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Gestión de eventos para egresados PRO-01-5-02-02

FECHA PUBLICACIÓN 12/08/2015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Título Seguimiento a Egresados Vinculación de Egresados

Dirección de Planeación y Evaluación | 1

Tabla de contenido

1. OBJETIVO .................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ..................................................................................................................................... 2

3. NORMATIVIDAD ......................................................................................................................... 2

3.1. Directrices ........................................................................................................................... 2

3.2. Lineamientos ...................................................................................................................... 2

4. RESPONSABILIDADES .................................................................................................................. 2

4.1. Responsable del proceso .................................................................................................... 2

4.2. Responsabilidades .............................................................................................................. 2

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .......................................................... 3

5.1. Diagrama de flujo - Gestión de eventos para egresados ................................................. 3

5.2. Descripción de actividades – Gestión de eventos para egresados ................................... 3

6. DEFINICIONES ............................................................................................................................. 6

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 6

8. INDICADORES .............................................................................................................................. 7

9. RIESGOS ...................................................................................................................................... 7

10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 8

11. APROBACIÓN .............................................................................................................................. 8






1. OBJETIVO

Organizar y gestionar la logística necesaria en los diferentes tipos de eventos realizados, con el fin

de cumplir los objetivos de Uniandino siempre del Programa de Egresados en la Vicerrectoría de

Desarrollo y Egresados.

2. ALCANCE

El proceso inicia con la identificación de necesidades según el tipo de evento, la distribución de

tareas, y finaliza con la generación de reportes sobre la gestión durante el evento.

3. NORMATIVIDAD

3.1. Directrices

Norma de órdenes de pedido, de solicitudes de pedido, contratación y pago de facturas.

3.2. Lineamientos

Todo debe estar instalado y habilitado para iniciar prestación del servicio al menos 30

minutos antes de la llegada de los asistentes del evento.

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Responsable del proceso

Jefe del Programa de Egresados – Uniandino siempre

4.2. Responsabilidades

Jefe del Programa de Egresados

Identificar requerimientos del evento.

Asignar tareas dentro de su equipo.

Aprobar movimientos e imputaciones presupuestales referentes a las diferentes

solicitudes.

Auxiliar Atención de Egresados

Gestionar toda la logística requerida para la realización del evento.

Después del evento, generar reporte sobre el número de asistentes, número de

egresados carnetizados, número de egresados atendidos. Este reporte debe ser

entregado al Jefe del Programa de Egresados.

Construir Informe de gestión visual en Power Point que incluya fotos y datos claves del

evento.






Unidad Solicitante

Facilitar información requerida para la atención a egresados, lo cual incluye registro de

invitados, asistentes y logística del evento para realizar la programación pertinente. Esto

se define de acuerdo con el tipo de evento y al tiempo disponible antes del mismo.

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

5.1. Diagrama de flujo - Gestión de eventos para egresados

5.2. Descripción de actividades – Gestión de eventos para egresados

ENTRADA Información del calendario de eventos y grados de especializaciones, e invitaciones a apoyar en eventos de otras unidades, y eventos propios del programa.

PROVEEDOR Dirección de Admisiones y Registro, Unidades Académicas o Administrativas de la Universidad o Asociación de Egresados o Egresados

SALIDA Evento concluido y reporte sobre la gestión del evento

CLIENTE Jefatura Programa de Egresados - Vicerrectoría de Desarrollo y Egresados

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1 Identificar requerimientos

De acuerdo al tipo de eventos, se hace inventario de los recursos necesarios.

Jefe Programa de Egresados

2 Distribuir tareas específicas

Se distribuyen las tareas específicas, de acuerdo con los requerimientos de cada evento.

Jefe Programa de Egresados, Auxiliar Atención a Egresados y Gestor Egresados

3 Solicitar cotizaciones y contratar

Se cotizan y contratan todos los recursos requeridos para los eventos (servicios, traslados, catering, mobiliario, obsequios, entre otros). Incluye la elaboración de solicitudes de pedido, cuando a ello haya lugar.

Asistente Administrativo

4 Solicitar Labores ocasionales

Dos semanas antes del evento se realiza la solicitud, especificando la gestión a realizar, el número de personas que se requiere, la fecha y los horarios.

Asistente Administrativo según solicitud de Auxiliar Atención a Egresados

5 Solicitar estación de carnetización

Se solicita a Seguridad y Servicios Básicos la estación de

Auxiliar Atención a Egresados

PRO-01-5-02-02

GESTIÓN DE EVENTOS PARA EGRESADOS NIVEL 3A

DM

ISIO

NE

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GIS

TR

OE

GR

ES

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OS

CO

OR

DIN

AC

IÓN

AD

M.

Y

FIN

AN

CIE

RA

Cierre del eventoPreparación logística del evento Ejecución del evento

2- Distribuir tareas

específicas

¿Se requiere reservar espacio?

Reserva de áreas comunes

Si

No

Solicitud de servicios de

audiovisuales

12- Reservar equipos y

mobiliarios

Contratación de servicios

alimenticios

Apoyo a Eventos Institucionales -

Seguridad

13- Solicitar manteles,

pistolas lectoras y chaquetas

5- Solicitar estación de

carnetización

14- Reservar IP y ejecutar pruebas

6- Solicitar computadores y acompañamiento

técnico

7- Cargar de software a

computadores

4- Solicitar Labores

ocasionales

8- Solicitar base de datos

3- Solicitar cotizaciones y

contratar

11- Enviar invitaciones

¿Hay cambios en el evento?

20- Revisar requerimientos

antes del evento

Si

Si

21- Supervisar y apoyar el

montaje del evento

22- Verificar operación

10- Hacer capacitaciones y ejecutar pruebas

Día del evento

25- Desmontar y devolver recursos

24- Recoger información y

consolidar

27- Elaborar y enviar reportes

26- Recibir y verificar pago de

facturas

Después del evento

1- Reporte para Seguridad y Servicios Básicos2- Reporte para Sistemas de Información

9- Preparar base de datos

15- Solicitar a unidades envío

de mensaje sobre

carnetización

16- Revisar fotos para carné

17- Archivar fotos

18- Solicitar traslado de stand

1- Identificar requerimientos

Salesforce

23- Prestar servicio

Carnetización en eventos

19- Solicitar requerimientos específicos del

evento

Access

Recibir fotos

1

1

Recibir base de datos

Diagrama de Flujo - Gestión de eventos para egresados.vsd

Plantilla 1

m.pena366Archivo adjuntoDiagrama de Flujo - Gestión de eventos para egresados.pdf






carnetización con los insumos necesarios.

6

Solicitar computadores y acompañamiento técnico

Se solicitan al DSIT los computadores que se usarán el día del evento para el proceso de carnetización.

Auxiliar Atención a Egresad1os

7 Cargar software a computadores

Se debe cargar a todos los equipos solicitados, el software necesario para el evento.


8 Solicitar base de datos

Se le solicita al área pertinente la relación de egresados a atender. Esta base de datos debe ser depurada, es decir, se filtra con base total de egresados, empleados y estudiantes, identificando con/sin carné.

Auxiliar Atención a Egresados o Gestor bases de Datos

9 Preparar base de datos

La Base datos “limpia” se sube a Access y se formula para que en el día del evento, con ayuda de la “pistola” lectora de código de barras, se registre la información del egresado.


Access

10 Hacer capacitaciones y ejecutar pruebas

Se capacita al personal de Labores Ocasionales y se ejecutan pruebas de los procesos a realizar en el evento.


11 Enviar de invitaciones

En caso de que el evento sea organizado por la Vicerrectoría de Desarrollo y Egresados, se define el medio y la fecha de envío de las invitaciones al evento a CTP, Scouting, Educación continuada, Asociación de Egresados, Unidad Académica o Administrativa.

Jefe Programa de Egresados

12 Reservar equipos y mobiliarios

Se reservan los recursos necesarios por Simantos (mesas, tomas eléctricas, reservas espacios, entre otros).


13 Solicitar manteles, pistolas lectoras y chaquetas

Se solicita al Asistente Administrativo de Relaciones Públicas manteles, pistolas lectoras y chaquetas.


14 Reservar IP y ejecutar pruebas

Dos semanas antes del evento se solicita a DSIT reservar las IPs de los computadores que para poder instalar la estación de carnetización, cámaras y programas. Esta instalación se realiza para realizar pruebas en el lugar del evento dentro de los cuatro días anteriores al evento.







15

Solicitar a unidades envío de mensaje sobre carnetización (para ceremonias de grado)

En caso de que el evento en el que se vaya a participar, sea de Grados de Especialización, se solicita a las Unidades Académicas correspondientes enviar un comunicado a los graduandos solicitando una foto para la anticipar la elaboración de los carnés de egresado.


16 Revisar fotos para carné

Verificar que cada foto recibida cumple con el formato necesario para imprimir el carné. Solicitar cambio enviando mensaje, si es el caso.


17 Archivar fotos Toda foto utilizada en carné es subida a Salesforce en el perfil de cada egresado.


Salesforce

18 Solicitar traslado de stand

Se solicita al contratista elegido el traslado de stand al lugar en el que se va a realizar el evento.


19

Solicitar requerimientos específicos del evento

Se solicitan requerimientos que no son comunes para todos los eventos.


20 Revisar requerimientos antes del evento

En caso que se requiera hacer cambios al evento, se deben socializar, para determinar los impactos en la logística del evento.


21 Validar y apoyar el montaje del evento

El día del evento se revisa que todo esté de acuerdo a lo que se pidió, que debe quedar listo para servicio al menos media hora antes del inicio.


22 Verificar operación

Se realiza la prueba de los servicios (impresión de carné, registro de asistentes, consulta de archivos, conexiones, entre otros).


23 Prestar servicio Durante el evento se prestan todos los servicios programados

Equipo Uniandino siempre asignado

24 Recoger información y consolidar

Se recolecta toda la información registrada en todos los equipos y se consolida en un mismo archivo.


25 Desmontar y devolver recursos

Se coordina el desmonte de los equipos y mobiliario cuando así se requiera. Se programa la devolución en buen estado de todo el material que fue solicitado para el evento. Se debe







desinstalar el software utilizado de los computadores asignados.

26 Recibir y verificar pago de facturas

Se reciben y verifican facturas de los servicios solicitados, solicitando ajustes necesarios para evitar posteriores devoluciones. Se gestionan los pagos según condiciones acordadas.

Asistente Administrativo

27 Elaborar y enviar reportes

Se generan dos reportes al final de cada evento. 1. Reporte con códigos

registrados para la activación del carné. Se realiza con base en el archivo consolidado después del evento. Se entrega a Servicios de Información (Seguridad).

2. Reporte de registro de entrega de carné en Banner. Se entrega a Sistemas de Información


1- Reporte para Seguridad y Servicios Básicos 2- Reporte para Sistemas de Información

6. DEFINICIONES

Access: Software que permite gestionar una base de datos.

Programa de Egresados – Uniandino siempre: Área que gestiona la relación con egresados

de toda la Universidad.

Salesforce CRM: Sistema para administrar interacciones entre empresa y cliente. Esta

aplicación permite almacenar y organizar información de los clientes, en este caso, de los

egresados, que facilita la gestión institucional de estas relaciones.

Oficina de Atención a Egresados: Lugar físico de prestación de servicios a egresados, ubicada

en el E CAI, piso 2.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)

PRO – 30-2-01-03 Apoyo a Eventos Institucionales - Seguridad

Norma de órdenes de pedido, solicitudes de

pedido y contratación y pago de facturas: https://gerenciacampus.uniandes.edu.co/Areas-funcionales/Gestion-de-compras-y-activos/Politicas-y-Reglamentos

PRO-01-5-02-01 Carnetización de egresados - Solicitud en evento
https://gerenciacampus.uniandes.edu.co/Areas-funcionales/Gestion-de-compras-y-activos/Politicas-y-Reglamentoshttps://gerenciacampus.uniandes.edu.co/Areas-funcionales/Gestion-de-compras-y-activos/Politicas-y-Reglamentoshttps://gerenciacampus.uniandes.edu.co/Areas-funcionales/Gestion-de-compras-y-activos/Politicas-y-Reglamentos

Carnetización de egresados PRO-01-5-02-01





Tabla de contenido

1. OBJETIVO .................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ..................................................................................................................................... 2

3. NORMATIVIDAD ......................................................................................................................... 2

3.1. Lineamientos ...................................................................................................................... 2

4. RESPONSABILIDADES .................................................................................................................. 3

4.1. Responsable del proceso .................................................................................................... 3

4.2. Responsabilidades .............................................................................................................. 3

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .......................................................... 3

4.3. Diagrama de flujo - Carnetización de egresados – Solicitud personal ............................. 3

4.4. Descripción de actividades - Carnetización de egresados– Solicitud personal ................ 3

4.5. Diagrama de flujo - Carnetización de egresados – Solicitud por página web.................. 5

4.6. Descripción de actividades – Carnetización de egresados – Solicitud por página web ... 5

4.7. Diagrama de flujo – Carnetización de egresados – Solicitud en eventos ......................... 7

4.8. Descripción de actividades - Carnetización de egresados– Solicitud en eventos ............ 7

6. DEFINICIONES ............................................................................................................................. 9

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................ 10

8. INDICADORES ............................................................................................................................ 10

9. RIESGOS .................................................................................................................................... 11

10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................. 11

11. APROBACIÓN ............................................................................................................................ 12






1. OBJETIVO

Prestar el servicio de carnetización a los egresados para que puedan acceder fácilmente al

campus a través de los molinetes, como todos los miembros de la comunidad uniandina.

2. ALCANCE

El proceso inicia con identificación de asistentes de la siguiente cohorte, con solicitud por parte

de los egresados, ya sea personal, por la página web o durante eventos; y concluye en el

momento en el que el egresado recibe el carné en físico.

3. NORMATIVIDAD

3.1. Lineamientos

Tiempos en Carnetización personal en ventanilla:

- Tiempo de atención personal promedio: 7 minutos por persona

Tiempos estimados para Carnetización por solicitud en página web:

- Tiempo para descargar Archivo de Solicitudes web: 5 días hábiles desde el día

de envío por parte del egresado

- Tiempo de impresión de carnés: 2 días hábiles a partir del envío de archivo a

validar por parte de Seguridad

- Tiempo de envío de paquetes a egresados: 3 días hábiles a partir del día de

recibo de los plásticos impresos por parte de Seguridad

- Tiempo total de proceso: 10 días hábiles

Tiempos en Carnetización en eventos:

- Tiempo de atención por persona: 4 minutos

Manual de estándares y calidad de datos en Banner y Manual de procedimientos

y políticas: Son la guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son

internos de Egresados y son publicados en el Share Point de la Vicerrectoría para

consulta de los funcionarios interesados cuando se requiera.

Estación de Carnetización: La máquina portátil de impresión de carnés, así como

los insumos tienen prioridad de uso para la Vicerrectoría de Desarrollo y Egresados.

Por acuerdo mutuo, se encuentran bajo la administración de la Jefatura de

Seguridad y Servicios Básicos.






4. RESPONSABILIDADES

4.1. Responsable del proceso

Jefe del Programa de Egresados Uniandino siempre.

4.2. Responsabilidades

Gestor Base de Datos:

Validar el proceso y llevar estadísticas del servicio.

Auxiliar de Egresados:

Para la carnetización por solicitud personal: Se registra directamente en Salesforce

generando un caso por egresado, adjuntando en cada uno los soportes

correspondientes de autorización de uso de datos y la fotografía.

Para la carnetización en eventos: Se presta el servicio individual de carnetización y se

realiza una sola carga en Salesforce de los soportes de autorización de uso de datos y

fotografías. En este caso es necesario archivar cada fotografía con el enlace del perfil

de cada egresado atendido, ya que no se crea un caso por egresado.

Para las solicitudes web: Consolidar la solicitud de carné y la carpeta de fotografías, y

enviar al responsable en el departamento de Seguridad para validación, impresión y

activación. Programar el envío de estos carnés y confirmar recibido

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

4.3. Diagrama de flujo - Carnetización de egresados – Solicitud personal

4.4. Descripción de actividades - Carnetización de egresados – Solicitud personal

ENTRADA Solicitud de carné personal en oficina de atención a egresados

PROVEEDOR Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado, especialización, maestría y/o doctorado

SALIDA Carné de egresado en físico

CLIENTE Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado, especialización, maestría y/o doctorado

PRO-01-5-02-01

CARNETIZACIÓN DE EGRESADOS PERSONAL NIVEL 3S

EG

UR

IDA

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ICO

SJE

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RES

AD

OS

PE

RS

ON

AS

EG

RE

SA

DA

S

3- Verificar tipo de solicitud

6- Generar caso en Salesforce

9- Registrar datos de carné y

tomar foto

7- Diligenciar formatos de

solicitud

8 - Registrar formato de

autorización de uso de datos

10- Archivar foto

11- Verificar acceso a servicios virtuales

¿Cuenta de correo

uniandes activa?

12- Reactivar cuenta

@uniandes

13- Imprimir y activar carné

14- Recibir carné

No

1- Solicitar el carné

personalmente

Primera vez o cambio

4- Registrar en Banner

Tipo de solicitud

Por reposición

Si

1- Formato de solicitud y entrega del carné2- Formato de autorización de datos

Carné

2- Verificar si tiene o no carné

¿Tiene carné? Si

5- Actualizar datos

No

Banner

Banner

CRM

CRM

Datacard

CRM

Banner

Portal de Egresados

Banner

Banner

Carné

DF - Carnetización de Egresados.vsd

Solicitud Personal

m.pena366

Archivo adjunto

PRO-01-5-02-01 Carnetización de egresados - Solicitud personal.pdf







1 Solicitar el carné personalmente

El egresado solicita carné personalmente en la oficina de atención a egresados.

Egresado

2 Verificar si tiene o

no carné

Verificar si el egresado tiene carné expedido anteriormente con base en el número de cédula, el código Uniandes o los nombres completos.

Auxiliar de Egresados

Banner

3 Verificar tipo de

solicitud

En caso de que en el sistema aparezca un registro del egresado con carné, se indaga qué tipo de solicitud es:

1. Cambio 2. Reposición


Banner

4 Registrar en

Banner

Se registra en Banner la solicitud si es por reposición, para llevar un control del número de plásticos entregados por egresado.


Banner

5 Actualizar datos

Se actualizan datos personales y datos laborales del egresado. Ingresar todos los datos según lo establecido en manual de estándares banner.


Banner

6 Generar caso en

Salesforce

Se registra en el sistema un caso de visita del egresado incluyendo el tipo de solicitud y su estado (‘en trámite’: cuando el carné se está generando pero aún no ha sido entregado, o ‘resuelto’: cuando el carné ya ha sido entregado al egresado). En este caso, al final del día, el estado de las solicitudes personales es ‘resuelto’.


Salesforce CRM

7 Diligenciar

formatos de solicitud

Se deben diligenciar dos formatos: 1. Solicitud y entrega de carne 2. Autorización de uso de

datos personales

Egresado

1- Formato de

solicitud

2- Formato de autorización de datos

8 Registrar formato de autorización de

uso de datos

Escanear formato de autorización de datos, cargarlo a salesfoce y archivar el documento físico.


Salesforce CRM

9 Registrar datos de carné y tomar foto

Se registran los datos del carné: nombre, cedula, grado (solo uno), año de grado. Y se toma y edita la foto para el software de la estación de carnetizazión.


Datacard

10 Archivar foto La foto se archiva con un número de serial en Salesforce, como un


Salesforce CRM






documento adjunto en el caso de visita del egresado.

11 Verificar acceso a servicios virtuales

Se verifican servicios: 1. El estado de la cuenta de

correo electrónico del egresado: activa o inactiva.

2. Los demás servicios de interés del egresado.


Banner y Portal de

Egresados

12 Reactivar cuenta

@uniandes

Se crea o reactiva la cuenta en el portal web de egresados. Al finalizar, se verifica la correcta activación con el acceso a servicios virtuales.


Banner y Portal de

Egresados

13 Imprimir y activar

carné

Se imprime del carné. Una vez impreso, el carné queda automáticamente activado.

Auxiliar Administrativo en departamento de

Seguridad

Datacard Carné

14 Recibir carné El egresado recibe en sus manos su carné físico. Egresado Carné

4.5. Diagrama de flujo - Carnetización de egresados– Solicitud por página web

4.6. Descripción de actividades – Carnetización de egresados – Solicitud por página web

ENTRADA Solicitud de carné de egresado a través de la página web

PROVEEDOR Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado, especialización, maestría y/o doctorado

SALIDA Carné de egresado en físico



1 Solicitar carné vía

web

El egresado envía la solicitud del carné a través de la página web de egresados Adicionalmente deben incluir la siguiente información:

Nombre completo

Cédula

Grado

Fotografía

Egresado Página web de

Egresados

PRO-01-5-02-01

CARNETIZACIÓN DE EGRESADOS POR SOLICITUD WEB NIVEL 3S

EG

UR

IDA

D Y

SE

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ICIO

S

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OS

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TURA

DE

EGR

ESA

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S

EG

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S

Gestión de envío de carnésVerificación solicitudes Generación del carné

8- Imprimir carnés activados

1- Solicitar carné vía web

Archivo de solicitudes

5- Estandarizar archivo de solicitudes

6- Archivar fotos7- Consolidar y enviar archivo

9- Recoger y confirmar número de

carnés impresos

¿Carnés completos?

10- Crear archivo de envío

Archivo de envío

11- Preparar el envío

12- Entregar sobres a

proveedor de envío

Si

No

18- Archivar carnés devueltos

16- Contactar a egresado y

verificar

14- Recibir carné

¿Egresado dio

respuesta?

No

13- Verificar estado de envíos

¿Hubo devoluciones

?

No

Si

Si

Carpeta de solicitudes en Excel y fotos

Carné

2- Descargar archivo de

solicitudes y fotos

3- Verificar si la información está completa en la

solicitud

¿Información completa y

fotos adecuadas?

Si

4- Contactar a Egresado

No

16- Recibir carnés devueltos

17- Remitir carnés devueltos

a Seguridad y Servicios Básicos

Si

Página web Egresados

Carné

19- Remitir al egresado a oficina de Seguridad

20- Entregar carné

Carné

Admin - página web Egresados

Egresado solicita su carné personalmente

Cada 5 días

Recepción de información pendiente

1

5 días hábiles

1


Solicitud por pg. web

m.pena366

Archivo adjunto

PRO-01-5-02-01 Carnetización de egresados - Solicitud por web.pdf






2 Descargar archivo

de solicitudes y fotos

Cada 5 días hábiles se descargan del sistema en Excel, todas las solicitudes reportadas y el archivo completo de fotos de los egresados del Sistema de Egresados Administrador.


Admin. – En la página web de

Egresados


3

Verificar si la información está

completa en la solicitud

Con base en el archivo de solicitudes, se debe verificar que los campos de solicitud estén completos y que la foto cumpla con el formato requerido (medidas, fondo blanco, foto de sólo la cara).



4 Contactar a

egresado

En caso de que haya información pendiente en la solicitud o de que la foto no cumpla con el formato requerido, se contacta al egresado por correo o por teléfono para que la envíe por correo directamente al Auxiliar de Egresados.


5 Estandarizar

archivo de solicitudes

El archivo de solicitudes debe ser estandarizado y ajustado a los formatos requeridos por el área de Seguridad y Servicios Básicos (Seguridad electrónica).


Archivo en Excel

estandarizado

6 Archivar fotos

Cada foto se archiva con un número de serial más el número de cédula en una carpeta para envío a Seguridad y Servicios Básicos (Seguridad electrónica).


7 Consolidar y enviar

archivo

Se genera una carpeta completa que incluya toda la información de las solicitudes más el archivo de las fotos. El nombre de la carpeta lleva la fecha de la semana en la que se descargó el archivo de solicitudes y se envía a un Auxiliar Administrativo del área de Seguridad y Servicios Básicos (Seguridad electrónica).


Carpeta de

solicitudes Excel y fotos

8 Imprimir carnés

activados

Hay dos opciones: - Se ordena la impresión del

carné desde la oficina de atención a egresados

- En un plazo máximo de 5 días, se imprimen los carnés activados.

Auxiliar Administrativo de

Seguridad y Servicios Básicos

(Seguridad electrónica)

Datacard Carnés

9 Recoger y

confirmar número de carnés impresos

Recoger los carnés impresos entregados por el Auxiliar Administrativo de Seguridad y Servicios Básicos (Seguridad electrónica), y verificar que el







número de solicitudes entregadas coincida con el número de carnés impresos recibidos.

10 Crear archivo de

envío

Se crea una base de datos con toda la información referente a los carnés que serán enviados por correo físico.


Archivo de envío

11 Preparar el envío Se prepara cada sobre de envío con un folleto de egresados, el carné, y/o portacarné.


12 Entregar sobres a

proveedor de envío

Entregar al proveedor encargado de ejecutar el envío.


13 Verificar estado de

envíos

Se debe verificar 5 días hábiles después si los envíos sí ocurrieron y si hubo alguna devolución.


14 Recibir el carné Se recibe el sobre en la dirección de envío.

Egresado Carné

15 Recibir carnés

devueltos

En caso de que haya carnés devueltos, el proveedor de envíos se lo entrega al Auxiliar de Egresados.


16 Contactar a egresado y

verificar

Se debe contactar a los egresados con los que hubo devolución, para determinar qué sucedió y cómo proceder.


17

Remitir carnés devueltos a Seguridad y

Servicios Básicos

Se envían los carnés devueltos a un Auxiliar Administrativo de Seguridad y Servicios Básicos (Seguridad electrónica).


18 Archivar carnés

devueltos

Se deben archivar todos los carnés devueltos y hasta que el egresado solicite su carné personalmente.

Auxiliar Administrativo

19

Remitir al egresado a la

oficina de Seguridad

Se remite al egresado a la oficina de Seguridad para que recoja su carné.


20 Entregar carné Se le entrega el carné impreso al egresado.

Auxiliar Administrativo

Carné

4.7. Diagrama de flujo - Carnetización de egresados– Solicitud en eventos

4.8. Descripción de actividades – Carnetización de egresados – Solicitud en eventos

PRO-01-5-02-01

CARNETIZACIÓN DE EGRESADOS– SOLICITUD EN EVENTOS NIVEL 3JE

FATU

RA D

E EG

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ON

AS

EG

RE

SA

DA

SE

GR

ES

AD

OS

Gestión post eventoPreparación previa al evento Carnetización durante el evento

6- Verificar tipo de solicitud

9- Registrar datos y tomar

foto

8- Diligenciar formatos de solicitud de

servicios

10- Archivar foto

11- Generar el carné

13- Recibir carné5- Solicitar carné

en evento

¿Carné por reposicón?

No

7- Registrar en BannerSi

Formatos

4- Notificar necesidad de estación de

carnetización

12- Entregar carné

15- Generar y enviar reporte

reportes

1- Reporte para Seguridad y Servicios Básicos2- Reporte para Gestor de sistemas de Información

Carné

1- Solicitar lista de asistentes al

evento

2- Validar datos de asistentes y actualizar lista

Lista de uniandinos inscritos consolidada

3- Cargar listas en computadores

del evento

14- Consolidar archivos de fotos y códigos badge

Lista de asistentes

Banner

Carné

Recepción lista de invitados

Día del evento

Después del evento


Solicitud en eventos

m.pena366

Archivo adjunto

PRO-01-5-02-01 Carnetización de egresapos - Solicitud en eventos.pdf






ENTRADA Evento en el que se ofrece servicio de carnetización a egresados

PROVEEDOR Dirección de Admisiones y Registro, Unidad Académica o Administrativa de la Universidad o Asociación de Egresados o Egresados, o externo

SALIDA Carné de egresado en físico y Reportes



1 Solicitar lista de

asistentes al evento

Se solicita al responsable la lista de los inscritos al evento.


Lista de

asistentes

2 Validar datos de

asistentes y actualizar lista

Se valida si los asistentes son empleados de la Universidad, estudiantes o egresados de otro programa. Allí se identifica egresados a atender.


Lista de uniandinos

inscritos consolidada

3 Cargar listas en

computadores del evento

A todos los computadores que serán usados para el proceso de carnetización en el evento se les carga la lista de uniandinos inscritos consolidada.


4

Notificar necesidad de estación de

carnetización

Se notifica a Seguridad que se requiere la estación de carnetización con los insumos necesarios (plásticos con serial y cinta de impresión).


5 Solicitar carné en

evento

Los egresados hacen efectiva la solicitud del carné en el punto de carnetización del evento.

Egresado

6 Verificar tipo de

solicitud

Se verifica el estado del egresado en Banner: Primera vez, cambio o reposición.


Banner

7 Registrar en

Banner

Las solicitudes por reposición son registradas en Banner para llevar un control.


Banner

8

Diligenciar formatos de solicitud de

servicios

Diligenciar el formato de solicitud de servicios para egresados que incluye autorización de uso de datos personales

Egresado Formatos

9 Registrar datos y

tomar foto

Se registran los datos del carné: nombre, cedula, grado (solo uno, el egresado elige), año de grado y se toma y edita la foto.

Auxiliar de Egresados/ Auxiliar

de Labores Ocasionales

Datacard

10 Archivar foto La foto se archiva con el número de cédula del egresado en la carpeta creada para el evento.

Auxiliar de Egresados/ Auxiliar

de Labores Ocasionales






11 Generar el carné

Se imprime el carné y se registra el código badge del carné en archivo en la carpeta creada para el evento.


Carné

12 Entregar carné Se entrega el carné en físico al egresado.


13 Recibir carné El egresado recibe su carné en físico en su mano.

Egresado Carné

14 Consolidar

archivos de fotos y códigos badge

Se consolidan todas las fotos y todos los códigos badge generados en el evento, en un solo archivo. Si se usan varios equipos, se consolida la información de la carpeta creada para el evento.


15 Generar y enviar

reportes

Se generan dos reportes al final de cada evento: 1. Reporte con códigos badge

registrados para la activación de cada carné. Se entrega al Auxiliar de Seguridad con el archivo de fotos.

2. Reporte de registro de entrega de carné en Banner. Se le entrega a gestor de sistemas de información: códigos, cédulas, número de categoría para cargar archivo en Banner, fecha y nombre del evento).


1 – Reporte para Seguridad y

Servicios Básicos 2- Reporte para

Sistemas de Información

6. DEFINICIONES

Datacard: Software de carnetización que permite la gestión de bases de datos, el diseño y la

impresión en tarjetas plásticas y debe estar instalado en los computadores que interactúan

con la impresión.

Formato de autorización de uso de datos: Formato a través del cual cada egresado autorizan

a la Universidad para utilizar sus datos personales en el desarrollo de las funciones propias de

la Universidad. Hay uno por egresado.

Formato de solicitud y entrega del carné: Formato utilizado para la entrega física del carné.

Es una autorización para que Seguridad y Servicios Básicos haga efectiva la entrega del carné

y quede soporte de recibido por parte del egresado, cuando no lo imprime la unidad de

Egresados.






Formato de servicios para egresados: Formato en el que el egresado registra servicios

solicitados y que unifica la información por diligenciar tanto en la solicitud y entrega del carné,

como la autorización de uso de datos personales.

Salesforce CRM: Sistema para administrar interacciones entre empresa y cliente. Esta

aplicación permite almacenar y organizar información de los clientes, en este caso, de los

egresados, que facilita la gestión institucional de estas relaciones.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

8. INDICADORES

FIC

HA

DE

L IN

DIC

AD

OR

NÚMERO DE CARNÉS DE EGRESADOS ACTIVOS

Código del indicador IND-01-5-02-011

Responsable del

indicador Gestor de Bases de Datos

Objetivo Hacer seguimiento para mejora continua del proceso

Método de Medición

Extraer de las fuentes de datos, información referente a egresados con

carné activos, y egresados totales de la Universidad

Consolidar la información sobre la cantidad de egresados carnetizados

y total de egresados de la Universidad

Calcular indicador

Unidad de Medida %

Fórmula número de egresados carnetizados/número total de egresados

Variables Número de egresados carnetizados: número total de egresados con

carné activo

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)

No aplica.

Formato de autorización de datos

Formato de solicitud

Formato de acta de entrega del carné

Manual de estándares y calidad de datos en Banner

Manual de procedimientos y políticas

Auto

Autorización – consentimiento expreso

La Universidad de los Andes como institución que almacena, y recolecta datos personales requiere obtener su autorización para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, permita a todas las dependencias académicas y/o administrativas, recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo con que cuenta la Universidad. Esta información es, y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condición de institución de educación superior, de forma directa o a través de terceros, a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito a la cuenta de correo electrónico dispuesta para tal efecto: [email protected]

Para conocer en más detalle visite: http://www.uniandes.edu.co/datospersonales

* ¿Nos autoriza de manera expresa a que sus datos personales sen registrados en la base de datos institucional de la Universidad de los Andes?

Sí. Autorizo que mis datos personales aquí diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de "Autorización – consentimiento expreso".

No autorizo que mis datos personales aquí diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de "Autorización – consentimiento expreso".

NOMBRE COMPLETO:__________________________________________________________________________________________________

CC:_____________________________________________DE:_____________________________________

FIRMA:______________________________________________________________________________________

FECHA:MM_______DD_______AA________







NOMBRE COMPLETO:__________________________________________________________________________________________________

CC:_____________________________________________DE:_____________________________________

FIRMA:______________________________________________________________________________________

FECHA:MM_______DD_______AA________

m.pena366

Archivo adjunto

Formato de autorización de datos.xlsx

Ingreso

Fecha Diligenciamiento

DDMMAAAA

SERVICIOS PARA EGRESADOS

Por favor, lea y firme al respaldo, luego diligencie esta solicitud.

Datos de Identificación

Tipo de identificacion: No. De Documento:

Nombres: Apellidos:

Título otorgado: Año de Grado:

Correo electrónico: Celular: Teléfono:

Motivo de la visita

Concierto / Teatro / CulturalConferencia/ Foro/ SeminarioEncuentro con profesor / amigoBibliotecaCentro DeportivoTour por el Campus

Otro, ¿Cuál?

Servicios de interés

Carné de EgresadoBiblioteca y bases de datosEmpleo (Buscar u ofrecer)

Usuario y Contraseña @uniandesCentro DeportivoOtro

Información académicaDirectorio en línea egresadosCuál ___________________________

Será contactado máximo 15 días hábiles después de la fecha de diligenciamiento de este formato.

Fecha Diligenciamiento

DDMMAAAA

SERVICIOS PARA EGRESADOS

Por favor, lea y firme al respaldo, luego diligencie esta solicitud.

Datos de Identificación

Tipo de identificacion: No. De Documento:

Nombres: Apellidos:


Correo electrónico: Celular: Teléfono:

Motivo de la visita

Concierto / Teatro / CulturalConferencia/ Foro/ SeminarioEncuentro con profesor / amigoBibliotecaCentro DeportivoTour por el Campus

Otro, ¿Cuál?

Servicios de interés

Carné de EgresadoBiblioteca y bases de datosEmpleo (Buscar u ofrecer)

Usuario y Contraseña @uniandesCentro DeportivoOtro

Información académicaDirectorio en línea egresadosCuál ___________________________

Será contactado máximo 15 días hábiles después de la fecha de diligenciamiento de este formato.

Auto







NOMBRE COMPLETO:__________________________________________________________________________________________________

CC:_____________________________________________DE:_____________________________________

FIRMA:______________________________________________________________________________________

FECHA:DD_______MM_______AA________




* ¿Nos autoriza de manera expresa a que sus datos personales sean registrados en la base de datos institucional de la Universidad de los Andes?



NOMBRE COMPLETO:__________________________________________________________________________________________________

CC:_____________________________________________DE:_____________________________________

FIRMA:______________________________________________________________________________________

FECHA:DD_______MM_______AA________

m.pena366

Archivo adjunto

Formato de solicitud.xlsx

Acta

DDMMAAAA

ACTA DE ENTREGA CARNÉ DE EGRESADO

NOTAS:

MOTIVOX1)El carné de egresado se emite por primera vez sin ningún costo para el egresado.

1. Primera vez (Carné)2)Tipo de Identificación: Cedula de Ciudadanía (C.C) Cedula de Extranjería (C.E), Pasaporte

2. Cambio3)El carné de egresado se cambiará por errores de impresión. Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carné haga la devolución.

3. Reposición4)Si el carné de egresado se requiere reponer por pérdida o cambio de nombres, apellidos o títulos y año de grado preferido, el egresado deberá cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a través de cualquier Sucursal de Bancolombia o a través del portal de Egresados de la Universidad

Información del Carné:

Tipo de identificación: No. De Documento:

Nombres: Apellidos:


Autorizado por:Entregado por:Recibido po:

______________________________________________________________________________________________________CC:

El carné de egresado se entrega en el Ed. Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 8:30 am a 12:30 pm y de 2:00 pm a 5:30 pm

DDMMAAAA

ACTA DE ENTREGA CARNÉ DE EGRESADO

NOTAS:

MOTIVOX1)El carné de egresado se emite por primera vez sin ningún costo para el egresado.

1. Primera vez (Carné)2)Tipo de Identificación: Cedula de Ciudadanía (C.C) Cedula de Extranjería (C.E), Pasaporte

2. Cambio3)El carné de egresado se cambiará por errores de impresión. Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carné haga la devolución.

3. Reposición4)Si el carné de egresado se requiere reponer por pérdida o cambio de nombres, apellidos o títulos y año de grado preferido, el egresado deberá cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a través de cualquier Sucursal de Bancolombia o a través del portal de Egresados de la Universidad

Información del Carné:

Tipo de identificación: No. De Documento:

Nombres: Apellidos:


Autorizado por:Entregado por:Recibido po:

______________________________________________________________________________________________________CC:

El carné de egresado se entrega en el Ed. Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 8:30 am a 12:30 pm y de 2:00 pm a 5:30 pm

m.pena366

Archivo adjunto

Formato de acta de entrega del carné.xlsx

2011

Dirección de Desarrollo Dirección de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

Manual de Estándares y Calidad de Datos en el Sistema Banner

b

Universidad de los Andes Estándares

Dirección de Desarrollo – Dirección de Admisiones y Registro

Página b

TABLA DE CONTENIDO

Introducción .............................................................................................................. e

I. CLÚSTER 1-Datos básicos de personas ............................................................... 1

1 Nombre ............................................................................................................. 1

1.1 Estándar - Nombre .............................................................................................. 1

1.2 Caracteres prohibidos ......................................................................................... 3

1.3 Procedimientos de referencia ............................................................................. 3

1.4 Control de actualizaciones .................................................................................. 3

2 Número de identificación ................................................................................... 4

2.1 Estándar - Número de identificación ................................................................... 4




3 Fecha de nacimiento .......................................................................................... 6

3.1 Estándar - Fecha de nacimiento .......................................................................... 6




4 Código ............................................................................................................... 8

4.1 Estándar - Código ................................................................................................ 8




II. CLÚSTER 2 - Datos de contacto ........................................................................ 10

1 Dirección ......................................................................................................... 10

1.1 Estándar - Dirección .......................................................................................... 101.1.1 Tipos de dirección .............................................................................................................. 101.1.2 Estándar dirección ............................................................................................................. 111.1.3 Manejo de tripletas de ciudad, estado y país .................................................................... 12

1.2 Caracteres prohibidos ....................................................................................... 12

c



Página c

1.3 Procedimientos de referencia ........................................................................... 13

1.4 Control de actualizaciones ................................................................................ 13

2 Teléfono .......................................................................................................... 14

2.1 Estándar ........................................................................................................... 14




3 Dirección de Correo electrónico ....................................................................... 16

3.1 Estándar ........................................................................................................... 163.1.1 Tipos ................................................................................................................................... 163.1.2 Estándar ............................................................................................................................. 17




Lista de referencia ...................................................................................................... i

Índices y apéndices ................................................................................................... iv

Glosario ..................................................................................................................... v

Anexos ...................................................................................................................... vi

d



Página d

LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Responsables de los datos .............................................................................................. eTabla 2. Políticas sobre los responsables del dato ........................................................................ fTabla 3. Caracteres especiales y violaciones ................................................................................ 2Tabla 4. Caracteres prohibidos ..................................................................................................... 3Tabla 5. Violaciones y excepciones ............................................................................................... 5Tabla 6. Casos especiales y violaciones ........................................................................................ 6Tabla 7. Tipos de dirección ......................................................................................................... 11Tabla 8. Tipos de correo electrónico .......................................................................................... 16Tabla 9. Caracteres prohibidos en la dirección de correo electrónico ....................................... 18Tabla 10. Convenciones para direcciones – D.I.A.N ..................................................................... vi

e



Página e

Introducción

Banner es el sistema institucional de registro académico y de estudiantes, egresados y donaciones, administrado por la Dirección de Admisiones y Registro y la Dirección de Desarrollo. Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estándares y buenas prácticas en el manejo de la información que éste alberga, por tal motivo este documento contiene los estándares definidos conjuntamente por la Dirección de Desarrollo y la Dirección de Registro y Admisiones. Para la presentación de la información han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorización por importancia, urgencia y utilización en varias dependencias de la Universidad de los Andes. Cada clúster contiene el nombre con el que se identifica, una breve definición, el estándar que fue aprobado con su correspondiente explicación, de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son: fecha de elaboración, fecha de aprobación, miembros que aprobaron, fecha de entrada en vigencia, fecha de divulgación, fecha de última modificación y motivo de última modificación. El Comité Coordinador fue conformado entre miembros de la Dirección de Desarrollo y la Dirección de Admisiones y Registro para desarrollar los estándares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la información en el sistema Banner. Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner así como conceder privilegios a otros para ver, ingresar, actualizar y generar reportes desde Banner. Sobre este aspecto, la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente política general: Tabla 1. Responsables de los datos

Área de responsabilidad Protector Módulo de estudiantes Dirección de Admisiones y Registro Módulo de advancement Dirección de Desarrollo

f



Página f

Tabla 2. Políticas sobre los responsables del dato

La información académica de cualquier persona registrada en Banner siempre será responsabilidad de la Dirección de Admisiones y Registro. Serán de responsabilidad compartida (podrá ser modificada tanto por la Dirección de Admisiones y Registro como por la Dirección de Desarrollo) los datos básicos (fecha de nacimiento, estado civil, estado biológico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones, teléfonos y correo electrónico) de cualquier persona registrada en Banner. Los datos de nombre y número de identificación son en cualquiero caso responsabilidad de A&R. Adicionalmente, sobre los datos básicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni número de identificación), se define:

Si la PERSONA u organización… …entonces…

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la información de esa persona (“responsable del pidm1

No tiene vínculo activo como estudiante o ha tenido un vínculo como estudiante, pero tiene alguna categoría de donante

”) es la Dirección de Admisiones y Registro.

la unidad responsable del pidm es la Dirección de Desarrollo.

No está en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Dirección de Admisiones y Registro.

Al final del documento están las fuentes de información utilizadas en las que se encuentran normas jurídicas, enlaces de interés y documentos de referencia. Como documentos complementarios, existen documento de políticas y procedimientos, y el manual de procedimiento de actualización de datos comunes en Banner, junto con otros materiales de apoyo que serán citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia. Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podrá ser reportada a:

Dirección de Desarrollo Servicios de Desarrollo [email protected]

Dirección de Admisiones y Registro [email protected]

1 PIDM es el identificador interno único de cada persona en Banner

1



Página 1

I.CLÚSTER 1-Datos básicos de personas

Para el registro de aspirantes, estudiantes, profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relación académica con la Universidad de los Andes, debe contar con la totalidad de los datos del clúster 1 para su registro en el sistema.

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o más de los siguientes: estudiante,

empleado, egresado, padres de familia, docente y/o donante. En general es cualquier individuo, no empresa, que tiene un ID de Banner.

1.1 Estándar - Nombre

TIPO DESCRIPCIÓN ESTÁNDAR DESCRIPCIÓN USO

A (registraduría)

Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduría Nacional del Estado Civil de Colombia. Éste debe ir en mayúsculas, sin tildes, ni caracteres especiales, únicamente se admite la “Ñ”, “-” y la “Ü” como carácter especial. Este no se puede modificar, porque es validado con la registraduría.

• Identificación en la universidad. • Cartas • Comunicados • Lista de alumnos para los profesores • Lista de graduandos • Obligatorio para la creación de la cuenta

de correo Uniandes. • Diploma

B (diploma) Este nombre se registra en mayúscula, minúscula, tildes y caracteres especiales. • Diploma • Carnet

2



Página 2

SIN TIPO DESCRIPCIÓN ESTÁNDAR DESCRIPCIÓN USO

A Este corresponde al nombre en mayúsculas, sin tildes, ni caracteres especiales, únicamente se admite la “Ñ”, “-” y la “Ü” como caracteres especiales.

Así quedarán los registros de nombre históricos o de personas creadas en Banner que aún no hayan sido validados con la Registraduría.

B

Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado. Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros).

• Comunicaciones masivas. E-marketing • Con información de padres se cruza

información, ya que es un dato asociado al estudiante.

• CRM (integrado con Banner). • Sistema de egresados.

Tabla 3. Caracteres especiales y violaciones TEMA QUÉ HACER QUÉ NO HACER

Caracteres especiales

Utilizar la puntuación y tildes acorde con las normas especificadas en la gramática española. “Ñ”, “-” y “Ü” son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos.

Utilizar caracteres especiales como los que están en la Tabla 4

Espaciado de los nombres

Siempre se considerará como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio. De allí en adelante, será registrado lo demás como segundo nombre.

Registrar más de un nombre como primer nombre. Omitir parte del segundo nombre.

Violaciones Los tipos de nombre sólo pueden ser modificados con la aprobación del responsable del PIDM.

Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacón del responsable del PIDM, ésto por razones de integridad del dato.

CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por más de dos palabras, se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto. Ejemplo: María del Pilar, Primer nombre “María”, segundo nombre “del Pilar”.

3



Página 3

1.2 Caracteres prohibidos Tabla 4. Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes:

1. No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre. 2. No se admiten dos o más espacios seguidos entre palabras. 3. No se admiten los siguientes caracteres: Á, É, Í, Ó, Ú, À, È, Ì, Ò, Ù, Ä, Ë, Ï, Ö, y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal, tilde invertida y diéresis. 4. No se admite el número 0 en los nombres; se reemplaza por la letra O 5. No se admiten los caracteres: “ ´ ”, “ ` ”, “ * ”, “ . “, “ , ”, “ ; “, “ _ “, “ --“

,!”#$%&/()=?¡¿

Aacute; Á----- Agrave; À, Eacute; É----- Egrave; È, Iacute; Í----- Igrave; Ì, Oacute; Ó----- Ograve; Ò, Uacute; Ú----- Ugrave; Ù, aacute; á----- agrave; à, eacute; é----- egrave; è, iacute; í----- igrave; ì, oacute; ó----- ograve; ò, uacute; ú----- ugrave; ù, Uuml; Ü----- , N tilde; Ñ----- ntilde; ñ Sólo caracteres alfanuméricos deben ser utilizados en el sistema. Existen símbolos reservados

para uso del sistema, tales como el signo de número (#), el signo de porcentaje (%), un asterisco (*), entre otros, que no se deben utilizar.

1.3 Procedimientos de referencia El procedimiento y políticas alrededor del ingreso y modificación del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento.

1.4 Control de actualizaciones Fecha de elaboración Octubre de 2010 Fecha de Aprobación Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Mónica Ivonne Mejía Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Arévalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Dirección de AyR Dirección de AyR Dirección de AyR Dirección de Desarrollo Dirección de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgación Fecha de última modificación Motivo de última modificación

4



Página 4

2 Número de identificación

Es un número único asociado con una persona para permitir su identificación civil y legal en

Colombia. Es utilizado frecuentemente como un criterio de búsqueda de personas en el sistema.

2.1 Estándar - Número de identificación


C (Cédula de Ciudadanía) Para las cédulas de extranjería emitidas

después del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial “E” acompañada de los seis dígitos correspondientes.

Para los demás tipos de documento se registrará el número completo del documento, incluyendo letras y números en los casos que se presenten. Para la creación de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educación continuada) el número de identificacipón es un campo obligatorio.

DIRECCIÓN DE ADMISIONES Y REGISTRO • Reportes, cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado. • Verificación de duplicados, para la unificación de PIDMS • Obligatorio para la creación de la cuenta de correo Uniandes. • Para los reportes de extranjeros que se envían al DAS y que sirven para el control de las visas. • Identificación en la universidad. • Lista de graduandos. • Diplomas • Reportes al Ministerio de Eduación DIRECCIÓN DE DESARROLLO • Elaboración de carnés para egresados • Identificación de Donantes • CRM

E (Cédula de Extranjería)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

5



Página 5

Tabla 5. Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIÓN

Violaciones

Crear aspirantes, estudiantes o profesores sin contar con el número de identificación. Cambiar un tipo o número de identificación por razones de integridad del dato. Los tipos y números de identidad sólo pueden ser modificados con la aprobación del responsable del PIDM. Registrar números de identificación sin asociar el tipo de documento.

Excepciones (Únicamente para

Dirección de Desarrollo)

Cuando no se dispone del número de identificación de donantes, prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Dirección de Desarrollo el campo del documento de identidad quedará en blanco y sin tipo.

2.2 Caracteres prohibidos El número de identificación debe ir sin espacios, guiones, puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4, tan sólo ingresar números y/o letras como es en el caso de la cédula de extranjería y el pasaporte.

2.3 Procedimientos de referencia El procedimiento y políticas para ingresar y modificar el dato de Número de identificación se

encuentra en el manual de procedimiento.






6



Página 6

3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona.

3.1 Estándar - Fecha de nacimiento


Fecha

DD-MM-YYYY Donde:

DD: Día en número (Dos dígitos)

MM: Mes en número (Dos dígitos)

YYYY: Año en número (Cuatro dígitos)

• Verificación de duplicados, para la unificación de PIDMS (parte de la coincidencia) • Para completitud del dato TI en Banner 7 • Opcional para la creación de la cuenta de correo Uniandes: actualmente no verifica este dato •Datos estadísticos (edad de los egresados, primíparos, demográficos ) • Para determinar la edad porque es un dato calculado • Para reportes al Ministerio de Educación DD • Mercadeo (Ejemplo: mensajes de cumpleaños a miembros de la Comunidad Uniandes) • Activación de cuenta de egresados (Dato de validación) • Obtener datos demográficos.

Para aspirantes, estudiantes u otro tipo de persona que tenga un vínculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento. Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son única y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Dirección de Desarrollo.

Tabla 6. Casos especiales y violaciones

CASO QUÉ HACER QUÉ NO HACER

Cuando no se tiene el año de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el año de nacimiento colocar el año 1900

No asignar el primer día del mes, ni el primer día del primer mes del año.

Cuando no se tiene algún otro dato aparte del año

No se registra a menos que se consiga el dato adicional.

No asignar el primer día del mes, ni el primer día del primer mes del año.

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema. Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero.

7



Página 7

3.2 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento sólo se admiten números y guiones, por lo cual los demás caracteres

son considerados como prohibidos. Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4.

3.3 Procedimientos de referencia El procedimiento y políticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento.






8



Página 8

4 Código

Es el número de identificación que tienen estudiantes, profesores, egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes.

4.1 Estándar - Código


Código

Se compone de (9) nueve -dígitos-

YYYYXXXXX, donde YYYY es el año de primer ingreso (o creación, en el caso de los donante) y XXXXX un número consecutivo asignado por el sistema.

Con este nuevo estándar el código ya no tiene la misma interpretación de antes donde el quinto dígito correspondía al semestre.

Las personas que sean exclusivamente docentes, el correspondiente código será el número de identificación. Para los que tengan cédula de extranjería o pasaporte es permitido el uso de letras.

• Carné • Generación de cuentas • Biblioteca (préstamos) • Generar lista de estudiantes (listas de clase) • En peoplesoft para la generación de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el código). • Consultan código para devoluciones • Becas • Historial académico para beneficios económicos • Como identificación alterna. • Para certificados de matrícula. • Certificados de estudios

4.2 Caracteres prohibidos Tabla 4

4.3 Procedimientos de referencia El procedimiento y políticas para ingresar el dato de Código se encuentra en el manual de

procedimiento.

9



Página 9






10



Página 10

II. CLÚSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes, estudiantes, profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relación académica con la Universidad de los Andes, debe contar con la totalidad de los datos del clúster 2 para su registro en el sistema.

1 Dirección

Es un dato relacionado con la ubicación geográfica de una persona o institución. Ésta debe

estar compuesta de tipo, dirección, ciudad, departamento, país y código postal. Tiene relación directa con el número de teléfono fijo (en caso de existir).

1.1 Estándar - Dirección

1.1.1 Tipos de dirección Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores académicas,

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad. En la mayoría de los casos hay una asociación entre el tipo de dirección y de teléfono.

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones.

11



Página 11

Tabla 7. Tipos de dirección TIPO Descripción Explicación Usos

RE Residencia Es la dirección principal del individuo Cartas de Admisiones, cartas de no matriculados, suspendidos y demás comunicaciones. Dirección de Desarrollo • Envío de correspondencia en físico. • Georreferenciación

TR Trabajo Dirección de correo correspondiente al trabajo, sólo si este trabaja MD Madre Dirección de la

gestión de eventos para egresados - uniandes · 5.1. diagrama de flujo - gestión de eventos para...

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