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SRM-Gestión de Relaciones con

Proveedores

HCM (Human Capital Management)Administración del Capital Humano

Gestión de Relaciones con Proveedores

ESTE ES UN NUEVO

DÍA PARA EMPEZAR

DE NUEVO!!!



HOY ESTAMOS

CONTANDO UNA

NUEVA HISTORIA DE

FELICIDAD!!



EXPECTATIVAS!!



AGENDAAcuerdos

Objetivo

Metodología

Logros

Que es SRM ?

Beneficios SRM

Proceso de Licitación

Requisitos Técnicos

Creación de Oferta

Práctica en el Portal de SRM

Ejercicio Dirigido

Prácticas

Fin de la Presentación



ACUERDOS Apagar el celular.

Escuchar y respetar las diferentes opiniones.

Descanso de 10 Min.

Evitar salir durante el curso.

Respetar el horario del curso.

No ingresar bebidas y/o alimentos a la sala de capacitación.

Tener actitud participativa.

Serán anotadas las preguntas que estuviesen fuera de alcance

del curso.

Prestar atención a las preguntas, estas contribuyen a aclarar sus

propias dudas.



OBJETIVO

Dar a conocer a los proveedores de bienes y servicios el

proceso de Licitación, crear Oferta y visualizar Pedido

de compras en el aplicativo de SAP- SRM.

Habilitar al proveedor para el ingreso al Portal SRM.



LOGROS

Al finalizar de la capacitación usted estará en condiciones

de:

Navegar en el portal.

Visualizar las licitaciones adjudicadas.

Crear ofertas.

Visualizar pedidos de Compras.



7

Cierre

METODOLOGÍA

6

Evaluación

1

Introducción3

Demostración

En SAP

2

Presentación

Conceptual de Refuerzo

4

Práctica y

Ejercicios

5

Preguntas

y Respuestas



QUE ES SRM ?

SRM (“Supplier Relationship Management"), Gestión de relaciones con

proveedores.

Es una herramienta que permite fomentar la obtención de mejores

resultados automatizando los procesos de contratación, en actividades

como el análisis de gastos, el abastecimiento, los contratos operativos,

los pedidos, las facturas y la gestión de proveedores.



Permite afianzar las relaciones con todos los proveedores de

Comfama.

Otros beneficios:

Información en Tiempo real.

Reduce la duración de los ciclos de aprovisionamiento.

Comunicación en línea con los proveedores.

Desarrollo de una estrategia de proveedores.

Gestión y negociación de contratos.

Beneficios de SRM



PROCESO DE LICITACIÓN

Secuencia del proceso de licitación a través del portal SRM :

Portal SRM

Comfama Proveedor

LICITACIÓN

OFERTA

PEDIDO

Envío de mercancías,

prestación del servicioRecepción de mercancías

prestación del servicio

MERCANCIAS/ SERVICIOS

SI

NO

DECISIONES



PROCESO LICITACÓN

Necesidad LicitaciónPresentación de la Oferta

Comparación de la Oferta

Decisión Oferta

Rechazo

Acepta Pedido/ Contrato

FIN

Envío Mercancía/Servicio



Los requisitos técnicos que debes tener en cuenta para participar en los

procesos de licitación para suministro de bienes y servicios son:

REQUISITOS TÉCNICOS

2. Acceso a Internet

1. Cuenta de Correo Electrónico

3. Medio de Digitalización de Documentos



COMFIRMACIÓN DE LA LICITACIÓN

Todo proceso de compra ó de contratación que se vaya a realizar en

Comfama, les será notificado mediante un correo electrónico a la persona

contacto delegada y a través del portal de SRM



1. A través del

correo

electrónico



2. Portal

SRM

Bienvenido Proveedor



NAVEGACIÓN EN EL PORTAL SRM



INGRESO AL PORTAL SRM

Para acceder a la aplicación del Portal, se puede hacer de dos

formas diferentes:

1. Pulsando clic al link que aparece en el e-mail de invitación, que

le llevará directamente a la pantalla de entrada a la aplicación.



3.Link para

ingresar al

aplicativo

2.Documento

Licitación

1.Número de

la Licitación



Accediendo a la página WEB de Comfama (http://www.comfama.com),

localizando en la parte superior la pestaña de Empresas y luego ubicar en

el menú de servicios en línea seleccionar la opción proveedores y dentro de

esta seleccionar la opción de Operaciones comerciales, tal y como se

muestra en la siguiente figura:

INGRESO AL PORTAL SRM

http://www.comfama.com/









SI NO TIENE USUARIO ASIGNADO

Si usted no tiene usuario y clave ó olvidadó la clave debe

hacer clic en el link :

Pulse CLIC



SIGA EL PROCEDIMIENTOLea cuidadosamente y diligencie la información que se encuentra

señalada con el signo (*)




PROCESO LICITACIÓN


Decisión Oferta

Rechazo


FIN

Envío de Mercancía/Servicio



SI TIENE USUARIO

Para ingresar al sistema se requiere:

Introducir la identificación del usuario asignado

Clave de acceso

Pulse Clic

para acceder

al portal.




INGRESANDO AL PORTAL SRM

Usted ha ingresado al sistema tal como se ilustra en la siguiente pantalla:

1. Nombre

del

proveedor.

2.Pestaña para

acceder a los

pedidos.

3.Pestaña para

acceder a las

licitaciones.




VISUALIZACIÓN DE LICITACIONES

2.Utilice el botón

“Actualizar "para

refrescar la

información de la

pantalla.

Para consultar todas las licitaciones a las que ha sido invitado hacer clic

sobre la opción Licitaciones y subastas

3. Información

general de las

licitaciones.

1.Clic, Pestaña

Licitaciones y

subastas.



BÚSQUEDAS AMPLIADAS

En la pantalla de licitaciones, tiene la opción de hacer búsquedas por

diferentes criterios tal como se observan en la siguiente gráfica.

Clic al icono




1. Búsqueda por número de evento: La opción permite buscar por intervalos

de licitaciones. ( si conoce el número de la Licitación lo puede digitar, si no

conoce la licitación pulse clic al icono “ Búsqueda ampliada”, esta

opción le permite abrir más los intervalos de búsqueda de las licitaciones.

2. Clic al Match code

1. Si conoce el

número de la

licitación, Digítelo

3. Selección múltiple,

escriba las licitaciones

La opción le permite abrir la selección múltiple



Inmediatamente después de ingresar los intervalos de las licitaciones ,el

icono se activa de color verde , esto indica que el filtro de búsqueda

contiene datos:


1.Pulse clic para

aceptar y Buscar.



Status de evento: En este campo usted podrá realizar búsqueda de

licitaciones por los diferentes tipos de status:

•Licitaciones actuales

•Licitaciones concluidas

:


2. Después elegir el

status Pulse clic en

aplicar para iniciar

la búsqueda

1. Elija el status que

desea buscar



Mis ofertas: En este campo usted podrá elegir algunas de las opciones en

relación de tiempo para la búsqueda de las licitaciones:


2. Después elegir el

tiempo, Pulse clic

en aplicar para

iniciar la búsqueda.

1. Elija la opción que

desea buscar.



INFORMACIÓN DE LA LICITACIÓNUsted podrá visualizar la información detallada en las consultas activas, esta

información corresponde a cada Licitación así: Recuerde actualizar la

información pulsando clic en el icono “Actualizar”

2.Número de

la licitación.

6.Fecha Final

de la licitación.

7.Número de

la Oferta.

5.Fecha de

inicio de la

Licitación.

3.Descripción

de la Licitación.

4.Status de

la licitación.

8.Status dela

Oferta.

1.Pulse Clic para

actualizar la lista de

resumen.



INFORMACIÓN DE LA LICITACIÓN

Pulse Clic en la licitación que desea visualizar.


1.Pulse Clic en

la Licitación.



Al presionar clic sobre el número de la licitación, el sistema crea

otro modo o ventana, con cada una de las pestañas que contiene la

licitación.

INFORMACIÓN DETALLADA DE LA

LICITACIÓN



Esta pantalla se compone de:

1. Datos generales de la licitación:

Número de la licitación: Contiene el número de la licitación.

Nombre de la Licitación: Este campo contiene le nombre de la Licitación.

Status de la Licitación: Se refiere a los status de la Licitación “ Publicado”.

Fecha de inicio de la Licitación: Es la fecha en la cual la dio inicio el proceso

de licitación

Plazo presentación de la Oferta: Es tiempo dentro del cual se debe presentar

la oferta.

Tiempo restante para la presentación de la Oferta: Es el tiempo que te queda

por presentar la oferta.

• Responsable de la licitación


LICITACIÓN



2. Detalle de la licitación

Pestaña parámetro de la licitación:

En la siguiente ilustración se pueden visualizar las siguientes pestañas

que componen la licitación.Detalle de la

licitación que se

compone de

diferentes pestañas


LICITACIÓN



Pestaña Posiciones: En esta pestaña encontrarán información general de

cada material que contiene; descripción del producto, cantidades, fechas de

entrega, notas, anexos.


LICITACIÓN

1. Pulse Clic,

pestaña posiciones2.Información

de la posición




LICITACIÓN

1. Pulse Clic, en el icono

“Detalle” para ver el

Resumen de posición de

cada material

2. Se observa el detalle del material

que se compone de :Datos de

posición, preguntas, notas y

anexos




LICITACIÓN

1. Pulse Clic, “

Datos posición”

Datos Posición




LICITACIÓNPreguntas

1. Pulse Clic, “

Preguntas”




LICITACIÓNNotas y anexos

1. Pulse Clic, “

Notas y anexos”




LICITACIÓNPestaña notas y anexos: Sirve para para consultar archivos

adjuntos y ver información de notas en la licitación.

1. Clic a la

pestaña Notas

y anexos

2.Pulse clic en

“Notas” se

visualizan las

notas

3. Se visualizan

los archivos

adjuntos con su

descripción




LICITACIÓNPreguntas y respuestas: Pulse clic en este icono si tiene preguntas acerca de

la licitación, a través de este icono usted recibirá las respuestas a cada

pregunta.1. Pulse clic en el

icono “ preguntas y

respuestas”.

2. Escriba el

mensaje o la

preguntas.

3. Pulse clic en

“enviar”.



CREACIÓN DE LA OFERTAPara iniciar el proceso debes conocer los siguientes

status:

Participar: Notifica la participación en la Licitación.

No participar: Notifica que no va participar del proceso de Licitación.

Con reservas: Notifica que participa de una forma condicional en la

licitación.

4. Permite dar inicio

a la creación de la

oferta.1. Para participar

de la licitación.3. Se tiene dudas o

reservas en la

participación de la

licitación.

2. Si no desea

participar de

la licitación.



La respuesta de participación en la licitación puede darse en cualquier

momento, siempre y cuando sea antes de la fecha de fin de presentación,

pero es un requisito previo para dar inicio a la creación de la oferta.

La oferta se puede crear cuando el proveedor lo desee, siempre y cuando

esté dentro del límite de tiempo establecido para la presentación de la

misma.

Se da inicio a la creación de la oferta presionando el botón de crear

oferta, el sistema asigna de forma automática el número de la Oferta que

corresponde a la licitación.

Al seleccionar el botón de creación de oferta, se abrirá una nueva pantalla

(queda minimizada en la barra de tareas).

CONSIDERACIONES



CREACIÓN DE LA OFERTA1. Información Rfx-

a. Datos Básicos: Usted podrá ingresar la condición de pago.

1. Clic, Datos

Básicos.

2. Clic al match

code .



4. Clic para

aceptar la

condición de

pago.

3. Seleccionar

la condición

de pago.

Cuando pulsa el match code aparece la siguiente información:

CREACIÓN DE LA OFERTA



Para crear la oferta no debe seguirse ningún orden específico, para conocer

qué información se debe diligenciar, se debe hacer un recorrido por las

siguientes pestañas, el sistema le indicará en que campo debe diligenciar la

información:

Iconos de señalización:

STOP: Error de información

WARNING : Advertencia

CONTINUE : Ok

CONSIDERACIONES

Barra de

mensajes.



b. Preguntas: Para dar respuesta a las peguntas definidas a nivel

general de la licitación pulse clic:

Si la preguntas están marcadas con *, indica que se debe diligenciar

respuesta, el campo de comentarios podrá utilizarse para hacer

aclaraciones sobre las respuestas. ( siempre y cuando estos campos

estén habilitados)


Pulse clic en

pestaña de

preguntas.



c. Notas y Anexos


1. Pulse aquí

para agregar

notas o anexos.

2. Pulse aquí

para escribir

una nota.

3.Pulse clic

para adjuntar

un archivo.



CREACIÓN DE LA OFERTAPaso2: Para añadir un Nota explicativa pulse el botón “Nota del Licitante” y

complete la información así:

2. Pulse OK

1. Escriba la

nota explicativa



1.Pulse clic en

examinar.

2.Pulse clic en OK.


Pulse Examinar para buscar el

documento, en el campo descripción

indique el nombre del documento y

luego presione OK

Paso3: Para añadir un documento pulse el botón “Añadir anexo” y complete

la información así:



2. Pestaña Posiciones


3. Observe Cantidad

necesaria y Cantidad

ofrecida.2. Señale la posición para

conocer información

detallada .

1. Pulse clic en

“posiciones”.

4.Dilgencie

el precio

para el

material

5.Dilgencie

el precio por

unidad

6.Visualice las

notas y archivos

adjuntos que tiene

el material




1. Despliega la

información de

Datos de

posición.

2. Despliega la

información de

Preguntas.

3. Despliega la

información de

Notas y anexos.

1. Pulse clic “Detalles” para

desplegar la información por cada

material ó servicio.



CREACIÓN DE LA OFERTA1. Pulse clic en

“Datos de

posición”




2. Pulse clic en

“Preguntas”.

Si la preguntas están marcadas con *, indica que se debe diligenciar

respuesta, el campo de comentarios podrá utilizarse para hacer aclaraciones

sobre las respuestas. ( siempre y cuando estos campos estén habilitados)




3. Pulse clic en

“Notas y

anexos”.

2. Pulse aquí

para escribir

una nota.

3.Pulse clic

para adjuntar

un archivo.



Paso2: Para añadir un Nota explicativa pulse el botón “Nota del Licitante” y

complete la información así:


NOTA: Esta nota explicativa

hace parte de la información

adicional del material.

2. Pulse OK

1. Escriba la

nota explicativa



Paso3: Para añadir un documento pulse el botón “Añadir anexo” y complete

la información así:


1.Pulse clic en

examinar.

2.Pulse clic en OK.

Pulse Examinar para buscar el

documento, en el campo

descripción indique el nombre del

documento y luego presione OK.

NOTA: Este adjunto hace parte de la información adicional del material.



CREACIÓN DE LA OFERTA2.Pulse clic en

“Grabar”




Como se pude observar se a guardado la Oferta en status grabado.

1. Visualice el status

de la oferta.



ENVÍO DE OFERTA

Si la oferta esta en status grabada, pulse clic sobre el número de la oferta

para modificar su status.

2. Número de la

Oferta

2. Status de la

Oferta

4. Clic a la

Oferta

1. Pulse

Actualizar



ENVÍO DE OFERTAAl pulsar clic sobre el número de la oferta, se despliega una pantalla de

visualización de oferta y ejecuta las siguientes acciones.

1. Pulse aquí

para Tratar la

oferta

2. Luego Pulse

aquí para Enviar

la oferta



ENVÍO DE OFERTAUna vez la oferta se ha enviado puede verificar el status de la misma. Esta

debe estar en estado “Emitida”, como se indica en la gráfica

Visualizar

status de la

oferta

“emitida”

1. Pulse clic

para actualizar

status




PROCESO LICITACIÓN


Decisión Oferta

Rechazo

Acepta Pedido de Compras


FIN



VISUALIZACIÓN DE PEDIDOS

Presione buscar para

mostrar el histórico

de pedidos

Haga clic en la

pestaña de

Gestión de

pedidos

Haga clic

en la

pestaña de

consultas

En este campo

digite el

número de

pedido

Datos del

proveedor

Usted podrá visualizar los pedidos asignados así:




2.Presione el

icono “buscar

“para mostrar el

histórico de

pedidos

Al Utilizar el match code el sistema despliega la

información de día, Mes y año

Haga clic en

la día

Pulse clic en el

icono para

buscar el mes

2.Se visualiza

el historial de

pedidos

1.Indique la

Fecha en el

match code




1. Haga clic en la

pestaña del

documento que

desea visualizar



•Generar pedido por dependencia: En un archivo en formato PDF,

se verá el pedido detallado para cada dependencia de Comfama

donde se está solicitando el material o servicio.

•Generar pedido consolidado: En un archivo en formato PDF, se

verá el pedido consolidado para cada dependencia de Comfama

donde se está solicitando el material o servicio.

•Generar detalle en TXT: En un archivo en formato texto, el cual

podrá utilizar el proveedor para cargar la información en cualquier

formato que lo desee. En el archivo va el detalle por cada material o

servicio solicitado.




Envió de mercancía


PROCESO LICITACIÓN


Decisión Oferta

Rechazo


FIN




Proveedor

NOTIFICACIÓN DE RECHAZO

1.Número de la

Oferta

2.Status de

la Oferta

Usted podrá visualizar el status “ Rechazado” de la

oferta en el Portal

Usted también podrá visualizar en el Buzón de

Correo la notificación de Rechazo de la Oferta.



PRACTICA DE

NAVEGACIÓN !!



PREGUNTAS !!



GRACIAS !!

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