SUBSISTEMA I: Control Estratégico

Este subsistema busca la creación de una cultura organizacional fundamentada en el control a los procesos de direccionamiento estratégico, administrativos y operativos.

Versión: 3

Fecha: 05-11

AMBIENTE DE CONTROL

Otorga una conciencia de control, influyendo de manera profunda en la planificación, la

gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento,

con base en el marco legal

Acuerdos, Compromisos o

Protocolos Éticos Estilo de Dirección

• Compromiso o Protocolo Ético

• Decálogo de Valores

Desarrollo del Talento Humano

•Manual de Funciones y competencias laborales

• Plan institucional de formación y Capacitación•Programas de inducción•Programa de re inducción•Programa de bienestar •Plan de incentivos•Selección meritocratica de cargos directivos•Sistema de evaluación de desempeño•Acuerdos de gestión

• Acta de Compromiso• Adopción del SGC,SCI,SDA• Comité Coordinador y Operativo de Sistemas de Gestión y Control• Niveles de Responsabilidad

Permite

concon

con

Mediante

Versión: 3

Fecha: 05-11

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Define la ruta organizacional que

debe seguir la entidad para lograr sus

objetivos misionales

Planes y Programas

Estructura Organizacional

•Plan de Desarrollo•Política de Calidad y S

alud Ocupacional•Proyectos•Planes de Acción•Misión, Visión, •Objetivos de Calidad

Modelo de Operación por

Procesos

•Manual de Operaciones y Calidad

•Mapa de Procesos•Caracterización•Manual de Procedimientos

• Estructura Interna• organigramas• Planta de Personal•Matriz de perfiles par

a Funcionarios

Permite

concon con

Mediante

Versión: 3

Fecha: 05-11

Evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos

como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos o los eventos positivos para identificar

oportunidades de mejora.

Contexto Estratégico

Identificación De Riesgos

Valoración de Riesgos

Políticas de Administración

de Riesgos

ANÁLISIS DE RIESGOS

Instructivo Mapa de RiesgosMapa de Riesgos

Política de Riesgo Mapa de Riesgos por procesoMapa de riesgos institucional

con concon con con

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

Permite

Mediante

Versión: 3

Fecha: 05-11

SUBSISTEMA II: Control de Gestión

Este subsistema busca asegura el control a la ejecución de los procesos y/o desarrollo de las operaciones para que estos permitan el cumplimiento de la misión.

Versión: 3

Fecha: 05-11

Actividades de Control

Control de Gestión

A través de

Información Comunicación Publica

Versión: 3

Fecha: 05-11

Garantizar el control en el desarrollo de

las actividades

Políticas de Operación

Procedimientos Controles Indicadores

Manual de Operaciones

Permite

Caracterización de los Procesos

en

Manual de Operaciones y Calidad

Manual de Procedimientos

Manual de Procedimientos

Instructivo Mapa de Riesgos

Mapa de Riesgos

Plan de Desarrollo, Objetivos de Calidad

Mapa de Riesgos

en

SISGESTION

Comité por proceso

Boletín Informativo

Correo Electrónico, etc.

con en en

Mediante

ACTIVIDADES DE CONTROL

Versión: 3

Fecha: 05-11

Garantizar el adecuado manejo y procesamiento de la

información en la entidad

Información Primaria

Información Secundaria

Sistema de Información

Permite

•Procedimiento de PQRSR•Encuesta de satisfacción del cliente externo

•Manual de comunicación, participación y consulta

•Matriz sistemas de información

•Plan de comunicaciones•Caracterización de procesos•Listado maestro de documentos y normograma externo

•Encuentros comunitarios

•Información producida al interior de la entidad•Tabla de retención docu

mental•Listado Maestro de Docu

mentos y Normograma Interno

•SEVENET•Manuales de Procedimientos•Encuesta Cliente Interno

•Información sistematizada y actualizada referente a recursos físicos, tecnológicos, humanos y financieros (Uso de Tecnología en el manejo de la información:•Saabic, SIIF, SEIS, Visio, Web, SEVENET). •Matriz de sistemas de información

conenen

Mediante

INFORMACION

Versión: 3

Fecha: 05-11

Garantizar el adecuado funcionamiento de las

relaciones ente los grupos de interés

interno y externo con la entidad

Comunicación Organizacional

Comunicación Informativa

Medios de Comunicación

Permite

Difusión de las políticas y la información generada.

• Política de Comunicación e Información. Adoptada mediante Decreto 863 de 2008

• Manual de Comunicación Publica

Difusión de la información de la entidad sobre su

funcionamiento, gestión y resultado.

•Política de Comunicación e Información

•Rendición de cuentas•Registro de proyectos en el banco de programas y proyectos•Consejos de gobiernos•Tramites y servicios publicados en el PEC

Herramientas para la difusión.

Pagina Web, Periódico, Emisora, Plan de Medios para City Marketing, Kiosco digital, Servicio al cliente, informes contraloria

con

Mediante

COMUNICACIÓN PUBLICA

con con

Versión: 3

Fecha: 05-11

SUBSISTEMA III: Control de Evaluación Este subsistema desarrolla mecanismos de medición, evaluación y verificación, necesarios para determinar la eficiencia, eficacia y efectiva del SGC y SCI.

Versión: 3

Fecha: 05-11

Autoevaluación

Control de Evaluación

A través de

Evaluación Independiente

Planes de Mejoramiento

Versión: 3

Fecha: 05-11

Medir la efectividad de los controles y

los resultados de la gestión en tiempo

real

Autoevaluación de Control

Autoevaluación de Gestión

Permite

Revisión por la DirecciónSensibilizaciones

MECI-CalidadEncuestas de autoevaluacion del control

encon

Mediante

AUTOEVALUACION

Versión: 3

Fecha: 05-11

Garantizar el examen autónomo y objetivo del SGC.

SCI, la gestión y resultados

corporativos

Evaluación Independiente al SIC

Auditorias Internas

Permite

•Informe Anual•Instructivo para el diligen

ciamiento del formato de evaluación de gestión por dependencias

•Manual de monitoreo a mapa de riesgos

en

Mediante

EVALUACION INDEPENDIENTE

•Procedimiento Auditorias Internas•Plan de Auditoria

con

Versión: 3

Fecha: 05-11

Generar acciones de Mejoramiento

Institucional Procesos Individuales

Permite

•Manual Planes de Mejoramiento•Formato Plan de mejoramiento Institucional y por Proceso (Control Interno, Organismos de Control, SGC) •Evaluación independiente al sistema de control interno•Auditoria interna al Sistema de Control Interno•Informe autoevaluacion del control•Informe autoevaluacion de la gestión

Mediante

Planes de Mejoramiento

con•Evaluación de Desempeño o acuerdo de gestión•Evaluación independiente al sistema de control interno•Autoevaluacion del control y gestion•Informe de auditoria interna

con con

Versión: 3

Fecha: 05-11