Gestión del CambioEstrategia Gobierno en línea

Contenido y diapositivas: Oscar F. Rivera Salamanca

Nombre del expositorGestión del CambioFundación Internacional de Pedagogía Conceptual – Alberto Merani

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El MonjeEl Monje

¿Por qué les pareció gracioso el video?

¿Cuáles fueron las dificultades que el Monje encontró al enfrentarse al libro?

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¿Estas dificultades eran insuperables? ¿Les parece absurda la situación? ¿Qué prefiere el Monje en lugar del libro? ¿Por qué? ¿Alguno de ustedes ha vivido situaciones similares?

El MonjeEl Monje

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El MonjeEl Monje

¿Por qué el Monje tenía resistencia frente al cambio en su manera de conservar y acceder al lenguaje escrito?

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¿Creen ustedes que lo visto en el video de “El Monje” puede reflejar de alguna forma la realidad de la Entidad territorial frente a los cambios que conlleva la implementación de la Estrategia Gobierno en línea?

En algún momento de sus vidas ¿Han tenido alguna de las sensaciones que el Monje experimentó?

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¿Cómo asume la Entidad territorial los cambios que conlleva la implementación de la Estrategia Gobierno en línea

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El SenderoEl Sendero

•¿Se divirtieron? ¿Por qué?

•¿Qué dificultades aparecieron para lograr el objetivo de recorrer el espacio con los ojos cerrados?

•¿Qué ventaja implicó organizarse en fila y seguir el recorrido según la orientación que el Delegado hizo por el sonido de sus palabras?

•¿Quiénes decidieron no desplazarse en algún momento por temor a caer?

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¿Por qué el cambio nos desestabiliza?¿Por qué el cambio nos desestabiliza?

Los seres humanos, por naturaleza, estamos orientados al control. Programados con una característica fisiológica llamada homeostasis, las personas se sienten más competentes, confiadas y cómodas cuando sus expectativas de control, estabilidad y predicción son logradas.

El cambio ocurre cuando el balance entre las capacidades y los retos enfrentados se interrumpe y puede ser percibido como positivo o negativo.

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Son los pensamientos que yo construyo en mi mente como verdades de lo que percibo y que, al estructurarse en mí, determinan mi forma de actuar.

CreenciasCreencias

Sin embargo, las Creencias pueden ser ciertas o no

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El riesgo y el cambio pueden ser sobredimensionados por las creencias que tenemos sobre nuestra realidad, sobre nosotros mismos, sobre nuestra familia, nuestro trabajo, etc. 

CreenciasCreencias

Actuamos de acuerdo a lo que creemos, por eso es importante tomar consciencia

de este hecho para tener el control de las cosas”.

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INTERNALISMOINTERNALISMO1. Es más fácil pensar que

los demás tienen la culpa.2. Hay comodidad y por lo

tanto no hay crecimiento.3. Se cierra mentalmente a

cualquier posibilidad de logro

4. Se vuelve víctima de sí mismo.

EXTERNALISMOEXTERNALISMO

1. Se hace cargo de asumir la responsabilidad de sus acciones.

2. Tiene el poder de actuar y corregir o cambiar la situación que necesite.

3. Da el poder para alcanzar las metas que se proponga.

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¿De quiénes depende que la Estrategia Gobierno en línea se implemente según lo esperado? ¿Será que es responsabilidad de nosotros o es algo que no está en nuestra competencia?

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• ¿Cuáles son las condiciones facilitadoras o impulsadoras del desarrollo? (tanto personales como las existentes en el medio o en el ámbito laboral y organizacional).

¿Cuáles son los objetivos a alcanzar? (explicitar los que tienen que ver con Gobierno en línea) ¿Cuáles son las realidades que favorecen esos objetivos? (explicitar las que tienen que ver con Gobierno en línea) ¿Cómo puede potenciar o enriquecer las condiciones para alcanzar esos objetivos? (tanto personales como las existentes en el medio o en el ámbito laboral y organizacional). ¿Cómo saber que se logró realizar lo que se quería? (explicitar lo que tiene que ver con Gobierno en línea)

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• ¿Cuáles son las condiciones obstaculizadoras o inhibidoras para el desarrollo? (tanto personales como las existentes en el medio en el ámbito laboral y organizacional)

¿Cómo se pueden superar los obstáculos que la realidad plantea para realizar los objetivos propuestos? (explicitar los que tienen que ver con Gobierno en línea)  ¿Cuáles serán las soluciones si los objetivos no se dan como se esperaba? (explicitar las que tienen que ver con Gobierno en línea) ¿Cuáles serán las acciones derivadas a seguir una vez que se den los objetivos? (explicitar las que tienen que ver con Gobierno en línea)

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• El trasfondo de las anteriores preguntas se entiende mejor si se consideran a nivel personal

¿Cuál es mi realidad? •¿Qué tengo?

•¿Qué necesito?

•¿Qué puedo hacer?

•¿Qué voy a hacer?

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a. Es posible el cambiob. Es factible el desarrollo

El CambioEl Cambio

c. No es posible cambiar

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La Burubuja de ConfortLa Burubuja de Confort

Yo siempre hagoLas cosas así…

Se hace así o no se hace

Es que…

¡Me tocó!

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Fuerzas que propician el cambioFuerzas que propician el cambioInternas: Son provenientes de adentro de la organización, nacen del análisis del comportamiento organizacional y se despliegan como alternativas de solución, representando condiciones de equilibrio, creando la necesidad de cambio de orden estructural. Son ejemplo de ellas las adecuaciones tecnológicas, la transformación de estrategias metodológicas, relevos de directivas, etc.

Externas: Son provenientes de afuera de la organización, creando la necesidad de cambios de orden interno. Muestras de esta fuerza pueden ser los decretos gubernamentales, las normas de calidad, las limitaciones en el ambiente tanto físico como económico, etc.

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Cuando se implanta un nuevo sistema o para este contexto una nueva estrategia de información en términos de “Políticas y Estándares para publicar información del Estado colombiano en Internet”, y se ajustan los procesos que aquél soporta, las personas muchas veces no saben qué esperar o cómo interpretar los efectos del nuevo ambiente en ellos. Usualmente, el sentido seguro y confortable del control sobre su entorno desaparece

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Círculos concéntricos del cambioCírculos concéntricos del cambio

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El cambio organizacionalEl cambio organizacional¿Qué tiene que ver con el Estado?¿Qué tiene que ver con el Estado?

1. La transformación del concepto de gobierno-monolito al de gobierno como estructuras organizacionales diferenciadas en sociedades complejas y plurales.

2. La dualidad de las organizaciones gubernamentales

3. El gobierno como red de organizaciones.

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Gobierno

Est

ruct

uras

Org

aniz

acio

nale

s Estructuras

Organizacionales

EstructurasOrganizacionales

Participación

Democracia

Rendición decuentas

Burocracia

Lógica propia que obedece al contexto local

¿Qué tiene que ver con el Estado?¿Qué tiene que ver con el Estado?

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EL CONCEPTO DE CAMBIOEL CONCEPTO DE CAMBIO

Cambio es el concepto que denota la transformación que ocurre cuando se transita de un estado a otro

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Es importante entender las ventajas que ofrece el nuevo ambiente…

y dejar atrás muchas de las formas actuales de trabajo.

EL CONCEPTO DE CAMBIOEL CONCEPTO DE CAMBIO

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No es la simple remoción de puestos de trabajo o cancelación de proyectos, el traslado de funciones de un departamento a otro o la modificación del organigrama de la organización.

Es un conjunto de eventos que se suceden en la organización y que nos reportan distintos niveles y formas de hacerse evidentes u observables

El cambio organizacional no sólo es iniciar un proceso de reestructuración, oficialmente autorizado y objetivamente “planeado”, ocurre también en el ámbito de la cotidianeidad.

Organizaciones gubernamentales en un Organizaciones gubernamentales en un contexto de cambiocontexto de cambio¿Qué debemos entender por cambio en este contexto?

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“El cambio es el punto central de la planeación estratégica, de la calidad

total, y, más recientemente, de la reingeniería”.

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Cambio

Planeado Adaptativo Accidental

Cómo sucede el cambioCómo sucede el cambio

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Línea base

Diagnóstico

Matriz DOFA

Plan de acción

¿Cómo el Plan de Acción ¿Cómo el Plan de Acción contribuye a un proceso de contribuye a un proceso de

gestión de cambio?gestión de cambio?

Cambio que debe afianzarse en lo que ya se sabe, en contar con aquello que facilita su puesta en marcha y en lidiar exitosamente con la resistencia que se le oponga

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+/-

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Las entidades de la administración pública, deben convertirse en espacios para la comunicación y la reflexión, producto de la construcción conjunta de los funcionarios que la conforman. Muchos proyectos fracasan porque a los funcionarios no se les ha facilitado la participación en la construcción de estas estrategias y son ellos finalmente quienes operarán el sistema. Ningún cambio puede ser exitoso, sin una planificación previa; además, será importante determinar, sí éstos deben ser iniciados por quienes sienten realmente la necesidad del cambio o por quienes son los gestores de la presente estrategia.

¿Cómo el Plan de Acción contribuye a un ¿Cómo el Plan de Acción contribuye a un proceso de gestión de cambio?proceso de gestión de cambio?

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•¿Cómo cree que puede contribuir a la adecuada implementación de la Estrategia desde su cargo (del funcionario)?

•¿Qué cambios cree cada uno de ustedes (los funcionarios) que deberá afrontar?

•¿Con qué herramientas cuenta para asumirlos positivamente?

•¿Qué esperaría como apoyo por parte del Comité Gobierno en línea y Antitrámites?

•¿Qué dificultades identifica ante los cambios que identificó?

Una vez que se esté implementando la Una vez que se esté implementando la Estrategia Gobierno en línea en la Entidad Estrategia Gobierno en línea en la Entidad territorial:territorial:

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Metodología para la formulación de Planes de AcciónMetodología para la formulación de Planes de Acción

Componente Institucional

Componente Marco legal

ComponenteContenidos y servicios

ComponenteDemanda

ComponenteTecnológico

Modelo General

(municipios)

Matriz DOFA

Plan de acción GEL

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Matriz DOFAMatriz DOFA

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Debilidades1. 2.

Fortalezas1. 2.

Oportunidades1. 2.

Estrategias para vencer debilidades aprovechando oportunidades1. 2.

Estrategias para usar fortalezas para aprovechar oportunidades1. 2.

Amenazas1. 2.

Estrategias para reducir a un mínimo las debilidades y evitar amenazas1. 2.

Estrategias para usar fortalezas para evitar amenazas1.2.

Matriz DOFAMatriz DOFA

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Plan de Acción de Gobierno en líneaPlan de Acción de Gobierno en línea

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Marco estratégicoMarco estratégico

• Visión del Plan de Acción de Gobierno en línea (Cómo se ve la Entidad territorial en 5 años).

• Objetivo general (Fin último).

• Objetivos específicos.

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Marco de acciónMarco de acción

• Ficha de proyectos

•Matriz de proyectos

•Avance agregado proyectado

•Avance institucional proyectado

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Marco de acción Marco de acción Ficha de proyectosFicha de proyectos

NOMBRE DE LA ENTIDAD ALCALDIA CEROFILASTipo de Proyecto Intersectorial Sectorial Institucional X

Plazo de Ejecución Corto Plazo Mediano Plazo X

Largo Plazo

Objetivo de Gobierno en línea Eficiencia Transparencia/Participación Mejores Servicios X

Política / Línea Estratégica SIMPLIFICAR TRAMITESNombre del Proyecto: Las familias consultando

Objetivo GeneralAhorro en tiempos en la consulta de los beneficiarios del programa familias en acción.

Antecedentes:Fue identificado a propósito del Plan de Acción de Gobierno en línea.

Alcance:

Busca que las personas del municipio CEROFILAS puedan consultar quienes fueron beneficiados por el programa familias en acción sin necesidad de desplazarse hasta la alcaldía, que esto lo puedan realizar a través de la pagina web del municipio y solo digitando su número de identificación.

Duración: Inicia el 30 de Marzo de 2011 y finaliza el 30 de Agosto de 2011

Metas: Se espera lograr que 2500 personas sean beneficiadas por el proyecto

Indicadores de Resultado: Medición mensual de consultas en la pagina web municipal

Entidad Responsable: Alcaldía municipal CEROFILAS

Dependencias Responsables: Secretaria de Planeación

Entidades Participantes: El programa familias en acción apoyara la ejecución del Proyecto

Fase de Gobierno en línea que involucra:

TRANSACCION

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Marco de acción Marco de acción Matriz de proyectosMatriz de proyectos

Ejes de Acción Política o Línea Estratégica Sectorial

Proyectos Identificados

Metas Indicadores de Resultado

Fases de Gobierno en línea asociadas

Fase asociada Criterios de la fase

Mejores Servicios

Simplificar Tramites

Consulta Beneficiarios Familias en

Acción vía web

2500 personas consultando por este medio

  Consultas pagina web mensual

Fase de Transacción

  Planes Programas y Proyectos

               

                                 

Transparencia y Participación

                                 

                                 

Eficiencia del Estado

                                 

                                 

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Marco de acción Marco de acción Avance agregado proyectadoAvance agregado proyectado

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Marco de acción Marco de acción Avance institucional proyectadoAvance institucional proyectado

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Marco de acción Marco de acción Esquema de seguimientoEsquema de seguimiento

Consulta de información

Validación de información

Generación de indicadores

Análisis del comportamiento

Elaboración de informes de resultado

Esquema de seguimiento

Reuniones de seguimiento sectorial

Focalización de acciones

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¿Cómo gerenciar este proceso?¿Cómo gerenciar este proceso?

Como ya se ha visto a lo largo de la capacitación, la implementación de la Estrategia Gobierno en línea trae consigo una serie de cambios, que de manera específica, se hacen explícitos en la formulación y ejecución del Plan de acción de Gobierno en línea en cada Entidad territorial, pues lo que sucede en cada contexto a nivel local puede ser diferente de otros espacios. Ante esto es importante contar con un adecuado gerenciamiento del cambio que esto conlleva y por eso se plantean los temas que siguen a continuación.

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Tres ideas básicas acerca de la Tres ideas básicas acerca de la Gerencia del CambioGerencia del Cambio

Primero: Capacidad que deben tener los gobernantes y administradores de los departamentos y municipios en manejar los cambios, ya que éstos implican costos, riesgos, ineficiencias temporales y cierta dosis de trauma y turbulencia en la administración pública. Adicionalmente, pueden obligar a la administración a invertir tiempo y esfuerzos y obviar otros asuntos claves para las entidades.

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Segundo: Una vez que se inicia el cambio, este adquiere una dinámica propia e independiente de quien lo promueve o dirige, es decir, puede suceder que en algunos de los casos más exitosos de cambio, los resultados obtenidos sean acorde a lo planificado inicialmente. Aunque en algunos casos, lo planificado y lo obtenido no coincida por completo. Este fenómeno es motivado, entre otras cosas, al hecho de que una vez que se desencadena el proceso de cambio, ocurren una serie de eventos, acciones, reacciones, consecuencias y efectos que difícilmente, pueden ser anticipados y controlados por completo por quienes gerencian el cambio.

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Tercero: El cambio en la administración pública es un proceso donde se obtienen resultados a largo plazo, hay necesidad de invertir recursos, puede llegar a generar confusión y conflictivo, y normalmente ocurre a través de ciertas etapas más o menos comunes. Por lo tanto, no sólo es importante diseñar y planificar el estado futuro deseado, sino analizar profundamente el estado de transición necesario para que la organización se mueva hacia el objetivo deseado.  Es importante destacar que el cambio requiere de un alto nivel de compromiso, inversión y dedicación al logro de la nueva situación; que si no se cuenta con la participación activa y el apoyo de quienes tienen el poder de toma de decisión en la administración pública, es muy probable que el cambio no sea exitoso o quede inconcluso, lo que puede ser perjudicial para las entidades.  Por lo anterior, los cambios son producto del crecimiento de las entidades, en cuanto a los planes que desarrollan, por la diversificación de sus acciones, especialización de sus actividades y el liderazgo de sus gobernantes. La experiencia permite afirmar que casi la mitad de las iniciativas importantes de cambio organizacional fracasan debido al miedo y a la ansiedad que estos proyectos generan en las entidades y a la resistencia de los gobernantes y administradores clave.

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OBJETIVOS GENERALES DE OBJETIVOS GENERALES DE UNA GESTIÓN DEL CAMBIO UNA GESTIÓN DEL CAMBIO

•Minimizar el efecto negativo derivado de las resistencias generadas por el cambio, tanto a nivel organizacional como individual.

•Asegurar el máximo de aprovechamiento de las mejoras operativas y tecnológicas derivadas del cambio.

•Reforzar e incorporar el cambio a las operaciones diarias para darle sostenibilidad al uso de la estrategia en el tiempo.

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BENEFICIOS DE LA GESTIÓN BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DEL CAMBIODEL CAMBIO

•Concientizar a las entidades acerca del nuevo proceso de la estrategia de Gobierno en línea.

•Construir un compromiso hacia los cambios en la administración pública al implantar la estrategia de Gobierno en línea.

•Asegurar que todos los cambios son comunicados de forma efectiva en el momento adecuado.

•Gestionar las expectativas de los implicados (directos e indirectos) con la implantación y uso de la nueva estrategia.

•Informar a los grupos involucrados sobre el proyecto y sus acciones.

•Minimizar la posible resistencia al cambio al implantar una nueva estrategia de Gobierno en línea.

•Divulgar los logros y beneficios de la Estrategia de Gobierno en línea.

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FACTORES CRÍTICOS DE FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO ÉXITO

•El grado de conocimiento de la administración sobre el proyecto y la unidad de visión alrededor del mismo.

• El compromiso de los involucrados.

• El alineamiento de la cultura de la administración pública con las condiciones que van a estar presentes en el estado futuro.

• Las características y habilidades del equipo de cambio constituido.

• El ajuste de los procesos soportados, que conlleva a los ajustes organizacionales y procedimentales.

• La gestión desarrollada alrededor de todos los recursos humanos involucrados o tocados por el proyecto

• La capacitación, asociada no sólo al conocimiento y uso de la nueva estrategia, sino al desarrollo de nuevas habilidades.

• La divulgación de los logros obtenidos en el corto, mediano y largo plazo

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IDENTIFICACIÓN IDENTIFICACIÓN FACILITADORESFACILITADORES

•Alineación de la cultura: Es decir que debe existir unidad de visión del proceso de gestión del cambio con las políticas y estrategias de la administración pública y en general con los lineamientos de la estrategia de Gobierno en línea.

•Comunicación: Entendida dentro del marco del plan de gestión del cambio para la estrategia de Gobierno en línea como el proceso no solo de identificar las distintas tipologías de mensajes a transmitir a diferentes grupos objetivo del proyecto y el momento dentro del proceso de cambio en el que se deben comunicar las acciones, sino también las personas emisoras y el canal de transmisión más apropiado en cada situación.

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Matriz de Actividades vs. Facilitadores para Matriz de Actividades vs. Facilitadores para gestionar factores críticos de éxitogestionar factores críticos de éxito

Facilitadores Planeación Ejecución Desarrollo y Monitoreo

Alineación de la Cultura

Identificar el estado actual de la visión global del proceso de cambio y su grado de difusión.

Identificar las barreras para el cambio.

Definir visión del proceso de cambio. Definir acciones de integración y manejo de barreras. Alinear e integrar planes de acción definidos.

Monitorear el plan de implantación acorde con la visión definida.

Desarrollar acciones de alineación.

Monitorear y ajustar según avance.

Comunicación

Analizar requerimientos de comunicación: objetivos, mensajes, canales.

Analizar herramientas de comunicación de los entes territoriales.

Definir la estrategia de comunicación del cambio

Formular el Plan deComunicaciones

Desarrollar plan de comunicaciones

Mantener ajustar según avance

Equipo de cambio

Seleccionar los miembros del equipo de cambio

Determinar los roles y responsabilidades

Establecer necesidades de capacitación

Iniciar capacitación Diseñar plan de trabajo

Desarrollar plan de trabajo Supervisar a equipo de

cambio Ajustar según avance Complementar capacitación.

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Facilitadores Planeación Ejecución Desarrollo y Monitoreo

Compromiso de involucrados

Identificar personal clave objetivo del cambio

Identificar resistencias Formular estrategia de

promoción y manejo de resistencias

Desarrollar plan de acción Mantener y ajustar según

avance.

Capacitación

Definición de los requisitos a cumplir (conocimientos) por el grupo de usuarios finales a capacitar

Definición del grupo de usuarios finales a capacitar

Inventario de cumplimiento de requisitos

Análisis resultado inventario cumplimiento requisitos

Recomendar plan de nivelación

Segmentación del grupo de usuarios finales a capacitar: temática, geográfica, funcional.

Identificación general de contenidos Identificación de recursos físicos Identificación de recursos humanos

(instructores) Conformación de grupos de

capacitación Elaboración del plan de capacitación Aprobación del plan de capacitación Ejecución del plan de capacitación

Seguimiento al desarrollo del plan de capacitación

Actividades de reforzamiento Reporte resultado plan de

capacitación

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FacilitadoresPlaneación Ejecución Desarrollo y Monitoreo

Estructura y Diseño Organizacional

Identificar estructura organizacional actual asociada a procesos en reingeniería

Analizar la situación final de los procesos implicados en el cambio para determinar nuevos procesos y su alcance

Identificar requerimientos de ajuste a partir de reingeniería

Identificar factores culturales asociados a la organización

Definir estructura futura. Realizar estudio de la transición de

procesos implicados y su impacto en las áreas

Coordinar implantación de estructura organizacional

aprobada

Monitorear y ajustar según avance

Determinar por medio de un diagnóstico de impacto las acciones de mitigación.

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ConclusionesConclusiones

•Para protegernos a nosotros mismos, muchas veces nos resignamos a proyectarnos hacia metas, que creemos posibles, desechando muchas veces lo que en verdad queremos.

•Para obtener nuestras metas de una forma segura, tenemos que estar seguros de nosotros mismos y de nuestra posibilidad de éxito.

•Soy el único responsable de obtener en mi vida las cosas que merezco.

•Los obstáculos y limitaciones para alcanzar mis metas son tan grandes como yo mismo los perciba.

•La burbuja de confort además de ser un limitante, me trae ganancias personales suficientemente grandes para que hoy en día me haya quedado allí.

•El cambio gubernamental debe considerar la dualidad entre la formalidad legal y una existencia propia que conforma la vida diaria y el accionar en su evolución. (Arellano,2000:12-13)

•Si bien es cierto que el gobierno no es un monolito, tampoco es un espacio desordenado y atomizado de múltiples actores y organizaciones, lo mismo aplica para cada Entidad territorial.

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•Las organizaciones gubernamentales se interrelacionan en un marco flexible, formando una red, implicando esta relación dentro de su lógica además del marco de referencia conformado por la ley, la política y la propia vida de la organización.

•El Plan de acción de Gobierno en línea responde a la implementación de la Estrategia Gobierno en línea en coherencia con la realidad identificada en el Diagnóstico de línea base y en lo propuesto en la Matriz DOFA.

•Cada entidad territorial debe contar con el documento que la Dirección de Articulación y Gestión del Programa Gobierno en línea, que busca responder a la necesidad de contar con la metodología que permita orientar el proceso de elaboración de los planes de acción sectoriales para la implementación de la estrategia de Gobierno en línea (GEL) en todo el país.

•Se entiende por Plan de Acción Sectorial al conjunto de objetivos, metas, actividades, recursos, responsables y plazos, que deben ser definidos por las entidades públicas, tendientes a garantizar la implementación de la estrategia de Gobierno en línea y de esta manera propender por el cumplimiento de los objetivos de transparencia, eficiencia y mejores servicios a su cargo

•La Gestión del cambio que implica el Plan de acción de Gobierno en línea para la implementación de la Estrategia evidentemente trastoca el funcionamiento cotidiano de la Entidad, por ello debe asumirse con compromiso y sin dejarse agobiar, puesto que no es algo que se realice de la noche a la mañana sino que es un proceso gradual, con altos y con bajos, pero que depende del compromiso de todos los involucrados y del adecuado gerenciamiento de los que lideran la Entidad.

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SI QUEREMOS OBTENER RESULTADOS

DIFERENTES EN NUESTRA VIDA,

DEBEMOS EMPEZAR HACIENDO COSAS DIFERENTES EN LA

MISMA

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¡Gracias!