UNIVERSIDAD DE AQUINO BOLIVIA

Ingenierıa de Sistemas

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

OrfeoGPL

Aguilar Ingali Miguel GustavoTurno Trabajo (Noche)

20 de mayo de 2015

Indice

1. Introduccion 1

2. Historia 1

3. Licencia 2

4. Orfeo - Sistema de Gestion Documental 2

1. Introduccion

Orfeo/GPL es una herramienta de gestion documental de software libre amparada bajo la licencia GNUGPL, altamente escalable, desarrollada bajo PhP que incorpora la idea de “fractalizar procesos” para facilitarla gestion de los documentos de cualquier empresa.

Orfeo es una aplicacion web escrita en Php, la cual se ejecuta sobre Apache y que tiene soporte para losmotores de bases de datos PostgreSQL, Oracle y MSSQL, requiriendo por parte del cliente un navegador quecumpla los estandares de W3C como Firefox o Chrome, o cualquier otro navegador web.

Orfeo/GPL es originalmente un producto desarrollado en Colombia que fue registrado en el ano 2006 porsus creadores ante la Direccion Nacional de Registro de Autor con la Licencia GPL, por lo tanto cualquierbifurcacion o nuevo desarrollo se mantendra libre.

2. Historia

Orfeo fue conceptualizado en el ano 2002 por Denis Lopez y desarrollado por Jairo Hernan Losada y JulianRolon, con la colaboracion de otros ingenieros en la Superservicios, poniendo una version inicial del productobasados en apartes de codigo de ’DocuImage’ (un software que permitıa la visualizacion de documentos atraves del navegador) en el que tambien trabajo Jairo Losada.

Luego de los primeros desarrollos se busco un nombre para la herramienta y en una votacion entre algunosusuarios y desarrolladores, se escogio en 2003 la propuesta de Julian Rolon: Orfeo, pues a diferencia de otraspropuestas como DOCFile, PAD (Plataforma de Administracion Documental), etc, que buscaban acronimos,simplemente en la explicacion de Orfeo se indico “Bardo griego que acompano a Jason en la busqueda delvellocino de oro” esa diferencia marco la suerte del nombre de la aplicacion.

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3. Licencia

En el ano 2006 los autores de la herramienta luego de revisar mas de 12 licencias de software libre yde codigo abierto se decidieron por adoptar para el proyecto la Licencia GPL; ese mismo ano lanzaron lacomunidad OrfeoGPL, con la entusiasta colaboracion de varios usuarios y la invitacion a Richard Stallmanpara el evento, de esta forma se dio el inicio a la distribucion de la herramienta en el sitio www.orfeoGPL.org,en donde ya participaron un numero amplio de Ingenieros que aportarıan con muchas nuevas funcionalidades.

4. Orfeo - Sistema de Gestion Documental

Orfeo es un sistema de Gestion Documental y de procesos desarrollado inicialmente por la Superinten-dencia de Servicios Publicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia, licenciado como software libre bajo licenciaGNU/GPL para compartir el conocimiento y mantener la creacion colectiva.

Orfeo permite la incorporar la gestion de los documentos a los procesos de la cualquier organizacion,automatizando procedimientos, con importantes ahorros en tiempo, costos y recursos tales como toners deimpresora, papel, fotocopias, entre otros, ası como el control sobre los documentos.

Ademas de la SSPD, Orfeo esta siendo utilizado y/o implementado en un sinnumero de entidades tantopublicaso como privadas que reunen ya mas de 15000 usuarios y esta siendo estudiado su uso por parte deentidades y organizaciones en otras partes del mundo, gracias a su filosofıa de Software Libre .

Esta herramienta puede instalarse en cualquier sistema Operativo (GNU/Linux, Unix, Windows, ...), condiferentes bases de datos (PostgreSQL, Oracle y MS SQL Server), ademas maneja multiples tipos de Formatos(ODT, XML, DOC), logrando ası obtener independencia de plataforma tecnologica y reduccion de costos enla implementacion.

Los modulos estandares que compone el sistema son:

Funcionalidad Descripcion

Radicacion de entrada Por medio de este modulo, se reciben todos los documentos de laentidad, estos son procesados y enviados a su destino inicial (jefaturade cada dependencia). En este proceso se digita la informacion basicadel documento, al cual se le asignara un archivo digital (imagenescaneada).

Modulo dedigitalizacion

Es una aplicacion cliente servidor que digitaliza los documentosrecibidos y los asocia al registro creado desde el modulo de radicacionde entrada.

Interfaz de UsuarioFinal

El cliente es una herramienta de uso intuitivo similar a un Web-Mail.La herramienta le permite al usuario administrar diferentes carpetaspredefinidas o personalizadas, donde se almacenan sus documentos detrabajo. El cliente permite ordenar o filtrar documentos, facilitando laubicacion rapida de estos. Ası mismo es posible desde el cliente definiry conformar expedientes que le permitan a la entidad vinculardocumentos que estan relacionados entre sı. Desde el cliente, el usuariopodra acceder a la imagen digitalizada de un documento o ingresar enun modulo de vista general con el fin de conocer mas informacion delmismo.

Gestion delDocumento

A traves de este modulo, se puede conocer en detalle informacion deldocumento, el flujo de trabajo que ha tenido este desde su ingreso alsistema, se pueden modificar algunos datos iniciales del registro,tipificarlo, clasificarlo y asociarlo a las tablas de retencion documentalrelacionadas con las funciones y procesos de la entidad. Ası mismo sepuede asociar aquı un documento a un expediente, anexarle nuevosdocumentos o solicitar el fısico que reposa en archivo. Ademas esposible programar alarmas para el flujo documental que se reflejanvisualmente en una carpeta denominada agendados.

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Funcionalidad Descripcion

Radicacion de Salida La radicacion de salida es un modulo que puede ser utilizado para darrespuesta a un documento de entrada o para generar una comunicacionnueva. Estos documentos de salida pueden ser notificaciones, pliegos decargos, y otros producidos por la entidad. Otra funcionalidad de estemodulo es la de generacion de documentos de salida en forma masiva,utilizando documentos elaborados con formatos .odt o .doc y unarchivo asociado .csv, generando los respectivos radicados desdecualquier dependencia y haciendo uso de la radicacion unificada de laentidad. Adicional a la radicacion de salida el sistema puede serparametrizado para realizar cualquier tipo de radicacion que permitaidentificar un grupo general de documentos como los memorandos,resoluciones, circulares, etc., los cuales deban ser numerados para elrespectivo control en la entidad.

Radicaciones deDocumentosAdicionales

Orfeo permite que cada entidad parametrize los tipos documentalesque quiere que el sistema maneje, controlando las secuencias como laentidad lo estime conveniente. Ej. Resoluciones, Circulares,Memorandos, etc.

Traslado deDocumentos

Los documentos se pueden trasladar de un usuario a otro con niveles decontrol definidos por las areas que se establezcan. Entre estos traslados,se incluye el envıo de correspondencia que tiene origen cuando sonradicados documentos para salida, estos pasan a una carpetapredefinida llamada impresion, a la cual una o varias personas quetienen este permiso lo imprimen y lo envıan al area de correspondenciapara su tramite respectivo. Una vez recibido el documento en el area decorrespondencia, es procesado para su posterior envıo, teniendo encuenta las especificaciones de trabajo manejadas por la empresa decorreo, generando planillas y guıas para las modalidades de correonormal o certificado. Cuenta ademas este modulo con una seccion dedevolucion de correo, para retomar documentos que no pudieron serentregados por alguna razon. Los usuarios encargados de este procesoen cada dependencia, deciden si los documentos son archivados oreenviados. Cada usuario puede conocer los detalles de envıo deldocumento desde su bandeja de entrada.

Archivo y Prestamode Documentos

Este modulo permite procesar las solicitudes de documentos fısicos,para entregarlos a los funcionarios solicitantes, controlando de estaforma donde esta cada documento y el tiempo que dura en poder de losfuncionarios, a traves de diferentes reportes.Brinda tambien laposibilidad de clasificar los documentos fısicos dependiendo de los datosingresados por el usuario desde la seccion de expedientes en el modulogeneral, el cual incluye entre otros datos ubicacion fısica del documentoy la conformacion del expediente fısico.

Consultas Permite a los usuarios consultar cualquier documento, a traves dediferentes mecanismos de filtrado, dependiendo del nivel de acceso quetenga el usuario que efectua la consulta.

Estadısticas yReportes

Se pueden obtener reportes para establecer el nivel de rendimiento enlos diferentes procesos como Numero de documentos radicados,digitalizados, tramite en dependencia, radicados actuales sin tramitar,etc. los cuales permiten detectar posibles retrasos durante su tramite yası establecer unos niveles de control y posibles contingencias de sernecesario.

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Funcionalidad Descripcion

Expedientes Virtuales El modulo de Expedientes virtuales que permite a los usuarios observaren lınea las imagenes de los documentos que reposan en el archivo fısicocumpliendo con el principio de orden y procedencia, es decir que seconservan en el orden en que suceden los hechos. Con estafuncionalidad se logra que la unidad documental o expediente virtual seconserve en el mismo orden del expediente fısico, se logra la aplicaciondinamica de las Tablas de Retencion Documental, haciendo partıcipe alos productores de documentos dentro del proceso documental. Estedesarrollo ha facilitado el seguimiento a las diferentes seriesdocumentales (por ejemplo las series de contratos, investigaciones,Silencios Administrativos, entre otras).

Flujos de Trabajo yProcesos(Work Flow)

El modulo de Flujos de Trabajo (WorkFlow), permite realizarseguimiento, generar estadısticas y alertas sobre cada uno de losprocesos que se manejan en la entidad. Estamos empezando adesarrollar herramientas que integran los documentos y expedientesvirtuales a Procesos. De esta manera Lograr Convertir a Orfeo en unaHerramienta de Gestion por Procesos (BPM).

InterOperabilidad conotros aplicativos(WebServices)

Modulo que garantiza interoperabilidad del Orfeo con otrasHerramientas. De esta manera se lleva a Orfeo a un sistema Orientado alos Servicios. Las aplicaciones externas podran enviar datos o variablesque requiera orfeo para generar Radicados, Expedientes, AdjuntarArchivos, etc.. En las versiones a partir de 2008 , se encontraradisponible la implementacion de Webservices y formularios de variablesdinamicos que permitiran que Orfeo almacene y comparta informacionde variables que requieran los Procesos que se generan en la aplicacion.

Modulo de Manejo dePlantillas en ODT yXML

Este modulo permite aprovechar la ventaja de documento estandar deformato abierto (Conforme a los estandares ISO), haciendo posibleeditar el documento en multiples herramientas ofimaticas comoOpenOffice, Koffice, AviWord, Office, etc. Liberando al ciudadano de laadquisicion de Software para ver y editar los documentos producidos.

Tablas de RetencionDocumental

Esta herramienta permite realizar el cargue, ajuste y administracion delas Tablas de Retencion Documental, previamente aprobadas por elAGN para cada Entidad, realizando una aplicacion dinamica con eladministrador y los usuarios del sistema, con enfoque de procesos.

Consultas Web enLınea

De un aldo permite colocar en la pagina de la entidad formularios pararecibir solicitudes o documentacion de los usuarios a traves de la red deInternet, generandoles un documento (por ejemplo un pdf), connumero de la solicitud para que el usuario pueda consultar el estado deltramite vıa web. De otra parte, es posible consultar Expedientes enlınea para facilitar a terceros, previamente autorizados, la consulta enlınea de expedientes completos sin tener que dirigirse a la Entidad.

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