EVALUACION DE PROVEEDORES

La Trilogía de Juran

Bajo patrones convencionales de responsabilidad, Si echamos una mirada alrededor, pronto vemos que esos tres procesos (planificación, control, y mejora) han estado presentes durante algún tiempo. Se han utilizado en las finanzas durante siglos, lo suficiente como para haber desarrollado una terminología normalizada.Las dimensiones de la calidadEl concepto de calidad total del producto sugiere que la calidad ha de estar presente en todas las fases de su ciclo de vida, desde el diseño hasta el servicio postventa. Los factores que determinan la percepción de calidad por el cliente pueden clasificarse en 6 dimensiones de Calidad siendo estas:Concepción, Diseño, Conformidad, Entrega, Percibida y Servicio

Los tres procesos (la trilogía de Juran) están interrelacionados.Todo comienza con la planificación de la calidad. Una vez que se ha completado la planificación, el plan se pasa a las fuerzas operativas. Su trabajo es producir el producto

Los clientes de la organizaciónLos clientes externos, aquellos que compran un producto o utilizan algún servicio, se suelen identificar con bastante facilidad. En cambio, reconocer a los clientes internos es una tarea más difícil. Los clientes internos son los empleados que están continuamente relacionándose con otro empleado dentro de la misma empresa e incluso con el cliente externo. La satisfacción de la calidad no será igual para todos los clientes puesto que si el nivel de expectativas es bajo será más fácil satisfacerlas, e incluso superarlas, que si son altas.

Necesidades y expectativas de los clientesUn servicio es una actividad o conjunto de actividades de naturaleza casi siempre intangible que se realiza a través de la interacción entre el cliente y el empleado y/o instalaciones físicas de servicio, con el objeto de satisfacerle un deseo o necesidad. En el caso del servicio no se pueden estandarizar las expectativas del cliente, debido a que cada cliente es distinto y sus necesidades de servicio también lo son aunque en apariencia todos requieren el mismo servicio. Es por esta supuesta subjetividad del servicio que hemos detectado que no se pueden dictar recetas o procedimientos inflexibles para mantener satisfechos a los clientes.

Aspectos materiales tangibles e intangibles del servicio a los clientes.Entenderemos por servicios a "todas aquellas actividades identificables, intangibles, que son el objeto principal de una operación que se concibe para proporcionar la satisfacción de necesidades de los consumidores.“ se definen los servicios "como actividades identificables e intangibles que son el objeto principal de una transacción ideada para brindar a los clientes satisfacción de deseos o necesidades" .

La cadena cliente-proveedor

Se define como la relación entre los individuos o grupos de individuos que reciben o se benefician con un proceso, (Clientes); y aquellos que originan resultados que representan entradas o recursos a dichos procesos, (Proveedores). De esta forma se definen los clientes / proveedores internos y externos del Sistema a la Sociedad. Es la relación cliente – proveedor es que el cliente tenga la certeza de que el bien o servicio que le sea entregado o brindado sea de excelente calidad.

ProductoP R O C E S O

(SERIE DE ACTIVIDADES)Proveedor

Los proveedores

Definición los proveedores son las empresas u organizaciones que producen las materias primas necesarias y nos las venden.Se clasifican en dos:Los de bienes tangibles: Es la Persona o sociedad que vende la materia prima utilizada para producir los artículos que se fabrican.Los de bienes intangibles: Un proveedor de servicios es una entidad que presta servicios a otras entidades.

Su importancia dentro del sistema de calidadLa baja calidad de los artículos del proveedor da como resultado costos adicionales para el comprador.En tanto el grado de importancia del proveedor dentro del sistema de calidad es alto, ya que es parte de la medición de la satisfacción que debe dar al cliente, por tanto el proveedor como una de las partes interesadas, debe también sondear la opinión de éste con respecto a los procesos de compra de la empresa, realizar el seguimiento y proporcionar información sobre su desempeño y su cumplimiento de la política de compras de la empresa.

Clasificación de los proveedores1. El Registro de Proveedores (RP): es un conjunto clasificado de antecedentes de empresas habilitadas para abastecer de insumos, productos y servicios a las distintas gerencias y a la Subdirección. 2. Rubros de clasificación de los proveedores: considerando el tipo de abastecimiento que entregue el proveedor, ellos se clasifican en tres rubros, los cuales a su vez están divididos en especialidades y éstas en categorías. Cada proveedor deberá identificar en la inscripción al registro, las especialidades a que postula. “Clasificación de especialidades” deberá marcar aquellas por las cuales postula. Los rubros son:2.1.Proveedores de insumos.2.2. Proveedores de Servicios de Ingeniería y Consultoría.2.3. Proveedores de otros servicios generales.

SelecciónLa selección de proveedores comienza con la decisión de hacer o comprar, esta decisión requiere un análisis de factores tales como las habilidades y las instalaciones requeridas, la capacidad de la planta, la habilidad para cumplir con el programa de entregas, los costos esperados de hacer o comprar, un aspecto importante de tomar en cuenta en esta selección es también decidir sobre el número de proveedores que se tendrá para cada articulo.

Los diez principios son:1: Tanto el comprador como el vendedor son totalmente responsables por la aplicación del

control de calidad, 2: El comprador y el proveedor deben ser independientes, 3: El comprador tiene la responsabilidad de suministrarle al proveedor información clara y

adecuada, 4: Antes de entrar en transacciones de negocios, el comprador y el proveedor deben celebrar

un contrato racional, 5: El proveedor tiene la responsabilidad de garantizar una calidad que sea satisfactoria para el

comprador, 6: El comprador y el proveedor deben acordar previamente un método de evaluación de

diversos artículos, (niveles de Inspección NRF-049 de PEMEX)7: El comprador y el proveedor solucionar amistosamente las posibles discrepancias cuando

surja cualquier problema, 8: El comprador y el proveedor, deben intercambiar la información necesaria para ejecutar un

mejor control de calidad, 9: El comprador y el proveedor deben siempre controlar eficientemente las actividades

comerciales, 10: El comprador y el proveedor, en el desarrollo de sus transacciones comerciales deben

prestar siempre la debida atención a los intereses del consumidor.

Desarrollo de los proveedores.El desarrollo de proveedores constituye una de las mejores prácticas para las organizaciones que tienen la necesidad urgente de contar con proveeduría especializada, competitiva y alineada con los agresivos planes de crecimiento de su empresa cliente, logrando así una cadena de suministro bien integrada y lista para la atracción de nuevos proyectos.

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Toda organización debería establecer procesos eficaces y eficientes para identificar las fuentes potenciales de materiales y servicios comprados, para desarrollar proveedores o aliados de negocios existentes, para evaluar su capacidad para suministrar los productos y/o servicios requeridos y, sobre todo, para enfrentar uno de los desafíos más importantes para las empresas: mantener sus procesos bajo control donde intervienen provisiones o servicios de terceros.

En el proceso de satisfacer las necesidades de sus clientes, toda organización cuenta con un eslabón clave conformado por el conjunto de proveedores: si ellos fallan en suministrar productos y/o servicios que cumplan con lo requerido (especificaciones técnicas, plazos de entrega, cantidades, etc.) ocasionarán inconvenientes que se verán reflejados en las prestaciones finales al cliente.

“Si no tiene una idea buena, simple y diferenciadora, más vale que tenga un precio excelente"

Jack Trout

"Cuando el capital y la tecnología son accesibles a todos por igual, lo que marca la diferencia es lacalidad del capital humano".

Tom Peters.

Las actividades relacionadas con el Abastecimiento o Gestión de Compras tienen ahora, aparte de su rol tradicional, un rol estratégico en el desarrollo del negocio debido a su sustancial potencial de ahorro.

Su importancia ha ido creciendo en la medida en que se consolidó el concepto de que las empresas alcanzan un mejor desempeño global al enfocarse en el núcleo de su negocio, mientras tercerizan procesos logísticos o de soporte en sus proveedores, situación que además potencia el éxito mutuo.

Desde luego, esto sólo es posible cuando los proveedores son tan confiables que pasan a convertirse en verdaderos socios estratégicos, lo que permite confirmar la gran importancia que tiene un cuidadoso proceso de evaluación de los proveedores, que reduce la incertidumbre del comprador cuando debe tomar una decisión de compra.

Efectivamente, las compras de productos y/o servicios afectan -en mayor o menor medida- la calidad final de la mayoría de organizaciones.

Tal como se ve en la imagen, una organización está ubicada en un entorno al cual pertenecen sus proveedores, conformando una cadena de aprovisionamiento que llega hasta el cliente final.

Toda organización requiere de algún producto y/o servicio ajeno para realizar sus actividades, cuya relevancia está ciertamente vinculada con las características de estas actividades: por ejemplo, las compras que realiza un instituto de enseñanza no tienen tanta importancia para la calidad final de sus prestaciones como las que realiza una empresa automotriz que fabrica vehículos a partir de piezas y partes elaboradas por otras compañías.

EVALUACION DE PROVEEDORES - ISO 9001

Con respecto al requisito de ISO 9001:2008 - 7.4 Compras, éste afecta a todas las compras de productos tangibles o servicios, aunque los controles establecidos sobre los proveedores y sus productos deben ser proporcionales a la importancia de sus productos para la calidad final de las prestaciones a los clientes.

De este modo, y volviendo al ejemplo anterior, el procedimiento de gestión de compras para el instituto de enseñanza debería ser sencillo, o incluso ni siquiera documentado. Algo muy diferente sucede en el caso de la empresa automotriz, cuyo proceso de gestión de compras es fundamental para sus actividades.

Para la adecuada gestión de compras es muy importante el proceso de evaluación de proveedores, el cual debería tener en cuenta aspectos tales como:

Experiencia pertinente Desempeño de los proveedores en relación con los competidores Requisitos de calidad del producto, precio, entrega y repuesta a los problemas Capacidad potencial para proporcionar los productos requeridos, en las

condiciones requeridas Evaluación financiera para asegurar la viabilidad del proveedor durante todo el

período de suministro Respuesta del proveedor a consultas, solicitudes de presupuestos y de ofertas Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios pertinentes

También, la dirección de la empresa debería considerar las acciones necesarias para mantener el adecuado desempeño de la organización para satisfacer a las partes interesadas en el caso de que falle el proveedor.

Al momento de establecer un método para la evaluación de proveedores, resulta conveniente que además de considerar los aspectos mencionados anteriormente, se definan determinados criterios que favorezcan una evaluación adecuada del desempeño de los proveedores. Ejemplo de tales criterios son:

Análisis de los Plazos de Entregas: se verifica si el producto o servicio comprado está disponible en el momento acordado, ni antes ni después. JUSTO A TIEMPO

Cumplimiento de estándar de especificaciones EVALUACIÓN Calidad del Servicio que presta: se analiza si la gestión del proveedor ocasiona o

no inconvenientes, cómo responde a reclamos o solicitudes, etc. Confiabilidad: INSPECCIÓN y demostración de que lo suministrado es confiable

siempre.

Además, las actividades de evaluación de los proveedores se deben llevar a cabo en forma continua, partiendo de una evaluación inicial y continuando con re-evaluaciones periódicas, para garantizar que éstos continúan cumpliendo con los requisitos establecidos y que mejoran de acuerdo con las expectativas de la organización.

También resulta bastante conveniente integrar el sistema de evaluación de proveedores con el propio sistema de mejora continua de la organización, en virtud de que la obtención y el tratamiento de información (INDICADORES) relativa a los proveedores es una parte más del sistema que permitir mejorar el desempeño general de la empresa.

BENEFICIOS DE LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Como ya se ha comentado, resulta de gran importancia el proceso de compras para la calidad global de una organización, en especial si los productos comprados se incorporan en el producto proporcionado al cliente.

Al respecto, conviene recordar uno de los 8 principios que fundamentan el modelo ISO 9001:2008, aquel que alude a las “relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor”. Así, toda organización debería aspirar a fortalecer las relaciones con sus proveedores, haciendo fuerte toda la cadena de suministro.

Desarrollo de Talento Sentido de

pertenencia

Relación Laboral

Alto Desemp

eño

En el marco de este principio se encuentran las actividades destinadas a la evaluación de los proveedores, un proceso que llevado a cabo de manera eficaz permite obtener beneficios tales como:

Reducir costos, mediante la disminución de los niveles de stocks de seguridad, de rechazos y desperdicios, etc.

Contar con una base de proveedores calificados para respaldar sólidamente las decisiones de compra o contratación.

Evitar que proveedores no calificados participen en la cadena de producción y en el camino crítico de las prestaciones a los clientes.

Asegurar que los proveedores cuentan con los recursos necesarios para garantizar entregas de acuerdo a los requerimientos establecidos.

Contar con herramientas para desarrollar proveedores que no alcanzan la calificación requerida.

Fidelización de clientes en base a la permanente calidad.

Evitar riesgos en deterioro de la marca por fallas evitables de los proveedores.

Manejo adecuado de indicadores de insumos, rechazos y calidad

CONCLUSIONES

Qué requerimos de nuestros proveedores

Evaluación (ética)

Desarrollo de proveedores

Propuestas formales y profesionales

Manejo transparente de los Contratos

Reevaluación de proveedores

Orientación Ganar-Ganar

Inspección bajo NRF-049

Cumplir SSPA hacia las partes interesadas

LLEGAR A JUNTARSE ES EL PRINCIPIO

SUMAR ESFUERZOS Y RESTAR FALLAS ES LA CLAVE PARA OBTENER LOS MEJORES RESULTADOS

MANTENERNOS JUNTOS ES EL PROGRESO

TRABAJAR JUNTOS ES EL ÉXITO