema actual

de gestión documental, permitiendo incorporar estándares de gestión, tecnologías

y programas que garanticen un respaldo para los documentos además de brindar

seguridad, prevención, recuperación y disposición de la información de manera

eficaz y eficiente.

Implementar un sistema de gestión documental a largo plazo es muy complejo e

implica un estudio o proyecto avanzado, por ende, nos enfocaremos en un sistema

que le permita a la institución ir avanzando con un programa a corto plazo que

consiste en utilizar el equipo existen para escanear toda la documentación poco a

poco y de esta manera obtener el respaldo de la información.

Este trabajo está estructurado de la siguiente forma: en el primer punto se describe

los antecedentes de la empresa, el tipo de organización, su tamaño y como está

organizada; en el segundo punto se desarrolla la metodología utilizada; en el tercer

punto se muestran los resultados de la evaluación a través un análisis de FODA, se

describen los riesgos de no utilizar un sistema de gestión documental y el diagrama

detallado del proceso de solicitud de créditos por parte de los estudiantes y que

documento va surgiendo de este trámite; al final del trabajo se encuentran las

conclusiones y las recomendaciones del trabajo desarrollado.

Finalmente es importante resaltar que INVI es una institución educativa de gran

importancia para la formación profesional de las personas, por ello debe estar a la

vanguardia y cabe señalar que con la implementación de un buen sistema de

gestión documental se eliminara duplicidad de funciones logrando mayor

competitividad de sus colaboradores y al ser innovador podrá lograr sus metas con

mayor prontitud.

1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

1.1. ANTECEDENTES

El Instituto Superior Nueva Visión al igual que los demás institutos de la República

de Panamá se encuentra en el Tercer Nivel de Enseñanza Superior y el inicio del

mismo surge a través del Resuelto Ejecutivo N° 50 del 23 de marzo de 1999, del

Ministerio de Educación, en el que se da la creación de estos Institutos Superiores

en la República de Panamá, cuyo propósito es el de preparar profesionales en

carreras técnicas.

Con mucha fortaleza y decisión, el Instituto Superior Nueva Visión abre sus puertas

educativas a la comunidad chiricana el 5 de agosto del año 2000 y fue el 16 de mayo

de 2006 que logra definitivamente la aprobación de un nivel superior con la carrera

de Técnico Superior en Enfermería, Asistente en Farmacia, Imagen, Estética y

Cosmetología, Secretariado Ejecutivo Bilingüe, Administración turística Hotelera

Bilingüe, Diseño Gráfico y Gerencia Agrícola.

1.2. TIPO DE ORGANIZACIÓN

El Instituto Superior Nueva Visión (INVI), es una institución educativa de carácter

privado que ofrece carreras técnicas, aun siendo una entidad privada, es el Instituto

que tiene el costo más bajo del mercado en su oferta académica, brinda horarios

flexibles, ya sea dos veces a la semana o los días sábados, permitiendo así que la

comunidad chiricana y áreas aledañas puedan acceder a una educación de calidad

que les permita integrarse de manera eficiente al campo laboral.

INVI está dirigido por una Junta Directiva conformada por la Magister Mirna Martínez

quien actúa como Presidenta, el Licenciado Rafael Santamaría como Secretario y

la Licenciada Diana López como Tesorera.

1.3. TAMAÑO

El edificio principal del Instituto Superior Nueva Visión está ubicado en la provincia

de Chiriquí, Calle 1ra Este, Avenida A y B Sur a un costado del SUCRE, además

cuenta con una extensión en el área de Doleguita donde se encuentran los salones

de simulación de cada una de las carreras que el instituto ofrece.

Debido al crecimiento se realiza la apertura de una sede ubicada en la provincia de

Herrera en Avenida Centenario a un costado de la Lotería Nacional de Beneficencia

de Chitré con el objetivo de posesionarse en el mercado.

1.4. ORGANIZACIÓN

Como una entidad de Educación a Nivel Superior, el Instituto Nueva Visión ofrece

al mercado siete carreras técnicas que les permitirá a los interesados poder obtener

una formación integral, de calidad y desarrollar sus capacidades, aprendiendo a ser,

aprenda a aprender, aprenda a hacer y aprender a vivir en sociedad.

•Coordinadora: Licda. Luzbi de Martínez

Técnico Superior en Enfermería

•Coordinadora: Licda. Milagros Cubilla

Técnicos Superior en Asistente en Farmacia

•Coordinadora: Licda. Diana López

Técnico Superior en Imagen, Estetica y Cosmetología

•Coordinadora: Licda. Nancy Chavarría

Técnico Superior en Secretariado Ejecutivo Bilingue

Técnico Superior en Diseño GraficoTécnico

Técnico Superior en Administración Turistica Hotelera Bilingue

Técnico Superior en Gerencia Agricola

Además, el Instituto Superior Nueva Visión cuenta con un personal administrativo

idóneo para desarrollar todas las funciones; el mismo está estructurado de la

siguiente manera:

INVI está formado por Rectoría, por el Departamento Académico dividido en

Coordinación Académica y Secretaría Académica y el Departamento Administrativo

formado por Contabilidad, Cobros, Mercadeo y Publicidad y la Recepción.

Estaremos trabajando en el Departamento Académico, su función consiste en

planear, coordinar, controlar y evaluar las actividades que permitan el desarrollo

académico del personal docente y de los estudiantes, dentro de este departamento

el proyecto se desarrollara en la sección de Secretaria Académica.

Rectoria

Departamento Académica

Coordinación Académica

Secretaria Académica

Departamento Administrativo

Contabilidad

Mercadeo y Publicidad

Cobros

Recepción

Entre las principales actividades que desarrolla la Secretaria Académica se

encuentran:

1. Proceso de matricula

2. Inducción de pre-ingreso

3. Creación de cronogramas de clases

4. Recibir calificaciones al finalizar el cuatrimestre

5. Registro de calificaciones de cada estudiante

6. Archivar calificaciones originales

7. Colocar calificaciones por grupo en el tablero

8. Confeccionar los créditos preliminares y oficiales de los estudiantes.

9. Coordinar reunión de profesores

10. Manejo de base de datos docente

11. Archivo y custodia de los expedientes de los estudiantes

Actualmente la institución no cuenta con un sistema de gestión documental digital,

por ende es necesario implementar una herramienta tecnológica que permita tener

un respaldo de los documentos y de esta manera agilizar los procesos o tareas que

se llevan a cabo en cada departamento.

2. METODOLOGÍA

Este proyecto fue realizando en el Departamento Académico, sección de Secretaria

Académica, cabe destacar que contamos con un miembro del grupo que trabaja

como colaboradora del Instituto Superior Nueva Visión, quien facilito toda la

información necesaria ya que la joven cuenta con todo el conocimiento de los

procesos realizados dentro del departamento.

Dentro de las funciones que realiza la colaboradora están:

1. Atención al cliente que desea saber sobre las carreras

2. Matrícula

3. Archivo y control de los expedientes de todos los estudiantes que ingresan al

instituto

4. Archivo y manejo de los expedientes académicos de: Ministerio de

Educación, Ministerio de Salud, Profesores, Farmacias, Hospitales,

Convenios del Instituto con otras entidades

5. Elaborar y archivar la correspondencia del Instituto.

6. Coordinar las reuniones de profesores (hacer circular, agenda, contactar y

confirmar la asistencia y estar presente para realizar el acta de la reunión).

7. Realizar la revisión de crédito de los estudiantes que irán a práctica.

8. Registrar las calificaciones de los estudiantes.

9. Archivar las calificaciones originales de los grupos.

10. Elaboración de documentos solicitados por los estudiantes (certificaciones,

créditos y calendarios académicos).

Una de las ventajas de contar con esta ayuda fue que se pudo recabar información

importante por medio de entrevistas con la Vicerrectora Académica y demás

personal administrativo de la institución.

La institución no cuenta con un sistema de gestión documental idóneo que facilite

las gestiones administrativas en el proceso de solicitud de créditos, por lo tanto, la

tarea tarda en llegar a su etapa final, debido a que para acceder a algún documento

se tiene que tomar mucho tiempo buscando en la gran cantidad de archivos que se

han ido recopilando manualmente en el trascurso de los años.

Es importante implementar un sistema de gestión documental que permita llevar un

mejor manejo de la información, con el fin de gestionar la gran cantidad

de documentos con los que cuenta el departamento, por consiguiente se evitara la

pérdida y la distribución será más fácil a través de los conectores de salida de la

documentación, que nos permiten enviar por Email, Dropbox, Google Drive, Web,

etc., cualquier documento que tengamos integrado en el sistema, se ahorrara

tiempo de los empleados al automatizar y facilitara en gran medida las tareas de

gestionar la documentación y los procesos de la empresa, se ahorrara tiempo al

encontrar la documentación al instante, se ahorrara dinero al no tener que utilizar

tanto papel en la empresa.

Al implementar un sistema de gestión documental se lograra que el proceso sea

eficiente, permita un fácil almacenamiento y una búsqueda rápida.

3. RESULTADO DE LA EVALUACIÓN

En la actualidad el Instituto no está llevando un sistema de gestión de documental

adecuado, por lo tanto no estamos de acuerdo con el manejo que se le da al

proceso, ya que al no contar con un sistema de gestión documental la actividad es

más lenta, no existe un respaldo de la documentación ni documentos digitalizados

que faciliten las tareas.

Como resultado de la evaluación podemos presentar el siguiente esquema que

consiste en un FODA, donde se establecen las fortalezas, oportunidades,

debilidades y amenazas con las que cuenta la institución.

Una fotocopiadora multifuncional que permitira escanear los documentos.

Computadoras y el sistema completo de Office.

Mejorar la productividad y el flujo de documentos.

Contar con un respaldo de la información.

sSoftware de almacenamiento gratis.

Falta de un sistema de gestión documental que permita agilizar el flujo de datos a largo plazo.

Carencia de procesos automatizados.

Manejo de gran material de archivo en papel.

Desconocimiento de software de almacenamiento.

Rechazos de los registros entre los departamentos del área por estar mal presentados.

Perdida de registros importantes, debido al alto volumen de documentación generada por el trancurso de los años.

Implementar un sistema de gestión documental a largo plazo es muy complejo e

implica un estudio o proyecto avanzado, por ende, nos enfocaremos en un sistema

que le permita a la institución ir avanzando con un programa a corto plazo, que

consiste en utilizar el equipo existen para escanear toda la documentación poco a

poco y de esta manera obtener el respaldo de la información; también se utilizara el

equipo de Office para digitalizar las calificaciones y demás documentación, de esta

forma se podrá contar con una base de datos digitalizados para cuando sea

implementado el nuevo sistema.

Para complementar las sugerencias presentadas anteriormente, se propone utilizar

algunas de las herramientas de software gratuitas tales como; Google Drive y

Dropbox, que permiten almacenar información digitalizada en la nube y no correr

con el riesgo de no tener un respaldo de los documentos. Estas herramientas son

de fácil uso y nos permitirán almacenar y compartir gran cantidad de información y

poder accesar a ellas desde cualquier dispositivo.

3.1. RIESGOS

Debido a la situación que enfrenta la institución al no contar con un sistema

documental adecuado o un respaldo digital y al gran proceso que se debe hacer

para obtener los créditos se corren los siguientes riesgos:

Que los documentos sean traspapelados o que se pierdan, ocasionando que

se tenga que realizar una vez más la búsqueda de cada dato.

Difícil acceso a la información debido a la falta de un sistema de gestión de

documentos adecuado a la institución.

Archivos expuestos a que se deterioren por diferentes situaciones (incendios,

agua, plagas entre otros).

Fácil acceso a la información por parte de personal no autorizado

No se cuenta con un sistema de respaldo de documentos, es decir que si por

alguna situación se daña o extravía un documento, no se cuenta con una

segunda copia del mismo.

Pérdida de productividad debido al desconocimiento de los procesos y la

búsqueda de los registros, no se siguen los estándares de almacenamiento

definidos.

Manipulación inadecuada de los documentos.

3.2. DIAGRAMA DE PROCESOS

Esta institución requiere de la automatización de varias de sus actividades, sin

embargo, en esta ocasión se ha seleccionado el proceso de solicitud de créditos por

parte de los estudiantes; a continuación, se detallan todos los pasos para realizar

este trámite:

Solicitud y cancelación

Orden de confección

Busqueda de la información

Digitalización de los datos

Impresión

Firma de Secretaria Academica

Firma de recibido en la

copia

Paso # 1: para la confección de créditos de los estudiantes, se inicia con la solicitud

y cancelación en caja por parte del interesado; de este trámite surge como

comprobante un recibo.

Modelo:

Paso # 2: orden del área de cobros para realizar la confección del documento:

Modelo:

Paso # 3: búsqueda de la información en los archivos; consiste en buscar el registro

de calificaciones del estudiante.

Modelo:

Paso # 4: digitalización de los datos e impresión.

Paso # 5: firma del documento por parte de la secretaria académica, sello del

instituto, sacar una copia que firmara el estudiante como control de recibido y la

misma será adjuntada al expediente.

Modelo:

Instituto Superior Nueva Visión Ciencias, Ética y Tecnología Resuelto 641-16 de mayo de 2006 (MEDUCA) Certificación DNCES-124-085-06

MINISTERIO DE EDUCACIÓN

TERCER NIVEL DE ENSEÑANZA SUPERIOR

INSTITUTO SUPERIOR NUEVA VISIÓN

REGISTROS ACADÉMICOS CRÉDITOS PRELIMINARES

TÉCNICO SUPERIOR EN ASISTENTE EN FARMACIA NOMBRE: MIRANDA, ANGELA CÉDULA: 4-764-1085

CÓDIGOS ASIGNATURAS I CUATRIMESTRE

FARM.100 LEGISLACIÓN FARMACÉUTICA Y ÉTICA 32 0 2 98 A

ING.100 INGLÉS CIENTÍFICO 32 0 2 98 A

INF.110 A INFORMÁTICA I 32 96 5 88 B

FARM.110 TERMINOLOGÍA MÉDICA 32 0 2 81 B

FARM.120 A INTRODUCCIÒN A LA FARMACIA I 32 0 2 88 B

II CUATRIMESTRE

FARM.120 B INTRODUCCIÒN A LA FARMACIA II 32 0 2 * *

FARM.200 PRINCIPIOS DE FISIOLOGÍA Y ANATOMIA HUMANA 32 64 4 * *

FARM.210 HISTORIA DE LA FARMACIA 32 0 2 * *

FARM.220 QUIMICA GENERAL 32 128 6 * *

ESP.200 ESPAÑOL GENERAL 32 0 2 * *

III CUATRIMESTRE:

BIOL.300 FUNDAMENTOS DE BIOLOGÍA 32 96 5 * *

FARM.310 A PRINCIPIOS DE FARMACOLOGÍA I 32 96 5 * *

FARM.320 A ADMINISTRACIÓN FARMACÉUTICA I 32 0 2 * *

FARM.330 CÁLCULO FARMACÉUTICO 32 96 5 * *

GEOG.300 GEOGRAFÍA DE PANAMÁ 32 0 2 * *

HIST.300 HISTORIA DE PANAMÁ 32 0 2 * *

IV CUATRIMESTRE:

FARM.400 BIOQUÍMICA 32 64 4 * *

FARM.410 PRIMEROS AUXILIOS 32 96 5 * *

FARM.420 PSICOLOGÍA Y RELACIONES HUMANA 32 0 2 * *

FARM.430 PRINCIPIOS DE TOXICOLOGÍA 32 64 4 * *

FARM.310 B PRINCIPIOS DE FARMACOLOGÍA II 32 96 5 * *

V CUATRIMESTRE:

FARM.320 B ADMINISTRACIÓN FARMACÉUTICA II 32 0 2 * *

FARM.500 QUÍMICA ORGÁNICA 32 96 5 * * FARM.510 INSUMOS Y ABASTECIMIENTOS 32 96 5 * * INF.110 B INFORMÁTICA II 32 96 5 * *

FARM.520 MICROBIOLOGÍA APLICADA 32 64 4 * *

VI CUATRIMESTRE:

FARM.600 PRACTICA PROFESIONAL 640 * * *

*FARMACIA DE HOSPITAL 32 288 11 * *

*FARMACIA EN ATENCIÓN PRIMARIA 32 128 6 * *

*ATENCIÓN EN FARMACIAS PRIVADAS 32 128 6 * *

TOTAL 928 2432 114 * *

Licda. Kathia Atencio

Secretaria Académica

NOTA EXPLICATIVA: El total de horas teórico - práctico del Técnico en Asistente en Farmacia es de 2720, con un total de 114

créditos INDICE: Se obtiene multiplicando el total de créditos por el total de la nota (A=3;B=2;C=1), luego se divide el total de puntos

entre el número de créditos CALIFICACIONES: A: SOBRESALIENTE, B: BUENO, C: REGULAR, D: DEFICIENTE (NO PASA), F: FRACASO

DAVID, CHIRIQUI. Calle 1ra Este Avenida A y B Sur, CHITRE, HERRERA. Ave.

Centenario Teléfonos: 774-6737 / 774-737572 Teléfonos:

910.1029 / 910-1019 institutonuevavision@gmail.com wwww.invipanama.com.pa

nuevavisionazuero@gmail.com

CONCLUSIONES

Enfrentar la gestión documental en las empresas es un reto, ya que cada proyecto

hay que diseñarlo a medida, se dispone de un tiempo limitado y además no se puede

entorpecer ni paralizar el trabajo diario. Sin embargo, se ha llegado a la siguiente

determinación

La principal ventaja que aportan los sistemas de gestión electrónicos frente a los

métodos manuales, es básicamente el ahorro de tiempo y recursos además de tener

un respaldo en caso que se dañe o pierda la información física. Las labores

implicadas en la gestión de un documento son las siguientes: clasificación, registro,

distribución, generación de copias, archivado y consulta.

La implantación del proyecto de un Sistema de Gestión Documental supone un

cambio sustancial respecto a la situación actual, desde el momento en que se ha

aplicado una normativas para que su archivo no sea un conjunto de documentos en

carpetas, distribuidos por diversos equipos, sino documentos únicos que se sabe

dónde están y que hay que conservarlos clasificados y ordenados.

Finalmente un sistema de gestión documental mejorara la eficacia y preserva el

patrimonio documental de la organización.

RECOMENDACIONES

El Instituto Superior Nueva Visión guarda sus archivos desde los años 2000 hasta

la fecha, en carpetas organizadas en orden alfabético y según departamento en

archivadores de metal; ocasionando de esta manera demoras en la búsqueda de

los documentos y la ocupación de un gran espacio físico. Debido a esta situación

se recomienda:

1. La implementación de un Programa de Gestión Documental a largo plazo

encaminado al buen manejo y organización de la documentación producida y

recibida por la Institución, desde su origen hasta su destino final, con el objeto

de facilitar su producción, trámite, utilización y conservación de la información.

2. Para llevar un mejor control de la entrega de los documentos y ahorrar

material, se recomienda utilizar un libro record donde quede la evidencia de la

fecha, trámite realizado y el nombre de la persona que retiro el documento.

3. Una vez escaneada la información, se recomienda el uso de herramientas de

almacenamiento gratuito como Dropbox y Google Drive para poder tener un

respaldo de los documentos en la nube.