gestion del archivo municipal: proyecto cervelló (carmen sahuquillo)

Gestión del Archivo Municipal:Proyecto Cervelló

Servicio de Patrimonio Histórico y Cultural

Servicio de Tecnologías de la Información y Comunicación


Introducción:

•El SerTic inicia un proyecto de Archivo Electrónico de Documentos

• Se contacta con el Servicio de Patrimonio Histórico y Cultural como responsable del Archivo


ó

Informática

(SerTic)

Servicio de Patrimonio Histórico y Cultural

Archivo Electrónico de Documentos:

Proyecto Cervelló

Archivo Histórico de Documentos


En el marco del proyecto se realiza un Estudio Inicial:

• Situación actual del Archivo de Documentos

• Procedimientos actuales de transferencia de expedientes al Archivo

• Previsiones de archivo de documentos electrónicos

Nota:

El concepto de ‘documento’ tiene distinto significado y distinto tipo de clasificación para los Servicios Gestores y para el Archivo.


Teoría archivística de las tres edades:

• Primera edad: Los documentos se encuentran en tramitación o reciente finalización. Constituyen la documentación activa. Su uso es frecuente. Reunidos y organizados constituyen el Archivo de Oficina o de Gestión.

• Segunda Edad: Los documentos se encuentran en fase semiactiva. Su conservación es necesaria ya que son consultados con mucha frecuencia por la Administración o los ciudadanos. Forman el Archivo Intermedio.

• Tercera Edad: Los documentos tienen un valor histórico. Su consulta se lleva a cabo por los investigadores preferentemente. Estos documentos forman el Archivo Histórico.

Gestión del Archivo Municipal:

Proyecto Cervelló

Conclusiones del estudio inicial:

1. Se va a abordar de forma conjunta toda la problemática de Archivo de Documentos, tanto si son electrónicos como en papel.

2. Se pretende definir un nuevo Cuadro de Clasificación del Ayuntamiento

3. Se procederá a definir la normativa de gestión de documentos, transferencia al Archivo y expurgo.

Gestión del Archivo Municipal:

Proyecto Cervelló

Dos grandes líneas de trabajo:

1. Definición de un nuevo Cuadro de Clasificación.

2. Elaboración de una normativa de gestión de documentación, transferencia al archivo y expurgo.


Cuadro de Clasificación del Ayuntamiento:

• En la actualidad existe un Cuadro de Clasificación con criterio orgánico.

• Se pretende realizar un Cuadro de Clasificación con criterio funcional.

Motivo: La organización municipal va variando con el tiempo, pero las funciones son mucho más estables. Se pretende usar el mismo Cuadro de Clasificación para toda la documentación (activa o histórica)

Archivo Electrónico de Documentos:

Proyecto Cervelló

Cuadro de ClasificaciónI. DOCUMENTACIÓN REAL

II. GOBIERNO

III. HACIENDA

IV. ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA

V. ABASTECIMIENTOS DE LA CIUDAD

VI. BENEFICIENCIA Y SANIDAD

VII. INSTRUCCIÓN PÚBLICA

VIII. CULTURA

IX. MILICIAS, EJÉRCITO Y ORDEN PÚBLICO

X. TERRITORIO Y POBLACIÓN: ESTADÍSTICA

XI. ELECCIONES

XII. OBRAS PÚBLICAS Y URBANISMO

XIII. ARCHIVOS PATRIMONIALES

XIV. DOCUMENTACIÓN GRÁFICA


Nuevo Cuadro de Clasificación funcional:

Identificación de Series Documentales actuales mediante la obtención de información de los diferentes Servicios


Nuevo Cuadro de Clasificación Funcional:

CUESTIONARIO DE TOMA DE DATOS-UNIDADES ADMINISTRATIVASNOMBRE DEL SERVICIO:CÓDIGO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA:RESPONSABLE:Indicar las secciones y/o negociado/s que tiene el Servicio:Ejemplo: Dentro del Servicio de Patrimonio Histórico y Cultural una de sus Secciones es la de Archivos y Hemeroteca que genera la Serie “Archivo”

Sección Negociado Series (subunidades)



Instrucciones para la cumplimentación:

‘Sirva como aclaración que una serie documental es un conjunto de documentos homogéneos (tipo documental) producidos por un sujeto (oficina productora) en el desarrollo de una misma actividad y regulado por un mismo procedimiento (función). En el momento que cambia cualquiera de estos tres elementos, cambia la serie ‘



Plan de trabajo:

• Cumplimentación de la ficha por parte de los Servicios

• Recogida de la documentación por parte del Servicio de Patrimonio Histórico y Cultural

• Elaboración del Cuadro de Clasificación a partir de la documentación recogida y el diálogo con los diferentes Servicios



Notas Importantes:

• El plazo para remisión de la ficha cumplimentada termina el 4 de abril del presente año.

• El Cuadro de Clasificación obtenido se usará tanto para la clasificación de información por parte del Archivo como para la nueva aplicación de Gestión de Expedientes.


Normativa de gestión de la documentación, transferencia y expurgo:

Elaboración por parte del Servicio de Patrimonio Histórico y Cultural.



Problemática que se pretende abordar:

• Plazos para remitir documentación al Archivo.

• Modo de remitir la documentación y documentos que se deben remitir.

• Criterios de expurgo, es decir, de depuración o eliminación de documentación por su inutilidad administrativa y cultural.



Criterios que se van a seguir:

• Que el paso al Archivo sea lo más automático posible

• Que no se aumente el trabajo de los Servicios ni se duplique trabajo entre los Servicios y el Archivo

• Que exista un Manual de Procedimiento, tanto para el traspaso de documentación como para la destrucción de documentación inservible



Requiere Acuerdos de Aprobación por parte de la Junta de Gobierno Local y del Pleno Municipal.

Llevará un cierto tiempo.


Otras tareas realizadas:

1. Puesta a punto de la nueva herramienta informática para el Archivo.

2. Enlaces con la futura Gestión de Expedientes.


Conclusiones:

• Oportunidad para abordar de forma global la problemática del Archivo de Documentos

• Oportunidad para abordar la normativa de transferencias al Archivo

• Oportunidad para actualizar el Cuadro de Clasificación Municipal

• Oportunidad para la informatización global del Archivo


Agradecimientos:

• Sertic: por haber abordado este proyecto

• Consellería de Agricultura, Pesca y Alimentación: por el asesoramiento recibido


Palacio de Cervelló

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