gestión de proyectos planificación

Planificación

Curso de Dirección de Proyectos

Introducción

» “Los planes son sólo buenas intenciones a menos que inmediatamente generen trabajo arduo.” - Peter Drucker

» “Mientras más tiempo destinemos a la planificación, menos tiempo necesitaremos destinar en la implantación.” - Tom Peters

» “Los planes son sólo buenas intenciones a menos que inmediatamente generen trabajo arduo.” - Peter Drucker

» “Mientras más tiempo destinemos a la planificación, menos tiempo necesitaremos destinar en la implantación.” - Tom Peters

Introducción

» “El cerebro, ante la falta de incertidumbre, se ofende”

» “El cerebro, ante el excedo de incertidumbre, se fustra” - Jorge Wagensberg

Debemos planificar para reducir la incertidumbre que paraliza, hasta el punto de no ofensa a los cerebros del Equipo.

» “El cerebro, ante la falta de incertidumbre, se ofende”

» “El cerebro, ante el excedo de incertidumbre, se fustra” - Jorge Wagensberg

Debemos planificar para reducir la incertidumbre que paraliza, hasta el punto de no ofensa a los cerebros del Equipo.

Introducción

» Existe evidencia convincente de que la planificación cuidadosa está fuertemente asociada con el éxito de los proyectos.

» El propósito principal de la planificación es establecer un conjunto detallado de directrices que permita al equipo de trabajo saber exactamente:

» Qué tiene que hacerse,

» Cuándo tiene que hacerse y

» Qué recursos tienen que estar disponibles.

» Existe evidencia convincente de que la planificación cuidadosa está fuertemente asociada con el éxito de los proyectos.

» El propósito principal de la planificación es establecer un conjunto detallado de directrices que permita al equipo de trabajo saber exactamente:

» Qué tiene que hacerse,

» Cuándo tiene que hacerse y

» Qué recursos tienen que estar disponibles.

Elementos de una Planificación

» Hitos: Son actividades que no tienen duración pero que marcan fechas clave del proyecto y objetivos parciales del mismo.

» Reuniones: Son hitos que corresponden a reuniones internas o con el cliente, que deben estar programadas lo antes posible.

» Tareas: Son las actividades a realizar en el proyecto para obtener los resultados esperados

» Personas: Encargadas de realizar cada una de las actividades

» Entregables: Elementos tangibles que se irán entregando a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

» Hitos: Son actividades que no tienen duración pero que marcan fechas clave del proyecto y objetivos parciales del mismo.

» Reuniones: Son hitos que corresponden a reuniones internas o con el cliente, que deben estar programadas lo antes posible.

» Tareas: Son las actividades a realizar en el proyecto para obtener los resultados esperados

» Personas: Encargadas de realizar cada una de las actividades

» Entregables: Elementos tangibles que se irán entregando a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Pasos para la Planificación

» 1. Identificación de tareas principales del proyecto descomponiéndolas hasta que se mantenga su carácter significativo

WBS

Work Breakdown Structure: Estructura de las tareas en las que se descompone el proyecto.

Pasos para la Planificación» 2. Establecer las relaciones de dependencia entre estas tareas. Las

precedencias pueden ser

» Ténicas (cimientos antes que la estructura).

» Procedimentales: determinadas por la políica y procedimientos de la organización (plan de calidad antes que el diseño detallado)

» Impuestas: vacaciones de personal , cierres de producción

Dependencias:

» FC (de Fin a Comienzo) – la más habitual

» CC (de Comienzo a Comienzo)

» FF (de Fin a Fin)

» CF (de Comienzo a Fin) – suele ser problemática

Pasos para la Planificación» 3. Estimar duración de las tareas según:

» Los recursos asignados

» Productividad de dichos recursos;

» Información histórica

Pasos para la Planificación» 4. Optimización

» Paso adelante

» Paso atrás

» Ruta crítica

» Reasignación de recursos

Paso Adelante

» Estimar la fecha más temprana para comenzar y terminar cada tarea

» Comenzando por la fecha de inicio del proyecto

» Estima la fecha de fin más optimista


» Paso adelante

» Paso atrás

» Ruta crítica


Paso Atrás

» Estimar cuales pueden ser las fechas mas retrasadas para el inicio y fin de cada tarea sin causar retrasos en el proyecto.

» Al calcular con la fecha de entrega por “paso adelante” se debe obtener a la misma fecha de inicio.

» Al calcular con la fecha de entrega esperada se obtiene la fecha límite para comenzar el proyecto


» Paso adelante

» Paso atrás

» Ruta crítica


Demora Total

»Diferencia entre las fechas calculadas con “paso adelante” y “paso atrás” para cada tarea

»Retraso máximo para una tarea sin retrasar sin afectar a la fecha de entrega del proyecto

»La demora total se comparte entre las tareas en una cadena. Si se emplea en una tarea ya no queda disponible para otras.l


» Paso adelante

» Paso atrás

» Ruta crítica


Demora Permisible

» Tiempo que puede retrasarse una tarea sin afectar a la agenda del proyecto

Algunos programas como MS Project pueden hacer los cálculos de forma automática


» Paso adelante

» Paso atrás

» Ruta crítica


Ruta Crítica

» Es la ruta más larga en el plan del proyecto, y delimita la fecha de entrega más temprana posible

Actividades Críticas

» Actividades que están en la ruta crítica y que no tienen demora permisible. Sus retrasos afectan al proyecto


» Paso adelante

» Paso atrás

» Ruta crítica


Optimización de la agenda

» Dirigir el esfuerzo de trabajo sobre las actividades de la ruta crítica

» Revisar la asignación de personas

» Modificar la Asignación

» Redistribuir a las personas


» Paso adelante

» Paso atrás

» Ruta crítica


Optimización de la agenda

» Nueva Ruta Crítica

» Asignación más eficiente

» Reducción de la demora total

Gracias…y buena Suerte

Curso de Dirección de Proyectos

María Jesús Salido [email protected]

mailto:[email protected]





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