fundamentos en administración
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Proyecto para el Hospital San Juan De Dios, sobre los equipos de imagenologíaTRANSCRIPT
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUDPROGRAMA DE MEDICINA
FUNDAMENTOS EN ADMINISTRACIÓNARMENIA, JUNIO DE 2013
REPOSICIÓN DE TODA LA TECNOLOGÍA DE IMÁGENES DIAGNÓSTICAS DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL UNIVERSITARIO SAN JUAN DE DIOS,
ARMENIA, QUINDÍO
ANA CAROLINA TORRES MARTÍNEZ
PRESENTADO A:
Dr Jorge Raúl Ossa
“La administración estratégica no es un baúl lleno de trucos mágicos ni tampoco un montón de técnicas. Es un razonamiento analítico y un
compromiso de recursos para la acción”. Peter Drucker.
TABLA DE CONTENIDO
VISIÓN................................................................................................................3
MISIÓN................................................................................................................4
JUSTIFICACIÓN.................................................................................................5
OBJETIVOS........................................................................................................6
GENERAL........................................................................................................6
ESPECÍFICOS..................................................................................................6
MARCO TEÓRICO.............................................................................................7
APLICACIÓN DEL PROCESO Y FUNCIONES ADMINISTRATIVAS.............11
a. PLANEACIÓN.
b. TOMA DE DECISIONES.
c. DIRECCIÓN.
d. CONTROL.
e. EVALUACIÓN.
f. CONCLUSIONES.
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VISIÓN DEL HOSPITAL
En el 2016, ser reconocido a nivel Nacional por la Atención Humanizada y la
práctica en docencia e investigación, promovida por su gestión clínica,
administrativa, financiera y ambiental, apuntando a la competitividad y
excelencia.
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MISIÓN DEL HOSPITAL
El Hospital Departamental Universitario del Quindío San Juan de Dios,
garantiza la prestación de servicios de salud de mediana y alta complejidad,
integrando docencia, investigación y medio ambiente, para satisfacción del
paciente y su familia.
Valores Corporativos
Integridad: Capacidad de obrar con rectitud y con honestidad.
Compromiso: Cumplir las obligaciones con la empresa, con los
compañeros, y con la comunidad, más allá de lo esperado.
Profesionalismo: Desarrollar el trabajo encomendado, con el deseo de
ampliar conocimientos.
Actitud Innovadora: Capacidad para generar ideas y adaptarse a las nuevas
circunstancias.
Principios
Orientación al cliente.
Orientación a resultados.
Humanización del servicio.
Responsabilidad Social.
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JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO
La alta calidad en los servicios de salud es un aspecto muy importante en el
éxito terapéutico que en últimas es el pilar fundamental de la atención en salud,
de esta manera el diagnóstico acertado y a tiempo entra a jugar un papel
determinante dentro de todo el proceso de la atención. Un servicio de
imagenología de última tecnología y que cumpla los más altos estándares de
calidad es una herramienta que permite agilizar y optimizar los diagnósticos
clínicos.
Teniendo en cuenta las políticas de mejoramiento y de requerimientos de alta
calidad en la atención en salud y que el servicio de imagenología del Hospital
San Juan de Dios cuenta con equipos con muchos años de uso,
desactualizados tecnológicamente y/o en condiciones técnicas inapropiadas se
hace necesario ejecutar un plan en el que se repongan todos aquellos equipos
que cumplan con las características mencionadas.
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OBJETIVOS DEL PROYECTO
GENERAL
Reponer la tecnología de imágenes Diagnósticas del Hospital
Departamental Universitario del Quindío, San Juan de Dios.
ESPECÍFICOS
Determinar el estado actual de los equipos del área de imágenes
diagnósticas.
Realizar la reposición de los equipos que estén desactualizados
tecnológicamente y/o en condiciones técnicas inapropiadas.
Evaluar los resultados de la gestión realizada al finalizar el proceso de
reposición de los equipos.
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MARCO TEÓRICO
Como bien es conocido, el aporte de la imagenología al área de diagnostico
clínico es primordial, e incluso en algunas patologías se hace imposible
realizarlo sin estas ayudas. Otro beneficio consiste en que muchas de ellas no
son invasivas y entregan una correlación con lo que está sucediendo al interior
del cuerpo. Adicionalmente la imagenología moderna tiene una alta sensibilidad
y especificidad, que obviamente varía dependiendo del equipo utilizado y para
que se vaya a utilizar, brindando a los médicos información muy útil y valiosa.
Por lo cual el avance en técnicas tradicionales y nuevas se convierte en una
herramienta fundamental para mejorar la calidad y la atención a los usuarios
De acuerdo al tipo de equipo hay manejo de equipos de Rayos X de tipo
convencional, portátiles, telé comandados, equipos de fluoroscopia, utilizando
técnicas de adquisición de imágenes normales o revelado normal, de
conversión analógico - digital, radiografía digital – directa.
Soporte del médico radiólogo en la realización de exámenes
contrastados (sialografías, series esofágicas, serie gastroduodenal,
colon por enema etc.)
Realización de exámenes de mamografías (céfalos caudales, medio
laterales) y soporte para biopsias extereotaxica de mama.
Realización de Ecografías.
Realiza exámenes de tomografía con equipos convencionales,
helicoidales y tomografía multicorte.
Está capacitado para realizar los múltiples estudios de resonancia
magnética nuclear en todas las modalidades.
EQUIPO DE RAYOS X: La denominación rayos X designa a una radiación
electromagnética, invisible, capaz de atravesar cuerpos opacos y de
imprimir las películas fotográficas. Los actuales sistemas digitales permiten
la obtención y visualización de la imagen radiográfica directamente en una
computadora (ordenador) sin necesidad de imprimirla. La longitud de
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onda está entre 10 a 0,01 nanómetros, correspondiendo a frecuencias en el
rango de 30 a 3000 PHz (de 50 a 5000 veces la frecuencia de la luz visible).
Los rayos X se pueden observar cuando un haz de electrones muy
energéticos (del orden de 1 keV) se desacelera al chocar con un blanco
metálico.
FORMA EN QUE SE REALIZA EL EXAMEN: Un técnico en rayos X realiza
el examen en la sala de radiología de un hospital o en el consultorio médico.
La posición del paciente, del equipo de rayos X y de la película, depende
del tipo de estudio y del área de interés. Es posible que se soliciten múltiple
toma individual. De manera muy similar a lo que sucede con la fotografía
convencional, el movimiento ocasiona imágenes borrosas en las
radiografías y, por lo tanto, es posible que al paciente se le pida contener la
respiración y permanecer inmóvil durante el breve período de exposición
(aproximadamente un segundo).
RIESGOS EN LA SALUD: La manera en la que la radiación afecta a la
salud depende del tamaño de la dosis de esta. La exposición a las dosis
bajas de rayos X a las que el ser humano se expone no es perjudicial. En
cambio, La exposición a cantidades altas de rayos X puede producir efectos
tales como quemaduras en la piel, caída del cabello, defectos de
nacimiento, cáncer, retraso mental y la muerte. La dosis determina si un
efecto se manifiesta y con qué severidad. La manifestación de efectos como
quemaduras de la piel, caída del cabello, esterilidad, náuseas y cataratas,
requiere que se exponga a una dosis mínima (la dosis umbral).
MAMOGRAMA: Un mamograma (mamografía) es una radiografía que se
usa para detectar y evaluar cambios en los senos, los equipos de rayos X
utilizados para los mamogramas emiten una radiación menor. Los
mamogramas producen una imagen radiológica en blanco y negro del tejido
del seno. Dependiendo del tipo de equipo, la imagen puede verse en una
placa fotográfica grande o puede ser una imagen electrónica que se ve en
una pantalla de computadora. Estas dos maneras de hacer un mamograma
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son muy similares. La diferencia radica en la forma en que la imagen es
grabada, analizada por el médico y almacenada. El cáncer de mama es
muy difícil de detectar en sus estadios iniciales porque su aspecto es muy
similar al del tejido mamario sano. Por lo tanto es necesario resaltar las
diferencias entre el tejido canceroso y el tejido normal, y para conseguirlo
deberemos utilizar rayos X de más baja energía. Esto sólo se puede
conseguir con equipos de rayos X especialmente diseñados para
mamografía.
TOMOGRAFIA AXIAL COMPUTARIZADA: También denominada escáner,
es una técnica de imagen médica que utiliza radiación X para obtener cortes
o secciones de objetos anatómicos con fines diagnósticos. En lugar de
obtener una imagen de proyección, como la radiografía convencional, la TC
obtiene múltiples imágenes al efectuar la fuente de rayos X y los detectores
de radiación movimientos de rotación alrededor del cuerpo. La
representación final de la imagen tomográfica se obtiene mediante la
captura de las señales por los detectores y su posterior proceso
mediante algoritmos de reconstrucción.
USOS: Es una exploración o prueba radiológica muy útil para el diaje o estudio
de extensión de los cánceres en especial en la zona craneana, como el cáncer
de mama, cáncer de pulmón y cáncer de próstata o la detección de cualquier
cáncer en la zona nasal los cuales en su etapa inicial pueden estar
ocasionando alergia o rinitis crónica. Otro uso es la simulación virtual y
planificación de un tratamiento del cáncer con radioterapia es imprescindible el
uso de imágenes en tres dimensiones que se obtienen de la TC.
RIESGOS: La dosis efectiva de radiación y la dosis de radiación absorbida a
partir de este procedimiento es diferente según la máquina, y la parte del
cuerpo escaneada, y varió en algunas máquinas probadas de
aproximadamente 1 a 10 mSv, y desde aproximadamente 10 a 140 Mg y para
un solo análisis. A veces, más de una exploración se realiza a la vez, una con y
otra sin agente de contraste, que el doble de la dosis. La dosis efectiva es de
aproximadamente la misma proporción que una persona promedio recibe de
radiación de fondo en tres años, pero la dosis absorbida puede ser
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aproximadamente la misma proporción que la parte del cuerpo que recibe de
radiación de fondo en 60 años. Las mujeres siempre deben informar a su
médico y al tecnólogo de rayos X o TC si existe la posibilidad de que estén
embarazadas.
ECOGRAFÍA: La ecografía es un procedimiento sencillo, no invasivo, en el
que no se emplea radiación, a pesar de que se suela realizar en el servicio
de radiodiagnóstico, y por eso se usa con frecuencia para visualizar fetos
que se están formando. Al someterse a un examen de ecografía, el paciente
sencillamente se acuesta sobre una mesa y el médico mueve el transductor
sobre la piel que se encuentra sobre la parte del cuerpo a examinar. Antes
es preciso colocar un gel sobre la piel para la correcta transmisión de
los ultrasonidos.
TIPOS: Ecografía abdominal La ecografía abdominal puede detectar tumores
en el hígado, vesícula biliar, páncreas y hasta en el interior del abdomen.
Ecografía de mama La ecografía de mama se utiliza para diferenciar nódulos
o tumores que pueden ser palpables o aparecer en la mamografía. Su principal
objetivo es detectar si el tumor es de tipo sólido o líquido para determinar su
benignidad. Ecografía transrectal La ecografía médica para el diagnóstico
del cáncer de próstata consiste en la introducción de una sonda por
el recto que emite ondas de ultrasonido que producen ecos al chocar con
la próstata.
RESONANCIA MAGNÉTICA: Una resonancia magnética (RM) es un
examen imagenológico que utiliza imanes y ondas de radio potentes para
crear imágenes del cuerpo. No se emplea radiación (rayos X). Las
imágenes por resonancia magnética solas se denominan cortes y se
pueden almacenar en una computadora o imprimir en una película. Un
examen produce docenas o algunas veces cientos de imágenes. Para
obtener más información, ver los temas específicos acerca de las
resonancias magnéticas:
Resonancia magnética del abdomen
Resonancia magnética del tórax
Resonancia magnética del cráneo
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Resonancia magnética del corazón
Resonancia magnética de la columna
Las resonancias magnéticas se utilizan para detectar una variedad de
afecciones, entre las que se encuentran los problemas cerebrales, de la
médula espinal, el esqueleto, el tórax, los pulmones, el abdomen, la pelvis, las
muñecas, las manos, los tobillos y los pies. En algunos casos, proporciona
imágenes claras de partes del cuerpo que no se pueden ver con tanta claridad
con las radiografías, las tomografías computadas o las ecografías. Esto hace
que sea una herramienta sumamente valiosa para diagnosticar problemas en
los ojos, los oídos, el corazón y el sistema circulatorio.
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APLICACIÓN DEL PROCESO Y FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
MATRIZ 5W2H
WHAT: Reposición de toda la tecnología de imágenes diagnósticas del
Hospital departamental universitario del Quindío.
WHY: Porque los equipos de imagenología están en mal estado, viejos y
son de poca utilidad diagnóstica actualmente.
WHERE: En el área de imagenología del Hospital departamental
universitario del Quindío.
WHEN: En el transcurso del segundo semestre del 2013.
WHO: Gerente y director del área de imágenes diagnósticas del
Hospital.
HOW: Mediante licitación o convocatoria pública a las empresas de
biotecnología.
HOW MUCH: $ 3’000.000.000
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PLANEACIÓN
1. Realizar un inventario general sobre el estado actual de todos los equipos
de imagenología del Hospital Universitario del Quindío y encuestar al
personal encargado del manejo del área de imagenología y a los médicos
sobre la calidad de las imágenes obtenidas con los equipos actuales, la
utilidad de los mismos y de la frecuencia de uso de cada uno de ellos y
posteriormente realizar una tabulación de toda la información que deberá
ser analizada. En base a lo anterior, se priorizará los equipos que ameritan
una reposición.
Equipo Fecha de adquisición
Estado físico
Funcionamiento Calidad de las
imágenes obtenidas
Frecuencia de uso
Reparaciones previas
1.Tomógrafo 04/06/95 Deteriorado Regular Regular 3 veces
por
semana
5
2….
Estrategias de las 5M:
Materiales: papelería en general
Maquinaria: computadores con acceso a internet, teléfonos, impresoras,
fotocopiadoras
Métodos/Modos/Maneras: se realizará una matriz con ciertos estándares en
la cual se hará una evaluación del estado actual de cada uno de los equipos
del área de imagenología.
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Matriz 5W2H:
What: realizar un inventario general del estado actual de los equipos de
imagenología y una encuesta al personal de salud relacionado con el tema
Why: porque necesitamos conocer el estado actual de los equipos y
posteriormente según esto, identificar cuales se deben reponer
Where: en el área de imagenología del Hospital Universitario San Juan de Dios
When: en Junio del 2013 (durante 3 días)
Who: director y auxiliares del área de imagenología
How: realizando inventario detallado de los equipos del área, revisión de su
estado actual y aplicación de la encuesta al personal de salud relacionado con
esta área.
How much: $300.000
2. Se realizará una licitación pública a las empresas de biotecnología.
Posteriormente se analizarán las propuestas dadas por las empresas y se
contratará la que brinde un perfil de mayores beneficios en cuanto a calidad,
precio y utilidad de los equipos de imagenología.
Estrategias de las 5M:
Materiales: papelería general
Maquinaria: computadores con acceso a internet, teléfonos, impresoras
Métodos/Modos/Maneras: se realizará una convocatoria pública a todas las
empresas de biotecnología y posteriormente se adjudicará a la empresa que
brinde un mejor perfil de beneficio
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Matriz 5W2H:
What: realizar una convocatoria pública a las empresas de biotecnología y
posteriormente adjudicar a la empresa cuya propuesta brinde un mejor perfil de
beneficio
Why: se hace necesario tener una amplia gama de propuestas para elegir
dentro de estas el perfil que más se ajuste a nuestras necesidades de
reposición de equipos en el área de imagenología.
Where: en medios de comunicación nacional y, en la oficina del a gerencia del
hospital la elección de la mejor propuesta
When: a finales del mes de Julio del 2013
Who: el Gerente del Hospital Universitario hará la convocatoria pública y la
elección junto con la junta administrativa
How: convocatoria a través de medios de comunicación como internet, prensa
y correos; y luego la elección de la mejor propuesta se realizará en la gerencia
del Hospital
How much: $500.000
3. Se firmará un contrato con la empresa que cumpla el punto anterior y se
desembolsará el dinero correspondiente a la contratación hecha.
Estrategias de las 5M:
Materiales: papelería en general
Maquinaria: No aplica
Métodos/Modos/Maneras: se firmará un contrato de prestación de servicios
entre el representante legal de la empresa a la que le fue adjudicada la
licitación y el gerente del hospital. Posterior a la legalización de dicho contrato
se procederá al desembolso del dinero destinado para la adquisición de los
equipos.
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Matriz 5W2H:
What: firmar el contrato de prestación de servicios
Why: porque se hace necesario legalizar el trato entre las dos partes para
proseguir con el proceso de adquisición y reposición de los equipos del servicio
de imagenología del hospital.
Where: Notaría quinta de la ciudad de Armenia ubicada en la calle 4 Norte
número 13-121
When: principios del mes de agosto de 2013
Who: gerente del hospital, representante legal de la empresa a la que le fue
adjudicada la licitación y notario encargado de la Notaría quinta de la ciudad de
Armenia.
How: el gerente del hospital citará al representante legal de la empresa a la
que le fue adjudicada la licitación a la notaría quinta de la ciudad de Armenia
para revisar el contrato y posteriormente, previo acuerdo de ambas partes,
firmar y autenticar dichas firmas con el notario encargado.
How much: $ 200.000
4. Se hará el recibimiento de los equipos solicitados y posteriormente se hace
el chequeo del pedido y con base en este, si la situación lo amerita, solicito
cambios, devoluciones, etc. Luego se ubicarán en sus respectivos espacios
físicos con sus respectivas instrucciones de uso y mantenimiento y por
último se hará la evaluación final de todo el proceso
Estrategias de las 5M:
Materiales: papelería en general
Maquinaria: apiladores de carga neumáticos, extensiones eléctricas.
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Métodos/Modos/Maneras: la empresa a la que le fue adjudicada la licitación,
se encargará de llevar los equipos hasta el servicio de imagenología del
hospital, allí el director del servicio acompañado de los auxiliares verificarán el
perfecto estado y funcionamiento de los equipos y verificarán que sean
instalados en el lugar que les corresponde.
Matriz 5W2H:
What: recibir y chequear el estado de los equipos de imagenología que se
adquirieron y verificar su correcta ubicación.
Why: porque se hace necesario que los equipos cumplan con todas las normas
técnicas y de alta calidad que exige un hospital de nivel 3 y estén ubicados en
lugares estratégicos para su óptimo funcionamiento.
Where: en el servicio de imagenología del hospital universitario San Juan de
Dios.
When: finales del mes de septiembre de 2013.
Who: director y auxiliares del servicio de imagenología del hospital.
How: la empresa a la que le fue adjudicada la licitación trasportará los equipos
hasta el servicio de imagenología del hospital y allí el director y auxiliares del
servicio se encargarán de verificar que cada uno de los equipos se encuentre
en óptimas condiciones y posterior a esto, que sean ubicados en el espacio
físico que se les asignó dentro del servicio.
How much: el valor en pesos de este procedimiento está incluído dentro del
desembolso que se le hizo a la empresa inicialmente.
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TOMA DE DECISIONES
Etapas:
1. Identificación y diagnóstico del problema
Teniendo en cuenta el mal estado actual de muchos de los equipos del área de
imagenología del Hospital y como parte del proceso de acreditación de alta
calidad se hace pertinente y prácticamente obligatorio realizar la reposición de
los equipos que lo necesiten y de esta manera mejorar la atención en servicios
a los usuarios.
2. Generación de soluciones
Para solucionar el problema se requiere la renovación de los equipos que no
cumplen con las necesidades actuales del servicio y a través de una
convocatoria pública a empresas nacionales de biotecnología la elección
posterior adjudicación a la mejor opción.
3. Evaluación de alternativas
Entre las alternativas que se poseen se incluye que no se realizara la
reposición de todos los equipos, aquellos que no lo necesiten se quedarán en
el servicio y solo se les realizará mantenimiento y reparación si es viable
hacerlo. Y además se anexa como alternativa la elección de la mejor propuesta
hecha por parte de las empresas.
4. Implementación de la decisión
Se realizará inmediatamente se haga la elección y la adjudicación de la
licitación hecha a la compañía que brinde mejores beneficios.
5. Evaluación de la decisión
Se realizará al final cuando los puntos anteriores se hayan cumplido.
MATRIZ DOFA
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Un presupuesto generosoEquipo de trabajo cordial y empático Adecuada planeación y generación de estrategias amortiguadoras
Sometidos a disponibilidad de los equipos solicitados en el país.Que se supere el presupuestoDepender de una empresa externa para la adecuacióndel servicio.
Apoyo de entes gubernamentales.Gran utilidad derivada de la demanda que van a tener los servicios.Al ser un hospital de 3er nivel del departamento cuenta con ventaja frente a otras instituciones
Poco tiempo para la ejecución del plan.Muy pocas personas a cargo de la realización de todo el proceso.Pocos organismos de control interno que regulen el proceso.
DEBILIDADES OPORTUNIDADES
FORTALEZASAMENAZAS
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ORGANIZACIÓN
La propuesta del proyecto es presentada por el gerente del Hospital Departamental Universitario Del Quindío, San Juan de Dios y aprobada por la Junta Directiva del Hospital que es la máxima autoridad en esta entidad, como el proyecto se realizará en el área de imágenes diagnósticas, se contará con el apoyo del jefe del área quien dirige a los auxiliares quienes serán los encargados de realizar el inventario y procedimientos dentro de las instalaciones de esta sección del hospital. A su vez, habrá supervisores y evaluadores del proceso y funciones de cada miembro del organigrama, éstos serán externos a la entidad. El jefe del área es el encargado de responder y supervisar las funciones de los auxiliares y éste a su vez también será supervisado y evaluado su desempeño. El jefe de control interno participará de este proceso cumpliendo sus respectivas funciones.
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Junta directiva
Gerente
Jefe del área de imagenología
Auxiliar 1 Auxiliar 2 Auxiliar 3
EvaluadorJefe de control interno
EvaluadorJefe de control interno
EvaluadorJefe de control interno
El cronograma de actividades es el que se presenta a continuación:
Los asteriscos (*) representan la evaluación de cada proceso.
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Junio 17-19/2013Inventario
Junio 20-22/2013 Tabulación y análisis
del inventario y selección de los
equipos a reponer
Junio 24-Julio 8/2013Apertura
convocatoria pública
Julio 9-12/2013Revisión propuestas
de licitación y selección de la mejor
propuesta
Julio 15/2013Contratación
Agosto 5-10/2013Recibimiento de
los equipos y evaluación de los
mismos.
Agosto 12/2013Devolución de los
equipos con irregularidades
Agosto 21-24/2013
Instalación definitiva de los nuevos equipos
Agosto 26-30/2013
Evaluación definitiva del
proceso
Septiembre 2/2013
Entrega del informe final
* * * * ** * *
DIRECCIÓN
Dirección Global: gerencia del Hospital Universitario.
Dirección departamental: director del área de imagenología.
Dirección operacional: orientación por parte de los anteriores
Como ya se ha planteado a lo largo de este proyecto y teniendo en cuenta la
misión y visión de la institución, es para la gerencia y la dirección del área de
imagenología, de suma importancia la reposición de los equipos que cuentan
con una mala calidad o que no son de gran utilidad en el diagnóstico clínico, y
es esto, la motivación de generar mejor calidad de atención diagnóstica lo que
hace que se trabaje con mucho interés y evitando errores para lograr estos
objetivos esenciales para el Hospital Universitario del Quindío. El personal de
trabajo de la institución, empezando por el gerente, los encargados de cada
área y loa técnicos de imagenología, son quienes mediante su actitud,
comportamiento y conductas hacen que se esté realizando un trabajo eficiente
y que se reflejarán en su culminación, como ya fue mencionado, con el
cumplimiento de las metas iniciales.
Es importante además de la motivación, la presencia de una imagen de
autoridad, de liderazgo que se encargue de influir, guiar y dirigir hacia el logro o
meta planteada, en este caso el gerente y los encargados del área de
imagenología del Hospital son los encargados de dirigir a los empleados y a
todo el personal laboral para que la reposición de los equipos de imagenología
sea todo un éxito.
Se trasmite y recibe de manera correcta la información necesaria para ejecutar
las decisiones, planes y actividades planteadas. Aquí es fundamental a través
de la toma de decisiones, ya mencionada, elegir la alternativa óptima entre las
diferentes propuestas dadas por las empresas de biotecnología.
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CONTROL
Elementos del control:
1. Relación con lo planeado: una vez cumplido el objetivo principal
planteado en la planeación de este proyecto se verificará el logro del
mismo, además se hace necesario realizar la verificación de cada una
de las acciones que se realizan a lo largo del proceso.
2. Medición: se hace imprescindible una vez alcanzado el objetivo
cuantificar los resultados alcanzados.
3. Detectar desviaciones: se deben identificar las situaciones
presentadas en la ejecución y la planeación del proyecto.
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4. Establecer medidas correctivas: encaminadas a evitar errores e
inconvenientes durante todo el proceso y garantizar de esta manera que
los objetivos de la planeación inicial se estén cumpliendo a cabalidad.
En este proceso se contará con el jefe de control interno del hospital el cual
tiene como funciones:
• Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de
la organización, se cumplan por los responsables.
• Verificar que los controles asociados estén definidos, sean apropiados y
mejoren permanentemente.
• Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas,
procedimientos, planes, programas, proyectos y metas.
• Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos,
bienes y los sistemas de información.
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EVALUACIÓN
La evaluación será realizada por una persona externa del personal encargado
de la ejecución del proyecto y por la junta directiva quien hizo la propuesta con
el fin de evitar desviaciones de la información sobre el cumplimiento de los
objetivos propuestos para cada procedimiento y garantizar que no hayan
intereses personales involucrados.
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Ésta se realizará al finalizar cada parte del proceso para detectar
discrepancias, alinear los objetivos, y asegurar la coherencia y consistencia en
el liderazgo y los enfoques del proyecto.
DE LA PLANEACION
Verificar que:
El plan este bien elaborado, que se pueda cumplir dentro del tiempo
establecido, que los objetivos sean mensurables, probables y alcanzables, que
el presupuesto este bien planteado en relación costo beneficio.
Los equipos inventariados en esta ocasión concuerdan con los registrados
previamente en el hospital, de manera que no se queden equipos sin evaluar.
Toda la información sea recogida. tabulada y analizada correctamente.
DE LA TOMA DE DECISIONES
Verificar que:
El personal seleccionado cumpla con la labor asignada en el tiempo
establecido.
La empresa contratada para la reposición de los equipos haya sido la mejor
opción en cuanto a precios, calidad de los productos y confiabilidad de la
empresa.
No hay intereses personales y externos al bienestar del hospital, en la
contratación de la empresa.
Que la reposición de los equipos se haya hecho priorizando aquellos que se
necesitan con urgencia.
Que los equipos a reponer no tengan posibilidad de mantenimiento o
reparación que garanticen un óptimo funcionamiento por largo tiempo, siendo la
reposición la opción más conveniente.
DE LA ORGANIZACIÓN
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Como ya hemos mencionado, la organización será evaluada por la persona
encargada, de manera que se verifique si se está cumpliendo el organigrama y
si cada miembro está respondiendo adecuadamente con sus funciones
asignadas.
DE LA DIRECCIÓN
Verificar que cada uno de los integrantes del equipo de trabajo involucrado en
el cumplimiento del objetivo cumpla con su trabajo determinado haciendo de
esta manera que se alcance un fin común. Además de esto que desde la
gerencia que es el nivel más alto de jerarquización, su capacidad de liderazgo
pueda llegar a motivar a los diferentes integrantes de la institución.
DEL CONTROL
Revisar los reportes de cada proceso periódicamente con el fin de detectar
inconsistencias para corregirlas a tiempo.
Verificar que las acciones tomadas para corregir errores sean las adecuadas y
prevengan gastos extras y atrasos en el tiempo establecido.
DE LA EVALUACIÓN
Verificar que:
Haya sido realizada por personal idóneo, en los tiempos adecuados y haya sido
de todo el proceso.
Quede un registro de todo lo evaluado y sea archivado de manera que haya
constancia de todo el proceso realizado.
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CONCLUSIONES
• El proceso de reposición de los equipos de imagenología del Hospital
universitario San Juan de Dios debe planearse meticulosamente y contando
con los más altos estándares de calidad, teniendo en cuenta que este servicio
es fundamental para realizar el correcto diagnóstico en múltiples áreas clínicas.
• Todos los componentes de este proceso al igual que su aplicación deben ser
sometidos desde el inicio a un riguroso control que garantice los mejores
resultados y por ende el éxito en la reposición de todos los equipos.
• En caso de que alguno de los componentes del proceso de reposición no
funcione acorde al plan original se realizarán medidas correctivas y de
contingencia encaminadas a solucionarlos.
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