BIENVENIDOS

ARCHIVOS DE GESTION

Archivo

QUE SON LOS DOCUMENTOS ?

Documento es toda aquella información que se plasma en cualquier tipo de formato tales como Papel, CD, Memoria, Fotografías, etc.

Y nos brinda un servicio de consulta inmediata o para futuras consultas.

Organismos que controlan la gestión archivística

LEY 594 ARTICULO 042

LEY 594Establece reglas y principios que regulan la función archivística.

ACUERDO 042Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las

entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas,

POR QUE ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS?

Al organizar los archivos de manera adecuada se reduce el tiempo de búsqueda, así mismo la manera de ubicarlos es mas fácil

ARCHIVOS DE GESTION

Los Archivos de Gestión son aquellos que continuamente estamos consultando o alimentando

COMO ORGANIZARLOS ?Todo tipo de archivo debe estar contenido en carpetas yute con gancho legajador plástico y su organización debe ser de manera cronológica. Esto evitara que al momento de ser transferido al archivo central este se encuentre de manera desorganizada.

Se deberá organizar según las series documentales que se encuentran en las TRD de cada dependencia.

Aquellos documentos que son de apoyo como copias, folletos, revistas o impresiones no se deberán incluir en las carpetas para evitar la duplicidad documental y serán de eliminación luego de perder su consulta, bajo los parámetros de eliminación.

Retiro de material metálico

La documentación deberá estar libre de material metálico, como: ganchos de cosedora, clips, entre otros

Retire copias solo deje los documentos originales ,

En caso de ser documentos de menor tamaño a media pagina péguelos en una hoja de tamaño normal

Cambios de preservación documental de A-Z a Carpetas

Foliación•La foliación se realizara en el momento en que se prepare la documentación para ser transferida de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. •La foliación es el acto de enumerar los folios solo por su cara recta, cuya numeración se aplica solamente a esta.•Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras.

En cada carpeta se colocan 200 Folios (Documentos) Max 250

Se deberá sacar una copia de los documentos y adjuntarla con la original cuando estos estén en papel térmico , o papel quimico,asi mismo se realiza una nota aclaratoria donde se indica que por motivos de la degradación del papel se conserva una copia para preservar la información

MARCACION DE LAS CARPETAS

ASIGNADO POR LAS TRD ...

NOMBRE DE CONTRATO O NOMBRE DE LA HV

ROTULO PARA MARCAR CARPETAS

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ESPACIO RESERVADO PARA LA OFICINA DE ARCHIVO

FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

REPUBLICA DE COLOMBIA

FINANCIERA DE DESARROLLO NACIONAL

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No acumule información sin organizar .

Sea ordenado con sus documentos , esto hará que la ubicación de la información sea precisa

GRACIAS

Astrid Muñoz Gómez Darío Lesmes Aux de Archivo Aux de Archivo